会计档案与声像档案的 管 理
第一节
会计档案管理
第一节 会计档案管理
一、会计档案的概念和特点
二、会计核算材料的归档
三、会计档案的整理和编目
四、会计档案的鉴定销毁和移交
五、会计档案的保管和利用
一、会计档案的概念和特点:
㈠会计档案的概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
㈡会计档案的特点:
1、形成范围广泛
2、档案类别稳定
3、外在形式多样
二、会计核算材料的归档:
㈠归档范围：
1、会计凭证
2、会计账簿
3、财务报告（报表）
4、其他会计核算材料
㈡ 归档时间:
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。
注意：1、每个单位应明确会计档案具体的归档时间。
2、每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管清册（目录），先向档案机构移交一份。其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值，以加强档案工作的综合管理。
㈢归档要求:
1、归档的会计核算材料真实、准确。
2、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
3、归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。
㈣电算化会计核算材料的归档：
1、会计电算化：是指由会计人员操作会计软件，使用电子计算机替代人工来完成会计工作的活动。
2、电算化会计核算材料的特点：具有记录载体磁性化、会计核算信息的非人工识读性、信息存储的高密度性以及对系统的依赖性等特点。
3、电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分：
(1)存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据；
(2)打印输出的纸质载体的会计核算材料；
(3)会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。
4、归档要求：
双轨制：电子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。
三、会计档案的整理和编目工作
（一）会计档案的分类、排列方法：
在实际工作中，会计档案的分类、排列方法有两种：
1、会计年度--类别--保管期限：这种方法是把全部会计档案首先按会计年度区分开，在一个会计年度内，再按凭证、账簿、财务报告、其他分为四类，每类的档案根据保管期限的长短依次排列（期限长的在前，期限短的再后）。
2、类别----会计年度----保管期限：把全部会计档案按四类分开，每类之下的档案再按会计年度排列，每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。四个类别的档案分别编制四个流水案卷号，每年度可顺延，形成四本案卷目录。
目前，我区主要采取此种分类排列方法。
（二）会计档案的整理
1、会计凭证的整理方法和要求
会计凭证保管期限
15年
（1）进行检查。检查内容：装订是否结实，是否签字盖章（单位财务章和会计机构负责人签字或盖章），凭证内是否有金属物。
（2）对符合要求的凭证进行排列。按凭证形成的时间顺序排列。从凭证产生年份开始编一本接一本，一月接一月，一年接一年。
（3）在每本凭证的右上角编号。顺延上一年的流水号往下编，一本凭证编一个流水号，编到一千卷左右断号，再从“1”开始编，重新用一本目录，使用新的目录号。
（4）编制会计档案案卷目录 ：
会计档案案卷目录
会计凭证
（5）装盒，并填写卷盒上的相关内容
凭证盒正面：
全宗号
凭证盒脊背：
1、会计账簿的整理方法和要求
会计账簿保管期限
现金日记账、银行存款账——25年
总 分 类 账、 各类明细账——15年
（1）整理：
现金日记账
①订本式的帐 银行存款帐
总 帐
只需在账簿封面的相应位置贴上会计帐簿软封面或会计帐簿不干胶标签，填写相关内容
②活页帐（明细账）：
第一步，先去掉空白页，然后在有字的右上角或左上角编页号。
第二步，加会计软封面和备考表将活页帐装订好，然后填写封面和备考表的相关内容，或者直接在活页帐的封面上贴不干胶的标签。
会计帐簿不干胶标签的样式：
会计帐簿软封面样式：
（2）排列。期限长的排前面，期限短的排后面，也就是说先排25年的，再排15年的。
（3）编制会计档案案卷目录。
会计档案案卷目录
（4）装盒。填写卷盒上的相关内容。
注意事项：
1、订本帐：在填写页数时，按实际使用页数填写。
2、活页帐：要先将空白页拆除，然后在有字的一面编页号，如果帐页上贴着口取纸，但没有内容的帐页也要在正面编号，说明年初设了这个科目，但没有收支情况记录。
3、排列时，排列时要先排25年的，再排15年的。
3、财务报告的整理方法和要求
财务报告的保管期限
年 终决 算 报表——永久
各类月、季报表——5年
（1）对收上来的会计报表进行组卷。一般是将本机关报表和下属单位的报表分开立卷；年报、季报和月报分开立卷；年度决算报表必须单独立卷。
（2）编制页码。在文件的右上角或左上角编页号，一卷一个流水号。
（3）填写卷内文件目录和备考表。使用文书档案的封面和备考表。
卷 内 文 件 目 录
卷 内 备 考 表
（4）填写案卷封面。
（5）装订。三孔一线法。
（6）案卷排列。期限长的排前面，期限短的排后面，也就是说先排永久的，再排5年的。
（7）编制会计档案案卷目录。
（8）装盒，并填写卷盒上的相关内容。（使用文书档案盒）
4、其他核算材料的整理方法和要求
其他核算材料的保管期限
会计档案销毁清册——永久
会计档案保管清册——永久
会计档案移交清册——15年
银行 余额 调节表——5年
银 行 对 账 单——5年
（1）组卷：银行余额调节表和银行对账单要分别组卷，卷内按时间顺序排列。
（2）编制页码。在文件的右上角或左上角编页号，一卷一个流水号。
（3）填写卷内文件目录和备考表。使用文书档案的封面和备考表。
卷内文件目录样式：
卷 内 备 考 表
（4）填写案卷封面。会计档案案卷题名的结构是三部分，即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。
（5）装订。三孔一线法。
（6）编制会计档案案卷目录。
（7）装盒（使用文书档案盒）。
注：档案保管、移交、销毁清册放入全宗卷内。
5、电算化会计核算材料的归档：
电算化会计核算材料的归档应该是双轨制，电子核算材料应归入电子档案，打印输出的纸质核算材料，属于会计档案的哪一类，就按照前面讲的进行整理。
四、会计档案的鉴定、销毁和移交工作
（一）会计档案的鉴定工作:
会计档案的鉴定工作依据国家财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》进行
（二）会计档案的销毁工作:
1、由本单位档案机构会同会计机构对会计档案进行鉴定后提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册，填写会计档案销毁清册审批表。销毁清册格式如下：
会计档案销毁清册
序
号
案卷或文件题名 年
代 目
录
号 卷号
或
文号 卷内文件页数 原期限 销毁
原因
备 注
2、单位负责人在会计档案销毁审批表上签署意见。
3、到财政局会计科备案。
4、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
5、销毁会计档案应到指定的销毁单位。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册审批表上签字盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
附：档案鉴定销毁工作指导手册
档 案 销 毁 清 册 审 批 表
在销毁会计档案时，应当注意：
1、部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的以及工资发放表等可适当延长其保管期限，抽出单独立卷并在会计档案销毁清册和保管清册中说明。
2、处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期限已满，也不得销毁。
（三）会计档案的移交工作
1、按照国家规定，会计档案应和其他应进馆档案一同进入区档案馆，不可分散。
2、尤其是财政总预算单位、税收单位、金融单位的会计档案反映了一个地区的财政、税收等历史面貌，更要纳入移交的范围。
3、建设单位在基本建设项目期间形成的会计档案，要在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位。
4、移交会计档案的双方要办理交接手续。移交单位应当编制会计档案的移交清册。双方按移交清册内容逐项交接。交接后，双方经办人应在移交清册上签名或盖章。
五、会计档案的保管和利用
（一）会计档案的保管：
1、在会计档案移交到档案机构之前，会计机构应由专人对会计档案进行管理（出纳人员不得兼任会计档案保管）。
2、会计档案移交到档案机构后，单独排列，存放有序。
3、会计档案的装具要符合标准。
4、保管磁性介质的电算化会计档案，应采取直立形式，并且注意避光、防尘、防磁。磁性介质档案除备份二套，还要按电子档案的保管要求，定期进行检查，并每四年复制转存一份，以避免意外和人为错误造成的会计数据的丢失，确保安全性。
（二）会计档案的利用工作：
利用方式及要求：
1、完善借阅服务。第一，本单位人员借阅会计档案，要经过会计机构负责人同意，如有外单位查阅会计档案（如审计、司法等），应持所在单位的介绍信，经本单位负责人批准，方可查阅，但会计档案原件一般不能外借。第二，档案管理人员要加强借阅的监督和检查。
2、编制档案检索工具。主要是案卷目录和专题目录。
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