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物业项目公司档案管理制度
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规章制度示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-785
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物业项目公司档案管理制度
用户指南：该规章制度资料适用于管理中，通过编订企业的章程、议事规则、生产经营运作、监督、员工
的行为规范，再在运作中实践得到不断的完善，使经营管理中议事有法可依。可通过修改使用，也可以直
接沿用本模板进行快速编辑。
物业项目公司档案管理制度
第一条 管理原则：
一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案
管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各
岗位员工必须严格执行操作。
二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内
容，反映公司的整个经营活动。
三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心
档案由部门负责人负责。
第二条 归集整理：
一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用
文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相
关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是
否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回
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经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文
件，应即退回经办部门。
三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外
文文件则以左方装订为原则。
四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装
订则对准左上角理齐钉牢。
五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整
补，裁切折叠，使其整齐划一。
第三条 分类编号
一、档案分类
（一）档案范围
1、各部门制定的管理规定。
2、工程维修保养合同。
3、小区社区文化。
4、人事调动。
5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。
7、重大采购合同。
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（二）各部门档案范围
1、行政人事部行政
（1）通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论
通过的文件、重要照片、小区社区文化。
（2）公司年度、季度、月份工作计划、总结。
（3）公司部门主管、系统工调函及任免报告。
（4）公司重大事投诉报告、处理决定。
（5）通报表扬。
（6）机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业
范围报告、批复。
（7）公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。
（8）公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。
（9）公司大事记。
（10）公司固定资产说明书。
2、行政人事部人事
（1）中级职称、员工技工职称资料。
（2）员工培训计划、培训实施方案、考核规定。
（3）上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、
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计划。
（4）员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。
（5）员工的奖励、处分的决定和通报。
（6）职工调资、转正、定级、考核等文件。
（7）员工花名册。
（8）采购合同。
3、安护部
（1）上级公司消防、治安工作，通知、批复。
（2）小区重大消防、治安报告及相关文件。
4、财务部
（1）上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规
定、办法、通知。
（2）小区管理费调整的请示、通知。
（3）上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通
知。
5、工程部
（1）工程维修保养承包合同及外派工程合同。
（2）工程重大技改项目、图纸。
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（3）工程重大事故报告。
（4）工程重大投诉诉处理资料。
（5）重大意外造成的小区局部损失情况报告。
（6）小区维修资料。
6、客户服务
（1）合同（防蚁、绿化、清洁）。
（2）写字楼、商场等管理规定。
（3）重大投诉、重大事故处理意见。
（4）用户资料。
（5）装修指南。
（6）用户手册。
二、档案编号：
（一）按照分类大小级别按次序编号。
（二）按照年度时间按顺序编号。
（三）按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合
的方式编号。
第四条 立卷目录
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一、立卷：
就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成
案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件
夹）将档案分别立卷。
（一）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案
标准贴纸。
（二）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案
类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成。
（三）制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）
左侧立面距顶部 3CM位置处，并排列在档案柜中；
（四）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后
顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。
二、编制目录：
（一）档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档
案目录》；
（二）每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在
《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、
页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注
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等项目）中，以便查阅。
第五条 档案保管：
一、保管期限
（一）档案的保管期限分为永久保存、定期保存两
种。
（二）各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有
关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注
（三）永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织
规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；
6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭
证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。
（四）10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；
3.事业计划资料；4.其他经核定须保存 10年的文书。
（五）5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定
保存 5年的文书。
（六）1年保存：结案后无长期保存必要者。
（七）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其
有效期间予以保存。
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二、保管要求
（一）便于查阅。
（二）保证档案的安全。
（三）防止档案的损坏。
（四）采取修复技术，延长档案寿命。
三、保管职责：
（一）财务部保管财务档案。
（二）综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、
员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管
的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩
效考评档案；分供方评审、物业租凭和多种经营资料。
（三）工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收
发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记
录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各
职能部门需要保管的其他档案。
（四）各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上
不保管档案。
（五）各职能部门将需保管的资料经文书处理程序
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后，移交给档案管理员。
（六）档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》
中，归入相应案卷并统一编号。
（七）档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以
便查询。
（八、）档案原则上保管原件。
第六条 档案保密：
一、档案密级
分为三级：绝密、机密、普通；
（一）绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档
案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档
案、其他属绝密的档案；
（二）机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的
会议记录（纪要）公司收发文（通知、通告除外）工程图
纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；
（三）普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文
件。
二、档案查阅
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（一）查阅权限
1、总经理可查阅公司所有档案。
2、总经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
（二）档案的查阅/借阅/复制
1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复
制登记表》中登记。
2、档案管理员审核其查（借）阅资格：
3、权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
4、权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制
审批单》给查阅人办理审批手续：
5、属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审
批；属服务中心的档案，由服务中心总经理审批；属公司
的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审
批。
6、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档
案完好交还档案室。
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7、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案
由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。
三、档案的销毁
（一）超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案
的保管期限，每年编制销毁计划及清单位，报综合管理部
主管审核。
（二）综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经
理审批。
(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指
定 3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文
员）将超过保存期限的档案销毁。
（四）监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全
地点销毁档案。
第七条 库房管理：
一、库房内的档案柜要同样编号，入库的档案要按大
类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科
学管理。
二、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过
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程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使
修补。
三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、
防虫、防鼠等"七防"措施，严格控制库内的温度，保持库
内清洁，每月全面清扫一次。
四、档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得
进入库房。
五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供
电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要
注意关闭落锁，关闭电源。
六、认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷
借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，
每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必
须办理档案交接手续。
七、阅览室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅
档桌喝水。
八、利用档案资料要注意保守机密，不得传播档案内
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容；要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、折叠、剪裁和
涂改；要保证案卷清洁，不得弄脏，划道。
