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物资采购控制程序
（版本：1）
项目管理文件
火电建设公司
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前 言
本规定描述项目物资采购的管理要求。
本规定起草人：
本规定会审人：
本规定审核人：
本规定批准人：
本规定于 X 年 X月 XX日发布，自发布之日起实施。
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物资采购控制程序
1.目的
为了有效地控制项目自行采购的工程材料、小型机工具的采购活动，规范采
购流程，确保所采购物资的质量、价格、服务能满足预期要求。
2.规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注日期的引
用文件，其随后的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于标准，然而，
鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注
日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
3.职责：
技术人员：负责根据图册进行材料需用计划的申报，必要时参与消耗性材料
和小型机工具采购时的质量、价格、验收等方面工作。
公司物资管理部：负责采购安装合同范围内设备、材料的采购，负责不属于
固定资产的小型机工具的采购。负责根据材料购领清册、零星材料购领单等编制
采购计划；采购活动的实施；授权范围内采购合同签订和采购货款的支付申请；
评估采购价格，总结采购活动，采购合同整理保管。
项目物资管理部：负责现场采购物资的采购工作。
公司工程管理部（或者国内支持中心）：负责审核材料购领清册和零星采购
单，参与采购活动中技术标的评定和技术协议的签定，审核采购合同。审核小型
小型机工具添置计划及报废申请。对新购小型机工具进行验收，监督项目小型机
工具的管理情况。
质量控制部：参与采购合同的审核、重要物资和关键物资的验收和确认。
财务部：复核采购数量,审核采购合同, 填写合同付款申请，支付采购货款。
合同管理部：负责审核材料购领清册和零星采购单，审核采购合同。
公司副总经济师或者国内支持中心主任：负责授权范围内的采购合同签订及
批准采购货款的支付。
4.程序
采购授权：
国内30万以上物资采购合同由公司副总经济师签批，30万以下物资采购合同
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由公司物资管理部副主任或印尼项目经理签批；
国外30万以上物资采购合同由项目经理（可授权项目生产副经理）签批，30
万以下物资采购合同由项目生产副经理签批。
采购计划
采购员（含国内、国外）在接到下列申请时首先应进行库存平衡,然后根据
需求并结合工程进度汇总编制《材料采购申请单》，交物资主管审批后作为采购
依据。
·限额购领手册
·零星材料购领单
·备库计划
·配件小型机工具申购表
各部门/单位在提交以上申请时应给物资部门留出足够的采购周期（详见物
资采购周期表）。
供货商评选
采购员在完成材料采购计划的编审后，在公司评定的合格供方、本公司其它
项目有业绩并有良好的评价的厂商、有明显质量价格优势的厂商、设计院推荐的
厂商以及其他具优良品质的商家中进行招标、询价活动择优采购。不定期对供货
厂商的产品质量、售后服务、生产能力等重新进行调查评审，对评审结果较差的
供货厂商，取消其供货资格。
采购过程
材料采购的整个过程如(附录 2)。
采购方式
目前通用的采购方式有四种种：招标、询价采购、直接采购、特殊采购。
招标：
对单项金额大于 50万元或虽然单项金额小于 50万元，但在工艺、质量上对
工程有重大影响，且满足招投标有关要求的采购，必须以该方式进行。
招标过程(参照公司程序《招标管理规定》)
询价采购
向有关供货厂商发出材料采购询价单（附录 5），邀请报价，然后在各家报
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价的基础上进行比较评定（附录 6），最后确定供货厂商并签订合同，适用于以
下几种情况：
·单项合同小于 50万元大于 5万的采购
·单项合同超过 50万元，但供货商少于招投标要求数量
询价采购步骤
·材料管理员应积极寻找供货商，及时收集证明文件，完成对其考核
·向供货商发出采购通告
·发出材料采购询价单(附录 5)邀请报价
·综合报价结果，选定签约厂商
·商务谈判、技术谈判、合同会签
·合同签订
直接采购
不通过竞争的直接采购，仅适用于以下情况:
·正在实施的合同，在需要增加类似供货量的情况下，可通过这种方式延续
合同；
·技术上有特殊要求或物资具有专营性。
·单次采购二三类物资金额小于 1 万元，单项采购三材、装置性材料、非标
加工件小于 1万元；
特殊采购
如工程急需，在没有合理的采购周期的情况下，可实施特殊采购，特殊采购
并不要求多家厂商参与报价，但应事先填写“特殊情况采购申请表”，并经项目
经理或公司副总经济师（或国内支持中心主任）批准。
5.合同签订
原则上，一次采购金额超过 5万且不符合合同延续情况应签订合同。
合同采用公司通用的合同格式。起草的合同必须经过相关部门的审查使用
“合同审查会签表”会签。
6.验收参照《物资采购程序》、《公司物资验收程序》、《项目验收程序》。
7.记录
采购管理员应妥善保管各种记录，在完成该项采购后存挡。
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附件 1：
是
否
开始
提出采购申请
平衡库存
编制采购计划
确定采购方式
实施采购
是否签订合同
签订合同
接货验收、财务付款
结束
