连锁配送系统设计方案
一、 系统总体结构
连锁配送系统按照总部、总店、分店、配送中心四级模式进行规划设计，总部
与各分店间交换各类业务信息，分店之间不直接发生业务关系，系统网络结构图如
下：
系统硬件设备的配备主要依据门店的数量、门店的大小来考虑，一般遵循以下
原则：
2000 平米以上门店：配备服务器两台，门店与总部应专线连通
300 平米至 2000 平米门店：配备服务器一台，门店与总部可用电话线连通
300 平米以下门店：不配备服务器，收款机兼作服务器，门店与总部用电话线连通
二、 系统设计目标
1、 系统内核能够适应不同的管理模式，通过可配置的业务流程和模块来满足不同
经营单位、不同业态、不同门店的需求。系统适用于配送中心、百货商场、大
型卖场、标准食品超市和便利店；系统既可按单店模式运行，又可按连锁模式
运行。系统支持多级分层体系，分店也可作为总部继续下挂分店，分店数量和
层次不受系统限制。
2、 严格、全面的单品管理，对经销、代销、联营、租赁等经营方式进行全面管理。
精确的保质期管理，按照先进先出的批次核销方式，系统能够有效预警临界保
质期商品和滞销商品。
3、 科学完善的盘点业务。系统提供科学、完善、严格的盘点业务流程，科学的盘
点方法真正实现不停业盘点；系统支持各种条码采集器进行盘点录入，同时支
持前台 POS 机的盘点功能，提高盘点的效率和准确性。
4、 多种灵活的优惠、促销方式，系统支持限时促销、捆绑促销、限量促销、会员
促销和有权限控制的前台折扣或折价，每种促销都可进行时间限定，可细化到
每天的哪几个时间段有效。促销完毕自动计算各项优惠额、厂家承担额；对促
销效果进行评估，对比促销前与促销后销售额及毛利额的增长情况，为加强促
销管理或者变更促销方式提供参考依据。
5、 完善的合同管理和应收、应付款管理，针对自营、联营、专柜等不同经营模式，
提供多种结算方式，如先款后货、货到付款、延期付款、销后整单、销售拆单、
扣点结算、租赁、预付款；提供完整、科学的结算流程，及时扣除合同规定中
各项费用和各项厂家承担额，减少商家损失。
6、 系统支持一品多供应商、多种经营方式、一品多条码、多规格、多包装、多价
格，使商品可以按照不同的包装单位进行采购、验收、调拨、批发、配送及销
售，系统自动进行换算，减少工作人员的工作量和失误率。
7、 先进的生鲜核算模式，支持鲜肉分割、配菜、熟食加工。系统可依据加工方案
核算销售成本，也可按计划毛利率核算销售成本。
8、 商品采购的智能化与人工相结合，根据进货周期、日平均销售量、现有库存量、
安全库存量和在途库存量等项进行计算、分析和比较，确定最佳的采购时间、
采购数量和供应商，产生建议采购表，经修改确认后，产生正式的采购表。
9、 稳定的前台 POS 收银系统。采用最新的通讯监控手段，后台可以实时监控前台
的收银状况和设备状态；前台实时自动侦测网络连接状态，即使网络故障也不
会中断或影响前台的销售工作，真正实现前台全透明、自适应的工作。
10、 细致周到的会员管理。支持会员卡、积分卡及储值卡等的多卡消费模式；支持
批量发卡；一人多卡；支持卡的挂失、解挂、禁用、启用；支持跨店、异地消
费；卡号软件加密；会员消费跟踪、邮寄快讯、积分奖励、服务提示等。
11、 准确的员工绩效考核，从采购情况、库存情况、销售情况进行采购员考核，从
销售情况，物品丢失情况进行营业员考核，从收款笔数、金额、长短款进行收
款员考核，从出入库笔数、体积、重量、盘点盈亏情况进行保管员考核。
12、 提供常见实用的分析报表，如销售排行、客单分析、商品 ABC 分析、周转分析、
保质期分析等；系统还为高级管理人员提供智能分析工具，指导日常的经营管
理。
13、 提供标准通用的财务接口（如金蝶、用友），将各种业务数据导入到财务软件中，
实现从业务核算到财务核算的无缝连接。
14、 支持多物理库、多虚拟库管理，建立正常库、残次库、加工库、样品库、赠品
库等虚拟库区分不同性质的商品库存数量；支持货位管理，按区、排、架、层、
位组成货位码，商品货位相对固定，商品入库微机自动确定存放位置，商品出
库按最佳拣货路线发货；系统自动给出供应商送货和客户提货月台号和结算窗
口号并实现在库商品货位的动态显示。
15、 完善的权限控制，针对于系统所有功能项，可设置多层权限控制（查看/更改/审
核/打印/输出）；针对于系统数据，可按品类、部门等设置数据级的权限控制，
在整个系统中，确保每种角色和每个员工只可操作自己权限范围内的商品品项。
16、 全方位的商品管理控制。实现统购和分购相结合，总部可控制门店的商品采购
权，门店可在总部允许的情况下，自行采购某些商品，自行结算。总部可以控
制门店商品的变价权，总部的变价权优先于门店。
三、 系统功能划分
按照设计目标，系统共划分为 21 个功能模块
1、 计划管理
1、1 周计划录入与考核
1、2 月计划录入与考核
1、3 年计划录入与考核
2、 进货管理
2、1 合同录入与查询
2、2 采购订单录入、查询、审核
2、3 采购订单自动生成
2、4 入库单录入、查询、审核
2、5 入库调整单录入、查询、审核
2、6 退货通知单录入、查询、审核
2、7 退货单录入、查询、审核
2、8 未到货订单作废
2、9 入库汇总查询（按单品、供应商、品类、部门）
2、10 退货汇总查询（按单品、供应商、品类、部门）
3、 新品管理
3、1 新品采购定价单录入、查询、审核
3、2 新品销售定价单录入、查询、审核
3、3 新品试销计划录入、查询、审核
3、4 新品试销跟踪（引进、淘汰）
4、 补货管理
4、1 补货单录入与查询
4、2 补货单自动生成
4、3 配送单门店确认
4、4 配送调整单录入、查询、审核
4、5 配送退货单录入、查询、审核
4、6 配送退货调整单录入、查询、审核
5、 配送管理
5、1 配送单总部生成
5、2 配送单录入、查询、审核
5、3 配送调整单录入、查询、审核
5、4 配送单打印（自动、选择、重打）
5、5 补货订单打印（自动、选择、重打）
5、6 配送退货单审核
5、7 配送退货调整单录入、查询、审核
5、8 配送退货单打印（自动、选择、重打）
5、9 缺货单查询（汇总、明细）
5、10 配送汇总封面
5、11 配送退货汇总封面
6、 团购管理
6、1 团购单录入与查询
6、2 团购单审核
6、3 团购单打印
6、4 团购汇总表
7、 库存管理
7、1 损溢单录入、查询、审核
7、2 移库单录入、查询、审核
7、4 当前库存数量查询
7、5 当前预留库存查询
7、6 当前批次库存查询
7、7 商品备查簿查询
8、 盘点管理
8、1 盘点初始化
8、2 盘点表生成（按类别、部门小组、货区）
8、3 盘点单录入（收银台录入、后台录入、盘点机载入）
8、4 盘点结果调整
8、5 盘点盈亏表打印（按商品、类别、部门小组、进价与售价）
9、 加工管理
9、1 加工领料单录入、查询、审核
9、2 加工验收单录入、查询、审核
9、3 加工工艺单录入、查询、审核
9、4 内部采购单录入、查询、审核（面制品加工、配菜、肉类分割）
9、5 类别报废单录入、查询、审核
9、6 加工商品备查薄查询
10、 价格管理
10、1 促销商品进价变动单录入、查询、审核
10、2 库存商品进价变动单录入、查询、审核
10、3 零售商品调价单录入、查询、审核（永久、促销、限量）
10、4 商品时段调价单录入、查询、审核（永久、促销）
10、5 削价商品定价单录入、查询、审核
10、6 会员价批量设置
11、 应付帐款管理
11、1 预付款录入与查询
11、2 发票录入与查询
11、3 供应商待扣费用录入与查询
11、4 联营成本调整单录入、查询、审核
11、5 入库价格调整单录入、查询、审核
11、6 联营建议结算单生成
11、7 普通建议结算单生成
11、8 建议结算单确认
11、9 合作（租赁）销售时段表
11、10 供应商付款情况查询
11、11 供应商折让承担汇总/明细表
11、12 帐期付款预警
11、13 供应商应付款明细表、余额表
11、14 供应商已销未付额查询
11、15 商品购销合同付款汇总表
12、 条码电子称管理
12、1 条码、标签打印格式定义
12、2 条码、标签打印（自动打印、选择打印）
12、3 条码检验
12、4 电子称数据生成、下传
13、 问题商品管理
13、1 滞销商品处理（退货、削价）
13、2 超临界保质期商品处理（退货、削价、报损）
13、3 有问题商品手工录入处理
13、4 已处理有问题商品跟踪
14、 对帐管理
14、1 供应商对帐（购进、退货、应付款）
14、2 客户对帐（销售、销售退回、应收款）
14、3 门店对帐（配送、配送退回）
15、 基础资料管理
15、1 商品基础信息建立与查询
部门字典、小组字典、大类字典、中类字典、小类字典、品牌字典、经营方式
字典、商品字典
15、2 供应商基础信息建立与查询
结算费用字典、供应商类型字典、供应商区域字典、供应商结算方式字典、供
应商经营方式字典、供应商字典
15、3 客户基础信息建立与查询
客户类型字典、客户区域字典、客户结算方式字典、车辆字典、运输路线字典、
客户字典
15、4 分店基础信息建立与查询
分店类型字典、分店业态字典、分店字典
15、5 其他基础信息建立与查询
虚拟仓库字典、货位类型字典、货台字典、货位字典、员工字典、计划类型字
典、员工类型字典、时段字典、退货原因字典、统计指标字典、统计品种字典
15、6 分店商品设置
分店商品资料引入、商品资料批量修改、商品资料检查
16、数据通讯
16、1 前后台数据交换（手工、自动）
员工信息、商品信息、操作权限、配置信息、变价信息、销售数据、操作日志
16、2 前台参数设置
操作权限设置、小票打印格式设置、顾客结算方式设置
16、3 总部门店数据交换
基础信息发送、基础信息回收、总部单据收发、分店单据收发、商品字典发送、
分店商品回收
16、4 联网供应商信息发送
订单、退货通知单、建议结算单
16、5 联网客户信息发送
报价单、促销信息、催款通知单、商品库存
17、权限管理
17、1 用户设置
17、2 用户组设置
17、3 用户所属用户组设置
17、4 权限目录设置
17、5 按用户/用户组分配模块权限
17、6 按用户/用户组分配品类权限
17、7 按用户/用户组分配部门权限
18、系统管理
18、1 系统结账(日结、月结、年结)
18、2 系统操作日志
日志查看、日志删除
18、3 在线用户信息
用户编码、登录时间、工作站 IP 地址、数据库连接号、当前操作窗口
18、4 系统初始化
18、7 系统数据维护
18、5 系统备份与恢复
18、6 系统参数配置
参数类型、参数名称、参数值、参数说明
19、报表管理
19、1 商品销售报表
商品销售日报、商品销售月报、商品销售年报、商品销售流水表
19、2 类别销售报表
类别销售日报、类别销售月报、类别销售年报、类别销售分析表
19、3 部门销售报表
部门销售日报、部门销售月报、部门销售年报、部门销售分析表
19、4 品牌销售报表
品牌销售日报、品牌销售月报、品牌销售年报、品牌销售分析表
19、5 分店销售报表
分店销售日报、分店销售月报、分店销售年报
19、6 供应商销售报表
供应商销售日报、供应商销售月报、供应商销售年报、供应商折让表、供应商
经营业绩表
19、7 财务报表
部门销货日报表、大类销货日报表、分店销货日报表、商品进销存报表、类别
进销存报表、部门进销存报表、分店进销存报表
19、8 员工报表
采购员报表、理货员报表、验收员报表、送货员报表
19、9 收银报表
收款机报表、收款员报表（日报、月报）、收款员交款表、分店交款表、收款
员差额表、收款员操作记录表（总清、减操作、挂帐）
19、10 分析报表
商品周转分析（单品、品类、部门）、库存结构分析（部门、品类、供应商、
分店）、商品销售排名、商品贡献分析、时段顾客购买分析、时段品类销售分析、
商品异常分析（久不销售、久不采购、最低库存报告、最高库存报告）、品类销售
业绩分析、商品 ABC 分析、保质期商品分析、残次商品分析、销售图形分析（商
品、类别、部门、供应商、品牌）
20、会员管理
20、1 制卡管理
20、2 会员卡管理
新会员注册、发放会员卡、会员卡充值、会费收取、会员档案查询
20、3 会员卡变更管理
会员卡挂失、会员卡解挂、会员卡注销、会员卡变更记录查询
20、4 会员积分管理
积分规则设置、积分清零、积分统计
20、5 会员消费查询
消费流水查询、充值记录查询、收款记录查询、会员积分查询、会员卡余额查
询
21、前台 POS 系统
21、1 前台销售
销售收银、小票打印（重打）、折让、折扣、变价、会员销售；支持多种结算
方式（现金、银行卡、储值卡、代用券、支票）；屏幕锁定、挂帐解挂；识别
多种编码输入形式（商品码、条形码、称重条码、捆绑条码、变价条码）
21、2 数据查询
销售流水查询、商品信息查询、收银员报表、营业员报表
21、3 磁卡查询
查询商场发行的各类磁卡信息（会员卡、储值卡、积分卡）
21、4 系统设置
设置 POS 机号、客显、打印机;数据备份清除
四、 关键业务流程描述
4．1 采购管理
采购管理包含合同管理、订单管理、入库管理、退货管理，其数据流图如下：
4．1．1 合同管理
合同管理的目的是为了加强采购控制，由合同控制订单，无合同不能下订单。合同记录
了与供应商的结算方式、结算帐期,提供的发票类型、供应的品种、单价及合同有效期内各
种费用的处理方式。合同管理的另一个目的是给进货结算员在结算时提供参照依据，系统可
随时调出合同内容查询有关信息。
合同管理包括合同的录入、查询、修改和合同注销四项功能，其数据流图如下：
合同录入
主要功能：将签约后的正式合同文本录入微机存档，合同原件可用扫描仪输入微机，也
可以文件形式与系统关联。系统保存的是合同上的主要信息，该类信息可以
由系统进行查询、处理，其余信息必须通过浏览合同原件或扫描图片获取。
合 同 文 件
订 单 文 件
库 存 文 件 入 库 文 件退 货 文 件
合 同 信 息
应 付 款 文 件
入 库 信 息
退 货 信 息
退 货 管 理
合 同 管 理
入 库 管 理
订 单 管 理
供 应 商合 作 要 求
采 购 员
退 货 要 求
订 单
送 货 单
进 销 存 文 件
进 销 信 息
商 品 库 存
合作要求供应商
合同文件
合同录入
合同查询/ 修
改
合同管理
员
更新内容
合同内容
合同注销注销请求
变更要求
输入元素：合同原件或复印件内容
输出元素：合同主文件
合同商品文件
合同费用文件
合同查询/修改
主要功能：按照条件查询出合同条目，并可打开合同详细内容查看，也可进行修改
输入元素：合同号、大类编号、供应商编号、结算方式、合同类型、原本标志、合同截
至日期、签约人、注销标志、商品编号、商品名称、费用编号、费用名称
输出元素：合同主文件
合同商品文件
合同费用文件
合同注销
主要功能：合同注销分人工注销和自动注销两种方式，人工注销由操作员将合同置成
注销状态，自动注销由系统日结时自动处理，自动注销的依据是合同截止
日期已到。人工注销的过程如下：
1、 按照输入条件查询出需注销合同
2、 确认注销
输入元素：合同号、供应商编号
输出元素：注销后的合同主文件
注销后的合同商品文件
注销后的合同费用文件
4．1．2 订单管理
订单管理的目的是为了控制进货的商品品种、数量和价格，订单可以作为收货和供应商
结算的依据。系统规定，无订单不能入库，数量超过订单约定部分拒收，未订购商品拒收。
订单按用途可分为普通订单、直供订单、经由订单、长期不可变价订单、长期可变价订单。
各种订单类型区别如下：
普通订单：总部或门店给自己下的订单，只能入一次库，入库时不能修改入库价，作入
库帐务处理
直供订单：总部给分店下的订单，货物直接送到分店，总部将订单下发到分店，由分店
入库，若分店不是独立结算，入库后分店需将结算信息上传给总部。直供订
单只能入一次库，入库时不能修改入库价。
经由订单：总部同时给多个分店订货，货物送到总部仓库，总部入库后自动翻录出各个
分店的配送单，配送人员按配送单分拣配送，总部下传配送单到各分店，分
店收到货后，抽单确认。经由订单只能入一次库，入库时不能修改入库价。
长期不可变价订单：可以多次入库，其余同普通订单，适合日配品的订货。
长期可变价订单：可以多次入库，可以修改入库价，其余同普通订单，适合生鲜订货。
订单管理包括制作订单、订单查询修改、订单审核、订单作废、订单打印/发送五项功
能，其数据流程图如下：
制作订单
主要功能：1、提供人工输入和自动生成两种方式，自动生成的数据还可进行人工修改。
2、商品输入后要提示该商品在指定时间段的销量、上年同期时段的销量、
当前库存和最低最高库存，采购员依据上述信息确定采购量。
3、 自动建议订单计算方法：采购量=最高库存—当前库存 且 当前库存
小于最低库存
输入元素：大类号、供应商号、合同号、结算方式、订单类型、要货部门、收货仓库、
约定到货日期、分店编号、联系电话、传真、联系人、帐期、发票类型、有
无退货标志、送货地点、制单人、制单日期、备注、商品编号、订购数量、
不含税价、含税价
输出元素：1、屏幕或打印输出
大类号、供应商号、供应商名称、电话、传真、联系人、合同号、结算方式、
订单类型、要货部门、收货仓库、约定到货日期、分店编号、分店名称、联
系电话、传真、联系人、帐期、发票类型、有无退货标志、送货地点、制单
人、制单日期、备注、执行人、执行日期、入库标志、打印标志、商品编号、
产地、货号、规格、商品名称、进货单位、零售单位、进货包装率、件数、
零数、订购数量、进项税率、不含税价、含税价、不含税额、含税额
2、文件输出
订单主文件、订单商品文件
输入限制： 1、供应商状态必须为正常
2、合同号必须是指定供应商的有效合同
3、商品必须是指定仓库或分店经营的商品
4、商品状态不能为封进或全封
5、商品的经营方式必须为经销或代销，联营、合作商品不能下订单
6、商品必须是指定供应商经营的商品
订单查询修改
主要功能：按输入条件查询订单、未审核（或未作废）的订单可以进行修改
输入元素：订单号、供应商号、要货部门编号、收货仓库编号、分店号、制单日期
输出元素：同制作订单
商品库存
库存文件
合同信息
合同文件
进销信息
进销存文件
订单
供应商
订单文件
制作订单
订单审核
待审订单
合格订单
订单打印/ 发送 有效订单
订单查询修改 操作要求
更新信息
操作员
订单作废
作废要求
输入限制：同制作订单
订单审核
主要功能：修改订单审核人和审核日期
输入元素：订单号
输出元素：审核后的订单主文件、订单商品文件
输入限制：输入订单号必须是未审核的而且是未作废的订单
订单作废
主要功能：删除订单文件
输入元素：订单号
输出元素：无
输入限制：输入订单号必须是未审核的而且是未作废的订单
订单打印/发送
主要功能：打印审核过的订单，传真给供应商；若有订单发布网站，则直接将订单发送
到网站，供供应商查询下载。订单打印或发送后，修改订单打印标记。
输入元素：订单号
输出元素：订单打印文件，格式同订单制作的屏幕或打印输出
输入限制：必须是审核后的订单才能打印
4．1．3 入库管理
入库管理包括入库单录入、入库单查询/修改、入库单审核、差异调整四个功能模块，
其数据流图如下：
入库单录入
主要功能：1、根据订单号提取商品信息，输入实收数量、条形码和保质期信息后存盘
2、检测条码的唯一性，条码重复的商品后入库的使用自制码
输入元素：订单号、验收员、入库数量、短少数量、残次数量、生产日期、保质期、过
期日期、条形码、制单人、制单日期
输出元素：1、屏幕或打印输出
应 付 款 文 件
订 单 文 件
入 库 信 息
入 库 文 件
库 存 文 件
进 销 存 文 件
送 货 单
供 应 商
入 库 单 录 入
入 库 单 审 核
差 异 调 整
已 入 库 订 单
调 整 信 息
入 库 单 查 询 /
修 改
入 库 数 据
修 改 信 息
订单号、供应商编号、供应商名称、大类名称、收货单位、发票类型、约
定到货日期、实际到货日期、部门名称、帐期、结算方式、合同号、验收
员、商品编号、产地、货号、规格、商品名称、单位、订购数量、不含税
价、含税价、进项税率、包装率、件数、零数、入库数量、短少数量、残
次数量、不含税额、含税额、生产日期、保质期、过期日期、存储位、残
次位、条形码、制单人、制单日期、确认人、确认日期、退货标记、采购
员
2、文件输出
入库主文件、入库商品文件
输入限制：1、普通订单、直供订单、经由订单只能提取一次
2、只有长期可变价订单才能修改入库价
3、入库数量不能超过订购数量，残次数量和短少数量之和不能大于入库数
量
4、过期日期不能小于生产日期
入库单查询/修改
主要功能：1、查询入库单据
2、按部门、大类、供应商、商品查询购进汇总表
3、修改未确认的入库单
输入元素：入库单号、供应商号、收货单位、制单日期、确认日期
输出元素：同入库单录入
输入限制：同入库单录入
入库单审核
主要功能：1、修改入库单审核人、审核日期
2、修改商品库存、商品明细账、商品进销存日报、批次库存文件
3、修改供应商应付款表、供应商往来情况表
4、 修改订单入库标志为已入库
5、 更新条码文件
输入元素：入库单号
输出元素：审核后的入库主文件和入库商品文件
输入限制：未审核且未作废的入库单才能审核
差异调整
主要功能：调整入库过程中发生的差错，入库调整必须针对已入库的订单操作
输入元素：订单号、验收员、入库数量、短少数量、残次数量、生产日期、保质期、过
期日期、条形码、制单人、制单日期
输出元素：同入库单录入
输入限制：输入的订单号必须是已入库的订单
4．1．4 退货管理
退货管理包括退货单录入、退货单查询/修改、退货单审核、差异调整、退货单打印/发
送五项功能，其数据流图如下：
退货单录入
主要功能：输入退货信息后保存
输入元素：大类号、供应商号、部门号、退货方式、退货仓库、虚拟仓库、合同号、联
系人、联系电话、制单人、制单日期、商品编号、退货价、退货数量、退货原
因
输出元素：1、屏幕和打印输出
大类名称、供应商号、供应商名称、电话、传真、退货地址、联系人、部
门名称、退货方式、退货仓库名称、虚拟仓库名称、合同号、联系人、联
系电话、地址、制单人、制单日期、执行人、执行日期、商品编号、货位
号、货号、规格品名、单位、包装细数、件数、零数、退货价、税率、退
货数量、退货额、退货原因
2、文件输出
退货主文件、退货商品文件
输入限制：1、合同号必须是指定供应商的有效合同
2、商品必须是指定退货仓库保管的商品
3、商品的经营方式必须为经销或代销
4、商品必须是指定供用商经营的商品
退货单查询/修改
主要功能：按多种条件查询退货单文件，未审核的退货单还可进行修改，具体功能有
1、查询原始退货单据
2、按部门、大类、供应商、商品查询退货汇总表
3、修改未审核的退货单文件
应付款文件
退货信息
退货文件
进销存文件
退货要求
采购员
库存文件
退货单录入
退货单审核
退货单查询/
修改
退货数据
差异调整
调整要求
操作员
退货单打印/
发送
供应商
退货通知
输入元素：退货单号、供应商号、退货仓库、部门号、制单日期、审核日期、商品编号
输出元素：1、单据和打印输出同退货单录入
2、汇总表输出入下：
开始日期、结束日期、项目编号、项目名称、退货额、含税退货额、税
额、退货方式，商品汇总还应加上数量、供应商名称和经销方式
输入限制：修改限制同退货单录入
退货单审核
主要功能：1、修改退货单审核人、审核日期
2、修改商品库存、商品明细账、商品进销存日报、批次库存文件
3、修改供应商应付款表、供应商往来情况表
输入元素：退货单号
输出元素：审核后的退货单文件
输入限制：未审核的退货单号
差异调整
主要功能：调整退货过程中发生的差错
输入元素：原退货单号、商品编号、调整数量
输出元素：同退货单录入
输入限制：同退货单录入
退货单打印/发送
主要功能：打印退货通知单发送（传真）给供应商，协商退货事宜
输入元素：退货单号
输出元素：同退货单录入的屏幕和打印输出
输入限制：无
4．2 新品管理
新品管理是在商品正式引入商场前对商品实行的一系列跟踪、考核的过程，新品管理的
目的是为了引进适销、利润好的商品。新品管理包括新品定价和新品跟踪两部分内容，其数
据流图如下：
新品定价管理
新品跟踪管理
采购价格表
销售价格表 新品试销计划 新品销售记录
采购员
商品台帐新品信息
新品跟踪情况
表
4．2．1 新品定价管理
新品定价包括新品采购定价和新品销售定价，新品定价的目的是为了能够采购商品
和销售商品，新品定价的数据流图如下所示：
采购定价单录入
主要功能：输入采购价格信息后保存；输入部门号后系统能自动检索该部门未定采购价
的新商品并添加到定价单明细窗口中。
输入元素：部门号、分店号、供应商号、制单人、制单日期、商品编号、含税价、不含
税价
输出元素：1、屏幕和打印输出
部门名称、供应商号、供应商名称、制单人、制单日期、执行人、执行日
期、商品编号、货号、规格品名、单位、进项税率、含税采购价、不含税
采购价
2、文件输出
采购定价主文件、采购定价商品文件
输入限制：1、商品必须是指定仓库或分店经营的商品
2、商品的状态必须是新品即 status=’2’
采购定价单查询/修改
主要功能：按多种条件查询采购定价单文件，未审核的定价单还可进行修改，具体功能
有
1、查询原始采购定价单数据
2、修改未审核的采购定价单文件
输入元素：定价单号、供应商号、定价分店、部门号、制单日期、审核日期、商品编号
销售价格表
采购员
采购价格表
新品信息
商品台帐
采购定价单录
入
销售定价单录
入
采购定价单审
核
销售定价单审
核
采购定价单查
询/ 修改
操作员
销售定价单查
询/ 修改
采购定价单
销售定价单
输出元素：1、单据和打印输出同采购定价单录入
输入限制：修改限制同采购定价单录入
采购定价单审核
主要功能：1、修改采购定价单审核人、审核日期
2、修改商品采购价格表
输入元素：采购定价单号
输出元素：审核后的采购定价单文件、采购价格表
输入限制：未审核的采购定价单号
销售定价单录入
主要功能：输入商品售价及其相关信息后保存；输入部门号后系统能自动检索该部门未
定售价的新商品并添加到定价单明细窗口中。
输入元素：部门号、分店号、制单人、制单日期、商品编号、市场最高/最低价、基准
零售价
输出元素：1、屏幕和打印输出
部门名称、分店名称、制单人、制单日期、执行人、执行日期、商品编号、
货号、规格品名、单位、含税供应价、市场最高/最低价、基准零售价、
计划毛利率
2、文件输出
销售定价主文件、销售定价商品文件
输入限制：1、商品必须是指定仓库或分店经营的商品
2、商品的状态必须是新品即 status=’2’且 lsj=0 或为空
销售定价单查询/修改
主要功能：按多种条件查询销售定价单文件，未审核的定价单还可进行修改，具体功能
有
1、查询原始销售定价单数据
2、修改未审核的销售定价单文件
输入元素：定价单号、定价分店、部门号、制单日期、审核日期、商品编号
输出元素：1、单据和打印输出同销售定价单录入
输入限制：修改限制同销售定价单录入
销售定价单审核
主要功能：1、修改销售定价单审核人、审核日期
2、修改商品销售价格表（spzd 和 spzdmx 的 zxj 、lsj 字段）
输入元素：销售定价单号
输出元素：审核后的销售定价单文件、销售价格文件
输入限制：未审核的销售定价单号
4．2．2 新品跟踪管理
新品进入试销期间后，必须对新品的销售指标进行跟踪考核，以便及时淘汰销售业
绩不佳的新品，对短期内销售表现不错的新品，也可提前结束试销阶段，直接转入正常
商品经营。新品跟踪管理包括制定试销计划和新品销售考核，其数据流图如下：
制定试销计划
主要功能：按条件查询出新商品，输入考核指标保存
输入元素：新品目标销量、目标销售额、目标毛利率和跟踪天数
输出元素：商品编号、商品全称、货号、规格、单位、所属品牌、所属供应商、目标销
量、目标销售额、目标毛利率和跟踪天数
输入限制：必须是符合查询条件的新商品，即商品状态为‘2’
新品销售考核
主要功能：依据新品实际销售数据和考核目标，生成新品跟踪表，作为采购主管评判新
品销售状况的依据
输入元素：分店号、大类号、供应商号、新品上柜时间、跟踪开始时间和结束时间、制
单人
输出元素：分店名称、大类名称、供应商号、供应商名称、新品上柜时间、跟踪开始时
间和结束时间、制单人、产地、商品编号、规格品名、货号、单位、期望销
量、实际销售、累计销量、库存量、是否促销、处理方式、新品跟踪时间、
入店时间
输入限制：无
主管审核
主要功能：依据新品跟踪表提供的数据，决定新品的处理方式：继续跟踪、引进还是淘
汰并相应调整商品的状态属性
输入元素：新品跟踪表
输出元素：新品状态变更信息
输入限制：无
4．3 补货配送流程
补货配送是连锁企业的核心业务流程之一，补货配送流程制订的是否合理，操作是否清
晰简单，将直接影响企业的配送效率和配送质量，补货配送的数据流程图如下所示：
新品试销计划 新品销售记录
新品跟踪情况
表
采购员
新品销售考核
制订试销计划
商品台帐 主管审核
补货配送包括补货管理、配送管理、配送退货管理和门店收货管理四个功能模块，其主要
功能说明如下：
补货管理
门店补货有两种方式：1）手工输入补货信息
2）依据门店库存和销售数据，按照计算公式：
补货量=最高库存 — 当前库存 且 当前库存小于最低库存
计算后的补货数量可进行人工修正，最终产生正式的补货信息。自动补货的关键是最高
最低库存确定的合理性，系统提供经验数据模型，可按设定的参数自动生成商品的最高
最低库存。同一商品在不同的时期、季节其最高最低库存也不尽相同，使用人员需要及
时进行设定调整。
配送管理
总部配送也分两种方式：
1） 主动配送
主动配送是指由总部主动给门店配货，主动配送分为手工录
入和自动产生两种形式。手工录入时，系统还显示配送门店
商品的最高最低库存、门店当前库存、仓库库存、门店近期
的日均销量等辅助信息，作为配送员进行配货的参考依据。
新品基本上都采用手工主动配送模式。自动产生配送单的计
算依据为：
门店配送量=门店最高库存 — 门店当前库存 且 门店
当前库存小于门店最低库存
自动产生配送需要门店每日上报商品库存文件，对经营管理
人员较少的便利店可以采用自动配送形式。
2） 补货配送
补货管理
录入
配送管理
配送单
缺货单
经由订单
直送订单
补货信息补货单
配送退货管理
退货数据
配送退货单退货信息
门店操作员
门店收货管理 配送单确认信息
配送中心操作员
门店进销存文
件
进销存情况
总部进销存文
件
门店库存台帐
库存
门店库存变化
总部库存台帐
补货配送就是由门店申请补货信息，总部依据门店的补货信
息和仓库库存自动生成配送数据。
系统将商品的配送形式分为三种：
1） 普通配送
普通配送商品是指由总部统一进货，总部按照仓库库存量给门店进行配送，系
统产生配送单，配送单发送到各个门店，门店收到货后进行抽单确认。
2） 供应商直送
属供应商直送商品，系统在作配送处理时，不产生配送单，而是直接生成各个
门店的直供订单，由供应商将商品直接送往门店，门店依据总部产生的订单进
行验收入库。
3） 经由配送
经由配送商品在作配送处理时，直接生成总部的经由订单。供应商将货物送到
总部，总部提取经由订单入库以后，系统自动翻录出门店的配送单，由配送员
持配送单将货送到门店。
在处理门店补货信息时，系统能够根据分店商品设定的配送形式自动产生相应的业务单据；
在计算配送数量时系统还考虑了配送包装问题，基本原则如下：
1）补货数量不足一个配送包装，按补货数量进行分配
2）补货数量多于一个配送包装，则实际配送量必须是配送包装的整数倍
3）以上配送数量的计算都必须在仓库可用库存范围之内
4）对有信用额度控制的门店，商品的配送额也必须在可用信用额度之内
若普通配送商品库存不足，则在进行配送处理时系统能自动产生缺货单，供有关人员查看分
析。对缺货商品的统计（缺货率、断货率等）可以直接反映采购环节的局部工作状况。
配送退货管理
配送退货是指门店将商品返回给总部的处理过程。配送退货信息由门店先上报总部，总
部批准后配送员到门店提货，门店再作配送退货处理；配送退货信息也可以由有问题商
品管理模块产生。
门店收货管理
门店收货分验收入库和配送入库两种，验收入库遵照采购管理中的入库流程。配送入库
即由总部将配送单发到门店，门店收到货后再核对单据数量和实收数量，进行确认收货
的过程。配送入库可以有两种形式：
1） 自动确认
门店收到配送单据时，系统即进行帐务处理，更新库存；产生差异的，由总部
制作差异调整单，再将差异单发给门店
2） 手工确认
门店根据实收情况进行抽单确认，产生差异的，由出错方自行调整，差异单不
再传递
补货管理的细化流程图如下：
配送管理的细化流程图如下：
配送退货管理的细化流程图如下：
录入
补货单
补货单录入处理
补货单自动产生 补货单数据
补货单查询处理
补货单查询信息
查询结果
补货单修改处理
修改
修改信息
原有信息
门店操
作员
进销存情况
门店进销存文
件 进销存信息
查询条件
门店库存台帐
库存情况
经由订单
缺货单
配送单
补货信息补货单
直送订单
配送单总部生成
主动配送管理配送中心操作员
配送单查询处理返回数据
配送单总部调整
调整信息
配送单总部确认处理
发货员
确认信息
缺货单查询处理
查询结果信息
日配送汇总处理
日配送汇总封面
汇总数据
配送单打印处理
配送单数据
打印文件
配送员
总部进销存文件
总部库存台帐
门店收货管理的细化流程图如下：
退货信息
配送退货单
退货数据
门店操作员
配送退货单录入
配送退货单查询
查询提取信息
配送退货单门店调整
门店调整信息
中心仓库员
中心调整信息
配送退货单总部确认
配送退货单信息
配送退货汇总处理
日配送退货汇总封面
汇总信息
门店进销存文件
配送退货单门店确认
配送退货单总部调整
门店库存台帐
总部库存台帐
总部进销存文件
门店操作员 配送单
配送单确认信息配送单门店确认处理
配送单门店调整
门店进销存文
件
配送单调整信息
门店库存变化
门店库存台帐
4、4 库存管理
库存管理是指商品入库以后发生的一系列库存变化活动，库存管理又可细分为损溢管理、
移库管理、盘点管理、加工管理四个子功能，其顶层数据流图如下：
4．4．1 盘点管理
盘点是商品库存管理中最重要的一项工作。盘点的目的是为了及时调整微机帐面库存的
差错，为日常经营管理提供正确的库存信息。企业可依据实际情况，不定期对商品进行盘点；
盘点可以只盘部分商品，也可以分批全盘。盘点是一项重要细致的工作，一般由企业的财务
部门组成盘点领导小组，负责整个盘点计划的制定和实施。盘点管理的数据流图如下：
损溢管理 移库管理
库存文件
盘点管理 加工管理
用户
损溢单文件 移库单文件
移库单信息
盘点单文件 加工领料单
进销存文件
盘点初始化
主要功能：确定盘点对象（分店或仓库），分配一个盘点期号，指示系统进入盘点状态，
禁止其它业务继续进行。盘点状态有三个：
未盘入——表示系统正在盘点过程当中
已盘入——表示本期盘点已经结束，商品帐面库存也已调整
取消——盘点工作已经中途取消，系统未作任何调整
输入元素：仓库号、虚拟仓库号、开始盘点时间
输出元素：盘点期号、仓库号、虚拟仓库号、盘点状态
输入限制：每个仓库或分店当前只能有一个盘点状态，即前一次盘点未结束或取消前，
不能再次进行初始化。
盘点单生成
主要功能：保存需盘点商品的帐面库存清单，可以按部门、品类、货区等方式生成盘
点清单
输入元素：盘点仓库号、盘点范围（部门、品类或货区）
输出元素：货位号、商品号、商品全称、规格、产地、货号、单位、零售价、进价、帐
面库存数
输入限制：只有状态为未盘入的仓库才能生成盘点单
盘点单录入
主要功能：将实盘的库存数据录入系统，盘点单录入可以采用三种方式：
1）直接在微机上将库存数输入到实盘数据表中
2）通过前台 POS 机输入，经过数据回收系统采集到实盘数据表中
3）用手持盘点机采集盘点数据，然后再灌入到实盘数据表中
输入元素：商品号、实盘库存数、工号、盘点期号、录入日期
输出元素：虚拟仓库号、货位号、商品编号、规格、货号、条形码、商品名称、实盘数、
工号、机号、小票号、处理标记
输入限制：输入商品号必须是盘点仓库或分店经营的商品
盈亏处理
库存文件用户
盘点单文件
盘点单生成盘点初始化
初始化
帐面数
盈亏处理
盈亏数
盘点单录入
进销存文件
盘点状态表
帐面库存
实盘文件
实盘数
用户
实盘记录
盈亏表查询/
打印
主要功能：依据商品帐面库存数和实盘库存数，计算商品盈亏数并调整商品库存文件和
进销存文件
盈亏数=实盘数—帐面数 售价盈亏额=盈亏数*零售价
进价盈亏额=盈亏数*最后进价
进价盈亏额按商品的最后进价计算，与实际批次分摊计算的金额之差转入销
售成本
销售成本=批次成本额—进价盈亏额
输入元素：盘点期号
输出元素：商品库存文件、进销存文件、盘点损溢清单
输入限制：已录入实盘数且全部经过盈亏计算的商品
盈亏表查询/打印
主要功能：查询商品盈亏表、部门盈亏表、品类盈亏表；盈亏表分进价和售价两种形式
输入元素：各种查询条件，如期号、盈亏数、盈亏额、部门号、品类号、货区等
输出元素: 商品号、虚拟库、条形码、商品名称、产地、单位、规格、进价、零售价、
帐面数、实盘数、盈亏数、进价盈亏额、售价盈亏额
品类格式：品类号、品类名称、帐面金额、实盘金额、盈亏金额、长款金额、短款金额
部门格式：部门号、部门名称、小组号、小组名称、帐面金额、实盘金额、盈亏金额、
长款金额、短款金额
4．4．2 加工管理
加工管理主要应用于生鲜和食品的经营管理，通过将原材料按照一定的工艺配方，可以
加工成另外的新商品，如配菜、生猪分割、面包加工等。加工商品的成本可以按工艺配方核
算，也可按小类核算。加工管理的数据流图如下：
加工领料单录入
加工领料单
用户
加工领料单录
入
库存文件 进销存文件
加工验收单录
入
加工工艺单录
入
加工验收单 加工工艺单
查询修改
加工领料单审
核
加工验收单审
核
加工工艺单审
核
用户
内部采购单录
入
内部采购单
内部采购单审
核
主要功能：输入原材料的领用帐单并保存
输入元素：领用仓库、虚拟仓库号、商品号、领用数量、制单人、制单日期
输出元素: 仓库名称、虚拟仓库名称、商品编号、货号、规格品名、单位、包装率、件
数、零数、单价、金额、领用数量、库存、货位
输入限制：输入商品必须是指定仓库经营的商品
加工领料单审核
主要功能：将原料的库存转出，记在加工虚拟库上；更新领料单审核标记和相关库存文
件
输入元素：领料单号
输出元素：库存文件更新信息、进销存文件
输入限制：必须是未审核的领料单号
加工验收单录入
主要功能：将加工产生后的新商品的数量和进价等信息输入系统，准备做入库处理
输入元素：供应商号、验收仓库、验收员、出方理货员、入方理货员、制单人、制单日
期、商品号、验收数量、验收单价、生产日期、保质期、过期日期、条形码
输出元素：同上，增加商品名称、规格、单位、包装率、货位
输入限制： 输入商品必须是指定仓库经营的商品
加工验收单审核
主要功能：增加成品的库存，按照工艺配方减少原料加工库的库存
输入元素：加工验收单号
输出元素：商品库存文件、进销存文件的更新信息
输入限制：必须是未审核的加工验收单号
加工工艺单录入
主要功能：输入加工商品的工艺配方，作为核算加工商品成本的依据
输入元素：加工商品号、原料商品号、数量、单价、制单人、制单日期
输出元素：同上再增加加工商品名称、加工商品成本价、原料商品名称、规格、单位、
金额
输入限制：无
加工工艺单审核
主要功能：使加工工艺单生效
输入元素：加工工艺单号
输出元素：审核后的加工工艺单
输入限制：必须是未审核的工艺单号
内部采购单录入
主要功能：按小类金额核算成本的加工方法使用内部采购单将原料成本转移到加工小类
上，这是成本提前结转的处理办法，只有等加工商品全部卖出以后，系统才
能反映较真实的销售毛利。
输入元素：仓库、目标小类号、原料商品号、采购单价
输出元素：同上再增加商品名称、规格、单位、金额、库存数、包装率、件数、零数
输入限制：输入商品必须是指定仓库经营的商品
内部采购单审核
主要功能：减少原料库存、增加目标小类的购进金额和销售成本
输入元素：内部采购单号
输出元素：商品库存文件、进销存文件
输入限制：必须是未审核的内部采购单号
单据查询修改
主要功能：按照组合条件、查询各类原始加工单据
输入元素：查询条件，如单据号码、仓库号、商品号等
输出元素：原始单据主表和明细表内容
输入限制：无
4．4．3 损溢管理
损溢管理包括损溢制单、损溢单查询修改、损溢单审核三个子功能，其数据流图如下：
损溢制单
主要功能：输入损溢商品信息后保存
输入元素：仓库号、虚拟仓库、部门号、商品号、损溢数量、件数、零数、制单人、制
单日期
输出元素：同上再增加商品名称、货号规格、单位、包装率、货位号、库存数、损溢价、
损溢额
输入限制：输入商品必须是指定仓库经营的商品
损溢单审核
主要功能：修改商品库存文件和进销存文件，更新损溢单审核标记。损溢金额按最后进
价计算，其与实际批次分摊计算的金额之差转入销售成本：
转入销售成本=批次成本额—进价损溢额
输入元素：损溢单号
输出元素：商品库存文件、进销存文件
输入限制：必须是未审核的损溢单号
损溢单查询修改
主要功能：查询损溢单信息，包括已审核的和未审核的
输入元素：查询条件，如损溢单号、仓库号、商品号等
输出元素：同损溢单录入
输入限制：无
4．4．4 移库管理
用户
进销存文件
库存文件
损溢单文件损溢制单
待审损溢单
损溢单审核
损溢单查询/
修改
损溢单
商品库存在虚拟库之间的移动称为移库，使用虚拟库的目的是为了更加细分商品库存的
性质，如样品库、残次库、退厂库等。移库管理的数据流图如下：
移库单录入
主要功能：输入移库信息后保存
输入元素：移出库、移出虚拟库、移入库、移入虚拟库、部门号、小组号、商品号、移
出数量、制单人、制单日期
输出元素：同上增加商品名称、货号、规格、单位、包装率、原库存数、移出货位号、
移入货位号、总体积、总重量
输入限制：移出库、移出虚拟库与移入库、移入虚拟库不能相同
输入商品号必须在移入库和移出库都有的商品
移库数量不能大于库存数量
移库单审核
主要功能：确认移库操作，修改商品库存文件和进销存文件。若虚拟库中之一无赠品库
的，则只需修改库存文件
输入元素：移库单号
输出元素：库存文件、进销存文件
输入限制：未经审核的移库单号
移库单查询修改
主要功能：按照各种条件查询移库单信息
输入元素：查询条件—移库单号、移出库、移入库、商品号等
输出元素：同移库单录入
输入限制：无
4．5 问题商品管理
问题商品主要是指滞销商品、超临界保质期商品及包装破损商品，对问题商品的处理必
须按照企业规定的准则实施，特别是对经营权相对较小的门店，必须提报问题商品的处理意
见，经总部审批同意后才能落实具体处理办法。问题商品管理主要包括问题商品登记、问题
商品查询及问题商品处理三项功能，其数据流图如下：
库存文件
移库单信息 移库单文件
进销存文件
用户
移库单录入
移库单审核
待审移库单
移库单查询/
修改
问题商品生成
主要功能：依据系统批次库存表，设定进货延续天数，系统能自动生成滞销商品清单。
对超临界保质期商品的界定可以有两种方法：一是按离到期日的剩余天数计
算；二是按临界参数计算，即 临界参数=（当前日期 — 生产日期）/保质
期天数，不同品类的商品临界参数的标准也不相同。
输入元素：品类号或部门号、剩余天数或临界参数、进货延续天数
输出元素：商品号、货号、品名规格、单位、供应商、入库单号、入库日期、生产日期、
保质期、过期日期、问题商品数量
问题商品手工录入
主要功能：考虑到实际操作或经营的特殊情况，系统自动生成的问题商品清单只是最理
想情况下的数据反映，为了能及时反映数据的真实情况，系统增加了问题商
品手工录入功能，管理人员可以随时将发现的问题商品信息输入微机。
输入元素：商品号、退货数、削价数、残损数、配送退回数、处理人、是否上报、备注
输出元素：同上增加商品名称、规格、单位、货号、品类、部门
输入限制：录入商品必须是指定仓库或分店经营的商品
有问题商品处理
主要功能：按照问题商品处理单上的处理意见（退货、削价、报损、配送退回）生成相
应的业务单据，转入其它业务流程进行后续处理。具体处理办法如下：
1）退货——生成采购退回通知单，进入退货流程
2）削价——生成商品变价单，进入变价流程
3）报损——生成商品损溢单，进入损溢流程
4）配送退回——生成配送退回单或销售退回单，进入配送退回或销售退回
流程
需要上报总部的处理意见只有在总部才能生成相应业务单据，在门店处理时
系统不处理这部分商品
输入元素：有问题商品处理单号
输出元素：采购退货单、变价单、损溢单、配送退回单、销售退货单
输入限制：必须是未经处理的有问题商品处理单号
用户
问题商品生成
问题商品手工
录入
有问题商品文
件
库存文件
查询/ 修改
有问题商品处
理
退货管理 削价管理
报损管理
配送退回
查询修改
主要功能：查询已生成的有问题商品处理单，包括已处理的和未处理的；查询已处理商
品的库存情况，检查处理效果
输入元素：处理单号、仓库号或分店号、供应商号、商品号、处理日期等
输出元素：有问题商品处理单、商品批次库存表
输入限制：已处理的有问题商品处理单只能查询，不能修改或处理
4．6 应付帐款管理
应付帐款管理：应付帐款管理主要以结算为中心，对供应商的钱、货、票进行管理。其主要
功能有：预付款的管理、发票的管理、供应商待扣费用的管理、应付款调整管理、结算处理
及汇总查询。
应付帐款管理数据流图为：
操作员 预付款管理 预付款文件
发票管理 发票文件发票录入信息
供应商待扣费
用管理
待扣费用文件待扣录入信息
应付款调整应付款调整信息
结算处理
结算文件
应付款文件
查询汇总
预付款录入信息
联营成本调整
文件
供应商返利文
件
返利数据
预付款管理
预付款管理：是对预付给供应商的货款进行统一管理。其主要功能就是对预付给供应商的预
付款录入、修改、删除及查询。
预付款管理数据流程：
预付款录入
主要功能：当依据商品采购合同，将全部或部分预付款付给供应商时，将预付款信息录
入，存储到预付款文件，为结算作依据。
输入元素：供应商编号、预付额
输出元素：供应商名称、使用额、余额、付款单号、缴款日期
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、预付款文件
预付款修改
主要功能：当操作员发现原来录入的预付款信息有误时，选定有误信息，进行修改。
输入元素：付款单号、缴款日期、供应商编号及名称、预付额、使用额、余额
修改元素：供应商编号及名称、预付额
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、预付款文件
操作员
预付款文件
付款信息录入
删除
查询
选择需删除记录
修改
选择需修改记录
预付款录入信息
操作员
预付款删除
主要功能：当操作员发现原来录入的预付款信息有误且不在修改信息范围内时，选定有
误信息，将错误记录进行删除。
输入元素：付款单号、缴款日期、供应商编号及名称、预付额、使用额、余额
输出元素：无
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、预付款文件
预付款查询
主要功能：查询供应商的预付款信息，为操作员浏览输出及检查已录入的预付款，也为
修改和删除操作提供的具体的记录。
输入元素：供应商编号、预付额
输出元素：付款单号、缴款日期、供应商编号及名称、预付额、使用额、余额
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、预付款文件
发票管理
发票管理：就是对供应商采购货款的发票进行统一登记管理。对已付款无发票；有发票未付
款；货已到而发票未到等各种情况进行管理。其主要功能有发票的录入、查询、修改及删除
等功能。
发票管理数据流图为：
发票录入
主要功能：将供应商的发票进行录入，存储到发票文件，随时反映供应商钱、货、票的
情况，为结算提供准备。
输入元素：供应商编号、入库单号、订单号、发票号、发票类型、发票金额、结算单号
发票录入信息操作员
发票文件
发票录入
查询
删除
选择删除记录
修改
选择修改记录操作员
输出元素：录入日期、供应商编号及名称、入库单号、订单号、入库额、发票号、发票
类型、发票金额、结算单号、录入员
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、发票文件
发票修改
主要功能：当操作员发现原录入的发票有误时，选定有误的记录，然后修改供应商的发
票信息的错误信息。
输入元素：录入日期、供应商编号及名称、入库单号、订单号、入库额、发票号、发票
类型、发票金额、结算单号、录入员。
修改元素：供应商编号、入库单号、订单号、发票号、发票类型、发票金额、结算单号
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、发票文件
发票删除
主要功能：当操作员发现原录入的发票有误且不在修改信息范围内时，选定有误的记录，
进行删除。
输入元素：录入日期、供应商编号及名称、入库单号、订单号、入库额、发票号、发票
类型、发票金额、结算单号、录入员。
输出元素：无
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、发票文件
发票查询
主要功能：查询供应商的发票信息，使操作员浏览、检查、输出发票信息，也为修改、
删除发票信息做准备。
输入元素：录入日期、发票号、发票类型、发票金额、结算单号、录入员、供应商编号、
入库单号、订单号
输出元素：录入日期、供应商编号及名称、入库单号、订单号、入库额、发票号、发票
类型、发票金额、结算单号、录入员。
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、发票文件
供应商待扣费用管理
供应商待扣费用管理：就是对供应商的固定费用、临时费用、促销费用等进行统一管理。其
主要功能就是对供应商待扣费用的录入、修改、删除和查询。费用录入以后，在结算时系统
能显示待扣费用清单，避免各项费用少扣、漏扣。系统能将各项扣除费用按合同汇总，查询
合同时能显示本合同生效期间发生的费用明细和扣除情况。
供应商待扣费用的数据流图为：
待扣费用录入
主要功能：将供应商的待扣费用（如：促销费、攒助费、堆头费、进场费等）进行录入，
并存储到待扣费用文件，为结算提供依据。
输入元素：供应商编号及名称、合同号、费用编号及名称、费用额、基数类型、比例、
扣款额、扣款性质、单据类型、单据编号、帐期、开始日期、结束日期、录
入日期、扣款方式
输出元素：同上
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、待扣费用文件
注：1、待扣费用有： 促销费、攒助费、堆头费、进场费等。
2、基数类型有： 结算费、销售费、费用额、进货额。
3、扣款性质有： 直接扣和在结算单扣。
4、单据类型有： 收据、发票、推销费单据和进价变动单
5、扣款方式有： 按年、月、比例和人工输入扣
待扣费用修改
主要功能：当操作员发现原来录入的供应商待扣费用（如：促销费、攒助费、堆头费、
进场费等）有误时，选定有误的记录进行待扣费用的信息修改。
输入元素：供应商编号及名称、合同号、费用编号及名称、费用额、基数类型、比例、
扣款额、扣款性质、单据类型、单据编号、帐期、开始日期、结束日期、录
入日期、扣款方式
修改元素：同上
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、待扣费用文件
待扣费用删除
主要功能：当操作员发现原来录入的供应商待扣费用（如：促销费、攒助费、堆头费、
进场费等）有误且不在修改信息范围内时，选定错误记录进行删除。
输入元素：供应商编号及名称、合同号、费用编号及名称、费用额、基数类型、比例、
扣款额、扣款性质、单据类型、单据编号、帐期、开始日期、结束日期、录
入日期、扣款方式
待扣费用文件
待扣录入信息操作员 待扣费用录入
查询
删除
选择删除待扣记录
修改
选择修改待扣记录操作员
输出元素：无
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、待扣费用文件
待扣费用查询
主要功能：当操作员浏览、检查、输出待扣费用或要修改、删除错误记录时，先查询供
应商的待扣费用（如：促销费、攒助费、堆头费、进场费等）。
输入元素：费用编号、费用额、基数类型、比例、扣款额、帐期、开始日期、结束日期、
合同号
输出元素：供应商编号及名称、合同号、费用编号及名称、费用额、基数类型、比例、
扣款额、扣款性质、单据类型、单据编号、帐期、开始日期、结束日期、录
入日期、扣款方式
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、待扣费用文件
应付帐款调整
应付帐款调整：就是对联营的商品价格或根据供应商的返利进行成本应付款调整。其主要功
能有联营成本调整录入和供应商返利的录入、联营成本查询、修改、删除和供应商返利的查
询、修改、删除。
联营成本管理：当操作员发现在录入基础数据时，将联营扣率等信息输错了，或现在的联营
成本有变动时，可以用联营成本调整单来调整联营成本和应付款数据。
供应商返利管理：当供应商返回销售返利时，用此功能来调整相应商品的进货成本和销售成
本，低减供应商应付账款。
应付帐款调整的数据流图为：
应付款文件
返利数据
供应商返利文
件
应付款调整信息操作员
联营成本调整
文件
联营成本调整
单录入
供应商返利录
入
联营成本调整
查询/ 修改
联营成本调整
确认
供应商返利确
认
供应商返利查
询/ 修改
操作员
联营成本录入、供应商返利录入
主要功能：将商品成本进行调整，并存储到文件。
输入元素：分店、供应商、商品编码及名称、调整或返利的金额
输出元素：调整单号
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、联营成本调整文件、供应商返利文件、应付款
文件
联营成本查询、供应商返利查询
主要功能：查询联营成本的调整数据和供应商的返利数据，应有调整信息查询和调整明
细查询及汇总查询。
输入元素：分店名称、制单人、制单日期、执行人、执行日期。商品编号、供应商、调
整金额、单位
输出元素：调整单号、分店名称、制单人、制单日期、执行人、执行日期。供应商、商
品编号、规格品名、单位、调整金额
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、应付款文件、联营成本调整文件或者供应商返
利文件
联营成本修改、供应商返利修改
主要功能：修改联营成本的调整数据和供应商的返利数据。
输入元素：调整单号、分店名称、制单人、制单日期、执行人、执行日期。供应商、商
品编号、规格品名、单位、调整金额
修改元素：调整金额
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、应付款文件、联营成本调整文件或者供应商返
利文件
联营成本删除、供应商返利删除
主要功能：删除联营成本的调整数据和供应商的返利数据。
输入元素：调整单号、分店名称、制单人、制单日期、执行人、执行日期。供应商、商
品编号、规格品名、单位、调整金额
修改元素：无
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、应付款文件、联营成本调整文件或者供应商返
利文件
结算处理
结算处理：就是对供应商的货款的清算处理。结算单生成主要分为联营建议结算单生成和普
通建议结算单生成。其主要功能就是结算前查询、然后生成建议结算单；再依据预付款情况、
待扣费用情况、发票情况进行结算处理。系统可按照供应商商品采购合同中规定的结账日自
动定期产生结算单；也能根据供应商的要求随时进行付款结算。
结算处理的数据流图为：
联营及普通建议结算前查询
主要功能：检索出需要结算的数据，为生成结算单准备。普通建议结算单是指经销商品
的结算明细单，其生成条件有以下几种：
1） 按订单号抽取生成
2） 按入库单号抽取生成
3） 按合同号抽取生成
4） 按结算方式抽取生成
5） 按订单日期抽取生成
6） 按入库日期抽取生成
7） 按对帐日期抽取生成
系统可组合以上条件的一种或多种，产生供应商可结算商品的明细清单。联
营商品销售后，系统日结时自动按扣率分挂供应商应付账款，生成联营建议
结算单即从供应商应付账款中抽取指定日期段的应付款数据。
输入元素：分店类型、供应商、起止日期(订单日期或内配日期)、
输出元素：日期、供应商、合同号、商品编号及名称、规格、单位、(不)含税单价、应
付量、已销未付量、建议付款量、付款金额、含税金额、结算方式、类别、
入库单号、订单号、分店、部门、小组、营销方式(联营、普通等)。
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、应付款文件、待扣费用文件、发票文件、预付
款文件
联营及普通建议结算生成
主要功能：将检索出需要结算的数据生成结算数据文件，并存储在系统中，为结算确认
做准备。
输入元素：日期、供应商、合同号、商品编号及名称、规格、单位、(不)含税单价、应
付量、已销未付量、建议付款量、付款金额、含税金额、结算方式、类别、
入库单号、订单号、分店、部门、小组、结算方式、营销方式(联营、普通
等)。
结算文件
预付款文件发票文件待扣费用文件
操作员
结算建议单处
理
建议结算单确
认
应付款文件
输出元素：同上
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、应付款文件、待扣费用文件、发票文件、预付
款文件、结算文件
建议结算确认
主要功能：将已经生成结算单但未结算的供应商货款进行结算。结算时处理结算文件、
待扣费用文件、发票文件、应付款文件、预付款文件，使得结算商品和供应
商钱、货、票三清。
输入元素：日期、供应商、合同号、商品编号及名称、规格、单位、(不)含税单价、应
付量、已销未付量、建议付款量、付款金额、含税金额、结算方式、类别、
入库单号、订单号、分店、部门、小组、结算方式、营销方式(联营、普通
等)。
输出元素：
涉及文件：客户资料文件、进销存文件、应付款文件、待扣费用文件、发票文件、预付
款文件、结算文件
合作销售时段表管理
合作销售：就是租赁场地、柜面的一种方式，商场收取固定租赁费用，业务系统只是记录租
赁方的最后结算日期。
查询汇总
查询汇总：就是客户需要的各种各样的查询集合，并生成报表，供考核及备查用，同时也为
改善经营提供依据。主要有供应商付款情况查询、供货单位经营综合情况查询和商品购销合
同付款汇总查询等等。
供应商付款情况汇总
主要功能：生成供应商付款情况汇总表
输入元素：供应商、起始日期、截止日期
输出元素：分店、日期、单据类型、入库金额、退货金额、联营挂帐、进价变动金额、
付款金额、税额、扣款合计、预付款、实际付款、应付金额、转应付金额、
结算方式、帐期、单据编号
涉及文件：联营成本文件、供应商返利文件、待扣费用文件、预付款文件、发票文件、
应付款文件
供货单位经营综合情况汇总
主要功能：生成供货单位经营的综合情况汇总表，为经营提供方向及依据。
输入元素：供应商、起始日期、截止日期
输出元素：单位编号、单位名称、单位地址、本年购进、本年销售、本年付款、应付款
余额、已销未付款、转应付、付应付及商品付款明细
涉及文件：联营成本文件、供应商返利文件、待扣费用文件、预付款文件、发票文件、
应付款文件、客户资料
注：付款明细包含：商品编号、商品名称、单位、结算方式、进货日期、进货数量、进价、
购进金额、销售数、结算额、欠付数量、欠付金额
商品购销合同付款汇总
主要功能：生成商品购销合同付款汇总表
输入元素：供应商、起始日期、截止日期、结算人
输出元素：供应商编号及名称、应付商品款、税额、转应付、付应付、扣款合计、预付
款、实际付款、调成本
涉及文件：联营成本文件、供应商返利文件、待扣费用文件、预付款文件、发票文件、
应付款文件、客户资料
4．7 价格管理
4．7．1 销售价格定义的组成
系统中对商品的销售价格定义包括以下几种情况：
零售价——商品正常的销售价格
执行价——非促销期间，商品的执行价等于零售价；促销期间，商品的执行价即为
商品促销价，促销结束，执行价恢复为零售价。依据零售价和执行价，
可以计算促销期间商品的让利
会员价——会员卡客户享受的商品价格，依据零售价和会员价，可以计算会员让利
时段价——实行时段打折的商品，可以定义商品的打折时段和折扣，时段价计算方
法为：
时段价=零售价*时段折扣
依据零售价和时段价，可以计算时段打折让利
条码价——削价商品或特价商品，可以用价格条码的方式进行销售，价格条码中包
含了商品的销售价格。前台 POS 系统读入价格条码后，直接取用其中
的销售单价，依据零售价和条码价，可以计算削价损失或特价让利
捆绑价——系统将捆绑商品重新定义成一种新商品，可以象正常商品一样管理捆绑
商品，捆绑商品销售后能够按照捆绑定义自动还原成原商品的销售，但
销售价格却取自捆绑商品的价格。捆绑定义有两种形式：
设定捆绑条码法——适用于同种商品的捆绑销售
建立商品捆绑定义表——适用于同种或异种商品的捆绑销售
4．7．2 销售价格的调整
商品销售价格的变动都是通过价格调整单来调整的，价格调整可以指定从某一时间开始
生效（永久性调价）；也可以指定在某一时间段内生效（促销调价）。价格监控程序时刻检查
价格变动信息表，及时调整到期的商品价格。价格调整的数据流图如下：
4．7．3 商品进价调整
商品进价调整分两种情况：
1） 已销售商品的进价变动
2） 库存商品的进价变动
已销售商品的进价变动处理方式如下：
1） 依据销售量和进价差计算调整差额
2） 用调整差额充抵当日销售成本
3） 将调整差额转为供应商代扣费用，在结算时一并扣除
库存商品的进价变动处理方式如下：
1） 将库存部分自动标记为已结算并作退货处理，更新批次库存但不产生退货单
2） 用库存部分对应的原进货额更新原进货单的结算额
3） 将库存部分按新进价重新入库，挂应付账款
4） 商品再次销售时自动按新进价结转成本
进价调整的数据流图如下：
用户
售价变动单录
入
售价变动审核
销售价格表
售价变动文件
查询
修改
批发价 客户报价
客户
报价单
预期调价信息
表
调价监控
4．8 财务成本核算
系统采用进价成本核算方式，具体可归纳为三种形式：
1） 先进先出的批次核算法
针对单品管理的经销代销商品，系统按照进货批次核算成本。若商品批次库存小于
需结转成本的数量时，剩余部分系统先按最后进价结转，等商品入库以后，再将两
者之差调入当日销售成本中。
2） 移动平均法
对于小类管理商品，系统按照移动平均法计算成本价，每次发生进货业务后，系统
按如下方法重新计算成本价：
成本价=（原库存额+本次进货额）/（原库存数+本次进货数），当原库存数+本
次进货数=0 时系统不再计算成本价，销售业务发生后，系统按平均成本价计算销售
成本:
销售成本=销售量*成本价
3） 按销售额倒扣法
专柜销售商品，系统按照专柜扣率计算成本，计算方法为：
销售成本=不含税销售额*（100—扣率）/100
4．9 供应商折让管理
4．9．1 折让方式分类
商品在销售过程中会产生各种形式的让利，具体可归纳为以下几种情况：
1） 促销折让
促销活动期间所售商品产生的让利
2） 会员折让
固定会员消费所产生的让利
用户
进价变动单录
入
进价变动审核进销存文件
进价变动文件
查询修改
应付款文件库存文件
待扣费用文件
3） 变价折让
前台变价销售、捆绑销售、特价销售所产生的让利
4） 信用卡折让
5） 消协证折让
系统按折让方式每日汇总商品、供应商、品牌折让情况表
4．9．2 折让帐务处理
商品折让所产生的损失，可以由商场或供应商全额承担，也可以由商场和供应商共同
承担，具体分摊形式和比例依据商品合同或与供应商的其他约定为准。需供应商承担的折让
在进行帐务处理时分自营商品折让处理和专柜商品折让处理两种情况考虑：
1）自营商品折让处理
通过商品折让单进行帐务处理，递减进货成本和销售成本，减少应付款
2）专柜商品折让处理
通过商品折让单进行帐务处理，递减进货成本和销售成本，减少应付款
3）系统按日期、折让类型、品牌、供应商、品类、小组记录折让信息，可随时查看。财
务部门可生成折让情况表，输入供应商承担率。确认后进行帐务处理。
