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Access 关系数据库简介
第一节 Access 概述
Microsoft Access 数据库管理系统是 Microsoft Office 套件的重要组成部分，先后出现
了 Access 97、Access 2000 和 Access XP。其中 Access XP 是最新版本。Access 适用于小型
商务活动，用以存贮和管理商务活动所需要的数据。Access 不仅是一个数据库，而且它具
有强大的数据管理功能，它可以方便地利用各种数据源，生成窗体（表单），查询，报表和
应用程序等。
Microsoft Access 是一种关系式数据库，关系式数据库由一系列表组成，表又由一系列
行和列组成，每一行是一个记录，每一列是一个字段，每个字段有一个字段名，字段名在一
个表中不能重复。图 4 - 1 是一个“学生”表的例子。“学生”表由 9 个记录组成，一个记录占
一行，每一个记录由学号、姓名、性别、出生日期、电话号码、宿舍号、班长、系号和中共
党员 9 个字段组成。“学号”是字段名，其下面的 02010101，02010102 等是字段的值。
图 4 - 1
表与表之间可以建立关系（或称关联，连接），以便查询相关联的信息。Access 数据库
以文件形式保存，文件的扩展名是 MDB。
Access 2000 数据库由七种对象组成：表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。
表(Table) ——表是数据库的基本对象，是创建其他 6 种对象的基础。表由记录组成，
记录由字段组成，表用来存贮数据库的数据，故又称数据表。
查询(Query)——查询可以按索引快速查找到需要的记录，按要求筛选记录并能连接若
干个表的字段组成新表。
窗体(Form)——窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。还可以创建子窗
体显示相关联的表的内容。窗体也称表单。
报表(Report)——报表的功能是将数据库中的数据分类汇总，然后打印出来，以便分析。
页(Page) ——也叫数据访问页。是连接到数据库的 Web 页，在数据访问页中，可以查
看、添加、编辑和操作存储在数据库中的数据。数据访问页还可以包括其他来源的数据，例
如 Microsoft Excel。
宏(Macro)——宏相当于 DOS 中的批处理，用来自动执行一系列操作。Access 列出了一
些常用的操作供用户选择，使用起来十分方便。
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模块(Module)——模块的功能与宏类似，但它定义的操作比宏更精细和复杂，用户可以
根据自己的需要编写程序。模块使用 Visual Basic 编程。
第二节 数据库的设计与建立
一. 创建数据库
在 Microsoft Access 中，一个数据库就是一个扩展名为 mdb 的文件。下面介绍用
Microsoft Access 创建“学生管理”数据库。步骤如下：
(1). 启动 Microsoft Access。（“开始/程序/Microsoft Access”）
(2). 在“Microsoft Access”对话框中选择“空 Access 数据库”，然后单击“确定”按钮，打开
“文件新建数据库”对话框。（参见图 4 - 2）
(3). 在“文件新建数据库”对话框中选择数据库的保存位置（比如：D:\数据库），在文件
名文本框中输入数据库的名字：学生管理。Access 会自动加上 mdb 扩展名（参见
图 4 - 3）。单击“创建”按钮则 Access 在“D:\数据库”下生成了“学生管理.mdb”文件，
并且自动打开了该数据库。
图 4 - 2 图 4 - 3
二. 打开数据库
在 Microsoft Access 可以打开一个现存的 Access 数据库，下面以“学生管理.mdb”数据库
为例说明打开数据库的步骤：
(1). 启动 Microsoft Access。（“开始/程序/Microsoft Access”）
(2). 在“Microsoft Access”对话框中选择“打开已有文件”，在底部的列表框中列出了最近
打开过数据库文件，若“D:\ 数据库\学生管理.mdb”出现在该列表框中，则可以直接
选中它，然后单击“确定”按钮打开该数据库。否则选择“更多的文件…”，然后单击
“确定”按钮，在随后出现的“打开”对话框中选定“D:\ 数据库\学生管理.mdb”，再单
击“打开”按钮打开该数据库。
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三. 关闭数据库
在 Microsoft Access 中选择“文件/关闭”菜单即可关闭当前打开的数据库。
在 Microsoft Access 中选择“文件/退出”菜单即可关闭当前打开的数据库，并退出 Access
程序。
第三节 表的设计与建立
一. 使用设计器创建表
在 Microsoft Access 中创建表有三种方式：使用设计器、使用向导和通过输入数据。使
用设计器是创建表的最基本方式。其他两种方式创建的表一般都要用设计器做进一步调整。
使用设计器创建表就是直接指定各字段的名称、类型、大小等属性，选择关键字段，确定表
名称等。
下面以“学生”表为例说明用设计器创建表的过程（假设“学生管理.mdb”已打开）:
(1). 在“学生管理.mdb”窗口中，选择“对象”组的“表”，然后在右面的创建方式中双击“使
用设计器创建表”，打开“设计器”窗口。参见图 4 - 4。
图 4 - 4
(2). 在第一行的字段名称中输入“学号”，选择“文本”类型，在字段属性的常规卡片中设
置字段大小为 5（即 5 个字节）。在必填字段中选择“是”。参见图 4 - 5。
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图 4 - 5
(3). 依次输入“姓名”、“性别”、“出生日期”、“电话号码”、“宿舍号”、“班长”、“系号”、“中共
党员”各行的内容。
(4). 选择第一行（用鼠标单击该行最左面的灰色条块），单击工具条上的“主键”按钮（图
标为一把钥匙），把“学号”设置为主键。参见图 4 - 6。
图 4 - 6
(5). 关闭设计器窗口，则出现“另存为”对话框，在“表名称”输入“学生”作为新建的表名
称（参见图 4 - 7）。然后单击“确定”按钮，则返回到“学生管理：数据库”窗口，并
在“表”组下显示出“学生”项目。
图 4 - 7
二. 使用表向导创建表
若一个表的结构与 Microsoft Access 中提供的示例表（例如商业合同表、家用物品目录
表或医疗记录表等）结构相似，则可以使用“表向导”从这些预先定义好的表中选择字段。下
面介绍用“表向导”创建“选修”表的过程（假设“学生管理.mdb”已打开）：
(1). 在“学生管理：数据库”窗口中，选择“对象”组的“表”，然后在右面的创建方式列表
框中双击“使用向导创建表”，打开“表向导”对话框。参见图 4 - 8。
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图 4 - 8
(2). 选择“商务”类别，从示例表列表框中选择“学生和课程”，从示例字段中选择“学生
ID”，单击“>”按钮把该字段添加到“新表中的字段”列表框中。
(3). 在“新表中的字段”列表框中选择“学生 ID”，单击“重命名字段”按钮打开“重命名字
段”对话框，把字段名称该为“学号”（参见图 4 - 9）。单击“确定”按钮返回到“表向
导”对话框。 中国最大的资料库下载
图 4 - 9
(4). 依次从示例表中选择“选修”表的其他字段，如果需要，可重命名字段。字段名称也
可以等到“表向导”结束后用设计窗口修改。设计的结果参见图 4 - 10
图 4 - 10
(5). 在“表向导”对话框单击“下一步”按钮，转到“表向导”第二步对话框，然后指定新表
名称为“选修”，并选择“不，自行设置主键”，参见图 4 - 11
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图 4 - 11
(6). 在“表向导”对话框单击“下一步”按钮，转到“表向导”第三步对话框，指定新表主键
为“学号”，并选择主键字段的数据类型为“添加新记录时自行输入的数字”。参见图
4 - 12
图 4 - 12
(7). 在“表向导”对话框单击“下一步”按钮，转到“表向导”第四步对话框（参见图 4 -
13），在此出可以指定新表与现有表之间的关系，本例中暂不指定，在下一节创建
表关系中再统一设定各表之间的关系。直接单击“下一步”按钮。
图 4 - 13
(8). 在“表向导”最后一步对话框中选择“修改表的设计”，单击“完成”按钮，则打开表设
计窗口，在该窗口中可以对表定义进行调整：“学号”字段的类型改为“文本”，字段
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大小改为 8；“课程代码”字段的类型改为“文本”，字段大小改为 4；“成绩”字段的
类型改为“数字”，字段大小改为“单精度型”，小数位数设为 1（参见图 4 - 16）。
图 4 - 14
(9). 设置主键。“选修”表的主键由“学号”和“课程代码”两个字段共同组成，设置方法如
下：在行选定器（各行左边的灰色条块）上把“学号”和“课程代码”两行同时选中，
按工具条上的“主键”（显示为一把钥匙）按钮，则把这两个字段都设为关键字段
（参见图 4 - 15）。
图 4 - 15
三. 修改表结构
表在创建完成后，如果发现设计错误或者要做些修改，可以打开“表设计”窗口对表结构
作修改。比如要修改“学生”表结构，可以在“学生管理：数据库”窗口中对“学生”表按鼠标右
键，然后从弹出的快捷菜单中选择“设计视图”菜单项，即可打开“学生”表的设计窗口对其结
构进行调整。比如改变字段名称、字段类型、大小等。也可以用鼠标把一行拖动到新的位置，
改变字段的顺序。可以插入新行和删除旧行，即添加和删除字段。
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图 4 - 16
第四节 关系的设计与建立
一. 定义表之间的关系
关系表示两个表在公用字段之间创建的关联性。关系有三中类型：一对一、一对多和多
对多关系。一对多关系是关系中最常用的类型。在一对多关系中，A 表中的一个记录能与 B
表中的许多记录匹配，但是在 B 表中的一个记录仅能与 A 表中的一个记录匹配。在多对多
关系中，A 表中的记录能与 B 表中的许多记录匹配，并且在 B 表中的记录也能与 A 表中的
许多记录匹配。多对多关系要通过定义第三个表（称作联结表）来达成，该表的主键包含二
个字段，即来源于 A 和 B 两个表的外部键。多对多关系实际上是使用第三个表的两个一对
多关系。例如，“学生”表和“课程”表有一个多对多的关系，它是通过“选修”表中的两个一对
多关系来创建。在一对一关系中，在 A 表中的每一记录仅能在 B 表中有一个匹配的记录，
并且在 B 表中的每一记录仅能在 A 表中有一个匹配记录。两个一对一关系的表可以合并为
一个表。可以使用一对一关系将一个表分成许多字段，或因安全原因隔离表中部分的数据，
或保存仅应用在主表中的子集的信息。
下面以学生管理数据库为例说明在 Microsoft Access 中创建表关系的过程（假设学生管
理.mdb 已打开）：
(1). 在“工具”菜单中选择“关系”菜单项，或直接按工具条上的 按钮，则打开一个空
白的“关系”窗口。
(2). 在“视图”菜单中选择“显示表”菜单项，或直接按工具条上的 按钮，则打开“显示
表”窗口。参见图 4 - 17
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图 4 - 17
(3). 在“显示表”窗口中选择“表”标签，在该标签中列出了当前数据库中的所有表，依次
选择各表，按“添加”按钮把全部表都添加到“关系”窗口中。参见图 4 - 18。
图 4 - 18
(4). 用鼠标把“系号”字段从“系”表拖拽到“学生”表，则打开“编辑关系”对话框，参见图 4
- 19。选中“实施参照完整性”复选框（有关参照完整性的定义见后面的说明）。按“创
建”按钮则在两表之间建立了一个关系，并关闭“编辑关系”对话框，返回到“表关系”
窗口
图 4 - 19
(5). 在“表关系”窗口中依次创建其他表之间的关系，并适当调整表的位置（用鼠标托
动）。最终的“表关系”窗口参见图图 4 - 20
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图 4 - 20
二. 与关系有关的概念
参照完整性：输入或删除记录时，为了维持表之间的关系而必须遵循的规则。如果实施
了参照完整性，则当主表中没有关联的记录时，Microsoft Access 不允许将记录添加到相关
表，或更改主表值以至造成相关表中的记录没有对应项，也不允许在相关表中有相关记录与
之匹配时删除主表记录。
级联更新：对于实施表之间参照完整性的关系，当更新主表的记录时，相关表中的所有
相关记录也一起更新。
级联删除：对于实施表之间参照完整性的关系，当删除主表的记录时，相关表中的所有
相关记录也一起删除。
第五节 数据操作与导入导出
一. 数据操作
表结构定义好后，就可以向表中添加、修改和删除记录。下面以学生管理书库中的“系”
表为例说明在 Microsoft Access 中定位、添加、修改和删除记录的过程（假设学生管理.mdb
已打开）：
在“学生管理：数据库”窗口中对“系”表按鼠标右键，然后从弹出的快捷菜单中选择“打
开”菜单项，即可打开“系”表的浏览窗口对其数据进行操作。参见图 4 - 21。
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图 4 - 21
1. 定位记录
在“系”表的浏览窗口可以用水平滚动条显示各列数据，用垂直滚动条前后翻动记录。在
水平滚动条的左边有一排记录翻动按钮 。可以前后翻动一条
记录，翻到第一条记录，翻到最后一条记录，也可以直接输入记录号翻到指定的记录。单击
可以翻到最后的空白行，在表中插入一条新记录。
2. 添加记录
在“系”表的浏览窗口中定位到最后的空白行，该行最左边的标签上有一“*”号标识。在
该行输入数据，当光标离开该行或直接按保存菜单（或按钮）时，若数据合法（主键唯一、
外键存在，字段满足规则等），则 Access 把该行数据作为新记录插入到“系”表中。
3. 修改记录
在“系”表的浏览窗口中定位到准备修改的记录，直接对相关字段编辑，按保存菜单（或
按钮）保存所作的修改。
4. 删除记录
若一条学生记录不再需要，则可以把其删除。方法是在“系”表的浏览窗口中定位到准备
删除的记录，单击工具栏上的“删除记录”按钮。
注意 在删除数据时可能需要同时删除其他表中的相关数据。例如，如果删除了一个系
的纪录，可能还要删除该系所有的学生记录。在某些情况下，通过实施参照完整性并打开级
联删除，可以确保删除适当的数据。
二. 数据导入与导出
1. 数据导出
导出是一种将数据和数据库对象输出到其他数据库、电子表格或文件格式的方法，以便
其他数据库、应用程序或程序可以使用这些数据或数据库对象。导出在功能上与复制和粘贴
相似。通常，使用“文件”菜单中的“导出”命令可以导出数据或数据库对象。可以将数据导出
到 Access 支持的数据库、程序和文件格式中。
Microsoft Access 可导出的数据格式：Microsoft Access 数据库、Microsoft Access 项目、
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dBASE、Paradox，Paradox for Windows、Microsoft Excel、Microsoft Word，Rich Text 格式、
Lotus 1-2-3、带分隔符的文本文件、固定宽度文本文件、HTML 和 IDC/HTX、Microsoft Active
Server 页、支持 ODBC 协议的 SQL 表、Microsoft Visual FoxPro 以及程序和数据库。
下面介绍导出“课程”表到 Excel 文件中的步骤（假设“学生管理.mdb”已打开）：
(1). 在“学生管理：数据库”窗口中，选择“对象”组的“表”，然后在右面的列表框中对“课
程”表单击鼠标右键，然后从弹出的菜单中选择“导出” 菜单项，则显示“将表‘课程’
导出为”对话框。参见图 4 - 22。
图 4 - 22
(2). 在对话框中选择保存位置为“练习”文件夹（若该文件夹不存在，应先创建一个），
文件名自动设为“课程”，选择保存类型为“Microsoft Excel 97-2000”，然后关系“保
存”按钮。则对话框关闭，Access 在“练习”文件夹中生成“课程.xls”文件，其中包含
了“课程”表的所有记录（第一行为字段名称）。
2. 数据导入
在 Access 数据库或 Access 项目中，导入数据将在新表中创建其信息的副本。在该过
程中源表或源文件并不改变。
导入数据时，不能将数据添加到现有的表中（除非导入电子表格或文本文件）。但可以
在导入表之后再执行追加查询，或者在 Access 项目中使用存储过程将表中的数据添加到其
他表中。
还可以导入非表的数据库对象，例如来自其他 Access 数据库或 Access 项目的窗体或
报表
Microsoft Access 可以导入或链接的数据源：Microsoft Access 数据库、Microsoft Access
项目、dBASE、Paradox，Paradox for Windows、Microsoft Excel 电子表格、Lotus 1-2-3 电
子表格（链接时为只读）、Microsoft Exchange、带分隔符的文本文件、固定宽度文本文件、
HTML、支持 ODBC 协议的 SQL 表、 Microsoft Visual FoxPro 和来自其他程序和数据库
的数据。
下面介绍导入 Excel 文件“课程.xls”到“课程副本”表中的步骤（假设“学生管理.mdb”已打
开）：
(1). 在“学生管理：数据库”窗口中，选择“对象”组的“表”，然后在右面的列表框的空白
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处单击鼠标右键，然后从弹出的菜单中选择“导入”菜单项，则显示“导入”对话框。
(2). 在对话框中选择保存位置为“练习”文件夹，选择文件类型为“Microsoft Excel”，则
在文件列表框中显示出“课程.xls”文件，选择该文件，然后单击“导入”按钮，则显
示“导入数据表向导”对话框。直接单击“下一步”按钮。
(3). 选中“第一行包含列标题”，单击“下一步”按钮。
(4). 选择数据的保存位置为“新表”。单击“下一步”按钮。
(5). 单击“下一步”按钮。
(6). 选择“自行设置主键”，从右边的下拉框中选择“课程代码”，单击“下一步”按钮。
(7). 在“导入到表”文本框中输入“课程副本”。单击“完成”按钮。导入完成。
本章小结
本章简单介绍了数据库的概念，重点说明 Access 数据库的创建，表的建立与修改，关
系的创建与删除，数据的添加、删除和修改。在表的创建中介绍了字段的类型、主键的定义
等，在表关系的创建中，介绍了关系的三种类型，以及一致性约束等概念与在 Access 中的
实现。最后说明在 Access 中导入和导出数据的方法，通过导入和导出可以与其他应用程序
交换数据。关于数据库的相关概念可以参阅本书的数据库原理章节。
数据库的表是数据库的主体部分，其他对象（比如查询、窗体等）都是在表的基础上创
建的。下一章将介绍查询的创建和使用。
思考与习题
1. 创建一个 Access 数据库名称为“EastChina”。
2. 在“EastChina”数据库中创建以下四个表。表的定义如下：
股民表
字段名称 类型 大小 小数 必填 关键字 默认值 说明
股民帐号 字符 5 是 是 股民的资金账号（主关键字）
股票帐号 字符 9 是 股民在交易所开设的股票账号（唯一）
姓名 字符 10 是
性别 字符 2 是 “男”或“女”
身份证号码 字符 18 是
地址 字符 50 是
邮政编码 字符 6
家庭电话 字符 15
类型 字符 4 是 散户 “大户”、“中户”和“散户”
开户日期 日期/时间 是
状态 字符 50 是 活动 “活动”、“冻结”和“销户”
保证金 数字 15 2 是 当前的资金余额
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证券表
字段名称 类型 大小 小数 必填 关键字 默认值 说明
证券代码 字符 6 是 是
证券名称 字符 8 是
成交价 数字 15 2 是 当前每股交易价格
股民证券表
字段名称 类型 大小 小数 必填 关键字 默认值 说明
股民账号 字符 5 是 是 引用股民表的股民账号
证券代码 字符 6 是 是 引用证券表的证券代码
数量 数字 10 是 0 股票数量（单位为股）
交易历史表
字段名称 类型 大小 小数 必填 关键字 默认值 说明
交易日期 日期/时间 是
股民账号 字符 5 是 引用股民表的股民账号
证券代码 字符 6 是 引用证券表的证券代码
买卖标志 字符 4 是 “买入”或“卖出”
成交量 数字 10 是 成交股票数量（单位为股）
成交价 数字 8 2 是 每股成交价
手续费 数字 15 2 是 缴给证券公司的手续费
印花税 数字 15 2 是 缴给国家的交易税
3. 在“EastChina”数据库中创建表之间的关系。参见下图。
图 4 - 23
4. 在在“EastChina”数据库的“股民”表中输入以下数据：
股民帐号 股票帐号 姓名 性别 身份证号码 类型 开户日期 状态 保证金
10001 866199567 宋菁 女 995019196610042 中户 1999-9-12 活动 ￥33,
10002 915266838 徐艳 女 539393197301145 中户 2000-3-27 活动 ￥555,
10003 469439086 林颖 女 566519198102106 散户 2000-3-7 活动 ￥
