财务管理税务规划税务机关行政管理.doc

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财务管理税务规划税 务机关行政管理 目录 概述…………………………………………………………………………………1 1税务机关公文运行管理………………………………………………………10 1．1税务机关公文文书管理…………………………………………………10 1．2税务机关电子公文处理…………………………………………………33 1．3税务机关办公自动化……………………………………………………45 2税务机关档案保密管理………………………………………………………51 2．1税务机关文书档案管理…………………………………………………51 2．2税务机关电子档案系统管理……………………………………………57 2．3税务机关保密管理………………………………………………………58 3税务机关政务调研督办管理…………………………………………………68 3．1税务机关政务调研的特点及内容………………………………………68 3．2税务机关政务调研工作的准备和开展…………………………………71 3．3税务机关政务调研工作的要求…………………………………………76 3．4税务机关督促检查工作管理……………………………………………78 3．5税务机关信访管理………………………………………………………83 4税务机关税收宣传信息管理…………………………………………………90 4．1税务机关税收宣传工作…………………………………………………90 4．2税务机关政务信息工作…………………………………………………92 5税务机关公务活动的管理与服务……………………………………………96 5．1税务机关会议管理与服务………………………………………………96 5．2税务机关接待工作管理与服务………………………………………103 5．3税务机关行政事务协调………………………………………………106 5．4税务机关外事工作管理………………………………………………109 6税务机关财务管理…………………………………………………………115 6．1税务系统经费管理……………………………………………………115 6．2税务机关经费管理……………………………………………………122 6．3税务机关基本建设经费管理…………………………………………128 6．4税务系统固定资产管理………………………………………………131 6．5税务系统经费使用的审计……………………………………………133 7税务机关的装备管理………………………………………………………138 7．1税务机关装备管理的任务和意义……………………………………138 7．2税务机关办公设备管理………………………………………………140 7．3税务机关其他装备管理………………………………………………144 7．4税务机关的政府采购工作……………………………………………150 8税务机关基本建设管理……………………………………………………161 8．1税务机关基本建设管理的基本内容…………………………………161 8．2税务机关基本建设前期准备…………………………………………164 8．3税务机关基本建设工程招标投标管理………………………………172 8．5税务机关基本建设决算的审计………………………………………178 9税务机关后勤管理与服务…………………………………………………182 9．1房产管理与服务………………………………………………………182 9．2税务机关食堂管理……………………………………………………189 9．3税务机关车辆管理……………………………………………………191 9．4税务机关干部职工医疗保健管理……………………………………197 概述 机关行政管理是指各级国家机关运用国家赋予的行政权力所进行的各种行 政事务管理活动，税务机关行政管理则是指各级税务机关依法对本机关行政事 务工作进行管理的活动，税务机关行政管理是国家机关行政管理活动的一个重 要组成部分。做好税务机关行政管理工作，充分发挥税务机关的职能作用，对 于圆满完成各项税收工作任务具有重要意义。 1．税务机关行政管理的特点 税务机关行政管理作为一门管理学科，有其独特规律和鲜明特点： (1)政治性和规范性。这是税务机关行政管理和国家机关行政管理的共同 特点。 (2)综合性和垂直性。税务机关行政管理不仅具有涵盖行政组织、行政领 导、行政决策、人事行政、财务行政、后勤行政等内容，还广泛地吸收了信息 论、控制论、系统论等现代科学成果，以提高自身管理水平，所以其具有综合 性。同时，由于税务系统是实行垂直管理的部门，因而税务机关行政管理又在 综合性的基础上，体现出其独特的垂直性。 (3)应用性和法治性。税务部门是一个行政执法部门，其行政管理过程 中，既表现出其他机关在行政管理过程中所采用的一切措施和手段的应用性， 又体现出行政执法机关管理的法治性要求。实施行政管理，无论是对内部加强 监管约束，还是对外行使事权或行政执法，都要以法制为依据，以法律为准 绳。特别是涉及税收执法的管理活动，直接构成税务行政执法行为。不坚持法 治原则或法制不完备，就可能出现依人不依法、依言不依法的现象，从而导致 行政管理的混乱。因此税务机关行政管理必须坚持法治原则，着力于法制建 设，逐步构建起税务机关行政管理的法制体系，形成规范严密的制度体系和框 架。 (4)客观性和实践性。税务机关行政管理的对象都是客观存在的，一切管 理措施和过程都必须具有可操作性，必须能够控制、监督、考核和评价。 2．税务机关行政管理的主要内容 (1)办公政务事务管理。办公室是一个机关或部门直接为机关和领导工作 服务的综合办事机构。办公室的政务工作，就是从本单位领导工作的要求出 发，围绕领导工作的中心，协助领导搞好调查研究，在制定政策或贯彻执行上 级方针政策上提出参考意见和方案、措施。办公室的事务工作，是指办文、办 会、办调查、办信息、办协调、办信访、办接待、办值班等事务性工作。办公 室的服务工作，是指保证政务工作顺利进行的文秘、行政、后勤保障等方面的 具体工作。 (2)财务管理。税务机关财务管理，是对税务机关资金的管理和运用，包 括单位预算管理、经费收支管理、财务活动分析、财务审计监督等内容。 (3)后勤管理。税务机关后勤管理的内容十分广泛。如食堂、宾馆、招待 所的管理；干部职工住房的建设、分配、调整、管理、维修；卫生保健、文化 健身等等。 3．税务机关行政管理的职责 不同管理活动的职能、职责，是由管理活动的不同阶段、不同性质和不同 专业化分工决定的。税务机关行政管理的职责，是指税务机关行政管理活动应 具备的功能和应担负的责任。 (1)规划全局。就是税务机关行政管理部门按照税务行政管理活动的内容 和规律，确定工作目标，预测发展趋势，并为此而制定实施的方法、步骤和手 段。这一职责相对于其他几个职责而言具有领先地位，它决定了组织领导、指 挥实施、协调各方的目标，也规定了效果监控的标准。履行这一职责，要注重 “五性”：①预测性。正确地预测税务机关行政管理活动在未来可能发生的情况 及趋势，事先加以周密筹划。②统一性。税务机关行政管理活动中的各个层 面、各个环节、各个群体在执行计划、实施规划的过程中，必须做到上下一 致，协调统一。③可行性。规划的事情，必须符合实际，切实可行。④持续 性。规划的执行要瞻前顾后，所拟定的目标、政策、策略、任务要充分考虑到 工作的连贯性和延续性。⑤灵活性。除了相关法纪、法规有明确规定的以外， 税务机关行政管理规划的执行要有弹性，有一定的可变空间，规划目标和指标 本身也应留有一定余地。 (2)组织领导。就是按照税务机关行政事务活动所涉及的范围、运行机制 和客观规律，科学地设置机构，合理地配备人员，把上下内外各个环节连成一 个有机整体，形成强大的凝聚力，以保证行政事务管理活动的正常进行。这一职责包括 四个方面的内容：①按照税务机关行政事务管理活动的计划和目标， 科学合理地划分各个税务行政事务管理层次，建立职能部门，明确工作岗位。 ②按照工作性质进行分工，确定各个部门、岗位的职责范围。③按照各管理部 门、岗位所担负的责任赋予其相应的权力，并建立通畅协调的信息传输渠道。 ④合理配备符合工作要求的人员，建立考核、培训制度和奖惩激励机制。 (3)指挥实施。就是税务机关行政领导依靠制度规定和职责权力，按照行 政管理活动的工作要求，把所管辖干部的工作积极性、主动性、创造性调动起 来，使他们能够各司其职，各负其责，发挥能量，开展各自的管理活动。这一 职责主要指税务机关行政领导者的职能，包含决策和实施两个方面，同时具有 统一指挥和依靠权威两个特点。 (4)监控效果。包括过程监控和结果检验。就是检查监督税务机关行政事 务活动开展的效率和效果，看是否与既定规划目标相一致，是否与税务机关的 地位、职能、形象相匹配。同时，利用管理制度、科技手段等对行政事务管理 活动过程进行评价、检测、考核和控制，发现偏离目标、行动迟缓或效果不佳 时及时予以纠正。 (5)协调关系。就是税务机关行政事务管理活动应该随时随地协调内外关 系，引导税务机关妥善处理管理中发生的矛盾和问题，使单位之间、部门之 间、人员之间、环节之间、岗位之间和谐统一、步调一致、协调运转、同步共 进。履行好这一职责，可以使税务机关行政管理各职能机构和管理人员的工作 取得较好的配合，互为补充，通力合作，还可以及时调整阶段目标和阶段步 骤，以适应总目标的要求。 4．税务机关行政管理的作用 税务机关行政管理对于保证税务部门圆满完成工作任务，理顺内部部门职 能关系，提高管理效益、工作效率和服务质量，强化干部队伍廉政建设，建立 新型税收征纳关系，营造良好外部环境，优化税务形象，都具有非常重要的作 用。 (1)税务机关行政管理为各项税收政策、工作决策在系统内得到正确执行 和快速实施给予保障。国家颁布的税收法律法规、相关税收政策的最新调整情 况、上级税务领导机关下达的有关政令等，税务部门各项政策的执行、各项决 策的落实，都必须依靠机关行政管理这一渠道，通过严密的组织机构，用权威 性、强制性的手段，集中统一地、快速有效地加以实施。建立一个反应灵敏、运行快捷、 畅通无阻的行政管理体系，是税务机关必不可少的一项工作内容。 (2)税务机关行政管理为税务部门联系上下、密切征纳、沟通内外创造条 件。税务机关行政管理范畴所涉及的公务活动，都是税务部门同上下级税务机 关、地方党政部门和纳税人交流、沟通的基本渠道，也是开展税务工作的基本 方式和途径。做好税务机关行政管理工作，能够在税收工作与外界环境之问架 设一座桥梁，促进各种工作联系得以长期保持，各种利益关系得以正确处理， 各种矛盾问题得以妥善解决，各种不良情绪得以有效化解，保证税务机关职能 正常行使，工作畅通运转，任务圆满完成。 (3)税务机关行政管理为整合税务部门内部资源、提高管理绩效、降低管 理成本奠定基础。通过开展行政管理活动，合理设置组织机构，建立健全工作 制度，引进现代管理手段，运用科学管理方法，可以最大限度地整合各级税务 机关的人、财、物、信息等资源，使之在时间和空问上实现优化配置，发挥较 好的效益，得到较高的收益。 (4)税务机关行政管理为税务部门落实“两权”监督、遏止腐败现象提供 手段。税务部门“两权”监督包括对税收执法权和行政管理权的监督。税务行 政管理权的主要实施场所在各级税务机关，主要实施对象是人员调配、经费收 支、物资划拨、基本建设、分房分物等，而这些绝大多数是属于税务机关行政 管理的范围。因此，税务机关行政管理理应成为税务部门“两权”监督的重 点。在税务机关行政事务上严格制度，加强管理，坚持公开、公平、公正原 则，杜绝“暗箱操作”，实施“阳光作业”，对于防止滥用行政权力，堵塞管理 漏洞，遏止腐败现象，有着实质性意义。 (5)税务机关行政管理为改善机关工作生活环境、调动全员积极性、解除 干部职工后顾之忧担负责任。税务机关行政管理的一项重要内容就是后勤事务 管理，涉及全体机关干部职工的切身利益。做好后勤管理工作，为机关干部职 工提供方便舒适的工作、学习、生活、娱乐条件，使其能够集中精力安心工 作，是税务机关行政管理的重要职责所在，也是形成税务机关和税务干部队伍 安定团结局面的重要因素。 5．我国税务机关行政管理的现状 总体而言，经过几十年的探索和完善，税务机关已初步形成了一套行之有 效的行政管理体系，在税务机关行政管理上发挥了重要的作用： 1．有健全的税务机关行政管理机构。我国现行税务机关行政管理机构是随着税制改革 而逐步建立、健全的。它分为中央、省(市)、地(市、州、 盟)、县(市、旗)以及部分基层税务机关行政管理机构。1988年第七届全国 人民代表大会第一次会议审议通过了国务院机构改革方案，首次将财政部税务 总局更名为国家税务局，并成为国务院的直属机构，由财政部归口管理。1993 年 3月在第八届全国人民代表大会上，国家税务局再次更名为国家税务总局， 并由财政部归口管理改为国务院直属机构，同时国家税务总局由副部级升格为 正部级。1994年，我国进行工商税制全面改革，实行了分税制财政管理体制。 为适应这一要求，省以下建立了国家税务局和地方税务局两套独立的税务机关 行政管理机构，它标志着我国税务机关行政管理机构建设进入了一个新的发展 阶段。 2．有明确的税务机关行政管理职责。行政组织是由一系列职责权限不同， 但又围绕一个统一的目标而集合起来的机构、职位和人员的综合体，它是整个 机关行政管理系统的“心脏”。合理的组织结构及其内部职责权限的科学划分、 行政机构之间及“心脏”与其他机构之间的沟通协调，是实现有效管理和提高 行政效率的重要因素。组织机构的建立是在明确划分职责的基础上进行的。 1997年 1月 23日，国务院办公厅转发了国家税务总局关于深化征管改革的方 案，明确了“以申报纳税和优化服务为基础，以计算机网络为依托，集中征 收、重点稽查”的税收征管模式。为适应税收征管改革的需要，税务机关行政 管理内部职责权限进行了进一步的细化和分解，逐步建立了较完备的内部监督 制约机制。为保护纳税人的合法权益，税务机关还建立了税务行政复议以及税 务行政执法过错追究、税务行政管理权和行政执法权监督机制等一系列制度， 使税务机关行政管理进一步科学化、规范化。一 3．有较完善的各项行政管理制度。为加强税务机关行政管理，各地税务 部门按照新时期税收管理要求，本着“周密、系统、简化、易行”的原则，制 定了包括管人、管财、管物、管事在内的各项规章制度，逐步形成了一个从岗 位设置到岗位职责、从人事管理到财物管理、从环境优化到执法监督的严密系 统。各项规章制度的建设和完备，为税务机关行政管理制度体系的形成奠定了 良好的基础。 4．有较先进的行政管理手段。随着科学技术的迅猛发展，信息化作为现 代化管理的最重要手段已经越来越受到人们的重视，机关行政管理现代化的步 伐也日益加快。目前，税务系统内先后开通了广域网和局域网，税务机关公文处理 ODPS 系统已经全面运用，税务机关办公自动化程度进一步加快，信息 资源全面共享。过去一些简单、无序、命令式管理手段逐步被覆盖全面、严格 奖惩、规范有序、法治公平的管理所代替。 我国税务机关行政管理体系历经多次改革，税务行政管理工作取得很大成 效，但与社会经济发展和纳税人要求还有差距，其管理体制存在的一些弊端， 制约了税务工作的进一步向前发展： 一是税务机关行政管理目标不够明确。从总体上看，税收一方面承担着组 织收入的任务，另一方面承担着调节经济的职能，它的这两种职能都需要通过 有效的税务机关行政管理来实现。在有的地方，税务机关是将税收收入计划通 过下达指标，并以指标完成情况作为考核各级税务机关政绩的基本标准。因 此，完成收入成了各级税务机关行政管理的主要目标。这些指标体系往往偏离 当地经济税源增长的实际，在一些地方就出现了扭曲的“唯任务论”的税务机 关行政管理行为，违背依法行政、依法管理的原则，造成税务机关行政管理目 标不具体、不明确的现象。因此，税务机关行政管理必须坚持以“收好税、带 好队”作为税务机关行政管理的基本目标，以依法行政、规范管理作为税务机 关行政管理的核心任务。 二是税务机关行政管理机制不够完备。有效的管理机制可以引导、刺激行 政行为走向依法行政的管理轨道。当前，税务机关行政管理制度没有自上而下 形成统一的体系。由于各地在对税务机关管理上思路和目标的不一致，使税务 机关行政管理制度建设呈现出零散、纷繁的格局，各地在工作实践中虽然作了 大量而有益的探索，但没有形成一个统一的、完备的、健全的制度体系，制度 建设上有些方面还存在着空白，这就导致了税务机关一些具体的行政行为存在 依据不足或无依据的情况，使得行政行为缺乏法定的程序和依据。 三是税务机关行政管理考核不够系统。有些地方的税务机关以完成税收收 入作为考核税收工作质量的主要指标，导致税务机关一切以收入任务为中心， 甚至出现只要收入任务完成，“一俊遮百丑”的现象。各级税务机关为适应税 收工作的需要，都纷纷制定了若干质量考核指标，但是它并没有形成一个完整 的体系，导致各级税务机关考核工作质量缺乏协调统一性，具体表现为自定指 标，自定标准，自行考核，考核的质量标准有时相互矛盾，相互重复，对考核 工作缺乏统一的、整体的、通盘的考虑，从而大大降低了税务机关行政管理的 效率。 四是税务机关行政管理手段不够科学。随着市场经济体制的建立和完善， 法制化进程的加快，依法治税、依法行政、依法管理的管理目标要求现行的管 理手段要从人治向法治、从手工操作向电子化操作、从局部管理向全局管理过 渡。因此，管理手段必须以完整、可靠、及时、有效的信息系统为基础。在行 政管理活动中，大规模地运用电子计算机是现代管理的客观要求。使计算机运 用于税务机关行政管理的最基本、最有效的方式和组织形式就是形成现代化的 行政管理信息系统。在税务机关行政管理中，目前存在的主要问题是有些地方 的管理信息系统各环节没有合理衔接或不能正常运转，信息封闭独立，各自为 政，协调难、处理难；或者信息获取、加工、传输、贮存、反馈各环节处理不 及时，导致信息传递速度慢，信息利用率不高；或者信息不完整、不准确，这 与现代化的管理要求极不相适应。因此，税务机关行政管理手段的进一步更 新，必须实现以计算机管理为依托，通过“信息、决策、信息反馈、决策调 整、信息再反馈、决策再调整”的不间断的循环，逐步形成相互激励、相互制 约、相互促进的管理机制，才能最终实现机关行政管理的科学化和现代化目 标。 6．税务机关行政管理改革 实行税务机关行政管理改革是形势发展的需要，是时代的大势所趋。当 前，我们正面临着许多新的机遇和挑战：知识经济的发展浪潮席卷全球；经济 全球化和我国加入 WTO的良好形势；我国经济体制改革的逐步深人和行政体 制改革的全面推行等等。面对这样的形势，继续推进改革、加大改革力度是我 们惟一的选择。只有进一步改革税务机关行政管理方式，更新税务机关行政管 理理念，才能真正使税务机关行政管理工作适应经济、政治、文化的发展进 步，适应税收事业的发展进步。新的形势决定了税务机关行政管理必定向法制 化、专业化、信息化和社会化的方向发展。 1．法制化趋势。税务机关必须建立一套与国际惯例接轨的管理行为规范， 使行政管理逐步步入法制化的轨道。伴随着经济的全球化，企业生产、经营的 市场化、国际化，尤其是在我国加入 WTO后，我国经济与世界经济融合的步 伐日益加快。这使整个税收工作特别是税务机关行政管理工作面临着一场崭新 变革。税收工作要与国际惯例接轨，首先要求税务机关行政管理工作必须符合 国际惯例，实现行政管理的法制文明。 一个成熟的市场经济国家，其政府行为对企业经济行为的操纵程度是最小的。作为纳税 人，到税务机关办理涉税事宜必须事先对办理事项、办理内容、 办理程序有一个清晰、明确的了解，并且要弄清与这些事项、程序相关的规 定、要求。依法办事是征纳双方共同遵守的准则，这就是现代化税务机关行政 管理所要遵守的首要行为规范。 税务机关内部行政管理，都要根据市场经济规则、国际经济政治交往的共 同准则以及现代经济政治发展的客观实际来制定管理规范。管理规范要客观、 具体、实在，要尽量克服人为因素对管理目标、管理质量、管理效率的影响。 只有高质量的管理行为才能使税务机关行政管理工作运转有序，完成相关的工 作目标任务。我们讲依法治国、依法治税，落实到税务部门，首先必须依法治 机关，使税务机关行政管理沿着法制化的轨道发展。 2．专业化趋势。税务机关必须建立一套贯穿税收工作全过程的专业化管 理目标体系。任何一项管理活动都不能是盲目、无序的，一个系统的决策、计 划、组织、控制和监督等管理活动能否达到预定的目标，关键取决于是否能有 效管理。税务机关行政管理的对象是整个税收工作，建立一套贯穿税收工作全 过程的管理目标体系，有利于克服税务机关管理工作的盲目性、被动性，提高 其科学性、主动性。 就整个税务机关行政管理而言，其管理的目标就是实现最大的管理效益， 即以最小的管理费用或管理成本，最简便的管理过程，取得最大的机关管理效 益。新时期税务机关行政管理的内容很多，要求很高，只有建立起一套完备的 税务机关行政管理目标体系才能较好地保证整个税务机关行政管理活动正常开 展，并最终取得最佳效益。 3．信息化趋势。税务机关行政管理将以办公网络化、自动化、电子化、 信息共享来优化机关行政管理。它将具备以下几个特点：一是管理机构规范。 从国家税务总局到省、市、县各级税务部门都应规范机构设置，各部门职责清 晰、分工明确，并能依照精简、效能的原则，协调有序运转。二是管理程序清 晰。现代化的税务机关行政管理应该是简明、高效的。纳税人到税务部门来办 理涉税事宜，能够很简便地办理完相关涉税事项。能够集中办理、或需要多个 部门办理的就应该尽量做到集中办理，尽量减少办税环节。每一项具体的行政 执法行为都有详细的操作规程，按章操作，严格办理，减少执法中的随意性， 杜绝执法中的不规范行为。三是管理手段科学。建立高效率的管理机制。包括 科学的决策机制、高效的执行机制、快速准确的反馈机制和健全的激励约束机制，使税 务管理的各项工作科学、有序地进行。其次是具有现代化的管理手 段。一方面吸收和借鉴国外行政管理的先进理论，先进做法，创立符合我国实 际的现代化税务机关管理方法，如系统论方法、目标管理方法等。另一方面， 在管理技术上尽可能实现办公自动化、信息管理网络化。税收征管全面实现电 子化，纳税人通过电子手段申报纳税，涉税信息由计算机综合处理、综合分 析，使税务管理的全过程实现电子计算机监控。先进的管理技术为完善机关管 理、服务税收征管、提高管理效能奠定坚实的基础。凡是属于税务机关行政管 理范畴的相关事件，能够依靠完善的处理机制、规范的处理程序、迅速的处理 行动，使之得到恰当的处理，高效率地完成每一项税务机关的行政管理活动。 4．社会化趋势。全面加强税收管理，使税务机关行政管理适应社会主义 市场经济发展要求，是对新时期税务机关工作的总体要求。逐步建立具有中国 特色的税务机关行政管理体系，是新时期税务机关行政管理的奋斗目标。税务 机关行政管理中，部分后勤服务管理的职能将逐步从行政机关中剥离出来，走 向社会化。实行行政管理职能和服务职能的分离，现在统一由机关后勤机构承 担的服务职能将逐步为专业化的社会企业所承担，使税务干部队伍人员更精 干，运转更迅捷。 1税务机关公文运行管理 1．1税务机关公文文书管理 2000年 8月 24日，国务院以国发[2000]23号文下发了《国家行政机关 公文处理办法》，随之国家有关部门又制定了 GB／T9704-一 1999《国家行政机 关公文格式》国家标准，标志着我国行政机关公文处理走上了法制化、规范 化、科学化的轨道。为了贯彻新的公文处理办法和公文格式国家标准，国家税 务总局出台了《全国税务机关公文处理办法(试行)》、《全国税务机关公文处 理办法实施细则(试行)》(国税发[2000]194号)，这是税务机关进行公文 运行管理工作的规范和依据。 1．1．1税务公文的概念 税务公文是税务机关在税务管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的 公务文书。包括书面文字材料(如文件、电报、报表、电话记录、会议记录、 调查材料、登记簿册等)和用技术手段形成和使用的电子文件、图纸、照片、 录音带、录像带、光盘等。 公文处理是税务机关的一项日常性、基础性的重要工作。公文处理，从广 义上说，是指对公文的办理撰制、传递处理与管理，它是公文得以形成并产生 实际作用的全部活动，是税务机关实现其管理职能的重要形式。公文处理具体 包括公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供、利用以及对公文处理的监 督控制和组织管理。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效和“党政分开” 的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到准确、及时、安 全、有效。 1．1．2税务公文的特点与作用 1．税务公文的特点 税务公文是兼用议论、说明、叙述三种表达方式的特殊应用文体。其特点是： (1)法定的作者 公文的作者不是任何人都可以承担的，他必须是法定的作者。法定的作者 与公文撰稿者是两个不同的概念。法定的作者，是法律术语中的“法人”组 织，依法成立并具有法定职权；公文撰稿者是具体承担公文写作的人员，其所 撰写的公文只有经过机关领导人审核和签发，才能成为定稿，成为印制公文正 式文本的标准本，否则，只是草稿。 (2)规范的体制 公文的种类、名称和行文格式以及用纸、书写、印刷装订等都有统一的规 定，不可随意变更。 (3)法定的程序 公文的撰制、传递、收发、办理、处理等都有严格的法定程序。只有履行 了法定程序的公文，才有法定效力。 2．税务公文的作用 税务公文能有效地记录、传递和储存税收公务活动所需的信息，起到传达 贯彻税收政策、工作意图，上下联系和处理机关工作，保证机关工作有效进行 的作用。具体作用是： (1)法规与指导作用 国家税务总局制发的部门规章是具有一定法律法规地位的税务公文。税务 机关的内部公文是制发机关的书面代表，是制发机关对其统属的下级实施领导 和指导，并接受自己的上级机关领导和指导的一种方式。 (2)依据与凭证作用 税务公文就是各级税务机关贯彻执行党和国家的路线、方针、政策，落实 税收政策和各项工作要求，处理公务的依据和凭证。上级机关根据下级机关的 报告、请示，有针对性地处理、答复、审批；下级机关根据上级机关的命令、 决定、通知等开展工作；平行机关和不相隶属机关凭借来文机关的公函解决和 答复问题。 (3)联系与沟通作用 税务机关上下左右之间要做到声息相通、协调行动，使机关工作正常有序 地进行，就必须有媒介物来进行联系和沟通。公文就能起到这种媒介的作用。 上级机关的命令、决定通过公文传达给下级机关，下级相关的请求、建议通过公文反映 给上级机关，平行机关和不相隶属机关有事情需要商洽，有情况需要 交流则通过公文进行联系。 (4)宣传与教育作用 税务公文的宣传、教育作用，集中地体现在下行文中。这些下行文有的本 身就是方针、政策，有的是部门规章，有的是规范性文件，有的则是安排部署 重要的工作任务。但无论哪种情形，都要阐明指导思想，讲清道理，说明做 法，提出要求，这无疑会起到提高认识、统一思想的宣传教育作用。 (5)强制与规范作用 税务公文体现着制发机关的意图和决策，一经制发就有强制执行、处理和 规范的作用。下行公文，下级机关必须不折不扣地执行；上行公文，上级机关 应当及时处理；平行公文，有关部门应给予必要答复。 1．1．3公文的格式与写作要求 1．公文的格式 公文的格式是指公文的组成部分。公文的格式有统一的规定。税务系统现 行的公文格式是国家税务总局 2000年下发的《全国税务机关公文处理办法》 中规定的格式。即“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标 识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印 章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。 (1)秘密等级和保密期限 秘密等级有绝密、机密、秘密三种。凡是涉及国家秘密的公文都应当标明 密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 (2)紧急程度 指公文送达和办理时限的要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特 急”、“急件”。 (3)发文机关标识 即发文机关落款，俗称“下款”。发文机关是公文的制发者，在正文的下 面偏右。领导机关制发的公文，常常只有文头或印章为标识。发文机关标识应 当使用发文机关全称或者规范化简称；几个机关联合发文时，主办机关排列在 前。 (4)发文字号 简称文号。由税务机关代字、年号、顺序号三要素组成。如“国税发 [2004]23号”，三要素顺序不能颠倒，年号置于方括号内，并且不能省略。 几个机关联合发文时，只标明主办机关的发文字号。 (5)签发人 即代表机关核准签发公文的领导人。一般公文签发人姓名签在拟文纸上， 但上行文应当注明签发人、会签人姓名，位置多在发文字号右下侧。命令、布 告等，签发人在文末，注明职务。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的 姓名和电话。 (6)标题 就是公文名称，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一 般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标 点符号。 (7)主送机关 指公文的主要受理机关，俗称“抬头”、“上款”。顶格写在标题之下，正 文之前，字体与正文相同。主送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统 称。 (8)正文 是公文的主体。其具体结构形式及写法因文种、内容、发文目的、行文关 系的不同而有差异。但总体要求是：观点要鲜明，条理要清楚，文字要简洁， 内容要准确。 (9)附件与附件说明 附件是随正文发送的其他文件、报表及有关材料等，与正文共同构成一份 完整的文件。公文如有附件，应当注明附件名称、件数和顺序。 (10)成文日期 成文日期指公文形式的确切时问。一般公文以负责人签发的日期为准，几 个机关联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；经会议正式讨论通过 方能生效的公文，以会议通过的日期为准；电报以发出日期为准。 (11)印章 指作为机关权力象征的图章。公文除会议纪要和以电报形式发出的公文以 外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公 文，发文机关都应当加盖印章。 (12)附注 指对正文的某些内容或有关事项、要求的注解与说明。公文如有附注应当 加括号标注。 (13)主题词 是指有关揭示公文主要内容并经规范化处理的词或词组。它的作用是与标 题相配合，进一步简要而准确地揭示公文主要内容，为现代化公文管理奠定基 础。公文应当标主题词。行文按照上级机关的要求标注主题词。 (14)抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称 或者规范化简称、统称。 (15)印发机关 指承印公文的部门。 (16)印发日期 指送印刷厂(文印室)的日期。 2．公文写作的基本要求 税务公文写作不同于一般文章的写作，公文担负着传送贯彻党和国家的方 针、政策，依法发布部门规章和规范性文件，贯彻落实工作部署，请示和答复 问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的使命。这就决定了公文写作有 着自身的规律和特点，有着与其他应用文章不同的写作要求： (1)要符合党和国家的方针政策 公文是指导、部署、约束、控制公务活动的书面工具，它的内容是由税务 机关的行动意图和公务活动所决定的。这就决定了税务公文的写作必须以党和 国家的方针、政策、法律、法令为依据，符合上级税务机关的有关规定。 (2)要坚持实事求是的态度 实事求是，是我党的优良传统和作风。无论做什么事情，都要坚持实事求 是的态度，制发公文更是如此。公文作为指导、部署、约束、控制机关工作的 书面工具，必须准确无误，符合实际情况，否则，就会贻误工作，降低公文的 威信和效能。 (3)主题要突出，观点要鲜明 主题是作者通过具体的材料和论述所要告诉读者的思想观点。它是公文的 灵魂和核心。它与公文质量的高低、价值的大小、观点的优劣，有着非常密切 的关系，对公务活动的成败有着至关重要的影响。因此，公文写作一定要主题 突出，观点鲜明。 (4)要符合严格的规范要求 税务公文有国家税务总局规定的固定格式，写作时，必须按固定格式行 文，不管是结构程式，还是页面安排，都要按规定办理，不能“出格”，以确 保公文的严肃性、有效性。 (5)符合本机关的职责范围 各级税务机关的职责都是有一定范围的。公文作为制发机关的书面发言 人，它的内容决不能超越其职责范围。否则，便是越权行为。 1．1．4税务公文主要种类 根据国家税务总局(国税发[2000]194号)《全国税务机关公文处理办 法》规定，全国税务系统通用的公文主要有十二种：命令(令)、决定、公告、 通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 1．命令(令) 命令(令)，适用于依照有关法律、行政法规发布税收规章；宣布施行重 大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 (1)命令(令)的特点 命令(令)具有以下几个特点： ①极强的权威性 根据法律，只有中华人民共和国主席，全国人大常委会和委员长、国务院 总理、国务院各部部长、县以上各级地方人民政府，军事领导机关，才可以依 据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。在实际工 作中，各级地方政府都很少使用命令这一文种，国家高级领导机关和主要领导 人才较多使用。因此，命令具有很强的权威性。命令一旦发布，别的单位或个 人都不得修改或歪曲，如果别的公文的内容与命令的有关精神相抵触的，也一 律以命令为准。 ②明显的强制性 命令具有明显的强制性，上级机关发布了命令，下级机关不管是否同意， 不管有什么困难或问题，都必须坚决地无条件地执行。令出必行，违反命令或 抗拒执行命令，就要受到惩罚，在所有国家机关行政公文中，命令是最具有强制性的。 ③特别的专用性 当代对命令的使用，主要限于国家机关、军事领导机关。党的机关、社会 团体及企事业单位不能使用。 (2)命令(令)的类别 命令按功用一般可分为：发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令、通 缉令、特赦令、戒严令、动员令等，税务机关主要使用前三者。 (3)命令(令)的格式与写法 命令和令实质上没有区别，它们的基本特点是一样的。只是在某种情况下 使用哪一个文种更习惯、更顺当的问题。 命令(令)的结构通常包括标题、文号、正文、签发者、日期五部分。上 述各类略有不同。 2．决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，撤销下级 机关不适当的决定事项。 (1)决定的特点 决定具有以下特点： ①制约性和强制性 决定属下行文，它比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥 和处置意图，要求下级机关无条件执行，具有制约性和强制性。尽管它的制约 性和强制性没有命令那么严格，但比其他公文都要强。 ②指挥性和指导性 决定是对重要事项或重大行动作出安排，这对下级机关就有指挥性和指导 性。 (2)决定的类别 根据内容与作用，决定可分为以下几类： ①重大问题决定 即用来统一对某一方面或某类带有普遍性的重大问题的认识，确定大政方 针的决定。 ②部署指挥性决定 即用来部署某项重要工作或安排某一重要活动的决定。 ③决策知照性决定 即用来解决具有特殊意义的重要事项的决定。 ④组织人事决定 即对设置机构、任免人员、表彰、处分等重要事项作出的决定。 (3)决定的格式与写法． 决定一般由标题、正文、日期等部分组成。 ①标题 标题由发文机关+事由+文种三部分构成。如属会议的决定，要在标题下 以括号注明何时何会议通过。 ②正文 由于决定的类型不一样，其正文的内容侧重点就有所不同，写法也有差 别。但一般说来，决定的正文主要由两方面的内容构成，一是决定的原由；二 是决定的具体内容。 ③日期 即做此项决定的时间，置于标题下圆括号内，或写在正文后。 3．公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (1)公告的特点 ①广泛性 公告宣布的重要税收政策事项是需要广大纳税人了解、周知、遵守和执行 的事项，是面向社会的。所以公布范围具有广泛性。 ②庄重性 公告的制定和发布机关一般是地位较高、影响较大的国家机关。 ③单一性 公告宣布的事项一般都是重要事项，且发布的方式不是张贴，而是通过通 讯社、电台、报刊发布，宣告者与被告者不一定具有隶属关系，由此而决定了 公告内容的单一性。 (2)公告的种类 一般说来，根据不同的发布机关，公告可分为以下两种类型： ①行政公告 这是国家机关向国内外宣布重要事项的公告。 ②专业公告 这是政府的有关职能部门，依据有关法令、法规，按法定程序发布的公 告。 (3)公告格式与写法 公告由标题、正文、签署和日期四部分构成。 ①标题 标题通常有三种基本形式： 由发文机关+事由+文种构成。 由发文机关名称+文种构成。 只写“公告”。 ②正文 公告的正文因不同的内容而有不同的写法。有的公告类似于向社会发布一 条消息；有的则要先写明发布公告的依据缘由，然后再宣布事项。内容必须是 真正的要事，要高度概括；一般不提出执行要求。 ③签署 签署写明公告发布机关全称。如果公告的标题是发文机关名称加文种的， 也可不写公告发布机关名称。 ④日期 公告的日期一般标在签署的下一行。 4．通告 适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 (1)通告的特点 ①内容具有广泛性 通告所公布的事项，是社会生活中的一般性事务。 ②应当具有普遍性 通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，其应用单位要比 公告普遍得多。 ③范围具有一定性 通告只在国内一定范围内公布，不似公告国内外均可。 (2)通告的类别 根据内容和作用，可将通告分为两类： ①周知类通告 这类通知主要是使公众了解重要情况、重要消息，带有通知性质。因此文 中不提直接的执行要求。 ②执行类通告 这类通告主要是向公众交代需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规 范，具有一定的强制力。 (3)通告的格式与写作 由标题、正文、发文机关和日期三部分构成。 ①标题 通告的标题一般有三种形式： 由发文机关+事由+文种构成。 由发文机关+文种构成。 只写“通告”二字。 ②正文 正文由缘由、通告事项和结尾三部分组成。缘由作为正文的引言，说明制 发通告的目的、原因和根据；通告事项为正文的主要部分，具体写明应当遵守 或周知的内容。可用“特通告如下”转承连接。结尾是通告正文的结束。可针 对须执行的有关事项提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不 写，形式比较灵活。 ③署名和日期 正文后签署发布机关的名称和日期。如果通告的标题是发文机关名称加文 种的，正文后也可不签署名称。 (4)通告与公告的区别 通告与公告都属于周知性公文，但它们还是有明显的区别： ①内容范围不同。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，多涉及公 安、交通、金融、财政、税务等方面的内容；而公告所宣告的事项则是国内外 关注的大事或依法规定的特定事项。 ②发布机关不同。通告一般机关、团体、企事业单位都可以发布，而公告 一般由高层领导机关或法定的有关职能部门发布。 5．通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规范性公文， 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任 免人员。 (1)通知的特点 ①应用具有广泛性 与其他公文相比，通知的使用频率非常高，应用范围也很广泛。既可传达 重要指示，又可布置工作，还可知照一般事项。 ②内容具有单纯性 通知一般只限于布置一项工作或知照一件事项。 ③行文具有灵活性 与其他指令性文件相比，通知的行文较为自由灵活，无需拘泥于固定的结 构程式。 (2)通知的类别 根据内容和功用，可将通知分为以下五类： ①指示性通知 上级机关对下级机关某一项工作有所指示和安排时，根据公文内容又不必 用“命令”或“指示”，便制发指示性通知，以阐明工作活动的指导原则和方 法。 ②知照性通知 是用于告之各有关方面周知的事项等的通知。这种通知发送对象广泛，对 下级、对平级均可发送。 ③印发、批转、转发性通知 用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属 机关的公文以及发布某些行政法规等。 ④事务性通知 用于上级机关对下级机关就某一具体事项布置工作，交代任务；同级机关 及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对 方配合、协助办理等。 ⑤任免、聘用通知 用于任免或聘用机关工作人员职务等。 (3)通知的格式与写作 通知的总体结构一般由标题、文号、主送机关、正文、制发机关名称和成文时间等部分 构成。 ①标题 标题一般由发文机关名称、事由加文种组成。如果内容简单，不以正式公 文格式印发，还可只写文种。 ②文号 以正式公文格式印发的通知，应有文号。 ③主送机关 主送机关指通知的主要受理机关。顶格写在标题之下，正文之前，字体同 正文。主送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。 ④正文 正文部分先要写清制发通知的理由和目的，然后要写明通知的事项，即要 求受文者办理、周知或执行的事项。 ⑤制发机关名称和成文时间 制发机关名称和成文时间放在正文后。 6．通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。其使用范围很广。 它的作用是通过表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性 事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项，来教育干部群众，推动工作 的进一步开展，属于下行文文种。 (1)通报的特点 ①典型性 通报所关涉的事项，都是典型的事件、典型的人物和具有倾向性的重要情 况。 ②教育性 通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，更重要的是让人们在知晓内容之 后，从错误中吸取教训，引以为戒；接受先进思想的教育，提高觉悟。 ③时效性 通报的人物、事件、情况，必须快速及时，才能起到宣传、教育、指导作 用。 (2)通报的类别 根据内容和功用，可将通报分为以下三类： ①表彰性通报 就是表彰先进个人或先进单位的通报。目的是宣传先进思想，给他人树立 学习的榜样。 ②批评性通报 就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故 等，目的是找出错误根源，惩戒犯错误者，让他人从中吸取教训，受到教育， 以免重蹈覆辙。 ③情况通报 就是发文机关把现实工作中出现的重要情况告知所属单位和群众的通报。 目的是让下属了解全局情况或某一方面工作的动向、信息，以统一思想认识， 推动工作的进一步开展。这类通报具有沟通和知照的双重作用。 (3)通报的格式与写法 通报一般由标题、文号、主送机关、正文、发文机关和日期等部分组成。 ①标题 通报的标题一般有两种形式： 由制发机关+事由+文种构成。 由事由+文种构成。 ②文号 文号标在标题右下方。有的通报没有文号。 ③主送机关 主送机关指某一范围内。 ④正文 不同类型的通报，正文有不同的写法。表彰性通报和批评性通报正文结构 一般有三部分：首先说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经 过情况；然后，对所叙述的事实进行准确的分析，恰当的评价；最后根据通报 的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。情况通报正文结构一般有两 个部分：先是客观叙述情况，然后针对具体问题提出相应对策，或是提出希望 和要求。 ⑤发文机关和日期。 发文机关和日期写在正文后。 7．报告 报告，是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时 所使用的上行文种。 (1)报告的特点 ①汇报性 报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作情况，答复上级机关的询问 等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题。 ②综合性 报告的内容不像请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综 合报告几件事情，层次结构也比较复杂。 ③广泛性 报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联 系的一种重要形式。 (2)报告的类别 根据内容和功用可将报告分为以下四类： ①综合报告 是将本机关全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。这 种报告能反映本机关的全面情况，以便上级了解全局，做出全面指导。 ②专题报告 是针对本机关某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告。 ③回复报告 是根据上级机关或领导人的查询、提问写出的报告。 ④例行报告 是下级机关因工作任务、性质的需要，定期向上级机关写出的报告。包括 日报、周报、旬报、月报、季报等。 (3)报告的格式与写法 报告一般由标题、上款、正文、发文机关和日期等部分组成。 ①标题 报告的标题主要有两种格式： 由事由加文种构成。 由报告单位加事由加文种构成。 ②上款 主送机关。 ③正文 不同类型报告的正文部分，有不同的写法。 综合报告的正文，首先，将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目 的，对整个工作的估计、评价等作简要的概述；然后，分段详细说明工作的主 要情况、主要做法，取得的经验、效果等；最后，分析工作中存在的问题，提 出下步工作具体意见，并以“请审阅”或“特此报告”等语作结。 专题报告的正文，可采用“三段式”结构法。如以反映情况为主的专题工 作报告，主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见。结尾通常以“请审 核”、“请审示”等语作结。 回复报告的正文，要根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性地作出 报告。这种报告要求问什么答什么，不要涉及询问以外的问题或情况。 例行报告的正文，要随着工作的进展情况来写，写出新意。 ④发文机关和日期 如标题已有发文机关名称，可省略署名，直接写明成文时间；如标题没有 发文机关名称，必须先署名，再写成文时间。 8．请示 请示，是下级机关向上级机关请求指示、批准时使用的上行文种。凡属本 单位无权、无力、无法解决的事项，都需用请示行文，请求上级机关给予指示 或批准。 (1)请示的特点 ①请求性 请示所涉及的事项，都是本机关急需办理，而自身却无权或无力或无法或 不知如何办理的疑难事项，必须请求上级机关予以指示，才可行事。 ②单一性 请示都是一文一事，一事一请，不涉及其他内容。 ③预先性 请示必须事先行文，经上级批准后，才可以开展工作，不允许“先斩后 奏”。 (2)请示的类别 根据行文的目的，可将请示分为以下三类： ①请求指不 下级机关在执行政策时遇到困难或出现新的情况，需要变通，或执行政策 时尚有不太清楚明了的地方；或对上级机关某个决定有看法，可以向上级机关 请求指示。 ②请求批准 下级机关就某项工作、某个问题请求上级机关给予审定、核准、认可；或 在人、财、物方面有困难，需要上级给予帮助解决的，都必须请示。比如，机 构设置、人事变动、项目安排、经费增拨和设施改善等，都属于此类请示。 ③请求批转 下级税务机关对工作出现的新情况、新问题，提出了处理意见和解决措 施，但却因“条块”限制，无权要求同级职能部门或不相隶属机关照办执行。 这就需要请求上级机关审定批准后转发有关方面执行。这种请示就是请求批转 请示。 (3)请示的格式与写法 请示的结构包括标题、主送机关、正文、落款和日期等部分。 ①标题 请示的标题主要有两种格式： 由请示单位+请示事项+文种构成。 由请示事项+文种构成。 请示应当注明签发人和联系人及联系方式。 ②主送机关 “请示”的主送机关一般只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据 请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关，另一个则用抄送形式。除 领导直接交办的事项外，不得直接送领导者个人。一般不得越级请示。 ③正文 正文包括引语、主体、结尾三部分内容。引语应言简意赅地说明请示的原 由、背景或依据；主体要明确清楚地写出请求上级指示、批准、批转的事项； 结尾另起一行，用“当否，请批示”、“以上要求，请予审批”等习惯结语点明 请示目的要求。 ④落款 落款应署发文机关全称或规范简称。 ⑤日期 落款下方写明发文日期。 (4)请示与报告的区别 “请示”与“报告”都是上行文，但两者不能混用。其主要区别是： ①行文目的不同 “报告”是汇报工作，反映情况，提出建议，答复询问时使用的，其行文 的目的是让上级机关了解情况，掌握动态，为部署决策提供依据，报告并不要 求上级机关批复。“请示”是请求上级机关指示、批准时使用的，其行文目的 是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。 ②行文时间有别 “报告”的行文时间大多在事后，也有在事前或在进行中报告的。所报告 内容是已出现的情况，已完成了的某一阶段或某项工作。“请示”要求事前行 文，请示的是尚未进行和尚待指示的事项。 ③格式写法各异 报告标题文种明确为“报告”，正文部分汇报工作、反映情况、提出建议、 答复询问，不得夹带请示事项；结尾部分用“以上报告，请审阅”、“特此报 告”、“专此报告”等收束全文。请示标题文种明确为“请示”，不能写成“报 告”或“请示报告”，正文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准； 结尾部分用“当否，请批示”、“以上请示，请批复”等结束全文。 9．批复 批复，是答复下级请示事项时使用的一种下行文种，具有指挥、判断的效 能。其内容主要是对请示事项明确表态或同意，或不同意，或部分同意，有时 还对请示事项作出修正、补充。 (1)批复的特点 ①行文具有被动性 批复的写作以下级或所属部门的请示为前提，先有上报的请示，后有下发 的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。 ②内容具有针对性 批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对 请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。 ③效用具有权威性 批复表示的是上级机关或业务主管部门的结论性意见，下级机关或所属部 门必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有 很强的权威性。 (2)批复的格式与写法 批复的结构通常包括标题、文号、上款、正文、落款和成文时间等六个部 分。 ①标题 标题由发文机关加事由加文种构成，即写明何机关关于何事的批复。 ②文号 文号写在标题右下方。 ③上款 上款写受文单位，即针对请示的发文机关。 ④正文 正文由引叙来文和作出批复两部分构成。引叙来文，要写明是对于何时、 何文号、关于何事的请示的答复。时间、文号也可省略。作出批复，是针对请 示问题的答复。 ⑤落款 落款应署发文机关全称或规范简称。 ⑥成文时间 落款下方写明成文时间。 10．意见 意见，是对重要问题提出见解和处理办法的一种文种。其行文方向既可上 行，也可平行，还可下行。 (1)意见的特点 ①参考性 意见不像其他公文，是开展工作和进行监督、检查的依据，它只是参考性 意见。 ②灵活性 与其他公文相比，意见的约束力不强，更没有强制性；相反，在具体执行 时有较大的灵活性。 (2)意见的类别 根据意见的内容和功用，可将意见分为以下三类： ①规划性意见 是就某一时期或某一方面工作提出大体构想的意见，类似于“计划”中的 规划、纲要等。不同之处在于，计划有较强的约束力，一经会议通过或由上级 批准，在其所涉及的范围内是开展工作和进行监督、检查的依据；而意见只具 参考性。 ⑦实施性意见 是指在实施政策、法规性文件时，就如何贯彻会议或上级文件精神提出的 原则性要求。 ③具体工作的意见 是对某项具体工作提出的具体处理办法。 (3)意见的格式与写法 意见一般由标题、主送机关、正文、发文机关、成文时间等构成。 ①标题 标题由事由加文种构成 ②主送机关 “意见”如果以文件形式行文下发，应有主送机关。 ③正文 正文包括发文缘由和具体意见两部分，有时还有贯彻执行的要求。 ④发文机关 在成文时间前注明发文机关名称。 ⑤成文时间 成文时间可在标题之下或正文之后注明。 11．函 函，是公函的简称，为公务信件。是不相隶属机关之间相互商洽工作、询 问和答复问题时使用的一种文种。 (1)函的特点 ①广泛性 函广泛应用于公务往来的各个领域、各个级别层次的机关。不管是上级机 关询问、答复或催办一般事宜，还是平行机关和不相隶属机关之间商洽、联 系、询问和答复有关事宜，抑或是通知一般事项，都可用函来行文。 ②灵活性 因函不具呈报与指示作用，所以制发时，既不受作者职权范围与级别层次 高低的制约，也不受内容繁简，字数多少的限制，很具灵活性。 (2)函的类别 根据作用，可将函分为以下三类： ①商洽函 主要用于平行机关或不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参 观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。 ②问答函 主要用于向对方询问或答复某一事项。询问问题的函称“问函”，答复问 题的函称“复函”。 ③请批函 主要用于向平行或不相隶属的政府主管部门请求批准某一事项。 (3)函的格式与写法 函一般由标题、文号、主送机关、正文、落款和日期构成。 ①标题 函的标题通常有两种结构形式： 由发函机关+事由+文种构成。 由事由+文种构成。 ②文号 文号写在标题右下方。 ③主送机关 主送机关是对函负责办理或答复的机关。 ④正文 函的正文一般有三个层次，即开头、主体、结尾。开头，说明发函原由、 依据；主体，写明商洽、请批、答复的具体内容事项；结尾，有的意完即止， 无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上习惯语：“特此函告”或“盼复”、“请 函复”；如是复函，则写上“特此函复”。 ⑤落款 落款写明发函单位。加盖单位公章。 ⑥发函日期 发函日期位于印章下方，全称写明年、月、日。 (4)公函与私函的区别 函作为一种公文，与私人信件有所不同。公函，谈的是公务，主要内容常 用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的 本质区别。 (5)复函与批复和答复性报告的区别 复函与批复和答复性报告都属答复性公文。但三者又有所区别。复函的对 象，一般是不相隶属机关，属平行文；批复的对象是下级机关，属下行文；答 复性报告的对象是上级机关，属上行文。 (6)请批函与请示的区别 请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对 象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部 门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部 门。主管部门多是职能部门。 12．会议纪要 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的一种行政文种。具有情 况通报、执行依据等作用。 (1)会议纪要的特点 ①纪实性 会议纪要是会议内容的忠实体现，是会议情况、会议精神，是会议所议定 事项的真实反映。随意增减和更改内容而成的关于会议的文字材料不是真正的 会议纪要。 ②概括性 会议纪要不是对会议情况的反映有闻必录，而是就会议中的重要情况和研 究解决的重大问题、决策意见，撮其要点进行整理，概括出会议的主要精神。 ③条理性 与其他公文相比，会议纪要的突出特点之一，就是条理性。它以会议宗旨 为中心，把会上讨论的问题和议定事项分类别、分层次予以归纳、整理。 (2)会议纪要的类别 根据性质与内容可将会议纪要分为以下三类： ① 办公会议纪要 所谓办公会议，就是机关研究日常工作、日常事务的会议。这种会议有固 定的开会时间，或每周一次，或每月一次。记载这种会议的讨论情况和议定事 项的文字材料，就是办公会议纪要。 ②工作会议纪要 所谓工作会议，就是为解决或协调工作中的某些实际问题而召开的会议。 记载这种会议讨论、议定事项的文字材料，就是工作会议纪要。这种会议纪要 的行政约束力很强，具有明确的指示性。 ③学术性会议纪要 这类纪要属讨论型的会议纪要。它不具有法定的行政权威和约束力，只起 交流情况、报道消息和参考的作用。 (3)会议纪要的格式与写作 会议纪要通常由标题、正文、署名、成文日期、文尾五部分构成。 ①标题 标题有两种情况： 由会议名称+纪要构成。 由召开会议的机关+内容+纪要构成。 ②正文 会议纪要的正文一般由两部分组成。一是会议概况。主要包括会议时间、 地点、名称、主持人、与会人员、基本议程等；二是会议的精神和议定事项。 ③署名 署名写在正文的右下方。署名为会议主办单位名称，用全称。 ④成文日期 成文日期一般以会议结束的日期为准。公开发表的会议纪要写在标题下方 正中。 ⑤文尾 如果作为文件发布或上送下达，须按公文要求注明抄送的范围。 1．1．5税务公文处理的流程 税务公文处理的流程主要包括收文和发文。 1．收文。收文处理是税务机关文秘工作的重要组成部分，是指收到文件 后组织文件运行，直至阅办完毕的全过程。主要程序包括：签收、登记、审核、拟 办、批办、承办、督查、催办等。 (1)签收。是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字， 以示收到。签收有两种情况：一种是不接触文件内容，只是签收多少信封或文 件包，即通常所说的“外收发”；另一种是逐份清点接收文件，又叫“内收 发”。 (2)登记。就是将所收需要登记的文件，在本机关记载人册的工作。通过 登记，给来文编号，记录文题(内容摘要)、来源、去向，保证文件的收受和 处理。 (3)审核。是拟办的前提，就是阅览文件的内容是否属于本机关承办的范 围，或属于何单位承办的范围。 (4)拟办。是文秘人员对来文应由哪位领导审批，哪一部门承办，以及承 办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导批办时参考。拟办工作 是一项很重要的工作，它是发挥秘书人员在文件处理中的参谋助手作用，节省 领导工作时问的有效措施。 (5)批办。是机关领导对收文的拟办意见所作的批示。 (6)承办。是机关有关部门或有关人员对应办理的文件根据领导批办意见 进行具体办理的工作，是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段。承办 工作质量高低，直接反映一个机关的工作质量和工作效率。 (7)督查催办。是秘书人员根据承办件的时间要求或领导的批办意见进行 督促的工作。是避免文件积压，加速文件运行的手段。 2．发文。发文处理是以本机关名义制发公文和材料的过程。发文主要包 括七个方面：一是请示文件；二是批复文件；三是向下发的指导性文件；四是 向上级机关反映本部门工作或情况的报告及对上级机关交办事项的回复；五是 对平行机关或不相隶属机关商洽工作的问函或复函；六是转发的文件；七是机 关编印的简报、信息。 发文处理的任务是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作。主要有拟 稿、会签、审核、签发、复核、登记、编号、校对、缮印、用印、分发等程 序。 (1)拟稿。即起草文件的初稿或草稿，是供作修改、讨论和审阅用，不具 有任何法定效力。 (2)会签。是主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得 有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字。本级机关范围的拟文 如涉及到其他部门，也应请有关部门负责人会签。 (3)审核。是发文处理的重要环节，主要审核是否需要行文，行文方式是 否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否规范等。一 般由办公室负责人审核。 (4)签发。是税务机关领导人对拟以本机关名义发出的文件送审稿签署表 示核准的意见。文件经过领导核准签发后即已生效。 (5)复核。是公文正式印制和发出前进行复核，重点是：审批、签发手续 是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范；印制件与原稿是否一致 等。 (6)登记。文件在签发之后，发出之前必须进行登记，编发文字号，记载 发文范围、印制数量、发出方法等，对有些不需编正式文号的文，也应予以登 记，以备查找。 (7)编号。文件编号，又称文号。在发文登记时，要按登记顺序给所登记 的文件编号，这个文号就成为该文件的代称。 (8)校对。是在文件印刷过程以前，以签发的定稿为准，同打印的底版或 清样进行核对的工作。校对是确保文件文字准确，避免发生错漏的一个关键环 节。 (9)缮印。是指对外发出的文件，根据领导签发的定稿，经过缮写、打字 或印刷而制成正式文本。 (10)用印。是指在制成的公文上加盖机关印章，也称“盖章”。机关印章 是代表机关职权的一种凭证和标志。公文上加盖了印章，才能产生相应的效 力。 (11)分发。是将制成的公文按主送、抄送去向分别装封和发出。 1．2税务机关电子公文处理 国家税务总局组织开发的《电子公文处理系统》已在全国税务系统得到广 泛运用，它部分取代了纸制文件，繁琐的人工操作流程，建立了用科技手段处 理公文的平台，提高了工作效率。《电子公文处理系统》遵循了《全国税务机 关公文处理办法》的框架和原则，在运用中，根据公文处理的流程，设置了各个工 作岗位的管理权限，使公文处理工作从登记到拟办，从承办到封发，做到 了快速、准确、高效、保密。此外，还有一些省市自行组织开发了基于不同平 台和本地情况的公文处理系统，同样取得了良好效果，金税三期将以此为基 础，开发全国税务统一的公文处理系统。 1．2．1电子公文处理系统的操作对象 信箱——即邮箱，是文件流转的枢纽，既可用于接收信件(这里指公文文 件)或消息，也可作为信件传递过程中的转发站，每个系统用户均拥有自己的 个人信箱，具有文件分办权的用户还拥有一个部门信箱。 个人文件夹——文件夹是为便于组织与管理个人文件而使用的一种文件组 织方式。在公文处理系统中，个人文件夹的作用仅限于存放由个人起草的公文 的原稿等。 外收文登记簿——收文登记簿用于登记收文及其文件运转情况，以取代目 前纸质的收文登记簿。每个文件管理部门均有自己的收文登记簿，用于记载本 部门的收文情况；收文登记簿为以后查询文件情况提供了依据，对加强单位的 收、发文管理起到一定的推动作用。 内部文件登记簿——用于登记内部文件的有关信息。每个文件管理部门均 有自己的内部文件登记簿，用于记载本部门的内部文件收文情况。 发文登记簿——用于登记发文及其文件运转情况，以取代目前纸质的发文登 记簿。每个文件管理部门均有自己的发文登记簿，用于记载本部门的发文情况。 催查办登记簿——为了解文件的催查办情况和对催查办文件进行跟踪，文 秘人员在发送催查办消息时需填写催办单，并在催查办登记簿中进行登记。催 查办登记簿全面地反映了文件催查办的情况，可为跟踪催查办文件提供依据。 系统提供对收文和内部文件的催查办功能。每个文件管理部门拥有一个催查办 登记簿，催查办消息的发送只适用于部门而不针对某个人。 办文情况登记簿——为便于文秘人员了解从本部门发出的文件的办理情况 和为文件催查办提供依据，系统提供了办文情况登记簿。 1．2．2公文处理系统功能 1．收文处理 收文处理是公文处理系统中最重要的组成部分之一，本系统以目前手工进行的收文 处理的实际工作流程为依据，从文件的签收登记开始，直至办理过程 中的一系列处理，每一过程均有相应的功能与之对应，用户从根据其权限设置 的菜单中选择有关功能。整个公文运转的处理流程是由文件的传递功能连接 的，具体地说，就是由负责文件分发的文秘人员根据工作需要将文件传递到有 关部门或某个人的信箱中，以此控制文件的走向。 收文登记是对收进文件的自然特征及其处理情况的记录，主要记载文件的 来源、内容和去向，用以掌握和控制文件收进后的运转过程。收文登记可以说 是为来文“上户口”，收文登记簿就是来文的“户口簿”。因此，对收进的文件 进行科学、完备的登记，是收文工作的一项重要内容。 在公文处理系统中，“收文登记”是收文处理的最初的环节，是完善公文 系统管理的不可缺少的部分。系统只对登记在册(收文登记簿)的文件提供查 询。在收文登记簿中登录收文的有关信息包括：收文日期、文件的标题、来文 单位、来文字号、密级、缓急、份数、限办时间等。 对文件的登记主要有两类，一类是对纸质(扫描)文件的登记，另一类是 对电子文件(即信箱中的文件)的登记。 收文处理签即文件处理单，用于记载文件的特征、拟办意见及办文经过 等。每个文件对应一个收文处理签，是第一次收文登记时由系统自动产生的， 其中的大部分关于文件的信息是由系统根据收文登记的有关内容自动填入的。 只有具备收文登记权限的人才能通过“填收文处理签”命令打开收文处理签屏 幕，并修改或补充填写其中的内容(如年限、收文总字、发文时间、主题词 等)。 收文处理签在文件办理过程中始终随文件一起传递，除具有拟办、注办权 限的用户可以填写其中的拟办、注办意见外，其余用户只能查看收文处理签的 内容(包括拟办意见和注办内容等)，但不允许作任何修改或批注。 文件分送即文件分办，分办就是根据来文的不同情况和要求，确定文件的 运转方向，是送批还是送办，是分发还是传阅，以及送谁签批、办理和传阅 等。这是公文处理工作的重要内容，是文书部门的重要职责，也是来文得以正 确、及时办理的关键一环。 确定了文件的分送对象后，就可通过文件传递功能将文件发送给选定的部 门或个人，这种传递既可以基于信箱，也可以基于收文登记簿。若文件基于信 箱传递，则文件传递后信箱中该文件的信息将自动消失。 公文拟办，是指机关业务主管部门或综合办公部门的工作人员收到应当由 本机关、本部门办理的重要公文后，有针对性地提出初步处理方案或意见、建 议，提供机关领导或部门负责人参考或抉择的过程。其目的就是发挥办公部门 了解业务及文件情况的长处，为领导决策提供参考、咨询，以提高办文的精确 性与时效性。 公文批办，是机关或部门领导对一份公文应如何办理所做的文字指示或提 示性意见。 公文批办的作用，是使各级领导能及时有效地履行其职责，及时掌握领导 意图和上级机关的指示精神，了解有关单位的工作动态、本单位的工作发展及 其他应当了解的情况；向公文办理单位及人员交代意图和办理要求，综合协调 工作进度；加强对公文办理工作的集中领导，防止自行其是，便于及时掌握或 核查工作状况及进度，提高机关工作的效率和质量。 公文的催办，是文件办理完成之后具体承办人对文件办理经过和结果进行 简要说明。是根据承办时限和有关要求对公文办理过程所实施的催促和检查， 即督促办文。催办的目的是使文件的办理过程得到有效控制，使文件按照规定 的时限办完。当某一文件的办理时间达到或超过指定时问，或文件因某种原因 而停止运转时，可利用“催查办”功能发催办消息。 2．发文处理 发文处理是公文处理系统中最重要的组成部分之一，本系统以目前手工进 行的发文处理的实际工作流程为依据，从文件的起草(拟稿)开始，直至文件 发出前的一系列处理，每一过程均有相应的功能与之对应，用户从根据其权限 设置的菜单中选择有关功能。整个公文运转的处理流程是由文件的传递功能连 接的，具体地说，就是由负责文件分发的文秘人员根据工作需要将文件传递到 有关部门或某个人的信箱中，以此控制文件的走向。 拟搞是发文处理的首要环节，用于起草公文(包括选择公文文种、填写 文头纸和文件编辑等)。当撰写发文稿或对收文进行有关的答复时使用此功 能。 改稿包括对尚未正式提交和正式提交后的公文稿进行修改。 审核、审批是发文中间的过程和环节，审批和审核是相辅相成的两个过 程，其作用都是对拟稿人起草的公文的内容等进行检查、修正，以确保发文 的必要性、合法性、可行性及真实性，审核分为初核、复核；审批分为初审、复审。 签发则是对发文稿进行最后审核的具有决定性的程序，由发文单位领导核 准发出的文件(以签名为依据)，文件一经签发即具有法定效力。 清稿是对留有修改痕迹的公文稿进行整理以方便阅读。公文稿件在提交给 领导审阅或正式签发之前一般需要清稿。系统提供了两种“清稿”的方法。 会签是撰拟公文过程中，主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文 程序，一般当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位相关时，需要进 行会签。 分送(送审、送内部会签)是对送审或送内部会签的文件通过此功能进行 文件传递。 送外部会签是当联合行文或公文的内容涉及其他单位时，需要将文件送外 部会签。送外部会签的文件(纸质)送回后，文秘人员确定其为外单位送还的 会签文而非收文后，打开发文登记簿，选择发文登记簿中关于该文件的记录， 并选择“发文”菜单中的“登记外部会签结果”命令，通过“登记外部会签” 屏幕，将外部会签单位领导对文件的有关批示输入计算机。 发文登记与收文登记相同，对发文的有关情况也需进行登记，以备查询。 发文号是发文的一个组成部分，对发文进行编号是发文规范化的一个必不 可少的步骤，本系统的“发文编号”功能就是为已经签发的文件赋予一个连续 的编号。 排版、校对工作是在文件签发之后及文件发出之前要进行的处理工作。排 版即对文件的编排形式进行修改，以使其满足某类发文的特定格式。校对即对 文件的内容进行检查，以保证其准确无误。 排版、校对功能均是针对文件的正文及附件的内容进行处理，对发文头 纸、领导批示的信息只能阅读，不能更改。 3．远程发文和收文 在《公文处理系统》中，公文运转的核心是文件传递，文件传递包含两 部分的内容，一部分是基于系统内部的文件传递，与此部分有关的内容已在 前面各节作了比较详细的介绍；另一部分是跨系统的文件传递，也称为文件 远程传递(即封发)；以往手工模式下文件的远程传递主要以邮件形式通过 邮局进行传递，这种方式一般传递时问较长，易丢失，且需耗费负责收发人 员的相当的精力与时间。现在，《公文处理系统》实现了文件的远程传递后，收发 人员只需坐在办公室电脑前按几下鼠标就可以接收或发出远程文件，这 为加强系统内部各单位间的交流，减轻工作人员的劳动强度起到了有效的推 动作用。 远程收文，是指系统接收到的从其他《公文处理系统》中以远程传递方式 发送来的文件。 远程收文是由系统自动接收的，无需任何操作。系统设定具有“封发” 权的人员所在部门的部门信箱为远程文件的接收站。具体哪个系统的哪个人 具有“封发’’权，是由分工和办公室(厅)而定，并通知系统管理员根据需 要通过系统维护程序授权。通常每个系统只有一个部门的部分人员具有封发 权。当系统监测到有远程收文时会自动将文件发送给作为远程文件接收站的 部门信箱。 对远程收文的处理与其他外收文(电子文件)的处理完全一样。为操作方 便可首先选择“远程收文”作为信箱中显示的文件类型，然后对远程收文进行 登记后即可根据文件的内容将文件发送给有关的部门或人员进行处理。 远程发文，就是将本系统正式签发的文件以远程传递的方式发往其他的 《公文处理系统》。系统通过“封发”功能实现文件的远程传递。 4．文件传递 在公文处理系统中，文件的传递是一个很重要的环节，它是系统正常运转 的根本保证。收文、发文及公文办理过程中的任何一个文件或消息的获得与发 出均是通过“文件传递”功能实现的。文件的传递不能随心所欲，应受传递规 则的限制，每个人均有可与之进行文件传递的对象，这个对象可以是一个人、 一个部门或一个组(临时机构)。 5．文件跟踪 文件跟踪是公文处理系统针对当前手工模式下文件办理过程中经常出现的 文件积压、传递丢失等现象而设置的功能，其原理就是在文件办理过程中，记 录下每个文件的所有传递过程，包括文件传递的时间、发件人、收件人等，以 此可以很容易地了解某个文件的运转情况。 6．文件收回 “文件收回”功能与收、发文登记簿中的“收回”功能完全一样，主要用 于收回收件人尚未收到的文件(即收件人的信箱没有打开，或收件人虽已打开 信箱但信箱的内容尚未刷新等)。 附例： ××省国家税务局计算机公文处理规则 为适应计算机公文软件系统在省局机关推广应用，特制定本规则。本规则 是《××省国家税务局机关公文处理办法》的补充，请各单位遵照执行。 第一章总则 第一条办公室是省局机关公文处理的枢纽，负责公文处理的管理和本局 办公人员的计算机公文处理系统权限设置及维护工作。计算中心负责省局计算 机公文处理系统的技术保障工作。 第二条省局机关处理公文应当使用计算机公文处理系统并执行本规则。 第三条办公人员使用计算机办理公文，应设置自己的口令、签字密码。 口令、签字密码由个人负责保密，应根据需要及时更换，工作人员发现口令、 签字密码被盗用要及时报告，由有关部门追究盗用者的责任。 第四条办公人员应做到上班即开机，及时查看信箱中需要办理的公文， 不得因未及时查看信箱而延误工作。 第五条办公人员使用计算机公文处理系统应严格执行各项保密制度，对 属于本人办理的密级公文要严防泄密，严禁擅自拷贝、打印或转给无关人员阅 读，违反规定者按保密工作的有关纪律规定处理。 党政机要文件和系统内制发的绝密文件不得在公文处理系统中传输，由机 要人员直接送有关人员阅办。 第六条计算机是办公的工具，必须爱惜，不得擅自更改有关设置，不得 使用带病毒的软盘，发现病毒要及时报告计算中心，及时清除，下班前必须关 机。 第二章收文处理规则 第七条文件登记。省局机关的各类收文由办公室收文人员统一拆封，在 计算机公文处理系统中登记。登记后应及时填写“收文处理签”。 第八条文件扫描。登记后的文件由文印室将相应的文件扫描、拷入或录 入软件系统，扫描文件要做到页面端正、字迹清晰、不缺页乱页，然后送入“办公 室领导信箱”。 第九条文件的拟办。由办公室领导在“办公室领导信箱”中处理，填写 拟办意见后，退回文书室，由文书室分送；特殊情况可直接分送有关局领导和 处室信箱。 第十条文件的阅办。处室信箱由各处室文秘人员管理，对办公室传来的 阅办文件，由文书人员登记在本处室‘‘外收文登记簿”后，传送本部门领导信 箱批办。 处室文秘人员离开岗位 2天以上的，要在公文处理系统中留言告知，文件 由办公室直接传到该处室领导信箱，文秘人员回岗后要对本处室的文件进行补 充登记；文秘人员离岗 5天以上的，应向办公室申请替补文书，原文书回岗后 通知办公室取消替补文书。 局领导的阅批文件在个人信箱中处理。局领导对拟办无意见的文件，应在 阅批后将文件直接退回文书室。如需批示，应在“批示内容”中注明，并在签 名处打上本人的签字密码，按‘‘确认’’键后，发回文书室，文书室根据局领导 的意见分送。 处室领导批办本处室文件应在“领导批示”栏中的“批示内容”中填写明 确的批办意见，签字确认后直接发送本处室有关人员承办。 如属急件、特殊情况和局领导外出的，办公室可直发处室先办再报。 第十一条文件的承办。承办人员在阅文后，要根据文件办理要求和领导 批示及时办理。办理结束后应在收文处理签的“注办”栏中填写办理情况和结 果，并输入个人密码。 个人阅办的文件在确认办理结束后，应发送本处室文秘个人信箱。 第十二条文件的催查办。为了加快机关公文处理效率，收文登记应注意 限办日期，一般情况为 10天，特殊紧急公文根据文件需要和领导批示加注限 办日期。 办公室文书室具体负责全局公文的催查办工作。文书室文秘人员催办各单 位文秘人员，文秘人员催办本处室人员。对办公室文书室催办文件，处室文秘 人员要及时回复，报告催办情况。 办公室文秘人员和各单位文秘人员要及时对本单位阅办文件的办理进行检 查，确保文件及时正确办理完毕。 第十三条文件的办结和归档。各处室文秘人员负责本处室处理的公文办结管理，对 本处室处理完毕的文件，应在检查确认后将其中一份发送档案室， 其余同名文件删除。 全局的公文办结工作由办公室文秘人员管理。档案人员负责档案室信箱的 管理工作，要经常检查公文办理情况，对办理完毕的文件在档案室登记簿中登 记，注明办结，以便存档管理，档案人员每月对办结文件拷贝一份，以防丢 失。 文件的归档按现行的档案分类管理办法执行。 第十四条文件的查询。办公人员要随时在系统中查询自己曾经阅办过的 文件；需查询本处室曾经阅办过的文件可由本处室文秘人员提供；需查询省局 机关的其他文件应向办公室申请，经批准后，由办公室文秘人员提供。 第三章发文处理规则 第十五条拟稿。拟稿人在拟稿时，要正确确定发文类型。“文头纸”标 题栏下的各个项目应正确填入，主题词可使用“自动标引”功能，并根据国家 税务总局关于主题词标引的规定进行调整。进入“正文、附件”栏后，先编辑 正文，再编辑附件，与本文相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择， 建立关联，以便审核、签批、参阅。正文和附件的编辑，原则上应由拟稿人输 入，拟稿人确认起草完毕后，将文件发送本处室领导审稿。 拟稿人起草的文件。凡不属于秘密文件和不宜公开的，应设完全共享文 件，以便全局人员查询。非共享文件只能由文件流经的人员查阅。 第十六条审稿。处室领导负责“初审”。初审公文，应通过“编辑”功 能进入计算机文档，产生初审版本后在“审批意见”栏签署明确意见，审批意 见写入“审批内容”栏。审批后应在“签名栏”用密码签名，按“确认”键退 出。 需要会签的文件，如属局内会签应在会签栏中选择会签单位，在送交办公 室核稿前送有关处室。会签单位在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机文 稿，产生会签版本后在文头纸上用密码签名，并发还拟稿处室。会签文件完毕 后，拟稿单位应按会签意见修改公文，而后将文件按规定发送办公室审核。如 需外部会签的文件应在发送消息中注明并告之文书室。局领导对需要外部会签 的文稿审阅后，应在“领导审批”栏签署意见(不需要签发)，发送给文书室， 由文书室进行外部会签登记，打印局领导同意版本清样给主办处室送出会签。外部 会签完毕后，主办处室应先将外部会签文稿送文书室确定后退主办处室 (会签单位有修改意见的，由文书室送局领导审阅)，将外部会签意见输入计算 机文稿，按规定送局领导签发。送外部会签的纸质文稿应送文书室归档。 第十七条核稿。公文经处室领导初审后，发送给本处室部门信箱，由文 秘人员将文件发送办公室文书室初核，再经办公室领导复核后，根据局领导分 工发送局领导签发。 办公室核稿后，必须产生相应的初核版本和复核版本，并在“文头纸”上 相应的审核栏内，用密码签名。对不需要发文、暂缓发文或需要作较大修改的 文稿应写明意见签字后退回送审处室。 第十八条签发。局领导签发公文，首先要通过“编辑”功能审阅文稿， 产生领导签发版本后，在“领导批示栏”中注明批示内容，然后在“文头纸” 的签发栏，用密码签字。如公文需主要领导审签的，可在“领导审批”栏注明 意见后，转入“文头纸”上的复审栏，用密码签名，按“确认”键退出。 第十九条公文编号、排版、校对。签发后的文件由局领导发送文书室， 文书室在编号前要认真审核文稿的版本，初审(复审)版本、初核(复核)和 局长签字版本齐全的才能编号。 编号后的文件由文书室文书人员送文印室，文印室排版后，应用密码签 名，并打印局长签发版本和文头纸连同计算机电子文件送起草处室校对。校对 人凭文印室送到的局长签发版本与计算机中的排版版本校对，如发现错误应修 改后送文印室再排版，直到无误由校对人在校对处签字。校对人一旦用密码签 字，其文件为最后定版。文印室在印刷后将文件传送到档案室。 文件正本的印刷以校对版本为依据。文印室印刷纸质存档文件后将正本文 件送文书室，由文书人员送原签发局领导补签，文书室凭此盖印归档。 第二十条公文归档封发。正文保留局长签发版、最后排定版。 在本系统封发功能未使用前，制发的文件(印刷件)由文书室负责封发。 第四章公文传递规则 第二十一条办公室文书室为全局公文收发中心，各处室的文秘人员为本 处室的收发中心。 第二十二条收文传递程序示意图(略)。 第二十三条发文传递程序示意图(略)。 第五章用户信息和管理权限 第二十四条用户信息和权限由办公室负责管理，计算中心协助维护。建 立用户代码、设置用户起始登录口令和起始签字密码以及不同身份的用户授权 由办公室负责。 第二十五条用户注册名称、登记口令和签字密码管理。凡使用公文处理 系统人员用户代码一经确定不再变更。起始登录口令和签字密码由用户在正式 使用公文处理系统时自行设定。 第二十六条用户权限分省局领导、处室领导、综合文秘人员、一般人员 四级。 一、收文处理权(批示权、拟办权、注办权、催办权、收文处理签填写权)。 批示权：省局领导、处室领导； 拟办权：办公室领导； 注办权：处室领导、文秘人员、一般人员； 催办权：文秘人员； 收文处理签填写权：文秘人员。 二、发文处理权(拟稿权、初审权、审核权、复核权、复审权、会签权、 签发权、排版权、核对权、封发权)。 拟稿权：全局办公人员； 初审权：处室领导； 会签权：处室领导； 初核权：办公室文书； 复核权：办公室领导； 复审权：局领导； 签发权：局领导、办公室领导(限省局办公室文件和《××省国税简报》、 《××省国税信息》、《信息专报》及局领导授权签发的文件有效)； 校对权：处室领导、处室文秘人员、一般干部； 排版权：办公室文印人员； 封发权、外部会签登记权：办公室文秘人员。 三、收文簿管理权(插入权、更新权、删除权、查询权)。 收文簿管理权：办公室文秘人员、处室文秘人员。 四、发文簿管理权(登记权、更新权、删除权、查询权)。 发文簿管理权：办公室文秘人员； 查询权：处室文秘人员。 五、存取控制权限(全部文件、本部门的文件、本部门已办结的文件)。 全部文件：省局领导、办公室领导、办公室文秘、机要、档案人员； 本部门文件：处室领导和处室文秘人员。 六、信箱管理权(查询权、删除权、转发权)。 信箱管理权：各处室文秘人员、办公室领导、文书室、机要室、档案室。 七、卷宗目录管理权(卷宗查询权、卷宗管理权)。 卷宗目录管理权：办公室领导、档案员、文秘室有关人员。 八、系统维护权(机构人员维护权、系统代码维护权、系统文件销毁权、 系统控制维护权、系统维护配置权)。 系统维护权由办公室和计算机中心的系统管理员维护。 第二十七条收文字号管理。 省局机关收文分为一般收文、机要收文、人民来信三类。分别按年度编流水号。 一般收文分国家税务总局、财政部及其它部委、省直单位、各市州国税 局； 机要收文分中共中央、国务院、省委(机)省政府(机)。 第二十八条发文字号管理。 省局机关发文字号可分行政发文、党组发文、党团工会发文三类，分别按年度 按类别编流水号。 一、行政发文。 1．国税发、×国税函、×国税办发(函)，由办公室负责管理。 2．国税××处函等处室文件由本处室管理。 二、党组发文、国税党发由人事处管理。 三、机关党团工会发文由党办、工会管理。 第二十九条机关文件类型管理与使用。机关文件类型结合实际分为正式 发文、通告、信息资料。 正式发文包括省局机关编号的行政、党组、党委、工会、共青团的正式发文。 通告用于省局机关公务事项通知和会议安排。 信息资料指由办公室和有关处室发布的信息。 第三十条计算机中心负责公文处理系统的后台维护管理。做好公文处理 系统计算机信息备份工作，要实行每天增量备份和定期备份制度，确保公文处 理系统计算机信息的安全。 第六章附则 第三十一条本规则从计算机公文处理系统试行起执行。 1．3税务机关办公自动化 1．3．1办公自动化的作用 一般地讲，办公自动化指具有现代化思想和技能的人，使用先进的办公自动化 设备和科学管理的方法，充分利用信息资源，处理各类事务的活动。 政府部门机关办公网络化、自动化、电子化，实现信息共享已是现代社会发展 的必然趋势。我国政府各部门将为社会服务的公众信息资源汇集和应用上网，实现 信息资源共享，必将带动我国国民经济和社会生活的信息化，促进我国政府部门办 公模式和思维方式的根本变革，引导社会生活方式极大转变。作为政府部门重要组 成部分的税务机关，需要充分发挥计算机网络作用，使用有效的方式和手段处理和 管理经济生活中的有用信息。而实行办公自动化，可以充分利用计算机、数据通信、 多媒体等手段，充分合理地利用政务信息和经 济、科技信息，提高税务机关的工作效率、工作质量及事务管理水平，增强税 务信息资源管理、指导及导向能力，适应信息化社会对税务机关行政管理的要求。 税务机关办公自动化的实施，不仅可以创造机关内部信息共享和协同工作的环 境，提供上下级之间联系与交流的平台，还将使税务机关领导和干部能通过网络了 解到纳税人关心的问题，使税收政策的制定、法律法规实施的目的性更明确，拉近 征纳双方的距离，改善纳税环境，增强税务部门工作的主动性 所以，办公自动化是提高税务机关的管理水平、工作质量和工作效率的一种有 效手段。加强办公自动化建设是税务机关一项长期的重要工作。 税务机关办公自动化的基本任务是：建设以计算机技术和通信技术为主要 手段的税务机关办公服务系统，逐步实现办公手段自动化、资源处理信息化、 信息传输网络化。 办公自动化的主要内容是：以公文处理、信息采编、网上信息发布、档案管理 为核心，以税收征管、税务稽查、政策法规、税收收入、人事管理、后勤管理和其 他信息相配套，全面实现税收管理的电子化。包括：实行网上处理公文；建立信息 采编网络；试行电子档案管理；设立电子邮箱；建立通用报表处理系统、税收法规 查询系统、税收征管监控系统和行政管理系统；实现“政府上网”；与其他相关部 门实现网络互联。办公自动化建设必须坚持“统筹规划、 突出重点、讲求实效、分层推进、安全保密”的原则。 推行办公自动化的总体目标是：建立以现代计算机技术和通信技术为主要手段， 实现文字、数据、声音、图像等多种信息共存、信息共享、安全保密的计算机网络 系统。建成网络完备、内容齐全、内部连接、上下贯通、运转高效的计算机处理系 统，达到办公无纸化、网络化、科学化。在应用软件方面，根据税务系统业务需求， 建成以公文、法规、税收收入、行政事务管理等为核心的多个数据库，建成综合信 息应用系统，提供完善的公文处理和税务信息管理功能，逐步实现无纸化办公；根 据各业务部门数据关联性，提供不同范围、不同层次的数据和档案资料查询功能； 提供辅助领导决策的信息服务功能；具备日常办公(电子公告、电子邮件、电视会 议、可视电话等)服务功能。 1．3．2办公自动化的基本功能 1．文字处理功能 文字工作是所有办公活动中工作量最大的工作。文字处理就是用办公机器 来协助办公人员进行文字工作。中国的文字处理离不开汉字，因此必须有高效 率的汉字处理系统才能满足办公人员的需要。这种系统必须是简单易学的，它应具 有完善的输入、输出、存储和编辑功能，具有效率较高的汉字输入方式和大容量的 存储空间，并能按要求输出各种字体和字型。 文字处理功能是：能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、 排版、修改、复制、打印、贮存等，并能合并资料，控制资料在电子计算机终 端按需要显示。还可控制打印、复印文件的格式，如页边、行距、字体大小、 加边加图等。 2．数据处理功能 数据处理泛指一切形式的数据资料处理。如综合征管软件、税收报表、税 收收入统计、财务账目、甚至单位的日常事务管理等大量的数据信息的处理。 数据处理或数据处理的结果经常以表格的形式出现，因此，功能全面、使用方 便的制表软件也是处理数据不可缺少的工具。 数据处理的功能是：对数据系统进行监控，完成所需要的各种数据计算， 以及把原始数据编写成一定的格式等。 3．图形与图像处理功能 图形与图像处理功能，一是利用计算机存贮处理的数据，绘成简明的图 表，使复杂冗长的数字报表，成为直观形象的图形展示在人们的眼前。二是把 光学字符阅读器纳入办公自动化系统中，从而可以直接读到各种手写或打印的资料， 然后对其进行各种处理，以克服计算机处理的高速度同人工输入数据的低速度之间 的尖锐矛盾。 4．决策支持功能 这个功能是一个办公自动化系统是否成熟的重要标志。办公自动化的目标 是使全部信息处理都实现自动化，产生一种对领导决策的“决策支持能力”。 决策支持是从数据库、管理科学、人工智能、系统工程学基础上发展起来的， 它实际上是办公自动化与管理信息系统的交集。决策支持是辅助决策而不是取 代决策，其核心内容是要具有数据处理和模型处理功能，使决策人可以用它来寻找 解决问题的方法和模型。 5．网络通信功能 通信技术是办公自动化领域的关键技术之一。传统的通信方式只是电报； 现在的通信方式增加了图文传真、电子邮件、电子书写、电子会议等等。在办 公自动化环境的通信系统中，网络技术占重点位置。从硬件配置的角度来看， 一个办公自动化系统实际上是一个由各种类型的计算机、各种功能的智能通信 设备和办公设备连接在一起的网络系统。 网络通信功能，一方面可使办公系统的各部门之间及系统同外界交换与办公有 关的信息，这些信息的形式包括数据、文字、图形、语音等。另一方面可使办公人 员能共享各种集中保管的资料、文件和档案等。 6．信息查询功能 能高效率、大容量地登记、分类、贮存、检索各种信息资料，并可通过网络达 到共享，以及时备淘，向用户安全、保密地提供文字、数据、图表资料。 7．行政管理功能 包括编制日程安排，制订工作计划，制作批阅单，作备忘录，实现约会提 醒，拟定办公设施的调度安排，担负会务(如签到、检选票)、工资、财务、 物资、车辆等管理工作。 在极其重要的首脑机关，办公自动化系统还具有实现辨识身份、检测危险品、 防范坏人袭扰、保卫重要场所等自动化的功能。 1．3．3办公自动化的主要设备 办公自动化设备种类繁多，从大的方面，分为计算机设备、通信设备、办公设 备。计算机设备分为工作站，计算机，文字处理机，联机外部设备；通信设备分为 通信控制设备，通信传输设备，通信传输介质，通信网络设备，用户终端设备；办 公设备分为邮件处理设备，信息生成设备，复印、印刷设备，信息存储设备，信息 传输设备，电子会议支持设备，其他办公机械。每一小类又再细分若干类。随着科 学技术的发展，更先进的办公设备不断增多。目前， 我国引进与自制的主要办公自动化设备有： 办公室计算机。是一种处理办公事务的专用微型电子计算机。 个人用计算机。是用于处理事务及快速计笋，能放在桌案上的微型电子计算机。 文字处理机。是一种可编写文件的专用微型电子计算机，还可用来修改、 编排文稿。 传真机。可传递图像、画面、召开电视会议等。 复印机。多功能复印机可以放大、缩小、调整浓淡、处理色彩。 多功能电话。有的具有自动拨号、记录、放大、储存等十多种功能。 上述这些设备，可根据不同办公需要，组织不同的办公自动化系统，此 外，还有光学符号阅读器、缩微机、录像机、数码照像机、电报传真机、自动 盖章机、自动装订机、一体化速印机等，都已进入办公室。 1．3．4实现办公自动化的必要准备 1．思想准备 要大力宣传办公自动化对于提高工作效率，克服“文山会海”，减少文牍 主义，改进领导工作的意义。要通过算好经济效益账，使办公自动化的意义深 入人心，逐步为所有机关工作人员自觉接受。 2．人员准备 加快办公自动化的进程需要加强使用办公自动化设备人员的培训，在具备 条件的地方，除了吸收科技人才进入秘书部门以改变办公室人员智能结构，进 行办公自动化建设外，还要对有关文秘人员进行全面系统的培训，使他们初步 掌握有关办公自动化的基本技能与知识。 3．技术设备的准备 要加强办公自动化设备的引进、科研、设计和试制，以在系统内统一使用 适合国情、价廉物美、便于维修、易于推广的设备。 4．加快进行试点与推广工作 许多税务机关现有技术设备已具备试点条件。试点时，可按初、中、高三 个不同阶段来实现不同功能要求的办公自动化计划。 初级阶段——实现汉字处理、制表、文件贮存与检查等功能； 中级阶段——实现电子邮件、电子会议、决策咨询等功能； 高级阶段——实现综合性的办公自动化，包括文字、语言、图像的传递与 处理，有更高的决策支持功能。 税务机关应通过试点在计算机网络运用上取得经验，并且通过试点，使各 级决策型、计划型、咨询型、管理型等办公业务建立起相应的办公模式，通过 这些模式，使一些确定性的、带有共性的办公业务建立统一的标准过程，再进 行推广移植。 1．3．5实现办公自动化应注意的事项 作为税务机关工作现代化重要内容的办公自动化，不是一朝一夕之功。它 是一个长期的逐步提高的过程。因此，在工作中，应当认真地、有计划地、有 步骤地推进办公自动化，用长远的、发展的观点去组织这项工作。在实施过程 中，需要注意以下几个方面的事项： 1．认真实现机关工作的规范化。对于机关工作应当收集哪些信息，如何 存储，如何管理，如何加工和使用，向什么方向传递，以至传递的频率、方式 等等，都应做到有明确的程序及要求。这是办公自动化有效实施的基础。 2．抓好关键环节。认真分析税务机关工作中需要的信息处理功能，找出目前工作中哪些信 息是最重要的，哪些分析功能是最急需的，哪些信息传送渠 道是最重要的，哪些分析功能是确定办公自动化实施的突破口，以便把有限的 资金用在刀刃上，使办公自动化工作切实取得成效和经验。 3．抓好重要设备与软件的使用与管理。对办公自动化设备和软件，必须 严格管理，认真按操作规范使用，才能收到提高机关工作质量和效率的效果， 否则，再先进的设备也不会自动产生效益。 4．抓紧培养管理人才。先进的技术要由具备先进素质的人来操作。税务 机关干部应当努力学习办公自动化的有关知识与技术，成为能够熟练运用办公 自动化设备的新型管理人才。各级税务领导要有意识地为税务机关工作人员提 供学习培训的机会，使他们成为推广使用办公自动化系统设施的骨干。 2税务机关档案保密管理 2．1税务机关文书档案管理 为实现对税务机关档案的科学管理，提高档案管理工作水平，税务机关工 作人员应该根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办 法》和国家税务总局 2001年印发的《全国税务机关文书档案、案件档案整理 归档办法》等法规，在国家税务总局和档案部门的指导下，采取统筹规划，组 织协调，统一制度，分级管理等办法，做好文书档案的管理工作，维护档案的 完整与安全，更好地为税务工作服务。 税务机关文书档案的范围是指各级税务机关在工作活动中直接形成的有保 存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2．1．1档案收集整理 档案室是集中管理本机关档案的机构，其收集工作是文书档案工作的重要 组成部分，也是做好档案工作的基础和前提。归档是指各机关在工作活动中不 断产生的文件材料处理完毕以后，由文书部门或业务部门整理，定期移交给机 关档案室集中保存。因此，档案室要做好收集工作，建立和健全归档制度。搞 好机关内文件材料的归档进行收集工作时，必须明确归档范围，把握归档时 间。 1．归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不应该归档。从原则上说， 凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 2．归档时间是指文书处理部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时 间。处理完毕的文件，由机关文书部门或业务部门整理，在规定的时间内向档 案部门移交。 2．1．2档案管理工作原则 1．档案整理的要求。档案的整理必须保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系，主 要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。(1) 文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人 为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，构成了文件来源方面不可分的 历史联系。整理档案必须保持其来源方面的固有联系，不允许随意拆散和任意 “搬家”。如果人为地使文件脱离开形成的原单位，打乱了文件来源方面的联 系，就会破坏文件体系的本来面貌和利用价值。(2)文件在时间方面的联系。 形成档案的机关或个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段，因而使文 件之间具有自然的时间联系。比如，一个历史阶段或一个年度的文件，记述和 反映了这一历史的阶段、这一年度的工作活动。整理这些文件，应该在保持来 源联系的同时，注意保持文件之间的这种时间联系。(3)文件在内容方面的联 系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产 生的，它形成的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。比如做一件工 作，处理一个问题，办理一起案件，召开一次会议，必然要产生内容相关的一 系列文件，在整理时必须适当地保持它们的联系。(4)文件在形式方面的联 系。文件的内容必须通过一定的形式表现出来。所谓文件的形式，包括它的内 容形式和外部形式两方面，主要是指文件的种类、名称、载体和记录方式等 等。文件的形式，标志着文件产生时的特定作用，在一定程度上也反映了文件 的来源、时间和文件内容的性质。 2．归档文件整理方法。档案的整理必须便于保管和利用。保持文件之间 的历史联系，并不是整理档案的主要目的，所以不能“为联系而联系”。便于 保管和查找利用，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。为适应办公自 动化建设的需要，提高税务档案管理效率，国家税务总局根据国家档案局的要 求和税务档案工作实际，于 2001年 1月决定对全国税务机关文书档案、案件 档案整理归档方法进行改革。其主要内容是：取消文书立卷、案卷装订和编写 页码，并不再编写案卷目录、文号索引、专题目录(或卡片)等检索工具。将 档案管理的保管单位由案卷改为“件”。确定归档文件的“件”。一般每份文 件为一件，文件正本(包括附件)与定稿为一件，报表、名册、图册等一册 (本)为一件，来文与复文为一件。文件(包括正式发文和其他应归档材料) 定稿如果是计算机打印的，并且没有修改笔迹，与正本内容一致，只将文头纸 或者领导签字的一页附在正本之后归档。已实现办公自动化，在本单位内部取 消纸质文件的，将印刷发出的纸质文件加盖印章存档。 3．档案的借阅。借阅档案要填写《借阅档案登记表》，按规定经有关领导 批准后方可借阅。借阅重要的档案，应在档案室阅览。确因工作需要拿出档案 室的，要在借阅档案审批时说明，经批准后方可借出。档案借阅要有借阅档案 规定，禁止借阅人员涂改、勾画、拆散和抽换档案案卷，确保档案原貌、安全 和整洁。借阅人不得转借他人阅览或不经批准擅自抄录、复制。档案的借阅要 有时间限制，一般根据档案的级别不同进行限定，如中央、国务院级借阅时问 为 1天，省部级 2天，其他 3～5天等等。借阅的档案归还时，档案管理人员 要检查所归还的档案是否完整齐全，如发现遗失和污损情况，要追究借阅人的 责任，并报领导予以处理。 4．档案的保密。国务院办公厅印发的《国家机关档案工作条例》中第五 条规定：机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和 档案机密的安全。第十八条规定：机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止 档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。第二十一条规定：机关档案部 门应建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定 不同的审批手续。 因此，档案管理工作人员要加强保密观念，按照《保密法》的规定和《国 家机关档案工作条例》的要求，做好档案的密级划分和保密期限的确定，不得 擅自降密、解密和扩大档案阅览范围。未到解密期的档案，要严格档案借阅审 批手续，并只限于符合阅览规定的借阅人去阅文室内查阅，不得抄录、复制、 拍照。发现密级档案资料丢失或被盗，必须立即报告并追查，对当事者要依照 《保密法》的有关规定予以处理。 2．1．3档案的销毁 进行档案价值鉴定时，无保存价值的和保管期满不需继续保存的档案，应 该予以销毁。销毁档案前，必须编制档案销毁清册，办理批准手续。需要销毁 档案，须经机关领导人批准。销毁建国前的历史档案，同时还须国家档案局批 准。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。明清及以前的档案 不存在销毁问题，只字片纸亦不得遗弃，都必须永久保存。销毁准销的档案 时，须实行两人监督的制度。 1．档案销毁清册。为了供机关领导人或主管领导机关审查、批准应销毁 的档案，必须编制档案销毁清册(又称“清单”)。档案馆、室只有根据批准的档案销毁清册， 才能销毁档案。它是日后查考档案销毁的凭证。 2．立档单位和全宗简要说明。为便于机关领导人或主管领导机关审查、 批准销毁清册，了解必要的情况，档案馆(室)在送审清册的同时，还须附上 一份有关立档单位和全宗情况的简要说明。该“说明”的内容包括：立档单位 和全宗的历史概况；档案所属年代及其保管期限；销毁档案的数量和详细内容 (可粗略分类介绍)；鉴定的概况和销毁档案的主要理由(可列若干实例说明)。 3．销毁档案的办法。准备销毁的档案，在未批准前，必须单独加以系统 保管，以便审批时检查，万一个别文件鉴定不准确仍需利用时可以从速查找。 待批准后，一般可将需要销毁的档案送造纸厂作原料；离造纸厂远的档案馆 (室)或被销毁档案特别机密，亦可自行销毁。为保守党和国家的机密，严禁 将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。无论采用什么方法销毁，均须 指派两个以上的专人进行监销。确认档案确已销毁后，监销人须在销毁清册上 注明“已销毁”的字样和销毁日期，并由监销人签字，以示负责。 附例： 全国税务机关归档文件整理办法 第一条为适应办公自动化建设的需要，提高税务档案管理效率，根据国 家档案局的要求和税务档案工作实际，国家税务总局决定对全国税务机关文书 档案、案件档案整理归档方法进行改革。 第二条取消文书立卷、案卷装订和编写页码，并不再编写案卷目录、文 号索引、专题目录(或卡片)等检索工具。将档案管理的保管单位由案卷改为 “件”。 第三条确定归档文件的“件”。一般每份文件为一件，文件正本(包括 附件)与定稿为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为 一件。 第四条文件(包括正式发文和其他应归档材料)定稿如果是计算机打印 的，并且没有修改笔迹，与正本内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附 在正本之后归档。 第五条已实现办公自动化，在本单位内部取消纸质文件的，将印刷发出 的纸质文件加盖印章存档。 第六条应归档的电子文件(包括各版本)与纸质文件标引一致，并存入 档案数据库。 第七条归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退 变的文件、热敏传真纸文件应予复制。 第八条整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案 保护要求。 第九条归档文件可以按照年度一保管期限或者保管期限一年度等方法进 行分类。归档文件数量不多的单位可直接按照年度进行分类。分类方法应保持 稳定。 第十条归档文件应按件选用无酸纸信封角、不锈钢曲别针、棉线进行装 订。 第十一条归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件字号、时 间、重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 第十二条国家税务总局内设机构应归档文件按下列顺序进行排列：国税 发文件、国税函文件、国税明电、与其他单位的联合发文、国税任字、国税办 发、国税办函、司局发文和便函、会议文件、签报和其他本单位工作中形成的 材料、本单位编发的信息、重要收文等。同一种文件按文号或者日期进行排 列。 第十三条在每“件”文件第 1页的右上部空白处盖上本单位统一刻制的 归档章(见图 1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。下同)，并 使用钢笔、蓝黑或黑色墨水填写有关内容。 全宗号：当地档案馆给各立档单位档案全宗的代号，可以刻在章上，没有 代号的可以不填。 年度：用 4位阿拉伯数字填写档案所属年度。 室编件号：用阿拉伯数字填写档案室对该件所编的顺序号。 机构或问题：为该件所属内设机构的全称或者规范化的简称，可以刻在章 上。 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 馆编件号：按进馆要求填写。 第十四条档案保管期限仍按《全国税务机关档案管理办法》(国税发 [1996]64号)的规定执行。 第十五条抄写归档文件目录，目录样式如图 2。 以“件，，为单位按排列顺序抄写目录。复文和来文为一件的，只抄写本单 位制发的文件目录，并在“备注”中填写“附来(复)文”。目录统一使用 A4 幅面的纸张，用小四号字。 件号：按文件排列顺序填写。 责任者：填写对该文件负责的单位名称(使用全称或者规范化的简称)或 者人名。 文号：填写文件字号或者期刊编号；没有文号或者期刊编号的，不填。 题名：填写文件标题，除联合发文外，标题中的单位名称可以省略；没有 标题的，可以填写事由，名加“[]”。 日期：正式文件填写签发日期，其他材料填写形成日期，用 8位阿拉伯数 字填写，如“1”、“1”。 页数：按该件有字的页面计算，用阿拉伯数字填写。 备注：填写需要说明的问题。 没有按保管期限进行分类的，在归档文件目录中可以增加 1栏“期限”， 填写文件所属保管期限。 第十六条归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以 视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图 3)。其 中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 第十七条将归档文件按本档案室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封 面、盒脊上各项。 档案盒封面应标明全宗名称(见图 4a)，外形尺寸为 310mm×220mm (长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为 20mm、30mm、40mm等。 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期 限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图 4b、 4c)。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用 “一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编 制。 档案盒应采用无酸纸制作。 第十八条在档案盒内文件之后置放备考表，项目包括盒内文件情况说 明、整理人、检查人和日期(见图 5)。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情 况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期：归档文件整理完毕的日期。 第十九条各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务 局、扬州税务进修学院可以根据本办法制定具体实施办法。 第二十条本办法由国家税务总局办公厅负责解释。 第二十一条本办法自 2001年 1月 1日起实施。 注：例文中图例略 2．2税务机关电子档案系统管理 2．2．1电子档案系统的操作对象 在档案管理系统中，常见的操作对象包括登记簿、文件归档目录、信箱 等。针对每个对象的操作方法体现在与其对应的浮动菜单上。又因为每个用户 的使用权限不同，所具有操作对象和每个对象的方法也不尽相同。 文件登记簿，档案管理中的文件登记簿由公文处理系统而来，其中存放着 各个部门登记的公文文件，目的是便于文书人员将公文处理中办结完的文件进 行归档存储。 归档文件目录，归档文件目录下存放的是所有预归档文件。 阅览档案文件，归档之后的档案文件阅览方式和归档之前的公文阅览方式 不同，需要按照档案管理借阅规定办理审批手续。 邮件信箱，信箱是流转的枢纽，其作用与通常意义下的信箱的作用基本相 同，既可用于接收邮件，也可作为邮件传递过程中的转发站。信箱中的信息是 在接收到邮件时由系统自动生成的。 2．2．2电子档案查询功能 当档案文件被存储到系统中之后，为了查询方便，必须提供有效、快捷的检索手段。档案管 理系统提供档案分类查询和档案综合查询。 档案分类查询。 档案分类查询是档案检索的一种手段，是一种比较固定的查询方法。可以 用文号、发文单位等档案文件的目录项目作为档案的分类条件，系统自动整理 出这个著录项包含的所有不重复的数据项，通过逐级挖掘，能进一步地精确， 从而缩小查询范围。可以应用综合查询的方法对分类后的档案文件进行进一步 的查找。 档案综合查询。 档案综合查询就是通过查找和查找文件的方法来查找特定的某一类或某一 个档案文件。综合查询功能包括查找文件和查找两种方式。 2．3税务机关保密管理 随着我国改革开放和经济建设的飞速发展，加入 WTO后在各个领域的对 外逐步放开以及信息和网络技术的广泛运用，税务机关保密工作显得越来越重 要。国家税务总局 1999年 8月 25日又修订发布了《全国税务机关保密工作规 则》，对保密工作机构、任务、职责，保密制度、通信、办公自动化和计算机 信息安全管理制度等提出了明确的要求。 2．3．1做好保密工作的意义 随着改革、开放的不断深入，我国新时期的保密工作，无论是保密的含 义、内容和范围，还是保密的方法和手段，都发生了一系列变化，有着与改革 开放前显著不同的特点。这种新的形势，使新时期的保密工作更加复杂，任务 更加艰巨。现代科学技术的飞速发展，促进了保密手段现代化，但又增加了保 密工作的困难，科学技术越现代化，窃密的手段也就越精细高超。我国保密技 术比较落后，窃与防差距较大，保障措施与设备简陋，技术单一，给窃密者以 可乘之机。我们只有发展先进的保密技术，才能适应飞速发展的保密工作的需 要，促进我国保密工作的现代化。根据上述特点，党中央决定保密工作必须加 强统一、集中领导，各级保密机构的任务也由过去的指导、协调、督促、检查 变为“统一领导、组织管理”，这是从组织上对新时期保密工作所作的一个重 大决策。《中华人民共和国保守国家秘密法》第四条规定：“保守国家秘密工作，实行积极 防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作的方针。”这 个总方针充分体现了保密工作要为国家社会主义现代化建设事业服务的指导思 想，为保密工作指明了前进的方向。所以在保守国家秘密的问题上我们肩负着 更为重大的责任。税务机关工作人员必须牢固树立保密观念，严格遵守保密纪 律，执行保密制度，把保守秘密当做自己的神圣职责。 2．3．2国家秘密的概念 国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时问内只 限一定范围的人员知悉的事项。具体包括下列秘密事项： 1．国家事务的重大决策中的秘密事项。 2．国防建设和武装力量活动中的秘密事项。 3．外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。 4．国民经济和社会发展中的秘密事项。 5．科学技术中的秘密事项。 6．维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项。 7．其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。 政党的秘密事项中符合上述国家秘密的定义的规定的，属于国家秘密。例 如，中国共产党是中华人民共和国的执政党，党内的很多秘密事项关系到国家 的安全和利益，依法确定在一定时间内只限于党内高级领导者或部分党员所知 悉，这些事项就属于国家秘密，而不仅仅是政党的秘密。 密级，是国家秘密等级的简称。根据国家秘密如果被不应知悉者所知，对 国家安全和利益可能造成的损害的不同程度，而对其分成不同的等级。我国国 家秘密分为“绝密”、“机密”和“秘密”三个等级。 1．绝密。这是国家最重要的核心机密，如被泄露，会使国家的安全和利 益遭受特别严重的损害。其密级的确定，应由国务院及其授权单位颁布。属政 府方面的由国务院颁布；党中央系统的由中央书记处颁布；法院、检察院的由 最高人民法院或最高人民检察院颁布；各部委、各省、自治区、直辖市拟定的 绝密范围须上报国务院、中央书记处或经授权的部委、省、自治区、直辖市核 定颁布。 2．机密。这是重要的国家秘密。如被泄露，会使国家的安全和利益遭受 严重损害。 其密级的确定，应由地、市以上单位颁布。 3．秘密。这是一般的国家秘密，如被泄露，会使国家的安全和利益遭受 损害。其密级的确定，应由县以上单位颁布。 2．3．3保密的纪律 国家机关工作人员，必须在思想上树立高度的保密观念和政治责任感，在 行动上养成良好的保密习惯，无论何时、何地、何种情况，都要自学遵守保密 纪律。党和政府一贯十分重视保密的纪律，以法律的形式做了明确的规定： 《中华人民共和国宪法》第五十三条规定，中华人民共和国公民必须遵守 宪法和法律，保守国家秘密。 《中华人民共和国统计法》第十五条规定：属于国家秘密的统计资料，必 须保密。 《中华人民共和国刑法》第三百九十八条规定：“国家机关工作人员违反保 守国家秘密法的规定，故意或者过失泄露国家秘密，情节严重的，处三年以下 有期徒刑或者拘役；情节特别严重的，处三年以上七年以下有期徒刑。非国家 机关工作人员犯前款罪的，依照前款的规定酌情处罚。” 《中国共产党章程》和中国共产党《关于党内政治生活的若干准则》规定， 每个党员都必须严守党和国家的秘密，并同泄露党和国家秘密的现象作坚决的 斗争，坚决保卫党和国家的安全和利益。 中共中央、国务院 1979年 8月在批转中央保密委员会办公室、外交部、 公安部《关于在对外活动中加强保密工作的请示报告》的通知中规定： 1．不该说的机密，绝对不说； 2．不该问的机密，绝对不问； 3．不该看的机密，绝对不看； 4．不该记录的机密，绝对不记录； 5．不在非保密本上记录机密； 6．不在私人通信中涉及机密； 7．不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密； 8．不在不利于保密的地方存放机密文件、资料； 9．不在普通电话、明码电报邮局传达机密事项； 10．不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。 2．3．4保密工作的 18个环节 办公室工作保密的 18个环节也是税务机关工作人员做好保密工作的工作 要求。 1．文电在收发、承办过程中应严格执行公文处理的各项规定。 2．文电在撰写过程中，对有关涉密事项应严格保密，不得扩散。 3．文件的负责制应严格履行手续，承办人按规定的份数验收，废页要及 时销毁。 4．复印文件应指定专人负责，并按批准权限严格签批手续。 5．携带文件公出须经主管领导批准，指定专人保管并采取安全措施。 6．坚持在办公室或阅文室阅读文件，私人不得留存秘密文件。 7．定期清理文电，并将文电存放在有保密设施的铁皮柜或保险柜内。 8．文电管理人员变动时，应办理文电交接手续，并由主管领导签字。 9．秘密文电的归档、借阅严格按规定办理。 10．不得私自销毁文电，凡属销毁的文电应由机要部门登记造册后指定专 人监销。 11．查办案件过程中的全部材料应严格保密。 12．涉密的业务统计资料要注意保管。 13．机关召开的各类会议、会议纪录及会议文件应注意保存。 14．新闻宣传报道、出版的书籍应严格把关。 15．注意做好涉外事项的保密工作。 16．使用普通电话时，不得谈论涉密事项。 17．凡涉密的文件由机要通信部门传递，凡涉密的电报应发密电。 18．建立健全计算机的保密管理制度。 2．3．5失泄密的防范和查处方法 1．失泄密渠道。 失密，是指丢失了含有国家秘密载体，如秘密文件、资料、图纸、记录本 等；泄密，是指将不宜外漏的秘密或内部情况泄漏给无关人员或被人窃听。失 泄密的主要原因是，一些同志和平麻痹思想滋长，认为改革开放，无密可保， 保密观念淡漠；一些机密要害部门保密制度不健全，纪律松懈，保密措施不力，保密工 作存在着漏洞和隐患。主要表现在以下几种： (1)出卖秘密。有极少数人，由于腐化堕落，利欲熏心，利用某些方便条 件，有意向外国情报机关或敌对组织出卖国家秘密和资料，给国家安全和利益 带来极大威胁。 (2)由于文件和资料的丢失、被盗和失控造成泄密。 一(3)文件接收、管理不善造成失泄密。有些单位不按规定进行文件交接， 有的甚至没有专人负责接收、登记和保管文件，致使文件、资料丢失。还有不 少单位，为了图省事，不按保密规定把废旧文件、资料拿到指定的造纸厂进行 监销，而是同废纸一起卖给废品收购站或废品收购员，以致造成严重的失泄 密。 (4)宣传报道中的失泄密。宣传报道工作是我们保密工作的一个薄弱环 节。失泄密现象较普遍。有不少同志只注意到新闻报道的真实性、可靠性，只 强调透明度、公开性，而忽视了保密性。新闻、宣传报道中失泄密的情况主要 有以下几种： ①宣传口径不统一，报道内容过分详细，造成失泄密。 ②宣传报道不分内外，造成泄密。 ③宣传报道的时机不适，造成泄密。 (5)通信失泄密。随着科学技术的发展，无线电、有线电、传真微波等现 代通信手段越来越广泛使用，方便了人类的生活，提高了工作效率。与此同 时，运用现代化技术手段窃听他国通信信号，截获电波，破译密码等也越来越 普遍。在利用现代通信手段交流信息、情报的过程中，由于不按保密程序办 事，有的造成党和国家秘密泄露。 ①明码电报拍发秘密内容泄密。有关保密规定要求不在普通电话、明码电 报、普通邮局传达机密事项，但有些工作人员，保密意识淡薄，用明码电报拍 发秘密内容，造成泄密。 ②明密码混用泄密。密码是联络的秘密的通信信号，是国家的核心秘密之 一，破译密码是截取秘密的重要途径。有些同志缺乏保密工作的起码常识，违 反“明电明复、密电密复”的规定，出现密电明复或明密混用的现象，这样就 危及密码的安全。 ③无线话筒泄密。无线电话筒实际上是一部小型发射机，虽然功率小，但 测试表明电波辐射距离在开阔地带可达二十五公里，甚至更远。在室内使用， 距离 400米以内仍可以清晰收到。如果无线电话筒使用不慎，就可能造成党和 国家秘密外泄。有些同志对无线话筒保密缺乏应有的重视，随便使用无线话 筒，有的甚至使用无线话筒传达党和国家的重要秘密，这样就容易造成党和国 家秘密的外泄。 ④微波通信(手机)泄密。微波通信泄密在通信泄密中最为普遍，微波通 信具有频率高、波长短、方向性好、传输质量高、工作稳定等特点，但是微波 通信实际上是一种非保密性通信手段，其电波辐射非常严重。据测试，只要用 直径不到一米的抛物天线，在微波发射率的主轴方向一百公里的地方，就可以 把微波通信的内容清晰地接收下来。有些人对微波通信的性能不甚了解，在使 用微波通信的过程中忽视保密问题，往往造成泄密。 (6)税收交流及论文发表泄密。随着改革开放不断深入，税务部门对外交 往日益增多，在国际税收研讨活动和发表文章中，如果不按照保密工作的要 求，就会造成失密。因此，对外交往和发表文章中必须严格按照国家的保密规 定，严守国家机密，按照统一领导、归口管理、严格把关的原则，执行新闻发 言人制度、审批制度，统一口径，对外发布。 (7)其他泄密途径： ①递送机密文件不走机要交通，发至基层单位的秘密文件、资料、刊物、 图片等无专人管理，造成乱放、乱扔以致丢失； ②违反保密规章制度、擅自翻印或复印秘密文件，以致造成失泄密； ③随意将秘密文件扩大发放、阅读范围，对自己责任范围内的文件没有承 担起检查责任； ④个人携带秘密文件、资料、图纸、图片等外出开会或办事或带回家庭、 宿舍存放，造成遗失； ⑤违反保密规定将秘密文件、资料刊物当做废纸任意出售，或作他用。 2．文书保密工作。 (1)秘密文件：凡文件的内容记载了国家秘密，就成为秘密文件。 (2)内部文件：指只限于党内、军内或一定范围内传达、阅读，但不登 报，不向国外发表，也不划密级的文件。对于这类文件，亦应坚持内外有别， 妥善保管，不得随意扩散。 (3)公开文件：凡属公开登报，通过电视、广播散发报道的，都属公开文 件。 文书保密工作只涉及前两类文件的范围。 3．加强文件管理，确保秘密安全。 加强文件管理，首先要加强对涉密人员的管理，其次是要严格控制秘密文 件处理的各个环节，再次是要依法治密，落实责任，严肃处理违章行为。 (1)加强对涉密人员的管理。掌握秘密的机要、文秘人员，处在保密工作 的第一线，他们在秘密文件的管理上负有重大的责任。同时，他们又常常是敌 对势力重点收买和策反的对象，如果他们出了问题，会造成不良的后果。因 此，必须经常加强对涉密人员的思想教育工作，提高认识，自觉抵制资产阶级 思想的腐蚀。另一方面必须纯洁保密队伍，在选拔任命涉密人员时，必须严格 审查。对于政治品质、思想倾向不好的，必须坚决调离要害部门。 (2)严格控制秘密文件处理的各个环节。在秘密文件的处理过程中，必须 注意以下几点： ①一切秘密文件在印制前都要依照有关规定准确地标明密级、确定发放范 围、打印份数和清退时间。 ②秘密文件要由专门的印刷厂(或普通印刷厂中单设的车问)印刷或由机 要人员打印。要严格按照批准的份数印制秘密文件，发文部门和有关人员不得 多印多留。 ③复印文件必须经过请示，履行审批、登记手续，并将复制件按原件要求 管理。未经审批，不得擅自抄录、复印秘密文件。复制过程中形成的废页必须 及时销毁。 ④收进文件应注意： 凡收进文件，要核对收信单位和收信人。检查信封封口是否被开启；启封 后，清点份数，按不同类别和密级，分别登记、编号、加盖收文章。 ⑤送阅、传阅文件应注意： 呈送领导人批示的文件，应进行登记，领导人批示后，应退还经管部门， 领导人之间不横向传批文件，不应把批文直接交承办单位或承办人；传阅文件 一律采取直传方式，应逐件进行登记后送阅，阅后退回并清点份数，阅文人之 间不得横向传阅；不经上级制文单位同意，不得擅自扩大范围，不得向规定范 围以外的人员扩散，不得公开引用；秘密文件不准私自摘录和引用，不准擅自 给他人传看或向外传播，因工作需要摘录秘密文件内容，需经批准，须使用保 密笔记本，保密笔记本由机要部门统一制作，编号发出，定期收回。 ⑥必发文件应从工作需要出发，一般只发组织，不发个人。 ⑦传递秘密文件应注意： 应履行登记手续，收件人要签名、盖章；送往外地，应当由机要通信部门 递送，不得使用普通邮政，不准在普通的传真机上传送。不准用明码电报拍发 秘密文件，也不准用无线电或微波通讯传达秘密文件的内容。递送绝密文件必 须实行两人护送制度，市内递送，允许通过交换站进行；机要通信人员在外出 递送秘密文件的过程中，不准办理与递送文件无关的事，坚持专程取送；向我 驻外机构递送秘密文件，按照外交部的规定办理；递送的秘密文件一律包装密 封，并标明秘密等级，绝密文件一般应写上收拆人。 ⑧携带文件应注意： 税务干部到外地工作时，不要单身携带绝密、机密级文件；如遇特殊情 况，必须携带绝密、机密文件外出时，事先须经本单位主管领导批准，办理登 记手续，进行保密教育，并要两人同行，严密看守，不得丢失；携带绝密、机 密级文件外出时，必须做到文件不离人，人在文件在，不准携带秘密文件出入 公共场所或游览、参观、探亲、访友。 参加外事活动一般不得携带秘密文件。出国不得擅自携带秘密文件，确实 为工作需要，应经本单位或上级领导的批准，按照外事部门的有关规定，严加 保管。 ⑨秘密文件必须存放在有保密保障的地方，并经常检查保管情况，对平时 工作使用的秘密文件，在用后应随手人柜加锁。对机要档案等秘密比较集中的 重要部门要有人日夜值班，设置必要的铁门、铁窗、铁柜、报警器等安全设 备。绝密文件应单独存放，个人不得保存绝密文件。各级领导干部，原则上都 应在办公室内阅办秘密文件，不得将秘密文件带回家中。 ⑩对秘密文件应建立清查清退制度。在清查、清退中如发现丢失，要及时 追查处理。领导干部工作调动或离退休时，必须把自己经管的秘密文件全部移 交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并办理签字手续。其他税务干部人员 调动时，文件管理员应主动将其手中的秘密文件收回，以免文件丢失。另外， 对所有分散在各个部门和个人手中的文件，要按规定定期收回清理，不得由个 人擅自处理。必须坚持文件定期清退制度，做到每日一收交，每月一清理，每 月一核对，半年一清退。清退文件，还要特别检查文件附件是否完整，文件是 否缺页。在清查、清退中如发现有丢失的，要及时向主管领导和有关部门报告，并及时 追查处理，对有可能造成后果的，应报有关领导和部门采取相应的 补救措施。 ⑩办理完毕的秘密文件，凡需要归档的，必须按规定，认真分类鉴定。文 件档案要按密级，建立查阅审批制度，未经有关部门批准，不准公开，不准复 制。选编、汇编文件不得擅自降低、解除密级和扩大发放范围。 ⑥销毁文件必须逐一登记造册，报请领导审批。机密、秘密级文件派专人 (二个以上)护送到保密部门指定的造纸厂、销毁场监督销毁，绝密文件最好 指定专人在本单位销毁。任何个人无权自行销毁秘密文件，亦不得将秘密或内 部文件卖给废品收购站，或作裱糊纸用。 (3)依法治密，完善制度，建立秘密文件管理责任制。对于秘密文件在制 定、传阅以及销毁等各个环节上的责任作出明确的规定，实行管理责任制，对 违反规定，造成失泄密的事件必须认真追查，追究有关人员的责任。 (4)加强计算机保密的措施。 党和国家非常重视计算机网络信息保密工作，早在 1994年 2月 18日，国 务院以令第 147号发布了《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》， 以后又多次颁布了有关计算机网络信息保密安全的规定，对计算机信息系统建 设及运用、监督等作出了明确的一系列的要求，国家税务总局在 1999年国税 发[1999]131号文下发了《税务计算机信息系统安全管理规定》。由此可见， 计算机信息保密是一个非常复杂重要的问题，因此如何确保计算机系统中国家 秘密的安全，是我们面临的新课题。 ①确保计算机操作队伍纯洁可靠。计算机工作人员队伍的纯洁可靠，是确 保计算机系统涉密信息不失泄密的关键。为此，首先要按照机要人员的条件， 对涉密计算机工作人员进行严格审查，必须做到先审后用，对不合条件者或发 现思想有问题者，不能安排从事与秘密信息有关的工作。二是要加强思想教 育，使计算机工作人员对计算机保密的重要性以及国内外反情报斗争的特点有 清醒的认识，自觉遵守有关保密法规，保守国家秘密。 ②加强对从事保密工作人员的计算机操作培训。搞好计算机信息的保密工 作不仅要求有关人员有相当的保密知识，还要求他们具有一定计算机基础知 识。目前税务机关计算机工作人员和保密工作人员素质难以满足计算机信息保 密的需要，必须大力加强培训工作。 ③对计算机经常进行安全检查。计算机，特别是进口的计算机，很容易被放置附加物， 如微录机、接收机、电子发射器、窃听器等等，所以必须采取一 定的技术手段和措施，对计算机进行安全检查。 ④严格划分密级和采取屏蔽措施。划分密级和采取屏蔽是对计算机系统和 计算机保密的一项重要措施。涉密的计算机，不仅其加工处理的数据、信息要 严格划分密级，而且计算机本体和联网终端的房问，也要划为秘密要害部门。 划为秘密的内容，还应包括计算机本体和外围设备，指令编码，各种程序和数 据媒体等所有软件。 采取屏蔽措施目的在于堵塞电磁波辐射，防止计算机的输入、贮存、加工 处理和输出信息的外流。常用的屏蔽措施主要有以下几种：一是屏蔽计算机本 体的主要部件，如贮存器、运算器、控制器及外围设备；二是屏蔽计算机主 体——中央处理机；三是屏蔽整个机房。 ⑤完善规章制度，加强保密管理。各计算中心和计算机站要根据有关保密 法规制定切实可行的保密规章制度，对不遵守保密规章、制度造成失泄密的， 要视情节严肃处理。 3税务机关政务调研督办管理 3．1税务机关政务调研的特点及内容 调查研究是坚持实事求是，做好税收工作的前提条件。通常我们把调查、 研究放在一起说，其实，调查与研究虽然联系紧密，但它们是两个不同的概 念，有不同的内涵。所谓调查，就是通过个别了解、开调查会、现场观察、走 访、探访、听取情况介绍、收集书面资料、发放问卷等方式方法对客观世界中 的人、事、物等进行了解、查核、统计，以掌握真实确凿的情况。研究则是对 已掌握的真实情况，运用唯物辩证的方法进行归纳、分析、比较、联系、概 括、推断，达到去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，进而达到探求事 物的本质、原因和一般规律的目的。调查是研究的前提和基础，而研究是调查 的深化和发展。 3．1．1税务机关政务调研的特点 1．符合领导工作需要，是税务机关工作人员调研的出发点。这种需要来 自两方面，一是决策的需要。往往表现为领导预先定下什么时候开会研究，决 定什么问题，需要些什么材料，这时相关部门就应组织调查，力争在会议讨论 前为领导决策提供有一定深度和预见性的调查资料和报告。二是平时有些事情 表露了某种迹象，使人预感到其中可能存在着问题，一些实质性的东西可能蕴 含在里面，这就产生了调查的需要，相关部门就应围绕这个范围进行调查。 2．突击性。税务机关有些部门的调查研究，常常不是按某一时期的工作 计划来安排，往往带有不同程度的突击性。这与有些部门经常要处理一些突发 性、临时性的事件有关。因为事情来得急，时间要求紧，任务又相当繁重，这 就需要尽快组织人员前往调查，迅速把调查研究的结果报告领导，使领导能及 时采取相应的措施。 3．与信息、督查工作相结合。调查研究虽是税务机关工作人员经常性的 工作，但不等于说机关工作人员要经常地、用大量的时间到基层，事事直接调查研究。 他们可利用机关经常接触来自各方面的材料或利用机关综合部门的优 势，了解各种情况，向有关部门搜集调研成果。这是一种间接的调查研究，也 是一种与信息工作紧密结合的调查研究。调查与信息是相互影响，密切相关 的。信息是调研的前提，没有大量信息的输入、节选和综合整理，就很难发现 重大的调研课题，因此，机关工作人员要经常将从信息网上、群众来访来信中 得到的各种初级信息进行综合分析，抓住其中的重要问题，组织力量调查研 究。反过来，这种调研又促进了信息的深化和扩展，为向领导提供有情况分 析、有政策建议、不乏真知灼见的高层次信息打下基础。调研成果一经转化为 领导决定，就需要督促检查，它同样涉及到大量的调查研究。但督促检查中的 调查研究与决策前的调查研究和一般的调查研究有所不同，其特殊性表现在： 一是有鲜明的指向性。它的目的是验证决策是否正确和决策落实是否畅通，为 督促检查提供依据，为领导修正、完善决策服务，因而指向性十分明确。二是 时效性较强。它是一种决策实施过程中的调查研究，有一定的时间要求。若决 策已经完全到位，这种调查研究就成了“马后炮”而毫无意义。三是具有了解 情况和敦促鞭策的双重作用。四是侧重点放在对落实决策过程中存在问题的了 解上。 4．与基层建立定点联系。税务机关的调查研究不能停留在罗列现象或走 马观花式的一般性调研上，而应把面上的调查和蹲点调查结合起来，通过深入 基层，从个性中提炼出共性，更全面、更准确地了解事物的全貌和本质，进而 找出解决矛盾的办法。这就需要选择不同类型并具有一定代表性的区域和具体 单位作为基层联系点，经常与他们进行双向交流。设立这些联系点，既可促进 领导机关与基层单位的沟通和学习，又可为机关工作人员下去蹲点调查提供场 所，可谓一举两得。 3．1．2税务机关政务调研的内容 调查研究的内容十分广泛，一般有以下几方面： 1．围绕领导机构各个时期的中心工作开展调查研究。 调查研究工作是围绕领导机构的中心工作展开的，这是调查研究的指导思 想。从全党全国来说，要以经济建设为中心，各行各业各项工作都应当服从和 服务于这个中心。在这个大前提下，税务机关工作人员要为领导决策服务，想 领导之所想，急领导之所急，就必须围绕税收中心工作，抓住领导最关心的重大问题开 展调查研究。调研活动只有紧紧围绕税务工作中心来进行，其成果才 能为领导所采用，成为领导决策的依据；反之，就很难与领导的思维形成共 振，其成果自然难以转化为领导决定。 2．为贯彻执行各项政策而进行调查研究。 有时候，一个具体的政策和措施的实行，会使许多人的利益发生变化，引 起各方面的巨大反应。由于事物的复杂性和多样性，在执行政策的过程中，往 往会出现未曾预料到的情况和问题。这就需要及时到有关部门或基层调查研 究，了解这些政策得到哪些人的拥护，受到哪些人的反对，对哪些人有利，对 哪些人不利，实行这些政策的进展情况如何，现在发展到了哪一步，出现了哪 些偏差和其他问题，实行的结果怎样，是否解决了原有的矛盾，能否收到预期 的效果。把上述调查情况及时反映给领导，作为他们修订或完善决策的根据， 以便进一步指导工作。 3．为起草政策性文件、重要报告以及其他文稿而进行调查研究。 起草各种文稿，是税务机关工作人员的经常性工作。写这些文稿，要注意 三点：一是必须与上级的政策规定一致，不能反其道而行之。二是必须与本机 关过去制定的政策规定相衔接，不能前后矛盾。若需要以新的政策规定代替过 去的政策规定，要加以说明，并提议过去的政策规定何时废止。三是必须能付 诸实施。而要做到这三点，一刻也离不开调查研究。因此只有通过调查研究， 才能了解上下左右发布文件和执行文件的全面情况，才能从实施中发现问题， 找出解决问题的办法，使撰写的文稿有的放矢，真正管用。 4．为解决突发性事件的苗头性、倾向性问题进行调查研究。 机关工作人员经常要跟随领导和受领导委派，在单位内部或到有关部门和 基层调查一些突发性事件或事故。有发生于集体的，也有发生于个人的。对这 些事件的调查，机关工作人员要十分认真、仔细，注意某些关键性细节，尽快 查清事实真相及原因，分清责任，以便领导处理。苗头性、倾向性问题有的是 有益的，有的是有害的。有益的要助其成长，予以推广；有害的要加以纠正， 阻止其蔓延。进行这方面的调查时，要眼光敏锐，思维敏捷，行动迅速，熟悉 政策，掌握业务，还要敢于陈述己见，实事求是。 5．对一些容易被遗漏的问题进行调查研究。 对这类问题的调查，又称拾遗补缺调查。它包括处于几个职能部门的临界 点的问题；几个职能部门都管但只各自管某一个方面的问题；群众反映甚大但不知归哪 个部门管的问题；虽分管部门明确，但却长期拖而不决的问题。对这 些“几不管”的问题，税务机关工作人员要主动地自选调研课题，组织力量调 查，并以高度的责任感和为纳税人排忧解难的满腔热情，迅速给予处理。 3．2税务机关政务调研工作的准备和开展 3．2．1调查研究的准备 要使调查研究取得良好效果，事前必须认真做好以下准备工作： 1．明确目的。 调查研究，首先要有明确的目的。没有明确的目的，不清楚为什么要调 查，就无法着手调查。有了明确的目的，才能确定调查的项目、方式和要求。 调查研究的目的，就是寻找解决问题的途径，即搞清在调查研究方面的领 导意图。 如果领导没有具体布置调查研究的任务，而税务机关工作人员从工作出发 主动进行某一方面的调查研究，也可作为调研题目。机关工作人员在确定研究 目的后，可把调查研究的整个设想向领导汇报，取得领导的同意、支持和帮 助。 2．学习有关政策。 调查研究是政策性很强的工作。认真学习与调查研究内容有关的方针、政 策和上级指示，是保证调查研究方向正确、达到目的的前提。通过学习，可以 端正调查研究的指导思想，奠定搞好调查研究的思想基础。 3．收集有关资料。 收集与调查内容、调查范围、调查对象等有关资料，是熟悉情况、摸准门 路、少走弯路的必要准备。例如，要去调查一个县的税源情况，在下去调查以 前，要尽可能地收集这个县税源的历史和现状。对于调查对象心中有数或心中 无数乃至完全无数，其调查效果是大不一样的。 4．选定调查对象。 调查对象是指向调查者提供情况的组织或个人。选定调查对象，一般有三 个标准，缺一不可。 (1)根据调查目的(即要解决的问题)来选定。因为调查目的是指挥整个调查活动的“主 帅”，一切活动均要围绕这个中心进行。如果调查对象选错了， 没有一个中心，就不能达到预想的调查目的。 (2)根据调查所要获取的材料来选定。因为调查就是通过各种方式来获取 并掌握客观实际情况；调查就是为调查者提供所需要的材料。如果调查对象选 错了，不能为调查者提供有意义的材料，结果使调查劳而无获，那研究也就成 为无米之炊了。 (3)从最能提供真实、准确材料的组织或个人中来选定。这是事关调查研 究的成效、能否取得最佳效果的问题，因此一定要慎重对待。在可能条件下， 对可能提供材料的组织或个人，要进行一番分析、比较，从中选定最有价值的 调查对象。 5．制定调研计划。 调查研究计划，是对整个调查研究工作的全面设想和安排。有了计划，可 以增强调查研究工作的自觉性，减少盲目性。 调查研究应包括以下几个方面的内容： (1)调查的目的和要求； (2)调查的指导思想； (3)调查的对象； (4)调查的方法； (5)调查的步骤； (6)调查材料的形成(即形成什么材料，由谁完成)； (7)组织领导与分工(包括调查研究小组的成员、领导和分工情况)； (8)有关注意事项(包括工作纪律等)。 政务调研计划是事前的设想，不可能完全同实际相符。在实施过程中，发 现计划有某些不完备或不妥之处，应随时予以修订和补充。 6．拟写调研提纲。 调查研究提纲，是实现调查研究目的的具体程序。调查研究计划是对整个 调查研究工作的全面安排，调查研究提纲仅是调查研究计划中的一部分，是调 查研究目的的实施细则。提纲主要是为获取材料而列。一般应包括以下几个方 面的内容： (1)调查研究的总论题； (2)调查研究的分论题； (3)调查研究的目的； (4)调查研究的材料来源、材料范围、材料内容； (5)获得材料的方法与步骤等。 拟写调查提纲的原则是：按照这个提纲去调查，就可以获取调查研究总论 题所必须的、全面的、系统的材料，达到调查研究的目的。 3．2．2调查研究的开展 1．调查工作的进行。 调查是调查研究过程中最重要的阶段，其中心任务是搜集资料。调查研究 的结论是否正确，能否研究出成果，在很大程度上取决于这个阶段的工作情 况。这涉及调查者的水平、态度与所采取的方式、方法。 调查的方式有多种，一般有以下 4种： (1)开会调查。开座谈会、调查会，这是简便易行的调查形式，可以摸清 情况，掌握材料。 (2)个别谈话。通过找有关人员交谈，可进一步了解情况，核实材料，掌 握有关重要情节。 (3)现场观察。通过直观和感性认识，可获得较生动的材料，使调查的内 容更为准确。 (4)查阅资料。通过查看有关书面报告、原始记录、统计材料及录音、录 像等，可获得较系统的材料，提高调查效率，但要与前面几种调查形式结合进 行。 调查的方法多样，常用的有 4种调查方法： (1)典型调查法。 在一定的总体范围内，选择能够代表总体状况的典型单位或个人，进行深 入调查研究，这种方法为典型调查法。它的优点是：可以集中人力和时间，全 面、系统、详细地进行调查，使采集的材料较为细致、生动，并能进行深入的 研究，便于把握典型的本质特征。进行典型调查的关键是根据调查研究的目的 精心选择典型，所选的典型必须要有一定的代表性，这样调查研究得出的结论 才会有普遍意义。 (2)抽样调查法。 在需要调查的客观事物总体中，抽取一部分进行调查，根据调查的结果，对总体进行科 学的推断和评价，这种方法称为抽样调查法。这种方法往往适用 于对整个单位和群体的调查。在时间短，任务急，需要马上掌握情况的形势 下，可运用抽样调查法；在某种特定的情况下，没有必要或不可能进行全面调 查时也可运用此法；在典型调查或全面调查时，以抽样调查配合辅助之，可增 加原有调查的代表性和准确性。这种“窥一斑而知全豹”的调查方法，其最大 优点是：以少胜多，结论可靠。由于抽样调查完全排除人们的主观选择，每个 部分分别取样，都是机会均等，因而所得结论往往比较客观和具有代表性。 (3)统计调查法。 通过有组织地搜集各种统计资料，并对其进行调查研究的方法，称之为统 计调查法。税务机关工作人员可以利用定期或不定期的统计报表，对其中的大 量数据进行分析研究，从中发现问题，以便认识和掌握事物的发展规律和发展 趋势。也可以为适应某一工作需要而专门组织统计调查。这种统计调查首先要 系统搜集有关数据、资料，然后对这些数据、资料进行整理和汇总，最后进行 统计分析、综合研究，从而提出工作建议。统计调查的最大优点是：生动、具 体、有说服力。但是，这种调查法往往要为科学推断提供数据，因此一定要保 证数据来源的准确、可靠，以及全面、完善，反对弄虚作假。 (4)问卷调查法。 根据调查的目的和要求，把有关的调查项目，设计成一份调查表让被调查 者填写的方法，即称之为问卷调查法。调查表一般分为封闭式和开放式两种。 封闭式，即被调查者在回答问题时，只能按表上所列的几种答案中选择一种， 不能由自己另写。其好处是回答方便，便于整理研究；缺点是限制太死，不易 把复杂的情况表达出来。开放式，即被调查者可根据调查表上所提出的问题， 自由回答，还可以较详细地阐述自己的观点，若调查表不够写，也可附页。其 优点是：调查得到的资料丰富，参考价值大；其缺点是：答案各种各样，不易 整理，不够集中，难以进行数量统计和定量分析。 2．调查材料的整理。 调查的目的是为政务研究收集材料。材料是研究的基础。税务机关工作人 员在调查时，都希望材料丰富，因为丰富的材料可为研究提供坚实的基础。但 收集材料只是调查研究工作的第一步，还有大量工作要做。对大量的材料需要 进行仔细地整理、加工，即做好材料的处理工作。这一步工作做得好不好，将 直接关系到调查研究的下一步或后期工作是否顺利。因此，要不怕麻烦，舍得花时间。 其实，对材料整理加工的过程就是对材料熟悉掌握的过程，即对调查 的事物逐步从感性到理性认识的过渡。整理材料总的要求是：去粗取精，去伪 存真，做到真实、准确、精当。 (1)核实复查。 对调查得来的材料，不论是第一手材料，还是第二手材料，都要经过核 实，有的需要复查，不可轻信。从这个意义上说，整理阶段也是调查的继续和 深入阶段。核实有各种途径，如同样的事实，要多找几个人调查，当事人、见 证人、知情人都要找；对同一事物和问题如有几种不同反映，这就需要复查， 辨明真相，澄清是非；对有关方面提供的数据，要分析统计是否科学，来源是 否可靠，若一时把握不准，也一定要再进行验证。所以，核实复查，就是对材 料进行去伪存真的处理。 (2)筛选精当。 对调查得来的材料，即使经过核实，也不一定在研究问题时都能用上。有 的材料可能不够典型，有的材料可能过于简略，有的材料可能重复、相似，有 的材料甚至同调查研究的目的关系不大，有的材料可能不能反映事物的本质。 为使研究更有成效，在进行研究之前需对材料进行排队：必用材料、可用材 料、后备材料、留作他用材料、舍弃材料等。这是对材料进行去粗取精的处 理。 (3)登记编号。 对调查得来的材料要进行登记，对筛选的材料要进行分类；对必用、可 用、备用材料，要按分类情况进行编号；对其他暂时不用或关系不大的材料， 不要急于销毁，先保存下来，因为事物是在不断发展和变化的，现在也许无 用，将来可能有用。如何编号主要根据材料现状进行，但还要考虑到按调查研 究目的的要求顺序排列，以便为下一步分析研究做好准备。 3．研究工作的开展。 对调查得来的材料，只有经过研究，才能得出结论，解决问题。研究问题 要以辩证唯物论为指导，对具体问题作具体分析，进行综合、比较，找出事物 发展的规律，引出科学的结论。调查和研究是紧密相连、密不可分的。调查中 有研究，研究中有调查，两者互为渗透，相辅相成。研究阶段的主要任务是： (1)认真进行分析与综合。 分析综合，是认识客观事物发展规律的一种思维方法。调查研究，是为了认识世界改造 世界，即对客观存在的事物进行科学的分析与综合，经过分析、 研究、综合，逐步形成一个明确的推理和判断，揭露事物存在的矛盾，找出解 决矛盾的办法。调查研究的过程，就是分析、综合的过程。 (2)发现问题与解决问题。 对调查中得到的材料，不能原封不动地罗列在调查报告中。调查研究就是 发现问题、提出问题、解决问题，因为我们是为解决问题而进行调查研究的。 要解决问题就必须认真进行分析综合，分析综合的目的是为了解决问题。 (3)把握好分析与综合的统一。 分析是把握事物的各种矛盾，综合是把握事物的整体。分析是解剖术，把 整体分解为若干要素去认识；综合是整合术，把分解的诸要素结合起来。只有 分析而无综合，认识是零碎的；只强调综合而不注意分析，认识也难以深刻。 只有把两者结合起来，才能获得正确的认识，达到调查研究的目的。 3．3税务机关政务调研工作的要求 调查研究工作，有很强的思想性、政策性，需要有严肃认真、细致踏实的 作风。要搞好调查研究工作，必须注意以下事项： 3．3．1坚持实事求是的原则 “实事”就是客观存在着的一切事物，“是”就是客观事物的内部联系，即 规律性，“求”就是我们去研究。调查研究的过程，就是贯彻实事求是这一原 则的过程。调查研究的对象，只能是客观存在的事实，调查研究就是从客观事 实中探求规律，寻求解决问题的办法。 3．3．2确立为领导决策服务的思想 从事调查研究的税务机关工作人员，在工作过程中，要始终明确不是为调 查研究而调查研究，要时时不忘调查研究的目的，处处牢记调查研究的意义， 即为领导决策提供科学依据。为做好这项工作，要确立四个意识： 1．要有决策意识。要懂一点决策学，知道如何使调查研究为领导决策提 供最需要的和真实的依据，发挥调查研究的作用。 2．要有服务意识。即始终明确为领导决策服务是调查研究工作人员的职责，这是做好 调查研究工作的指导思想。在工作中要自觉接受领导，听从组织 分配，贯彻领导意图。 3．要有超前意识。调查研究工作不是消极被动的，肩负调查研究工作的 税务机关工作人员，既要谨慎从事，又要积极主动，发挥主观能动性。要尽力 使工作做在前面、有所预见，为领导决策发挥参谋助手作用。 4．要有奉献意识。调查研究往往是政策性强、难度大、要求高的工作， 一篇调查报告有时要多次核实、多次修改、多次加工，这就要求有苦干、实干 和无私奉献的精神。 3．3．3调查研究“四忌” 一忌“走马观花”。有的税务机关工作人员在未周密调查之前，就忙于着 手写调查研究报告。有时也进行了一番调查，但只是“走马观花”看一看，浮 在面上，没有深入到实质性问题中去，自然得不出正确结论。 二忌“乱发议论”。搞调查研究，一定要有虚心诚恳的态度，尤其是上一 级税务机关的工作人员，在对下级作调查时，更需注意。必须尊重被调查者， 在开展调研工作时，不能简单、生硬、急躁。更不能摆“架子”，或以“钦差 大臣”自居，盛气凌人，指手画脚。 三忌“主观武断”。调查要尊重事实，不能先人为主，带着框框搞调查。 听情况介绍，不能只听与自己想法一致的部分，不爱听与自己想法不一致的部 分，对正反两方面的意见都要听。要尊重客观事实，一是一、二是二，不夸 大，不缩小，一切结论必须建立在事实基础之上。 四忌“以偏概全”。这是个思想方法问题，也是个调查方法问题。若只顾 一点不及其余，或抓住一点就下结论，那么这个结论就很难准确全面，以致影 响到决策的科学性。在调查中，要通过多种渠道、多种方法，收集多方面的材 料，以反映客观事物的各个侧面、各个层次、各种角度。所以，在全面调查的 基础上，还要抓重点、抓典型，把共性与个性统一起来，注意全面地、辩证地 分析研究问题。 3．3．4调查与研究的有机结合 要善于把调查与研究贯穿于整个调查研究工作的始终。不要把这项工作简 单地划分为调查收集材料阶段和综合分析研究阶段。工作可以有侧重点，但并不是调查 时用不着分析研究，也不是在分析研究时就用不着再收集材料了。应 该是边调查、边收集、边整理、边分析研究，这样有助于不断扩大视野，深化 认识，用深化了的认识，再去指导下一步的调查和研究。只有与时俱进，调查 研究工作才能步步深入、少走弯路，取得好成果。 3．4税务机关督促检查工作管理 督促检查工作包括督办、催促、检查。督查工作属于领导科学的范畴，是 税务机关工作的重要环节，是改进机关作风、提高办事效率的重要手段。开展 督促检查工作，对于协助领导完善决策、顺利实现决策目标，促进各项工作的 落实和提高税务机关工作效率和工作质量有着十分重要的作用。 3．4．1督查工作的内容 各级税务机关督查工作主要包括以下内容： 1．对中央和上级机关制定的方针政策、重要文件和重要会议精神贯彻落 实情况进行督查； 2．对国家税务总局和本地领导机关关于税务工作的重要工作部署、重要 决定事项的落实情况进行督查； 3．国家税务总局和本地领导机关领导同志的批示及批办件、督办件的贯 彻落实； 4．本级机关各类会议决定事项和领导决定交机关各单位办理的重要事项； 5．人大代表、政协委员提出的需要本级机关答复的有关建议、提案办理 情况的督查； 6．同级机关主送税务机关需要答复、征求意见和联办、协办的有关公文 和事宜； 7．本级税务机关和所属系统税务机关落实全年工作任务的进展情况； 8．领导同志认为必须督促检查的其他重要事项。 3．4．2督查工作的基本程序 督查工作程序大致可以分为拟办、立项、交办、催办、办结五个环节。 1．拟办。接到领导同志、领导机关的批示、交办事项，或税务机关的重大决策、重要 工作部署，需及时提出拟办意见。拟办意见一般包括承办单位 (牵头单位、协办单位)、时限和工作要求等。其中，重大和复杂的事项，在提 出初步的拟办意见后，还要征求有关方面的意见，在承办单位认可的情况下， 再报领导同志审定。 2．立项。办理意见确定后，即可立项。立项一般一事一项，重大决策或 重要工作部署则以一个部署、一个决策为单位立项。在确定项目过程中，负责 督查的人员只能提出意见或建议供领导裁决，而不能擅作主张。在确定项目的 同时，还要定项目内容、定承办单位、定完成时限、定负责人。立项时要编 号，填写《督查登记卡》。 3．交办。交办一般采取发《督办通知》的形式，交有关单位办理，特殊 情况也可电话或口头交办。交办应努力做到任务量化，时限具体化，责任明确 化，使之既具有权威性，又具有可操作性。 4．催办。《督办通知》发出后，要及时了解督办件的运行情况和办理情 况，并适时加以催办。催办的方式可以灵活多样，可以面对面进行，也可以用 电话、口头和发催办通知单的方式进行。对于重点项目，还可以通过制发文 件、召开会议与承办单位共同办理等方式，协调关系，掌握进展情况，帮助承 办单位解决困难，以按时办结。对办理过程中出现的矛盾和问题，要做好有关 任务调整、力量调配及相关的协调工作，必要时还要请领导同志出面督促，帮 助解决一些互相推诿、久拖不决的老大难问题。 5．办结。承办单位将办理情况报来后，要认真进行审查——看是否符合 交办时所提出的要求，情况是否清楚，工作是否落实。符合要求者，将报来的 材料综合整理，报领导审定。重大决策和重要工作部署往往需由多家承办，涉 及面广。各单位将情况报来后，要认真做好情况汇报工作，向领导写出专题报 告。全部工作结束后，要做好材料归档工作。 6．结果反馈。一项具体的督办任务完成之后，要按照事事有结果，件件 有回音的原则，向领导报告督办结果。反馈督办结果的具体做法有三种：一是 对上级机关交办的事项要写出专题报告，正式行文上报；二是对涉及面广，内 容比较重要的可以编写简报，印送有关领导和部门；三是对领导同志批示的项 目，用“领导同志批示件办理情况”反馈情况，并附上原批示件。 3．4．3督查工作的主要方式 督查工作、特别是决策督查的主要方式有： 1．催报督促。在交办时规定的上报期限内，要定期或不定期地进行催报。 督促承办单位抓紧办理，按照所提出的有关要求，按质如期办理。 2．组织督查小组。在采用文电或上门催办的同时，对一些重大决策和重 要工作部署，还可以组织督查小组，深入下去进行督促检查。这种活动一般由 领导同志带队，专项进行。组织督查小组声势大、影响大、效果好，但由于牵 扯领导的精力，应持慎重态度，不可过多。 3．督查调研。这是一种把督促检查与调查研究结合起来进行的工作方式。 既可以把调查研究工作融于督促检查之中，边督查边调研，又可以围绕某一中 心工作或就某一个问题开展调查研究，进而形成调研成果为领导出谋献策。 附例： ××国家税务局系统督查工作规则 为进一步做好全省国税系统督查工作，逐步实现督查工作制度化、规范 化、程序化，强化税务管理，促进各项工作任务的落实，根据国税工作实际， 特制定本规则。 一、督查工作的指导思想 (一)严格按照上级机关及本局的决定和要求开展工作。紧密围绕总局、 省委、省政府及省局的中心任务和重大决策与工作部署，积极有效地开展督 查。 (二)坚持实事求是，全面、准确、客观地了解和反映上级机关和本局决 定事项的贯彻落实情况，既报喜又报忧。尤其要了解和反映组织收入、税收改 革和队伍建设工作中带有倾向性的重大问题。 (三)注重时效性，通过及时督办检查，促进上级机关和本局工作决策的 迅速贯彻落实，推动各项工作任务的完成。 二、督查工作的基本原则 (一)交办督查原则。督查工作应根据领导批示、指示开展，按照领导交 办意图，以督促、催办、检查、综合、协调、反馈情况为主。 (二)分级负责原则。各级办公室负责抓好本级机关的督查工作，并承办 或协办上级交办的督查事项。 (三)讲求实效原则。督查工作要狠抓落实，注重实效，切实防止和克服 敷衍塞责等现象。 (四)注重时限原则。所有督查事项都要及时办理，按时完成，不得相互 推诿和拖拉延误。 三、督查工作的主要任务 (一)国家税务总局和省委、省政府关于国税工作的重大决策及工作部署 的贯彻落实。 (二)国家税务总局和省委、省政府领导同志的批示，总局和省委、省政 府等有关领导机关转来的批办件、督办件的贯彻落实。 (三)局各类会议决定事项和局领导决定交机关各单位办理的重要事项。 (四)人大代表建议、政协委员提案的办理、回复。 (五)各级党委、政府和同级政府部门主送国税机关需要答复、批复、征 求意见和联办、协办的有关公文和事项。 (六)省局各处室和各市州县国税机关落实全年工作任务的进展情况。 四、督查工作的基本程序 (一)重大决策和重要工作部署督查程序。 1．分解。各级办公室对全局和重要决策及工作要进行科学的分解立项， 拟定督查工作要点，并经领导审定后交有关单位承办。分解立项应突出重点， 对任务、责任、时限提出明确的可操作性的要求。 2．检查。各级办公室对决策和工作部署贯彻落实情况进行不同方式的检 查。对影响全局的重大事项，应集中力量督查；对全年性的任务分阶段跟踪督 查；对紧急事项及时督查。 3．协调。对于贯彻落实过程中承办单位难以单独解决的问题，要分层次 做好协调工作。凡涉及一般性的具体事项，由办公室分管负责人协调；凡涉及 几个处(科)室交叉的重要事项，由办公室主任协调；凡涉及全局性的重大问 题，办公室应先提出预案和建议，请局领导出面协调。 4．反馈。各地各单位对受理的督查事项，应及时将督查结果向上级或本 级局办公室反馈，以便综合上报。 (二)领导批示和交办及有关会议决定事项的督查程序。 1．登记送审。凡领导批示、交办和各类会议决定的督查事项，应及时登 记，填写《督办事项通知单》，并根据内容提出拟办意见，内容包括：承办单 位、督查内容、报告时限、附送的文件和材料等，经领导审签后，以“分流承 办”的形式交有关单位办理。 2．分流承办。转办：将确定的督查事项填写《督查事项通知单》，转给指 定的承办单位办理；协办：对任务交叉，涉及几个地方和单位的督查事项，应 确定牵头单位和协办单位，办理结果由牵头单位汇总交办公室；自办：对个别 不宜转办和协办或领导明确要求局办公室办理的督查事项，由办公室直接办 理。 3．催办检查。对逾期未报结果的事项，办公室要及时催办。催办可以电 话询问、发函催办和派员到当地督查等形式进行。对催办情况应做好登记和综 合整理，及时向局领导报告。 4．审核报告。承办单位对所受理的督查事项要按要求办结，由办公室将 办理情况汇总后报告有关领导。对上级机关的重大工作部署，经局领导同意后 由办公室将贯彻执行情况上报；对上级机关和领导交办、批办的重要事项，由 办公室综合情况写出专题报告，经局领导审定后，送呈上级机关或有关领导； 对局各类会议决定事项和局领导批示交办已列入督办的事项由办公室报告局领 导。 (三)提案(建议)和外来有关公文的督办检查程序。 1．登记。凡人大建议、政协提案及有关部门送来的请示、报告、征求意 见和联办、协办的公文，一律由办公室登记备案。 3．分办。对于登录在案的文件和事项，逐件填写《督办事项通知单》，转 相关业务单位或下级机关承办；任务交叉的事项，可明确牵头承办单位和协办 单位。分办时应注明反馈的时间要求。 3．回复。凡督办事项均应在指定时间内完成，逾期应说明原因。承办单 位回复时，由单位负责人审核把关并签字。 五、督查工作的制度 (一)领导责任制度。在坚持集体领导的同时，按照谁分管谁负责的原则， 明确督办落实的责任。 (二)综合报告制度。总局及省局下发重要文件、召开重要会议后，要求 报结果的，各级要及时报告。报告要简单明了，鲜明地提出问题、分析问题、 回答问题，重点汇报工作思路，防止记流水账。 (三)专题反馈制度。总局及省局作出重大决策和部署后，各处室、各地 市州县国税局要围绕贯彻落实组织力量进行督查调研，并用专题报告的形式反 馈。督查调研工作要有力度，反馈情况要有深度。 (四)批件回报制度。各处室、各市州县国税局要加快上级和本级领导同 志批示交办事项的查办速度，提高办结质量。查办件均要在要求时间内向批办 者回报结果；特殊情况需延长时间的，应及时报告并说明原因和进展情况。 (五)情况通报制度。省局办公室对各处室、各市州县国税局的督查反馈 情况和查办件办理情况定期进行通报。同时，还要根据领导的意图，有针对性 地对一些重大决策进展情况进行通报。 各承办处室和市州县国税局以高度负责的态度，强化措施，建立健全受理 事项定时办结制度、工作奖惩制度等，按照“交必办、办必果、果必报”的要 求，做到事事有着落、件件有回音。 六、督查工作的组织领导 (一)要切实加强对督查工作的领导。各地市州县国税局要明确一位领导 分管，办公室一位负责人具体抓，并明确督查工作人员。各处室也要相应明确 一位负责人抓督查工作，对每一件督办件的办理，要进行备案登记，督促经办 人员负责抓好落实。 (二)督查工作归口各级办公室管理，具体负责本局督办检查情况的综合、 协调、管理工作；各处(科)室、各单位要密切配合，对列入督办的公文、事 项要及时承办，对承办中存在的问题要及时反映，并按时完成。 (三)局领导对督办件要签批明确的办理意见，分管领导不在机关时，由 办公室呈请在机关主持工作的领导签批；局领导授权或局领导不在机关时，由 办公室分管督办负责人签署意见，其办结情况应向分管领导报告。 (四)各市州县国税局和省局各处室要注意选配政治素质好、具有较高政 策水平和业务能力的同志从事督办检查工作，根据工作需要让督办检查工作人 员列席有关会议，阅读有关文件，提供必要的办公条件和手段等。 3．5税务机关信访管理 国家税务总局 1995年下发了《全国税务机关信访工作规则》(国税发 [1995]237号)，对税务机关的信访工作提出了总体要求。文件中对信访人的 确定及对信访人的要求，信访的受理范围、职责，信访的办理办法及要求，以 及对信访工作的奖励与处罚，信访经费和信访工作人员的福利待遇等都作了较 明确的规定。我们在信访管理工作中要认真贯彻执行国税发[1995]237 号文件精神，努 力做好信访管理，因为信访工作既是一项政治性很强的群众工作， 也是一项政策性很强的业务工作。这是各级税务领导机关及其负责人同群众保 持联系的桥梁，是体察民意的窗口、获取信息的渠道，同时又是接受监督的一 种方式和反映各方面情况的一面镜子。 3．5．1信访工作的原则 信访工作应遵循下列原则： 1．依照宪法、法律、法规、规章和政策办事。 2。深入调查研究，坚持实事求是，妥善处理问题。 3．按地区、部门分级负责，归口办理。 4．能够解决的问题及时解决，解决不了的问题妥当解释。 3．5．2税务机关受理来信来访的范围 1．对税收法律、法规、规章和政策的咨询。 2．对税务机关及其工作人员的意见。 3．对税务机关工作人员的违法、失职、渎职等行为的申诉、控告。 4．对纳税人违反税收法律、法规和规章行为的检举、揭发。 5．依法应由税务机关处理的其他事项。 3．5．3群众来信处理程序 1．办理人民来信 (1)接收。拆封前，首先要按收信人单位、姓名和发信人的地址检查一下 来信，看是否属于自己所受理的范围，以免拆错。 (2)阅信。阅信的目的在于弄清来信内容。阅信要集中精力，认真细致， 逐字逐句的体会，掌握来信者的意见、要求及所反映情况的各个过程。 (3)来信登记。就是在来信登记簿上按照项目填写来信的基本情况。 (4)处理。即分类、确定来信的处理去向、综合分析、来信内容。 (5)结案。对来信处理恰当，信访者表示满意或接受，即可结案。了结的 案件，应分别登记、编号、分类归档。 2．来信转办 就是受理来信的税务机关信访部门，根据来信反映问题的性质，按照“分级负责、归口 办理”的原则，转交给有关部门或单位处理。这是处理人民来 信，特别是上级领导机关和信访部门处理人民来信的一种重要方法。转办信件 常用的方法有三种：一种是统转，即将转给一部门的信件附转办单，集中转 出；一种是单转，即将一封来信附转办单单独转出；一种是函转，即对一件或 数件重要来信附公函转出。 在转办人民来信时，还应注意几个问题：(1)对揭发、控告信件，要转给 被揭发控告单位或它的上一级机关和领导人，问题重大的，原信一般不要下 转，可用摘抄转办的方法处理，不要公开来信人的姓名和单位。(2)时间性较 强的信件，应及时交办或转办。对紧急信件，要用电话、电报或其他方法通知 有关单位采取措施，做好工作，然后将原信附函转出。(3)对信中附有现金和 原始证据的，分别以汇单、挂号或机要件退回，严防丢失。(4)批评信和材 料，一般可转给被批评单位或个人。 3．处理匿名信 所谓匿名信，就是不署名的来信。有些虽则署名，但署的是假名的来信也 属于匿名信之列。匿名信一般是揭发检举、控告某单位或某个人违反国家法 律、法令、政策、规定等各方面问题的，属于揭发控告性质的信件。建议性信 件匿名的较少。写匿名信的人多数是因所在单位党风不正，民主生活不健全， 打击报复的情况常有发生，而打击报复者又受不到应有的处理，而不敢署真 名。所以，要根据匿名信所反映的具体内容审慎分析，区别对待，进行妥善处 理。(1)对匿名信和诬告信要区别对待。匿名信与诬告信不同，揭发不实与有 意诬陷也不同。不宜采取凡匿名信一律不查或有告必查的做法。(2)对如实反 映情况和揭发的人应当保护，不能将匿名信层层下转，一般控制在受理单位， 有必要的可转上级部门。需要查处的一般应由第一受理单位直接查处，或由领 导批示有关单位查处。(3)对利用信访形式有意捏造事实，诬告陷害他人，查 明属实的，应严肃处理，情节严重触犯刑律的，交司法部门依法惩处。 4．联名来信的处理 联名来信是指 3人或 3人以上共同签署姓名，反映同一问题的来信。其特 点是：(1)来信署名的人多，有的三五人，有的数十人，甚至几百人，反映署 名人共同关心或与他们切身利益密切相关的问题。(2)联名写信人一般都要求 急迫，言辞激烈，渴望尽快给予答复和解决。(3)联名来信往往又是集体上访 的信号，处理不及时或不恰当，往往会引起集体上访。因此，对联名来信的处理，除仔 细阅读、认真登记外，还应注意几个事项：④情况紧急的联名来信， 要及时向有关单位询问情况，进行初步核实，有的还应做实地调查或考察，做 好工作，防止事态扩大；②对联名来信，一般都要口头或书面向领导报告，说 明初步核实的情况，并提出处理意见；③联名来信反映的问题，政策规定明 确，已经做了妥善处理的，可转至有关单位，做好思想稳定工作。 3．5．4接待群众来访程序 1．来访登记和归口 对来访群众，首先要进行初谈，做好登记。要将来访人姓名、性别、年 龄、职业、住址或工作单位，反映的主要问题逐项填写在《群众来访登记簿》 上。来访者反映的问题中，一类需要直接受理，另一类按照分级负责、归口办 理的原则，及时介绍到有关部门去接谈处理。 2．接谈 指接待人员与来访人的直接交谈，听取陈述，询问情况，解答政策，做思 想工作；这是处理群众来访问题的一个重要环节。接待人员在接谈时，要坚持 做到“一听、二问、三记、四分析”。听，就是指耐心倾听来访人申诉，让人 家把话说完。对陈述过长抓不住要点的来访者，可以进行必要的引导。问，就 是把来访人没有谈清楚的问题问明白，特别是把事情经过、主要情节、过去上 访情况和处理的结果，这次来访的要求及其理由了解清楚。记，就是把来访者 的主要问题，提出的意见和要求简明扼要地记录，以便为分析情况和处理问题 提供充分的原始材料。分析，就是对上访人陈述的问题和提出的意见、要求， 按政策规定进行分析，作出判断和处理。对来访者提出的正确意见，包括对领 导机关及其工作的合理建议和正当批评，要热情欢迎，虚心听取；有重要建议 的，应给予鼓励、表扬。对来访者提出的政策上允许、条件上又可以解决的合 理需求，要及时处理，尽可能予以满足。对那些要求尽管合理，但限于条件无 法解决的，要做好解释说服工作，以争取得到来访者的谅解。对来访人反映的 问题，属于本单位处理的，可告诉来访人耐心等待处理；属于有关部门处理 的，可动员来访人直接前去反映，必要的可以给来访人开《上访人员接谈介绍 信》，介绍前往；对来访人员反映的问题按政策规定不能解决的，要向来访人 解释清楚，不要含糊其词，应耐心做好工作，说服上访人放弃不合理的或过高 的要求；对无理取闹者，要进行批评教育。对那些态度极为蛮横经劝说无效的，可会同 公安机关予以教育和制止。 3．上访秩序的维护 接待人民群众来访要有一个良好、文明的环境。接待人员要经常向来访群 众宣传党和政府关于维护上访秩序的规定和《来访须知》，对来访群众进行正 确行使民主权利的教育和法制教育，要求遵纪守法，实事求是地反映情况，不 得弄虚作假，不得陷害他人，不得无理取闹，以维护正常的信访秩序。 4．领导接待 是指领导人直接与来访群众对话，听取陈述，宣传政策，做思想工作，对 来访人提出的问题，亲自或责成有关单位和人员进行处理。领导接待的方式， 一般有随时在办公室和接待室接待，深入基层指导工作时有目的地进行接待， 建立领导接待日制度，定期接待等几种。 5．重访老户的处理 所谓重访老户，是指为解决同一问题而进行长期、反复上访者。重访老户 是一个长期存在的现象，它的产生、发展变化都具有十分复杂的原因。大体上 有三种情况：一是确有实际问题需要解决，由于有关部门处理不认真、不彻 底，本人有意见而反复写信上访；二是开始反映的问题有的已作合理解决，而 本人又提出过高的要求，纠缠不休；三是少数人以上访为名，无理取闹。 对重访老户的处理要按照说服教育与必要的强制手段相结合的原则，认真 处理，负责到底。具体说来，处理重访老户主要有以下一些做法：领导支持， 上下配合，这是解决重访老户的关键。各部门要按照分级负责、归口办理的原 则，认真负责，防止推诿扯皮。凡属本部门承办的，必须迅速处理；须交下级 单位处理的，要及时归口交办、催办。对重访老户的处理，要针对不同情况， 有区别地进行。重访老户往往是有理、半有理、无理的混杂在一起，这就需要 辨明是非，分别处理。对要求有理或基本有理的，要派人下去或请上来，限期 处理；对坚持过高要求和无理纠缠的，要做耐心细致的思想工作，动员他们尽 快返回原地。其中情节严重的，如妨害社会秩序和工作秩序，违反《治安管理 处罚条例》的，应交由公安部门依法处理。措施得力。对上级交办的重访老户 要采取切实有效的措施，先把他们稳定在当地，然后区别情况处理。实行“一 定三包”，即定任务，包调查、包处理、包做思想工作，负责到底，在“落实” 上下功夫，在“稳定”上做工作，对问题复杂的重访老户，要实行领导包案 制。对有些重访老户要本着实事求是的精神，采取灵活、变通的办法去处理。有的重访 老户要求解决的问题按现行政策无法解决，但他们的实际困难不解决 又不行，因此，对有的案件要在不违背总的政策原则的前提下，从实际出发， 按特殊情况，作变通处理。耐心做好重访老户的思想转化工作，加强对重访老 户的教育管理。切实处理好初信初访，以免形成新的重访老户。对于初访人员 应做到：有问题要认真处理，不留尾巴；按照政策暂时不能解决的问题，要讲 清楚，使其不抱幻想；当地完全可以解决的问题，要说服教育他们回到本地反 映，依靠本地税务机关解决。 6．集体上访的处理 集体上访是指群众通过集体(一般是指 5人以上)走访的形式，一般具有 这几个特点：(1)上访的人多，规模较大；(2)反映的问题涉及面广，比较复 杂，既有原先遗留问题，也有现实问题，参加集体上访的群众有共同的目的和 要求，也有各自的打算，处理的难度大；(3)集体上访一般有人串连，有组织 地进行活动，往往要求强烈，情绪偏激，容易越轨闹事，影响正常工作秩序， 危害安定团结。对群众的集体上访必须有正确的认识，认真对待。 对集体上访的处理要增强工作的主动性和计划性。按照中央一系列最新 指示精神，对群体上访要研究处理预案，防止上访中极端行为的突然发生。 预案中要注意以下几个问题：(1)采取稳妥的步骤。主要是：信访接待人员 出面同集体上访群众代表进行单独对话，弄清来访群众的所在单位、来访人 数(男女各多少)，要反映的问题和提出的要求。一般不当面答复问题更不 能许愿，讲清上访者应该遵守的纪律，并在生活上给予必要的关照和安排， 以稳定群众的情绪，防止矛盾激化。(2)认真研究集体上访提出的问题和要 求。要把集体上访的情况向领导及时汇报，必要时由有关领导牵头，召集有 关部门的负责人以及上访群众所在地的负责人开会，共同研究集体上访的原 因及有关情况，分析问题的性质和合理度，确定应采取的对策。(3)与上访 群众直接对话宣布解决问题的方法步骤。动员上访群众返回。要将领导机关 对集体上访反映的问题的研究结果，向上访群众进行宣布和说明。如果确有 应该解决而又能够解决的问题，要表明领导解决这些问题的决心和方法，使 上访群众心中有底。如果上访群众的要求不合理或虽有合理因素但由于条件 限制不能解决的问题，更应详细向群众讲明情况，说明理由，做好思想工 作，动员他们返回；(4)凡符合政策规定，有利于调动群众积极性的，都要 千方百计，尽快解决；对带有普遍性的问题，一时难以解决的，要向群众解释清楚；对 要求不合理的，要坚持做好思想教育工作，宣传国家政策，不能 姑息牵就，乱开口子；对有越轨行为，冲击税务机关，扰乱秩序，纠缠领导 和工作人员的集体上访人员，要进行批评教育，对屡教不改的个别串通闹事 的头头，要由公安部门出面处理。 4税务机关税收宣传信息管理 4．1税务机关税收宣传工作 4．1．1税收宣传工作的原则 税收宣传工作要坚定地以党的路线、方针和政策为指导，紧紧围绕各个时 期的中心工作，坚持正面宣传为主，拓宽税收宣传领域。要及时宣传国家的税 收方针和政策，迅速传达党中央、国务院、国家税务总局和省委、省政府有关 税收工作的重要部署，正确传播税收知识，积极反映征纳双方及社会各界人士 对税务工作的意见和建议。重点对税收法规、税制建设、征收管理、基层建 设、组织收入、队伍建设、税收理论研究等方面的工作开展多渠道、多层次、 多形式的宣传。税收宣传工作要与宣传部门积极配合，鼓励干部踊跃参加税收 宣传活动，积极撰写新闻稿件。从事税收宣传工作的税务机关工作人员要同新 闻界广交朋友，主动介绍情况，提供方便，积极配合其工作，使各种媒体正确 了解和宣传税务工作。 4．1．2税收宣传管理 对税收宣传工作一般归口办公室统一管理。办公室每年要根据本单位的中 心工作，提出税收宣传的指导思想和宣传主题，拟定全年税收宣传工作计划， 并组织实施。具体任务是：统一组织、协调与管理对外新闻报道；积极开展经 常性的税收宣传活动；指导、组织、协调或监制以本单位名义编辑、录制、出 版的税收宣传题材的书籍和音像制品；及时开展调研活动，总结税收宣传工作 的经验，不断提高税收宣传工作的管理水平。 1．新闻宣传管理 对各级税务机关中需要宣传报道的税务工作中的热点、难点问题和新闻线 索、典型人物、先进单位、重大事件等，应及时与机关办公室联系，以便适时 组织宣传报道。向新闻界公布的重大新闻，应当提前送办公室审核并报局领导批准，然 后视情况由局领导或者新闻发言人统一对外发布。各新闻单位向本单 位的重要约稿，统一由办公室负责接洽。办公室根据新闻单位的约稿提纲和有 关要求，提出是否接受约稿的初步意见，报局领导审定，然后按局内分工分别 安排有关处室撰稿。中央和省内各大新闻单位的重要采访活动，统一由办公室 负责组织，程序是： (1)办公室根据有关新闻单位提出的采访提纲，提出是否接受采访和由谁 接受采访的意见，报局领导审批。 (2)办公室根据领导的批示，安排接受采访单位和人员，并向接受采访的 单位和人员转达领导指示和采访提纲。 (3)被采访单位和人员根据领导批示、采访提纲和有关要求进行充分准 备，必要时应当将材料报局领导审定。 (4)办公室与新闻单位和被采访单位或者人员共同商定采访时间，安排采 访具体事宜。 2．税收宣传品、办班和外出讲课管理 制作、出版和发行税收宣传品(包括音像制品、书籍、宣传画等)，由办 公室统一归口管理。未经批准，各单位不得自行制作或者与其他单位、个人联 合制作上述宣传品。系统外单位向税务系统和社会推荐发行的税收宣传品，均 须由办公室审查并提出是否接受发行的意见，报领导审定。对外举办税收法规 之类的培训班、研讨班等，实行归口管理，严格审批并进行财务监督。严禁个 人假借本单位名义办班。 4．1．3税收宣传纪律 开展税收宣传要严格新闻宣传纪律，遵守有关保密规定，把握宣传导向， 加强对新闻宣传稿件及清样的审核把关。 1．凡省级以上新闻单位到税务系统采访，或省内其他新闻单位跨地区采 访，必须经领导同意，并由办公室与被采访地区税务局相关部门联系，否则各 地均不得接待。 2．坚持重要稿件送审制度。凡宣传本级单位工作的稿件，要送上级审核 批准；凡宣传报道本级党组成员的稿件，要经上级党组审核把关；对反面宣传 报道题材，要严格按照程序逐级审批。对新闻单位曝光的反面问题，要及时按 程序上报。 3．凡属遇到打着各种名义组织税务广告和有偿新闻的，一方面要坚持抵 制，另一方面要及时向上一级税务机关报告。 4．2税务机关政务信息工作 1995年 10月 27日，国务院办公厅印发了《政务信息工作暂行办法》(国 办发[1995]53号)，对政务信息工作的任务、原则、服务重点、服务内容等 提出了明确的要求，对政务信息机构的设立、队伍建设、工作制度、信息质量 的要求、信息工作手段的运用等作出了具体的规定。这些规定是我们搞好税务 信息工作的依据。1995年 11月 27日，国家税务总局下发了《关于印发<全 国税务信息工作规则>的通知》(国税发[1995]218号)，这个文件明确了信 息报送渠道、报送要点、报送要求、报送方式，强调了税务信息工作的重要 性。搞好税务信息工作，是贯彻执行党和国家的路线、方针、政策，及时、准 确、全面地反映税收工作的新情况、新问题，为各级领导科学决策、指导和改 进税收工作提供可靠依据的需要。 4．2．1信息的特点 1．客观性。 信息是事物的特征和变化的客观反映。事物的特征和变化是不以人们意志 为转移的客观存在，反映这种客观存在的信息，同样带有客观性。 2．时效性。 人们获取信息的目的在于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的 信息才能利用。信息的价值在于及时传递给更多的需求者，从而创造出更多的 物质财富。信息时过境迁就往往失去价值。所以，信息必须具有新内容、新知 识，“新”、“快”是信息的重要特征。 3．无限性。 人类生活所接触到的一切空间，都不断产生着信息，秘书写的文章是信 息，宇宙天体传来的光波也是信息。随着时间的推移，信息又在无限地发展， 客观世界是无限的，信息也是无限的。 4．可传递性。 传输是信息的一个要素，也是信息的明显特征，应高效地传递信息，没有传递就没有信 息，就失去了信息的有效性。同样，传递的快慢，对信息的效用 影响极大。 5．可开发性。 从信息作为一种资源看，由于它取之不尽，用之不竭，因而可以不断探索 和开发。从信息所载的内容看，由于客观事物的复杂性和事物之间的相互关联 性，反映事物本质和非本质的信息常常交织在一起，加上它们难免受到历史和 人们认识能力的局限，因而需要开发；从信息的价值看，利用信息可以开发出 新的材料和新的能源。不仅新材料和新能源的开发有赖于信息的利用，而且新 材料和新能源要得到充分和有效的利用，也有赖于信息。 4．2．2税务信息工作的基本要求 税务信息工作的基本要求是：及时、准确、全面、适用。 1．及时。 及时是信息的生命力之所在。不论其意义如何，任何信息如果报送晚了， 也会失去效用。一个领导者能否在瞬息万变的复杂环境中迅速作出判断，并适 时作出决策，关键在于能否及时掌握信息。税务信息人员都要有强烈的时间观 念，突出一个“快”字，收集要快，整理要快，传递要快，尽量减少中间环节 的梗阻。 2．准确。 客观、准确是信息的生命，只有客观、准确的信息才能使领导决策建立在 科学的基础上。在收集信息过程中，税务机关工作人员要以对国家、对人民高 度负责的精神，坚持实事求是的作风，尊重事物特征的客观性，如实地进行反 映和描述。必须有喜报喜，有忧报忧。决不能为迎合个别人的意图而将情况任 意夸大或缩小，人为造成信息失真。 3．全面。 信息要全面，能真实反映事物各个方面的情况。往往仅是一个侧面或一时 的情况，不足以反映事物的全貌。如有的重要动态信息，往往只注意事物的内 容和情况，而忽视事物发生的时问、地点、人物、性别、职业、数据等具体情 节和表述。税务机关工作人员要多层次、多渠道去收集税收方面的信息，力争 向领导提供完整的、能反映事物全貌的信息。 4．适用。 即有针对性。要针对领导决策的需要，围绕领导关注的“热点”、“难 点”问题开展信息工作。有些问题虽然尚未列入领导议事日程，但比较重 要，需要提请领导重视的，也应及时报送。总之，要提供领导需要了解的 信息。 4．2．3税务信息的处理 收集信息，只是整个信息工作的第一步。信息工作的第二步是对信息的处 理，即对获取的原始信息材料根据需求者的要求进行筛选、分类、比较、分 析、判断和整理，使之成为领导者决策或进行科学管理所需要的有价值的信 息。这是决定信息价值的关键环节。 1．信息的筛选。即从四面八方传来的大量信息中，剔除虚假、失效和无 效信息，从中选出有价值的信息，如税务机关所关心的涉税的全局性信息、突 出性信息、方向性信息、反馈性信息以及预测性信息。 2．信息的加工。即将筛选出来的信息进行提炼。一是对现有网络上的信 息、各地各部门提供的信息进行初步加工。二是对各种基础性信息进行归 纳、综合、分析和调查研究，提出有情况、有分析、有建议、有一定深度的 信息。 3．信息的编写。由于信息大都需要通过文字进行传递，因此，筛选加工 后的信息常要进行编写。编写是用书面形式对信息进行有序处理，是信息整理 的最后步骤，又是信息传递的前提，它对提高信息的质量和实用价值起着关键 性的作用。编写信息要求做到短小精悍、开门见山、简明扼要，标题确切、鲜 明。 4．2．4税务信息的利用 收集、处理信息，归根结底是为了利用。信息工作的全部意义在于充分利 用信息。充分利用信息，对税务机关工作人员来说，是为领导决策提供适用的 信息，提高信息利用率；对领导者来说，是要重视使用来自实践的信息，更新 观念，拓宽视野，以科学决策，科学管理。 税务机关工作人员为领导提供的涉税信息服务，大体有三种情况：一是提 供的信息完全满足领导的需要，领导不必另辟信息来源，这是理想的最佳情 况。二是提供的信息只有一部分为领导所需要，这是正常情况。在这种情况下，税务机 关工作人员的任务是尽力扩大为领导所需要的部分。三是提供的信 息与领导需要的信息不对路，不能为领导所用。如果经常出现这种状况，便是 从事税务信息工作人员的严重失职，这就需要采取相应的措施来解决领导决策 所需信息的问题。 5税务机关公务活动的管理与服务 5．1税务机关会议管理与服务 “会议”是有组织有领导地商议事情的集会。它包含三个要素：1．两个以 上的人构成的正式或非正式的聚合；2．有需要大家进行共同商议的事情；3． 有会议组织者。随着集体决策的需求，会议更成为税务机关各种管理过程中日 益发挥重要作用的工作手段。 5．1．1会议议题的确定 选定和安排会议议题，是开好会议的重要前提。确定会议议题，一般是四 种做法： 1．领导确定议题。办公室和有关部门负责准备相关资料，以供会议讨论 使用。 2．办公室收集议题。由办公室收集材料，整理成需要研究讨论的系统意 见后，报局领导同意后召开会议讨论研究。 3．下级单位提出的议题。下级单位向上级汇报或提请审批、审议的问题， 需要召开会议进行讨论的。 4．上级领导机关提出的议题。上级领导机关布置税务机关讨论研究的问 题或上级领导下达指示需汇报的问题，要进行讨论研究的。 对收集的议题要进行筛选，并准备一些后备主题，以便见机插入讨论。安 排主题须注意三点：一是要讨论同类性质的问题；二是按轻重缓急程度，重要 的、紧急的问题先讨论；三是把保密性较强的议题放在会议后面，便于让有些 人退席。确定了会议议题后，要送分管局领导审核，最后再由主管领导审定。 5．1．2会前准备 1．发会议通知 会议通知一般采取书面形式，分标题和正文两部分。会议通知的标题应包括三个要素： 召开会议的单位、会议的名称、发文号。会议通知的正文应具备 七个要素：会名、内容、会期、时间、地点、参加会议人员范围、筹办会议的 联系单位等。税务工作大中型会议的通知，要编发文号。一般性的日常工作会 议，可只写“会议通知”，不编文号。正文应写明何单位、何时、何地、开何 会议，会议的目的、期限、内容、日程，与会人员应做哪些准备，报到时间、 地点，是否可带随员、车辆等等。 2．编印会议材料 编印会议文件材料是根据会议议题来决定的。主要包括会议须知(会议指 南)、主题报告、需要传达的文件材料、经验交流材料、书面讨论材料、结束 时根据会议情况整理的会议总结材料等。 会议须知(会议指南)的制作是做好会议服务的重要环节。会议须知包 括，会议要求、会议纪律、日程安排、与会人员名单、房间、电话、编组、召 集人、主会场、分会场、座次安排、车辆安排、作息时间、就餐时间和地点 等。会议须知要求制作细致周到，一目了然。一份周到的会议须知能够提高会 议服务质量和会议效率。 3．会场布置 会场布置也是一门学问。不同的会议，会场布置要求有不同的形式，主要 是能反映会议的中心内容。会场布置包括场地的划分以及进场退场的路线。会 场布置要力求简单大方，便于开会就行，不要讲究排场，铺张浪费。会场的布 置包括会标、坐席、摆设、主席台、听众坐席和会场内外安排等。会标要简练 明白，确切地表现会议主题，字体庄重秀美，底衬要朴素大方。会场摆设要庄 严、整洁，装饰性的标语、字幅、画幅的大小多少要适当，主席台前可摆上几 盆花草，给人以舒畅之感。主席台的安排应根据会议性质、规模来确定。一般 大型的税务工作会议都要设主席台，与听众坐席成面对面的形式。代表会、报 告会、动员会等还可以设讲台，讲台一般设在主席台前方，面向坐席，既便于 报告人、代表等发言，又便于主持会议。如果不设讲台，报告人在主席台上自 己的位置上讲话也可，代表发言可安排在主席台的一端发言。小型会议可以不 设主席台或主席桌，会场的摆设一般灵活多样。具体采用哪种形式，应视情况 而定。布置会场应注意两点：(1)主席台坐位要少设；(2)代表席、列席人 员、记者席的坐位要保证够数。另外，要注意设置一些标记牌放在桌子上，以 标明哪里是主席台，(包括会议主持人的位置)，哪里是代表席，哪里是列席人员席，哪 里是记者席等等。还要注意根据会议需要悬挂旗帜、徽牌、横幅等 等。 此外，会场的音响效果、照明设施、通风设备、茶水杯盘、录相录音设 备、场地卫生、会场保安措施等等以及大型会议的场地划分、人员进出场线 路、会场平面布置等都应在会场布置中考虑并妥善安排。 4．排列座次 召开会议，特别是大、中型会议，为了适当分配位置，让与会人员有秩序 地舒适地开好会，应给每个与会人员排好座次。 会议主席台座次排列所应依循的规则。具体做法是：以台上就座的主要领 导为居中，然后依先左后右的次序向两边顺延。主席台座次的这种排列规则来 源于我们“左右手”一说，以至约定俗成。如果主席台上有多排座位，后排座 位也是如此排列。如果是报告会或联席会，主席台的座次一般采取报告人和主 办单位负责人或联席的各单位负责人相问排列的办法安排。 第 98页示意图 5．1．3会场工作 1．会中服务的主要内容 (1)会议签到 签到是指与会人员进入会场前，在签到处签名或交签到证，是与会人员到 会时的第一件事，同时也是会中服务的第一项任务。其目的是掌握应到会人员 出席会议的情况。 (2)引导坐位 日常的小型会议，与会的同志一般都有自己的习惯坐位。但多数会议需要 与会者按照会前安排好的坐位或区域就座。召开大中型会议，为了方便与会者尽快就座 和保持会场有序安全，需要采取某种方式引导坐位。 (3)会议记录 不论规模大小的会议都应有记录。会议记录包括两部分内容：第一部分是 会议的组织情况，包括会议名称、届次、时间、地点、出席者、主持人等。第 二部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的决议等。对于重要的会议 还要做好录音录像工作，真实地记载会议的情况，客观反映会议的内容和进 程，可以为日后分析研究会议内容提供依据。因此，会议记录是重要的文书档 案材料，也是会议快报、简报、纪要的原始根据和重要素材。 (4)组织分组讨论 召开大中型会议往往有许多问题需要在小组中进行讨论，小会常常穿插在 大会之问进行。有很多议题一般是先经过小组充分酝酿和讨论，然后才提交大 会上通过。因此，可以说小会是大会的基础和补充，大会是小会的继续。分组 的基本分法有三种：一是按地区分组；二是按职级分组；三是按所分属的业务 分组。分组情况一般随会议通知下发。 (5)编发会议资料 会议记录是会议的原始记载，是编写简报、整理会议纪要的基础工作。现 场记录一般十分紧张，字迹很不清晰，有时又用速记，如不及时整理，有些问 题就很难搞清楚。整理记录，先要复原简化了的语句，使用规范化的语言，但 不能更动原意。 整理会议记录以后，就应当编写简报。编写简报是为了交流情况，反映问 题，推动会议发展。会议简报应迅速及时地由大会秘书处编发。简报的内容要 集中、突出，能反映会议的情况，文字要简短扼要。 有些会议出现“快报”的形式。“快报”是简报的提要，要求用更为精练 的语言反映实质性的问题。快报的特点是“快”，上午的问题，下午就能反映 出来。快报的送达对象是少数领导人。领导的事情多，时问少，看快报可以及 时掌握会议进程，及时指导。这是向领导反映情况的好形式。还可根据会议的 重要程度，采取多种形式，通过新闻媒体宣传报道会议情况。 2．会议的宣传 会议的宣传是税务机关就会议的召开、内容、进展情况、决议、决定等通 过新闻媒体进行介绍和宣传。除机密性较强的会议外，一般重要的会议都可以 做新闻报道，以加快会议精神传播速度，为提高政务的透明度创造条件。会议的报道程 度取决于会议的重要性及开放程度。综合消息、典型报道、专题报 道、电视新闻、电台广播等多种形式都可选用或并用。 (1)发布会议新闻的方式 ①公开的会议可在召开会议时邀请新闻单位参加会议，由记者根据会议精 神进行公开报道。 ②不公开的会议可在会议结束后，由大会秘书处或局办公室起草会议公 报，经领导审定后，通过报纸、电台、电视台等媒体传播。 ③重要的会议由局或会议新闻发言人召开记者招待会，采取答记者问的形 式，把会议精神传播出去。 (2)发布会议新闻的要求 ①实事求是，做到报道的内容与会议精神吻合。 ②注意保密，做到涉密内容措词谨慎，国家机密内容不经批准不予报道。 ③责任明确，非新闻发言人不得对外发布新闻。 5．1．4会议文书工作 会议文书工作是会议文件的撰写、处理与管理等项工作的总称。它承担着 会议的指导思想和目的见诸于文字的重要任务。从会议的准备文件，到会议的 主题报告以及会议形成的最后文件，都体现着会议的指导思想和目的，反映着 会议的全部成果，并为会议情况的贯彻落实提供依据。因此，会议文书工作是 一项政治性、专业性、技术性、事务性、时间性都很强的工作。这项工作的好 坏，直接关系到上级政策的贯彻执行，也关系到会议的效率和质量。 1．主题文件 主题文件是阐明会议目的、要求的文件。它可以是领导人的报告、讲话， 也可以是计划、决议草案、章程、制度等。反映会议主题的文件可以是几件， 也可以是一件。这些文件一般要在会前准备好，会中讨论、修改、通过。 2．辅助文件 这类文件包括面很广。围绕主题的讨论发言，有关领导的讲话，传达与会 有关的文件、材料，围绕主题的摘录与汇编，统计数据，信息动态等。 3．议决文件 主要是决议与决定。此外还有公报、公告、通知、纪要等，一般在会议后 期撰写，并讨论通过。 4．记录文件 包括会议记录和简报两类。 5．事务文件 包括会议通知、日程安排、各类经验交流材料、规章、制度等。这类文件 对会议起管理作用，不可忽视。 6．证件文书 包括记者证、工作证、代表证、列席证、通行证、选举证等。 5．1．5会后工作 1．会议文件资料的收退 收退会议文件可采取多种方法。在召开较大型会议的时候，开具目录清单 的形式，是一种行之有效的收退文件的办法。就是说，在会议将结束前，会议 工作人员把应退文件的目录清单，发给与会同志，请他们在会后按照目录清单 把应退文件全部退回。会议一结束，工作人员要利用一切办法马上催退，如打 电话催退、亲自催收等，直到退完退清为止。 一些日常的小型会议，比如各级党组会议、办公会议等等，有时也要收退 会议文件资料。如果与会人员较少，又较熟悉，会议工作人员在会议结束后可 直接招呼大家留下文件再走，或等在门口收交，一遍清完。对个别已发给了文 件而未到会的人员，可个别催交。 在文件收退过程中，如果发现有丢失或缺件等情况，要及时请示有关领导 同志处理，以免造成不应有的失密、泄密等差错。 2．会议文件资料的归档 一般来说，召开会议所形成的文件资料，都要进行整理归档，就是说，把 具有保存价值的全部会议文件资料，按照它们之间的互相联系，进行分类整 理，有秩序、有系统地加以编排，完整地保存下来。 会议文件资料归档工作的难易，取决于会议材料的收集程度。对会议所有 材料的形成、使用过程，都要加以注意，包括领导同志决定开会的批示、会议 通知、会议名单、会议主要文件的历次修改稿、会议的议题、日程和程序安 排、会议的各种文件、各种发言材料、各种记录、简报、快报、会议纪要、会 议总结等。凡是印刷下发的要留有一定的份数，对会议主要文件的历次修改 稿、会议纪要的修改稿应注意跟踪，会议一结束，马上按归档要求收回。 会议文件归档具有重要作用，它不仅可以保持会议文件之间历史联系，便 于查找和利用，而且还可以保护会议文件的完整与安全，便于保管。同时，会 议文件归档也为税务机关档案工作奠定了基础。 3．代表离会工作 代表离会工作，就是在会议结束以后做好代表离开、返回原单位的安排服 务工作。这一工作的明显特点就是零碎、烦琐，跑腿的事情多。但是，如果这 一工作做不好，同样会影响整个会议的组织与服务工作，就会使与会人员觉得 会议松松垮垮、虎头蛇尾，影响整个会议服务工作和会议效果，甚至影响代表 工作，影响会议精神的传达。代表的离会工作一般包括车、船、机票的预定； 账目结算、物品的归还；因故暂留代表的食宿安排等等。因此，一定要周密安 排，热情服务，使代表们心情舒畅、高高兴兴地返回原单位。 4．会议总结 一个会议能否开好，是否达到了预期的目的，与会议组织和服务工作的水 平有着直接的关系。一些重要会议或大型会议结束以后，负责会务工作的部门 领导同志，应该及时召集全体会议工作人员，对整个会议的组织与服务工作进 行全面总结，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服 务工作的借鉴之处。 5．1．6视频会议的管理 网络时代，信息化的管理对机关行政管理至关重要，在税务机关的内部资 源开始整合后，如何充分利用税务机关的各种资源?数据、语言、视频综合的 多媒体通讯为进一步提高税务机关行政管理效率提供了机遇。有条件的税务机 关，可以运用视频电话系统，召开网上视频会议。以网通视频平台——视频会 议系统(WEBMEETING)为例来说，税务机关使用该系统进行网上视频会 议，不需增加远端设备和宽带的投资，只需要有一台可以宽带上网的电脑、一 套摄像头和耳迈，就可以完成远端税务机关的实时可视化交互，形成方便、快 捷、低价的协同工作与“虚拟办公”的环境。它不仅可以有实时交互式的数 据、语言、图像结合的方式，像面对面交谈一样的效果，可在家里、旅途中、 征纳税现场，以各种形式接通后，感受参加会议的便捷，还可广泛应用于其他 方面： 1．税务干部的培训。税务专家对各地税务干部进行新的税收法规知识的培训、岗位培 训等，可以灵活地安排时间，减少对税收征管工作的影响。 2．典型事件的处理。在税收征管中遇到典型特殊的征管难题，当事税务 干部无法处理时，可以随时组织税务机关的人员，组织会议，讨论应对方略， 以最快的速度提出解决方案，圆满解决。 3．科研课题的讨论。不同地区、不同部门的税务干部可以利用虚拟会议 室探讨同一个税收科研课题，共享信息，开拓视野，激发思维。 3。管理成本的节省。召开视频会议，据测算，其花费只相当组织会议的 十分之一；节省税务机关领导或干部的差旅时问，便于把精力集中在税收业务 的管理上；通过远程培训的方式，缩短税务干部获得税收新知识的时问，赢得 更多发展机遇。 5．2税务机关接待工作管理与服务 5．2．1接待工作原则 接待工作要本着有利公务、节约实在、杜绝浪费的原则。接待中要认真贯 彻执行中共中央办公厅、国务院办公厅《关于党政机关工作人员在国内公务活 动中住宿不准超过当地接待标准的通知》(中办厅字[1994]16号)、《中共中 央、国务院关于党政机关实行节约、制止奢侈浪费的若干规定》和财政部《行 政事业单位业务接待费列支管理规定》的精神，进一步促进党风廉政建设。要 严格执行食宿标准，有条件的单位一般在内部接待室住宿，暂无接待条件的， 应在指定的宾馆、招待所住宿；不能安排豪华宾馆、涉外旅游饭店，客房内一 般不额外配发洗漱用具和其他不必要的生活用具。实行工作餐，提倡自助餐， 不用名酒名烟及贵重高档食品招待，按规定安排陪餐。接待单位要按标准收取 食宿费用。不组织专场舞会和用公款支付高消费娱乐、健身活动及与工作无关 的旅游活动。 5．2．2接待上级机关来人 上级机关到下级机关了解情况或考察研究问题有两种情况：一是领导干部 检查指导工作：，二是一般干部来调查了解情况或指导工作。如果领导干部来， 要请本单位领导亲自出面接待。在这种情况下，如果领导同志让秘书人员(接待人员)在 场，秘书人员可以参与接待。这时，接待人员应注意： 1．上级领导的询问应由本单位领导同志回答。如果领导让参加接待人员 谈某些具体情况，在场的同志可补充，但对税务机关的作风评价等重大问题的 分析，则不可过多涉及，而应由领导亲自谈。 2．对上级领导交办的任务，参与接待的税务机关干部要原原本本地记录 下来，问清楚具体要求。能办理的认真办理，不知道应当如何办理的，待单位 领导回来后，向领导汇报，按领导批示意见办(在向领导汇报时，可以提出参 考性的拟办意见)。 3．上级机关一般工作人员来了解情况，联系接洽事宜，也要认真接待。 应做到： (1)介绍情况必须实事求是。 (2)对方提出的问题，如属一般业务问题，可以根据有关规定处理，事后 向本单位领导汇报。如属重大问题或涉及较重要的政策原则问题，必须向领导 汇报，根据领导意见办理。 (3)如果来人要见本单位领导，则应由接待人员单独向领导说明情况，领 导同意后再安排是否见面。 5．2．3来宾接待 来宾接待是指对前来参观、学习、考察的兄弟单位客人的接待，一般采取 对口的方式接待。一个单位，因为其所处的地理位置优越，或因为经济繁荣， 是政治经济中心，或因为在某项工作中创造了值得别人借鉴、学习的好经验等 等，这些都会吸引其他单位前来参观学习。这类客人多系兄弟单位或外地协作 单位，一般由领导同志带队，需要安排参观座谈，而且通常情况下要留宿。 来宾接待是一项比较艰巨的工作，前来参观、学习的人员，他们在参观过 程中，不仅要看，而且还要问。要保证接待工作的顺利进行，使来宾有所收 获，作为负责接待的同志，要十分清楚本单位各方面的情况，要对本单位的过 去、现在和将来有比较系统、全面的了解，而且要对客人提出的各种问题能及 时、准确地加以解答，这就对负责接待工作的同志提出了很高的要求。 来宾接待应注意几个问题：1．接待外地客人来访，要注意讲普通话；2． 主动询问客人的生活情况，帮助安排好住宿、用餐；3．主动了解客人的风俗 习惯，特别是老干部、少数民族的同志要安排妥当，使他们消除那种“在家千日好，出 外时时难”的感觉，从而心情舒畅地完成工作。 5．2．4接待平行机关或兄弟单位来人 平行机关或兄弟单位来人，也有两种情况：一是领导同志来；二是一般工 作人员来。 接待领导同志来访，应注意以下各项： 1．一般应由本单位领导接待，如果领导不在或因事不能分身，可经领导 委托或根据具体情况，由局领导指定或委托接待人员负责接待。 2．对方需要介绍情况，负责接待的同志实事求是地介绍。 3．对方联系具体工作时，可找本单位有关部门负责同志共同接待。 4．对方提出的问题或联系的事项比较重大，接待人员如果做不了主，可 以把事项的具体情况记清楚，汇报给领导再作定夺。 接待一般工作人员来访，接待人员可以自行接待，应注意以下事项： 1．态度要热情。2．如果所联系的事情属本单位可以办理的，即按章程办理； 如果接洽的问题属于本单位其他主管部门的业务范围，可以转请主管部门办 理。3．如属重大问题，则应向领导汇报后再行接洽。 在接待这些单位来人时，要留心互相交流情况。接待者不仅要如实介绍本 单位的情况，而且要主动了解对方的情况。通过接洽，不用走出办公室就可以 了解兄弟单位的工作进展及其他情况。如能把这些情况作为信息材料及时整理 出来，充分利用，提供给领导和有关部门，可以作为本单位工作的借鉴。 5．2．5接待基层单位来人 对本系统下属单位来人，一般来说目的有二：一是汇报工作，二是请示工 作。下属单位来人，除领导指名找的或对方指名要求见领导的之外，一般由办 公室或业务部门的接待人员接待。 1．属于汇报工作的，接待人员要组织有关人员一同接待，认真做好记录。 其中有不清楚的地方，一定要问清，若来人对提出的问题当时回答不了，可以 请他记下来，待回去了解清楚后再补充汇报。如对方带有书面材料，可请他只 对书面材料作必要的说明，把材料留下即可。有的时候，对方汇报的问题很重 要，又无书面材料，可在听完汇报后请来人回去整理成书面材料报来。 2．对于来请示工作的，接待人员可根据自己的职责和权限进行答复或办理。凡是自己 拿不准或自己职权以外的问题，都要经过请示领导后再洽商办 理。如属重要问题，要请对方写成书面请示报来。凡是处理下级的请示，必须 慎重对待，应视为上级机关对下级机关的答复意见，要谨防随意性。 5．3税务机关行政事务协调 5．3．1协调工作的作用 协调是调节各社会成员、组织在社会活动中相互之问的关系，使之做到分 工合理，步调一致，目标趋同，从而取得最佳工作效果和社会效益。税务机关 的协调工作一般由办公室负责。办公室处于枢纽中心地位，是贯通上下的咽 喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢神经，也是领导的参谋部与指挥 部，这就决定办公室起着非常重要的协调作用。协调的作用，就是协助领导实 施行政管理职能，协调本单位各部门之间的关系，协调同其他单位之间的关 系，进行必要的组合和调节，使之能够相互配合、齐心协力、步调一致地去圆 满实现领导交办的各项工作任务和管理目标。 5．3．2协调工作的原则 1．调查研究的原则。对任何大小问题的协调，都必须在调查研究、弄清 情况后，才能提出协调意见，做出协调的决定。调查研究是协调处理问题的前 提和基础。一般来说，凡是需要协调解决的问题，都是比较复杂“难缠”的， 必须进行深入细致的调查研究。弄清矛盾的来龙去脉，分析矛盾产生的原因， 研究矛盾的性质、矛盾的症结所在，矛盾对全局的影响。然后，在此基础上向 领导提出协调意见，做出协调决定，进行协调工作，尽量做到合情合理，各方 满意。因此，在协调问题时切忌偏听偏信，主观武断、贸然行事。否则，是达 不到协调目的的。 2．服从全局的原则。从本质上讲，协调就是解决矛盾。在实际工作中， 各种类型的矛盾很多。但多数矛盾属于局部利益与全局利益之间的矛盾。在协 调这类矛盾时，必须坚持局部服从全局的原则。全局的需要往往带有战略性、 长远性、根本性，而处于局部地区的人们往往囿于种种限制而注重战术方面、 眼前方面、局部方面。因此，当全局与局部利益发生矛盾时，要求牺牲局部利益，服从 全局利益。不如此，全局得不到应有的发展，必然使局部的发展受到 严重制约，局部的发展既不能持久，又难以得到良好的效益。所以，在协调这 类问题时，必须保持清醒的头脑，从全局着想，从长远着想，小道理应服从大 道理，使放弃局部利益的一方或数方明理晓义，积极配合，以统一工作步伐。 3．求同存异的原则。从某种意义上说，协调工作的过程，就是让相关人 员共同了解信息，共同理解信息，然后求得相互理解，相互谅解，以求协商解 决问题。这是对协商对象的态度问题，也是影响协调效果的一个原则问题。因 此，无论协调何种矛盾，都要尊重被协调的各方，以平等态度相待；要理解被 协调的各方，设身处地为他们的利益着想。即使在协调中出现了新的分歧和对 立，也要坚持求同存异的原则，切不可摆出“二首长”的架式，做强加于人的 事情。要站在全局的高度，对被协调的双方平等相待，一视同仁，不偏不倚， 要在沟通感情的基础上创造融洽、谅解的协调环境，以利于合作、协商，达到 协调的最终目的。 4．逐级负责的原则。目前，存在着一种倾向叫做“协调工作升级”。本来 部门之间可以协调的问题，基层能解决的矛盾，都不自己去处理，而是一直往 上推。其结果不仅加重了协调的负担，而且使矛盾久拖不决。更为严重的是助 长了下级的依赖思想，破坏了正常的上下级关系。因此，必须要坚持分级协调 的原则，该哪一级协调的问题，就由哪一级负责，不得往下推，更不得往上 交。一般来说，上级机关，不要越级处理下级职权范围内的问题，同样，下级 机关，也不要把自己职责范围内能够解决的问题交给上级机关。只有这样，各 级负责，认真办理，才能使问题及早得到满意的回复。 5．3．3协调工作的类型 1．政策协调。辅助决策是办公室的中心任务。在决策过程中办公室辅助 与配合领导，收集信息、研究决策，提供决策方案，或者参与试点工作，发挥 着辅助决策的重要作用。但是，必须明确办公室不是决策机构，不能“越俎代 庖”，不能越权，这是应该特别注意的。 决策在行政管理中是非常重要的。一项政策的制定，既要具备全面性，又 要具有针对性；既要具备原则性，又要具有灵活性；还要注意与现行政策之间 的协调性。譬如，协调具体政策与一般政策和基本政策的关系；协调现行政策 与原有政策的关系；协调现行政策与现行法律的关系；协调政策条文与实际情况的关系； 协调政策制定机构与政策执行机构的关系，等等。 2．关系协调。按所涉及到的关系来看，有三个方面的协调工作： 其一，上下关系的协调。即上级领导机关或下级所属单位与本单位的关系 协调。由于职责不同，角度不同，认识不同，在工作中产生矛盾是不可避免 的。处于中枢地位的办公室，要积极主动地搞好他们之问的协调工作，运用各 种手段，沟通信息，疏通渠道，对上情要及时下达，下情应迅速上报，不拖延 积压，贻误时机，力求理顺关系，化解矛盾。 其二，左右关系的协调。包括两个内容，一是协调本单位各部门之间的关 系；二是协调本单位与有关单位的关系。实践证明，哪里的横向联合搞得好， 哪里工作就有起色。它们之间是相互联系、互为条件、相互制约的。办公室在 协调时，一定要注意平等协商，以诚相待，力求做到互相支持，互相配合，协 调一致，同舟共济，使整个单位的目标高效率地实现。 其三，领导集体的协调。它主要包括目标协调、权力协调、信息协调以及 领导活动的协调等。领导集体是一个单位的心脏，充分发挥它的效能，对整个 单位的工作起着决定性的作用。但是，由于领导人各自分管业务工作的局域性 和认识上的差异，往往对同一问题会产生不同的看法。办公室面对领导之间的 意见分歧，既要坚持原则，实事求是，又要沟通信息，消除分歧，努力设法达 成共识。 3．工作部署协调。办公室应该按照领导的意图，根据工作的主要目标， 考虑工作的轻重缓急，具体安排工作项目、工作步骤与活动日程等，使各项工 作环环紧扣，密切配合，不使一环失灵影响全盘工作。同时，还可为领导腾出 更多的时间、精力去研究本单位的重大事项，提高工作效能。 4．与政府部门协调。政府各部门都有各自的职能，税务部门有很多工作 需要政府有关部门的支持，因此，做好与政府部门之间的协调工作是非常重要 的。一是加强联系互通信息，经常走访征求意见；二是积极宣传增强工作透明 度，努力提高税务部门的地位，赢得政府的重视和支持。 5．3．4协调工作的程序 协调程序是在完成协调任务的过程中，必须遵循的工作步骤。遵循协调程 序，既是进行协调工作的原则，也是协调工作的方法。协调程序体现协调工作 的科学性与规律性，掌握它有利于熟悉协调业务提高协调效率，达到协调目标。 1．准备阶段。必须注意调查研究，掌握政策，协调目标与制定计划协调 环节。 2．反馈阶段。这个阶段应注意督促检查与监督控制两个环节。为了及时 检验协调计划的执行情况和领导决策的正确与否，必须掌握灵敏而准确的反馈 信息。 3．终结阶段。必须注意总结经验和探索规律两个环节。在解决矛盾、处 理问题的协调工作中，要有意识地认真地从正、反两个方面总结经验教训。要 在总结经验的过程中，力求在各类平凡的、看似寻常而反复出现的日常协调工 作中，发现规律性的东西，以逐步实现协调工作的程序化、规范化与科学化。 这样，就可以减少类似矛盾的再度发生，使协调工作出现新局面，推动整体工 作的正常运转。 5．4税务机关外事工作管理 随着中国加入世贸组织，税务部门对外交往、交流，出国出境参观、学 习、培训、考察等外事活动日益增多，外事活动已经成为税务机关不可缺少的 一项重要工作，因此，涉外工作人员要严格遵守国发[1992]5号下发的《涉 外人员守则》的十条和国家税务总局 1999年印发的《外事工作规定》，加强和 规范管理，这是做好外事工作的重要环节。 外事工作应当按照统一领导、归口管理、分级负责、协调配合的原则进行 管理。 5．4．1外事活动项目管理 中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强因公临时出国(境)审批和管 理工作的有关规定》和国家税务总局《关于外事工作规定》，对根据工作需要 组派出国团、组和选派出国人员作出了明确的要求。税务机关的出国出境管 理，要严格依照文件规定进行出国(境)项目的管理，要有目的、有计划、有 安排，严格按照程序办理。 1．出国出境项目管理 下一级税务干部出国出境应当向上一级税务机关呈报立项，要呈报比较详细的出国计划， 包括出国任务、出国目的、人员组成、出访国籍、时间、出国 渠道、经费来源等。上级税务机关应当对呈报的立项进行严格的审查，主要包 括，出国任务和目的是否明确、必要，出国人员安排是否合理，出访国籍和时 间是否合适，出国渠道和经费来源是否正当等。下级税务机关应待上级税务机 关批复同意后，方可办理出国出境的其他手续事宜。出国任务完成后，下级税 务机关应当向上级税务机关书面呈报出国情况。 2．来访外宾外事活动项目管理 税务机关的来访外宾的外事活动，一般先由政府外事部门负责组织安排。 如涉及到税务部门参与的事宜，应当按照外事部门的统一安排进行。如有国外 税务部门直接与我国税务部门联系交流活动的项目，税务机关应当把活动项目 的内容、目的、人员、时问等祥细情况及时向上级税务机关请示、报告，待上 级税务机关批准后，方可承办接待活动。同时，根据国家外事工作有关规定和 国家安全部门的要求，还要向当地政府外事部门和国家安全部门报告，以便配 合做好组织接待工作。 5．4．2外事接待活动管理 1981年 10月 15日国务院以国发[1981]154号文批转了《外交部关于地 方接待外宾的几项礼宾规定》，税务机关在外事接待中，要遵循 154号文的有 关规定，做好礼宾接待工作，规范外交接待活动管理。 1．外事接待工作的原则 (1)高度统一。在处理外事接待工作中，必须按照国家统一的方针政策和 对外表态口径，在政府外事部门和国家安全部门的配合下，做好接待工作，完 成好各项外事工作。 (2)维护尊严。坚决维护国家主权和利益，维护民族尊严，严格按党的方 针、政策办事，按国家的法律办事，绝对不允许做出任何有损国格、人格的 事。 (3)平等相待。在外事接待工作中，应体现我国在国际交往中大小国家一 律平等的原则，反对大国主义，也不妄自菲薄。应尊重各国的风俗习惯，不可 将我方习俗强加于人。要举止端庄大方，不卑不亢，讲究文明礼貌，做到热情 友好。 (4)内外有别。严格保守党和国家的机密，凡属机密事项，未经批准，任何人都不得以 任何方式在对外交往中泄密。 (5)热情周到。注意调查研究，做到接待工作有针对性，重礼仪，重实 效，不讲排场，不事铺张，生活照料应尽量热情周到。 2．接待准备 接待准备工作是外事接待中必不可少的重要环节。接待对象不同，准备工 作也有所不同，但其程序是基本一致的。 (1)了解来访人情况 了解来访人访问的具体要求，人员组成情况及身分；会谈，参观访问的愿 望；前来的路线与交通工具；抵离的具体时间，以及来访人的生活习惯、饮食 爱好和禁忌等。 (2)制订接待方案 接待方案包括接待规格及各项主要活动的安排，通常为迎送、宴请、会 见、会谈、晚会、签字仪式、参观游览、外地访问、交通工具、下榻宾馆等项 目，以及日程草案。日程的安排，尤其是参观游览、外地访问，不仅应考虑对 方的愿望，还要考虑对方的风俗习惯和宗教信仰。日程确定后，应译成外宾使 用的文字，并印制好，届时放在外宾住房的桌上。 为保证接待方案圆满实施，在组织每一项礼宾活动中，要拟制周密计划， 严格组织安排，定任务，定内容，定时间，定地点，定单位和人员，严格执行 责任制，使各项活动都能落实。 (3)做好接待准备 安排每一项礼宾活动之前，都必须把准备工作做深、做细。如迎送车辆准 备，住房安排，宴请、会见、会谈的现场布置，座位安排，参观浏览的项目选 定，以及外宾的安全保卫工作等，都需提前做好准备工作。 3．会见与会谈 会见就其内容来说，有礼节性的、政治性和事务性的，或兼而有之。礼节 性的会见一般时问较短，话题较为广泛。 (1)确定参加会见人员 会见外宾，一般有上级领导出面，这时领导人即为主持人。参加会见人员 不宜过多，只需要有关人员参加。 会谈，应依会谈内容安排参加人员。参加人数一般不予限制，但要慎重选 定参加会谈人员，既要考虑出席者的个人素质，又要合理组织参加会谈的群体智能。要 注意选用善于言词、善于交际、善于应变的人才，并确定主谈人。 (2)确定地点及时问 会见地点一般安排在客人所住宾馆会议室。如会见时间在会谈之前，大多 安排在客人抵达的第二天或宴请之前。也可安排在机关的办公室、会客室或小 型会议室。会谈地点一般安排在客人所住宾馆会议室，如果人少也可在客人房 间进行。日程应在客人抵达前安排好，并做好一切准备工作。 (3)座位安排 ①会见。会见通常在会见厅、会客室或办公室，有时宾、主各坐一边，有 时穿插坐在一起。但通常是客人坐在主人右边，译员、记录员分别坐在主人和 主宾的后边或右边，其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主要 一侧就座。座位不够可在后排加座。 ②会谈。双方会谈通常采用长方形、椭圆形或圆形桌子就座。宾主相对而 坐，以门为准，主方在背门一侧，客人面向正门。主谈人居中，译员一般安排 在主谈人右侧，但有时亦让泽员坐在后面，一般应尊重主人安排，其他人员按 礼宾顺序左右排列；记录员一般安排在后排，如果参加会谈人数少，也可安排 在一排座位。如果会谈是长桌，其一端面向正门，则以入门的方向为准，右为 客方，左为主方。 4．与外宾谈话 在交谈前要了解对话者所属国家和地区的基本情况和与我国的关系现状， 做到心中有数。谈话时要注意以下几点： (1)随机应变。与外宾初次交谈，可以谈天气、衣食、体育运动等。切忌 谈年龄、收入、个人物品价值，婚姻状况、宗教信仰、个人行动、隐私等。最 好能结合所处环境，就地取材引出话题。开场白要使气氛融洽。 (2)要看对象。交谈中选择什么样的话题，采用什么样的语言和口吻，要 根据对话者的地位、身分、趣味等而选定。 (3)倾听。要使交谈成功，就要善于倾听。要聚精会神地听外宾说话。 (4)提问。提问是引导话题、展开谈话或转移话题的一个好办法。其好处 是：通过发问来了解自己不熟悉、不清楚的内容；把对方思路引导到某个要点 上，或对某一个问题作进一步的阐述和说明；打破冷场，避免僵局。 (5)先思后言。每当说话以前，应对自己所要说的话稍作思考，不要脱口 而出，否则会给人以浅薄之感。对交谈中的失言要及时补救，他人失言，也要尽力帮助 补救。补救的办法是表示歉意，然后立即转移话题。 (6)幽默。幽默是一种性格特征，又是一种外事活动的技能。幽默的谈吐 使人感到被理解和受启发，也使气氛轻松、融洽、利于交流。谈吐幽默者往往 受人欢迎。 (7)谈笑有节制。在涉外活动中，谈要会谈，笑要会笑。但信口开河、喋 喋不休地夸夸其谈，卖弄自己，旁若无人地纵情大笑，则会有损个人形象。也 不能一味沉默孤坐，一言不发，这容易造成对方的误解。一定要在交谈中真诚 自然，不拘谨、不放肆。 5．4．3因公出国学习考察活动管理 1．办理因公出国申报审批手续的程序 (1)办理因公出国任务批件。 首先要有国外某个机构或个人根据双方原先签订的合同、协议、议定书或 其他商定的协议而发出的邀请信。如果没有邀请信，协议书、合同书也可代 替。邀请信的内容包括出访的任务、目的、出访时间与费用由谁承担。派遣单 位收到邀请信后，根据出国团组审批权限规定，向上级主管部门呈送出国任务 请示，由该主管部门提出初步审核意见，再呈报有权审批出国任务的机关审核 批准，并下达同意出国任务的批准文件(简称“出国任务批件”)。 (2)办理因公出国人员政审批件。 出国人员政审是外事工作的一项重要环节，应严格把关。出国人员必须政 治可靠，历史清白，热爱祖国，思想健康，作风正派，遵守纪律。 有下列情况之一者不得出国：反对党的十一届三中全会以来的路线、方 针、政策的；在“文革”和“六·四”中犯有严重错误的；参与经济犯罪活 动，有走私贩私、敲诈勒索、贪污盗窃、行贿受贿及泄露国家机密情报等行为 的；严重违反外事纪律，损害国家尊严和利益的；追求腐朽生活方式，腐化堕 落的；因犯严重错误，受到撤销党内职务或行政处分的；犯有其他严重错误 的。犯有上述错误，但情节轻微，经教育认识深刻，确已改正的，经本级局党 组研究批准，可准予出国。 政审批件的办理：由出国人员所在单位向上一级税务机关报送政审报告， 并附出国任务批件(原件)和中共中央组织部印制的《因公出国人员审查表》。 上级机关人事部门根据政审条件进行政审，按照有关程序报领导审批后，下达政审批件。 (3)安全教育。 凭出国任务批件，政审批件，在国家安全机关或外事部门办理安全教育批 件，组织出国人员应接受国家安全教育。 (4)办理护照和签证。 凭外方邀请函(协议、合同等)，出国任务批件，政审批件，安全教育批 件，出国人员登记表和照片，在外事部门办理护照和签证。 2．外事工作纪律和要求 (1)出国人员外事纪律。 忠于祖国、忠于人民。坚决维护国家主权和民族尊严，不说不利于祖国的 话，不做有损国格、人格的事。站稳立场、提高警惕，防奸、反谍、反策反。 警惕和抵制敌对势力推行和平演变的图谋，自觉抵制资产阶级腐朽思想和生活 方式的侵蚀。坚决执行党和国家的方针政策，自觉遵守法律法规。如实反映情 况，严格执行请示、报告制度。保守国家秘密，严格执行《保密法》、《国家安 全法》。坚持内外有别，不泄露内部情况。加强组织观念，自觉遵守纪律。在 国外服从驻外使领馆的领导。遵守当地的法律，尊重当地风俗习惯。不同外国 机构和外国人私自交往，不利用职权和工作关系营私牟利。勤俭节约，廉洁奉 公，分清公私界限，严格遵守财务制度。严禁索贿受贿，不违反国家规定收受 各种名义的回扣归个人所有，严格执行授受礼品的规定。谦虚谨慎，不卑不 亢，讲究文明礼貌，注意服饰仪容。严禁酗酒。顾全大局，发扬风格，协调配 合，协同对外。 (2)外事工作要求。 因公出国一定要有明确的公务目的和实质性内容，讲求实效，杜绝一般性 参观考察，严禁用公款出国旅游；不得以任何理由进行非主管公务或职级身分 不相称的出访，不得接受企业的邀请出访；出国人员回国后，要向本级税务机 关和上级税务机关外事管理部门提交书面报告。 6税务机关财务管理 税务机关财务管理是指税务机关为行使其职能，依据国家有关的方针、政 策、法规，对税务行政经费进行合理的组织、调节、监督等的管理活动。它是 基于税务机关行使职能过程中客观存在的财务活动和财务关系而产生的。通过 对税务行政经费的来源、核拨、使用的管理，提高资金使用效率。税务机关财 务管理是国家财政预算管理的一个组成部分。 6．1税务系统经费管理 税务机关是政府行政机关的组成部分。在财务核算管理上，税务机关执行 《中华人民共和国会计法》、《行政机关财务通则》、《国家税务局系统经费会计 制度》、《国家税务局系统行政单位财务管理办法(试行)》等财务会计法规， 其财务管理对象和内容体现为经费收支活动，因而从某种意义上讲，税务机关 财务管理实质上是对税务机关经费收支活动的管理。 6．1．1经费管理的基本原则 税务系统经费管理的基本原则，是在充分认识和自觉掌握税务系统经费运 动规律的基础上，用来组织经费收支活动，处理财务关系的行为准则。它是从 税务系统经费收支实践中总结出来的，体现理财活动规律性的行为规范，是对 税务系统经费管理的基本要求。这些原则一般包括： 1．合理配置资金原则。经费管理的对象使资金及其流转。资金的占用形 态具有并存性和继起性，而每一部分都不断地依次由一个阶段过渡到另一个阶 段，只有把机关经费按合理的比例配置在行政收支的各个阶段上，才能保证税 务机关各项活动的顺利开展。因此，合理配置资金，即通过资金活动的组织和 调节来保证各项物质资源具有最合理的结构比例关系，是保证税务机关持续、 高效运行必不可少的条件。 2．收支平衡原则。税务机关经费主要来源于中央财政和地方政府，来源相对稳定。而 支出也必须符合法定政策要求，必须保证税收各项事业的发展。 要保证资金周转顺利进行，就要求资金收支不仅在一定期间总量上求得平衡， 而且在每一个时点上协调平衡。收不抵支，固然会导致资金周转的中断或停 滞，但如果全月收支总额可以平衡，而支出大部分发生在先，收入大部分形 成在后，也必然会妨碍资金的顺利周转。资金收支在每个时点上的平衡性，是 资金循环过程得以周而复始进行的条件。 3．成本效益原则。成本效益原则要求以尽可能少的劳动占用和劳动消耗， 创造出尽可能多的劳动成果。税务机关虽然不像工商企业那样进行成本核算， 但也要讲求成本效益，要求税务机关在经费管理中，正确处理成本费用与组织 收入的关系。要对税务机关运行中的成本费用与组织收入以及其他任务完成情 况进行比较分析。通过分析和比较，促使税务机关不断降低成本费用，提高资 金使用效益，保证经费管理目标的实现。 4．兼顾各方利益原则。税务机关在经费收支活动过程中，形成与债权人、 债务人、职工以及机关内部各部门之问的财务关系。这一关系实质上是物质利 益关系。要处理好这一关系，必须坚持兼顾各方利益的原则。在与债权人的关 系中，要按期还本付息；机关与机关、机关与企业之问，应坚持等价交换，并 通过罚金、赔款等形式以维护经济合同的严肃性；在内部，各单位也要划清它 们的经济责任和经济利益，奖优罚劣；在与职工之问，应把职工的收入与劳动 成果挂起钩来。处理各种经济关系，要遵守国家法律，认真执行政策，维护各 方合法权益，正确运用价格、奖金、罚款等经济手段，建立激励机制和约束机 制，处理好财务活动当事人之间的经济利益关系，以保障税务机关各项工作顺 利、高效地运行。 6．1．2经费管理机构和人员 税务系统各项经费由计划财务部门统一管理，单独设置财务部门的，由财 务部门管理。经费管理部门应当配备相应的财务会计人员，并保持人员的相对 稳定。财务负责人的任免调动，应当征求上级主管部门的意见。各级财会人员 要严格遵守《会计法》，按照《会计人员工作规则》要求，忠于职守，履行职 责。 6．1．3国家税务局系统经费管理的基本内容与体制 1．国税系统经费管理权限。1994年税务机构改革后，国家税务系统实行“机构、编制、 经费、领导干部职务审批”四垂直管理。在经费管理上，实行 自上而下的垂直管理。国家税务总局负责全国国家税务系统的经费管理，省及 省以下国家税务机关相应负责本系统内税务经费的管理。税务经费实行下管一 级的办法，省(市、区)、市(地、州、盟)、县(市、旗)国家税务局为经费 预算管理单位，各级国家税务机关及其所属独立核算的行政事业单位为基本会 计单位，县级国家税务局为基层会计单位，不具备独立核算的单位实行单据报 账制度。各级国家税务机关应在规定的时问内编制年度预、决算，附上经费预 算并编制说明，报上一级国家税务局批准后执行。 2．国税系统经费来源与核拨。 (1)国税系统经费主要由中央财政负担。包括基本支出和项目支出经费两 部分。基本支出经费由财政部集中提取，按月向国家税务总局预拨，年终结 算。项目支出经费由财政部分月向国家税务总局拨款，各省、自治区、直辖 市、计划单列市(以下简称各省、区、市)国税系统经费由国家税务总局核 拨。 (2)国家税务总局对各省、区、市的经费核定。基数经费的核定，原则上 以 1993年税务系统实际支出数和机构分设时国税系统人员所占比例进行计算， 再加上 1993年的调整工资和发放税务征收津贴两项因素核定。 (3)国家税务总局对各省、区、市国税局的税务经费采取按月预拨、年终 清算的办法。一般情况下，除正常经费外，国家税务总局根据实际情况对各 省、区、市安排一些专项补助经费。 (4)其他收入。其他收入是指各级国家税务局在从事业务活动中按照国家 有关政策规定取得的收入。主要包括：法律、法规规定的行政性收费、基金和 附加收入；国务院或省级人民政府及其财政计划(物价)部门审批的行政事业 性收费；国务院以及财政部审批建立的基金、附加收入以及利息、房租、财产 变价收入、地方财政补助等。 3．国税系统经费管理体制及内容。 (1)国税系统经费管理体制。国税系统税务经费实行“统一领导、垂直管 理、下管一级、分级核算”的管理体制。国家税务总局为国税系统经费管理的 领导机关，以下分省级(含自治区、直辖市、计划单列市)、地市级、县(市) 级三级进行管理。 (2)国税系统经费管理职责。国家税务总局负责制定国税系统经费会计制度和经费管理 制度，领拨国税系统经费，编制、审查、批复国税系统年度经费 预决算，对国税系统经费收支情况进行监督检查；省、区、市级国税局应按国 家税务总局有关规定制定具体实施意见，核拨下级经费，编报本省、区、市预 决算，对本省、区、市经费收支情况进行监督检查；地市级、县(市)级国税 局经费管理职责由各省、区、市确定。 (3)国税系统经费管理基本内容。各级国税局必须执行国家税务总局统一 制定的会计制度和经费管理制度；对国家拨入的税务经费以及通过其他渠道拨 入或提取的经费都必须纳入统一管理，统一核算，要按照“量人为出、保证重 点、留有余地”的原则，合理安排使用各项经费；国家税务总局核拨的各项经 费主要用于税务人员支出、日常公用支出、对个人和家庭的补助支出、固定资 产购建和大修理支出；为加强税务经费预算管理，各级国税局必须按规定编制 年度收支预算、并逐级汇总上报，年度终了，按规定编制年度经费决算，并逐 级汇总上报；上级国税局应当按国家税务总局有关规定严格进行审核、批复； 各级国税局必须自觉遵守国家法律、法规及财经纪律，并接受上级国税局和有 关部门按照国家规定进行的检查、监督，以及对本级和下一级税务经费进行内 审。 6．1．4地方税务系统经费管理体制及基本内容 1994年税务机构分设后，省级地方税务局实行地方人民政府和国家税务 总局双重领导，以地方政府领导为主的管理体制。按照国务院《关于地方税务 机构管理体制问题的通知》，省以下地方税务局实行上级税务机关和同级政府 双重领导，以上级税务机关垂直领导为主的管理体制，即地(市、州、盟)、 县(市、旗)地方税务局的机构设置、干部管理、人员编制和经费开支由所在 省(区、市)地方税务局垂直管理。 由于地方税务系统机构、编制、经费和干部管理垂直到省，地方税务系统 的经费由省级财政拨付。 1．地税系统经费来源。地税系统经费来源一般包括以下三个方面： (1)存量经费。以 1994年机构分设时的人员比例核定经费，即 1994年省 财政按中央规定，从各地结算上划的地税部门经费基数，由省财政厅按核定的 经费基数划拨给省地税局，亦可实行年终专项上解结算办法。 (2)增量经费。对地税系统的增量经费，实行“收支挂钩，增收分成，分级测算，分级 负担，平时预拨，年终结算”的办法。即对地税系统的增量经费 与地税系统实际组织入库的收入挂钩，确定一个增收分成比例，平时预拨经 费，年终决算结清。 对于增量经费的核拨，财政部门一般按照 1994年地税系统经费基数占当 年组织收入(地税本级收入)的比重确定挂钩比例，按照当年实际组织入库收 入与 1994年同口径决算数的差额乘以挂钩比例，作为地税系统的增量经费予 以拨付。 (3)专项经费。指为完成某专项工程，如基本建设项目等，由省政府或国 家税务总局拨付的专项经费。 2．地税系统经费管理。地税系统各项经费归口计划财务部门管理，单独 设置财务部门的，由财务部门管理。经费管理部门应当配备相应财务人员，并 保持相对稳定。省级地税部门应加强对省以下地税系统的经费管理，按规定核 定各地经费基数，搞好年初预算、平时预拨、日常监督、年终决算等工作。同 时，要加强对其他收入的管理，包括法律法规规定的行政性收费、基金和附加 收入，手续费收入，利息房租及财产变价收入，地方政府补助等。(地税系统 经费管理基本内容与国税系统经费管理基本相似，参阅 6．1．3) 6．1．5税务系统经费会计 税务系统经费会计是预算会计的一个组成部分。税务系统经费会计是核 算、反映和监督各级国家税务局、地方税务局预算执行情况及其结果的专业会 计。 1．税务系统经费会计的组成。税务系统经费会计的组织结构、组织系统， 根据机构建制、经费管理体制和经费领报关系，分为主管会计单位，二级会计 单位和基层会计单位三级。按照规定，向财政部领报经费，并发生预算管理关 系的国家税务总局，为主管会计单位(地税系统主管会计单位为向省财政厅报 领经费，并发生预算管理关系的单位)；向上一级会计单位领报经费，并发生 预算管理关系，有下一级会计单位的，为二级会计单位；向上一级会计单位领 报经费，并发生预算管理关系，没有下级会计单位的，为基层会计单位。以上 三级会计单位，都应建立独立的单位预算，实行独立的会计核算，负责组织管 理本部门、本单位的全部会计工作。税务系统经费会计除划分为以上三级之 外，对不具备独立核算条件的单位，实行单据报账制度，作为“报账单位”管理。 2．税务系统经费会计核算对象。税务系统经费会计以各级国家、地方税 务局为会计主体，以发生的各项经济业务为会计核算对象，记录和反映各项经 费收支活动。具体地说，就是在执行单位预算过程中，各级国家、地方税务局 发生的财政资金的领拨、使用及其结果；收入、支出、结余以及在执行单位预 算过程中形成的资产、负债、净资产等。 3．税务系统经费会计要素和核算方法。税务系统经费会计核算对象按会 计报表的结构分为五大要素，即资产、负债、净资产、收入、支出。核算方法 是按照‘‘借贷记账法”的原理，采用复式记账方法记账。 4．税务系统经费会计科目。会计科目是汇总和检查各级国家、地方税务 局资金活动情况和结果的统一的总账科目。未经财政部、国家税务总局同意， 不得简并或自行增设，不得擅自更改科目名称，不需要的科目，可以不用。各 级税务局适用的会计科目见表： 会计科目表 科目编号科目名称 一、资产类 101现金 102银行存款 103有价证券 104暂付款 105库存材料 106固定资产 二、负债类 201应缴预算款 202应缴财政专户款 203暂存款 三、净资产类 301固定基金 303结余 四、收入类 401拨入经费 404预算外资金收入 407其他收入 五、支出类 502拨出经费 507税务经费支出 508基建支出 509其他支出 5．设置账户。账户是根据规定的会计科目开设，用来记录各个会计科目 所反映的经济业务内容的格式。账户是由账户的名称和账户的结构部分组成 的。账户以会计科目作为它的名称，以一定的格式作为它的结构，其基本结构 可用 T字账表示。账户按其经济内容可分为资金占用类账户(包括资产、支 出账户)和资金来源类账户(包括负债、净资产、收入账户)，按其提供核算 资料的详简程度可分为总分类账户、二级账户和明细分类账户。在账户中，应 记录记账的日期、记账依据的凭证和经济业务的内容摘要，并根据不同的记账 方法，分别反映每项资金占用或资金来源的期初、期末余额和借方发生额、贷 方发生额。 6．编制会计报表。编制会计报表是定期总括和反映税务机关财务活动情 况，考核计划、预算执行结果的一种专门方法。会计报表是反映各级税务机关 财务状况和预算执行结果的书面文件。包括资产负债表、收入支出总表、支出 明细表、附表及报表说明书等。会计报表所提供的各种指标，不仅是分析、检 查和编制计划、预算的主要依据，而且是反映资金活动和经费收支执行结果的 参考资料。各级税务局在报送月报、季报、年报时还必须同时编写报表说明 书。报表说明书包括报表编制技术说明和报表分析说明。为了充分发挥会计报 表的作用，要求报表提供的指标完整，报送及时，数字准确，并保持应有的勾 稽关系。 7．会计记账规则。①根据审核无误的记账凭证(或原始凭证)记账；② 日记账逐日、逐笔登记；明细分类账逐笔或定期汇总登记；总分类账定期汇总 登记或根据记账凭证逐月、逐笔登记；③按照统一要求，税务经费实行电算化 管理，会计核算采取电子记账；④账页上有关名称栏应填写齐全；⑤账簿记录 应清楚整洁；⑥为了保证记账的正确，做到不重、不漏，根据记账凭证(或原 始凭证)记账后，应在凭证上画符号“√”，表示已记账；⑦在每一栏页的最后一行结算出发生 额和余额，并在“摘要”栏注明“转次页”，同时将发生额 和余额记人下一账页的第一页，并在“摘要”栏中注明“承前页”；⑧到一定 时期(月、季、年终时)，应在账簿中进行结账；⑨新年度开始，更换新账时， 应结转账户余额。 6．2税务机关经费管理 根据税务系统经费会计核算的内容，税务机关资金收支、资产增减变化以 及税务机关经费会计核算要求，各级税务机关应加强本机关的经费管理。 6．2．1经费管理概述 税务机关各项活动的正常开展，必须要有必要的经费支持，机关经费管理 是税务机关财务管理的一个重要组成部分。因此，税务机关一般都设有财务管 理的职能部门，负责本机关的经费管理。税务机关领导者必须注重经费管理， 科学理财。 税务机关经费管理的目标任务是：第一，合理安排和节约使用资金，以保 证机关活动得以正常运转；第二，严格执行会计制度，做好各项会计核算工 作。应按经费管理的各项规定，做好经费预算、结算等财务工作，准确及时地 核算和反映本机关预算的执行情况，为经费计划管理提供可靠的依据；第三， 定期检查分析预算执行及财务活动情况，考查资金使用效果，找出各种不正常 使用经费的现象及原因，并予以纠正；第四，实行会计监督，对预算的资金实 行归口集中统一管理，保护机关经费安全，提高机关经费的使用效率，真正做 到少花钱、多办事、办好事。 税务机关经费管理，必须建立一套合法、可行的管理规则。一是要按照 《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》、《行政单位财务规则》 及相关的财会法规，制定机关经费管理制度，对机关经费的收支管理制定出明 确的管理办法；二是要建立机关经费管理的预、决算制度。必须根据税务机关 正常业务开展和事业发展需要，制定机关年度经费预算，机关经费预算经局长 办公会批准后，分步组织实施。年终、要编制机关经费决算，搞好机关经费预 算执行情况分析，并将预算执行情况予以公开；三是实行机关经费使用审批 制。对机关经费的日常开支，要按照国家有关财经法规的规定，实行严格的审批。各级税务 机关应根据自身实际，结合当地财政部门对机关经费使用实施审 批的具体办法，可规定一定额度以内的开支由经费主管处(科)室主要负责人 审批，超过规定额度的开支，由经费主管处(科)室主要负责人签署意见，报 分管机关的局领导审批，大额开支应召开局长办公会，经民主讨论研究决定； 四是要加强对机关经费预决算情况的审计。一方面，要充分发挥内审机构的作 用，对机关经费预算执行情况进行审计，看预算执行是否到位，对于超预算的 开支要进行认真的分析，并将预算执行情况向局长办公会报告。同时，要对机 关经费决算进行审查，看其是否符合国家财经法规。另一方面，要接受国家审 计署、财政专员办的审查监督，与他们搞好配合，以不断总结经验，提高机关 经费管理水平。 6．2．2经费管理内容 1．资产管理。资产是各级税务机关占有或者使用的、能以货币计量的经 济资源，包括流动资产和固定资产。 (1)流动资产管理。流动资产管理是指对可以在一年或超过一年的一个经 营周期内变现的银行存款、有价证券、应收账款、存货等流动资产进行计划、 组织、协调和监控，达到防