专业演示技巧
Professional Presentation Technique (PPT)
为什么做演示？
演示: 一种新的沟通方式
七八十年代：幻灯片时代
五六十年代：报告时代
九十年代及以后：演示时代
演示的优势
突出重点的优势
信息结构化的优势
控制听众的优势
自由灵活的优势
激发兴趣的优势
节约准备时间的优势
第一部分：简报准备
第二部分：硬件准备
第三部分：演讲准备
目录
简报不是演示，您才是演示！
Visuals are NOT Presentation.
You are Presentation!
Market Survey 2002
准备简报六部曲
明确
目的
了解
听众
确定
主体
收集
材料
调整
结构
完善
细节
实施
收尾
准备
一、明确目的
你的要点是什么？ (What’s your POINT? )
比如：
我的下属需要增加工资
项目将延期完成
在全公司推广内部导师制
案例：校园招聘建议书
Hiring Needs Summary （招聘需求总览）
Campus Recruiting Process （招聘流程）
Selection Method （选拨方法）
Schedule （日程安排）
Cost Analysis （成本分析）
Target Universities （目标学院）
二、了解听众
了解什么：
谁是关键听众
听众对演讲内容的了解程度（公共知识）
听众的接受水平（是否理解专业术语或行话）
听众支持与反对的因素
如何了解：
获得名单（名字，部门，头衔等）
事前抽样访谈
设计调查问卷
与“过来人”交谈
三、确立主体：自上而下法（TOP DOWN）
从结论开始向下分解
在纸上操作
不必操心顺序
不要进入细节
依次向下深化
案例
雪 莉 吾 友 ：
我 俩 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 过 许 多 好 时 光 … 但 一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话 … 两 星 期 前 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会 … 后 来 …
案例
雪 莉 吾 友 ：
我 恨 你 ！ 因 为 1.一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话
2.上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会
3….
自上而下法（TOP DOWN）
Governing thought 中 心 思 想
Key line support 支 撑 思 想 的 主 要 理 由
Support 支 撑 理 由
Support 支 撑 理 由
自上而下法与自下而上法的优劣分析
演讲者很难控制现场；
听众容易迷失在细节中；
听众可能没有太多时间等待结论；
一开始介绍主要观点时由于缺乏细节支持可能会受到挑战
劣势
使演讲者能够在介绍结论之前把背景交待清楚；
使演讲者逐渐赢得听众对主要观点的支持
听众易于理解；
因为主要方向明确，演讲者易于控制现场；
优势
自下而上法
自上而下法
四、收集支持性材料：EASY
E XPERT 专家证明
A NALYSIS 分析/类比/举例
S TATISTICS 统计资料/图表/事实
Y OURSELF 亲身经验
案例：导师制支持材料 – E（专家证明）
国际公司采用正式导师情况
资料来源：惠悦公司及CEO杂志联合调查结果
52%
82%
实施正式
导师制公司
整体
前20名
抽样调查前五百强
240家公司
案例：导师制支持材料 – A（实例）
例子：IBM如何实施导师制？
案例：导师制支持材料 – S（数据分析）
低经验
年轻化
高素质
案例：某中国企业国际人力资源管理 – A（SWOT分析）
T
W
O
S
各国劳动力市场对国际化人才竞争白热
与各国劳动法与当地工会协调
中国企业的知名度与美誉度在海外较弱
国内人才转向寻求国际化经验
外企中层干部面临天花板而寻求出路
海归人才井喷提供新的人才低成本供给
人员知识技能与国际化的差距甚大
人力资源管理非系统化
管理专业化程度低，跨文化管理能力尤弱
外籍员工企业认同度较低
管理人员实战经验丰富
教育背景与年轻队伍
公司快速增长为人才带来发展空间
不断通过OJT方式为积累人才
案例：方案间优缺分析 – A （比较分析）
Option 1
Option 2
Option 3
Description
Organize all 6 centralizable functions into one entity: HSPC, HGST SZ, or new site
Organize Fin, HR, GR, IT into HGST SZ;
IH, Environment, Safety and PR into HSPC; Procurement into new site; Logistics & Facility responsibilities are site specific
Setup a separate legal entity to accommodate the 6 centralizable functions and charge to sites
Pros
Leverage current infrastructure
Clear cut service model
Optimize current resources;
Minimize impact on existing employees
Clear cut service model
Simple charging mode
Cons
Need to expand business license scope of the manufacturing site
Complicated cost allocation
Need to expand business license scope of 3 sites
May change current organizational structure
May impact existing employees
案例：矩阵分析 - A
五、调整结构：强弱原则
强
强
强
强
强
重要性
紧急性
关联性
五、调整结构：论证原则与归纳原则
Need for action
需 要 行 动 的 理 由
vs.
相 对 于
Actions
行 动 的 内 容
As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20
正 如 你 所 料 想 的 ， 生 产 过 程 的 瑕 疵 对 新 产 品 LX20 的 销 售 造 成 损 害
However, major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort
然 而 ， 真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则 在 於 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中
Therefore, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan
因 此 ， 贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行
Explicitly identify high-priority segments and their needs
确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求
Develop tailored promotions and sales aids
发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具
Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines
建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度
Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20
贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售
Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20
贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售
事实
分析
方案
五、调整结构：检查周密与完整
五、调整结构：周密与完整练习
案例：Ragu的困境
ARGUMENT 论 证 式
GROUPING 组 合 式
Kewpie新推出价格较低、口味较好的酱汁
Ragu改变其酱汁配方但客户不喜欢
美国的「面食风潮」已过
竞争对手们的产品较受客户喜爱
新的流行趋势是吃米食而非面食
Heinz成功地推出一项创新的「意大利第一面酱汁」
Ragu在酱汁中加重香料份量
意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物
Hunt以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额
Ragu在酱汁中减少肉的份量
Ragu意大利面在美国的销售下跌，主要因为其反潮流而行的产品开 发作法及市场环境趋势的影响
案例：结构
Ragu 意 大 利 面 在 美 国 的 销 售 下 跌 ， 主 要 因 为 其 反 潮 流 而 行 的 产 品 开 发 作 法 及 市 场 环 境 趋 势 的 影 响
(11)
Ragu 改 变 其 酱 汁 配 方 但 客 户 不 喜 欢
(2)
竞 争 对 手 们 的 产 品 较 受 客 户 喜 爱
(4)
美 国 的 「 面 食 风 潮 」 已 过
(3)
Ragu 在 酱 汁 中 加 重 香 料 份 量
(7)
Ragu 在 酱 汁 中 减 少 肉 的 份 量
(10)
Heinz 成 功 地 推 出 一 项 创 新 的 「 意 大 利 第 一 面 酱 汁 」
(6)
新 的 流 行 趋 势 是 吃 米 食 而 非 面 食
(5)
意 大 利 肉 酱 面 再 度 被 视 为 廉 价 、 呆 板 而 无 趣 的 食 物
(8)
Hunt 以 高 品 质 的 Donello 系 列 产 品 而 占 有 更 大 的 市 场 份 额
(9)
Kewpie 新 推 出 价 格 较 低 、 口 味 较 好 的 酱 汁
(1)
调整结构：其他
时间原则：过去现在未来
空间原则：由近及远，由内至外
问题 内外部原因 对策 分析(定量定性） FAQ 结束
六、完善细节：十个最有价值的技巧
完善细节：十个最有价值的技巧
一、文本提供线索而非消息 ( Clue instead of Message)
实操：
不超过五行
每行不超过十五个字
不超过三层结构
加新页胜过填满一页
案例：简练您的陈述
我们的产品价格比竞争对手便宜 30%
因为采取了先进的技术，系统效率大为提高
我们的服务包含硬件支持、软件支持与人员培训
价格优势： 30%
先进技术 系统效率
硬件 + 软件 + 培训 = 全方位服务
完善细节：十个最有价值的技巧
二、逻辑关系变成空间关系 ( Logic to Spatial)
案例：逻辑变成空间
完善细节：十个最有价值的技巧
三、看见大图（See Whole Picture)
案例：大图
海外新项目人力资源支持控制图
完善细节：十个最有价值的技巧
四、在叙述中保持结构（Keep Structure while Telling )
案例：在叙述中保持结构
完善细节：十个最有价值的技巧
五、数据图表化（ Data to Chart )
Lorem Ipsum
19%
26%
16%
11%
34%
75%
Lorem
Ipsum
Lorem
Ipsum
Lorem
Ipsum
完善细节：十个最有价值的技巧
完善细节：十个最有价值的技巧
1
2
3
完善细节：十个最有价值的技巧
六、高度统一格式 ( Extraordinary Standardization)
案例：高度统一格式
六
完善细节：十个最有价值的技巧
七、点亮重点 （ Lightening Keystone)
案例：点亮重点
Business Design
Financial &
Delivery Models
Computing Environment
完善细节：十个最有价值的技巧
八、富于想象力地运用图片（Picture Says)
Wimbledon
完善细节：十个最有价值的技巧
九、少即是多（Less is More)
案例：少即是多
完善细节：十个最有价值的技巧
十、关注开头与结尾（Opening and Closing)
案例：强有力的结尾
附录：参考性的意见 - 1
附录：参考性的意见 - 2
不要用三维彩色图形，用平面单色的图形
第一部分：简报准备
第二部分：硬件准备
第三部分：演讲准备
目录
工具
翻纸板/白（黑）板
投影仪与镭射笔
下发资料(Handout)
麦克风
其他设备
翻纸板/白（黑）板
技巧：
常见的视听辅助设备
B原则： BLUE、BLACK、BROWM 并且BIG
重要的页面可以贴在墙上
不要边说边写
书写范围考虑听众的视野
避免过多背对听众
不要太多板书
不要将听众的视线挡住
投影设备与镭射笔
技巧：
常见的视听辅助设备
调置高度与角度：最佳视觉位置
调节室内光线
不要将身体投射在屏幕
不要长时间回头看屏幕，将背对听众。
讲解时不要阻挡听众视线
可关闭投影以吸引听众注意力
使用镭射笔（Pointer)指引听众，勿用手指
避免过度使用镭射笔(不是教鞭！）
下发资料（Handout)
技巧：
常见的视听辅助设备
提供大纲，背景资料，补充材料
提供做笔记的空白
回顾的机会
满足听众心理
适当时间分发
会前
会中
会后
注意对散页编号
麦克风
优点与技巧：
增强声音的变化幅度
增强对听众的控制力
座式：斜30-45度
无线麦更为自然
休息或结束时关上
十人以下尽量不用
应注意的环境因素
常见的视听辅助设备
光线（窗户，灯）
温度
空间大小
有无外界干扰
空调或风扇位置（顺风）
安排设备（白板架，投影仪）位置
如果没有时钟
把表摘下，放在电脑旁
安排人在下面提示
座位排列方式
常见的视听辅助设备
常见的视听辅助设备
演示之前检查一切！
常见的视听辅助设备
常见的视听辅助设备
第一部分：简报准备
第二部分：硬件准备
第三部分：演讲准备
Market Survey 2002
Attrition Rate: 7%-10%
目录
请真正地充满激情。
“如果您为将要演讲的主题感到激动，您99%讲话的毛病就会消失。”
----罗伯特·蒙哥马利
沟通的方式
演讲 = 演 + 讲
身体语言(Body Language)
声音话语 ( Verbal Language)
身体语言
眼 神
手 势
表 情
移 动
站 姿
站姿
技巧：
尽可能要面对听众
位置变动，勿站着不动
不要挡住听众的视线
自然地站立
勿摇晃、抖动，过度倾斜
表情
技巧：
自然，如与好朋友相处
灵活，与内容配合
微笑与点头
演讲之前，在镜前做脸部体操
通过表情显示你的情绪。
眼神
技巧：
看听众的脸（而不是眼睛）
三至六秒每人
随机转到下一人
不要盯着讲议或投影
通过眼神表达你的信任与关注。
手势
技巧：
自然运用手势，与讲话配合
多用手掌少用手指
可适当夸张
不要交叉手臂或把手插入口袋
通过手势强化你的讲话。
移动
技巧：
向前=强化亲和力；向后=松驰缓和
不用背对观众讲话
关键点：停下
通过移动创造非正式的气氛。
沟通的方式
常见的视听辅助设备
身体语言(Body Language)
声音话语 ( Verbal Language)
建立声音形象
音量：比平时略响
音调：比平时略低
语速：比平时略慢
使用重音强化细节
使用沉默吸引注意
通过前三个要素形成节奏与韵律，
但绝不要戏剧化或公式化。
几个场景的处理
怯场
处理提问
处理异议
听众走神
开场与衔接
团队演示
克服怯场
预备阶段
良好的休息 + 开始前3杯咖啡
第一分钟的演讲词
相信你比听众知道得更多
起动阶段
提前到现场和听众打招呼
握拳，轻扶讲台鼓励自己迎接挑战
深呼吸
开始时声音较大
结束阶段
最后一分钟的演讲词
总结切记精炼
感谢听众
过程阶段
寻找友善的脸或视线越过头顶
避免自我意识
记住你不能判断自己有多紧张
怯场是一种心理能量，把它转为活力，把投入到演说中去！
The day I lose my stage fright is the day I stop acting!
处理听众提问
负面问题
不要忽略
不必感谢提问者
直接了当地回答
不必与提问者眼神接触
回避并表示何时回答
正面问题
感谢提问者（赞美？）
借机重申重点
重复问题，以便其他人听见
与提问者眼神接触
如果没有人提问，您可以自己提问。
处理异议
保持幽默感
保持礼貌
给对方空间
让他们表达自我
寻求一般性的支持
让听众站在你这边
保持冷静
个人化
卷入争论
贬低对方
告诉对方他错了
过于关注他们
把听众推向对方
发火
听众走神
轻敲桌子
短暂停顿
问是否有什么问题
提高音量
提问他身边的人
走近学员
开场与衔接
开场：
— 自我介绍
— 激发的开场
— 与当前场景有关的开场
— 介绍大纲或框架
页之间的衔接：
— 先衔接，后换页
结束一页时保持眼神接触
介绍下一页继续保持眼神接触
换页，同时安静半秒钟
重新眼神接触，开始新的一页
团队演示
对演讲主题事先充分沟通
根据每个人的特点，分配角色和演示内容
观点保持一致
每个人都了解整体框架
减少不必要的重复
对时间预先安排，过程中严格控制
开场时介绍整个团队
总结保持精炼
通向成功之桥梁：彩排
对镜彩排
录音机/录相机彩排
请有经验的人旁观
检查问题
口头禅
过快、含糊
时间控制
通过彩排增强自信，减少毛病。
演讲重点词
激情
自然
彩排
听众
克服当众说话的恐惧，对于我们做任何事都会有极大的潜移默化的功效。战胜当众说话的恐惧，会使我们脱胎换骨，进入更丰富、更圆满的人生。
——（美国）戴尔•卡耐基
专业演示技巧
Professional Presentation Technique (PPT)
第一部分: 学员用书对应内容
第二部分: 课堂讲解补充内容
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第三部分: 课堂讲解补充案例
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第二部分: 课堂讲解补充内容
第三部分: 课堂讲解补充案例
第一部分: 学员用书对应内容
第二部分: 课堂讲解补充内容
第三部分: 课堂讲解补充案例
第一部分: 学员用书对应内容
第二部分: 课堂讲解补充内容
第三部分: 课堂讲解补充案例
第一部分: 学员用书对应内容
第二部分: 课堂讲解补充内容
自左而右，自上而下的几种方式分别为：
第一图是：课堂式，主要适用于单向的讲授；
第二图是：培训式，主要适用于互动的培训；
第三图是：会议式，主要适用于轮流主持的工作会议；
第四图是：咨询式，主要适用于顾问参与的咨询会议；
第三部分: 课堂讲解补充案例
第一部分: 学员用书对应内容
第二部分: 课堂讲解补充内容
第三部分: 课堂讲解补充案例
