忙要忙的有意义
主讲 夏世洪
请闭目60秒思考这个问题——
如果您的余生只剩下3天,
您会做哪3件事情?
XIASH
下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。
1.你通常工作很长时间吗？
2.你通常把工作带回家吗？
3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？
4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？
5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？
6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？
7.你时常在做重要工作时被打断吗？
8.你在办公室用餐吗？
9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？
10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？
11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？
12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？
13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？
14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？
15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？
16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
总结你的时间掌控
恭喜！坚持并保留你的方法
0-4
“yes”
可以！方向正确，但需要提高冲劲
4-8
“yes”
当心！你需要重新审视你的时间行动指南
8-12
“yes”
救命！你在时间管理上需改进
12-16
“yes”
因为我不知道
究竟什么对我最重要，
所以每件事好像都很重要。
因为每件事好像都很重要
所以我不得不每件事都做。
有些人看到我每件事都做，
所以，他们期望我什么都做。
每件事都做让我非常忙碌，
所以我没有时间去考虑，
究竟什么对我最重要。
忙 人 的 告 白
XIASH
时间管理不是什么?
时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多；
所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。
XIASH
时间管理是什么?
时间管理就是自我管理；
自我管理即是改变习惯, 以使自己更富绩效, 更富效能；
把事情很快地做完, 叫做效率
把事情很快又很对地做完, 叫做效能
时间管理就是事前的规划或长期的计划。
XIASH
时间管理的误区
工作缺乏计划；
组织工作不当；
时间控制不够；
整理整顿不足；
进取意识不强；
忙了就好；
时间管理能有多大用；
身不由己；
江山易改、习惯难移。
XIASH
人, 为何安于现状?
为何你我都不满意现状, 但又想安于现状？
1.无奈；
2.不确定改变之后会更好；
3.因为现状是你我最熟悉的。
当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对 “新的思考方式”
XIASH
12点连线（笔不能离纸，折笔为一笔，只能划五笔将12个点连接起来。起笔和落笔汇合一处）
思维游戏
条件：准备一把60格长的软尺，表明你20—80岁的时间，每一格是一年。
－80岁 20年是老年时间，剪去20格，剩下40年黄金时间；
2.睡眠每天8小时，40年睡眠13年，剩下27年；
3.早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平均小时，40年用掉4年，剩下23年；
剪时间
XIASH
4.用于交通时间平均每天2小时，40年用掉3年，剩下20年；
5.用于打电话、找东西每天1小时，40年用掉1年，剩下19年；
6.每天看电视的时间3小时，40年用掉5年，剩下14年；
剪时间游戏
XIASH
7.每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花在娱乐、购物上，平均每天3小时，40年用掉5年，剩下9年；
8.每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用1小时，40年用掉1年，剩下8年；
9.如果一年有10天休假，40年用掉1年；如果无法集中在工作上1小时，40年用掉1年，两项合计大约2年，剩下6年。
XIASH
结论：
人的一生可能只有6年
用于工作，合计52560小时。
XIASH
XIASH
时间价值分析
100000
85000
65000
55000
45000
分钟价值
小时价值
每天价值
年薪（元）
XIASH
时间价值分析
9500元
950元
元
每10分钟的价值
每小时万元
以国家规定每天8小时上班时间计，每小时5682元
一天一般工作12小时，每小时21元
每小时的价值
每天万元
扣除每月8天的休息日，每天的绩效目标是万元
司机不休周末，每天150元，加变动费用总计250元
每天的价值
每月绩效目标1000万元
假如每月绩效目标是销售额100万元
每月份钱4500元
时间
价值
副总经理
销售经理
出租车司机（北京）
XIASH
时间清单分析
9:30-10:00
9:00-9:30
8:30-9:00
原因
浪费\超时
实际用时
计划用时
活动事项
时间
XIASH
工作清单分析
原因
无计划时间
延误\浪费
实际时间
计划时间
工作事项
XIASH
工作紧急性分析
不紧急
不很紧急
紧急
非常紧急
工作事项
XIASH
工作重要性分析
不重要
不很重要
重要
非常重要
工作事项
XIASH
高效益活动分析
高效益活动
排序
所需时间
排序
必要程度排序
目标（职务）贡献排序
活动
XIASH
授权分析
必须授权
没有授权的原因
应该授权
可以授权
不应授权
工作事项
XIASH
会见分析
经常要见但并不是每日必见的人
不定时间但是必须经常会见的人
会见不经常往来的人
不速之客
延误时间
每日必须会见的人
原因分析
实际会见时间
计划会见时间
会见人
会见分类
XIASH
会议分析
原因分析
会议必要性评估
实际用时
计划用时
会议名目
日期
XIASH
公出分析
实际用时
原因分析
计划用时
公出必要性评估
事由
日期
时间大盗
14.缺乏个人管理。
7.工作搁置；
13.不会说“不”；
6.职责不明确；
12.拖延；
5.无效沟通；
11.想干得事太多；
4.无效授权或不授权；
10.经常救火；
3.条理不清；
9.没有计划；
2.无效会议；
8.不速之客；
1.电话干扰；
时间管理的演进
个人管理—以生活重心为导向！
第四代时间管理
行事强调优先次序，依据轻重缓急将有限的时间与精力加以合理分配，最终实现高效。
第三代时间管理
强调行事日程表，反映时间管理已开始注重规划
第二代时间管理
着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力
第一代时间管理
XIASH
时间平衡模型图
时间
平衡
家人
朋友
别人的承认和赞许
事业
福利
财富
身体健康，合理饮食
适当休息，休闲娱乐
信仰，爱情
哲学思考
实现自我价值
追问未来
工作
人际
关系
健康
慎思
一 目标法则
什么叫目标设定？
目标即为个体所追求的东西。设定目标意味着自觉地遵循某一方针、朝着某一方向行动。
不愿为自己设定目标的原因
1.恐惧。怕万一达不到怎么办？会有失败感觉；
2.无此意愿。为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；
3.误将行动当成就。每天忙来忙去，好像很有成就感；其实行动不等于成就，有结果才算有成就。
目标法则
目标刺激我们奋勇向上
制定目标的SMART原则
具体的（Specific）
可衡量的（Measurable）
可达到的（Attainable）
相关的（Relevant）
基于时间的（Time-based）
目标法则
哈佛大学的研究
终未状态(25年后)
初始状态(25年前)
数量比例
生活在社会的最底层，生活过得极不如意。
没有目标
27%
生活在社会的中下层,虽衣食无忧,但亦无突出成就。
目标模糊
60%
生活在社会的中上层，生活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人才。
有清晰但比较短期的目标
10%
几乎都成为社会各界顶尖成功人士。
有清晰且长远的目标
3%
目标法则
分解目标的方法（剥洋葱法）
终极目标
（人生的真谛）
总体目标
（人生核心轴）
长期目标
（5-10年）
中期目标
（2-3年）
短期目标
（-1年）
近期目标
（月、周、日等）
目标法则
个人目标的组成部分
个人目标
1.个人悼词
2.生活状况
3.未来5年
的梦想
4.愿望：旅行、
丰富的阅历和回忆
4a.个人愿望
一览表
4b.个人收获
展望
5.榜样
6.理想设计
7.生命计划
目标倒金字塔
人生目标
年目标
季目标
月目标
周目标
日目标
P
A
D
C
不
好
好
耗用时间
花时间在计划上才是 最节省时间的作法
耗用时间
日计划的步骤
5.事后的检查
4.决定优先顺序
3.预留机动时间给意外的工作
2.估计工作需要的时间
1.列出工作任务
日计划的五个步骤
日计划避免的倾向
第二种倾向：备忘录法
第一种倾向：流水帐法
二 帕累托法则
花最少的力气, 获得最多的效益
你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间,也就是说80%的努力是与成果关系不大。
帕累托法则示意图
80%
时间
20%
时间
80%
成效
20%
成效
重要的
少数事物
琐碎的
多数事物
三 ABC法则
不太重要、不重要
数量占65%
价值占15%
授权、删除
重要性一般
数量占20%
价值占20%
策略性规划，规定期限
极其重要
数量占15%
价值占65%
自己干，不授权
C级任务
B级任务
A级任务
XIASH
4 th
緩
3 rd
輕
不重要的事
2 nd
重
1 st
急
重要的事
不紧迫的事
紧迫的事
四 “要事第一”法则
?
?
?
?
A
B
C
D
XIASH
时间管理矩阵图
紧 急 不 紧 急
重
要
不
重
要
I
I
I
I
I
I
I
V
* 危机
* 急迫的问题
* 有期限压力的计划
* 防患未然
* 改进产能
* 建立人际关系
* 发掘新机会
* 规划、目标管理
* 不速之客
* 某些电话
* 某些信件与报告
* 某些会议
* 必要而不重要的问题
* 繁琐的工作
* 某些信件
* 某些电话
* 浪费时间之事
* 有趣的活动
XIASH
4 th
缓
3 rd
轻
不重要的事
2 nd
重
1 st
急
重要的事
不紧迫的事
紧迫的事
正确的行事顺序
不合理的时间配置
II.
35%
IV
15%
II
5%
I.
45%
处理危机
明智的时间配置
II
I
1.重要的事情着重在 Plan
Plan着重在 Do
Do着重在 Check
Check着重在 Action
2.重要的事情要逐渐地交給
信任的部属 这叫 “授权”
明智的时间配置
重
要
不
重
要
紧 急
不紧急
I
II
III
IV
一般：25-30%
理想：20-25%
一般：15%
理想：65-80%
一般：50-60%
理想：15%
一般：2-3%
理想：<1%
时间管理
效率篇
制定规则、遵守纪律
1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。
2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。
3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。
养成良好的工作习惯
这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它；
养成速战速决的习惯；
将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务；
完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般。
缩短会议时间的规则
10.限定发言时间，不得超时
9.不打断他人的发言
8.讨论而不争论
7.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任
6.准时开会和结束会议
5.超过1小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料
4.与会者将每日或者每的工作表单提交安排人，找出合适开会时间
3.会议期间不得大声喧哗、私下聊天、当众接听手机，外出办事
2.守时。无论何时必须准时参加会议
1.事先将会议的通知（目的、内容、时间）发给与会者
缩短会见时间办法
一、约定时间；
二、约定时限；
三、事先界定目标；
四、设定“窗口”时间。
提高 Email 的处理效率
一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作；
养成习惯, 一天只有三个时段看 Email；
除了急件以外, 集中时段回信。
电话沟通省时法
事先的约定与准备；
保持简短而明确的开场白；
控制通话时间、保持通话主题；
过滤电话。
分身术—授权
通过别人来完成工作目标
只是授予权力
适当的权限
授予决策权
余暇时间管理
4.使用节省时间的工具
3.娱乐
2.学习
1.睡眠
XIASH
昨天是一张已被注销的支票；
明天是一张尚未到期的本票；
今天则是随时可运用的现金。
请善用它！
谢谢！
XIASH
