2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
适用岗位：合同经办人、业务负责人、法务审核人、财务/税务复核人、预算负责人、授权审批人、印章管理员、档案管理员、内控/审计人员。本模板用于企业从合同
立项、文本审核、审批授权、用印登记、签署返还、原件归档到台账复核的完整闭环管理。
使用场景：新签合同、框架协议、订单/采购单、补充协议、变更协议、终止协议、授权委托、对外承诺函、合同附件补签、历史合同补归档、印章使用复核、审计抽查和部门
自查。执行流程以“一项合同一条证据链、一枚印章一次审批、一份原件一条台账”为基本口径。
交付清单：制度正文、主流程图、用印前风险闸口图、合同立项清单、合同审核记录表、分级审批矩阵、用印申请审批表、合同归档交接单、合同归档台账、用印台账、档案
借阅表、异常整改单、月度抽检表、填写示例、风险提示和验收清单。
验收口径与边界：拿到本文件后，可直接替换为企业抬头并发布试运行；验收时检查每份合同是否具备审批链、签署链、用印链、交付链和归档链。模板适用于一般企业内部
控制与运营管理，不替代企业专门法律意见、行业监管专项报送文件或上市公司公告披露文本。
交付物 对应业务节点 直接使用方式 责任岗位 验收口径
合同归档与用印主流程图 合同立项至档案入库
张贴在合同经办、法务、印章、档案
岗位；作为培训和抽检基准
内控牵头人 节点齐全、责任明确、异常有闭环
合同立项与文本提交清单 合同发起前
经办人随合同文本同步提交，缺项不
得进入审批
合同经办人
事项、金额、主体、附件、版本均可
核验
用印申请审批表 合同审批完成后用印前
每次用印单独填写，一次申请对应一
次用印
经办人、印章管理员
审批编号、印章类型、份数、用途一
致
合同归档台账 签署返还后
电子件与纸质原件同步登记，形成检
索索引
档案管理员
合同编号唯一、原件份数准确、位置
可追溯
风险提示与抽检清单 月度复核与审计抽查 按月抽样，发现缺口后开具整改单 内控/审计人员 抽检记录、异常等级、整改证据完整
核心台账字段预览 字段含义 检查重点 常见错误 正确口径
合同编号 企业内部唯一编号，与审批编号可关联 不得重复、不得跳号后无说明 同一合同多版本重复编号
主合同一个编号，补充协议另设关联编
号
相对方全称 合同签署主体的完整名称 与营业执照、印章、签署页一致 简称、品牌名、门店名替代全称 以盖章主体全称为准
审批编号 内部审批流或线下审批表编号 审批完成后才可用印 先盖章后补审批 审批通过时间早于用印时间
印章类型 合同章、公章、法人章、部门章等 印章与事项性质匹配 合同事项使用部门章 按授权清单和审批意见执行
原件份数 企业留存和相对方留存的纸质原件数量 收回份数与签署安排一致 扫描件齐全但原件去向不明 归档前核对签署页与份数
一、合同归档与用印审批主流程图
本流程覆盖合同从业务提出到档案封存的全过程。每个节点均以“输入、动作、输出、责任人、检查点”作为执行口径；任一节点缺少可核验证据时，应暂停进入下一节点。
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节点 输入 动作 输出 责任人 检查点
业务立项 业务需求、预算来源、相对方信息
确认交易背景、金额、期限、履约
目标
合同事项登记记录 合同经办人
事项真实、预算明确、相对方可识
别
文本提交
合同文本、附件、报价单、资质文
件
锁定送审版本并提交审核材料 送审材料包 合同经办人 版本号、附件清单、签署主体一致
合规审核 送审材料包、历史合同、审批规则
审查条款、税票、付款、权责、违
约与争议条款
审核意见记录 法务、财务、税务 重大风险有明确处理意见
授权审批 审核意见、合同金额、风险等级 按审批矩阵发起线上或线下审批 审批通过记录 业务负责人、授权审批人 审批层级与金额、风险相匹配
用印登记
审批通过记录、最终文本、用印申
请
核验印章类型、份数、用途、签署
页
用印登记记录 印章管理员 审批完成后用印，印章与文件一致
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签署交付 盖章文件、寄送信息、签收要求 完成签署、扫描、交付和签收留痕 签署交付证据 经办人 交付对象、地址、签收人可追溯
原件返还 双方签署原件、回寄记录 核验原件份数与签章完整性 原件返还确认 经办人、档案管理员 签署页、骑缝章、附件页完整
归档入库 电子扫描件、纸质原件、审批链 编号、扫描、入库、台账登记 合同档案包 档案管理员 编号唯一、位置准确、电子件清晰
复核抽检 台账、档案包、异常记录 按月抽检并形成整改要求 抽检报告和整改单 内控/审计人员
问题分级、整改时限、复核结果闭
环
二、成品结构索引
序号 模块名称 直接交付内容 可打印/可备案材料
1 总则与适用范围 制度定位、适用岗位、业务边界 制度发布页、岗位确认页
2 角色责任矩阵 经办、审核、审批、用印、档案、审计职责 责任矩阵表
3 合同立项与送审管理 立项清单、文本提交表、材料核验标准 合同立项与文本提交清单
4 合同审核与分级审批 条款审核表、金额风险分级审批矩阵 合同审核记录表、审批矩阵
5 用印审批与登记 用印申请表、用印台账、印章风险闸口 用印申请审批表、用印登记台账
6 签署返还与归档 原件返还单、归档交接单、归档台账 合同归档交接单、合同归档台账
7 异常处理与抽检 异常分类、整改闭环、月度抽检表 异常整改单、月度抽检表
8 填写示例与风险提示 已填样张、常见错误、使用边界 示例表单、风险提示清单
三、制度正文：合同归档与用印审批管理制度
制度目标与适用范围
本制度用于规范企业合同形成、审批、用印、签署、归档、保管、借阅、抽检和异常整改全过程，确保合同证据链完整、权责链清晰、印章使用受控、档案检索可追
溯。
适用对象包括企业总部、分支机构、项目部、业务单元及共享服务中心涉及合同管理、印章管理、档案管理的岗位。适用合同包括销售、采购、服务、租赁、工程、
技术、咨询、渠道、框架协议、补充协议、终止协议、保密协议和授权委托文件。
不纳入本制度直接管理的事项包括内部行政通知、无需对外签署的会议纪要、纯内部流程审批单、已由专项制度单独规范的融资担保、投融资并购、上市披露和重大
诉讼文件。相关事项如需用印，应至少执行本制度的用印审批和台账登记要求。
模块 输入 动作 输出 责任人 检查点
适用范围识别 合同类型、交易背景、用印需求
判断是否适用本制度及是否需专
项审批
适用结论 经办人、法务
是否涉及重大金额、担保、排他
、授权、长期承诺
证据链建立
审批、文本、附件、签收、发票
、履约材料
按合同编号归集文件并关联台账 合同档案包 档案管理员
审批链、签署链、用印链、交付
链完整
权限控制 岗位名单、授权清单、审批矩阵 核验签批权限和用印权限 审批权限确认 内控、法务、印章管理员
审批人是否越权、代签是否有授
权
归档验收
原件、扫描件、用印记录、审批
记录
核对后入库并更新台账 归档完成记录 档案管理员 编号唯一、文件齐全、位置明确
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基本原则
原则 执行含义 为什么这样做 常见错误 使用边界
先审后印
合同文本、附件、审批链完成后方可用
印
避免未授权承诺或未审条款对外生效 以业务紧急为由先盖章后补单 紧急事项也应保留审批和授权证据
版本锁定 用印文件必须与最终审批版本一致
避免审批通过的是 A 版、实际盖章是 B
版
邮件里多版文件混用 变更文本需重新审核或补充审批
一事一印 一次用印对应一份申请和一条登记 确保印章用途、份数、对象可追踪 多个合同混在一张申请表 批量同类合同可另附明细并逐项登记
原件闭环 签署后须跟踪双方原件返还并入库 原件是履约、追偿、审计的重要依据 只有扫描件没有原件去向
电子签合同按电子档案规则留存验证材
料
台账可查
合同、审批、用印、归档信息应可按编
号互相定位
保障审计抽查和业务查询效率 合同台账与用印台账无法关联 历史补录应注明补录原因和复核人
角色责任矩阵
角色 输入 动作 输出 主要责任 检查点
合同经办人 业务需求、相对方材料、合同文本
发起立项、组织送审、跟踪签署返
还
送审材料、签署证据、归档交接单 对业务真实性、材料完整性负责
主体名称、金额、期限、附件、份
数准确
业务负责人 合同事项、预算与业务判断
审核商业合理性、履约能力和收益
风险
业务审核意见 对交易必要性和履约资源负责
预算、价格、交付周期、对方履约
能力
法务审核人 合同文本、附件、相对方信息
审查条款、授权、争议、违约、保
密等事项
法务审核意见 对法律条款风险识别负责 重大条款是否列明处理意见
财务/税务复核人
金额、付款、发票、税率、账户信
息
复核预算、付款节点、票据要求和
税务口径
财务复核意见 对资金与税票风险提示负责
付款条件、发票类型、账户名称一
致
授权审批人 完整审批材料和审核意见 按矩阵进行批准、退回或补充意见 审批结论 对授权范围内的批准负责
审批层级、金额区间、风险等级匹
配
印章管理员 用印申请、审批记录、最终文本 核验材料、登记用印、监督盖章 用印记录 对印章保管和用印登记负责 用印文件与审批文件一致
档案管理员 原件、扫描件、审批链、用印记录 编号入库、台账登记、借阅控制 合同档案包和归档台账 对档案完整性和检索性负责 原件份数、位置、扫描清晰度
内控/审计人员 台账、档案、异常记录 抽检、评价、出具整改要求 抽检报告和整改闭环 对监督检查和整改跟踪负责 问题是否闭环、责任是否明确
四、合同立项与文本提交模板
合同立项与文本提交清单（空白表）
使用节点：经办人在发起合同审核前填写。没有完成本清单的事项，不应进入用印审批。该表解决“合同为什么签、和谁签、签什么、金额从哪里来、附件是否齐全、版本是否
锁定”的证据问题。
项目 填写/勾选内容 字段说明 责任人 检查点
合同事项名称 ________________________________
写明业务事项，不使用简称或内部口头
名称
经办人 与审批标题、合同标题保持一致
合同类型
销售 / 采购 / 服务 / 工程 / 租赁 / 技术 / 其
他
按实际交易性质填写 经办人 合同类型决定审核重点和审批层级
相对方全称 ________________________________ 以证照或盖章主体全称为准 经办人 与签署页、发票、账户信息一致
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合同金额 人民币__________元；外币__________ 含税金额、币种、计价方式需写清 经办人、财务 金额决定审批层级和预算占用
合同期限
自______年____月____日至______年
____月____日
没有固定期限的写明触发条件 经办人 期限与履约计划一致
预算来源 年度预算 / 项目预算 / 专项审批 / 其他 说明预算归属和占用部门 业务负责人 无预算事项需补充说明和审批
送审文本版本
版本号：________；形成日期：______
年____月____日
用印前以此版本为基准 经办人 版本号与最终盖章文本一致
附件清单
报价单、技术清单、资质、授权、补充
说明、图纸、验收标准
列明随合同共同生效的附件 经办人 合同提及的附件必须随文归档
商业合理性说明
___________________________________
_____________________________
说明价格、必要性、供应来源或客户背
景
业务负责人 避免无业务实质或交易背景不清
提交人签字
签字：________________ 日期：______
年____月____日
提交人对材料真实性和完整性负责 经办人 签字日期早于审核日期
合同立项与文本提交清单（填写示例）
项目 示例填写 字段说明 责任人 风险提示
合同事项名称 华东区域 2026 年度办公设备维保服务合同 事项名称应让审批人直接理解交易内容 行政采购经办人 不要只写“维保合同”或“年度合同”
合同类型 采购/服务
设备维护属于服务采购，按采购合同重点
审核付款、验收和服务响应
行政采购经办人 类型填错会导致审批层级和审核重点偏差
相对方全称 上海恒信办公设备服务有限公司 以营业执照和签署印章为准 行政采购经办人 分公司或门店签署需核验授权
合同金额 人民币含税 286, 元 明确含税金额，便于财务核验预算和发票 财务复核人 大小写金额不一致时不得用印
合同期限 2026 年 1 月 1 日至 2026 年 12 月 31 日 期限清晰有利于履约和续签提醒 行政采购经办人 自动续期条款应单独提示审批
预算来源 总部行政部 2026 年度办公运维预算 指向预算归属部门和预算年度 行政负责人 超预算或无预算应补专项审批
送审文本版本 ，形成日期 2025 年 12 月 18 日 为最终审定版本 经办人、法务 邮件附件和审批附件版本需一致
附件清单
服务清单、报价明细、响应时效表、供应
商资质、账户信息
所有附件均与合同共同归档 经办人
合同正文引用附件但未归档会造成证据缺
口
商业合理性说明
原供应商服务到期后重新比价，本次价格
较上一年度下降 6%，服务范围增加备用机
支持。
说明交易必要性和价格合理性 业务负责人 没有商业理由的低价或高价均应提示风险
提交人签字 李晨，2025 年 12 月 19 日 签字人应为实际经办人 经办人 代填代签会影响责任追溯
送审材料完整性清单
材料类别 必须提交内容 适用情形 责任人 检查点 缺失处理
主体材料
营业执照、资质证书、授权文件、
联系人信息
新供应商、新客户、分支机构签约 经办人 名称、有效期、授权范围 退回补件或转专项核查
交易材料
报价单、订单、需求说明、服务清
单、技术参数
采购、销售、服务、工程 经办人 合同金额与附件一致 补齐后重新送审
财务材料
预算审批、付款计划、发票类型、
账户信息
有收付款安排的合同 财务复核人 账户名与相对方一致 暂停审批或要求业务说明
合规材料
比价记录、招采结果、审批纪要、
关联交易说明
采购、招标、关联方交易 业务负责人 交易依据可追溯 升级审批或专项复核
履约材料 验收标准、交付计划、项目负责人 服务、工程、技术类合同 业务负责人 验收条件清晰可执行 法务与业务共同修订条款
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、售后承诺
历史资料
历史合同、补充协议、往来确认函
、争议记录
续签、变更、终止、纠纷事项 经办人 前后权利义务衔接 核清历史遗留后继续审批
五、合同审核与分级审批管理
合同审核记录表（空白表）
使用节点：合同文本送审后，由法务、财务、税务、业务分别在职责范围内填写审核结论。该表用于说明“审核了什么、发现了什么、是否允许进入审批或用印”。
审核维度 审核内容 审核结论填写区 审核人签字 检查点
主体资格 相对方名称、资质、授权、签约主体
合格 / 需补件 / 不通过；意见：
________________________________
签字：________ 日期：________ 主体、印章、账户、授权一致
文本版本 正文、附件、补充条款、版本号
一致 / 不一致；意见：
________________________________
签字：________ 日期：________ 用印文本与审批文本一致
金额付款 合同金额、付款节点、收款账户、发票
通过 / 修改后通过 / 不通过；意见：
________________________________
签字：________ 日期：________ 付款条件与验收条件挂钩
税务票据 税率、发票类型、开票时间、价税口径
通过 / 需调整；意见：
________________________________
签字：________ 日期：________ 价税表述准确，无重复纳税风险
履约交付 交付物、验收标准、违约责任、服务响应
通过 / 需明确；意见：
________________________________
签字：________ 日期：________ 可操作、可验收、可追责
法律条款
保密、知识产权、解除、争议解决、责任
限制
通过 / 需修改 / 不通过；意见：
________________________________
签字：________ 日期：________ 重大不利条款已提示并处理
特殊事项
排他、担保、赔偿、自动续期、数据出境
、个人信息
无 / 有，处理意见：
________________________________
签字：________ 日期：________ 特殊风险需升级审批
分级审批矩阵
使用节点：合同审核完成后，按合同金额、风险等级、合同类型和特殊条款确定审批路径。金额只是审批依据之一，遇到特殊风险时应从高审批。
合同金额或事项 常规审批路径 增加审批情形 最终批准人 输出文件
10 万元以下且无特殊条款
经办人 → 业务负责人 → 法务/财务复核 →
部门负责人
新相对方、预付款超过 30%、无验收标准 部门负责人 审批记录、审核表
10 万元至 100 万元
经办人 → 业务负责人 → 法务 → 财务 →
分管负责人
合同期限超过一年、自动续期、排他条款 分管负责人 完整审批链、风险提示
100 万元至 500 万元
经办人 → 部门负责人 → 法务负责人 → 财
务负责人 → 分管负责人
先款后货、长期独家、重要客户重大让利 分管负责人或总经理 审批记录、会议纪要或专项说明
500 万元以上
经办人 → 部门负责人 → 法务负责人 → 财
务负责人 → 总经理办公会/授权机构
担保、重大违约豁免、资产处置 总经理或授权机构 会议纪要、授权文件、审批表
无金额但有对外承诺
经办人 → 业务负责人 → 法务 → 授权审批
人
授权委托、承诺函、保证函、对外证明 授权审批人 授权依据、用印审批
补充协议/变更协议
原合同经办部门 → 法务 → 财务 → 原审批
层级或更高层级
金额增加、期限延长、责任加重、权利放
弃
原批准人或上级批准人 原合同编号、变更说明
终止/解除协议
经办人 → 业务负责人 → 法务 → 财务 →
授权审批人
涉及赔偿、退款、争议处理、客户投诉 授权审批人 结算清单、解除协议、归档记录
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合同审核常见风险提示
风险事项 为什么需要关注 常见错误 处理动作 使用边界
自动续期 可能形成持续付款或持续义务 合同到期后自动续签且无提醒机制 设置续期审批和到期提醒 短期低额服务也应登记期限
预付款 资金先行支付但履约未完成 未设置担保、验收或退款条件 提高审批层级并增加履约保障 经批准的订金也需写清抵扣规则
违约责任过轻 难以约束相对方履约 只写“协商解决”无违约金或补救 明确违约情形、赔偿范围和解除权 不同交易可采用不同责任结构
主体不一致
付款、开票、盖章主体不同会影响履约和
税务
合同相对方与收款账户名称不同 要求补充授权或三方说明 合法委托收款需留存证明
附件缺失 附件可能定义价格、范围、验收标准 正文引用附件但归档时未收集 用印前核对附件页码和签章 电子附件也应纳入档案索引
争议解决不清 发生纠纷时成本和管辖不确定 管辖地、仲裁机构写错或模糊 由法务核定争议条款 模板条款不得机械复制
六、用印审批与印章管理流程
用印前风险闸口图
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用印申请审批表（空白表）
使用节点：合同审批通过后、实际盖章前。该表不得与合同立项表混用，不得在用印后倒签。印章管理员应先核验审批链和最终文本，再登记并监督盖章。
项目 填写内容 字段说明 责任人 检查点
申请日期 ______年____月____日 用印申请提交日期 经办人 不得晚于实际盖章日期
申请部门 ____________________________ 业务归属部门或项目组 经办人 与合同台账部门一致
合同编号 ____________________________ 内部合同编号 经办人/档案管理员 与归档台账一致
审批编号 ____________________________ 线上流程号或线下审批表编号 经办人 审批状态必须为已通过
相对方全称 ____________________________ 与合同签署页一致 经办人 不得使用简称
用印文件名称 ____________________________ 文件全称及版本号 经办人 与最终审批文本一致
印章类型
公章 / 合同专用章 / 法人章 / 财务章 / 部门
章 / 其他
按文件性质选择 印章管理员 部门章不得替代合同章
用印份数 企业留存____份；相对方____份；其他 说明每类原件份数 经办人 盖章份数与归档份数可追踪
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____份
是否骑缝章 是 / 否；页数：____页 多页合同应按企业规则处理 印章管理员 附件页是否需要共同加盖
用印用途
合同签署 / 补充协议 / 授权委托 / 证明文件 /
其他
说明用印目的 经办人 用印用途与审批事项一致
经办人承诺
本人确认文件为最终审批版本，附件完整
，信息真实。签字：________
明确经办责任 经办人 签字后方可提交
业务负责人意见
同意 / 退回；意见：
________________________________ 签字
：________
确认业务事项真实 业务负责人 业务授权完整
法务/财务复核
同意 / 退回；意见：
________________________________ 签字
：________
复核重大条款、金额、付款、税票 法务/财务 风险处理意见已落实
授权审批意见
同意用印 / 不同意用印；签字：________
日期：________
最终用印批准 授权审批人 审批权限符合矩阵
印章管理员登记
已核验 / 未通过；登记号：________ 签字
：________
实际用印前最后核验 印章管理员 登记号与用印台账一致
用印申请审批表（填写示例）
项目 示例填写 说明 责任人 风险提示
申请日期 2025 年 12 月 23 日 日期应早于或等于实际用印日 经办人 用印后补填会造成内控缺陷
申请部门 总部行政部 与预算部门和合同经办部门一致 经办人 跨部门事项需说明归属
合同编号 HT-2026-CG-0008 内部合同编号 档案管理员 合同编号不能与审批编号混同
审批编号 OA-HTSP-20251219-036 审批流程已通过 经办人 审批未结束不得用印
相对方全称 上海恒信办公设备服务有限公司 与签署页一致 经办人 印章主体不一致时暂停
用印文件名称
华东区域 2026 年度办公设备维保服务合同
写明版本号 经办人 盖错版本是高频风险
印章类型 合同专用章 适用于企业对外签署合同 印章管理员 法人章、公章另需专项审批
用印份数 企业留存 2 份；相对方 2 份 便于后续返还和归档 经办人 实际盖章份数与申请不一致需备注
是否骑缝章 是；正文 12 页，附件 8 页 正文和附件均需核对 印章管理员 附件漏章可能影响附件效力
用印用途 合同签署 不得写成泛化“业务用印” 经办人 用途不清时印章管理员应退回
授权审批意见 同意用印，王敏，2025 年 12 月 22 日 审批日期早于用印日期 授权审批人 审批人应在授权范围内
用印现场控制要求
控制点 输入 动作 输出 责任人 检查点
文件核验 最终审批文本、附件、用印申请
逐页核对文件名称、版本、页码、
附件
核验确认 印章管理员 合同文本不得临场替换
身份核验 经办人身份、授权委托、签署安排
确认经办人与申请人一致，代办有
授权
经办确认 印章管理员 陌生人员不得直接领用印章
盖章监督 待盖文件、印章、骑缝要求 在指定区域盖章并监督份数 已盖章文件 印章管理员 不得空白页盖章，不得外借印章
登记留痕 用印申请、盖章文件、份数
记录登记号、用印时间、份数、用
途
用印台账 印章管理员 登记号可关联合同编号
文件交付 已盖章文件、寄送信息、签收要求 移交给经办人或指定寄送渠道 交接记录 经办人、印章管理员 谁领取、何时领取、交付去向清楚
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七、签署返还与合同归档管理
签署返还控制表
使用节点：企业盖章后至双方原件归档前。该表用于跟踪“合同已经交付给谁、何时返还、返还几份、是否完整”。
项目 填写内容 说明 责任人 检查点
合同编号 ____________________________ 与用印申请和归档台账一致 经办人 编号唯一
企业盖章日期 ______年____月____日 实际盖章日期 印章管理员 与用印台账一致
交付方式 当面交付 / 快递 / 电子签署 / 其他 说明合同发送方式 经办人 应留存签收或寄送证据
交付对象
姓名：________；单位：
________________；联系方式：
________________
写明对接人 经办人 交付给非合同相对方需授权
预计返还日期 ______年____月____日 明确追踪期限 经办人 超过期限应催收并记录
实际返还日期 ______年____月____日 收到对方盖章原件的日期 经办人 逾期返还应说明原因
返还原件份数 企业应收____份；实际收到____份 核验原件份数 档案管理员 缺份不得默认为归档完成
完整性核验
签署页完整 / 附件完整 / 骑缝完整 / 扫描清
晰
逐项核验并签字 档案管理员 缺签、漏章、漏页需整改
移交归档签字
经办人：________ 档案管理员：________
日期：________
双方确认交接 经办人、档案管理员 签字后进入归档台账
合同归档交接单
使用节点：经办人向档案管理员移交合同档案包时填写。归档交接单是档案入库的起点，解决经办部门与档案部门之间责任切换问题。
归档材料 应移交内容 移交状态 责任人 档案员复核
合同正文原件 双方盖章签字完整的合同正文 齐全 / 缺失 / 不适用 经办人 签字：________ 日期：________
合同附件原件
报价、清单、图纸、验收标准、技术协议
等
齐全 / 缺失 / 不适用 经办人 签字：________ 日期：________
审批记录 立项、审核、审批、特殊事项说明 齐全 / 缺失 / 不适用 经办人 签字：________ 日期：________
用印记录 用印申请审批表、用印台账登记号 齐全 / 缺失 / 不适用 印章管理员 签字：________ 日期：________
签署交付证据
签收单、快递单、邮件确认、电子签验证
文件
齐全 / 缺失 / 不适用 经办人 签字：________ 日期：________
扫描件
PDF 扫描件，正文和附件合并或按规则分
册
清晰 / 不清晰 / 未提交 档案管理员 签字：________ 日期：________
历史关联材料 主合同、补充协议、终止协议、变更说明 齐全 / 缺失 / 不适用 经办人 签字：________ 日期：________
移交确认 经办人确认已移交上述材料 经办人签字：________ 日期：________ 经办人
档案管理员签字：________ 日期：
________
合同档案编号规则
编号段 含义 示例 填写规则 检查点
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
企业代码 企业或业务单元缩写 HQ、HD、XN 由内控或档案部门统一维护 不得由经办人临时创造
年度 合同签署或归档年度 2026 四位年份 跨年度合同按签署年度编号
合同类型 销售、采购、服务、工程、租赁等 XS、CG、FW、GC、ZL 与合同类型登记一致 类型变化需说明原因
顺序号 当年同类型流水号 0001、0002 连续编号，不重复 作废编号需保留作废说明
关联号 补充协议或变更关联主合同 BC01、BG02、ZZ01 主合同后另设关联编号 不得覆盖主合同编号
完整示例 总部 2026 年采购合同第 8 号 HQ-2026-CG-0008 用于台账、档案盒、电子文件名 与审批编号、用印登记号互相关联
八、合同归档台账与用印台账
合同归档台账（空白表）
使用节点：合同原件和电子档案完成移交后登记。该台账是后续查询、借阅、审计抽检、合同到期提醒和争议处理的核心索引。
序号 合同编号 合同名称 合同类型 相对方全称 金额 期限 审批编号 用印登记号 原件份数 电子档位置 纸质档位置 经办部门 归档日期 复核人
1
2
3
4
5
6
字段说明：合同编号用于唯一识别合同；审批编号用于追溯审批链；用印登记号用于追溯印章使用；电子档位置填写企业共享盘、档案系统或电子档案柜的路径名称；纸质档位置填写档案室、柜
号、盒号和册号。
合同归档台账（填写示例）
序号 合同编号 合同名称 合同类型 相对方全称 金额 期限 审批编号 用印登记号 原件份数 电子档位置 纸质档位置 经办部门 归档日期 复核人
1
HQ-2026-CG-
0008
华东区域 2026
年度办公设备维
保服务合同
采购/服务
上海恒信办公设
备服务有限公司
286,000 元 -
OA-HTSP-
20251219-036
YZ-20251223-
118
企业 2 份
电子档案/2026/
采购/HQ-2026-
CG-0008
档案室 A 柜 03
盒
总部行政部 赵宁
2
HQ-2026-XS-
0015
华北区域年度软
件订阅销售合同
销售
北京明瑞信息技
术有限公司
980,000 元 -
OA-HTSP-
20260112-041
YZ-20260115-
009
企业 1 份
电子档案/2026/
销售/HQ-2026-
XS-0015
档案室 B 柜 11
盒
销售一部 赵宁
3
HQ-2026-FW-
0022
客服中心外包服
务补充协议一
补充协议
广州合信客户服
务有限公司
增加 120,000 元 随主合同 OA-HTSP-
20260207-018
YZ-20260209-
026
企业 2 份
电子档案/2026/
服务/HQ-2026-
FW-0022
档案室 A 柜 08
盒
客户运营部 韩悦
用印登记台账（空白表）
序号 用印登记号 用印日期 申请部门 经办人
合同编号/文件
编号
文件名称 相对方/接收方 印章类型 用印份数 审批编号 是否骑缝 领取/寄送方式 印章管理员 备注
1
2
3
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
4
5
6
用印登记台账（填写示例）
序号 用印登记号 用印日期 申请部门 经办人
合同编号/文件
编号
文件名称 相对方/接收方 印章类型 用印份数 审批编号 是否骑缝 领取/寄送方式 印章管理员 备注
1
YZ-20251223-
118
总部行政部 李晨
HQ-2026-CG-
0008
华东区域 2026
年度办公设备维
保服务合同
上海恒信办公设
备服务有限公司
合同专用章 4 份 OA-HTSP-
20251219-036
是 顺丰寄送 周岚 企业留存 2 份
2
YZ-20260115-
009
销售一部 王琪
HQ-2026-XS-
0015
华北区域年度软
件订阅销售合同
北京明瑞信息技
术有限公司
合同专用章 2 份 OA-HTSP-
20260112-041
否 客户到场领取 周岚 现场签收
3
YZ-20260209-
026
客户运营部 陈锐
HQ-2026-FW-
0022
客服中心外包服
务补充协议一
广州合信客户服
务有限公司
公章 4 份 OA-HTSP-
20260207-018
是 EMS 寄送 周岚
关联主合同 HQ-
2025-FW-0172
台账字段填写规范与错误纠正
字段 正确填写方式 为什么这样做 常见错误 纠正动作
合同名称 填写合同首页完整名称 便于快速检索和审计识别 只写客户名或项目名 按合同标题重新补录
合同金额 写明含税金额、币种和是否为框架金额 影响审批层级、预算和履约监控 框架合同金额填 0 或空白 注明框架上限或订单累计口径
期限 写明起止日期或履行完成条件 用于到期提醒和续签管理 长期有效但未写触发条件 补录条件并设置复核提醒
电子档位置 填写可定位路径或系统索引号 避免只有档案员个人可找到 写“共享盘”但无路径 补充完整路径和文件名
纸质档位置 填写档案室、柜号、盒号、册号 便于盘点和借阅 写“档案室”无具体位置 按档案盒标签补录
备注 记录异常、作废、补录、关联关系 保留过程解释 把关键风险写在个人备注中未反馈 重大事项应开异常整改单
九、合同档案保管、借阅与调阅
档案保管标准
保管对象 输入 动作 输出 责任人 检查点
纸质原件 双方签字盖章原件、附件原件
按编号装订、入盒、上架、登记位
置
纸质档案盒和台账 档案管理员 原件份数、签章页、附件页完整
电子扫描件 清晰扫描 PDF、审批链、用印记录 按编号命名并上传至电子档案位置 电子档案包 档案管理员 文件可打开、页码齐全、命名规范
审批材料
立项清单、审核表、审批记录、会
议纪要
关联至合同编号并归档 审批证据链 经办人、档案管理员 审批时间早于用印时间
履约材料
验收单、发票、付款凭证、变更确
认、往来函
按阶段追加归档 履约补充档案 经办部门 追加材料不改变原合同编号
异常材料
整改单、补件、责任说明、复核结
果
归入异常记录并关联合同档案 异常闭环档案 内控/审计人员 整改完成后有复核结论
合同档案借阅/调阅审批表
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
使用节点：任何部门或人员需要查看、复印、扫描、带离纸质合同原件时填写。档案管理员不得仅凭口头要求外借原件。
项目 填写内容 字段说明 责任人 检查点
申请日期 ______年____月____日 调阅申请提交日期 申请人 登记时间清楚
申请部门/申请人
部门：________________ 姓名：
________________
写明实际使用人 申请人 不得以部门名替代个人责任
合同编号及名称
合同编号：________________ 名称：
________________________________
明确调阅对象 申请人 与台账一致
调阅目的
履约办理 / 争议处理 / 审计检查 / 付款核验 /
其他
说明使用原因 申请人 目的与岗位职责匹配
调阅方式 现场查阅 / 复印 / 扫描 / 原件外借 外借原件需更高审批 档案管理员 原件外借应设归还期限
计划归还日期 ______年____月____日 适用于原件外借 申请人 逾期应催还并记录
部门负责人意见
同意 / 不同意；签字：________ 日期：
________
确认调阅必要性 部门负责人 敏感合同需提高审批
档案管理员登记
借阅登记号：________ 交付方式：
________ 签字：________
形成借阅台账 档案管理员 借出与归还均需签字
归还确认
归还日期：______年____月____日；完整
性：完整 / 缺页 / 破损；签字：________
归还时核验 档案管理员 有缺页或破损应开异常单
档案盘点清单
盘点项目 盘点方法 合格标准 责任人 异常处理
编号连续性 按年度、类型抽查编号流水 无重复编号、无无法解释的断号 档案管理员 登记断号原因并由内控复核
原件完整性 抽取档案盒逐份核验签章和附件 签署页、附件、骑缝完整 档案管理员 向经办部门发起补件或情况说明
电子件可读性 打开电子档案检查页码和清晰度 扫描清晰、页码齐全、文件可检索 档案管理员 重新扫描并替换错误文件
台账一致性 台账与原件、电子档交叉核对 合同编号、相对方、金额、位置一致 内控/审计人员 开具整改单并设定期限
借阅归还 核对借阅登记和原件状态 无超期未还、无未登记借阅 档案管理员 催还并报告部门负责人
十、异常事项处理与整改闭环
异常分级标准
异常等级 典型情形 即时动作 审批/报告要求 闭环标准
一级重大异常
未审批先用印、空白文件盖章、印章外借
失控、伪造签署、重大金额合同原件丢失
立即暂停相关事项，报告法务、内控和管
理层
由授权机构组织调查并形成处理结论
责任认定、补救措施、制度整改、复核确
认完成
二级重要异常
盖错版本、附件漏章、相对方主体不一致
、审批层级不足、原件长期未返还
暂停归档或付款，要求经办部门说明并补
救
部门负责人、法务、财务共同确认 补件齐全或签署补充确认文件
三级一般异常
台账字段缺失、扫描件不清、档案盒位置
错误、借阅登记不完整
限期补录或重新扫描 档案管理员复核即可 台账修正并留痕
提示类问题 字段不规范、命名不统一、流程说明不足 纳入月度优化清单 内控汇总提示 下月抽检不再重复出现
异常整改单
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
使用节点：发现合同、用印、归档或借阅异常时填写。整改单必须说明问题、原因、影响、责任、动作、完成证据和复核结论。
项目 填写内容 字段说明 责任人 检查点
异常编号 YC-______-______ 按年度和流水编号 内控/档案管理员 编号唯一
发现日期 ______年____月____日 异常首次发现日期 发现人 与抽检记录一致
合同编号/用印登记号
合同编号：________________ 用印登记号
：________________
关联具体事项 发现人 不得仅写合同名称
异常类型
审批缺失 / 版本错误 / 原件缺失 / 台账错误 /
借阅异常 / 其他
选择主要类型 发现人 必要时可列多个类型
异常描述
_____________________________________
_____________________________________
______
客观描述问题，不写情绪性判断 发现人 说明事实、时间、材料
风险影响
可能影响：履约 / 付款 / 追偿 / 审计 / 税务 /
客户关系 / 其他
说明影响范围 法务/财务/内控 重大影响需升级报告
原因分析
_____________________________________
_____________________________________
______
说明流程、人员、系统或材料原因 责任部门 避免只写“疏忽”
整改措施
_____________________________________
_____________________________________
______
写明具体动作、完成标准和责任人 责任部门 有证据、有期限、有责任人
整改期限 ______年____月____日前完成 整改截止日期 责任部门 逾期需说明并升级
整改证据
补充审批 / 重签文件 / 补章 / 追回原件 / 修
正台账 / 重新扫描 / 其他
列明提交证据 责任部门 证据应可归档
复核结论
通过 / 不通过；意见：
________________________________ 签字
：________ 日期：________
复核整改是否有效 内控/审计人员 复核通过后闭环
异常整改填写示例
项目 示例填写 为什么这样填 常见错误 边界提醒
异常编号 YC-2026-004 便于按年度追踪整改事项 用合同编号替代异常编号 异常编号只用于整改管理
发现日期 2026 年 2 月 20 日 与月度抽检时间一致 发现日期写成整改完成日期 两个日期应分开
合同编号/用印登记号 HQ-2026-CG-0008；YZ-20251223-118 能同时追溯合同和印章记录 只写“维保合同” 无法定位时应先补齐编号
异常类型 扫描件不清、附件页缺失 说明问题性质 写“资料不全”过于模糊 如原件也缺失需升为重要异常
异常描述
电子档案中附件三服务响应表第 2 页扫描缺
失，纸质原件完整。
描述事实和证据状态 写“档案有问题” 纸质完整说明风险可通过重新扫描补救
整改措施
由档案管理员在 2026 年 2 月 22 日前重新扫
描附件三并替换电子档，保留替换记录。
动作、责任人、期限明确 只写“尽快补齐” 替换电子文件需保留旧文件处理记录
复核结论
通过，2026 年 2 月 22 日已复核电子件页码
完整。复核人：赵宁。
闭环结论可验证 没有复核人签字 复核不通过时不得关闭异常
十一、月度抽检与内控验收
月度合同归档与用印抽检表
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
使用节点：每月由内控、法务或档案管理岗位抽取样本进行检查。抽检不以发现问题为唯一目标，更重要的是确认流程可持续执行、缺陷能被及时纠正。
抽检项目 抽检方法 合格标准 样本记录 问题等级 整改要求
审批链完整性 抽取合同台账样本并核对审批编号 每份合同均有完整审批记录 样本编号：________________ 无 / 一般 / 重要 / 重大 缺审批需暂停后续付款或归档评价
用印链一致性
核对用印申请、用印台账和盖章文
本
审批版本、用印版本、归档版本一
致
样本编号：________________ 无 / 一般 / 重要 / 重大 盖错版本需重签或出具确认文件
原件归档状态 核对纸质档位置和原件份数 原件位置明确、份数准确 样本编号：________________ 无 / 一般 / 重要 / 重大 缺原件需经办部门追回或说明
电子档清晰度 打开扫描件核验页码和附件 文件可读、页码齐全、附件完整 样本编号：________________ 无 / 一般 / 重要 / 重大 重新扫描并记录替换原因
台账准确性 对比合同、审批、用印、档案字段 编号、金额、相对方、位置一致 样本编号：________________ 无 / 一般 / 重要 / 重大 错漏字段限期修正
借阅控制 抽查借阅记录与原件状态 借阅有审批、外借有归还记录 样本编号：________________ 无 / 一般 / 重要 / 重大 逾期未还需催还并报告
月度抽检报告模板
报告项目 填写内容 说明 责任人 可打印留白
抽检期间
______年____月____日至______年____月
____日
本次检查覆盖期间 内控/审计人员
抽检范围
合同类型：________________；部门：
________________；样本量：____份
写清抽检口径 内控/审计人员
总体结论 合格 / 基本合格需整改 / 不合格需专项整改 抽检结论应与问题数量和等级一致 内控负责人
主要问题
_____________________________________
_____________________________________
______
列出典型问题，不写泛化评价 内控/审计人员
原因分析
_____________________________________
_____________________________________
______
从流程、系统、人员、授权、培训角度分
析
责任部门
整改计划
_____________________________________
_____________________________________
______
列明责任人、动作和期限 责任部门
复核安排
复核日期：______年____月____日；复核
人：________________
整改后需要复核 内控/审计人员
报告签发
编制人：________ 复核人：________ 批准
人：________ 日期：________
形成正式报告 内控负责人
内控验收清单
验收项 验收标准 验收方式 通过判断 不通过处理
制度发布
制度经企业内部授权机构批准并明确生效
日期
查阅发布记录 可证明制度已发布 补签发布审批或明确试运行范围
岗位培训
经办、法务、财务、印章、档案岗位理解
流程
培训签到或线上学习记录 岗位人员能说明关键节点 补训并记录问题
表单启用
立项、审核、用印、归档、借阅、异常表
单均启用
抽查近期合同 每个节点有对应表单或系统记录 确定替代表单并统一字段
台账运行 合同台账与用印台账能够互相检索 抽查合同编号和用印登记号 编号可对应、信息一致 补录关联字段
证据链完整 审批、文本、用印、签署、归档证据齐全 抽样核验档案包 缺失项有合理说明或整改记录 开具异常整改单
月度抽检 每月至少进行一次抽检或按风险频率抽检 查阅抽检报告 有问题清单和整改闭环 纳入下月重点检查
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
十二、岗位执行清单与签字页
经办人执行清单
步骤 输入 动作 输出 检查点 完成确认
1 业务需求和相对方信息
确认交易背景、合同类型、预算来
源
合同事项登记 主体全称、金额、期限准确 签字：________
2 合同文本和附件 填写立项与文本提交清单 送审材料包 附件与正文引用一致 签字：________
3 审核意见 按意见修订文本并锁定版本 最终审批文本 版本号清楚、修订意见已处理 签字：________
4 审批记录 发起用印申请并提交最终文本 用印申请审批表 审批完成、文件一致 签字：________
5 已盖章文件 交付相对方并跟踪返还 签收、快递、邮件或电子签证据 交付对象和时间可追溯 签字：________
6 双方原件和电子件 移交档案管理员并补齐台账信息 归档交接单 原件份数与扫描件完整 签字：________
印章管理员执行清单
步骤 输入 动作 输出 检查点 完成确认
1 用印申请、审批编号、最终文本 核验审批状态和文本版本 用印核验结论 未完成审批不得用印 签字：________
2 印章类型和用印份数 确认印章类型、份数、骑缝要求 用印登记准备 印章与文件性质匹配 签字：________
3 待用印文件 监督盖章，不外借、不空白用印 已用印文件 盖章位置、页数、份数正确 签字：________
4 用印事项信息 登记用印台账并生成登记号 用印登记记录 登记号关联合同编号 签字：________
5 已盖章文件交付信息 办理交接或确认寄送 交接记录 领取人、时间、去向明确 签字：________
6 异常事项 暂停用印并报告责任岗位 异常记录 异常未解决不放行 签字：________
档案管理员执行清单
步骤 输入 动作 输出 检查点 完成确认
1 合同原件、附件、审批、用印记录 核验移交材料完整性 归档接收结论 缺件不得入库为完整状态 签字：________
2 合同档案包 按编号扫描、命名、上传 电子档案 扫描清晰、页码齐全 签字：________
3 纸质原件 装订、入盒、上架、贴标 纸质档案位置 柜号、盒号、册号准确 签字：________
4 归档信息 登记合同归档台账 合同归档台账记录 编号、金额、相对方、位置一致 签字：________
5 借阅申请 办理调阅审批和归还确认 借阅登记 外借原件有期限和签收 签字：________
6 盘点与抽检问题 提出补件和修正要求 盘点记录或异常单 问题有责任人和期限 签字：________
岗位确认签字页
本页用于制度发布、岗位培训或部门自查时留存。签字代表岗位人员已知悉本制度对应职责、表单和检查点，并承诺按流程执行。
岗位 姓名 部门 确认内容 签字 日期
合同经办人
已知悉合同立项、送审、用印、返
还、归档职责
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
业务负责人
已知悉商业合理性、预算和履约审
核职责
法务审核人
已知悉合同条款审核和风险提示职
责
财务/税务复核人
已知悉金额、付款、票据和账户复
核职责
授权审批人
已知悉分级审批矩阵和特殊事项升
级规则
印章管理员
已知悉用印核验、登记和印章保管
职责
档案管理员
已知悉归档验收、台账、借阅和盘
点职责
内控/审计人员 已知悉抽检、整改闭环和复核职责
十三、特殊业务场景处理模板
补充协议与变更协议处理清单
事项 输入 动作 输出 责任人 检查点
识别原合同
主合同编号、主合同文本、履约状
态
确认变更影响的条款、金额、期限
和责任
变更事项说明 经办人、法务 不得脱离主合同单独审批
影响评估
变更前后差异、预算变化、履约影
响
评估是否增加义务、减少权利或改
变付款
影响评估意见 业务、财务、法务 加重责任或放弃权利需升级审批
文本审核 补充协议或变更协议文本
审查与主合同衔接、效力优先级和
附件
审核意见 法务 主合同与补充协议编号可关联
审批用印 审批记录、最终文本、用印申请 按变更后总影响确定审批层级 用印登记记录 授权审批人、印章管理员 审批层级不得低于原审批要求
归档关联 补充协议原件和电子件 归档至主合同档案并建立关联索引 关联档案记录 档案管理员 台账备注写明关联主合同
电子签合同归档清单
项目 应归档内容 为什么需要 责任人 检查点
签署完成文件 电子签署完成版 PDF 或系统导出文件 作为合同正文证据 经办人、档案管理员 文件不可被后续随意替换
签署验证信息
签署证书、签署时间、签署主体、验证报
告或平台证据
证明签署过程和主体身份 经办人 验证信息与相对方一致
审批链 立项、审核、审批、电子签发起记录 证明内部授权 经办人 审批完成时间早于签署发起
交付记录 系统通知、邮件确认、签署完成通知 证明合同已送达和完成 经办人 签署完成时间明确
电子档命名 按合同编号和合同名称命名 便于检索和审计抽查 档案管理员 命名与合同归档台账一致
纸质留存
如企业要求纸质备份，应打印签署完成版
并标注电子签
满足内部保管习惯 档案管理员 纸质件不得替代验证材料
紧急用印处理边界
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
情形 允许动作 禁止动作 补救要求 审批人
客户现场签约但审批已完成
可由授权人员确认后安排现场用印或电子
签
不得携带空白盖章页 当天补齐交付和签收记录 授权审批人、印章管理员
审批系统故障但业务无法延迟 可采用线下审批表并在系统恢复后补录 不得无审批直接盖章 保留故障说明、审批签字和补录记录 分管负责人
政府、招标或客户窗口时限要求 可提前准备材料并走加急审批 不得跳过法务/财务必要审核 归档时附时限说明和审批记录 业务负责人、法务负责人
文件版本临时修改 应重新核验修改内容并由审核岗位确认 不得在已盖章文本上手写修改 形成修订说明或重新出具文本 法务、授权审批人
印章管理员不在岗 启用授权替岗并登记 不得私自取章或借章 替岗人员承担登记和保管责任 印章管理负责人
十四、风险提示总清单
本清单用于合同经办、用印、归档、抽检时快速识别高频风险。每条提示均说明原因、常见错误和处理边界，避免制度只停留在原则层面。
序号 风险提示 为什么这样做 常见错误 处理动作 使用边界
1 审批未完成不得用印
审批是授权证据，缺失会导致责任
不清
先盖章再补流程 退回用印申请并记录异常 紧急事项也必须有授权痕迹
2 用印文本必须为最终审批版本 防止未经审核条款对外生效 审批附件与盖章文件不是同一版本 重新提交审核或出具版本确认 格式微调不影响条款时也应留痕
3 相对方名称必须与印章一致 主体不一致影响履约和追责 合同写简称，印章为另一主体 核验证照、授权或重签 委托收款需另留证明
4 附件必须随合同共同归档 附件常定义价格、范围、验收 正文有附件但档案没有 补齐附件或签署确认 电子附件也应登记
5 原件返还需设期限 避免合同已生效但企业无原件 寄出后无人跟踪 设置预计返还日和催收记录 电子签合同按电子验证归档
6 用印份数应与归档份数关联 确保盖出去的文件可追踪
用印台账 4 份，归档只收 1 份无说
明
经办说明并补齐返还证据 客户留存份数也应记录
7 外借原件必须审批 原件丢失或篡改影响证据 业务人员口头拿走原件 借阅审批并登记归还 复印件可替代时优先复印
8 历史补录需说明原因 补录不是正常流程，应保留解释 把历史合同直接录入新台账无备注 备注补录时间、原因和复核人 补录不免除缺陷整改
9 特殊条款应升级审批
排他、担保、赔偿、自动续期会提
高风险
按金额低而低层级审批 按风险从高审批 审批矩阵应留有升级通道
10 抽检问题必须闭环 发现问题不整改会反复出现 抽检报告只列问题不追踪 开整改单、定期限、复核 提示类问题也应纳入优化清单
十五、制度发布与试运行记录
制度发布记录表
项目 填写内容 说明 签字/确认
制度名称
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程
/台账模板 B1 第 066 版
发布时使用完整名称
适用范围
企业总部、分支机构、项目部、业务单元及共享服
务中心
可根据企业组织架构调整
生效日期 ______年____月____日 明确开始执行日期
试运行期间 ______年____月____日至______年____月____日 建议试运行后进行一次复盘
发布部门 ____________________________ 通常为法务、内控、行政或综合管理部门
解释部门 ____________________________ 负责流程解释和表单更新
批准人 姓名：________________ 职务：________________ 应具备制度发布授权 签字：________ 日期：________
接收部门确认 部门：________________ 负责人： 确认已接收并组织执行 签字：________ 日期：________
2026 版企业内控合同归档与用印审批管理制度/流程/台账高客单落地模板 B1 第 066 版
________________
表单版本控制表
版本 修订日期 修订内容 修订原因 批准人 生效日期
B1 第 066 版 2026 年
形成合同归档、用印审批、台账
、抽检、异常整改完整模板包
适配企业内控落地和审计检查 ________ ________
末页确认
本文件的执行重点不是增加审批负担，而是让合同、审批、用印、签署、归档和抽检形成可验证闭环。企业可按组织架构调整岗位名称、金额区间和审批权限，但不宜删除审
批链、用印登记、原件归档、台账复核和异常整改五类核心控制。
经办部门确认：________________________________________________________________________________
法务/合规确认：________________________________________________________________________________
财务/税务确认：________________________________________________________________________________
印章管理确认：________________________________________________________________________________
档案管理确认：________________________________________________________________________________
内控/审计确认：________________________________________________________________________________
批准人签字：____________________________ 日期：______年____月____日
