• 学习目标：
• 掌握接站、报到、签到、引导的工作程序和要求
• 一、接站工作：一般跨地区、全国性和国际性会议需要
接站，让客人感觉宾至如归
• 接站程序：
• 1、确定迎接规格
• 了解对方到达时间、对方身份、己方对应身份、接站地
点
项目三 会中服务工作
• 2、做好接站准备
• 了解与会人员人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、
级别；了解清楚飞机、火车班次及到达时间
• 3、树立接站标志
• 机场到达大厅或火车站出口树立标志、手机联络、接站
人员举欢迎牌
• 4、掌握抵达情况
• 随时掌握抵达情况，注意晚点人员，避免漏接
任务一 接站和报到工作
• 5、介绍宾主双方
• 主动握手；先介绍主办方欢迎人员职务最高者，再介绍
来宾身份最高者，再依次以主客顺序介绍
• 介绍时头衔要清楚
• 尊者优先了解对方情况的原则介绍：先把男性介绍给女
性、年轻人介绍给老人、未婚者介绍给已婚者、把亲密
一方介绍给另一方
• 手部动作：手心向上、不能用手指指指点点
• 介绍之后握手
任务一 接站和报到工作
• 6、安排与会人员上车
• 小轿车：右为上、左为下；后为上、前为下
• 后排右位为上座，安排坐客人
• 后排左位为次座，安排做主办方领导
• 接待人员坐司机旁边
• 接待人员单独陪车时坐客人左侧
• 悬挂国旗，严格主左客右；平时可随客人心意
任务一 接站和报到工作
• 二、报到工作
• 一般报到是针对需要集中住宿的大型会议，与会者到达
会场办理的登记注册手续
• 大型会议与会者报名后，临时有事可能导致其不能参加，
因此必须履行报到手续
• 会议报到时，接待人员工作：
• 1、查验证件：会议通知书、单位介绍信、身份证和其他
相关有效证件
任务一 接站和报到工作
• 2、登录信息：与会者登记个人信息，姓名、性别、年龄、
单位、职务、职称、联系地址、电话；以便会议时方便
联系，还可以编制与会者通讯录
• 3、接收审查：与会者如需分发材料，则由会议接待人员
先行接收后统一分发
• 4、发放文件：分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。
重要文件要签收，需要保密以及重要的文件会后要收回
（可发会议清退目录）
任务一 接站和报到工作
• 5、预收费用：会务费、食宿费、资料费，报到现场预收
费用并开具收据或发票
• 6、安排住宿：登记每个与会者的房间号码
任务一 接站和报到工作
• 三、签到工作：
• 为了及时了解与会人员是否都已到会，并准确统计到会
的实际人数
• 1、签到作用：会期长、活动多、内容重要的会议，与会
者每一场会议活动签到簿上签名，尤其是各级党代会、
人大会，签到可以准确掌握出席人数是否符合法定要求
• 便于统计实到人数、检查缺席状况、留作纪念（庆典仪
式等可以珍藏的签到簿）、历史凭证
任务一 接站和报到工作
• 2、签到方法
• （1）簿式签到：与会者在事先准备好的签到簿上签到，
只适用小型会议，影响入会速度
• （2）表式签到：与会者在事先准备好的格式规范的表格
上签名
• （3）会议工作人员代为签到：事先准备好花名册，来一
人就划记号
• （4）证卡签到：工作人员事先准备好会议卡发给参会者，
参会人员参会时将证卡上交
任务一 接站和报到工作
• （5） 座次表签到：工作人员事先准备好座次表，填写
与会人员姓名和座次号，参会人员到会时销号；座次安
排有规律，一个区域安排同一地区、部门的人员
• （6）电子签到：工作人员事先将电子签到卡发给与会者，
与会者参会时电子打卡
• 3、报到与签到的联系与区别
• 报到：与会者到达会议举办地点办理的登记注册手续
• 签到：与会者参加或出席每一次会议或活动时的签名
任务一 接站和报到工作
• 四、引导工作
• 会议、活动期间会务工作人员为与会者引导会场、座位、
展区、餐厅、住宿房间以及与会者问询的其他地方
• 引导工作贯穿于整个会议期间；大型会议专人引导
任务一 接站和报到工作
• 工作中需要注意的点：
• 座次：以右为尊
• 电梯顺序：客人、尊者在内部的时间尽可能短的原则
（主人先进电梯、后出电梯）
• 上车顺序：客人先上、主人后上；只能开右门时，主人
先上坐到里面，客人再上
• 车座次：
• 主人驾驶轿车：前排右为尊，后排右为次尊
任务一 接站和报到工作
• 车座次：
• 专职司机驾驶轿车：后座右为尊，后座左为次尊
• 吉普车：司机旁边为尊，后排右为次尊
• 多排商务车：前排为尊，右为尊
• 但如客人有自己的要求，则应尊重客人要求
任务一 接站和报到工作
• 学习目标：能做好宴会准备工作；安排中西餐的座次；
安排会议交通；组织好会议的参观和娱乐
• 一、会议餐饮服务
• 时间在一天以上的会议，一般要安排用餐；两天以上，
还要安排早餐
• 1、会议餐饮服务的内涵
• 餐饮是与会者增进认识和了解的机会，不可或缺
• 需要考虑：餐厅选用、场面气氛、时间节奏、空间布局
任务二 进行会间服务
• 音乐烘托、餐桌摆放、台面布置、餐具配套、菜品定价、
菜肴搭配、菜肴命名、服务员装饰等都要契合主题
• 2、餐饮服务要求
• 1、卫生
• 2、规格适中
• 3、照顾特殊
任务二 进行会间服务
• 3、餐饮服务的工作程序
• （1）定餐饮方案：依据会议活动整体要求制定一套详细
方案，包括：就餐标准及支出、就餐时间、就餐场所、
就餐形式、就餐人员组合方式（提前分桌）、就餐凭证
饮食安全措施
• （2）预定餐厅：大小合适、卫生条件、饭菜品种和质量、
与会场及代表驻地距离、价格
• （3）印制和发放就餐凭证：通过就餐券控制就参数
任务二 进行会间服务
• （4） 统计就餐人数：餐厅会要求主办方签单担保，即
使进餐人数没有达到事先约定的个数字，主办方仍然需
要按照事先约定的人数及餐饮价格付费
• （5） 菜谱制定
• （6） 餐前检查
• （7） 餐后反馈
• 4、会议的宴会服务
• 宴会是宾主之间为表欢迎、祝贺、答谢、喜庆而进行的
隆重正式的餐饮活动
任务二 进行会间服务
• （1） 宴会的种类
• 规格上分：国宴、正式宴会、便宴、工作参会、家宴
• 就餐形式上：围餐式宴会（圆桌、方桌、长方桌）
• 自助式宴会：室内室外皆可，不排座位，冷餐为主
• 半自助式宴会：设座位，上部分定制菜肴，大部分自取
• 分餐式宴会：按人头直接端给就餐者（西餐多采用）
• 餐别上：中餐宴会、西餐宴会、中西餐宴会
• 时间上：早宴、午宴、晚宴
任务二 进行会间服务
• （2） 宴会的准备
• 确定宴会目的：礼节性的庆祝会、纪念日；交谊性的接风、
送行、答谢；工作性的祝贺开竣工、开张
• 确定宴请对象：被邀请人名单（姓名、职务、称呼及配偶
情况）、习俗、爱好及忌讳；宴会邀请者与宴请对象的
身份要大体相当；宴会可以领导或组织的名义邀请
• 确定宴会规格及形式：确定规格要考虑宴会目的、宴会对象
身份、宾主关系；宴会形式以规格、规模、经费、时间
安排来确定
任务二 进行会间服务
• （2） 宴会的准备
• 确定宴会时间：时间安排恰当，欢迎宴会当天举行；考虑
客人习俗
• 确定宴会地点：规格适当、交通方便、考虑宴会形式
• 确定主持人和致辞人：主持人由一定身份的人担任；致辞人
安排：大型活动由主办方领导致辞；双边活动主人（欢
迎词）及主宾（答谢词）都要致辞；庆祝喜事、盛事宴
会主办方致辞，若干代表致辞；上级领导（事先请求）
任务二 进行会间服务
• （2） 宴会的准备
• 发出邀请：会议活动宴会提前以口头提醒、单独举行的宴
会提前一周发出请柬（口头电话邀请也要补请柬）
• 拟订菜单：照顾客人喜好及禁忌、要有地方特色、品种多
样、注意季节特征
• 宴会餐位安排：面门为主、右高左低、由近及远（距离主
人近为上，远为下；右为尊，左为卑）每张桌最多10人，
且为双数；西餐宴会右高左低，男女穿插入座
任务二 进行会间服务
• （3） 宴会的程序
• 迎宾：客人事先到达等待客人，与客人握手寒暄；引导进
入休息室休息或入座；或主人迎接主要客人，其他客人
由工作人员迎接
• 入场：客人到齐后进入会场；全场起立鼓掌；主人与主宾
入席后，宴会开始
• 宣布宴会开始：主持人宣布
• 介绍主要来宾：主持人介绍主人、主宾和其他来宾
任务二 进行会间服务
• （3） 宴会的程序
• 致辞：我国在宴会一开始，先致辞后用餐；西方一般在热
菜之后，甜食之前；宾主双方都致辞时，先主后宾
• 祝酒：致辞人宣读事先准备好的祝酒词，然后提议干杯；
参加对象即兴致辞；主客之间、客客之间相互碰杯，相
互祝愿
• 散宴和送别：小型宴会吃完水果宴会结束；主要客人起身
告辞，主人送至门口或车前；大型宴会可由主持人宣布；
主客领导先退席，其他客人相互告别离去
任务二 进行会间服务
• 二、会议交通服务
• 1、会议交通服务的作用：会议交通服务是对会议车辆进
行科学调配以保证会议用车的工作。直接关系到与会人
员集体活动的顺利开展、会议目标的顺利实现。
• 2、会议交通服务的主要内容：车辆足够；加强派车管理；
用车检查；驾驶员管理。
• （1）准备会议用车：可以调用其他单位车辆或租用车辆；
必要合理，节俭
• （2）拟定会议用车纪律
任务二 进行会间服务
• （3） 合理调度：根据身份、规模确定交通用车；能固
定车辆的尽可能固定；印发车辆通行证；专人负责会场
周围交通指挥和管理
• （4） 加强驾驶人员管理：车辆调度表发给每一位司机；
元有安排出现变化时提前告知司机情况变化
• （5）意外事故应急处理：车子抛锚有备选方案；意外交
通事故的应急机制也需要事先准备好
任务二 进行会间服务
• 3、会议车辆的停放管理
• 指挥到会车辆的集结和疏散、维护通车秩序，保证行车
安全与畅通
• （1） 准备好停车所需场地：事先预计车辆情况；租借
场地事先洽谈；分类停放、保证重点、照顾一般
• （2） 确定指挥停车方法：
• 会场门前停车，停车后，客人下车
• 会场门前下车，下车后，车辆开到集中地点
• 首长、外宾下车需事先选择临时停车场
任务二 进行会间服务
• 三、会议参观、考察、游览和娱乐服务
• 1、会议参观、考察、游览
• （1）策划项目：切合会议主题、照顾参加对象的兴趣、
考虑接待能力、内外有别
• （2）安排落实：及时联系接待单位、制定参观计划、落
实好车辆（固定乘坐车辆）安排车长组长、安排好食宿、
准备必要的资金和物品（摄像机、照相机、手提扩音机、
对讲机、团队标志和卫生急救药品）
任务二 进行会间服务
• （3） 陪同安排：相当身份的领导陪同；专业性强的参
观考察，应当有专业人员讲解；陪同人员不宜过多；每
到一处，有一定身份的领导出面接待并作概况介绍；单
纯的游览要配备导游
• （4） 介绍情况：每游览一处，由接待人员、解说员、
导游人员作具体的解说和介绍，介绍信息准确
• （5） 摄影：可以安排拍摄集体照、不让摄影的地方要
提示宾客
• （6） 注意安全
任务二 进行会间服务
• 2、会议娱乐服务
• 会议在3天左右的，娱乐活动不少于1次；会议在4至7天
的，娱乐活动不少于2次
• （1） 选择娱乐项目：电影、文艺演出、社交娱乐活动、
自娱联欢
• （2） 安排具体时间：一般做为议程安排在日程表中；
娱乐活动安排在休会时间，如晚上或周末，不影响会议
活动的进行
• （3） 安排好接送：组织观看演出或电影，应集体行动
任务二 进行会间服务
• （4） 组织好专场演出的入席与退席
• 专场演出即专为欢迎双边会议活动的客人而安排的会议
演出；演出前，普通观众先入席；主宾由主人陪同入场，
全场起立鼓掌欢迎；进行中观众不得退场；演出结束后
全场起立向演员鼓掌表示感谢；主人和主宾退场后观众
再离去；主宾如果向演员献花篮，观众不应立即散去，
应在主人与主宾与演员合影结束离去后方能退出。
任务二 进行会间服务
• 能力目标：能够完成一场会议记录的准备和整理工作
• 知识目标：掌握会议记录的格式；掌握会议记录的技巧
• 会议记录特点：会议记录是会议进程的可挂、原始、真
实记录，是编写会议简报、会议纪要等文字材料的基础
性材料。某些会议记录具有一定的法律效力。
• 注意两点：1、记录项目要完整，相关会议信息要齐全；
2、记录内容要客观、准确、真实、完整
• 记录人员必备的能力：较广的知识面、快速记录能力、
良好的语言组织能力，较强的记忆力
任务三 编写会议记录
• 一、会议记录的作用
• （1）会议总结的重要依据；可作为日后分析、研究、处
理相关问题的参照依据
• （2）会议记录可作为向下级传达的文件，也可以作为向
上级汇报的原始材料
• （3）可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料
• （4）重要的档案资料，核实历史的原始资料
• （5）法定刑会议的会议记录经发言人和领导签字后，具
有法律效力
任务三 编写会议记录
• 二、会议记录的基本格式
• 1、基本情况
• 会议名称、性质、次数、开会时间地点、出席会议人数
和缺席人数、主持人、记录人
• 2、会议内容和会场情况
• 记录发言内容、议定事项两项内容
• 一般发言，摘要记录；重要发言，详细记录
• 3、结尾
• 没有固定程式，标注“散会”“结束”，右下方签名
任务三 编写会议记录
• P116 会议记录格式
• 三、会议记录方法
• 1、摘要记录：只记录会议议题、议程、发言人姓名、发
言要点、主要事实、决议情况等会议概要；对会议气氛、
与会者发言的态度只做摘要记录
• 多用于研讨会、汇报会、座谈会等小型会议
• 2、详细记录：多用于重要会议记录，记录会议概况和会
议过程，对每位代表的发言详细记录。
任务三 编写会议记录
• 3、速记法：运用各种速记符号对语言进行记录的方法
• 四、会议记录的重点
• 1、会议中心议题以及围绕中心议题的讨论发言
• 2、会议讨论争论的焦点及各方见解
• 3、权威人士或代表人物的言论
• 4、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论
• 5、会议已形成决议或议而未决的事项
• 6、对会议产生影响的其他言论或活动
任务三 编写会议记录
• 五、会议记录的整理原则
• （1）忠实于讲话人、发言人的愿意
• （2）保持讲话人、发言人的风格
• （3）整理完整、全面，会议内容、讲话人主要精神、关
键句子不要遗漏，重要的插话、会场动态和表决都要如
实记录
• （4）层次分明、段落清楚、语句通顺、标点符号字迹清
晰，避免错别字
任务三 编写会议记录
• （5） 会议记录需要相关讲话人审阅
• （6） 录音记录稿要分清讲话人声音，不可张冠李戴
• 六、会议记录的注意事项
• 1、记录的项目要完整
• 2、记录内容要客观、准确、真实、完整
• 3、会议记录一般多保密，不会公开发表
• 其他：记录人要熟悉会议情况和文件、与会人员、会议
环境；可以一人主记、一人辅记；重要会议需要录音、
录像
任务三 编写会议记录
• 能力目标：能够编写会议简报
• 知识目标：掌握会议简报的格式；掌握会议简报的编写
方法
• 会议简报：会议期间为反应会议进行情况、会议重要发
言、会议的决定事项而编写的简要报告，又称“动态”“简
讯”“摘报”“工作通讯”“内部参考”等
• 作用：1、便于领导了解情况；2、便于相互沟通过交流；
3、便于备考存查归档
任务四 编写会议简报
• 一、会议简报的特点：
• 快：写作发送都要快，读者第一时间了解到情况
• 新：内容新鲜，报到新事物、新情况、新动向、新趋势、
新经验、新典型
• 真：简报的本质特征，内容真实准确，简报的观点必须
是与会者所讲，关键词语要求用原话
• 简：最重要的特点，内容集中，篇幅短小、提纲挈领，
一般为千字文，文字干净、精炼；开门见山、直截了当
任务四 编写会议简报
• 二、会议简报编写注意事项
• 1、简短、真实、新颖、格式规范，归纳精炼，语言准确，
忠于原文
• 2、要提供新鲜内容和有用信息，切忌罗列一般议题和议
程
• 3、按照会议进程的先后时间和逻辑顺序罗列文字
• 4、内部交流之用，不宜公开传播，特别是涉外机关及行
政机关的会议简报更是如此；注意会议简报阅读范围
任务四 编写会议简报
• 三、会议简报的格式
• 小型会议一会一期简报，会议结束全面总结
• 大型会议编写多期简报，以起到及时交流作用
• 1、报头
• 2、正文
• 3、报尾
任务四 编写会议简报
• 能力目标：能够制定会议应急预案；能够正确的处理会
议期间的突发事件
• 知识目标：了解会议期间突发事件的内容，掌握会议期
间处理突发事件的方法
• P126 任务描述
• 一、突发事件的内涵
• 会议突发事件是指会议过程中发生的、无法预料的、难
以应付的，必须采取非常方法来处理的事件
任务五 处理会中突发事件
• 2、突发事件的特点：
• （1）突发性：难以事先把握
• （2）危害的严重性：人员伤亡、财产损失、环境破坏；
对社会心理和个人心理造成破坏性冲击
• （3）变化发展的不确定性：事态变化及发展趋势，事件
影响的深度和广度不能事先描述和确定
• （4）处置的紧迫性：反应越快，反应决策越准确，造成
的损失就会越小
任务五 处理会中突发事件
• 二、会议突发事件的类型和预防应对措施 P127表格
• 人员问题
• 健康与安全
• 行为问题
• 设备问题
• 场地问题
• 资料问题
• 应急人员、车辆短缺、指挥混乱
任务五 处理会中突发事件
• 三、处置突发事件的基本要求
• 1、及时报告：涉及某些部门的事件先向其部门领导领导
汇报再向单位领导汇报
• 2、提前采取应急处置措施：保护现场、积极抢险救灾
• 3、妥善处理善后工作：处理工作结束后写出事件处理经
过，报领导审阅归档
• 4、胆大果断，细致稳妥
任务五 处理会中突发事件
