【摘要】分类账是重要的会计核算和分析资料之一。本文就分类账的期初余额、本期发生额、期末余额及试算平衡对各栏目的取数方法和公式设计进行分析。【关键词】Excel分类账取数方法公式实务中，分类账大多是通过数据透视表的方法生成，而数内容会随着原有内容的变化而自动变化，如上期在应收账款据透视表只相当于当期的科目汇总表，反映的是本期各科目明细账中新增一客户，它会自动在本期将这一客户加入；后者借贷方的发生额。我们所需的分类账则要反映各科目的期初则不会。余额、本期发生额和期末余额。笔者拟对如何生成分类账问题二、本期发生额公式设计进行探讨。先通过建立数据透视表生成科目汇总表，再将数据反映一、期初余额取数方法在分类账中。但要注意，这里不能用复制的方法，因为科目汇期初余额数据来源于上期期末余额数据（对初次使用总表汇总的只是本期有发生额的科目，对无发生额的科目并Excel表进行账务处理的单位来说，需事先将其录入），为了与没有反映，所以直接复制很容易造成错误并且不能动态反映上期科目及余额保持动态一致，采用粘贴链接的方法。汇总表中的数据变化。因此，需要设计公式。具体操作是：首先选择上期余额表中科目代码、科目名1.借方发生额公式。称、期末余额（借贷方）栏；然后执行“编辑”寅“复制”命令；最（1）末级科目借方发生额。末级科目是指没有下级明细的后将当前单元格定位在“分类账”工作表相应单元格，执行“编科目，它可能是一级科目，也可能是明细科目。例如，“库存现辑”寅“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中单金”科目（末级）的本期借方发生额（E6单元格）的公式为“=IF击“粘贴链接”。此时，将所选的上期相关内容分别粘贴在本期（ISNA（VLOOKUP（$A6，科目汇总表！$A$7：$F151，5，科目代码、科目名称、借方期初余额、贷方期初余额栏中。FALSE）），0，VLOOKUP（$A6，科目汇总表！$A$7：$F151，5，“粘贴链接”与常用的“粘贴”不同的是：前者复制过来的FALSE））”。数”一栏的数据在年初开始启用会计电算化的条件下，可以利直接输入科目的“本年累计数”的数值的）。再将该月份手工编用账务取数函数从总账系统取数，也可以利用本表他页取数制的利润表的“本年累计数”直接录入到“本年累计数”一栏的函数从利润表本身取数。但是在年中启用会计电算化的条件相关单元格后保存。最后，编制启用月份的利润表。因为在启下，其启用月份月度利润表“本年累计数”无法按照以上方式用月份的前一个月，单元格里定义的公式已经被删除，需要重取数。以利润表“主营业务收入”单元格D5为例，其公式定义新定义公式。最简单的方法就是，在编制上个月利润表“本年为D5=？C5+SELECT（？D5，年@=年and月@=月+1），表示累计数”时把各个单元格里定义的公式先复制，然后直接粘贴D5单元格的数据取自C5单元格的数据与本年上个月D5单到本月利润表对应的单元格里。元格的数据之和。可是在实际取数时，因为系统里没有启用月综上所述，企业在年中开始启用会计电算化的条件下，编份以前的月度利润表（启用月份以前的月度利润表是手工编制启用月份的月度利润表，在对“本月数”和“本年累计数”分制的，全部以纸质文档的形式储存），自然利用以上公式就不别定义取数公式时，不仅要考虑取数时机，而且要考虑取数函能取到数。数的适用性，以保证利润表编制的准确性。在启用会计电算化条件下编制启用月份的利润表时，应主要参考文献根据公式需要从系统里找到“本月数”和上个月的“本年累计1.张玉明袁张凤新.电算化条件下损益表的编制.财会月刊数”。笔者根据实践经验发现，在定义利润表的公式前，可先追渊会计冤袁2006曰10加一个利润表的表页，在该表页上进行如下操作：首先在“格2.于景华.电算化条件下利润表编制的注意事项.内蒙古式”状态下录入关键字，日期录入为启用月份的前一个月。然科技与经济袁2006曰3后将“本年累计数”一栏各个单元格里的公式在“格式”状态下3.杨翠华.关于电算化实务中利润表取数方法的探析.中删除（注意：如果不把各个单元格里定义的公式删除，是不能国管理信息化袁2006曰12阴窑56窑财会月刊渊会计冤援
VLOOKUP函数：在表格或数值数组的首列查找指定的余额公式与之类似，采用公式复制的方法填列。数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。2.期末贷方余额公式。如在库存现金贷方余额栏（H6单VLOOKUP（$A6，科目汇总表！$A$7：$F151，5，FALSE）的意思元格）中输入公式“=IF（（D6-C6+F6-E6）>=0，D6-C6+F6-是，在科目汇总表$A$7：$F151区域（信息区域）精确查找本表E6，0）”，意思是如果期初贷方余额（D6-C6）加本期贷方发生$A6单元格中的值（库存现金），并取信息区域对应值中第5额（F6）减本期借方发生额（E6）大于或等于零（表示余额在贷列（借方发生额）的数。方），则取值为D6-C6+F6-E6，否则为零。其他科目期末贷方ISNA函数：测试数值是否有效，如果测试值为错误值余额公式与之类似，采用公式复制的方法填列。#N/A（#N/A表示无法得到有效值），则返回TRUE，否则返四、自动平衡检查回FALSE。ISNA（VLOOKUP（$A6，科目汇总表！$A$7：1.期初余额平衡试算方法。$F151，5，FALSE））的意思是，如果用VLOOKUP函数没有对（1）计算所有总账科目的期初借方余额之和。若所有总账应的值，结果为TRUE，如果有对应的值，结果为FALSE。科目的期初借方余额之和在单元格C121列示，可在C121中IF函数：执行逻辑判断，它可以根据逻辑表达式的真输入公式：“=C6+C7+SUM（C10：C13）+SUM（C18：C21）+伪，返回不同的结果，从而执行数值或公式的条件检测任务。C24+C25+C28+C29+SUM（C32：C42）+SUM（C46：C57）+IF（ISNA（VLOOKUP（$A6，科目汇总表！$A$7：$F151，5，SUM（C62：C64）+SUM（C74：C87）+C89+C94+SUM（C98：FALSE）），0，VLOOKUP（$A6，科目汇总表！$A$7：$F151，5，C108）+C115+SUM（C117：C120）”，公式中所有单元格或区FALSE））的意思是，如果VLOOKUP函数没有找到对应值则域均为所有总账科目的期初借方余额。取0，如果找到对应值就取该值。（2）计算所有总账科目的期初贷方余额之和。由于会计科其他末级科目本期借方发生额的取数公式与库存现金的目所在行在同一表中是确定的，可直接将期初借方余额合计类似，不同的是要找的值不同。公式复制后计算得到所有总账科目的期初贷方余额之和。若（2）非末级科目借方发生额。它的数据由其下级科目数据所有总账科目的期初贷方余额之和在单元格D121列示，则求和而来。具体步骤是：选定C121寅执行“复制”命令寅选定D121（目标2.贷方发生额公式。贷方发生额公式与借方发生额公式单元格）寅执行“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，在弹出的类似。如“库存现金”科目（末级）的本期贷方发生额的公式为“选择性粘贴”对话框“粘贴”项下选“公式”，再单击“确定”。“=IF（ISNA（VLOOKUP（$A6，科目汇总表！$A$7：$F151，6，（3）检查期初借贷方余额是否平衡。平衡检验可根据公式FALSE）），0，VLOOKUP（$A6，科目汇总表！$A$7：$F151，6，计算的数据进行人工比较，还可以设计公式由系统自动检验FALSE））”。并动态提示。如在C3单元格中设计平衡试算公式“=IF三、期末余额方向及数值的判断（C121=D121，‘淫期初余额借贷相等’，‘期初余额借贷不相1.期末借方余额公式。如在库存现金借方余额栏（G6单等！’）”，意思是如果C121（所有科目期初借方余额之和）与元格）中输入公式“=IF（（C6-D6+E6-F6）>=0，C6-D6+E6-D121（所有科目期初贷方余额之和）相等则提示“淫期初余额F6，0）”，意思是如果期初借方余额（C6-D6）加本期借方发生借贷相等”，若不相等则提示“期初余额借贷不相等！”。额（E6）减本期贷方发生额（F6）大于或等于零（表示余额在借2.本期发生额、期末余额平衡试算。其与期初余额试算方），则取值为C6-D6+E6-F6，否则为零。其他科目期末借方方法相同。公式可以直接复制期初借方余额之和的公式。茵援财会月刊渊会计冤窑57窑阴
