甘肃靖远第一发电有限责任公司企业标准
原始记录及统计资料管理标准
Q/-2003
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1 范围
本标准规定了甘肃靖远第一发电有限责任公司财务管理相关原始记录及统计资料的设置原则、内容、填制方法、审核要求、记录格式，签制、传递、汇集程序及要求。
本标准适用于甘肃靖远第一发电有限责任公司财务管理相关原始记录及统计资料的管理工作。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《中华人民共和国会计法》
《会计基础工作规范》
3 定义、符号、缩略语
原始记录
是直接反映生产经营活动的原始资料，是对企业生产经营活动中的具体事实所做的最初记载，同时也是分析和研究企业生产经营活动的主要依据。
4 职责
生产技术部：负责生产指标的日常统计和汇集，以及《火电厂生产日报表》、《火电厂生产月报表》的编制、传递工作。
人力资源部：负责职工到（离）职通知单的签发，部门考勤记录的检查和考勤汇总表的审核工作。
物资管理部：全面负责公司材料收、耗、存数据统计，编制材料各类数据台帐、资金动态表、物资调拨单等
燃料管理部：全面负责公司燃料收、耗、存数据统计，编制燃料数据各类台帐和报表。
5 作业程序
策划
财务管理相关原始记录及统计资料管理工作的出发点是通过对企业原始记录的管理，保证会计核算资料的真实、准确，符合企业生产、经营管理及成本管理的要求，力求简便易行、讲求实效，有利于企业各阶层进行经济核算。
原始记录的内容
——反映产品产量的原始记录，即：生产记录；
——反映劳动人事方面的原始记录，即：职工到（离）厂通知单、考勤记录；
——反映材料物资收发领用的原始记录；
——反映燃料收发领用的原始记录；
——反映固定资产购入领用的原始记录；
——财务传记用原始记录，即：借款单、收据、费用报销单、增值税发票，企业内部业务通知单。
执行
产量原始记录的填制与传递
生产日报：
——生产日报是直接反映企业生产指标，如：发电量、厂用电率等情况的内部统计报表；
——生产技术部应设置专职统计员，专门负责生产指标的日常统计和汇集，以及“甘肃靖远第一发电有限责任公司生产日报表”的编制、传递工作；
生产月报：
——生产月报表，是以月为单位综合反映企业生产指标的报表；
——生产技术部应设置专职统计员，负责“生产月报表”的编制、传递工作；
——生产月报表，依据生产日报表汇集填列。
人力资源方面原始记录的填制与传递
职工到（离）职通知单：
——人力资源部是管理企业人员配置职能部门，具体负责职工到（离）职的日常管理工作；
——人力资源部应设置专人负责职工到（离）职通知单的签发，并在通知单上加盖填制人、部门公章；
——职工到（离）职通知单一般为一式二份。
考勤记录：
——考勤记录是登记职工出勤和缺勤的记录，也是计算职工工资进行会计核算的原始记录；
——各部门（分场、科室、班组）应指定专人负责考勤的记录工作，考勤的形式采用卡片式，一般按部门、科室、班组设置，每月一份；
——每月月末由考勤员根据考勤卡片记录、汇总填制《考勤汇总表》，送交人力资源部审核，考勤汇总表一式三份，一份留人力资源部，一份转财务与资产管理部，一份部门留存；
——加班加点以及各种休假是否经有关部门批准签字，经人力资源部审核无误的考勤记录才可作为工资核算的依据；
——财务与资产管理部根据考勤汇总表编制工资表，进行应付工资核算。
材料物资原始记录的填制与传递
材料入库：
——财务与资产管理部门收到外购材料结算凭证，应进行初审与登记，初审后交物资管理部；
——物资管理部根据财务转来的结算凭证与合同进行核对，复审其内容是否与合同相符，复审后转交仓库保管员；
——外购材料到达后，保管员将实物与外购凭证进行核对，办理入库手续，填制“收料单”，收料单一式四联；
——收料单的传递；
a） 第一联仓库保管员记账；
b） 第二联计划员保存；
c） 第三联随发票报销；
d） 第四联财务稽核；
e） 材料核算员根据稽核签收的收料单，编制“材料收入汇总表”进行材料账务核算。
材料领用：
——领用材料时由领料部门填制“领料单”，领料单一式四联，需填明所需材料的名称、规格、数量及用途，并由领料人、领料主管、发料人签章。
——领料单的传递。
a） 第一联仓库记账。
b） 第二联财务记账。
c） 第三联领料部门统计。
d） 第四联随货同行。
——财务与资产管理部门根据稽核签收的第二联，汇总编制“材料耗用表”，并进行材料发出的核算。
企业内部加工材料：
——因生产需要加工零部件的，应由加工部门填制“领料单”，领料加工完毕后加工部门填制红字“领料单”办理假退料手续，再由使用部门填制“领料单”办理领料手续。其程序同正常领料。
外单位调料：
——外单位调料，由物资管理部填制“物资调拨单”，由调拨单位经办人、材料计划员、物资管理部主管签字后，财务与资产管理部计算并收取价款，在物资调拨单发票联、财务会计联上加盖财务专用章，库管员方能对外发料。“物资调拨单”单一式六联。
——物资调拨单的传递
a）第一联存根联，物资管理部保管；
b）第二联发票联，收购单位记账凭证；
c）第三联会计联，财务记账；
d）第四联发料联，库管员记账；
e）第五联稽核联，财务稽核；
f）第六联随货同行联，购货人作为厂内通行证明。
废旧物资出售：
——出售废旧物资时，物资管理部填制“物资调拨单”，由收购单位经办人、物资管理部库管员、物资管理部主管签字后，经财务与资产管理部材料核算员审核（物资管理部应事先将定价资料报财务与资产管理部审查），收购单位办理交款手续，财务与资产管理部在物资调拨单发票联、财务会计联加盖财务专用章，库管员方可发料；
——调拨单”内容及传递程序同上。
委托加工材料：
——需委托加工的材料，由物资管理部填制“物资调拨单”，并在调拨单上注明“委托加工”字样，经物资管理部计划员、物资管理部主管、财务与资产管理部材料核算员签章批准后，库管员方可发料；
——拨单内容及传递程序同上。
——委托加工材料完成到厂后，由物资管理部根据物资调拨单、加工单位加工费结算凭证填制“收料单”，仓库保管员办理收料手续，“收料单”内容及传递程序同一般材料收料。
材料盘盈、盘亏：
——企业需定期进行材料清查，将清查中发现的问题查明原因，并填制“材料盘盈、盘亏报告单”；
——材料盘盈（亏）报告单一式三联，第一联仓库记账，第二联财务记账，第三联稽核联；
——材料盘盈、盘亏必须按照规定的权限和程序审批后做账务处理。
燃料的原始记录
燃料数量的验收：
——铁路来煤验收，由轨道衡计量，每批进煤由衡器直接相连的计算机生成“火车进煤过衡记录”，根据过衡记录每日生成“过衡记录单”；
——公路来煤验收，由地中衡计量，并由与衡器直接相连的计算机生成“汽车进煤过磅单”，根据过磅单每日生成“汽车进煤过磅记录”。“汽车进煤过磅单”一式四联，第一联由燃料管理部留存，第二联卸煤单位留存，第三联财务结算，第四联运输单位结算运费；
——铁路来油验收，一般采用测密度、量体积计算数量的方法，由计量员填制“铁路罐车计量记录”；
——汽车来油验收，一般采用测密度、量体积计算数量的方法，由计量员填制“汽车罐车计量记录”。
燃料质量验收：
——燃料入厂计量后，燃料管理部采样班应立即采样，并进行化验，由化验人员根据化验数据在计算机生成“燃煤（油）化验分析报告”。化验单一式四份，一份化验室自存，其余几份分别转财务、燃料、生产技术部；
——燃料经计量验收后，由燃料管理部填制“燃料收料单”。收料单一式四联，存根联、统计联由燃料管理部留用，记账联、稽核联由财务与资产管理部留用。同时，由燃料管理部编制“发热量计价煤质验收台帐”（大矿煤）、“地方小窑煤结算表”报财务与资产管理部，作为燃料结算依据之一。
燃料耗用：
——月末,生产技术部需根据燃料入炉计量记录，填制“燃料领料单”，并有生产技术部、燃料管理部有关人员签字。“燃料领料单”一式四份，第一联、第四联燃料管理部留存，第二联财务作帐，第三联生产技术部留存；
——除发电用燃料外，其他如铁路机车用煤、取暖用煤，由领料部门填制“领料单”（同材料领料单格式），经燃料管理部批准后发料，领料单第一联燃料管理部留存，第二联财务记帐，第三联领料单位保管，第四联随货同行；
——月末，燃料管理部应根据燃料消耗计量记录，编制“燃料收入、耗用、结存报告表”，报告表一式三份，一份财务与资产管理部作帐，一份燃料管理部留存，一份报省电力公司。
燃料盘点：
月末由燃料管理部组织生产、财务等部门参加对库存燃煤、燃油进行盘点，并分别编制“月度煤场盘点报告表”、“油库盘点表”，盘点表一式三联，一联财务与资产管理部留存，一联生产技术部留存，一联燃料管理部留存。
固定资产原始记录的填制与传递
固定资产的增加：
——外购固定资产到厂后，物资管理部应及时通知购入部门，由购入部门、生产技术部专责工程师、物资管理部仓库保管员一同检查验收，验收合格后由物资管理部填制收料单。收料单的格式同材料收料单的格式。
——技改工程增加的固定资产，由生产技术部组织施工部门、专责工程师、使用部门、经营管理部参加验收，并由财务与资产管理部门协助施工部门、经营管理部编制“工程竣工决算”，报财务与资产管理部门结转工程增加资产。竣工决算的格式按国家规定。
固定资产报废：
——固定资产在生产经营过程中，由于各种原因造成的报废，应由资产的保管部门填制固定资产报废申请，财务与资产管理部门填制“固定资产报废鉴定表”，并按有关程序审批，批准后进行账务处理。
——固定资产报废鉴定表一式三联，上报审批后，一联资产保管部门注销副卡，一联财务与资产管理部门做账，一联财务与资产管理部门留存。
固定资产盘盈、盘亏：
——为了保护企业财产的安全完整，企业应定期对固定资产进行清理，在清理过程中发现盘盈、盘亏情况应及时查明原因，由固定资产保管部门填制“固定资产盘盈、盘亏和毁损报告表”。
——财务与资产管理部门填制“固定资产报废鉴定表”并按规定的程序上报审批。
固定资产领用：
——企业各部门因生产、管理需要领用固定资产时，应填制“领料单”（同材料领料单）。
——领料单一式四联，第一联仓库记账，第二联财务记账，第三联保管部门留存，第四联随货同行。
财务传记原始记录
借款单：
——职工因工出差、医疗或零星采购，临时借支款项时，由本人填写借款单。
——因出差、零星采购借款、借款单需部门领导、主管总经理审批和签章，到财务与资产管理部办理借款业务。
——借款单一式三联，第一联存根联，借款人留存。第二联财务付款，第三联财务清理结算凭证。
收据：
——企业收到的所有款项（国家规定应开发票的除外）均应开据收款“收据”。
——收款收据由财务与资产管理部指定专人负责签发。
——收款收据一式三联，第一联存根，第二联经财务审核员审核后转交款人，第三联财务记账。
费用报销单：
——职工因工出差按规定报销差旅费时，应填制“差旅费报销单”。
——差旅费报销单按规定的程序签批后，转财务与资产管理部作为编制记账凭证的依据。
——差旅费报销单，只设单联。
发票：
——企业销售货物或应税劳务，应向购买方开具国家发行的发票。
——发票由财务与资产管理部设置专人负责保管、签发。
——发票的联次、格式、用途遵守国家统一规定。
企业内部业务通知单：
——企业内部发生的有关付款事项，如：讲课费、稿酬、职工调离各项扣款通知等，均应填制固定格式的内部业务通知单。
——内部业务通知单需由填制人、部门负责人、主管公司领导签章且加盖部门公章。
——企业内部业务通知单一式二份，一份填制部门留存，一份财务记帐。
其他要求
——原始记录要真实、计算要准确，记录记载的经济业务必须与实际情况完全符合；
——书写要清楚、不得随意涂改，填写字迹端正、清晰、不得潦草；
——要用钢笔或碳素笔填写，复写时可用圆珠笔，有条件的部门还可采用计算机打印；
——编制要准确，经济事项一经发生和完成，应及时填制原始记录，不得任意推延；
——内容要完整，项目填列齐全，不能空置漏填；填制人必须签章；
——原始记录的审核要求：
a) 审核原始记录的合理性:审核原始记录是否符合企业生产经营管理的需要。
b) 审核原始记录的正确性:各项计算及相关数据是否正确。
c) 审核原始记录的及时性:要求在经济业务发生或完成时及时填制。
d) 审核原始记录的完整性:项目是否填列齐全，有关人员是否签章。
检查
检查要求
由相关部门配合财务与资产管理部对相关原始记录及统计资料工作进行日常检查。
考核
由财务与资产管理部对相关原始记录及统计资料工作中存在的问题提出考核意见。
改进
纠正及纠正措施
——本标准在执行过程中发现的问题，由财务与资产管理部安排并检查督促责任部门进行纠正。
——对于不真实、不合法、不合理的原始记录应拒绝签收、并加以制止。
预防措施
——对于完全符合要求的原始记录，应及时按规定的程序办理或传递；
——严格执行本标准的各项规定，不断健全完善档案管理机制；
——强化原始凭据合法性的监控审核力度，确保原始凭据的合法合理；
6 报告和记录
7 相关/支持性文件
会计帐务处理程序标准
内部会计管理程序标准
财务与资产管理部各岗位工作标准
统计管理标准
记录管理标准
物资管理标准
燃料管理标准
考勤管理标准
运行分析管理标准
8 附录
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附加说明：
本标准由公司标准化委员会提出
本标准主要起草人：彭聚海
审 核：王贵才
批 准：焦宪同
