TA人寿保险股份有限公司
A8信息管理系统需求及规划
（教学案例）
2013年5月
目 录
31.单位简介
32.现状分析
53.建设目标
64.信息化建设情况
65.组织架构
9职务级别
9岗位现状
10组
10人员及权限
116.功能规划
印章管理
公文管理
13公文流程
17公文解决方案
业务流程
18管理现状
18业务流程
187．建设效果
1.单位简介
TA人寿保险股份有限公司（以下简称公司）成立于2000年11月，经营各类人寿保险、健康保险、人身意外伤害保险及养老保险服务等。其前身是恒康TA人寿保险有限公司，是由美国恒康人寿保险公司和中国TA保险股份有限公司合资组建。
自成立以来，公司一直稳健发展。截止2010年底，公司累计实现保费收入16亿元，为客户提供了全方位风险保障解决方案和投资理财计划。
公司拥有一支专业化、知识化、年轻化的员工队伍，注重持续改善各环节的服务质量，提高客户满意度，以保证客户在公司得到优质的服务和最好的回报。公司是中国保护消费者基金会评定的“全国文明诚信（窗口）单位”，在媒体主办的《2009亚洲保险公司竞争力排名》中，获评亚洲寿险公司第60强，中国寿险公司排名第11位。
2009年9月1日, 公司获得中国保监会《关于恒康TA人寿保险有限公司股权转让的批复》，引进了战略投资者。2009年12月25日, 获得中国保监会《关于恒康TA人寿保险有限公司增资改制有关事项的批复》，公司由有限责任公司变更为股份有限公司，名称变更为TA人寿保险股份有限公司，注册资本由2亿元人民币变更为5亿元人民币。由此，公司迎来了新一轮的大发展。
随着中国经济的快速发展，具有经济补偿、资金融通、社会管理功能的现代保险业日趋成熟，公司将紧抓机遇，与时俱进，创新产品，完善服务，努力满足社会各界的保险需求，在积极追求快速、健康、可持续发展的同时，为客户、员工、股东、社会创造最大的价值。
2.现状分析
通过与各职能部室需求的采集和调研，以及结合成熟的项目经验，总结提炼TA人寿现状中存在的现象和问题：
一）、管控方面
1、执行、跟踪与管控难
日常工作主要是通过会议、文件下达、邮件、电话、传真等方式实现，口头授权、内容较多，多级授权中层层信息衰减，缺乏记录，缺少考核、验收的参照。
授权人难以了解、把控执行中人力和资源配置，授权后只能依赖授权对象的及时汇报，被动感知结果，授权人缺少过程跟踪，难以监督、指导、补充授权、过程把控等，沟通成本高，效率较低。
二）、组织机构
组织机构
公司规模发展迅速，导致组织机构和人员增加及变动频繁，变动信息不能及时通知相关职能部室进行信息更新。所以会出现各职能部室的通讯录及各职能部室提供的组织架构不一样的现象。
三）、制度执行与规范方面
制度执行不落地
公司各职能部室制订管理制度及相应的业务流程，但是实际运行过程中，存在审批环节多，流转周期长以及人为因素打破制度等问题，导致制度执行变形。
对于制度的解读和理解以及新员工学习，仅局限在培训或被动阅读等，理解及执行效果不好。
业务规范度不够
公司发展迅速，业务量较大，职能部室由于业务需要也在发展，但是发展过程中没有对本部门业务进行详细的梳理，没有进行过规范化和细化。比如：有些审批业务还需要手工区分业务的归属，甚至设置专人来进行分配，有的业务流程已经使用多年，一直没有更新和优化，导致工作重复和复杂程度增加。
此外由于规范度不够，导致数据填写不正确、不完整问题，重复填写问题，工作量加大，工作没有细分也导致部门之间或部门内科室之间工作容易发生推诿扯皮的现象，带来管理困扰。
四）、信息分散、缺少管理沉淀、查询共享不便
日常的工作知识积累、工作经验类文件等都存放在个人电脑上，没有进行统一整理分类，对于公司持续发展过程的中一些重要资源性文件，比如制度、简介、政策、组织、人员等，包含公司发展过程中创新资源及集体智慧等存放在公司、部门、个人等分散的电脑中，没有建立能够进行统一管理和分级查看、学习的内部知识库。
五）、缺乏企业文化发布与内部交流平台
目前公司发布企业的通知、公告、通讯录等维护的平台只是依赖电子邮件，而发布部门、大区、一线公司的新闻动态、市场情报、管理政策等依赖于公司网站、传真和电子邮件。对于时效性较高的新闻和情报类信息来说，缺少有效的即时发布平台。
在促进管理与一线交流方面，缺少答疑解惑电子论坛；缺乏宣传企业的文化主张的平台，缺少与领导沟通的平台，缺少协商的平台。
3.建设目标
2001年，TA人寿正式获得了保监会的保险公司法人许可证，并在上海市工商局完成了注册登记。经过数年发展，已经建立了公司治理结构和经营管理机制，完成了后援支持系统建设，业务活动全面开展，公司已经进入到正常经营、全面发展的新阶段。目前TA人寿业务发展迅速，机构网点即将快速铺开，而公司的公文流转、协同办公等方面还处于人工流转与手工管理模式，这种工作方式效率低、管理成本高，员工的知识与经验非常不便于积累、保存、共享。为了提高公司协同办公能力，降低公司运营管理成本，实现知识的收集、管理与共享的目标，综合办公管理系统的建设成为今年的重要任务。
在公司范围内建立一个信息化、网络化和数据大集中的网络办公平台。通过该平台，实现公司职能部室与分公司之间纵向工作流程规范化，提高办公效率。该综合办公管理平台要满足集中管理，分层应用，功能灵活，维护方便，运行高效、稳定、安全的需要。平台建设引入了组织架构、表单管理、公文管理、短信应用、公共信息、文档管理共六个业务和插件模块，实现了规范流程、知识共享、协同工作、网络审批等特点，具体实施目标如下：
建立统一的办公平台，多视觉、多角色、多空间的一体化，实现公司、分公司不同层面的需求；
通过流程化管理，能够满足公司、分公司的纵向信息交流，实现多部门协调办公、大幅度缩短审批周期，随时掌握流程动向、信息对称、共享机制等，快速达成意见统一，避免推诿、扯皮、业务流程不清晰等现象；
通过标准的公文管理，提高公文管理水平，完全模拟传统公文处理习惯，简化电子公文学习量，帮助组织显著提高公文运转效率；
建立统一的文档管理平台，实现创建、分类、授权、分享、应用、改进的功能，实现知识资源的一体化管理，加速组织及知识沉淀，形成知识中心，通过相应的检索功能，更能快速的查找所需文档，提高资源检索能力；
建立相应的网上交流平台、论坛等，实现员工对企业的归属感、亲切感，让员工认同组织价值观，愿意与组织长期发展、共同进步；
4.信息化建设情况
TA人寿保险公司组织架构为总公司、一家分公司，年底将完成五到八家分支机构的筹建工作。将来成立公司后，还会增加财产险、健康险、养老金、资产公司等专业子公司。
TA人寿保险公司的用户和资源管理采用微软的活动目录（AD），今年计划将开办五到八家分公司。未来公司公司成立后，控股公司与其他专业子
