高效会议管理技巧
申俊喜
请问现在几点几分
您发现的问题与期望
我们需要会议
会议需要管理
管理需要技巧
学习方式 - 体验式学习
聆听易于忘记；
目睹方能记忆；
行动才能了解。
基本规则
第一次会议主题：组建团队
要求：
给团队命名
确定队长
认识成员
5分钟完成
课程内容
会议现状分析;
成功会议的准备工作;
高效会议的标准流程；
影响会议的个人因素;
高效会议的沟通与反馈；
会议的领导艺术。
第一单元 会议现状分析
会议难道就是一群毫无准备的人被
一个不情愿的人召集在一起办一些毫
无必要的事？
会议管理调查
经理级干部与专业人员每周约花1/4的时间
在开会上，中上级经理约1周2天，高级执
行官则多达1周4天；
开会时有一半以上的时间是浪费掉的；
针对500多个中型企业所作的调查，每年因
无效会议导致的损失约亿美元。
大多数员工对会议的态度
漠不关心
抱怨
不认同
……
要求：1、每个人将主题填写在中间的格子
2、每个人尽可能把答案罗列出八个
3、每组讨论得出认为最重要的八个问题
4、队长负责组织讨论
5、队长指定记录员
6、每组推选代表发言
7、15分钟内完成
第二次会议主题：
我们参加过的会议存在哪些问题？
十大会议杀手
1. 离题，闲聊
2. 无结论
3. 无会议目标或议案
4. 会议拖得太久
5. 低效率的会议主持人
6. 与会者心不在焉
7. 与会者无准备
8. 过多或无组织的开
会资料
9. 一言堂
10.内部或外部干扰
会议的意义是什么？
1、会议是一个集思广益的渠道
2、会议显示一个组织或一个部门的存在
3、会议是一种群体沟通的方式
会议管理调查
会议目的 会议内容 占1周开会时
间的百分比
信息传布 •向员工简报新资讯或公司的新决定
•传达其他部门或个人的相关资讯
•说服员工相信公司的新计划或决定
•指导员工适应新政策或步骤
30-40%
解决问题与达
成决议
•点明困难与问题所在
•引导大家集思广益，寻找解决方法
•选择最好的解决方法
•制定行动计划，划分责任归属
40-50%
开发创意 •让与会者发表意见与自由讨论
•证明新点子或新观念的可行性
5-8%
激励士气 •表扬个人或团队的特殊贡献
•强化认同感
8-10%
第三次会议主题：
迷失丛林
你们乘坐的飞机
在飞越非洲丛林上空
时飞机突然失事，这
时你们必须跳伞。跳
伞前可以选择6样认
为最重要的物品，在
非洲丛林中生存能够
有用，这时你们必须
在10分钟内开会商
议为生存作出一些选
择，并且推选一位队
员来宣布这个决定。
请选择
1、手枪
2、打火机
3、蜡烛
4、指南针(罗盘
)
5、一瓶驱虫剂
6、药箱
7、7个大的绿色
垃圾袋
8、一盆轻便食物
9、一个热水瓶（空的）
10、蛇咬药箱
11、3支高尔夫球杆
12、大砍刀
13、手提收音机
14、一张防水毛毯
专家的选择建议
1、大砍刀
2、打火机
3、药箱
4、3支高尔夫球杆
5、7个大的绿色垃圾袋
6、一张防水毛毯
会议可以如此高效
关键在于求同存异
第二单元 成功会议的准备工作
成功会议的准备工作
（一）
如何理清开会的目的与诉求；
会议形式与领导风格；
如何选择与会者；
会议规模；
会议地点；
如何理清开会的目的与诉求
开会的目的与诉求，应尽可能
以一句话清楚地陈述出来。清楚
的程度至少要包括：为何开会、
谁来开、及工作何时该完毕。
第四次会议主题：
我们希望通过会议达到哪些目的？
要求：
每组派出一人上前书写，只能补充不能重复
会议目的
开展有效的沟通
传达资讯
监督员工、协调矛盾
达成协议与解决问题
资源共享
开发创意
激励士气
巩固主管地位
开会形式与过程
形式 进行方式 会议领导者 决策者
咨商 要建议，其余免谈 主管 主管
决议提交式 决议提报主管复核 与会者 主管
责任完全交
付式
员工自决 ，主管附议 与会者 与会者
决定与会者资格时所应考虑的要项：
· 跟讨论题目有直接关联的人
· 可提供无法从他处取得的资讯
· 发言具有代表性，能为其团体负责
如何选择与会者
会 议 规 模
会议规模直接影响到互动的
状况。对于减少阶层间的隔阂，
强调上级与部属沟通畅通的公司，
控制会议规模（即与会人数）更
显得格外重要。
研讨：
一家工厂着火了，经调查，原因在于一
名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，
所以导致火灾发生。
如果你是这家厂的经理，你要采取哪
种方式处理此事，一对一的批评，还是
开会当众批评？你为什么这么选择？
必须开会的五个如果
1、必须把信息同时传达给很多人
2、有些事情需要当众表扬或批评
3、要让别人参与决策以集思广益
4、听取部门汇报工作
5、给小组委派任务
研讨：
一家工厂职工小王，经考勤调查，平均
每个月迟到11次。
如果你是这家厂的经理，你要采取哪
种方式处理此事，一对一的批评，还是
开会当众批评？你为什么这么选择？
无需开会的五个如果
1、已经按惯例每周聚会
2、会议成本太大
3、还有比会议更好的方法
4、没有什么特别的事要讨论
5、你是唯一作决策并且知道该怎么做的人
会 议 地 点
会议地点应考虑的因素：
★ 找一个肯定不会受到打
扰的地方
★ 会前应确定电话已被免
打扰
★ 注意使与会者有足够舒
适以集中精
力开会，但不要让他们
舒服得想瞌睡
★ 关注音响效果。
你的办公室：优缺点？
优点：你的全部参考资料在手边；你的权威
性可能得到加强。
缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。
下级的办公室：优缺点？
优点：可能提高一位下级的地位和士气。
缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适
单位会议室：优缺点？
优点：避免由于使用个人办公室
而引起的公司等级问题。
缺点：外人可能同与会者接触而
打扰会议。
外面的会议室：优缺点？
优点：保证没有任何一方占地主优势；如果保密是
重要的，这类会议室很有用。
缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。
会议中心：优缺点？
优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技术
支持和安全保卫。
缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。
成功会议的准备工作（二）
会议时间
传达开会通知
座位安排
议程设计
会议记录
会议规范的制定
会 议 时 间
根据行为学家的研究，同样
目的的会议在不同时段召开，会
有不同的结果，所以“因时制宜
”来开会有其必要性。
原则
20%
80%
20%
80%
20%
80%
20%
80%
努力 效果 原因 结果
•日本企业50 - 60年代运用这一原则在众多领域达到世界领先水平
《质量革命》
80/2080/20不同于普通思维的地方不同于普通思维的地方
80 / 20思维 50 / 50思维
1. 超常的创造力
2. 寻找解决问题的捷径
3. 有选择地做
4. 在少数领域卓越
5. 尽量多放权
6. 只做能做得最好，最有兴趣做的
7. 在每个重要领域问：做哪些20%
导致80%
8. 少工作，多思考
1. 超出平均水平的努力
2. 走完全程
3. 全面，找尽一切可能
4. 在许多领域良好
5. 尽量自己做一切事情
6. 做一切必须做的
7. 一份辛勤，一份收获
8. 抓着每一个机会
第五次会议主题：安排会议的合理
时间和频率
1、部门会议
2、全体会议
3、处理突发事件的会议
4、一对一会议
要求：1、各队长汇总小组讨论结果
2、队长碰头会得出一个结果并公布
3、10分钟之内完成
注意事项：
1、 不能多，不能频繁，
否则容易形成 拖沓的不
良习惯，造成沉重负担；
2、不能过少，那只会让
公司陷入工作无序的可怕
境地 ；
3、会议长度最好不要超
过一小时。
4、将会议时间记录在笔
记本上，以防疏忽造成工
作上的被动；
日本太阳公司为提高开会效率，
首先实行开会分析成本制度
每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分
配表贴在黑板上。
成本的算法是：会议成本=每
小时平均工资的3倍×2×开会
人数×会议时间(小时)。
传达开会通知
开会通知应包括请他与
会的理由、该准备哪些资料
及会议召集人所期望的会议
目标。
日
期
时间 地点 会议内容 出席对象
主办
部门
备注
14:00~15:00 304室
全校教学资源管
理职能划分协
调会
后勤办研究
生部、成教
学院、后勤
中心
人事处 带上各
自建议
8:30~9:00 4楼
教育高地项目申
报
另行通知 教务处
请准备
报告
10:00~11:00 304室
各学院进人进
展汇报会
6学院院长
及联系人，
人事处
负责人
潘迎捷
18:30~20:00 H楼
校报读者座谈
暨新闻写作经验
交流会
另行通知 宣传部
请准备
相关资
料
13:30~15:00 H楼
思想与教育管理
工作会议
宣传部、学
生处
学生处
负责人
黄晞建
8:30~9:30 304室 维稳安全会议
总支书记机
关处负责人
校办
公室
请做好
记录
座 位 安 排
与会者座位安排对会议的成功有
很大的影响。预先考虑座位安排，如
果必要，设一个座位安排方案，给会议
创造一个良好的机会来达到目的。
主席坐在团队
成员之间
面对面就座▲
主席坐在长桌的项端
资历最浅者坐在离主席最远处
显示等级▲
主席可坐在任
何一个座位
自由讨论▲
意见未定者可清
楚地看到和听到
与会者全部观点
动议的支持者
坐在其他支持
者的斜对面，
可以直接看到
其他支持者
动议的反对者、
被支持者的座
位隔开支持者在此
位置有利于
把情况传给
意见未定的
出席者
主席与大部
分与会者尤
其是意见未
定者保持目
光接触
反对者坐
在主席旁
边以“平
衡”会议
桌
意见未定者
看着主席寻
求引导
反对者坐在主席对面，
在讨论中起很大作用
支持者可以影
响那些反对者
分散对抗▲
议 程 设 计
好的议程设计有助于讨论上轨
道，避免讨论离题，有系统地帮助
与会者一步步达到目标。
中国互联网政策与发展研讨会
会议议程
8:30 - 8:55 来宾签到
9:00 - 10:10 主题发言 主持人：海闻，北京大学
中国经济研究中心副主任
致辞：林毅夫, 北京大学
中国经济研究中心主任
9:10 - 9:40 中国互联网的未来 凯瑟琳 · 曼美国国
际经济研究所高级研究员
9:40 - 10:10 数字经济发展政策：美国的经验 罗伯特
· 佩珀美国联邦通讯委员会主任
10:10 - 10:30 休息
10:30 - 12:00 专题讨论一: 互联网发展与政府管理
刘鹤，国家信息中心副主任
12:00-1:30 午餐(勺园)(午餐为自助餐，在勺园一层大
厅举行，请您佩戴胸卡就餐。)
1:30 - 2:00 主题发言
1:30 – 2:00 中国互联网的现状和政策周其仁, 北京大
学中国经济研究中心教授
2:00 - 3:30 专题讨论二: 互联网的投资政策 主持人：
林毅夫，中国经济研究中心主任
3:30 - 3:50 休息
3:50 - 5:30 专题讨论三: 互联网的商务应用 主持人：
马云，阿里巴巴 创始人
5:30-6:30 酒会
(您所领取的同声传译接收设备及耳机请在会后归还。)
案例
人员安排——交互作用法
交互作用法的角色分配能保证会议的秩序顺畅
会议主席/经理（）
会议主持人（F）
记录员（R）
小组记忆人员（）
记时员（）
会议纪要员（）
会 议 记 录
与会者的重要发言及决议都应正确
地
记录下来，并在会后发给与会者。
会议记录者的技能
反应快
写字快
知识面广
记忆力强
组织能力强
倾听能力强
总结能力强
会议规范的制定
会议规范指的是大家达到
共识的会议守则，每次开会就
照此守则来进行。
会议准备工作核对单
了解会议的目的
是否一定要开会
确定会议的形式
安排会议的议程
决定会议的时间
确定会议的主持人
决定会议的地点
研究会场如何布置
确定出席人数
安排出席者座位
是否准备会议名签
是否安排交通工具
是否安排与会者住宿
是否发出了会议通知
确定视听教材
确定辅助教材
准备会场周边的位置图
是否要求与会者准备资料
确定自己人的相关资料
是否安排会后娱乐项目并做
好事先通知
第三单元会议流程
会议流程要固定
会议流程要公开
固定的会议流程（一）
开始：
欢迎
会议目的
议程
具体时间安排
规章制度
固定的会议流程（二）
议程：
分享话题及目标
交换信息
产生注意/作决定/确认行动
总结
固定的会议流程（三）
会议结束：
总结
安排下次会议
固定的会议流程（四）
跟踪：
备忘录
跟踪计划
会议的十项规则
事先了解所有与会者的工作时间，以找出最适宜的开会时间；
超过一小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料；
所有与会者都要准备会上发言；
准时开始，准时结束；
维护他人的尊严；
各单位负责人对决议能否达成负直接责任；
存同求异，存异求同；
会议结束3天内与会者能够得到会议记录；
所有与会者具有对会议质量进行反馈的职责；
必要时请第三方监控，保证会议质量。
第四单元 影响会议的个
人因素
性格因素
能力因素
会议中的个性对策
请随意选择自己喜欢的数字
1 2
3 4
了解人物性格
人以群分
见人说人话
知己知彼
马斯洛需求理论
自我实现自我实现
尊严尊严
归属归属
安全安全
生存生存
开会是为参加者做些
他们所需要的事。
——柳传志
如何对待会议中的个性情况
直面与会者 ，一切尽在掌握！
讨论：与“蝉”相遇
蝉的症状：
讲无关的故事；
讲很长时间不
进入主题；
讲得模糊没有
具体事例；
拒绝倾听别人
的观点。
对策：
非语言性暗示；
探询、总结、测
试其理解程度；
善意提醒关于程
序及时间限制；
带入别人发言。
讨论：与“鲨鱼”相遇
症状：有攻击别人的倾向；总是给与消
极的、否定的意见。
对策：
理解对方的想法和情绪；
重申什么意见都可以提，但正面的建议
会更受欢迎；
非语言性打断。
讨论：与“驴”相遇
症状：过于敏感；防卫性很强，心中有
“墙”;不能站在别人的立场看问题。
对策：
突出他的贡献；
重复问题；
短暂沉默。
讨论：遭遇兔子般追踪
症状：质疑正在使用的程序；总是提议
不同的程序或建议。
对策：
肯定他的贡献；
重申可以使用现在的程序，如不奏效，
则马上按他的方法实施。
讨论：与“螃蟹”相遇
症状：开会的同时亦并做别的工作；私自进入
小团体讨论；时常接电话；瞌睡；以笔敲桌、
背对发言者，故意看别处等。
对策：
主持人停止说话或示意发言者暂停，让会场突
然静下来；
问是否该分组讨论等；
休息五分钟；
把会议进程加快；
短暂沉默。
当心会场中的“小乌龟”
第四单元
会议沟通与反馈
沟通就是把组织中的
成员联系起来，以实现
共同目标的手段。
——巴
纳德
沟通的定义
会议沟通的三大纪律
沟通的双向性
沟通的双语性
沟通的问听说
会议沟通的八项注意
发出信息要反复确认
少说多听，少说多问
多书面，少口头
只解决，不争论
先解决心情，再解决事情
多赞美，少批评
只对事，不对人
态度比技巧更重要
第六次会议：
春秋战国时期，耕柱是一代宗师墨子的得意门生，
不过，他老是挨墨子的责骂。有一次，墨子又当
着众门生的面责备了耕柱，耕柱觉得自己真是非
常委屈，便愤愤不平地问墨子：“老师，难道在
这么多学生当中，我竟是如此的差劲，以致于要
时常遭您老人家责骂吗？”墨子听后，毫不动肝
火：“假设我现在要上太行山，依你看，我应该
要用良马来拉车，还是用老牛来拖车？”耕柱回
答说：“用良马。”墨子又问：“为什么不用老
牛呢？”耕柱回答说：“因为良马足以担负重任，
值得驱遣。”墨子说：“你答得一点也没有错，
我之所以时常责骂你，也只因为你能够担负重任，
值得我一再地教导与匡正你。”
第六次会议研讨
耕柱为什么会感到愤愤不平？
墨子是如何解决的？
在工作中给我们带来什么启示？
要求：每组讨论推选代表发言
结论
启示一：员工应该主动与管理者沟通
启示二：沟通要讲究场合和技巧
启示三：企业忽视沟通管理就会造就无
所谓的企业文化
会议沟通技巧——积极聆听
发出准备聆听的信息
在沟通过程中采取积极的行动
准确理解对方全部的信息
1.下面的倾听误区，你是否经常涉入？
(1) 别人说话时，你在想自己的事 是□ 否□
(2) 边听边与自己的不同观点对照 是□ 否□
(3) 经常打断别人的谈话 是□ 否□
(4) 为演讲者结束他的演讲 是□ 否□
(5) 忽略过程只要结果 是□ 否□
(6) 仅听自己想听或愿听的东西 是□ 否□
(7) 精力不集中，易被其它东西干扰 是□ 否□
2.建议改进的内容
A 点头且微笑 是□ 否□
B 眼神接触 是□ 否□
C 身子前倾 是□ 否□
D 重复/总结 是□ 否□
E 做记录 是□ 否□
会议沟通技巧——积极探询
问对问题
问好问题
探询是决定你能否听到
会议反馈技巧
正面的反馈（表彰鼓励）
建设性的反馈（改进建议）
（一）反馈的类型
有效反馈技巧
1、指出对错不是反馈；
2、对于他人的言行的解释，也不是反馈；
3、对于将来的希望和建议，也不是反馈。
目的：
反馈是你给对方目前行为的鼓励
和建议，为了使他做得更好。
（二）反馈的运用
会议反馈技巧
1、会中反馈要简短，会后反馈要及时
2、首先要肯定，肯定要充分
3、观察要仔细，重点要重复
4、提建议先启发，探询要积极
5、建议后要让对方复述，确定对方理解
6、最后落实在行动
（三）管理者反馈原则
改善批评三原则
1.对事不对人
2. 更多地采取建议的方式
3.采取“三明治”式的批
评方式
验证“汉堡原则”指导表
操作步骤 操作内容
步骤1 先表扬特定的成就，给予真心的肯定
步骤2 然后提出需要改进的“特定”的行为表
现
步骤3 最后予以肯定和支持结束
步骤1
步骤2
步骤3
改进方案1
改进方案2
改进方案3
条理性解决问题的模型
定义问题
收集相关信息
分析症状/原因/目标/条件
开发解决方案
选择最佳解决方案
实施解决方案并衡量结果
日本狩野博士的“深耕法”
即中国的“打破沙锅问到底”
问题的层次 相对应的改善层次
车间有一滩油
为什么
因为机器漏油
因为垫圈劣化了
因为所购的垫圈原料为次货
因为它的价码不错
因为采购人员的绩效是依其
与正常价的节余而定
把它清理掉
换垫圈
买更好的垫圈
改变采购政策
为什么
为什么
为什么
为什么
头脑风暴
头脑风暴（）：头脑风暴又称头脑激荡或各抒己见，
是目前运用十分广泛的集思广益的方法。其特点是能
在很短的时间内产生大量的主意与方法，重量而不重
质。
头脑风暴规则
不断鼓励与会者提出意见和新的想法
对产生的意见和想法不加评判
不要受逻辑，经验与现实束缚
由记录员记录下所有的想法
旁观者清
旁观者清（）：，，福特汽车采用的解决棘手问
题的会议方法。其特点是运用旁观者看出问题的
盲点，提供新的角度来审视同一问题，从而找出
解决问题的方法。
旁观者清的运用：
将参加者分为“受困扰者”，“旁观者”以及“协调
者”3组；
“受困扰者”向“协调者”和“旁观者”解释问题并
陈述思考过的解决方案；
“旁观者”专心聆听，并尝试了解问题背后的根源，
思考不同的解决方案并提出解决方案；
“协调者”将两边的方案均列出；
“受困扰者”在“旁观者”的方案中选择有发展潜力
的答案并修正原来的方案；
决定会议效率因素检测表
检验项目 实际情况 失误及其原因 改进方案
(1)合理安排会议时间
(2)选择合适的会议地点
(3)必须出席的人都已到
会
(4)指定了会议技巧极高
的主持人
(5)明确了会议的时间、
地点和结果
◎
◎
◎
◎
◎
失误：
原因：
失误：
原因：
失误：
原因：
失误：
原因：
失误：
原因：
★
★
★
★
★
主持会议参考事例自检 个人情况 改进计划
A 别的员工曾误会我的意思 有□ 无□ 计划1
计划2
计划3
计划4
B 与别人谈话时我经常离开话题本意跳到
别的话题
有□ 无□
C 如果主持一个会议，我会让参会人员先
了解会议内容
有□ 无□
D 面对一些人说话时我很紧张 有□ 无□
E 在会上，总是只有我一个人说话，没有
成员参与
有□ 无□
F 谈话结束时，我会问员工是否明白我的
意思
有□ 无□
G 我分派工作后他们从不提问 有□ 无□
H 我总是把一件事的前因后果澄清给别人 有□ 无□
I 如果我表达的意思很复杂，令人难以明
白，我会事先考虑
有□ 无□
J 我总是会问：大家还有什么问题吗？ 有□ 无□
高效会议的八大特征
1、只在必要时才召集
2、精心策划
3、拟定和分发了议程表
4、遵守时间
5、一切按部就班
6、请了有经验和有才能的人出席
7、作出了评论和归纳
8、记录了所有决定、建议和负责人
总结
心想
会成
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