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目 录
3总则
建立财务及会计制度的目的和依据
建立财务及会计制度的一般原则
4第2章
会计基础
会计主体
会计科目
记帐凭证
会计帐册
ORACLE会计处理程序
PRC会计报告
10第3章
财务管理
财务部构架图
财务部岗位职责
管理会计报告
年度预算
15第4章
财务审核制度
财务审批权限
支票签字权限
各类付款审批申请流程（付款报销制度）
16第5章
银行及现金管理
现金及银行存款收支
现金的管理制度
人民币小额户管理制度
银行转帐支付职工报销款制度
24第6章
费用及资产制度
费用
固定资产
固定资产处置制度
报价招标政策
销售业务流程
物业收费系统
39第7章
档案管理
会计档案管理
日常文件管理
总则
建立财务及会计制度的目的和依据
本制度是对公司进行财务和会计工作的规则、方法和程序制定的规范性文件。
建立本制度的目的是建立、健全公司财务和会计制度，促进财务和会计工作有组织有秩序地开展，保证财务管理工作的有效性和会计信息的高质量，充分发挥财务和会计工作的管理功能，最终达成有效地提高公司经济效益之目标。
建立本制度以会计法、企业会计制度及会计准则、公司财务会计政策为依据。
建立财务及会计制度的一般原则
建立财务及会计制度遵循以下六个般原则：
· 满足公司管理层、股东、债权人、政府管理部门等信息使用者对会计信息的需要。
· 以会计法、企业会计制度及会计准则为指导。
· 符合公司财务和会计政策。
· 适应ORACLE会计系统的要求。
· 实现有效的内部控制。
· 将追求会计信息质量与提高工作效率、制度运行质量相结合。
第2章 会计基础
公司设立财务部负责公司财务及会计工作。
会计主体
在ORACLE和税务、财政等政府部门的对外报告中，公司和物业合并为一个会计主体。对内报告中，公司和物业分别作为不同的两个会计主体。
会计科目
会计科目按以下原则设置：以企业会计制度为主，符合公司业务特征及具体财务管理要求。
在遵循一贯性原则的前提下, 会计科目应随公司管理和财务报告的改变作出 相适应的调整。
会计科目表（按ORACLE设置）
见图
记帐凭证
记帐凭证使用多币种凭证，分为3种：
· 收款凭证
用于现金和银行存款收入
· 付款凭证
用于现金和银行存款付出
· 转帐凭证
用于非现金及银行存款项目的经济业务
会计帐册
公司使用ORACLE会计系统进行电脑记帐。
在电脑记帐以外，公司设置以下手工帐簿。
· 现金明细帐
分币种、物业、公司设置帐页
由分管出纳登记
· 银行存款明细帐
分银行帐号设置帐页
由分管出纳登记
ORACLE会计处理程序
EBIS-AP帐务处理流程
EBIS-AR帐务处理流程
EBIS-GL帐务处理流程
PRC会计报告
接收单位
类型
· 资产负债表
税务局/财政局
季报
· 损益表
税务局/财政局
季报
· 现金流量表
税务局/财政局
年报
· 资产负债表及损益表之附表
税务局/财政局
年报
第3章 财务管理
财务部构架图
和黄（成都）地区财务部架构
2006年12月
职位
12/2006人数
经理级
1
会计主任
3
会计
6
出纳主任
1
出纳
2
秘书
1
小计
14
收银
7
合计
21
财务部岗位职责
管理会计报告
管理会计报表
报出日
· BankrF1
Cash banlance of bank account at the end of month
23
· Capex
Capital expenditure
23
· Budget 3M
Cashflow projection for coming 3 months
25
· MPS
Monthly Profit Statement
25
Current Variance
25
Cumulative Variance
25
Adjust
25
· DCCR
Development Cost Control Report
25
· Summary
Summary financial information
25
Headcount Summary
25
Admin Summary
25
Variance
25
· Staff
Staff cost report
25
· BS&PL
BS for Month
25
P&L for Month
25
Notes to accounts (PRC)
25
· Consolidated
BS for Quarter
25
P&L for Quarter
25
·
Notes to accounts-Consolidated
· FMR
Finance Meeting Report
3 days before the FIN Meeting
· Bank W
Bank position for weekending
Thursday
· Cash W
Cash position for weekending
Thursday
· IRR Invoice register&Unpaidinvoice report Wednesday
年度预算
预算报表
· Model
从每年7月开始编制未来5年之预算Model
· PPT
根据Model编制，于总部安排的日期演示
· Project Book
根据Model编制，于每季度更新
· ASSO
根据Model编制，为每月实际与预算比较之预算基础
· CHN-ASSO
于每季度更新
· Other
根据Model编制，或并于每季度更新
第4章 财务审核制度
财务审批权限
见附件
支票签字权限
支票签字权限按董事会决议执行。
见附件
各类付款审批申请流程（付款报销制度）
见附件
第5章 银行及现金管理
现金及银行存款收支
现金的使用范围
· 人民币壹仟元以下的零星开支；
· 不能肯定出售方式或物品的具体单位、货品总值不超过100元的零星采购；
· 向个体摊点采购零星物品；
· 过路费、过桥费、人力费、出租车费等类似的费用开支；
· 出差人员必须随身携带的差旅费及出差津贴；
· 未办理银行POS卡的员工工资及津贴的发放；
· 其它无法用银行转帐方式付款之款项支出。
· 凡收款方可接受支票或其它银行转帐方式付款，均应采用银行转帐。严格控制现金使用范围。
现金收支和库存现金的规定
· 当日现金收入应于当日送存开户银行，若超过开户银行当日结算时间的现金收入，应在次日送存开户银行。
· 现金支付，可以从本单位库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从本单位的现金收入中直接支付（即坐支）。
· 现金补充，将根据成都地区各公司现金备用金限额申请补足，当库存现金在RMB10,000元以下才可提取现金备用金。
· 出纳开具现金支票时，应写明收款单位、现金使用用途、提取现金金额的大写及小写，不允许签发空白现金支票。
· 现金借款单和零用单的审批须严格按照香港和记黄埔地产集团“中国合资/合作公司--和记黄埔地产职员财务审批权限”的有关规定执行，若发现有违反此规定的，现金出纳须拒付此款，并责成其按规定重新办理。
· 出纳向会计提交适当的原始凭证时，应在原始凭证上加盖“现金付讫”章。
· 出纳应根据现金收支情况，编制现金收付款凭证，并序时编制流水号，在现金日记帐上进行逐笔登记，现金帐目应当日清月结，帐款相符。
银行转帐付款的规定
· 出纳开具转帐支票时应写明收款单位、用途、付款金额的大写及小写，不允许签发空白转帐支票。
· 妥善管理支票使用登记簿，用以记录购入，已启用和未启用及已作废的支票。作废的支票应在支票上加盖作废章，并进行单独保管。
· 银行付款申请的审批须严格按照香港和记黄埔地产集团“中国合资/合作公司--和记黄埔地产职员财务审批权限”的有关规定执行，若发现有违反此规定的，出纳须拒付此款，并责成其按规定重新办理。
· 出纳向会计提交适当的原始凭证时，应在原始凭证上加盖“银行付讫”章。
· 出纳应根据银行存款的收支情况，编制银行收付款凭证，并序时编制流水号，在银行存款日记帐上进行逐笔登记，在每月月未与总帐银行存款核对，做到帐帐相符。月末编制银行存款余额调节表，并及时跟进银行存款余额调节表中的未达帐项。
银行存款帐户使用的有关规定
· 员工工资、提取现金以及10万元以上的大额工程款、物业电费及其它大额费用等均在基本户和一般户内开支。
· 人民币小额户的限额为RMB1,000,000，将根据人民币小额户的支付情况申请补足。公司日常费用一般金额在10万元以下均从人民币小额户中开支。
现金的管理制度
为了加强公司现金的管理，保证现金在合法有效的范围内使用，特制定本制度。
现金的使用范围
· 人民币壹仟元以下的零星开支；
· 不能肯定出售方式或物品的具体单位、货品总值不超过100元的零星采购；
· 向个体摊点采购零星物品；
· 过路费、过桥费、人力费、出租车费等类似的费用开支；
· 出差人员必须随身携带的差旅费及出差津贴；
· 未办理银行POS卡的员工工资及津贴的发放；
· 其它无法用银行转帐方式付款之款项支出。
· 凡收款方可接受支票或其它银行转帐方式付款，均应采用银行转帐方式。严格控制现金使用范围。
现金收支和库存现金的规定
现金备用金的管理
· 目前现金备用金的限额核定如下：
· 成都公司为RMB40,000元；温江公司为RMB30,000元；锦江公司为RMB10,000元。当现金报销达一定金额时(约壹万左右)，出纳根据现金之支付情况填写银行付款申请，并编制现金备用金申请表(详见附表一),用以补足现金备用金,经出纳主任审核后交由复核人员审核。
· 现金备用金申请表及其银行付款申请审核完毕后交出纳开具现金支票，出纳须在现金支票上填写收款人、用途、提取现金金额的大写和小写 (不允许签发空白现金支票)，之后将现金支票交给JVGM签署，再将现金支票及银行票据申请、现金备用金申请表，及该表中费用报销金额在RMB500元以上的，须作为附件邮寄到HK总部，请HK总部相关人员审批及签署支票。
· 签署完毕的现金支票由现金出纳存放在保险柜中，库存现金余额一般在RMB10000元以下出纳方可提取现金，出纳将现金支票交予财务经理加盖财务专用章，之后须在保安的护送下到银行提取现金。
现金控制和安全
· 当日收款的现金及转帐支票须在当日16:30点前送存银行。16:30点后收取的现金及支票则暂时存放于保险柜中, 并须于次日内送存银行。出纳员必须在1-2名保安的护送下，按指定路线将款项送存银行。
· 现金借款单和零用单的审批须严格按照香港和记黄埔地产集团“香港和记黄埔地产集团-中国独资公司财务审批权限”的有关规定执行，出纳在付款前将再次审核付款申请是否经过有效审批，若发现有违反此规定的，现金出纳须拒付此款，并责成其按规定重新办理。
· 出纳主管不定期和定期（每周四）检查现金库存情况，是否帐款相符，以确保现金的安全和完整。
· 现金的支付，可以从本单位库存现金中支付或者从开户银行提取，不得从本单位的现金收入中直接支付（即坐支）。
· 现金借款应遵循“借人民币应还人民币，借港币还港币”的原则，出纳不得擅自同意借港币还人民币”等违法操作。
· 出纳向会计提交适当的原始凭证时，应在原始凭证上加盖“现金付讫”章。
现金的核对
· 出纳在现金收付款后，应填制收、付款凭证，并编收、付款流水号，同时应及时逐笔登记现金日记帐，以方便查对。帐目须做到日清月结，帐款相符。
· 每周四由出纳编制现金流量表和现金借款明细表，由出纳主管定期进行查核现金。
现金长款/短款
· 现金必须日清月结，若出现现金长款经主管确认后送存银行，并将单据交会计记帐。若出现现金短款，由出纳员个人负责赔偿。
人民币小额户管理制度
人民币小额户的用途
· 人民币小额户余额限额为RMB1,000,000元，该帐户资金从人民币大额户转入。每月根据该帐户预算支出情况申请资金补足。
· 凡支付RMB100,000元以下的小额付款，可使用人民币小额户资金开支。包括支付RMB100,000元以下的工程款、推广费、电话费、物料采购款以及退还保证金、返款等。
人民币小额户支票签字准则
· 凡金额为RMB100,000元(含本数)及以下者-须任何两位(A、B、C组)，其中一位必须为A组或B组被授权签字人签字并加盖本公司财务专用章方为有效。
· 凡金额为RMB100,000元以上至RMB200,000元(含本数)者-须任何两位A组或B组被授权签字人签字并加盖本公司财务专用章方为有效。
· 凡金额为RMB200,000元以上者-须任何两位A组被授权签字人签字并加盖本公司财务专用章方为有效。
人民币小额户RM100,000元以下的付款流程
· 支票的申请：公司各部门申请人根据付款情况填写《银行票据申请》，并经各部门经理加签确认后，方可交给财务部复核人进行复核。
· 支票费用的复核：复核人应严格按照香港和黄地产集团颁发之最新《财务审批权限》相关规定进行复核，并将复核完毕之《银行票据申请》交由财务经理，经财务经理确认后之《银行票据申请》交与出纳。
· 支票的开具：出纳根据填写完备之《银行票据申请》开具支票（电汇单），所有支票必须填写收款人、金额及用途，并在《支票登记簿》中注明收款人、申请人、付款事项、金额等项目。出纳将支票交给相关被授权人签字人签署。
· 支票的付款：将要付款之支票，由出纳在财务经理处加盖财务专用章，支票申请人在《支票领用登记簿》中签字确认后，出纳方可付款。
人民币小额户支票的管理
· 支票在购买后，应存放在出纳保险柜中，同时出纳立即在《支票领用登记簿》中做登记，注明购买日期及每张支票号码。并及时将所购买支票的相关资料输入成都市公安局支票防伪中心网络中，以便支票在遗失后可向成都市公安局挂失。
· 严禁签发空白支票。
· 作废支票应在《支票领用登记簿》该支票所在栏中注明“此笔作废”，并由出纳统一保管在《支票领用登记簿》后备查。
人民币小额户的付款控制
· 所有支票在支票授权签字人签署时，必须已填写好收款人名称，付款金额及用途。
· 支票经JVGM签署后，由JVGM秘书在《银行票据申请》及附件上加盖“GM已签署”章，以避免支票重复申请付款。
· 签署完毕的支票由出纳保管在保险柜里，只有当申请人确认可以付款时，出纳将支票及《银行票据申请》送财务经理审批后，方可加盖财务专用章；而当申请人确认暂不支付时，不允许加盖财务专用章。
· 支票和财务专用章分开保管，支票由出纳负责保管，财务专用章由财务经理负责保管。
· 支票在付款后，由出纳在《银行票据申请》及附件上盖“银行付讫”章，出纳逐笔登记在银行日记帐上，并将付款单据传递给会计入帐。
· 每个月末，出纳主任负责银行日记帐与会计总帐核对，并与银行对帐单一一核对，未达帐需编制银行余额调节表。通过与银行及会计总帐核对，可以监督和控制付款情况。
· 每周四出纳编制《人民币小额户付款周报表》，表中将列明付款日期、收款人、付款金额、付款内容等，并将此表传真至香港总部。香港总部可对付款情况进行监控。
银行转帐支付职工报销款制度
总则
为了提高公司员工报销费用效率,减少公司现金备用金使用,自2006年6月1日起实行银行转帐来支付员工报销款, 本次报销方式的改变仅是员工费用报销由现金报销方式改为银行转帐方式,现行员工报销费用申请程序和报销单据审核程序将继续执行.
适用人员范围:
· 全体员工
操作程序
· 每月共三次报销，分别为每月10号、20号、30号(2月份为28号）为报销日.若遇节假日则顺延.
· 每日出纳收到审核完毕的单据.
· 报销日前4个工作日,出纳根据已审核完毕的单据填制各公司费用报销清单, (即每月6日准备上月26日—当月5日的费用报销清单, 每月16日准备当月6日—当月15日的费用报销清单,每月26日准备当月16日—当月25日的费用报销清单.)并制作载有各公司费用报销清单的电脑软盘.
· 报销日前4个工作日,由出纳申请各公司付款的转帐支票, 报销款由和黄成都各公司小额户支付.
· 出纳主任审核各公司的费用报销清单、电脑软盘,并将电脑软盘加密.财务负责人审核各公司费用报销清单后,加盖财务专用章.转帐支票由有权签字人签署.
· 报销日前1个工作日,出纳将费用报销清单、电脑软盘、转帐支票交与办理报销款转存业务的银行,并办理相关交接手续.
· 办理报销款转存业务的银行将在报销款资金到帐后2日内将报销款转帐至员工帐户,银行将以手机短信方式通知员工到帐情况.对没有手机的员工, 出纳将以E-mail形式将付款清单发给各部门秘书，由各部门秘书负责按照付款清单通知该部门报销之员工。
· 会计在收到出纳传递的报销有关凭证及费用报销清单后,编制费用报销分配表,经会计主管审核后,编制会计凭证,录入EBIS系统.
报销控制流程图附表
第6章 费用及资产制度
费用
费用的发生一般应遵循先申请,经批准后再使用的原则。基本处理程序如下：
· 费用发生人填写申请表或申请报告。不同的费用需使用不同的申请表格。
· 费用发生部门经理批准。
· 总经理或董事批准。
· 费用付款。按费用付款审批流程执行。
固定资产
固定资产定义
· 企业使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等资产均应作为固定资产；不属于生产、经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的也作为固定资产管理。
· 公司固定资产分为日常运作资产和房产两大类
固定资产的取得
日常运作资产的取得
日常运作资产主要为购买取得，应遵循先申请,经批准后再使用的原则。基本处理程序如下：
1. 每年末需报下一年度固定资产购置预算给总部批核。
2. 固定资产购置部门填写申请表或申请报告。申请表格式见附件
3. 固定资产购置部门经理批准。
4. 总经理或董事批准。
5. 行政部安排购买
6. 付款。按费用付款审批流程执行。
营业用房产
营业用房产为购建取得。
固定资产的管理
日常运作资产的管理
· 日常运作资产的实物管理由行政部负责。
日常运作资产的实物管理由行政部负责。行政部需建立适当、有效的管理制度，保证资产的安全、完整及保持其良好的使用状态。
· 日常运作资产的盘点
每年12月行政部组织固定资产盘点，财务部派员监督盘点。
· 日常运作资产的帐务管理由财务部负责。
财务部按固定资产单品设立固定资产卡片作为固定资产的明细帐，应根据行政部提供的资料及时更新。
营业用房产的管理
· 营业用房产的实物管理由物业部负责。
物业部需建立适当、有效的管理制度，保证房产及其设施、设备的安全、完整及保持其良好的使用状态，并建立适当的盘点制度。物业部需建立详细的清单以准确、完整记录房产及其设施、设备。
· 营业用房产的盘点
物业部建立适当的盘点制度，盘盈及盘亏资产按营业用房产的实物管理制度规定处理。
· 营业用房产的帐务管理由财务部负责。财务部按房产及其设施、设备的大类设置明细帐。
非固定资产物料
非固定资产物料购买
非固定资产物料购买应遵循先申请,经批准后再购买的原则。基本处理程序如下：
1. 非固定资产物料购置部门填写申请表或申请报告。非固定资产物料购置部门经理批准。
2. 总经理或董事批准。
3. 行政部安排购买。
4. 付款。按费用付款审批流程执行。
非固定资产物料的管理
对价值较高且使用期较长的非固定资产物料，行政部需建立适当、有效的管理制度，以保证资产的安全、完整及保持其良好的使用状态。
固定资产处置制度
政策目的
旨在通过有效的资产处置程序的指引下，最大可能的发挥所有资产的用途，同时进一步避免不必要的损失。
政策内容
适用范围
固定资产
此标准由财务部根据会计制度来制定，是指同时具有以下特征的有形资产：
（1）、为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有；
（2）、使用年限超过一年；
（3）、单位价值在2000元以上（含2000元）。
低值易耗品及其它物品
· 单位价值（原则上在100元以上）或使用年限未达到固定资产标准，但在使用过程中仍保持原来物质形态的资产，且在一定期间内持续使用的有形资产。
· 租客遗弃或没收物品。
· 市场部推广活动之遗留物品（不能重复使用）。
处置标准
· 如该资产因外观、使用效率等未能配合工作所需；已不能进行保养维修；其修理价格明显偏高或接近该资产重置价格时，可申请处置。
处置程序
所有固定资产的处置申请，均由资产使用部门向人力资源及行政部提出。并填写固定资产处置申请单。
低值易耗品及其它物料的处置申请，由资产使用或管理部门提出。并填写低耗品及其它物料处置申请单。
资产处置申请人根据处置资产的情况，拟定处置方案。资产处置应采用下列方案之一：
A：整体转让给集团内部其他公司使用。
B：部份零件转让给集团内部其他公司使用，部份零件出售。
C：整体出售。
D：部份零件出售。
E：丢弃。
F：其他特殊处理。
凡上述方案中所涉及到的出售部份，按以下程序进行：
· 对符合以下条件之资产，适用报价/招标方式确定其出售价。
· 申请报废之固定资产单位净值在500元人民币以上者；
· 其它需处置物品处置总估价在1000元以上者；
对不符合以上条件的，采用估价方式确定其出售价。其估价由人力资源及行政部、财务部及资产使用部门其同制定。
需处置之资产具体采用报价还是招标方式，由人力资源及行政部及财务部根据其要性原则进行判断，然后告之购买方或招标单位在规定的时间内将报价单或招标书以密封的形式交回我司。最后由人力资源及行政部、财务部及资产使用部门共同将密封的报价单或招标书打开，以价高者售出。
固定资产处置方案应经董事书面批准后人力资源及行政部方可实施；其他资产处置方案应经总经理书面批准后由使用或管理部门实施。
若实施时情况变化不能按董事和总经理批准的方案处置时，须重新设计方案，报总经理及董事批复。
所有资产的处置方案均由人力资源及行政部进行实施，实施后将资产处置结果交财务部作为帐务处理的依据。财务部派员协助并及时提出建议。
要出售之资产，购买人应在财务部出纳处办理交款手续后，人力资源及行政部才可向买方移交处置之资产。
处置时间
固定资产一经发现有符合处置条件的，资产使用部门应立即提出处置申请，启动固定资产处置程序。 当年盘点时，应作为盘点报告的附件 。
低值易耗品及其它物料应每年四次定期提出处置申请。
申请提出日 所属期间
第一次 3月1日 12/1---2/28
第二次 6月1日 3/1---5/30
第三次 9月1日 6/1---8/31
第四次 12月1日 9/1---11/30
报价招标政策
目的
旨在通过系统、有效的报价、招标程序，对公司相关采购、维修、市场推广等活动进行规范、监管，以确保公平、公正、公开地选择最优合作者，此举旨在扩大公司之选择范围及提高公司之议价能力，最大限度地维护本公司利益。
方针
· 公司所有员工应严格遵守及执行本政策，如违反本政策，公司有权对由此产生的各项费用拒绝付款。
· 人力资源及行政部负责统筹所有关于办公室行政功能，部门专用物品 (物业 部、科技资讯部除外) 及日常一般物品之采购等事宜。市场部负责与本公司相关的租赁、推广等事宜。资讯科技部负责相关设备、软件之采购及维修等事宜。
· 各事项之参与员工、负责员工决不可牵涉任何利益冲突或获取个人利 益 。无论在任何情况下，员工不得以暗示、威吓、敲诈或其他方法向供应商/承判商索取或接受礼品、佣金、酬劳或实物/服务馈赠 。
适用范围
· 此政策适用于所有由人力资源及行政部负责统筹采购之物品及服务。类别列示如下 ：
· 固定资产或办公室设备(包括但不限于工程部)
· 低值消耗品或办公室补给材料
· 部门专用物品 (物业部、科技资讯部除外)
· 办公设施、设备之维修及保养服务
· 员工宿舍用品
· 除社保范畴以外的各项保险
· 各项公司组织之员工活动
· 此政策适用于所有由市务部负责之推广活动及与租赁、销售、售楼相关的活动。类别列示如下：
· 各项推广活动
· 商场、商厦租赁设施之购置
· 销售过程中发生的各项采购及劳务支出
· 此政策适用于所有由资讯科技部负责之相关设备、软件的采购及维修等事宜。
· 此政策不适用于所有由香港指定之采购及劳务
· 报价控制程序
· 简介
上述推广事项估价为人民币十万元或以下，其他事项估价为人民币五万元或以下，须依据以下报价控制程序进行报价，与该报价相关的采购事宜参照公司最新生效的“采购政策指引”。
· 认可供应商/承判商名单记录表
各部门负责编订《认可供应商名单》，对选定之供应商/承判商，须每半年或一年进行检讨、更新，并交财务部备案。
《报价委员会》
· 《报价委员会》包括以下成员：
· 总经理/副总经理、 财务部代表、人力资源及行政部代表、物业部代表、市务部代表、资讯科技部代表
· 各项事宜估价为或少于人民币二万元正，每次出席代表为：该事项负责部门代表、任一其余部门代表
· 各项事宜估价介乎人民币二万元正至五万元正（推广事项为十万元正），每次出席代表为；该事项负责部门代表、总经理或副总经理、财务部代表、任一其余部门代表
· 各部门出席报价代表原则上应为经理级员工。
· 邀约报价：按照公平性及竞争性原则，在尽可能范围内，从认可供应商/承判商名单中，依次选择进行报价。
估价额
最少邀请报价数目
最少有价回单数目
≤人民币500元
不适用
不适用
≤人民币100000元（推广事项） 3（非紧急）/1（紧急） 3（非紧急）/1（紧）
≤人民币50000元
（其他事项） 3（非紧急）/1（紧急） 3（非紧急）/1（紧）
（包括单价高于人民币500元或总价高于人民币2000元之事项）
只能在严重紧急的情况下，最少的报价名额要求可预先得到当地总经理核准才能豁免，
· 核准及发送《报价邀请书》
· 将拟制的《报价邀请书》连同相关资料交总经理或副总经理批核后送出，并填写《报价邀请记录表》。
· 在一般情况下，应给予供应商/承判商最少五个工作日准备及递交报价单。由于保密的原因，报价单回递方式应选择邮寄或手送，传真来的报价单必须采用电子传真的方式方可被接受，但随后有关供应商/承判商应将正本寄回。人力资源及行政部指定专人负责报价单的回收工作，提供专门的邮箱地址，以便接收电子传真的报价回单。传真来的报价回单由专人负责及时打印及密封，与其他邮递或手送的报价回单一并进行登记、整理、分类 ，放入指定的上锁箱子/文件柜。在相关报价的截止日，由专人将所收到的报价单送交相关部门指定人员，相关部门完善《报价邀请记录表》。
· 开启及评核报价
· 至报价截止日期为止，迟来的报价回单将不被考虑，除非收到时也未开启同一事项之其余报价回单。
· 《报价委员会》成员要在填有价钱的报价回单和《报价单开启记录表》签署，才交相关负责人作报价分析。
· 有关负责人员将分析报价单及填上推荐字句，依据审批权限呈交批核。
· 若最低的报价不被推荐或一些报价不被考虑，要列明充分理由；若收到的报价数目少于规定限额，有关人员应向批核人员提出推荐方向，接受报价或再度进行报价。
· 若供应商/承判商所提供的报价在金额及品质上需要进一步商讨、权衡的，经相关部门经理批准，可选择相关供应商/承判商进行二次报价，并将参照上述程序进行报价开启及分析。同一事项若产生增项工程，经总经理批准，将参照上述程序进行报价开启及分析。
· 《报价委员会》可于需要时接见相关供应商/承判商。
招标控制程序
· 简介
上述推广事项估价为人民币十万元以上， 其他事项估价为人民币五万元以上，须依据以下招标控制程序进行招标。与该招标相关的采购事宜参照公司最新生效的“采购政策指引”。
· 认可供应商/承判商名单记录表
各部门负责编订 《认可供应商名单》，对选定之供应商/承判商，须每半年或一年进行检讨、更新，并交财务部备案。
· 《投标委员会》
· 《投标委员会》包括以下成员：总经理/副总经理、财务部代表、 人力资源及行政部代表、物业部代表、市务部代表、资讯科技部代表
· 各项事宜估价为或少于人民币二十万元正，每次出席代表为： 总经理/副总经理、该事项负责部门代表、财务部代表、其余任一部门代表
· 各项事宜估价高于人民币二十万元正，每次出席代表为： 总经理/副总经理、该项负责部门代表、财务部代表 、任一其余部门代表
· 各部门出席招标代表原则上应为经理级员工。
· 邀约投标：
按照公平性及竞争性原则，在尽可能范围内，从认可供应商/承判商名单中，依次选择进行投标。金额超过人民币二十万元之推广事项或金额超过人民币十五万元之其他事项 ，须透过报章广告进行公开招标，刊登广告事宜由人力资源及行政部进行统筹安排。
估价额
最少邀请投标数目
最少有价回标数目
≤人民币100000元（推广事项）
不适用
不适用
≤人民币50000元（其他事项）
不适用
不适用
人 民 币100001-200000元(推广事项)
5
3
人 民 币50001-150000元(其他事项)
5
3
>人 民 币200000元(推广事项)
公开招标
3
>人 民 币150000元(其他事项)
公开招标
3
只能在严重紧急的情况下，最少的招标名额要求可预先得到总经理核准才能豁免。
· 核准及发送《 投标邀请书》
· 拟制的《投标事项审核申请表》连同相关资料交总经理或副总经理批核，
· 在一般情况下，应给予供应商/承判商最少七个工作日准备及递交标书。由于保密的原因，标书回递方式应选择邮寄或手送，传真来的标书必须采用电子传真的方式方可被接受，但随后有关供应商/承判商应将正本寄回。人力资源及行政部指定专人负责标书的回收工作，提供专门的邮箱地址，以便接收电子传真的标书回单。传真来的标书回单由专人负责及时打印及 密封，与其他邮递或手送的标书回单一并进行登记、整理、分类 ，放入指定的上锁箱子/文件柜。在相关标书的截止日，由专人将所收到的标书回单送交相关部门指定人员，相关部门完善《标书邀请记录表》。
· 开启及评核标书
· 相关部门派一成员充当投标委员会秘书，于截标日或截标时间后，尽快安排开启标书 。
· 至投标截止日期为止 ，迟来的标书将不被考虑，除非收到时也未开启同一事项之其余标书。
· 《投标委员会》成员要在填有价钱的标书和《开标记录表》签署，记录表正本应由区域财务经理/财务经理保存。副本则连同全部回标文件一并交予相关负责人作标书分析、评估。
· 有关负责人员分析评估标书后，填写《标书推荐书》。若最低的标书不被推荐或一些标书不被考虑，要列明充分理由；若收到的标书数目少于规定限额，有关人员应向批核人员提出推荐方向，接受回标或再度进行投标。
· 若供应商/承判商所提供的标书在金额及品质上需要进一步商讨、权衡的，经总经理批准，可选择相关供应商/承判商进行二次招标，并参照上述程序进行标书开启及分析。同一事项若产生增项工程，经总经理批准，将参照上述程序进行标书开启及分析。
· 《投标委员会》可于需要时接见相关供应商/承判商。
· 审批权限
依从最新编订之“中国独资/合资公司— 财务审批权限”。
附 件
《报价邀请书》见附件
《报价邀请记录表》见附件
《报价单开启记录表》见附件
《投标事项审核申请表》见附件
《标书邀请记录表》见附件
《开标记录表》见附件
《标书推荐书》见附件
销售业务流程
销售流程
购房流程图
收费流程图
收取代扣代缴费用
· 收款员根据市场部提供的收款凭证收费，出纳员确认收费后进入售楼系统打印收据。
在售楼系统界面输入用户名及密码，选择财务管理中财务收费，输入注册编号后，确认业主姓名、及所购产品。登录收款界面选择客户所选的付款方式(客户付款可选择现金、支票、刷卡、电汇)，选择银行(出刷卡行或支票的开户银行)、输入客户交款金额、日期，支票号，确认收款后存盘并核销该笔收款；保存并打印收据后交客户。
· 收取代扣代缴费用时，出纳员需先进入财务管理中的“选择调整入伙费用”界面，选择客户需缴纳代扣代缴费用后再回到财务收费，进行收费操作(同上条)。
更名
进入财务管理中选择重印收据。
更改付款方式或换房
财务管理补退差额款
财务收费(收款、退款)
财务核销
保存并打印收据
更改付款方式或换房，系统将自动作废收据，输入步骤同楼款收费一致，将重新进行财务核销。
· 操作中的注意事项
· 修改已收款的金额及日期，系统将提示输入超级用户的口令与密码，只有财务部的超级用户才有该权限。但如果已收款已核销了应收款，并已生成收据，将不可以修改已收款金额，若发现有错，需要修改，必须作废收据，再修改金额，并重新核销应收款，生成新收据。
· 如果修改应收款的金额，系统将提示输入超级用户的口令与密码，只有财务部的超级用户才有该权限。
· 打印收据时，请选择打印机纸张为‘Receipt’，否则打印出的格式将不正确。
· 由于收据大小问题，所以一张收据最多打4笔收款。
· 交款流程图
财 务 部
客户 市场部 收款员 出纳员 会计
收款流程
· 收款员根据销售人员或客户服务部人员依据认购书或商品房买卖合同填写的收款凭证收取楼款或其他代入代付款项；
· 出纳员确认收款后打印楼款收据，出纳主任对收据进行审核后签名交客户(客户可采取现金、刷卡、支票、汇款等方式付款)；
· 大都会收款后须在当日16:30点前送存银行，收款员必须在2名保安的护送下，按指定路线将款项送存银行。江北收银室收取楼款及其他收款后需通知公司安排车辆护送回大都会进行(江北现金收款必需当天进行)；
· 出纳员复核收款员进行的单据无误后出具收款凭证，出纳主任复核后传相关会计进行帐务处理。
收据的管理：
· 楼款收据为一式四联的“正式收据”，每份收据均要先由出纳主任编号盖章后，收款员及出纳员依照顺序领取后签字确认(领取表见附件一)；
· 收款员或出纳员使用后须交回出纳主任处作销号处理，才可重新领取新的空白盖章收据，每个每次最多可领取十份；
· 收据一式四联(使用后)：第一联为存根联，由出纳保管；第二联为入账联，附凭证后交于会计作帐务处理；第三联为交缴款联，交于客户自行保管；第四联为市场部留存联，交于客户服务部保管；
· 因各种原因作废的收据须一式四联交回出纳主任处作销号处理，并存档。
物业收费系统
将于2007年中制定相关政策
第7章 档案管理
会计档案管理
凭证管理
· 每月月初对上月的凭证按总帐、AR收款、AR发票、AP发票、AP付款分为五类，逐类清点无误后，按类装订。
· 在每本凭证的首面附上该月的批次状态，并在每月第一本总帐凭证里附上该月的试算平衡表。
· 对装订完毕的凭证加具封面，并在封面上注明凭证期间、类型、起止号、编号等，经装订人、复核人、审核人确认无误后存档。
· 公司、物业部的凭证按不同的年度、月份分开存放于档案室，并做好凭证清单，便于清点。
帐册及报表管理
· 每月月初对上月的报表按香港报表、国内报表分为两类，待整理后装订成册，并加具封面，注明报表类型、期间，按照类别存放于档案室。
· 帐簿按年度存放于档案室，并在封面上注明类型、期间。
· 每月的电脑帐经整理后，装订成册，在封面上注明类型、期间，经装订人确认后存放于档案室。
· 对存档的报表、帐薄、电脑帐需做好清单，便于核对。
· 外借凭证帐册应在下班前及时归还，若因加班需继续使用者，须妥善保管，使用完后须立即归还原处。
· 档案室的资料查阅后必须放回原处，并注意小心轻放，不得损坏。
合同管理
· 合同分类放置，以便查找核对。
· 批文分类存档，重要批文如批准书、合同、章程应存放于同一档案夹中，并注明重要建立索引，以便经常使用查找。
日常文件管理
发文
· 对重要性文件应及时发出，如遇急件，应立即传真或发送到各个相关部门，如需及时回复，应提醒各部门秘书，以便跟进。
· 投诉信应及时处理，在五个工作日内给予客户明确答复，并抄送屈总。
收文
· 收到其他部门之文件应及时送到经理及相关人员手中，以便文件及时得到处理。
· 各部门电话通知，如会议时间通知或回复，需纪录在案，并及时通知相关人员。
· 文件处理后需存档，应按部门、日期分类保存，建立档案索引，便于查找。
<5>打印MS
<4>缴纳定金
<3>选择付款方式
<2>客户选择产品
客户
<1>注册(得到客户登记号)
<6>交纳楼款首期及代收代付
<7>输入销售合同登记信息
<8>缴纳楼款每期款
<9>缴清房款后打印结算清单单
<10>客户收房
结 束
财务管理
调整入伙费
财务收费
输入客户登记号
输入客户登记号
从销售列表中选择需要交款的销售记录
查看客户应交金额与收款凭证是否一致
输入交费金额
财务核销
保存并打印收据
财务管理
重印收据
财务管理
回收收据
收款
打印 正式收据
收据(存根联/入账联/交缴款联/市场部留存联)
收据 (存根联)
出纳主任审核
保存
收据(入帐联)
进行帐务处理
收据(市场 部留存联)
保存
收据(交缴联)
保存
进行
核对进账单
打印 正式收据
收款
依据合同填写收款凭证
收据(存根联/入账联/交缴款联/市场部留存联)
收据(交缴联)
收据(市场 部留存联)
收据(入帐联)
出纳主任审核
收据 (存根联)
核对进账单
进行
保存
保存
进行帐务处理
保存
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高级会计主任
高级会计主任
高级会计主任
高级会计主任
11-6-2 10:48
