第二章 秘书系统及其组织
2011/02/28
• 一、秘书系统的基本要素
• 1、主体要素
• 2、手段要素
• 3、对象要素
• 二、秘书机构
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第一节 秘书系统的基本要素
1、主体要素
2、手段要素
3、对象要素
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一、主体要素——秘书人员
两个条件：
秘书资格：法定程序、行政认命、签订合同，授予秘书职
务；
秘书行为能力：知识素养、身体素质、能力结构、行为倾
向等。
1、秘书主体是秘书活动的具体实践者。
2、秘书主体本身的素质直接制约着秘书活动的质量和效
率。
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二、手段要素
• 秘书主体用以影响和改变对象要素的方法、技术、
程序以及物化工具的总和，是主体要素与对象要
素之间的中介要素。
• 软件系统：秘书活动的方法、技术、程序
• 硬件系统：物质形态的工具和装备：记录存贮工
具、信息传递工具、日常办公用品
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三、对象要素
• 信息和事物
• 1985年“全国秘书长座谈会”文件，第一次向秘书部门明确提出了要
对领导发挥“提供信息作用”，并指出：“信息的收集要充分，传递
要迅速，处理要准确，反馈要及时”；“在现代社会中，信息是效率、
是质量、是生命”。
• 全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增，并以5％-20
％的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息己超过过去5000年
的信息量总和。英国技术预测专家詹姆斯·马丁也做出了同样的结论：
人类的知识在19世纪是每50y翻一番，20世纪70年代是每5年翻一番，
而近十年是每3年翻一番。在这种情况下人们不能掌握一种快捷的获
取信息的途径将是非常可怕的。
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现代秘书的信息能力？
• 秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。
• 一是信息的获取能力。建立的各种内部信息网络
• 二是信息选择的能力。信息垃圾、信息干扰、去粗取精、
去伪存真、
• 三是信息预测的能力
• 四是信息处理能力。深加工、综合分析、整理排序、归类
处理
• 五是信息的运用能力。把自己的思想和见解融入其中，并
通过恰当的渠道把这些信息传递给他人，与他人交流与共
享
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秘书系统过程图
3、领导活
动支持保
障系统
7、信息
存贮系统
6、抗干扰系统
5、信息
传递系统
4、信息内
反馈系统
领导
系统
2、信
息加工
系统
1、信息收
集反馈系统
受控
系统
信
息
输
入
信
息
输
出
信息反馈 信息输出
加工后信息 指令性信息
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第二节 秘书机构及其设置
1、秘书机构的含义、
称谓和类型
2、秘书机构的设置
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一、秘书机构的含义：
• 指根据领导系统的工作需要设计的、具有共同的目的和明
确的工作规范、既分工又协调的秘书群体。
• 简单地说就是指秘书部门。
• Eg.国务院秘书部门
• 性质：
• 不是权力机构，是辅助机构；
• 不是职能机构，是综合办事机构；
• 不是统辖机构，是协调机构；
• 是要害部门。
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二、秘书人员的称谓
• 五种称谓：
• 1、秘书：以官方文件的形式确定下来的职业称谓，因此
具有法定性的特点。
• 2、文书：目前这种称谓已经不多见了，实际上，在具体
工作实践上，这种称谓还是比较多见的，尤其在机关和事
业单位。
• 3、文员：是对职位较低的秘书人员的称谓。
• 4、助理：现在比较常见的称谓，也可以指地位较高的秘
书。Eg.高校毕业生新去向：参与科研项目当科研助理
• 5、行政：职责上看，更偏重于行政后勤管理。
高校毕业生新去向：参与科研项目当科研助理
截至2009年底，全国高校已落实科研助理岗位4017
个，其中博士占18%，硕士占41%，本科生占37%，
专科生占4%；应届生占83%，往届生占17%。科研助
理在促进高校毕业生就业方面发挥了积极作用。
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三、秘书机构的称谓
• 1、办公厅（室）：机关、事业单位、人民团体中
使用较多。
• 2、秘书局（处、科、股、室）：机关、事业
• 3、单位人民团体中使用。根据业务分工的性质确
定名称。
• 4、行政部：在企业中使用。
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四、秘书机构的设置
• 秘书机构的内部组织
• 文书部门
• 信访部门
• 调研部门
• 机要部门
• 档案部门
• 信息部门
• 其他部门
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国务院办公厅的机构构成
• 国务院办公厅设6个职能司局。
(一）秘书一局
办理文电收发运转、国徽印鉴管理、国务院全体会议、
国务院常务会议和总理办公会议等会议会务及国务院领导
同志内事活动、国务院值班、信息、档案和数据管理、办
公厅保密、公文核稿、文印、督查、机要通信和办公自动
化、《国务院公报》编辑等方面的工作。
（二）秘书二局
办理发展计划、经贸、工业（含国防工业）。财税、
劳 动和社会保障、国土资源、建设、交通、铁道、民航、
信 息产业、水利、农业、林业、对外贸易经济合作、金
融证 券、审计、海关、环保、统计、工商管理、质量技
术监督、 药品监督管理、旅游、供销、体改、气象等经
济方面的文电、会务和督查工作。
（三）秘书三局
办理教育、科技、外事、政法、法制、监察、民政、人 事、文化、卫生、体
育、计划生育、地震、民族宗教、港 澳台侨、广播影视、新闻出版、知识产权、
机构编制等社 会事业方面的文电、会务、督查及联系全国人大、全国政协、军
队等方面的工作。
（四）中办国办信访局
按照中共中央办公厅、国务院办公厅确定的工作范围， 处理群众来信，接待
群众来访，向党中央、国务院领导同 志提供群众来信来访中反映的重要信息，
办理党中央、国 务院领导同志交办的有关信访事项；指导部门和地方的信访业
务工作；处理跨部门、跨地区的信访疑难问题。
（五）人事司
负责国务院办公厅的人事管理和工作人员的教育培训 工作；办理工作人员的
出国手续；负责国务院领导同志办公室的人事工作；负责挂靠单位的人事管理工
作。
（六）行政司
负责在中南海北区办公的国务院领导同志的服务事务 以及机关后勤管理工作。
机关党委。负责国务院办公厅及其挂靠单位和国务院外事办公室的党群工作。
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第三章 秘书系统职能
1、辅助管理
2、综合服务
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潜规则肮脏 漂亮女秘书相亲8次遭拒
• 重庆一个名叫晓菲的漂亮女孩，由于担任企业秘书的缘故，
连续相亲八次，都遭拒绝。调查显示，10个男人7个不愿娶
女秘书，“（她们）大多都遭遇了潜规则”。
• 知名评论人谢浮名在其博客发表文章指出，漂亮女秘书难
嫁，缘于潜规则肮脏。
• 女秘书成了“暧昧”的代名词。有人调侃单位领导：珍重
前途，远离女秘。2003年，四川甚至出台红头文件，规定
男性领导不得配备女秘书。人们赋予“女秘书”桃色意蕴，
实在是个很严重的社会问题。
•某著名女主持人曾以戏谑的口吻总结了女秘书的四种死法：
•下雪天穿裙子冻死；
•被异性老板骚扰气死；
•被老板当保姆使唤累死；
•陪客户喝酒过量醉死。
•弦外之音，女秘书的工作，就是陪酒、做花瓶、当保姆。这种
职业性质，决定了女秘书在领导面前惟命是从的尴尬。而因秘
书工作需要长时间和领导近距离，就难免身体接触的零距离。
•据统计，95%的贪官有情妇，充任情妇的大多是女秘书。在这个
大环境中，一个稍有尊严的男人，无法容忍女友当秘书，可以
理解。
2009年全国官员包情妇十项冠军得主
1．数量奖：江苏省建设厅长徐其耀，共有情妇146位。
2．素质奖：重庆市委宣传部长张宗海，常年在五星级酒店包养漂
亮未婚本科女大学生17人。
3．学术奖：海南省纺织局长李庆善，性日记95本，标本236份。
4．青春奖：四川乐山市长李玉书，20个情人年龄都是16到18岁。
5．管理奖：安徽省宣城市书记杨枫，用知识有效管理77名情人。
6．挥金奖：深圳市沙井银行行长邓宝驹，仅"五奶小青"，800天
花了1840万元，平均每天23万元，每小时10000 元。
7．团结奖：福建省周宁县委书记林龙飞，为其22名情人共办群芳
宴，并设30万元的佳丽奖。
8．和谐奖：海南省临高市城管大队长邓善红，有6个情人，6个孩
子，对此原配夫人根本不信。
9．干劲奖：湖南省通信局局长曾国华，面对5位情人立誓：保证
到60岁时，每人每周性生活不少于3次
10.明星奖：深圳市市长许宗衡，包养着名女艺人数名。
请各位相互转发，感谢我们的党为我国培养出大批优秀人才
做情妇可露脸，做秘
书可升官，做司机可
囤钱，这傍大官的感
觉真好!!!
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史上最牛女秘书
• EMC大中华区事件
• 2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初
回办公室取东西，到门口才发现自己没带
钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。
陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初
还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内
部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严
厉且语气生硬的“谴责信”。
• 谴责信
• “我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把
我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地
认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，
你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗
？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送
这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。
• 但是瑞贝卡的做法大相径庭，并最终为她在网络上赢得了“史上最牛
女秘书”的称号。两天后，她在邮件中回复说，
• “首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上
考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其
• 次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件
事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的
身上。
• 第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作
时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。
• 第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加
过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加
班是为了工作以外的事情，我无法做到。
• 第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的
语气，这是做人最基本的礼貌问题。
• 第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因
为我没有这个时间也没有这个必要。”
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商水县秘书门事件
• 河南省商水县政府办公室设28名秘书，其中6人是
司机。此事在网上曝光后，商水县政府办公室的
联系方式迅速“变脸”，原来有60多人的联系方
式名单只剩下了4名主要负责人。（《河南商报》
2010年2月25日）
• 这个事件到底是不是一个“笑话”？“秘书”到
底是一个职务还是所谓的“一个称呼”？这个省
级贫困县的县政府办公室有没有吃空饷的现象存
在?
• “秘书门”折射出官场病 ?
•
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秘书职能环境纵向三层次
第一层次：秘书机构
内部环境
第二层次：秘书所
在组织内环境
秘 书 所 在 的 组 织 外 部 环 境
第
三 层
第一层次：
秘书机构
内部环境
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秘
书
机
构
内
部
环
境
人
员
构
成
管
理
工
作
制
度
分
工
协
作
人
际
关
系
负
责
人
影
响
力
团
队
精
神
、
凝
聚
力
办
公
设
备
办
公
条
件
内 部 环 境 构 成
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秘书职能环境横向要素
科学技
术环境
社会政
治环境
社会文
化环境
社会经
济环境
要素
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大蒜和金子
• 有一位商人，带着两袋大蒜，骑着骆驼，一路跋涉到了遥远
的阿拉伯。那里的人们从没有见过大蒜，他们用当地最热情的
方式款待了这位聪明的商人，临别赠与他两袋金子作为酬谢。
• 另有一位商人听说了这件事，不禁为之动心，他想：大葱的
味道不也很好吗？于是他带着葱来到那个地方。那里的人们同
样没有见过大葱，甚至觉得的味道比大蒜的味道还要好！他们
更加热情地款待了商人，并且一致认为，用金子远不能表达他
们对这位远道而来的客人的感激之情，经过再三商讨，他们决
定赠与这位朋友两袋大蒜。
• 启示：先抢一步，占尽天机，得到的是金子；而你步人后尘，
东施效颦，得到的可能是大蒜！
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一、辅助决策
• “辅助管理是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于
管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中
发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对
确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中起辅助管
理的作用。包括：
• 辅助获取并利用信息
• 辅助决策
• 辅助督促检查
• 辅助信访
• 辅助随机协调
• “综合服务”是秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，
秘书的服务范围也就有多宽。
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领导者兼听则明，准确、全面、有效地
利用信息是其正确开展领导和管理工作的基
础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要
向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为
领导者有效获取利用信息、进行适时的信息
沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋
智能辅助。
（一）辅助获取并利用信息
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在实践中，不少领导者在信息获取和
利用的方向、信息量及信息结构等方面都
存在问题，因而使领导和管理工作失误。
对此，秘书要注重以下三个方面：
要注重在方向上的参谋辅助；
要注重在扩大信息量上的参谋辅助；
要注重优化信息结构方面的辅助。
1、获取并利用信息
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各种形式的信息干扰是造成领导和管理
工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导
者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰；
要注重排除感情障碍造成的干扰；
要注重排除利益冲突造成的干扰；
要注重排除时空因素造成的信息干扰。
2、排除信息干扰
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作出此项决策是否应该
此项决策是否必须作出
此项决策应何时作出
此项决策依据的信息是
否全面、真实、充分
此项决策的目的、意义
和影响是什么
对此项决策应提出什么
建议
秘书
在决
策准
备阶
段的
工作
（二）秘书辅助决策
1、决策准备阶段
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在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道：
可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；
可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的
方案；
可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸
纳到有关决策方案中去；
可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见，并
根据各方面的意见进行修改；
2、决策形成阶段
对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，
到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功
经验后，再由点到面地进行推广；
对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比
较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效
益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受
性等等。
决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。
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决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安排，而
真正使决策目标变为现实，还取决于有效的实施决策
在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有独特的
作用：
对谋求认同的辅助 对纠正偏差的辅助
对行为失范的辅助 对克服重大失误的辅助
对克服运行失调的辅助 弥补决策疏漏的辅助
对适应环境变化的辅助 对发现机遇的辅助
3、决策实施阶段
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如何为领导出谋划策
• A和B同时分配在一个机关做秘书工作。一年之后领导遇到
什么问题时，总爱找A商议。B感到纳闷，心想，自己的水
平能力不亚于A，为什么会受到冷落呢？
• 他找到了A ，请A帮助分析原因。A开诚布公地对B说，“
我看你主要是提意见多，提建议少。做一件工作，你这也
不满意那也不顺心，咚咚咚地说了一大堆的问题，可如何
解决这些问题，你却很少提出办法，我要是领导，也不高
兴你这样做。”B回想了一下自己一年来的表现，点头说，
“你说得对，我是有这个毛病。我总想着提意见是下属的
事，拿主意是领导的事。”A截住B的话说，“领导也不是
神，事事都有主意，领导是很希望下属提建设性意见的。
一年来，我就是这么做的。
• 凡接到上级的通知或下级单位的报告，我都认真想一想，提
出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚持这么做。时间
久了，领导就对我的建议重视了。就是这么一回事。”“那
每一次提几条建议呢？”B问A。A说，“这也说不定。古人讲，
上中下三策，就是说每次提好中差三个建议。我看这主要是
指决定命运的大事。一般情况下，每次提一条就可以了。因
为大多数事情，一种处理办法就够了。对于大事或者吃不准
的事，有争议的事，不妨多提几条处理意见，供领导选用，
即使提捕处很好的方法，起码也要有一点建议，帮助领导打
开以下思路，这样做，真正有作为的领导都是欢迎的。我把
这个办法叫做‘一策备选’。你不妨一试。”
• B照着A的办法做，一年之后，领导也经常找B商量工作了。
• 思考题：
• A和B在工作的方式方法上有何不同？
• 面对问题，秘书应该如何为领导出谋划策？6/25/2022 31
1、督促检查的内容
秘书对督促检查的辅助，主要是在领导
者的主持下，按照领导确定的督促检查内容
和目的，操办具体的事务。具体包括：
发现失调现象提出督促检查建议；
检查实施情况；
督促办理；
反馈实施信息；
要归纳评估督促检查效果。
（三）辅助督促检查
6/25/2022 32
督促检查是领导实施决策，保证领导工作部署得
效实施的重要组成部分。
有利于领导者直接掌握执行情况；
有利于秘书发挥近身综合辅助的优势；
有利于上情下达，使执行者正确理解领导意图；
有利于下情上达，使领导者全面把握执行情况， 有针对
性地进行指挥、协调和控制，对维护组织管理协调运作具有
积极的推动作用。
（
三
）
辅
助
督
促
检
查
2、秘书辅助督促检查的意义
6/25/2022 33
秘书处理信访事务主要有以下六方面要领：
要遵循信访工作原则，要以事实为依据，以法规政策为准
绳，领导负责，归口处理
要做到事事有回应，件件落到实处；
要严格按制度办事，要严守办理程序；
要与有关部门协同配合；
要尽可能满足群众的正当要求，维护人民群众的合法权益；
要正确对待信访老户，耐心做深入细致的思想疏导工作，不
能将矛盾上交要尽可能将问题解决在本级组织的工作范围之
内。
（四）秘书辅助处理信访的要领
6/25/2022 34
1、随机协调的内容
随机协调指的是对组织运转中由不确定因素随
机出现的问题和失调现象的妥善处理，化解或
缓解矛盾，恢复组织协调运转。
一是指在辅助管理等业务活动中，随机发
现失调或问题，主动进行信息沟通和思想交
流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系；
二是指受命于领导者，去处理随机出
现的失调问题。
（五）辅助随机协调
对一般性的、浅层次的失调，秘书主动进行随机协调，
便于把问题化解在萌芽状态，避免酿成更为严重的失调；
对突发性的、重大的失调，秘书进行随机协调，有利于
控制事态，缓解冲突，为领导解决问题作好准备；
对严重的、深层次的失调，秘书及时调查失调的状态、
性质、变化态势、影响及失调的原因，并提出有关协调方案
的建议，对领导者采取协调举措具有重要的参考作用。秘书
随机协调的作用是确定的、具有不可替代性的。
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二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提供“综合服务”
的职能很宽广，可以说：领导的管理内容有多宽，秘书的服务
范围也就有多宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管理
职能提供服务，并还要为管理的相对人——人民群众提供服务。
6/25/2022 36
办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利
用。自秘书性工作萌生开始，办文就成为秘书性人员为领导
和管理工作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。
（一）秘书“办文”服务事
务
6/25/2022 37
秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会
议有序进行和取得预期效果提供服务。秘书办会主要包括
主要有会前筹备、会议接待、组织联络、会场管理、会议
文件工作、会议选举、会议保密、会议后
勤服务、会间事务、会后工作等。
（二）秘书“办会”服务事
务
6/25/2022 38
秘书为领导操办事务的范围相当广泛，大体上可分为日
常事务、随机性事务和受权理事三类。
（三）秘书“办事” 服务事
务
6/25/2022 39
案例
• 大学同窗王芳和李兰几乎同时应聘在某农产品超市当办公室
文员。不久，李兰受到了总经理的青睐，一再被提升，很快
就作到了部门经理，可工作起来同样吃苦的王芳却一直在做
着文员。终于有一天，王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，
并痛斥总经理用人不公。
• 总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说，“年轻人，别忙
着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王
芳很快就从集市回来说，“只有一个农民拉了一车土豆在卖。
”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回
去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲
再次跑回集市，总经理望者气喘吁吁的她说，“请休息一会
儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她
说：“请你马上到集市上去看看，今天有什么可卖的。”
• 李兰很快从集市上跑回来了，汇报说到现在为止，只有一
个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回
几个让总经理看看，这个农民过会儿还要弄几筐西红柿上
市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能
会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还那个农
民也带来了，他现在正在外面等着回话呢！
• 面对着这一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，
于是她在工作上总会取得成功。
• 思考题：
• 王芳和李兰的差距在哪里？
• 秘书应该如何为领导提供优质的服务？
6/25/2022 40
微笑
面对每一天
6/25/2022 41
