某著名企业
存货管理制度 （百货） 生效日期﹕2013 年 1 月 17 日
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1. 目的
2. 适用范围
3. 流程
管理原则
存货管理的职责分工原则
入库流程
退货流程
存货账龄分析
存货盘点流程
成本计算
附件﹕
1. 商品收货单
2. 进货单
3. 退库单
4. 退货结算单
5. 退货单
6. 存货账龄分析报告
7. 库存表
8. 盘点差错报告表
9. 进销存核对表
某著名企业
存货管理制度 （百货） 生效日期﹕2013 年 1 月 17 日
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1. 目的
为加强公司货品管理，保证销售环节能够有序的进行，特制定本制度如下。
2. 适用范围
本规则适用于益华百货商场自营专柜仓存货管理流程之操作。当中包括公司于经营过程
中为销售而储备的物资，即所有自营销售商品，但不包括受托代销商品。
3. 流程
管理原则
存货要进行定位管理，即把不同的存货分类、分区管理的原则来存放，并用货架放
置。另设退货区，即将准备退换的存货放置在专门的货架上。
存货进出要注意〝先进先出〞的原则。
仓库内要设有防火、防水、防盗等设施，以保证存货安全。
为确保所有存货单据之完整性，所有单据号应以流水号方式由系统自动生成，故此，
系统编制之单据不应该有跳号情况发生，所有单据(包括已删除／已修改之单据)应
保在系统内至少七年。
存货管理的职责分工原则
存货管理岗位实施职责分工原则：
订货人员与复核、审批人员的岗位必须分离；
订货人员与验收、存货保管人员岗位分离；
存货保管人员、会计记账人员岗位分离；
存货盘点应由存货保管人员、会计记账人员及独立于这些岗位之外的人员共同进行。
入库流程
货物送到柜台后，现场组长、专柜业务员及部门部经理（其中两位）应根据随货同行的
供应商《送货单》验收货物，确认来货是否与《采购订单》上的相同，实物是否与供应
商《送货单》上的一致，货物是否有损坏。
验收无误后，现场组长签署供应商《送货单》，以确认收取货品。其后现场组长编制《商
品收货单》，注明货号、名称、数量、进价及零售价，《商品收货单》（附件 1）一式四联，
分别由柜台、财务部、仓库及结算组/业务员保存。《商品收货单》连同供应商《送货单》
交到仓库，仓库资料录入员根据供应商《送货单》在系统编制《进货单》，《进货单》（附
件 2）单号应由系統自動生成，完成后，《进货单》及《商品收货单》呈百货业务员及部
门部经理审核，其中一联《商品收货单》交结算组/业务员作结算。
供应商《送货单》、经审核的《商品收货单》及《进货单》须一起传递到会计文员进行
二审和记账，财务审核人员审核时应重点核对供应商《送货单》与《进货单》的数量与
单价是否一致。
(收货、验收入库程序可参阅自营品牌采购至付款管理程序及制度 - 收货、验收入库
程序)
退货流程
如果商品本身出现问题，供应商会派人到专柜检查及审批后或通过电话协商后，方
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可退货。
针对滞销商品，现场可以根据合同条款向部门部经理提出换货。
供应商会发《退货结算单》（附件 4）和《退库单》（附件 3）给百货部，供應商回
收货品时供应商代表会与专柜业务员或部门经理一同点算问题商品及填写《商品收
货单》(与收货共用同一，专柜柜长须註明为退货单据)。
《退货结算单》一式两联，由供应商代表签收及盖品牌收货专用章，以作退货之证
明。
其中一联《退货结算单》交予专柜业务员或部门经理，进行出库及退货程序。
《商品收货单》一式四联，分别由柜台、财务部、专柜仓及结算组/业务员保存。
仓库资料录入员根据《商品收货单》和《退库单》，于系统内编制《零售商品柜台
退货单》（附件 5），并由现场组长签署，以作退货之证明。
专柜业务员和部门经理复核《零售商品柜台退货单》、《退货结算单》、《退库单》和
《商品收货单》上的资料是否相符，并签署以作出库复核和审批的证明。
已审批的《零售商品柜台退货单》、《退货结算单》、《退库单》及《商品收货单》交
予财务部作《记账凭证》。
(退货流程可参阅自营品牌采购至付款管理程序及制度 - 退货程序)
存货账龄分析
货品经验收，办理入仓手续后，系统可显示货品进仓批次日期及其数量，电脑部每
月根据系统资料编制《存货账龄分析报告》（附件 6），呈財務經理、部门经理及门店
总经理审核。
财务经理查阅《存货账龄分析报告》，对账龄达【一年】（不包括黄金珠宝等高值商
品）以上的存货进行质量检验，如存货已变质致不能使用，可作存货拨备处理。
《存货账龄分析报告》及相关之书面审批凭证应妥善保存，以确保库存及存货账龄
分析审批等相关程序得到妥善之完成。
存货盘点流程
所有存货地点，包括仓库以及各个柜台应定期进行全面存货盘点。
如发生盘点盈亏，应查明原因，及时解决，防止货品虚增、虚减现象的发生，盘点
方式如下：
- 益华百货商场﹕每月一次进行盘点（一个月实物盘点，另一个月帐盘）。
盘点进行前十天，公司总部应向各个有关单位发出通知，详细列出盘点时间、盘点
方式及程序等。
如发现质量有问题或滞销的货品，销售员应通知部门经理，部门经理再决定如何把
货品处理，如退货、削价处理、派送、促销换购。
收到通知后，各个有关单位须做好盘点准备工作，当中包括预备盘点工具及清单、
把货品整理归一、清理当月全部单据，没有入仓的货品应尽快办理入仓。
盘点前，各柜台应从系统打印一份没有数量的《盘点表》。
盘点时，盘点人员应注意核对货号、名称、数量、有效期及包装。核对无误后，盘
点人员须在《盘点表》上签署以确认盘点结果。
其后由另一组盘点人员进行抽盘检查(必需有财务人员参加)，并签署《盘点表》，以
确认覆盘结果。
如出现差异，百货组长应于七个工作日内查出原因，并填写《盘点差错报告表》（附
件 7），呈财务部、部门经理及门店总经理给予意见，由组长按照实际存货量在系统
作出调整，由会计文员调整账目，呈会计文员主管审核。
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如发现有货品遗失，有关部门应查找原因，查实物，查单据，然后上报结果给部门
经理及门店总经理。
应妥善保存《库存表》及《盘点差错报告表》之书面审批凭证，以确保存货盘点之
相关程序妥善进行。
成本计算
所有库存成本均应采用〝先进先出〞法计算，当中包括非促销期间以及促销期间货
品销售之成本计算，以确保计算方式和货品实动流动方式一致。
每月由仓管员或主管根据验收及销售数据进行账盘（只统计单据金额，不盘点实
物），统计当月之进货、退货及销售成本金额，并编制《进销存核对表》（附件 8），
呈会计主管及业态经理审核。会计文员根据《进销存核对表》记账，呈会计主管审
核。
