写字楼活动项目的组织与管理
在一个公司企业经营中，每年都举办或参与不同的活动，作为推销公司的产品，对外对内的联系、沟通及举行大小型的研讨会议等。
各项活动包括：
新产品上市会
新闻发布会
开幕典礼
招待酒会
研讨会
展览会
年会
对上述各项活动项目，我们必须掌握活动项目管理的系统知识，使举办活动时更专业、更高效、更成功！同时要掌握有效的活动管理流程，完善运用活动项目的管理工具及筹划工作等。
（一）对活动项目的筹划，包括：
项目名称
项目综述（时间、地点、星期）
活动形式（开幕酒会、鸡尾酒会）
活动目的：
发布消息
创造媒体焦点/联合造势
吸引消费客户群
塑造整体形象
邀请对象（目标观众）
那一类消费人仕
高收入消费白领
追逐时尚的消费群
对出席人数的控制
活动流程的安排及媒体宣传
活动执行日程表确定
所需设备（音响、灯光、布置、工具、宣传资料、接待用品、饮料、食物、礼品包等）
执行计划工作表内容
递交活动策划方案（包括预估费用）
双方沟通协调，修改合作的商议等。
客户指定活动场地，承办价格等。
现场布置、执行方案
双方协议书签定，预付款安排
活动内容安排，表演节目。
场地、道具、设备的策划与准备。
现场检查、排演、活动开始。
活动效果的评估。
（二）筹划活动项目注意事项
明确预期目标（如何评估项目达到的目标）
确保时间地点的不冲突性。
留出充裕的时间，足够时间准备或修正。
如有合作伙伴或赞助单位，应签暑项目备忘录，明确各自职责。
告之公司相关部门/同事，以获取更多的创意与支持。
筹划书内容应具备：
项目预算表
项目进程表
项目任务表
举例：
一．经费预算表：
项目名称： 项目日期：
项目经理： 制表日期：
总项
细项明列
预付单价
数量
预估费用
备注
二．经费支出表：
项目名称： 项目日期：
项目经理： 年 月 日
总项
细项明列
实际支出
支付对象
支付日期
备注
三．项目进度表
列项说明
完成时限
负责人
监督人
完成状况
备注
1．场地租订
2．人员安排
3．活动时间
4．设备安排
（三）活动项目的实施：
从项目筹划到活动实施是一个由梦想变成现实的过程，在活动项目实施过程中，应重点掌握的环节包括：
经费的管理
预算和支出，与实际发生的费用以不超过10%为准。
项目时间的管理
项目的时间管理主要手段是设立项目时间进程表，在该项目实施过程中紧扣及掌握时限。
项目团队的管理，包括：
项目介绍会，详细介绍项目及任务分配。
项目名称
项目目的
项目时间
活动地点及路线
参与对象
参与人数
任务书
定期项目碰头会
核对项目进程
发现问题
解决问题
活动前嘱咐会：
活动详细流程
活动当日任务书
嘉宾名录
细节问题
备选方案
项目活动预排。
项目设立主委会，安排工作，责任分工等。
场地安排：
场地选择：注意符合经费预算，交通便捷，有所需设备提供，有立足车位及周边同期有无其他重大活动举办。
场地的选择应体现活动本身的目的，选举场地时应考虑。
场地入口
各通道（消防/搭建/收发货等）
电梯设备
洗手间
光源
场地环境
VIP ROOM
场地预定：
预定场地前之批准（政府、公安部门）
比较两家，前后查看2次或以上。
负责场地人在场陪同查看，确定可租用日期/时间。
确保提供的设备
索取报价（包括餐饮、会议厅、住房等，要真实及详尽）
取消预定的条款。
作出初步预定
确认场地并取消其他预定的场地。
活动项目开始前逐项详细确定预定内容及有关费用。
场地布置
充分体现活动项目的目的。
与相关部门人员（市场部/办公室/工会等）商讨如何宣传，如何打造公司及产品品牌。
确认场地对布置的需求，限制及费用。
活动项目的标识应设置在场地的醒目处。
指示牌应从第一入口处至活动地点处。
媒体宣传
媒体宣传需要文字准备、图案设计，一般至少提前两个月前进行，即在项目计划批准后，即开始媒体宣传的工作，媒体宣传包括：
广告（报刊、杂志、海报、电视、广播、网络等）
新闻发布：
选取媒体、沟通新闻工作人员，联系等。
准备新闻稿。
安排摄影
现场媒体接待
媒体报道搜集、简报等。
后勤支持：后勤是活动项目容易疏忽，但不可或缺的一个环节，应包括：
物资搬运（资料过送，附加设备等）
司机（交通安排VIP接送）
供水、餐饮、员工就餐等。
文具供应
会后清理，收拾工作等。
项目的评估：是展示项目成效的机会，通过总结与评估，可看到项目组织的成功与不足，使下一个项目能管理得更完善，更有助于项目计划及管理。
评估包括：
活动参与者的反馈（问卷、采访）
活动组织者的报告：
开篇：地点、人数、日期
中段：效果、成功处
结尾：建议
媒体统计：各类反馈表格
媒体评价与覆盖率
举办活动项目的几点提示
活动应有具体明确目标，确保活动形式能达到目标。
活动开始前应做“采排”工作。
宣传工作应在活动前2个月进行。
事先应设想周全，如何应付紧急情况。
用餐人数提前48小时确认。
事前弄清楚取消预定的条款。
邀请信应提前一周或10天前寄出，并要求回复。
参加活动工作人员，嘉宾佩戴胸卡，设计应与活动标识一致（可分列不同颜色）。
现场准备对讲机供活动使用，方便联系。
所有参加活动工作人员应了解活动项目的每一个细节及清楚每人的工作责任。
各类型活动项目要旨及注意环节
（简略列出）
（一）新产品上市会
要旨：1）明确目标/参与对象
2）地点、时间、确定
3）新产品之诉求，发布会风格。
4）媒体名单、新闻主题
5）邀请函
6）产品展示方式，产品培训等。
注意环节：
场地背景
舞台展示区
相关宣传资料
各种设备安排，VIP休息室及上市流程
（二）新闻发布会
要旨：
目标计划
时间地点
确定邀请重要人物发言
先介绍后提问
新闻发布主持（公司内部人员为佳，外聘主持配合）
准备新闻稿
准备信息包及礼品
到会记者时间的确认。
安排寄请柬要求回复等。
各人员职责分配及了解活动内容。
注意环节：
名片签到本（政府官员、嘉宾与记者分开）
背景板/指示牌设立
VIP交通车辆
各种设备、资料、物品运送
翻译安排
准备VIP休息室
摄影安排及要求
（三）开幕典礼
要旨：
时间/地点
发言人数
典礼程序
VIP邀请（政府官员、行业协会主席等）
邀请名单
记录回复名单，电话查询
收集发言人之发言稿
备好礼品
安排VIP司机或随员位置/就餐等。
合作伙伴事先确定的职责及安排。
注意环节：
背景板（颜色、字样、LOGO等）
公司介绍
资料运送到位
检查设备的正常运作。
仪式后招待酒会或晚宴安排。
（四）招待酒会
要旨：
选用质量好，信息好的酒店
尽量不使用一次性的餐具
菜系应符合嘉宾的习俗及活动的内容（考虑素食者安排）
选户外地点应考虑天气、时间的早晚）
现场布置、灯光、搭建等。
注意环节：
主办者陪同VIP客人（全过程陪同）
来宾致词安排
主办人宣布酒会开始
（五）研讨会
要旨：
合作伙伴筹划阶段/会者名单安排
形式确定
邀请发言人
提供详细背景资料
介绍研讨会议程
镜外发言人的邀请函/申请签证安排
收集发言稿/安排翻译
外方客人家眷随行出行、游览、购特待安排。
注意事项：
准备资料/会刊/手册等
胸卡/礼品安排
VIP接待，引导工作，交通车辆。
所需设备的准备及确认。
场地布置，发言席安排、出卡等。
会议相关系统设备。
用品、纸笔、饮料、茶会备用物品等。
安排录像/摄影等
（六）展览会
要旨：
明确目标/计划
目标对象
参展单位/赞助商
场地区域（分接待区、展示区及洽谈区）
申请许可证
展览设计及搭建公司
确定展览设计内容。
对外宣传工作。
安排辅助设备
培训工作人员（礼仪、志愿者）
评估展览效果。
注意事项：
接待台布置
准备宣传资料、鲜花、名片设备等。
展览用之派发小礼包
洽谈桌椅，饮用水安排
展览搭建时间
用电核准
安排录像/摄影
撤馆后车辆、交通的安排
（七）年会
要旨：
有公司的员工年会/客户年会
目的“回顾过去、展望未来”的聚会，表达感谢及弘场团队合作精神的好机会。
注意环节：
晚宴布置装饰工作安排。
签到/礼品分放、派发。
人员车辆安排及接送。
人流控制，划分部门区域。
准备的VIP房或演出人员房间。
游戏道具，演出服装，程序表等。
资料安排
灯光、音响设备的调较。
主持人串词安排。
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