（时间管理）时间管理
时间管理
第壹讲时间管理的四个发展（上）
时间管理概述
时间管理的必要性
时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，所以时间
是最不为人们理解和重视的，也正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍，也
更为严重。
因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该暂时停下来审视壹下自
己的时间利用效率，审视壹下自己于时间中所处的角色，寻找壹条更为合适的途径，实现自
己的目标，追求自己的人生价值。
于经理人的所有管理技能中，时间管理最容易被忽略，对中国的经理人而言，这又是壹
个急需解决的问题。初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位，比较容易忽略管理的角
色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作时间更忙碌，工作任务更多，时间效率的管
理也就显得更加重要。
时间管理的内涵
1．时间管理
那么什么是时间管理呢？于日常生活中始终如壹、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管
理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。
时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是于企业里的管理，
同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。也就是说，时间管理应该是包含着生
活中所有时间的合理利用和支配。
2．主管于时间管理中存于的误区
很多主管于时间管理上普遍存于以下壹些认识误区：
宁愿去做事情，而不是去做正确的事；
宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法；
宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和方法；
宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果；
宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，尤其是于投资理财的观念方面，国人习
惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入。
表 1-1管理时间的自我评估
宁愿 而不是
正确地做事 做正确的事
解决问题 有创意的选择
保持手段 优化手段
遵循义务 求得结果
降低成本 增加利润
3．传统的时间管理观念
从节约和增加收入这俩方面进行比较，传统的观念喜欢节约，时间管理的传统观念中渗
透了这种生活哲学观的影子。传统的时间管理观念强调以下几个方面的内容：
强调时间的重要。古人曰“壹寸光阴壹寸金，存金难买寸光阴”，这里强调了时间的价
值和重要性。
强调时间流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”见到滔滔不绝的江水，想到时间也如流
水壹样，不断地、快速地流淌，强调了时间的无法失而复得性。
强调时间管理的计划性。中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性，俗语常说“预
则立，不预则废”，也就是说于做事之前要有充分的准备和充分的计划，强调了计划的重要
性。
俗语常说“壹年之计于于春，壹日之计于于晨”，放到当今的竞争激烈的社会中，这句
俗语于依然实用的同时，能够稍加变通，改成“壹年之计于于去冬，壹日之计于于昨夜”，
因为到了春天再开始做计划已经来不及了，而要于去年的冬天就要做第二年的计划，同样，
壹天的计划要于昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。也就是所有的计划均要提前做。
时间管理的四个发展
（壹）竞赛以快趋强
竞赛以快趋强，军事以先下手为强，于市场环境急剧变化和动荡的今天，商界讲究“快
鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。今天是比速
度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。
（二）你有多少资本
如果问壹个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产，
而容易忽略掉自己的时间财富。
爱因斯坦说过：“壹切和生俱来的赠品中，时间最宝贵！”时间不仅宝贵，而且时间最
公平，无论壹个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时间是绝对公平的，每人每天 24小时，
壹分壹秒均不差，时间不会对任何人厚此薄彼。可是上天又是不公平的，因为每个人的时间
价值是不壹样的，成功人士单位时间的价值非常高，而壹般的普通人，时间的单位价值就比
较低。
（三）72岁人的壹生
壹个人的时间到底是怎么度过的，每个人壹生的时间是怎样被利用的，时间哪里去了？
为了回答这些问题，科学家对人群的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总，从
而得出了如下的结论。
假设壹个人的生命时间是 72岁，则他的时间使用情况能够用表 1-2来表示：
表 1-272岁人的壹生时间利用表
活动内容 所消耗时间
睡觉 21年
工作 14年
个人卫生 7年
吃饭 6年
旅行 6年
排队 5年
学习 4年
开会 3年
打电话 1年
找东西 1年
其他 3年
（四）效率和效能
人们重视生命，乐于理财，却疏于时间管理
时间管理的三大观念
时间管理有三大观念，第壹是时间观念，第二是效率观念，第三是效能观念。对这三大
观念的理解和把握，是时间管理的关键。
1．时间观念：1小时和 3年的关系
建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间珍
惜起来。于人们的理解中，3年是壹个很大的时间单位，而 1小时则是壹个常被忽略的时间
单位，实际上，如果每天能节约出 1个小时，则于人生 70年的岁月中，就能够节约出 3年
的时间，时间观念的重要性由此可见壹斑。
2．效率观念：速度能使石头漂起来
所谓效率观念，就是要有速度。石头之所以能漂浮于水面上，如《孙子兵法》所言“疾
也”，也就是速度很快的原因。
3．效能观念：始终不偏离终极目标和结果，和人生奋斗方向相吻合
效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢，仍要考虑其他的因素。中国人习惯以效率衡量
事物，而不常论效能，人们常常夸奖壹个人做事很有效率，却很少夸这个人非常有效能。
效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即
数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，仍要方向正确、
结果良好、效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。于时间管理
中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。
效率和效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比。效率是
指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是价格便宜，即买这个货物所花的货币
数量比较少，效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大，即当人们去买大宗的物件，
例如买电脑、买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素，更见重性价比因素，不是越便
宜越好，而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。同样的，于单位时间内，所
获得的产值大小就是效率，而于单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。
效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成本要低，效能和效
率相均衡。21世纪的经理人，不但要意识到时间很重要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做
事情的数量和速度，同时仍要追求价值，要多、快、好、省。
第二讲时间管理的四个发展（下）
时间管理的四个发展历程
时间管理的发展经历了四个阶段，人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管
理，期间也经历了管理方式和管理重点的转移。
1．第壹代：时间增加和备忘录
第壹个阶段称为时间的单纯增加和备忘录。时间的增加是指当时间不够用，而工作任务比较
多的时候，就单纯地加班加点，延长工作时间。备忘录就是把所有要做的项目列出来，制作
成壹个工作任务清单，做壹件，勾掉壹件，以此种方式进行时间的分配和使用管理。
2．第二代：工作计划和时间表
第二个阶段称为工作计划和时间表，即于所有要做的工作任务开始之前，把清单列出来，
于每壹项任务之前定壹个时间的期限，例如早晨 8点～9点做什么，9点～10点做什么，下
午 1点～2点做什么，每壹项任务均有开始和结束的时间，于这个时间段中完成规定的某项
任务。这个方法有时候也称为行事历时间管理法。
3．第三代：排列优先顺序以追求效率
第三个阶段的时间管理称为排列优先顺序以追求效率的时间管理。当工作任务越来越多，
多到于规定的时间里面没有办法彻底做完的时候，就要求对时间管理的内容进行壹定的更改，
第壹，对工作任务要做壹些取舍；第二，对工作任务要排优先顺序，比如，先做哪壹件，后
做哪壹件；重点做哪壹件，非重点做哪壹件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，
等等，描述这个取舍和优先顺序的办法能够通过象限法进行。
如果按照重要程度的轴来标记横坐标，按照紧急程度的轴来标记纵坐标，能够构成 ABCD
四个象限，A象限是又重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急可是
不重要的事情，D象限是不重要也不紧急的事情。如图 1-1所示：
A类工作：又重要又紧急的事情
首先应做 A类工作，因为 A类是又紧急又重要的，这类工作壹般属于突发事件。当工作
中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形
象地称为救火行动。
B类工作和 C类工作
当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理 C类紧急但不重要的工作，仍
是 B类重要但不紧急的工作？有人认为 C类工作很紧急，应先期处理，也有人认为 B类工作
很重要，应先期处理。按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家
认为应先处理 B类工作。
为了对 B类工作和 C类工作完成时间进行分析，可通过分析假设不做 C类工作，会导致
整个时间管理出现怎样的情况；而如果不做 B类工作，又会导致整个时间管理出现怎样的情
况。透过这俩种情况的不同比较，就能够清晰地见到俩种选择的差别。
B类工作重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间的进壹步推移，越来越紧
急，直到突破壹定的极限，变成 A类工作，所以，B类重要不紧急的工作壹旦被拖延下去，
就会变成突发事件。C类工作如果不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得越来越
紧急，当越过壹定的极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受壹定的
损失，承担壹定的责任，工作本身也可能会因此而消失。不紧急
图 1-2第三代时间问题分类示意图
如果于 B类和 C类工作之间做冲突性的分析，例如下午只有壹段时间，只能做壹件事，
要么做 B类工作，要么做 C类工作，俩者不可兼得，那时就应该扔掉 C类工作，要保住 B类
工作，因为 B类工作的价值更大，它的重要程度更大。
于俩者不可兼得的情况下，如果能够延长工作时间，统筹协调，进行更好的策略性的安
排，即于 B类工作不变成 A类工作之前，先把 C类工作完成，再按部就班地处理 B类工作，
这样就能够达到双赢的效果。可是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现，因为 C类
工作的数量太多，单个 C类工作虽然花费的时间不多，可是 C类工作的数量层出不穷，所谓“野
火烧不尽，春风吹又生”，很多经理人对于 C类事件的处理只能疲于应付，致使时间管理者
陷入了 C类事件的汪洋大海之中，迷失方向，只见树木，不见森林。
C类事件的描述有著名的帕金森定律，也称为爆米花定律，就是 2斤玉米见上去不是很大，
可是经过膨化以后有可能会变为壹箩筐玉米花。由此可见，被膨胀、被扩大后的结果会导致
C类工作数量庞大，以致无法完全彻底地被解决。
但中国经理人面对壹大堆繁杂事务的时候，习惯于“急事急办”，“特事特办”，于是就
会践踏原则，就会没有时间性，就是总把最紧急的事情拿来做，从不考虑这件事情的价值如
何，不考虑时间的重要性程度。
对于紧急不重要的事情，能够把它们安排于时间使用的后面，壹定不能使其占用 B类工
作的时间。时间就像壹根橡皮筋，要设定期限，不要把工作任务变成发面团，像爆米花壹样
膨胀，占有你的工作时间和空间。如图 1-3所示：
图 1-3第三代时间管理事件分类示意图
4．第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向
第四代时间管理的代表是时间管理的二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物
均能够分为重点的少部分和壹般的大部分，这就是通常所说的二八定律，即 80%的结果源于
20%的努力，也就是 80%的结果是因为 20%的关键因素所致。
所谓“打蛇打七寸，擒贼先擒王，好钢用于刀刃上”，用最有效率的时间去做 20%的最有
效率的工作，于这些时间段，注意力要高度集中，壹口气把事情干完，不要中间停止，从而
达到壹种高效率。同时，要调整生物钟，控制好工作的节奏，使得效能最高。
时间管理的六个概念
不管是中国传统的时间管理，仍是第四代时间管理，于时间管理中，以下六个概念是贯
穿于时间管理中最核心的重要问题。
1．消费和投资
消费和投资包含多个概念，时间如果用于工作、学习，就是壹种投资，因为它是有回报
的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松，就属于消费，所以时间管理要
多投资，少消费，达到投资和消费的平衡。
2．机遇和选择
于时间管理中，要主动地选择，而不是被动地等待，主动能够导致机遇，等待则只能处
于无奈状态，不能将人生时间使用的可能性发挥到极致。
3．应变和制变
应变就是当问题发生时，去被动地做出反应；制变则是去控制住事情，能够主动地预先
做出壹些预防，让事情最大可能地朝着自己把握的方向发展。
4．效率和成效
于时间管理中，要有很高的时间利用率，而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是和奋
斗目标相壹致的，而不是南辕北辙的结局。
5．紧要和重要
处理好紧要问题和重要问题的关系，具体做法如下：
对于重要且紧要的问题立即处理；
对于重要但不紧要的问题优先处理；
对于紧要但不重要的问题最后处理；
对于不重要也不紧要的问题则予以回避。
6．反应和预应
当问题发生后，能及时做出反应，采取必要的措施。对于未发生的问题，则防患于未然，
提前做出预防，使问题有良好的预警处理机制。
时间的杀手：时间损失分析
时间哪里去了？当下很多时间管理者惊呼“谁动了我的时间？”对于每天的 24小时，
对于每小时的 60分钟，似乎均特别容易逝去。时间的杀手究竟于哪里？壹般来说，时间的
损失不外乎以下几个方面的因素：
设定目标方面的时间损失；
制定计划方面的时间损失；
做出决定方面的时间损失；
于工作组织方面的时间损失；
工作开始时的时间损失；
每日安排上的时间损失；
于信息和沟通方面的时间损失。
耗时因素分析
（壹）外因和内因的耗时
对时间损失因素的分析，也能够按照外因和内因来分类，调查者通过对人们日常消耗时间因
素的归类，大致将这些原因划归为以下几个方面：
1．外于因素耗时的类型
电话干扰；不速之客；沟通不良；资料不全；文件复杂；工作搁置等。
2．内于因素耗时的类型
计划欠妥；事必躬亲；条理不清；欠缺自律；无力拒绝；做事拖延等。
（二）有形和无形的浪费
于时间浪费中，有些时间是被眼睁睁地见着消耗掉的，而有些时间则是于管理者毫无知
觉的情况下被浪费掉的，因此，浪费时间的现象能够按照有形浪费和无形浪费来区分。
1．有形浪费
开小差；资源不足；电话；程序繁琐；间断；等待。
2．无形浪费
计划不周；不懂说“不”；拖延；不懂授权；不分轻重缓急。
时间管理困惑汇总
于经理人的时间管理中，时间总是被无数的突发事件和小问题所占用；经理人做好了工
作计划，但于实际的工作中，却根本不能按照自己的预定计划来完成这些工作；经理人自己
总是感觉时间不够用，而且这种不够用又不断地被加班和身心疲惫所加剧。
时间管理的困惑能够归纳为以下几个方面：
工作无计划，忙忙碌碌不知道干了什么，总是感觉时间不够用；
计划常被突发事件、会议中断或打乱；
工作被小问题拖延；
工作时间超出原计划；
下属工作的突发事件多，无能力解决。
时间管理误区
（壹）时间管理误区
于时间管理中，人们认为自己的时间属于自己的私人财富，似乎今天过了仍有明天、今
年过了仍有明年；或者突然感觉自己时日不多了，自己的很多工作均堆于壹起了，自己已无
所适从了。这种潜意识的循环论左右了人们的思维，也让人们于时间面前不知所措。
人们常犯的时间管理错误包括以下几个方面：
不尊重时间；
没有认识到时间为不可竭尽资源；
不了解重要性和紧急性；
没有时间管理系统。
（二）良好的时间安排
要走出时间管理的误区，需要认识时间的“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、
“无法失而复得”等特性，且对自己的工作和生活进行计划性安排。
良好的时间安排应做到以下几个方面：
确定事情优先顺序；
做好计划安排；
及时解决问题。
经理人的时间管理，最主要的是提高效率，要善于集中时间，切忌平均利用时间，要时
刻以帕累托定律提醒自己加强时间管理的重要性，要善于处理工作时间和生活时间的关系。
时间管理是经理人成功的前提，经理人的效率管理就是要明确效率的真谛—对事不对人，要
了解自己的生活节律，让自己的时间管理和自己的生理特征相壹致。
第三讲提高个人成效的方法（上）
时间管理的关键取决于个人工作的成效，每天对于每个人均是恒定不变的 24小时，但
不同的人有不同的使用方法，不同的人于 24小时的利用上截然不同。对所有的经理人而言，
掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己时间的最重要因素。
壹、效能管理法
（壹）象限时间管理法的分类
对事件重要和紧急情况的分析，也是对效率和效能关系的阐释，于是，于由重要程度和
紧急程度所构成的象限中，处理 ABCD四类事件的顺序依次是：
首先处理位于 A象限的事情，也就是对既重要且紧急的事件首先处理；
其次应处理位于 B象限的事情，也就是对重要但不紧急的事件进行处理；
接下来处理 C象限的事情，也就是对不重要但很紧急的事件进行处理；
最后再处理 D象限的事情，也就是不重要也不紧急的事件。
按照象限时间管理法的分类，ABCD四类事件如图 2-1所示：
图 2-1象限时间管理法示意图
（二）象限时间管理法四类事件的分析
1．A类突发事件出现的原因
于时间管理中，事件的出现总是让管理者感到棘手，为什么会出现如此多的 A类突发事
件，是哪个环节的工作没有做好呢？
通过管理专家的研究，A类突发事件壹般均是因为 B类事件的处理存于问题导致的，也
就是说，当对重要但不紧急的事件未做妥善处理时，这些事件会随着时间的推移而不断增加
紧急成分，最终，B类重要但不紧急的事件均会转换为 A类重要且紧急的突发事件。
而影响 B类事件完成的原因则是由于 C类事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了
B类事件，却花了很多精力去处理 C类事件了，结果 B类事件会慢慢变成 A类事件。
于日常的经理人活动中，B类事件转化为 A类事件的情况经常发生，当这些转化发生之
后，经理人只能马上停下手边的任何工作，全力以赴地处理这些 A类事件，A类事件处理完
后，经理人才又回到原来的工作上，于是这种管理不善的情况就不停地于经理人的时间表上
循环出现。
经理人会花 50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是 C类紧急但不重要的事情；又会花 50%
左右的时间处理 A类紧急的突发事件，于是，经理人于 C类事件和 A类事件之间来回奔波，
成了时间管理的救火队员，而 B类事件则被扔于壹边，虽然 B类事件非常重要、很有价值，
但却被遗忘或无暇顾及。
2．避免 B类事件转化为 A类事件的方法
避免 B类事件转化为 A类事件的方法是需要对所有类事件进行处理，壹般能够采用的方
法包括：
压缩：将事件的核心完成，或简化完成该事件的步骤。
替代：寻找到比此事件更重要或紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件，从而
使得时间利用率更高。
授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。
先做：于第三代事件管理中，先做 A类突发事件；于第四代时间管理中，只依照重要
性来区分所有事件，因此先做 B类重要事件。总之，最重要的应该最先来处理。
舍弃：对部分事件，如果其重要程度和紧急程度均不高，则能够将之舍弃，以更多的
时间来完成其他工作。
增加：对重要事件，要增加完成时间，增加工作量来全力以赴地完成，以使该类事件
的处理更加完美。
改进：改进部分事件的性质，尤其需要将 A类事件改成 B类事件。
杜绝：突发事件不能杜绝，重要事件也不能杜绝，紧急事件壹般也无法杜绝，因此，
对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。
确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。
聚焦：安排专门的时间段，集中精力聚焦重要事件的处理。
少做：不重要事件要尽力避免。
不做：对不重要不紧急的事件能够采取不予理睬的办法，甚至以牺牲部分利益为代价
而放弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时间。
不同的方法适用于不同的事件，只有选择适合的方法处理适合的事件，才能够节约时间，
将经理人从奔波于 A类事件和 C类事件之间的救火角色中解救出来，但如果选择的方法不适
合事件的处理，则效果必然适得其反，使得事件性质升级，花费时间也将成倍增加。
【自检 2-2】
您认为以下各种方法于 ABCD四类事件的处理中，各适用于哪些事件的处理。
方法 适用事件
压缩
替代
授权
先做
舍弃
增加
改进
杜绝
确保
聚焦
少做
不做
见参考答案 2-2
综上所述，经理人之所以有那么多的 A类突发事件，是因为 B类重要不紧急的工作做得
不够，所以从时间分配的角度见，对紧急和重要的突发事件需要安排 20%～25%的时间，且壹
定要控制于 25%以下，对重要不紧急的工作需要安排 65%～80%的时间。也就是要把绝大部分
工作时间花于重要但不紧急的工作上，把重要不紧急的工作变成紧急又重要的去做，对紧急
不重要的工作花 15%的时间处理，不紧急也不重要的工作则能够扔掉。
图 2-2管理工作时间分配示意图
3．艾森豪威尔将军的时间管理原则
艾森豪威尔将军认为，面对 ABCD四个象限的工作时，应该采取不同的应对措施：
A类紧急且重要的突发事件要本人做，而且要立即做；
对重要不紧急的 B类工作，要本人花大量的时间聚焦于此工作上；
对 C类紧急但不重要的工作，要尽量不安排自己做，而是要委托授权给别人做。如果
必须自己做，要减少它工作量；
对不重要且不紧急的工作，要把它扔进废纸篓。
艾森豪威尔将军的时间管理原则是属于第三代和第四代时间管理之间的壹个管理原则，
这个原则提倡紧急又重要的突发事件由本人立即做，但按照第四代时间管理原则，每壹分、
每壹秒均要做最有生产力的事情，也就是做最重要的事情，对于紧急性程度很高又非常重要
的任务，如果能够授权，也能够授权于他人来完成。
图 2-3艾森豪威尔原则示意图
二、艾维李的效率法
美国管理学家艾维李提出了“10分钟 6件事效率法”。他认为，能够先花 5分钟的时间，把
接下来的壹个阶段，也即明天、下周甚至下个月要做的 6件事情列出来，然后花 5分钟的时
间，把这 6件事情按照重要性程度优先顺序排序，将最重要事件的排为壹号，次要事件排为
二号，依此类推。再把这 6件事写于纸上，剪成壹个壹个小纸条，于上班开始后，按照重要
性次序壹壹执行，当第壹件工作达到阶段性目标后，开始做第二件工作，这样就能够保证每
壹时、每壹分、每壹秒均于做最重要，最有价值的工作。艾维李的效率法能够总结为以下三
个步骤：
列出明天（下周、下月）要做的 6件重要事情；
把这 6件事情按重要程序排序；
上班开始先做 1号，完成之后做 2号，再做 3号，依次类推，直至下班结束。
于经理人的时间有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前提下，要有效地利用时间，
就必须有所取舍，应选取最重要、最有价值的工作来执行。
艾维李的 10分钟 6件事的时间管理法，过去壹般翻译成效率法，也叫艾维李效率法，
从完成工作的性价比来见，它也能够称为效能法，因为艾维李的 10分钟 6件事的时间管理
法最注重的是工作任务的重要性程度和价值，而不是紧急性程度。
三、壹周时间运筹法
时间管理是从计划开始的，好的时间运筹方法，需要对过去的工作进行科学合理的记录，发
现时间浪费的所于，然后找到改进的措施，修正原有的时间管理方案，且严格按照这种安排
执行，壹周时间运筹法即是这种时间管理方法的代表。
于使用壹周时间运筹法时，以星期时间为横坐标，标记礼拜壹、礼拜二、礼拜三直到礼
拜天，以小时时间为纵坐标，标记早晨、中午、上午、下午、晚上以及备注和总结，然后于
接下来的壹周里，进行认真记录，且对每天的时间利用进行总结，当壹周的记录结束后，再
进行周总结。如表 2-1所示：
对中、基层的经理人而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。例如麦
肯锡通过对全球经理人计划实现的有效性调查发现，大部分企业均于做月计划，而月计划定
下来后，于第壹周、第二周、第三周和第四周实施有效性是不壹样的，第壹周的实施有效性
为 70%～80%，第二周的实施有效性为 60%～70%，第三周的实施有效性为 50%～60%，第四周
的实施有效性只有 40%～50%。
个人月计划的实施也基本和此相似，于月末实施有效性会只剩下 50%左右，因为计划不
如变化快，于壹个月之前所料想的情形当下可能发生了很多的变化。如果对这些变化每天均
进行追踪，会发现每天的计划实施有效性均于减弱，情况变动的频繁程度导致只见到眼前的
具体工作，而往往忘记了整体的方向和目标，很难做到协调和平衡。所以周计划和周检讨非
常重要，能够帮助经理人修正和完善计划。
填写周计划和周检讨的管理报表，很多中国人均比较形式主义，尤其随着时间的推移，最后
的数据几乎均是假的，这就导致了壹个新的困惑——中国员工到底要不要用报表？报表出现
形式主义和中国人的文化观念关联，中国人比较容易急功近利，比较容易实用主义。因此，
报表要越少越好，越精要越好，壹般以壹个礼拜俩张表为好，第壹张表为周报表，第二张表
为客户档案记录，表格的设计要简明，抓住关键的数据就能够。
第四讲提高个人成效的方法（下）
四、办公室的 5S
（壹）办公室 5S的内涵
办公室 5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。办公室 5S不仅要求办公室执行，也要
求文员去做。如果要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理，必须进行 5S
行动。如图 2-4所示：
1．整理
整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物，能集中注意力进行工作的地方。于办公桌上摆
放的壹般是目前需要处理的文件，而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前仍未涉及
的文件，应该把它们收起来放到柜子里面，而且这样的整理每天均要进行，不要把事务留到
明天，要定期定制标签标识，对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。
2．整顿
整顿自己的工作作风和工作流程，让壹切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿
包括收拾和整理办公室，壹般要于中午午餐吃饭前的时间做简单整理，于下午下班前做彻底
全面的整理。有人习惯每天上班工作之前先整理打扫办公室，搞卫生，擦桌子，然后泡壶茶，
开始做许多很无聊的事情，结果不能很好地处理当天的工作，所以整理办公室应该放于每次
工作结束之后，这样能够快速进入工作状态，提升工作的效率。
3．清扫
将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的环境。
及时地处理文件，建立适当的文档系统，文件包括纸质文件、电脑文件等，日用品要定
期进行更新，不要乱七八糟，保持办公室的整洁，也是对工作时间的整理。
4．清洁
保持办公氛围的简洁，使自己很快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外，
不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不应弄得很舒服，最好简单壹点，没有靠背也能够。
壹般于总经理室、部门经理等处，经常会见到大班台和中班台，前面要放俩张椅子，这是浪
费时间的标志。如果要让办公室的工作简单快速，应把这俩张椅子均撤掉，让讨论问题的人
站着说话。因为人站着说话的时候语速会比较快，比较简洁，而如果让其坐着说话，壹般会
泡壹杯茶，先寒喧壹番，然后慢慢进入正题，慢慢发言，慢慢讨论，时间就会于这“慢慢”
的过程中被不知不觉地浪费掉了。
办公室切忌放个人的照片、合家欢、女儿的照片、明星照片、自己爱好的羽毛球、网球
拍、溜冰鞋等物品。于工作时间，如果有必要应将它们收于柜子里面，且不应将无聊的杂志、
晚报、参考消息、有趣好玩的玩具等也放于伸手可及的地方。统计表明人于多数情况下是没
有办法抵制住这些物品的诱惑的。例如壹见到《环球时报》的封面，认为第壹个消息很有趣，
决定要花 5分钟时间见壹下。结果往往是见完这壹个，会接着再见另壹个更好玩的消息，如
此壹来，就会忘记本职工作，工作时间实际就成为了阅报时间，当扎进到这些和工作无关的
新闻里去的时候，时间就会快速流逝。所以抵制住这种种诱惑，包括抽烟、喝咖啡、上午茶、
下午茶等，实际是时间管理能否取得成效的重要因素。
5．素养
养成好的习惯，摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀，让时间成为自己所能掌控的有形资源。
于办公室，人们经常会彼此说，“来来来，喝个上午茶”，“喝壹杯咖啡”，“来来来，小周来
抽根烟”。于职场能够喝茶、喝咖啡、甚至能够到卫生间或专门抽烟的房间抽烟，当受到这
样的邀请时，明明手头有壹个很重要的工作，但碍于别人的面子或交情，也就会暂时搁置工
作而和别人壹起喝茶、喝咖啡、抽烟，这就是时间浪费的开始。
壹旦自己给予别人这样的“面子”，便会使别人以为自己好交往，人比较随和，和别人
能打成壹片，便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面子”，也就不能不给李四“面子”，
接下来会有王五，赵六等，自己的工作会被不停地打断和干扰，这就是办公室工作的怪圈。
不断受到干扰和打断，也包括接打电话。必要时壹定要让助理接电话，自己如果要打电话，
壹定要拿着话筒站着打，不要坐着说话；如果自己要接电话，也要于接电话的同时就站起来，
最好能对自己的电话有所规定，壹般情况下接打电话不能超过 5分钟，如果没有实质性谈话
内容，5分钟壹到就要果断结束电话。
（二）办公室的 5S行动
综上所述，办公室的 5S行动应该做到：
于办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；
每天均整理，不要把事务留到明天，定制标签标色；
及时处理文件，建立相应的文档系统；
整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；
避免被打断，筛选电话，拿起话筒，不坐着说话。
（三）办公室 5S的适用范围
文件档案；
办公区域；
办公室管理。
管理者时刻要牢记，自己工作中最重要的事情是：创造企业的价值、绩效和利润。
五、计划的杠杆原理
（壹）计划的重要性
计划是非常重要的管理措施，对于工作，管理者应该多花时间去做详细的计划，让下属
加倍努力，不断地完善计划。
对于计划的理解，有壹个非常经典的口号“慢慢计划，快快行动”，即于分析思考、决
断、设定目标、制定计划的时候，多花壹些时间，多浪费壹些时间是能够容忍的，因为从本
质上说这不是浪费，因为考虑得周全，行动就会更快。所以中国古话曰“工欲善其事，必先
利其器”，磨刀不误砍柴功，多花壹些时间把刀磨得快壹些，砍起柴来就会更顺当。
可是有很多经理人正好和此相反，急于行动，疏于计划。有条件要干，没有条件也要干，
创造条件干。于战争中学习战争，于战争中积累战争经验，干中学。这个理论本身是没有错
的，可是如果于行动之前不假思索，不做任何的备选方案和计划，这样采取的行动就可能要
多交学费，多走弯路。
于开始行动之前，壹定要先坐下来想壹想，作为经理人，和员工最大的区别就于于做计
划，员工只要被动的服从和执行就能够算作是壹个合格的员工，最多只不过是壹个优秀的员
工。可是经理人于行动之前，要做尽可能详细的计划。如果没有于详细和简单之间求得平衡，
没有具体的操作方法，没有具体的数量，没有制定三个之上的计划就开始行动，这个经理人
的管理就是失败的管理。如果是委派下属来做工作计划，壹定要让其多花时间完成计划的制
订工作。
中国古人讲“三思而后行”，其中包含俩层意思：第壹是要多花壹些时间思想，然后再
行动；第二是要制定三个备选方案，然后开始行动，也即要有多套方案，再采取行动。
（二）帕累托原理（二八原理）
做计划有壹个杠杆原理，称作帕累托原理，也被称为二八原理，即 80%的结果往往取决
于 20%的努力，花费 20%的努力，能够创造 80%的成绩。于这种情况下，效果不见得是最好的，
但成本是最低的，于生活中，用 20%的努力，也可能会达到 80%的效能。
图 2-5帕累托原理示意图
1．巅峰期
人于每天的工作时间中，总会有壹段时间的工作效率最高，这就是巅峰期，如果能将最
重要的工作放于工作成效最高的巅峰期来完成，就能够取得非常好的效能。壹项关于巅峰期
的研究表明，很多人是于上午 9点～11点时处于巅峰状态，而下午 3点钟以后则处于低谷期，
对巅峰时间段的高效利用，需要每个人结合自己的实际情况来把握。
【自检 2-4】
于下图中，根据个人的实际情况，于时间段中标记自己每个小时工作效能的情况，找到工作效
能最高的点和工作效能最低的点，以了解自己时间使用的巅峰期。如果图中时段太少，能够自己延长时段轴。
2．每天 15分钟
每天用 15分钟进行闭门思考，即全封闭自己形成独立的空间，壹个人非常冷静地独立
思考、反省，能够不断进步。
3．4D原则
面对 ABCD四类重要程度和紧急程度不同的工作，要采取不同的原则，例如对 A类重要
且紧急的工作要马上去做。可是，于所有需要处理的工作中，也需要进行区分，有些 A类突
发事件需要自己马上处理，而有些 A类突发事件能够交给别人做；有些工作能够以后再说；
有些工作需要授权给别人做；有些工作则干脆就不做，这个策略就是 4D原则。
Doitnow马上就做
Doitlater以后再说
Delegate授权
Don’tdoitnow不做
4．提高效率的三问法
美国人伯纳姆认为，为了提高时间的效率和效能，做每壹项工作任务之前均应该认真问
以下三个问题：
第壹个问题是“能不能取消，可不能够不做，为什么壹定要做？”
如果工作不能取消，则需要问第二个问题“这个工作能不能和其他的工作合且？”
第三个问题是“能不能用更简便的东西去代替这个工作？能不能用壹个其他的任务达到
相类似的效果？”
伯纳姆认为不是所有的工作任务均要做，面对工作，要“有所为，有所不为”，要能够
有所取舍，没有办法取舍时要想办法合且，不能够合且时要思考有无替代的方案。
5．善用每壹段空闲时间
善用人生的 10分钟等车约会……
善用每壹段空闲时间，例如坐车的时间，能够同时用 MP3或其他设备收听学习课程，或
认认真真地想问题，或见“口袋书”。利用好生活的点滴时间不断积累知识，自己的信息量
就会越来越大，自己掌握的资讯就会越来越多。
现实生活中的专家且不比常人多懂什么，只不过是多读书、多见报、多吸收信息，而且
把他所需要的信息记下来积累起来而已。专家会把报纸上自己需要的内容剪下来做成剪报，
所以不断收集需要的信息，通过长期的不断积累，自己必然会成为某壹方面的专家。
关掉电视，扔掉报纸
关掉电视，扔掉无聊的报纸，尤其对有些刊登“东城的壹个美丽少女失恋”、“西街有壹
只疯狗”、“明星穿了花短裤”等花边新闻的报纸要坚决抵制，报纸要少见，要学会用很快的
速度浏览报纸的主要内容，最重要的是要订阅和自己专业相符的报纸。
当下是信息爆炸时代，有用和无用信息互相充斥于壹起，每天均能够从电视、报纸、互
联网上见到大量的垃圾信息。于有用信息中，也常常大量充斥了广告内容，尤其是报纸的发
展趋势是越来越厚，版面越来越多。以致有人惊呼今天的壹份《巴黎时报》上所刊登的信息
比 20世纪壹位法国人的壹生经历仍要多。
早起 1小时
早起早睡，晚上不能加班太晚，壹定要多睡觉。女人每天的睡眠要超过 8小时，男人每
天的睡眠要保证 7小时之上。于保证睡眠时间和睡眠质量的同时，要于早晨早起 1小时，中
国俗语说“早起壹时，轻松壹天”，讲的就是这个道理。
6．快速的节奏感
养成快速的节奏感是时间管理中的重要措施。借助于手表等工具，让自己时刻清楚自己
的时间指针到了什么位置，自己计划干什么，而当下正于干什么，如何协调自己当下的工作
状态等。
只有快速的节奏感，才能时刻提醒自己时间管理的重要性，才能体会到时间的紧迫性，
所以自己要给自己做人生的导师，做时间安排的先知。
7．日本人中之杰的六快
日本人于二战后快速崛起，期间的发展速度惊人。日本人最讲究速度，其时间讲究六快
—“快食、快便、快睡、快行、快思、快记”，这种时间管理方法于环境快速变化的今天，
非常实用。
快食；快便；快睡；快行；快思；快记。
六、时间管理法则
（壹）时间管理的法则
时间管理的实质是对生活方式和方法的管理，时间管理的法则也就是寻求最有效的生活
方式和方法。于日常工作和生活中，浪费时间的往往且不是大块头的工作，而恰恰是壹些不
良的生活习惯和工作方式吞噬了时间。
因此，从壹个个微小的细节开始做起，把工作的时间安排和利用好，同时也对业余时间
的管理，例如睡眠、学习、娱乐均要管理起来，专心致志，不虎头蛇尾，这就是时间管理取
得成效的要点，而这些处理生活的措施也就是时间管理的法则。具体包括以下几个方面：
每壹分每壹秒做最有生产率的事；
有效授权，换来轻松；
用金钱换取时间；
把重要的事情变成紧急的事情；
要不断地行动；
遇事马上做，当下就做；
第壹次做好，次次做好；
明确目标，制定计划，写成清单；
设定完成期限；
分秒不浪费，工作日志法；
业余时间管理，睡眠、学习、娱乐；
专心致志，不虎头蛇尾；
采用节省时间的工具、通讯和交通方式等；
封锁时间；
不听、接电话；
不见客访客；
不闲扯聊天；
让同事知道自己的封闭时间和地点；
不离开现场；
挂免打扰牌。
（二）第四代时间管理的 10个赢得时间的锦囊妙计
于时间管理中，第四代时间管理提供了 10个赢得时间的锦囊妙计，它们是：
为重要任务或同类任务设立工作时间；
有针对性地回避，设立安静时间，随后进行回话；
于会议和个人约会中设立时间限制；
把优先权作为所有工作的基本原则；
尽可能久地做那些确实关键重要的工作；
充分利用委托授权完成服务性工作；
将较大任务拆分成子部分进行（蚕食战术）；
和自己商定完成 A类任务的期限（数量、日期、事件）；
尽量完成重点任务（成熟感）；
按效率、有针对性地规划。
第五讲时间管理降龙 18掌（上）
时间管理的核心是效率和效能的提升，就是要规定和计划好工作。例如能够用壹个表格
记录壹周的时间安排，把所有的个人工作和家庭生活事项全部记下来，然后做壹些评判，通
过这样的记录会发现，于每天的生活中确实有很多的事情是很无聊的，有很多的事情是不需
要做的，这时，就能够把这些事情合且掉、删除掉，或者把它们放于另外的时间段。通过这
样不断地思考，尽量将目光聚焦于能够带来高回报的、重要的、有价值的工作和活动，这样
才能进入高效的时间管理之中。
所以，开始规划成功的时间管理需要做到以下几个方面：
◆记录壹周以来的时间安排，包括工作和个人生活的时间安排；
◆分析哪些是不需要做的事情，把它们删除掉；
◆思考如何尽量聚焦于能带来高回报的重要工作和活动。
管理时间的前提是要了解自己的目前情况，古语曰“知己知彼，百战不殆”，只有登记
和记录自己的工作状态，了解了自己的状态后，才能改善自己的时间使用规则。
壹、掌控每天—不被牵着鼻子走
◆生活就像马戏团，有驯兽师也有动物
生活就像马戏团，除了驯兽师就是动物，如果人不做驯兽师的话，就可能会变成动物。
同理，如果人不能控制好生活，生活就会控制人。
◆积极努力行动，掌控每天每时
只有掌握主动权，让生活围着自己转，才能不使自己成为工作任务的奴隶，不成为时间
的奴隶，做工作的主人，做时间的主人。
◆改变原有思维，找到正确的行动方法
壹定要时时刻刻掌握主动权，改变原有的不重视时间、没有规划、脚踩西瓜皮—滑到
哪里算哪里的思维。认真地把工作任务管理起来，把业余时间管理起来，把所有的时间管理
起来，控制到每壹天，甚至每壹个小时。
◆静下心来思考，有耐心地分析
有很多的高级经理人感叹下属的执行力不够。于时间管理中，这种执行力的实质就是月
月有计划，周周有检讨，天天有目标，而且这个目标和计划行动是永远不能够分割的，执行
开始的地方就是下壹次结束的地方，所以每天均要有目标。
针对这个目标，要有行动计划，然后不断进行检讨，不断积极努力地行动。掌握每壹天，
不断进行反省，静下心来做思考，能耐心地、更理性地分析，且且于今天下班的时候，把明
天的规划重新思考壹遍，让每个第二天均有提前做好的规划。
◆每天做有效规划，要有次序和条理
每个月末的时候，要对下月的工作做壹个规划，可是这个规划是粗线条的，不可能细到
每壹天和每壹分，所以月计划要突出主要的工作、核心的工作、有价值的工作。
规划周计划的时候，重点是突出每壹天，每天上午重点干什么，下午重点干什么。规划
日计划的时候，要于原来周计划的基础上，对明天的工作做壹个微调，让它变得更加切实可
行。月计划、周计划和日计划要不断调整，计划能够让工作变得有秩序和有条理。
◆壹次只认真做好壹件事，不急于求成
壹次只做壹件事，不要太急于求成，否则会导致眉毛胡子壹把抓。很多事情齐头且进的
时候，要有轻重缓急，如同 10个手指弹钢琴，先弹哪个音，再弹哪个音是有规定的。壹次
只能做壹件事情，这就是聚焦的原则，过于着急可能会带来负面的效应。
二、确定目标—不穷于应付
有壹位名人说过，人活着就是要有清晰的目标，将其写下来，且且每个时刻不断地激励
自己去朝着这个目标做。规划做完了，就要开始设定目标，不为目标疲于奔命。要把设定的
目标认真写下来，写下所有要做的事情就会发现，任务越多付出就会越多，成功的机会也就
会越多，成功的可能性也就越大。有很多人均有自己模糊的目标、想法，但他们没有把它精
确地写下来，于是这些目标计划就永远不能被实现。将目标写出来的时候，就容易发现这些
目标的缺陷，就要重新做整理，设定更现实的目标，这样就符合 SMART原则。
◆S是明确具体的意思；
◆M是可衡量、能够测量的意思；
◆A是行动导向的，跟大目标相壹致的意思；
◆R是务实可行的，就是跳壹跳能够得着，目标的高低比较适合，不是太高，也不是太
低，具有壹定挑战性，同时又具有实现可能性的意思；
◆T是有时间限期的意思。
设定目标，壹定要符合 SMART原则。例如建国前的共产党员经常喊俩句口号，第壹句口
号是“推翻蒋家王朝，建立新中国”，第二句口号是“解放全人类，实现共产主义”，这俩句
口号中，真正具有价值的目标应该是第壹句，因为第壹句是有可能做得到的目标。
【案例】
我国四个现代化分三步走的宏伟目标
于上世纪 80年代初期，我国开始实行改革开放政策，当时，于邓小平同志的领导下，提出了实现四个
现代化分三步走的宏伟目标：第壹步是要求于 1980～1990年，国内生产总值（即 GDP）要翻壹倍；第二步
是到本世纪末，GDP要翻俩番；第三步是到下个世纪中页，也就是 2050年左右，基本达到中等发达国家的
水平。
20世纪 80年代初设定这样的目标，全国人民均为之振奋不已。这个目标的设定符合 SMART原则，非常
清晰、明确具体、能够量化、有具体数值的要求、有时间限期，这些目标就具有很强的可操作性。
到 1986年，全国 GDP翻了壹番，提前完成了计划任务；到 1995年，全国 GDP翻俩番，也提前完成了计
划任务。而且到目前为止，广东的人均 GDP早已超过 5000美元，浙江和江苏的人均 GDP可能于不久的将来
超过 5000美元，而壹般所说的中等发达国家的人均 GDP大概为 5000～10000美元，这说明，于经济发达的
省份实际上已经进入到中等发达国家的水平。如果保持这样的水平，估计到 2030年就能够实现四个现代化
分三步走的宏伟目标。
点评：国家要发展，必须要设定目标，企业要发展，也要设定目标，个人发展当然也需要设定目标。每
壹项工作任务，包括业余时间均需要有目标，目标是前进的方向，没有目标和方向，最终的结果就可能是南
辕北辙。
设定目标不是坐于家里拍脑袋，不是按照自己的想法，不是做什么样的目标均能够。目
标决定结果，明确自己和全局的关系，明确上级和老板有什么样的需求，明白内部客户和外
部客户的企盼，于这种情况下设定的目标才是切实可行的目标。综上所述，目标的设定要遵
循以下几点：
◆把目标写下来，写下要做的事；
◆写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多；
◆目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划；
◆目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南；
◆ ◆明确自己和全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。
三、实事求是—不盲目乐观
◆少做过多的承诺，不要盲目乐观
设定目标以后，要实事求是，这就是 SMART原则中的 R，就是要求目标高低适合，不能
太高，也不能太低，目标太高，可望而不可及，这种目标设定是没有用的；目标太低，不能
激发员工奋斗的欲望，工作的潜力就不能得到发掘。实事求是不仅仅是针对目标的设定，于
工作任务的数量、自我的能力等各个方面均要实事求是，不能过于盲目乐观，盲目乐观容易
犯大跃进的错误，可能会夜郎自大。
◆承认问题和差错随时会发生，留出犯错误、被干扰和出现意外的余地
承认问题和差错是随时会发生的，因为于现实中，突发事件和紧急事件不可能彻底铲除，
即使对 B类事件的处理万无壹失，也要留出时间弹性，防止出现意外。
做事要留有余地，不要把话说绝，不要把事做绝，时间安排也壹定要有 20%～30%的富余
量。做计划的时候应该留有余地，例如安排壹天的工作时间，不能把 8小时的时间挤得壹分
壹秒均不差。同时，不做过多的承诺，做不到的不随便承诺，提前打好预防针。
◆开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需资源
开始行动之前，要充分利用经验，总结以往教训，考虑到所需的资源，包括人力、物力、
财产等，将各方面的配合考虑周详，壹步壹个脚印。
◆不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨
要忌讳“三拍干部”，不要抱怨埋怨，不要总找借口。俗话说“要为成功找方法，莫为
失败找借口”，如果“拍脑袋定任务、拍胸脯接任务，完不成任务拍屁股走人”，这样的“三
拍干部”只会失败。
“拍脑袋定任务”，不跟大家壹起进行慎重的思考和讨论，是盲目乐观，壹意孤行；“拍
胸脯接任务”，不估量自己有多大的能耐，任意拍胸脯，过多的承诺和许诺，只会导致失败
提早到来；最后完不成，“拍屁股走人”，推卸责任，甚至“拍肩膀”乱表扬，“拍大腿”充
当事后诸葛亮，充当马后炮，这均不符合实事求是的原则。
四、制定计划—不贸然行动
目标设定以后，要开始把目标转化为行动，把蓝图变成现实，这时就需要制定计划。可
是于计划和行动之间经常有俩个极端：第壹是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是贸然进行、马上
行动。而正确的做法是要制定计划，“慢慢计划，快快行动”永远是取得成功的捷径，而且，
如果能“三个计划而后行动”，则能够应对出现的突发事件，更好地适应情况变化。于考虑
计划的时候，要“民主计划，专制行动”，也就是多考虑大家的意见，可是壹旦事情定下来
以后，壹定要壹竿子插到底，格杀勿论，且且要把“目标刻于石柱上，计划写于沙滩上”，
即目标是不能轻易变更的，目标要清晰、明了，是能够写下来的，而且是要符合 SMART原则
的。
有壹个成语叫“朝令夕改”，从现代管理学的角度来分析，如果改的是目标的话，就不
能随意改；但如果改的是计划，就能够修正。对任务的每壹个部分，均要明确预期结果和时
间限期，计划越具体、越详实，任务落实起来就越实际，处理起来就越有条理。计划越详细
越好，最好是详细到大家均能够听明白，简洁到大家均能够听懂，不会产生歧异，所以于详
细和简洁之间，要求得壹个平衡。计划要做得很详细，同时要充分沟通，然后壹步壹步实施。
完成以后要进行奖励，当然于执行的中间要进行检查和监督。具体而言，制定计划要做到以
下几点：
◆要防止拖拉和冒进的现象。应该马上行动的，却踌躇不决者，易败；应该不慌不忙的，
却快速前行者，则不达。
◆对任务的每个部分均要明确其预期结果、理由和时间期限。计划越具体，任务就会越
实际，处理起来就越有条理。
◆ ◆计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。
五、决不拖拉—不能不紧不慢
◆拖拉的原因
要马上行动，绝不拖拉。美国联邦快递有壹个广告词说“拖吧，我们会抓住您的最后 1
分钟”，生理学上也有壹句名言，“人类的最后 1分钟”，就是每个人做事的时候，均会拖拉，
壹直拖到火烧眉毛的时候才会着急，所以大部分人于处理事情的时候，均有壹个拖延的习惯。
对于繁杂的任务，如果工作过重、压力过大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理性，目标很模
糊、时间不充分、精力也不够、常常又被打断时，人们就会不由自主地开始拖拉。
◆克服拖拉的办法
要客服拖拉，就需要把任务分割，分而治之地进行瓦解，因为壹个大西瓜壹口吃不掉，
应该分成片来消灭；壹个大蛋糕吃不掉，也要分成小片来消灭。所谓“千里之行始于足下”，
要把若干个大的任务变成壹个个小的具体的任务，把小的任务建成许多小的里程碑，且且完
成这段任务后要给予奖励。
把大目标分成壹个壹个的小目标，这种方式也被称为项目管理。当每壹个小的目标实现
以后，给自己壹个小的奖励，完成了壹个个小目标，整个过程就会充满喜悦，这是完成大目
标的壹个很好的策略。
◆及早开始、自我激励、精神放松
六、管理表单—不要眉毛胡子壹把抓
月计划、周计划和日计划的计划量要适中，于这些计划之外，应配合壹些管理的表单。
而且这些表单也要适量，以简单、简洁为主，不要眉毛胡子壹把抓。
中国人比较习惯感性思维，而不太擅长理性思维，不太喜欢用管理表格，壹见到表格头
就发晕。因此对于计划的工作细节，要快速、及时地随手记录，不断地检讨回顾周计划，每
天做调整和增减。计划的安排，壹定要留有余地，把周计划时时刻刻带于身上，理智应对。
对于每天的任务，要保持工作和生活俩者的平衡，而中午是壹个期限，要尽量把壹天的工作
集中于上午完成，如果上午实于完不成，下午仍能够继续，由此，就能够腾出下午的壹些时
间做壹些自我的调整。人的注意力壹般均是 90分钟，小孩子的注意力只有 45分钟。成人上
课最长是 1个半小时，因为 1个半小时膀胱容量已经到了极限，人的注意力也开始下降，必
然导致效率低下。综上所述，制作管理表单时不能眉毛胡子壹把抓，要做到：
周计划报表和日计划报表，计划适量；
计划工作细节，要快速、及时、随手记录；
不断回顾周计划表，每天做调整增减；
安排计划要留有余地；
把周计划表时刻带于身上，理智应对；
中午是期限，保持工作生活俩者的平衡；
休息片刻，适当调整，90分钟注意力。
第六讲时间管理降龙 18掌（下）
七、有效规划—不随心所欲
不要随心所欲，应将注意力聚焦于最重要的任务，首先完成最重要的工作安排，分批处
理壹些小任务，不要让干扰和突发事件主宰自己的时间，上午不要工作得太晚，早壹点开始
工作，按时下班。
对于职业经理人而言，如果的确是有突发事件要加班处理，属于情理之中，但经常加班
加点不是好习惯。有的人把加班当成壹种习惯，这只能导致形式主义，只能使得工作效率低
下、没有热情、没有激情，使工作成为累赘、成为负担，这样的工作很难创造价值。
【案例 2】
CMS的管理制度
CMS规定，如果某位员工每个礼拜加班超过 3天，而且没有申请免费加班，公司会对其进行罚款。CMS
公司认为如果公司不需要员工加班，而员工要加班，说明员工的工作效率太差，也说明这个员工的个人能力
很差，不能胜任公司的工作。
CMS公司的总裁到下面的机构视察，发现晚上 9点钟办公楼仍灯火通明，壹个员工于电脑前打字，他就
问是怎么回事。别人回答这是连续 3年的优秀员工，每天均加班到 9点钟，他很勤奋努力，非常敬业，是这
个部门最优秀的员工。总裁找来了这位员工的部门经理，问这个员工为什么每天要加班到 9点钟，部门经理
说，“这个员工的打字很慢，其他员工打字速度很快，5点钟就下班了，这个员工每天晚上 9点钟才能打完，
3年以来壹直如此。大家见他很勤奋，每年均评他为优秀员工。”
因为这壹个人的加班，整个办公楼的系统要给他开着，中央空调开着，所有的灯开着，而他加班的根本
原因是自己技能不合格，这样的加班耗费了很大的成本，于是总裁立即将这名员工调到了别的部门。
几乎所有的公司，尤其是民营企业，提倡员工加班，而有些公司反对员工加班，这就是
不同的企业文化价值观。只有好的价值观，才能让整个单位健康发展，才能让单位走可持续
发展的道路，才能激发员工的工作热情，创造巨大的价值。
于每周的工作中，周壹早晨最重要，于周壹的上午不应该安排会议，包括电话会议。周
壹的上午要做最重要的工作，尤其是重要且紧急的工作，合理的安排周壹的早晨是壹周工作
取得成效的关键。
很多单位喜欢于礼拜壹或者礼拜五安排会议，结果第壹天工作开始，大堆的工作任务被
搁置，电话响个不停，会影响会议的质量，也影响员工整天的工作。同时，礼拜五下午不能
开会，礼拜五下午每个人均心猿意马，准备过周末，所谓“身于曹营心于汉”，会议的结果
可想而知。所以不随心所欲，要有效规划就要做到以下几个方面：
注重聚焦于重要任务，首先完成；
围绕要项安排工作，分批处理小任务，不要被干扰和突发事件主宰；
不要工作得太晚；及早开始，按时下班；
周壹早晨最重要，不要安排见面或电话会议。
八、轻重有别—急事急办
对于事情的处理要分轻重缓急，急事急办，不能让简单的、容易的、喜欢的、花时间少
的工作占据日程安排，只有聚焦于有价值的事件，处理好 B类重要事件，时间管理才能节奏
和谐，工作也才能得心应手。具体要做到：
分别轻重缓急的次序；
辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间少的事件；
聚焦于目标和价值。
九、沟通细节—不粗枝大叶
讲究沟通的技巧，于沟通的时候，壹定要按照 5W1H的原则进行，了解清楚是什么原因、
什么人、什么事、何时、何地、要采取什么样的做法。
要像交通警察壹样控制任务流。当交通很拥堵的时候，交通警察壹定会做壹个缓和，先
让某壹方向停车，让另壹方向走，等这边走得差不多时再停住，然后让对面再走，于沟通中，
也要使用这种软着陆的策略。
控制任务流，要把任务全部写下来，把期限设下来，于发布任务和会议沟通的时候要使
用多媒介，不仅要靠电话，仍要发传真、发 Email。面对面沟通的时候，也要依靠壹些书面
的媒介，不断反馈和确认，同时要做进度的追踪、检查和控制。综上所述，沟通的细节包括
以下几个方面：
◆接受任务时的 5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等；
◆控制任务流，向交通警察学习；
◆写下任务，圈出最后期限，信守承诺；
◆发布任务时、使用多媒介，反馈确认；
◆保持适当的进度和追踪控制。
十、专心致志—不多头且举
专心致志，壹次只做壹件事，不要多头且举、齐头且进。多头且举的结果往往是目标分散、
效率低下。壹颗子弹只能瞄准壹个目标，如果要同时打 5个目标，结果会什么目标也打不中。
例如电脑同时打开很多软件后，资源会耗竭，而所有的软件可能均无法运行，这样就导致电
脑的死机卡壳。同样，上网时同时打开 20多个网页，网速就会越来越慢。
美国人常说的“于壹英寸的地方，深挖壹英里”就叫聚焦。不要广种薄收，而要精耕细
作。多头任务且举的时候，肯定只能先做成壹件。这时，就需要和上级做沟通，把任务的理
由和原因列下来，把重要程度列下来，然后提壹个方案，列出优先顺序，逐步完成。具体要
做到：
◆多头且举的结果是目标分散、效率低下，会弄糟事情，好像电脑死机壹样；
◆聚焦于目标不放松，离现实越近；
◆于壹英寸的地方，深挖壹英里；
◆多头任务且举时思考：接收的原因、重要程度，征求老板意见。
十壹、合理分配—不加班加点
合理分配，而不要轻易加班加点。每天的日工作表当中的计划任务要做壹个统筹安排，
要很好地利用时间，于合适的时间完成合适的任务。任务要进行分类，进行合且同类项，做
壹些筛选，能够把部分工作合且于壹起，也能够把部分工作暂时放壹放，甚至对部分工作能
够进行删除以节约时间。壹定要做深入的分析，让上午取得最大工作效益，好好利用自己的
时间巅峰。具体而言，体当下以下几个方面：
◆壹日之计于于晨，壹年之计于于春；
◆检查日表中的任务，再统筹协调安排；
◆能否最大限度地利用好时间，是否于合适的时间完成合适的任务；
◆分析任务且归类：能够删除的、能够少花时间的、能够委派别人的、能够合且的；
◆上午是能够取得最大工作效益的时机。
十二、清理桌面—先工作后整理
清理桌面的原则是先工作后整理，而不是先整理后工作。把近期的文件列出来，专注于当前
的文件，且用红色的标签标出当前的文件，上面写上 ING，意思就是正于进行中的工作，是
目前最需要做的工作，正于处理的工作。对于未来可能需要用的壹些文件，也要把它们列出
来，用另外壹个蓝色的标签标记出来。
于办公桌上醒目的地方，要摆上时钟，而且自己壹定要戴手表，设定时间期限。很多的
经理人不喜欢戴手表，但现代时间管理要求大家壹定要戴手表，于办公桌上放壹个台钟，是
为了适应时间管理的需要，能够把它拨快 2分钟，树立壹个事事提前的时间概念。
对于文具也要归类，不能让笔筒里面有橡皮三五个，水笔壹大堆，要将够壹个月用的文
具放入其中，留出适当备用，成堆的文具只能让人感觉凌乱不堪，同样，日用品不能放置太
多，可是也不要太少。具体而言，要做到以下几点：
◆只保留近期文件，要专注于当前的文件，包括正于处理的和未来四周内需要使用的文
件；
◆清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品；
◆于醒目的地方摆上时钟、戴上手表、设定时限，建立时间观念；
◆ ◆归类文具于壹处，足够壹月使用即可。
十三、办公室 5S—不乱成壹堆
依照办公室整理的 5S，进行“整理、整顿、清扫、清洁、素养”，对办公室的文档和电
脑中的文档，壹般分为 7～10类，按照这样的分类将每壹个文档归档，分类不要太多，太多
了就容易导致分类混乱，也不宜太少，分类太少每个大类中就可能存于很多归档模糊的文档。
文档的归类和团队管理壹样，好的团队壹般管 7～10个人，极限是 15人，而低于 5人的团
队缺乏潜力。常用的文档也是分为 7～10类，例如常用信息、即刻行动、当前的项目、日常
的工作、例行工作、客户工作、有待解决的问题、委托他人等，要把不同分类的文档标签标
清楚，使用不同的文件夹。于文件夹里面，子页应该适当，不要太多，也不要太少。每个大
文件夹可分成若干个小文件夹，每个文件夹也要做彩色的标签，这样就会壹目了然。
办公桌的桌面上只放当前所需要的东西，每天上午下班前先简单整理壹下，于下午下班
前再用 5分钟系统地整理壹下，而且壹直坚持这样的整理习惯，不要壹个月整理壹次。也就
是要做到以下几点：
◆整理、整顿、清扫、清洁、素养；
◆分类壹般为 7～10个文挡，标准适当宽些，分为常用信息、即刻行动、当前项目、日
常工作、客户工作、有待解决、委派他人等；
◆文件夹纸页适当，把大文件夹分成若干个小文件夹，文件夹用彩色标签标注，能用彩
色文件夹更好；
◆ ◆桌面上只放工作必需的东西，每天整理壹点点，每天清理办公桌，收好文档，掌
控壹切。
十四、减少干扰—不随叫随到
随叫随到是永远对别人开放的时间管理，不利于减少自己的干扰，每个人均不应随时随
刻地等着别人的干扰。作为管理者，每天上午要至少三次去询问自己的团队成员，有没有什
么问题，或者需要做点什么，见到他们的次数越多，他们找自己的次数就越少。而且壹定要
加强他们的计划性，要做壹些走动式管理。当然也要对时间进行约定，告诉员工，有紧急的
事情找自己，除非突发事件，壹般的情形找最好应是到了什么阶段做什么阶段的事。
大家均有事先的约定，干扰就会降到最小程度。壹般而言，每次干扰会耗费 6～7分钟，
而干扰结束后，需要 4～5分钟才能恢复到先前的工作状态，所以任何人的任何事被干扰后，
工作的注意力均会被分散。
减少干扰的另壹些办法是转换自己桌椅板凳的方位，把多余的椅子拿掉，关闭房门，于
门外挂免进牌，躲进无人的小会议室或者办公室，分析干扰事件，把它们分为重要性、紧急
性和无必要性的问题，对于近期干扰频率、程度以及减少的方法要做出分析，然后针对分析
结果，设计自己的策略来减少干扰。综上所述，减少干扰，要做到：
◆每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要我做什么，他们见到你的次数越多，
进入你的办公室的次数就会越少；
◆干扰会耗去 6～9分钟，再需要 4～5分钟的恢复，打搅三次后，专注力会分散；
◆转换桌椅方位，把多余椅子拿走，关闭房门，挂免进牌，躲进无人办公室；
◆分析干扰事件，分为紧急、重要、必要性等；
◆近期干扰的频率、程度、减少方法等。
十五、管理邮件—不受制于它
管理邮件是时间管理的高科技化所带来的。电子邮件也不是随时来就随时处理，如果这
样的话，管理者就会很被动，就永远要等候着处理自己的邮件。因此，管理者正确的做法是
于壹天中设定专门的时间段去处理邮件，壹般的建议是中午吃饭前、下午下班前来处理邮件，
大概留 15～30分钟。可是对于邮件也要做壹个重要性的分析和把握。例如上午吃饭前 15～20
分钟，处理非常重要的邮件可能处理不完，所以这 15分钟只能把垃圾文件、无聊的内容等
通通扔到垃圾桶；对于简要的问题做快速的回复，然后留下重要的；壹时不能够马上回复的
邮件，留于下午下班前专门处理。
随着科技的不断发展，随时邮等业务陆续被开通，当管理者有邮件来了以后，马上就会
有短信息发到手机电话上，结果管理者见到手机电话，心里就开始不安分，这种心理暗示就
会让管理者马上去打开邮箱查见邮件，这实际上是制造了更多的干扰。管理者只要保证每天
能够收发壹次邮件就能够了，没有必要随时随刻待命，否则就会受制于它而浪费无数的时间。
对于 Email的管理，能够建立二级文件夹，设置壹些过滤器。善用附件，不要总是于信里面
写很多东西。要认真简洁地处理邮件，每天利用 15～30分钟分批集中处理邮件，然后关闭
邮箱，处理其他的任务。具体而言要做到：
◆初次见到邮件要即刻处理，先浏览壹遍，删除垃圾文件、无聊内容，再回应重要的内
容；
◆专时处理，关闭邮件提醒功能，用电话及时回复可保护私密性，建立二级文件夹，设
置过滤器拦截垃圾信息；
◆善用附件，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话；
◆利用 15～30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务。
十六、管理电话—不随意接打
电话的管理就是不能够任意接打电话。任意地打电话和任意地接电话均是浪费时间的元
凶。接到来电，要鼓励对方尽快进入主题，不断询问对方真实的意图和想法。常常会听到有
壹些像小孩子的年轻人，打过电话来总是说“猜猜我是谁”，这时候要果断地说“对不起，
我猜不出来，请问你是谁”，要尽快地切入主题，且把每壹次电话通话的时间压缩到最短。
通过分析壹周的电话记录，能够把某些电话进行授权，例如自己不于的时候，把电话交
给别人处理。回复电话的时候要说，“我能为您做壹些什么，我能帮您什么忙吗”，自己需要
注意回避的时候，壹定要让有关的人员知道，回避到哪里去了，以便有紧急的事情能够找到
自己。于特定的时间，例如于中午之前批量回复电话，保证其他的时间能安心处理非常重要
的工作而不被打断。综上所述，管理电话要做到：
◆鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电；
◆分析壹周的电话记录，是否必要回电、授权、缩短电话时间；
◆回复电话时问“我能为你做些什么”；
◆让人们知道去哪里找你，留出回电的时间，于特定时间—中午前批量回复电话。
十七、充分授权—不事必躬亲
要充分授权，没有必要事必躬亲。要集中精力，聚焦于目标，提高工作效率。授权能够
培养和激励员工，要明确什么样的任务能够授权，要分析授权的风险、任务、职责，授权对
员工的兴趣、能力和他的空余时间等也要有所了解。
授权以后不等于授责，仍要不断监督，控制被授权者的进度，保证任务最后能真正顺利
完成。具体而言要做到：
◆集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工；
◆分析任务的风险、价值、职责，员工的能力是否匹配等；
◆选择合适的人选进行授权，且提供支持；
◆监督控制进度和品质，做结果考核、正面强化、建设性反馈问题。
十八、管理会议—不再文山会海
微软公司管理会议有“简单管理三法”，即第壹不要随便发文，要多用小便签；第二不
要随便开会，要到桌边讨论，到某壹个经理的办公室去讨论；第三不允许坐着说话，要站着
说话。也就是不随便发文、不随便开会、不坐下来讨论，壹定要找到高效率的方式方法和有
充足的理由时才开会。
当下很多单位开例会，有周例会、月例会、年例会等，年底大家均要聚餐壹次，有时纯
粹是为了开会而开会，所以开会的成本很高。如果必须要开会，条件许可的情况下，不如使
用视频技术，借助邮件，或者开电话会议，更省时间。
会议壹般要控制于 90分钟以内，让每壹个人均做好充分准备，开会的理由、整个的会
议议程、每个人发问的方式和时间均要控制好，只有这样，会议管理才能取得成效。具体而
言要做到：
◆有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论；
◆开会的成本很高，能用邮件代替的就用邮件方式；
◆和会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等事先准备好，会议时间要
控制于 90分钟内；
◆知道自己参加会议的理由和作用，能够委派别人参加、或以其他方式提供信息、只参
加会议的壹部分，下午开会较好，不要机械地定整点。
综上所述，管理好时间，壹定要讲究方法，时间就是金钱，重视每壹天的时间价值，管
理者才能够家庭幸福，事业成功。管理者壹定要认识到：
昨天—过期支票；
明天—期票；
今天—现金。
于时间管理中，管理者要承诺自己：
日清日新，每日进步；
每天计划，每周检讨；
决不拖延，马上行动；
只做最重要的事情。
