时间管理 Time Management LOGO 开篇测试 你 需 要 时 间 管 理 吗 下面，我们用最简单的办法测试你对时间的掌控程度，你只需回答 1 如果没有完成你所希望做的工作，是否有负罪感？ 2 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到压力山大？ 3 你有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件吗？ 4 你常常不能集中精神来工作，常常在做重要工作时被打断吗？ 5 你常常感觉有许多事情要做，但做起事情来又感觉效率低下 吗？ 6 你时常把工作推到最后一分钟，然后再很努力的去做完它们吗 ？ 7 你感觉自己的工作落下了很多，总是很难在既定目标内完成。 8 你很想跟家人多呆一会儿，可你感觉根本就没有时间啊。 or 开篇测试 你 需 要 时 间 管 理 吗 下面，我们用最简单的办法测试你对时间的掌控程度，你只需回答 9 都没有时间和朋友聚一聚，感觉自己生活的圈子越来越小了。 10 你知道自己迫切需要提高，但总是无暇阅读与工作有关的书籍。 11 你没有开通微博，也不知道什么是微信，没有时间尝试新鲜事物，感 觉自己凹凸了。 12 什么，你问我的业余爱好？我哪有时间去从事什么业余爱好，太奢侈 了吧？ 13 感觉自己没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙 的不是地方。 14 很想好好给自己放个假，但如果长休了一段时间，又会有负罪感。 15 你常常沉醉于过去的成功或失败之中，不敢想未来会怎样。 16 还记得自己的理想吗？或许自己的宏图大志等都只有在梦中实现了。 or 你 需 要 时 间 管 理 吗 请数一数，你所 回答的 个数： 0-3个“Yes” 恭喜你，保留 并坚持你的方 法吧，并多介 绍经验！ 4-7个“Yes” 还可以，方向 正确，但需要 进一步提升技 能。 8-11个“Yes” 当心哦，你需 要重新审视你 的时间管理方 法了。 12-16个 “Yes” 救命啊！你迫 切需要学习时 间管理并付诸 实施。 朝九晚五，朝九晚五， 日参省乎己日参省乎己 会议、电话、打牌、吃饭会议、电话、打牌、吃饭 做了什么？应该做什么？做了什么？应该做什么？ 职业白领家庭（小孩老人）职业白领家庭（小孩老人） 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 唤醒时间意识 危 机 感 的 推 促 父母正慢慢老去 你有多久没有好好陪陪父母了？ 你可曾想过，什么时候开始要好好报答父母的养育之恩？ 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 唤醒时间意识 危 机 感 的 推 促 你多久没有陪孩子玩耍了？ 你的孩子会攀比吗？ 你可曾想过为孩子换个好点的学校？ 勤 恳 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 唤醒时间意识 危 机 感 的 推 促 你的职业技能是否足以应付这个充满竞争的社会？ 会不会人到中年还奔波在外辛苦打工？ 随着年龄的增长，你是做领导呢？还是一直从事基层的劳动？ 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 唤醒时间意识 在《不眠的硅谷》中这样 描述道：在阳光灿烂的日子里， 你很难看到有人在外面闲逛。 这些编程人员、软件开发人员、 企业家及项目经理坚守“睡着了， 你就会失败”的信条。凭着远大 的理想，借助大杯的咖啡，他 们会坐在发出融融光线的显示 屏前一直工作到凌晨四、五点 钟，有时甚至到六点，而不是 舒舒服服地躺在床上。 危 机 感 的 推 促 这是一个拼爹的时代，公平的理想 依然遥远，不公的现实代代遗传。如果 你既不是富二代，也不是官二代，那么 你怎么样才能比得过白富美和高富帅？ 感谢老天爷，让我们在万千的不公平中， 还有这唯一公平的资源：时间！因此， 与其感叹你缺乏别的资源，比如金钱， 人脉，不如好好把你的时间资源加以管 理以弥补其他资源的不足，因为时间资 源的正确使用可以创造出其他的资源。 时间是我们唯一对每个人都公平的资源 人生的时间表 0—20岁： 20-40岁： 40-60岁： 60-80岁： 吾十有五而志于学，吾十有五而志于学， 三十而立，三十而立， 四十而不惑，四十而不惑， 五十而知天命，五十而知天命， 六十而耳顺，六十而耳顺， 七十而从心所欲，不逾矩七十而从心所欲，不逾矩 人的时间分配：不同年龄人的时间分配：不同年龄 工作工作 ？？ 睡觉睡觉 ？？ 看电视看电视 ，打牌，其他休闲，打牌，其他休闲 读书？读书？ 吃饭喝酒？吃饭喝酒？ 坐车，散步坐车，散步 锻炼身体？锻炼身体？ 家人家人 您的时间管理现状如何？ •小测试：时间管理现状测评 利用时间类型 散漫型 浪费型 高效型 失控型 时间太多， 无从打发 有效工作 时间太少 高效利用 时间，甚 至可以有 效支配他 人的时间 甚少有自 己支配的 时间 对你的时间管理现状作出评估 时间分配 工作项目 预测 实际 时间 比例 时间 比例 1、制定工作计划 180 120 2、进行质量控制 48 30 3、工作会议 72 120 4、电话 24 42 5、接待供应商拜访 24 50 6、检查下属工作 24 30 7、处理员工纠纷 24 0 8、午餐 24 20 9、其它 60 100 总计 480 512 某分公司总经理周一的时间评估表 对你的时间管理现状作出评估 序号 项目 总是 经常 很少 1 我觉得我可以工作得更努力 0 1 2 2 我不知道上个星期我究竟有效工作了多少小时 0 1 2 3 我常常把事情留到最后要求结束的时间里才做 0 1 2 4 对我来说，开始一项工作很难 0 1 2 5 我对下一步要做什么不是很确定 0 1 2 6 我要开始做某件事之前，要拖延很长时间 0 1 2 7 我不知道我做的是否足够多 0 1 2 8 我在不同的工作之间频繁地换来换去 0 1 2 9 我在某些地方的工作效率比在其他地方高 0 1 2 10 我在某些时间的工作效率比在其他地方高 0 1 2 11 我往往在某件事上花费很多时间后又置之不理 0 1 2 12 我没有能完成我想做的全部事情 0 1 2 13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 0 1 2 14 我的工作没有任何计划 0 1 2 15 工作时，时常会有电话或他人来打扰，碍于情面，我无法说不 0 1 2 16 我常常做一些别人可以做、我也可以交代给别人去做的事情 0 1 2 17 我写字台上文件或资料常常摆放无序，因此每当我要处理某些文件时候总要寻找好长一段时间 0 1 2 18 有时感觉很无聊。空余时、甚至在我有工作在身时，我常常花时间去关注那些与我无关的事情 0 1 2 19 当事情多的时候，我总是想一下子把所有的事情解决掉，但有的时候纠缠于锁事，而不能集中精 力去做最重要的事情 0 1 2 20 到这门课结束之前，我不敢肯定自己是否能够坚持到底 0 1 2 测评结果 0—24分 你的时间管理存在较大的问题，进行有效时间管理可以使你开始 崭新的生活。 25—34分 你努力控制自己的时间，但不能够持久，因而不能持续取得成就。 35—40分 你的时间管理得不错，希望你要坚持把时间管理继续下去。 时 光 大 盗 •11、我失去了她（主动丢失）、我失去了她（主动丢失） •没有计划没有计划 •计划不合理计划不合理 •执行不力（拖延、走神、缺乏进执行不力（拖延、走神、缺乏进 取心）取心） 22、你伤害了我（被动丢失）、你伤害了我（被动丢失） 他人打扰（电话、邮件、会议）他人打扰（电话、邮件、会议） 突发事件突发事件 四代时间管理理论 时 间 与 时 间 管 理 概 述 时 间 管 理 概 述 或者，更直观地说，时间管理给我 们带来的最起码的好处就是，帮我们实现 合理的生活——把我们原本在工作中浪费 掉的时间用于享受其它的快乐。 本课即第四代管理理论，即以“人生 规划”为核心内容，而时间管理是为了确 保人生规划的顺利实施，此也为时间管理 的根本目的。所以，当我们担心学习时间 管理后，会变成没有灵魂的机器人，那说 明我们并没有真正明白时间管理的根本目 的。时间管理只不过是让我们追求幸福生 活，实现人生梦想的有效工具。 一代 二代 三代 四代 着重利用便条 与备忘录，在 忙碌中调配时 间与精力。 强调行事历与 日程表，反映 出时间管理已 注意到计划的 重要。将有限的时间、 精力加以分配， 争取最高的效 率。 强调每一天的 行动，都要与 未来的方向一 致，与目标接 近。 Work smarter, Not harder. 合理有效 以达到工作和 生活的目标 组织运用时 间资源 自我控制观念 计划观念 成效观念 确定 事件 你的时间流向到 哪里去了？ 确定 事件突发 事件 确定 事件突发 事件 琐碎 事件 确定 事件突发 事件 琐碎 事件 浪 费 上司打电话让马经理去谈话，谈了会有关 公司人力资源规划的问题，中间总经理接 听电话、客人来访等，谈话延续到10：00。 准备布置下属工作，又有电话打来询问有 关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。 8:30 10:00 10:20 11:00 12:00 为 什 么 时 间 总 不 够 用 LOGO 请 看 马 经 理 的 一 天 找来下属布置招聘工作，中间不断有其他 下属请示工作，马经理的思路和时间被分 割和耽误，布置工作一直延续到11：00。 对秘书报上来的文件等进行批示、处理； 阅读文件、各类的报告、建议书等，到12 ：00，还有一部分没有过目。 匆匆吃过饭，看了会报纸、与同事聊了会 天，猛然想起总经理交待的人力资源规划 报告还没完成，于是赶紧冲进办公室。 LOGO 为 什 么 时 间 总 不 够 用 请 看 马 经 理 的 一 天 与销售经理讨论业务员招聘事宜，由于对招 聘专员的工作不放心，本应是下属的职责， 马经理准备亲自做相关计划。 招聘计划、招聘人员资格的具体、招聘渠道 及广告发布等内容拟定占去马经理2个小时 的时间。 刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又 进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私 事和公司最近的传闻。 召集下属开会，因下属反映部门内部不团结 影响到了工作。但会议不仅没有达到预期目 的，还拖延了时间，一直持续到17：00。 下属走后，已过了下班时间，没有时间完成 报告了，马经理只好带着未写完的报告回到 家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。 13:00 14:00 16:00 16:30 17:00 为 什 么 时 间 总 不 够 用 马 经 理 的 时 间 哪 儿 去 了 电话干扰 对公司员工解释 有关薪酬问题， 这本不属于马经 理的事，有薪酬 主管吗？ 事必躬亲 对下属工作不放 心，凡事事必躬 亲，替下属做工 作，结果整天被 埋在事务性的工 作里。 事 必 躬 亲 电 话 干 扰 上司召见 低 效 会 议 官 僚 作 风 上司召见 上司不定期的召见，使中 层经理的时间具有很大的 随意性。 低效会议 会议安排没有计划，会 议拖延，主题不明确， 对会议没有实行有效控 制。 官僚作风 喜欢下属事事请示和汇 报的官僚作风，下属的 不断请示和汇报，大大 浪费了自己的时间。 为 什 么 时 间 总 不 够 用 这 些 时 间 杀 手 是 否 就 在 身 边 时间 杀手 大包大揽，事必躬亲 不懂得统筹安排 没有设定完成时限 没有轻重缓急安排 没有目标或缺乏 计划 有求必应，来者 不拒 冗长而又无效的 会议 官僚作风、文牍 主义 沟通不良，做无 用功 等待或各种干扰 来袭…… 时间管理原则 1、应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、无心的忙。 2、对不可控制的时间先行控制，并订定 处理原则 3、养成事先规划时间的习惯，依事情的轻重缓急优先顺序妥善安排 4、定期研讨工作内容与时间安排，如何改进并提升效率 5、心无旁骛地在一段时间内解决一件事 情 6、有效运用每天的黄金时间 67 8 12 1 2 3 4 5 9 10 11 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 我们所拥有的时间财富 最成功和最不成 功的人一样，一天都 只有24小时，但区别 就在于他们如何利用 这所拥有的24小时。 每小时由60分钟组成， 每分钟由60秒组成， 24小时总计就是 万秒。 我们将怎样面对这样 的一笔时间财富呢？ 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 请问：你如何用这笔钱？ 可 以 将 情 况 设 定 为 如果银行明天向你的帐号拨款 万元，你在这一天可以随心所 欲，想用多少就用多少，用途也没 有任何的规定。条件只有一个：用 剩的钱不能留到第二天再用，也不 能节余归自己。 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 类比分析 效 能 勤 恳 效 率 在刀 刃上 便宜 实惠 把钱 花完 同样的钱， 买的最多 买最该买的东西 一分钱也不剩 充分利用时间， 不浪费 做最该做的事， 要事第一 同样时间， 成果更多 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 时间产生的效益和“效能、效率、勤恳”三要素 之间的关系为： 效益效果 与利益， 是最终追 求的结果 效能强调 目的正确、 效果有利 效率是指 在单位时 间里完成 的工作量 勤恳充分 利用时间， 不浪费 在这三个要素 中，效能最为重要， 效率次之，勤恳再 次之。也就是说， 做好时间管理，选 择做最重要的事 （效能）是根本， 然后再正确地去做 事（效率），最后 再根据前两个要素 的实际效果并结合 原定计划，保持适 度的勤恳。 也就是说，勤恳必须在做正确的事和正确地做事这两个前提条件下，否则， 盲目的勤恳，对实现时间管理的效益作用不大，反而让自己活的很累。 •（一）目标导向原则 •（二）轻重缓急原则 •（三）平衡协调原则 时间管理 Time Management 有效计划 目标导向原则 •耶鲁大学对毕业生25年跟踪调查报告 比例 25年前 25年后 27% 没有目标 生活在社会最底层，过得很不如意 60% 目标模糊 生活在社会的中下层，并无突出成就 10% 清晰较短期目标 生活在社会的中上层，在各自领域取得相当的成就 3% 清晰且长期目标 成为各领域的顶尖人士 注：样本学生智力学历等其他条件上差距甚微 • 300条鲸鱼突然死亡的报道： • 许多年前，300多条鲸鱼突然死亡，调查结果 发现，这群鲸鱼原来追逐一群沙丁鱼，不知 不觉被困在一个海湾里，“这些小鱼把海中 巨人引向死亡。鲸鱼因为追逐小利而暴死， 为了微不足道的目标而空耗了巨大的能量直 至失去生命。” 拼图游戏： 人的一生也好似拼图，有了目标，努力 拼搏，会很快实现，没有目标，在茫茫中寻 找，会经历更多的痛苦，甚至落败终生。  目标缺失的原因？ • 以忙碌为借口的恶性循环 • 人最难改变的是自己 如何制定目标？ 具体的（specific） 可衡量的(measurable) 可达到的(attainable) 相关的(relevant) 基于时间的(time-based) 目标源于 价值观！ 效 能 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 事情太多、太杂怎么办？ 事情总也做不完怎么办？ 要 事 第 一 人的时间有限，无论怎么挤一 天也不可能挤出25个小时出来。因 此，有限的时间里，我们要做最能 出效益的事！所以，我们做事情的 标准，不是“某件事有没有意义”，而 是“某件事是不是最有意义”。 概况起来说，就是“要事第一”。 我们根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类 型，并排定优先，以给予我们做事顺序的指导。请看下一页。 • 将大石块放在铁桶，直到装不下； • 放小石块在铁桶，直到装不下； • 倒沙子在铁桶，直到装不下； • 倒水！ 铁桶理论 轻重缓急原则 1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的事，然后再做难做的事。 4、先做只需花少量时间的事，然后再做需要花大量时间才能做好的事。 5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事。 6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定的事。 7、先做经过筹划的事情，然后再做未经筹划的事。 8、先做别人的事，然后再做自己的事。 9、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 11、先做易于完成的整件事，再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 12、先做自己所尊敬的人或利害关系的人的事，然后再做其他人的事。 13、先做已经发生的事，再做未发生的事。 行事顺序测验：  高效能组织时间分配图 紧 急 不 紧 急 重 要 不 重 要 M1 M2 M3 M4 20% - 30% 50% - 60% 15%- 20% ＜1% 效 能 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 紧急 重要 并不重要的电话 或信件 无谓的交际应酬 个人嗜好的沉迷 点滴时间浪费 发呆、拖延 下属请示、汇报 临时会议、邀约 某些电话、邮件 日常文件批阅 不速之客到访 规划技能提升、 创新， 建立人际 关系 发掘新机会 防患未然（锻炼、 防火） 设备出故障 燃眉之急的问题 与客户洽谈业务 有期限压力计划 危机（看病、救 火） 定出时间待会做 这类事务看起来一点 都不急迫，可以从容 地去做，但却是管理 者要下苦功夫、花大 精力去做的事，是管 理者的第一要务。 打发时间时做 先想一想：这件事如 果根本不去理会，会 出现什么情况呢？如 果答案是“什么事都没 发生。”那就应该立即 停止做这些事。 立即去做 非常重视，并 立即去做，直 到问题解决或 任务完成时止。 授权别人去做 这类事务也需要管 理者赶快处理，但 不宜花去过多的时 间，最好是授权处 理或另约时间。 如 何 处 理 高 价 值 活 动  让高价值活动充实每一天，剩余时间再用于琐碎小事。  坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。  设定最后期限，合理安排事情的进展。  将大项目分解，逐步完成。  高效运用自己的黄金时段  奖励自己，始终保持积极进取的态度。 分清任务的轻重缓急  授权或分派出这些活动，节约自己的时间。  降低自己的标准，不要追求完美。  学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。  将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确地做事更重要！ 如 何 处 理 低价 值 活 动 分清任务的轻重缓急 授权： 1、有一套制度用以监督管理 2、你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力 3、教育部属、指导部属使他们有成长的机会 4、确定他们有必要的工具和支援供给，以便 完成工作 5、鼓舞部属，促使部属保持积极与热诚态度 6、授权意味着不仅要分配不好干的事，也要 分配容易做的事 7、不能把自己难以胜任的工作转交给别人 不可并行 精力充沛时做精力充沛时做策划型 作业型 交替安排交替安排 自控型 他控型 开始时间尽量提前开始时间尽量提前 给最后期限设留缓给最后期限设留缓 冲区冲区 能同时做的能同时做的 事情不要分事情不要分 开去做开去做 可并行 任务类型 任务类型任务类型 在任何特定的群体中， 重要的因子通常只占少数， 而不重要的因子则占多数， 因此只要能控制具有重要性 的少数因子即能控制全局。 帕雷托原则 （Pareto Principle） 关键点 Pareto 原则应用 集中精力在能获得最大回 报的事情上，而不要在琐 事上花过多的时间。 重要， 非紧急 重要， 紧急 重要 紧急 M1M1 M3M3M4M4 非重要， 非紧急 非重要， 紧急 避免避免M2M2缩小缩小 M2 重要， 非紧急 M1 重要，紧急 M3 非重要，紧急 准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 …… 投资你的第二象限 No wind favors him who has no destined port. 风不会偏爱没有目 的港的人  目标的设定 人们发现，山田本一每次在比赛前，总是提前人们发现，山田本一每次在比赛前，总是提前22 天到赛场熟悉比赛路线，他把天到赛场熟悉比赛路线，他把4242公里公里195195米路程分为米路程分为 几个阶段，以显著的景物为标志。比赛一开始，他就几个阶段，以显著的景物为标志。比赛一开始，他就 全力奔向第一个阶段的目标，到达第一个目标后，他全力奔向第一个阶段的目标，到达第一个目标后，他 又满怀信心地向着第二个目标冲刺又满怀信心地向着第二个目标冲刺………… 因此，每次他都能充满自信的跑完全程，从而发因此，每次他都能充满自信的跑完全程，从而发 挥最大潜能，获得最终胜利。挥最大潜能，获得最终胜利。 当你有目标时，整个世界都会为你让路！ 没有目标而导致失败的人，远远多过没有 才能而导致失败的人！ 有一群蛤蟆在进行竞赛 ... ... 看谁先到达一座高塔的顶端. 周围有一大群围观的蛤蟆.    在看热闹起轰. 竞赛开始了. 由于大伙都不信有谁能到达那座塔的 顶端,  只听到一片嘘声   "太难为他们了 !!! 这些蛤蟆无法达到目的 ...无法达到目的..." 蛤蟆们开始懈气了. 可是还有一只蛤蟆在奋力向前摸索着向上爬去 围观的人们继续喊着 :   "... 太艰苦了 !!!  你们不可能到达塔顶的!...” 其他的蛤蟆都被说服停下来了 只有那只蛤蟆一如既往继续向前 并且更加努力地向前. 一只蛤蟆向前问它为什么它能坚持下来 到达终点. 人们发现... ... 它是一只聋蛤蟆! ...不要让他人消极的思想影响你 它会毁掉你心中最美好的最智慧的希望! 因此你要永远做一个 乐观主义者 ! 当有人对你说你无法实现你的梦想时 你就做一个 "聋子"  结论 : 你的角色应 是平衡的 个人个人 丈夫丈夫//父亲父亲 新产品经理新产品经理 人事经理人事经理 行政经理行政经理 有任何角色是自己有任何角色是自己 觉得花时间太多或觉得花时间太多或 太少的？太少的？ 有任何角色是自己有任何角色是自己 感到不舒服的？感到不舒服的？ 有哪些未来的角色有哪些未来的角色 是我现在可以开始是我现在可以开始 努力的？努力的？ 确定角色 设定目标 制定计划 逐日调整评估总结 72 角色：人们对在某个社会组织的人所期望的一 系列行为模式。 • 角色同一性 • ——对一种角色的态度与实际角色行为的一 致性。 • 角色知觉 ——个人对自己在某种环境应该做出什么样的 行为反应的认识。（来源：朋友、书本、经验、 电视） • 角色期待：别人认为你应该的反应行为。 ——心理契约 • 角色冲突：多重角色 时间管理通则  把每天要做的事列一份清单  确定优先顺序，从最重要的 事情做起  每天都这么做 周计划表 //时间没有具体确定时间没有具体确定 的待处理事项的待处理事项 //时间已具体确定的时间已具体确定的 事件事件 //电话、记录等信息电话、记录等信息 每日计划表 提前一天  客户访谈 整理资料            2 设计调查表格    1 部门例会部门例会 整理资料 客户访谈 部门例会 设计调查表格设计调查表格     确定 事件突发 事件 琐碎 事件 浪 费 时间管理 Time Management 突发情况处理 客户投诉客户投诉 审核报销单审核报销单 突发情况发生怎么办？ 经理小王经理小王 一位善聊客户一位善聊客户 的电话的电话 内部人员的咨内部人员的咨 询电话询电话 打印机坏了打印机坏了 突发情况有哪些？ 职责内 紧急程度、重要程度紧急程度、重要程度 职责外 马上处理 暂缓处理 突发事件 计划事件 减少突发情况发生 努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析 （Who\When\Why），建立一种工作模式 à减少计划外事件数量减少计划外事件数量 à累计计划外事件，创建自由时间块累计计划外事件，创建自由时间块 à缩短每个计划外事件缩短每个计划外事件 的时间长度的时间长度 缩短计划外时间 拒绝外界的干扰 用制度拒绝干扰 拒绝之前要倾听对方 拒绝之前不要使用挡箭牌 拒绝时保持和颜悦色 拒绝的态度要坚决 拒绝中要争取主动 拒绝时要避免争吵 拒绝时对事不对人 拒绝后提出建设性的意见 可以安排专人拒绝外界的干扰 确定 事件突发 事件 琐碎 事件 浪 费 聊 天 室 •如何根除拖延？ •如何保持桌面整洁 ？ 时间管理 Time Management 根除拖延 你属于哪种行为 模式？ 狮子型 考拉型 紧迫感紧迫感 喜竞争喜竞争 走路、动作较快走路、动作较快 进餐迅速进餐迅速 讨厌耽搁讨厌耽搁 不耐心不耐心 放松放松 作决定需要一定时间作决定需要一定时间 走路、动作较缓走路、动作较缓 若有所思若有所思 乐于倾听乐于倾听 耐心耐心 拖延者的借口,强调时机不对 ,逃避不愉快的生活 ,敷衍搪塞 ,不愿承担责任 ,不适当的目标 ,为了轻松混日子 拖延的代价 浪费了今天 一时工作拖延，三倍时间偿还 逃避积极的人生 健康不良 待处理问题的不断增多 长期在压力下工作的忧虑 动手去做你能做或梦想要做的事， 勇气包含了天分、能力与奇迹， 只有动手，心灵才会启动； 开始做，工作才会完成。 解决拖延的秘诀 ---唯一的办法就是去做它 just do it! 时间管理 Time Management 桌面整洁 管理好书桌才 能管理好时间 建立有效的办公环境 • 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 • 工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得 • 每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置 • 每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪 • 把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉 活动 文件的处理 信息 资料存档 待送出文件 待办文件 备忘档案夹 分级 处理 A B C 文件处理原则 • 每次只处理一份文件，一份文 件只处理一次 • 每天排出固定的时间批量、集 中处理邮件、电话、信件 • 一项工作完成后文件就应马上 离开桌面，归入适当的档案 • 坚决扔掉不必要的文件 时间管理 Time Management 锦囊妙计 97 效 率 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 选择效率更高的工具或者助手 在日常办公中，我们发现， Office2007可比Office2003提高工 作效率约50%，而Office2010又比 Office2007提高效率约50%或者更 多，尤其是利用Powerpoint2010 制作幻灯片，许多原本需要用平面 设计软件来设计的效果， Powerpoint2010一键就可以解决。 可见，想要工作更高效，不仅仅是 改变工作方式，在一定程度上还依 赖于选择更合适的工具。 善用零星时间 * 通勤时间 * 旅途时间 * 等候时间 不要随便打发不要随便打发 你的零星时间你的零星时间 背包原则 将同类的事情尽可能 成批量处理 琐事也有琐事琐事也有琐事 的处理方式的处理方式 逆势操作 当别人不去做的当别人不去做的 时候我就去做时候我就去做  每天读一点没有 人读的东西  每天想一些没有 人想的事情 组织精益时间管理 • 所谓“精益时间管理”，就是运用精益的思想，消 除企业经营管理活动中那些不创造价值的业务环节 和流程，从而以最小的时间浪费创造最大价值。 • 精益时间管理的要点包括：制定正确的战略、培育 卓越的领导力、抓住100%的执行力、动员全员参与、 确定合理的KPI指标等。 • 其核心是通过对流程的再造，实现对运营的控制， 从而消除时间浪费，降低成本，拓宽效益空间，增 强企业的核心竞争力。 精益管理思想的精髓 精益时间管理思想主要有五个方面： • 价值； • 价值流； • 价值流动； • 需求拉动； • 尽善尽美。 价 值 • 精益思想关健出发点是产品价值。产品的价值通常 由功效和价格等组成，它是由顾客定义、由生产者 创造的。 • 在产品的价值构成中，如产品的价格过高而超过顾 客的承受能力，尽管产品的功效能够满足顾客的要 求，但是这样的产品经常会被顾客舍弃。 • 日本汽车的技术和营销——价值 • 欧洲企业热衷于提高他们产品的性能和生产工艺的 水平，然后向他们的顾客去介绍和推销自己的产品， 德国企业这种想法是供小于求、以产定销时代的缩 影。 104 谁是有价值的客户？ • 上世纪90年代初，美国电报电话（AT&A）公司隆 重地推出了自己的信用卡——宇宙信用卡。宇宙卡 的出现在美国信用卡历史上可以说是一个里程碑。 • 宇宙卡是有史以来第一个不收服务年费的信用卡。 在此之前，信用卡的年费是几乎所有信用卡公司的 主要利润来源之一，大约占总利润额的5~10%。 • 宇宙卡是第一个把信用卡和电话卡合二为一的卡。 把信用卡和电话卡结合起来在当时来说是很大胆的 创新 。 • 美国电报电话宇宙卡还明确提出，他们的信用卡 客户将会是信用最好的消费者。 105                • 宇宙卡推出以后，其推广速度前所未有。因为 AT&T公司在当时是美国唯一一家长途电话公司， 其消费群几乎包括全美国上亿个消费者。AT&T公 司通过对上亿个消费者的数据进行统计，挖掘出 认为是最好的客户，即是信用好、从未拖欠过电 话费的用户。 • 然后就开始有针对性地向这些消费者推销自己的 宇宙卡。如此庞大的客户群，再加上宇宙卡本身 不需要年费、两卡合一的优势，使宇宙卡有如野 火燎原地快速发展。 • 与此同时，几乎所有其他信用卡公司却惶惶不可 终日，哀叹自己的竞争力太弱。大家预测，AT&T 公司将会在短短的几年内成为全美最大的信用卡 公司。 106               • 然而，事实却让人大跌眼镜。几年以后，美国电 报电话公司非但没有成为最大的信用卡公司，反 而连年亏损严重。后来，他们不得不把信用卡部 门卖给了另一家信用卡公司，并重新宣布自己的 主营业务是电话服务，而不是信用卡服务。 • 在那个时候的美国，信用卡几乎是任何一家银行 最大的利润提供者，平均每年的利润都在30%左 右；而且信用卡的业务还不会受经济周期的影响。 把信用卡部门做成亏损是比较少见的。 • 一般来说，信用卡的利润主要来源于四个方面： 利息、未按时付款的罚金、服务年费和交易服务 费。 107                • 问题就出在利息收入和罚金上了。因为美国电报 电话公司只向信用最好的客户推销宇宙卡，而拒 绝给信用稍差的客户。这样一来，几乎只有信用 特好的人才能使用宇宙卡。他们认为这样宇宙卡 将成为最好的信用卡，可以万无一失，就等着赚 钱了。 • 可是他们怎么也想不到，对他们来说，在取消了 服务年费以后，信用最好的客户有一个致命的特 点：这些客户每个月都会按时付清利息，这样信 用卡公司收不到利息，同时还不可能得到拖欠款 的罚金。 • 四个利润来源，到头来美国电报电话公司只剩下 了一个，即刷卡消费的交易服务费，只有交易金 额的3%左右。这样，他们的亏损就显而易见了。 108 • 其实说来说去，美国电报电话公司亏损的最根 本原因，是没有定位好到底是什么样的消费者 能给带来利润。信用好的顾客并不等于是利润 高的顾客。 • 出现这种错误是因为美国电报电话公司没有在 信用卡行业的经验，对所有可能出现的问题只 是想当然就做出结论。 • 事实是，利润最高的顾客是那些收入好、花钱 不仔细、生活中比较马虎的。这些人经常忘记 付款日期，这样信用卡公司就不但能从他们身 上赚取罚金，又能赚取利息。 109 自己的时间价值 ——柯维《高效率人士的七种习惯》 时间是管理者最短缺的资源。人对时间的感觉是很差的。 如何记录和管理自己的时间？ ➀把自己的时间记录下来，逐项逐项加以分析； ➁在时间记录所载的活动中，找出哪些是可以另请他人办理 而同样能办好的事情。如此的话，才能真正做好该由自己 去做的事； ➂找出有哪些事情，是管理者在浪费别人的时间。 ④集中和善用自己的时间。 价值流——新经济时代的恐龙？ • 价值流是使一个特定产品通过任何一项商务活动的 三项关键性管理任务时所必须的一组特定活动。包 括：信息流、物流、从概念到正式发布的产品设计 流。 • 从是否增值的角度分析，可分为三种类型：第一种 是明确的创造价值的活动；第二种是不创造价值但 在现阶段不可避免的活动，通常称之为一型浪费； 第三种是不创造价值，可立即去除的活动，通常称 之为二型浪费。 • 从是否增值的角度来考察企业的产品过程，我们不 难发现，原来企业习以为常的运营方式中存在着太 多的浪费，这些浪费使得企业在满足顾客的要求方 面总是力不从心。 • ——英国皇家炮兵的故事 价值流动 • 精益时间管理思想的价值流动原则要求企业重新 定义职能、部门和企业的作用，使他们能对创造 价值做出积极的贡献；说明价值流上每一点的员 工的真正需要，因此，使价值流动起来才真正符 合员工的利益。这不仅要求为每种产品建立精益 价值流动，还应该重新思考传统的企业、职能、 职业，重新考虑精益战略的发展。 • 从“部门”和“批量”转化到“生产团队”和“ 流动”，第一个可见的效果是：从概念投产、销 售到送货以及原材料到顾客所需的时间大大的减 少了，可能提高几倍甚至几十倍。 112 服务质量：接触点管理案例 • 工资卡相继到期，单位通知去换新卡。想想这 个可是关系到自身的大问题，所以吃完午饭， 拖着个身孕，马上跑银行了。 • 哪里知道这一跑就是将近3个小时，把我这个 孕妇累的啊！（从单位到银行，公交车也就10 分钟不到的路程，而且凑巧要去的两家银行都 在一起，隔壁） • 先说G行。一进门，看到队伍，心理先凉了。 好在说换卡是在别的地方（空啊，窃喜），马 上就换好了，不到一分钟。 113 服务质量 心里正高兴了，第一次来G行可以这么迅速 的办完事了。换卡的工作人员和我说得到柜台去 新卡开启下。可怜队伍排的至少有20人在等待， 可是工行只开了2个窗口，没有办法，等吧！等 了25分钟，终于轮到我了，用了不到1分钟，业 务办好了。 （心里那个郁闷啊，为什么不在换卡的同时 就帮客户做好新卡的开启工作？既方便客户又提 供工作效率） 114 服务质量 • 再到N行，队伍更加恐怖，3个窗口，30人排成一 个长队。没有办法，等吧！等了整整40分钟，轮 到我了。 • 工作人员一拿到卡，说是已经过期了，而且是信 用卡，不能在窗口办理了，得到2楼的卡部去。2 楼2点上班。这个时候是1点36分，磨着时间总算 到2点了。 • 跑到卡部，好在人不多，一问，说是我的卡已经 到期了，卡里的钱已经被冻结了；要么换卡可以 下周拿到钱（因为我的是信用卡，工作人员说新 卡要分行做的再送来）；要么等到下个月再去消 卡取钱。 需求拉动 • 精益系统可以使正在生产的所有产品进行任意组合， 所以顾客需求可以及时得到满足。精益时间管理的 这种思想也能从库存量下降和奖金周转速度加快中 节省巨额资金。 • 一有了在客户需要的时候就能设计、排产和制造出 顾客真正需要的产品的能力，就意味着企业可以抛 开销售预测，直接按顾客告诉企业的实际要求生产 就行了。 • 戴尔让顾客从企业那里按照需求拉动产品，而不是 把顾客不想要的产品硬推给顾客。用户知道他们可 以立刻得到他们所要的东西时，而且当生产者停止 定期的减价销售活动，不再把已经生产出来却没人 要的产品推销出去时，用户需求就变得稳定多了。 116 庞迪亚克的故事 • 美国通用汽车公司庞迪亚克厂收到一封投诉信： • 尊敬的总裁先生：您好。 • 这是我第二次给您写信。我不埋怨您不给我回信，因为我信 中的投诉有点让人觉得我可能有点“神经”。但这确实是事 实： • 我们家有个习惯，就是每天晚饭后大家都喜欢吃冰激淋。而 且，喜欢饭后全家人投票决定吃什么类型的冰激淋。然后， 我开车去超市买。 • 最近我买了贵厂的庞迪亚克新车。从此，我每次去买冰激淋 就会发生一件怪事：我每次买香草冰激淋，车就发动不了， 买其他任何种类的冰激淋都没有问题，车照常发动。 • 我想告诉您我不是没事找事和您开玩笑，这是真的。 • 我想请教您：庞迪亚克轿车里有什么东西造成买香草冰激淋 车就发动不了，买其他任何种类的冰激淋都没有问题？ 难道 庞迪亚克轿车对香草冰激淋“过敏”？ 117 • 庞迪亚克总经理很自然怀疑这封信是不是一个正 常人写的。但他还是派了一个工程师去了解情况。 工程师很惊奇地发现写信人是一个很有教养的成 功人士，住在一个豪华小区。这是一个正常的成 功人士。 • 工程师于是安排晚饭后跟车主人一起去买冰激淋。 正好，那天晚上是买香草冰激淋。自然，车发动 不起。工程师又去了三个晚上。第一晚，买巧克 力冰激淋。车顺利发动。第二晚，买草莓冰激淋。 车顺利发动。第三晚，又买香草冰激淋。车又发 动不了了。 • 难道他的轿车真的对香草冰激淋“过敏”？！ 118 • 工程师不相信轿车会对香草冰激淋过敏，决定每天 晚上跟车观察，直到解决问题为止。同时他开始记 录所有的观察过程，每天的时间、汽车型号、来回 需要的时间等等，很细致、系统、全面、客观地记 录。在搜集了几天的资料后，工程师发现了一个规 律，买香草冰激淋的时间要比买其他冰激淋的时间 短。 • 为什么？因为大家都喜欢买香草冰激淋，所以商场 把它放在最前面，其他的冰激淋就放在后面。 • 现在的问题就成了为什么停车时间短车就难以发动， 而不是香草冰激淋过敏的问题。问题找到了，对工 程师来说解决问题就是小菜一碟。工程师很快发现 雾化装置需要足够的时间冷却才能重新发动。 尽善尽美 • 尽善尽美最重要的驱动力就是透明度。精益系统中 的每个人，从分包商、组装厂、批发商、顾客到员 工，都可以了解所有的流程，因而易于发现创造价 值的较好方法。 • 专职工作团队直接与用户对话，总能更精确地确定 价值，也常常能学到增进流动的各种方法。 • 员工做出的改进几乎立刻就可以得到积极的反馈。 这正是精益管理的关键特征。当员工开始从产品开 发、接单和生产流动中能够得到及时的反馈，能够 看到顾客满意时，传统管理中大部分的“胡萝卜加 大棒”的方法也就不必要了，“让我们做得更好” 也就能够成为员工主动承担的职责和企业永远的宗 旨。 问题与目的 • 剖析我们企业员工最大的缺点 ·做事随意，没有规矩！ ·有了规矩，弄虚作假，不守规矩！ ·遵守规矩，却总是做不到位！ 学习精益时间管理中在于学神，不在于形 精益管理的精髓是：人的规范化及地、物的明 朗化。 通过改变人的思考方式和行动品质，强化规范 和流程运作，进而提高公司的管理水准 实施方法 • 精益管理推行的三部曲： 外行看热闹，建立正确的意识， 地、物明朗有序，管理状态清清楚楚 • 内行看门道，明确岗位规范 运作流程明确，监控点得以控制 • 专家看文化，凡是执行彻底 企业形成良好氛围，人人用心做事 良好习惯的养成：员工的思想在于启发，不是简单的 教条。从有想法，到内心感受到触动，进而转换为 行动，最终养成良好的习惯是一个过程。需要个人， 团队以及整体的氛围的建设才能达成 给您的建议 休息——高效率的原动力 种下思想，    收获行动 种下行动，    收获习惯 种下习惯，    收获品格 种下品格，    收获命运 我们先养成习惯，然后习惯 造就我们 有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他 能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出 来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建 好的时候，老板把钥匙递给他：好的时候，老板把钥匙递给他：““这是你的房子，我送给你的礼这是你的房子，我送给你的礼 物物””老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是 在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造 的房子里！的房子里！ 我们又何尝不是这样呢！我们漫不经心地我们又何尝不是这样呢！我们漫不经心地““建造建造””自己的生自己的生 活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键 时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己 建造的建造的““房子房子””里了。里了。 把你自己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一把你自己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一 颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！ 你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天可你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天可 活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：““生活是生活是 自己创造的自己创造的””。。 建 造 自 己 的 房 子 ,早晨离开家时从容自在早晨离开家时从容自在 ,微笑着开始新的一天的工作微笑着开始新的一天的工作 ,享受悠闲的午餐时间享受悠闲的午餐时间 ,充满信心地应对新挑战充满信心地应对新挑战 ,下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意 ,回家与朋友家人相处回家与朋友家人相处 ,保持健康的身体、理想的体重保持健康的身体、理想的体重 ,暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神 活在真实的时间里 该 怎 样 进 行 时 间 管 理 4 3 2 1 立即行动 没 有 行 动 ， 一 切 为 零 设定目标 • 没有目标就无法管理 • 目标必须明确具体， 且有完成时限 统筹安排 • 提高时间利用率— —增加生命宽度 • 在具体的事项中， 追求高效率 优先排序 • 先按重要性再按急 迫性决定顺序 • 一天内2-3件要项 每晚回顾 • 检视自己执行状况 • 如不满意，检讨自 己时间管理方法 • 发现问题及时调整