如何做好公文处理、印章管理和 保密工作 第一部分 公文管理工作 第二部分 印章管理工作 第三部分 保密工作 第一部分　公文处理工作 第一部分　公文处理工作 一、行文规则 ---行文规则中应注意的问题 二、发文办理 ---发文办理中应注意的问题 三、收文办理 ---收文办理中应注意的问题 四、公文格式中应注意的问题 五、OA系统使用中常见问题及建议 一、行文规则 行文规则，是为有效地控制公文的传递过程，保证其行之有效、方向正确、方式适宜、线路短捷的基本原则。 第一部分　公文处理工作---行文规则 第一部分　公文处理工作---行文规则 行文规则的基本内容 ---行文应当确有必要，注重效用； ---必须按机关间的工作关系行文； ---选择适宜的行文方式，一般不得越级行文； ---正确区分主送与抄送的对象，控制抄送范围； ---坚持党政分开； ---联合行文时作者应为“同级”； ---行文前应就有关问题协商一致。 第一部分　公文处理工作---行文规则 (一)行文应当确有必要，注重效用 1、避免无价值的公文产生，阻止部分公文进入不必要的“流通”过程。 对于属于严禁形成的文件，应采取措施避免产生形成这些文件的动议 ，或使其尽早退出形成过程。 第一部分　公文处理工作---行文规则 严禁形成的文件 ---动机不端正的； ---无实质性内容的； ---“份外”的； ---没有实际效用的； ---功能可被其他方式更有效替代的； ---规格过高的。 第一部分　公文处理工作---行文规则 2、对一些虽有价值，但可以其他形式代替的公文，要根据实际情况，采取措施控制其形成，并尽可能避免或减少。(例1)(例) (避免“发文越多，文件规格越高”的误区) 第一部分　公文处理工作---行文规则 （二）必须按机关间的工作关系行文 机关间工作关系的类型： -----领导与被领导； -----指导与被指导； -----平行关系； -----不相隶属关系。 第一部分　公文处理工作---行文规则 （三）选择适当的行文方式，一般不得越级行文 (1) 部属各单位不得越级直接向公司或公司机关处室报文请示工作（更不能向集团公司有关部门报文请示工作），确需请示的事项，应报事业部（但事前应养成沟通的习惯，沟通好再报效率比较高），由事业部综合办公室统一收文、事业部机关有关部门负责办理后，以事业部的名义向公司有关部门呈文。 (2) 部属各单位的下属单位不得越级直接向 事业部及事业部机关部门报文请示工作或请求出具有关证明、使用公司的各种证照等，确需请示的事项，应报部属单位，由部属单位上报事业部。 第一部分　公文处理工作---行文规则 第一部分　公文处理工作---行文规则 （3）凡是涉及部属单位及其下属单位有关事项的，事业部只同部属单位联系，一般不向其下属单位发送指示，也不受理其下属单位直接报事业部的有关事项。 第一部分　公文处理工作---行文规则 （4）对部属单位的下属单位越级报事业部的请示、报告，事业部综合办公室不予受理并退回报文单位，对其提出的其他要求，事业部综合办公室亦不予办理。 第一部分　公文处理工作---行文规则 （四）正确区分主送与抄送的对象，严格控制抄送对象的范围(例2) ---抄送应当确有必要，抄送单位不宜过多 第一部分　公文处理工作---行文规则 （五）坚持党政公文分开 ---特别是机构设置(党内或行政) 、干部任免(党内或行政任免)、纪律处分(党内或行政处分)等有关事项，更要做到党政分开。 第一部分　公文处理工作---行文规则 （六）联合行文时作者应为“同级” ---作者必须是同级机关； ---文稿应经联合行文各方履行审核与签发手续； ---公文标题中标识联合行文应为各方机关名称。 （例） 第一部分　公文处理工作---行文规则 （七）行文前应就有关问题协商一致 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门进行协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调；仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 分 类 请 示 报 告 行文功能 请示批准、批示、解决问题 汇报情况、反映问题 签复上级询问 处理方式 属办件，需办理、批复 。 属阅件，可不回复。 时限要求 事前行文 事后反馈办理结果 报告有关情况 行文特点 单一性、时效性、隶属性 陈述性、广泛性 注意的问题（上行文）： 1、“请示”“报告”不能混用； 2、应根据隶属关系和职责范围确定行文关系，不得越级“请示”和“报告”。 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 3、“请示”应当一文一事，只主送一个上级单位，不得多头主送，需要同时送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送主送单位的下一级单位或部门，也不能直接主送某领导。 “报告”不得夹带请示事项。 (例3-2)(例3-3) 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 4、上行文中，行政文件和党委文件要分开上报(互不相交)，公文格式相同（注意成文日期和版记的区别）； 5、不能生造文种，如： 申请×××请示（X）申请报告（X） 信息报告、工作总结、情况说明、立项请示（X） （应在中间加“的”）；(例4) 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 6、请示事项具体明确（基本情况、遇到问题、请示事项）； 7、公文语气要准确，不能时间表述含糊（去年、今年、昨天等等）； 8、主送机关要使用全称，不能使用不规范的简称；如果名称太长，应当先用全称并注明简称； 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 9、公文正文中引用文件时，应当规范有序，应先文件名称，再文号，如：《关于××的通知》（××〔20××〕××号）； 引用公文应当做为公文附件，且名称一致。 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 10、职能定位要准确，如：内部的一些规章制度，使用 “构成犯罪，依法追究刑事责任”（X） “构成犯罪，移交司法机关”（∨）； 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 11、向同级、不隶属部门或单位行文，向某一位领导报告领导事先亲自安排的某项事情时，一般使用“函”件，不使用“请示”（注“函”件，如有字号，应放在红色反线下方）； 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 12、要把握行文语气，（即，语气婑婉、恳切），如： 经研究，决定×××。（X） 经研究，拟×××。（∨）； “请示”如： 妥否，请批示！（X） 妥否，请批示。（∨）； “报告”如： 特此报告，请批示。（X） 特此报告。（∨）；(举例)(举例1)(举例2) 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 13、领导讲话，一般不以正式的文件印发，但根据公司的做法，可以按照领导讲话内容，以部室文件进行发布。 第一部分　公文处理工作----行文规则应注意的问题 第一部分　公文处理工作---发文办理 二、做好发文办理工作 发文办理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。 第一部分　公文处理工作---发文办理 （一）关于拟文时的注意事项 （1）符合国家的法律、法规和方针政策及上级机关的有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行并加以说明。 （2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （3）公文中的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 第一部分　公文处理工作---发文办理 （4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。 （6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”或“1.” ，第四层为 “（1）” 。 第一部分　公文处理工作---发文办理 （7）应当使用国家法定计量单位。 （8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （9）公文中的数字，除成文日期（行政公文）、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 注: 拟稿：根据信息员赋予的权限，先选定以什么部门发布，一般有两个或三个层次： 事业部拟稿：东方地球物理公司，矿区服务事业部，综合办公室(党群工作部\规划计划部\人力资源部)；(OA例子) 部属单位拟稿：矿区服务事业部，××单位； 第一部分　公文处理工作---发文办理 第一部分　公文处理工作---发文办理 （二）关于核稿时的注意事项 1、核稿的重点 （1）是否需要行文；是否具备行文条件；发文名义是否合适，有无错用。 （2）文种是否正确、规范；行文方向是否正确、准确，有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行文等现象；公文能否对受文者产生预计的影响。 第一部分　公文处理工作---发文办理 （3）内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界线清楚、前后一致、切实可行、详略得当。 （4）公文格式是否规范、正确，文体是否正确，结构是否齐全完整。 第一部分　公文处理工作---发文办理 （5）语言表达是否简明、得体、有条理；是否合乎语法、逻辑；是否准确、易于理解没有歧义；主题是否明确显露，人名、地名、时间、数字、引文是否准确；标点是否正确，字迹是否规范。 （6）公文是否经一定会议讨论通过；是否经过会商；是否需要上报并已获批准。 注: 为确保稿件的质量，原则上核稿人应当是综合办公室主任（或部门领导），如果是由上一级机关发布的公文，应提交上一级部门核稿人员核稿（如：以东方地球物理公司名义发布文件，要转公司办公室核稿）； 第一部分　公文处理工作---发文办理应注意的问题 复核：公文在送单位负责人签发前，应当做到“先核后签”，重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定； 第一部分　公文处理工作---发文办理应注意的问题 第一部分　公文处理工作---发文办理 2、对审核中发现问题的处理 （1）提出原则性修改意见后退撰稿人或其他有关工作人员具体修改。 （2）由核稿人直接对文稿作全面系统的具体修改。 （3）对修改过的文稿应按规定程序进行审核。 第一部分　公文处理工作---发文办理 （三）关于送签时的注意事项 1、联合行文时，必须做好会签工作，使各机关或部门领导人均履行签发手续。 2、原则上不得将不属于该领导人职权范围的公文送给该领导人签发，否则可能造成越权签发。 签发：公文发布时，上行文一定要由主要负责人或主持工作的负责人签发；下行文或平行文可以由主要负责人或主持工作的负责人授权的其他负责人签发； 注意：没有领导人签发的公文原则上是无效公文 第一部分　公文处理工作---发文办理应注意的问题 提醒: 发文办理网上流程是：拟稿―部门领导审批―核稿－（会稿）－复核－签发―复核―发文 公文需要紧急发布时，必须首先征得领导批准（可电话同意），通过网上特殊发文程序发布，但一定要将上述过程留存纸质签发记录。(有的单位就是特殊发文,建议还是走发文流程) 第一部分　公文处理工作---发文办理应注意的问题 第一部分　公文处理工作 三、收文办理工作 第一部分　公文处理工作---收文办理 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第一部分　公文处理工作---收文办理 　1、在收到下级机关上报的需要办理的电子公文后，应当进行审核，审核的程序主要是：确认、清点、核对、检查。 2、对收到上级下发或交办的公文后(这里包括地方政府部门文件)，只进行确认和清点。 　3、经审核，对不符合规定的公文，经批准后通知呈报机关撤回，并向其说明应撤回的理由。 第一部分　公文处理工作---收文办理 拟办：为公文流转的过程、走向以及如何办理，向领导者提出建议，为决策活动提供可供选择的方案。 第一部分　公文处理工作---收文办理 怎样做好拟办工作： 　 1、认真研读公文，弄清来文者的意图、问题的性质与实际情况。 　 2、熟悉领导的工作分工和各部门的工作职责、任务。 　 3、拟办意见简明、具体、得体。 　 4、提出的多种办理方案有选择性，又有倾向性。 第一部分　公文处理工作---收文办理 批办：是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策性活动。它规定了对具体公文的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等。 第一部分　公文处理工作---收文办理 批办公文时应注意： 1、不得越权批办公文。(职责范围内的批办;职责范围外的可以建议) 2、严格控制批办范围。 3、批办意见明确、肯定、具体、前后一致、切实可行。 4、采取有效措施监督批办意见的执行结果。 5、如发现公文中涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办意见改为拟办意见，提供上级领导定夺。 第一部分　公文处理工作---收文办理 承办：是收文办理的中心环节，公文只有经过承办才能产生切实的效用。 第一部分　公文处理工作---收文办理 怎样承办： 1、承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。 　 2、如有领导明确批办意见，应以此为依据照办。 　 3、如对领导拟办意见有保留或补充时，承办人有权提出或反映，但除特殊情况外，均应以最终批办的意见为依据。 第一部分　公文处理工作---收文办理 4、在承办公文时，应分清主次，区别缓急，因时制宜。 5、如有两个及以上部门共同承办时，应加强协商。 第一部分　公文处理工作---收文办理 催办：是指根据承办时限和要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。 第一部分　公文处理工作---收文办理 怎样做好催办工作： 　 1、正确划定催办范围，保证重点。 　 2、有高度的时间效益观念。 　 3、因地制宜采取多种催办方式。 　 4、积极采取各种有力措施，强化催办工作的权威性、严肃性。 注: ----（事业部）在收到部属单位上报公文（上行文）时，首先要对收到的公文进行审核。审核重点： 是否应由本机关办理； 是否符合行文规则； 内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； 文种使用、公文格式是否规范； 第一部分　公文处理工作---收文办理中注意的问题 -----送负责人批示或交有关部门办理的公文，信息员负责催 办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，信息员不便催办的，应提醒办公室主任向有关领导催办。(OA例子) 建议：告知领导合理使用网上公文提醒功能 (例子) 第一部分　公文处理工作---收文办理中注意的问题 ---部属单位除了上行文必须报送事业部外，下行文不需要向事业部报送。如果认为确有必要送事业部的，可以根据公文的业务内容，送事业部业务主管部门即可。 第一部分　公文处理工作---收文办理中注意的问题 ---事业部不接收以部属单位名义直接主送某位领导的公文，原则上也不接收直接主送某领导，并经领导签署意见的公文；如果是领导直接指示的事情，可以函件的形式报送领导。 ---紧急公文，应在电话沟通的同时，再以公文的形式网上报事业部一份； 第一部分　公文处理工作---收文办理中注意的问题 四、公文格式中应注意的问题 第一部分　公文处理 （一）公文页边与版心： WORD文档――页面设置――页边距：（或按公司设置） 纸张：A4 页眉页脚可根据情况调整（页码位置） 上： 下： cm 内： cm 外： cm 可以按照公司发布的模版，进行套制 例6例6-1例6-2例6-3 公文格式中应注意的问题 （二）发文机关标识： 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，字体推荐使用小标宋、红色标识。 公文格式中应注意的问题 注意的问题： 1、事业部发文标识字号：方正小标宋，上一行为二号， 下一行为小初，可根据字数多少调整字间距； 部属单位发文标识的字号不能大于事业部发文标识； (例7) 公文格式中应注意的问题 2、除“文件”两字，发文机关标识应当与发文单位的印章名称保持一致，不能多字，也不能少字，更不能擅自编制标识。 公文格式中应注意的问题 3、行政和党委文件机关标识不能混用； 4、行政机关联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；(例)党政联合行文时，可以用党委文头，标题注明党政两个机关的名称，加盖党、政印章。(例8) 公文格式中应注意的问题 （三）发文字号： 由“发文机关代字＋年份＋序号”组成； 发文字号在发文机关标识下空2行，用3号方正仿宋体字（下行文：居中；上行文：与“签发人”同行分布两侧各空一个字符）；(例9)(例9-1) 年份、序号用阿拉伯数码标识； 公文格式中应注意的问题 注意的问题： 行政文件代字按一个字序排列，不单列安字或干字或人字，如各基地可以代字为：涿基×、徐基× 公文格式中应注意的问题 2、年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入（特殊符号）； 例：年份外用六角括号“〔〕”误用“[]”； 3、序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 例：序号编虚位（如：006）； 公文格式中应注意的问题 4、上行文标注“签发人”写成“签发”，并且位置、字体不正确；有的单位上行文无签发人；(例9-2)例9-3 5、为了表示对签发人的尊重，“签发人”后标全角冒号，人名使用3号方正楷体字。发文字号和签发人姓名处在同一行，与红色反线距离约4mm，并各距左右空一个字。 公文格式中应注意的问题 （四）公文的标题： 在红色反线下空2行，用2号方正小标宋体字（或方正大标宋），分一行或多行，居中排列。(例10-1)(例10-2) 公文格式中应注意的问题 注意的问题： 1、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文的种类； 公文标题一般不使用标点符号，（如：“，”“：”“。”）； 根据公文需要，如法规、规章名称可以使用特殊符号（如： “《》”、“五五 ”）； 如果标题中出现了两个并列的名称时，可以在两个名称间空半个字符； 公文格式中应注意的问题 2、标题分多行排列回行时，词意要完整，排列要对称，不能把一个完整的词分列两行；为了视觉上美观，使用上梯行和下梯行时（一般采用上梯形），应将行与行之间的间距调为最小值“0”； 公文格式中应注意的问题 3、标题位置与红色反线一般空二行，与发文机关标识和红色反线之间的距离相当，但可以根据排版需要进行调节； 4、因发文机关标识已经明确了发文机关，故，标题中不加入发文机关的名称，如：“××××关于、、、”；(例) 5、标题与正文间空一行。 公文格式中应注意的问题 （五）主送机关： 标题下空1行，左侧顶格用3号方正仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 公文格式中应注意的问题 注意的问题： 1、主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，不能使用口语或习惯用语，如：（正式公文或对外材料） 东方地球物理公司（V）东方公司（ X ）(例子) 矿区服务事业部（ V ）矿区事业部或事业部（ X ） 公文格式中应注意的问题 4、不同类全部时，只标注如“各有关单位”是不规范的，一般，如果三行之内能列全，要一一列明，超出三行时，可用“各有关单位”，但在版记中要详细列明主送机关，位置在主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送； 主送机关为并列单位，可以用“、”分开，有层级关系的用“，”分开，不使用“和”； 公文格式中应注意的问题 （六）公文正文 在主送机关名称下一行，每自然段左空2个字，回行顶格。 公文格式中应注意的问题 注意的问题： 1、正文中标题字体： 一级标题：“一、×××”3号方正大标宋； 二级标题：“（二）×××”方正黑体； 三级标题：“1.×××”方正楷体； 四级标题“（1）×××”3号方正仿宋，可加粗处理； 均居左，前空2字。 公文格式中应注意的问题 2、正文中如出现数字、年份时，不能回行，要采用半角的阿拉伯数码； 3、行间距和字间距的排列，以正文需要进行调节,一般每页22行，每行28个字最好； 公文格式中应注意的问题 4、公文正文中不得有表格、示意图、结构图等形式，要 作为附件或将表格中的内容转化为文字；(例子)(例子) 5、正文不要出现一字行，要通过调节字间距进行调整； 不要出现背题（即小标题出现在一页的最后一行）； 公文格式中应注意的问题 （七）附件： 公文如有附件，与正文间空1行，前空2个字，用3号方正仿宋体标识，后用全角冒号，附件名称后不加标点符号，回行时，要内对齐； 公文格式中应注意的问题 注意的问题： 1、正文中的“附件：”不能写成“附：”或“附表：”； 2、附件如有序号，要使用阿拉伯数码。 如：“附件：1.×××” 附件序号和名称应当与正文中标注的顺序、名称保持一致； 公文格式中应注意的问题 3、正文后附件应在附件正文首页左上角顶格用3号方正仿宋体标注“附件”或“附件×”，注意后面不加全角冒号； 4、注意印发件和转发件不能做附件，可直接放在正文后面 (例子) (例子) 公文格式中应注意的问题 5、正文如有标注，标注内容用3号方正仿宋，居左空2字加 圆括号在成文日期之下空1行。 注：不要写“附注”两个字 (例子) 公文格式中应注意的问题 （八）成文日期及生效标识 用汉字将年、月、日标全；写成“二〇一一年十一月十三日”或“2011年11月13日”（插入―日期和时间―中文格式） 加盖印章应上距正文2mm-4mm（约一行之内），端正、居中下压成文时间。 公文格式中应注意的问题 注意的问题： 1、行政公文只标注成文日期，用“二〇一一年十一月十三日”形式； 2、党委文件要同时标注发文机关名称和成文日期，分上下两行排，如： ××××××委员会 2011年11月13日 公文格式中应注意的问题 3、成文日期右空4个字；且与领导签发时间相同； 联合发文与最后领导的签发时间相同； 4、印章不能盖在空白页上或是在空白页上标注“此页无正文” 后再加盖印章； 5、部属单位及事业部机关各部室印章一般下弧有文字，要采用中套方式，即印章中心线压在成文日期之上； (例12-1)(例12-2) 公文格式中应注意的问题 6、联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公 文，需加盖两个印章时（三个很少），应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm； 7、党政联合行文时，文头只用党委文头，但标题中要标明党 政名称，落款印章排序为先党委后行政。 公文格式中应注意的问题 8、“会议纪要”因在文头处的红色反线上已经标注了印发日期，故，在正文后面不能再加注成文日期；“会议纪要”不加盖单位印章。 公文格式中应注意的问题 （九）版记 版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心；版记应置于公文最后双页码底端。 主题词――用3号方正黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号方正仿宋体字；词目间空一字； 公文格式中应注意的问题 注意的问题： 1.不要漏标文种，如：“通知、请示、报告”； 2.词目要准确反映公文的内容，不能确定时，可对照查“办字〔2004〕25号（主题词表修订）”； (例13-1)(例13-2)(例13-3) 公文格式中应注意的问题 抄送——在主题词下1行；用3号方正仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。 公文格式中应注意的问题 印发机关和印发时间——位于抄送机关下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号方正仿宋体字。 公文格式中应注意的问题 注意的问题： 1、如果主送机关移至主题词之下时，标识方法同抄送机关； 2、只使用“抄送”和“主送”，公司内部不使用“抄报”； 3、正文中已标注主送机关的，不能在抄送中再有主送机关； 公文格式中应注意的问题 4、如果抄送中有重要单位时，可以把该单位与其它抄送单位用“。”分开；抄送机关间也应按级别排序；抄送机关中不写“存档”。 5、行政公文版记中，“抄送”、“印发机关”均左空1字，印发 时间右空1字； 公文格式中应注意的问题 6、党委发文的版记中“抄送”、“印发机关”均左顶格，与“主题词”排齐；“印发日期”要右顶格； 7、版记中，印发时间以公文印制日期（网上发布日期）（不一定与成文日期一致）为准，用阿拉伯数码标识。 公文格式中应注意的问题 第一部分　公文处理工作 五、OA系统使用中常见问题及建议 “为民服务创先争优”活动 ，就要求在公文流转的过程中做到：当日文件当日清。 坚持这一项工作原则，对当日需要处理的文件必须当日处理完毕，实现文件当日处理率100%，坚决做到不能因为本部门原因而延误文件的传阅、收发，不断提高工作效率。 第一部分　 OA系统使用中常见问题及建议 第一部分　 OA系统使用中常见问题及建议 具体的:至少上班时和下班时要浏览一下OA网上的待办事宜或传阅管理,看有没有需要处理的文件,如果有,要尽可能地当日处理完毕,不能因为各种原因,把文件或事情耽搁在办公室 第一部分　 OA系统使用中常见问题及建议 如何上班时和下班时要浏览一下OA网上的待办事宜或传阅管理?(例子)(例子) 第一部分　 OA系统使用中常见问题及建议 OA中若收到矿区服务事业部转传阅公司的文件(只签收不能传阅) 怎么办? “收文管理—收文登记”(例) 1、收文转阅路径问题 现行的收文，信息员在签收后，只能在“文件浏览”和“文件搜索”中进行“转拟办”或是“转传阅”，但由于文件接收量大，信息员在接收收文后，往往打不开“文件浏览”和“文件搜索”，导致不能及时转传阅，或是过后忘记转传阅。或是公文已发布(如:2011年5月5日)但没有向下发布,向下发布在2011年7月5日,那么收文以后,需在“文件浏览”的后几页中才能找到. 使用公司OA办公系统常见问题及建议 使用公司OA办公系统常见问题及建议 建议：在“待办事宜”处，为信息员设立权限，能够直接转拟办或是转传阅，同时，如信息员认为不属于转拟办或是转传阅范围的文件，也可以直接签收。 使用公司OA办公系统常见问题及建议 2、增加发文时的群发功能 现行的发文，信息员必须一一点击需要签收文件人员的名字，如果由于系统压力大或是由于本单位需要签收文件的人员多时，很难打开或是有可能漏发。 使用公司OA办公系统常见问题及建议 建议：在发文时，增加收件人群体设置功能，即，象发送即时消息时，可以设立“个人地址薄”一样，信息员可以根据平时发送文件的情况，设立收文人员的群体，以提高办公效率。 使用公司OA办公系统常见问题及建议 3、改进领导签批意见自动提醒功能 现行的功能是，领导在签批意见后，点击“通知传阅管理员”，但实际操作中，由于领导工作繁忙，或是习惯，在签批意见后，并不提醒传阅管理人员，有的领导没有签批意见，反而提醒了信息传阅人员，这给信息员的工作带来了一定的不便。 使用公司OA办公系统常见问题及建议 建议：改进领导签批意见自动提醒功能，即，只要领导签批了意见，系统就会自动提醒信息传阅人员，领导没有签批意见（即只点击“确定”键）的，系统就不提醒信息传阅人员，避免了领导由于工作繁忙，还得选择性去点击，同时也为信息管理人员减轻了一定的工作压力。 使用公司OA办公系统常见问题及建议 4、权限分配问题 现行的权限分配中，办公室主任角色中自动含“拟办”、“核稿”权限，如果由于办公室工作需要，“核稿”权限不一定要在办公室主任那里时，在取消办公室主任“核稿”权限时，也同时取消了办公室主任的“拟办”权限。 使用公司OA办公系统常见问题及建议 建议：在权限分配中，把“拟办”和“核稿”权限单列，各单位信息员根据本单位工作需要为每个人设定角色，以有利于本单位开展工作。 第二部分 印章管理工作 第二部分 印章管理工作 印章是企业的凭证，是企业对外对内行使权 力的标志。 第二部分 印章管理工作 印章的特征主要有： 　　法定性：具有合法的机关、企事业单位的印章才合法；印章与机关和企事业单位的名称一致才合法；印章经过依法批准才合法。法定性是印章的一个基本特征。 第二部分 印章管理工作 权威性：印章是机关和企事业单位的代表，在一定场合下，机关和企事业单位权威的实现是以印章为鉴证的，因而，一般把印章看作是机关和企事业单位权威的象征。 第二部分 印章管理工作 效用性：由于印章具有合法性和权威性，因而具有效用性，无论是机关还是企事业单位，凡是盖了印章的文件和信函都被社会承认。人们对机关和企事业单位的含义和身份的认可，一般是以印章为凭证的。 第二部分 印章管理工作 一、印章的保管 机关、企事业单位的印章，必须妥善保管。正式印章、专用印章、钢印和手章（企业法人代表以及其他负责人的印章），都应指定专人负责保管使用，以保证印章的绝对安全。有的单位，为了在印刷凭证时使用，还特制了缩印，缩印也应按使用印章的规定办理和保管使用。 第二部分 印章管理工作 二、印章的使用 各级、各类机关单位在使用印章时要十分谨慎，要求每次用印要履行批准手续并进行登记。 第二部分 印章管理工作 使用印章时应注意 1、使用印章时，首先应当检查是否有机关、单位负责人批准用印的签字。 2、应当审阅、了解用印内容，不能不看内容就盲目盖印，同时，还要检查留存材料是否齐全。 第二部分 印章管理工作 3、每次用印都应当进行登记。 4、盖印。对公文或函件等经过上述审查登记以后，即可按要求加盖印章。盖章时 用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别，印 章文字不能盖歪或盖得颠倒。 第二部分 印章管理工作 5、应整理留存材料。把用印留存的材料进行编号整理，归卷备档，对其中具有查考价值的,要在年终整理立卷时归档保存。 6、正式印章要在办公室内使用，一般不能将印章携带出机关或单位以外使用,特别是印章不能脱离印章管理人员的监督。 7、原则上，印章管理人员不允许在空白凭证、介绍信等上加盖印章,因为这无法控制凭证和介绍信的内容，更不能保证其用途,印章管理人员应对印章使用以后的后果承担责任。 第二部分 印章管理工作 第二部分 印章管理工作 三、印章的停用 在出现单位名称变更、机构撤销、式样改变等情况时，该单位的印章必须停止使用，应该按照上级规定及领导的指示，认真负责地做好印章停用后的善后工作。 第二部分 印章管理工作 废印章的存档和销毁 旧印章停用以后，应当清查全部印章，并把清查结果报告领导，请领导审定旧印章的处理办法，根据领导批示,分别不同的情况,做出处理： 第二部分 印章管理工作 一是对于在处理历史遗留问题上仍有可能使用的，经颁发机关同意后，可由原使用单位继续保管，由颁发机关委托该单位主要负责人行使印章使用审批权，仅用于处理历史遗留问题。 第二部分 印章管理工作 二是印章使用单位原则上应将作废印章上缴颁发机关进行处理，未经颁发机关同意，不得自行销毁。 　 三是对上缴的作废印章，颁发机关应封存保留一段时间，以备处理历史遗留问题之用。 　 四是经确认，确实没有保留价值的，进行销毁。 印章使用管理中应注意的问题： 事业部及部属单位的行政、党委、合同专用章、财务专用印章由公司统一刻制、分发、收缴和销毁； 部属各单位工会、团委以及事业部机关各部门印章由事业部统一刻制、分发、收缴和销毁； 部属单位确需刻制部门印章时，应经本单位领导批准后，由本单位综合办公室统一刻制、登记、分发并留存印件； 第二部分 印章管理工作 注意的问题： 1、各单位对印章要指定专人严格管理，印章保管人要与本单位主要领导签订印章保管和使用责任书； 2、合同专用印章及财务专用章不得用其他行政印章代替使用； 第二部分 印章管理工作 3、原则上，各单位只有行政印章才可对外使用，对外使用印章须按要求填写《印章使用审批表》 ，经有关人员（业务主管部门）审核，涉及法律等重要事项的，须经法律部门审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后，方可交印章保管人盖章。印章保管人应对需要加盖印章的文件或材料内容与《印章使用审批表》上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章； 第二部分 印章管理工作 4、原则上，部门印章不准对外使用，但特殊情况（如：收费专用章、门诊章）需要对外使用时，各单位应当就该印章的使用范围进行规范，签订《印章使用管理责任书》，以确保印章的安全使用。 第二部分 印章管理工作 5、除对内使用印章（如：文件用印时有领导签发记录，报表用印有领导人手签记录）外，印章使用要进行登记备案，以便于日后查对（附：印章使用登记表）； 第二部分 印章管理工作 6、原则上印章是不许被带出本单位的，确因工作需要须带出时，应事先填写《印章使用审批表》，载明事项，经主要领导批准后由两人以上共同携带使用； 第二部分 印章管理工作 7、部属单位对外办理有关业务，须使用公司行政印章时，需按照公司有关规定，填写《东方公司印章使用审批表》，并详述用印理由（但语言要简洁），并由本单位主要领导签字加盖行政印章后，传真至事业部办公室，再由事业部办公室审查并报请事业部领导签字盖章后报公司申请使用。 注：事业部办公室不再受理各单位电话、网上即时消息形式或是各单位业务部门报送的用印申请； 第二部分 印章管理工作 8、各单位在建立有关档案（人员任免表、岗位调级管理表）时，需使用事业部行政印章，按上述用印程序办理；需使用公司或事业部已经收缴作废的各单位印章（建档补章）时，应填写《印章使用审批表》，并由主要领导签字加盖行政印章，同时要附上相关文件（如：干部聘任文件），如果是在多份档案上用印时，还需附上用印人员名单明细（加盖本单位印章）； 第二部分 印章管理工作 第三部分 保密工作 第三部分 保密工作 一、保密工作面临的形势 近几年来，保密战线上保密与窃密的斗争异常尖锐激烈。 1、从国际形势看，随着世界格局多极化的发展，国与国之间综合国力的竞争日益激烈，针对我国的各种窃密活动日趋复杂。西方敌对势力在继续对我国实行“西化”、“分化”战略和“循序渐进和平演变”图谋的同时，运用各种手段，加紧了窃取我国政治、经济、军事、外交、科技方面秘密的活动，尤其是以经济、科技为重点的窃密活动越来越猖獗，越来越带有高科技特点。保密与窃密的斗争已进入高科技抗衡阶段。这是从外部分析新形势下保密工作的重要性、艰巨性、复杂性。 2、从国内形势看，在当前扩大对外开放和建立社会主义市场经济体制过程中，保密工作遇到了许多新情况、新问题，以下几种情况突显了保密形势的严峻。 第三部分 保密工作 第三部分 保密工作 首先，在对外合作过程中，既要提供必要的资料，又要保守国家秘密，这个“度”如何把握？虽然国家有了一系列规定，但实际情况往往难以预料，这就需要我们所有的涉密人员不断提高自己的应变能力，强化“独立作战”情况下的保密意识，在实践中不断探索。 第三部分 保密工作 其次，市场经济客观上要求人才合理有序流动。有些外资和民办企业通过挖人才等手段获取国有企业和科研单位的秘密情报，如何采取有效措施堵住这方面泄密的漏洞，是保密工作中又一严肃的课题。 第三部分 保密工作 其三，随着现代化科学技术的飞速发展，许多先进技术被用于窃密活动，而我们的一些国家机关和保密要害部门在广泛使用现代通信和办公自动化设备以后，由于保密意识不强，又缺乏应有的知识，因此并没有采取适当的保密技术防范措施或措施不当。 第三部分 保密工作 其四，更需警惕的是，在市场经济大潮中，一些国家机关和保密要害部门的工作人员和有关涉密人员，甚至有个别党员干部，受私欲驱动，不惜丧失国格、人格，出卖党和国家秘密，严重地损害了国家的安全和利益。 第三部分 保密工作 3、保密工作面临的形势 第一，随着海外业务的不断拓展，人员、技术、设备跨国流动频繁，海外办事机构逐年增多，外方雇员也相当普遍； 其次是对外技术交流、合作频繁； 第三，人才流动频繁； 第四，现代通信、办公自动化设备使用频繁，这四个“频繁”在为我们公司带来发展希望和工作便利的同时，也向我们的保密工作提出了严峻的挑战。 第三部分 保密工作 二、保密工作中存在的主要问题 以下几个方面： 1、保密观念淡泊，保密意识不强。 一是个别单位领导对保密工作重视不够，对保密工作的重要性认识不足； 二是一些保密工作人员及涉密人员保密知识缺乏、意识不到位。 第三部分 保密工作 2、保密工作组织机构和工作网络不健全，以至对保密工作的管理弱化。 3、保密制度不健全或流于形式，保密责任不明确。 4、全员保密知识的宣传教育不深入、不到位甚至缺失。 第三部分 保密工作 三、改进措施及要求 1、从事业部层面加强对保密工作的领导和重视。建立保密工作责任制和责任追究制度；扩大保密知识在事业部党委中心组学习中的比重；推动事业部范围内全员保密知识的宣传教育与普及；加大对保密工作检查考核的力度，调整完善管理指标考核中对保密工作检查考核的内容和所占比重，强化对保密工作的考核力度。 第三部分 保密工作 2、各单位需要做的主要工作： （1）建立健全保密工作组织机构及工作网络，明确分管领导，设立兼职保密工作岗位，做到责任落实。 （2）加强对保密工作的领导。一是要求基层单位的党政一把手要有较强的保密观念，能够率先垂范，以身作则；二是要求各单位的保密委员会主任要敢于抓保密工作，做到有为有位有威。三是要求各单位建立保密工作领导责任制；四是要求各单位党政领导对保密工作在经费、人员、时间上给予必要的支持。 第三部分 保密工作 （3）健全保密制度。不单指“凑齐”各项保密规章制度，而是要建立一整套健康的、活生生的、能发挥作用的制度。不仅仅是罗列、上墙、放入文件柜后无人问津，而是要严格执行，切实履行职责，充分发挥制约作用。 第三部分 保密工作 （4）做好宣传报道及涉密会议的保密管理 （5）加强对涉密单位、部门、部位和涉密人员的管理。 （6）定期做好本单位及下属单位保密工作的检查和考核。 第三部分 保密工作 （7）加强对全体员工的保密宣传教育工作。对保密知识的学习不但要纳入各单位党委中心组学习，更要加强全员的宣传教育工作。特别是要加强对《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》及《中国石油天然气集团公司计算机信息系统保密管理暂行规定》、《东方地球物理公司商业秘密保护管理规定》以及国家保密局、科学技术部下发的《对外科技交流保密提醒制度》等的学习。 第三部分 保密工作 下面观看警示片 谢 谢!