时间管理 四象限法 商 / 务 / 培 / 训 / 课 / 程 概述丨重要性丨内容丨案例 01 时间管理概述 02 时间管理的重要性 03 四象限法的内容 04 案例分享 目录 CONTENTS 时间管理 概述 PART ONE 时间管理不良的征兆丨常 见 问 题 你是否有时间管理不良的征兆？看看一下这些问题。 对于以上的这些问题，只要有两个回答是“是”的话 那你的时间管理就有问题了。 你是否同时在进行 几个方案，但似乎 无法全部完成？ 你是否因为顾虑其它 的事情，而无法集中 精力来做目前的事？ 如果工作被中断， 你是否特别生气 ？ 你是否每天回家的时 候都是筋疲力尽，有 觉得好像没做什么事 情？ 你是否觉得老是没 有什么时间做运动 或者是休闲，甚至 是只是随便玩玩都 没有时间？ 01 02 03 0504 时间管理概述 我们经常遇到这样的问题 ？ 最近领导分配了好多事情需 要做，一起堆进来，我都不 知道怎么办，这个也说马上 要交，那个也说马上要交， 我有不是三头六臂。 02 整天就像救火车，哪里有火 情就往哪里赶，可是天天忙 救火，就没有时间静下来想 想，“火灾”从哪里来？ 03 时间管理概述 电话又响了，有急事的、请 示的、投诉的、朋友聊天的 等等都是不得不接的电话。 可是，手头上正在写一个计 划，一个上午了，还没写几 个字…… 01 时间是把杀猪刀！ 斯蒂芬·科维（Stephen Covey） 说： 时间管理概述 时间管理 的重要性 PART TWO 重 要 性丨 紧 迫 程 度 丨 举 例 说 明 重要性 紧迫程度 二：重要但不紧急一：重要而且紧急 四：不重要且不紧急三：不重要但紧急 时间管理的重要性 时间管理的重要性 重要性 紧迫程度 二：重要但不紧急一：重要而且紧急 四：不重要且不紧急三：不重要但紧急 1、准备工作、编制计划、维持关系。 2、去拜访VIP客户。 3、计划给员工进行培训。 4、回访客户。 1、处理一般性文件。 2、看电视消磨时光。 3、归档本周所有文件。 1、紧急状况、迫切问题、限期完成。 2、一会儿要参加重要会议。 3、与客户沟通要做合同。 4、准备事项。 1、造成干扰的紧急事件。 2、打若干个沟通的电话。 3、帮助客户解决一个难题。 四象限法 的内容 PART THREE 四 象 限 丨 成 功 的 时 间 分 配 管 理 我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第 一象限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧 急）没有被处理好的事情，也就是说这个压力和 危机是自己给自己的。 所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事情 才能是的压力减缓。 第一象限：没什么好说的，立即去做！ 四象限法的内容 很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不 足，而变成迫在眉睫。 第一象限：没什么好说的，立即去做！ 四象限法的内容 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“ 重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也 是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙 ”。 第二象限：有计划去做！ • 不能因为不紧急就不去解决它。 • 我们应该第一时间将任务进行分解，然后一 个一个解决，并制定时间表，在规定的时间 内完成就不会让第二象限的事情偷溜到第一 象限中去。 四象限法的内容 第二象限：有计划去做！ 四象限法的内容 荒废这个领域将使第一象 限日益扩大，使我们陷入 更大的压力，在危机中疲 于应付。反之，多投入一 些时间在这个领域有利于 提高实践能力，缩小第一 象限的范围。 这更是传统低效管理者与 高效卓越管理者的重要区 别标志，建议管理者要把 80%的精力投入到该象限 的工作，以使第一象限的 “急”事无限变少，不再瞎 “忙”。 做好事先的规划、准备与 预防措施，很多急事将无 从产生。这个领域的事情 不会对我们造成催促力量， 所以必须主动去做，这是 发挥个人领导力的领域。 第三象限：尽量别做！ 四象限法的内容 当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且 不紧急的事情来调整戏台和身体，但是不要在 这个象限中投入过多的尽力，否则就是浪费生 命了。 第三象限：尽量别做！ 四象限法的内容 但我们往往在忙得焦头烂额， 不得不到第四象限去疗养一番 再出发。这部分范围倒不见得都是休 闲活动，因为真正有创造意 义的休闲活动是很有价值的。 然而像阅读令人上瘾的无聊 小说、毫无内容的电视节目、 办公室聊天等。 这样的休息不但不是为了走更 长的路，反而是对身心的毁损， 刚开始时也许有滋有味，到后 来你就会发现其实是很空虚的。 第四象限：交给他人去做！ 四象限法的内容 最好的方法是放权交给 别人去做，或者通过委 婉的拒绝以减少此类事 务的发生。 02最好的方法01忙碌的源头 第四象限的事情是我们 忙碌而且盲目的源头。 • 表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“ 这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人 而言。 • 我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象 限，其实不过是在满足别人的期望与标准。 第四象限：交给他人去做！ 四象限法的内容 四象限法的内容 重要性 紧迫程度 二：重要但不紧急 65%－80% 一：重要而且紧急 20%－25% 四：不重要且不紧急 <1% 三：不重要但紧急 15% 成 功 的 时 间 分 配 管 理 案例分享 PART FOUR 某人一周的事务清单丨四象限分类 案例：某人一周的事务清单 临时参加各部门协 调会。 （不重要但紧急） 解决客人投诉。 （重要而且紧急） 编写下个月部门员 工排班。 （重要但不紧急） 归档大堂副理本周所 有文件。 （不重要也紧急） 去拜访VIP客人。 （重要但不紧急） 计划给前厅员工及其领班 进行关于发票登记的培训。 （重要但不紧急） 陪朋友买手机。 （不重要也不紧急） 1 2 3 4 7 6 5 案例：某人一周的事务清单 向上次联系的客户询问产品使用情 况，搜集反馈资料。 （重要但不紧急） 核查下午客人信用额度报表。 （重要而且紧急） 发传真取消客人预授权。 （重要而且紧急） 打若干个沟通的电话。 （不重要但紧急） 核查当日所有挂账账单及其消费 小单是否准备齐全。 （重要而且紧急） 保安员报告有两客人在停车场打 架斗殴。 （重要而且紧急） 去当当网购买最近很火的一本书 《杜拉拉升职记》 。 （不重要也不紧急） 帮助一名新同事解决系统中一个 遇到的难题。 （不重要但是紧急） 1 2 3 4 5 6 7 8