效期商品管理规程 质量管理部 效期管理的目的 1.保证商品的销售、使用在其失效之前，这是进行商品效期管理的基本要求。 2.提高对商品效期的控制能力，缩短商品在仓库、店面的存放时间，加快商品周转，减少效期报损。 3.保证公司及门店商品的新鲜度。同时，对保持门店的新颖、店面的活性化有很好的作用，从而提高公司及门店的竞争力。 效期商品的界定 1、商品有效期（保质期）的含义： 商品的有效期（保质期），系指商品在一定的贮存条件下，能够保持质量的期限。 根据相关法律规定，过期商品不得销售、使用。 2、近效期、准效期、过效期商品的定义： 3、有效期（保质期）大于等于1年的商品，效期不足6个月的商品为近效期商品，效期在1个月以内的商品为准效期商品，超过有效期的商品为过效期商品。 4、有效期（保质期）大于等于1年的商品，效期不足6个月的商品为近效期商品，效期在1个月以内的商品为准效期商品，超过有效期的商品为过效期商品。 5、有效期（保质期）小于1年的商品，近效期商品的规定详见下表中商品效期管理中的“门店销售时限” 栏，准效期商品的规定详见下表中商品效期管理中的“下架时间”栏，超过有效期的商品为过效期商品 商品的效期管理： 距失效期3个月 距失效期应大于3个月 30类中药材和40类保健食 品（食品）、医疗器械 距失效期6个月 距失效期应大于6个月 距生产日期3 个月之内 药品、消毒产品、普通化妆品 12个月 30类中药材和40类保健食 品（食品）、医疗器械 距失效期6个月 距生产日期6 个月之内 药品、消毒产品、普通化妆品 18个月 距失效期3个月 30类中药材和40类保健食 品（食品）、医疗器械 距失效期1个月下架 距失效期6个月～1个月期间 距失效期6个月 距失效期3个月 距生产日期 12个月之内 药品、消毒产品、普通化妆品 大于或 等于24 个月 破损、陈旧不 能销售 商品在店（店龄） 超过12个月以上 商品破损、陈 旧之前 商品整洁、清洁 商品整洁、 清洁 部分医疗器械及健身设 备、针织品、日杂用品等 长效期 下架时间（准 效期） 促销时限（近效 期～准效期之间) 门店销售时限 （即近效期商 品的界定） 配送时限（即门 店验收时限） 采购时限 （即仓库验 收时限） 品类 商品保 质期 1、药品、保健食品（包括功能食品）、医疗器械、消毒产品等商品效期的管理 到期下架 到期前1～10天 有效期前 出版日期 1～10天内 大库不存 货 报纸、杂志 距失效期7 个月下架退库 距失效期12 个月～7个月期间 距失效期 12个月 距失效期应 大于8个月 距生产 日期12 个月之内 雅漾系列 距失效期1 个月下架 距失效期12 个月～6个月期间 距失效期 12个月 距失效期应 大于13个月 距生产 日期12 个月之内 薇姿、理肤泉系列 特殊商品 下架时间 （准效 期） 促销时限 （近效期～ 准效期之间) 门店销 售 时限（即 近效期商 品的界 定） 配送时限 （即门店验 收时限） 采购时限（即仓 库验收时 限） 品类 商品 保质 期 2、便利食品（80类）的效期管理 距失效期2天下架或商品融化变形 距失效期3个月～3天期间 距失效期3个月 距生产日期5个月之内 大库不存货 冷冻食品（冰棒、冰淇淋、粽子、汤圆等） 距失效期1个月 距失效期6个月～1个月期间 距失效期6个月 距失效期应大于8个月 距生产日期6个月之内 包装食品（部 分调料、冲调 类、饼干、巧 克力、肉干、 矿泉水果汁饮 料、粮油等） 18～23个月 距失效期2天 下架或商品 融化变形 距失效期3个月～3天期间 距失效期3个月 距生产日期12个月之内 大库不存货 冷冻食品（冰 棒、冰淇淋 等） 距失效期1个月 距失效期6个月～1个月期间 距失效期6个月 距失效期应大于8个月 距生产日期12个月之内 包装食品（部 分奶粉、冲调 类、味精、罐 头食品等） 大于或等于24个月 破损、陈旧 不能销售 商品在店(店 龄)超过12个月以上 商品破损、陈旧之前 商品整洁、清洁 商品整洁、清洁 香烟和部分酒类 长效期 下架时间 （准效期） 促销时限（近 效期至准效期之间) 门店销售时限 （即近效期商品 的界定和预警时间） 配送时限（即 门店验收时 限） 采购时限（即 仓库验收时 限） 品类 商品保 质期 距失效期2天 下架或商品 融化变形 距失效期3个 月～3天期间 距失效期3个月 距生产日期5个月之内 大库不存货 冷冻食品（冰 棒、冰淇淋、 粽子、汤圆等） 距失效期1个月 距失效期6个月～1个月期间 距失效期6个月 距失效期应大于7个月 距生产日期4个月之内 包装食品 （部分调 料、冲调 类、饼干、 巧克力、肉 干、矿泉水 果汁饮料、粮油等） 12～14个月 距失效期2 天下架或 商品融化 变形 距失效期3个月～3天期间 距失效期3个月 距生产日期5个月之内 大库不存货 冷冻食品 （冰棒、冰 淇淋、粽 子、汤圆 等） 距失效期1个月 距失效期6个月～1个月期间 距失效期6个月 距失效期应大于7个月 距生产日 期5个月之内 包装食品 （部分调 料、冲调 类、饼干、 巧克力、肉 干、矿泉水 果汁饮料、 粮油等） 15～ 17个 月 当天下架 无 制作当天 大库不存货 速食（热狗、刨冰、 爆米花、QQ棒 等） 1天 到期下架 距失效期1天前 距失效期1天 大库不存货 鲜食（面包、鲜奶、 豆浆、包子等） 1～5天 到期下架 距失效期3～5天前 距失效期3～5天 原料应新鲜、未过 期，并按照储存要 求进行保存 大库不存货 鲜食（鲜奶、酸奶等） 6～10天 距失效期2天下架 失效期前4～8天 距失效期5～10天 应为出厂日期1天之内 大库不存货 包装食品 11～29天 包装食品（牛奶、鸡蛋等） 距失效期5天下架 失效期前10～25天 距失效期15～30天 距生产日期5～20天之内 大库不存货 冷冻食品 30～90天 距生产日期个月之内 距生产日期1个月之内 包装食品（麻辣脆皮等零食） 距失效期15天下架 距失效期30～15天期间 距失效期1个月 距生产日期2个月之内 大库不存货 冷冻食品（冰棒、冰 淇淋、粽子、汤圆等） 4～5个月 距失效期应大于3个月 距生产日期2个月之内 包装食品（方便面、 薯片、乳饮料、果冻、啤酒 距失效期1个月下架 距失效期2个月～1个月期间 距失效期2个月 距生产日期2个月之内 大库不存货 冷冻食品（冰棒、冰 淇淋、粽子、 汤圆等） 6～8个月 距失效期1个月下架 距失效期3个月～1个月期间 距失效期3个月 距失效期应大于5个月 距生产日期3个月之内 包装食品（方便面、 薯片、乳饮料、果冻、啤酒 9～11个月 下架时间（准效期） 促销时限（近效期 至准效期之间) 门店销售时限（即近效期商品的界定和预警时间） 配送时限（即门店验收时限） 采购时限（即仓库验收时限） 品类 商品保质 期 采购人员应严格遵守公司效期时限管理规定，在订立合同时，明确是否可退换货。 有冷冻、冷藏要求的商品在没有相应的储存、配送条件时不得储存及销售。 验收时应特别注意商品效期和外观质量，不符合公司规定的药品不得验收入库。每个品种登录批号和失效期，以便进行质量追踪和物流管理。应特别注意商品效期标示是否完整，内外包装效期、批号等是否统一。 对效期及其质量有怀疑或效期不符合规定的商品应报质量管理部备案，经确定无疑后方可入库或上架销售。门店在收到仓库调拨的近效期商品时可查看仓库是否上报效期，若已上报的商品，门店按要求执行；若未上报的商品，门店应拒收并上报质量管理部进行处理。 效期不符合规定的商品若确需验收入大库的，必须经采购部经理、总经理助理签字，质量管理部备案后配送中心方可验收入库。有效期小于配送时限的商品，采购部须在1周之内做分配单配送到门店并通知门店验收。 过效期商品、准效期商品配送中心、门店一律下仓、下架，放入不合格品区，并及时处理。 注：A、所有与商品管理有关的人员必须始终对已到期或快到期的商品保持警惕 ！各部门应积极进行近效期商品的促销，争取在有效期内销售完，减少效期商品的报损！ B、仓库及门店应按照先产先出的原则进行配送和销售，并对近效期商品应进行相应的警示！对未按先产先出原则发货和销售而导致的效期商品，由相应部门自行承担！ 门店调库商品的效期规定： 门店调库商品有效期（指商品剩余有效期）应大于配送时限规定的时间1个月以上方可验收入大库。 有效期（指商品保质期）小于6个月的商品不得调库。 特殊商品不得调库（新店调库除外）。如：文具类、玩具类、日用杂货、电池类、饮料类、方便食品、糖果类（条装的口香糖、果冻等）、小零食、针织品等 近效期商品的预警及处理 仓库上报效期时间： 1、药品、消毒产品、化妆品（薇姿、理肤泉、雅漾系列除外）、有效期大于18个月的中药材和保健食品（包括健康食品）距失效期7个月汇总上报。 注：薇姿、理肤泉、雅漾距失效期13个月上报； 2、 80类商品的上报时间应比 “门店销售时限”（详见上表）中规定的时间提前1个月。 门店上报效期时间： 1、药品、消毒产品、化妆品（薇姿、理肤泉、雅漾系列除外）：距失效期6个月汇总上报。 例：有效期至2006年3月的药品、消毒产品和化妆品于2005年9月30日12：00以前上传效期上报单、2005年10月1日12：00以前报质管部，依此类推。 注：A、薇姿、理肤泉系列化妆品：距失效期1年上报。 例：有效期至2007年11月的薇姿于2006年11月30日12：00以前上传效期上报单、2006年12月1日12：00以前将《效期预警表》交质管部，依此类推。 B、雅漾系列化妆品距失效期7个月下架，一周之内退回公司二库待退货区，不用再上报效期。 例：有效期至2007年10月的雅漾于2007年4月1日下架，2007年4月7日之前退回二库待退货区，依此类推。 30类中药材、40类的保健食品（包括功能食品）、医疗器械：距失效期3个月汇总上报。 例：有效期至2006年1月的保健食品、中药材和医疗器械于2005年10月31日12：00以前上传效期上报单、2005年11月1日12：00以前将《效期预警表》交质管部，依此类推。 80类食品： 1、 报质量管理部统一进行处理的情况： （1）保质期大于6个月（包含6个月）的80类可退食品（商品前未标A标识的）； （2）保质期大于6个月（包含6个月）的80类不可退食品：只上报单价（零售价）高于5元（包含5元）的商品。 2 报各分部统一进行处理的情况： （1）有效期小于6个月的80类食品； （2）有效期大于6个月的不可退80类食品中单价（零售价）小于5元的； 具体上报时间如下： ①有效期大于12个月（包括12个月）的商品距失效期6个月上报； ②有效期为9～11个月的商品距失效期3个月上报； ③有效期为6～8个月的商品距失效期2个月上报； ③小于6个月的商品，上报时间的规定详见表中商品效期管理中的“门店销售时限” 栏。 4、其他商品 （未在以上规定范围内的商品）：距失效期6个月汇总上报。 如批准文号为健用字的商品等。 处理办法： 效期汇总表上采购签署意见术语及门店处理办法 门店应积极销售，公司不做退货处理，销至准效期仍未销完的由门店自行承担。（主要指一些畅销商品、门店上报数量较少、单价较低，退货成本大于退货商品成本的商品等） 门店自行消化 调拨至指定日期下架，7个工作日内退待退货区 继续调拨（指配送中 心）至*年*月*日退 待退货区 销售至指定日期下架，7个工作日内退公司待退货区 继续销售至*年*月* 日退待退货区 继续销售 （调拨） 于接退货通知7个工作日内调往指定门店（外地门店14个工作日），被指定调入门店按照采购处理意见销售至指定日期下架，7个工作日内退公司待退货区 调往***店销售至*年 *月*日退待退货区 调拨商品 于退货通知要求时限前退公司待退货区（配送中心于接通知后24小时内、门店应在第一次下货时间内执行） 退待退货区 退货商品 门店及配送中心处理 采购处理意见术语 商品类型 直订分销商品和部分80类食品门店按要求上报各分部后，各分部针对所报品种进行特价促销或买赠，门店争取在准效期前销完。 填报药品效期预警表时，生产日期、失效期、批号栏项必须填写清楚，其中失效期、批号栏均不允许空缺，若无（或看不清）失效期、批号，一律填质量问题报告单上报质量管理部。 填报非药品效期预警表时，“失效期”栏必须填写；如商品上未标示失效期或失效期模糊不清，则填写质量问题报告单上报质量管理部处理。商品包装上有生产日期无批号的，“生产日期”栏必须填写清楚，“批号”栏则填“无”；如商品上既无生产日期又无生产批号的，填写质量问题报告单上报质量管理部处理。 若当月无效期商品的门店请在效期预警表上注明“本月无效期商品”字样，经质量管理部签收。 6 责任界定 门店上报效期商品： 门店定期自查商品，由区域负责人将所负责区域内效期商品填写效期预警表，交门店质量管理员核查，按商品编码由小到大排序进行填写汇总效期预警表，药品非药品分开填写。由店长签字确认后，将效期商品录入电脑。（暂不用审核，待上传当天再审核） 上传的《效期上报单》必须和填写的《效期预警表》完全一致，质量管理部汇总时以门店上传的《效期上报单》为准。 如果手工填写的《商品效期预警表》和“POS系统”中上传的《效期上报单》有差异或者有漏输的情况时门店可做出以下处理： ① 如果有漏输的商品，但在“POS系统”中不能再进行录入时，应在《商品效期预警表》上对应的商品前标明为 “漏输项”。 注：若门店有漏输商品时不进行以上操作的，按漏报处理。 ② 如果商品的某处数据录入有误，但在“POS系统”中不能再进行修改时，应在《商品效期预警表》的对应商品前标明“错输项”。 注：若门店录入有误时不进行以上操作的，按错报处理。 ③ 如果《商品效期预警表》填写错误，但已录入“POS系统”中，且无法更正时，应在《商品效期预警表》的对应商品前标明“更正项”，并在需要更正的地方进行更正，同时签字确认。 注：若门店填写和录入有误时不进行以上操作的，按错报处理。 ④ 若本次“错输项”、 “漏输项”和“更正项”合计超过3个品种予以店长扣款10元。 门店于每月最后一天上午12：00以前将《效期上报单》上传至信息中心，每延迟一天扣罚店长20元。 （门店POS系统操作流程见附件1） 门店于次月的第一天（每月1号）12：00以前将手工填写的《效期预警表》交质量管理部备案，每延迟一天扣罚店长20元。 （外地门店最迟于每月5号以前上交至质量管理部。 若上传的《效期上报单》与手工填写的 《效期预警表》有差异时，必须在上传《效期上报单》后两天之内电话告知质量管理部。） 门店因错报（质量管理部不予汇总和处理）每个品种扣罚店长5元、质量管理员5元， 漏报每个品种扣罚相应区域负责人5元、质量管理员5元、店长5元，每次扣款最高限额100元。 因漏报造成的效期报损，金额＜500元的，由店长、质管员及相应区域负责人按商品当时的进货价分别赔偿30%、40%、30%，六个月不得晋升； 金额≥500元的，由店长、质管员及相应区域负责人按500元分别赔偿30%、40%、30%，一年之内不得晋升，并各罚款100元； 注：无质量管理员的门店，质管员的40%由店长承担。 配送中心养护员于每月1日12：00之前将效期预警表上交质量管理部，每延迟一天扣罚养护员20元。 邮电医院及诊所于每月1日12：00之前将效期预警表上交质量管理部，每延迟一天扣罚负责人20元。 信息中心必须于每月的最后一天15：00点以前跟踪所有门店将《效期上报单》传输完毕，每遗漏一家门店扣罚信息中心负责人5元。（除因门店电脑故障不能及时上传的） 质量管理部接到效期预警表后，质量事务员用4个工作日整理汇总，制作效期商品汇总表，于第五个工作日9:30以前将效期商品汇总表及上报门店明细交总经理助理处。 每延迟一天扣质量事务员20元；漏汇每个品种对质量事务员扣款10元， 因漏汇而造成的效期报损，由质量事务员及质量管理部经理按商品的进货价各赔偿50%，并罚款100~500元。 采购部接到质量管理部的效期商品汇总表后，用2个工作日填写处理意见（处理意见必须明确清晰）于第3个工作日9:30以前报至质量部经理处。 每延迟一天扣采购Ⅰ部（Ⅱ部经理）20元，总经理助理10元。采购经理填写效期商品处理意见时，如果要将某个效期商品分别调拨至几家门店时，采购经理应根据质量管理部提供的效期商品上报品种及门店明细，注明具体调入和调出的门店， 因采购经理处理不当而造成的效期报损，由采购经理、采购Ⅰ部经理（采购Ⅱ部经理）、总经理助理按商品的进货价各赔偿50%、30%、20%，并各罚款100~500元。 商品部接处理意见后，用2个工作日整理打印效期商品汇总处理意见表后，于当月10日前下发至相应部门及各门店，每延迟一天扣商品部责任人20元， 因漏发退货通知予以商品部责任人每个品种扣款10元，因漏发而造成的效期报损，由商品部责任人及商品部经理按商品的进货价各赔偿50%，并罚款100~500元。 “继续销售至某时间”部分在相应采购意见退货时间前一周，由质量管理部质量事务员汇总报商品部，由商品部向门店及配送中心发出“退货提醒”，每延迟一天扣质量事务员10元、质量管理部经理10元、商品部经理10元。 门店接到效期商品汇总处理表后，仔细核对本店上报效期商品，按照处理意见执行。 需要调拨集中处理的商品，各门店用7个工作日执行，每延迟一天扣店长20元。 如调出门店对采购部调拨意见有异议，可以按门店意见保留商品继续销售，但必须将相应品种数量及批号等报质量管理部。 门店保留此效期商品。如到效期仍未销出，经质量管理部签字确认后可以退回公司作统一销毁处理，但因此而造成的损失由门店自行承担（若未报质量管理部即保留商品继续销售，按延迟调拨处理）。 商品调入门店必须无条件执行（包装破旧部分不得拒收，但必须报质量管理部备案）。 若调入门店收到效期商品数量超过效期汇总表上的数量，必须上报质量管理部。 若门店发现有漏报效期商品时，应上报质量管理部，若门店擅自将该效期商品调拨至某店或退库时，一经发现，按每个品种扣罚店长20元、质量管理员20元。每次最高限额100元。 配送中心漏报效期商品按每个品种对配送中心仓库主管、养护员、区域责任人、货区组长各扣款5元；漏退予以养护员每个品种扣款20元。每次最高限额100元。 若配送中心将过效期商品或准效期商品下发至门店，对配送中心负责人、养护员、仓库主管、拣货员、复核员各处以每个品种100~500元罚款，并承担由此造成的相应损失。 门店出现过效期商品或准效期商品尚在架销售的，没收该商品并处以店长、质量管理员、区域责任人每个品种各50~100元罚款； 并承担由此引发顾客投诉的一切后果。过效期商品尚在店存放的， 没收该商品，由店长按零售价购买。 质量管理部、财务部负责监督有关效期商品的销毁。对已过期失效的商品严格按商品的报损方法处理，不允许随便抛弃，防止因误用引起事故。 效期商品处理的全过程由质量管理部监督执行，各项处罚均由质量管理部对相应部门进行考核，呈报总经办执行。 质量管理部未能监督执行或未能严格执行，处于质量管理部经理及当事人被罚款项双倍的扣款，并予以降级处理。 7 名词定义 效期表示法： 直接标明有效期：指当月还有效，如有效期表示2006年8月，系指该商品可使用至2006年8月底。则效期预警表上“失效期”（默认为“有效期至”，下同）一栏用8位数填写为“20060831”。 直接标明失效期：如标示失效期2006年8月，系指该药品在2006年8月1日即停止使用。例如：XXX商品的失效期为2006年8月，则该药有效期至填写“20060731”。 未直接标明有效期：例如XXX商品的生产日期为2005年1月X日，有效期为18个月，则该商品的有效期至填写“20060631”。 进口药品常用或Use Before表示药品的失效期，用Validity表示药品的有效期。 错报：指门店上报商品效期日期未到规定上报日期或生产日期、批号、失效期报错或所填写的编码、品名不相符。 漏报：指门店上报商品效期日期已超过规定上报日期或在应上报商品效期日期而未上报者。 漏汇：门店已填写效期预警表交至质量管理部，但质量管理部所交与采购部的汇总表中无此项（除错报、漏报外）。 漏退：商品部已下发退货通知，但门店并未于规定时限内将商品退至配送中心。 门店POS系统效期上报单制作、审核流程 1.按键盘上的’接收数据’键(位于’销售统计’键的右侧), 出现如下对话框,录入效期上报单的日期，效期上报单的日期必须录为要上传当天的日期，否则不能传输成功。 2.回车后,选择’录入效期商品’,再回车,出现以下界面,商品及批号的录入方法请参照互调单,录入’有效期至’及’生产日期’时,日期格式为 yyyymmdd 即4位年2位月2位日,个位数月及日前补0,例如 20050908,录入完毕后按’支付’键存盘 注：如录入商品的批号中含有字母或符号,则在录入批号的空格中按下’空格’键,在出现的字母数字对应码表中查看需录入字母后括号中对应的数字，字母录入完毕后必须按下’空格’键后才能继续录入数字。 例如 要输入C 则按数字键1和2即可 3.要审核已制作完成的效期上报单,则按键盘上的’接收数据’键(位于’销售统计’键的右侧), 出现如下对话框,录入已制作完成的效期上报单的日期,回车后,选择’审核效期商品’,会提示’审核成功’,操作完毕 谢谢！