溝 通
何謂溝通
--------就是訊息有效傳達
溝通目的
一、有效傳達您想表達訊息
二、建立信任感
二、維持良好人際關係
溝通七大障礙
無關的訊息
不必要的細節
溝通時機不對
突然的打岔
無意義的閒聊
艱澀的專門術語
未經整理的資料
溝通前應先思考
我的主要目的？
接收訊息對象？
接收訊息者對溝通主題可能會有的態度？
接收訊息者對事情了解多少？
溝通時機是否合適？
溝通內容是什麼？
表達重點是否清楚？
使用語氣與辭句是否恰當？
細節資料是否足夠或太多？
要求對方採取行動是否清楚？
是否能讓對方瞭解我們的期待？
所提資料或訊息是否有曖昧不清之處？
是否需要對方回饋？
用何種方式溝通？
溝通方式
面對面式溝通
書面方式溝通
簡報方式溝通
非正式管道溝通
面對面式溝通
的優點
-----能立即獲知對方反應，確定對方是否了解、同意與承諾。
面對面式溝通
的技巧
傾聽技巧：
說話技巧：
上對下溝通要領：
下對上溝通要領：
平行溝通要領：
面對面式溝通
說話的技巧【範例】
你是不是同意我的建議？
你能不能能不能在期限內完成？
我們有沒有足夠資源？
你有沒有足夠資料？
關於這問題還有那些層面需要加以探討？
這樣做對預算與成本會有何影響？
你有沒有更好的辦法？
你願不願意繼續討論這件事？
與不同類型的人溝通
美國心理學家卡爾‧喬恩﹝Carl Jung﹞將人區分為四種類型：
1.感情型(Feeler)
2.思考型(Thinker)
3.直覺型(Intuitor)
4.理智型(Sensor)
書面方式溝通
的優點
------可分散在不同的地方給許多人，並使對方保有資訊，必要時可隨時拿出來研究。
採用書面方式溝通
的情形
你不想當面溝通時
溝通對象人數較多，採用當面溝通耗時費力時
資料需要留存，以供日後參閱時
需要證明自己已經採取行動時
想要將你的見解列入記錄或加以強調時
書面文字宜結構化簡潔化
名作家喬治‧歐威爾(George Orwell)提出有效寫作要領：能夠用簡短句子表達的，就不要用冗長句子。可省一個字就一定要省掉；能夠用日常話來表達，就不要用外來語、科學名詞或專有名詞。
英國首相邱吉爾於1940年8月對政府部門發出一份備忘錄，其要點：
1.書面報告需簡潔有力的指出重點
2.大多數場合最好不要提出正式報告，只要提出列有標題的簡單備忘錄即可；如有必要再以口頭補充解釋。
3.不得再用類似下列詞句，例如：應該加以考量該項行動，是否確能發揮效果的可能性‧‧‧‧
簡報方式溝通
的優點
-----能藉由視聽輔助工具作公開演講，直接有效把新觀念、新構想、新資訊直接有效傳達給聽眾。是管理者重要工作。
簡報要點
講稿：
1.考慮聽眾特性與心態
2.將表達內容以依邏輯順序，予以結構化
3.使用生動清楚的字句
4.探討段落長短
5.研究應該何時提出重點，並予以強調
表達方式：
1.表現活力與熱誠
2.口齒清晰
3.儀態大方
4.音調抑揚頓挫
5.手勢
場地：
會議型、U字型、劇院型、其他型
非正式管道溝通
的優點
-----組織內所建立的正式溝通是由上而下，垂直式的決策或命令。但實際上在同事間為更有效合作，通常會發展旁系溝通管道；是一種高效率、半正式的溝通管道。能將政策或命令經某種程度修正後去執行。此又稱「葡萄藤」的溝通，纏繞在組織各階層。
利用非正式溝通管道時機
緩和壞消息帶來的衝擊﹝如利潤降低、薪水不調整、裁員等﹞
想要測試員工對擬議中計劃的反應
造成反對聲浪，以改變別人所提計劃而避免正式反對的尷尬
強化員工對政策的信賴度
提高你的形象
事先爭取非正式組織領袖的支持，以利談判
為提高工作團隊士氣
降低大家期待
將自己的責難傳達給部屬，必免使用公開警告方面，以保留部屬顏面
報告完畢
敬請指教
