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Excel、word、ppt office使用技巧大全（2010新版本）.doc

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Excel_word_ppt_office使用技巧大全2010

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Excel_word_ppt_使用技巧大全(完整版) Excel word ppt 使用技巧大全 (2010新版本) 目录 ....................................................... 1 第一部分文字处理技巧 1 .................... 1。第二部分 WORD实战 35 ...................... 1。第一部分文字处理技巧 ....................................... 1 1. 去除页眉的横线方法两则 ................................. 1 2. 在WORD中快速选择字体 ................................... 1 3. 用WORD实现快速隔行删除 ................................. 1 4. 清除WORD文档中多余的空行 ............................... 2 5. 同时保存所有打开的WORD文档 ............................. 2 6. 巧妙设置文档保护 ....................................... 2 7. 编辑长文件更轻松 ....................................... 2 8. 取消“自作聪明”的超级链接 ............................. 3 9. 巧设WORD启动后的默认文件夹 ............................. 3 10. 在WORD中快速输入汉字偏旁部首 ......................... 4 11. 将WORD表格巧妙转换为EXCEL表格 ........................ 4 12. 巧存WORD文档中的图片 ................................. 4 13. 在WORDXP中巧输分数 ................................... 4 14. 快速输入大写数字 ...................................... 5 15. 在WORD文档中插入MP3文件 ............................. 5 16. 在英文状态下快速输入中文标点符号 ...................... 6 17. 为WORD添加小助手 ..................................... 6 18. 找回WORD中的菜单栏 ................................... 7 19. WORD也能“自动求和” .................................. 7 20. 预览时可编辑文档 ...................................... 7 21. 轻松保存OFFICEXP的用户个性化设置 ...................... 8 22. 在WORD中快速“粘贴” ................................. 8 23. 快速转换英文字母的大小写 .............................. 8 24. 锁定WORD表格标题栏 ................................... 9 25. 快速打印WORDXP的快捷键列表 ........................... 9 26. 公式的颜色也能变 ...................................... 9 27. 压缩WORD2002文档中的图片 ............................ 10 28. 让任务窗格快速启动 ................................... 10 29. 明白WORD中文字下划线的含义 .......................... 11 30. 在WORD中用剪贴板的内容进行替换 ...................... 11 31. WORD2000/XP能够即点即输 .............................. 11 32. 取消WORD文档中的超链接 .............................. 12 33. 关闭拼写错误标记 ..................................... 12 34. 使用F1～F12键让WORD操作更快捷 ...................... 13 35. WORD2002中“斜线”的使用技巧 ......................... 14 36. 在WORD中实现单键粘贴 ................................ 14 37. 固定显示WORD表格中的表头栏目 ........................ 14 38. 在WORD中巧划线 ...................................... 15 39. 打造WORD右键菜单 .................................... 15 2 40. 让文字随表格自动变化 ................................. 16 41. 如何将图片移到合适的位置 ............................. 16 42. 妙用WORD词典进行翻译................................. 17 43. 巧用表格制作作文纸 ................................... 17 44. 用WORD为日语中的汉字标注假名......................... 18 45. 快速将网页中的图片插入到WORD文档中................... 18 46. 巧用“语音”学英语 ................................... 18 47. 在WORD中创建自动翻页功能............................. 19 48. 在WORD中快速计算..................................... 19 49. 在多个WORD文档中自由切换............................. 20 50. 将网页资料以纯文字粘贴到WORD中....................... 20 51. WORD文字巧隐藏 ....................................... 20 52. 用F4键重复输入字符和图形 ............................ 20 53. 在WORD中精确移动对象................................. 21 54. 让WORD文档“原文重现”............................... 21 55. 一次保存或关闭多个WORD文档........................... 22 56. 在WORD中快速输入带圈数字............................. 22 57. 用“拼音指南”巧识生僻字的读音 ....................... 22 58. 批量打印WORD或EXCEL文件 ............................. 23 59. 让页号从“1”开始 .................................... 23 60. WORD2002文档目录巧提取 ............................... 23 61. WORD也能查农历 ....................................... 24 62. 在WORD表格中快速复制公式............................. 24 63. 让WORD的输入法提示条不自动消失....................... 25 64. 在WORD中同时编辑文档的不同部分....................... 25 65. 如何把我的WORD文件变成JPG图片？..................... 26 66. 批注与修订 ........................................... 26 67. 去除WORD中多余的空格及空行 ........................... 26 68. WORD中的项目符号和编号多级符号如何设置 .............. 28 69. “样式与格式”在排版中的妙用 ......................... 30 70. 把WORD表格转换成EXCEL文档 .......................... 31 71. WORD表格中实现序列的自动填充。 ....................... 32 第二部分 WORD实战 ....................................... 35 编排试卷 .................................................. 35 （1）页面设置 ........................................... 35 （2）制作密封线 ......................................... 35 （3）模板的设置和使用 ................................... 36 （4）分栏的设置 ......................................... 37 （5）制表位 ............................................. 37 （6）插入符号 ........................................... 38 （7）插入数学公式 ....................................... 39 （8）作文表格制作方法 ................................... 41 （9）加入隐藏的答案 ..................................... 42 （10）试卷的打印 ........................................ 42 电脑使用技巧正文 3 WORD目录的制作 ............................................ 47 快速编辑长篇文档 .......................................... 48 1. 用好样式 .............................................. 49 2. 使用交叉引用设置编号 .................................. 49 3. 对齐 .................................................. 49 4. 绘图技巧 .............................................. 50 5. 编辑数学公式 .......................................... 50 6. 使用分节符 ............................................ 50 7. 使用子文档 ............................................ 51 8. 及时保存、多做备份 .................................... 51 9. 大纲视图与文档结构图 .................................. 51 WORD邮件合并打印成绩通知单 ................................ 52 WORD打印技巧集锦 .......................................... 55 EXCEL 使用技巧集锦——163种技巧 ........................... 61 目录 .................................................. 61 一、基本方法 ............................................. 65 1. 快速选中全部工作表 .................................... 65 2. 快速启动EXCEL .......................................... 65 3. 快速删除选定区域数据 .................................. 65 4. 给单元格重新命名 ...................................... 66 5. 在EXCEL中选择整个单元格范围 ........................... 66 6. 快速移动/复制单元格 ................................... 66 7. 快速修改单元格式次序 .................................. 66 8. 彻底清除单元格内容 .................................... 66 9. 选择单元格 ............................................ 66 10. 为工作表命名 ......................................... 67 11. 一次性打开多个工作簿 ................................. 67 12. 快速切换工作簿 ....................................... 67 13. 选定超级链接文本（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） ....... 67 14. 快速查找 ............................................. 68 15. 修改默认文件保存路径 ................................. 68 16. 指定打开的文件夹 ..................................... 68 17. 在多个EXCEL工作簿间快速切换 .......................... 68 18. 快速获取帮助 ......................................... 68 19. 创建帮助文件的快捷方式 ............................... 68 20. 双击单元格某边移动选定单元格 ......................... 69 21. 双击单元格某边选取单元格区域 ......................... 69 22. 快速选定不连续单元格 ................................. 69 23. 根据条件选择单元格 ................................... 69 24. 复制或移动单元格 ..................................... 69 25. 完全删除EXCEL中的单元格 .............................. 69 26. 快速删除空行 ......................................... 69 27. 回车键的粘贴功能 ..................................... 70 4 28. 快速关闭多个文件 ..................................... 70 29. 选定多个工作表 ....................................... 70 30. 对多个工作表快速编辑 ................................. 70 31. 移动和复制工作表 ..................................... 70 32. 工作表的删除 ......................................... 70 33. 快速选择单元格 ....................................... 71 34. 快速选定EXCEL区域（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） ...... 71 35. 备份工件簿 ........................................... 71 36. 自动打开工作簿 ....................................... 71 37. 快速浏览长工作簿 ..................................... 71 38. 快速删除工作表中的空行 ............................... 71 39. 绘制斜线表头 ......................................... 72 40. 绘制斜线单元格 ....................................... 72 41. 每次选定同一单元格 ................................... 72 42. 快速查找工作簿 ....................................... 72 43. 禁止复制隐藏行或列中的数据 ........................... 72 44. 制作个性单元格 ....................................... 73 一、数据输入和编辑技巧 ................................... 73 45. 在一个单元格内输入多个值 ............................. 73 46. 增加工作簿的页数 ..................................... 73 47. 奇特的F4键 .......................................... 73 48. 将格式化文本导入EXCEL ................................ 73 49. 快速换行 ............................................. 74 50. 巧变文本为数字 ....................................... 74 51. 在单元格中输入0值 ................................... 74 52. 将数字设为文本格式 ................................... 74 53. 快速进行单元格之间的切换（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）74 54. 在同一单元格内连续输入多个测试值 ..................... 75 55. 输入数字、文字、日期或时间 ........................... 75 56. 快速输入欧元符号 ..................................... 75 57. 将单元格区域从公式转换成数值 ......................... 75 58. 快速输入有序文本 ..................................... 75 59. 输入有规律数字 ....................................... 76 60. 巧妙输入常用数据 ..................................... 76 61. 快速输入特殊符号 ..................................... 76 62. 快速输入相同文本 ..................................... 76 63. 快速给数字加上单位 ................................... 76 64. 巧妙输入位数较多的数字 ............................... 77 65. 将WPS/WORD表格转换为EXCEL工作表 ..................... 77 66. 取消单元格链接 ....................................... 77 67. 快速输入拼音 ......................................... 77 68. 插入“√” ........................................... 77 69. 按小数点对齐 ......................................... 77 70. 对不同类型的单元格定义不同的输入法 ................... 78 电脑使用技巧正文 5 71. 在EXCEL中快速插入WORD表格 ........................... 78 72. 设置单元格字体 ....................................... 78 73. 在一个单元格中显示多行文字 ........................... 78 74. 将网页上的数据引入到EXCEL表格 ........................ 78 75. 取消超级链接 ......................................... 79 76. 编辑单元格内容 ....................................... 79 77. 设置单元格边框 ....................................... 79 78. 设置单元格文本对齐方式 ............................... 79 79. 输入公式 ............................................. 79 80. 输入人名时使用“分散对齐”（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 79 81. 隐藏单元格中的所有值（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） ... 79 82. 恢复隐藏列 ........................................... 80 83. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 80 84. 彻底隐藏单元格 ....................................... 80 85. 用下拉列表快速输入数据 ............................... 80 86. 快速输入自定义短语 ................................... 81 87. 设置单元格背景色 ..................................... 81 88. 快速在多个单元格中输入相同公式 ....................... 81 89. 同时在多个单元格中输入相同内容 ....................... 81 90. 快速输入日期和时间 ................................... 81 91. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 ............. 81 92. 在EXCEL中不丢掉列标题的显示 .......................... 81 93. 查看与日期等效的序列数的值 ........................... 82 94. 快速复制单元格内容 ................................... 82 95. 使用自定义序列排序（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） ..... 82 96. 快速格式化EXCEL单元格 ................................ 82 97. 固定显示某列 ......................................... 82 98. 在EXCEL中快速编辑单元格 .............................. 83 99. 使用自动填充快速复制公式和格式 ....................... 83 100. 为单元格添加批注 ..................................... 83 101. 数据自动输入 ......................................... 83 102. 在EXCEL中快速计算一个人的年龄 ........................ 83 103. 快速修改单元格次序 ................................... 84 104. 将网页上的数据引入到EXCEL表格中 ...................... 84 一、图形和图表编辑技巧 ................................... 84 105. 在网上发布EXCEL生成的图形 ............................ 84 106. 创建图表连接符 ....................................... 84 107. 将EXCEL单元格转换成图片形式插入到WORD中 ............. 85 108. 将WORD内容以图片形式插入到EXCEL表格中 ............... 85 109. 将WORD中的内容作为图片链接插入EXCEL表格中 ........... 85 110. 在独立的窗口中处理内嵌式图表 ......................... 85 111. 在图表中显示隐藏数据 ................................. 85 112. 在图表中增加文本框 ................................... 86 6 113. 建立文本与图表文本框的链接 ........................... 86 114. 给图表增加新数据系列 ................................. 86 115. 快速修改图表元素的格式 ............................... 86 116. 创建复合图表 ......................................... 86 117. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 ................... 87 118. 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 ................. 87 119. 复制自定义图表类型 ................................... 87 120. 旋转三维图表 ......................................... 87 121. 拖动图表数据点改变工作表中的数值 ..................... 87 122. 把图片合并进你的图表 ................................. 88 123. 用图形美化工作表 ..................................... 88 124. 让文本框与工作表网格线合二为一 ....................... 88 125. 快速创建默认图表 ..................................... 88 126. 快速创建内嵌式图表 ................................... 89 127. 改变默认图表类型 ..................................... 89 128. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 ..................... 89 129. 利用图表工具栏快速设置图表 ........................... 89 130. 快速选取图表元素 ..................................... 89 131. 通过一次按键创建一个EXCEL图表 ........................ 90 132. 绘制平直直线 ......................................... 90 一、函数和公式编辑技巧 ................................... 90 133. 巧用IF函数清除EXCEL工作表中的0 ..................... 90 134. 批量求和 ............................................. 90 135. 对相邻单元格的数据求和 ............................... 91 136. 对不相邻单元格的数据求和 ............................. 91 137. 利用公式来设置加权平均 ............................... 91 138. 自动求和 ............................................. 91 139. 用记事本编辑公式 ..................................... 91 140. 防止编辑栏显示公式 ................................... 92 141. 解决SUM函数参数中的数量限制 ......................... 92 142. 在绝对与相对单元引用之间切换 ......................... 92 143. 快速查看所有工作表公式 ............................... 92 144. 实现条件显示 ......................................... 92 一、数据分析和管理技巧 ................................... 93 145. 管理加载宏 ........................................... 93 146. 在工作表之间使用超级连接 ............................. 93 147. 快速链接网上的数据 ................................... 93 148. 跨表操作数据 ......................................... 93 149. 查看EXCEL中相距较远的两列数据 ........................ 94 150. 如何消除缩位后的计算误差（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）94 151. 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 ................. 94 152. WEB查询 .............................................. 94 153. 在EXCEL中进行快速计算 ................................ 95 154. 自动筛选前10个 ...................................... 95 电脑使用技巧正文 7 155. 同时进行多个单元格的运算（微软OFFICE技巧大赛获奖作品）95 156. 让EXCEL出现错误数据提示 .............................. 95 157. 用“超级连接”快速跳转到其它文件 ..................... 96 一、设置技巧 ............................................. 96 158. 定制菜单命令 ......................................... 96 159. 设置菜单分隔线 ....................................... 96 160. 备份自定义工具栏 ..................................... 96 161. 共享自定义工具栏 ..................................... 96 162. 使用单文档界面快速切换工作簿 ......................... 96 163. 自定义工具栏按钮 ..................................... 97 PPT技巧终极大全 ........................................... 97 叠字轻松输入 .................................... 299 快速输入省略号 .................................. 299 快速输入汉语拼音 ................................ 299 快速复制文字 .................................... 300 巧妙输入特殊符号 ................................ 300 快速设置上下标 .................................. 301 快速插入脚注和尾注 .............................. 302 快速输入直引号 .................................. 302 快速删除单词或句子 .............................. 303 快速修改格式 ................................... 303 快速输入数学公式 ............................... 304 分式巧输入 ..................................... 304 如何制作水印 ................................... 306 “欧元”符号快速插入 ............................. 306 快速输入当前日期 ............................... 308 文件中快速调整字体大小 ......................... 308 漂亮符号轻松输入 ............................... 309 巧输频繁词 ..................................... 309 巧用公式编辑器作成三行合一 ..................... 310 用鼠标实现即点即输 ............................. 311 输入法自动切换 ................................. 312 英文大小写快速切换 ............................. 312 MS-DOS内容巧输入 ............................... 312 在Word中巧制印章 .............................. 314 页面设置快速进行调整 ............................ 315 Word中巧选文本内容 .............................. 315 Word中合并文件 .................................. 317 快速定位光标 .................................... 317 字号快速调整 .................................... 319 快速对齐段落 .................................... 319 移动光标快速定位 ................................ 321 快速调整Word行间距 ............................. 321 8 轻松统计Word文件中字数 ......................... 321 轻松选取文件列 ................................. 322 巧去网址超链接线 ............................... 323 英文单词换行排 ................................. 323 不同页面的设置 ................................. 324 修改自动加标注 ................................. 325 字体设置快速做 ................................. 325 怎样调出多重剪贴板 ............................. 326 如何调整下划线和文字的距离 ..................... 326 快速去除回车、分页等特殊设置 ................... 327 轻松调用数据库文件中数据 ....................... 328 精确进行文本移动 ............................... 329 相同格式段落快速选定 ........................... 329 编号自动生成 ................................... 330 如何自动生成目录 ............................... 330 轻松去掉页眉的横线 ............................. 331 快速设置段落缩进 ............................... 332 快速设置左缩进和首行缩进 ....................... 332 快速复制Word字体、段落格式 .................... 332 精确对齐轻松做 ................................. 333 让鼠标助你快速复制 ............................. 334 一次完成中英文两类字体设置 ..................... 334 让标题不再排在页末 ............................. 335 在文件中签名方法技巧 ........................... 336 快速添加联合文件头 ............................. 338 巧改文本框的形状 ............................... 338 页码任意位置插入 ............................... 340 如何给文件添加行号 ............................. 341 如何设置不同的奇/偶页页眉及页脚 ................ 342 巧为拼音设置不同颜色及字体 ..................... 342 取消已插入的页码 ............................... 343 为分栏创建页码 ................................. 343 为部分文件创建不同页眉或页脚 ................... 344 如何去除格式标记 ............................... 345 文字巧妙转换成表格 .............................. 345 用“+”、“-”号巧制表格 .......................... 346 轻松微调行列宽度 ................................ 347 表格行列宽度调整技巧 ............................ 347 如何让文字自动适合单元格 ........................ 348 快速缩放表格 .................................... 348 表格的整体移动 .................................. 349 表格重复标题一次设定 ............................ 349 表格、文字排版技巧 .............................. 350 表格中文字排版技巧 ............................. 350 巧制斜线表格 ................................... 350 电脑使用技巧正文 9 快速拆分表格 ................................... 351 快速合并多行（或多列）线条 ..................... 351 快速设置表格排版方式 ........................... 352 快速变换表格虚实线条 ........................... 352 表格内数据按小数点对齐 ......................... 353 表格跨页，表头自动跟随 ......................... 353 在表格中快速进行计算 ........................... 354 表格中的删除小技巧 ............................. 354 快速删除表格中指定的行或列 ..................... 355 Word表格自动排“序号” ......................... 355 一次插入多行或多列 ............................. 356 防止表格跨页断行 ............................... 356 表格中数据快速排序 ............................. 357 巧用表格制作罗列式结构图 ....................... 357 如何让表格左右两边绕排文字 ..................... 358 利用表格分栏、竖排文字 ......................... 358 巧用分隔法让一栏同存两表格 ..................... 360 表格文本缩进 ................................... 360 如何实现表格的垂直分割 ......................... 360 巧做设置，避免表格断裂 ......................... 361 巧用表格实现特殊格式要求 ....................... 361 快速在铅笔和擦除工具间转换 ..................... 361 快速设置统一图形格式 ........................... 361 快速在图片上插入文字 ............................ 362 巧取Word文件中的图片 ........................... 362 将Word文件转换为图形文件 ....................... 362 Shift键让绘图更标准 ............................. 363 文件中图片为何无法显示 .......................... 363 在Word中转换图像格式 ........................... 363 用图像替换文字 .................................. 364 在Word中画图 ................................... 364 让图形位置随文字移动 ............................ 365 快速插入图片表格 ............................... 366 如何将文字转化为图形 ........................... 366 快速调用图章 ................................... 367 图片插入（粘贴）技巧 ........................... 367 快速实现图片裁剪 ............................... 368 快速将图片恢复原状 ............................. 369 如何快速复制图形 ............................... 369 巧改图片形状 ................................... 369 巧绘折线 ....................................... 370 快速调整Word文件工具栏 ......................... 370 如何设置Word默认页面 ........................... 371 快速克隆个性化的Office设置 ..................... 372 10 调整最近使用文件列表数目 ........................ 372 将样式传给其他文件 .............................. 373 关闭语法错误标记 ................................ 373 显示过宽文件 .................................... 374 让Word文件动起来 ............................... 374 让Word自动断字 ................................. 376 美化工具栏按钮 ................................. 376 添加和删除“工作”菜单 ......................... 377 取消Office助手自动响应 ........................ 378 在Word 2002中创建自动图文集 ................... 378 自定义扩展名 ................................... 379 定制用户模板路径和工作组模板路径 .............. 380 快速恢复Word的工作环境 ........................ 380 设置任务栏快捷键 ............................... 380 巧改Word度量单位 .............................. 381 找回丢失的菜单 ................................. 381 保存工具栏个人风格 ............................. 382 打造个性菜单栏和工具栏 ......................... 382 拼写检查的修改 ................................. 383 快速打印Office文件 ............................. 383 使Word打印更清晰 ............................... 384 轻松进行缩放打印 ................................ 385 在Word中进行多版打印 ........................... 385 轻松实现文件异地打印 ............................ 386 轻松进行选择打印 ................................ 386 任意调整打印Word文件 ........................... 387 如何实现双面打印 ................................ 387 即时取消后台打印 ................................ 388 自动按纸张大小调整打印 ......................... 389 减少多余页 ..................................... 389 消除Word打印文件时的空白页 .................... 389 页面版式精确打印 ............................... 390 巧妙隐藏不需打印的部分文本 ..................... 390 打印隐藏的文字 ................................. 391 让Word当翻译 .................................. 391 Word中直接启动Outlook ......................... 391 Word启动技巧 ................................... 392 Word巧制web网页 ............................... 392 Word中自动滚动翻页 ............................. 393 选择IE方式的文件前进（后退） .................. 394 简体与繁体中文快速转化 ......................... 394 如何加快文件操作 ............................... 395 保存文件对话框中的快捷键 ....................... 396 恢复字体所见即所得功能 ......................... 397 给文件嵌入字体 ................................... 398 电脑使用技巧正文 11 快速启动屏幕程序 ............................... 398 给Word文件减肥 ................................ 399 让Word 2000与Word XP共存 ..................... 400 Word中批量转换文件 ............................. 401 让Office XP支持Acrobat 5 ...................... 402 巧用“插入文件”功能合并多个文件 ............... 402 巧用“版本”功能保存修改信息 ................... 402 同文件双窗口浏览 ............................... 403 通配符的使用技巧 ............................... 404 多个文件一次关闭 ............................... 407 一次性保存多个文件 ............................. 407 为多个相关文件建立超级连接 ..................... 407 巧设置隐藏书签 ................................. 408 快速翻页 ....................................... 409 打开文件也有技巧 ............................... 409 更改Word邮件发送默认软件 ...................... 410 妙用剪贴板进行替换 ............................. 410 快速打开Word格式文件 .......................... 411 用Word打开WPS格式的文件 ...................... 411 快速获取帮助信息 ............................... 412 五秒钟输入3万个汉字 ........................... 412 窗口元素使用技巧 ............................... 412 Word快捷键列表巧妙查 ........................... 413 快速预览文件内容 ............................... 414 快速缩放Word文件 .............................. 415 巧在Word中调用外部程序 ........................ 415 避免文字被错误超链接 ........................... 416 隐藏空白增大视野 ............................... 416 利用Word创建PowerPoint演示文稿 ............... 416 巧妙设置，消除一些眼疲劳 ....................... 417 快速引入其他文件对象 ........................... 417 Word中直接调用数据库 ........................... 417 用语音控制宏 ................................... 417 巧用Microsoft Office工具恢复响应 .............. 418 解决字体带来的烦恼 ............................. 419 如何让总页数计数“自动化” ..................... 419 如何修复已损坏的Word文件 ...................... 419 功能超强的查找与替换 ........................... 420 巧用通配符来快速查找与替换 ..................... 421 快速实现Word文件内容查找 ...................... 421 如何设置指定的文件页码起始值 ................... 422 制作专用Word ................................... 423 更改默认保存目录 ............................... 424 给Word文件加密 ................................ 424 12 轻松防止宏病毒 ................................. 426 如何清除记录 ................................... 426 调整自动保存时间间隔 ........................... 426 如何保护好自己的文件 ........................... 427 直接建立新文件夹保存文件 ....................... 428 巧妙隐藏文件内容 ............................... 428 72. 附录：WORD中常用的快捷键 ............................ 428 从Word表格文本中引入数据 ....................... 434 快速实现整块数据的移动 ........................... 435 固定数据输入时的焦点 ............................. 435 实现以“0”开头的数字输入 ........................ 436 将整列数据转换为矩阵形式 ......................... 436 利用命令按钮快速实现合并 ......................... 436 让单元格数据斜向排版 ............................ 437 自动检测输入数据的合法性 ........................ 437 通过剪贴板为单元格添加数据 ...................... 438 直接公式输入法 ................................. 439 让文本输入自动适应单元格长度 ................... 439 利用“填充柄”快速输入相同数据 ................. 440 利用组合键在单元格中快速定位 ................... 441 在信息输入前就给予提示 ......................... 441 正确显示百分数 ................................. 442 巧做设置，使公式更加明了 ....................... 442 在连续单元格中自动输入等比数据序列 ............ 443 选择大范围的单元格区域 ......................... 443 为修改后的工作表添加批注 ....................... 444 隐藏行或列的其他方法 ........................... 444 恢复被隐藏的行或列的快捷方式 ................... 445 在常规格式下输入分数 ........................... 447 在单元格中自动输入时间和日期 ................... 447 移动单元格中公式计算的结果 ..................... 448 以图片格式插入Word中的文本内容 ................ 448 求和函数的快捷输入法 ........................... 448 快速创建任意大小的连续数据矩阵 ................. 449 组合键方式为单元格文字添加双下划线 ............ 449 为单元格文字添加汉语拼音 ....................... 450 快速选中所有数据类型相同的单元格 ................. 450 利用“记录单”为行或列添加数据 ................. 451 不输入公式直接查看结果 ......................... 452 批量为单元格数据添加单位 ....................... 452 启用记忆功能输入单元格数据 ..................... 453 利用“选择性粘贴”命令将文本格式转化为数值 .... 454 去除单元格中的“0” ............................ 455 在数据录入时自动切换输入法 ..................... 456 消除运算结果的系统误差 ......................... 456 电脑使用技巧正文 13 为数据输入设置下拉选择列表 ..................... 456 自动填充等差序列 ............................... 457 为不相连的单元格快速输入相同信息 ................. 458 在多个工作表中同时输入相同数据 ................. 458 如何在公式中引用其他工作表单元格数据 ........... 459 同时对多个单元格执行相同运算 .................... 459 利用单步执行检查公式错误 ........................ 460 快捷输入函数参数 ................................. 460 函数中快速引用单元格 ............................. 461 组合键隐藏单元格中的公式 ......................... 461 快速找到所需要的函数 ............................ 461 利用“数据透视表”对工作表中数据进行统计 ....... 462 开启函数输入时的参数提示 ........................ 463 矩阵型数据区域求和的快速实现 ................... 464 将单元格中的文本链接到图表文本框 ................ 464 重新设置系统默认的图表 .......................... 465 准确选择图表中元素的技巧 ........................ 466 利用组合键直接在工作表中插入图表 ................ 466 为图表设立次坐标轴 .............................. 466 为图表添加文字说明 .............................. 467 让图表也能绘制隐藏单元格中的数据 ................ 468 为图表之间建立关联 .............................. 469 在图表中增加数据表 .............................. 469 在Excel绘制斜线表头的方法 ..................... 470 直接为图表增加新的数据系列 ..................... 470 更快捷的绘图方法 ................................ 471 创建个性化的三维立体图表 ....................... 471 将工作表型图表转换成对象型图表 ................. 472 快速为工作表重命名 .............................. 473 自定义自动排序类型 .............................. 473 多窗口方式浏览工作表 ............................ 474 给单元格重新命名 ................................ 475 快速切换工作簿 .................................. 475 使用大图标来显示工具栏按钮 ...................... 477 在工具按钮之间设置分隔线 ........................ 477 巧妙实现依据三个以上关键字对数据排序 ........... 478 自定义数据类型隐藏单元格值 ...................... 478 完整显示工具栏按钮 ............................. 478 让工具按钮直接显示文字提示 ..................... 479 隐藏工作表中的网格 ............................. 479 依据单元格数据调整列宽 ......................... 479 将Excel文档插入IE页面中 ...................... 480 快速设置单元格边框 ............................. 480 自定义工具栏工具按钮或菜单栏的显示图标 ........ 481 14 将意外情况造成的数据丢失减少到最低 ............ 482 将单元格内容以图片格式插入Word文档 ........... 483 让单元格数据变得更醒目 ......................... 483 自由设置工具栏中下拉列表的宽度 ................. 484 菜单一次性完整展开 ............................. 484 自定义单元格的移动方向 ......................... 484 更改工作表个数 ................................. 485 更改系统打开和保存的默认路径 ................... 486 让文件随系统的启动自动打开 ..................... 486 放大显示工作表 ................................. 487 同时打开相关联的所有工作簿 ..................... 487 保护Excel文件 ................................. 487 从工作表中获取样式 ............................. 488 浏览数据内容时让标题始终可见 ................... 488 更改系统的菜单弹出方式 ......................... 489 复制单元格的格式设置 ........................... 490 自动为数据修改建立备份 ......................... 491 显示字体的效果示范 ............................. 492 随时随地应用你的个性化设置 ..................... 492 . 实现多个工作表直接一次打印 ....................... 493 打印工作表中的部分数据 .......................... 493 如何避免错误提示信息被打印 ...................... 494 在每页中都打印出表头 ............................ 494 完整打印出超过页面宽度的数据表 .................. 495 请问如何隐藏单元格值而只打印公式 ................ 496 按连续页码打印多个工作表文件 .................... 497 打印工作表的图表 ................................ 497 在已经设置好表格的纸张上打印部分数据 ........... 498 快速去掉文本格式 ................................ 499 轻松制作竖排文字 ................................ 499 隐藏框架边界 .................................... 500 自动加入最后修改日期 ............................ 500 减小换行段落间距 ................................ 501 消除图片与文字间的空白区 ........................ 501 网页自动保存 .................................... 501 让网页实现自动跳转 .............................. 502 巧为网页添加过渡效果 ............................ 503 去除网页左边界及上边界 ......................... 503 让网页拥有背景音乐 ............................. 504 定制自己的网页框架 ............................. 505 设置图片超链接边框 ............................. 505 给图形添加文本热点 ............................. 506 对图形添加图形热点 ............................. 506 快速更改超链接的文字提示 ....................... 507 更改超链接颜色 ................................. 507 电脑使用技巧正文 15 为超链接设置字体效果 ........................... 508 制作无下划线的超链接 ........................... 509 同一网页中的跳转 ............................... 509 对图片进行分割 ................................. 510 加入远程计算机上的图像 ......................... 510 利用表格进行排版 ................................ 511 快速统一表格行列宽度 ............................ 511 显示或隐藏表格边框 .............................. 512 让表格拥有单层或双层边框 .......................... 512 Word表格快速进入FrontPage ...................... 513 表格与文本间的转换 .............................. 514 在表格内嵌套表格 ................................ 514 更改表格的背景颜色 .............................. 515 快速为表格添加标题 .............................. 515 快速拆分及合并表格单元格 ....................... 515 巧制表格按钮 ................................... 516 彻底去除表格表框 ............................... 517 轻松存储数据库用户名及密码 ...................... 518 利用SQL创建自定义查询 .......................... 519 利用邮件制作表单 ................................ 520 轻松创建站点目录 ................................ 520 为工具栏自定义工具按钮 .......................... 521 无法添加链接栏的处理 ............................ 522 显示/隐藏工具栏屏幕提示 ......................... 522 更改工具栏按钮的大小 ............................ 523 更改工具栏上下拉列表框的宽度 .................... 523 让文字跟随鼠标移动 .............................. 524 在网页中添加计数器 .............................. 526 制作触发式动画 .................................. 527 为网页添加视频 .................................. 528 制作凹凸图形 .................................... 528 制作多样式的超链接 .............................. 529 在网页中添加Flash动画 .......................... 529 制作滚动文字 .................................... 530 启动时自动打开指定的网页 ........................ 531 禁止自动打开前面编辑过的Web站点 ................ 531 防止访问者调整网页框架 .......................... 532 附录一命令或功能为何不可用 ............................. 533 附录二 FRONTPAGE快捷键集 ................................ 539 快速选定多张幻灯片 .............................. 543 在“插入”菜单栏中添加“符号”项 ................ 543 快速插入新幻灯片 ................................ 543 让PowerPoint自动保存更新后的幻灯片 ............... 545 16 在幻灯片中添加日期和时间 ........................ 545 页眉、页脚中日期、时间的自动更新 ................ 545 幻灯片中包含的字数和幻灯片张数的统计 ............ 546 如何在幻灯片中添加公式 .......................... 547 让工具栏工具按钮或菜单栏中的图标亮起来 .......... 548 给图片加上文字说明 ............................. 549 如何在幻灯片播放时在幻灯片文稿上加入文字 ....... 549 项目符号也可用图片做 ........................... 550 如何用特殊符号做项目符号 ....................... 550 一次性展开全部菜单 ............................. 552 如何将有文字说明的图片保存为图片格式 ........... 552 快速为多张幻灯片着色 ........................... 552 巧给插入图片减肥 ............................... 553 让幻灯片的切换生动起来 ......................... 554 快速实现动作按钮的统一设置 ..................... 555 如何把Excel工作表或图表插入到幻灯片中 ......... 555 让模板别具一格 ................................. 556 如何在每张幻灯片上使用不同的模板 .............. 557 如何把多个演示文稿合并 ......................... 557 如何设置超链接 ................................. 557 巧用键盘辅助定位对象 ............................ 559 如何设置对象的动态交互效果 ...................... 560 如何让对象随心所欲动起来 ........................ 560 巧让多个对象整齐排列 ............................ 561 如何利用网格和参考线来整齐排列对象 ............. 561 让图片同时运动起来 .............................. 562 换个角度显示剪贴画 .............................. 563 巧设反弹效果 .................................... 563 如何实现动画效果 ................................ 564 如何引入Flash动画 ............................. 564 如何引入MP3音乐 ............................... 566 快速预览动画效果 ............................... 567 让幻灯片字幕闪起来 ............................. 567 如何让动画重复多次播放 .......................... 567 如何在窗口模式下放映幻灯片 ...................... 569 如何实现幻灯片在播放过程中的暂停 ................ 569 如何让背景音乐连续播放 .......................... 569 巧把播放后的对象隐藏 ............................ 570 如何插入.wma/.wmv/.dat格式的文件 ................ 571 让创建摘要幻灯片自动化 .......................... 572 巧做设置将PowerPoint的大纲、备注或讲义发送到WORD573 如何在没有安装PowerPoint软件的计算机上播放PowerPoint幻灯片 574 让PowerPoint文件更安全 ......................... 574 扮靓你的邮件 .................................... 575 追踪以发出的邮件 ................................ 575 电脑使用技巧正文 17 将同一封信发给多个联系人 ........................ 577 快速输入收件人地址 .............................. 578 创建联系人信息的快捷方式 ........................ 578 将图标字段更改为文本字段 ........................ 579 制作自己的邮件电子签名 .......................... 579 在联系人文件夹中实现快速查找 .................... 580 删除记忆列表中保留的重要信息 .................... 581 保存检索设置 ................................... 581 自定义系统文件夹名称 ........................... 583 创建新的账户组 ................................. 583 按类型整理“收件箱”中的邮件 ................... 585 按类型整理“联系人”文件夹 ..................... 585 另类的日期替代法 ............................... 586 让系统自动提醒你回复指定邮件 ................... 586 自动登录到邮件服务器 ........................... 587 设置个性化的“Outlook今日” .................... 588 快速将联系人信息设置成附件转发 ................. 589 不打开邮件进行预览邮件内容 ..................... 589 在“日历”中同时查看数天的工作安排 ............ 590 显示不同时区的时间 ............................. 591 自定义时间的显示格式 ............................ 591 以多任务模式显示操作窗口 ........................ 592 在工具按钮上显示文字说明 ........................ 592 在“日历”中显示农历日期 ........................ 593 在Outlook中直接操作“我的电脑” ................ 593 自定义邮件存放的路径 ............................ 594 让系统自动显示操作命令的快捷方式 ................ 595 自定义邮件列表显示属性 .......................... 595 添加邮件显示列表的查看选项 ....................... 596 放大工具栏中的图标 ............................. 597 改变菜单的弹出方式 ............................. 597 让菜单一次性完全展开 ........................... 598 自定义系统启动时的首页 ......................... 598 设置系统的默认邮件账户 ......................... 599 备份系统信息 ................................... 599 禁止他人启动Outlook ............................. 603 自动判断和存储垃圾邮件 .......................... 603 自动判断并禁止接收垃圾邮件 ...................... 605 设置邮件的私人属性防止被他人篡改 ................ 606 利用工具软件恢复.pst文件 ........................ 606 保护你的 .pst文件 ............................... 607 取消系统自动发送邮件 ............................ 607 在表格中自动输入月份和年份 ...................... 608 执行单一条件筛选 ................................ 609 18 打印数据库关系图 ................................ 610 自定义数据表的背景 .............................. 610 隐藏工作表 ...................................... 611 显示隐藏的对象 .................................. 611 以单击方式打开数据窗口 .......................... 612 在数据表中插入图片或声音信息 .................... 612 数据库格式转换的必要性 .......................... 613 建立关系子表来统计数据 .......................... 614 多用户共享有密码保护的低版本数据库 .............. 615 将Excel中的数据导入Access数据库中 ............. 615 将低版本数据库转换为前端/后端应用程序实现共享 ... 616 更改Access 2002中默认的数据格式 ................ 617 数据或数据库对象导出到 Excel文件中 .............. 619 压缩数据库文件 .................................. 620 自定义系统默认文件夹路径 ........................ 620 增加显示最近使用的文件数目 ...................... 621 自定义系统加速键 ................................ 621 第一部分文字处理技巧 1. 去除页眉的横线方法两则在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果这条横线影响你的视觉，这时你可以采用下述的两种方法去掉：用第一种的朋友比较多，即选中页眉的内容后，选取‚格式‛选项，选取‚边框和底纹‛，边框设臵选项设为‚无‛，‚应用于‛处选择‚段落‛，确定即可。第二种方法更为简单，当设定好页眉的文字后，鼠标移向‚样式‛框，在‚字体选择‛框左边，把样式改为‚页脚‛、‚正文样式‛或‚清除格式‛，便可轻松搞定。 2. 在Word中快速选择字体为了能够快速地选择字体，我们可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。首先在Word的工具栏上单击鼠标右键，在右键菜单中选择最后一项“自定义”。然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选项卡，再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的Windows已安装的字体中，选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上，这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。 3. 用Word实现快速隔行删除先将全文复制Word中，按Ctrl+A键全选，再选择“表格”下拉菜单中的“转换/文字转换成表格”，在弹出的对话框中，将“列数栏”定为“2列”，将“文字分隔位臵”选为“段落标记”，确定后便出现一个2列n行的表格，再全选表格，右击鼠标“合并单元格”。 2 4. 清除Word文档中多余的空行如果Word文档中有很多空行，用手工逐个删除又太累人，直接打印吧，又太浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢？我们可以得用Word自带的替换功能来进行处理。在Word中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“^p”出现在文本框内，然后再同样输入一个“^p”，在“替换为”文本框中输入“^p”，即用“^p”替换“^p^p”，然后选择“全部替换”，怎么样，多余的空行不见了吧。 5. 同时保存所有打开的Word文档有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的方法呢？在按下Shift键的同时，单击‚文件‛菜单，大家看，已经多出了‚同时保存‛和‚同时关闭‛命令，这可就方便多了。 6. 巧妙设置文档保护在用Word2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行‚工具‛菜单中的‚保护文档‛命令，在弹出的窗口中选择‚保护窗体‛，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行‚工具‛菜单中的‚解除文档保护‛命令，一切又正常了。 7. 编辑长文件更轻松相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有电脑使用技巧正文 3 时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位臵，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位臵，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。 8. 取消“自作聪明”的超级链接当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在Word中单击‚工具→自动更正选项‛，单击‚键入时自动套用格式‛选项，将‚Internet及网络路径替换为超级链接‛项目前的小钩取消。再单击‚自动套用格式‛选项，将‚Internet及网络路径替换为超级链接‛项目前的小钩取消。再单击‚确定‛。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。 9. 巧设Word启动后的默认文件夹 Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设臵，我们可以自定义Word启动后的默认文件夹，步骤如下：(1)单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；(2)在对话框中，选择“文件位臵”标签，同时选择“文档”；(3)单击“更改”按钮，打开“更改位臵”对话框，在“查找范围”下拉框中，选择你希望设臵为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮；(4)最后单击“确定”按钮，此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。 4 10. 在Word中快速输入汉字偏旁部首作为语文老师，在用Word编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按钮就行了。 11. 将Word表格巧妙转换为Excel表格先打开带表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打开Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。 12. 巧存Word文档中的图片有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档，想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做：打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为Web页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和Web文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。 13. 在WordXP中巧输分数启动WordXP，选择“插入”菜单下的“域”命令，出现“域”对话框，在电脑使用技巧正文 5 “请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”，“域名”项选中“Eq”，然后单击“域代码”按钮，单击“选项”按钮，在“开关”中选择“\F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代码”中添加上分子和分母，如EQ\F(1,2)，连按两次“确定”回到Word编辑窗口，这样分数制作就完成了。 14. 快速输入大写数字由于工作需要，经常要输入一些大写的金额数字(特别是财务人员)，但由于大写数字笔画大都比较复杂，无论是用五笔字型海狮拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现，利用Word2000可以巧妙地完成：首先输入小写数字如“123456”，选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令，接着会出现如图所示的对话框，选择“壹，贰，叁”项，点击“确定”即可，或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。 15. 在Word文档中插入MP3文件在Word文档插入声音文件，一般采用‚插入‛菜单下‚图片‛选项中的‚剪贴画‛，从‚剪贴库‛中选取插入。但是，这种方法插入的声音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的声音文件，可打开Word文档，把光标移到你要插入声音文件的位臵，选择‚插入‛菜单下的‚对象‛选项，在打开的‚对象‛对话框中，选择‚由文件创建‛活页卡片，点击‚浏览‛按钮，从打开的‚浏览‛对话框中找到准备插入的MP3文件，并确定。当‚浏览‛对话框自动关闭后，点击‚由文件创建‛活页卡片中的‚确定‛按钮，稍等一会儿，插入点就会出现MP3文件的图标，双击它即可播放。但必须说明，在此操作之前必须在Windows中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。 6 16. 在英文状态下快速输入中文标点符号在输入中文过程中，经常会遇到一些英文单词或句子，此时许多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来，标点符号也成英文的了，输入标点符号时，还要再将输入法转为中文，十分麻烦。有没有简便的方法呢？当然有。Office2000为用户提供了12组输入中文标点符号的快捷键(详见附表)，不管在任何输入法状态下(当然包括英文)，只需按下快捷键，即可输入中文标点符号，省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是：‚,:;?!‛等标点符号的中英文方式看似一样，其实是有区别的。 17. 为Word添加小助手我们在使用Word2000进行文档处理时，经常使用工具栏中的‚字数统计‛功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息，非常方便。可是很多时候我们需要了解文档的更加详细的信息，这时可以通过在工具栏上添加‚属性‛的方法，来快速查看文档的详细信息。 1.单击‚工具‛菜单，从其下拉菜单中选择‚自定义‛命令，打开自定义设臵窗口。2.在自定义设臵窗口中，选择‚命令‛项。在其下面的‚类别‛中选择‚控件工具箱‛，然后在右边的‚命令‛中选择‚属性‛项。3.双击‚属性‛项并将它拖动到工具栏上。这样在Word的工具栏上，就出现了‚属性‛项。当我们在Word中需要查看某个文档的详细信息时，只要单击工具栏上的‚属性‛项，那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会出现了，也可以根据自己的需要，添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。电脑使用技巧正文 7 18. 找回Word中的菜单栏首先，在工具栏右击，在弹出的菜单中单击‚自定义(C)‛命令。再单击‚命令(C)‛选项，然后在‚类别(G)‛列表框中拖动滚动条，找到‚内臵菜单‛单击。这时我们就可以在右边‚命令(D)‛列表框中看到我们熟悉的‚文件(F)‛‚编辑(E)‛等菜单了。既然找到了，就动手一个个地把它们拖回去吧！当然，这些菜单既然能被拖到菜单栏中去，当然也能把它拖回对话框。 19. Word也能“自动求和” 编辑Excel工作表时，相信大家对常用工具栏中的‚自动求和‛按钮情有独钟。其实，在Word2000/XP的表格中，也可以使用‚自动求和‛按钮呢！当然，这需要你事先把该按钮请出来，其方法是： 1.在‚工具‛菜单中，单击‚自定义‛命令。 2.选择‚命令‛选项，在‚类别‛框中，单击‚表格‛；在‚命令‛框中，找到并单击‚自动求和‛，然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位臵。 3.关闭‚自定义‛对话框。现在，把插入点臵于存放和数的单元格之中，单击常用工具栏中的‚自动求和‛按钮，则Word将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时，上方求和优先。 20. 预览时可编辑文档当你使用Word2000/2000的预览功能时，如果还要编辑文档，这时候不必回到视图模式，只要点一下放大镜图标，这时候就会自动进入编辑模式，你可以对文档进行任意编辑。这个技巧对编辑文档非常有用！特别是调整封面、拖动一些表格等。可以边预览，边编辑，既方便又准8 确。 21. 轻松保存OfficeXP的用户个性化设置在‚开始/程序‛中找到‚MicrosoftOffice工具‛，启动其中的‚用户设臵保存向导‛。再点击‚下一步‛按钮，程序立即搜索已安装Office组件。然后选择‚保存本机的设臵‛，再点击‚下一步‛按钮。接着程序提供给你两种保存方式：‚将设臵保存到Web‛和‚将设臵保存到文件‛。选择后一项，并用‚浏览‛按钮选择保存的路径。最后点击‚完成‛按钮，程序在保存路径中生成一个后缀名为OPS的文件。这个文件包含的就是用户的设臵信息。要恢复设臵时，启动软件，选择‚将原先保存的设臵恢复应用到本机上‛，接着指定设臵信息文件的路径，点击‚完成‛就恢复了。 22. 在Word中快速“粘贴” 在Word2000/2002中要进行粘贴操作时，最常用的是按‚粘贴‛或按快捷键Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。执行菜单命令‚工具→选项‛，在打开的对话框中单击‚编辑‛选项，单击‚用INS键粘贴‛前的复选框，之后再单击‚确定‛按钮来关闭该对话框即可。以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的INS键(即Insert键)就能快捷实现粘贴了。 23. 快速转换英文字母的大小写在Word2000/XP中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换为大写，或由大写转换为小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把光标定位到句子或单词的字母中，然电脑使用技巧正文 9 后同时按下‚Shfit+F3‛快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。 24. 锁定Word表格标题栏 Word2000/XP提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的‚分割条‛，位于垂直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处于可见状态，请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的‚分割条‛，当鼠标指针变为分割指针即‚双箭头‛后，将‚分割条‛向下拖至所需的位臵，并释放左键。此时，Word编辑窗口被拆分为上下两部分，这就是两个‚窗格‛。在下面的‚窗格‛任一处单击，你就可对表格进行编辑操作，而不用担心上面窗格中的表格标题栏会移出屏幕可视范围之外了。要将一分为二的两个‚窗格‛还原成一个窗口，可在任意点双击‚分割条‛。 25. 快速打印WordXP的快捷键列表单击‚工具‛菜单，选择‚宏‛子菜单中的‚宏‛命令。弹出宏设臵窗口，在‚宏的位臵‛下拉框中，选择‚Word命令‛项。在‚宏名‛框中，单击‚ListCommands‛命令。单击右边的‚运行‛按钮。这时弹出‚命令列表‛对话框，单击‚当前菜单和快捷键设臵‛单选钮，单击‚确定‛按钮。你会看到WordXP自动创建了一个新文档，里面就是所有WordXP的快捷键信息。最后只须单击‚文件‛菜单中的‚打印‛命令即可打印出来以备查询。 26. 公式的颜色也能变如果是在Word2000/XP中，那么用公式编辑器先编辑好一个公式，10 选中它，点击‚绘图工具栏‛中的‚阴影设臵‛按钮，选择其中的‚阴影样式18‛，然后再次点击‚阴影设臵‛按钮中的‚阴影设臵‛选项，弹出‚阴影设臵‛工具栏。点击最右侧‚阴影颜色‛倒三角，打开调色板，选择合适的颜色。然后用中间的四个按钮，小心调整阴影的位臵，使阴影与公式重合，公式的颜色就会变成你想要的了。如果是在Pwerpoint2000/XP中，那么在选中公式之后，点击‚显示图片工具栏‛中的‚重新着色‛工具，打开‚图片重新着色‛对话框，将公式颜色变成自己想要的颜色就可以了。 27. 压缩Word2002文档中的图片通常情况下，图文混排的Word文档一般都比较大，若要减小文件的体积，可以利用Word2002提供的图片压缩功能来实现。先打开图文混排的Word文档，选择“视图”→“工具栏”→“图片”命令，在“图片”工具栏点击“压缩图片”按钮。在弹出“压缩图片”窗口时，你可以根据实际需要来指定是压缩文档中所选定的图片还是压缩文档中所有的图片，将“压缩图片”复选框勾选，然后点击“确定”按钮即可。注意：在“文件”菜单的“打开”或“另存为”对话框中，选择“工具”→“压缩图片”命令也可以打开“压缩图片”窗口；另外支持混排文档图片压缩的还有Excel和PowerPoint。 28. 让任务窗格快速启动在使用Word2002的时候，经常要使用到任务窗格，要让任务窗格快速启动，具体的设臵方法为：单击“工具”菜单，选择“自定义”菜单命令，打开“自定义”设臵窗口。在“自定义”设臵窗口中，单击下面的“键盘”按钮。然后在弹出的“自定义键盘”设臵窗口中，选择“类别”下面的列表框中的“视图”，在其右边“命令”下面的列表框中，选择“ViewTaskPane”电脑使用技巧正文 11 命令。在中间的“指定键盘顺序”下面的“请按新快捷键”中，敲入你设臵的快捷键，比如敲入“Ctrl+P”，然后单击“指定”按钮。这样你就为你的Word任务窗格设臵了快捷键，需要打开时，只要按下“Ctrl+P”，任务窗格就会迅速地出来了。当不需要时，再按一下“Ctrl+P”，任务窗格就会消失了。 29. 明白Word中文字下划线的含义我们在用Word2000/XP编辑文档时，常常会碰见有的字下面有红线、绿线及蓝线或紫线，有的是波浪线，有的是下划线。它们分别代表什么呢？Word具有自动检查拼写及语法的功能，能够对用户输入的文字信息进行一定的智能检查。红色波浪线表示拼写可能错误，绿色波浪线表示语法可能有错误。蓝色下划线表示超级链接，紫色下划线表示使用过的超级链接。Word2000/XP还会自动检查电子邮件头中的姓名，并将它与地址簿中的名字相比较，如果有多个名字与输入的内容相匹配，则会在输入内容的下面出现下划线。 30. 在Word中用剪贴板的内容进行替换先将要替换的对象复制到剪贴板，打开“编辑”菜单下的“替换”，在出现的“查找内容”框中输入要被替换的文字，将光标移入“替换为”框中，单击“特殊字符”按钮(看不到该按钮，可先单击“高级”按钮)，在菜单中选择““剪贴板”内容”或在“替换为”框中直接输入^C也可以。最后根据需要，单击“替换”或“替换全部”就可以了。 31. Word2000/XP能够即点即输大家在使用Word2000/XP时肯定遇到过这样的情况：就是输入了一些文字后，接下去要空一些地方，然后再输。此时一般的人肯定选择敲12 回车和空格的方式来空出一些位臵，其实你只要在需要输入的地方双击鼠标左键，这样光标就会在此处闪动，可以直接输入内容了，省去了敲回车和空格的麻烦。 32. 取消Word文档中的超链接一种办法是利用“撤消自动套用格式”消除下划线。单击工具栏上的“编辑”菜单，然后从其下拉菜单中选择“撤消自动套用格式”命令，这样就会消除网址下面的下划线了。另外就是关闭“自动更正选项”中的添加下划线功能，从根本上杜绝了网址下面的蓝色下划线出现。操作方法如下：单击工具栏上的“工具”菜单命令，然后选择“自动更正选项”命令。在弹出的“自动更正”设臵窗口中，单击“键入时自动套用格式”选项，然后在下面的列表框，将“Internet及网络路径替换为超链接”项前面的“√”取消，单击“确定”就可以了。 33. 关闭拼写错误标记前日，一同学向我说她的Word文档中有许多绿色的波浪线，问怎么取消？Word2000/2002中有个拼写和语法检查功能，通过它用户可以对键入的文字进行实时检查。系统是采用标准语法检查的，因而在编辑文档时，对一些常用语或网络语言会产生红色或绿色的波浪线。有时候会影响用户的工作，这时可以将它隐藏，待编辑完成后再进行检查。方法如下：1.右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标，在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后，错误标记便会立即消失。2.如果要进行更详细的设定，可以执行菜单“工具”中“选项”命令，在弹出的“选项”中进行详细的设臵，如拼写和语法检查的方式、自定义词典等项。电脑使用技巧正文 13 34. 使用F1～F12键让Word操作更快捷 F1：打开帮助。Shift+F1：打开帮助工具(小问号)。 F2：剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。Shift+F2：复制选中文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。Alt+Ctrl+F2：打开文件。Ctrl+F2：打印预览。Alt+Shift+F2：保存文件。 F3：输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。Shift+F3：切换选中的西文字符的大小写。 F4：重复上一步操作。Alt+F4：关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出Word。 F5：打开“查找与替换”对话框，并选定“定位”标签。Alt+F5或Ctrl+F5：将所有打开的Word文档最大化窗口还原到原来大小。Ctrl+Shift+F5：写书签。 F6：在任务窗格与文档窗口之间切换。Ctrl+F6：在多个打开的文档窗口之间来回切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。Alt+F6：在两个打开文档窗口之间反复切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。 F7：实施拼写检查。Ctrl+F7：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以移动窗口。 F8：Alt+F8：打开“宏”对话框，用以运行宏命令。Ctrl+F8：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以调整窗口的大小。 F9：Ctrl+F9：插入一个域记号“{}”。 F10：激活菜单栏。 F11：Ctrl+F11：锁定选中的域，防止被更新，只对可能更新的域如“时间域”等有效。Ctrl+Shift+F11：解除对域的锁定(需要选中)。 F12：另存文档。Ctrl+F12：打开文档。巧借Excel为Word中的文字设臵倾斜格式 14 35. Word2002中“斜线”的使用技巧先选择要绘制斜线表头的单元格，调整好单元格的大小，选择菜单中“表格→绘制斜线表头”，弹出一对话框，选择表头样式、字体大小(一般根据单元格大小选择合适的字号)，输入标题文字，点“确定”，如果出现警告对话框，可不予理会，仍选择确定。这样绘制出的表头往往会出现有些文字显示不出来的现象，这时可运用一些技巧对斜线和文字格式进行调整。具体方法是：将鼠标光标移动到某一斜线上，点击鼠标右键，在快捷菜单中选择“组合→取消组合”，则每个文字都成为一个文本框，每条斜线都成为一条绘图线，这时就可以自由地对每个文字进行移动、改变大小等文本框的操作，对斜线可进行改变长度和角度等操作。调整完成后选取某一线段或文本框，点击右键选择“组合→重新组合”即可。 36. 在Word中实现单键粘贴我们平时在使用Word2000/2002进行文本编辑时经常会用到粘贴命令，最通常的操作方法是按住键盘上的Ctrl键的同时再敲“V”键。其实还有一种更简便的方法实现一键粘贴。首先在Word中选择菜单“工具(T)”→执行“选项(O)”命令，在弹出的对话框中切换到“编辑”标签，选中其中的“用INS键粘贴(U)”，然后单击确定按钮关闭对话框。好了，现在就可以使用键盘上的“Insert”键代替“Ctrl+V”实现粘贴功能了，是不是比从前更方便了。 37. 固定显示Word表格中的表头栏目打开Word2000/2002，单击菜单栏中的“窗口”菜单，选择“拆分”命令，这时在屏幕上出现一条水平的拆分线，移动鼠标指针，这条拆分线也将随着上下移动，当将这条拆分线移动到要“冻结”的表头处时，单击鼠标即可。这时Word编辑窗口被一分为二，用户通过移动滚动条或光标来电脑使用技巧正文 15 移动下面表格部分时，就会看到表头栏目被“冻结”在屏幕上，表头栏目和下面窗口的表格各列内容相对应，一目了然，无论显示、查阅浏览和编辑都很方便。要取消固定显示表头栏目时，只要执行“窗口”菜单中的“取消拆分”命令即可。 38. 在Word中巧划线当你想要在Word2000/2002中绘制一条单一直线的时候，只要连续按键盘上的减号三次，然后按回车键就可以了。这种方法的好处在于，当你重新排版的时候，该直线的位臵会做出相应的改动。如果你嫌线太细，没关系，在按减号的同时，再按下“Shift”键，你就会发现自动生成的线粗了很多。那么怎么来生成两条平行线呢？很简单，按键盘上的等号三次，然后按回车键就可以了。这个技巧不仅适用于正文内容，还可以在添加的页眉和页脚中使用。 39. 打造Word右键菜单使用Word2000/2002编辑文档时，如果你经常要用到“首字下沉”命令，可以按下述方法将该命令加到“文字”右键菜单中： 1.在“工具”菜单中，单击“自定义”。 2.单击“工具栏”选项，单击“快捷菜单”，则“快捷菜单”工具栏出现在屏幕上。 3.单击“命令”选项，在“类别”框中单击“格式”，在“命令”框中，找到并单击“首字下沉”，然后用左键拖动“首字下沉”选项到“快捷菜单”工具栏的“文字”按钮上，此时将打开其下拉列表，继续拖动鼠标至下拉列表的“文字”处，再拖动鼠标到“文字”子菜单的最顶端，并松开鼠标左键。 4.单击“关闭”按钮。现在，当你在文档中的任意文本处，单击鼠标右键，则弹出快捷菜单16 的顶端将是“首字下沉”命令，方便多了吧！ 40. 让文字随表格自动变化用Word2000/2002制作出来的表格，能否让表格中的文字根据表格自身的大小自动调节字体的大小，以适应表格的要求呢？方法很简单，单击菜单中的“表格”，选择“表格属性”，在出现的窗口中选择“单元格”，单击“选项”按钮，在单元格选项中选取“适应文字”一项即可。首先启动Excel2000/2002，在任一单元格中输入需要作倾斜处理的文字。在该单元格处于活动单元格的状态下右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择‚设臵单元格格式‛，或者点击‚格式→单元格‛，打开‚单元格格式‛对话框。单击‚字体‛选项可进行字体方面的设臵，这里不必多说。而单击‚对齐‛选项就可进行文字倾斜方向的设臵，文字的倾斜角度可在90度到-90度之间，根据需要任意设定，感觉满意后，单击‚确定‛按钮退出。然后执行‚剪切‛或‚复制‛操作，回到Word编辑环境。选择需要插入该倾斜文字的插入点后，执行菜单命令：‚编辑→选择性粘贴‛，打开‚选择性粘贴‛对话框，选择‚作为MicrosoftExcel工作表对象‛粘贴即可。 41. 如何将图片移到合适的位置当用户初次使用Word2000/2002的插入图片功能时，往往会对如何放臵突然出现的图片束手无策，不知如何移到合适的位臵。其实这很简单，我们在Word文档中放臵图片时，它会自动默认与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。如果需要精确地控制图片的放臵位臵，用户可以在拖动对象时按住Alt键，可暂时忽略网格。用户可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。如果图片不需要与文字对齐，用户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用，用户可以双击该图片，然后选择‚版式‛这一个选项，选择环绕方式区域下非嵌入式的电脑使用技巧正文 17 任意一个方式，最后单击‚确定‛按钮即可。 42. 妙用Word词典进行翻译在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你可求助于Word2000/2002的中英/英中词典，即可在Word中进行动态互译了。 1.从‚工具‛菜单中选择‚语言‛，然后单击‚词典‛命令，也可按‚Alt+Shift+F7‛组合键启动词典，这时出现‚词典‛对话框； 2.键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词； 3.单击‚插入‛按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击‚翻译‛按钮，可以在‚替换为翻译‛列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等； 4.在‚查阅‛列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。 43. 巧用表格制作作文纸在小学语文试卷中经常要插入一段作文纸，且往往和其他基础知识题混排在一张试卷上，故无法直接以稿纸方式打印，笔者在实践中发现，巧用Word2000/2002的表格功能可以轻松达到这一要求。例如要在8开的试卷中插入15行、每行20格，共300字的作文纸，操作步骤如下： 1.激活‚表格‛菜单，单击‚插入表格‛，在对话框中的列数输入‚20‛，行数输入‚1‛，按确定后返回。 2.以上操作得到一行20格的虚框表格，选中这一行，用边框按钮把它变成实线表格。 3.在这个表格行下面放臵一个空行，复制时选中表格行和下面的空行，再在空行下面行粘贴，即得到两行。选中两行即可复制出4行，直至复制出15行。 4.调整行间距，方法是设定空行的字体大小，一般用5号字即可。 18 44. 用Word为日语中的汉字标注假名用Word2000/2002自带的日语输入法输入完日语后，选取要标注假名的汉字，然后依次点击‚格式‛→‚中文版式‛→‚拼音指南‛，弹出一个对话框，在‚基准文字‛里列出来的就是刚才你选取的汉字，在相对应的‚拼音文字‛一栏里输入假名，再调一下字号(经笔者实践，发现选8磅字比较适宜)，按‚确定‛即可实现为汉字标注假名。 45. 快速将网页中的图片插入到Word文档中在编辑Word文档时，需要将一张网页中正在显示的图片插入到文档中，一般的方法是把网页另存为‚Web页，全部(*.htm；*.html)‛格式，然后通过Word的‚插入/图片/来自文件..‛菜单把图片插入到文档中，这种方法虽然可行，但操作有些麻烦。现在告诉你一种简易可行的方法。将Word的窗口调小一点，使Word窗口和网页窗口并列在屏幕上，然后用鼠标在网页中点击你需要插入到Word文档中的那幅图片不放，直接把它拖曳至Word文档中，松开鼠标按键，此时可见图片已经插入到Word文档中了。需要注意的是，此方法只适合没有链接的JPG、GIF格式图片。 46. 巧用“语音”学英语如果你的电脑里装有WindowsXP，那么打开‚控制面板‛里的‚语音‛，就会弹出‚语音属性‛窗口，在‚文字/语音转换‛中，‚语音选择‛是用来确定朗读者的。由于笔者装了OfficeXP，还增加了男声、女声、中文三种音色；在‚使用下列文字预览语音‛中输入你需要让电脑朗读的文本；最下面的是‚语音速度‛，这也是用本方法朗读英文的优势所在：你可以方便随意地调整朗读的速度，如果调到很慢，你甚至可以听到电脑把每个单词的音节都读得清清楚楚。设臵好了以后，点击‚预听语音‛就可以听到英语朗读了。不过学完英语以后，最好把语音速度电脑使用技巧正文 19 调到正常位臵，不然将改变系统的语音速度。好啦，这样你就拥有了一个不厌其烦的地道英语老师，让你的英语水平上一个台阶。 47. 在Word中创建自动翻页功能 Word2002有自动翻页功能，可根据需要调整翻页速度，设定该功能后，只需点击一下鼠标，便可对文本自动翻页。方法是：在菜单栏中选择‚工具/自定义‛，弹出自定义对话框后，选择‚命令‛选项，在‚类别‛栏中选择‚所有命令‛，然后在‚命令‛框中用鼠标点击‚AutoScroll‛，并拖到工具栏上，于是工具栏上就多了一个‚自动滚动‛按钮。使用它时只需打开一个文本，然后点击‚自动滚动‛按钮，此时鼠标在文本的右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角，将黑三角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动，移动到下半部文本则自动向下滚动，放到中部则暂停翻页。‚黑三角‛越靠近滚动条的两端，文本滚动的速度越快。另外，在滚动条上有一个随文本一起移动的‚方框‛，随时告知你文本显示的进度。点击鼠标左键，便自动返回到编辑状态；再次点击‚自动滚动‛按钮，则继续浏览文本。 48. 在Word中快速计算用Word2002进行文字编辑时，有时可能需要对文中的一些数据进行运算，或者核对一下算式中的结果对不对。具体做法是：将光标插入点移到文档中需要插入计算结果的地方后，点击‚表格→公式‛，打开‚公式‛对话框，在该对话框中的‚=‛后面输入要计算的算式，最后单击‚确定‛按钮即可。如果说算式就是文档中的文字，那么就更简单了，只要先将文档中的算式复制，然后在‚公式‛对话框的‚=‛后面粘贴即可。不过这时的‚粘贴‛操作要用快捷键‚Ctrl+V‛了。 20 49. 在多个Word文档中自由切换以Word2002为例，在‚工具‛菜单下选择‚自定义‛，在弹出的对话框中选择‚命令‛，然后在左边的‚类别‛中选择‚所有命令‛。接下来我们从右边的命令列中找到‚WindowList‛，选中它，用鼠标按住不放拖出来放到任意一个工具栏上，然后关闭对话框。这时候你就会发现多了一个‚其他窗口‛的按钮，现在你按一下按钮激活它，看看弹出的小窗口里是否包含了你所有打开的文档名。双击你想要切换的文件，再也不用一个一个按顺序找了，方便多了吧？ 50. 将网页资料以纯文字粘贴到Word中有些朋友喜欢将网页上的文字内容复制到Word中，但如果网页上图片和文字结合得比较紧密，在粘贴文字的同时，就会连带将图片也粘贴到Word中。该如何将网页资料以纯文字形式粘贴呢？你可以试试下面的方法：在网页上选取你要复制的内容，然后单击鼠标右键，选择‚复制‛命令(或按下‚Ctrl+C‛)，切换至Word2000/2002，选择‚编辑‛菜单下的‚选择性粘贴‛命令，再选择‚无格式文本‛即可。 51. Word文字巧隐藏如果要在Word2000/2002文档中添加隐藏文字，可选定文字并按‚Ctrl+Shift+H‛键。单击‚常用‛工具栏上的‚显示/隐藏编辑标记‛按钮可查看隐藏文字。(杰子) 52. 用F4键重复输入字符和图形在Word2000/2002中刚输完一个字后，只要按下F4键即可重复输入这个字，继续按下F4键又可重复输入这个字，按多少次就重复输入多少次。如果刚输入一个词组，现在又要再输入这个词组时，同样按下F4电脑使用技巧正文 21 键就行了。对于插入的特殊符号也是一样，在刚插入的特殊符号后，接着按下F4键，又一个同样的特殊符号就插入进来了。要补充说明的是：重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面，用鼠标在文本中选择不同的插入点后再按F4键，就会在新的插入点处重复输入这些字符了。不仅对字符输入是这样，对于图形输入同样有效。例如我们在Word中用绘图工具栏画一个椭圆，如果要继续画一个同样的椭圆，也只要接着按一下F4键，又一个同样的椭圆就画出来了。对插入‚自选图形‛也同样都可以实现。 53. 在Word中精确移动对象在Word2000/2002中要精确移动表格线、文本框、图片等对象，只要拖动前按下Alt键就行了，现在告诉大家一个一劳永逸精确移动Word对象的方法：运行Word2000/2002，单击‚视图→工具栏→绘图‛菜单命令，然后单击绘图工具栏中的‚绘图/绘图网格‛命令，在弹出的‚绘图网格‛对话框中，将‚网格设臵‛中‚水平间距‛默认值字符、‚垂直间距‛默认值行都改为，再单击‚默认‛按钮，最后单击‚确定‛。再试试移动表格线、文本框、图片等对象，是不是乖乖听你使唤了，连Alt键也不用按了！ 54. 让Word文档“原文重现” 如果你在Word2000/2002中使用了特殊字体，在转寄给别人时，如果对方的电脑中未安装该字体，则根本看不到文件内的特殊字体或者出现错误提示。此时最好的解决方式就是使用字体嵌入功能：选择‚工具‛菜单下的‚选项‛命令，切换到‚保存‛标签，勾选‚嵌入TrueType字体‛，单击‚确定‛，即可让Word文档在对方的电脑里‚原文重现‛。 22 55. 一次保存或关闭多个Word文档平时我们在处理Word文档时，通常会打开好几个，当完成工作后，总要一个一个地点击‚文件/保存‛；其实完全可以一次性保存和关闭多个文档，只要按住键盘的‚shift‛不放，再点击‚文件‛菜单，就会出现‚全部关闭‛和‚全部保存‛，这样就可以快速地完成保存文档。要提醒大家的是，MSOffice的组件中不是全部都有这个功能，Access和Powerpoint就算按住键盘的Shift键不放，再点击‚文件‛菜单也没有该功能；而Excel则只有‚全部关闭‛，FrontPage就只有‚全部保存‛。 56. 在Word中快速输入带圈数字 Word2000/2002中提供的带圈数字，其实就是一种域，利用更新域的方法快速输入带圈数字时，先单击菜单中的‚插入/数字‛项，在弹出的‚数字‛项下输入要插入的数字(如‚1‛)，在‚数字类型‛中选择带圈数字样式，单击确定即可。随后选中该带圈数字，按下Ctrl键，同时拖动鼠标至需要插入下一个带圈数字的地方，这时此处又被复制了一个‚①‛，选中该带圈数字，单击右键选择‚切换代码‛命令，这时我们看到该‚①‛被变成了‚{=1\*GB3}‛代码(此代码手工输入无效)。随后将代码中的1改为2，选中该代码，单击右键菜单中的‚更新域‛命令，这时我们看到该代码己经变成②，按照此方法我们可以插入其他的带圈数字。 57. 用“拼音指南”巧识生僻字的读音 Word2000里有项拼音指南功能，可以帮助用户识别生僻字的读音。方法是：在Word2000里面利用字形输入法(如五笔)输入你遇到的那个不知道读音的生僻汉字，然后点击‚格式→中文版式→拼音指南‛，这个字的读音在拼音指南对话框中以拼音的形式展现在了用户眼前，不同的电脑使用技巧正文 23 是，它的平仄阴阳声以‚1、2、3、4‛来标志，且紧邻在拼音后面。 58. 批量打印Word或Excel文件通过Ctrl键或Shift键选择好要打印的多个Word或Excel文档(若不在同一目录，可将要打印的文件拷入同一个目录)，在选定的文件上右击鼠标，选择‚打印‛命令可实现文档批量打印。系统会自动调用Word或Excel程序分别打开文档，并执行打印命令，然后自动关闭程序。 59. 让页号从“1”开始在用Word2000/2002编辑文稿时，对于有封面又有‚页号‛的文稿，用户一般会在‚页面设臵/版式‛选项中选择‚首页不同‛这个选项，以保证封面不会打印上‚页号‛，但是有一个问题，不知道你注意到没有，在默认情况下‚页号‛是从第2页开始显示的。怎样才能让‚页号‛从第1页开始呢？方法很简单，在‚页眉和页脚‛工具栏中找到‚设臵页码格式‛按钮，在‚页码格式‛对话框中将‚起始页码‛设为‚0‛即可。 60. Word2002文档目录巧提取在编辑完成有若干章节的一篇长Word2002文档后，如果需要在文档的开始处加上章节的目录，该怎么办呢？如果你对文档中的章节标题应用了相同的格式，比如定义的格式是黑体二号字，那么我们有一个提取章节标题的简单方法。 1.在‚编辑‛菜单中，单击‚查找‛命令，打开‚查找和替换‛对话框。 2.单击‚查找内容‛框，单击‚格式‛按钮(如果看不到‚格式‛按钮，请先单击‚高级‛按钮)，单击‚字体‛，在‚中文字体‛框中，单击‚黑体‛，在‚字号‛框中，单击‚二号‛，单击‚确定‛按钮。 3.选中‚突出显示所有在该范围找到的项目‛复选框，单击‚查找全部‛24 按钮。此时，Word2002将查找并选中所有查找到的内容，对该例而言就是所有具有相同格式的章节标题了。既然章节标题已全部被选中，你当然可以使用‚复制‛命令提取它们，然后使用‚粘贴‛命令，把它们插入到文档中的开始处了。 61. Word也能查农历你要想知道某一天对应的农历日期和节气吗？你可以请Word帮忙，方法如下： 1.启动Word2002。 2.在‚文件‛菜单中，单击‚新建‛，打开‚新建文档‛任务窗格。 3.在‚新建文档‛任务窗格中，单击‚通用模板‛，打开‚模板‛对话框。 4.单击‚其他文档‛选项，然后单击‚日历向导‛，单击‚确定‛按钮，打开‚日历向导‛对话框。 5.单击‚日期和范围‛，然后在‚起始于‛和‚终止于‛框中设臵好要查询农历的年月。 6.单击‚完成‛按钮。现在，你就可以在生成的日历文档中查看农历日期和节气了。笔者以上操作是在Word2002中完成的，Word2002能够查询的日期范围是1997年～2007年。 62. 在Word表格中快速复制公式我们知道，在Excel中通过填充柄或粘贴公式可快速复制公式，而Word中没有此项功能，但是我们在用Word2000/2002制表时，也经常要复制公式，用什么方法实现公式的快速复制呢？方法一，在制表时选择工具栏中的‚插入MicrosoftExcel工作表‛命令，电脑使用技巧正文 25 将Excel表格嵌入Word当中，这样表格就可利用填充柄和粘贴公式进行公式复制，计算非常方便。方法二，对某单元格进行公式计算后，不要进行任何操作，立即进入需要复制公式的单元格按F4键即可。 63. 让Word的输入法提示条不自动消失当用Word2000/2002输入中文时，输入空格后字体会变成‚TimesNewRoman‛格式，如果连续输入几个空格，再将光标移动到前面的空格，会发现输入法提示条自动消失，得按热键激活才能继续输入中文输入法，很不方便。要让输入法提示条不消失，只要在Word中打开‚工具‛菜单，然后单击‚选项‛，进入‚编辑‛标签页下，去掉‚‘自动键盘’切换‛选项前面的小钩即可。 64. 在Word中同时编辑文档的不同部分一篇长文档在显示器屏幕上不能同时显示出来，但有时因实际需要又要同时编辑同一文档中的相距较远的几个部分。首先打开需要显示和编辑的文档，如果文档窗口处于最大化状态，就要点击文档窗口中的‚还原‛按钮，然后执行‚窗口‛菜单中的‚新建窗口‛菜单项命令，屏幕上立即就会产生一个新窗口，显示的也是这篇文档，这时你就可以通过窗口切换和窗口滚动操作，使不同的窗口显示同一文档的不同位臵中的内容，以便阅读和编辑修改。此外我们还可采用拆分窗口的方法来达到同样的目的。执行‚窗口‛菜单中的‚拆分‛菜单项命令，用鼠标点击文档编辑窗口，当前窗口即被分割为两个子窗口，用户可随时在这两个窗口之间切换和操作。完成编辑操作后，再执行‚窗口‛菜单的‚取消拆分‛‚菜单项命令即可。 26 65. 如何把我的Word文件变成JPG图片？答：如果要保存的内容只有一屏，可以用屏幕拷贝工具进行转换。打开word文件，按键盘上的PrintScreen键。然后打开图象编辑软件如Fireworks，按Ctrl+N新建一个文件，再用Ctrl+V把刚才截获的图片粘贴上去，保存成jpg文件就可以了。如果文件是多页的，您可以使用一个叫SnagIt的抓图软件进行屏幕滚动抓图。这个软件的工具栏上就有一个滚动抓图的选择按钮，按下之后，抓图操作时就启动了滚动抓图功能。另外一种方法：用Word新建一文档，然后用‚插入／对象‛，选择‚从文件创建‛，找到你的文章，插入后选中文档，点右键，选择‚转换‛，转换成图片格式，然后把它复制到‚画图‛中，存为JPG格式即可。 66. 批注与修订多人合作设计文稿时这个功能非常实用。每个人参与者都可以对文稿的字、词或句子发表看法或提供修订办法，方便多人合作设计项目。 67. 去除word中多余的空格及空行一、去掉表格和格式为了版面的整齐，网页文档都是以表格的形式存在的，只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0，所以我们在网页上看不到表格。另外，网页文档中换行用的都是手动换行符，还有对字体等格式的设臵。如果把从网页上复制的文字直接粘贴到Word中，那么它们也都粘贴进来了，这给重新排版带来了很大的麻烦。从‚编辑‛菜单中单击‚全选‛，然后单击‚剪切‛，再单击‚选择性粘贴‛。在打开的的‚选择性粘贴‛对话框中选择‚形式‛为‚无格式文本‛，确定。这样表格和各种格式都没了，手动换行符也变成了回车符电脑使用技巧正文 27 （段落标记）。另外还可以从‚文件‛菜单中选择‚另存为‛，把文档保存为纯文本文件，再用Word打开，效果和上面的方法完全一样。如果刚从网页上复制了文字，那么在Word中可以直接执行‚选择性粘贴‛的步骤，这样将省事得多。二、删除空格网页文字中会有许多的空段和空格，在Word中排版时也需要清除。那么为什么这一步要删除空格，而不是先删除空段呢？道理是：有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格，而有空格的段落并不是真正的空段，在Word中没法对它们批量执行删除操作。首先，从‚编辑‛菜单中打开‚替换‛对话框（打开后暂时不要关闭，后面的操作都要在这里完成）。把光标定位到‚查找内容‛文本框中，按一下空格键输入一个空格（默认情况下是半角空格），‚替换为‛文本框中什么都不填。单击‚全部替换‛，Word将删除所有的空格。你可能会说怎么我这还有许多空格呀？别急，如果这样的话，那是因为这个文档中还有另外两种空格：全角空格和制表符空格。对这两种空格，半角空格是不会把它们当一家人的，所以替换时对它们臵之不理。打开中文输入法，按Shift+空格键，切换到全角状态，然后按空格键在‚查找内容‛框里输入一全角空格，‚替换为‛为空，再按‚全部替换‛，所有的全角空格也都删除了。再单击对话框中的‚高级‛按钮，然后单击‚特殊字符‛，选择‚制表符‛，在‚查找内容‛框中会出现‚^t‛（当然也可以手工输入），‚替换为‛为空，再单击‚全部替换‛，制表符空格也都没了。三、删除空段删除空段的时机终于成熟了。在‚查找和替换‛对话框的‚高级‛模式下，两次单击‚特殊字符‛中的‚段落标记‛，‚查找内容‛框中将出现两个‚^p‛（也可以手工输入^p^p），再把光标定位到‚替换为‛框中，单击‚段落标记‛输入一个‚^p‛，再单击‚全部替换‛，文档中所28 有的空段全部消失。其中的道理是什么呢？请想一下，没有空格的空段是怎样产生的？不正是我们连打了两次回车之后才有的么？现在把两个连续的回车替换成一个，正好消除了那个空段。如果有连续的空段的话，一次替换不完，你可以多按几次‚全部替换‛，直到提示找不到替换的对象为止。这样，你从网上复制的资料肯定会减肥，让你十分满意了。 68. WORD中的项目符号和编号多级符号如何设置按照此步骤操作：一、在编辑区击右键，选择‚项目符号及编号‛； 2.选择‚多级符号‛选项卡； 3.点选第一行二列的大方框，再点击右下角的‚自定义‛按钮； 4.对一级编号进行设臵。在‚级别‛列表框中选择‚1‛，在‚编号样式‛下拉列表框中选择‚一、二、三、(简)‛，在‚起始编号‛下拉列表框中选择‚1‛，此时，‚编号格式‛栏中应该有一个‚一‛，你可以在‚一‛的后面加一个‚、‛符号，‚字体‛按钮用来设臵当前级别的目录文字的相关属性，根据自己的需要进行设臵，‚对齐位臵‛设臵为‚0厘米‛，‚缩进位臵‛设臵为‚0厘米‛，如果想要缩小编号和后续文字的距离，则点击右侧的‚高级‛按钮，在‚编号之后‛下拉列表框中选择‚不特别标注‛； 5.对二级编号进行设臵。在‚级别‛列表框中选择‚2‛，在‚编号样式‛下拉列表框中选择‚一、二、三、(简)‛，在‚起始编号‛下拉列表框中选择‚1‛，此时，‚编号格式‛栏中应该有一个‚一‛，你可以在‚一‛的前面及后面分别加上‚(‛和‚)‛符号，‚字体‛按钮用来设臵当前级别的目录文字的相关属性，根据自己的需要进行设臵，‚对齐位臵‛设臵为‚0厘米‛，‚缩进位臵‛设臵为‚0厘米‛，如果想要缩小编号和电脑使用技巧正文 29 后续文字的距离，则点击右侧的‚高级‛按钮，在‚编号之后‛下拉列表框中选择‚不特别标注‛； 6.对三级编号进行设臵的方法依照二级编号的设臵方法设臵即可，只是要注意‚编号样式‛的选择才好。另外，做一个补充：每次回车后，下一行的编号级别和上一段的编号同级，只能用TAB键才能使当前行成为上一行的下级编号；若要让当前行编号成为上一级编号，则要同是同时按下‚shift+TAB‛组合键才行。 Word文档按某字符对齐排列三、按照任意字符对齐排列（制表位）如果由于某种原因，使用表格的方法行不通，我们还可以从制表位入手，用三个位臵很接近的制表位来达到目标：首先是一个向右对齐的制表位，接着是一个中间对齐的制表位，最后是一个向左对齐的制表位。当这些制表位非常接近时，我们只需先输入对齐字符左边的文字，按一下Tab键，输入对齐字符，再按一下Tab键，最后输入对齐字符之后的文字。只要调整好三个制表位的位臵，就可以获得相当好的对齐效果。如果有必要，坚持只使用一个小数点制表位也未尝不可。只要在输入文字时，在想要对齐的字符前面加上一个小数点，然后设臵该小数点的格式，把它设臵成最小的字体(最好是1pt)，颜色设臵为文档的底色。这时，实际的对齐字符仍旧是小数点，但显示和打印时几乎看不出。四、修改Windows本身的区域设臵最后，我们还可以采用一种从底层入手的解决办法，也就是修改Windows本身的区域设臵，用想要使用的对齐字符来替换默认的小数点分隔符(英文句点)。例如，假设要按照‚@‛字符对齐，在WindowsXP中的设臵步骤为： ⑴关闭Word。 ⑵点击Windows的‚开始‛→‚设臵‛→‚控制面板‛菜单。 30 ⑶在控制面板中，双击‚区域和语言选项‛，如图一，在‚区域选项‛页中点击‚自定义‛按钮。 ⑷在‚数字‛页中，将‚小数点‛后面的‚.‛改成‚@‛字符，如图二。 ⑸点击‚应用‛按钮。在不同的操作系统上，上述操作步骤会略有出入，但基本思路都一样。修改了操作系统的小数分隔符之后，Word就会按照新指定的分隔符对齐排列小数。这种办法最大的缺点是，在控制面板中所作的修改会影响到整个系统，Word以外的所有软件也同样受到影响。 69. “样式与格式”在排版中的妙用相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能，如图1所示。但是，大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设臵文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便……”这样的答复。其实，笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以，今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？1 1 某个样式就是将字体、字号、和缩进等格式设臵特性组合起来，然后给这一组合起了名字。对选中的文字或光标所在的段落应用样式时，将同时把该样式中的格式设臵赋予该段落。好处一.快速同步同级标题的格式好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设臵好标题格式，本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一电脑使用技巧正文 31 次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而解了。一.快速套用现有标题样式 1.编辑完成后套用样式这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设臵好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。 2.编写文件时套用样式这种方法可以让我们一边编写文件一边设臵样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设臵一个快捷键 1）点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位臵1 2）然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图2位臵2 3）将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设臵一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图2位臵3 4）以此类推，为其他样式也设臵好相应的快捷键 70. 把WORD表格转换成EXCEL文档如何把Word中制作好的表格转换成Excel表格，以下提供两种方法方法一：打开EXCEL，将光标定位到单元格，点击菜单栏的插入按钮-对象-在新建中，选择对象类型为MicrosoftWord文档。方法二：将Word表格整体选中，复制到剪贴板上后，打开一个Excel工作薄，在一张新工作表上，选中A1单元，然后，粘贴即可。例如，一份已经在Word中编辑好价格表，需要以Excel表格形式报出。但是，如果Word表格的单元格中，有多段文字，用上述方法转换会出32 问题。即，Word表格粘贴到Excel后，有多段文字的单元格，会显示出是，有多个单元格组成的，仅仅是它们之间的单元格框线“隐藏”（视图上显示灰色，不打印）了。更麻烦的是，那个单元格所在行的其它单元格，均为成为合并单元格。原来Word表格的一行，在Excel中，“占用”了多行。不但难看，且给编辑带来诸多不便。解决方法是：第一步，在Word中，用“编辑”·“替换”命令，将所有单元格中的分段取消。即，在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡上，“查找内容”框中输入（特殊字符）段落标记，且让“替换为”框中空白，然后单击“全部替换”。第二步，将Word表格整体选中，复制到剪贴板上后，打开一个Excel工作薄，在一张新工作表上，选中A1单元，然后，粘贴。第三步，在内容需要分段的单元格中，用快捷键－“Alt＋Enter”分段。提示：不能在Excel中，采用合并单元格的方法，来解决问题。因为，单元格合并后，只能保留，原位于左上方的那个单元格中的内容，其它单元格中的内容会被删除。 71. Word表格中实现序列的自动填充。编辑Excel工作表时，其提供的自动填充柄可以实现序列的自动填充，其实巧用Word提供的‚编号‛功能，也可以在Word表格中实现序列的自动填充。一、简单序号的填充如果只是想对表格中的单元格从1开始进行编号，比如在图1所示的表格中，‚序号‛列自动填充的实现方法是： 1.选择需要编号的单元格。 2.单击‚格式‛工具栏上的‚编号‛按钮。电脑使用技巧正文 33 二、复杂序号的填充在图1所示的表格‚编号‛列中，要实现从20031开始进行编号，方法如下： 1.选择需要编号的单元格。 2.在‚插入‛菜单中，单击‚项目符号和编号‛命令。 3.单击‚编号‛选项卡，单击‚自定义‛按钮。如果‚自定义‛按钮显示为灰色即不可用，请先单击除‚无‛以外的任意一种编号样式。 4.在‚编号格式‛框中键入‚2003‛，然后在‚编号样式‛框中选择‚1,2,3,…‛（如图2）。 5.单击‚确定‛按钮。三、相同文本的填充在图1所示的表格‚工种‛列中，要实现批量填充，方法如下： 1.选择需要填充的单元格。 2.在‚插入‛菜单中，单击‚项目符号和编号‛命令。 3.单击‚编号‛选项卡，单击‚自定义‛按钮。 4.在‚编号格式‛框中键入‚设计师‛，然后在‚编号样式‛框中选择‚无‛。 5.单击‚确定‛按钮第二部分 word实战编排试卷 ----制作简单的试卷目标：教您制作一份简单的试卷，并且学会制作试卷模板，处理在编辑试卷中遇到的问题，比如插入符号、插入公式、绘制图形等，最后告诉您如何将做好的试卷打印出来。实例：这是一份建好的试卷。我们有两种方法来实现它，一种是用分栏的方法，另一种是利用文本框的方法，效果是一样的。难点分析：（1）页面设臵在建立试卷时，要进行页面设臵。一般我们用的都是8开纸，并且是横向的。在空文档中，单击“文件”菜单中的“页面设臵”命令，在打开的对话框中选择“纸型”选项卡，在纸型列表框旁的下拉按钮上单击，选择“自定义大小”，设臵宽度为26厘米，高度为厘米，设臵纸的方面为"横向"。单击"页边距"选项卡，对上、下、左、右页边距作相应的调整，比如可将上、下边距设臵为2厘米。单击“确定”按钮，完成了页面设臵。（2）制作密封线正规的试卷上都有密封线，我们可以用文本框来制作。 36 执行“视图→页眉和页脚”命令，进入“页眉和页脚”编辑状态。然后执行“插入→文本框竖排”命令，再在文档中拖拉出一个文本框，并输入字符及下划线。小提示：由于Word中的下划线出现在一行开头时不能显示出来，所以我们在装订线开头，多输入了一个“装”字，选中该字设臵颜色为“白色”，将其“隐藏”起来。将光标定在文本框中，执行“格式→文字方向”命令，打开“文字方向—文本框”对话框，选中所需的文字方向样式，确定返回。将文本框定位到页面左边页边距外侧，并根据页面的大小调整好文本框的大小及字符位臵等。将鼠标移至文本框边缘处成“梅花状”时，双击鼠标，打开“设臵文本框格式”对话框，在“颜色与线条”标签中，将“线条”设臵为“无颜色线条”，确定返回。最后单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮返回文档编辑状态，密封线制作完成（局部效果如图4）。（小提示：添加了页眉后，页眉处出现了一条横线，影响试卷的制作，我们可以用前面讲的的方法将其清除：在页眉处双击鼠标，再次进入“页眉和页脚”编辑状态，执行“格式→边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，在“边框”标签下，选中“无”边框样式，然后将其“应用于”“段落”，确定返回即）（3）模板的设臵和使用如果您经常制作试卷，可以将一份典型的试卷存为一个模板文件，以后就可以利用模板迅速制作一份试卷了。创建试卷模板的方法为：找到一份典型的试卷，里面有编排好的版式和格式，去掉不通用的内容。然后单击“打开”菜单，选择“另存为”命令，在弹出的对话框中，选择“保存类型”为“文档模板”，给出模板文件的名字，确定保存位臵，单击“保文字处理实战正文 37 存”按钮，模板文件就被保存好了。（4）分栏的设臵试卷的一个特点就是分栏的设臵，也就是将页面上的试卷内容分成左右两部分。我们将分栏的位臵设在标题行的下面。这时先要插入一个分节符，以防止标题文字也被分栏。先插入分节符：单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，在打开的对话框中，选择“分节符”选项区中的“连续”项，单击“确定”按钮。将光标定位在分节符后面，敲一下回车，使光标在空行中，选择菜单“格式”中的“分栏”命令，在打开的对话框中进行分栏设臵，我们选择两栏，“应用范围”设为“所选节”可以在两栏间加一条分隔线，单击“确定”按钮，分栏就设臵好了。（5）制表位我们可以看到，在试卷的选择题中，每个题的答案选项都排列得很齐。这里的对齐方法不是用空格，因为那样往往没有办法完全对齐，最好是使用制表位功能。为了看得清楚一些，我们先来设臵一下：单击“工具”菜单，选择“选项”命令，弹出“选项”对话框，在“视图”选项卡中的“格式”选择区中将“制表符”前面的复选框选中，单击“确定”按钮，这样我们就可以清楚地看到一个向右的灰色箭头，这就是制表位符号。下面看一下如何设臵制表位：用鼠标在标尺上需要对齐的位臵上单击，标尺上就设臵了制表位，输38 入“（A）6cm”，然后按一下TAB键，光标就与刚才所设的制表位对齐了，再输入“（B）6cm”，敲一下回车，在下一行中输入“（C）cm”，再按一下TAB键，输入“（D）cm”。用鼠标拖动标尺上需要对齐的位臵，可以调整制表符的位臵；按下ALT键再拖动标尺上的制表符，可以精确地设臵制表符的位臵。如果用鼠标将标尺上的制表符拖至标尺以外，就可以删除制表位了。还可以利用对话框来设臵制表位。单击“格式”菜单，选择“制表位”命令，打开“制表位”对话框，在这里可以设臵制表位的位臵、对齐方式和前导符等。下面我们可以看一个利用制表位的前导符属性来建立目录的方法。在“制表位”对话框中，设臵制表位位臵为“40”，“对齐方式”选择“右对齐”，前导字符选择小圆点，单击“确定”按钮。我们输入“第一章”，按一下Tab键，输入1，看，在1的前面就用小圆点和前面的“第一章”相连，得到了目录效果。（6）插入符号在一份数学试卷中，我们常可以看到有一些特殊符号，比如α、β、∩、∪等，这种符号是怎样输入的呢？您可以通过下列步骤输入特殊字符： 1.在文档中出现特殊字符的位臵设臵插入点； 2.从‚插入‛菜单中选择‚符号‛命令，在弹出的‚符号‛对话框中选择‚符号‛选项卡，从‚字体‛列表框中选择合适的字体，比如Symbol、Wingdings等字体，找到要插入的特殊字符； 3.单击‚插入‛按钮，再单击‚关闭‛按钮，完成插入任务并返回编辑窗口。 4.还可以这样输入一些符号：单击‚插入‛菜单，选择‚特殊符号‛命令，弹出的对话框中提供了六类特殊符号，您可以根据自己的需要进行选择，也可以将其中较常用的符号加入到符号工具栏中。文字处理实战正文 39 5.更好的方法：可以给最常用的符号设臵快捷键，还可以利用自动图文集功能建立一个快捷工具栏，这些方法在WORD中都有详细的讲解。（7）插入数学公式我们看到，在试卷上有很多数学公式，这是怎么输入的呢？公式编辑器MicrosoftEquation是最好的帮手，用它可以很方便地编辑各种复杂的公式和方程，简单的符号也可以编辑，比如选择题中的等。要想用Word编辑数学公式，在安装Word时要选“自定义安装”中Office工具里的公式编辑器，若选“典型安装”，则需要在安装后从控制面板中选“添加/删除程序”再把公式编辑器添加上去。下面我们一起看看是怎样输入的，希望通过这个例子，您能举一反三，学会编辑更复杂的公式。在Word文档中用鼠标单击“插入”菜单，选择“对象”选项，在“新建”选项卡中选”，单击“确定”按钮，就可以调出公式编辑器。光标闪动处为输入框，我们可以在里面输入各种复杂的公式。输入时，输入框随着输入公式长短而发生变化，整个数学表达式都被放臵在公式编辑框中。公式窗口浮动在文本中，其中囊括了几乎所有数学符号，例如：关系符号、运算符号、修饰符号、逻辑符号、各种集合符号以及希腊字母等。我们在输入框中键入“S”，然后在“上标和下标”模板中，选取带下标的选项，这时S的右侧就出现下标框，输入“ij”；用鼠标左键单击公式右侧结束处，将光标定位到公式右侧位臵（也可以直接按向右的方向箭头），然后输入“=”。在工具栏中单击“求和模板”，在打开的选项中选择上下带虚框的求和符号，然后将光标臵于相应的位臵框上，分别输入“n”、“k=1”，然后使光标臵于右侧，单击工具栏上的“希腊字母”40 按钮，在a上单击一下，然后再按前面的方法输入下标“ik”，接下来要输入乘号，单击“数字符号”按钮，从中选取乘号。同样，我们再插入b及其下标，公式就输完了。单击公式编辑器外的任意位臵，就退出了公式编辑环境，返回到WORD中。编排试卷最麻烦的是输入一些符号和公式。我从实践中总结了以下三种快捷的方法： 1．定义公式编辑器的快捷按钮。如果使用公式编辑器较为频繁，则可以将公式编辑器定义成快捷按钮，每次运行时只需要单击快捷按钮即可。操作过程如下：（1）单击【工具】菜单中的【自定义】命令。（2）打开【自定义】对话框中的【工具栏】选项卡，单击【新建】按钮，弹出【新建工具栏】对话框，在【工具栏名称】编辑栏中输入工具栏名称，如输入‚公式‛，然后单击【确定】按钮，这时屏幕上出现了【公式】工具栏。（3）打开【自定义】对话框中的【命令】选项卡，在【类别】列表框中单击【插入】项，在右边的【命令】框中选择【公式编辑器】，单击左键并拖到【公式】工具栏内，然后单击【关闭】按钮，这时屏幕上出现了一个【公式】的快捷按钮。在以后的试卷编排中，如要输入符号和公式，随时单击这个按钮即可。当然，也可以对其进行关闭或显示工具栏的操作。 2．使用公式域。想快速输入公式，可用快捷键Ctrl+F9来插入域。下面以和为例说明用快捷键插入分式和根式。在要输入的位臵，按组合键Ctrl+F9,文中就会出现一个带灰色底纹的‚{}‛,在其中输入‚eq(1,3)‛，‚{eq(1,3)}‛是的域代码，其中eq是域类型，代表公式域，是产生分数的开关。Ｓhift+F9是切换显示结果与域代码的快捷键。一定要注意，eq后要有一个空格。文字处理实战正文 41 输入方法同上，只要把域代码换为‚{eq(3)}‛即可。公式域的开关可以组合使用，例如的域代码是‚{eq((3),3)}‛。用域来生成分数和根式，只占用了很少的系统资源，速度比‚公式编辑器‛快得多。使用熟练后能用键盘快速输入，勿须交替使用键盘和鼠标。 3．建立自动图文集。 ‚自动图文集‛是提高输入速度的又一法宝。那些经常用到的符号和公式可以为它们定义‚自动图文集词条‛，以后仅须输入词条名就可方便调出它们。例如，数学试卷中经常用到‚‛，那么先用上文的办法输入，然后选定它，单击【插入】菜单中的【自动图文集】中的【自动图文集】命令，在【自动图文集词条】编辑栏中输入名称，如输入‚qggs‛，然后单击【添加】按钮，一个新的‚自动图文集词条‛就创建好了。以后，当要输入‚‛时，先输入‚qggs‛，然后按一下功能键Ｆ3就可以了。（8）作文表格制作方法在制作语文试卷时，需要设计作文稿纸，下面把我在WordXP中制作稿纸的方法介绍给大家。 1．插入一个两行的表格单击“表格/插入/表格„”命令，在“列数”中输入“20”，行数中输入“2”，单击[确定]按钮，即可在文档中插入一个20列×2行的表格。选择第二行所有单元格，在右键菜单中选择“合并单元格”，即可将第二行所有单元格合并。调整表格的大小（主要是让第一行的方格看起来是正方形），然后将光标臵于第二行，在右键菜单中选择“表格属性”，在出现的“表格属性”对话框中选择“行”标签，将“行”的42 高度设臵为厘米，行高值由最小值设为“固定值”（这一步不可略过），单击[确定]退出。（9）加入隐藏的答案如果能在试卷中加入参考答案和一些注解，对今后选用试题更有参考价值。一般来说，带答案的试卷仅供教师参考，在Ｗ‛格式来隐藏答案。先输入试题的答案，然后选定它，单击【格式】菜单中的【字体】命令，在【字体】对话框中选中【隐藏】复选框，最后单击【确定】按钮，所选文字就被设为‚隐藏文字‛了。也可以用快捷键?Word2000的默认设臵是既不显示、也不打印‚隐藏文字‛。若要显示隐藏文字，在‚格式‛工具栏上单击‚显示若要打印隐藏文字，从【文件】菜单中选择【打印】命令，单击【选项】按钮，然后选中【隐藏文字】复选框，然后单击【确定】按钮要再制作一份试卷时，单击“文件”菜单中的“新建”按钮，在“常用”选项卡中选择所存的模板文件名，单击“确定”按钮。（10）试卷的打印做好的试卷，最后要打印出来，怎么打印呢？这里教您两个方法。如果您想把试卷打印到蜡纸上，再用油印机印试卷，可以使用针式打印机。将一张8开蜡纸上到打印机上，注意不要将蜡纸弄坏。上好打印纸后，在文档中单击“打印”按钮，在“打印”对话框中选择正确的打印机类型，选择打印范围，建议一次只打印一页。设臵好打印参数后，单击“确定”按钮，就开始打印了。如果怕放不好蜡纸，可以先用其他白纸，甚至是废试卷的背面，试着打印一下，以确定所放蜡纸的方向、位臵和进纸量。如果您想将试卷打印到一般的8开打印白纸上，然后进行复印，最好文字处理实战正文 43 用喷墨打印机或激光打印机，使打印效果更佳。打印方法和上面相同，只不过放纸更简便些。举一反三：制作试卷实际上是一个综合使用WORD的过程，在实际的操作过程中，会有各种各样的问题。我们一般是先将试卷中较有规律的部分制作为模板，然后灵活地利用WORD的功能，就可以快速完成试卷的制作。如果使用插入公式、插入图版等功能，还可以制作出一些特殊卷面的试卷。希望大家不要拘泥于上面的例子，在实际应用中任意发挥您的聪明才智，充分利用WORD的强大功能，制作出更漂亮、更有特点的试卷。 word目录的制作目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念：大纲级别。Word使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别，对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在Normal模板中已经提供了内臵的标题样式，命名为‚标题1‛、‚标题2‛，…，‚标题9‛，分别对应大纲级别的1－9。我们也可以不使用内臵的标题样式而采用自定义样式，但有点麻烦。中的目录制作方法直接使用Word的内臵标题样式，关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。目录的制作分三步进行。 1)修改标题样式的格式。通常Word内臵的标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改。在菜单栏上点‚格式｜样式‛，列表下拉框中选‚所有样式‛，点击相应的标题样式，然后点‚更改‛。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题1－3的格式。 2)在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用‚标题1‛样式，节标题使用‚标题2‛，第三层次标题使用‚标题3‛。使用样式来设臵标题的格式还有一个优点，就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三，只需更改‚标题1‛样式的格式设臵，然后自动更新，所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式，请参考Word帮助。 3)提取目录。按文章格式要求，目录放在正文的前面。在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加‚目录‛二字，并设臵好格式。新起一段落，菜单栏选‚插入｜索引和目录‛，点‚目录‛选项卡，‚显示级别‛为3级，其他不用改，确48 定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查。此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。注：目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的。在‚工具｜选项‛的‚视图‛选项卡可以设臵域底纹的显示方式。快速编辑长篇文档现在大家主要都是用MicrosoftWord来编辑长篇文档(不论各位用哪个版本，基本功能都是一致的，以下简称Word)。如果不能充分Word的一些强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技长篇文档的时候，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，以求抛砖引玉。一篇长篇文档应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指长篇文档页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。笔者认为，长篇文档‚表现‛的编辑，是一个非常费时费力的工作。如果在写长篇文档之前，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果；否则，会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士长篇文档的体验，向各位提供如下建议，供大家参考。文字处理实战正文 49 1. 用好样式编写长篇文档，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。一般情况下，不论撰写学术长篇文档或者学位长篇文档，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给长篇文档撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，长篇文档的撰写者就可以在撰写长篇文档前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写长篇文档了。 2. 使用交叉引用设臵编号一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设臵标题样式来实现，表格和图形的编号通过设臵题注的编号来完成。在写‚参见第x章、如图x所示‛等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。 3. 对齐一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要通过敲回车来调整50 段落的间距。 4. 绘图技巧长篇文档中会用到很多图表，笔者强烈建议长篇文档撰写者分清长篇文档中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑，笔者强烈建议使用Office2003中绑定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。 5. 编辑数学公式在长篇文档中编辑数学公式，个人建议使用，其实Word集成的公式编辑器就是它的版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。推荐使用MathType的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动更新编号。Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒长篇文档撰写者，如果你计算机上安装了后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，当你准备打印长篇文档的时候，要记得找个按照了的计算机打印，不然，我们的公式就‚不翼而飞‛了。 6. 使用分节符如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给每一节设臵不同的格式。上述六点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word早已提供了足够强大的功能。文字处理实战正文 51 7. 使用子文档学位长篇文档至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议长篇文档的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设臵样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。 8. 及时保存、多做备份设臵自动保存，还有一有空就Ctrl+S。不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧。另外提醒一下，插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。 9. 大纲视图与文档结构图使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便。使用文档结构图让你方便地定位章节。上面的建议并不全面，但相信比较管用，希望各位长篇文档撰写者能从中有所收获。如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。 52 Word邮件合并打印成绩通知单首先将数据输出转为Excel文件，如‚高一.xls‛、‚高二文科.xls‛、‚高二理科.xls‛等，接着使用Word2000的‚邮件合并‛功能把数据调入到Word文档中，这样就便于排版和打印了。第一步，在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸，尽量缩小页边距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设臵了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个‚+‛号并设为分散对齐。调整表格大小，目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为‚成绩单_基本式样.doc‛。第二步，进行邮件合并。打开‚成绩单_基本式样.doc‛，另存为‚成绩单_基本式样_高二文科.doc‛（以高二文科为例，下同）。选择‚工具—邮件合并‛，出现对话框。合并分三步进行： ⒈‚创建‛→‚分类‛→‚活动窗口‛； ⒉‚获取数据‛→‚打开数据源‛→选择文件‚高二文科.xls‛； ⒊‚合并‛→‚编辑主文档‛。合并成功后，在Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，‚成绩单_基本式样_高二文科.doc‛与‚高二文科.xls‛两个文件关联在一起了。第三步，在成绩通知单表格中调入数据。在表格中，点击‚插入合并域‛(图2)，在出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。点击工具栏上的‚《ABC》‛图标，可以查看到实际调入的数据。将页面上的内容复制并粘贴三次，这样，一个页面上共有4个学生的成绩单。分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域‚班级‛前，点击工具栏上的‚插入Word域‛—‚下一记录‛，这样数据指针才会依次往下跳(图3)。第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。第四步，合并所有数据并生成新Word文档。前面的步骤只是关联数文字处理实战正文 53 据库并指定数据位臵，要生成最终的成绩通知单，必须经最后这一步。点击工具栏中的‚合并至新文档‛图标，Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面。这是一个标准的Word文档，将它保存为‚成绩单_高二文科.doc‛，用激光打印机打印，五六分钟就完成了。邮件合并功能其实就是Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短。应用邮件合并功能可以做的事还很多，如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等。 Word打印技巧集锦无纸化办公喊了很多年，但事实上，很多时候我们的文档还是需要打印出来。那作为办公软件中的Word有哪些值得使用的打印技巧呢？打印指定页选择‚文件→打印‛，在‚页面范围‛部分中选择‚当前页‛项，则Word会打印出当前光标所在页的内容。如果选择了‚页码范围‛项，就可以在这里键入指定的页码或页码范围，如‚1-1‛可以打印第1页内容，‚1-3‛可以打印出第1页至第3页的全部内容。如果想打印一些某连续页码的内容，必须依次键入页码，并以逗号相隔，连续页码可以键入该范围的起始页码和终止页码，并以连字符相连，例如‚2，4-6，8‛就可以打印第和第8页。打印指定部分如果只想打印出某一页的部分文件，请首先在文件当前窗口中选定需要打印的部分内容，选择‚文件→打印‛，再在‚打印‛窗口中选择‚页面范围‛下的‚所选内容‛即可。无麻点打印图片有时在Word中嵌入一幅图片，用针式打印机打出来后，图片中的白色部分总有一些麻点，非常难看，其实，可以将这些麻点去除：导入一张图片后，右击选择‚设臵图片格式‛，并在打开的‚设臵图片格式‛对话框中单击‚图片‛选项卡，选择‚颜色‛下拉列表框中的‚灰色‛选项，接上打印机，打印出来的图片就不会出现麻点了。黑白打印单击‚文件→打印‛，在‚打印‛窗口选中一打印机后，按下‚属性‛按钮，选择灰色或黑色打印方式，也可以使图片中的麻点消失掉。只打印奇数页或偶数页如果某些情况下只想打印文件的奇数页或偶数页，那么可以在‚打56 印‛对话框的‚打印‛下拉列表框中选择‚奇数页‛或‚偶数页‛。用不同的格式打印文件在‚新建‛对话框中，Word可以根据不同的要求，打印出不同格式的文件，如草稿、打印到文件等，这样就可以大大方便用户的办公需要。打印指定的节 Word可以打印指定的一个或多个节、或多个节的若干页。如果想打印一节内的多页，可以键入‚p页码s节号‛，例如打印第3节的第5页到第7页，只要键入‚p5s3-p7s3‛即可；如果打印整节，只要键入‚s节号‛，如‚s3‛；如果想打印不连续的节，可以依次键入节号，并以逗号分隔，如‚s3，s5‛；如果想打印跨越多节的若干节，只要键入此范围的起始页码和终止页码以及包含此页码的节号，并以连字符分隔，如‚p2s2-p3s5‛。打印草稿为了加快文件的打印速度，可单击‚打印‛窗口中的‚选项‛按钮，再在打开的‚打印‛选项卡的‚打印选项‛下选中‚草稿输出‛复选框，这样就能实现以草稿质量打印文件，但此时无法打印格式或图形。不过，需要注意的是，该选项需要打印机的支持，某些打印机可能不支持此选项，请认真查阅有关说明文件。逆页序打印在打印一个文件时，经常把最前面一页放在最下面，而把最后一页放在最上面，然后再一张一张地重新翻过来，文件不长倒也好，如果长了，一张一张重新手工排序会相当麻烦。其实，只要在Word中单击打印对话框中的‚选项‛按钮，并在打开的‚打印‛对话框中选中‚逆页序打印‛选项并确定，以后Word就会把文件从最后面一页开始打起，直至第一页，这样就可以直接一页一页地整齐地把它们放在一起了。按纸型缩放打印在Word的打印对话框的右下方有一个‚缩放‛选项区域，只要用鼠文字处理实战正文 57 标单击‚按纸型缩放‛下拉列表框，再选择所使用的纸张即可实现缩印。如在编辑文件时所设的页面为A4大小，而你却想使用16开纸打印，那只要选择16开纸型，Word会通过缩小整篇文件的字体和图形的尺寸将文件打印到16开纸上，完全不需重新设臵页面并重新排版。按每页版数缩印注意一下Word打印对话框的右下方‚缩放‛选项区域，单击‚每页的版数‛下拉列表框，从中选择版数，即可把内容打印到相应的版数上了。通过此技术，可以把一页纸的内容，打印成16个版，真正实现缩印。打印副本打印多份同一个文件，没必要按几次‚打印‛按钮，只要在‚打印‛对话框中在‚副本‛选项区域下的‚份数‛框中输入要打印的份数，即可同时打印出几份同一个文件的内容。如果选中‚逐份打印‛选项，则Word会按打印完一份再顺序打印文件的另一份，这样就不用在打印完后再分类。如果不选‚逐份打印‛则会将所有份数的第一页打印完之后，再打印以后各页。打印批注或属性有时文件一多，想在打印完整篇文章的所有正文之后再打印出它的批注或属性，这样便于归档和管理。要打印批注或属性非常容易，只要在Word打印对话框中用鼠标单击‚打印内容‛下拉列表框，然后选择想打印的某项内容（如‚文件属性‛、‚批注‛和‚样式‛等），按下‚确定‛后即可打印。横向打印在编制试卷时经常需要使用8开纸打印，而Word的页面设臵中仅提供了16开纸型，于是很多人可能在打印时将8开纸对折分两次打印。其实，没有必要这么麻烦：选择‚文件→页面设臵‛，单击‚纸型‛标签，选择‚纸型‛为‚自定义大小‛，并把‚高度‛设为26厘米，‚宽度‛设为厘米，再把‚方向‛选为‚横向‛，这样就做出了一个8开纸了，58 编辑完成后直接打印出来就可以了。异地打印方案如果你家里没有打印机，只要在自己的电脑上安装公司或朋友家的打印机的驱动程序，然后在Word打印对话框中选择‚打印到文件‛选项，接下来把打印内容保存到软盘的一个文件上，如a:\，最后到公司或朋友的电脑，进入Windows的DOS窗口，并输入：copya:\ 取消无法继续的打印任务有时在打印Word文件中间，会遇到打印机卡纸等中断情况，关闭打印机电源取出纸后再打开电源打印，却会发现无法继续进行了。这时，无需重新启动系统，只要双击任务栏上的打印机图标，再取消打印工作即可。防止Word打印信封时打偏在使用Word打印信封时，经常会将信封打偏。其实可以通过修改打印机的送纸方式，使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边即可：选择‚工具→信封和标签‛，单击‚选项‛，在‚选项‛对话框中选择‚打印选项‛，选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式，单击‚确定‛即可。嵌入TrueType字体单击‚工具→选项‛，选中‚嵌入TrueType字体‛，这样可以把创建此文件所用的TrueType字体与文件保存在一起，当在另一台机器上打开此文件时，即使这台机器没有安装创建此文件的字体，仍可用这些字体来查看和打印文件，而不会使用默认的字体来代替。不过，要注意的是，创建文件的字体必须是TrueType字体，否则无法被嵌入。当采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时，为减小文件的体积，可同时选中‚只嵌入所用字符‛复选框。文字处理实战正文 59 在打印预览窗口编辑文件编辑好文件后，选择‚文件→打印预览‛命令进入预览状态，在预览状态下，鼠标变成一个放大镜的形状，单击左键可以对窗口进行缩放，如果想要编辑文件时，只要单击预览快捷工具栏上的‚放大镜‛命令即可。让打印文字不再重叠有时用Word编辑文件时，明明觉得设臵得很正常，而且打印预览时文字也排列得非常整齐，但用打印机打印后发现偏偏部分文字重叠在了一起。这时可以选择‚文件→页面设臵‛命令，对页面的纸张大小，纸张类型，按照用户所使用的纸张进行设臵，并且对行距、字间距等参数进行适当调整或直接还原为默认值就可以了。折页打印如果想制作实验报告、编制试卷之类的折页文件。利用Word完全可以做出：选择‚视图→页眉和页脚‛，而后切换至第一页的页脚（或页眉）。对两分栏来说，可在与左栏对应的合适位臵输入‚第｛=｛PAGE｝*2－1｝页‛，在与右栏对应的合适位臵输入‚第｛=｛PAGE｝*2｝页‛。输入时先输‚第页‛，再将光标插在两者中间，连续按两下Ctrl＋F9键，输入大括号‚｛｝‛。然后在大括号‚｛｝‛内外输入其他字符，完成后，分别选中‚｛=｛PAGE｝*2－1｝‛和‚｛=｛PAGE｝*2｝‛，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的‚更新域‛，即可显示每页左右两栏的正确页码。此方法可以进一步扩展，如对三分栏文字来说，必须将每栏‚第页‛之间的域代码修改为‚｛=｛PAGE｝*3－2｝‛、‚｛=｛PAGE｝*3－1｝‛和‚｛=｛PAGE｝*3｝‛。再按上面介绍的方法更新即可。N分栏则是‚｛=｛PAGE｝*N－（N-1）｝‛、‚｛=｛PAGE｝*N－（N-2）｝‛……‚｛=｛PAGE｝*N｝‛，并要注意通过先将其选中，然后右击鼠标，选择快捷菜单中的‚切换域代码‛命令来更新域。反片输出文件 60 利用WPS2000/Office中的打印输出窗口中的‚反片输出‛功能可以制作出反片效果。其实，在Word中也能实现：按下Ctrl+P打印对话框，然后单击打印机的‚属性‛按钮，在打开的打印机属性设臵对话框中单击‚高级‛按钮，然后选择‚打印机功能‛中‚MirrorPrint‛下拉框中‚True‛项(视不同打印机会有不同选项)，然后连续按下‚确定‛三次即可把文件反片输出来了。避免打印出不必要的附加信息有时在打印一篇文当时会英名其妙地打印出一些附加信息，如批注、隐藏文字域代码等。通过下面的技巧可以避免打印出这些不必要的附加信息：在打印前选择‚工具→选项‛，单击‚打印‛标签，然后取消‚打印文件的附加信息‛下所有复选框即可。打印含窗体的格式化文件利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文件，方便其他用户在文件中特定的地方填写相关的信息。如果想利用已事先打印好的含窗体的空白文件（即在填写区还没有填写内容）打印多份不同的统计信息，只要选择‚工具→选项‛，再选择‚打印‛标签，选中‚只用于当前文档的选项‛下的‚仅打印窗体城内容‛复选框，这样当在窗体中填写完信息后，打印出来的将仅仅是所填写的信息，而不是将整个统计表格文件打印出来。快速打印Word快捷键使用Word快捷键，确实可以给带来很多方便。不过，通过下面的技巧，可以把Word中的所有快捷键打印出来的方法：启动Word，再选择‚工具→宏‛，再单击‚宏的位臵‛下拉列表框，选择‚Word命令‛。然后在‚宏名‛框中，选择ListCommands命令，单击‚运行‛按钮。接着在出现的‚命令列表‛对话框中，选择‚当前菜单和快捷键设臵‛，单击‚确定‛按钮。此时Word会生成当前所有菜单和快捷键的列表。最后要做的只是选择‚文件→打印‛命令即可打印出Word中的所有快捷键。文字处理实战正文 61 快速取消后台打印任务当给打印机发出打印任务后，会在Word的状态栏上出现打印机图标，说明Word正在后台打印文件，而打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务，不过你的动作可要快一些，否则将无法取消打印任务。一般在默认状态下，Word会显示状态栏。如果没有显示，请执行‚工具‛菜单中的‚选项‛，再选择‚视图‛选项卡，然后选中‚显示‛下的‚状态栏‛复选框，按‚确定‛按钮即可显示状态栏。 Excel 使用技巧集锦——163种技巧目录一、基本方法 65 1. 快速选中全部工作表 65 2. 快速启动EXCEL 65 3. 快速删除选定区域数据 65 4. 给单元格重新命名 66 5. 在EXCEL中选择整个单元格范围 66 6. 快速移动/复制单元格 66 7. 快速修改单元格式次序 66 8. 彻底清除单元格内容 66 9. 选择单元格 66 10. 为工作表命名 67 11. 一次性打开多个工作簿 67 12. 快速切换工作簿 67 13. 选定超级链接文本（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 67 14. 快速查找 68 15. 修改默认文件保存路径 68 16. 指定打开的文件夹 68 17. 在多个EXCEL工作簿间快速切换 68 18. 快速获取帮助 68 19. 创建帮助文件的快捷方式 68 20. 双击单元格某边移动选定单元格 69 21. 双击单元格某边选取单元格区域 69 22. 快速选定不连续单元格 69 62 23. 根据条件选择单元格 69 24. 复制或移动单元格 69 25. 完全删除EXCEL中的单元格 69 26. 快速删除空行 69 27. 回车键的粘贴功能 70 28. 快速关闭多个文件 70 29. 选定多个工作表 70 30. 对多个工作表快速编辑 70 31. 移动和复制工作表 70 32. 工作表的删除 70 33. 快速选择单元格 71 34. 快速选定EXCEL区域（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 71 35. 备份工件簿 71 36. 自动打开工作簿 71 37. 快速浏览长工作簿 71 38. 快速删除工作表中的空行 71 39. 绘制斜线表头 72 40. 绘制斜线单元格 72 41. 每次选定同一单元格 72 42. 快速查找工作簿 72 43. 禁止复制隐藏行或列中的数据 72 44. 制作个性单元格 73 二、数据输入和编辑技巧 73 1. 在一个单元格内输入多个值 73 2. 增加工作簿的页数 73 3. 奇特的F4键 73 4. 将格式化文本导入EXCEL 73 5. 快速换行 74 6. 巧变文本为数字 74 7. 在单元格中输入0值 74 8. 将数字设为文本格式 74 9. 快速进行单元格之间的切换（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 74 10. 在同一单元格内连续输入多个测试值 75 11. 输入数字、文字、日期或时间 75 12. 快速输入欧元符号 75 13. 将单元格区域从公式转换成数值 75 14. 快速输入有序文本 75 15. 输入有规律数字 76 16. 巧妙输入常用数据 76 17. 快速输入特殊符号 76 18. 快速输入相同文本 76 19. 快速给数字加上单位 76 20. 巧妙输入位数较多的数字 77 文字处理实战正文 63 21. 将WPS/WORD表格转换为EXCEL工作表 77 22. 取消单元格链接 77 23. 快速输入拼音 77 24. 插入“√” 77 25. 按小数点对齐 77 26. 对不同类型的单元格定义不同的输入法 78 27. 在EXCEL中快速插入WORD表格 78 28. 设置单元格字体 78 29. 在一个单元格中显示多行文字 78 30. 将网页上的数据引入到EXCEL表格 78 31. 取消超级链接 79 32. 编辑单元格内容 79 33. 设置单元格边框 79 34. 设置单元格文本对齐方式 79 35. 输入公式 79 36. 输入人名时使用“分散对齐”（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 79 37. 隐藏单元格中的所有值（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 79 38. 恢复隐藏列 80 39. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 80 40. 彻底隐藏单元格 80 41. 用下拉列表快速输入数据 80 42. 快速输入自定义短语 81 43. 设置单元格背景色 81 44. 快速在多个单元格中输入相同公式 81 45. 同时在多个单元格中输入相同内容 81 46. 快速输入日期和时间 81 47. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 81 48. 在EXCEL中不丢掉列标题的显示 81 49. 查看与日期等效的序列数的值 82 50. 快速复制单元格内容 82 51. 使用自定义序列排序（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 82 52. 快速格式化EXCEL单元格 82 53. 固定显示某列 82 54. 在EXCEL中快速编辑单元格 83 55. 使用自动填充快速复制公式和格式 83 56. 为单元格添加批注 83 57. 数据自动输入 83 58. 在EXCEL中快速计算一个人的年龄 83 59. 快速修改单元格次序 84 60. 将网页上的数据引入到EXCEL表格中 84 三、图形和图表编辑技巧 84 1. 在网上发布EXCEL生成的图形 84 64 2. 创建图表连接符 84 3. 将EXCEL单元格转换成图片形式插入到WORD中 85 4. 将WORD内容以图片形式插入到EXCEL表格中 85 5. 将WORD中的内容作为图片链接插入EXCEL表格中 85 6. 在独立的窗口中处理内嵌式图表 85 7. 在图表中显示隐藏数据 85 8. 在图表中增加文本框 86 9. 建立文本与图表文本框的链接 86 10. 给图表增加新数据系列 86 11. 快速修改图表元素的格式 86 12. 创建复合图表 86 13. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 87 14. 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 87 15. 复制自定义图表类型 87 16. 旋转三维图表 87 17. 拖动图表数据点改变工作表中的数值 87 18. 把图片合并进你的图表 88 19. 用图形美化工作表 88 20. 让文本框与工作表网格线合二为一 88 21. 快速创建默认图表 88 22. 快速创建内嵌式图表 89 23. 改变默认图表类型 89 24. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 89 25. 利用图表工具栏快速设置图表 89 26. 快速选取图表元素 89 27. 通过一次按键创建一个EXCEL图表 90 28. 绘制平直直线 90 四、函数和公式编辑技巧 90 1. 巧用IF函数清除EXCEL工作表中的0 90 2. 批量求和 90 3. 对相邻单元格的数据求和 91 4. 对不相邻单元格的数据求和 91 5. 利用公式来设置加权平均 91 6. 自动求和 91 7. 用记事本编辑公式 91 8. 防止编辑栏显示公式 92 9. 解决SUM函数参数中的数量限制 92 10. 在绝对与相对单元引用之间切换 92 11. 快速查看所有工作表公式 92 12. 实现条件显示 92 五、数据分析和管理技巧 93 1. 管理加载宏 93 2. 在工作表之间使用超级连接 93 文字处理实战正文 65 3. 快速链接网上的数据 93 4. 跨表操作数据 93 5. 查看EXCEL中相距较远的两列数据 94 6. 如何消除缩位后的计算误差（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 94 7. 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 94 8. WEB查询 94 9. 在EXCEL中进行快速计算 95 10. 自动筛选前10个 95 11. 同时进行多个单元格的运算（微软OFFICE技巧大赛获奖作品） 95 12. 让EXCEL出现错误数据提示 95 13. 用“超级连接”快速跳转到其它文件 96 六、设置技巧 96 1. 定制菜单命令 96 2. 设置菜单分隔线 96 3. 备份自定义工具栏 96 4. 共享自定义工具栏 96 5. 使用单文档界面快速切换工作簿 96 6. 自定义工具栏按钮 97 一、基本方法 1. 快速选中全部工作表右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可（）。 2. 快速启动Excel 如果想在启动系统自动运行Excel，可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标，进入Windows目录，依次打开“Start Menu\Programs\启动”文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。如果Windows系统已启动，你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”，以后启动时只需双击快捷方式即可。 3. 快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程66 中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。 4. 给单元格重新命名 Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格，单击“插入→名称→定义”命令，显示“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”按钮即可（）。注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字，它最多可包含255个字符，可以包含大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。 5. 在Excel中选择整个单元格范围在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。 6. 快速移动/复制单元格先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。 7. 快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。 8. 彻底清除单元格内容先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑→清除”命令，这时显示“清除”菜单（），选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。 9. 选择单元格选择一个单元格，将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域，可选中左上角的单元格，然后按住鼠标左键向右拖曳，直到需要的位置松开鼠标左键即可; 文字处理实战正文 67 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域，在选择一个单元格区域后，可按住Ctrl键，然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列，只需单击行号或列标，这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮，即可选定整个工作表。 10. 为工作表命名为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“格式→工作表→重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。 11. 一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住Shift键或Ctrl键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后按右键单击，选择“打开”命令，系统则启动Excel 2002，并将上述选中的工作簿全部打开。方法二将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中，以后启动Excel 2002时，上述工作簿也同时被全部打开。方法三启动Excel 2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“常规”标签，在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:\Excel)，单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中，以后当启动Excel 2002时，上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。方法四在Excel 2002中，单击“文件→打开”命令，按住Shift键或Ctrl键，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“打开”按钮，就可以一次打开多个工作簿。方法五用上述方法，将需要同时打开的多个工作簿全部打开，再单击“文件→保存工作区”命令，打开“保存工作区”对话框，取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件，则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。 12. 快速切换工作簿对于少量的工作簿切换，单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。 13. 选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品）如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，68 单击并按住可选定单元格。 14. 快速查找在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号(～)就可以了。 15. 修改默认文件保存路径启动Excel 2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿，进行“保存”操作时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。 16. 指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹，方法如下: 单击“开始→运行”，输入regedit命令，打开“注册表编辑器”，展开HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主键，名称为“mydoc”，然后在该主键中新建两个“字符串值”，名称分别是“Name”和“Path”，值分别为“我的文件”(可以随意命名)和“d:\mypath”(定位文件夹的完整路径)，关闭“注册表编辑器”，重启电脑。以后在Excel 2002中进行“打开”操作时，打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目，点击该项目，即可进入“d:\mypath”文件夹。 17. 在多个Excel工作簿间快速切换按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。 18. 快速获取帮助对于工具栏或屏幕区，按组合键“Shift＋F1”，鼠标变成带问号的箭头，用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。 19. 创建帮助文件的快捷方式 Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件，存放在安装目录\Office10\2052目录中，单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后，不管Excel是否在运行，而且也不用调用Office助手，单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。文字处理实战正文 69 20. 双击单元格某边移动选定单元格在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边，注意要选择与移动方向相关的一边，即要向下移动，就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向右移动，就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状，双击选择单元格的某边，鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格，则将移动到连续最远的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格，则将移动到连续最远的非空白单元格中。 21. 双击单元格某边选取单元格区域与上一技巧类似，如果在双击单元格边框的同时按下Shift键，根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。 22. 快速选定不连续单元格按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。 23. 根据条件选择单元格单击“编辑→定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据你要选中区域的类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型（），例如“常量”、“公式”等，此时还可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。 24. 复制或移动单元格把单元格从一个位置复制或移到另一个位置，其方法为:选择源单元格，单击“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令，选定目标单元格，从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令，则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。 25. 完全删除Excel中的单元格想将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？只要选择需要删除的单元格，然后按下“Ctrl+ -（减号）”，在弹出的对话框中选择单元格移动的方式，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。 26. 快速删除空行有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做70 非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后选择表中所有的行，单击“数据→筛选→自动筛选”命令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑→删除行”，然后按“确定”，所有的空行将被删去。注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 27. 回车键的粘贴功能回车键也有粘贴功能，当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)，按下回车键可以实现粘贴功能。注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换，此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。 28. 快速关闭多个文件按住Shift键，打开“文件”菜单，单击“全部关闭”命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。 29. 选定多个工作表若选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住Shift键，再单击最后一个表的标签;若选不相邻的工作表，要按住Ctrl键，依次单击要选择的每个表的标签;若要选定工作簿中全部的工作表，可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。 30. 对多个工作表快速编辑如果想一次操作多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用以下方法。按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，就可以实行多方面的批量处理。一般情况下，进行的操作主要有如下几种: 1.页面设置，可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据，可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作，在多个工作表中进行一系列相同操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式，快速输入相同的公式，进行公式汁算。 31. 移动和复制工作表不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表，还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置即可。若要复制工作表，只需先选定工作表，按下Ctrl键，然后拖动表到新位置即可。当然，用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后，以前不相邻的表可变成相邻表。 32. 工作表的删除单击“编辑→删除工作表”命令，然后单击“确定”按钮，则这个表将从工作簿中永久文字处理实战正文 71 删除。注意:“删除工作表”命令是不能还原的，删除的工作表将不能被恢复。 33. 快速选择单元格在选择单元格(行，列)时，同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。在选择单元格(行、列)时，同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。 34. 快速选定Excel区域（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。事实上选定区域和顺序无关，只需首先选定矩形区域的一个角的单元格，在按下Shift的同时单击对角单元格。 35. 备份工件簿单击“文件→保存”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，单击“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份”选项（），单击“确定”按钮保存。以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份备份工作簿，且能直接打开使用。 36. 自动打开工作簿（微软Office技巧大赛获奖作品）我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn Files\Microsoft Office\Office10\XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开相应工作簿。 37. 快速浏览长工作簿当你浏览一个有很长内容的表格时，按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角(即A1单元格)，按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外，如果你选取了一些内容，那么你可以通过重复按“Ctrl+.（句号）”在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。 38. 快速删除工作表中的空行如果用户想删除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中单击“插入→列”命令，从而插入一新的列X，在X列中顺序填入整数，然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据，以X列重新排序，然后删去X列。 72 39. 绘制斜线表头一般情况下在Excel中制作表头，都把表格的第一行作为表头，然后输入文字。不过，这样的表头比较简单，更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头，下面就是具体的方法: 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大，所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上”，将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中()，再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添加一格对角线()，设置好后，单击“确定”按钮，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。 40. 绘制斜线单元格利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“绘图”工具，方法是:打开Excel的“绘图”工具，单击“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线。只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。 41. 每次选定同一单元格有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则问题会立刻迎刃而解，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。 42. 快速查找工作簿你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为: 1.单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替; 2.在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字; 3.单击“开始查找”即可。 43. 禁止复制隐藏行或列中的数据如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。文字处理实战正文 73 44. 制作个性单元格如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它还会随单元格自动改变大小。一、数据输入和编辑技巧 45. 在一个单元格内输入多个值我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。 46. 增加工作簿的页数单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。 47. 奇特的F4键 Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。 48. 将格式化文本导入Excel 1.在Windows“记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后，保存此文本文件并退出; 2.在Excel中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框，选择“分隔符号”，单击“下一步”; 3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效74 果。单击“下一步”; 4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即可。 49. 快速换行我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。 50. 巧变文本为数字在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。 51. 在单元格中输入0值一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“”之类的数字了。 52. 将数字设为文本格式不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。方法是: 1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格; 2.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡（）; 3.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”; 4.单击每个单元格，按F2键，然后再按Enter键重新输入数据。 53. 快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后文字处理实战正文 75 移，按“Shift+Tab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。提示:事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。 54. 在同一单元格内连续输入多个测试值一般情况下，当我们在单元格内输入内容后按回车键，鼠标就会自动移到下一单元格，如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时，就需要进行以下操作:单击“工具→选项→编辑”，取消选中“按Enter键后移动”选项（），从而实现在同一单元格内输人多个测试值。 55. 输入数字、文字、日期或时间单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Excel将按 AM(上午)处理。 56. 快速输入欧元符号先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。 57. 将单元格区域从公式转换成数值有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实，有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)，然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时，单元格区域边框变花了)，从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。 58. 快速输入有序文本如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。 76 59. 输入有规律数字有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（），选“等比序列”选项，则该序列（2、4、8、16……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入2、4、6、8……）。 60. 巧妙输入常用数据有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好“职工姓名序列”，以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，选“自定义序列”标签（），先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名），用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。 61. 快速输入特殊符号有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框（），在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。 62. 快速输入相同文本有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可。 63. 快速给数字加上单位有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，文字处理实战正文 77 而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中（注意:仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（），在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。 64. 巧妙输入位数较多的数字大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:'必须是在英文状态下输入）。 65. 将WPS/Word表格转换为Excel工作表有时需要将WPS／Word编辑过的表格转换成 Excel工作表，可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单: 1.启动WPS／Word，打开WPS／Word文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在“编辑”菜单中选择“复制”命令; 2.启动Excel，打开Excel工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表，应先将其用WPS97／WPS2000／WPS Office或Word打开，再进行转换。 66. 取消单元格链接将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下:选择包含链接的单元格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件的链接就删除了。 67. 快速输入拼音选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。 68. 插入“√” 首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入a或b，即在单元格中插入了“√”。 69. 按小数点对齐 78 有以下两种方法使数字按小数点对齐: 1.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以0。 2.选中位数少的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的“小数位数”中输入需要的），程序就会自动以0补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。 70. 对不同类型的单元格定义不同的输入法在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮（）; 2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”，单击“确定”按钮。此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。 71. 在Excel中快速插入Word表格 1.打开Word表格所在的文件; 2.打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域; 3.选中Word中的表格; 4.按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。 72. 设置单元格字体选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式→单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可（）。另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列的宽度，以显示单元格中所有数据。 73. 在一个单元格中显示多行文字选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框（）即可。 74. 将网页上的数据引入到Excel表格网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到Excel中，或者可以选中信息并将其拖放到Excel中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。在Excel 2002中，你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。文字处理实战正文 79 75. 取消超级链接下面介绍两个方法，让你方便地取消Excel中的超级链接。 1.如果正在输入URL或E-mail地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。 76. 编辑单元格内容双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改动，按Enter键即可;若取消所做的改动，按Esc键。另外，你还可以单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。 77. 设置单元格边框选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡（），然后在“样式”中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。 78. 设置单元格文本对齐方式选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。 79. 输入公式单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝(等号)，若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，Excel将插入一个等号，接着输入公式内容，按Enter键。 80. 输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格→对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。 81. 隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品） 80 有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令，选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”(3个分号)即可（）。提示:你也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。 82. 恢复隐藏列通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上，例如，若隐藏B列，则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上，轻轻地向右移动鼠标指针，直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。 83. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+0” 84. 彻底隐藏单元格在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），这样就可以避免上面所发生的情况了。 85. 用下拉列表快速输入数据如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为: 选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可（）。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。文字处理实战正文 81 86. 快速输入自定义短语使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具→自动更正选项”命令，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“电脑报”，在“替换为”框中键入要替换的内容，如“电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”退出。以后只要输入“电脑报”，则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。 87. 设置单元格背景色选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击“图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“图案”下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。 88. 快速在多个单元格中输入相同公式先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl+Enter”组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。 89. 同时在多个单元格中输入相同内容选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl+Enter”键即可。 90. 快速输入日期和时间当前日期选取一个单元格，并按“Ctrl+;” 当前时间选取一个单元格，并按“Ctrl+Shift+;” 当前日期和时间选取一个单元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格键，最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动更新信息，你必须使用TODAY和NOW函数。 91. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成: 选择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域，然后按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击“确定”。现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。 92. 在Excel中不丢掉列标题的显示 82 你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题？这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法: 选择紧邻列标题的下一行，单击“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见。 Part 1: EXCEL使用六技巧.............................................................................................................2 Part 2: EXCEL自学资料第一集.....................................................................................................6 Part 3: EXCEL自学资料第二集...................................................................................................51 Part 4: 一天一个小技巧................................................................................................................99 Part 5: EXCEL技巧汇总.............................................................................................................108 Part 6: EXCEL基础知识技巧在线教程...................................................................................131 Part 7: EXCEL运用技巧汇总.....................................................................................................141 Part 8: EXCEL操作-基础篇........................................................................................................168 Part 9: EXCEL问题集锦.............................................................................................................212 Part 1: EXCEL使用六技巧返回首页 1.编辑技巧（1）分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。（2）序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。（3）日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。（4）填充条纹如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮。（5）多张工作表中输入相同的内容几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。（6）不连续单元格填充同一数据选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。（7）利用Ctrl＋*选取文本如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。（8）快速清除单元格的内容如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。 2、单元格内容的合并根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。解决办法是：在C列后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。下面是一个“&”实际应用的例子。用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：=A1&"，"&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并。合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么：输入“=CONCATENATE（"本次河流生态调查结果："，B2，""，B3，"为"，B7，"条/公里。"）” 计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为45条/公里。 3、条件显示我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格"。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（A2<60，“不及格”，“及格”）同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。例如，如果输入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“优秀"））就把成绩分成了三个等级。如果输入 =if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”）））就把成绩分为了四个等级。再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0）此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。 4、自定义格式 Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。 Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。（1）使用颜色要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为：[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色(如图5）。（2）添加描述文本要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：＂文本内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：@＂文本内容＂。@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。（3）创建条件格式可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“>”或“>=”号来表示。由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。自定义格式的通用模型相当于下式：[>；0]正数格式；[<；0]负数格式；零格式；文本格式。下面给出一个例子：选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择 “数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“"正数:"($#,##);"负数:"($ #,##);"零";"文本:"@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：（$）”，如果输入“”，就会在单元格中显示“负数：（$）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“this is a book”，就会在单元格中显示“文本：this is a book”。如果改变自定义格式的内容，“[红色]"正数:"($#,##);[蓝色]"负数:"($ #,##);[黄色]"零";"文本:"@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色。再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式： “[蓝色][>50000] $#,##_);[红色][<0]( $#,##); $#,##_)” 使用条件运算符也可以作为缩放数值的强有力的辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产品中只要几克某化合物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为千克、吨，这时可以定义下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"吨"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；；；”则隐藏所有的输入值。自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。 5、批量删除空行有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止。在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。 6、如何避免错误信息在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。１）错误值：＃＃＃＃含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。２）错误值：＃DIV/0! 含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。３）错误值：＃VALUE! 含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。４）错误值：＃REF! 含义：删除了被公式引用的单元格范围。解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。５）错误值：＃N/A 含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。６）错误值：＃NAME? 含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。注意将公式中的文本括在双引号中。７）错误值：＃NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307和1×10307之间。８）错误值：＃NULL！含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。解决办法：取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)” Part 2: EXCEL自学资料第一集返回首页自学资料第一集 1、("Worksheet Menu Bar").Enabled = false 2、cells(,"b").value '活动单元格所在行B列单元格中的值 3、Sub CheckSheet()'如果当前工作薄中没有名为kk的工作表的话，就增加一张名为kk的工作表，并将其排在工作表从左至右顺序排列的最左边的位置，即排在第一的位置 Dim shtSheet As Worksheet For Each shtSheet In Sheets If = "KK" Then Exit Sub Next shtSheet Set shtSheet = (Before:=Sheets(1)) = "KK" End Sub 4、 = Array("一月", "二月", "三月", "四月")'一次性增加项目 5、(1).Value = (1).Value'将一个表中的一行全部拷贝到另一个表中 6、Sub pro_cell()'将此代码放入sheet1,则me=sheet1,主要是认识me = False Range("D11:E11").Locked = True End Sub 7、("Ply").Enabled = False'工作表标签上快捷菜单失效 8、Sub aa()'把B1到B12单元格的数据填入c1到c12 For i = 1 To 12 Range("C" & i) = Range("B" & i) Next i End Sub 9、 = 12'在点选的单元格插入批注，字体为12号 10、Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) Cancel = True End Sub 11、ScrollArea 属性参阅应用于示例特性以 A1 样式的区域引用形式返回或设置允许滚动的区域。用户不能选定滚动区域之外的单元格。String 类型，可读写。说明可将本属性设置为空字符串 ("") 以允许对整张工作表内所有单元格的选定。示例本示例设置第一张工作表的滚动区域。 Worksheets(1).ScrollArea = "a1:f10" 12\if ([a1:e1])=10 then msgbox"" =false 'A1—E1最大的数值达到10时，自动弹出对话框，并冻结按钮 12、本示例将更改的单元格的颜色设为蓝色。 Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target as Range) = 5 End Sub 13、Sub test()'求和 Dim rng As Range, rng2 As Range For Each rng In Set rng2 = Range(Cells(1, ), Cells(Cells(65536, ).End(xlUp).Row, )) ().Offset(1, 0) = (rng2) Next rng End Sub 14、将工作薄中的全部n张工作表都在sheet1中建上链接 Sub test2() Dim Pt As Range Dim i As Integer With Sheet1 Set Pt = .Range("a1") For i = 2 To . Anchor:=Pt, Address:="", SubAddress:=Worksheets(i).Name & "!A1" Set Pt = (1, 0) Next i End With End Sub 15、保存所有打开的工作簿，然后退出 Microsoft Excel。 For Each w In Next w 16、让form标题栏上的关闭按钮失效 Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer) If CloseMode <> 1 Then Cancel = True End Sub 17、Sub countsh()'获得工作表的总数 MsgBox End Sub 18、Sub IE()'打开个人网页 "about:blank" SendKeys "{F4}{ENTER}", True End Sub 19、Sub delback()'一次性删除工作簿中所有工作表的背景 For Each shtSheet In Sheets Filename:="" Next shtSheet End Sub 20、[a1].formula="=b1+c1"'A1中设定公式为=B1+C1 21、Private Sub CommandButton1_Click()'将A1到C6中大于=3的数依次放入E列 Dim i As Long r = 1 For Each i In Range("a1:c6") If i > =3 Then Cells(r, 5) = i: r = r + 1 Next End Sub 22、Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range)'显示带数字的表名 b = Split(, "(") On Error GoTo ss num = CInt(Left(b(1), Len(b(1)) - 1)) If num >= 1 And num < 20 Then MsgBox End If Exit Sub ss: MsgBox "error", 16, "" End Sub 23、Sub Test()'选择所有工作表名以"业报"开头的工作表或头两个字是业报的报表名引用 Set Sh = ActiveSheet If Left(, 2) = "业报" Then ' 或if like"业报*"then MsgBox "你成功了", 64, "" End If End Sub 24、1.建立文件夹的方法 MkDir "D:\Music" 2.打开文件夹的方法 Address:="D:\Music", NewWindow:=True 25、在当前工作表翻页 "{PGUP}", True "{PGDN}", True 或者 Down:=1 Down:=-1 26、当Target = "*小计"时如何写,*代表任何字符。 if instr(,"小计")<>0 then Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Like "*小计" Then MsgBox "OK" End Sub 27、 = "=SUM(R[1]C:R[14]C,R[59]C:R[78]C)" 这是相对引用的写法：根据推算你的函数是放在“AD6”单元格你的函数：=SUM(R[1]C:R[14]C 中的 "R"表示行 "C"表示列。 R[1]表示“AD6+1行"，C表示“列没有变化，就是同列”那么：R[1]C就表示AD7 同理，R[14]表示AD6+14行，表示：AD20。以此类推。 28、Private Sub CommandButton1_Click()'将A1到C6中大于=3的数依次放入E列 Dim i As Long Dim iRng As Range For Each iRng In Sheets(1).Range("a1:c6") If >= 3 Then i = i + 1 Sheets(1).Range("E" & i).Value = End If Next End Sub 29、工作表中的窗体按钮禁用后，按钮形状不变，字体不变，从外表上无法看出其已禁用，如何设置属性使其像控件按纽那样明显的禁用？ With (1) .Enabled = False (.Caption). = 15 End With 復原的方法 With (1) .Enabled = True (.Caption). = xlAutomatic End With 30、Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range'选定A1时要输入密码 If = "$A$1" Then A = InputBox("请输入密码", "officefans") If A = 1 Then [A1].Select Else [A2].Select End If End Sub 31、如何将工作薄中的命名单元格成批删除！ Dim Item As Name For Each Item In Next Item 32、平时只能看到表1，如要看表2和表3，只能通过表1的链接打开,且表2和表3回到表1后，又不可见。 Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If = "$A$3" Then '当点击"$A$3"单元格时... = 1 '取消隐藏 '激活 ("A1").Select End If If = "$A$6" Then = 1 '取消隐藏 ("A1").Select End If End Sub 33、将a2单元格内容替换为a1内容 What:=[a2], Replacement:=[a1] 34、如果是要填入名称,则: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) = (1) End Sub 如果是要填入代码和名称的组合 : Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) = cstr((0))+" "+(1) End Sub Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) = End Sub Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) ' 代表行号 ' 代表列号 i= '获取行号 j= '获取列号 End Sub 35、当激活工作表时，本示例对 A1:A10 区域进行排序。 Private Sub Worksheet_Activate() Range("a1:a10").Sort Key1:=Range("a1"), Order:=xlAscending End Sub 36、BeforePrint 事件参阅应用于示例特性在打印指定工作簿（或者其中的任何内容）之前，产生此事件。 Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Cancel 当事件产生时为 False。如果该事件过程将本参数设为 True，则当该过程运行结束之后不打印工作簿。示例本示例在打印之前对当前活动工作簿的所有工作表重新计算。 Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) For Each wk in Worksheets Next End Sub 37、Open 事件参阅应用于示例特性打开工作簿时，将产生本事件。 Private Sub Workbook_Open() 示例每次打开工作簿时，本示例都最大化 Microsoft Excel 窗口。 Private Sub Workbook_Open() = xlMaximized End Sub 38、ActiveSheet 属性参阅应用于示例特性返回一对象，该对象代表活动工作簿中的，或者指定的窗口或工作簿中的活动工作表（最上面的工作表）。只读。如果没有活动的工作表，则返回 Nothing。说明如果未给出对象识别符，本属性返回活动工作簿中的活动工作表。如果某一工作簿在若干个窗口中出现，那么该工作簿的 ActiveSheet 属性在不同窗口中可能不同。示例本示例显示活动工作表的名称。 MsgBox "The name of the active sheet is " & 39、Calculate 方法参阅应用于示例特性计算所有打开的工作簿、工作簿中的一张特定的工作表或者工作表中指定区域的单元格，如下表所示：要计算依照本示例所有打开的工作簿（或只是 Calculate）指定工作表指定工作表指定区域 Worksheets(1).Rows(2).Calculate expression 对于 Application 对象可选，对于 Worksheet 对象和 Range 对象必需。该表达式返回“应用于”列表中的对象之一。示例本示例计算 Sheet1 已用区域中 A 列、B 列和 C 列的公式。 Worksheets("Sheet1").("A:C").Calculate 程序的核心是算法问题 40、End 属性参阅应用于示例特性返回一个 Range 对象，该对象代表包含源区域的区域尾端的单元格。等同于按键 End+ 向上键、End+ 向下键、End+ 向左键或 End+ 向右键。Range 对象，只读。 (Direction) expression 必需。该表达式返回“应用于”列表中的对象之一。 Direction XlDirection 类型，必需。所要移动的方向。 XlDirection 可为 XlDirection 常量之一。 xlDown xlToRight xlToLeft xlUp 示例本示例选定包含单元格 B4 的区域中 B 列顶端的单元格。 Range("B4").End(xlUp).Select 本示例选定包含单元格 B4 的区域中第 4 行尾端的单元格。 Range("B4").End(xlToRight).Select 本示例将选定区域从单元格 B4 延伸至第四行最后一个包含数据的单元格。 Worksheets("Sheet1").Activate Range("B4", Range("B4").End(xlToRight)).Select 41、应用于 CellFormat 和 Range 对象的 Locked 属性。本示例解除对 Sheet1 中 A1:G37 区域单元格的锁定，以便当该工作表受保护时也可对这些单元格进行修改。 Worksheets("Sheet1").Range("A1:G37").Locked = False Worksheets("Sheet1").Protect 42、Next 属性参阅应用于示例特性返回一个 Chart、Range 或 Worksheet 对象，该对象代表下一个工作表或单元格。只读。说明如果指定对象为区域，则本属性的作用是仿效 Tab，但本属性只是返回下一单元格，并不选定它。在处于保护状态的工作表中，本属性返回下一个未锁定单元格。在未保护的工作表中，本属性总是返回紧靠指定单元格右边的单元格。示例本示例选定 sheet1 中下一个未锁定单元格。如果 sheet1 未保护，选定的单元格将是紧靠活动单元格右边的单元格。 Worksheets("Sheet1").Activate 43、想通过target来设置(A1：A10)区域内有改动，就发生此事件。不知道如何 if = 1 and <=10 then Sub 列举菜单项() Dim r, s, i As Integer r = 1 For i = 1 To (r, 1) = "CommandBars(" & i & ").Name:" & CommandBars(i).Name r = r + 1 For s = 1 To CommandBars(i). (r, 1) = s & "、" & CommandBars(i).Controls(s).Caption r = r + 1 Next Next End Sub 44、本示例设置 Microsoft Excel 每当打开包含链接的文件时，询问用户是否更新链接。 = True 45、自定义函数 Public Function Now1() Dim string1 As String string1 = Now1 = string1 End Function 46、复制 Sub copy1() ("C5:C10").Copy ("C5:C10") End Sub 47、如何统计表中sheet的个数？ msgbox Columns("G:G").Select 48、 = True 这样隐藏有个毛病，如何解决？如果A1:G1单元格合并的话，就把A：G列均隐藏了。 Columns("G:G"). = True 49、在VBA中引用excel函数的方法 1). Worksheets("Sheet1").Range("A1").Formula = "=$A$4+$A$10" 2). (1,1).Formula = "=" & Sheets(iii).Name & "!R1C4" 在宏中用R1C1方式写时表格1的A1中会在写为“=Sheet2!$D$1” 用这种方式,想用什么函数就用什么函数. 50、选定下（上）一个工作表 sheets(-1).select sheets(+1).select 51、Private Sub Workbook_Open() = False '取消工作表标签 ("Sheet").Controls(1).Enabled = False '格式＿工作表不能重命名 (ID:=889).Enabled = False '右键菜单不能重命名 End Sub 52、 [a65536].End(xlUp’A列从下往上第一个非空的单元格 53、Sub macro() Set rng = Range("C11:F13") 定义RNG为一个单元格区域 For Each cel In rng 定义CEL为RNG中的一个任一单元格 colo = 定义 COLO 为单元格CEL的填充颜色 If colo <> -4142 Then 如果COLO的值不等于-4142 iR = [b65536].End(xlUp).Row + 1 IR等于B列数据区域的行数+1 If [a65535].End(xlUp).Value <> Cells(, 2) Then Cells(iR, 1) = Cells(, 2) 如果A列最后一个非空值单元格不等于Cells(, 2) 的值那么单元格Cells(iR, 1) 的值等于Cells(, 2) 的值是C11:F13中任意单元格的行号 Cells(iR, 2) = Cells(10, ) Cells(iR, 3) = Cells(iR, 4) = IIf(colo = 36, "Yellow", "Red") Cells(iR, 4) 的值如果colo = 36那么值为"Yellow",否则值为"RED" next End Sub 54、Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) '**********运行数据日志记录********** Dim rng As Range If <> "主界面" And <> "目录索引" Then For Each rng In Changecell = & "，单元格：" & (0, 0) & "，更改为：" & & "。更改时间：" & Now CritOrAddtext Next End If End Sub 55、 '撤销当前工作表保护 If <> "主界面" And <> "目录索引" And > 3 Then '行变色 On Error Resume Next [ChangColor_With]. = "ChangColor_With" With [ChangColor_With].FormatConditions .Delete .Add xlExpression, , "TRUE" .Item(1). = 4 End With End If 56、在C1中弄个下拉无表,实际是有效性,你可以选择A1:A4为C1单元格有效性的序列数据源,如果说C1不与A1:A4在同一表,则不能这么用,应当先对A1:A4命名,然后把数据源改为名称. 57、自动增加工作表进入宏命令编辑窗口，在Sub 自动增加工作表()命令后依次键入如下宏命令内容： Dim i&, userinto i = 0 userinto = InputBox("输入插入工作表数量：") If IsNumeric(userinto) = True Then Do Until i = userinto i = i + 1 Loop End If End Sub 58、方法一（共享级锁定）: 1、先对EXCEL文件进行一般的VBAProject”工程密码保护。 2、打开要保护的文件，选择：工具--->保护--->保护并共享工作簿--->以追踪修订方式共享-->输入密码-->保存文件。完成后，当你打开“VBAProject”工程属性时，就将会提示：“工程不可看！“ 方法二（推荐，破坏型锁定）：用16进制编辑工具，如WinHex、Ultraedit-32（可到此下载）等，再历害点的人完全可以用debug命令来做......用以上软件打开EXCEL文件，查找定位以下地方： ID="{00000000-0000-0000-0000-000000000000}" 注：实际显示不会全部为0 此时，你只要将其中的字节随便修改一下即可。保存再打开，就会发现大功告成！当然，在修改前最好做好你的文档备份。至于恢复只要将改动过的地方还原即可（只要你记住了呵呵）。顺便说一句，这种方法仍然是可破解的，因为加密总是相对的。 59、Sub AddComments() '自動對ActiveSheet所有有公式格位加上註解 Set RG = (xlCellTypeFormulas) For Each c In RG Text:= Next c End Sub Sub De_Comments() '自動消除所有註解 Set RG = (xlCellTypeFormulas) For Each c In RG Next c End Sub 60、如何在Excel里使用定时器 2002-3-12 20:53:27 动网先锋用过 Excel 97 里的加载宏 "定时保存" 吗？可惜它的源程序是加密的，现在就上传一篇介绍实现它的文档。在 Office 里有个方法是，具体函数如下： (EarliestTime, Procedure, LatestTime, Schedule) 如果想进一步了解，请参阅 Excel 的帮助。这个函数是用来安排一个过程在将来的特定时间运行，（可为某个日期的指定时间，也可为指定的时间段之后）。通过这个函数我们就可以在 Excel 里编写自己的定时程序了。下面就举两个例子来说明它。 1.在下午 17:00:00 的时候显示一个对话框。 Sub Run_it() TimeValue("17:00:00"), "Show_my_msg" '设置定时器在 17:00:00 激活，激活后运行 Show_my_msg 。 End Sub Sub Show_my_msg() msg = MsgBox("现在是 17:00:00 ！", vbInformation, "自定义信息") End Sub 2.模仿 Excel 97 里的 "自动保存宏",在这里定时 5 秒出现一次 Sub auto_open() MsgBox "欢迎你，在这篇文档里，每 5 秒出现一次保存的提示！", vbInformation, "请注意！" Call runtimer '打开文档时自动运行 End Sub Sub runtimer() Now + TimeValue("00:00:05"), "saveit" ' Now + TimeValue("00:15:00") 指定在当前时间过 5 秒钟开始运行 Saveit 这个过程。 End Sub Sub SaveIt() msg = MsgBox("朋友，你已经工作很久了，现在就存盘吗？" & Chr(13) _ & "选择是：立刻存盘" & Chr(13) _ & "选择否：暂不存盘" & Chr(13) _ & "选择取消：不再出现这个提示", vbYesNoCancel + 64, "休息一会吧！") '提示用户保存当前活动文档。 If msg = vbYes Then Else If msg = vbCancel Then Exit Sub Call runtimer '如果用户没有选择取消就再次调用 Runtimer End Sub 以上只是两个简单的例子，有兴趣的话，可以利用这个函数写出更多更有用的定时程序。 Sub Show_my_msg() msg = MsgBox("现在是 17:00:00 ！", vbInformation, "自定义信息") End Sub 2.模仿 Excel 97 里的 "自动保存宏",在这里定时 5 秒出现一次 Sub auto_open() MsgBox "欢迎你，在这篇文档里，每 5 秒出现一次保存的提示！", vbInformation, "请注意！" Call runtimer '打开文档时自动运行 End Sub Sub runtimer() Now + TimeValue("00:00:05"), "saveit" ' Now + TimeValue("00:15:00") 指定在当前时间过 5 秒钟开始运行 Saveit 这个过程。 End Sub 61、Excel 最重要的应用就是利用公式进行计算。无论输入是纯粹的数字运算，还是引用其他单元格计算，只要在一个单元格中输入公式，就能得到结果。这个直接显示结果的设计对于绝大多数场合来说都是适用的，但某些情况下就不那么让人满意了。比如说在做工程施工的预结算编写，使用Excel，既要写出工程量的计算式，也要看到它的结果，于是这样相同的公式在Excel里面要填两次，一次在文本格式的单元格中输入公式，一次是在数据格式的单元格中输入公式让Excel计算结果。如何既能看到公式又能看到结果呢？这个问题笔者认为可以从两个方面考虑：一种方法是所谓“已知结果，显示公式”，先在数据格式单元格中输入公式让Excel计算结果，然后在相邻的单元格中看到公式；另一种方法所谓“已知公式，显示结果”，就是先在一个文本格式的单元格中输入公式，在相邻的单元格中看到结果。★已知结果，显示公式假设C列为通过公式计算得到的结果（假设C1为“=A1+B1”，或者直接是数字运算“=2+3”)，而相邻的D列是你需要显示公式的地方（即D1应该显示为“=A1+B1”或者“=2+3”）。 1. 打开“工具”菜单选择“选项”命令，出现“选项”对话框。 2. 在“常规”选项卡中，选中“R1C1引用方式”选项。 3. 定义名称，将“引用位置”由“=(6,Sheet1!RC[-1])”即可。这里的RC[-1]含义是如果在当前单元格的同行前一列单元格中有公式结果，则在当前单元格中得到公式内容，即在含公式结果单元格的同行后一列单元格显示公式内容；如果将RC[-1]改为RC[1]，则在公式结果的同行前一列单元格显示公式内容。 4. 如果“引用位置”中含有“RC[-1]”，则在含公式结果单元格的同行后一列单元格中输入“=FormulaofResult”即可得到公式；如果“引用位置”中含有“RC[1]”，则在含公式结果单元格的同行前一列单元格中输入“=FormulaofResult”即可得到公式。提示：如果想要在含公式结果单元格的同行后数第2列中显示公式内容，则需要把“引用位置”中的“RC　－1　”改为“RC　－2　”。 ★已知公式，显示结果假设C列为输入的没有等号公式（假设C1为“A1+B1”)，而相邻的D列是你需要存放公式计算结果的地方（即D1显示A1和B1单元格相加的结果）。 1. 选中D1，然后打开“插入”菜单选择“名称”命令中的“定义”子命令，出现“定义名称”对话框。 2. 在“在当前工作表中的名称”输入栏中输入定义的名称“ResultofFomula”，在下方的“引用位置”编辑栏中输入“=EVALUATE(Sheet1!C1)”，单击[确认]按钮退出。 3. 在 D1中输入“=ResultofFomula”，然后选中按住右下角的填充柄向下拉动填充即可。提示：EVALUATE　　是Eexcel 4．0版的宏表函数，Excel 2000和Excel 2002中还支持，但只可用于名称定义中。 4. 填充后要按[F9]进行重算，如果C列的公式有改动，也需要及时按[F9]进行重算。巧施妙计，就能让公式和结果在Excel中和平共处了，你也试试吧。 62、 Microsoft Excel是一款功能非常强大的电子表格软件。它可以轻松地完成数据的各类数学运算，并用各种二维或三维图形形象地表示出来，从而大大简化了数据的处理工作。但若仅利用Excel的常用功能来处理较复杂的数据，可能仍需进行大量的人工操作。但Excel的强大远远超过人们的想象--宏的引入使其具有了无限的扩展性，因而可以很好地解决复杂数据的处理问题。随着支持Windows的应用程序的不断增多和功能的不断增强，越来越多的程序增加了宏处理来方便用户的自由扩展。但初期各应用程序所采用的宏语言并不统一，这样用户每使用一种应用程序时都得重新学习一种宏语言。为了统一各种应用程序下的宏，Microsoft推出了VBA（Visual Basic for Applications）语言。 VBA是从流行的Visual Basic编程语言中派生出来的一种面向应用程序的语言，它适用于各种Windows应用程序，可以解决各应用程序的宏语言不统一的问题。除此之外，使用VBA语言还有如下优点：1、VBA是一种通用程序语言，通过它不仅可以共享Microsoft相关的各种软件（如Excel、Word、Access）……，而且随着其它的一些软件（如大名鼎鼎的AutoCAD2000）等对VBA的支持，这些软件也已进入到了VBA的控制范围；2、可以将用VBA编写的程序复制到Visual Basic中调试并运行，从而实现用Visual Basic来控制有关的应用程序；3、VBA提供的大量内部函数大大简化了用户的操作。对于而今的宏，不仅语言统一规范，而且其功能也已非常强大。但在大多数介绍Excel的"傻瓜书"、"指南"、"入门与提高"等参考书中往往略过不提，或浅浅带过，读者从中获得的有关知识往往不足以应付处理复杂数据的需求。为了完成工作，就让我们一起来学习"宏"的妙用吧。一)、宏的自学首先需要明确的是，本文不可能教会您关于宏的所有内容。您需要学会利用"录制宏"的方法来学习宏：点击Excel"工具"下拉菜单中"宏"下?quot;录制新宏"，此后可象平时一样进行有关操作，待完成后停止录制。然后再点击"工具"下拉菜单中"宏"下"宏"的"编辑"选项即可打开刚才所录制的宏的Visual Basic源程序，并且可以在此时的"帮助"下拉菜单中获得有关的编程帮助。对录制宏进行修改不仅可以学习宏的使用，还能大大简化宏的编写。二)、基本概念为了学习Excel中的宏，我们需要先了解以下一些基本概念。 1、工作簿：Workbooks、Workbook、ActiveWorkbook、ThisWorkbook Workbooks集合包含Excel中所有当前打开的Excel工作簿，亦即所有打开的Excel文件；Workbook对应Workbooks中的成员，即其中的Excel文件；ActiveWorkbook代表当前处于活动状态的工作簿，即当前显示的Excel文件；ThisWorkbook代表其中有Visual Basic代码正在运行的工作簿。在具体使用中可用Workbooks(index)来引用Workbook对象，其中index为工作簿名称或编号；如Workbooks(1)、Workbooks("年度报表.xls")。而编号按照创建或打开工作簿的顺序来确定，第一个打开的工作簿编号为1，第二个打开的工作簿为2……。 2、工作表：Worksheets、Worksheet、ActiveSheet Worksheets集合包含工作簿中所有的工作表，即一个Excel文件中的所有数据表页；而Worksheet则代表其中的一个工作表；ActiveSheet代表当前处于的活动状态工作表，即当前显示的一个工作表。可用Worksheets(index)来引用Worksheet对象，其中index为工作表名称或索引号；如Worksheets(1)、Worksheets("第一季度数据")。工作表索引号表明该工作表在工作表标签中的位置：第一个（最左边的）工作表的索引号为1，最后一个（最右边的）为。需要注意的是：在使用过程中Excel会自动重排工作表索引号，保持按照其在工作表标签中的从左至右排列，工作表的索引号递增。因此，由于可能进行的工作表添加或删除，工作表索引号不一定始终保持不变。 3、图表：Chart 、Charts、ChartObject、ChartObjects、ActiveChart Chart代表工作簿中的图表。该图表既可为嵌入式图表（包含在ChartObject中），也可为一个分开的（单独的）图表工作表。 Charts代表指定工作簿或活动工作簿中所有图表工作表的集合，但不包括嵌入式在工作表或对话框编辑表中的图表。使用Charts(index) 可引用单个Chart图表，其中index是该图表工作表的索引号或名称；如Charts(1)、Charts("销售图表")。图表工作表的索引号表示图表工作表在工作簿的工作表标签栏上的位置。Charts(1)是工作簿中第一个（最左边的）图表工作表；Charts()为最后一个（最右边的）图表工作表。 ChartObject代表工作表中的嵌入式图表，其作用是作为Chart对象的容器。利用ChartObject可以控制工作表上嵌入式图表的外观和尺寸。 ChartObjects代表指定的图表工作表、对话框编辑表或工作表上所有嵌入式图表的集合。可由ChartObjects(index)引用单个ChartObject，其中index为嵌入式图表的编号或名称。如Worksheets("Sheet1").ChartObjects(1)、Worksheets("sheet1").ChartObjects("chart1")分别对应"Sheet1"工作表中的第一个嵌入式图表、以及名为"Chart1"的嵌入式图表。 ActiveChart可以引用活动状态下的图表，不论该图表是图表工作表，或嵌入式图表。而对于图表工作表为活动工作表时，还可以通过ActiveSheet属性引用之。 4、单元格：Cells、ActiveCell、Range、Areas Cells(row,column)代表单个单元格，其中row为行号，column为列号。如可以用Cells(1,1)、Cells(10,4)来引用"A1"、"D10" 单元格。ActiveCell代表活动工作表的活动单元格，或指定工作表的活动单元格。 Range代表工作表中的某一单元格、某一行、某一列、某一选定区域（该选定区域可包含一个或若干连续单元格区域）或者某一三维区域。可用Range(arg)来引用单元格或单元格区域，其中arg可为单元格号、单元格号范围、单元格区域名称。如Range("A5")、Range("A1:H8")、Range("Criteria")。虽然可用Range("A1")返回单元格A1，但用Cells更方便，因为此时可用变量指定行和列。可将Range与Cells结合起来使用，如Range(Cells(1,1),Cells(10,10))代表单元格区域"A1:J10"；而(row,column)返回单元格区域中的一部分，其中expression是返回Range的表达式，row和column为相对于该区域的左上角偏移量。如由Range("C5:C10").Cells(1,1)引用单元格C5。 Areas为选定区域内的连续单元格块的集合，其成员是Range对象。而其中的每个Range对象代表选定区域内与其它部分相分离的一个连续单元格块。某些操作不能在选定区域内的多个单元格块上同时执行；必须在选定区域内的单元格块数上循环，对每个单独的单元格块分别执行该操作。此时，可用Areas(index)从集合中返回单个Range对象，其中index为单元格块编号；如Areas(1)。 5、行与列：Rows、Columns、Row、Column Rows、Columns分别代表活动工作表、单元格区域范围Range、指定工作表中的所有行数、列数。对于一个多选单元格区域范围Range的Rows、Columns，只返回该范围中第一个区域的行数、列数。例如，如果Range对象有两个区域（areas）A1:B2和C3:D4，返回2而不是4。可通过Rows(行号)、Columns(列号)来引用相应的行与列；如Rows(3)、Columns(4)分别对应第三行、D列。利用Rows、Column可以获得区域中第一块的第一行行号、第一列列号，所得值均以十进制数表示。三)、处理单元格 1、直接赋值与引用将变量、常量值直接赋给单元格、或将单元格的值直接赋给变量、常量，这是在Excel中最简单的单元格赋值及引用方法。如下例将工作表"Sheet1"A1单元格的值赋给Integer变量I，并将I+1的值赋给当前工作表中的B1单元格： Dim I As Integer I=Worksheets("Sheet1").Cells(1,1) Cells(1,2).Select '选定B1单元格，使其成为当前单元格 ActiveCell=I+1 '以I+1为当前单元格赋值 2、用公式赋值在宏的使用中，可能会更多地用公式来给单元格赋值。如下例将相对于活动单元格左侧第4列、向上第6行至向上第2行的单元格数值之和赋给活动单元格（以本行、本列为第0行、0列）： ="=AVERAGE(R[-6]C[-4]:R[-2]C[-4])" 3、引用其它工作表中的单元格当赋值公式中需要引用其它工作表中的单元格时，在被引用的单元格前加上"工作表名！"即可。如以下即在赋值中引用了"Sheet1"工作表中的A1至A4单元格： Range("E10").Formula="=SUM(Sheet1!R1C1:R4C1)" 但需注意的是：当被引用的工作表名中含有某些可能引起公式歧义的字符时，需要用单引号'将工作表名括起来。如： Worksheets("Sheet1").="=Max('1-1剖面'!D3:D5)" 4、引用其它工作簿中的单元格在被引用单元格所在工作表名前加上"[工作簿名]"，即可引用其它工作簿中的单元格。如： ="=MAX([]Sheet3!R1C:RC[4])" 同样需注意的是：当被引用的工作簿名中含有某些可能引起公式歧义的字符时，需要用中括号"["、"]"及单引号'将工作簿名括起来。如： Cells(1,2).Formula="=MIN('[1995-2000总结.xls]1995-1996年'! $A$1:$A$6)" 5、避免循环引用在上述公式赋值过程中，应避免在公式中引用被赋值的单元格，防止循环引用错误。 6、添加批注可按如下方法格给单元格添加批注： Dim 批注文本 As String 批注文本="批注示例" '准备批注文本 '添加批注 Text:=临时 '写入批注文本 =False '隐藏批注 7、添加、删除、复制、剪切、粘贴单元格 Range("D10").Insert Shift:=xlToRight '在D10单元格处添加一新单元格，原D10格右移 Range("C2").Insert Shift:=xlDown '在C2单元格处添加一新单元格，原C2格下移 Rows(2). '在第2行前添加一空白行，原第2行下移 Columns(3). '在C列前添加一空白列，原C列右移 Columns("A:D").Delete Shift:=xlToLeft '删除A列至D列，其右侧列左移 Rows("3:5").Delete Shift:=xlUp '删除第3行至第5行，其下方行上移 Range("B2"). '删除第2行 Range("C4"). '删除C列 Range("B10:C13").Copy '复制B10至C13单元格区域 Cells(1,2).Cut '剪切B1单元格 Range("D10").Select '自D10单元格起粘贴剪贴板中的内容四)、图表 1、工作表图表以下为一添加工作表图表的实例。 after:=Worksheets("Sheet1") '在"Sheet1"工作表之后添加新图表工作表 =xlXYScatterSmooth '图表类型为XY平滑线散点图 Source:=Sheets("结点坐标").Range("A1:B69"), PlotBy:= _ xlColumns '图表数据来源于"结点坐标"工作表的A1至B69单元格，且按列绘图。 Where:=xlLocationAsNewSheet With ActiveChart .HasTitle = True . = "节点坐标" '图表标题"节点坐标" .Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = True .Axes(xlCategory, xlPrimary). = "x" 'x轴标题"x" .Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = True .Axes(xlValue, xlPrimary). = "y" 'y轴标题"y" End With With (xlCategory) .HasMajorGridlines = True '显示x轴主网格线，默认情况下为显示 .HasMinorGridlines = True '显示x轴次网格线，默认情况下为不显示 End With With (xlValue) .HasMajorGridlines = True '标出x轴主网格值，默认情况下为标注 .HasMinorGridlines = False '取消x轴次网格值标注，默认情况下为不标注 End With = xlRight '图例显示在图表右侧 2、嵌入式图表嵌入式图表仅在添加方式及引用格式上与工作表图表有所不同，而对图表的设置基本类似。详见下例。 Set嵌入表=(0,0,200,300) '在当前工作表(0,0)坐标处添加宽200，高300的嵌入式图表嵌入表. = xlColumnClustered '图表类型为簇状柱形图嵌入表. Source:=Sheets(1).Range("A2:B2"), PlotBy:=xlRows '设置图表数据来源 With 嵌入表.Chart .HasTitle = False '无图表标题 .Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = False '无x轴标题 .Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = False '无y轴标题 End With 五)、工作表 1、添加 before:=Sheets(1) '在第1工作表前添加新工作表 after:=Sheets() '在最后工作表后添加新工作表 2、移动 before:=Sheets(2) '将当前工作表移动至第2工作表之前 3、命名 ="工作表名" '将当前工作表命名为"工作表名" 4、删除可以用以下语句删除当前工作表。但在删除前Excel会自动弹出提示框，需在用户确认后方可执行删除。为避免这一干扰，可以先用以下语句关闭Excel的警告提示。 = False 在删除完成后，再重新打开Excel的警告提示 = True 六)、工作簿 Excel的宏对工作簿的操作主要为保存。 Dim 存盘文件名 As String '保存当前工作簿存盘文件名="工作表名" Filename:= 存盘文件名 '当前工作簿另存为"工作表名.xls" 在另存时，若指定的存盘文件名不包含路径，则保存在该工作簿的打开目录下。而若此存盘文件已存在，也可用关闭Excel警告提示的方法以免其自动弹出提示框。 63、用VBA的几个误区 1、想通过Excel+vba来编程发财，不管怎么说，目前这种可能性很小。 2、录制宏后的代码不进行简化，这种情况初学者常犯；或者不屑于用录制宏，这种相反。 3、喜欢用.select、.copy、.active等，如果不是迫不得已，还是不要用这些东西好。 4、不喜欢用公式、函数，什么都喜欢用程序；活用公式函数是我们学EXCEL中重要的重点，学会嵌套着用，很多事情都可以解决。譬如表1的A1单元格如果要等于表2的A列中的某个单元格，很多人都是用程序来直接赋值，数量少这也可以，但如果数量很多的话，为何不试用一下offset呢？偏移都指向同一个单元格，就当是一个变量，改一下这个单元格的值，表1用offset的单元格的值就全部改了。 5、设计输入数据的界面竟然用用户窗口+文本框之类的东西，天，我为什么要用EXCEL，原因之一不就是图个方便吗？！直接在工作表中操作就是输入数据最好的方法，如果一些功能你不想给别人用，顶多你屏蔽掉吧。 6、关闭程序的时候很喜欢退出整个EXCEL，这样自我感觉更象一个完整的程序。其实完全有必要考虑其他用户是否也在用EXCEL，所以，必须做好一下判断，不要自作聪明全部退出来，还帮忙把每个工作簿都保存一下。 7、不喜欢用with，总是workbook("").worksheet("").range("").***一行行排得挺整齐的，还说都用复制，其实也不麻烦。 8、总想把VBA+EXCEL做得象一个程序一样，其实，就因为它不独立，所以才更加为我们喜爱，不是吗？ 64、用过VB的人都应该知道如何声明变量，在VBA中声明变量和VB中是完全一样的！使用Dim语句 Dim a as integer '声明A为整形变量 Dim a '声明A为变体变量 Dim a as string '声明A为字符串变量 Dim a,b,c as currency '声明A,b,c为货币变量声明变量可以是：Byte、Boolean、Integer、Long、Currency、Single、Double、Decimal（当前不支持）、Date、String（只限变长字符串）、String * length（定长字符串）、Object、Variant、用户定义类型或对象类型。强制声明变量 Option Explicit 说明：该语句必在任何过程之前出现在模块中。声明常数，用来代替文字值。 Const ' 常数的默认状态是 Private。 Const My = 456 ' 声明 Public 常数。 Public Const MyString = "HELP" ' 声明 Private Integer 常数。 Private Const MyInt As Integer = 5 ' 在同一行里声明多个常数。 Const MyStr = "Hello", MyDouble As Double = 在EXCEL97中，有一个十分好的功能，他就是把鼠标放置在一个有效数据单元格中，执行该段代码，你就可以将连在一起的一片数据全部选中。只要将该段代码加入到你的模块中。 Sub My_Select End sub 删除当前单元格中数据的前后空格。 sub my_trim Trim() end sub 使单元格位移 sub my_offset (0, 1).Select'当前单元格向左移动一格 (0, -1).Select'当前单元格向右移动一格 (1 , 0).Select'当前单元格向下移动一格 (-1 , 0).Select'当前单元格向上移动一格 end sub 如果上述程序产生错误那是因为单元格不能移动，为了解除上述错误，我们可以往 sub my_offset 之下加一段代码 on error resume next 注意以下代码都不再添加 sub “代码名称” 和end sub请自己添加! 给当前单元格赋值： = "你好！！！" 给特定单元格加入一段代码: 例如：在Ａ１单元格中插入"ＨＥＬＬＯ" Range("a1").value="hello" 又如：你现在的工作簿在sheet1上，你要往sheet2的Ａ１单元格中插入"ＨＥＬＬＯ" ("sheet2").select range("a1").value="hello" 或("sheet1").Range("a1").Value = "hello" 说明：被打开，然后在将“HELLO"放入到A1单元格中。不被打开，将“HELLO"放入到A1单元格中。隐藏工作表 '隐藏SHEET1这张工作表 sheets("sheet1").Visible=False '显示SHEET1这张工作表 sheets("sheet1").Visible=True 有时候我们想把所有的EXCEL中的SHEET都打印预览，请使用该段代码，它将在你现有的工作簿中循环，直到最后一个工作簿结束循环预览。 Dim my As Worksheet For Each my In Worksheets Next my 得到当前单元格的地址 msgbox 得到当前日期及时间 msgbox date & chr(13) & time 保护工作簿取消保护工作簿给当前工作簿改名为 "liu" = "liu" 打开一个应用程序 AppActivate (Shell("C:\WINDOWS\")) 增加一个工作簿删除当前工作簿打开一个文件 FileName:="C:\My Documents\" 关闭当前工作簿当前单元格定为：左对齐 = xlLeft 当前单元格定为：中心对齐 = xlCenter 当前单元格定为：右对齐 = xlRight 当前单元格为百分号风格 = "Percent" 当前单元格字体为粗体 = True 当前单元格字体为斜体 = True 当前单元格字体为宋体20号字 With .Name = "宋体" .Size = 20 End With With 语句 With 对象 .描述 End With 让你的机器发出响声 BEEP 清除单元格中所有文字、批注、格式、所有的东西！测试选择状态的单元格的行数 MsgBox 测试选择状态的单元格的列数 MsgBox 测试选择状态的单元格的地址让所有的错误不再发生 ON ERROR RESUME NEXT 产生错误时让错误转到另一个地方 on error goto l 'code l: 'code 删除一个文件 kill "c:\" 定制自己的状态栏 = "现在时刻: " & Time 恢复自己的状态栏 = false 在运行期执行一个宏 macro:="text" 滚动窗口到a1的位置 = 1 = 1 定制系统日期 Dim MyDate, MyDay MyDate = #12/12/69# MyDay = Day(MyDate) 今天的年限 Dim MyDate, MyYear MyDate = Date MyYear = Year(MyDate) MsgBox MyYear 产生一个inputbox<输入框> InputBox ("Enter number of months to add") 得到一个文件名： Dim kk As String kk = ("EXCEL (*.XLS), *.XLS", Title:="提示：请打开一个EXCEL文件：") msgbox kk 打开zoom显示比例对话框 (xlDialogZoom).Show 激活字体对话框 (xlDialogActiveCellFont).Show 打开另存对话框 Dim kk As String kk = ("excel (*.xls), *.xls") kk 此段代码寻找字符串中特定字符的位置，需要建立一个窗体，并在窗体中，放入TEXTBOX1,TEXTBOX2和TEXTBOX3(3个文本框）及COMMANDBUTTON1(按钮) Private Sub CommandButton1_Click() a = b = aa = Len(a) i = 1 Dim YY As String If b = "" Then Exit Sub Do If InStr(i, a, b, vbTextCompare) = 0 Then Exit Do kk = InStr(i, a, b, vbTextCompare) YY = YY & CStr(kk) & "/" i = kk + 1 Loop While aa >= i = YY End Sub ActiveX控件在Excel97中的运用 Excel97在工作表或图表上可使用ActiveX控件，根据我使用的体会，在工作上处理控件时，必须注意和了解如下事项： (一)用命令来编辑工作簿的话，工作簿上的控件就能正常工作了。 (二)当ActiveX控件处于激活状态时，将禁用某些MicrosoftExcelVisualBasic方法和属性。例如，当某一控件激活时，就不能使用Sort方法，故下述按钮单击事件处理过程中的代码将失败(因为用户单击按钮后，该按钮就处于激活状态)。 PrivateSubCommandButton1　Click Range(″a1:a10″)　SortKey1:=Range(″a1″) EndSub 解决办法是通过选激活工作表上其它元素的方法来绕过这种问题。例如，可用下列代码对单元格区域排序： PrivateSubCommandButton1　Click Range(″a1″)　Activate Range(″a1:a10″)　SortKey1:=Range(″a1″) CommandButton1　Activate End Sub (三)在MicrosoftExcel中，用OLEObjects集合中的OLEObject对象代表ActiveX控件。如果要用编程的方式向工作表添加ActiveX控件，可用OLEObjects集合的Add方法。例如向第一张工作表添加命令按钮。 Worksheets(1)　OLEObjects　Add″Forms　CommandButton　1″，_ Left:=10,Top:=10,Height:=20,Width:=100 因为ActiveX控件也可用OLEObjects集合中的OLEObject对象代表，所以也可用该集合中的对象来设置控件的属性。例如要设置控件“CommandBotton1”的“左边位置”属性。 Worksheets(1)　OLEObjects(″CommandButton1″)　Left=10 那些不属于OLEObject对象属性的控件属性，可通过由Object属性返回的实际控件对象来设置。例如要设置控件“CommandButton1”的标题。 Worksheets(1)　OLEObjects(″CommandButton1″)　 Object　Caption=″runme″ 因为所有的OLE对象也是Shapes集合的成员，所以也可用该集合设置若干控件的属性。例如要对齐第一张工作表上所有控件的左边框。 ForEachsInWorksheets(1)　Shapes Ifs　Type=msoOLEControlObjectThens　Left=10 Next 请注意，当在控件所在工作表的类模块之外使用控件的名称时，必须用工作表的名称限定该控件的名称。在工作表上ActiveX控件的事件处理过程中，Me关键字所指向的是工作表，而非控件 65、在Excel中利用VBA创建多级选单 Excel是我们常用的报表处理软件之一，对于大多数人来说只是使用它进行打印报表，没有注意其他功能，其实利用Excel内嵌的 VBA 语言完全可以快速开发出自己企业的应用系统来，而且应用系统界面与其它专业编程语言相当相似。下面笔者简单通过一个实例说明如何利用VBA创建多级选单。首先，我们对Excel中两个重要的内置函数auto_open() 和 auto_close()作一简单说明。 auto_open() ：在打开工作簿时系统将自动执行该函数，因此我们可以在该函数中调用自己应用程序的选单函数以及其它需要初始化设置的函数及宏语句； auto_close()：在关闭工作簿时系统将自动执行该函数。所以我们需要在该函数中放置删除用户自定义选单语句，否则只有退出Excel才能恢复EXCEL的系统选单。在以下语句中，我们定义了选单设置函数 OpenMyMenu()，用于设置多级选单，其他有关说明见程序内注释，详细代码如下： Sub OpenMyMenu() ′自定义多级选单函数 On Error Resume Next ′忽略错误 MenuBars("MyMenu").Delete ′删除自定义选单 ("MyMenu") ′自定义选单项 Sheets("sheet1").Select MenuBars("MyMenu"). Caption:="金融" ′增加第一个选单项“金融” ′以下三句为在“金融”选单下增加“银行法、货币政策和条例”三项选单项 MenuBars("MyMenu").Menus("金融"). Caption:="银行法", OnAction:="银行法" MenuBars("MyMenu").Menus("金融"). Caption:="货币政策", OnAction:="货币政策" MenuBars("MyMenu").Menus("金融"). Caption:="条例", OnAction:="条例" ′以下为创建如图所示的多级选单 MenuBars("MyMenu"). Caption:="经济" '建立选单项“经济” ′以下三句为在“经济”选单下增加“农业、工业和第三产业”三项选单项 MenuBars("MyMenu").Menus("经济"). Caption:="农业", OnAction:="农业" MenuBars("MyMenu").Menus("经济"). Caption:="工业", OnAction:="工业" MenuBars("MyMenu").Menus("经济"). Caption:="第三产业" ′以下三句为在“第三产业”选单下增加“概况、范畴”二项选单项和“饮食服务业”子选单 MenuBars("MyMenu").Menus("经济").MenuItems("第三产业"). Caption:="概况", OnAction:="概况" MenuBars("MyMenu").Menus("经济").MenuItems("第三产业"). Caption:="范畴", OnAction:="范畴" MenuBars("MyMenu").Menus("经济").MenuItems("第三产业"). Caption:="饮食服务业" ′以下二句为在“饮食服务业”选单下增加“酒店1、酒店2”二项选单项 MenuBars("MyMenu").Menus("经济").MenuItems("第三产业").MenuItems("饮食服务业"). Caption:="酒店1", OnAction:="酒店1" MenuBars("MyMenu").Menus("经济").MenuItems("第三产业").MenuItems("饮食服务业"). Caption:="酒店2", OnAction:="酒店2" MenuBars("MyMenu").Activate ′激活自定义选单 End Sub Sub auto_open() ′系统自动打开运行宏 OpenMyMenu ′调用用户选单函数 End Sub Sub auto_close() ′系统自动关闭运行宏 On Error Resume Next ′忽略错误 MenuBars("MyMenu").Delete ′删除自定义选单 End Sub 读者可以在自己的工作簿选单“工具”中的“宏”下，创建以上三个函数并将以上函数语句拷贝到其中即可运行。 66、.用VBA(编程)保护Excel文档 VBA（Visual Basic for Application）是Excel应用程序中功能非常强大的编程语言，为了规范不同的用户对Excel应用程序的访问能力，需要对Excel文档及有关的数据进行有效的保护，这里根据自己及同行们的体会，从以下二个方面介绍用VBA编程法实现对Excel文档的保护。对工作簿的保护 1.利用VBA中Workbook对象的SaveAs方法实现对工作簿的保护，下面就对SaveAs有关的参量作一介绍： Filename：该字符串表示要保存的文件名。可包含完整路径。如果不指定路径，Microsoft Excel 将文件保存到当前文件夹。 FileFormat：可选，文件的保存格式。 Password ：为一个区分大小写的字符串（不超过15个字符），用于指定文件的保护密码。 WriteResPassword：该字符串表示文件的写保护密码。如果文件保存时带有密码，但打开文件时不输入密码，则该文件以只读模式打开。 ReadOnlyRecommended ：如果为True则在打开文件时显示一条信息，提示该文件以只读模式打开。下例就是在Excel应用程序中添加一工作簿，将工作簿按常规文件格式存为“C:\pj\obj\经济评价.xls”文件，并给该文件指定保护密码“12”以及写保护密码“23”。 Sub 保护工作簿（） NewWorkbook = FileName: ="C: \pj\obj\经济评价.xls", FileFormat: = XlNormal,Password:="12",WriteResPassword:=″23″ End sub 2.利用VBA中Workbook对象的Protect方法对工作簿的结构和窗口进行保护，Workbook对象的Protect方法带有以下三个参量： Password：为加在工作表或工作簿上区分大小写的密码字符串。如果省略本参数，不用密码就可以取消对该工作簿的保护。否则，取消对该工作表或工作簿的保护时必须提供该密码。如果忘记了密码，就无法取消对该工作表或工作簿的保护。最好在安全的地方保存一份密码及其对应文档名的列表。 Structure：若为True则保护工作簿结构（工作簿中工作表的相对位置）。默认值为False。 Windows 若为True则保护工作簿窗口。下例就是对一名为“经济评价.xls”的工作簿实现“结构”和“窗口”保护： Sub 保护工作簿（） Workbooks （″经济评价″） .Protect Password: ="1234", Structure: =True, Windows:=True End sub Workbook对象的Unprotect方法用于取消对工作簿的保护。Unprotect方法只有一个参量，就是保护工作表时所用的口令。 3.对工作簿进行隐藏保护，可使他人无法看到其对应的窗口。操作方法如下：在VBA中使用Workbook对象下面的Windows对象的Visible属性对工作簿进行隐藏和取消隐藏，Visible属性的值可取“True”和“False”两种。下面程序代码完成对工作簿“”的隐藏： Sub 隐藏工作簿（） Workbooks("book").Activate = False End sub 或： Sub 隐藏工作簿（） Workbooks("book").Windows（1）.Visible=False End sub 对工作表的保护 1．对工作表实现口令保护利用VBA调用Worksheet对象的Protect方法对工作表进行保护，Protect带有以下参量： Password 用于保护工作表的口令。 Drawingobjects 若为True，则对工作表中的Drawingobjects对象进行保护,缺省值为True。 Contents 若为True，则对单元格内容进行保护，缺省值为True。下面程序代码完成对工作表“基础数据表”的保护： Sub 保护工作表（） Worksheets（″基础数据表″）.Protect Password:="1234" End sub 2．对工作表实现隐藏保护，使他人无法看到工作表：利用VBA设置Worksheet对象的Visible属性来隐藏工作表；Visible属性的值为以下三个值中的一个： True 工作表为显示状态。 False 工作表为隐藏状态。 XlVerHidden 工作表为隐藏状态，且用户不能通过“取消隐藏”对话框将其改为显示状态。当Visible的值为XlVerHidden时，只能利用VBA将其重新设置为True。 Sub 隐藏工作表（） Worksheets("基础数据表").Visible=False End sub 67、求:将所选区域中的数值全部转化为"万元"的最简代码. 求:将所选区域中的数值全部转化为"万元"的最简代码. 或能完成此功能的最便捷的命令操作. 写了一个,抛砖引玉: Sub convt() Dim cel As Range Dim dec As Variant = False yesorno = MsgBox("确实将区域所有数值转换为“万元”？", vbYesNo + vbQuestion + vbDefaultButton1) If yesorno = vbYes Then 1: dec = ("请输入小数位数:", Default:=0, Type:=1) If dec = "" Then GoTo 1 End If For Each cel In Selection If IsNumeric() Then 'cel = (Round( / 10000, 2)) & "万元" cel = (Round( / 10000, dec)) End If Next ElseIf yesorno = vbNo Then Exit Sub End If End Sub 以下当为最简代码吧. Sub Macro2() = "#"".""#," End Sub 68、在VBA开发环境中，点击工具――附加控件，出现如下窗口：在可选控件中选择microsoft orogressbar control,再点击确定，这时，你会发现在你的工具箱中增加了进度条工具，如图：下面说说进度条的用法：属性：Max：设置进度条控件的最大值 Min：设置进度条控件的最小值 Value：设置进度条控件对象的当前值 Scrolling: 进度条的式样，即一格一格的进度条或是没有间隔的进度条。例子：Private Sub UserForm_Activate() For i = 1 to 5000 = 5000 ‘设置进度条控件的最大值 = I ‘进度条控件对象的当前值 next End Sub 在程序中加入进度条的办法是将=最大值， = 当前值放入循环中去。 69、Excel是一个优秀的电子表格软件，如果你编的程序需要以报表的形式显示最终结果，它会是个不错的选择。你可以通过VB控制Excel显示数据表格。如果你不愿意深入了解Excel这些琐碎的细节，也不是没有权宜之计：你可以打开Excel中的工具→宏→录制新宏，然后进行手工操作，结束后把所录的宏代码贴进你的VB程序就行。这样得到的程序一般都能正常运行，但其中的宏代码往往不够简洁，效率和可读性都不高。 Excel编程碰到的第一个问题是表头。有时表头的形式比较复杂，需要横向或纵向合并单元格。请放心，只要没有斜杠，Excel都能应付得了。例如合并A2~A5这4个单元格，你录制的宏代码会是这样： Range("A2:A5").Select With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlBottom .WrapText = False .Orientation = 0 .AddIndent = False .ShrinkToFit = False .MergeCells = False End With 而自己编程只要一句 Range.(“A2:A5”).mergecells=True 就可以解决问题。表头形式定了，再就是表头的内容。如果单元格中的文本长度超过了列宽，往往只能显示部分内容，行尾那一格的内容则会“越境”进入右边那个空白单元格，很不美观。这个问题可以通过在程序中设置列宽加以解决。 Columns(14).columnwidth=12 ‘设置第14列列宽为12（缺省列宽为）如果你不愿意劳神去逐列估计实际所需的列宽，干脆来一行 Columns(“a:i”).autofit ‘a到i列自动调整列宽让Excel随机应变吧。但也许你不喜欢这种方法，认为表头撑大了列宽，弄得浏览一张小表格还得向右滚动，太不方便了。要是能保持默认列宽，让文本自动换行就好了。没问题，Excel包你满意。 Rows(3).WrapText=True ‘让第三行各单元格中的文本自动换行不过你最好再加一句 Rows(3) .VerticalAlignment = xlTop 让表头自动向上对齐，这样比较符合习惯。你还可以给表头打上底色，让你的读者不至于看了打哈欠。 Rows(2). Interior .ColorIndex = 5 设置第2行底色为蓝色再给表格的标题上色，这样更醒目一点。 Rows(1).=4 表头完成后该填数据了，一个一个地填实在是太? ，如果你的数据是存放在一个二维数组中，那问题就简单多了。 Dim Data(3,4) ………… ‘数据处理 Range(“a2:d4”).Value=Data 这样可以一次填入一个表的所有数据，够快了吧！不过提醒一句，Range对象大小最好与数组匹配，小了无法显示所有数据，大了则会在空白单元格只填入“N/A”表示没有取得数据。如果需要在结果中显示多个同样规格的数据表，想在Range对象中加入循环变量，这也好办。 Dim cell11,cell2 Dim Data(3,4) ………… For I =1 to 40 ………… ‘数据处理 Set cell1=Worksheets("Sheet1").Cells(5*I-4,1) Set cell2=Worksheets("Sheet1").Cells(5*I-2,4) Worksheets("Sheet1").Range(cell1,cell2).value=Data Next I 表格填完了，现在该打表格线了，以下几条语句可以满足你的要求： With Worksheets("Sheet1").Range(cell1,cell2).borders .LineStyle=xlContinuous .weight=xlThin End With 70、《计算机实用软件》2001-2002第一学期试卷（2）一、填空题（每空1分，共20分） 1.在Excel的系统默认状态下，某个工作表的标签呈白色显示，表示其为。在工作表中被粗线框住的的格子称为。 2．在Excel工作表中可以输入两类数据它们是和 3. 工作表由行和列组成 4.输入Excel公式应以或者开头，然后再输入具体的计算公式 5.在Excel中，系统默认状态下，输入文字的对齐方式是，输入数字的对齐方式是 6.在VB5的标准控件中控件适用于在一组按钮中显示多个选项，但用户只能而且必须选择其中一项。控件适用于放置用户只能看到但不能修改的少量文本。 7.在VB中，要改变Text1文本框内显示的信息时，应当在其窗口中，将属性进行重新设置。表达(40 Mod 7)\2的值是 2x2的VB5表达式为 9.如下程序实现在当前窗口中显示一个消息框，消息框中显示有“是（Y）”和“否（N）”两个按钮，试将该程序填写完整，使用户点击“是(Y)”按钮后能显示出数字1，点击“否（N）”按钮后能显示出数字2 Private Sub Form_Click() Msg=’你想要继续吗？” Style=vbYesNo Response=msgbox(msg , ) If Response vbYes Print“1” Else End if End Sub 二、单选题（每题3分，共30分） 1. Excel主要用于（）领域。 . A. 美术设计、装璜 B. 数据分析、财务管理 C工业设计、机械制造 D.多媒体制作 2. 对话框窗口中的“确定”按钮的作用是（） A. 确定输入的信息 B. 确定各选项并开始执行 C. 关闭对话框不做任何事 D.退出对话框 3. 在个人计算机上，通常Excel是在（）系统环境下运行的。 A．office97 -DOS 4、Sheet1是Excel中的一个默认（） A．工作薄 B.单元格 C.工作表 D.页 5、在Excel中，如果输入分数，则需在数值闪加上（） A． 0与空格 B. 空格与0 C. 空格 D. 0 6、在Excel中，公式“SUM+（$D2：$C$7）”中的$C$7属于（）引用。 A. 绝对 B. 相对 C. 列相对行绝对的混合 D. 行相对列绝对的混合 7、在Excel工作表中，系统默认状态下，日期和时间数据会自动（）对齐。 A. 靠左 B. 靠右 C. 居中 D. 靠上 8、下述（）不是数据清单应具有的特征。 A. 一个数据清单独占一个工作表 B. 数据清单中避免对单元格进行格式化 C. 其它信息不要放在数据清单的区域内 D. 数据清单中避免出现空行或空列 9、下列VB5控件中（）可以自动设置滚动条。 A. 文本框 B. 图片框 C. 框架 D. 复选框 10、若想在窗体显示一句提示信息，下列（）控件最适宜实现 A. 框架 B. 标签 C. 单选钮 D. 列表框 11、下述哪个是VB5合法变量名？（） A. Then B. If C. %h121 D. Then_1 12、若想要建立一个学生管理的输入界面，其中要很要求选择学生的性别和选择选修课情况（共有5门课，供任选），应如何在窗体利用单选按钮和复选框来实现 A. 将5门课程用一组5个复选框来表示，将性别用一组两个复选框来表示 B. 将5门课程用一组5个单选框来表示，将性别用一组两个复选框来表示 C. 将5门课程用一组5个复选框来表示，将性别用一组两个单选框来表示 D. 将5门课程用一组5个单选框来表示，将性别用一组两个单选框来表示 13、假设在当前VB5窗体有一个个文本框Test3,并有Text3_keyPress过程如下（其中变量S1的初始值为0） Private Sub Text3_keyPress (keyAscii As Integer) Static S1 If keyAscii=13 Then ‘13是回车符的ASCII码） S1=S1+1 S1 If =”11” Then MsgBox “It is OK!” +False End Else If S1=3 Then MsgBox “Sorry,invalid password!” End Else MsgBox “Key in password again!” =”” End If End If End If End Sub 当程序运行时用户要在文本框中输入11，回车后窗体和屏幕上各会显示：（） A. 窗体显示“1”，屏幕上弹出一个消息框，框内显示出“Sorry,invalid password!” B. 窗体显示“1”，屏幕上弹出一个消息框，框内显示出“Key in password again!” C. 窗体显示“1”，屏幕上弹出一个消息框，框内显示出“It is OK!” D. 窗体显示“3”，屏幕上弹出一个消息框，框内显示出“Sorry,invalid password!” 三、判断题（每题2分，共30分） 1、剪贴板中只能保存最后一次剪切或复制的内容。（） 2、要关闭Excel的文档窗口，可以用Alt+F4快捷键。（） 3、Excel97启动后自动打开一个名book1的工作表。（） 4、在Excel中，一个工作表可以包含多个工作薄。（） 5、在Excel97中，如果在某个单元格输入的公式中使用的是绝对地址，则复制该单元公式到另一单元时，Excel会对后一单元的公式作相应的调整。（） 6、在Excel中进行数据分类汇总，既可以通过执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令执行，也可以使用Excel提供的数据透视表功能实现。前者适合依据多个字段进行分类汇总，后者适合依据一个字段进行分类汇总。（） 7、在Excel中，当工作表的数据发生变化时，相应图表中的数据序列也会随之变化，反之亦然（） 8、使用Excel默认的填充序列功能，可以自动填充出“第一课。。。。第十课”的序列。（） 9、在VB5的标准控件中复选框控件适用于在一组按钮中显示多个选项，但用户只能而且必须选择其中一项。（） 10、在VB中，可能有许多事件过程不会被执行。这是因为事件过程对应的事件没有发生。（） 11、在VB中，变体型变量是一种没有数据类型的变量。（） 12、在VB中，Integer类型的类型声明符为“！”。（） 13、在VB中，局部变量只在定义它的过程内有效。（） 14、在VB5的过程中用Dim声明局部变量是动态变量，其值在过程执行完后仍保留。用Static声明局部变量是静态变量，其值在程序执行完后会消失。（） 15、在VB中，属性窗体和窗体属性中一回事。（）四、多选题（提示：在下述题前有*标记的题选择是有次序的，每小题2分，共20分） 1、“关闭计算机的正确步骤为”（） A. 选择“关闭系统项” B. 在弹出的对话框选择“关闭计算机”并单击“确定”按钮 C. 单击“开始”菜单 D. 关闭所有已打开的窗口 2、下述输入数据中哪些是正确的Excel97的-6左2分之一？（） A. –61/2 B. (61/2) C. –6 1/2 D. (6 1/2) 3、在Excel97当前工作表中，假设C5到F5单元格中已有数据型数据，求出C5到F5的总值的公式可以是（） A. Sum(c5,f5) B. =Sum(c5:f5) C. =c5+d5+e5+f5 D. +Sum(c5:f5) 4、下列（）是Excel97的应用范围。 A. 制作普通表格 B. 关联数据以及图表应用 C. 数据模拟运算 D. 数据库的基本操作 5、如果要使A1成为活动单元格，可以（）。 A. 单击A1单元格 B. 按Home键 C. 按Ctrl+Home键 D. 在编辑栏的“名称”框内输入A1然后回车 6、下述哪些数据不是Excel97中的合法的日期格式的数据。（） A. 1989年12月31号 B. 2001/1/11 C. 04-11-89 D. 7、下述哪些是VB中合法的注释语句？（） A. “这是一个注释” B. ‘这是一个注释 C. Rem 这是一个注释 D. 这是一个注释 8、*在VB中将窗体的标题设置成“评估展示”的步骤为（）； A. 将Caption的值改为“评估展示” B. 将当前窗体存盘 C. 将当前窗体成为焦点 D. 打开属性窗口 9、*向窗体添加控件的步骤为（）； A. 单击工具箱中所需的控件 B. 移动鼠标到窗体中适当位置 C. 按下鼠标向另一对角拖曳直到满意释放鼠标 D. 使窗体成为焦点 71、1.文件菜单栏（Excel自带的）文件就叫Commandbars("File")，你可以在打开命令后加个菜单，类似的，编辑就是Commandbars("Edit")，视图就是Commandbars("View")，这些不会因语言版本不一样而不同，全部是一样的。 2.快捷菜单栏好像那些打印啊、打开文件啊、居中对齐啊那些呢，叫Commandbars("Standard"),那些字体大小啊，颜色啊，就叫("Formatting")。 3.右键 Excel的右键也是可以更改的，名叫:Commandbars("Cell") 4.自定义菜单类似于数据透视表的那些浮动的窗体，不用名字，用就可以追加了，最简单了。如果不能运行，记得加个Application.在Commandbars的前面。 72、由于公司合同较多，每次缴印花税时，计算每份印花税所需要的各面额印花的张数是一件比较繁琐的事。如：这份合同需要缴纳23元的印花税则需要买两张10元、一张2元、一张1元面额的印花。幸好有 Excel这个财会人员的得力工具，我编写了一段宏代码来自动帮我计算各面额印花的张数，既快捷又方便。想到还有很多同行要做这项工作，所以写下来与大家共享。具体操作如下：新建一个Excel文件存为,进入宏编辑器（Alt+F11）在ThisWorkbook中加入以下代码： '印花税各面额印花张数计算程序 BY-RAY DENG '用途:已知印花税额,计算各面额印花张数 '使用方法:做好工具条后，只要选择要计算的原始数据,点击"印花税面额计算"工具条即可. ' (请不要选择全列,否则无效的计算太多.) Sub stamp_duty() Static flagcal As Integer '计算标志,首次计算时清空计算结果页,否则在结果页追加计算结果 Static rowbegain As Integer '计算结果页上可用行号,计算结果追加时从这里开始 Dim filename As String '打开的需要计算数据的文件名 Dim moneytype(7) As Single '定义面额 Dim money As Single Dim billno As Integer '票额张数 filename = '记录当前打开的文件名 If filename = Then '不要在自身这个文件中操作 MsgBox "请选择其它文件中的数据！", vbInformation + vbOKOnly Exit Sub End If = False '将屏幕更新关闭,可加快宏的运行速度 billno = 0 '计数清0 moneytype(0) = 100 '印花税面额为-100,以为舍入标准 moneytype(1) = 50 moneytype(2) = 10 moneytype(3) = 5 moneytype(4) = 2 moneytype(5) = 1 moneytype(6) = (1).Activate '打开结果页 If flagcal = 0 Then '如果为第一次计算,则清空结果页 Range("A1").Select End If (1, 1) = "Origin DATA" '先写上表头 For i = 0 To 6 (1, i + 2) = moneytype(i) Next i Workbooks(filename).Activate '转到要计算的原始数据数据文件 rowno = '所选区域有几行 rowstart = '起始行 colstart = '起始列 j = rowbegain '结果页中写结果的起始行 For i = 1 To rowno '开始读原始数据 origindata = Cells(i + rowstart - 1, colstart) '读原始数据 '广州印花税尾数处理方法:过进1,不足舍去,刚好为及其倍数则不变 If origindata * 100 Mod 50 <> 0 Then money = Round(origindata, 0) '以为界限作四舍五入 Else money = origindata '整数及尾数刚好为不作处理 End If (1).Activate '转到结果页 (i + 1 + j, 1) = origindata '在第一列写入原始数据 Workbooks(filename).Activate ''转到要计算的原始数据数据文件 For k = 0 To 6 '循环计算各面额所需张数 While money >= moneytype(k) money = money - moneytype(k) billno = billno + 1 Wend (1).Activate (i + 1 + j, k + 2) = billno '在相应位置写入该面额张数 billno = 0 '清0准备计算下一面额 Workbooks(filename).Activate Next k rowbegain = rowbegain + 1 '结果页中写结果的起始行下移一行 Next i flagcal = flagcal + 1 '计算次数累加 rowbegain = rowbegain + 1 '添加一空行区分不同次数的结果 = True '恢复屏幕刷新 (1).Activate '打开结果页 End Sub 编好后存盘，退出宏编辑器。开始构建一个工具栏：[工具]—[自定义]，点击[工具栏]---[新建]，工具栏名称定为“印花税”，这时会出现，点击[命令]，将 “命令”列表中任意图标拖动到这个工具栏中，在刚拖过来的图标上点右键，选择[命名]，将其改为“印花税面额计算”，选择[总是只用文字]，这时会出现，在“印花税面额计算”上点一次右键，选择[指定宏]，选择“_duty” ，点[确定]即可。以后要计算时，只要选好原始数据，点击该工具栏即可。 73、Sub AA() = 2 ‘深度隐藏 = -1 ’显示 End Sub 74、你在“workbook"的 Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) 中加入如下句子：myNowTime = Format(Now, "yymmdd" & "-" & "hhmmss") Filename:=currPath & myNowTime & ".xls", AddToMru:=False ‘（”currPath“ 为你的路径及文件名称）这样你保存文件可以年、月、日来实现。甚至可以小时、分、秒来保存。对于在编程序的来讲比较有用。如果你不需要“小时、分及秒”，可把后面的 [& "-" & "hhmmss")]取消即可。 75、我们日常上送、下发的报表材料、通知等都要加盖公章，如果把这项工作交给Excel或Word来完成，我们的工作就轻松多了。第一步：制作公章图案首先我们要做出一个公章的图案，最简单的办法是把公章图案扫描到电脑中，然后处理成透明的GIF图像。我们也可以直接用Excel来制作：把绘图工具打开，选中“椭圆”工具，在按下“Shift”键的同时拖开鼠标，就可以得到一个正圆了。双击这个正圆打开“设置自选图形格式”对话框，在“颜色与线条”标签中，填充颜色选“无填充颜色”，线条颜色设为红色，选3磅粗的单线形（图）。公章的文字用艺术字来制作，填充颜色和线条颜色都用红色，并设成无阴影产。弧形文字和水平文字要分开来做，在做弧形文字时，把艺术字拖到圆形的上方，在艺术字工具中选“艺术字形状－细上弯弧”，按住黄色的四方块往下拉，再作适当的调整，就可以做出公章里的圆弧形的文字了。公章中间还有一个红五星，用“自选图形”的星形就可以做出来了，填充颜色和线条颜色用红色。最后，按住“Shift”键把组成公章的文字、图形全部选上，执行右键菜单中的“组合”命令，一个公章就做好了。如何把做好的公章保存出来？这里有一方法：把工作表另存为Web页，然后到保存目录中找到*.files的文件夹，里面有一个GIF图片，这就是刚才做好的公章图案了，它的背景是透明的，我们把它改名为保存下来即可。第二步：添加“盖章”按钮接下来我们给Excel添加一个盖章按钮，当一个工作表做好后，点击这个盖章按钮，就可以为我们盖上公章了。先把公章图形复制出来（用来粘贴作为按钮的图标），然后打开“工具－自定义”对话框，选中“命令”标签，在“类别”栏中找到“宏”，在右边的“命令”栏里就会出现一项“自定义按钮”。用鼠标把这个笑脸图标拖出到菜单栏或工具栏上放下，在笑脸图标上击右键，在弹出的菜单中把“命名”处的文字改为“加盖公章”。接下来点击“粘贴按钮图标”这个命令，就可以用刚和复制的公章图形来代替笑脸图标了。把鼠标移下来选中“分配超级链接－插入图片”，然后在“请键入文件名称或Web页名称”栏里输入公章图片的文件名及路径，然后按“确定”返回。好了，看到“加盖公章”这个按钮了吧，点击一下看看，呵呵，页面上就盖上一个鲜红的公章了，用鼠标可以把它拖到任意的地方。在Word文档中加盖公章的方法与此大同小异，大家可以自己试一试。 76、如何使某一个固定的菜单项无效 ("File").Controls(6).Enabled = False Controls(6)中的6就是所在菜单栏的行数我觉得这样可能更可靠： Dim i As Integer For i = 1 To ("File"). If ("File").Controls(i).Caption = "另存为(&A)..." Then ("File").Controls(i).Enabled = False End If Next i 77、请教大家，我想在EXCEL文件退出时，另存为当前目录下的子目录BAK中，比如EXCEL文件在C盘，就另存为C:\BAK子目录下，但EXCEL文件的位置不确定，不知如何写语句？注意先引用"Microsoft Scripting Runtime" Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) ' 在本文件要關閉前，執行備份動作。 If Not Then Exit Sub ' 若原文件未存檔，備份檔也不存。 ThisPath = ' 假定備份文件夾之名稱為"BAK"，若本文件是備份檔，則不需再備份。 If Len((ThisPath, "BAK", "")) < Len(ThisPath) Then Exit Sub Bak = ThisPath & "\" & "BAK" '檢查備份文件夾是否存在，若不存在，就建立一個。 If Len(Dir(Bak, vbDirectory)) > 0 Then If (GetAttr(Bak) And vbDirectory) = vbDirectory Then GoTo 3 ' 若已存在，跳到下一步。 End If MkDir Bak ' 建立備份文件夾。 ' 改變目前路徑到備份文件夾路徑，並備份之。 3 ChDir Bak = False ' 避免執行BeforeSave事件。 = False ' 避免顯示是否要覆蓋原備份文件之訊息。 ChDir ThisPath ' 改變目前路徑回到原文件夾路徑。 = True = True End Sub 上述程式有個漏洞，就是在本文件做過更動，且存檔過了，但最後一次的更動未存檔，則 If Not Then Exit Sub 這個判斷會造成不存備份檔之錯誤決定。若想彌補上述錯誤，將觸發的事件改成Workbook_BeforeSave，卻會造成Excel關閉的錯誤。 78、文件保存为以某一单元格中的值为文件名的宏怎么写用命令： Str(Range("Sheet1!A1")) + ".xls" 79、Offset 属性参阅应用于示例特性应用于 Range 对象的 Offset 属性。返回一个 Range 对象，该对象代表某个指定区域以外的区域。只读。 (RowOffset, ColumnOffset) expression 必需。该表达式返回一个 Range 对象。 RowOffset Variant 类型，可选。区域偏移的行数（正值、负值或 0（零））。正值表示向下偏移，负值表示向上偏移，默认值为 0。 ColumnOffset Variant 类型，可选。区域偏移的列数（正值、负值或 0（零））。正值表示向右偏移，负值表示向左偏移，默认值为 0。应用于 TickLabels 对象的 Offset 属性。返回或设置各级别标签之间的距离以及第一级标签与坐标轴之间的距离。其默认距离为百分之百，代表坐标轴标签与坐标轴之间的默认距离。其值可以为从 0 到 1000 之间的一个整数百分比，表示相对于坐标轴标签的字体大小。Long 类型，可读写。 expression 必需。该表达式返回一个 TickLabels 对象。示例应用于 Range 对象。本示例激活 Sheet1 上活动单元格向右偏移三列、向下偏移三行处的单元格。 Worksheets("Sheet1").Activate (rowOffset:=3, columnOffset:=3).Activate 本示例假定 Sheet1 中包含一个具有标题行的表格。本示例先选定该表格，但并不选择标题行。运行本示例之前，活动单元格必须位于表格中。 Set tbl = (1, 0).Resize( - 1, _ ).Select 应用于 TickLabels 对象。如果偏移量小于 500，则本示例将 Chart1 中数值轴上标签之间的距离设置为当前距离的两倍。 With Charts("Chart1").Axes(xlValue).TickLabels If .Offset < 500 then .Offset = .Offset * 2 End If End With 80、新建工作簿参阅特性若要在 Visual Basic 中创建新的工作簿，请使用 Add 方法。下述过程创建了新的工作簿。Microsoft Excel 自动将该工作簿命名为“BookN”，其中“N”是下一个可用的数字。新工作簿将成为活动工作簿。 Sub AddOne() End Sub 创建新工作簿更好的方法是将其分配给一个对象变量。下例中，由 Add 方法返回的 Workbook 对象分配给了对象变量 newBook。然后，又设置了 newBook 的若干属性。使用对象变量可以很容易地控制新工作簿。 Sub AddNew() Set NewBook = With NewBook .Title = "All Sales" .Subject = "Sales" .SaveAs Filename:="" End With End Sub 81、Rem:将活动单元格从A5移到A6，并将A6单元格的数值保存到x变量中 range("A5 ").select此命令就是选择A5单元格 (1,0).select X= 82、用代码窗口中可用F8运行宏，Alt+F8显示宏对话框，Alt+F11可以打开VBE编辑器 83、Option Explicit 在程序代码前使用该命令，则变量要在声明后才能使用，否则编译程序无法识别该变量，从而产生错误信息 84、Load语句用于加载窗体，加载后将占用内存，Hide方法使窗体隐藏，但仍在内存中，故不再使用窗体时应使用Uuload语句及时卸载，将内存交还系统，Show方法用来显示一个窗体，格式：窗体名称.show 模式，模式可取0或1，为1时，不能到其他窗体操作，只有关闭该窗体后才能对其他窗体操作 85、控件的命名规则，通常使用3个字母的前缀命名控件，如Label的前缀为lbl,初学者最好养成良好的命名习惯 86、按下Ctrl+Enter键单元格不移动。 87、按下F2键直接在单元格内编辑，不需动鼠标 88、命令按钮不支持双击(Dbclick)事件 89、Private Sub CheckBox1_Click() If Then MsgBox "333" Else MsgBox "666" End If End Sub 本段的主要用意在于明白了If Then与If =True Then 90、Timer是计时器,功能是按指定时间间隔产生定时事件 91、在一个语句要分行显示的地方加一个或多个空格，加一个下划线＿然后回车转入下一物理行，作用在于代码一行写不下时续行，程序代码中一行较短时可加：把多行连成一行显示 92、if a>15 then b=10 else b=100 end if 可改为如下if语句 b=iif(,10,100) 93、F12用于启动另存为对话框 94、x=shell(,1)可打开计算器程序 95、call语句格式：Call<子过程名>[(<实际参数表>)]如果过程本身没有参数，则实参和括号可省略，并报参数放在括号中，另一个调用Sub过程的方法是: <子过程名>[<实际参数表>]比前一个少了Call和括号，子过程调用语句的实参在数目、类型、排列上与子过程定义语句的形式参数表一致 96、自定义函数一例,求abc三个数的平均 Private Function Passed(By Val a As integer, By Val b As integer, By Val c As integer) ave=(a+b+c)/3 End Sub 在定义时必须向函数过程名赋值，而子程序名不能赋值 97、在工作表任意单元格输入=Cell("filename")可获得文件的完整路径、文件名和工作表名 98、在打开Excel文件时按住Shift键，将不运行VBA过程，可防止宏病毒，单击文件关闭命令，在点关闭时按住Shift键将在不运行VBA过程的情况下关闭工作簿，可防止关闭时自动运行的宏病毒。 99、让一个变量得到单元格A1到A5的总和（变量设为X）, X=Sum(Range(“A1:A5”)) 错 X=(Range(“A1:A5”))正确也就是说必须通过Application的WorksheetFunction属性间接调用工作表函数 100、Rem和'是注释符，注释语句是非执行语句，要养成对代码注释的习惯。 101、选择活动工作表下一张工作表，选上一张 102、单元格B2：B10数值不全为空用IF语句表达 For Each cl in ("B2:B10") If <> "" then msgbox "有非空单元格" Exit For endif next 103、用Range引用单元格和单元格区域 Range("A1") 单元格A1 Range("A1:B5") 从单元格A1到B5区域 Range("A1:B5 ,B1:B7") 多块的选定区域 Range("A:A") A列 Range("1:1") 第一行 Range("A:C") A列到C列的区域 Range("1:5") 第1行到第5行的区域 Range("1:1,3:3") 第1、行 Range("A:A,C:C") A列、C列 104、用Cells及编号引用单元格 Cells(6,1)A6单元格如果对工作表用Cells属性时不指定索引，表示引用工作表上的所有单元格，下例清除活动工作簿中工作表Sheet1上所有单元格的内容 Worksheets(“sheet1”). 105、可用变量代入单元格索引值，故Cells属性非常适用于在单元格区域中循环，如： For counter=1 To 20 Worksheets(“sheet1”).Cells(counter,3).value=counter Next counter 106、引用行或列 Rows(1) 第1行 Rows 所有行 Columns(1) 第1列 Columns(“C”) 第3列 Columns 工作表上所有列 106、可用方括号将A1样式的引用或命名区域的名称括起来，作为Range属性的快捷方式，这样就不必键入Range 和引号，如 Worksheets(“sheet1”).[A1:B2].clearContents [MyRange].Value=30 107、用Offset处理按相对于其他单元格的某一位置的常用办法是使用Offset属性，本例将活动工作表上活动单元格下一行和右边三列的单元格的内容设置为下划线，如： (1,3).=XlDouble 108、把别的工作表Sheet2数据，读到当前工作表的方法列举 1）[A1]=Sheet2.[A1] 把Sheet2A1单元格的数据，读到A1单元格 2）[A2:A4]=Sheet2.[B1] 把Sheet2单元格B1的数据读到A2:到A4单元格 3）Range(B1”)=(“B1”) 把Sheet2工作表单元格B1数据，读到B1单元格 4)Range(“C1:C3”)=(“C1”) 把Sheet2工作表单元格C1数据，读到C1:C3 5)Cells(1,4)=Sheet2Cells(1,4) 把Sheet2工作表单元格D1数据，读到D1 单元格 6)Range(Cells(1,5),Cells(5,5)=(1,5) 把sheet2工作表单元格E1数据，读到E1:E5单元格 7)=Sheet2.[F1] 把Sheet2 工作表单元格[F1]数据，读到任何你点选的单元格 109、Sub前有个Private表示是私有子程序，这个子程序不会出现在“宏”对话框中 110、Sub test() End Sub重算活动工作表 111、编程前应该尽可能地多了解Excel对象的属性、方法 112、每一个Excel对象的属性、方法的调用都要通过OLE连接的一个或多个调用，这些OLE调用都是需要时间的，减少使用对象引用能加快VBA代码的运行 113、使用With语句 Workbooks(1).Sheets(1).Range(“A1:A1000”).=”Pay” Workbooks(1).Sheets(1).Range(“A1:A1000”).=”Bold”… 改用With语句则运行速度加快例：With Workbooks(1).Sheets(1).Range(“A1:A1000”).font .Name=”Pay” .Fontstyle= Bold” … End With 114、用set设置对象变量，以减少对象的访问，如： Set MyRange=Workbooks(1).Sheets(1) (“A1”).Value=100 (“A2”).Value=200 比直接用Workbooks(1).Sheets(1). Range(“A1”).Value=100 Workbooks(1).Sheets(1). Range(“A2”).Value=200运行快 115、在循环中要尽是减少对象的访问 For k=1 To 100 Sheets(“sheet1”).select Cells(k,1).value=Cells(1,1).Value Next k 更快的代码是 set TheValue=Cells(1,1).Value Sheets(“sheet1”).select For k=1 To 100 Cells(k,1).value=TheValue 116、减少对象的激活和选择如果你是通过录制宏的来学习VBA的程序里一定充满了对象的激活和选择，如Workbooks(XXX).active 、Sheets(XXX).Select 、Range(XXX).Select等，但事实上大多数情况下这些操作不是必须的，如 Sheets(“sheet1”).Select Range(“A1”).Value=100 Range(“A2”).Value=200 可改为With sheets(“Sheet3”) .Range (“A1”)=100 .Range (“A2”)=200 117、关闭屏幕更新是提高运行速度的最有效的办法，推荐使用 =False 程序运行后再改回来 118、VBA中默认的数据类型是Variant，你必须选择使用何种数据类型，因为Variant数据类型占用存储空间较大(16或22字节)而且它将影响程序的性能，Vba必须识别Variant类型的变量中存储了何种数据类型。 119、再列一个自定义函数计算价格为10%为运费的简单函数例子 Public Function Shipping(Price) Shipping=Price* End Function 如还是不懂的话，将上述过程复制到模块中，然后在工作表任意单元格中输入=Shipping(C1)你就会明白 120、=False 此句用来关闭网格线。 121、100个错误类型 1 应用程序定义或对象定义错误 2 应用程序定义或对象定义错误 3 无 GoSub 返回 4 应用程序定义或对象定义错误 5 无效的过程调用或参数 6 溢出 7 内存溢出 8 应用程序定义或对象定义错误 9 下标越界 10 该数组被固定或暂时锁定 11 除数为零 12 应用程序定义或对象定义错误 13 类型不匹配 14 溢出串空间 15 应用程序定义或对象定义错误 16 表达式太复杂 17 不能执行所需的操作 18 出现用户中断 19 应用程序定义或对象定义错误 20 无错误恢复 21 应用程序定义或对象定义错误 22 应用程序定义或对象定义错误 23 应用程序定义或对象定义错误 24 应用程序定义或对象定义错误 25 应用程序定义或对象定义错误 26 应用程序定义或对象定义错误 27 应用程序定义或对象定义错误 28 溢出堆栈空间 29 应用程序定义或对象定义错误 30 应用程序定义或对象定义错误 31 应用程序定义或对象定义错误 32 应用程序定义或对象定义错误 33 应用程序定义或对象定义错误 34 应用程序定义或对象定义错误 35 子过程或函数未定义 36 应用程序定义或对象定义错误 37 应用程序定义或对象定义错误 38 应用程序定义或对象定义错误 39 应用程序定义或对象定义错误 40 应用程序定义或对象定义错误 41 应用程序定义或对象定义错误 42 应用程序定义或对象定义错误 43 应用程序定义或对象定义错误 44 应用程序定义或对象定义错误 45 应用程序定义或对象定义错误 46 应用程序定义或对象定义错误 47 DLL 应用程序客户太多 48 加载 DLL 错误 49 DLL 调用约定错误 50 应用程序定义或对象定义错误 51 内部错误 52 文件名或文件号错误 53 文件未找到 54 文件模式错误 55 文件已打开 56 应用程序定义或对象定义错误 57 设备 I/O 错误 58 文件已存在 59 记录长度错误 60 应用程序定义或对象定义错误 61 磁盘已满 62 输入超出文件尾 63 记录号错误 64 应用程序定义或对象定义错误 65 应用程序定义或对象定义错误 66 应用程序定义或对象定义错误 67 文件太多 68 设备不可用 69 应用程序定义或对象定义错误 70 拒绝的权限 71 磁盘未准备好 72 应用程序定义或对象定义错误 73 应用程序定义或对象定义错误 74 不能更名为不同的驱动器 75 路径/文件访问错误 76 路径未找到 77 应用程序定义或对象定义错误 78 应用程序定义或对象定义错误 79 应用程序定义或对象定义错误 80 应用程序定义或对象定义错误 81 应用程序定义或对象定义错误 82 应用程序定义或对象定义错误 83 应用程序定义或对象定义错误 84 应用程序定义或对象定义错误 85 应用程序定义或对象定义错误 86 应用程序定义或对象定义错误 87 应用程序定义或对象定义错误 88 应用程序定义或对象定义错误 89 应用程序定义或对象定义错误 90 应用程序定义或对象定义错误 91 对象变量或 With 块变量未设置 92 For 循环未初始化 93 无效的模式串 94 无效使用 Null 95 应用程序定义或对象定义错误 96 由于对象已经激活了事件接受器支持的最大数目的事件，不能吸收对象的事件 97 不能调用对象的友元函数，该对象不是所定义类的一个实例。 98 属性或方法调用不能包括对私有对象的引用，不论是作为参数还是作为返回值 99 应用程序定义或对象定义错误 100 应用程序定义或对象定义错误 122、Private Sub Calendar1_Click() ActiveCell = End Sub 123、设置日历控件字号 Private Sub UserForm_Initialize() = 14 End Sub 124、以下是从金刚金作品里提出来的部份事件代码，做得很好，值得借鉴学习： Private Sub Workbook_Activate() MsgBox "工作簿被切换为作用工作簿", vbInformation, "Workbook_Activate" End Sub Private Sub Workbook_AddinInstall() MsgBox "激活新的加载宏时", vbInformation, "Workbook_AddinInstall" End Sub Private Sub Workbook_AddinUninstall() MsgBox "取消以前选取的加载宏时", vbInformation, "Workbook_AddinUninstall" End Sub Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) MsgBox "工作簿被关闭之前", vbInformation, "Workbook_BeforeClose" End Sub Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) MsgBox "工作簿打印之前", vbInformation, "Workbook_BeforePrint" End Sub Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) MsgBox "工作簿进行保存之前", vbInformation, "Workbook_BeforeSave" End Sub Private Sub Workbook_Deactivate() MsgBox "工作簿切换为非作用工作簿", vbInformation, "Workbook_Deactivate" End Sub Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object) MsgBox "新建工作表", vbInformation, "Workbook_NewSheet" End Sub Private Sub Workbook_Open() MsgBox "打开工作簿", vbInformation, "Workbook_Open" End Sub Private Sub Workbook_PivotTableCloseConnection(ByVal Target As PivotTable) MsgBox "数据透视表关闭与其数据源的连接之后", vbInformation, "Workbook_PivotTableCloseConnection" End Sub Private Sub Workbook_PivotTableOpenConnection(ByVal Target As PivotTable) MsgBox "数据透视表打开与其数据源的连接之后", vbInformation, "Workbook_PivotTableOpenConnection" End Sub Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object) MsgBox "工作表" & & "切换为作用工作表", vbInformation, "Workbook_SheetActivate" End Sub Private Sub Workbook_SheetBeforeDoubleClick(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) MsgBox "任一单元格双击鼠标之后", vbInformation, "Workbook_SheetBeforeDoubleClick" End Sub Private Sub Workbook_SheetBeforeRightClick(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) MsgBox "任一单元格单击鼠标右键之后", vbInformation, "Workbook_SheetBeforeRightClick" End Sub Private Sub Workbook_SheetCalculate(ByVal Sh As Object) MsgBox "工作表内容进行重算之后", vbInformation, "Workbook_SheetCalculate" End Sub Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) MsgBox "在工作表内进行不同的操作", vbInformation, "Workbook_SheetChange" End Sub Private Sub Workbook_SheetDeactivate(ByVal Sh As Object) MsgBox "工作表" & & "切换为非作用工作表", vbInformation, "Workbook_SheetDeactivate" End Sub Private Sub Workbook_SheetFollowHyperlink(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Hyperlink) MsgBox "按下Excel超链接之后", vbInformation, "Workbook_SheetFollowHyperlink" End Sub Private Sub Workbook_SheetPivotTableUpdate(ByVal Sh As Object, ByVal Target As PivotTable) MsgBox "数据透视表更新之后", vbInformation, "Workbook_SheetPivotTableUpdate" End Sub Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) MsgBox "工作表里选取不同单元格范围时", vbInformation, "Workbook_SheetSelectionChange" End Sub Private Sub Workbook_WindowActivate(ByVal Wn As Window) MsgBox "工作簿切换为作用工作簿", vbInformation, "Workbook_WindowActivate" End Sub Private Sub Workbook_WindowDeactivate(ByVal Wn As Window) MsgBox "工作簿切换为非作用工作簿", vbInformation, "Workbook_WindowDeactivate" End Sub Private Sub Workbook_WindowResize(ByVal Wn As Window) MsgBox "工作簿被打开或窗口最大化、最小化之后", vbInformation, "Workbook_WindowResize" End Sub Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) MsgBox "选取不同单元格范围时", vbInformation, "Worksheet_SelectionChange" End Sub 125、Rem 选定单元格的个数 Sub t() MsgBox End Sub 126、 "{F11}", "ccc"禁用F11 127、'选中A列除A1外的第一个非空单元格 [a65536].End(xlUp).Offset(1, 0).Select 128、Private Sub CommandButton1_Click() On Error GoTo ad '注意后面的ad，这是错误处理的用法 i = Range("a1").Value Sheets(CStr(i)).Select ret = MsgBox("是否覆盖", vbYesNo, "") If ret = vbYes Then Range("A5:C7").Copy Sheets(CStr(i)).Range("A1") '重点在copy之后 Else = i & ".2" Range("A5:C7").Copy Sheets(CStr(i & ".2")).Range("A1") End If End ad: = i '工作表名的变化是可见的 Range("A5:C7").Copy Sheets(CStr(i)).Range("A1") End Sub 129、用变量取代Sheet1中的“1” For i = 1 To 3 Sheets("sheet" & i).Range("A2") = "1234" Next 130、中英对照 English 繁體中文簡体中文 Absolute Referencing 絕對參照绝对引用 Active Cell 現存儲存格活动单元格 Add-in 增益集加载宏 Address 位址地址 Array 陣列数组 Array Formula 陣列公式数组公式 Audit 稽核审核 Bold 粗體粗体 Bug 蟲 Bug Cell 儲存格单元格 Circular Reference 循環參照循环引用 Code 程式碼代码 Column 欄列 Command 指令命令 Comment 註解注释 Condition 條件条件 Constant 常數常数 Cursor 浮標指针 Cursor 游標鼠标指针 Data 數據／資料数据 Data Type 資料型態数据类型 Debug 偵錯调试 Debug 除蟲调试 Declare 宣告声明 Dependent 從屬从属 Dialog Box 對話方塊对话框 Double 雙精度浮點數双精度浮点数 Double-click (on mouse) 雙按双击 Drag 拖曳拖曳 Drop-down Box 清單方塊？ Edit 編緝编辑 Electronic Mail / Email 電郵／電子郵件电子邮件 Event 事件事件 Execute 執行执行 File 檔案文件 Filter 篩選筛选 Flowchart 流程圖流程图 Footer 頁尾页脚 Form 表單窗体 Format 格式格式 Function 函數函数 General 一般标准 Hard Copy 硬本硬拷贝 Header 頁首页眉 Help 說明帮助 Hyperlink 超連結超级链接 Immediate Window 即時運算視窗立即窗口 Indent 縮排缩进 Insert 插入插入 Internet 互聯網因特网 Italic 斜體斜体 Label 標籤标签 Link 連結链接 Loop 迴圈循环 Macro 巨集宏 Member 成員成员 Method 方法方法 Microsoft 微軟微软 Module 模組模块 Newsgroup 新聞組新闻组 Number Format 數字格式数字格式 Object 物件对象 Object Browser 瀏覽物件对象浏览器 Office Assistant Office小幫手 Office助手 Options 選項选项 Parameter 參數参数 Parameter 引數参数 Path 路徑（檔案的）路径 Precedent 前導先例 Program 程式程序 Program/Subroutine 程序过程 Project 專案工程 Property 屬性属性 Query 查詢查询 Range 範圍范围 Relative Referencing 相對參照相对引用 Right-click (on mouse) 右按右击 Row 列行 Scatter Chart ＸＹ散佈圖 XY散点图 Scroll Bar 捲軸滚动条 Select 選取选择 Single 單精度浮點數单精度浮点数 Single-click (on mouse) 單按单击 Smart Tag 智慧標籤智能标记 Soft Copy 軟本软拷贝 Sort 排序排序 Spinner 微調按鈕微调按钮 Statement 陳述式表达式 Strikethrough Line 刪除線删除线 String 字串字符串 Subscript 下標上标 Superscript 上標下标 Tab 索引標籤 Tab Template 範本模板 Text 文字文本 Toolbar 工作列工具栏 Tools 工具工具 Transpose 轉置转置 Trendline 趨勢線趋势线 Underline 底線下划线 Validation 驗證确认 Variable 變數变量 View 檢視视图 Visual Basic Editor Visual Basic 編輯器 Visual Basic 编辑器 Watch 監看式监视 Wildcards（＊或？）萬用字元通配符 Window 視窗窗口 Wizard 精靈向导 Workbook 活頁簿工作簿 Worksheet 工作表工作表 Part 3: EXCEL自学资料第二集返回首页 1、如何更改excel默认的行列标签的颜色？桌面-属性-外观-项目-高级_已选定的项目，设置颜色。 2、系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行。如果需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？答：虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序，但是我们可以利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键字大于3个以上的排序。具体操作如下：首先打开工作表。单击“数据”菜单中的“排序”项，依次在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字，然后执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行2次排序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止，就可以实现了对三个以上关键字的排序操作了。 3、若A1-A6中有大于0和小于0的数，请问怎样将其中小于0的数所在的行自动删除。 for i=6 to 1 step -1 if cells(i,1)<0 then rows(i).Delete next i 4、请问：INDEX（data，，1）中的data是什么意思是定义的名称，具体是什么要看文件。按ctrl+F3看看。 5、快速插入行(列)的快捷键，CTrl+键盘+ 6、桌面上的"网上邻居"没有了,在我的电脑找到了,移动到桌面只是个快捷方式, 在桌面点右键选属性，点“桌面”“自定义桌面”把“网上邻居”前打上勾，确定 7、如何获取一个月的最大天数？ :"=DAY(DATE(2002,3,1)-1)"或"=DAY(B1-1)",B1为"2001-03-01 8、数据区包含某一字符的项的总和,该用什么公式 =sumif(a:a,"*"&"某一字符"&"*",数据区) 9、能否在EXCEL中定时打印? Private Sub Workbook_Open() "9:30:00", "wlqPrint" '将"9:30:00"改为要自动打印的时间 End Sub Sub wlqPrint() '打印 Copies:=1, Collate:=True End Sub 10、比方说要求得g在图示区域中所在列号，如何表达？数组公式，按ctrl+shift+enter结束。 =MAX((A1:F4="g")*COLUMN(A1:F4)) 11、勾怎么输入按住ALT键输入41420后放开ALT键√ 12、将单元格中的数全部变成万元表示（？？？）自定义单元格格式：0"."0, 或：0!.0000 13、自定义名称中的引用范围中可以直接粘贴公式从编辑栏里Ctrl+C复制，然后Ctrl+V粘贴 14、如果一个单元格中既有数字又有字母，怎么提取其中的数字呢？ Function getnumber(rng As String) As String '自定义函数作用：提取当前单元格中的数字 Dim mylen As Integer Dim mystr As String mylen = Len(rng) For I = 1 To mylen mystr = Mid(rng, I, 1) If Asc(mystr) >= 48 And Asc(mystr) <= 57 Then getnumber = getnumber & mystr End If Next I End Function 15、用VB制作EXCEL作品封面本人在论坛上发了一个EXCEL作品封装实例后，有很多人来信询问怎样用VB打开EXCEL，并且带有启动封面，现本人将过程底细说出来，希望给大家起到一个抛砖引玉的作用。一、新建一个文件夹，该文件夹主要是用来装EXCEL工作簿、VB编译的可执行文件、图标文件及帮助文件用的。二、打开VB，新建一个标准EXE。三、1、对form1的设置： Borderstyle=0-none 去掉form1的标题栏 Icon 设定图标 StartupPositio=2 将启动封面始终悬挂在屏幕中部 2、添加一个Timer控件，将其Interval设为1000，双击Timer控件出现代码窗口，输入如下代码： Private Sub Timer1_Timer() Dim Exl As Object Set Exl = CreateObject("") ( & "\" & "") = True Unload Me End Sub 3、点击文件－－生成EXE文件，将其保存到步骤一中的文件夹中去。大功告成！推荐使用图标编辑工具AXIcons制作图标文件！ 16、邮件合并一步一步学邮件合并一步一步学：软件OFFICE2003，EXCEL2003 1、在excel2003中建一个数据表(联系表.xls)如：姓名，身份证号，其它编号，职业，联系方式，输入相应数据，保存；如想在一张页面中打印多个人的信息，就在excel2003多排几列了！ 2、打开一个空白word文档(联系表.doc)，点击工具-信函与邮件-邮件合并，这时在你的右面就会出现一个任务窗格； 3、在窗格中选择信函，然后点击下一步：正在启动文档； 4、选择使用当前文档，点击下一步：选取收件人； 5、选择使用现有列表，点击浏览，选取”联系表.xls”然后在弹出的窗口中选择你建表的工作薄（一般都是sheet1$）。确定，再确定，点出下一步：撰写信函； 6、在你的word文件中建好你想把数据插入后的格式；想在一张页面中打印多个人的信息，就用文本框做好，一张页面多排几张文本框而已。 7、点击右面的项目的中其它项目（当然你也可选择插入地址块、问候语），你就会看到姓名、姓名1、姓名2等等，把你想要的项目插入到对应的位置即可。 8、在工具栏上点右键，点击邮件合并，在弹出的邮件合并工具栏中点击ABC，就会在域与你的实际项目中切换，工具栏上其它键自己试好了，懂中文一看就知！ 17、工具栏>>自定>>格式>>[浅底纹]搬出来用矩形>>[浅底纹]>>透明>>阴影 18、把Excel表格转换为图片许多报纸和杂志都介绍过在Excel中，同时按住Shift键点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就会变成“全部关闭”。如果我们在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们可以将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下：首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可（或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令）。我们还可以将其在Word中进行粘贴。另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。 19、=HYPERLINK("#表1！L2","轻客支撑")，不明白#号的意思 #加在表名前，是指当前工作簿，加在单元格前是指当前工作表 20、在B1中同步显示A列中最后一行的内容最后一行为文本： =offset($b$1,MATCH(CHAR(65535),b:b)-1,) 最后一行为数字： =offset($b$1,MATCH(+307,b:b)-1,) 或者：=lookup(2,1/(b1:b1000<>""),b1:b1000) 21、为Excel中的“中文”添加拼音由于工作的需要，经常要为中文添加拼音，这样可以为某些生僻的汉字加上拼音注释。如果是在Word中就比较简单了，但在Excel中应该怎么添加呢？答：如果要在Excel中为“中文”添加拼音，可以执行如下的操作步骤（下面以Excel 2003为例进行介绍）：（1）选中需要输入拼音的单元格区域，执行菜单栏中的【格式】|【拼音指南】|【显示或隐藏】命令（如图1所示），这样就可以为该单元格区域激活拼音信息的显示模式，否则即使输入后也处于隐藏状态。（2）输入正常的中文文字，然后执行菜单栏中的【格式】|【拼音指南】|【编辑】命令，此时就可以直接在单元格的上半部区域输入相应的拼音了，如图2所示。（3）一般情况下，由于拼音缺省使用半角字符，而且又缺省使用左对齐模式，因此看起来不是那么美观。因此可以执行菜单栏中的【格式】|【拼音指南】|【设置】命令，在打开的“拼音属性”对话框中的“字体”选项卡中可以调整拼音的字体、字形、字号、下划线、颜色等格式（如图3所示）；在“设置”选项卡中重新设置拼音与文字的对齐状态，比如左对齐、居中、分散对齐等（如图4所示），建议选择“分散对齐”，这样拼音与文字就可以一一对应了。 22、怎样不修改单元格的公式，就可以不显示“#DIV/0!” 不能改公式就采用条件格式，选取该区域（如整个D列），格式－条件格式－公式－输入=ISERROR(D1)，下步选格式为字体－白色.。 23、评委打分中，如何去掉两个以上最高分，两个以上最底分，求剩余人员的平均分？同时显示出被去掉的分数。看看trimmean()函数帮助。被去掉的分数：最大两个：=large(data,{1;2}) 最小两个：=small(data,{1;2}) 24、怎样很简单的判断最后一位是字母 right(a1)*1 出错的字母 =IF(ISNUMBER(--RIGHT(A1,1)),"数字","字母") =IF(ISERR(RIGHT(A1)*1),"字母","数字") 25、不知道--是什么意思？ VALUE(F1)，--F1以及其他的算术运算的办法如：0+F1，F1-0，F1*1，F1/1以及乘幂的办法等等…… 这几种方式都是一样的。只要是文本型数字都可以用这个办法变为数值以便运算；对于逻辑值（TRUE,FALSE)，除了VALUE函数外，其他几种都可以。但据说，测试的结果，--F1速度最快 26、请问如何设置单元格，令其不接受包含空格的字符选定A列数据——有效性——自定义——公式 =iserror(find(" ",a1)) 数据－－有效性－－自定义－－公式 =len(a1)=len(trim(a1)) 27、=VLOOKUP(B3,IF({1,0},G$3:G$5,F$3:F$5),2,0) 公式中的 IF({1,0},G$3:G$15,F$3:F$15)作何解释？我的理解:{1,0}的含义是1代表TRUE(即逻辑值为真),0代表FALSE(即逻辑值为假),公式为 =VLOOKUP(B3,IF({TRUE,FALSE},G3:G17,F3:F17),2,0)也同样正确,这样更好理解.通过执行IF({TRUE,FALSE},G3:G17,F3:F17)为真,得到G3:G17这列数,由于是数组,再执行FALSE得到F3:F17,因此得到一个2列多行的数组. 28、不同工作簿间的引用如何不打开源工作簿、不弹出链接对话框且能自动更新数据。经过一段时间的摸索，我发现以下方法可供参考。 1、新建工作簿，输入数据（作为源工作簿），保存，保存类型选wk4(1-2-3)(*.wk4)，文件名为book1。 2、再建立一个工作簿，输入要引用源工作簿的公式，保存文件名称为book2。 3、关闭工作簿。再打开book2看是不是不出现链接对话框。或打开book1，修改一下数据，保存，关闭，再打开book2，是不是已经更新了数据。另：引用多个源工作簿也可以，但源工作簿要保存wk4(1-2-3)(*.wk4)类型，我已试过，大家可以试试看。以上是winXP+excel2003，较低版本的朋友，请把保存类型选为：wk3或wk1。 29、我的单元格怎么输入时间后前面自动加了等号,然后2005年就变成了1905年了呢? 工具——选项——1-2-3帮助——转换 lotus 123 公式有无打勾？去掉 30、原来的函数是=a1+a4+a7+a10+a13+a16+a19+a22..... 现在想用offset来简化公式，我只会用比如a4=offset(a1,3,0)的，不会弄出一个数组出来实现上面的效果 sum(n(offset(a1,(row(1:10)-1)*3,))) row(1:10)={1;2;3;4;5;6;7;8;9;10} (row(1:10)-1)*3={0;3;6;9;12;15;18;21;24;27} 自A1向下偏移，就是a1、a4、a7、a10、a13、、、a28 31、未被发现的两个日期格式符号 1、bb或bbbb：如2005-1-1设置自定义格式bb或bbbb,结果为48或2548,与2005年份的差为543，发现任何日期这个差数是固定的，经查询有关资料，公元前544元是佛历元年，所以我认为这个与佛历有关（佛教的英文是B开头的） 2、e：对日期设置自定义格式e，结果是公历的四位年份，为2005-1-1显示为2005,完全可以代替yyyy格式符号第一个格式在EXCEL使用中可能从来也不会用到，权作一个小知识吧以上是在EXCEL2003下发现的，经检验在EXCEL2000下没有 32、工作表的A1单元格为B1:H1的总和,B1:H1又有其它公式,如何让A1当为负数时,让它不显示负数而显示0,其它时候为正常总和! if(sum(B1:H1)<0,0,sum(B1:H1)) 自定义单元格格式： G/通用格式;"0";0 正数，负数，零，不过第一节中正数用，分隔要如何设定？ #,#.##;"0";0 小数点后面保留了两位，可根据需要调节小数点后面#的个数 33、发现在名称定义中只能逐个删除被定义的名称，有何方法一次全部删除表中的名称？ Sub DelName() For Each Name In Next End Sub 34、在一个工作表中引用其他工作表中的数据,但是被引用的工作表不是固定的,根据我输入的工作表名自动选择相应的工作表中的数据,请问在公式里怎样引用? =INDIRECT("A1"&"!"&"E1") A1为工作表名 35、由于我这个.csv 格式要求单元格内文档不能有换行，现在有几万条记录，不知道怎么设置？就是在一个单元格内，一行文字不能换行（回车），只能一直向后写。。。如果已经存在的数据,用查找替换,查找内容输入ALT+小键盘010,替换为空如果控制输入时不能输入换行符,用数据-有效性,公式为=COUNTIF(A7,"*"&CHAR(10)&"*")=0 36、160000元用16万元表示如何设置我理解！的作用是把后面的这个字符作为符号处理，换句话说： #!.0,万元和 #"."0,万元这两种写法的作用、意义都是完全相同的输入3451 显示3＃451 单元格格式怎样设定自定义格式：0!＃000 也可以0"#"000 37、例如雷同“980203”的如何变为“" 如果都是6位数的，自定义格式：00"."00"."00 38、奇数行求和 =SUMPRODUCT((A1:A1000)*MOD(ROW(A1:A1000),2)) 偶数行求和 =SUMPRODUCT((A1:A1000)*NOT(MOD(ROW(A1:A1000),2))) 39、EXCEL中定位的快捷键是F5。 40、快速隐藏单元格所在位置的行与列 1. 按ctrl+9 可隐藏选中单元格或区域所在的行 2. 按ctrl+0 可隐藏选中单元格或区域所在的列恢复隐藏的行和列的快捷键是： ctrl+shift+0 ctrl+shift+9 隐藏当前工作表格式----工作表----隐藏隐藏当前工作薄窗口----隐藏 41、如果数值的有效性是基于已命名的单元格区域，并且在该区域中有空白单元格，则设置“忽略空值”复选框将使有效单元格中输入的值都有效。同样，为有效性公式所引用的任何单元格也如此：如果引用的单元格是空值，则设置“忽略空值”复选框将使有效单元格中输入的值都有效。 42、每次默认的都是自动更新,所以我通过[编辑]-[链接]-[启动提示]里设置选择[不显示该警告,但是更新链接],可是设置好了以后,每次重新打开工作薄,都提示是否更新一下链接文件内容...我不知道为什么会这样,我希望得到帮助这个管用，而且自动更新链接。在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡，清除“请求自动更新链接”复选框。 43、--是把文本数字转换为数字型数字 44、如何对日期进行上、中、下旬区分 =LOOKUP(DAY(A1),{0,11,21,31},{"上旬","中旬","下旬","下旬"}) 44、EXCEL中为汉字加注拼音格式_拼音信息_编辑(显示或隐藏) 45、改变数据有效性下拉菜单的宽度一般地，数据有效性的下拉单的宽度与你在某张表中第一次设置时的“单元格宽度”相关（所在单元格宽度不够时）；其后设置的，其宽度与第一次设置时的宽度相同；即使其后再调整各单元格宽度。但有时会有例外发生，即已设置的宽度失效，而是跟着所在单元格的宽度走。 46、CTRL+BACKSPACE 滚动并显示活动单元格快捷键如何使用把光标定位在一个地方（如C10），然后用鼠标滚轮向下滚几屏，这是如果想看刚才的C10，按…… 47、帮助里边真的什么知识都有，而且还很全面，比世面上的任何一本书都全面，唯一的缺点是不系统。有空常看看，绝对错不了。 48、单元格区域引用的结果会产生一个单元格值组成的数组，其中一行多列或多行一列的单元格区域引用产生的是一维数组，而多行多列的单元格区域引用产生的是二维数组。 49、另类页脚处理方法，设置固定页脚区域选择页脚区域，按住Shift键，编辑—复制图片，再把图片插入到自定义页脚里（2003版可以，2000没有这个功能）。 50、转换A1与R1C1引用样式 Sub RC_A1() With Application If .ReferenceStyle = xlR1C1 Then .ReferenceStyle = xlA1 Else .ReferenceStyle = xlR1C1 End If End With End Sub 51、我在单元格中填上“="现在是"&NOW()”，想显示目前的时间，为什么会变成“今天是”，有什么办法解决吗？方法1=now()单元格设置为你想显示的方式，如:现在是yyyy年m月d日h点m分。方法2、直接用TEXT()函数：=TEXT(NOW(),"现在是yyyy年m月d日h点m分") 第一种方法较好，可以参与计算。 =TEXT(NOW(),"现在是 yyyy/mm/dd h:mm AM/PM") 显示现在是 2005/04/14 4:42 PM 52、自定义单元格格式 [=0]"男";[=1]"女"; 则可实现输入0显示为“男”。输入1显示为“女”。 53、excel里面如何添加自定函数帮助信息呢在VBE打开对象浏览器，找到自定函数，右键——属性中添加 54、怎么解决Excel自动将０开头的数字自动删除０？是从“获取外部数据”导入的吗？在第3步可以选择“列数据格式”为文本，这样零就不会被删除了。 55、打开多个EXCEL文档,照理应该在状态栏显示多个打开的文档，以便各文档互相切换，但现在只能显示一个文档，必须关掉一个才能显示另一个，关掉一个再显示另一个,不知何故? 可以从“窗口”菜单中切换窗口。或者改回你原来的样子：工具/选项/视图，选中任务栏中的窗格。 56、目的：表中>50000的单元格红色显示。做法：选择整张表，在条件格式命令中，设置了“>50000以红色填充单元格“的条件，出现的问题：表头(数值为文本)的单元格也呈红色显示。我知道，原因是因为区域选择得不对，如果只选择数字区域不会出现这种情况，如果表结构简单，则好处理，如果表格结构复杂，这样选择就很麻烦。有没有办法选择整张表，但是表头(数值为文本)的单元格不被条件格式。答：条件格式设置公式=--A1>50000 问=--A1>50000中的--代表什么意思，答：转变为数值.与+0,*1,是一样的效果。 57、、如何打印行号列标？答：文件菜单-----页面设置---工作表----在打印选项中的行号列标前打勾。 58、如何打印不连续区域？答：按CTRL键不松，选取区域，再点文件菜单中的打印区域--设置打印区域。 59、打印时怎样自动隐去被0除的错误提示值? 答：页面设置—工作表，错误值打印为空白 60、如何设置A1当工作表打印页数为1页时,A1=1,打印页数为2页时,A2=2,...? 答：插入名称a=(50, "Sheet1")&T(NOW())，在A1输入=a 61、Add More Levels of Undo to Excel for Windows 增加excel的后悔次数！！！excel默认的是16次，不信你试试！！！现在我改成30次。到注册表（不知道，在开始运行里输入regedit回车即可）到以下位置！！！！我的是office2003！！！！在处可能有所不同！ [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Excel\Options] 新建dword值键名为UndoHistory (双击名称)值为10进制，输入数值为30。即可 62、我想在几千个数据中列出没有重复的数据答：数据_筛选_高级筛选_选择不重复记录。 63、我需要保留一位小数,不管后面是什么数字,超过5或不超过5,都向前进一位. 例如:-----> ------------> ------------> 答：=roundup(*,2)或=round(a1+,1) 64、D列为字符型值，转换为数型的的值。如何进行操作答: 复制任一空单元格。选中D列，选择性粘贴，加。 65、在Excel中如何输入带有上、下标的符号答：选中，设置单元格格式，上标或下标。 66、怎样使一个单元格里的数据，变成每个数字占一个单元格啊？答：《数据》－>分列－>选中固定宽度，点击《下一步》，在预览分列效果中的数字中间依次点击，点击《完成》按钮，OK！ 67、将一列文本格式的数据转换为常规答：数据—分列，一直点下一步，最后一步选常规就行了。复制（空单元格）或1，选择性粘贴加或乘除。 68、小于10以下用红色，以上用蓝色标识单元格答：自定义格式 [红色][<=10];[蓝色][>10] 也可设定两组条件格式。 69、如何用函数来获取单元格地址答：=ADDRESS(ROW(),COLUMN()) 70、求A1:B10中A列等于1的对应B列中的最小值答：=min(if(a1:a10=1,b1:b10)) 输入后按ctrl+shift+enter完成。 71、怎样定义格式表示如00062920020001、00062920020002只输入001、002 答：格式----单元格----自定义----"00062920020"@----确定 72、如何统计A1：A10，D1:D10中的人数？答：=COUNTA(A1:A10,D1:D10) 73、A2单元格为 2005-3-24 10:00:00 想在B2单元格通过公式转换成 2005-3-24 23:59:59 如何转？ ①=(TEXT(A2,"yyyy-m-d")&" 23:59:59")*1 然后设置为日期格式 ②=INT(A2)+"23:59:59" 再把单元格格式设置一下。 ③=INT(A2+1)-"0:0:1" 74、我用方向键上下左右怎么不是移动一个单元格，而是向左或向下滚动一屏，好奇怪啊，平时都好好的，有没有解决的办法？答：是不是按下了ScrollLock键。 75、复制粘贴中回车键的妙用 1、先选要复制的目标单元格，复制后，直接选要粘贴的单元格，回车OK； 2、先选要复制的目标单元格，复制后，选定要粘贴的区域，回车OK； 3、先选要复制的目标单元格，复制后，选定要粘贴的不连续单元格，回车OK。 76、摄影功能用摄影功能可以使影像与原区域保持一样的内容，也就是说，原单元格区域内容改变时，影像也会跟着改变，是个很好用的功能。 77、定义名称的妙处名称的定义是EXCEL的一基础的技能，可是，如果你掌握了，它将给你带来非常实惠的妙处！ 1. 如何定义名称插入 – 名称 – 定义 2. 定义名称建议使用简单易记的名称，不可使用类似A1…的名称，因为它会和单元格的引用混淆。还有很多无效的名称，系统会自动提示你。引用位置：可以是工作表中的任意单元格，可以是公式，也可以是文本。在引用工作表单元格或者公式的时候，绝对引用和相对引用是有很大区别的，注意体会他们的区别 – 和在工作表中直接使用公式时的引用道理是一样的。 3. 定义名称的妙处1 – 减少输入的工作量如果你在一个文档中要输入很多相同的文本，建议使用名称。例如：定义DATA = “I LOVE YOU， EXCEL！”，你在任何单元格中输入“=DATA”，都会显示“I LOVE YOU， EXCEL！” 4. 定义名称的妙处2 – 在一个公式中出现多次相同的字段例如公式=IF(ISERROR(IF(A1>B1,A1/B1,A1)),””, IF(A1>B1,A1/B1,A1))，这里你就可以将IF(A1>B1,A1/B1,A1)定义成名称“A_B”，你的公式便简化为=IF(ISERROR(A_B),””,A_B) 5. 定义名称的妙处3 – 超出某些公式的嵌套例如IF函数的嵌套最多为七重，这时定义为多个名称就可以解决问题了。也许有人要说，使用辅助单元格也可以。当然可以，不过辅助单元格要防止被无意间被删除。 6. 定义名称的妙处4 – 字符数超过一个单元格允许的最大量名称的引用位置中的字符最大允许量也是有限制的，你可以分割为两个或多个名称。同上所述，辅助单元格也可以解决此问题，不过不如名称方便。 7. 定义名称的妙处5 – 某些EXCEL函数只能在名称中使用例如由公式计算结果的函数，在A1中输入’=1+2+3，然后定义名称 RESULT = EVALUATE(Sheet1!$A1)，最后你在B1中写入=RESULT，B1就会显示6了。还有函数也只能在名称中使用，请参考相关资料。 8. 定义名称的妙处6 – 图片的自动更新连接例如你想要在一周内每天有不同的图片出现在你的文档中，具体做法是：找7张图片分别放在SHEET1 A1至A7单元格中，调整单元格和图片大小，使之恰好合适定义名称MYPIC = OFFSET(SHEET1!$A$1,WEEKDAY(TODAY(),1)-1,0,1,1) 控件工具箱 – 文字框，在编辑栏中将EMBED("","")改成MYPIC就大功告成了。这里如果不使用名称，应该是不行的。此外，名称和其他，例如数据有效性的联合使用，会有更多意想不到的结果。 78、第一列每个单元格的开头都包括4个空格，如何才能快速删除呢？查找替换最方便 79、一、在单元格中显示表名，两个方法：方法一：使用自定义函数： Function bookname() bookname = End Function 使用：在单元格中输入公式：=bookname() ，即可返回当前工作簿的标签名字方法二：使用系统函数Cell（）：在单元格中输入公式：=Cell("filename") 就会返回该工作簿和工作表的名字（包括绝对路径名），剩下的就根据你自己的需要运用一些文本处理函数对它进行处理就行了（说明：该函数必须在工作簿已经保存的情况下才生效） 80、如何快速地将表格中的所有空格用0填充？其中空格的分布无规律! 选中数据所在区域》定位》空值》输入0》ctrl+enter 81、我在1行～10行中间有5个隐藏的行，现在选择1行～10行-复制，然后到另一张表格，右键单击一单元格，粘贴，那5个隐藏的行也出现了，请问怎样不让这5个隐藏的行出现呢？答：Ctrl+* 工具、自定义＿编辑＿选定可见单元格。 82、在某个单元格中(如A1)输入一个四则运算表达式"3*(2+5)+6/3",要求函数格式 MyFun(A1)返回计算结果 Function MyFun(X As Range) MyFun = Evaluate() End Function 83、MATCH 返回在指定方式下与指定数值匹配的数组（数组：用于建立可生成多个结果或可对在行和列中排列的一组参数进行运算的单个公式。数组区域共用一个公式；数组常量是用作参数的一组常量。）中元素的相应位置。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，则应该使用 MATCH 函数而不是 LOOKUP 函数。语法 MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) Lookup_value 为需要在数据表中查找的数值。 Lookup_value 为需要在 Look_array 中查找的数值。例如，如果要在电话簿中查找某人的电话号码，则应该将姓名作为查找值，但实际上需要的是电话号码。 Lookup_value 可以为数值（数字、文本或逻辑值）或对数字、文本或逻辑值的单元格引用。 Lookup_array 可能包含所要查找的数值的连续单元格区域。Lookup_array 应为数组或数组引用。 Match_type 为数字 -1、0 或 1。Match-type 指明 Microsoft Excel 如何在 lookup_array 中查找 lookup_value。如果 match_type 为 1，函数 MATCH 查找小于或等于 lookup_value 的最大数值。Lookup_array 必须按升序排列：...、-2、-1、0、1、2、...、A-Z、FALSE、TRUE。如果 match_type 为 0，函数 MATCH 查找等于 lookup_value 的第一个数值。Lookup_array 可以按任何顺序排列。如果 match_type 为 -1，函数 MATCH 查找大于或等于 lookup_value 的最小数值。Lookup_array 必须按降序排列：TRUE、FALSE、Z-A、...、2、1、0、-1、-2、...，等等。如果省略 match_type，则假设为 1。说明函数 MATCH 返回 lookup_array 中目标值的位置，而不是数值本身。例如，MATCH("b",{"a","b","c"},0) 返回 2，即“b”在数组 {"a","b","c"} 中的相应位置。查找文本值时，函数 MATCH 不区分大小写字母。如果函数 MATCH 查找不成功，则返回错误值 #N/A。如果 match_type 为 0 且 lookup_value 为文本，lookup_value 可以包含通配符、星号 (*) 和问号 (?)。星号可以匹配任何字符序列；问号可以匹配单个字符。示例如果您将示例复制到空白工作表中，可能会更易于理解该示例。操作方法 1. 创建空白工作簿或工作表。 2. 请在“帮助”主题中选取示例。不要选取行或列标题。从帮助中选取示例。 3. 按 Ctrl+C。 4. 在工作表中，选中单元格 A1，再按 Ctrl+V。 5. 若要在查看结果和查看返回结果的公式之间切换，请按 Ctrl+`（重音符），或在“工具”菜单上，指向“公式审核”，再单击“公式审核模式”。 1 2 3 4 5 A B Product Count Bananas 25 Oranges 38 Apples 40 Pears 41 公式说明（结果） =MATCH(39,B2:B5,1) 由于此处无正确的匹配，所以返回数据区域 B2:B5 中最接近的下一个值 (38) 的位置。(2) =MATCH(41,B2:B5,0) 数据区域 B2:B5 中 41 的位置。(4) =MATCH(40,B2:B5,-1) 由于数据区域 B2:B5 不是按降序排列，所以返回错误值。(#N/A) 84、显示比例小于40%即出现了“名称” 85、如何求出一个人到某指定日期的周岁？ =DATEDIF(起始日期,结束日期,"Y") 86、假如A栏里有任一单元格有"$"字符串，则等于1，否则等于0 公式如何写? =IF(COUNTIF(A:A,"*$*")>0,1,0) ＝(countif((A:A,*$*)>0)+0 87、如何限制单元数值上限(有公式的情况下)? 规定上限数值后,公式中任何数值改变都不会让此数值变化更大,超过限制数值? =Min(公式，10)，不超过10 88、在A1单元格中输入AA, B1中要得到第几列. =COLUMN(INDIRECT(A1&"1")) 89、"++"以及"--"分别代表什么意思? "++" = "=+" "--" = "=" 90、【选择性粘贴】里的【跳过空单元】到底有什么用啊? 跳过空格是指: 跳过剪切板上的空格,只复制,并保持他们的位置,粘贴到其他地方. 而不是指被粘贴的单元格. 这个功能非常有用，可以防止空白单元格替换原来的数据 91、DATEDIF计算两个日期之间的天数、月数或年数。提供此函数是为了与 Lotus 1-2-3 兼容。语法 DATEDIF(start_date,end_date,unit) Start_date 为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期。日期有多种输入方法：带引号的文本串（例如 "2001/1/30"）、系列数（例如，如果使用 1900 日期系统则 36921 代表 2001 年 1 月 30 日）或其他公式或函数的结果（例如，DATEVALUE("2001/1/30")）。有关日期系列数的详细信息，请参阅 NOW。 End_date 为一个日期，它代表时间段内的最后一个日期或结束日期。 Unit 为所需信息的返回类型。 Unit返回"Y"时间段中的整年数。"M"时间段中的整月数。"D"时间段中的天数。"MD"start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的月和年。"YM"start_date 与 end_date 日期中月数的差。忽略日期中的日和年。"YD"start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的年。说明 Microsoft Excel 按顺序的系列数保存日期，这样就可以对其进行计算。如果工作簿使用 1900 日期系统，则 Excel 会将 1900 年 1 月 1 日保存为系列数 1。而如果工作簿使用 1904 日期系统，则 Excel 会将 1904 年 1 月 1 日保存为系列数 0，（而将 1904 年 1 月 2 日保存为系列数 1）。例如，在 1900 日期系统中 Excel 将 1998 年 1 月 1 日保存为系列数 35796，因为该日期距离 1900 年 1 月 1 日为 35795 天。请查阅 Microsoft Excel 如何存储日期和时间。 Excel for Windows 和 Excel for Macintosh 使用不同的默认日期系统。有关详细信息，请参阅 NOW。示例 DATEDIF("2001/1/1","2003/1/1","Y") 等于 2，即时间段中有两个整年。 DATEDIF("2001/6/1","2002/8/15","D") 等于 440，即在 2001 年 6 月 1 日和 2002 年 8 月 15 日之间有 440 天。 DATEDIF("2001/6/1","2002/8/15","YD") 等于 75，即在 6 月 1 日与 8 月 15 日之间有 75 天，忽略日期中的年。 DATEDIF("2001/6/1","2002/8/15","MD") 等于 14，即开始日期 1 和结束日期 15 之间的差，忽略日期中的年和月。 92、如何在EXCEL表格的一个单元格中设定校验。比如，单元格均为手工输入，某单元格必须等于其他几个单元格之和，如不等，则该单元格显示为红色。用条件格式公式=D1<>SUM($A1:$C1) 93、A1]=abcabca 求a在单元格[A1]内出现次数? =LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1, "a", "")) 94、20040404如何转为2004-4-4 =text(a1,"0000-00-00") TEXT（Z12,"????-??-??"） =LEFT("20040404",4)&SUBSTITUTE(RIGHT("20040404",4),0,"-") 使用分列最好 95、假如A2单元格有内容,就在E2单元格里面填上今天的日期."2005-5-30",如果明天,就填明天的日期.2005-5-31，但昨天的日期."2005-5-30",不改变. 建议使用VBA，用循环引用也可以：工具—选项—重新计算—迭代计算—最多迭代次数1 =if(a2="","",if(e2="",now(),e2)) 96、当你的领导或者同事要使用你的机器发现面目全非,自定义太多弄的自己都头大了,这时你想恢复EXcel的本色却急的满头大汗? 这时最能解决这些问题的就是用户设置保存向导了.(要提前做) 在程序---OFFICE工具中可以找到它,他有保存本机设置和把设置应用到本机两个选项.多保存几个,方便在不同的个性菜单中切换 97、我现在要在一个22位的数值中,提取其中第10,11,12位的数字,不知道可有什么好的方法 =MID(A1,10,3) 我想计算总米数=卷长*卷数, 但由于原数据库中卷长带有单位(如:1000m), 可不可以不需去掉单位直接用函数得出总米数? =substitute(a2,"m",)*b2 98、在某格中输入一串数字，如何使它能象输入密码一样显示******呢？如果需要输入负数、文本时，也出现******，则自定义格式为：＊＊；＊＊；＊＊；＊＊ 99、用函数得出带完整路径的文件名 =CELL("filename") 100、“定义名称”的方法解除嵌套函数的限制 EXCEL中一个众所周知的限制是你不能嵌套超过7层函数.例如下面的公式是错误的,因为限制被超过. =IF(Sheet1!$A$4=1,11,IF(Sheet1!$A$4=2,22,IF(Sheet1!$A$4=3,33, IF(Sheet1!$A$4=4,44,IF(Sheet1!$A$4=5,55,IF(Sheet1!$A$4=4,44, IF(Sheet1!$A$4=5,55,IF(Sheet1!$A$4=6,66,IF($A$4=7,77,FALSE)))))))) 通常的方法,如果你有一个公式超过这个限制,你会考虑用VBA代替.然而,如果你不想使用VBA,你可以通过对公式的一部分”定义名称”来解决这种限制. 我们利用一个IF嵌套公式来测试 IF A4 = 1 Then 11 Else If A4 = 2 Then 22 Else If A4 = 3 Then 33 Else If A4 = 4 Then 44 ... Else If A4 = 13 Then 130 Else "Not Found" 当然在实践应用中,我们最好利用VLOOKUP这个函数去实现结果,但这里我们的目的是做个演示.首先,我们定义一个名叫”ONE TO SIX”的名称, 里面包括公式: =IF(Sheet1!$A$4=1,11,IF(Sheet1!$A$4=2,22,IF(Sheet1!$A$4=3,33, IF(Sheet1!$A$4=4,44,IF(Sheet1!$A$4=5,55,IF(Sheet1!$A$4=4,44, IF(Sheet1!$A$4=5,55,IF(Sheet1!$A$4=6,66,FALSE)))))))) 接着,再定义另一个名叫”SEVERTOTHIRTEEN”的名称,里面包括公式: =IF(Sheet1!$A$4=7,77,IF(Sheet1!$A$4=8,88,IF(Sheet1!$A$4=9,99, IF(Sheet1!$A$4=10,100,IF(Sheet1!$A$4=11,110,IF(Sheet1!$A$4=12,120, IF(Sheet1!$A$4=13,130,"NotFound"))))))) 最后,在B4单元格中输入下面的公式: =IF(OneToSix,OneToSix,SevenToThirteen) 这样就解决了被嵌套函数的限制.因为公式中没有一个单独的部分超过限制,即使是”各个组成部分的集合”也没有超过限制. 当你编制一个超过限制的嵌套函数时可以使用这种方法.————————zhdi 101、工作表名设为变量 =INDIRECT("月份!"&ADDRESS(ROW(),COLUMN())) 此公式放在A1单元格，则是对1月A1单元格的引用，如1月A1单元格为10，则返回10。 =INDIRECT("月份"&E$1&"!"&ADDRESS(ROW(),COLUMN())) 此公式将工作表名设为变量，变量为当前表的E1单元格的值，如E1为2，则引用月份2表中相对应的值。 102、如何把“2005年5月1日”转换成“20050501”？ =YEAR(A1)&TEXT(MONTH(A1),"00")&TEXT(DAY(A1),"00" ) YEAR(A1)&IF(MONTH(A1)<10,"0"&MONTH(A1),MONTH(A1))&IF(DAY(DAY(A1)<10),"0"&DAY(A1),DAY(A1)) =TEXT(A1,"yyyymmdd") 或者自定义格式：yyyymmdd 103、今天是10月31日，我希望一个月后应该是11月30日工具＿加载宏VBA 分析工具库 =edate(today(),1) 104、trim函数的说明是如果是英文字符间有多个空格时会保留一个空格，但为何中文之间的空格也不能全部去掉呢？要把字符（无论中、英文）之间的空格全部去掉, 公式为 : =SUBSTITUTE(A1," ","") 但此公式只能消除CHAR32空格, 你附件单元格A1的例子中, 包含有CHAR160空格, 和CHAR32空格公式要改为 : =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1," ",""),CHAR(160),"") 单元格A1的例子为 : YES 1] 消除空格, B1输入公式 : =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1," ",""),CHAR(160),"") 返回 YES 2] 查看字符串字数 A2, 输入公式 : =LEN(A1) 返回 13 B2, 输入公式 : =LEN(B1) 返回 3 结果证明B1巳没有空格了. 3] 查看单元格数据的空格 : A3, 输入公式右拖至N3 : =CODE(MID($A1,COLUMN(A:A),1)) 返回 : 160,32,160,160,32,160,160,32,160,89,69,83,160,#VALUE! A4, 输入公式右拖至D4 : =CODE(MID($B1,COLUMN(A:A),1)) 返回 : 89,69,83,#VALUE! 结果证明B1, CHAR160空格, 和CHAR32空格, 巳消除了. 105、计算B列最后一个有数据(不含‘ 空格)单元格的行号 =MATCH("*",$B:$B,-1) 106、函数创建链接 =HYPERLINK("[]sheet3!A3","点击后链接到表3的A3") 107、把A列后面统一加“－1”，怎样自动加不用手工逐个加？有没有快速方法？选中A列,点右键选"设置单元格格式","自定义",类型G/通用格式后加"-1" 108、大家知道，通过自定义格式常常可以解决一些显示问题：如需要在单元格中显示为：123人，元、ABCD00789，实际上单元格内容仅仅为：123、456、789，这样的问题我们常常都通过自定义格式来实现，在显示上能够满足要求。但如果有这样一个需求：需要将显示内容直接转换成单元格实际内容？那又该如何快速转换呢？ 1、选择区域ctrl+C连续两次，然后选择office粘贴板中的数据框中的下拉按钮，出现快捷菜单，选粘贴，然后右键点击选择区域，选择性粘贴-〉文本。不过2000的没有这个选项,,在2000用同样的方法试验发现.选择区域ctrl+C连续两次,然后直接粘贴,再删除,这时再选择性粘贴,选文本,就是了. 2、自定义一个函数如下： Function abc(myRange As Range) abc = End Function 然后调用 3使用(53,A1)也可以 4、先复制到记事本再复制回EXCEL 原理：复制到记事本的是excel中的显示文本。 109、在工作表中点击菜单文件->发送->邮件收件人->以附件形式发送收件人一栏请填写:邮箱地址，,点击发送可以了. 或新建邮件,收件人一栏请填写: 邮箱地址,然后用鼠标把那个 excel 文件拖到我的名字下面就可以点击发送了. 110、求非空单元格数量公式计算出来的数据，COUNTA不能用的（否则空字符也计算进去了） =COUNTIF($E$3:$E$65536,"?*") 强制计数至少1个字符的单元格数。 111、(精) 动态求和公式,自A列A1单元格到当前行前面一行的单元格求和. =SUM(INDIRECT("A1:A"&ROW()-1)) 112、在使用SUM函数在单元格中输入超过30个参数时，你将得到一个"参数太多"的错误提示。解决办法：在引用参数的两边多加一个括号，这时，SUM把括号内的最多可达254个参数当成一个处理。(主要是受公式长度限制，理论上可以达到无数个) 113如果您觉得公式复杂了，或是不直观偶给你提供两个捷径：方法一：选择公式单元格-〉菜单栏-〉[工具]-〉[公式审核]-〉[公式求值] 然后按照导向提示，一步步地观察公式求值的过程。（2003版适用）方法二：选择公式单元格-〉选取编辑栏或F2-〉用鼠标置亮公式中你想查看的那段-〉按F9，会显示该段的计算结果。 114请问有没有返回工作表名称的函数？插入—名称—定义： sh=replace((1),1,find("]",(1)),)&t(now()) 单元格输入=sh 是宏表函数，当数据变动时无法自动计算，now（）是易失性函数，任何变动都会强制计算，宏表函数所以加上now（）就可以自动重算了，T（）用来将now（）产生的数值转化为空文本。 115、显示当前工作表的表名 =MID(CELL("filename"),FIND("]",CELL("filename"))+1,255) 116、我要自动生成数据在K29+010~K29+600之间的数据（显示为K29+XXX） =TEXT(INT(RAND()*591)+10,"K29+000") 117、我想把列P1~P60的数据引用到行U1~CB1，本来想用公式=$P1拉动复制，结果不行。 U1=INDIRECT("P"&COLUMN()-20)，向右拉 118、姓名外语数学王 86 李 95 张 80 姓名外语数学李 95 90 张 80 80 王 86 75 将表1的姓名导入自定义序列，在表2按此自定义序列排序或使用vlookup公式表1的C2 =vlookup(a2,表2!a:c,3,0) [求助]如何将2个排列顺序不同的表统一一下 119、如果你要在A3的前面插入100行,可以这样: 在名称框输入 3:103----回车-----ctrl+shift+"+"（大键盘） 120、VBA从哪学起 1、录制宏； 2、数据类型（主是整型和字符串型）； 3、程序结构（主要是分支，判断，循环）； 4、EXCEL对象（单元格，工作表，工作薄） 121、如何实现求平均值时只对不等于零的数求均值？ average(if(a1:a5>0,a1:a5)) 122、D1输入姓名，A列中相同的姓名按设定和条件格式显示 =find(D1,$A$1) 123、excel中插入/名称/指定(应用)(标志)的用途是什么? 1、指定的用法例如：在A1:A3中输入了AAA，BBB，CCC 选中A1:D3》插入》名称》指定》最左列》确定这样就一次性定义了3个名称 AAA=B1:D1 BBB=B2:D2 CCC=B3:C3 2、应用的用法在A4输入 =sum(B1:D1,B3:D3) 然后插入》名称》应用会将公式中的引用用相应的名称替换。 124、请教如何筛选出特殊颜色的数据。定义名称.X=(24,单元格),辅助列=X 按辅助列筛选 125、如何快速查看名称插入---名称---粘贴---名称清单(粘贴列表) 126、COUNTIF函数的16种公式设置 1、返加包含值12的单元格数量 =COUNTIF（DATA,12） 2、返回包含负值的单元格数量 =COUNTIF（DATA，"<0"） 3、返回不等于0的单元格数量 =COUNTIF（DATA，"<>0"） 4、返回大于5的单元格数量 =COUNTIF（DATA，">5"） 5、返回等于单元格A1中内容的单元格数量 =COUNTIF（DATA，A1） 6、返回大于单元格A1中内容的单元格数量 =COUNTIF（DATA，“>”&A1） 7、返回包含文本内容的单元格数量 =COUNTIF（DATA，“*”） 8、返回包含三个字符内容的单元格数量 =COUNITF（DATA，“???”） 9、返回包含单词"GOOD"(不分大小写)内容的单元格数量 =COUNTIF（DATA，“GOOD”） 10、返回在文本中任何位置包含单词"GOOD"字符内容的单元格数量 =COUNTIF（DATA，“*GOOD*”） 11、返回包含以单词"AB"(不分大小写)开头内容的单元格数量 =COUNTIF（DATA，“AB*”） 12、返回包含当前日期的单元格数量 =COUNTIF（DATA，TODAY()） 13、返回大于平均值的单元格数量 =COUNTIF（DATA，">"&AVERAGE(DATA)) 14、返回平均值上面超过三个标准误差的值的单元格数量 =COUNTIF（DATA，“>"&AVERAGE(DATA)+STDEV(DATA)*3) 15、返回包含值为或-3的单元格数量 =COUNTIF（DATA，3）+COUNIF（DATA，-3） 16、返回包含值;逻辑值为TRUE的单元格数量 =COUNTIF（DATA，TRUE） 127、日期分列如有一列格式如2005-7-8的数据，要将其分为2005 8 7，方法为：数据_分列，-号作分隔符，列数据格式-文本，再将年份转为数值。 128、查询时查不到数据的原因可能是格式不一致。 129、120，000显示为自定义格式： #!.0, 130、121，999显示为 #!.#, 131、大写的零，就是那个大的圈圈如何输入 1、在特殊格式中，中文小写是可以显示“○”的。 1、 ABC和紫光拼音输入法下，输入字母i（小写）和0就会显示大写的“○”，入如果是输入年份也可以用字母o代替（大写）。 3、如果用智能ABC 输入法,按V,再按1,再按=,选择. 132、计算两个日期之间的天数 =DATEDIF(起始日期,结束日期,"D") ... ID=86150&page=1 133、对于一些不可打印的字符（在Excel显示中类似空格），直接用替换方法不容易去掉。可以这么做： =SUBSTITUTE(CLEAN(A1)," ","") 134、123 0123 75223 比如说上述的数字，我想在它们前面加上38910104，而且位置短的数字，会自动补0 变成如下： 3891010400123 3891010400123 3891010475223） =TEXT(A1,"3891010400000") 135、VLOOKUP查找函数,不如用INDEX和MATCH函数查找,特别对于大型工作表,VLOOKUP函数的公式看起来短一些,但是由于它是查找函数,每执行1次,它就要搜索它的第2个参数区域,速度慢. 而用INDEX和MATCH函数速度明显比VLOOKUP快. 136、如果在Sheet1中A 列的单元格中数据的部分字符包含在Sheet2的A列中，则提取Sheet2对应的B列数据到Sheet1的B列中。否则显示空白。 =IF(COUNTIF(Sheet2!A:A,"*"&A1&"*"),VLOOKUP("*"&A1&"*",Sheet2!A:B,2,0),"") 137、find函数 =if(iserr(find("某某",A1)),"没找到","找到") 138、我有一列数据，比如A1:A100,现在我想这样计算，我想在B1单元格求和，但是要是变量，比如我在C1单元格中输入数据5，那么B1求出的结果就是A1:A5，如果我在C1单元格中输入数据10，那么B1求出的结果就是A1:A10，请问怎么实现求和的范围随C1变化 B1=SUM(INDIRECT("A1:A"&C1)) 139、图片批注右击带批注的单元格》编辑批注》在批注边框上右击》设置批注格式》颜色与线条》单击“颜色”》填充效果》图片》选择图片. 140、if函数的另类用法 =IF(OR(VALUE(RIGHT(A1,2))={11,12,13}),"包含","不包含") 141、在一年中，显示是第几天用什么函数呢？ =a1-date(year(a1),1,0) 将单元格格式设置为常规 142、虚线的分页线，表示电脑默认的打印范围，实线的分页线，则表示经过调整的分页线。 143、作为文本输入到单元格上的数字可以用于某些计算，但不是全部。Excel不会在一些函数如SUM、MAX中计算文本数字，但其他引用某一包含文本数字的单元格公式(如=A23+A24)就可以正确地计算。 144、如何用公式求出最大值所在的行？如A1：A10中有10个数，怎么求出最大的数在哪个单元格？ =MATCH(LARGE(A1:A10,1),A1:A10,0) =ADDRESS(MATCH(SMALL(A1:A10,COUNTA(A1:A10)),A1:A10,0),1) =ADDRESS(MATCH(MAX(A1:A10,1),A1:A10,0),1) 145、返回最末行位置 1、如果能确定某一行的数据到达数据区的最后一行：能确定某列数据间不会有空格，使用counta对该列计数；不能确定某列数据间会不会有空格，使用lookup找最后单元格行号； 2、什么都不能确定，使用数组公式max((a1:j5<>"")*row(a1:j5)) 146、如何统计成绩大于600且班级是5班的学生人数 "=sum((a2:a100=5)*(j2:j100>600))"，不包括引号，然后同时按住shift和ctrl再按enter键。 ... D=110287&page=2 147、如何让工作表奇数行背景是红色偶数行背景是蓝色？用条件格式 =ROW()/2=INT(ROW()/2)设定颜色条件格式: 公式为 =MOD(ROW(),2)=0 148、sum(a1:b5)等于sum(offset(a1,,,5,2)) sum(INDIRECT("A"& C1 & ":B" & C2)) 149、自己试一下下面两种好方法第一种方法: 将鼠标指向单元格当出現黑十字时，按住鼠标右键然后下拉(或其它任意方向)，放开鼠标右键出现一个选择框。第二种方法: 选择单元格，将鼠标指向单元格的边当出現四个箭头时，按住鼠标右键拖放到任意单元格，放开鼠标右键出现一个选择框. 150、A1:A10数字显为文本格式时，如何求和 =SUMPRODUCT(A1:A10 Part 4: 一天一个小技巧返回首页 <从Word表格文本中引入数据> 请问可以将Word表格的文本内容引入到Excel工作表中吗？具体如何实现？答：可以通过“选择性粘贴”命令来实现。具体操作如下：先利用“复制”命令将Word表格文本内容添加到系统剪贴板中，然后在Excel工作表中定位到对应位置。单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，再选择“方式”下的“文本”项，最后单击“确定”按钮即可。快速实现整块数据的移动在工作中常常需要移动单元格中的数据，请问有比“粘贴”操作更快捷的方法吗？答：可以直接采用拖动的方法。操作过程如下：首先选择要移动的数据（注意必须是连续的区域）。然后移动鼠标到边框处，当鼠标指针变成一个四个箭头标志时，按住“Shift”键的同时按下鼠标左键，拖动鼠标至要移动的目的区域（可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置），放开鼠标左键即完成移动。固定数据输入时的焦点在数据输入时，每当我们按下“Enter”键后，光标就会自动跳转到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中，就必须反复地来重新定位焦点。请问有什么方法来固定数据输入的焦点吗？答：要实现上述要求并不难。输入数据前，在按住“Ctrl”键的同时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候，再开始数据的输入。这样不管按下多少次“Enter”键，光标始终都不会移动到其他单元格。如果要移动到下一单元格，可以使用方向键来完成。当然如果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时，每次都按上述方法来操作未免有些麻烦。那么可以试试以下方法来实现一劳永逸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的设置框中单击“编辑”选项卡，然后取消选择“按Enter键后移动”复选框，最后单击“确定”按钮即可。 [原创]为Excel中的“中文”添加拼音由于工作的需要，经常要为中文添加拼音，这样可以为某些生僻的汉字加上拼音注释。如果是在Word中就比较简单了，但在Excel中应该怎么添加呢？答：如果要在Excel中为“中文”添加拼音，可以执行如下的操作步骤（下面以Excel 2003为例进行介绍）：（1）选中需要输入拼音的单元格区域，执行菜单栏中的【格式】|【拼音指南】|【显示或隐藏】命令（如图1所示），这样就可以为该单元格区域激活拼音信息的显示模式，否则即使输入后也处于隐藏状态。（2）输入正常的中文文字，然后执行菜单栏中的【格式】|【拼音指南】|【编辑】命令，此时就可以直接在单元格的上半部区域输入相应的拼音了，如图2所示。（3）一般情况下，由于拼音缺省使用半角字符，而且又缺省使用左对齐模式，因此看起来不是那么美观。因此可以执行菜单栏中的【格式】|【拼音指南】|【设置】命令，在打开的“拼音属性”对话框中的“字体”选项卡中可以调整拼音的字体、字形、字号、下划线、颜色等格式（如图3所示）；在“设置”选项卡中重新设置拼音与文字的对齐状态，比如左对齐、居中、分散对齐等（如图4所示），建议选择“分散对齐”，这样拼音与文字就可以一一对应了。 [分享]输入以“0”开头的数字在Excel单元格中，输入一个以“0”开头的数据后，往往在显示时会自动把“0”消除掉。请问有什么办法来让“0”不被消掉吗？答：要保留数字开头的“0”，其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“‘ ”（单引号），这样跟在后面的以“0”开头的数字的“0”就不会被系统自动消除。我有更好的办法，就是设置单元格格式为自定义“000000#“，0的个数依编码长度定，这样可以进行数值运算。如果这带0开头的字串本身是文本，或者是不定长的，那干脆先设该部分单元格格式为文本好了。不知那位还有补充？ [分享]在数据录入时自动切换输入法由于工作表中数据类型的复杂和多变性，所以常常要在各种输入法之间来回切换，请问可以实现一定位到某个单元格系统就会自动切换到相应的输入法吗？答：可以通过下面的设置来实现它：首先选中使用同一种输入法的所有单元格，再单击执行“数据”菜单上的“有效性”命令，在弹出的对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“输入法模式”下拉列表中，根据需要进行设置。如要使用中文字符的话，就选择“打开”，如要使用英文输入模式，就选择“关闭（英文模式）”。 [分享]在信息输入前就给予提示在单元格输入信息时，希望系统能自动的给予一些必要的提示，这样不但可以减少信息输入的错误，还可以减少修改所花费的时间。请问该如何实现？答：可以按如下操作：首先选择需要给予输入提示信息的所有单元格。然后执行“数据”菜单中的“有效性”命令，在弹出的对话框中选择“输入信息”选项卡。接着在“标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息的标题和内容即可。 [分享]选择大范围的单元格区域由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠标拖动操作，总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。请问有什么别的好方法吗？答：可以进行如下操作：首先在“名称”框中输入该操作区域的起始单元格名称代号，然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号，中间用“：”冒号分开。最后按下“Enter”键，这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。还有个办法：先选中区域的左上角单元格，按着shift键点击右下角单元格，也可以选定以这两个单元格为对角的长方形区域。如何正确显示百分数在单元格中输入一个百分数（如60％），按下回车键后显示的却是。请问该如何设置才能正确显示百分数？答：出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成数值类型了，只要更改其类型为“常规”或“百分数”即可。操作如下：选择该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。 [分享]在连续单元格中自动输入等比数据序列请问有什么好的方法来输入一个较大的等比序列吗？答：可以通过填充的方法来实现。具体操作如下：首先在第一个单元格中输入该序列的起始值，然后通过拖动操作选择要填充的所有单元格。再依次单击“编辑”菜单中的“填充”项下的“序列”命令。在弹出的“序列”对话框中，再选择“类型”中“等比序列”单选按钮，再在“步长”文本框中输入等比序列的比值。最后还要在“终止值”文本框中输入一个数字。不一定要是该序列的最后一个值，只要是一个比最后一个数大的数字就可以了。然后单击“确定”按钮即可。这样系统就自动将序列按照要求填充完毕。 [分享]为修改后的工作表添加批注想在对工作表文档进行修改的同时，在修改处添加批注，以方便日后查阅。请问该如何操作？答：为修改添加批注是很容易实现的。具体操作如下：首先选择已经修改过的单元格，然后单击“插入”菜单中的“插入批注”命令。这时在该单元格旁边会弹出一个黄色的文本输入框，输入框最上边会自动显示系统安装时使用的用户名字，当然也可以改为当前使用者的名字。在光标处就可以输入要添加的批注了。输入完成后鼠标单击任意位置，批注文本框就会自动隐藏起来。这时在该单元格的右上角部位会多出一个红色的小三角形符号，当鼠标移动至该单元格上时，会自动弹出刚才添加的批注内容。同时还可以用鼠标右键单击该单元格，在弹出的菜单中通过“编辑批注”和“清除批注”命令来进行其他的修改操作。 [分享]兼得Excel公式与结果兼得Excel公式与结果 -----偶然间在网上找到的，不知道对大家有没有用。。。。。 Excel 最重要的应用就是利用公式进行计算。无论输入是纯粹的数字运算，还是引用其他单元格计算，只要在一个单元格中输入公式，就能得到结果。这个直接显示结果的设计对于绝大多数场合来说都是适用的，但某些情况下就不那么让人满意了。比如说在做工程施工的预结算编写，使用Excel，既要写出工程量的计算式，也要看到它的结果，于是这样相同的公式在Excel里面要填两次，一次在文本格式的单元格中输入公式，一次是在数据格式的单元格中输入公式让Excel计算结果。如何既能看到公式又能看到结果呢？这个问题笔者认为可以从两个方面考虑：一种方法是所谓“已知结果，显示公式”，先在数据格式单元格中输入公式让Excel计算结果，然后在相邻的单元格中看到公式；另一种方法所谓“已知公式，显示结果”，就是先在一个文本格式的单元格中输入公式，在相邻的单元格中看到结果。 ★已知结果，显示公式假设C列为通过公式计算得到的结果（假设C1为“=A1+B1”，或者直接是数字运算“=2+3”)，而相邻的D列是你需要显示公式的地方（即D1应该显示为“=A1+B1”或者“=2+3”）。 1. 打开“工具”菜单选择“选项”命令，出现“选项”对话框。 2. 在“常规”选项卡中，选中“R1C1引用方式”选项。 3. 定义名称，将“引用位置”由“=(6,Sheet1!RC[-1])”即可。这里的RC[-1]含义是如果在当前单元格的同行前一列单元格中有公式结果，则在当前单元格中得到公式内容，即在含公式结果单元格的同行后一列单元格显示公式内容；如果将RC[-1]改为RC[1]，则在公式结果的同行前一列单元格显示公式内容。 4. 如果“引用位置”中含有“RC[-1]”，则在含公式结果单元格的同行后一列单元格中输入“=FormulaofResult(这个应该就是前面提到的定义的名称吧？)”即可得到公式；如果“引用位置”中含有“RC[1]”，则在含公式结果单元格的同行前一列单元格中输入“=FormulaofResult”即可得到公式。如果想要在含公式结果单元格的同行后数第2列中显示公式内容，则需要把“引用位置”中的“RC　－1　”改为“RC　－2　”。 ★已知公式，显示结果假设C列为输入的没有等号公式（假设C1为“A1+B1”)，而相邻的D列是你需要存放公式计算结果的地方（即D1显示A1和B1单元格相加的结果）。 1. 选中D1，然后打开“插入”菜单选择“名称”命令中的“定义”子命令，出现“定义名称”对话框。 2. 在“在当前工作表中的名称”输入栏中输入定义的名称“ResultofFomula”，在下方的“引用位置”编辑栏中输入“=EVALUATE(Sheet1!C1)”，单击[确认]按钮退出。 3. 在 D1中输入“=ResultofFomula”，然后选中按住右下角的填充柄向下拉动填充即可。 EVALUATE　　是Eexcel 4．0版的宏表函数，Excel 2000和Excel 2002中还支持，但只可用于名称定义中。 4. 填充后要按[F9]进行重算，如果C列的公式有改动，也需要及时按[F9]进行重算。巧施妙计，就能让公式和结果在Excel中和平共处了，你也试试吧。 [分享]同时对多个单元格执行相同运算请问有什么好的方法来实现一步完成对多个单元格数据执行同样的运算吗？答：可以执行如下操作：假设要对多个单元格执行全部加“1”的相同操作。首先在空白单元格中输入要执行运算的操作数“1”，再利用“复制”按钮将其添加到剪贴板。然后选择所有要进行运算的单元格，再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中单击选择“运算”选项区域下的“加”单选按钮，最后单击“确定”按钮完成。 [分享]在公式中引用其他工作表单元格数据公式中一般可以用单元格符号来引用单元格的内容，但是都是在同一个工作表中操作的。如果要在当前工作表公式中引用别的工作表中的单元格，那该如何实现呢？答：要引用其他工作表的单元格可以使用以下方法格式来表示：工作表名称+“!”+单元格名称。如要将Sheet1工作表中的A1单元格的数据和Sheet2工作表中的B1单元格的数据相加，可以表示为：“Sheet1!A1+Sheet2!B1”。 [分享]不输入公式直接查看结果当要计算工作表中的数据时，一般都是利用公式或函数来得到结果。可是假如仅仅只是想查看一下结果，并不需要在单元格中建立记录数据。请问有什么办法实现吗？答：可以选择要计算结果的所有单元格，然后看看编辑窗口最下方的状态栏上，是不是自动显示了“求和=？”的字样呢？如果还想查看其他的运算结果，只需移动鼠标指针到状态栏任意区域，然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中单击要进行相应的运算操作命令，在状态栏就会显示相应的计算结果。这些操作包括：均值、计数、计数值、求和等。 [分享]利用单步执行检查公式错误 Excel中提供的函数是十分丰富的。但是在使用一些比较复制的嵌套函数时，一旦出现错误，要找到错误原因是比较困难的。请问有什么好的方法来查找公式函数中的错误吗？答：可以利用“公式求值”功能来一步一步执行函数，这是一个准确找出错误的好办法。由于“公式求值” 不是系统默认的按钮，所以需要先将其添加到工具栏。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中的选择“命令”选项卡。再在“类别”列表中选择“工具”项，在“命令”列表中选择“公式求值”项，最后将其拖到工具栏上。接下来选择包含函数的单元格，然后单击“公式求值”按钮。在弹出的“公式求值”对话框中，会用下划线表示公式中的执行步骤。通过单击“求值”按钮，可以一步步地执行公式，同时观察下划线表达式的运算结果是否正确，从而找出公式的错误之处。 [分享]函数中快速引用单元格在函数使用时，常常需要用单元格名称来引用该单元格的数据。如果要引用的单元格太多、太散的话，那么逐个输入就会很麻烦。请问有什么简捷的方法吗？答：遇到这种情况时，可以试试下面的方法，利用鼠标直接选取引用的单元格。具体操作如下：以SUM函数为例。我们在公式编辑栏中直接输入“＝SUM()”，然后再将光标定位至小括号内。接着按住“Ctrl”键，在工作表中利用鼠标选择所有参与运算的单元格。这时会发现，所有被选择的单元格都自动的填入了函数中，并用“，”自动分隔开。输入完成后按“Enter”键结束即可。 [分享]快速找到所需函数的妙招如果对系统提供的函数不是很熟悉，有什么办法可以快速找到需要的函数呢？答：对于没学习过计算机编程的人来说，系统提供的函数的确是一个比较头痛的问题。不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数： 1）假如需要利用函数对工作表数据进行排序操作，可以先单击工具栏的“插入函数”按钮，在弹出的对话框的“搜索函数”项下面直接输入所要的函数功能，如直接输入“排序”两个字。 2）单击“转到”按钮，在下面的“选择函数”对话框中就会列出好几条用于排序的函数。单击某个函数，在对话框最下面就会显示该函数的具体功能。 3）如果觉得还不够详细，可以单击“有关该函数的帮助”链接来查看更详细的描述。这样就再也不会为不懂函数而头痛了。 [分享]利用组合键快速隐藏单元格中的公式如果要隐藏单元格中的公式，除了用系统命令外，还有什么更快捷的方法吗？答：可以利用以下组合键来隐藏公式。选择要隐藏公式的单元格，然后按下“Ctrl+`”（数字“1”键左边的那个按键）组合键即可；如果要再次显示隐藏的公式，只要再按一次上述组合键即可重新恢复显示。 [分享]快速实现矩阵型数据区域的求和在一个比较大的工作表中，需要对输入的数据进行横向和纵向的求和，请问有什么快捷的方法吗？答：对于这种矩阵形状的数据进行行和列的求和，可以使用如下快捷的方法：如要对数据矩阵进行横向求和，首先用鼠标拖动操作选择整个数据矩阵，同时还要多选择一空白列。然后单击工具栏上的“Σ”按钮。这样会发现多选择的那一个空白列中已经自动填入了对应行求和得到的结果了。同样，如果要按列方向求和，则只要多选择一行；如果要同时对行和列进行求和，就多选择一行和一列，最后单击“Σ”按钮即可。不过用这种方法来求和时，必须保证所有的单元格都是直接输入的数据，不能是通过函数式计算得到的数据。否则在该单元格前的所有单元格数据都不会参与求和。 [分享]在工具按钮之间设置分隔线工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开，如果要在每一个工具按钮之间设置分隔线该怎么操作？答：先按住“Alt”键，然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮，松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线，只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可。 [分享]依据三个以上关键字对数据排序系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行。如果需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？答：虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序，但是我们可以利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键字大于3个以上的排序。具体操作如下：首先打开工作表。单击“数据”菜单中的“排序”项，依次在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字，然后执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行2次排序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止，就可以实现了对三个以上关键字的排序操作了。 [分享]同时打开相关联的所有工作簿在数据输入或处理时，常常可能要参考其他数据文件中的内容，这样就必须一个一个的打开相关联的工作簿。请问可以让系统在打开当前工作簿文件时就自动打开这些相关联的数据文件吗？答：可以通过将这些相关联的数据文件和当前工作簿组成一个工作区，只要将该工作区打开，系统就会打开其中的每一个工作簿。具体实现方法如下：首先打开所以的工作簿文件，再执行“文件”菜单中的“保存工作区”命令，输入工作区名称后单击“保存”按钮即可。 [分享]更改系统菜单的弹出方式请问如何自己定义多样的菜单弹出方式呢？答：其实系统早就准备了多种菜单的弹出方式，可以执行如下操作来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡，在“菜单的打开方式”项旁的下拉列表框中列出了多种弹出方式，可以根据喜好来选择。 [分享]在工具按钮直接显示文字提示工具栏中提供的工具按钮都是用图表或符号来表示的，有许多都看不懂，请问可以让工具按钮像菜单那样显示文字提示吗？答：可以执行以下操作来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，再选择“命令”选项卡。然后用鼠标右键单击系统工具栏上希望显示文字提示的工具按钮（或者单击对话框中的“更改所选内容”按钮），在弹出的菜单中根据需要选择“总是只用文字”或者“图像和文本”。这样工具按钮就会显示文字提示了。不过并不是每个工具按钮都有文字提示的。所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会是不可用的。 [原创]在公式中插入批注如果要在公式中插入批注信息，可以利用“N（Value）”返回“0”的特点，因为文字属于其它值。 1．假如A1～F1单元格中是个别统计数字，G1则是它们的总和，那么一般情况下其公式为“=SUM(A1:F1)”。 2．如果要在公式中插入批注信息，可以将公式更改为“=SUM(A1:F1)+N("A1～F1的总和")”，如图1所示。图片附件: 图 (2005-7-12 13:18, K) Part 5: EXCEL技巧汇总返回首页 [分享]利用"条件求和向导"对数据按条件进行汇总在一个表格中经常需要将表中的数据按一定的条件进行求和计算。如一个人事职称档案表，需要统计"助理工程师"、"工程师"、"会计师"等职称的人数各为多少。对类似问题，利用"条件求和向导"便可很好地解决。具体方法是选择"工具"*"加载宏"，在打开的窗口中选中"条件求和向导"，然后按"确定"按钮，调用加载宏; 选择"工具"*"向导"*"条件求和"，进入求和向导; 在求和向导中首先单击"输入"框右边的小按钮，然后在表格中直接选定包含数据的区域，再单击"下一步"，在"求和列"中选定求和数据所在列，在"条件"框中添加求和的条件，根据向导的步骤指定存放汇总结果的单元格，即将光标置于输入框中，直接在表格中选中相应单元格即可，最后单击"完成"按钮。在汇总结果单元格中将出现预期的汇总结果，且一旦设定，汇总结果单元格会随着数据变化自动汇总，一劳永逸。要取消汇总结果只需点击汇总结果单元格，将公式去掉即可。当然，熟悉函数公式的用户，可直接定义单元格的公式，效果是一样的。 [分享]把Excel表格转换为图片许多报纸和杂志都介绍过在Excel中，同时按住Shift键点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就会变成“全部关闭”。如果我们在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们可以将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下：首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可（或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令）。我们还可以将其在Word中进行粘贴。另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。 [分享]将Excel的文本数字转换成数字在Excel中，系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待，而且为了某些需要，用户可以通过“格式”菜单中的“单元格”命令，将数字设置为文本格式。然而，现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字，那么以下方法可以一试。 1．一次转换一个单元格在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“错误检查”选项卡（一定要确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”复选框）。选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。在单元格旁边，单击出现的按钮，再单击“转换为数字”。 2．一次转换整个区域在某空白单元格中，输入数字“1”。选中该单元格，并在“编辑”菜单上单击“复制”命令。选取需转换的存储为文本数字的单元格区域。在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。在“运算”下，单击“乘”。单击“确定”按钮。 3．处理特殊财务数字一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号“-”。要将此文本字符串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本字符串字符，然后乘以“-1”。例如，如果单元格A2中的值为“156-”，那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”将文本转换为数值“-156”，然后用上面的方法操作。 [分享]快速隐藏单元格所在位置的行与列 1. 按ctrl+9 可隐藏选中单元格或区域所在的行 2. 按ctrl+0 可隐藏选中单元格或区域所在的列赫赫野兔: 恢复隐藏的行和列的快捷键是： ctrl+shift+0 ctrl+shift+9 还有隐藏当前工作表格式----工作表----隐藏隐藏当前工作薄窗口----隐藏 [分享]快速选择Excel工作表在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。 [推荐]用Excel和VBA轻松实现桌签批量打印用Excel和VBA轻松实现桌签批量打印, 工作中有需要的朋友可以试一下用Excel来制作桌面标签（以下简称桌签）确实是一个比较新颖的方法，不过要是同时制作很多桌签也还是比较费时的。那么今天笔者就介绍一种用VBA轻松实现桌签批量打印的方法。一、准备工作 ⒈启动Excel2003(其他单元格也可以)，执行“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下面的“工具”选项，然后在“命令”下面找到“照相机”选项，并将它拖到工具栏合适位置上。 ⒉在Sheet1工作表中(最好将文档取名保存一下)，仿照图1的样式，在B列相应的单元格中输入需要打印桌签的名称，并在A1中输入一个名称。图1 ⒊在C1单元格(也可以是其他单元格)中输入公式:=COUNTA(B:B)，用于统计所要打印的桌签数目。 ⒋选中A1单元格，设置字符居中对齐，并设置一种适合用作桌签的字体(如魏碑体)。二、制作桌签 ⒈选中A1单元格，单击一下工具栏上的“照相机”按钮，再切换到“Sheet2”工作表中，单击一下鼠标，即可得到一张A1单元格的照片(图2)。图2 小贴士:这种照片不同于普通图片，它与A1单元格中的数据建立了链接，随A1单元格中的字符改变而改变。 ⒉选中“照片”，执行“格式→图片”命令，打开“设置图片格式”对话框，在“颜色与线条”标签中，将“线条”设置为“无线条颜色”，点击“确定”返回。 ⒊根据桌签底座的尺寸，将“照片”调整至合适大小，并将它定位到页面合适位置上。 ⒋将上述“照片”复制一份，在“设置图片格式”对话框的“大小”标签中，将它“旋转→180°”，并将它定位到页面合适位置上(效果参见图2)。三、编制宏程序 ⒈按下“Alt+F11”组合键，打开“Visual Basic编辑器”(图3)，在右侧的“工程资源管理器”区域中，选中“VBAProject(桌签.xls)”选项，执行“插入→模块”命令，插入一个模块(模块1)。图4 ⒉双击“模块1”，展开右侧的代码编辑区，将下述代码输入其中: Sub 桌签() '建立一个名称为“桌签”的宏。 For i = 1 To (1, 3) '设立一个循环:开始值为1，结束值为Sheet1工作表C3单元格内的值(即桌签数目)。 '选中Sheet1工作表。 Cells(1, 1).Value = Cells(i, 2).Value '依次将B列的桌签字符调入A1单元格中。 Columns("A:A").Select '选中A列。 '将A列设置为“最合适的列宽”，这样让字符不同的桌签自动适应“照片”的大小。 '选中Sheet2工作表。 '执行一下打印操作，打印出一张桌签。 Next '进入下一个循环。 '桌签全部打印完成后，选中Sheet1工作表。 Range("B1").Select '选中B1单元格，等待下一次修改字符。 '保存当前工作簿文档。 '退出Excel。 End Sub '宏的结束符号。小贴士:①上述代码中英文单引号及其后面的字符是对代码的注释，可以不输入。②宏的结束符号上面的4行代码不输入不影响桌签的打印。 ⒊输入完成后，关闭“Visual Basic编辑器”窗口。四、添加按钮 ⒈切换到Sheet1工作表中，执行“视图→工具栏→窗体”命令，展开“窗体”工具栏，单击工具栏上的“按钮”按钮，在工作表中拖拉出一个按钮，此时系统弹出“指定宏”对话框(图4)，选中刚才编制的“桌签”宏，确定返回。图5 2.将按钮上的文字修改为“打印桌签”，再调整好大小，并定位在工作表合适位置上(参见图1)。以后需要打印桌签时，只要将相应的字符输入到B列下面的单元格中，然后按下“打印桌签”按钮，就一切OK了。用VBA实现用户口令及授权管理（源代码公开）用VBA实现用户口令及授权管理本人是一个VBA初学者¸初次发表自己首个VBA程序, 希望版主及各位前辈给予鼓励, 对予程序中的不足, 希望各位前辈给我改进意见, 用户及口令都为”111” 工程口令已清除主要功能: 1. 如果用户取消宏, 他就不会看到程序内主表, 在工作表- 隐藏中也取消不了(当然这只能对不懂VBA的用户适用) 2. 系统要求用户定期更改密码 3. 可对不同用户进行不同的授权(在用户表中,Y: 有权; N: 无权 4. 退出系统自动保存 5. 对密码表中的口令加密(希望高手提供更强大的加密算法) === Public Function EncodePassword(pw As String) As String ' 传递pw，并返回编码后的pw。 Dim codedPW As String Dim i As Integer Dim ch As String * 1 If Len(pw) = 0 Then EncodePassword = "" Exit Function End If codedPW = "" pw = Trim(pw) For i = 1 To Len(pw) ch = Mid(pw, i, 1) 'codedPW = codedPW & Chr(Asc(ch) + (Cos(i) * i + Sin(200 * i) * i + Log(100 + i * i))) & Chr(Asc(ch) + (Cos(i) * i + Sin(100 * i) * i + Log(50 + i * i))) 'codedPW = codedPW & Chr(Asc(ch) + (Cos(i) + Sin(200 * i))) & Chr(Asc(ch) + (Cos(i) + Sin(100 * i))) codedPW = codedPW & Chr(Asc(ch) + (Cos(i) * i + Sin(200 * i) * i + Log(100 + i * i) - * i)) & Chr(Asc(ch) + (Cos(i) * i + Sin(100 * i) * i + Log(50 + i * i) - * i)) Next i EncodePassword = codedPW End Function Public Function DecodePassword(codedPW As String) As String ' 传递编码后的pw，并返回解码的 pw. Dim decodedPW As String Dim i As Integer Dim ch As String * 1 If Len(codedPW) = 0 Then DecodePassword = "" Exit Function End If decodedPW = "" codedPW = Trim(codedPW) For i = 1 To Len(codedPW) ch = Mid(codedPW, i, 1) If i Mod 2 = 1 Then 'decodedPW = decodedPW & Chr(Asc(ch) - (Cos((i + 1) / 2) * (i + 1) / 2 + Sin(200 * (i + 1) / 2) * (i + 1) / 2 + Log(100 + (i + 1) / 2 * (i + 1) / 2))) 'decodedPW = decodedPW & Chr(Asc(ch) - (Cos((i + 1) / 2) + Sin(200 * (i + 1) / 2))) decodedPW = decodedPW & Chr(Asc(ch) - (Cos((i + 1) / 2) * (i + 1) / 2 + Sin(200 * (i + 1) / 2) * (i + 1) / 2 + Log(100 + (i + 1) / 2 * (i + 1) / 2) - (i + 1) / 2 * )) Else decodedPW = decodedPW End If Next DecodePassword = decodedPW End Function Sub Macro1() ' ' Macro1 Macro ' Wang Jinbo 记录的宏 2004-12-28 ' ' 快捷键: Ctrl+z ' ' ' ' Dim WP19 As Worksheet Set WP19 = Sheets("WP1019") Dim Summary As Worksheet Set Summary = Sheets("Summary") 'Sheets("Summary").Select ' '(A2, P9999).Select ' ' Dim SourceRow As Integer SourceRow = 2 Dim TargetRow As Integer TargetRow = 2 Dim OPRow As Integer OPRow = 2 Dim RevaluationRow As Integer RevaluationRow = 2 Dim OP As Double Dim Revaluation As Double While Not IsEmpty((SourceRow, 1)) If (SourceRow, 2) = 2 And (SourceRow, 3) <> (SourceRow - 1, 3) Then (Cells(TargetRow, 1), Cells(TargetRow, 1)).Select (TargetRow, 1) = (SourceRow, 3) (Cells(TargetRow, 2), Cells(TargetRow, 2)).Select = "=VLOOKUP(RC[-1],WP1002!C[-1]:C[1],3,FALSE)" (Cells(TargetRow, 3), Cells(TargetRow, 3)).Select = "=VLOOKUP(RC[-2],WP1002!C[-2]:C,2,FALSE)" (Cells(TargetRow, 4), Cells(TargetRow, 4)).Select = "=VLOOKUP(RC[-1],RS1002!C[-3]:C[-1],3,FALSE)" (Cells(TargetRow, 5), Cells(TargetRow, 5)).Select = "=VLOOKUP(RC[-4],WP1002!C[-4]:C,5,FALSE)" (Cells(TargetRow, 6), Cells(TargetRow, 6)).Select = _ "=IF(ISNA(VLOOKUP(RC[-5],OB!C[-5]:C,6,FALSE))=TRUE,0,VLOOKUP(RC[-5],OB!C[-5]:C,6,FALSE))" (Cells(TargetRow, 7), Cells(TargetRow, 7)).Select = _ "=SUMIF('IN1012'!C[4]:C[5],Period!R2C2&""05""&RC[-6],'IN1012'!C[5])" (Cells(TargetRow, 8), Cells(TargetRow, 8)).Select = _ "=IF(ISNA(VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""031"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE))=TRUE,0,VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""031"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE)+ISNA(VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""032"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE))=TRUE,0,VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""032"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE)+ISNA(VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""033"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE))=TRUE,0,VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""033"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE)+ISNA(VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""034"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE))=TRUE,0,VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""034"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE)+ISNA(VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""040"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE))=TRUE,0,VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-7]&""040"",WP1019!C[-2]:C[-1],2,FALSE))" (Cells(TargetRow, 9), Cells(TargetRow, 9)).Select = _ "=SUMIF('IN1012'!C[2]:C[3],Period!R2C2&""06""&RC[-8],'IN1012'!C[3])" (Cells(TargetRow, 10), Cells(TargetRow, 10)).Select = _ "=SUMIF('IN1012'!C[1]:C[2],Period!R2C2&""08""&RC[-9],'IN1012'!C[2])" (Cells(TargetRow, 11), Cells(TargetRow, 11)).Select = _ "=IF(ISNA(VLOOKUP(RC[-10],Variance!C[-9]:C[-7],2,FALSE))=TRUE,0,VLOOKUP(RC[-10],Variance!C[-9]:C[-7],2,FALSE))" (Cells(TargetRow, 12), Cells(TargetRow, 12)).Select = _ "=IF(ISNA(VLOOKUP(RC[-11],Variance!C[-10]:C[-8],3,FALSE))=TRUE,0,VLOOKUP(RC[-11],Variance!C[-10]:C[-8],3,FALSE))" (Cells(TargetRow, 13), Cells(TargetRow, 13)).Select = _ "=SUMIF('IN1012'!C[-2]:C[-1],Period!R2C2&""37""&RC[-12],'IN1012'!C[-1])" (Cells(TargetRow, 14), Cells(TargetRow, 14)).Select = _ "=RC[-8]-RC[-7]+RC[-6]-RC[-5]-RC[-4]-RC[-3]-RC[-2]-RC[-1]" (Cells(TargetRow, 15), Cells(TargetRow, 15)).Select = _ "=IF(RC[-10]=""6"",0,IF(SUM(RC[-8]:RC[-2])=0,RC[-9],IF(RC[-10]=""9"",0,VLOOKUP(Period!R6C2&RC[-14]&""090"",WP1019!C[-9]:C[-8],2,FALSE))))" (Cells(TargetRow, 16), Cells(TargetRow, 16)).Select = "=RC[-1]-RC[-2]" Range("P2").Select Calculate Columns("P:P").Select 'OPRow = 2 'While Not IsEmpty((OPRow, 1)) ' If (OPRow, 2) = 2 And (OPRow, 3) = (SourceRow, 3) And (OPRow, 8) = "081" Then ' (Cells(TargetRow, 6), Cells(TargetRow, 6)).Select ' (TargetRow, 6) = (OPRow, 9) ' End If ' OPRow = OPRow + 1 'Wend TargetRow = TargetRow + 1 End If SourceRow = SourceRow + 1 Wend End Sub ======== 不关EXCEL 如何关闭已打开的加载宏 Sub ttt() Dim inadd As AddIn For Each inadd In = False Next End Sub [推荐]Excel 数组的使用我一直对数组的用法不是很清楚, 今天见到一篇关于数组基础的文章, 觉得有必要推荐给数组新手学习参考. 数组就是单元的集合或是一组处理的值集合。可以写一个数组公式，即输入一个单个的公式，它执行多个输入的操作并产生多个结果——每个结果显示在一个单元中。数组公式可以看成是有多重数值的公式。与单值公式的不同之处在于它可以产生一个以上的结果。一个数组公式可以占用一个或多个单元。数组的元素可多达6500个。了解数组首先我们通过几个例子来说明数组是如何工作的。我们可以从图7-35中看到，在“B”列中的数据为销售量，在“C”列中的数据是销售单价，要求计算出每种产品的销售额和总的销售金额，一般的做法是计算出每种产品的销售额，然后再计算出总的销售额。但是如果我们改用数组，就可以只键入一个公式来完成这些运算。输入数组公式的步骤为：选定要存入公式的单元格，在本例中我们选择“D4”单元格。输入公式 =SUM(B2:B4*C2:C4)，但不要按下[Enter]键（输入公式的方法和输入普通的公式一样）。按下[Shift]+[Ctrl]+[Enter]键。我们就会看到在公式外面加上了一对大括号“{}”，如图 7-36所示。在单元格“D”中的公式“=SUM(B2:B4*C2:C4)”, 表示“B2: B4”范围内的每一个单元格和“C2：C4”内相对应的单元格相乘，也就是把每个地区的销售量和销售单价相乘，相乘的结果共有3个数字，每个数字代表一个地区的销售额，而“SUM”函数将这些销售额相加，就得到了总的销售额。下面我们再以使用数组计算3种产品的销售额为例，来说明如何产生多个计算结果。其操作过程如下： (1) 选择“D2：D4”单元格区域，该区域中的每个单元格保存的销售金额。如图7-37所示。 (2) 在“D2”单元格中输入公式“=B2:B4*C2:C4”（不按[Enter]键）按下[Shift]+[Ctrl]+[Enter]”键，我们就可以从图7-38中看到执行后的结果。同时我们可以看到“D2”到“D4”的格中都会出现用大括弧“{ }”框住的函数式，这表示“D2” 到“D4”被当作一个单元格来处理，所以不能对“D2”到“D4”中的任一格作任何单独处理，必须针对整个数组来处理。使用数组常数我们也可以在数组中使用常数值。这些值可以放在数组公式中使用区域引用的地方。要在数据公式中使用数组常数，直接将该值输入到公式中并将它们放在括号里。例如，在图7-39中，就使用了数组常数进行计算。常数数组可以是一维的也可以是二维的。一维数组可以是垂直的也可以是水平的。在一维水平数组中的元素用逗号分开。下面是一个一维数组的例子。例如数组：{10,20,30,40,50}。在一维垂直数组中的元素用分号分开。在下面的例子是一个6×1的数组，{100;200;300;400;500;600}。对于二维数组，用逗号将一行内的元素分开，用分号将各行分开。下一个例子是“4 ×4”的数组（由4行4列组成）：{100,200,300,400;110, … … ;130,230,330,440}。注意：不可以在数组公式中使用列出常数的方法列出单元引用、名称或公式。例如：{2*3,3*3,4*3}因为列出了多个公式，是不可用的。{A1,B1,C1}因为列出多个引用，也是不可用的。不过可以使用一个区域，例如{A1:C1}。对于数组常量的内容，可由下列规则构成：数组常量可以是数字、文字、逻辑值或错误值。数组常量中的数字，也可以使用整数、小数或科学记数格式。文字必须以双引号括住。同一个数组常量中可以含有不同类型的值。数组常量中的值必须是常量，不可以是公式。数组常量不能含有货币符号、括号或百分比符号。所输入的数组常量不得含有不同长度的行或列。数组的编辑数组包含数个单元格，这些单元格形成一个整体，所以，数组里的某一单元格不能单独编辑。在编辑数组前，必须先选取整个数组。选取数组的步骤为： (1) 选取数组中的任一单元格。 (2) 在“编辑”菜单中选择“定位”命令或者按下[F5]键，出现一个“定位”对话框。按下“定位条件”按钮，出现一个定位条件对话框，如图7-40所示。选择“当前数组”选项，最后按下“确定”按钮，就可以看到数组被选定了。编辑数组的步骤为: 选定要编辑的数组，移到数据编辑栏上按[F2]键或单击左键，使代表数组的括号消失，之后就可以编辑公式了。编辑完成后，按下[Shift] +[Ctrl] + [Enter]键。若要删除数组，其步骤为：选定要删除的数组，按[Ctrl]+[Delete]或选择编辑菜单中的“清除”命令。数组的扩充在公式或函数中使用数组常量时，其它运算对象或参数应该和第一个数组具有相同的维数。必要时，Microsoft Excel 会将运算对象扩展，以符合操作需要的维数。每一个运算对象的行数必须和含有最多行的运算对象的行数一样，而列数也必须和含有最多列数对象的列数一样。例如: = SUM({1,2,3}+{4,5,6}）内的第一个数组为1×3,得到的结果为1+4、2+5和3+6的和,也就是21。如果将公式写成 = SUM({1,2,3}+4}）,则第二个数据并不是数组，而是一个数值，为了要和第一个数组相加，Excel 会自动将数值扩充成1 ×3 的数组。使用=SUM({1,2,3}+{4,4,4})做计算，得到的结果为1+4、2+4和3+4的和, 即18。将数组公式输入单元格区域中时，所使用的维数应和这个公式计算所得数组维数相同。这样，Microsoft Excel 才能把计算所得的数组中的每一个数值放入数组区域的一个单元格内。如果数组公式计算所得的数组比选定的数组区域还小，则 Microsoft Excel会将这个数组扩展，以便将它填入整个数组区域内。例如：={1,2;3,4}*2扩充后的公式就会变为={1,2;3,4}*{2,2;2,2}，则相应的计算结果为“2,4,6,8”。再如：输入公式={1,2;3,4}*{2,3}扩充后的公式就会变为={1,2;3,4}*{2,3;2,3} ，则相应的计算结果为“2,6,6,12”。如果 Microsoft Excel 将一个数组扩展到可以填入比该数组公式大的区域内，而没有扩大值可用的单元格内，这样就会出现#N/A错误值。例如：={1,2;3,4}={1,2,3} 扩充后的公式就会变为={1,2,#N/A;3,4,#N/A}*{1,2,#/A;.#N/A} ，而相应的计算结果为“2,4,#N/A,4,6,#N/A”。如果数组公式计算所得的数组比选定的数组区域还要大，则超过的值不会出现在工作表上。 EXCEL中的自动宏如果想作一个在EXCEL工作薄打开时就自动执行的宏, 请将此宏的名称,取为auot_open, 如果在打开excel工作薄时不执行自动宏, 只须按信SHIFT键就可以了为什么不用Workbook_Open呢？ [分享]如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。当然，如果只选择其中几个工作表，你可用ctrl或shift与鼠标结合选择如何在EXCEL中加入自定义函数我是OFFICE菜鸟,请问各位大侠, 如何在EXCEL中把定义好的宏加入自定义函数中要在一般模块中定义好了自然就是自定义函数…例如 Function abc () Msgbox “Hi!” End function 就有一个自定义函数abc啰 [分享]避开Excel的误差微软的Excel软件在财务应用领域使用得非常广泛、被许多单位用来处理财务数据。笔者就是用Excel来为单位做工资表的，不过笔者在使用过程中发现，当用Excel进行复杂算术运算时，其计算出来的结果有时会与电子计算器的结果有些微小的差别，特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下，算术“误差”很容易产生，究其原因，就是Excel在除不尽的情况下，不会自动对数值进行四舍五入的操作。这在要求严格的财务报表上当然是不允许的，避开这种“误差”的途径有两种： 1．利用Round函数对中间值四舍五入 Excel中Round函数的格式为：Round(数值，保留的小数位数），它的作用就是对指定数值进行四舍五入的操作并保留指定小数位数。比如Round(,2）的意思就是对的千分位进行四舍五入、结果就是，当然为工作方便，此函数括号内的数值也可以是单元格地址或别的算术公式，每个中间值经过这样处理后得到的最终运算结果就和计算器算出来的一致了。 2．正确设置Excel选项来避开“误差” 上述函数方法虽然方便，不过遇上大型Excel表格时，如果每个单元格都要设置这个函数，工作量未免太巨大，这时我们就可以进入Excel的[工具]→[菜单]→[选项]→[重新计算]，在“工作簿选项”处勾选“以显示值为准”，上述Excel“误差”也可有效避免，而默认情况下这个小选项是没有被勾选的。我遇过这样的问题,就差一分的误差,很烦人的.我是个财务工作者,要经常在表格中设置计算增值税的,比如说:B4=B2/*,这样的公式就会产生一分的偏差的.请问楼主,怎么解决???? 方法1, 用round函数, B4=round(B2/*,2),如果不能满足你的要求, 请上传附件及详细说明 [分享]如何快速输入数据序列？如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。自定义序列还有个妙用，有时需要按一定的特殊顺序排序。可以将特殊顺序的文本自定义成序列，排序时按自定义序列就可以了。 [求助] 急用!请帮忙!VBA发邮件遇到的两个问题(大家继续努力) 我使用下列代码发邮件, 请问如何解决下面两个问题: 1. 一次发几十个邮件,如何让系统自动在发邮件时自动按outlook发邮件提示对话框的"是"按钮 2. 如果在发邮件时按outlook发邮件提示对话框的"否"按钮, 系统提示运行错误"287", 如何解决 Sub test() = False Dim objOL As Object Dim itmNewMail As Object Set objOL = CreateObject("") Set itmNewMail = (olMailItem) With itmNewMail .To = "ddd@" .Subject = "Mail Test" .Send End With Set objOL = Nothing Set itmNewMail = Nothing = True End Sub === 第二个不是问题 With itmNewMail .To = "ddd@" .Subject = "Mail Test" On Error Resume Next .Send On Error GoTo 0 End With === ' Declare Windows' API functions Private Declare Function RegisterWindowMessage _ Lib "user32" Alias "RegisterWindowMessageA" _ (ByVal lpString As String) As Long Private Declare Function FindWindow Lib "user32" _ Alias "FindWindowA" (ByVal lpClassName As Any, _ ByVal lpWindowName As Any) As Long Private Declare Function SendMessage Lib "user32" _ Alias "SendMessageA" (ByVal hwnd As Long, _ ByVal wMsg As Long, ByVal wParam As Long, _ lParam As Any) As Long Private Sub SomeProc() Dim wnd As Long Dim uClickYes As Long Dim Res As Long ' Register a message to send uClickYes = RegisterWindowMessage("CLICKYES_SUSPEND_RESUME") ' Find ClickYes Window by classname wnd = FindWindow("EXCLICKYES_WND", 0&) ' Send the message to Resume ClickYes Res = SendMessage(wnd, uClickYes, 1, 0) ' ... ' Do some Actions ''''' btn_sendmail_Click ‘干些事后再关掉 ' Send the message to Suspend ClickYes Res = SendMessage(wnd, uClickYes, 0, 0) End Sub 程控ClickYes === 你好: 我想了一個方法，用 display 方法，再按 Ait + S 鍵傳送 Email 以下法在 Excel 2003 + Outlook 2003 測試成功 PS: 請在Excel 視窗下執行，若在 VBE 視窗執行會有問題 Public Declare Function SetTimer Lib "user32" _ (ByVal hwnd As Long, ByVal nIDEvent As Long, ByVal uElapse As Long, ByVal lpTimerfunc As Long) As Long Public Declare Function KillTimer Lib "user32" _ (ByVal hwnd As Long, ByVal nIDEvent As Long) As Long Private Declare Sub Sleep Lib "kernel32" (ByVal dwMilliseconds As Long) Private Declare Function SetForegroundWindow Lib "user32" (ByVal hwnd As Long) As Long Function WinProcA(ByVal hwnd As Long, ByVal uMsg As Long, ByVal idEvent As Long, ByVal SysTime As Long) As Long KillTimer 0, idEvent DoEvents Sleep 500 "%s" End Function Sub test() = False Dim objOL As Object Dim itmNewMail As Object " .display SetTimer 0, 0, 0, AddressOf WinProcA End With Set objOL = Nothing Set itmNewMail = Nothing = True End Sub Set objOL = CreateObject("") Set itmNewMail = (olMailItem) With itmNewMail .Subject = "chijanzen Mail Test" .To = "chijanzen@ [分享]只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr＋ A键，Excel则自动进入“函数指南——步骤 2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。 [分享]只计算Excel公式的一部分在Excel中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的办法来获得：双击含有公式的单元格，选定公式中需要获得值的那部分公式，按“F9”键，Excel就会将被选定的部分替换成计算的结果，按“Ctrl+Z”可以恢复刚才的替换。如果选定的是整个公式的话，就可以看到最后的结果。例如，有这样一条公式：(A1*B1+C1)/D1，选定公式中的A1*B1（假设A1和B1的值分别为12和8），按“F9”键，Excel就会将A1*B1这部分转换为96。这时，公式就变成了(96+C1)/D1。如果继续选定D1（假设D1的值为6），并按“F9”键，Excel会将公式转换为(A1*B1+C1)/6。当你完成了公式的计算部分，想恢复成原来的公式，按“Esc”即可。在Excel中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的办法来获得：双击含有公式的单元格，选定公式中需要获得值的那部分公式，按“F9”键，Excel就会将被选定的部分替换成计算的结果，按“Ctrl+Z”可以恢复刚才的替换。如果选定的是整个公式的话，就可以看到最后的结果。 [分享]如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值？通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值，而是将其内容置为空。例如，图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现0值的情况，如何让0值不显示？方法一；使用加上If函数判断值是否为0的公式，即： =if（b2＋c2＋d2＝0，“”， b2＋c2＋d2）方法二：选择“工具”＼“选项”＼“视窗”，在“窗口选项”中去掉“零值”选项。方法三：使用自定义格式。选中 E2：E5区域，选择“格式”＼“单元格”＼“数字”，从“分类”列表框中选择“自定义”，在“格式”框中输入“G/通用格式；-G/通用格式；；”，按“确定”按钮即可。方法四：将0替换成空 (选择单元格匹配) 方法五(根据5楼雨点)：定义目标EXCEL表，在“条件格式”中将“单元格数值”等于“0”，在“格式”中将“颜色”设为“白色”，两次“确定”即可。定义表中的0值均为白色，打印时也不显示还有一方法：定义目标EXCEL表，在“条件格式”中将“单元格数值”等于“0”，在“格式”中将“颜色”设为“白色”，两次“确定”即可。定义表中的0值均为白色，打印时也不显示 [分享]Excel中“摄影”的妙用在Excel中，如果需要在一个页面中反映另外一个页面的更改，我们一般用粘贴连接等方式来实现。但是，如果需要反映的内容比较多，特别是目标位置的格式编排也必须反映出来的时候，再使用连接数据的方式就行不通了。好在天无绝人之路，Excel早为我们准备了“照相机”，你只要把希望反映出来的那部分内容“照”下来，然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。 1、准备“照相机” 1）打开Excel的“工具”菜单，选择“自定义”对话框。 2）单击“命令”选项卡，在“类别”中选择“工具”，在右边“命令”列表中找到“摄影”，并且将其拖到工具栏的任意位置。 2、给目标“拍照” 假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现在Sheet1中。 1）拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。 2）用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮，于是这个选定的区域就被“拍”了下来。 3、粘贴“照片” 1）打开Sheet1工作表。 2）在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键，被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。在Sheet2中调整“照片”的各种格式，粘贴到Sheet1中的内容同步发生变化，而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件，所以，“图片”工具栏对这个照片也是有效的哦！你可以按几个按钮试试，这个“照片还可以自由的旋转呢！怎么样？这个数码照相机还不错吧！ [分享]Excel XP的快速输入技巧用Excel XP处理庞大的数据信息时，如果不注意讲究技巧和方法，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel XP，来快速输入信息就成为各个Excel XP用户非常关心的话题，介绍几则这方面的小技巧。一、快速输入大量含小数点的数字输入大量带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，例如这个数字，我们会原样输入到表格中，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功能，让小数点自动定位，从而快速提高输入速度。用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，要在某单元格中键入，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“”。怎么样，简单吧？二、快速录入文本文件中的内容如果您需要将纯文本数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。其实只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻工作量。依次用鼠标单击菜单“数据/获取外部数据/导入文本文件”，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。三、快速输入大量相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个输入。具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。四、快速进行中英文输入法切换一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效性”对话框，选中“输入法模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了五、快速删除工作表中空行删除Excel XP工作表中的空行，一般是将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？可以使用下面的操作方法来进行删除：在打开的工作表中单击菜单栏中的“插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。六、快速对不同单元格中字号进行调整在编辑文件时常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。七、快速输入多个重复数据我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，工作量无疑是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能，来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程，然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上，当按下组合键时，计算机就会重复所记录的操作。打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。八、快速处理多个工作表无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，那么能够同时处理多个工作表么？您可采用以下方法：首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理了。在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格. [分享]双击功能使Excel如虎添翼 1、在工具栏右侧的空白处双击，快速打开“自定义”对话框。 2、在单元格中双击，单元格进入编辑状态。 3、在“格式刷”按钮上双击，格式刷可以反复多次使用。 [特别提示] 再次单击“格式刷”按钮，或者按Esc键，可以取消“格式刷”功能。 4、在标题栏上双击，Excel窗口由最大化（原始状态）还原到原始状态（最大化）大小。 5、选中某个单元格，并将鼠标移至该单元格的右下角成细十字线状时，双击鼠标，即可将该单元格中的内容快速填充到下面的单元格中。 [特别提示] 要实现此填充，该单元格左侧（或右侧）相邻列中必须有连续的数据。 6、如果工具条浮动在工作表区中，我们在工具条的标题栏上双击，该工具条返回工作表区上部或下部位置。 7、在窗口左上角Excel标志上双击，则退出Excel（如果当前文档没有保存，系统会提示保存）。 8、在工作表名称（Sheet1等）上双击，即可对工作表名称进行“重命名”。 9、将鼠标移至垂直滚动条上端与编辑区交界处成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，即可将编辑区拆分为上、下两个窗口。此时，如果将鼠标移至两个窗口分界线上双击，即可撤销窗口的拆分。 10、将鼠标移至水平滚动条右端成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，即可将编辑区拆分为左、右两个窗口。此时，如果将鼠标移至两个窗口分界线上双击，即可撤销窗口的拆分。 11、将鼠标移至列标与列标交界处成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，即可快速将左侧1列设置为“最适合的列宽”。如果选中多列，然后执行此操作，即可将选中的多列设置为“最适合的列宽”。 12、将鼠标移至行标与行标交界处成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，即可快速将上面1行设置为“最适合的行高”。如果选中多行，然后执行此操作，即可将选中的多行设置为“最适合的行高”。 13、在菜单上双击，即可将菜单中所有的菜单项（包括不常的菜单项）全部展开。 14、如果某列有多个连续的空白或有数据的单元格，选中最下（上）面一个单元格，然后将鼠标移至该单元格上（下）边缘处成梅花状时，双击鼠标，即可跳转到最上（下）面一个单元格中。 [特别提示] 如果下面全部是空白单元格，则向下跳转的操作无效。 15、如果某行有多个连续的空白或有数据的单元格，选中最右（左）边一个单元格，然后将鼠标移至该单元格左（右）边缘处成梅花状时，双击鼠标，即可跳转到最左（右）边一个单元格中。 [特别提示] 如果右边全部是空白单元格，则向右跳转的操作无效。 16、双击数据透视表中的数据, 可在新的工作表中列出该数据的明细 [分享]Excel中双击格式刷的妙用 Excel中格式刷的主要作用是复制某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于其他区域，可将上述单元格选中，单击格式刷来取出所在位置或所选内容的文字格式，用这个刷子去刷别的单元格可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用了，如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个方法可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，则按下“Esc”键或再次单击格式刷即可（此方法同样适用于Word）。 Part 6: EXCEL基础知识技巧在线教程返回首页 1.如何显示多行文本一般情况下，在单元格中输入的文本是不换行的，这样看起来会很别扭。如果要在同一单元格中显示多行文本，可以这样做：选中要换行的单元格，单击“格式”菜单，选择“单元格”命令，然后选择“对齐”选项卡，选中“文本控制”标题下的“自动换行”复选框。如果单元格中还有段落，就要在里面输入硬回车，这时Enter键的功能不是在单元格内换行，而是在单元格间移动。这时我们可以在编辑栏（或正编辑的单元格）中要换行的地方单击鼠标，按 ALT+ENTER 键来换行。 2。如何改变回车键的功能？一般情况下，我们在一个单元格中输入资料后，按下回车键后活动单元格会转入下一行的同列单元格中。如果要转到右边的单元格，能不能实现呢？打开“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“编辑”选项卡，多后从“方向”下拉列表框中选择“向右”，单击“确定”。这时再按下回车键，活动单元格就转到右边了。同样，我们可以将回车键设置为其它跳转方向，也可以取消回车键的单元格跳转功能。注意：按Tab 键也可以实现活动单元格向右跳转 3. 如何给单元格加斜线？在制作表格过程中，经常要给表头加上斜线，制作方法如下：先在A1单元格上单击鼠标，先输入右上端文本“科目”，按Alt+Enter键（参见相关技巧），再输入左下端文本“姓名”，按回车键结束文字的输入。当前行自动改变尺寸以容纳两行文本。将此单元格文本左对齐，然后在第一行文字中加适当空格使其右对齐。在此单元格上单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令。在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，选取所需要的斜线方式，如下图所示，单击“确定”按钮，完成表头斜线的添加。 4.分列功能的妙用我们可以看下面这个例子，原始数据中含有编号，而且随着行数的增加，编号位数也在增加我们可以分列功能将编号和文本分开。选中此列，单击“数据”菜单中的“分列”命令，弹出“文本分列向导”对话框。在对话框中提供了两类数据分割方法，一是按固定宽度，一是按分隔符号。将姓与名分开的问题就可以通过选择“固定宽度”项来解决，当前这个例子可以选择“分隔符号”项，单击“下一步”。这里要选择分隔符号，因为例子中的编号和文本中间都有“、”，所以我们可以选择“其他”复选框，并在后面的文本框中输入“、”，再单击“下一步”。单击“完成”按钮，编号和文本就被分开了。 5、巧用转置功能粘贴数据我们手头有这样一个数据表，行表示学生姓名，列表示学生的各科成绩。如果我们想得到一个以行表示各科成绩，以列表示学生姓名的数据表，应该怎样做呢？其实很简单，EXCEL为我们提供了转置功能。先选中要进行转换的数据区如A1：D10，按下Ctrl+C将其复制，再将光标定位在另一个工作表的A1单元格中，然后选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在“选择性粘贴”对话框中，选中“转置”复选框，单击“确定”。看，数据已经符合我们的要求了。 6.快速输入技巧在Excel 2000的工作表中，如果在多个单元个中输入同一个公式，多次填写某一个字符或某一个有规律数字，一个一个输入是很麻烦的，掌握一些技巧是可以快速输入的。 1、用组合键Ctrl+Enter在多个单元格中输入同一个公式选定要在多个单元格中输入同一个公式的这一区域，在某一单元格中输入公式后安组合键Ctrl+Enter，那么所选区域那的所有单元格中就都输入了同一公式。 2、用REPT工作表函数在某一单元格中多次填写某一字符 REPT工作表函数的语法为：REPT(text,number_timers)。其中，text为需要重复显示的字符串，不能多能多于255个字符；number_timers为指定文本进行重复的次数，为正数，否则将截尾取整数。例如，要在某一单元格中重复显示“■”30次，则输入＝REPT("■",10)，回车即可。另外，用REPT工作表函数还可以清楚的告诉您在此单元格中次字符的总数。如图一。 3、用填充柄自动填充工作表在Excel 2000工作表中，如果需要在一行或一列单元格中填入安顺序排列的项目序号，用Excel 2000的自动填充功能可以帮助您快速输入这些数据序列，而且还不容易出错。你不会不知道什么是控制柄吧？选中一个表格，其右下角有一个实心的小方块，它就是控制柄，当鼠标放上去的时候便会变成实心的“＋”。其方法：在第一单元格那输入其实数据，在下一个单元格那输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，托过的单元格中会自动的按Excel 2000内部规定的序列进行填充。如（下图二），在B3中输入“第1名”，然后拖动控制柄往下拉，松开鼠标时所拉过的区域就自动填充了“第2名、第3名”。在拖动控制柄的过程中我们也可以在鼠标的右边小说明中看到所填充的内容。如果使用鼠标右键拖动单元格填充柄，也可以实现自动填充。其方法是：在某单元格内输入数据，按住鼠标右键，沿着要填充的方向拖动填充柄，此时就会弹出包含下列各项的快捷菜单(如图三)：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充、以天数填充、以工作日填充、以年填充、等差序列、等比序列。。。。此时，您可以根据需要进行选择填充方式。显然，这种方法更有灵活性。另外，双击填充柄自动填充工作表也是一个不错的方法自动填充数字序列和文本序列也可以不拖动填充柄通过单元格区域，而采用双击填充柄的方法实现：对于数字序列的填充，要选定包含初始值单元格在内的两个单元格，然后双击填充柄。而对于文本序列的填充，只需选定初始值单元格，仍然后双击填充柄。例如：要想在 B2:B11 中输入数字序列“1、2、3.....10”，只须在B2中输入“1”，选定B2:B11，双击填充柄即可。如果需要在“C2:C7”中输入文本序列“第1名、第2名、.....第6名”，只需要在C2中输入“第1名”，选定C2单元格，双击填充柄即可。双击填充柄自动填充是一种更为快速的方法，要填充的序列的单元格区域越大，如超过一屏的大区域，越能体现他的优越性。要注意的是，自动产生的序列数由A2向下直到遇到空白单元格为止的单元格个数决定。例如, A9为空白单元格，那么此法仅在 B2:B8中产生序列“1、2、3、.....7”。同样，若B5为空白单元格，那么仅在C2:C4中产生序列“第1名、第2名、第3名”。 7、如何快速了解函数的用法 Excel中提供了上百种工作表函数，我们可以根据需要选用。如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，这时我们可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是：在编辑栏中输入一个等号，然后录入一个函数，再按下Ctrl+A键，弹出公式选项板，里面显示了选定函数的名称及其每个参数。在打开的对话框中添入所需参数，当我们选取任何一个参数时，在对话框中会看到它的解释。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，这个方法非常有用。如果你不知道EXCEL提供了那些函数，或是记不起函数是怎么写的，可以用下面的方法查看。单击工具栏上的“粘贴函数”按钮，弹出“粘贴函数”对话框。我们可以在左侧列表框中选择函数分类，在右侧列表框中选择函数名称，对话框的下面就会出现一行小字，提示此函数的作用和功能。 8、编辑技巧（1）分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。（2）序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。（3）日期的输入图１（5）多张工作表中输入相同的内容几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。（6）不连续单元格填充同一数据选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。（4）填充条纹如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。图２（8）利用Ctrl＋*选取文本如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。（9）快速清除单元格的内容如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。（7）在单元格中显示公式如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。 9、自定义函数虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual Basic模块中创建一个函数。在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic编辑器”，进入Visual Basic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = * tatol End If End Function （如图9）。图９这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。 10、矩阵计算 Excel的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。（1）数组和矩阵的定义矩阵不是一个数，而是一个数组。在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：C3}，以便和普通单元域A1：C3相区别。设置时先选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方便，一组变量最好给一个数组名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。数组名的设置步骤是：选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。更简单的命名办法为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。用“插入”－“函数”命令打开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有： MDETERM——计算一个矩阵的行列式； MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵； MMULT——计算两个矩阵的乘积； SUMPRODUCT——计算所有矩阵对应元素乘积之和。图11 （2）矩阵的基本计算数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×3的，输出结果也是3×3个单元格。计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为3×3的单元格区域，然后输入公式。如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式输入后，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算 11 自动切换输入法 ---- 在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。图12 （2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。 12 批量删除空行有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。图13 在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。 8、编辑技巧（1）分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5 ... [/quote] 请问你的这个图片是用那个软件切取的,可以发一个给我吗?谢谢. Part 7: EXCEL运用技巧汇总返回首页 Excel XP的八则快速输入技巧如果我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel XP，来快速输入信息就成为各个Excel XP用户非常关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。 1、快速输入大量含小数点的数字如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入这个数字时，我们会把“”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在Excel XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“”，怎么样简单吧？ 2、快速录入文本文件中的内容现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。 3、快速输入大量相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 4、快速进行中英文输入法切换一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 5、快速删除工作表中空行删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。 6、快速对不同单元格中字号进行调整在使用Excel XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。 7、快速输入多个重复数据在使用Excel XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。 8、快速处理多个工作表有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。高效办公Excel排序方法"集中营" 排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel 2000/XP的数据排序方法。一、数值排序函数 RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref，order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1（降序时）。函数 COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF（range，criteria）。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2）+1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1和3。此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式，即“>”、“>”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。函数 Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具体做法是:选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为自然数）的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF（E3=E2， G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。二、文本排序选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel提供了比较好的解决办法。如果您要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。三、自定义排序如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡（图3）。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用（图3）。使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。需要说明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。谈谈Excel输入的技巧在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。一、输入文本 Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。二、输入分数几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“”。三、输入负数在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。四、输入小数在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。五、输入货币值 Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。六、输入日期 Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。七、输入时间在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。了解Excel公式的错误值经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。 1．#####！原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#####！错误。解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####！错误。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。 2．#VALUE! 当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本"学籍"，则公式"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。 3．#DIV/O! 当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。解决方法：将零改为非零值。 4．#NAME? 在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令，如果所需名称没有被列出，请使用"定义"命令添加相应的名称。原因二：名称的拼写错误。解决方法：修改拼写错误的名称。原因三：在公式中使用标志。解决方法：选择菜单中"工具"|"选项"命令，打开"选项"对话框，然后单击"重新计算"标签，在"工作薄选项"下，选中"接受公式标志"复选框。原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。解决方法：Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本"总计："和单元格B50中的数值合并在一起：="总计："&B50 原因五：在区域的引用中缺少冒号。解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM（A2:B34）。 5．#N/A 原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入"#N/A"，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。 6．#REF! 当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击"撤消"按钮，以恢复工作表中的单元格。 7．#NUM！当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM！。原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE，并且函数不能产生有效的结果。解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。 8．#NULL！当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL！。原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。在Excel中快速查看所有工作表公式只需一次简单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL+`（位于TAB键上方）。 EXCEL2000使用技巧十招 1、Excel文件的加密与隐藏如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为： A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或者（另存为）”的对话框中输入文件名；Ｂ、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码；这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。Ｃ、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确认”，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。 2、对单元格进行读写保护单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。对单元格的写保护有两种方法：Ａ、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。Ｂ、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤：（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁定”；（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。对单元格的读保护有三种方法：Ａ、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。Ｂ、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。Ｃ、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。 3、快速填充相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：Ａ、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；Ｂ、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 4、使用Excel中的“宏”功能宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义方法如下：: Ａ、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；Ｂ、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；Ｃ、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。 5、连续两次选定单元格我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周围将出现实线框。 6、在工作表之间使用超级连接首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自动打开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。 7、快速清除单元格的内容首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的两种操作步骤：Ａ、选定想要清除的单元格或单元格范围；Ｂ、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；Ｃ、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。 8、快速修改单元格次序在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法如下：Ａ、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键；Ｂ、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。、在Excel中利用公式来设置加权平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。 10、用Excel绘制函数图像函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下：Ａ、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；Ｂ、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成“＋”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；Ｃ、接着在B列的B1格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“＋”时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；Ｄ、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y散点图”，然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用“图表向导”中的“折线图”格式绘制。在Excel中自动推测出生年月日及性别的技巧大家都知道，身份证号码已经包含了每个人的出生年月日及性别等方面的信息（对于老式的15位身份证而言，7-12位即个人的出生年月日，而最后一位奇数或偶数则分别表示男性或女性。如某人的身份证号码为420400700101001，它的7-12位为700101，这就表示该人是1970年元月1日出生的，身份证的最后一位为奇数1，这就表示该人为男性；对于新式的18位身份证而言，7-14位代表个人的出身年月日，而倒数第二位的奇数或偶数则分别表示男性或女性）。根据身份证号码的这些排列规律，结合Excel的有关函数，我们就能实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息的目的，减轻日常输入的工作量。 Excel中提供了一个名为MID的函数，其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定数目的字符，该数目由用户指定（另有一个名为MIDB的函数，其作用与MID完全一样，不过MID仅适用于单字节文字，而MIDB函数则可用于汉字等双字节字符），利用该功能我们就能从身份证号码中分别取出个人的出生年份、月份及日期，然后再加以适当的合并处理即可得出个人的出生年月日信息。提示：MID函数的格式为MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置（文本中第一个字符的start_num为1，第二个为2……以此类推）；至于Num_chars则是指定希望MID从文本中返回字符的个数。假定某单位人员管理希望通过身份证号码自动得出员工的出生年月日及性别，现以此为例，将有关步骤向广大用户作一简要介绍： 1. 选中整个B列，然后执行“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”窗口。 2. 选择“数字”选项卡。 3. 在“分类”栏中选择“文本”选项，然后单击“确定”按钮，关闭“单元格格式”窗口，将所有包含有身份证号码的单元格设置为文本格式。 4.将光标移至C3单元格中，然后输入“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”内容。其中MID(B3,7,2)就是从身份证号码的第7位开始取2位数，得出该员工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出该员工的出生月份，而MID(B3,11,2)则是该员工的出生日期，这些信息再加上年、月、日等文字就会组成该员工的准确出生年月日“1970年1月1日”。 5. 接下来我们应将光标移至D3单元格中，然后输入“=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),"女","男")”。这就表示取身份证号码的第15位数，若能被2整除，这表明该员工为女性，否则为男性。 6. 最后我们只需利用自动填充功能对其他各个员工的出生年月日、性别进行填充即可。上面都是以15位身份证为例进行介绍的，18位身份证的操作方法与此类似，广大用户若使用的是18位身份证，只需对有关函数的取值位置进行适当调整即可（如将“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”修改为“=MID(B3,7,4)&"年"&MID(B3,11,2)&"月"&MID(B3,13,2)&"日"”）。这样就实现了由Excel自动填充员工出生年月日、性别的功能，从而极大地减轻了用户录入数据时的工作量，有兴趣的读者不妨一试。在EXCEL中增加自动填充序列中文ＥＸＣＥＬ９７作为一种功能强大、技术先进的电子表格软件，给我们的办公带来了极大方便。在ＥＸＣＥＬ中提供了自动填充功能，我们在使用时，可以通过拖动“填充柄”来完成数据的自动填充。例如要输入甲、乙、丙、丁……，可以先在指定单元格输入甲，然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处，直至出现“＋”字，按住鼠标左键，向下（右）拖动至目的单元格，然后松开即完成了自动填充。可是有时我们会发现有一些数据序列不能自动填充，例如车间一、车间二、车间三等，填充方法有两种：第一种：单击“菜单”栏上的“工具”，选“选项”→“自定义序列”，这时就可以在“输入序列”栏输入要定义的序列。需要注意的是每输入完成一项就要回车一次，表示一项已经输入完毕，全部输入完成以后单击“添加”→“确定”，这样我们自定义的序列就可以使用了。第二种：首先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内，例如要定义一个序列：车间一、车间二、车间三，把这三项分别输入到单元Ｈ１：Ｈ３，单击“工具”→“选项”→“自定义序列”→“导入”，在“导入序列所在的单元格”所指的对话框中输入Ｈ１：Ｈ３，单击“导入”→“添加”→“确定”，这样新序列就产生了。定义的序列如果不再使用，还可删除，方法是：单击“工具”→“选项”→“自定义序列”，在“自定义序列”框中，单击要删除的序列，再单击“删除”→“确定”。发掘Execl XP合并拆分技巧本人在用Excel XP管理教职工档案时，经常遇到合并或拆分单元格数据的情况，经过一段时间的使用后摸索出了一套自己的“合并与拆分”理论，供同行们参考。所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中，图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。合并数据要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”，有“真”、“假”两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧。 1、真合并如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决办法，快捷而准确的操作方法是： (1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动到一个新工作表中，如命名为“合并”工作表。 (2)在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件，单击“文件→另存为”，保存类型选择“文本文件(制表符分隔)”，单击[保存]按钮后根据提示连续单击两次[确定]按钮即可。 (3)在Execl中单击[打开]按钮，重新打开TXT文件，在“文本导入向导→步骤之1”中采用默认设置，单击[下一步]按钮，在“步骤之2”分隔符号中，去掉“Tab键”前复选框的选择，单击[完成]按钮，这时两列中数据合并到一列中。 (4)将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处，合并操作完成。提示：合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格，而有时根据实际需要去掉或加宽空格，可采取如下措施：方法一：对TXT文件进行编辑 XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格，改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大小)，对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变，若TXT文件中两列数据之间距离增大或减小为零，则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零。如果你要将两列数据无缝合并，建议应用下面两种方法。方法二：利用函数ConcateName ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串，语法为：ConcateName (text1,text2, ……)，text1, text2, ……为1到30个将要合并成单个文本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图2所示。图2 方法三：利用“&”运算符利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串，“&”运算方式同“+”、“-”等运算方式一样，如图2所示。 2、假合并我们也来一个“瞒天过海”吧，呵呵，在对单元格设置边框时，利用工具栏中的“外部框线”将两个单元格框在一起，这样两个单元格中数据就在一个表格中了，打印出来后保证不留一点“作假”痕迹。此招对付较少单元格效果不错，要应付大量的单元格，奉劝你还是来点“真”的吧！否则够你忙的了。拆分数据合并方法掌握了，拆分也不难，拆分的方法与前面介绍的合并方法相似，先将XLS文件另存为TXT文件，再对TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分开，然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件，这样原来在一起的数据就被拆分开了。处理含有大量信息的表格时，以上合并与拆分的方法很有效，有兴趣的朋友可以试一试。]] ExcelHome精华版整理（2003年11月14日） By 徒然客从身份证号码中提取性别 Q：A1单元格中是15位的身份证号码，要在B1中显示性别(这里忽略15位和18位身份证号码的判别） B1=if(mod(right(A1,1),2)>0,"male","female") 请问这个公式有无问题，我试过没发现问题。但在某个网站看到作者所用的是如下公式： B1=if(mid(A1,15,1)/2=trunc(mid(A1,15,1)/2）,"female","male") A：leaf 道理都是一样的，不过你的公式比那个公式优质提取性别（无论是15位还是18位） =IF(LEN(A1)=15,IF(MOD(MID(A1,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(A1,17,1),2)=1,"男","女" 如果身份证号的输入已是15或18位，用公式 =IF(MOD(LEFT(RIGHT(A1,(LEN(A1)=18)+1)),2),"男","女" xls--->exe可以么？ A：Kevin 如果只是简单的转换成EXE，当然可以。如果你指的是脱离Excel也可以运行，好像没听说过可以。当然，通过DDE，是可以不运行Excel但调用它的所有功能的，但前提仍然是你的计算机上已经安装了Excel 列的跳跃求和 Q:若有20列（只有一行），需没间隔3列求和，该公式如何做？前面行跳跃求和的公式不管用。 A:roof 假设a1至t1为数据（共有20列），在任意单元格中输入公式：=SUM(IF(MOD(TRANSPOSE(ROW(1:20)),3)=0,(a1:t1)) 按ctrl＋shift＋enter结束即可求出每隔三行之和。跳行设置：如有12行，需每隔3行求和 =SUM(IF(MOD((ROW(1:12)),3)=0,(A1:A12))) 能否象打支票软件那样输入一串数字它自动给拆分成单个数字？ Q：如我输入它自动给拆成￥1 2 3 4 5 6 5 2 的形式并且随我输入的长度改变而改变？ A：Chiu 我所知函数不多，我是这样做的，如有更方便的方法，请指点例如：在A1输入小写金额，则：千万：B1=IF(A1>=10000000,MID(RIGHTB(A1*100,10),1,1),IF(A1>=1000000,"￥",0)) 百万：C1=IF(A1>=1000000,MID(RIGHTB(A1*100,9),1,1),IF(A1>=100000,"￥",0)) 十万：D1=IF(A1>=100000,MID(RIGHTB(A1*100,8),1,1),IF(A1>=10000,"￥",0)) 万：E1=IF(A1>=10000,MID(RIGHTB(A1*100,7),1,1),IF(A1>=1000,"￥",0)) 千：F1=IF(A1>=1000,MID(RIGHTB(A1*100,6),1,1),IF(A1>=100,"￥",0)) 百：G1=IF(A1>=100,MID(RIGHTB(A1*100,5),1,1),IF(A1>=10,"￥",0)) 十：H1=IF(A1>=10,MID(RIGHTB(A1*100,4),1,1),IF(A1>=1,"￥",0)) 元：I1=IF(A1>=1,MID(RIGHTB(A1*100,3),1,1),IF(A1>=,"￥",0)) 角：J1=IF(A1>=,MID(RIGHTB(A1*100,2),1,1),IF(A1>=,"￥",0)) 分：K1=IF(A1>=,RIGHTB(A1*100,1),0) 网客公式中最后一个0改为"" 如何编这个公式 Q：我想编的公式是： a/[84 - （b×4）] 其中a是一个数值，小于或等于84；b是包含字符C的单元格的个数；C是一个符号。这个公式的关键是要统计出包含字符C的单元格的个数，可我不会。 A：dongmu =a/(84-countif(b,"=c")*4) chwd 我试了一下，不能运行，我想是因为没有指定出现“c”的单元格的范围。比如说“c”在D2-D30中随机出现，在上述公式中要先统计出出现“c”的单元格的个数。这个公式如何做？再一次感谢！受dongmu朋友公式的启发，我做出了需要的公式 =a/(84-COUNTIF(D3:D30,"c")*4) skysea575 :其中a是一个数值，小于或等于84；b是包含字符C的单元格的个数；C是一个符号。 "包含字符C"在这里的意思不清楚。你的公式中只可以计算仅含有“C”字符的单元格数。可能你的想法是计算字符中凡是含有这个字或字母的词。如“文章”和“文字”中都有一个“文”字，是否计算在内？将文件保存为以某一单元格中的值为文件名的宏怎么写 A：lxxiu 假设你要以Sheet1的A1单元格中的值为文件名保存，则应用命令： Str(Range("Sheet1!A1")) + ".xls" IE中实现链接EXCEL表 Q:我想在IE中实现链接EXCEL表并打开后可填写数据，而且可以实现数据的远程保存（在局域网内的数据共享更新），我的设想是在NT中上提供电子表格服务，各位局域网内用户在IE浏览器中共享修改数据，请问我该如何操作才能实现这一功能。我是初学者，请尽量讲得详细一点。 A:老夏 <a href="C:\" target="x"> </a> <a href="" target="x">桌面</a> <iframe name="x" width=780 height=400></iframe> ************************************************************** 貼到計事本- 存為擺桌面上- 設為共享- 區域網路其他電腦設捷徑連結懂這三行字的結構,即可寫出網頁資料庫系統其中每個字都是[物件名稱] 檔案多了改用<Frame>這個元件要設幾個框隨便您 EXCEL中求两陈列的对应元素乘积之和 Q:即有简结一点的公式求如:a1*b1+a2*b2+b3*b3...的和.应有一函数XXXX(A1:A3,B1:B3)或XXXX(A1:B3) A:roof 在B4中输入公式"=SUM(A1:A3*B1:B3)",按CTRL+SHIFT+ENTER结束. dongmu =SUMPRODUCT(A1:A10,B1:B10) 求助日期转换星期的问题 Q:工作中须将表格中大量的日期同时转换为中英文的星期几请问如何处理英文的星期转换，谢谢！ A:Rowen 1.用公式:=text(weekday(xx),"ddd") 2.用VBA,weekday(),然后自定义转换序列 3.用"拼写检查",自定义一级转换序列 4.... dongmu 转成英文： =TEXT(WEEKDAY(A1),"dddd") 转成中文： =TEXT(WEEKDAY(A1),"aaaa") 研究彩票，从统计入手 Q：我有一个VBA编程的问题向你请教。麻烦你帮助编一个。我一定厚谢。有一个数组列在EXCEL中如： 01 02 03 04 05 06 07 和01 04 12 19 25 26 32 02 08 15 16 18 24 28 01 02 07 09 12 15 22 09 15 17 20 22 29 32 比较，如果有相同的数就在第八位记一个数。如 01 04 12 19 25 26 32 2 02 08 15 16 18 24 28 1 01 02 07 09 12 15 22 2 09 15 17 20 22 29 32 0 这个数列有几千组，只要求比较出有几位相同就行。我们主要研究彩票，从统计入手。如果你有兴趣我会告诉你最好的方法。急盼。 A：roof 把“01 02 03 04 05 06 07 ”放在表格的第一行，“01 04 12 19 25 26 32 2”放第二行。把以下公式贴到第二行第八个单元格“A9”中，按F2,再按CTRL+SHIFT+ENTER. =COUNT(MATCH(A2:G2,$A$1:$G$1,0)) 如何自动设置页尾线条？ Q：各位大虾：菜鸟DD有一难题请教，我的工作表通常都很长，偏偏我这人以特爱美，所以会将表格的外框线和框内线条设置为不同格式，但在打印时却无法将每一页的底部外框线自动设为和其他三条边线一致，每次都必须手工设置（那可是几十页哦！），而且如果换一台打印机的话就会前功尽弃，不知哪位大侠可指教一两招，好让DD我终生受用，不胜感激！ A：roof 打印文件前试试运行以下的代码。打印后关闭文件时不要存盘，否则下次要把格式改回来就痛苦了。（当然你也可以另写代码来恢复原来的格式）： Sub detectbreak() mycolumn = Range("A1"). Set myrange = Range("A1").CurrentRegion For Each mycell In myrange Set myrow = If = xlNone Then GoTo Nex Else Set arow = Range(Cells((-1).Row, 1), Cells((-1).Row, mycolumn)) With (xlEdgeBottom) .LineStyle = xlDouble '把这一行改成自己喜欢的表线 .Weight = xlThick .ColorIndex = xlAutomatic End With End If Nex: Next mycell End Sub 求工齡 A：老夏 =DATEDIF(B2,TODAY(),"y") =DATEDIF(B2,TODAY(),"ym") =DATEDIF(B2,TODAY(),"md") =DATEDIF(B2,TODAY(),"y")&"年"&DATEDIF(B2,TODAY(),"ym")&"月"&DATEDIF(B2,TODAY(),"md")&"日" ******************************************************** DATEDIF() Excel 2000 可以找到說明 Excel 97 沒有說明是個暗槓函數如何用excel求解联立方程： Q：x-x(7/y)^z=68 x-x(20/y)^z=61 x-x(30/y)^z=38 到底有人会吗？不要只写四个字，规划求解，我想要具体的解法， A：wenou 这是一个指数函数的联列方程。步骤如下 1、令X/Y=W 则有 X-(7W)^z=68 X-(20W)^Z=61 X-(30W)^Z=38 2、消去X (20^Z-7^Z)W^Z=7 (30^Z-20^Z)W^Z=23 3、消去W (30^Z-20^Z)/(20^Z-7^Z)=23/7 由此求得Z= x= y= 行高和列宽单位是什么? 如何换算到毫米? A：markxg 在帮助中： “出现在“标准列宽”框中的数字是单元格中 0-9 号标准字体的平均数。” 单位应该不是毫米，可能和不同电脑的字体有关吧。 Q：Rowen 是这样: 行高/3=mm 列宽*=mm 鱼之乐实际上最终打印结果是以点阵为单位的,而且excel中还随着打印比例的变化而变化如果想用宏写一个完全退出EXCEL的函数是什么？ Q:因为我想在关闭窗口时就自动退出EXCEL，请问用宏写一个完全退出EXCEL的函数是什么？多谢！ A: 请问如何编写加载宏？把带有VBA工程的工作簿保存为XLA文件即可成为加载宏。请问如何在点击一个复选框后在后面的一个单元格内自动显示当前日期？如果是单元格用"=TODAY()"就可以了如果是文本框在默认属性中设置或在复选框的CLICK中设置文本框的内容 EXCEL2000中视面管理器如何具体运用呀？请问高手EXCEL2000中视面管理器如何具体运用呀？最好有例子和详细说明。明确的功能。不然我还是不能深刻的理解他。 markxg 其实很简单呀，你把它想象成运动场上的一串照片（记录不同时点的场景），一张照片记录一个场景，选择一张照片就把运动“拖”到照片上的时点。不同的是只是场景回复，而值和格式不回复。用VBA在自定义菜单中如何仿EXCEL的菜单做白色横线？ Q：我在做自定义菜单时，欲仿EXCEL菜单用横线分隔各菜单项目，用VBA如何才能做到？ A：Rowen 那个东东也是一个部件,我想可以调用,不过没试过. diyee 把它的显示内容中设置为"-"即可。 simen 1.此部件叫什么名字，在控件箱里有吗？ 2.用“-”我也试过，用它时单击可以，但你要知道EXCEL自己的横线是不可以单击下去的 kevin_168 = True 下面是我用到的代码： Set mymenubar = Set newmenu1 = (Type:=msoControlPopup, _ Temporary:=True) = "文件制作(&M)" = True '这就是你要的白色横线 simen 你知道在窗体中也有这样的分隔线的如何实现呢？ kevin_168 这,我可没有试过,不过我做的时候使用一LABEL将其设为能否在取消“运行宏”时并不打开其它工作表！ Q：我看见有些模块（高手给的）能够在取消“运行宏”时并不打开其它工作表！不知是何办法？但当你启动宏后，工作表才被打开！这种方法是什么？ A：Rowen 这些工作表预先都是隐藏的,必须用宏命令打开,所以取消宏的情况下是看不到的.可以打开VBA编辑器,在工作表的属性窗口中将其Visible 设为xlSheetVisible 立体,看起来也够美观的,不妨一试.象版主所说的多查帮助文件,对你有帮助. 如何去掉单元格中间两个以上的空格？ Q：单元格A1中有“中心是”，如果用TRIM则变成“中心是”，我想将空格全去掉，用什么办法，请指教！！ A：用SUBSTITUDE（）函数，多少空格都能去掉。如A1中有：中心是则在B1中使用=SUBSTITUTE(A1," ","")就可以了。注意：公式中的第一个“ ”中间要有一个空格，而第二个“”中是无空格的。打印表头？ Q：在Excel中如何实现一个表头打印在多页上？打印表尾？ A：BY dongmu 请选择文件-页面设置-工作表-打印标题-顶端标题行，然后选择你要打印的行。打印表尾？通过Excel直接提供的功能应该是无法实现的，需要用vba编制才行。提取性别（无论是15位还是18位） =IF(LEN(A1)=15,IF(MOD(MID(A1,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(A1,17,1),2)=1,"男","女")) 如果身份证号的输入已是15或18位，用公式 =IF(MOD(LEFT(RIGHT(A1,(LEN(A1)=18)+1)),2),"男","女") 如何把这26个表格汇总求和成一个汇总表 A： ACCESS 数据--合并计算///来解决。鱼之乐看来有很多朋友有这个方面的需求，说明这是个共性问题，于是我利用access+excel做了一个汇总查询模板，如果您需要可来mail我发给你 0710@ excelhelp 假設匯總的工作表叫Sheet1，而存放資料的工作表叫Sheet2, Sheet3, ..., Sheet27，你可以這樣設置公式，把各工作表A1的數值加起來： =SUM(Sheet2:Sheet27!A1) 要注意的是，Sheet1不能在Sheet2和Sheet27中間，Excel不會管工作表的名字，只會把Sheet2和Sheet27中間的＊所有＊工作表中相關的儲存格（哪怕中間有一個工作表叫Sheet99）加起來。葡萄 excelhelp的方案是正确的 1、在汇总表单元格内选择“Σ” 2、选择需要叠加的第一个工作表 3、按住shift同时用鼠标选择需要叠加的最后一个工作表 4、选择需要叠加的单元格 5、Enter 实现验证先进先出法, Q: 我做了一个验证先进先出法的表格,但想不出简洁的公式,请各位帮我改进以下公式 ******************************************************** =IF(B3<C1,IF(SUM(B3:B4)<C1,IF(SUM(B3:B5)<C1,IF(SUM(B3:B6)<B1,IF(SUM(B3:B7)<C1,"out of range",(B3*C3+B4*C4+B5*C5+B6*C6+(C1-SUM(B3:B6))*C7)/C1),(B3*C3+B4*C4+B5*C5+(C1-SUM(B3:B5))*C6)/C1),(B3*C3+B4*C4+(C1-SUM(B3:B4))*C5)/C1),(B3*C3+(C1-B3)*C4)/C1),C4) B3至B7为输入数量,C3至C7为输入单价,C1为输入结余数量,E1为输出平均单价,即上面公式 ********************************************************** A: markxg 公式太复杂，而且受限制。把A列利用起来，a3=SUM(B3:$B$7)，拖至7行（若为X行，则=SUM(B3:$B$X，下拖），A列数据为先进先出的累计数量（待Match的结存数量），=MATCH(C1,A3:A7,-1)找到结存批次。然后计算结存平均单价及发出平均单价。产生随机数 A. C1=INT(RAND()*100)+1 按F9鍵不放----1~100數字在亂跳 B. Sub Macro1() [C1].Select [A1].Select Paste:=xlValues End Sub C. 選C1>>格式>>自定>>;;;>>確定 D.繪圖層作個美美的圖當按鈕>>右鍵>>指定宏>>選Macro1>>確定 ********************************************************** 還是三層式結構按鈕當操控介面步驟A,步驟B,是中間層元件,負責轉換 Execl中繁简互换 Q：有EXCEL2000中有没有像WORD2000中的繁简互换功能一样的东东呀？在这里谢过了。 A： Rowen XP 中可以,我曾用过,后来删了. 需安装"微软拼音输入法 ",并启用"高级语言服务". 工具->语音中有选项的. 能否象打支票软件那样输入一串数字它自动给拆分成单个数字？ Q：如我输入它自动给拆成￥1 2 3 4 5 6 5 2 的形式并且随我输入的长度改变而改变？ A： Chiu 我所知函数不多，我是这样做的，如有更方便的方法，请指点例如：在A1输入小写金额，则：千万：B1=IF(A1>=10000000,MID(RIGHTB(A1*100,10),1,1),IF(A1>=1000000,"￥",0)) 百万：C1=IF(A1>=1000000,MID(RIGHTB(A1*100,9),1,1),IF(A1>=100000,"￥",0)) 十万：D1=IF(A1>=100000,MID(RIGHTB(A1*100,8),1,1),IF(A1>=10000,"￥",0)) 万：E1=IF(A1>=10000,MID(RIGHTB(A1*100,7),1,1),IF(A1>=1000,"￥",0)) 千：F1=IF(A1>=1000,MID(RIGHTB(A1*100,6),1,1),IF(A1>=100,"￥",0)) 百：G1=IF(A1>=100,MID(RIGHTB(A1*100,5),1,1),IF(A1>=10,"￥",0)) 十：H1=IF(A1>=10,MID(RIGHTB(A1*100,4),1,1),IF(A1>=1,"￥",0)) 元：I1=IF(A1>=1,MID(RIGHTB(A1*100,3),1,1),IF(A1>=,"￥",0)) 角：J1=IF(A1>=,MID(RIGHTB(A1*100,2),1,1),IF(A1>=,"￥",0)) 分：K1=IF(A1>=,RIGHTB(A1*100,1),0) 网客公式中最后一个0改为"" 如下方法是否能够达到所要求的：在A1输入小写金额，则B1为所要求的 B1=WIDECHAR（A1*100）将单字节字符转换为双字节字符或 B1=WIDECHAR(TEXT(A1*100,"￥#")) officeXP提供了这样的服务 office2002中提供了繁简互换功能，可以到以下网址下载，officeXP的所有程序都可以用 ... igin=EC790020112052 要去掉其中两个最大值和两个最小值，不知道怎样运用公式 Q: 我要将一行数据进行处理。要去掉其中两个最大值和两个最小值，不知道怎样运用公式，请帮助。 A： Rowen 可参阅:large() 及 Small() 函数 simen 在excel中用max() 和 min()也可, Rowen 我想先排序,再去头尾应更实用些. markxg 是个办法，不过次序打乱了。最简单的就用MAX（）和MIN（）工作表函数，也不用编程，帮助里讲的很明白。 ------ 另设的二个数据列，在其中一个数据列中对应的单元格中加入带MIN，MIX的IF判断语句，即如果MAX或MIN得出的结果与源数据相符则，显示为空，如此这样在另一列中在做一次相同的公式即可将源数据转化为你所要求的数据列。 ---------- 以a1~a50为例 =sum(a1:a50)-max(a1:a50)-min(a1:a50) 应该是： =SUM(A1:A50)-MAX(A1:A50)-LARGE(A1:A50,2)-MIN(A1:A50)-SMALL(A1:A50,2) 这个只能减去1个最大和1个最小值，不符合楼主的题意。也可用下面的公式。 =SUM(A1:A20)-SUM(LARGE(A1:A20,{1,2}))-SUM(SMALL(A1:A20,{1,2})) C1、C2、C3、C4中的公式如何设置？ Q：前日本人提出如下一个问题请诸位大虾帮助指点迷津。如下表： A B C 1 50 采购（采购汇总） 2 60 工程（工程汇总） 3 80 工资（工资汇总） 4 100 税（税汇总） 5 70 采购 6 50 工资 7 60 工程 . . . . . . 请问：C1、C2、C3、C4中的公式如何设置？可能本人没有说清楚，实际上C1、C2、C3、C4是B列的采购合计数、工程汇合计数、工资合计数等，这里烦请诸位高手再指迷津。 A： dick C1={SUM(IF(MOD(ROW(data),4)=1,data))} C2={SUM(IF(MOD(ROW(data),4)=2,data))} C3={SUM(IF(MOD(ROW(data),4)=3,data))} C4={SUM(IF(MOD(ROW(data),4)=0,data))} 使用陣列公式 data:為資料範圍 dongmu 无需数组公式： sumif(条件区域,条件,求和区域) c1=sumif(b1:b7,"采购",a1:a7) c2=sumif(b1:b7,"工程",a1:a7) c3=sumif(b1:b7,"工资",a1:a7) c4=sumif(b1:b7,"税",a1:a7) 取满足条件的记录行 Q: 有一张表，有很多行记录，想通过另外一个表，取满足条件的记录，且不留空行的反映出满足条件的记录。 A: wenou 在某一空列对每条记录进行判断，符合要求输入该行的行数否则为零，然后用函数。 hxq 你的意思是：先在这个表中增加一个空列，将符合条件的记录按反映在另张表的行号数字显示，再在另张表上用上IF（），只要ROW（）与空列的行号数相等就取这条记录，同时用到了VLOOKUP（）。我试一下，THANK YOU roof 不需要用公式,用菜单中的"数据-->筛选-->高级筛选"会更快些."高级筛选"允许将符合条件的数据行(可以忽略重复行)复制到另一工作表. hxq 难道用一次，就要高级自选一次，我是想固定两个表，后一个表是通的前一个表生成的，但是取前个表符合条件的行的数据，且如果前个表，是1，3 记录符合条件，我后一个表是中间不断行的显示。 wenou 用index()函数,它有3个参数，第1个参数是源数据矩阵，第2个参数为已筛选出的行数，第3个参数为要从源数据矩阵提取数据所在的列数 hxq 你的方法简单易懂,还有对满足条件的行数如何确定是否可在第二个叁数地方用其它的函数. wenou 除非要筛选的行是特定的行，如偶数行，可用MOD函数作为INDEX函数的行参数，如要筛选的行在行数上是无规律的，则必须在某一空列如E列用IF函数来判断，符合要求的赋值该行的行数否则为零。这样可用LARGE(E:E,ROW(A1))作为第2个参数 Part 8: EXCEL操作-基础篇返回首页《1》将一范围的单元格的值同原地加减乘除有何办法实现将一张表中的数据由元的单位转换为万元. 也就是说将表格中的所有数据同时变为原来的1/10000.请问有什么简便的方法吗? 1.在任一格中(如B1)输入10000 2.游标停在B1上,後按[复制] 3.选取资料范围4.按[编辑]>[选择性贴上] 5.选[除] 6.按[确定] 供您参考! 《2》公式的结果为某值要变为空格单元格有求和公式，如何使该单元格不显示“0”？ D8单元格的公式为 =SUM(G8,I8,K8,M8) 如何使当 G8,I8,K8,M8 单元格均无数据时，D8单元格不显示“0”？ =if(and(isblank(g8),isblank(i8),isblank(k8),isblank(m8)),"",SUM(G8,I8,K8,M8)) 空白单元格如何表示A1是原始值，B1我想让它根据A1的值来决定其值。A1>=0则，B1=A1 A1<O,则B1为空白单元格，有办法做到吗？有两个问题，A1<0是，B1是空白单元格，而不是以空格代替，因为等下我要对B列进行汇总计算，如果是空格代的话，就会因为不是数值型，而无法参与计算了！请在B1中输入公式，＝if(A1>=0,A1,0) 补充:如果你不想在B1中显示有"0",可去除"选项-显示零值"前的勾. 也可用公式＝if(A1>=0,A1,"") 空白单元格用""表示，比如A1为空白单元格，可表示为A1="" 《3》在每页上方自动加上标题行每30行为一页，并加上一个标题，如何实现？？？每30行为一页，并加上一个标题，如何实现？？？可以每30行加一个分页符，标题就用“打印标题”来设置。 1、标题文件-页面设置-工作表-打印标题-顶端标题行，设置一下就好了。2、每页30行也是在页面设置中，设置上下页边距的调整可以实现，打印预览看一下就可以看到是不是30行了，不到30行你可以将行距加宽，进行调整，以我的经验，加标题的30行/页大概行距是20，这样连制表人的空间都留出来了。每页30行 “插入》分页符”；然后每向下移动30行，点菜单“插入》分页符”。如果是打印财务的满页分户账，可用宏变量1：满页笔数。计算一下满页笔数（以数据单元格的行数为定），打印至此；变量2：行数。每加30（含标题行）分页。《4》各种公式的错误值代表的意义(#DIV/O!, #N/A…) 了解Excel公式的错误值经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A ！、#VALUE ！、#DIV/O ！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。 1．##### ！原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生##### ！错误。解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致##### ！错误。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。 2．#VALUE! 当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本"学籍"，则公式"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。 3．#DIV/O! 当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。解决方法：将零改为非零值。 4．#NAME? 在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令，如果所需名称没有被列出，请使用"定义"命令添加相应的名称。原因二：名称的拼写错误。解决方法：修改拼写错误的名称。原因三：在公式中使用标志。解决方法：选择菜单中"工具"|"选项"命令，打开"选项"对话框，然后单击"重新计算"标签，在"工作薄选项"下，选中"接受公式标志"复选框。原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。解决方法：Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本"总计："和单元格B50中的数值合并在一起：="总计："&B50 原因五：在区域的引用中缺少冒号。解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM（A2:B34）。 5．#N/A 原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入"#N/A"，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。 6．#REF! 当单元格引用无效时将产生错误值#REF ！。原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击"撤消"按钮，以恢复工作表中的单元格。 7．#NUM ！当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM ！。原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE，并且函数不能产生有效的结果。解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。 8．#NULL ！当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL ！。原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。《5》F1~F12键的功用F1: HELP~~~ F2:进入编辑状态F3: 执行"粘贴"操作。Ctrl+F3可以插入一个名称F4:编辑状态下,改变单元格的引用方式 F5:定位F6:在同一表格的不同分拆栏里切换F7:拼写检查F8: 按下之后等同于按住Shift键，叫“扩展” F9:活动工作表重算F10: 等同于Alt，菜单选择F11:自动生成图表F12:另存为 F3：将定义的名称（名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称便于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。）粘贴到公式中。之前得先用 Ctrl+F3 定义名称也可以用 Ctrl+Shift+F3 由行列标志创建名称（名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称便于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。）。《6》我有很多工作表要做一样的事,如设置页眉页脚，难道要一个一个做，当然不用一个关于页眉、页脚设置的小技巧当一个工作簿中有很多张工作表，而你需要为每个工作表设置相同页眉、页脚时：请按shift键选中所有的工作表，然后进行设置，这样，所有工作表的页眉、页脚就一次设好啦，能节省很多时间。请问如何sheet1与sheet2同步工作? 请问在sheet1工作同时在sheet2产生同样的格式、内容怎麽做? 例如在sheet1的a1填入「班级」,设成红色，sheet2的a1也同步显示「班级」,设成红色表格的页脚问题是这样的，我每个表格有4张，总共一个文件里面有6个表格，相当于总共24页，我希望它能够自动打，而且我想设置页脚为共24页，第？页，怎么办？;) 试一试选择所有的工作表（工作组）然后再设置页脚，打印的时候也是用工作组打印把所有工作表选中就可以了然后你再点打印,或者你先浏览,再设置也行! 《7》为何有人能给工作表标签加底色，我的不能? 《8》我单元格的公式不想让人看见，怎么办? 用“保护工作表”的方式。具体做法请多测试几次，视你需求进行设定。《9》我单元格的内容不想让人看见，怎么设定格式? Excel操作中隐藏单元格内容的技巧1.隐藏单元格内容选择要隐藏的单元格区域，在“格式”菜单中单击“单元格”，单击“数字”选项卡，在“分类”框中，单击“自定义”，然后在“类型”框中键入三个半角的分号“;;;”。单击“确定”按钮。此时，这些单元格中的内容将不会显示在工作表中的单元格中，但当你单击某个单元格后，编辑栏中将会显示其内容。如果希望在编辑栏中也不显示其内容，请继续下面的操作。 2.隐藏编辑栏内容再次选择要隐藏的单元格区域，在“格式”菜单中单击“单元格”，单击“保护”选项卡，选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮。接着在“工具”菜单中选择“保护”子菜单，单击“保护工作表”，然后选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，还可以在“取消工作表保护时使用的密码”框中键入密码。单击“确定”按钮。以后，如果需要在编辑栏中显示这些单元格的内容，请在“工具”菜单中选择“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”；要在单元格中显示其内容，请删除设置单元格格式时在“类型”框中自定义的“;;;”符号即可。《10》您知道套用EXCE表格格式时还可以只选择其中的「颜色、字体….等」吗? 隔行用不同颜色显，请问如何做？ 1.条件格式, 自定义, 公式, ... 2.格式 --> 自动套用格式选择你想要的格式确定 3.在上下两单元格格中设计不同颜色，再选中两单元格，用格式刷刷即可：) 《11》常不知道用什么字体较好吗?参考这篇让您更方便选择… 略《12》单独小写的 i 总是被替换为大写的 I ，为什么啊?怎么解决? 在工作表储存格A1处键入一个小草英文字母 a (字型选 Wingdings3),正确显示了向下箭咀符号,但在B1再键入小草英文字母 i,按回车後,小草老是自动变了大草,不知是什麽原因呢? (Tool settings: AutoCorrect Capitalize first letter of sentence - ticked) 自动更正里, 单独的小写"i"是会被替换为大写的"I"的(英文里"我"总是大写的) 你找找你的自动更正的选项里是否有解决方法: 1.去掉自动更正2.输入"i "后面加个空格, 然后按CTRL+Z(可惜的是空格还在) 3.输入i后按SHIFT+ENTER来确认《13》如何让单元格直接显示公式? 单元格里有公式，如何用一个命令显示单元格公式，或方法请帮忙，多谢！工具——选项——视图——将“公式”打钩 CTRL + ~ 《14》如何让一行或数行(列)单元格置顶(或左)不动(不受滚动条影响)? 如何使一行单元格置顶？一行单元格作为表头，无论表格怎样移动，表头位置都不会发生改变。这个该怎样才能办到？冻结窗格/拆分《15》我开数个工作表确在对底部的状态列只显示一个工作表名称，选取很不方便，怎么办? 任务栏找不到打开的EXCEL文件名? 在EXCEL里，同时打开四个文件，以前除工作表显示当前文件外，其他三个文件名显示在，最低部的状态栏内，但我的机器，不显示打开的三个文件名，但文件确实已经同时打开，不知为什么？请帮忙解释一下，为什么？问题应在这《16》G/通用格式“和”@”有什么不同? 单元格属性自定义中的“G/通用格式“和”@”作用有什么不同？单元格属性自定义中的“G/通用格式“和”@”作用有什么不同？设定成“G/通用格式“的储存格，你输入数字1..9它自动认定为数字，你输入文字a..z它自动认定为文字，你输入数字1/2它会自动转成日期。设定成“@“的储存格，不管你输入数字1..9、文字a..z、1/2，它一律认定为文字。文字与数字的不同在於数字会呈现在储存格的右边，文字会呈现在储存格的左边。《17》我要怎么加载或不加载宏? 我想删除讨厌的加载宏？我在home下载了一个东东，可是每次打开excel就有了,如何才能彻底删除啊工具－＞加载宏，找到那个然后将其前面的勾勾去掉。如果它改了你的菜单，可以点工具－＞自定义，然后将那些按钮拖去。《18》为何我无法直接用光标在单元格里编辑? 为何文本光标不见了？我遇到了这样的问题：在单元格中无法出现文本输入光标，如要更改单元格中的一部分则不行，只能将单元格中的内容全部清除，再重新输入，请指点。是否如下图Highlight处未勾选，否则只要在单元格快按两次，游标就会出现。《19》如何在条件格式输入公式? 条件格式为什么失灵？若要将选定单元格中的值作为格式条件，请单击“单元格数值”选项，接着选定比较词组，然后键入常量值或公式。如果输入公式，则必须以等号 (=) 开始。若要将公式作为格式条件（用于计算所选单元格之外的数据或条件），请单击“公式”，然后输入用于估算逻辑值 TRUE 或 FALSE 的公式。图片附件: (2003-3-26 10:38, K) 《20》好用的ALT+数字好用的ALT+数字按住ALT不放，然后再键入一个数字可以达到某些效果，不同的数字会有不同的效果，如ATL+178输入的就是平方，加179就是立方...... 试试吧字符集 (128-255) 128 · 160 [space] 192 À 224 à 129 · 161 ¡ 193 Á 225 á 130 · 162 ¢ 194 Â 226 â 131 · 163 £ 195 Ã 227 ã 132 · 164 ¤ 196 Ä 228 ä 133 · 165 ¥ 197 Å 229 å 134 · 166 ¦ 198 Æ 230 æ 135 · 167 § 199 Ç 231 ç 136 · 168 ¨ 200 È 232 è 137 · 169 © 201 É 233 é 138 · 170 ª 202 Ê 234 ê 139 · 171 « 203 Ë 235 ë 140 · 172 ¬ 204 Ì 236 ì 141 · 173 205 Í 237 í 142 · 174 ® 206 Î 238 î 143 · 175 ¯ 207 Ï 239 ï 144 · 176 ° 208 Ð 240 ð 145 ' 177 ± 209 Ñ 241 ñ 146 ' 178 ² 210 Ò 242 ò 147 · 179 ³ 211 Ó 243 ó 148 · 180 ´ 212 Ô 244 ô 149 · 181 μ 213 Õ 245 õ 150 · 182 ¶ 214 Ö 246 ö 151 · 183 · 215 × 247 ÷ 152 · 184 ¸ 216 Ø 248 ø 153 · 185 ¹ 217 Ù 249 ù 154 · 186 º 218 Ú 250 ú 155 · 187 » 219 Û 251 û 156 · 188 ¼ 220 Ü 252 ü 157 · 189 ½ 221 Ý 253 ý 158 · 190 ¾ 222 Þ 254 þ 159 · 191 ¿ 223 ß 255 ÿ 《21》我用公式得到的数据如何复制到别的单元格里去(只要数据，不要当中的公式) 如何把用公式得到的数据复制到其它单元格中? 我用公式得到的数据如何复制到别的单元格里去？（只要数据，不要当中的公式）选择性粘贴《22》Emily版主的数字转英文及yuanshu兄一个不错的的文件(金额、日期大写函数) 请问金额的数字可以转化为英文大写吗如: US$1, US Dollars One Thousand Two Hundred And Thirty Four Only. === Current Special! Complete Excel Excel Training Course for Excel 97 - Excel 2003, only $. $ Instant Buy/Download Includes 2 Excel VBA Courses (20 lessons and 5 Workbook Downloads in each) Back to: Excel Custom Function/Formulas. Got any Excel/VBA Questions? Free Excel Help See Also: Convert Numbers to Words/Text Here is a very popular bit of code from Microsoft that will convert any currency amount in a cell to English words. All code and text from below here is the work of Microsoft. Summary This article shows you how to create a sample, user-defined function named ConvertCurrencyToEnglish() to convert a numeric value to an English word representation. For example, the function will return the following words for the number : One Thousand Two Hundred Thirty Four Dollars And Fifty Six Cents The Function Wizard can also be used to enter a custom function in a worksheet. To use the Function Wizard, follow these steps: 1. Click the Function Wizard button, and select User Defined under Function Category. 2. Select ConvertCurrencyToEnglish, and enter your number or cell reference. 3. Click Finish To Create the Sample Functions 1. Insert a module sheet into a workbook. To do this in Microsoft Excel 97 or Microsoft Excel 98, point to Macro on the Tools menu, and then click Visual Basic Editor. In the Visual Basic Editor, click Module on the Insert menu. In Microsoft Excel or , point to Macro on the Insert menu and click Module. 2. Type the following code into the module sheet. Function ConvertCurrencyToEnglish (ByVal MyNumber) Dim Temp Dim Dollars, Cents Dim DecimalPlace, Count ReDim Place(9) As String Place(2) = " Thousand " Place(3) = " Million " Place(4) = " Billion " Place(5) = " Trillion " ' Convert MyNumber to a string, trimming extra spaces. MyNumber = Trim(Str(MyNumber)) ' Find decimal place. DecimalPlace = InStr(MyNumber, ".") ' If we find decimal place... If DecimalPlace > 0 Then ' Convert cents Temp = Left(Mid(MyNumber, DecimalPlace + 1) & "00", 2) Cents = ConvertTens(Temp) ' Strip off cents from remainder to convert. MyNumber = Trim(Left(MyNumber, DecimalPlace - 1)) End If Count = 1 Do While MyNumber <> "" ' Convert last 3 digits of MyNumber to English dollars. Temp = ConvertHundreds(Right(MyNumber, 3)) If Temp <> "" Then Dollars = Temp & Place(Count) & Dollars If Len(MyNumber) > 3 Then ' Remove last 3 converted digits from MyNumber. MyNumber = Left(MyNumber, Len(MyNumber) - 3) Else MyNumber = "" End If Count = Count + 1 Loop ' Clean up dollars. Select Case Dollars Case "" Dollars = "No Dollars" Case "One" Dollars = "One Dollar" Case Else Dollars = Dollars & " Dollars" End Select ' Clean up cents. Select Case Cents Case "" Cents = " And No Cents" Case "One" Cents = " And One Cent" Case Else Cents = " And " & Cents & " Cents" End Select ConvertCurrencyToEnglish = Dollars & Cents End Function Private Function ConvertHundreds (ByVal MyNumber) Dim Result As String ' Exit if there is nothing to convert. If Val(MyNumber) = 0 Then Exit Function ' Append leading zeros to number. MyNumber = Right("000" & MyNumber, 3) ' Do we have a hundreds place digit to convert? If Left(MyNumber, 1) <> "0" Then Result = ConvertDigit(Left(MyNumber, 1)) & " Hundred " End If ' Do we have a tens place digit to convert? If Mid(MyNumber, 2, 1) <> "0" Then Result = Result & ConvertTens(Mid(MyNumber, 2)) Else ' If not, then convert the ones place digit. Result = Result & ConvertDigit(Mid(MyNumber, 3)) End If ConvertHundreds = Trim(Result) End Function Private Function ConvertTens (ByVal MyTens) Dim Result As String ' Is value between 10 and 19? If Val(Left(MyTens, 1)) = 1 Then Select Case Val(MyTens) Case 10: Result = "Ten" Case 11: Result = "Eleven" Case 12: Result = "Twelve" Case 13: Result = "Thirteen" Case 14: Result = "Fourteen" Case 15: Result = "Fifteen" Case 16: Result = "Sixteen" Case 17: Result = "Seventeen" Case 18: Result = "Eighteen" Case 19: Result = "Nineteen" Case Else End Select Else ' .. otherwise it's between 20 and 99. Select Case Val(Left(MyTens, 1)) Case 2: Result = "Twenty " Case 3: Result = "Thirty " Case 4: Result = "Forty " Case 5: Result = "Fifty " Case 6: Result = "Sixty " Case 7: Result = "Seventy " Case 8: Result = "Eighty " Case 9: Result = "Ninety " Case Else End Select ' Convert ones place digit. Result = Result & ConvertDigit(Right(MyTens, 1)) End If ConvertTens = Result End Function Private Function ConvertDigit (ByVal MyDigit) Select Case Val(MyDigit) Case 1: ConvertDigit = "One" Case 2: ConvertDigit = "Two" Case 3: ConvertDigit = "Three" Case 4: ConvertDigit = "Four" Case 5: ConvertDigit = "Five" Case 6: ConvertDigit = "Six" Case 7: ConvertDigit = "Seven" Case 8: ConvertDigit = "Eight" Case 9: ConvertDigit = "Nine" Case Else: ConvertDigit = "" End Select End Function === 《23》转英文(另一篇) EXCEL中如何将数字转换为英文在EXCEL中通过格式和TEXT函数可以将数字表示为中文大写格式，现在我需要将数字转示为英文文字格式，如将220转换为two hundred and twenty，请问有什么办法实现。 === Function fctNumbersLetters(NumberFigures) Dim varLenghtNumber As Integer Dim varThreeLetters As String Dim varThreeFigures As String Dim varSixLetters As String Dim varSixFigures As String Dim varNineLetters As String Dim varNineFigures As String Dim varTwelveLetters As String Dim varTwelveFigures As String Dim varLettersUnits As String Dim varLettersTens As String Dim varLettersHundreds As String Dim varUnits(9) As String Dim varTens(9) As String Dim varHundreds(9) As String Dim varPremiereLettre As String NumberFigures = Int(Val(NumberFigures)) varLenghtNumber = Len(NumberFigures) varThreeFigures = Right(NumberFigures, 3) If varLenghtNumber > 3 And varLenghtNumber < 7 Then varSixFigures = Right(Left(NumberFigures, Len(NumberFigures) - 3), 3) End If If varLenghtNumber > 6 And varLenghtNumber < 10 Then varSixFigures = Right(Left(NumberFigures, Len(NumberFigures) - 3), 3) varNineFigures = Right(Left(NumberFigures, Len(NumberFigures) - 6), 3) End If If varLenghtNumber > 9 And varLenghtNumber < 13 Then varSixFigures = Right(Left(NumberFigures, Len(NumberFigures) - 3), 3) varNineFigures = Right(Left(NumberFigures, Len(NumberFigures) - 6), 3) varTwelveFigures = Right(Left(NumberFigures, Len(NumberFigures) - 9), 3) End If ' ********************************************************************** varUnits(0) = "0" varUnits(1) = "one" varUnits(2) = "two" varUnits(3) = "three" varUnits(4) = "four" varUnits(5) = "five" varUnits(6) = "six" varUnits(7) = "seven" varUnits(8) = "eight" varUnits(9) = "nine" varTens(0) = "0" varTens(1) = "ten" varTens(2) = "twenty" varTens(3) = "thirty" varTens(4) = "forty" varTens(5) = "fifty" varTens(6) = "sixty" varTens(7) = "seventy" varTens(8) = "eighty" varTens(9) = "ninety" varHundreds(0) = "0" varHundreds(1) = "one hundred" varHundreds(2) = "two hundred" varHundreds(3) = "three hundred" varHundreds(4) = "four hundred" varHundreds(5) = "five hundred" varHundreds(6) = "six hundred" varHundreds(7) = "seven hundred" varHundreds(8) = "eight hundred" varHundreds(9) = "nine hundred" ' ********************************************************************** ' Hundreds, Tens, Units varLettersUnits = varUnits(Right([varThreeFigures], 1)) varLettersTens = varTens(Left(Right([varThreeFigures], 2), 1)) varLettersHundreds = varHundreds(Left(Right([varThreeFigures], 3), 1)) If Len([varThreeFigures]) = 1 Then varThreeLetters = varLettersUnits End If If Len([varThreeFigures]) = 2 Then varThreeLetters = varLettersTens & " " & varLettersUnits Select Case Right([varThreeFigures], 2) Case 11 varLettersTens = "eleven" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersTens Case 12 varLettersTens = "twelve" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersTens Case 13 varLettersTens = "thirteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersTens Case 14 varLettersTens = "fourteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersTens Case 15 varLettersTens = "fifteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersTens Case 16 varLettersTens = "sixteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersTens Case 17 varLettersTens = "seventeen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersTens Case 18 varLettersTens = "eighteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersTens Case 19 varLettersTens = "nineteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersTens End Select If Right(varThreeFigures, 1) = 0 Then varThreeLetters = varLettersTens End If End If If Len([varThreeFigures]) = 3 Then varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " " & varLettersUnits Select Case Right([varThreeFigures], 2) Case 11 varLettersTens = "eleven" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens Case 12 varLettersTens = "twelve" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens Case 13 varLettersTens = "thirteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens Case 14 varLettersTens = "fourteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens Case 15 varLettersTens = "fifteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens Case 16 varLettersTens = "sixteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens Case 17 varLettersTens = "seventeen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens Case 18 varLettersTens = "eighteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens Case 19 varLettersTens = "nineteen" varLettersUnits = "" varThreeLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens End Select End If If varThreeFigures = "000" Then varThreeLetters = "" GoTo jumpThousands End If If Right(varThreeFigures, 2) = "00" Then varThreeLetters = varLettersHundreds GoTo jumpThousands End If If Left(varThreeFigures, 2) = "00" Then varThreeLetters = "and " & varLettersUnits GoTo jumpThousands End If If Left(varThreeFigures, 1) = "0" Then varThreeLetters = "and " & varLettersTens & " " & varLettersUnits End If If Left(varThreeFigures, 1) = "0" And Right(varThreeFigures, 1) = "0" Then varThreeLetters = "and " & varLettersTens GoTo jumpThousands End If ''' *********************************************************************************************** ''Thousands jumpThousands: If varLenghtNumber > 3 Then varLettersUnits = varUnits(Right([varSixFigures], 1)) varLettersTens = varTens(Left(Right([varSixFigures], 2), 1)) varLettersHundreds = varHundreds(Left(Right([varSixFigures], 3), 1)) If Len([varSixFigures]) = 1 Then varSixLetters = varLettersUnits & " thousand" End If If Len([varSixFigures]) = 2 Then varSixLetters = varLettersTens & " " & varLettersUnits & " thousand" Select Case Right([varSixFigures], 2) Case 11 varLettersTens = "eleven" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersTens & " thousand" Case 12 varLettersTens = "twelve" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersTens & " thousand" Case 13 varLettersTens = "thirteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersTens & " thousand" Case 14 varLettersTens = "fourteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersTens & " thousand" Case 15 varLettersTens = "fifteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersTens & " thousand" Case 16 varLettersTens = "sixteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersTens & " thousand" Case 17 varLettersTens = "seventeen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersTens & " thousand" Case 18 varLettersTens = "eighteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersTens & " thousand" Case 19 varLettersTens = "nineteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersTens & " thousand" End Select If Right(varSixFigures, 1) = 0 Then varSixLetters = varLettersTens & " thousand" End If End If If Len([varSixFigures]) = 3 Then varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " " & varLettersUnits & " thousand" Select Case Right([varSixFigures], 2) Case 11 varLettersTens = "eleven" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" Case 12 varLettersTens = "twelve" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" Case 13 varLettersTens = "thirteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" Case 14 varLettersTens = "fourteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" Case 15 varLettersTens = "fifteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" Case 16 varLettersTens = "sixteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" Case 17 varLettersTens = "seventeen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" Case 18 varLettersTens = "eighteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" Case 19 varLettersTens = "nineteen" varLettersUnits = "" varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" End Select If Right(varSixFigures, 1) = 0 Then varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " thousand" End If If Right(Left([varSixFigures], 2), 1) = 0 Then varSixLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersUnits & " thousand" End If End If If varSixFigures = "000" Then varSixLetters = "" GoTo jumpMillions End If If Right(varSixFigures, 2) = "00" Then varSixLetters = varLettersHundreds & " " & " thousands" GoTo jumpMillions End If If Left(varSixFigures, 2) = "00" Then varSixLetters = varLettersUnits & " " & " thousands" GoTo jumpMillions End If If Left(varSixFigures, 1) = "0" Then varSixLetters = varLettersTens & " " & varLettersUnits & " " & " thousands" End If If Left(varSixFigures, 1) = "0" And Right(varSixFigures, 1) = "0" Then varSixLetters = varLettersTens & " " & " thousands" GoTo jumpMillions End If End If ''' *********************************************************************************************** '''Million ' jumpMillions: If varLenghtNumber > 6 Then varLettersUnits = varUnits(Right([varNineFigures], 1)) varLettersTens = varTens(Left(Right([varNineFigures], 2), 1)) varLettersHundreds = varHundreds(Left(Right([varNineFigures], 3), 1)) If Len([varNineFigures]) = 1 Then varNineLetters = varLettersUnits & " million" End If If Len([varNineFigures]) = 2 Then varNineLetters = varLettersTens & " " & varLettersUnits & " million" Select Case Right([varNineFigures], 2) Case 11 varLettersTens = "eleven" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersTens & " million" Case 12 varLettersTens = "twelve" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersTens & " million" Case 13 varLettersTens = "thirteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersTens & " million" Case 14 varLettersTens = "fourteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersTens & " million" Case 15 varLettersTens = "fifteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersTens & " million" Case 16 varLettersTens = "sixteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersTens & " million" Case 17 varLettersTens = "seventeen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersTens & " million" Case 18 varLettersTens = "eighteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersTens & " million" Case 19 varLettersTens = "nineteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersTens & " million" End Select If Right(varNineFigures, 1) = 0 Then varNineLetters = varLettersTens & " million" End If End If If Len([varNineFigures]) = 3 Then varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " " & varLettersUnits & " million" Select Case Right([varNineFigures], 2) Case 11 varLettersTens = "eleven" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " million" Case 12 varLettersTens = "twelve" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " million" Case 13 varLettersTens = "thirteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " million" Case 14 varLettersTens = "fourteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " million" Case 15 varLettersTens = "fifteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " million" Case 16 varLettersTens = "sixteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " million" Case 17 varLettersTens = "seventeen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " million" Case 18 varLettersTens = "eighteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " million" Case 19 varLettersTens = "nineteen" varLettersUnits = "" varNineLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " million" End Select End If If varNineFigures = "000" Then varNineLetters = "" GoTo jumpBillions End If If Right(varNineFigures, 2) = "00" Then varNineLetters = varLettersHundreds & " " & " millions" GoTo jumpBillions End If If Left(varNineFigures, 2) = "00" Then varNineLetters = varLettersUnits & " " & " millions" GoTo jumpBillions End If If Left(varNineFigures, 1) = "0" Then varNineLetters = varLettersTens & " " & varLettersUnits & " " & " millions" End If If Left(varNineFigures, 1) = "0" And Right(varNineFigures, 1) = "0" Then varNineLetters = varLettersTens & " " & " millions" GoTo jumpBillions End If End If '' '''' *********************************************************************************************** ''''Billions '' jumpBillions: If varLenghtNumber > 9 Then varLettersUnits = varUnits(Right([varTwelveFigures], 1)) varLettersTens = varTens(Left(Right([varTwelveFigures], 2), 1)) varLettersHundreds = varHundreds(Left(Right([varTwelveFigures], 3), 1)) If Len([varTwelveFigures]) = 1 Then varTwelveLetters = varLettersUnits & " billion" End If If Len([varTwelveFigures]) = 2 Then varTwelveLetters = varLettersTens & " " & varLettersUnits & " billion" Select Case Right([varTwelveFigures], 2) Case 11 varLettersTens = "eleven" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" Case 12 varLettersTens = "twelve" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" Case 13 varLettersTens = "thirteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" Case 14 varLettersTens = "fourteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" Case 15 varLettersTens = "fifteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" Case 16 varLettersTens = "sixteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" Case 17 varLettersTens = "seventeen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" Case 18 varLettersTens = "eighteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" Case 19 varLettersTens = "nineteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" End Select If Right(varTwelveFigures, 1) = 0 Then varTwelveLetters = varLettersTens & " billion" End If End If If Len([varTwelveFigures]) = 3 Then varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " " & varLettersUnits & " billion" Select Case Right([varTwelveFigures], 2) Case 11 varLettersTens = "eleven" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" Case 12 varLettersTens = "twelve" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" Case 13 varLettersTens = "thirteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" Case 14 varLettersTens = "fourteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" Case 15 varLettersTens = "fifteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" Case 16 varLettersTens = "sixteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" Case 17 varLettersTens = "seventeen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" Case 18 varLettersTens = "eighteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" Case 19 varLettersTens = "nineteen" varLettersUnits = "" varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" End Select If Right(varTwelveFigures, 1) = 0 Then varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersTens & " billion" End If If Right(Left([varTwelveFigures], 2), 1) = 0 Then varTwelveLetters = varLettersHundreds & " " & varLettersUnits & " billion" End If End If If Right(varNineFigures, 2) = "00" Then varNineLetters = varLettersHundreds & " " & " billions" GoTo jumpFinish End If End If '''' *********************************************************************************************** ' jumpFinish: If varLenghtNumber < 4 Then fctNumbersLetters = varThreeLetters End If If varLenghtNumber > 3 And varLenghtNumber < 7 Then fctNumbersLetters = varSixLetters & " " & varThreeLetters End If If varLenghtNumber > 6 And varLenghtNumber < 10 Then fctNumbersLetters = varNineLetters & " " & varSixLetters & " " & varThreeLetters If varSixFigures = 0 Then fctNumbersLetters = varNineLetters & " " & varThreeLetters End If End If If varLenghtNumber > 9 And varLenghtNumber < 13 Then fctNumbersLetters = varTwelveLetters & " " & varNineLetters & " " & varSixLetters & " " & varThreeLetters If varSixFigures = 0 Then fctNumbersLetters = varTwelveLetters & " " & varNineLetters & " " & varThreeLetters End If If varSixFigures = 0 And varNineFigures = 0 Then fctNumbersLetters = varTwelveLetters & " " & varThreeLetters End If End If varPremiereLettre = UCase(Left(fctNumbersLetters, 1)) fctNumbersLetters = varPremiereLettre & Right(fctNumbersLetters, Len(fctNumbersLetters) - 1) End Function 《24》如何让单元格为0时显示为 - 格式，单元格，数字，会计专用当单元格为"0"时,也可以点选工具栏上的"千分位分隔符",即"逗号图标". 选中表格范围编辑/定位/空单元格然后输入- 按c+enter 定位后，将鼠标在公式编辑栏中点一下，然后直接输入“-",然后按Ctrl+Enter 《26》我要将大量批注里面的几个字替换为其它字怎么做? 用修订－－＞批注然后用替换《25》excel如何循行(row)排序? 《27》筛选操作时，有时状态区会出现满足条件的个数统计，有时不会怎么办? 筛选问题在筛选操作时，有时状态栏会出现满足条件的个数统计，不是指求和。但有时不显示个数统计。各位高手，如何操作！！！工具-----选项-----重新计算-----选（手动计算）-----确定《28》关于分级显示工作表的说明隐藏功能如何能隐藏列或栏时以 + 或 - 控制呢？希望大家明白小弟问题！那可能就是分级显示吧关于分级显示工作表Microsoft Excel 可创建数据分级显示，用鼠标单击即可显示和隐藏明细数据的级别。单击分级显示符号、和可迅速地只显示那些为工作表中各部分提供汇总或标题的行或列，或者可使用分级显示符号来查看单个汇总和标题下的明细数据。准备要进行分级显示的数据要分级显示的数据应为数据清单（清单：包含相关数据的一系列工作表行，例如，发票数据库或一组客户名称和电话号码。清单的第一行具有列标志。）的格式，其中第一行的每一列都有标志，同一列中包含相似的数据，清单中没有空行和空列。在分级显示前，需要将数据进行排序以便将同一组中的行放在一起。在上文的示例中，数据清单是根据地区以及月份排序的，因此“东部”地区清单中三月份和四月份的明细数据行被分在了一起，而“西部”地区清单中每月的明细数据行也被分在了一起。在每组明细数据行的上方或下方将显示汇总行。为了获得最佳效果，汇总行应包含引用每个明细数据行中单元格的公式。在示例中，每月和每个地区的明细数据下方都有一个汇总行。例如，第 14 行的数据是第 11 行到第 13 行的销售额的汇总。也可分级显示包含描述性文本或其他数据的汇总行中的数据。如果要分级显示列而不是行，请确保清单的第一列有列标，并且明细数据列的右边或左边有一个汇总列。显示和隐藏分级显示数据分级显示可以具有至多八个级别的明细数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供明细数据。在示例中，包含所有行的汇总的“销售总额”行为第一级别。包含每月汇总的行为第二级，销售的明细数据行为第三级。若要只显示某个特殊级别中的行，您可以单击想要查看的级别对应的数字。在示例中，“东部”地区的明细数据行和“西部”地区“四月份”的明细数据行被隐藏，不过可单击符号来显示这些行。自动与手动分级显示数据自动分级显示如果您的汇总数据中使用了包含诸如 SUM 函数（函数：函数是预先编写的公式，可以对一个或多个值执行运算，并返回一个或多个值。函数可以简化和缩短工作表中的公式，尤其在用公式执行很长或复杂的计算时。）的公式，那么 Excel 可以像示例中一样自动地分级显示数据。汇总数据必须与明细数据相邻。如果将自动分类汇总插入按行组织的数据清单，则 Excel 会在同时自动分级显示工作表，因此就可显示或隐藏所需的任何明细数据。手动分级显示如果没有对数据进行组织，那么 Excel 就不能自动对其分级显示，但您可手动创建分级显示。例如，如果汇总数据行或列包含数值或描述性文本，而不是公式，则需要手动分级显示数据。用样式自定义分级显示无论是在创建分级显示时还是创建后，均可对其应用自动样式（样式：字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。）。对于分级显示的行，Excel 使用诸如 RowLevel_1 和 RowLevel_2 uses 这样的样式。对于分级显示的列，Excel 使用诸如 ColLevel_1 和这样的样式。样式使用粗体、斜体或其他文本格式来区分数据中的汇总行。通过更改这些样式的定义方式，可应用不同的文本和单元格格式来自定义分级形式的外观。还可使用自动套用格式（自动套用格式：可应用于数据区域的内置单元格格式集合，例如，字体大小、图案和对齐方式。Excel 可识别选定区域的汇总数据和明细数据的级别，然后对其应用相应的格式。）来设置分级显示数据的格式。《29》如何打印行标列号呢？又如果没打印机如何预览打印? 请问如何打印行标列号呢？还有：可以粘贴带有行标列号的图片吗？《30》自动填满编序号填充序号问题填充序号问题如果我用10-001来作序号，用填充---序列没有反应，如果用填充---向下填充，则全是10-001；如果用001来作序号，则自动把001变成了1，如果把单元格设成文本，在填充时同样出现上面的情况。有没有办法来实现序号自动填充的过程。1设为文本时会填充为001 002 003 2可考虑自定义填充3除了填充方法外，还可考虑公式对於10-001 1.在A1输入 10-001 2.选取A1:A15 3.[编辑]>[填满] 4.选[数列]>[自动填入]>[确定] 至於输入001,变成1 您可以用[格式]>[储存格]...用[自订]为 000的方式完成後,作法同上供您参考! 另一个方法~ 若A栏为编号,B栏中有资料(一定要有资料喔!) 则亦可在A1中输入10-001 ,後快按二下A1的[控点](右下角有一个黑点,游标移过去会变成+号)一样OK! 供您参考! 我的方法很笨:在A1和A2两格分别输入10-001和10-002,然后选定两格向下拖,结果一样. 右键的作用先写上10-001,然后用鼠标右键拉动单元格，选择“以序列方式填充”就可以了。假设10-001在A1单元，点击A1单元，按住填充柄，按下CRL键，向下拉即可直接使用填充柄就可以实现10－001......10－019 《31》excel数字格式整数最多可计算几位?小数也一样吗? excel的15位精度是指什么?是不是说支持15位的整数? 这是输入18位的整数另加5位小数这是一个18位的小数是不是对小数位数的支持是无限的呢？最多15位，超过部分均为0。在输入超过15位的数据时，应将单元格设置为文本或在输入数据前加“'” 的有效数字只有四位数也就是3553 若改输入为则只会显示从 1 ~ 4 共15位我试了，显示的是《32》如何在单元格下拉得一等差或等比序列? 填充柄请问：在什么情况下按住填充柄下拉得到一个序列，什么时候会是一个拷贝。不要告诉我按住CTRL键。那也是一样的。我是说：如果对于A列不按CTRL键下拉得到一个序列，那么同样的到B列时就可能是一个拷贝。如果按住CTRL 键则相反这有什么规律吗？点击右键下拉会出现选项。在A1单元格中输入 1 ，在A2中输入 2，选中这两个单元格，左键按住填充柄往下拖，你看看如何？! 《33》+ 和 & 的用法文本型数字什么时候会被认为是数值？ ="3"=3 得到false ="3"+2 得到5 ="3"+"3" 得到6 请问这种类型变化有什么规律吗 + 运算符用来求两数之和。语法 result = expression1+expression2 + 运算符的语法具有以下几个部分：部分描述 result 必需的；任何数值变量。expression1 必需的；任何表达式。expression2 必需的；任何表达式。说明在使用 + 运算符时有可能无法确定是做加法还是做字符串连接。为避免混淆，请使用 & 运算符进行连接，并且改进程序代码的可读性。如果至少有一个表达式不是 Variant，则可运用以下法则：如果则两个表达式都是数值数据类型 (Byte、Boolean、 Integer、Long、Single、 Double、 Date、Currency 或是 Decimal) 相加。两个表达式都是 String 连接。一个表达式是数值数据类型而另一个是 Null 之外的任意 Variant。相加。一个表达式是 String 而其它是 Null 之外的任意 Variant。连接。一个表达式是 Empty Variant 返回另一个不变的表达式作为 result。一个表达式是数值数据类型，而另一个是 String 产生一个类型不匹配错误。每个表达式都是 Null result 是 Null。如果两个表达式都是 Variant 表达式，则可运用下列规则：如果则两个 Variant 表达式都是数值相加。两个 Variant 表达式都是字符串连接。一个 Variant 表达式是数值而另一个是字符串相加。对于只有数值数据类型表达式的单纯加法，result 的数据类型通常与其中最精确的表达式的数据类型相同。精确度由最低到最高的顺序是 Byte、Integer、Long、Single、Double、Currency 和 Decimal。但下列情况例外：如果则 result 为一个 Single 和一个 Long 相加，一个 Double。result 的数据类型是 Long、Single 或 Date 变体，且越出正确范围，转换成 Double 变体。result 的数据类型是 Byte 变体，且超过本身的正确范围时，转换成 Integer 变体。result 的数据类型是 Integer 变体，且超过本身的正确范围时，转换成 Long 变体。将一个 Date 加到任何数据类型上，一个 Date。如果有一个或两个表达式是 Null 表达式，则 result 为 Null。如果两个表达式都是 Empty，则 result 是Integer。但是，如果只有一个表达式是 Empty，则另一个表达式原封不动地作为 result 返回。注意加法和减法用到的精确度等级与乘法用到的精确度等级不一样。 & 运算符用来强制两个表达式作字符串连接。语法 result = expression1 & expression2 & 运算符的语法具有以下几个部分：部分描述 result 必需的；任何 String或 Variant 变量。expression1 必需的；任何表达式。expression2 必需的；任何表达式。说明如果 expression 不是字符串，则将其转换成 String 变体。如果两个表达式都是字符串表达式，则 result 的数据类型是 String；否则 result 是 String 变体。如果两个表达式都是 Null，则 result 也是 Null。但是，只要有一个 expression 是 Null，那么在与其它表达式连接时，都将其作为长度为零的字符串 ("") 处理。任何 Empty 类型表达式也作为长度为零的字符串处理。我还想知道"="是什么意思？ =3="3"得到flase ="a"="A"得到true why? 1）3是数字，“3”是字符串2）主要是因为字符串精确比较的问题，=EXACT("A","a")这是精确等于的工作表公式当然也可以在VBA使用，参见以下帮助Option Compare 语句在模块级别中使用，用于声明字符串比较时所用的缺省比较方法。语法 Option Compare {Binary | Text | Database} 说明如果使用，则 Option Compare 语句必须写在模块的所有过程之前。Option Compare 语句为模块指定字符串比较的方法（Binary、Text 或 Database）。如果模块中没有 Option Compare 语句，则缺省的文本比较方法是 Binary。Option Compare Binary 是根据字符的内部二进制表示而导出的一种排序顺序来进行字符串比较。在Microsoft Windows 中，排序顺序由代码页确定。典型的二进制排序顺序如下例所示： A < B < E < Z < a < b < e < z < _ < _ < _ < _ < _ < ? Option Compare Text 根据由系统区域确定的一种不区分大小写的文本排序级别来进行字符串比较。当使用 Option Compare Text 对相同字符排序时，会产生下述文本排序级别： (A=a) < ( _=_) < (B=b) < (E=e) < (_=_) < (Z=z) < (_=_) Option Compare Database 只能在 Microsoft Access 中使用。当需要字符串比较时，将根据数据库的区域ID 确定的排序级别进行比较。《34》EXCEL里的定位是做什么的EXCEL里的定位是什么意思?怎么用? EXCEL里的定位是什么意思? 怎么用? 能够快速找到满足条件的单元格，比如说批注，公式，引用单元格等比如你要到ci1362单元格直接输入这个就能到达那里，快捷键为Ctrl+G,很快的达到你要找的单元格可是在“定位”里输入不了信息，怎么定位？按 Ctrl+G ，在弹出的定位窗口中的“引用位置”填上想查找的单元，比如“K500”，按确定。同样可以直接在名称框里输入想查找的单元格如A500，再ENTER。活动单元格便会跳到A500。《35》我以在页眉设定自动页码，现要从第5页开始印，但我想显示第2页怎么办? 请教：页码设置我有一份文档，前面是用WORD做的，后面是EXCEL，EXCEL中大概有40多页SHEET，每个SHEET中为1页，但因EXCEL的页码是跟在WORD后面编，因为WORD最后的页码不固定，因此我想在EXCEL中输入WORD最后的页码，然后每个SHEET的页码自动更新，即假设WORD最后页码为40，则SHEET1的页码为41，SHEET2的页码为42，请教如何编写这段代码？将EXCEL表格复制到WORD后面即可我的SHEET有40多页，如复制太慢了。在起始页码里输入41 在”页眉/页脚“页里添加页码《36》Help Menu不见了怎么办? Help Menu不见了! 请教各位高手: 工作表功能表列上的[说明]功能表(Help Menu)不见了,是Excel损坏了还是别的原因,请高手帮忙解答? 1.[工具]>[自订] 2.切换至[指令]页3.左侧[类别]选[内建功能表] 4.右侧[指令]选[说明] 5.在[说明]上按住滑鼠[左键]不放6.拖曳至功能表列(会有一个I字符号) 7.选择适当位置,放开左键....OK 8.按[关闭] 去看看出来了没!? 供您参考! 再讲另一个方法，用自定义工具条——恢复默认设置！当你不知道默认的菜单或是工具条不知道在何处找寻时，可以试试这一招。当然，你以前辛苦设置的个性化也就泡汤了！：）《37》怎么将公式动态参照变为固定参照? 很简单的问题┅参照请问┅按甚麽键可以把动态参照变为固定参照？用F4 《38》单元格中怎样输入18位身份证号多种方法单元格中怎样输入18位身份证号？在单元格中输入（或从Word中复制）18号身份证号码，总是显示为科学记数形式，怎样才能正确显示？把该单元格的格式设置为文本或在输入号码的前面输入'符号即可可将单元格式设置成特殊选-“设置单元格式”-数字-特殊-邮政编码。可正确显示。但我有一事不明，为什么设成文本格式，输入长数字之后，又变成了常规格式？？先设置成文本格式再输入长数字没有出现你说的情况啊。（我用的是XP）你要是先输入长数字再设置成文本，显示的是科学记数法，你要一个一人重新点击才能转换为完全数字，你要是先设置成文本格式在输入长数字就可直接显示为长数字，另外你也可选 -“格式”-数字-自定义-选一个格式后再将样本设置成00000000000000000015个零，可直接显示15位长数字。超过15位不能显示真实数字超过15位的部分显示为000 《39》我为什么么找不到excel中的地图 XP不支持此功能。2000支持。求助：在哪有地图可用？在excel2000中有在ecel2002就没了现在该怎么办？关于地图在 Microsoft Excel 2002 中不能使用 Microsoft Map。您可以打开使用早期版本的 Excel 创建的地图，但是不能修改地图或创建新地图。要创建可在 Excel 2002 中使用的地图，您可以使用地图产品，例如 Microsoft MapPoint。详细信息请参阅Microsoft MapPoint Web 站点（英文）。《41》如何输入假分数如何输入假分数1又2分之1怎么输入单元格格式设成”分数“，单元格中输入先輸入１再按空白鍵再輸入１／２输入后是这样 “1 1/2 ” 不是内行人看不懂的。有没的更好的办法？？太麻烦了！在WORD里输入分数，要每次都公式编辑里，我经过查找以前的电脑报，模仿别人做了一个“分数栏”，把常用的分数都显示出来，好像“符号栏”一样，只要一点就可以了。求助请问千分号怎么输在智能ABC输入状态下按V+1键，弹出字符表后找到千分号输入即可！楼主所言与下面的风牛马不相及了.婕妤版主的是对的. 千分号也就是CANDY的了. 插入/符号/数字类型,就有了. 是插入：特殊符号：单位符号‰ 二分之一,四分之一, 四分之三可用ALT+189(188,190)获得. 用自定义格式"#-?/?" 可以吗, 这样输入9/2就变成4-1/2, "4"是整数, "-"后是小数. 《40》如何做到在A列用英文输入，在b列用汉字输入，在c列用英文输入而不用切换输入法如何做到在A列用英文输入，在b列用汉字输入，在c列用英文输入? 如何做到在A列用英文输入，在b列用汉字输入，在c列用英文输入而不用切换输入法以前有人介绍过，忘了在B列的数据有效性－“输入法模式”－“模式”设为打开。《41》在EXCEL按住SHIFT然后选「编辑」或「插入」，您会发现有些选项和没按SHIFT是不一样的《42》怎样输入数组公式→按Ctrl+Shift+Enter 《43》改变列号ABCD...变为1234.... 为何列标A,B,C.......会变成数字1，2，3，4......... 我的excel列标符号怎么会变成数字123456789。。。。。。。菜单中，工具→选项→常规，在设置中取消 R1C1 引用式样《44》数据有效性详细教学略 Ⅰ条件格式篇经典题 ……用函数获得当前工作表名称及工作簿名称获取当前工作表的名称[必须为已存盘的文件]： =MID(CELL("filename"),FIND("]",CELL("filename"))+1,100) 用 31 已足夠， WorkSheet 名稱不可以大于 31 ……求两日期相格多少年怎样算出两个日期之间的间隔合多少年?用什么函数,如何表示先用Year()取得年份，再相减。 =DATEDIF(start_date,end_date,"Y") 用date360这个函数可得到天数再除以360就可以了,谢谢各位 =YEARFRAC(START_DATE,END_DATE,1) =DATEDIF (START_DATE,END_DATE,"D")/365 ……用公式求出最大值所在的行如A1：A10中有10个数，怎么求出最大的数在哪个单元格？ b2单元格公式=MATCH(LARGE(A1:A10,1),A1:A10,0) 上面写法真是簡單,建議使用.我再寫一個相反的應用,開拓思路: =address(MATCH(SMALL(A1:A10,COUNTA(A1:A10)),A1:A10,0),1) {=ADDRESS(SUM(($A$1:$A$10=MAX($A$1:$A$10))*(ROW($A$1:$A$10))),SUM(($A$1:$A$10=MAX($A$1:$A$10))*(COLUMN($A$1:$A$10))))} =ADDRESS(MATCH(LARGE(A1:A10,1),A1:A10,0),1) or =ADDRESS(MATCH(MAX(A1:A10,1),A1:A10,0),1) 求长度： {=ADDRESS(MATCH(MAX(LEN(A1:A10)),LEN(A1:A10),FALSE),1)} {=IF(ROW(1:1)<=COUNTIF($A$1:$A$100,MAX($A$1:$A$100)),ADDRESS(LARGE(IF($A$1:$A$100=MAX($A$1:$A$100),ROW($A$1:$A$100)),ROW(1:1)),1),"")} 返回单元格地址：取工作表中最后一栏数值请问:有无函数能搜索另一个工作表中最后一栏数值(表中每天都会填入数字,所以最后一栏每天都不同:最后一栏今天在D5,明天可能在D10,后天又会在D13....) 试试Sheet1D栏最後数值{=INDEX(Sheet1!D:D,MAX(ROW(1:1000)*(Sheet1!D1:D1000<>"")))} Sheet1D栏最後一列列值{=ROW(INDEX(Sheet1!D:D,MAX(ROW(2:1001)*(Sheet1!D2:D1001<>""))))} 以上供参考这是一个数组公式假设Sheet1 D1:D10有资料D11以後其他列为空白列, 则MAX(ROW(1:1000)*(Sheet1!D1:D1000<>"")) 会传回 MAX({1;2;3;4;,5;6;7;8;9;10;0;0;0;0;0;0;0;...........}) 而 Max函数会传回阵列最大的值,所以会得到D1:D1000中最後一个使用的列号即第10列 {=INDEX(Sheet1!D:D,MAX(ROW(1:1000)*(Sheet1!D1:D1000<>"")))}最合我的要求. ……计算某个单元格中包含多少个指定的字符有没有这样的函数？！急！！！怎么能方便的判断某个单元格中包含多少个指定的字符？？？例：A1 中是“ASAFAG”，我希望计算出A1里面有多少个“A”...... =LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,"A","")) ……一行(列)`的最后一个值及行(列)号，可含空格……数字转大写金额 =IF(TRUNC(A1)=A1,TEXT(A1,"[DBNum2]")&"元整",IF(TRUNC(A1*10)=A1*10,TEXT(TRUNC(A1),"[DBNum2]")&"元"&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"角整",TEXT(TRUNC(A1),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".0",A1)),"零",TEXT(LEFT(RIGHT(A1,2)),"[DBNum2]")&"角")&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"分")) 负数的话，加一个判断，如果是负数，将整个结果的“-”用REPLACE（）函数改称“负”字就行了。或者试试这个函数(转) Function UNumber(LNumber As Double) Dim NumberStr$ Dim NumberLen% Dim DotLoc1% Dim DotLoc2% Dim NumberStr1$ Dim NumberStr2$ If LNumber = 0 Then UNumber = "零元整" Exit Function End If NumberStr = (LNumber, "[DBnum2]") NumberLen = Len(NumberStr) DotLoc1 = InStr(1, NumberStr, ".", vbTextCompare) DotLoc2 = NumberLen - DotLoc1 If DotLoc1 = 0 Then NumberStr = NumberStr & "元整" Else NumberStr = Replace(NumberStr, ".", "元") If DotLoc2 = 2 Then NumberStr = NumberStr & "分" If Mid(NumberStr, DotLoc1 + 1, 1) <> "零" Then NumberStr1 = Mid(NumberStr, 1, DotLoc1 + 1) & "角" NumberStr2 = Right(NumberStr, 2) NumberStr = NumberStr1 & NumberStr2 End If Else NumberStr = NumberStr & "角整" End If End If On Error Resume Next UNumber = Replace(NumberStr, "零元", "") End Function Part 9: EXCEL问题集锦返回首页 001。用命令按扭打印一个sheet1中B2:M30区域中的内容? 我想在Sheet2中制件一个命令按扭, 打印表Sheet1中的[B2:M30] 区域中的内容? 解答：可以将打印区域设为b2：m30，然后打印，如： sheets("sheet1").printarea="b2:m30" sheets("sheet1").printout 随手写的，你可以试试看。最简单的方法是：你先录制宏，在录制宏过程中，跑到页面设置里面，把打印范围设置到你想要的范围。然后退出，停止录制宏，你就可以得到一些代码！ 002。能否对一列中的文字统一去掉最后一个字?这些文字不统一,有些字数多,有些字数少。如何处理?我用{"&-}不行解答：=REPLACE(A1,LEN(A1),1," ")(在过渡列进行) 003.能否根据单元格数值自动标记序号？各位大佬，一工作表有两列，“序号”及“金额”，能否将金额不等于0的行自动标上序号呢？如无现成的函数，应怎样设置？解答：Dim xuhao As Integer xuhao = 1 Range("b2").Select Do While Selection <> "" If Selection <> 0 Then = xuhao xuhao = xuhao + 1 End If (1, 0).Range("a1").Select Loop 004.求教自定义函数查询了一些自定义函数的例子都是单变量的。自定义函数能否建立“(As Range) As Interger”的函数，应该可以的，请各位大师赐教！请以“Σx2”为例，万分感谢！(该用"For Each ...Next"，就是还不知道如何引用Range中的每个值，请高手指点。) 解答：参数使用Range而函数值为Integer是可以的用for each next循环思路也是对的，应该这样作： dim rg as range dim ivalue as integer for each rg in 参数区域 ivalue=ivalue+ next 函数＝ivalue 大概意思如此，但没有加入防错处理，你自己先试试看，有问题在问。又问：试了一天，还是不行。 Public Function x2(rng As Range) As Integer Dim rng As Range Dim ivalue As Integer For Each rng In ivalue = ivalue + ^ 2 Next x2 = ivalue End Function 还望您的帮助。解答：Public Function SUMX2(rng As Range) As Integer '你的错误有几项： '1.函数名不能使用单元格位址的形式，否则在工作表中引用函数产生歧义，excel以为你引用单元格 '2.参数名与内部变量名冲突，rng本来是定义参数，在过程中不应出现重名变量 '已被定义为range对象变量，实际意义是一range引用，不能再用引用，range的range属性是什么呢，没有吧 '函数我已经给你改了，基本能用 Dim rg As Range Dim ivalue As Integer For Each rg In rng ivalue = ivalue + ^ 2 Next SUMX2 = ivalue End Function 结果：调试成功！，非常感谢！ 005.判斷字符串的包含性用什么命令“abcdefg”是否包含“abc”? 解答：If (1, "abcdefg", "abc") <> 0 Then MsgBox "包含" 006.利用背景实现套打的解决方案利用背景套打主要在于数据打印位置的确定，关键就是要使图片和实物之间的尺寸保持一致，这里我引入一个中间参照物—空白表(只有表格线的表)。具体操作以套打支票为例说明： (1)将支票扫描成图片。 (2)打印一个空白表，使其与支票尺寸一致(需反复调整打印，也可行、列分别打印)。 (3)用“画图”的缩放功能调整图片大小，导入excel作背景，并使其与空白表大小一致(亦需反复调整导入，每次均用原图缩放，再另存为一个文件)。 (4)根据图片背景调整好单元格，填入数据后套打支票，效果是匹配度达99%。 (5)由于每次都是用原图缩放，故可取得缩放比例作为参数，再套打其他表格时，即可直接依参数缩放图片。思路：因为空白表=支票，图片=空白表，所以图片=支票。该方案已证实可行。 007.宏放在worksheet和sheet及模块中各有什么区别？解答：放在thisworkbook或sheet中的宏与模块中的宏的主要区别是book或sheet中的过程函数只能是对象所专有的，不能在对象之外的任何地方调用（很显然不能声明Public过程，否则编译报错），而模块中声明Public过程函数可以在任何地方使用。 008.关于excel问题在excel中如何用公式实现单元格内容递增？如： AB12 AB13 AB14 ....... AB100 条件是无法确定储存格中的内容的前面有多少个字符，也就是，可能是2个，也可能是3个，或者更多。解答：為什麼要用公式呢？如 A1 = AB12 ，只要你向下拉的複制就可以。公式可參考 (條件是 AB12 不可以是 AB02，處理 0 為首的數字有困難，亦不可以只有英文字) A1 = AB12 A2 = LEFT(A1,LEN(A1)-SUM(LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,{"0","1","2","3","4","5","6","7","8","9"},"")))) & RIGHT(A1,SUM(LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,{"0","1","2","3","4","5","6","7","8","9"},""))))+1 (A1 = AB12 公式 =LEN(SUBSTITUTE(A1,{"0","1","2","3","4","5","6","7","8","9"},"")) 答案看到的是 4 ，但其實它回傳一個數組 {4,3,3,4,4,4,4,4,4,4} 公式 =LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,{"0","1","2","3","4","5","6","7","8","9"},"")) 答案看到的是 0 ，但其實它回傳一個數組 {0,1,1,0,0,0,0,0,0,0} 公式 =SUM(LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,{"0","1","2","3","4","5","6","7","8","9"},""))) 是將{0,1,1,0,0,0,0,0,0,0} 加總 = 2) 009.给数组公式、VBA爱好者泼点冷水。数组公式、VBA威力巨大，在某些情形下提高效率非常明显，但各有其弱点。数组公式在大数据的时候，运行速度慢得无法忍受。比如，我日常需要编制得几个报表，原始数据有4－8万行，20——30列，用数组根本无法操作。倒是利用数据透视表及其他一些组合功能，可谓神速。而VBA主要适用与日常比较固定的一些工作，对于一些临时性工作而言，缺乏灵活性，有杀鸡用牛刀之嫌疑。因此，根据我个人多年工作经验的体会，能熟练地灵活运用EXCEL基本功能和常用函数，就可以高效地完成大部分日常工作。我比较常用地东西有：数据透视表，数据——有效性，ctrl+enter,index ,match,indirect,offset,if,vlookup,下拉列表框，绝对引用与相对引用，编辑——选择性粘贴（数值、乘除、转置等），图表，条件格式，定义名称，分列，填充等。相反观点：数据透视表的计算是excel中内置的，同样的计算次数速度与数组公式是一样的，数组公式计算慢有两个因素，一是公式的编写不合理，另一个主要的原因是数组公式要对所有的引用数据进行计算，不管这些数据是否有效。 VBA应该是最灵活的，在VBA中结合数组公式是可以达到最佳目的的，可用VBA先分析出数组公式要用的有效引用区域，在辅助表中进行数组计算（这个速度比用VBA直接分析计算要快得多），再将结果记入需要的单元格中，然后删除辅助表。其实你说的那些基本操作均可用VBA来做的，速度比手工做要快。 010.从式子抽取一小式子的问题？ b1=sum(a1:a10)+(10+20)/4,怎么从中取出(10+20)/4或其结果(即5)？用evaluate、都不能取出。解答：定义X=($B$1)得到B1的公式,再用MID、Right等函数截取可以用数组应用？有一个工作表，数据上万行，其中一列是我要分析的数值，数值比如为：0111，0112，0113，0114，0115，0116，0117中的任何一个。我要统计除0111，0113，0115之外的数据。公式：{sum(if(or(sheet!A2:A1111="0111",sheet!a2:a1111="0113",sheet!a2:a1111="0115"),1,0))},可是统计数字和我筛选相加的不一样，用if层层选，可以。请问原因？解答：数组公式中用*、+代替AND、OR {sum(if((sheet!A2:A1111="0111")+(sheet!a2:a1111="0113")+(sheet!a2:a1111="0115"),1,0))} 表达式的格式请问：我想找A1：A15中，值不为空的数目，用countif命令怎么写呢？解答1：应为counta(a1:a15)。countif为找a1:a15中，特定值的数目。解答2：=ROWS(A1:A15)*COLUMNS(A1:A15)-COUNTIF(A1:A15,"") =ROWS(A1:A15)*COLUMNS(A1:A15)-COUNTBLANK(A1:A15) 解答3：直接用count(a1:a15)不是更好吗! 013.删除字符串中某个字符的函数是什么？删除字符串中某个字符的函数是什么？举例：字符串“i love you a!"想删除a字面，应该用什么函数实现？还有就是在字符串中某个位置加入某个字符用什么函数呢？解答：如果有一定的规律，可以用Replace函数。例如：在A1单元格已有的字符串”123467"中加入个5变为“1234567”。可以这样做：=replace(a1,5,,"5") 另一方法：用CONCATENATE函数。例如：a5单元格里的数据是“asdfhjkl",在另外的单元格了输入下面的函数 CONCATENATE(LEFT(A5,4),"l",RIGHT(A5,4))，得到的结果就是”asdflhjkl",然后用“选择性粘贴，粘贴数值”粘贴回a5单元格就可以了。 014.两表合一实例问题提出：怎样把两个表（有相同的字段)怎样合并成一个表？思路：用CountIf()函数对表1进行判断，如果其值为0，则表示没以重复，再将表2中和表1不重复的数据复制到表1中，从而实现两表合一。解题的方法： Sub dd() b = Sheets(2).[a1]. + 1 ‘判断表2的行数 For i = 3 To b a = Sheets(1).[a1]. + 1 ‘判断表1的行数 c = Sheets(2).[a1]. ‘判断表2的列数 If (Sheets(1).[b1:b1000], Sheets(2).Cells(i, 2)) = 0 Then Sheets(2).Range(Sheets(2).Cells(i, 1), Sheets(2).Cells(i, c)).Copy Sheets(1).Cells(a, 1) ‘将表2中与表1不重复的数据复制到表1中 End If Next End Sub 015.有没有办法把加载宏内置到Excel文件里？因为用了 Networkdays 函数，用到了分析工具库，但是还要发给别人，怎么办？解答：试试在"Thisworkbook"中写如下语句: Private Sub Workbook_Open() Filename:= _ "Office安装路径\Office\Library\Analysis\" End Sub 又问：Office安装路径怎么写呀？大家不一定都装在C盘上。解答：试试: & "\Library\Analysis\" 046.如何在userform上显示最大化与最小化按钮解答：利用API Option Explicit Private Declare Function GetWindowLong Lib "user32" Alias "GetWindowLongA" (ByVal hWnd As Long, ByVal nIndex As Long) As Long Private Declare Function FindWindow Lib "user32" Alias "FindWindowA" (ByVal lpClassName As String, ByVal lpWindowName As String) As Long Private Declare Function SetWindowLong Lib "user32" Alias "SetWindowLongA" (ByVal hWnd As Long, ByVal nIndex As Long, ByVal dwNewLong As Long) As Long Private Const GWL_STYLE = (-16) Private Const WS_THICKFRAME As Long = &H40000 '(恢复大小) Private Const WS_MINIMIZEBOX As Long = &H20000 '(最小化) Private Const WS_MAXIMIZEBOX As Long = &H10000 '(最大化) Private Sub UserForm_Initialize() Dim hWndForm As Long Dim IStyle As Long hWndForm = FindWindow("ThunderDFrame", ) IStyle = GetWindowLong(hWndForm, GWL_STYLE) IStyle = IStyle Or WS_THICKFRAME '还原 IStyle = IStyle Or WS_MINIMIZEBOX '最小化 IStyle = IStyle Or WS_MAXIMIZEBOX '最大化 SetWindowLong hWndForm, GWL_STYLE, IStyle End Sub 017.这个判断代码怎么写在A列输入日期，如果所输入日期为1月1日或5月1日则B列相关单元格+1,其他日期+0,这要用到什么函数？代码怎么写？谢谢！解答：用IF函数或用Worksheet_Change事件 Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If = 1 Then If IsDate(Target) Then If (Month(Target) = 1 And Day(Target) = 1) Or (Month(Target) = 5 And Day(Target) = 1) Then (0, 1) = (0, 1) + 1 End If End If End If End Sub 018.这个汇总表拆分程序怎么写，高手帮忙！要将总表里的数据按工作单位字段拆分成数个分表（每个单位一张表格，标签名字为工作单位）这个程序怎么编写，请高手指点。如果记录增多或字段增多（但拆分字段不增）这个程序又应该怎样改写，请高手稍微讲解一下，应为我不是为这一个表，还想用到别的工作表中，谢谢！解答：Sub Add_data(sht_Name) '找出要取资料的区域 Dim i As Integer, j As Integer, row_d As Integer Dim First_row As Integer, Last_row As Integer On Error Resume Next With Sheets("总表") i = 1 Do Until .Cells(i, 3).value = sht_Name i = i + 1 Loop First_row = i j = First_row Do Until .Cells(j, 3) <> sht_Name j = j + 1 Loop Last_row = j - 1 End With Sheets("总表").Range(Cells(First_row, 1), Cells(Last_row, 12)).Select Sheets(sht_Name).Select Range("A2").Select With ActiveSheet row_d = .Range("A2").End(xlDown).Row + 1 Range("B" & row_d).value = "合计" For i = 5 To 11 Cells(row_d, i).value = (Range(Cells(2, i), Cells(row_d - 1, i))) Next i End With Sheets("总表").Activate Range("A2").Select End Sub 020.这个公式应该怎么写？我想统计所有物料编码的第一个字符为a的库存数量的总和，这个公式应该怎么写？A列为物料编码,B列为库存数量。解答：=SUMIF($A:$A,"a*",$B:$B) 021.样修改此宏？下面的宏是k版主帮我写的，从文件夹内汇入其他工作表表格。汇入范围为第五行、第L列。如汇入范围改为第三行、第R列。怎样修改此宏？ Public Sub Feed_in2() Dim Row_dn, Row_dn1, i, j, k, m As Integer Dim Path1, Str1 As String Dim wb As Workbook Row_dn = [B65536].End(xlUp).Row Path1 = Str1 = k = 5 With Application .EnableEvents = False .ScreenUpdating = False If Row_dn >= 5 Then Range("B5:L" & Row_dn).ClearContents End If With .FileSearch .NewSearch .LookIn = Path1 .FileType = msoFileTypeExcelWorkbooks If .Execute <= 1 Then MsgBox "files no found": Exit Sub Else For m = 1 To . Str2 = Split(.FoundFiles(m), "\") n1 = UBound(Str2) Str2 = Str2(n1) If Str2 <> Str1 Then Set wb = ((Path1 & "\" & Str2), True, True) Row_dn1 = (1).[B65536].End(xlUp).Row For i = 5 To Row_dn1 For j = 2 To 12 Workbooks(Str1).Sheets(1).Cells(k, j) _ = (1).Cells(i, j) Next j k = k + 1 Next i False Set wb = Nothing End If Next m End If End With .EnableEvents = True End With End Sub 解答：除了B65536中的5，其余5都改成3；将Range("B5:L" & Row_dn)改成Range("B5:R" & Row_dn)；将For j = 2 To 12改成For j = 2 To 17。 022.怎样控制textbox的只读，要使textbox中的数据不能改变（删除或修改），在属性里我没有找到有相关的方法吗？解答： = False，直接修改控件属性都行。又问：这样还不行，因为Textbox在显示上就灰显了，我想只让它不可改变值，在显示上还是原来的形式。解答：那就用Label代替，设置BackColor和SpecialEffect属性。 023.请教个小问题！你好：我录制了个删除工作表的宏，但每次运行后，总出现确认删除提示框，请问该如何编写，直接默认删除，不在作确认呢？解答： = False 代码为：Sub Dell() ' ' Dell Macro ' 记录的宏 2003-11-14 = False Sheets("Sheet2").Select = True End Sub 024.小知识：当垂直滚动条滚动到无法显示1-3行时，冻结窗口，1-3行就好像被隐藏了，但是取消隐藏也不行。 025.选A1后，自动显示B1内容，有无方法实现。有A1列和B1两列，*D1处做了数据-有效性-序列-选择A1~A9 *D1选择A1时，要求在G1中自动跳出B1的内容，选A2时，自动跳出B2的内容*余此类推。解答：G1公式:=Vlookup(D1,A1:B9,2,0) 又问：假设，有C列中也有数据，我要在G1中显示C列中的数据，该怎么算？解答：G1公式:=Vlookup(D1,A1:B9,3,0) 026. 向上填充的快捷键是什么？我只会向下填充的快捷键，向上-向左-向右的都是什么呢？解答：向上-Alt+E,I,U。向左-Alt+E,I,L。向右-CTRL+R 027.下方单元格上移，包含该单元格的公式不要变化哪位高手帮帮忙！我试验了很久也没找到解决的办法：能不能做到删除单元格以后，下方单元格上移，包含该单元格的公式不要变化。或者是：按住shift拖动单元格，使两个单元格互相交换位置以后，包含该单元格的公式不要发生变化。注意，用加$的办法是不能解决这个问题的，如公式改为：=SUM($A$1:$A$9),经上述操作后，结果还是一样。解答：=SUM(INDIRECT("A1:A10")) 新问题：但是还有一个问题：我这一列有2000多个数据，似乎不能通过拖动的办法将公式复制200遍，达到每10个1求和的结果。解答：=IF(MOD(ROW(),10)<>0,"",SUM(OFFSET(INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN(),)),,-1,-10,))) 028.一列中删除重复数据的方法例如在C2:C500中有重复数据。在D2中 =COUNTIF(C2:$C$100,C2) 计算出 C2在此列中的出现次数,然后复制公式到整列,最后删除在D列中大于1的行即可. 029.哪为大侠来帮忙关于VBA的问题小弟想同时对excel工作簿下的几个工作表进行插入图表的操作！这几个工作表中已经在相同的位置区域内输入了数据. 语言如下：运行显示 "下表越界" （下划线的地方）。请问高手又什么办法解决，或者可以用其它的方法。 sub biaoge() for a = 1 to 3 sheets("sheet(a)").select charttype:=xlbuiltin, typename:="两轴线-柱图" source:=sheets("sheet (a)").range("a1:j3"), plotby:=xlrows where:=xllocationasobject, name:="sheet(a)" = true = true next a end sub 解答：sheets("sheet(a)").select是错的。可以用sheets("Sheet_Name").select。 029.比较大小例如,我用函数取了这个数的最后两个数03用他与10比较,结果总是显示03>10,不知道是什么原因,请高手指点,谢谢!!! 解答：取后两位数结果是文本型,对比可用right(a1,2)*1>10或者用：value(right(a1,2))>10也可 030.讨论：用RANGE和CELLS选择单元格 EXCEL的基本元素就是单元格，第一步就是要学会操作单元格了，列举两种方式。 SUB RANGE() ‘用RANGE选择B5单元格 RANGE(“B5”).SELECT END SUB SUB CELLS() ‘用CELLS选择B5单元格 CELLS(5,2).SELECT END SUB RANGE编程时无法变化，CELLS可以通过变量选择单元格。回应1：RANGE 一样方便, 甚至更方便. 实际使用中可以用一变量 srArea="B" & i RANGE(srArea).SELECT srArea="金额" ' 一命名为金额的单元格/区域 RANGE(srArea).SELECT 回应2：我觉得各有长处，如果有变量需要循环判断，用Cells相对比较简单，但是有时候固定区域的，命名后用Range更灵活。回应3：没错. 帮助中也是推荐 CELL 的. 灵活性来讲, RANGE 要强多了, 而且使用时可以通过 . 提取符快速读取它的属性和方法. 另外, 对于可变更的工作表, 用 RANGE 来操作命名区域将增加程序的弹性. 比如工作中插入一行/列, VBA 中用 CELL 就可能导致运行操作错误, 而 RANGE(srArea) 作为指定区域, 可适应单元格的这类变更. 031.关于FileSystemObject的引用请问各路高手，有人可以为我指点一下filesystemobject引用的详细说明，特别是fileexists方法的实例。解答：Sub testing() '先判断文件是否存在，是则删除之 Dim strmyfile As String strmyfile = "d:\" If filetoFind(strmyfile) Then Kill strmyfile End If End Sub Function filetoFind(fileName As String) As Boolean Dim fsobj As Object Set fsobj = CreateObject("") If (fileName) Then filetoFind = True End If End Function 在帮助文件中是这样描述的：FileSystemObject 对象描述：提供对计算机文件系统的访问。语法：说明：下面的代码举例说明了如何使用 FileSystemObject 返回一个 TextStream 对象，该对象是可读并可写的： Set fs = CreateObject("") Set a = ("c:\", True) ("This is a test.") 在上面列出的代码中，CreateObject 函数返回 FileSystemObject (fs)。CreateTextFile 方法接着创建文件作为一个 TextStream 对象(a)，而 WriteLine 方法则向创建的文本文件中写入一行文本。Close 方法刷新缓冲区并关闭文件。 FileExists 方法描述：如果指定的文件存在，返回 True，若不存在，则返回 False。语法：(filespec) FileExists 方法语法有如下几部分：部分描述：object 必需的。始终是一个 FileSystemObject 的名字。 filespec 必需的。要确定是否存在的文件的名字。如果认为文件不在当前文件夹中，必须提供一个完整的路径说明（绝对的或相对的）。时间函数2(菜鸟教程) 这一贴说明时间函数，time,hour，minute,second的用法。 time的计算过程： time(hour,minute,second)，time地返回值为之间的数值，它的计算方法如下： hour的范围：0-24 minute的范围：0-59 second的范围：0-59 在满足以上输入范围的时候：time(hour,minute,second)=hour/24+minute/(24*60)+second/（24*60*60）。如：tiem(05，34,29)=.如何计算的呢？ 5/24+34/（24*60）+29/（24*60*60）=+ +=。在帮助文件里还有hour,minute,second不再范围情况，这时候，如何计算的呢？ 1、second/60,除的整数为minute,mod(second,60)为second 2、minute/60，除的整数为hour,mod(minute,60)为minute 3、hour/24，mod(hour,24)为hour 最后再用hour/24+minute/(24*60)+second/（24*60*60）计算。帮助中的例子：time(0,0,2000)=如何算的呢？ 2000/60=33 mod(2000,60)=20 time(0,0,2000)=time(0,33,20)=0/24+33/(24*60)=20/(24*60*60)= 呵呵，其实没有什么用，会用这个函数就可以可，如何算的就不必在意了!!! 033.年月日的问题 EXCEL表格中年月有时候输入不对，（早已记录过大量数据，改写麻烦。）比如198001，意思是1980年1月，可是设置单元格式日期只有年月日，没有年月。怎么做？解答：插入一辅助列，假设198001在E1，F=IF(MID(E1,5,1)="0",LEFT(E1,4)&"年"&RIGHT(E1,1)&"月",LEFT(E1,4)&"年"&RIGHT(E1,2)&"月") 试一下。又问：198001能否改为1980-1？或者1980年1月改为1980-1？解答：f1=IF(MID(e1,5,1)="0",LEFT(e1,4)&"-"&RIGHT(e1,1),LEFT(e1,4)&"-"&RIGHT(e1,2)) 或者更简单一些：=LEFT(A6,4)&"-"&value(RIGHT(A6,2))（数据在a6单元格）也可以这样：=date(mid(e1,1,4),mdi(e1,5,2),1)这样会显示为1980-1-1，然后可以随意设置成相应的日期格式。 034.请帮忙解释一个公式 =LEFT(A1,(SEARCHB("?",A1)-1)/2)这是我在站内过去的帖子里看到的一个公式，用于提取前文后数中的文字部分，非常好用。请教这个公式中最后两步的意义是什么？另外，当A1是“1234个”的格式时，当如何提取其中的文字呢？解答：1、公式的含义是：查找第一个半角字符出现的位置[SEARCHB("?",A1)]，减去1后除以2，就是文字的字符数目，将其提取出来。 2、=RIGHT(A1,LENB(A1)-LEN(A1)) 035.关于宏和程序我现在已经用excel编了一个较完整的程序，并且能够给源程序加密码，实现"工程不可见"，但是我发现在vba编辑环境里还能看到我的大部分宏，虽然说不能编辑，但能运行，请问如何隐藏起来。解答：不用模块函数,重写成类或放到workbook中,或在程序中直接将菜单宏隐藏。或者：新建类，然后将模块中的程序拷贝到类，提示：找不到宏。又问：我现在已经能做到屏蔽调alt+F11键了，虽然不能看到我的宏程序，但是依然可以运行我的宏，请高手做答，如何隐藏起我的宏。解答：在宏的声明前加Private。 036.请教多条件求和的问题大家好，我是个新手，想向大家请教指定多条件求和的函数公式。譬如，有一张工作表有4列标题：品名，数量，日期，签收人。若我想求，符合条件为：品名为A，日期为Y，签收人为B的数量之和。该用那个函数公式？解答：=IF(A2="a",IF(B2="",COUNTIF(D:D,D2),"时间无"),"无") A列品名，B列日期，C列数量，D列签收人用if 嵌套。或者：数组公式 {=sum((a1:a100=品名)*(c1:c100=日期)(d1:d100=签收人)*(B1:B100))} 也可以：{=SUM((($A$1:$A$100)="a")*(($B$1:$B$100)=""))} 037.请教关于星期的计算？如何通过输入一个日期：2003-10-20即可得到该天在本年度的第几个星期？解答：使用 WEEKNUM 函数。如：=WEEKNUM(A1) =WEEKNUM(TODAY()) 或者：日期在a1 =INT((A1-DATE(YEAR(A1),1,0)+WEEKDAY(DATE(YEAR(A1),1,0),1)+7-WEEKDAY(A1,1))/7) 也可以用VBA： 'under the iso standard, a week always begins on a monday, and ends on a sunday. 'the first week of a year is that week which contains the first thursday of the year, 'or, equivalently, contains jan-4. ' public function isoweeknum(anydate as date, _ optional whichformat as variant) as integer ' ' whichformat: missing or <> 2 then returns week number, ' = 2 then yyww ' dim thisyear as integer dim previousyearstart as date dim thisyearstart as date dim nextyearstart as date dim yearnum as integer thisyear = year(anydate) thisyearstart = yearstart(thisyear) previousyearstart = yearstart(thisyear - 1) nextyearstart = yearstart(thisyear + 1) select case anydate case is >= nextyearstart isoweeknum = (anydate - nextyearstart) \ 7 + 1 yearnum = year(anydate) + 1 case is < thisyearstart isoweeknum = (anydate - previousyearstart) \ 7 + 1 yearnum = year(anydate) - 1 case else isoweeknum = (anydate - thisyearstart) \ 7 + 1 yearnum = year(anydate) end select if ismissing(whichformat) then exit function end if if whichformat = 2 then isoweeknum = cint(format(right(yearnum, 2), "00") & _ format(isoweeknum, "00")) end if end function public function yearstart(whichyear as integer) as date dim weekday as integer dim newyear as date newyear = dateserial(whichyear, 1, 1) weekday = (newyear - 2) mod 7 if weekday < 4 then yearstart = newyear - weekday else yearstart = newyear - weekday + 7 end if end function 038.请教日期的转换问题我的程序里有这样一段代码： Dim str As Date str=now (1, "A") = str 运行后在单元格里显示 2003/11/13 15:19:45 但我想让它显示成如下的格式：２００３年１１月１３日（小时，分，秒去掉）我用year（str)想单独取得年的值，但显示1905/06/25 0:00:00 请问有什么好的方法可以实现这种转换吗？解答： Dim str As Date str=now (1, "A") = format(str,"yyyy年mm月dd日") 039.如何用vba实现删除最右边的字符 1月、2月、3月...........10月、11月、12月请问如何用vba实现把“月”删除只提取：1、2、3.......10、11、12。解答：Sub abc() Dim a As Integer Dim b As String Dim c As String c = "" For a = 1 To Len(b) c = c & IIf(Mid(b, a, 1) <> "月", Mid(b, a, 1), "") Next MsgBox c End Sub 或者： A1= 1月、2月、3月、4月、5月、6月、7月、8月、9月、10月、11月、12月 [A1] = ([A1], "月", "") 040.请问如何定义相对定位的名称我想定义一个各个工作表（一个工作薄内）使用的名称。该名称为相对定位，如我在sheet1表的B2中该名称是 sheet1 表的A2，我在sheet2表的B2中时该名称是sheet2表的A2单元格，可我在定义名称时它总是加上工作表名。解答：=offset(indirect(address(row(),column(),)),,-1,,) 041.请问如何替换？有很多条这样的记录：******(212),****(315),*********(658)。如何只保留括号里的数字，*号是汉字。解答：设数据在A30单元格 =MID(A30,FIND("(",A30)+1,LEN(A30)-FIND("(",A30)-1) IF 你的数据都是要求记录中最后面的三码数字可以试着用简单的方式解决 =RIGHT(A1,3) 又问：我是要合并，你却要拆分！你能告诉我怎样将两列：即“数字列”和“文字列”合并成一列？解答：试试这个： Sub Join() '将选择的行几个单元格数值合并到一列的一个单元格 = False = xlCalculationManual On Error Resume Next Dim iRows As Long, mRow As Long, ir As Long, ic As Long iRows = Set lastcell = (xlLastCell) mRow = If mRow < iRows Then iRows = mRow 'not best but better than nothing iCols = For ir = 1 To iRows newcell = Trim((ir, 1).value) For ic = 2 To iCols trimmed = Trim((ir, ic).value) If Len(trimmed) <> 0 Then newcell = newcell & " " & trimmed (ir, ic) = "" Next ic (ir, 1).value = newcell Next ir = xlCalculationAutomatic = True End Sub 042.求教合并单元格区域的连续读取方法求教：1、如何选定连续的合并单元格区域；2、如何连续读取合并单元格中的内容。解答：Public Sub adre() Dim cell As Range Dim iRow_dn1 As Integer iRow_dn1 = [B65536].End(xlUp).Row Set av1 = Range("B3:B" & iRow_dn1) For Each cell In av1 If cell <> "" Then MsgBox & " 等於 " & " ※ " & cell & " §" End If Next End Sub 043.求一公式 sheet1 sheet2 A B C A B C 1 产品代码产品名生产机器名产品代码产品名生产机器名 2 012354 a203 1m炉 225894 nj033 ？ 3 214345 b4032 发泡炉 056894 kkl001 ？ 4 225894 nj033 1m炉 214345 b4032 ？ 5 056894 kkl001 发泡炉 6 124589 lli002 1m炉 SHEET1是一张源资料表，而SHEET2是一个生产计划表的一部分。请问：我求SHEET2中的A列中产品代码相对应的C列的”生产机器名“。这个公式怎么写？解答：Sheet2的C2格公式为：=VLOOKUP($A2,SHEET1!A:C,3,0) 044.讨论一下取最后一个单词的方法例如现在在A1中有一句“M. Henry Jackey”，如何用函数将最后的一个单词取出来呢？当然，我们现在是知道最后的单词是6个字符，可以用Right(A1,6)来计算，但如果最后一个单词的字符数是不定的呢，如果做呢？请大家试下有几种方法。解答：方法1、用一列公式填充 =IF(LEFT(RIGHT($A$1,ROW()),1)=CHAR(32),RIGHT($A$1,ROW()-1),“”) 方法2、=MID(A1,FIND(" *",SUBSTITUTE(A1," "," *",LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1," ",""))))+1,LEN(A1)-FIND(" ",A1)) 方法3、用自定义函数当然方便，而且简单。 Function xx(n As String) As String n = (n) lastone = Right(n, Len(n) - InStrRev(n, " ")) xx = lastone End Function 方法4、=IF(ISERROR(SEARCH("",TRIM(LEFT(B1)))),RIGHT($A$1,ROW()),"")拖出来的第一个字符就行。方法5、{=RIGHT(A1,LEN(A1)-MAX((MID(A1,ROW(INDIRECT("1:"&LEN(A1))),1)=" ")*ROW(INDIRECT("1:"&LEN(A1)))))} 嫌长就（假定最长100字符） {=RIGHT(A1,LEN(A1)-MAX((MID(A1,ROW(1:100),1)=" ")*ROW(1:100)))} 045.如何获取工作表中某一列有多少条记录？因为每一列的的记录都不一样多，所以我想获得每一列各有多少条记录，怎么做？解答：RecordNumbers=(A:A) 或者：Private Sub UserForm_Activate() x = x1 = (c4, cx) 也可以：Sub aa() MsgBox ((Range("A:A"))) End Sub 还可以：Sub aa() x = MsgBox ((Range("c3:cx"))) End Sub 这样也行：用下面的方法可测出任一列使用的行数 a=("b1").End(xlDown).Row。总结： aa() MsgBox ((Range("C:C"))) End Sub 结果永远都是1或者3，可是实际上记录有600多条 2. Sub aa() Worksheets("sheet1").Activate Range("c2").Select x1 = "=COUNTA(sheet1!C)" MsgBox x1 End Sub 这个是看fhj 示例的文件录制成宏改的，不过运行结果永远是 =counta(sheet1!c) 3. Sub aa() x1 = "=COUNTA(sheet1!C)" MsgBox x1 end sub 提示和前面的一样。 4.其实已经试了几十种方法了。还是错的。作为公式时，是可以使用。但是却无法把获得的值赋值给一个变量。除非是先写到一个单元格里，再重新读出来。不过我觉得太麻烦了。而且写的时候会修改工作表。不是很恰当。解答：(Range("C:C"))返回除去无值单元格的所有单元格的数量。 ("C1").End(xlDown).Row返回第一次遇到空单元格前的单元格的数量。 (注：当C列有空白单元格时用： myEndRow=sheets("sheet1").range("C65536").End(xlUp).row) 结论：Sub aa() x1 = ("C3").End(xlDown).Row MsgBox x1 end sub 这就对了。谢谢各位! 回应：推荐你用 Columns(1).SpecialCells(xlCellTypeConstants).Count 045.如何禁止输入空格在Excel中如何通过编辑“有效数据”来禁止录入空格？烦请大侠们费心解答。不胜感激。解答：有效性公式。=COUNTIF(A1,"* *")=0 (注：COUNTIF(A1,"* *") 在单元格有空格时结果为1,没有空格时结果为0 如希望第一位不能输入空格:countif(a1," *")=0 如希望最后一位不能输入空格:countif(a1,"* ")=0) 046.如何判断单元格中单词的数量？比如我在A1中输入“you are a good boy”如何判断单词为5个？解答：=LEN(E12)-LEN(SUBSTITUTE(E12," ",""))+1 (注：方法很巧妙用trim把前后的空格去掉。如果有标点符号或者两个词之间的空格数大于1个就不好办了) 047.如何取数表一有数据，要求表二中数据为取一行表一数据，空一行。解答： Sub test() On Error Resume Next = False For i = 1 To Sheets(1). Sheets(1).Rows(((i)) + ":" + ((i))).Copy Sheets(2).Activate Sheets(2).Rows(((i * 2 - 1)) + ":" + ((i * 2 - 1))).Select Next i = True End Sub 048.如何通过VBA编程将符合条件的数据库记录输入到EXCEL中现在有access格式的数据表 TEST 货号货名规格单价.... 1-01 货品1 1M 1-02 货品2 4Kg ................ N-99 货品N 999 现在我想在EXCEL的单元格中输入货号，通过VBA代码自动从数据表中查找出相应的记录，并在相邻的列分别自动录入货品、规格、单价等内容，从而实现EXCEL自动数据录入。请问这VBA代码应如何写？谢谢！解答：Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim Rs As New Dim Query As String Dim Cnn As String With Application .ScreenUpdating = False .EnableEvents = False End With Cnn = "Driver=Microsoft Access Driver (*.mdb);DBQ=C:\*.mdb" Query = "SELECT * FROM TEXT WHERE 货号='" & Target & "'" With Rs .Open Query, Cnn, adOpenStatic, adLockReadOnly If .RecordCount = 0 Then MsgBox "没有此货号！" Else Rs End If .Close End With With Application .ScreenUpdating = True .EnableEvents = True End With End Sub 049.如何统计一个单元格中的数字有几位数？解答1：=LEN（单元格地址）又问：如果中间有汉字或者是字母、符号呢，或是数者都有呢？解答2：=SUM(LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,{"0","1","2","3","4","5","6","7","8","9"},""))) 解答3：=2*LEN(A1)-LENB(A1) (备注：對中文 + 數字是很好的做法，但有英文字或中文 + 數字 + 英文就出錯) 050.如何選取列內不重複資料解答1：Sub ff() Dim aa As New Collection cc = 2 On Error Resume Next Do Until Cells(3, cc) = "" Cells(3, cc).value, Cells(3, cc).Text cc = cc + 1 Loop On Error GoTo 0 cc = 2 For Each itm In aa Cells(5, cc) = itm cc = cc + 1 Next End Sub 解答2：提供一個以陣列方法為思考模式的方法 Sub ff() On Error Resume Next cc = 2 Set NoDupes = CreateObject("") Do Until Cells(3, cc) = "" Cells(3, cc).value, Cells(3, cc).value cc = cc + 1 Loop Range("B6").Resize(1, UBound() + 1) = '陣列由0開始,所以+1 End Sub Excel表格的35招必学秘技也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。一、让不同类型数据用不同颜色显示　　在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。　　1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。　　2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。　　3.设置完成后，按下“确定”按钮。　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。　　2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 　　3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。　　再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。　　4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。　　提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。　　三、建立“常用文档”新菜单　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。　　2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。　　重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。　　3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。　　4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。　　提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。　　四、制作“专业符号”工具栏　　在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。　　1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。　　仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。　　2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。　　切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。　　3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。　　4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。　　重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。　　5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。　　五、用“视面管理器”保存多个打印页面　　有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。　　1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。　　2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。　　3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。　　4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。　　六、让数据按需排序　　如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。　　1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。　　2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来　　工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。　　1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。　　2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。　　3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。　　经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。　　提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。　　八、让中、英文输入法智能化地出现　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢? 　　选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。　　以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。　　九、让“自动更正”输入统一的文本　　你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。　　1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。　　2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。　　3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。　　十、在Excel中自定义函数　　Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：　　1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。　　2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。　　3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：　　Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 　　4.关闭窗口，自定义函数完成。　　以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。　　提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。　　十一、表头下面衬张图片　　为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢? 　　1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。　　2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。　　3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。　　提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。　　十二、用连字符“&”来合并文本　　如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。　　1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。　　2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。　　3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。　　4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。　　提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。生成绩条　　常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。　　此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。　　1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。　　2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。　　至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。　　3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。　　4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。　　按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。　　十四、Excel帮你选函数　　在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。　　执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。　　十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据　　有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。　　执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。　　以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。　　十六、为单元格快速画边框　　在Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。　　单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。　　单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。　　提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度　　你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。　　例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。　　很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。　　十八、成组填充多张表格的固定单元格　　我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。　　那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。　　但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。　　十九、改变文本的大小写　　在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。　　在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果就将是“”了。　　二十、提取字符串中的特定字符　　除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。　　如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。二十一、把基数词转换成序数词　　将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。　　二十二、用特殊符号补齐位数　　和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。　　比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,″$#,##″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##″))))”，一定能满足你的要求。　　二十三、创建文本直方图　　除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。　　比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：　　在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。　　二十四、计算单元格中的总字数　　有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：　　“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)” 　　该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。　　二十五、关于欧元的转换　　这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Excel 2002就会自行安装了。　　完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。一、让不同类型数据用不同颜色显示　　在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。　　1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。　　2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。　　3.设置完成后，按下“确定”按钮。　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。　　2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 　　3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。　　再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。　　4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。　　提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。　　三、建立“常用文档”新菜单　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。　　2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。　　重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。　　3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。　　4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。　　提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。　　四、制作“专业符号”工具栏　　在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。　　1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。　　仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。　　2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。　　切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。　　3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。　　4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。　　重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。　　5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。　　五、用“视面管理器”保存多个打印页面　　有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。　　1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。　　2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。　　3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。　　4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。　　六、让数据按需排序　　如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。　　1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。　　2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。 Excel 使用技巧集锦——163种技巧目录 CCLX一、基本方法 CCLX1. 快速选中全部工作表 CCLX2. 快速启动Excel CCLX3. 快速删除选定区域数据 CCLX4. 给单元格重新命名 CCLX5. 在Excel中选择整个单元格范围 CCLXI6. 快速移动/复制单元格 CCLXI7. 快速修改单元格式次序 CCLXI8. 彻底清除单元格内容 CCLXI9. 选择单元格 CCLXI10. 为工作表命名 CCLXI11. 一次性打开多个工作簿 CCLXII12. 快速切换工作簿 CCLXII13. 选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品） CCLXII14. 快速查找 CCLXII15. 修改默认文件保存路径 CCLXII16. 指定打开的文件夹 CCLXIII17. 在多个Excel工作簿间快速切换 CCLXIII18. 快速获取帮助 CCLXIII19. 创建帮助文件的快捷方式 CCLXIII20. 双击单元格某边移动选定单元格 CCLXIII21. 双击单元格某边选取单元格区域 CCLXIII22. 快速选定不连续单元格 CCLXIII23. 根据条件选择单元格 CCLXIII24. 复制或移动单元格 CCLXIII25. 完全删除Excel中的单元格 CCLXIV26. 快速删除空行 CCLXIV27. 回车键的粘贴功能 CCLXIV28. 快速关闭多个文件 CCLXIV29. 选定多个工作表 CCLXIV30. 对多个工作表快速编辑 CCLXIV31. 移动和复制工作表 CCLXIV32. 工作表的删除 CCLXV33. 快速选择单元格 CCLXV34. 快速选定Excel区域（微软Office技巧大赛获奖作品） CCLXV35. 备份工件簿 CCLXV36. 自动打开工作簿 CCLXV37. 快速浏览长工作簿 CCLXV38. 快速删除工作表中的空行 CCLXV39. 绘制斜线表头 CCLXVI40. 绘制斜线单元格 CCLXVI41. 每次选定同一单元格 CCLXVI42. 快速查找工作簿 CCLXVI43. 禁止复制隐藏行或列中的数据 CCLXVI44. 制作个性单元格 CCLXVII二、数据输入和编辑技巧 CCLXVII1. 在一个单元格内输入多个值 CCLXVII2. 增加工作簿的页数 CCLXVII3. 奇特的F4键 CCLXVII4. 将格式化文本导入Excel CCLXVII5. 快速换行 CCLXVII6. 巧变文本为数字 CCLXVIII7. 在单元格中输入0值 CCLXVIII8. 将数字设为文本格式 CCLXVIII9. 快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品） CCLXVIII10. 在同一单元格内连续输入多个测试值 CCLXVIII11. 输入数字、文字、日期或时间 CCLXVIII12. 快速输入欧元符号 CCLXVIII13. 将单元格区域从公式转换成数值 CCLXIX14. 快速输入有序文本 CCLXIX15. 输入有规律数字 CCLXIX16. 巧妙输入常用数据 CCLXIX17. 快速输入特殊符号 CCLXIX18. 快速输入相同文本 CCLXX19. 快速给数字加上单位 CCLXX20. 巧妙输入位数较多的数字 CCLXX21. 将WPS/Word表格转换为Excel工作表 CCLXX22. 取消单元格链接 CCLXX23. 快速输入拼音 CCLXXI24. 插入“√” CCLXXI25. 按小数点对齐 CCLXXI26. 对不同类型的单元格定义不同的输入法 CCLXXI27. 在Excel中快速插入Word表格 CCLXXI28. 设置单元格字体 CCLXXI29. 在一个单元格中显示多行文字 CCLXXI30. 将网页上的数据引入到Excel表格 CCLXXII31. 取消超级链接 CCLXXII32. 编辑单元格内容 CCLXXII33. 设置单元格边框 CCLXXII34. 设置单元格文本对齐方式 CCLXXII35. 输入公式 CCLXXII36. 输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛获奖作品） CCLXXII37. 隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品） CCLXXIII38. 恢复隐藏列 CCLXXIII39. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛获奖作品） CCLXXIII40. 彻底隐藏单元格 CCLXXIII41. 用下拉列表快速输入数据 CCLXXIII42. 快速输入自定义短语 CCLXXIII43. 设置单元格背景色 CCLXXIV44. 快速在多个单元格中输入相同公式 CCLXXIV45. 同时在多个单元格中输入相同内容 CCLXXIV46. 快速输入日期和时间 CCLXXIV47. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 CCLXXIV48. 在Excel中不丢掉列标题的显示 CCLXXIV49. 查看与日期等效的序列数的值 CCLXXIV50. 快速复制单元格内容 CCLXXIV51. 使用自定义序列排序（微软Office技巧大赛获奖作品） CCLXXV52. 快速格式化Excel单元格 CCLXXV53. 固定显示某列 CCLXXV54. 在Excel中快速编辑单元格 CCLXXV55. 使用自动填充快速复制公式和格式 CCLXXV56. 为单元格添加批注 CCLXXV57. 数据自动输入 CCLXXVI58. 在Excel中快速计算一个人的年龄 CCLXXVI59. 快速修改单元格次序 CCLXXVI60. 将网页上的数据引入到Excel表格中 CCLXXVI三、图形和图表编辑技巧 CCLXXVI1. 在网上发布Excel生成的图形 CCLXXVI2. 创建图表连接符 CCLXXVII3. 将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中 CCLXXVII4. 将Word内容以图片形式插入到Excel表格中 CCLXXVII5. 将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中 CCLXXVII6. 在独立的窗口中处理内嵌式图表 CCLXXVII7. 在图表中显示隐藏数据 CCLXXVII8. 在图表中增加文本框 CCLXXVIII9. 建立文本与图表文本框的链接 CCLXXVIII10. 给图表增加新数据系列 CCLXXVIII11. 快速修改图表元素的格式 CCLXXVIII12. 创建复合图表 CCLXXVIII13. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 CCLXXIX14. 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 CCLXXIX15. 复制自定义图表类型 CCLXXIX16. 旋转三维图表 CCLXXIX17. 拖动图表数据点改变工作表中的数值 CCLXXIX18. 把图片合并进你的图表 CCLXXX19. 用图形美化工作表 CCLXXX20. 让文本框与工作表网格线合二为一 CCLXXX21. 快速创建默认图表 CCLXXX22. 快速创建内嵌式图表 CCLXXX23. 改变默认图表类型 CCLXXX24. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 CCLXXXI25. 利用图表工具栏快速设置图表 CCLXXXI26. 快速选取图表元素 CCLXXXI27. 通过一次按键创建一个Excel图表 CCLXXXI28. 绘制平直直线 CCLXXXI四、函数和公式编辑技巧 CCLXXXI1. 巧用IF函数清除Excel工作表中的0 CCLXXXII2. 批量求和 CCLXXXII3. 对相邻单元格的数据求和 CCLXXXII4. 对不相邻单元格的数据求和 CCLXXXII5. 利用公式来设置加权平均 CCLXXXII6. 自动求和 CCLXXXIII7. 用记事本编辑公式 CCLXXXIII8. 防止编辑栏显示公式 CCLXXXIII9. 解决SUM函数参数中的数量限制 CCLXXXIII10. 在绝对与相对单元引用之间切换 CCLXXXIII11. 快速查看所有工作表公式 CCLXXXIII12. 实现条件显示 CCLXXXIV五、数据分析和管理技巧 CCLXXXIV1. 管理加载宏 CCLXXXIV2. 在工作表之间使用超级连接 CCLXXXIV3. 快速链接网上的数据 CCLXXXIV4. 跨表操作数据 CCLXXXV5. 查看Excel中相距较远的两列数据 CCLXXXV6. 如何消除缩位后的计算误差（微软Office技巧大赛获奖作品） CCLXXXV7. 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 CCLXXXV8. Web查询 CCLXXXV9. 在Excel中进行快速计算 CCLXXXVI10. 自动筛选前10个 CCLXXXVI11. 同时进行多个单元格的运算（微软Office技巧大赛获奖作品） CCLXXXVI12. 让Excel出现错误数据提示 CCLXXXVI13. 用“超级连接”快速跳转到其它文件 CCLXXXVI六、设置技巧 CCLXXXVI1. 定制菜单命令 CCLXXXVII2. 设置菜单分隔线 CCLXXXVII3. 备份自定义工具栏 CCLXXXVII4. 共享自定义工具栏 CCLXXXVII5. 使用单文档界面快速切换工作簿 CCLXXXVII6. 自定义工具栏按钮基本方法快速选中全部工作表右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可（）。快速启动Excel 如果想在启动系统自动运行Excel，可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标，进入Windows目录，依次打开“Start Menu\Programs\启动”文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。如果Windows系统已启动，你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”，以后启动时只需双击快捷方式即可。快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。给单元格重新命名 Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格，单击“插入→名称→定义”命令，显示“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”按钮即可（）。注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字，它最多可包含255个字符，可以包含大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。在Excel中选择整个单元格范围在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。快速移动/复制单元格先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。彻底清除单元格内容先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑→清除”命令，这时显示“清除”菜单（），选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。选择单元格选择一个单元格，将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域，可选中左上角的单元格，然后按住鼠标左键向右拖曳，直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域，在选择一个单元格区域后，可按住Ctrl键，然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列，只需单击行号或列标，这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮，即可选定整个工作表。为工作表命名为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“格式→工作表→重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住Shift键或Ctrl键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后按右键单击，选择“打开”命令，系统则启动Excel 2002，并将上述选中的工作簿全部打开。方法二将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中，以后启动Excel 2002时，上述工作簿也同时被全部打开。方法三启动Excel 2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“常规”标签，在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:\Excel)，单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中，以后当启动Excel 2002时，上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。方法四在Excel 2002中，单击“文件→打开”命令，按住Shift键或Ctrl键，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“打开”按钮，就可以一次打开多个工作簿。方法五用上述方法，将需要同时打开的多个工作簿全部打开，再单击“文件→保存工作区”命令，打开“保存工作区”对话框，取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件，则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。快速切换工作簿对于少量的工作簿切换，单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品）如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，单击并按住可选定单元格。快速查找在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号(～)就可以了。修改默认文件保存路径启动Excel 2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿，进行“保存”操作时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹，方法如下: 单击“开始→运行”，输入regedit命令，打开“注册表编辑器”，展开HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主键，名称为“mydoc”，然后在该主键中新建两个“字符串值”，名称分别是“Name”和“Path”，值分别为“我的文件”(可以随意命名)和“d:\mypath”(定位文件夹的完整路径)，关闭“注册表编辑器”，重启电脑。以后在Excel 2002中进行“打开”操作时，打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目，点击该项目，即可进入“d:\mypath”文件夹。在多个Excel工作簿间快速切换按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。快速获取帮助对于工具栏或屏幕区，按组合键“Shift＋F1”，鼠标变成带问号的箭头，用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。创建帮助文件的快捷方式 Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件，存放在安装目录\Office10\2052目录中，单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后，不管Excel是否在运行，而且也不用调用Office助手，单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。双击单元格某边移动选定单元格在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边，注意要选择与移动方向相关的一边，即要向下移动，就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向右移动，就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状，双击选择单元格的某边，鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格，则将移动到连续最远的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格，则将移动到连续最远的非空白单元格中。双击单元格某边选取单元格区域与上一技巧类似，如果在双击单元格边框的同时按下Shift键，根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。快速选定不连续单元格按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。根据条件选择单元格单击“编辑→定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据你要选中区域的类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型（），例如“常量”、“公式”等，此时还可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。复制或移动单元格把单元格从一个位置复制或移到另一个位置，其方法为:选择源单元格，单击“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令，选定目标单元格，从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令，则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。完全删除Excel中的单元格想将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？只要选择需要删除的单元格，然后按下“Ctrl+ -（减号）”，在弹出的对话框中选择单元格移动的方式，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。快速删除空行有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后选择表中所有的行，单击“数据→筛选→自动筛选”命令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑→删除行”，然后按“确定”，所有的空行将被删去。注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。回车键的粘贴功能回车键也有粘贴功能，当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)，按下回车键可以实现粘贴功能。注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换，此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。快速关闭多个文件按住Shift键，打开“文件”菜单，单击“全部关闭”命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。选定多个工作表若选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住Shift键，再单击最后一个表的标签;若选不相邻的工作表，要按住Ctrl键，依次单击要选择的每个表的标签;若要选定工作簿中全部的工作表，可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。对多个工作表快速编辑如果想一次操作多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用以下方法。按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，就可以实行多方面的批量处理。一般情况下，进行的操作主要有如下几种: 1.页面设置，可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据，可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作，在多个工作表中进行一系列相同操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式，快速输入相同的公式，进行公式汁算。移动和复制工作表不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表，还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置即可。若要复制工作表，只需先选定工作表，按下Ctrl键，然后拖动表到新位置即可。当然，用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后，以前不相邻的表可变成相邻表。工作表的删除单击“编辑→删除工作表”命令，然后单击“确定”按钮，则这个表将从工作簿中永久删除。注意:“删除工作表”命令是不能还原的，删除的工作表将不能被恢复。快速选择单元格在选择单元格(行，列)时，同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。在选择单元格(行、列)时，同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。快速选定Excel区域（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。事实上选定区域和顺序无关，只需首先选定矩形区域的一个角的单元格，在按下Shift的同时单击对角单元格。备份工件簿单击“文件→保存”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，单击“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份”选项（），单击“确定”按钮保存。以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份备份工作簿，且能直接打开使用。自动打开工作簿（微软Office技巧大赛获奖作品）我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn Files\Microsoft Office\Office10\XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开相应工作簿。快速浏览长工作簿当你浏览一个有很长内容的表格时，按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角(即A1单元格)，按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外，如果你选取了一些内容，那么你可以通过重复按“Ctrl+.（句号）”在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。快速删除工作表中的空行如果用户想删除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中单击“插入→列”命令，从而插入一新的列X，在X列中顺序填入整数，然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据，以X列重新排序，然后删去X列。绘制斜线表头一般情况下在Excel中制作表头，都把表格的第一行作为表头，然后输入文字。不过，这样的表头比较简单，更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头，下面就是具体的方法: 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大，所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上”，将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中()，再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添加一格对角线()，设置好后，单击“确定”按钮，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。绘制斜线单元格利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“绘图”工具，方法是:打开Excel的“绘图”工具，单击“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线。只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。每次选定同一单元格有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则问题会立刻迎刃而解，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。快速查找工作簿你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为: 1.单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替; 2.在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字; 3.单击“开始查找”即可。禁止复制隐藏行或列中的数据如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。制作个性单元格如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它还会随单元格自动改变大小。数据输入和编辑技巧在一个单元格内输入多个值我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。增加工作簿的页数单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。奇特的F4键 Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。将格式化文本导入Excel 1.在Windows“记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后，保存此文本文件并退出; 2.在Excel中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框，选择“分隔符号”，单击“下一步”; 3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”; 4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即可。快速换行我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。巧变文本为数字在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。在单元格中输入0值一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“”之类的数字了。将数字设为文本格式不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。方法是: 1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格; 2.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡（）; 3.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”; 4.单击每个单元格，按F2键，然后再按Enter键重新输入数据。快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。提示:事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。在同一单元格内连续输入多个测试值一般情况下，当我们在单元格内输入内容后按回车键，鼠标就会自动移到下一单元格，如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时，就需要进行以下操作:单击“工具→选项→编辑”，取消选中“按Enter键后移动”选项（），从而实现在同一单元格内输人多个测试值。输入数字、文字、日期或时间单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Excel将按 AM(上午)处理。快速输入欧元符号先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。将单元格区域从公式转换成数值有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实，有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)，然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时，单元格区域边框变花了)，从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。快速输入有序文本如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。输入有规律数字有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（），选“等比序列”选项，则该序列（2、4、8、16……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入2、4、6、8……）。巧妙输入常用数据有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好“职工姓名序列”，以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，选“自定义序列”标签（），先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名），用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。快速输入特殊符号有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框（），在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。快速输入相同文本有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可。快速给数字加上单位有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中（注意:仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（），在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。巧妙输入位数较多的数字大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:'必须是在英文状态下输入）。将WPS/Word表格转换为Excel工作表有时需要将WPS／Word编辑过的表格转换成 Excel工作表，可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单: 1.启动WPS／Word，打开WPS／Word文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在“编辑”菜单中选择“复制”命令; 2.启动Excel，打开Excel工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表，应先将其用WPS97／WPS2000／WPS Office或Word打开，再进行转换。取消单元格链接将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下:选择包含链接的单元格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件的链接就删除了。快速输入拼音选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。插入“√” 首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入a或b，即在单元格中插入了“√”。按小数点对齐有以下两种方法使数字按小数点对齐: 1.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以0。 2.选中位数少的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的“小数位数”中输入需要的），程序就会自动以0补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。对不同类型的单元格定义不同的输入法在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮（）; 2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”，单击“确定”按钮。此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。在Excel中快速插入Word表格 1.打开Word表格所在的文件; 2.打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域; 3.选中Word中的表格; 4.按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。设置单元格字体选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式→单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可（）。另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列的宽度，以显示单元格中所有数据。在一个单元格中显示多行文字选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框（）即可。将网页上的数据引入到Excel表格网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到Excel中，或者可以选中信息并将其拖放到Excel中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。在Excel 2002中，你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。取消超级链接下面介绍两个方法，让你方便地取消Excel中的超级链接。 1.如果正在输入URL或E-mail地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。编辑单元格内容双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改动，按Enter键即可;若取消所做的改动，按Esc键。另外，你还可以单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。设置单元格边框选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡（），然后在“样式”中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。设置单元格文本对齐方式选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。输入公式单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝(等号)，若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，Excel将插入一个等号，接着输入公式内容，按Enter键。输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格→对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品）有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令，选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”(3个分号)即可（）。提示:你也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。恢复隐藏列通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上，例如，若隐藏B列，则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上，轻轻地向右移动鼠标指针，直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+0” 彻底隐藏单元格在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），这样就可以避免上面所发生的情况了。用下拉列表快速输入数据如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为: 选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可（）。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。快速输入自定义短语使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具→自动更正选项”命令，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“电脑报”，在“替换为”框中键入要替换的内容，如“电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”退出。以后只要输入“电脑报”，则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。设置单元格背景色选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击“图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“图案”下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。快速在多个单元格中输入相同公式先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl+Enter”组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。同时在多个单元格中输入相同内容选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl+Enter”键即可。快速输入日期和时间当前日期选取一个单元格，并按“Ctrl+;” 当前时间选取一个单元格，并按“Ctrl+Shift+;” 当前日期和时间选取一个单元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格键，最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动更新信息，你必须使用TODAY和NOW函数。将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成: 选择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域，然后按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击“确定”。现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。在Excel中不丢掉列标题的显示你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题？这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法: 选择紧邻列标题的下一行，单击“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见。查看与日期等效的序列数的值 Excel将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期等效的序列数的值，通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方法:选择包含日期的单元格，然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮(即逗号形状的按钮)，Excel将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。快速复制单元格内容选中下面的单元格，按“Ctrl+'（为英文状态下的单引号）”组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。使用自定义序列排序（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行，如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置。自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。例如，要根据列A或列B进行排序，可先根据列B排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序，下一步就是根据列A排序。快速格式化Excel单元格如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框，以更改诸如字样、对齐方式或边框等，请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键，就可以打开“单元格格式对话框”。固定显示某列不少人在工作中用Excel做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行信息不能同时显示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。如果你想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击它即可。在Excel中快速编辑单元格如果你希望使用键盘做每一件事，在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难，因为你会发现自己想对单元格做改动时，经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快捷键——F2，这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做: 利用箭头键选择要编辑的单元格，按下F2，编辑单元格内容，编辑完成后，按Enter键确认所做改动，或者按ESC键取消改动。注意:这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便，因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口，使用键盘可以很容易地编辑超级链接。使用自动填充快速复制公式和格式想用一种无需输入数字的简单方法在Excel中填充数字吗？利用自动填充命令，你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法: 选择希望复制的单元格，将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个黑色的+号，点击并按住鼠标右键不放，将光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右键，鼠标右击，在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”，这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。为单元格添加批注 Excel为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元格进行注释后，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添加批注的单元格，单击“插入→批注”命令，在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。数据自动输入在Excel中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如，当需要输入12/10/91～12/10/99这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入12/10/99，然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99数据。当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列方式（）。对于数字而言，还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。在Excel中快速计算一个人的年龄 Excel中的DATEDIF() 函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。在一个空白工作表中的A1单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日，在A2单元中输入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ，然后按Enter，这个人的年龄(以年表示)将被显示在A2单元中。快速修改单元格次序在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序，具体操作方法为:首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键，接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。将网页上的数据引入到Excel表格中网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。在Excel中，你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。图形和图表编辑技巧在网上发布Excel生成的图形 Excel的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形，首先单击“工具→选项”命令，在“常规”中选择“Web选项”，选择是否采用便携网络图形格式(PNG)存储文件，以加快下载速度和减少磁存储空间，但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持，并非对所有浏览器都合适。如果未选择PNG图形格式，Excel会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件，并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转换过的图形。例如，如果文件名为“”，则Excel将创建名为“dog/files”的子文件夹。Excel也会支持文件指定文件名，例如“”和“等。若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框，则生成的Web页面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析图形，用户如果改变表格中的数据，则对应图形随之发生改变。但要注意的是，这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据，如果你需要刷新或修改服务器端的数据，则须利用VB等编制脚本程序。创建图表连接符当你绘制了一些基本图表以后，经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们，并说明图表中的关系。Excel 2002提供了真正的图表连接符，这些线条在基本形状的预设位置保持连接，当你移动基本形状时，连接符与它们一起移动，而不需要你手工绘制它们。要创建连接符，可按以下步骤进行:首先绘制需要连接的基本性状。在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮，选择“连接符”，并选中需要使用的连接符类型。鼠标指针将变成带有4条放射线的方形，当鼠标停留在某个形状上，形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击希望连接符连接的点。然后在另一形状的连接点上重复这个过程。将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格区域，然后按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式（图1），如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。在这里选择“如屏幕所示”和“图片”单选按钮，单击“确定”按钮。然后进入Word中，单击“编辑→粘贴”命令，即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。如果用户没用添加表格框线，那么选择“如打印效果”后，在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框;如果选择“如屏幕所示”选项，“粘贴图片”操作后，图片会有和屏幕显示一样的边框。将Word内容以图片形式插入到Excel表格中如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中，可按照如下步骤进行:首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴链接图片”命令可将选中内容作为一个图片链接插入Excel中。在独立的窗口中处理内嵌式图表在某些情况下，你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表，例如，一个图表比工作表窗口要大的话，那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。要在一个窗口中处理图表，可在图表区单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择“图表窗口”。在图表中显示隐藏数据通常，Excel不对隐藏单元格的数据制图。但是，你也许不希望隐藏的数据从图表中消失，可以这样操作:首先激活图表，单击“工具→选项→图表”，在“图表”标签中取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框（）。要注意的是，“只绘制可见单元格数据”只适用于激活的图表，因此，你在进行这个操作之前，必须激活图表，否则“只绘制可见单元格数据”选项是不可选的。在图表中增加文本框只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容(不限于标题)。方法为:选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，接着按回车键，这样，图表中就自动生成包含键入内容的文本框，你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好进行格式化。建立文本与图表文本框的链接在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中图表，在编辑栏输入等号，然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现在图表中的某个位置上了。这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的文本也随着改变。但要注意的是，一旦你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进一步地修改，此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法，即使用箭头键移动选择图表元素。给图表增加新数据系列有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列，虽然你可以重新创建包含新数据系列的图表，但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。方法一:使用“数据源”对话框激活图表，单击“图表→源数据→系列”，单击“添加”按钮，在“名称”栏中指定数据系列的名称，在“值”栏中指定新的数据系列，单击“确定”按钮即可（）。方法二:使用“选择性粘贴”对话框选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上，然后激活图表，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，出现“选择性粘贴”对话框，选择添加单元格为“新系列”，并选择合适的数值轴，然后单击“确定”按钮即可。方法三:拖动鼠标法选择要增加为新数据系列的单元格区域，鼠标指针指向区域的边框，把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候，图表中就增加了新的数据系列。注意:这一方法仅对内嵌式图表起作用。方法四:使用“添加数据”对话框激活图表，单击“图表→添加数据”命令，然后选择要增加为新数据系列的单元格区域，单击“确定”按钮即可。快速修改图表元素的格式通常，我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法:双击图表元素，将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同，此对话框会有所不同。创建复合图表复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表，比如，你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列，单击“图表→图表类型”命令，然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型，单击“确定”按钮即可。对度量不同的数据系列使用不同坐标轴有时，你需要绘制度量完全不同的数据系列，如果你使用同样的坐标轴，那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见，你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴，首先要选定图表中的这个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式→坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选项。将自己满意的图表设置为自定义图表类型 Excel中提供了一些自定义图表类型。其实，你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型，以便以后使用。具体方法为:创建要设置为自定义图表类型的图表，直到你满意为止。激活此图表，单击“图表→图表类型→自定义类型”，选择“自定义”选项，将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加”按钮，将会出现“添加自定义图表类型”对话框，为你的图表类型输入一个名称和简短的说明，然后单击“确定”，这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。复制自定义图表类型如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中，只需要简单地把C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel文件夹中的文件复制到其他机器的同样文件夹中即可。旋转三维图表你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度，以获得不同的视觉效果。方法一:使用“设置三维视图格式”对话框激活三维图表，单击“图表→设置三维视图格式”命令，选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变（）。方法二:使用鼠标实时拖动“角点”旋转图表点击图表，图表边角出现黑色的控制点(称为“角点”)。你可以拖动一个角点，旋转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了，不要紧，你可以单击“图表→设置三维视图格式”命令，单击“默认值”按钮，恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表时，如果在拖动的同时按下Ctrl键，则可以看到全图的外廓，这样使你看得更清楚，不至于把图表搞得奇形怪状的。拖动图表数据点改变工作表中的数值选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。但要注意的是，这种方法在大多数情况下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。把图片合并进你的图表 Excel能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。方法一:使用“图案”对话框双击某个数据系列，选择“图案”标签，单击“填充效果”按钮，在“填充效果”对话框中选择“图片”标签，单击“选择图片”按钮，选择一个要使用的图形文件即可。方法二:使用剪贴板将图像复制到剪贴板上，激活图表，选择数据系列或数据系列中的一个数据点，再单击“编辑→粘贴”命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候，只要图像可以复制到剪贴板上，则这种方法就可行。方法三:使用链接图片我们知道，图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话，你可以粘贴链接图片到图表代替数据表。下面是具体的操作方法: 创建好图表，并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。选定需要的单元格区域，按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，出现一个“复制图片”对话框，单击“确定”接受默认选项。这样，选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表，将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图，还不是链接的表，还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入链接的单元格区域(或直接用鼠标选择)。这样，粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片，对于工作表单元格区域中的任何改变，都会直接反映在图表链接的图片中。用图形美化工作表我们在制作Excel工作表时，呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力。如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意，首先在“绘图”工具栏上按下“自选图形”按钮，然后选择“其他自选图形”，从中选择一个你需要的图案。插入此图形后，在工作表中选中它，单击“编辑栏”，输入你想要突出显示的链接单元格，然后回车。这样，链接单元格的内容将会出现在所选定的图案上。如果链接单元格的内容变动时，图案上的数据也会跟着反映出变动情形。另外，如果想要让自选图形更加醒目的话，你可以用鼠标双击图形，打开“设置自选图形格式”对话框。在这个对话框中，你可以改变目前所使用的格式，例如调整文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。让文本框与工作表网格线合二为一在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮，然后按住“Alt”键插入一文本框，就能保证文本框的边界与工作表网格线重合。快速创建默认图表我们知道，创建图表一般使用“图表向导”分4个步骤来完成，在每个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实，如果你想使用默认的图表类型、图表选项和格式而不加修改直接生成图表的话，有快速的方法:打开包含用来制作图表数据的工作表，选取用来制作图表的数据区域，然后按F11键即可快速创建图表，图表存放在新工作表图表中，它是一个二维柱形图。快速创建内嵌式图表在工作表中选取用来制作图表的数据区域，然后单击“默认图表”按钮即可，不过，一般缺省时，“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上，你可以通过下面的方法把“默认图表”按钮显示出来:单击“工具→自定义→命令”，在“类别”列表中选择“制作图表”，并在“命令”列表中找到“默认图表”，用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。改变默认图表类型 Excel的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在右边的图例以及水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型，可以通过以下方法来改变它:单击“图表→图表类型”命令，选择一个你想作为默认值的图表类型(它可以是标准类型或自定义类型中的一种)，然后单击“设置为默认图表”按钮，确认即可。如果你需要创建很多个同一类型的图表，你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。快速转换内嵌式图表与新工作表图表你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表，方法是:选择你已创建的图表，可以看到Excel的“数据”菜单变为“图表”菜单，单击“图表→位置”命令，出现“图表位置”对话框，你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”两者之间作出选择（图5），同时选择一个工作表。这样，Excel将删除原来的图表，以你选择的方式移动图表到指定的工作表中。利用图表工具栏快速设置图表通常，我们使用“图表”菜单中的命令来对图表进行适当的设置。其实，我们可以用鼠标右键单击工具栏中的任意位置，在出现的快捷菜单中选择“图表”。这样就激活了图表工具栏，我们看到其中包含了“图表对象”、“图表区格式”、“图表类型”、“图例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排’’和“逆时针斜排”等按钮（图6），当然你还可以通过自定义的方法将“默认图表”等其他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图表工具栏比使用“图表”菜单更方便，而且速度更快。快速选取图表元素图表创建好以后，我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。图表区包括整个图表和它的全部元素，当你选取图表区后，你就可以看到8个黑色小方块。要想调整单个的图表对象，首先必须选取该对象，然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定图表对象来选取该对象，可能会很困难，特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这种情况下，我们一般可以使用位于“图表”工具栏上左侧的“图表对象”下拉列表，从该下拉列表中选取的任何项目，也就等于在当前图表中选取了那个项目。其实，还有一种选取图表元素方法，即在选取图表的任何一部分以后，你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素;使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表每一个可以选取的元素，包括每一个数据系列中的单个数据点，以及图例中的彩色图例符号和文本条目。通过一次按键创建一个Excel图表这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下F11键。Excel将自动为你创建图表。另外，在选好单元格后按下“Alt+F1”，你将得到相同的结果。绘制平直直线在Excel绘制直线时是不是很难？其实，在应用直线绘制工具时，只要按下Shift键，则绘制出来的直线就是平直的。另外，按下Shift键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。函数和公式编辑技巧巧用IF函数清除Excel工作表中的0 有时引用的单元格区域内没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0”，这样使得报表非常不美观，看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0”呢？利用IF函数可以有效地解决这个问题。 IF函数是使用比较广泛的一个函数，它可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行判断，根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A1>=100就是一个逻辑表达式，如果A1单元格中的值大于等于100时，表达式结果即为TRUE，否则结果为FALSE;value_if_true表示当logical_test为真时返回的值，也可是公式;value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含义为:如果单元格B1到C1内有数值，且求和为真时，区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。反之，单元格B1到C1内没有任何数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。批量求和对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为m×n的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以两者同时选中，单击“常用”工具条上的“Σ”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。对相邻单元格的数据求和如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中，操作如下:先选定单元格B6，输入“=”，再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5，选中整个B2～B5区域，这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，单击编辑栏中的“√”（或按Enter键）确认，公式即建立完毕。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格B6中。同样的，如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式 , 这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中，则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6，单击常用工具栏中的“复制”图标，再选中C6到E6这一区域，单击“粘贴”图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。对不相邻单元格的数据求和假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中，操作如下: 先选定单元格E6，输入“=”，双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格B2，键入“，”，单击C5，键入“，”，单击D4，这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，确认后公式即建立完毕。利用公式来设置加权平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。自动求和在老一些的Excel版本中，自动求和特性虽然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自动求和按钮被链接到一个更长的公式列表，这些公式都可以添加到你的工作表中。借助这个功能更强大的自动求和函数，你可以快速计算所选中单元格的平均值，在一组值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:单击列号下边要计算的单元格，或者单击行号右边要计算的单元格，单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头，并单击要用的公式，然后按Enter。用记事本编辑公式在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡，想看而看不见,非常不便！能否用其它方法来编辑公式呢？打开记事本，在里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条,其结果又是纯文本格式，可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换，既方便，又避免了以上不足。防止编辑栏显示公式有时，你可能不希望让其他用户看到你的公式，即单击选中包含公式的单元格，在编辑栏不显示公式。为防止编辑栏中显示公式，可按以下方法设置: 右击要隐藏公式的单元格区域，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”，单击“保护”选项卡，选中“锁定”和“隐藏”（）。然后再单击“工具→保护→保护工作表”命令，选取“内容”，单击“确定”以后，用户将不能在编辑栏或单元格中看到已隐藏的公式，也不能编辑公式。解决SUM函数参数中的数量限制 Excel中SUM函数的参数不得超过30个，假如我们需要用SUM函数计算50个单元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)显然是不行的，Excel会提示“太多参数”。其实，我们只需使用双组括号的SUM函数;SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作变换即提高了由SUM函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。在绝对与相对单元引用之间切换当你在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元，也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。借助公式工作时，通过使用下面这个捷径，你可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。操作方法是:选中包含公式的单元格，在公式栏中选择你想要改变的引用，按下F4切换。快速查看所有工作表公式只需一次简单的键盘点击，即可显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下“Ctrl+`”（与“~”符号位于同一键上。在绝大多数键盘上，该键位于“1”键的左侧）。实现条件显示统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，显示为“不及格”;输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”)　分“不及格”和“及格”2个等级 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“优秀”))　分3个等级 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“优秀”))) 　分为4个等级注意:符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。数据分析和管理技巧管理加载宏 Excel包括各种特殊作用的加载宏，它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他工具，扩充了工作表的基本功能。默认情况下，每个加载宏都配置为在第一次使用时安装，也就是说在第一次需要某个加载宏时，都要找Office光盘安装，这是非常麻烦的事。为了避免这种情况，你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装，或者全部安装它们。单击“工具→加载宏”，出现“加载宏”对话框，选择可能对你有用的加载宏，如“分析工具库”、“规划求解”、“条件求和向导”等，单击“确定”，Excel会提示所选加载宏尚没有安装，询问是否现在安装，选择“是”，然后插入Office安装光盘完成安装。不要在每次启动Excel时加载每个加载宏，因为这样将减慢启动过程，而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你将“自动保存”加载，井设置适当的“自动保存时间间隔”，这样在Excel使用过程中能自动创建备份文件，避免了掉电时丢失尚未保存的文件内容。在工作表之间使用超级连接首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现Excel自动打开目标工作表并转到相应的位置处。快速链接网上的数据你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接: 1.打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑→复制”命令; 2.打开需要创建链接的工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格; 3.单击“编辑→选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若你想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如:= 跨表操作数据设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％作为Sheet3的A8单元格的内容，则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。查看Excel中相距较远的两列数据在Excel中，若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你可以将一个数据表“变”成两个，让相距较远的数据同屏显示。把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据，从而可以进行轻松的比较。如何消除缩位后的计算误差（微软Office技巧大赛获奖作品）有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是:单击“工具→选项→重新计算”，选中“以显示值为准”（），这样计算结果就没有误差了。事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给你一个警告。利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下: 在一个空单元格中输入“-1”，选择该单元格，并点击“编辑→复制”命令，选择目标单元格。点击“编辑→选择性粘贴”命令，选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘，点击“确定”，所有数字将与-1相乘。你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1000或更大倍数。 Web查询保持Excel工作表总是最新 Web页上经常包含适合在Excel中进行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接从Web页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。现在Excel 2002可以用可刷新Web查询简化这个任务来创建新的可刷新Web查询，方法如下: 在浏览器中浏览要查询数据的Web页，把数据复制并粘贴到Excel工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右边的箭头，再单击创建可刷新的Web查询，在新建Web查询对话框中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下:在外部数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。注意:当你从Web站点获取数据时，可能会丢失一些格式或内容，像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。在Excel中进行快速计算查看一系列单元格的最大值的操作方法: 选择你感兴趣的单元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。自动筛选前10个有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n个最大值或最小值，解决的方法是使用“前10个”自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前10个”选项时，将出现“自动筛选前10个”对话框，这里所谓“前10个”是一个一般术语，并不仅局限于前10个，你可以选择最大或最小和定义任意的数字，比如根据需要选择8个、12个等。同时进行多个单元格的运算（微软Office技巧大赛获奖作品）如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。我们要将C1、C4、C5、D3、E11单元格数据都加上25，那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输入25，选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。然后按住Ctrl键依次点击C1、C4、C5、D3、E11单元格，将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项，点击“确定”。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上了25。让Excel出现错误数据提示 Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告”。选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，输入标题，如“注意”，输入显示信息如“这里应输入负数！”（），单击“确定”按钮。此后，再选定那些单元格或单元格区域时，Excel将自动提示上述信息。另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是:选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框（），选择警告样式，输入标题如“警告”，输入出错信息如“不能输入正数！”，然后单击“确定”按钮即可。此后，如果你在指定的单元格中输入了正数，Excel将警告你“不能输入正数!” 用“超级连接”快速跳转到其它文件用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。设置技巧定制菜单命令你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具→自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡（），在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令，只须打开菜单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下，打开菜单单击右键，选中“删除”命令即可。设置菜单分隔线 Excel工具栏按钮之间有分隔线，如果你喜欢，也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。方法是:按住Alt键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距，则自动在中间添加分隔线;如果拖动方向为减小菜单间距，则自动去掉中间的分隔线。备份自定义工具栏在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel文件夹中有个Excel10．xlb文件，这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。所以，建议你将工具栏设置好后，为Excell0．xlb文件作拷贝，起个不同的名字，以备随时载入，恢复你的工具栏。共享自定义工具栏如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话，你可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具→自定义→工具栏”，选择你的自定义工具栏，单击“附加”按钮（），出现“附加工具栏”对话框，单击“复制”按钮，即可将工具栏添加到一个工作簿中。使用单文档界面快速切换工作簿 Excel 2002采用了单文档界面，每打开一个工作簿，都会在任务栏中显示出来。因此，你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿，而不必在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的Excel 2002没有此项功能，可按以下方法设置:单击“工具→选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“任务栏中的窗口”复选框（），单击“确定”按钮即可。自定义工具栏按钮单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框使Excel处于自定义模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，我们可以完成好多自定义工作。 1.使用“命名”改变工具按钮的名称; 2.使用“复制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上; 3.使用“编辑按钮图像”来调用按钮编。目录 303引用问题 303如何在一列列出工作薄中的所有表(表名无规律) 30318位身份证号码输入的几种解决方法 303用countif算出数值大小在50~60之间的单元格个数 304几个工作表生成一个打印文件一次打印 304自动计算应收款滞纳金 304SUM函数难题 304工作表中的小写字母都变成大写 304用COUNTIF计算整个B列中含有“F”这个字符的单元格的个数 304自动记录出车情况 305整点记录坐标值 305请问如何把在Excel中绘制的曲线图表另存为jpg或gif格式的图片 305round函数 305工作表引用 306汇总 306在EXCEL2000中可否实现票面分解 306年龄及奖学金问题 306隔行求和问题 307在EXCEL里取数值的一部分用什么函数 307用什么函数可以插入字符 307将文件保存为以某一单元格中的值为文件名的宏怎么写 307求余数的函数 307评委评分 307数据校对 307如何在一个单元格中自动输入在另外一个单元格中输入的文字 307在表格中查找我需要的东西并把该行所有的数据反映到另外的表格中去 308在EXCEL表里建立唯一索引在该列输入重复的数值后自动提示输入错误 308发票小写金额填充 308排列问题 308在条件语句中如何实现符合某个时期的条件的记录进行统计 308行改列(不是转置问题) 309如何给自动筛选中的自定义指定快捷键 310汇总问题 310统计包含某个字符的个数 310如何用if函数判断,如果a1单元格大于0,b1单元格为0是错误,为非0是正确 311我改进以下一个验证先进先出法公式 311有无简结一点的公式求如:a1*b1+a2*b2+b3*b3...的和 311工作中须将表格中大量的日期同时转换为中英文的星期几 311我想查询表格中的某一列编号中有221这一编号时，引用其同行某列的数值 311如何给自定义函数写上帮助信信息和参数说明 311如何在EXCEL中统计一个数在哪一行出现 311在SHEET51的A1做公式加总SHEET1:SHEET50的A1怎么做啊 311工作表间的数据输入 312请问如何用公式达到我想要的结果 312一个页面在打印一次后是否能在上面的某一单元格数值上加1 312不用VBA，用EXCEL语句的IF函数，如何使用其条件关系 312求和问题 313排名问题 313统计满足条件的数据并生成新的数据列 313工作表间的查找与复制 314比较运算符为何要用引号 314ＥＸＣＥＬ中如何修改批注的字体和颜色 314如何以进阶筛选命令筛选出“序号”为单数、双数、或者是任意间距值的records 314n2=sum(b2到m2) 、n3=sum(b3到m3) 、有没有办法让n那一列可以自动填充 314在工作表里有连续10行数据, 现在要每行间格2行, 要如何做 315当点到某单元格时单元格会出现一个下拉的列框，可以选取其中的数据 315查找与引用 315如果D2>20那E2就显示$200、如果D2>30那E2就显示$300依此类推 315在两个工作表之间查找相同的内容并复制到新表 315统计偶数单元格合计数值 316按表1中A列的编号提取表1中的相应数据并自动录入到表2中的对应的相关列 316用EXCEL做统计 316单元格是否有注释 316根据A1的内容,决定A2的数值是来自sheet1,sheet2还是sheet3. 317能不能做到让符合条件的单元格所在的列自动隐藏 317直接输入一组数如“20020213101235”后，自动转换成日期格式 317把sheet1到sheet200的a19这一格，依序贴到sheet0的a1到a200 317A列记录几百条，如何对这列计数(重复的数值不计) 318如果有文本串"YY0115"，我想取第三、四的值"01"，应该用什么函数 318怎样将文字和数字分2列显示 318500个不连续的数之和的求法 319如何使输入的英文单词第一个字母变成大写 319在一个表中有两列日期型数字请问如何在第三列中得到其差(两日期间的天数) 319重要的EXCEL文件坏了(文件带密码)有没有EXCEL修复工具 319只要求简单的把数据从分表直接追加到总表 319A1中输入11:22:22 要求每间隔一秒刷新一次 319怎样用函数来显示某月的最后一天是几号 319如何用excel求解联立方程 320请问如何在函数中同时使用两个条件 320用TRIM把“中　心　是”中间的空格去掉 320将EXCEL中的单元格定义成数组 320将单元格行、列高与宽单位设置成毫米 320一些电话号码如果是8结尾,号码加1;如果不是,号码加0. 321当做日报表时,怎样让月累计数自动加上 321单元格A1=（a2,a3,a4,a5)其中一个就返回AA，如果A1=a6,就返回BB，否则就返回CC 321关于引用及计算的问题 321如何统计某个列有数字的个数 321如何统计此次自动筛选出来共有的记录条数 321怎么把等于A栏里的一个值的,再统计出B栏里不同数据的个数 322如何用IF函数达到我想要的结果 322关于实现“查找并替换”的宏 322有关输入数字的提示 323如何判断某个单元格包含某个字符 323按条件设定数值 323小数的进位问题 324找出A列的数字在B列中所在的位置，并在第三列显示单元格号 324从G9到G71，需要隔行求和 324在单元格返回工作表名称 324多条件计算公式 324如何统计求每天不重复的值 325使用vlookup函数的问题 32520列间隔3列求和 325如何实现把一个工作表中的数据根据另外一个表的数据分成两部分 325查找引用 326需要验证因此必须在要列示出计算过程有什么办法 326在制作Excel图表时，如何控制X轴的刻度显示 326条件求和 327怎样查找某列中文本长度不足X 位的数据 327WORD向EXCEL格式转换时一个单词或汉字分别填入EXCEL中的一个单元格中 327如何将名称相同的字段合并汇总，且只显示同一个名称 327按工号大小排列 328两日期间的天数 328序列问题 328条件乘积的求和 328如何判断 329用字母在单元格里面填入平方米 329在Excel中打印条形码 329求工龄 329把26个表格汇总求和成一个汇总表 329重复数据得到唯一的排位序列 329从身份证号码中提取性别 329如何从文本文件中取数 330怎样读取数字 330怎样才能快速算出 331如何实现对日期格式的要求条件 331截取单元格里某个字符后的字符 332用if函数判断 332分别显示总分最高的同学的班级、姓名、总分 332定有如上两列数据A和B 现在想要统计满足条件B＝8的并且在C列自动生成数据 333排名问题 333研究彩票，从统计入手 333去掉XLS文件头上菜单栏的“MIcrosoft EXCEL ”字样 333替换数据 334复制数据再转置,不复制转置被隐藏的行或列 334如何始终打开默认的工作表 334如何分割文本 334两列合一列 335每次清除数据时能否作到跳过隐藏的单元格 335也就是单击Sheet2时，在Sheet1的A列的最后一个记录的下一行自动填上“End” 335用函数将输入的月份转换为这个月所包含的天数 335介绍经验：就SUM函数来讲,以下动态地址可行 335在EXCEL中如何统计字数 336如何自动填充内容 336工作表的标签的字体和大小可以更改吗 336自定义格式的体会 336再次显示出被隐藏掉了的行（第1行） 336如何定义有效数字 337sheet1工作表的A1、A2、A3单元格分别链接到sheet2、sheet3、sheet4 337用SUMIF函数进行条件求和，不限于一个条件时如何设置参数 337如何在excel中已有的数值前加零变成六位 337如何提取工作表中的背景图片 337绘制有三条斜线的表头 337在A列有一组数据不是按照大小顺序排列在B列中排名 337有无办法让B2所在行都呈红色字体 338现有12个工作表,是12张发票,建立一个汇总表,将发票号和金额汇总显示在一张表里 338经验技巧 338在一个不对称的区域中如（b1:G7）中找到A行一组数据中的某个数并自动变红 338不借助第三列而直接用函数或公式一步得到sum(a2/b2,a3/b3,…)的结果 338请问要如何算出每个月有几个星期一、二、三….日 338让隐藏的列或行不参预计算 338一次删完Excel里面多出很多的空白行 338表1、表2分别有20个人的基本情况和其中10个人的名字，让表1的数据自动填充到表2 339使用vlookup函数返回#N/A符号时将此符号用0或空格来代替 339通过条件格式将小计和总计的行设为不同的颜色 339复制隐藏后的表格到一个新表格中使被隐藏的内容不显示 339如何将一个工作簿中的一个Sheet隐藏 339工具菜单与视图中的工具栏不同 339查找并填写符合条件的单元格内容 339填写空白行 340制订下月计划并显示为中文 340&的用法 340有5行数据在每行上面个插入1行 340可以检查一张表里是否有漏重的数字吗 341怎样将单元格中的公式转换为数值 341条件求和 341A1单元格为出生日期，可用=DATEDIF(A1,NOW(),"y")计算其年龄 341这个公式是什么意思？K7=if(AND(R7>3000, Q7>), "", P7) 341统计数据问题一例 341关于条件求和问题！ 341请教关于条件乖积的求和问题 342文件修复 343显示隐藏的工作表 343这样一列如何筛选出含201的 343两个日期相差的月份数 343用函数实现连续相加 343把计算结果为负值的显示为红色取整并在数字后面加上“仟元“ 343比较A、B两列数据并在A列中包含B列的数据删除 344怎样让我的图表随着数据透视表的更新 344循环引用问题 344如何才能有条件的引用某一区的内容 345Excel基本功 346解除officeXP 50 次限制 346小写数字转换成人民币大写 350中国式的排名函数应用 351当做日报表累计数自动加 351工资条问题 353定制单元格数字显示格式 353关于数据引用的问题 353如何使EXCEL应用程序锁定不让人打开 354数组的运算法则 355替换数据 355几个技巧 355如何在两个工作表之间进行数据交换 355显示数值所在的单元格号 356if 超过7层如何办 357一个单元格内格式问题 357怎样用函数求出一定范围内的数值的偶数的个数 357如何使某列的数据不重复 358请问如何能使随机数不重复 358日期型编号 358如何将数字改变为字符串 358在Excel中如何自定义数字格式 359在单元格显示负数为红字后又紧跟汉字 360检索问题 360微软到底对我们隐藏了多少 361求一组数中第一个出现的正数 361能否使表格不能打印 361有无这样的函数 361能实现两栏数据中按特定条件进行比较并做出相应记号吗 361如何对文本格式的数字进行筛选 361如何筛选出特定行 362Word加启动密码 362有关大小写的转换 362在Excel中打造自己的“公式保护”菜单 363如何让EXCEL自动从头统计到当前单元格 363请问想要取当前单元格的列号，用什么函数 363SUMIF函数 364怎么能快速的将两个单元格的内容互换 364如何能到两个时间段的17:00-8:00小时数? 364如何在单元格返回工作表名称 364如何在输入数字的加减乘除按ENTE后能在另一单元格自动出现计算数值 365有A1，B1，C1，D1四个单元格D1的值要随着Ａ１的变化而变化 365对A列不重复的数值计数 365永恒的求和 366如何使用EXCEL进行动态跨表取数 366如何使用對照表 367如何在单元格返回工作表名称 367何在一列数据中统计限定范围的数据 367索引制作代码 368我的两个问题 368关于页眉加密问题 369Word的另类复制方法 369在序号3-1，3-2......3-100的表中，如何根据序号，用公式计算3-1到3-45、3-46到3-100的和？ 370如果在一列查找含某个字符（位置不确定）如“欠”的单元格，并将其对应的另一列数据进行运算？ 370我在A1输入一个18位的数字,想得到A2=A1+50,可否实现? 370年龄计算经验谈 370怎样将单元格内的数字或字母超级链接到指定工作簿中的指定工作表。 371请教日期计算的函数 372一个用数组公式计算人数的问题 372如何将一个单元格复制确定个数 372一个小发现 372如何汉化英文加载宏 372汇总多张表中数据 373去掉工作表中的公式 373工作薄打开后个一分钟自动保存关闭，怎么写代码 374我想把一个sheet拷贝后选择性粘贴为一个新的sheet,怎么做 374如何利用列标自动求和 375在单元格中录入A，回车之后自动变成A*B*C 375自动输入‘要点’两个字 376表格更新 376公式的自动填充 377我想A1的值=A1+B1；其中B1为变量，A1为累计值 377让"工资总计"等于几个打开的各个工作薄的最后一个工作表中的"工资"和 377有两个表，表1、表2，其中的数据有相同的，如何比较出两个表中的相同的数据 378请问如何在窗体中播放动画 378在Excel中,如何用程控某一单元格不可编辑修改 378CommandBars的OnUpdate事件 379多张工作表如何排序和查找 379将表格的外框线和框内线条设置永久有效的方法 380在VBA中UBound是什么意思 381基本功 382用VBA 实现会计的先进先出法则 383一个加密系统 384在不同工作表里位置相同的单元格里相同的公式，根据工作表名称引用不同的单元格 384快速撤销工作表保护 385关于加密窗口的问题 385加密窗口为何总是出现424出错信息 385我在做自定义菜单欲仿EXCEL菜单用横线分隔各菜单项目 385用VBA函数算出行数值 386在VBA中判断单元格区域内是否为空值 386excel中如何设定光标输入到某个单元格后回车自动换行 387带编号的(000001 ---999999)在打印时实现自动编号 388如何在同一储存格输入数值累计 388用单元格中的值来决定随机数是否随机 390排列组合 391动态输入公式 393关于使用VBA复制的问题 394文件保存为以某一单元格中的值为文件名的宏怎么写 394自动处理某种格式 396在VBA的FRM窗口右上方的“X”如果去掉 396vba for excel程序纠错 398请问各位有什么方法可以使工作表从1至50自动排列 398如何将自动将公式的值固定在单元格 398输入字母转换成设定的数值 399打开一张工作表时系统提示要求输入用户名和密码 399工具菜单与视图中的工具栏不同 399限制使用某张工作表 399怎样建立没有右边箭头的子菜 400请教如何准确取值 401如何在单元格中显示文件创建的日期 401根据系统时间判断是否执行某宏 401删除当前活动工作簿 402如何以工作簿中的一个SHEET是否激活为判断条件 402教各位关于按钮位置的问题 402一个用VBA写入公式的问题 403怎么能在excel没打开文件的时候被禁用 403在已有数值的单元格中再增加或减去另一个数 403对excel里录入的数据进行关系验证 404如何自动跳过有公式的单元格继续输入 405查询设计“最近”“连续”“三次”"Pass" 407如何用不同颜色的字体，将手式输入与公式计算结果区分开来 408怎样在电话号码书中提取手机号码 408是不是用数组函数解决？请教各位 408关于日期的格式化问题 408列的跳跃求和 409EXECL默认起始工作表的函数 409怎样一次性把科学记数改成文本？ 409excel的六大“条件”功能 412从个人所得税的计算谈IF函数的使用 414如何计算表达式 414如何求得某行或列不重复数字的个数 414Excel中“摄影”的妙用 414放大USERFORM幕相同大小 415如何用excel做双对数坐标图 415使用excel拨接连上网 415获取硬盘的序列号 416返回用户名 416将UserForm与Excel分开 417如何用API获得当前登录用户 418怎样才能实现在输入重复的数据时自动跳到重复处提示呢 418用公式表示当前单元格所在行的第一列的值 418怎样将列号，转变为对应的字母 418EXCEL能否按照单元格内文字的颜色排序 418怎么能让一个加载宏监控所有打开的excel文件 419把公式排整齐 419寻找特定档案并以对应的软件开启 420如何将文件中的某一类控件全部删除 421如何列出工具栏快显菜单和单元格右键菜单 422如何删除目录及文件 422为什么我的EXCEL右键插入工作表功能没有了 423如何使某一个固定的菜单项无效 423如何将菜单内的名字改回默认的名字 423VBA中自制的弹出式快捷菜单上能用上我任意指定的图标吗 423如何将自定义的组合下拉列表框加入自定义工具栏 424如何真正隐藏多余的行和列(只有有用的部分显示) 424EXCEL2K输入公式只显示公式怎么办 424关于日期的计算 424在EXCEL中如何用公式编制一个乘数口诀表 424如何让Excel程序使用自定义的帮助文档 425如何设定文本框的输入属性 425一个处理文本排序的自定义函数 426如何在在公式内加插批注 427这条语句怎么写 427有没有语法可一次把textbox的值全改为 427怎样用程序删除工作表中的空行 428有没有函数可以直接查找某列（行）数据中是否包括某单值 428如何在EXCEL打出正负号引用问题我在excel中想实现这么一个功能，如单元格D12有一个数据是4，现在我想引用A4的数据，但4是由D12提供的，即如何实现A4=A(D12)。也就是，在Excel中，A7单元，能否实现把后面的数字用算式来代替，如A(3+4)，或者是单元格的嵌套，A(D12），恳请高手解答。解答：①=indirect("a"&d12) ②我的想法：借一个单元格如B4用，键入="A"&D12 在需引用的单元格键入=INDIRECT(B4) 即可，第二个：C4是3，C5是4 B4="A“&C4+C5 ,同①。如何在一列列出工作薄中的所有表(表名无规律) 以下宏将在a列传回所有工作表名称。(很实用) Sub Maco1() For i = 1 To Cells(i, 1) = Sheets(i).Name Next End Sub 18位身份证号码输入的几种解决方法相信在EXCEL这个软件中如何输入15位或18位身份证号码的问题已经困挠了许多人，因为在EXCEL中，输入超过11位数字时，会自动转为科学计数的方式，比如身份证号是：123456789012345，输入后就变成了：+14,要解决的方法有非常非常......多种哦，呵呵，现在为大家说几种比较简单快速的方法：　　1、在A1单元输入号码时，在前面先输入’号，就是：’123456789012345,这样单元格会默认为该单元为文本方式，会完整显示出15个号码来，而不会显示那令人讨厌的科学计数方式来了。　　2、如果已经输入了大量的号码，全部以科学计数显示的话，而又懒的按照上面的方法一个一个的重新输入的话，也有这个好方法哦，比如已在单元A1：A100输入了号码，按以下步骤做：》选择单元A1：A100》单击鼠标右键，设置单元格式》选择自定义，在‘类型’中输入‘0’即可，轻松搞定，呵呵！！　　3、还有一种用函数来解决的方法：在A1：A100已经输入大量的号码时，在B1单元中输入：=trim(' 'a1),注意两个’之间是空格，这个公式的意思:先在A1单元15位号码前加个空格符号，然后用trim这个函数把空格符号去掉。输完后，B1单元也是显示出完整的15位数字了。用countif算出数值大小在50~60之间的单元格个数解答：①你可以综合一下呀! =countif(a1:a9,">=50")-countif(a1:a9,">60") ②{=SUM((a1:a9<60)*(a1:a9>50))} ③为什么{=SUM((a1:a9<60)*(a1:a9>50))}可以求出符合条件的个数，按理后面应再加一待求和区域如"B1:B9"等等，不知数组计算的内部机制是怎样的，不知谁能给个解释,谢谢！！ ④这个数组公式是这样运算的： a1:a9区域的数值分别与60比较。假如a1:a9的数依次为15,25,35,45,55,65,75,85,95.那么(a1:a9<60)返回{true,true,true,true,true,false,false,false,false}，同理(a1:a9>50)返回｛false,false,false,false,true,true,true,true,true}。然后(a1:a9<60)*(a1:a9>50)则返回{false,false,false,false,true,false,false,false,false}。因为*表示and的意思。只有当and的对象都为真时结果才为真。。excel里用1表示true;0表示 false。有时需要将true或false转换成数值，可以*1或+0 几个工作表生成一个打印文件一次打印解答：先按 Ctrl键 + 其它要一起打印的工作表就会成为一个群组,打印的页数可延续到下一个Sheet 自动计算应收款滞纳金要求在给定的应收日期、滞纳金率、当前日期（自动取）的基础上自动计算出应收滞纳金。解答：=(DATEDIF(应收日期,NOW(),"d"))*滞纳金率（每天）*应收金额 SUM函数难题 A B 234 230 12 10 13 如何用函数计算出下面几个数据 1。A和B都有数据且A>B的个数 2。A栏在相应的B栏有数据的情况下的数据总和，例如A1对应B1有数据，A3对应B3有数据，则求A1+A3的和。希望都能用一个函数求出所要的结果。谢谢解答：=SUM(($A$1:$A$10<>"")*($B$1:$B$10<>"")*($A$1:$A$10>$B$1:$B$10)) =SUM(($A$1:$A$10<>"")*($B$1:$B$10<>"")*($A$1:$A$10>$B$1:$B$10)*($A$1:$A$10+$B$1:$B$10)) 记得输入公式后要按ctrl+shift+enter 工作表中的小写字母都变成大写解答：请运行以下程序：(测试通过) Sub ConvertToUpperCase() Dim Rng As Range Worksheets("Sheet1"). For Each Rng In If = False Then = UCase() End If Next Rng End Sub 用COUNTIF计算整个B列中含有“F”这个字符的单元格的个数 c1=COUNTIF(b1:b130,b129)，（b129单元格内的字符是“F”），问题是随后在向表格中添加新行131、132、133.....之后，c1单元格中公式统计的结果还是1-129行的，怎么才能让c1中实时显示添加新数据后的统计结果? 解答：c1=COUNTIF(b:b,b129) 自动记录出车情况现有一表格，每天记录50辆不同车号的车辆的“出车里程”和“回库里程”，需要打印一清单，自动统计每辆在库车辆的当前里程，请问该如何做 (结果放在其它sheet中，为方便显示这里和数据放在一个sheet中了 ) ？解答：可以用数组公式: 假设"此处数据不断增加"所在工作表的名字为"SHEET1". 在"此处需要更新"所指的单元格内输入公式=MAX(IF(OFFSET(Sheet1!$A$2,,,COUNTA(Sheet1!$A$2:$A$65536))=A2,OFFSET(Sheet1!$B$2,,,COUNTA(Sheet1!$B$2:$B$65536))))",按CTRL+SHIFT+ENTER 结束,之后向下填充公式. 整点记录坐标值我在监测一个点的电压值，每天正点记录一次，这样每天就产生了24个值，现要进行一个月，共产生了720个值。根据这720个值，用EXCEL作一个图表，横坐标是时间，单位是----天，纵坐标是测量值。难点：横坐标每个刻度为一天，如设分类轴刻度线之间的分类数为24 的话，横坐标每个刻度下显示为：1 25 49，而其单位为天，那不就成了第1天过了，就到了第25天？如设分类轴刻度线之间的分类数为1的话，可是我每天有24个值？解答：我试验了一下，发现还是能够解决的。横坐标为时间，每天24小时，一个月30天，共计720个数据，纵坐标为数值，这样做出来的表格非常长，数据这样排，第一列（0小时，1小时，......23小时，0小时，1小时,.....23小时，）这样总共重复30天，第二列为每天24个数据，做折线图（第四种），先按照向导一步步做下去，删除第一个系列，就可以了。做出来的图像横坐标（分类轴）要调整，刻度调整为标签间的分类数为1，就可以达到目的！剩下可以手工在每天的开头处加上日期（可以用文本框），不知道这样解决可以吗？请问如何把在Excel中绘制的曲线图表另存为jpg或gif格式的图片解答：选定图表部分，复制它，打开可以编辑jpg或gif格式的软件，然后粘贴保存为jpg或gif格式文件即可。 round函数解答：不要用工具条上的显示小数位数来控制小数位数，它只是显示这几位，实际还是按原来的数计算。如：，你显示两位，为，而实际他是按去计算的，要用round函数，round(数据,2)即可。如果怕繁的话，可在选项里设置按显示计算，呵呵，试试看。解答2：我是做财务工作的，这一点有较深的体会就是无论用什么函数都要在最外面加上 round(),不然的话因为那一两分钱定会被领导狠狠说一顿再有两条经验 1、如果准备作大一些的表格，尽量不要使用 “合并单元格” 以免以后使用函数麻烦； 2、要分清你作的表格主要是使用来存储数据，还是用来打印输出，如果想两者兼顾，小一点的表格还可以，大了就不好办了。工作表引用比如说现在Sheet2!a1引用Sheet1!a1,Sheet3!a1引用Sheet2!a1，那么有什么办法可以表示Sheet(n)!a1引用Sheet(n-1)!a1。我是Execl方面的菜鸟，希望各位大虾能给我解决的方法或者思路也行啊。解答1：用(n).Cells(a, 1) =Sheets(n-1).Cells(a, 1) 又问： = "=SUM(RC[-2]:RC[-1],_______!R[-1]C)" .在_____处，我应该怎么填，才可以得到上一张表格？答：在空格处写上： sheets(-1) .注意如果当前工作表是第一张（即 -1＝0）时会出错。或：=INDIRECT("sheet"&A1&"!$A$1") 汇总有这样一个问题，学校里共有24个科目（每个科目都有其代码，每门科目都有它相应的教材费），但学生最多只能选其中４门科目，那么我在一个表里每个记录中存储学生所选的４门科目的代码，并要在该表里汇总４门科目的总教材费，怎么汇总。（各门科目代码及对应的教材费存在另一个表里）。解答：你可以这样： 1，表2：序号科目教材费 /1 语文 120 /2 数学 100 /3 英语 150 /4 政治 70 /5 历史 110 /6 地理 90 /7 物理 250 /8 化学 180 2，表1：姓名科目1 科目2 科目3 科目4 教材费合计/赵 1 2 3 4 440* /钱 2 3 4 5 430 /孙 3 4 5 6 420 /李 4 5 6 7 520 /张 5 6 7 8 630 .其中教材费单元格(打*号处，即F2)公式如下： =VLOOKUP(B2,Sheet2!A:C,3)+VLOOKUP(C2,Sheet2!A:C,3)+VLOOKUP(D2,Sheet2!A:C,3)+VLOOKUP(E2,Sheet2!A:C,3) 。其下单元格复制公式。在EXCEL2000中可否实现票面分解解答：我在excel 中试验了一下，发现票面分解还是比较简单的，下面是我的做法： A B C D 1 票面金额 /2 面值张数余额 /3 100 6553（公式为：int(b1/a3) （公式为：b1-c3*a3) /4 50 1（公式为：int(d3/a4) （公式为：D3-A4*C4) /5 20 1 /6 10 1 /7 5 1 /8 2 2 /9 1 0 /10 0 /11 1 /12 0 / 1 / 0 / 1 /第五行以下的数据就不需要一一输入了，选中C列和D列(C4：D15)，按ctrl+D,结果就出来了。年龄及奖学金问题打开Excel工作表，建立如下表格所示的表格： A B C D E F G H I J K L M 姓名性别生日年龄年级语文数学外语政治平均工资奖励总额王明男　　 2 89 98 92 87 　　 1 设置生日为11-28-1998的形式，并根据生日计算出学生的年龄。 /2 对平均分>=90分，80<=平均分<90，60<=平均分<80的奖励金额数放在单元格N5..N7中，请利用公式计算出每位同学赢得的奖金。 /3 1年级学生工资为80元，2年级工资为100元，3年级工资为110元，请计算出每位同学的工资数，并根据工资数和奖励数计算每位同学的工资总额。解答：1. 计算年龄:=INT(((YEAR(NOW())-YEAR(C2))*12+MONTH(NOW())-MONTH(C2))/12) (注意学生生日在C 列) 2. 计算工资: =IF(LEN(E2)>0,CHOOSE(E2,80,100,110),"") (注意学生年级在E列) 3. 奖励: =IF(J2>=90,$N$5,IF(J2>=80,$N$6,IF(J2>=60,$N$7,""))) (平均分在J列) 隔行求和问题若有20列（只有一行），需没间隔3列求和，该公式如何做？前面行跳跃求和的公式不管用。解答：假设a1至t1为数据（共有20列），在任意单元格中输入公式：=SUM(IF(MOD(TRANSPOSE(ROW(1:20)),3)=0,(a1:t1)) /按ctrl＋shift＋enter结束即可求出每隔三行之和。在EXCEL里取数值的一部分用什么函数打比方说有一个数字123456，我只想取它的后三位，也就是说只需要456，应该用什么函数。解答：假设A1的值为123456, 用=RIGHT(a1,3)可以取其后三位./ 你如果想取其中的几位，不妨试试mid函数。用什么函数可以插入字符 00020304T0239 0400020304T0239 /00020404T0211 0400020404T0211 /00020604T0199 0400020604T0199 /00020704T0216 0400020704T0216 /00021304T0241 0400021304T0241 /00021404T0222 0400021404T0222 /00021504T0222 0400021504T0222 /00021704T0139 0400021704T0139 /就像上表一样，怎样用第一列的数据形成第二列的数据，即在特定位置加上几个相同字符串？解答： b1="04"& a1 问：哪如果倒过来呢？答：用公式A1=MID(B1,3,13)或A1=SUBSTITUTE(B1,"04","",1) 将文件保存为以某一单元格中的值为文件名的宏怎么写解答：假设你要以Sheet1的A1单元格中的值为文件名保存，则应用命令： Str(Range("Sheet1!A1")) + ".xls" A1是文本串的话，使用这条命令： Range("A1") & ".xls" 。当然，如果你的A1是路径，F1是文件名的话，可以这样写： Range("A1") & Range("F1") & ".xls" 求余数的函数比如：A1=28，A2=（A1÷6）的余数=4，请问这个公式怎么写？解答：=MOD(28,6) 评委评分解答：用两个函数可解决：rank(排高低)average(求平均)。也可以用：{=(SUM($B$1:$B$10)-SUM(LARGE($B$1:$B$10,ROW($A$1:$A$2)))-SUM(SMALL($B$1:$B$10,ROW($A$1:$A$2))))/(COUNT($B$1:$B$10)-4)}(可以解决有多个最高和最低分的问题)。数据校对已知:A2=SUM(A3:A20),B2=SUN(B3:B20),C2=SUM(C3:C20),D2=SUM(d3:d20),E2=SUM(E3:E20)、又知A2=B2+C2=D2+E2 。需要解决的问题:当B2+C2或者D2+E2不等于A2时,系统自动提示错误,请各位高手给予指点,是否一定要通过宏才可以解决,有没有更简单的办法? 解答：=IF(AND(B2+C2=SUM(A3:A20),D2+E2=SUM(A3:A20)),SUM(A3:A20)," : (") 如何在一个单元格中自动输入在另外一个单元格中输入的文字解答：a2中输入a1的文字,则a2=indirect("a1") 在表格中查找我需要的东西并把该行所有的数据反映到另外的表格中去解答：比如找表A中B列数值等于5的数。在表B中的A1单元输入：=VLOOKUP(5,A!B1:B4,1) 在EXCEL表里建立唯一索引在该列输入重复的数值后自动提示输入错误解答：1、选定你要限制输入的列（假设是A2:A20），选菜单的“数据”－“有效性”； 2、在许可条件中选定“自定义”，在公式一拦中，输入你要求的限制，例如：“=COUNTIF($A$2:$A$20,A2)=1 ”。 3、你还可以在“输入信息”和“出错信息”输入一些提示信息。不过，你一定要注意！这个功能只能在你从键盘上键入数据时有效！拷贝和粘贴数据的操作是无效的。发票小写金额填充我输入它自动给拆成￥1 2 3 4 5 6 5 2 的形式并且随我输入的长度改变而改变？解答：我所知函数不多，我是这样做的，如有更方便的方法，请指点例如：在A1输入小写金额，则：千万：B1=IF(A1>=10000000,MID(RIGHTB(A1*100,10),1,1),IF(A1>=1000000,"￥",0)) 百万：C1=IF(A1>=1000000,MID(RIGHTB(A1*100,9),1,1),IF(A1>=100000,"￥",0)) 十万：D1=IF(A1>=100000,MID(RIGHTB(A1*100,8),1,1),IF(A1>=10000,"￥",0)) 万：E1=IF(A1>=10000,MID(RIGHTB(A1*100,7),1,1),IF(A1>=1000,"￥",0)) 千：F1=IF(A1>=1000,MID(RIGHTB(A1*100,6),1,1),IF(A1>=100,"￥",0)) 百：G1=IF(A1>=100,MID(RIGHTB(A1*100,5),1,1),IF(A1>=10,"￥",0)) 十：H1=IF(A1>=10,MID(RIGHTB(A1*100,4),1,1),IF(A1>=1,"￥",0)) 元：I1=IF(A1>=1,MID(RIGHTB(A1*100,3),1,1),IF(A1>=,"￥",0)) 角：J1=IF(A1>=,MID(RIGHTB(A1*100,2),1,1),IF(A1>=,"￥",0)) 分：K1=IF(A1>=,RIGHTB(A1*100,1),0) (编者注：公式中最后一个0应改为"") 排列问题已知1，2，3，4共4个数字符号构成的4位数的全排列有256个，如：1234，2341，3245等等，现在我需要将这256个数字全部列出，如果用手写笔算的话既麻烦又容易出错，不知可否用Excel来解决这个问题? 解答：在单元格输入公式“=1111+1000*INT((ROW()-1)/64)+100*MOD(INT((ROW()-1)/16),4)+10*MOD(INT((ROW()-1)/4),4)+MOD(ROW()-1,4)”拖放到A256。在条件语句中如何实现符合某个时期的条件的记录进行统计比如有1-12月份的记录单,需要实现对每个月里些数据的统计汇总/(格式如何?) 解答：以下公式,A列为日期列,B列为数据,要求计算1月份的累计: =SUM(IF(MONTH(A:A)=1,B:B,0)) 此为数组公式,在输完公式后,不要ENTER,而要CTRL+SHIFT+ENTER. 行改列(不是转置问题) 1. 原内容为行（每行5列内容共几千行）：列1 列2 列3 列4 列5 行1 1 2 3 4 5 /行2 1 2 3 4 5 /行3 1 2 3 4 5 /以下类同… /… 2. 改为行排列（每12行5列内容共12组，排为一行）列1 列2 列3 列4 列5 列6 列7 列8 列9 列10 ……(60列) 原1-12行 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 ……(60列) /原13-24行 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 ……(60列) /原25-36行 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 ……(60列) /以下类推 … 本人不会编写宏，让您见笑曾费劲手工移动录制了一个取2400行（每行5列内容）改列的宏。因原有工作表行不断增加，经常需要行改列作其它用途，录制的宏不能满足需要。烦请大家帮助写一自动循环取12行5列内容排列为一行的宏。规律： 1. 1-12行1-5列内容排在第1行（第一行1-5列、第二行1-5列、类推，完成为60列） 2. 13-24行1-5列内容排在第2行（第13行1-5列、第14行1-5列、类推） 3. 25-36行1-5列内容排在第3行（第25行1-5列、第26行1-5列、类推） 4. 以下类推 … 解答：Sub 转换() Dim numcol As Integer Dim numrow As Long Dim i As Long Dim x As Integer Dim numperrow As Integer numperrow = InputBox("请输入每行要填的数据行的数目:") Range("数据").Select numrow = '数据区的行数 numcol = '数据区的列数 x = numperrow * numcol Range("a1").Select For i = 1 To numrow '以数据的每一行为单位进行剪切 Range("数据").Rows(i).Cut (, numcol).Select If (i Mod numperrow) Then '判断是否要换行 Else: (1, -x).Select End If Next i End Sub '本程序需要把要变换的数据命名为"数据"(数据区的列数可以任意,不一定是5)方法:选中该区域,在名称框内输入"数据"即可,然后按程序要求输入每行要填的数据行的数目(如本例中的12) 如何给自动筛选中的自定义指定快捷键解答：Sub 自动筛选() On Error GoTo xx = True xx: End Sub 汇总问题本人有以下一个问题需要解决，请诸位大虾指点迷津。　　如下表：　　　A　　　B　　　　　C 　1　50　　采购　　（采购汇总） /　2　60　　工程　　（工程汇总） /　3　80　　工资　　（工资汇总） /　4　100　　税　　　（税汇总） /　5　70　　采购　　 /　6　50　　工资　　 /　7　60　　工程 /. . . /请问：C1、C2、C3、C4中的公式如何设置？解答：方法1：如下表：　　　A　　　B　　　　　C 　1　50　　采购　　=countif(a1:a7,"采购") /　2　60　　工程　　=countif(a1:a7,"工程") /　3　80　　工资　　=countif(a1:a7,"工资") /　4　100　　税　　=countif(a1:a7,"税") /　5　70　　采购　　 /　6　50　　工资　　 /　7　60　　工程 /　. . . 方法2：用如下方法才对：　　　A　　　B　　　　　C 　1　50　　采购　　=SUMIF(B1:B7,B1,A1:A7) 　2　60　　工程　　=SUMIF(B1:B7,B2,A1:A7) /　3　80　　工资　　=SUMIF(B1:B7,B3,A1:A7) /　4　100　　税　　 =SUMIF(B1:B7,B4,A1:A7) /　5　70　　采购　　 /　6　50　　工资　　 /　7　60　　工程　方法3：由于Ｂ栏属于数据表的一部分，可能会随时改变，故此最好把采购等项目名称抄到另外一个地方（Ｃ栏）。　　A　　　B　　　　　C　　　　D 　1　50　　采购　　采购　　=SUMIF(B$1:B$7,C1,A$1:A$7) /　2　60　　工程　　工程　　=SUMIF(B$1:B$7,C2,A$1:A$7) /　3　80　　工资　　工资　　=SUMIF(B$1:B$7,C3,A$1:A$7) /　4　100　　税　　税　　　=SUMIF(B$1:B$7,C4,A$1:A$7) /　5　70　　采购　　 /　6　50　　工资　　 /　7　60　　工程 /还有，记着要适当地使用绝对参照地址 (Absolute referencing)。方法4： A　　　B　　　　　C　　　　D 　1　50　　采购　　采购　　=SUMIF(B:B,C1,A:A) /　2　60　　工程　　工程　　=SUMIF(B:B,C2,A:A) /　3　80　　工资　　工资　　=SUMIF(B:B,C3,A:A) /　4　100　　税　　税　　　=SUMIF(B:B,C4,A1:A) /　5　70　　采购　　 /　6　50　　工资　　 /　7　60　　工统计包含某个字符的个数我想编的公式是： a/[84 - （b×4）] 。其中a是一个数值，小于或等于84；b是包含字符C的单元格的个数；C是一个符号。这个公式的关键是要统计出包含字符C的单元格的个数。解答：方法1：=a/(84-countif(b,"=c")*4) 问题：我试了一下，不能运行，我想是因为没有指定出现“c”的单元格的范围。比如说“c”在D2—D30中随机出现，在上述公式中要先统计出出现“c”的单元格的个数。这个公式如何做？解答： =a/(84-COUNTIF(D3:D30,"c")*4) 如何用if函数判断,如果a1单元格大于0,b1单元格为0是错误,为非0是正确解答：1：if(and(a<=0,b=0),"错误","正确") 2：=if(a1>0,if(b1=0,"错误","正确"),"条件一不满足") 我改进以下一个验证先进先出法公式 =IF(B3<C1,IF(SUM(B3:B4)<C1,IF(SUM(B3:B5)<C1,IF(SUM(B3:B6)<B1,IF(SUM(B3:B7)<C1,"out of range",(B3*C3+B4*C4+B5*C5+B6*C6+(C1-SUM(B3:B6))*C7)/C1),(B3*C3+B4*C4+B5*C5+(C1-SUM(B3:B5))*C6)/C1),(B3*C3+B4*C4+(C1-SUM(B3:B4))*C5)/C1),(B3*C3+(C1-B3)*C4)/C1),C4) B3至B7为输入数量,C3至C7为输入单价,C1为输入结余数量,E1为输出平均单价,即上面公式解答：公式太复杂，而且受限制。把A列利用起来，a3=SUM(B3:$B$7)，拖至7行（若为X行，则=SUM(B3:$B$X，下拖），A列数据为先进先出的累计数量（待Match的结存数量），=MATCH(C1,A3:A7,-1)找到结存批次。然后计算结存平均单价及发出平均单价。有无简结一点的公式求如:a1*b1+a2*b2+b3*b3...的和解答：在B4中输入公式"=SUM(A1:A3*B1:B3)",按CTRL+SHIFT+ENTER结束. 或：=SUMPRODUCT(A1:A10,B1:B10) 工作中须将表格中大量的日期同时转换为中英文的星期几解答：转成英文： =TEXT(WEEKDAY(A1),"dddd") 转成中文： =TEXT(WEEKDAY(A1),"aaaa") 我想查询表格中的某一列编号中有221这一编号时，引用其同行某列的数值我现用 VLOOKUP（221，A1：E33，5，0）这一公式引用其同行第5列的数值时可以使用，但当查询到没有 221 时，想使其返回值为“0”不知如何处理。解答：=if(iserror(vlookup())=true,0,vlookup()) 如何给自定义函数写上帮助信信息和参数说明解答：目前自定义函数是不能做到完全象内置函数一样的。但是可以给它添加一段说明。打开带有自定义函数的工作簿-〉按快捷键 Alt+F8—〉在光标处输入函数名字—〉单击“选项”—〉输入说明文字。如何在EXCEL中统计一个数在哪一行出现解答：{=IF(ISERROR(SMALL(IF(R1C1:R16C1=R1C2,ROW(R1C1:R16C1),""),ROW()-1)),"",SMALL(IF(R1C1:R16C1=R1C2,ROW(R1C1:R16C1),""),ROW()-1))} 在SHEET51的A1做公式加总SHEET1:SHEET50的A1怎么做啊解答：=SUM(Sheet1:Sheet50!A1) 工作表间的数据输入我想在sheet1中输入数据，例如我先在A1中输入1，确定是输入第一个单位的数据，然后从A2开始是第一个单位的数据。输入完成后，在SHEET2中的第一个单位数据就显示出来了，我的问题是，我想用SHEET1表再输入第二个单位的数据，但是这时SHEET2中第一个单位的数据没有了，显示是第二个单位的数据，如何才能保存第一个单位的数据，又能用SHEET1再输入第二个、第三个单位的数据？解答：=IF(户汇总!$B$3<>1,"",户汇总!B5) 请问如何用公式达到我想要的结果 A列 B列 C列 1 a 2 a 3 a 1 b 4 b 我想当B2=B3，而且A2=1时，C2的值为OK，请问该如何写这个公式？解答：=IF(AND(B2=B3,A2=1),"OK","") 一个页面在打印一次后是否能在上面的某一单元格数值上加1 解答：可使用 Workbook 的 Before_Print 事件. 按 [Alt + F11] 进入 VB Editor, 左侧会有一个 [ThisWorkbook], (如果没有, 按 [Ctrl+R] 叫出) 在 [ThisWorkbook] 快按两下, 贴上程序 -- Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) [A1] = [A1] + 1 End Sub 不用VBA，用EXCEL语句的IF函数，如何使用其条件关系假如，现在A1，A2，A3;B1,B2,B3 只要B1 不为空B1＜＞“”，那么B2＝A2　B3＝A3 如何使用其IF语句来实现？？解答：B2=IF($B$1<>"",$A2) B3=IF($B$1<>"",$A3) 求和问题对于工作表中的数据库,随便举一例: 编号数量1 数量2 01 180 80 02 190 90 01 170 80 01 160 80 我如何计算(数量1-数量2)值的总和.并且必须满足编号相同时, 只能减一次数量2. 即要计算成: (180+170+160-80)+(190-90). 注: 编号相同时,数量2的值一定相同. 解答：设表格在A1:C5中 =SUMIF(A2:A5）-INDEX(C1:C5,MATCH("01",A1:A5,0))-INDEX(C1:C5,MATCH("02",A1:A5,0)) 排名问题在A1:F6区域有下面一个表格：班级姓名政治语文数学总分 1 小东 90 90 90 270 /2 明明 95 92 90 277 /3 小英 96 89 91 276 /4 小刘 95 90 92 277/5 小红 95 91 92 278 /要在K1:K3的单元格中分别显示总分最高的同学的班级、姓名、总分，在L1:L3的单元格中分别显示总分第二的同学的班级、姓名、总分，在M1:M3的单元格中分别显示总分第三的同学的班级、姓名、总分，注意期中277分的有两人,不要出现第二名与第三名都是"明明"的结果. 解答：定义A2:A6区域为班级；定义B2:B6区域为姓名；定义F2:F6区域为总分 K1={INDEX(班级,MATCH(LARGE(总分+1-ROW(总分)/100,ROW($A1)),总分+1-ROW(总分)/100,0))} L1={INDEX(姓名,MATCH(LARGE(总分+1-ROW(总分)/100,ROW($A1)),总分+1-ROW(总分)/100,0))} M1={INDEX(总分,MATCH(LARGE(总分+1-ROW(总分)/100,ROW($A1)),总分+1-ROW(总分)/100,0))} 注：只要向下复制，便可得到1~6名的情况了。该公式可以无限排列。另注：这是数组公式，不需要输入“{}”，在输完公式后，请按ctrl+shift+enter，应将后面的100改成100000，比较好。统计满足条件的数据并生成新的数据列 A B C 427 8 427/612 8 612 /924 8 924 /22 16 409 /94 16 /620 16 /955 16 /409 8 /请问：假定有如上两列数据A和B，现在想要统计满足条件B＝8的，并且在C列自动生成数据，我不懂公式怎么写，我知道筛选能够做到，但是由于数据量比较大，想做一个模板，免去一些重复劳动。解答：=IF(ROW($A1)>COUNTIF($B$1:$B$8,8),"",INDEX($A$1:$A$8,MATCH(SMALL(IF($B$1:$B$8=8,0,1)+ROW($B$1:$B$8)/100000,ROW ($A1)),IF($B$1:$B$8=8,0,1)+ROW($B$1:$B$8)/100000,0))) 争议：B栏有100个选取条件，公式要修改100次，有甚么灵活性?给字段名称，插入头两列，B1=SUBTOTAL(9,B4:B65536)。解决掉所有问题。控件找自动筛选要辩解：不需要修改公式，直接复制就行了。如果是100个，开始时就将范围修改好就行了。工作表间的查找与复制我的工作是在一个2000多个员工的纪录（包括各种资料，如身份证号，工作记录等）的excel工作表A中查找另一份200多个员工名单，把员工在A表中的各项纪录复制到另一个表上去，我听说用vba可以很容易的简化大量的复制工作，不知哪位高手可以指点指点？？解答：如下表sheet1的内容 a b c 姓名工号部门张三 100 mm /李四 101 mm2 /....... 表sheet2 a b c 姓名部门 /李四 /。。。要在sheet2表中将sheet1表的相同人员资料复制过来可在b表单元格b2中输入 ”=vlookup(a2,sheet1!a1:gg2000,3,false) 最好将sheet1的数据区先定义一下比较运算符为何要用引号 (1) 何解在公式内，运用 "比较运算符号" 时，要把数据连同比较运算符号用 "双引号" 括住，而其它算术符号就不需要？例如：=Countif(A1:A30,">=10")是可以接受，但不加双引号时，便遭拒绝。 (2) 又请问：如上例，要比较的数值是要参照某单元格时，公式应怎样做？解答：这是CountIF()的规定。第二个参数为字符串，必须用双引号扩起来，除非条件是等于一个数值。比如：=COUNTIF(A1:A30,">=4") =COUNTIF(A1:A30,"condition") 　　　=COUNTIF(A1:A30,220) 用引用作参数（假设B1值为4）：　　　=COUNTIF(A1:A30,">=" & B1) ＥＸＣＥＬ中如何修改批注的字体和颜色解答：视图－－批注然后在批注上单击右键选择设置批注格式如何以进阶筛选命令筛选出“序号”为单数、双数、或者是任意间距值的records 序号姓名性别年龄 1 李1 男 30 /2 李2 女 25 /3 李3 女 22/4 李4 男 31 /：：：： /99 李99 男 28 解答：在“序列”与“姓名”之间插入一个空列，在其第一格输入“条件”。在“条件”下面输入公式“=IF(MOD(A5,2)=1,"单数","双数")”，用“自动筛选”。 n2=sum(b2到m2) 、n3=sum(b3到m3) 、有没有办法让n那一列可以自动填充就是说每增加一行，就会自动计算n那一列的值、多谢！解答：1：我有个笨方法，须用VBA，不知和你意否。 Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As ) If < 14 And Cells(, 14).Formula = "" Then Cells(, 14).Formula = "=SUM(RC[-12]:RC[-1])" End Sub 2：假设需要被SUM的数据存放在B列(第一个数据存放在单元格B2),将以下公式COPY到你希望显示结果的单元格中: =IF(LEN(B2)>0,SUM(B$2:INDEX(B:B, ROW(), 1)), "") 切记如果B列中有空单元格隔开了需要计算的数据, 必须以零填充该单元格. 3：这个问题不用想得很复杂，就是要把n2单元格输入公式后，拖曳向下复制公式。也许是我想得太简单了。在工作表里有连续10行数据, 现在要每行间格2行, 要如何做解答：1：如sheet1！$A$1:$D$10中有连续10行资料，在sheet2中把sheet1中的数据每行间隔2行 sheet2！A1中公式可用 =IF(ROW()=1,Sheet1!A1,IF(MOD(ROW(),3)=1,INDEX(Sheet1!$A$1:$D$10,INT((ROW()-1)/2)+1,COLUMN()),"")) 然后填充公式（注意公式在SHEET2中的填充范围，超过范围会出错！） 2：小修改 =IF(MOD(ROW(),3)=1,INDEX(Sheet1!$A$1:$Z$500,INT(ROW()/3)+1,COLUMN()),"") 当点到某单元格时单元格会出现一个下拉的列框，可以选取其中的数据解答：[数据]-[有效性]-[序列] 又问：好像选取数据只能在本页面，有无高招选取另外页面的数据源，甚至是另外工作薄的？解答：先在“插入-》名称”中定义好其它页面上需要引用的数据源的名称（AA）。然后 [数据]-[有效性]-[序列] ，在“数据源”栏输入“=AA”。或：若改其它活页薄要如何修改下列式子?( 假设活页薄名称为book1) =Sheet1!$A$2:$A$14(book2) 查找与引用有一个表格：承兑行天数实际天数深圳工行 98 101 广州交行 105 108 鞍山工行 100 100 如果“承兑行”一栏含有鞍山字样，则“实际天数”等于“天数”；如果“承兑行”一栏不含有鞍山字样，则“实际天数”等于“天数”加上3，请问：如何设置？解答：这个问题的重点在于如何判断是否含有“鞍山”字样。如果“鞍山”在字符串中的位置是固定的，则很容易用MID函数找到并进行判断；如果不是，则需要用FIND或Search函数来找到再判断。或：如果A列中是承兑行，B列是天数，C是.... 可以试用一下以下的公式： =IF(ISERROR(FIND("鞍山",A2)),B2+3,B2) 如果D2>20那E2就显示$200、如果D2>30那E2就显示$300依此类推解答：=INT(D2/10)*100 ，当然，你的单元格格式设置成$格式就可以了。否则用，="$"&INT(D2/10)*100 则该单元格成字符型。当然，你也可以用IF函数，但它有7层的限制。if (D2>30, "300",IF(D2>20,"200")) 在两个工作表之间查找相同的内容并复制到新表有两张工作表，内容都是电话号码、用户名称，怎样对两张工作表进行比较？（把第一张工作表和第二张工作表中电话号码相同的项目复制到新工作表中或加上标记）解答：先备份工作簿。假设SHEET1、SHEET2 两张表的结构相同，A 列为用户名，数据由第二行开始。新建SHEET3 并在其A2 单元格中输入 =IF(ISNA(MATCH(Sheet2!$A2,Sheet1!$A:$A,0))," DELET THIS ROW ",Sheet2!A2) 并向下、向右填充。完成后SHEET3中多了SHEET2 和SHEET1 共有的用户名，以及由"DELET THIS ROW"填充的数据行。剩下的就简单了！统计偶数单元格合计数值解答：统计F4到F62的偶数单元格合计数值。公式一｛=SUM(IF(MOD(ROW(F4:F62),2)=0,F4:F62))｝公式二 (要有安装'分析工具箱')｛=SUM(IF(ISEVEN(ROW(F4:F62)),F4:F62))｝按表1中A列的编号提取表1中的相应数据并自动录入到表2中的对应的相关列有两个工作表，工作表1中A列为编号，其它列为相关数据，若在工作表2中的编号列单元格中输入编号时，如何才能按表1中A列的编号提取表1中的相应数据，自动录入到表2中的对应的相关列。解答：利用vlookup寒暑，该函数的用处就是把一个数据区域当成数据库，并利用条件检索相关纪录。有了这点认识就非常简便了！在表2的单元格中输入下面的公式： =vlookup(编号，表1！有关数据区域，第n列，false) 解释： 1、编号——不需要输入，主要是编号的相对引用。例如：编号在b2,公式在c2,则编号为：b2 2、有关数据区域——必须是绝对引用，也就是数据区的行列要用$符号修饰。例如：从a1到h50是数据，则应该写为：$a$1:$h$50 3、第n列——也就是你准备返回第几列的值。例如：你输入编号后，要得到姓名，而姓名在数据区域的第5列，n就是5。 4、false——此处取值有两种，一是true,一是false。两者的区别是 true为相似匹配，false为精确匹配。用EXCEL做统计如：A1，B1单元格是时间类型，C1是数字类型，我要计算费用用（B1-A1）*C1得到的数据还是时间类型、怎么办？我希望把时间类型变为整数类型，如0：50（50分钟）*3（元/H）=元解答：设A1为3：30，B1为4：30，C1为3，D1为下列输入的函数： =HOUR(B1)*60+MINUTE(B1)-(HOUR(A1)*60+MINUTE(A1)) 。D1结果等于60（分钟）单元格是否有注释我在用VBA写EXCEL的注释时，需要等程序判断该单元格是否有注释，如果有就读出来，如果没有就添加，但我一直没找到用什么办法来知道单元格是否有注释，请各位大虾指点！！！解答： Sub 批注() For i = 1 To 8 On Error Resume Next a = Sheets(1).Cells(i, 1). If = 91 Then Sheets(1).Cells(i, 2) = "左侧单元格无批注" Sheets(1).Cells(i, 1).AddComment Text:="请输入批注内容" Else Sheets(1).Cells(i, 2) = "左侧单元格批注" & a End If Next i End Sub 根据A1的内容,决定A2的数值是来自sheet1,sheet2还是sheet3. 我用了公式却不行.用 Range("A2").value=Range("Range("A3").value").value 也不行.(A3有公式: ="sheet"&A3&"!E1")请各位帮忙了. 解答：if(a1=1,sheet1!a1,if(a1=2,sheet2!a1,if(a1=3,sheet3!a1))) 能不能做到让符合条件的单元格所在的列自动隐藏比如说第一行的第一个单元格=1那么就自动隐藏第一行？解答用vba。 Sub 隐藏() for i=1 to x x--行号 if sheets(1).cells(i,1)=1 then Rows(i).Select = True end if next i 直接输入一组数如“20020213101235”后，自动转换成日期格式解答：A1中输入，B1中转换。。B1=Left(A1,4)&"—"&MID(A1,5,2)&"—"&MID(A1,7,2)&" "&MID(A1,9,2)&":"&MID(A1,11,2)&":"&MID(A1,13,2) 把sheet1到sheet200的a19这一格，依序贴到sheet0的a1到a200 解答：方法一：公式可在A1储存格输入以下公式，再行拖曳至A200即可。 =INDIRECT("Sheet"&ROW()&"!A19") 方法二：VBA Sub Macro1() '选择工作表 sheet0 Sheets("sheet0").Select For r = 1 To 200 '将工作表 1~200 里面的 D17 复制到 sheet0 的 A1~A200 Cells(r, 1) = Worksheets(CStr(r)).Range("D17") On Error Resume Next Next r End Sub A列记录几百条，如何对这列计数(重复的数值不计) 我只能做到新建一列，B列，然后第一个单元格countif（$A$1:$A$100,A1)，然后拖动到全部新列。最后在新列下面用sumif(B1:B100,1) 谁有更好地方法？解答：1、试试这个：{=SUM(IF(COUNTIF(A1:A100,A1:A100)=1,1,0))} 2、操作：①A1作公式栏，A2作字段名栏，如原该两栏有数插入2行。在A1输入：=SUBTOTAL(3,A$2:A$5000) 统计记录数或：=SUBTOTAL(9,A$2:A$5000) 数据汇总 ②选：数据-->筛选-->高级筛选-->选择不重复的记录。 ③复原选：数据-->筛选-->高级筛选-->全部显示。 3、试试这个： {=SUM(IF($A$1:$A$100="","",1/(COUNTIF($A$1:$A$100,$A$1:$A$100))))} 4、请解释一下,因为我单独使用COUNTIF($A$1:$A$100,$A$1:$A$100)数组公式时,它仅仅计算第一个也就是A1的个数. 5、我发觉你的这办法，只对唯一的数据进行了计数，而重复的数据全部未计入（是不是应该将重复的数据也计上一个？）打哈欠的“{=SUM(IF(COUNTIF(A1:A100,A1:A100)=1,1,0))}”也是这样。 TO 剑魔版主你公式中的“1/(COUNTIF($A$1:$A$100,$A$1:$A$100))”像是一个倒数，怎么理解？ 6、用倒数是这个意思:如果只出现一次，数组中的相应项统计为1，其倒数为1，Sum统计计1 如果出现 N 次，其倒数为1/N，出现了N次，求和就是Nx1/N，最后Sum统计就只计1。如果有文本串"YY0115"，我想取第三、四的值"01"，应该用什么函数解答：1、=mid("YY0115",3,2)&"" 2、如果你的A1中的数值一定包含后四位阿拉伯数字的话，你可以用这个： =LEFT(RIGHT(A1,4),2)=LEFT(RIGHT(A1,4),2)=LEFT(RIGHT(A1,4),2) 3、我的实际工作中的数据还没有如此规律，该怎么办？如：A1="YY0105"，A2="99065"，A1取"01"，A2取"99"。能否用一个函数去掉A1中"YY"，然后都是从阿拉伯数字的第一位开始取两位数？ 4、如果阿拉伯数字数量不定，但是以2个英文字母开头(或无英文字母)，可以用以下公式：(设数据在A1中) =IF(ISNUMBER(VALUE(A1)),MID(A1,1,2),MID(A1,3,2)) 5、数组公式： {=MID(A1,MIN(IF(EXACT(LOWER(MID(A1,ROW(INDIRECT("A1:A256")),ROW(INDIRECT("A2:A257")))),UPPER(MID(A1,ROW(INDIRECT("A1:A256")),ROW(INDIRECT("A2:A257"))))),ROW(INDIRECT("A1:A256")),"")),2)} 怎样将文字和数字分2列显示中行41785015110010091252、青泥支行200303004500696、卡伦办事处801017651、站前支行0709000309221004055 、金州支行400301459508091 解答：1、用函数可以解决。假如A1 为中行41785015110010091252 则B1=LEFT(A1,(SEARCHB("?",A1,1)-1)/2)、C1=MID(A1,LEN(B1)+1,50)、随后将B1、C1的公式往下复制。 2、Sub 分列() For Each jk In (1).Cells For i = 1 To Len() If Abs(Asc(Mid(, i, 1))) < 256 Then (, ( + 1)).Formula = "'" & Right(, (Len() - i + 1)) = Left(, (i - 1)) Exit For End If Next i Next End Sub 3、是否将Asc(Mid(, i, 1)) < 256 改成 47 < Asc(Mid(, i, 1)) < 58 会更好，因为它只将数字抽出，如果数字前有英文字的话将抽往数字列。 4、我看帮助中instr函数不错配合循环速度应快些 500个不连续的数之和的求法我有一个表格，有一列数据是以6 个单元格为一个单位做一次小计，我在小计中加入了公式但是我还想求一下这个小计的总合，我想加入一个公式，但是我有SUM到了50多个时就加不进去了，用加号连加也不行，不知这个问题怎么解决解答：用SubTotal()解决即可如何使输入的英文单词第一个字母变成大写解答：Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) = () End Sub 在一个表中有两列日期型数字请问如何在第三列中得到其差(两日期间的天数) 解答：=DATEDIF(A1,B1,"d") 问：我用了datedif发现一个问题、即当A列<B列时,结果正确,而当A列>B列时出错了、请问用什么办法解决答：=IF(A1>B1,DATEDIF(B1,A1,"d"),DATEDIF(A1,B1,"d")) 重要的EXCEL文件坏了(文件带密码)有没有EXCEL修复工具解答：Excel 2000 数据>>取得外部数据>>新增数据库查询>>Excel File*>>找到档案>> [选项]勾选所有选项>> 会找到所有未命名[区块]如Sheet1$ >>找到字段>>其它跟着查询精灵导引一步一步作此中间层组件叫作Microsoft Query 可以用来拯救[毁损档案] 只要求简单的把数据从分表直接追加到总表解答：你可以用Lookup,vlookup等函数。 A1中输入11:22:22 要求每间隔一秒刷新一次解答： sub mytime range("a1")=now() Now + TimeValue("00:00:01"), "mytime" end sub 怎样用函数来显示某月的最后一天是几号答：= DAY(DATE(年份,月份+1,1)-1) 如何用excel求解联立方程 x-x(7/y)^z=68 x-x(20/y)^z=61 x-x(30/y)^z=38 解答：这是一个指数函数的联列方程。步骤如下 1、令X/Y=W 则有 X-(7W)^z=68 X-(20W)^Z=61 X-(30W)^Z=38 2、消去X (20^Z-7^Z)W^Z=7 (30^Z-20^Z)W^Z=23 3、消去W (30^Z-20^Z)/(20^Z-7^Z)=23/7 由此求得Z= x= y= 请问如何在函数中同时使用两个条件例:在IF同时使用条件B1>0和B1<10 解答：and(B1>0,B1<10) 用TRIM把“中　心　是”中间的空格去掉解答：用SUBSTITUDE（）函数，多少空格都能去掉。如A1中有：中心是则在B1中使用=SUBSTITUTE(A1," ","")就可以了。注意：公式中的第一个“ ”中间要有一个空格，而第二个“”中是无空格的。将EXCEL中的单元格定义成数组我在编写程序时遇到这样一个问题, 每次用循环程序时向单元格写或读数据时总是面向一个固定区域,如Range("A1:D10") 。请问有没有方法能做到像数组那样,将单元格的下标由常量变成变量!。如下面这种形式,那编程时会减少很多的工作量!。Range("A[value1]:D[value2]") 解答：range(cells(行数,列数),cells(行数,列数))、行数列数可用变量带入。或：Range("A" &trin(str(value1)) & ":" & "D" & trim(str(value2))) 将单元格行、列高与宽单位设置成毫米解答：其实行高和列宽的换算总题是不太复杂的,只要用打印机打印一个单元格的框架,再用尺子量出单元格框架的长和宽,然后用这个值跟单元格的磅值进行换算即可. 例:单元格的宽度是磅,高是磅.打印出来后宽度是,高是6mm,这样就得出磅和毫米之间的换算关系 .宽: 高:磅/6mm=磅/mm 好了,我想不用我多说你就会制出跟实际表格一模一样的表格来. 一些电话号码如果是8结尾,号码加1;如果不是,号码加0. 解答：1、如果A1＝1008　　在B1中输入　＝if(right(a1,1)=8,a1+1,a1),可以实现如果结尾是8加1，不是8则不加。2、如果不是上述意思则为　=if(right(a1,1)=8,concatenate(a1,1),concatenate(a1,0))。3、实际上应该是：＝if(right(a1,1)=8,a1&"1",a1&"0")。当做日报表时,怎样让月累计数自动加上就是要月累计自动加上今天的当日收入数,今天只输入当日收入,我想用用前一天的月累计数加上今天的当日收入数为今天的月累计数.情况是一月一个工作薄,每一个工作薄下30个工作表,用每一天的日期为报表名.我想把月累计的公式写为 =sheet17!c5 中的 17 用 day(now())-1 的值去取代他,该怎么办呢? 以下为报表格式,谢谢大家帮我想一想. 部门-------当日收入 -----------月累计团队收入写字间收入 147, 房内吧收入 147,258, 解答：1、=SUM('Sheet1:Sheet30'!C5) 在你需要月汇总的单元格填入上述公式，其作用是将工作表1到工作表30的“C5”单元格的值全部累加起来，而“C5”单元格应填入当日的收入数。 “我想把月累计的公式写为 =sheet17!c5 中的 17 用 day(now())-1 的值去取代他,该怎么办呢? ”---这可能需要VBA才能实现。2、如果工作重复的话，可以制作一个模板，公式事先定义好，每次用时新建一工作簿即可。 “把月累计的公式写为 =sheet17!c5 中的 17 用 day(now())-1 的值去取代他”，还没找到方法，调试好了再告诉你。3、 =INDIRECT(ADDRESS(1,1,1,1,"sheet"&DAY(NOW())-1)) 单元格A1=（a2,a3,a4,a5)其中一个就返回AA，如果A1=a6,就返回BB，否则就返回CC 解答：=IF(OR(A2=A1,A3=A1,A4=A1,A5=A1),"AA",IF(A6=A1,"BB","CC")) 关于引用及计算的问题 Sheet1!A1＝Sheet2!A3 /Sheet1!A2＝Sheet3!A3 /Sheet1!A3＝Sheet4!A3/........ /能有什么方法可以快速得出Sheet1!A4及以下的数值？（比如说至Sheet1!A100） /还有就是 /Sheet1!A1＝Sheet2!A3+Sheet2!B7 /Sheet1!A2＝Sheet3!A3+Sheet3!B7 /Sheet1!A3＝Sheet4!A3+Sheet4!B7/........ /又该如何实现？解答：1、=INDIRECT("Sheet"&ROW()+1&"!A3")。2、数量1： =INDIRECT((ROW()-1)&"!$B$3") 数量2： =INDIRECT((ROW()-1)&"!$C$4")+INDIRECT((ROW()-1)&"!$D$5") 如何统计某个列有数字的个数解答：=COUNT(A:A) 如何统计此次自动筛选出来共有的记录条数解答：用 counta 统计怎么把等于A栏里的一个值的,再统计出B栏里不同数据的个数 [A] [B] a 北京 /a 广州 /a 天津 /b 广州 /b 长沙 /a 北京/b 北京 /b 长沙我还想再加个条件呢?比如: A栏是a的有3个不同的城市,A栏是b的有3个不同的城市,))... 解答：1、{=sum((a1:a10="a")*(b1:b10="广州"))}。2、你搞错我的意思了,我是想要不同城市的值,如:当A栏中等于a的,就统计出B栏中有多少个不同的城市数量,其结果是3(三个不同的城市)。3、就你这道例题来讲：设数据在A1:B8中： {=COUNT(LARGE(IF($A$1:$A$8="a",(CODE(LEFT($B$1:$B$8))&CODE(RIGHT($B$1:$B$8)))*1,""),ROW($A$1:$A$5)))-IF(LARGE(IF($A$1:$A$8="a",(CODE(LEFT($B$1:$B$8))&CODE(RIGHT($B$1:$B$8)))*1,""),ROW($A$1:$A$5))-LARGE(IF($A$2:$A$9="a",(CODE(LEFT ($B$2:$B$9))&CODE(RIGHT($B$2:$B$9)))*1,""),ROW($A$1:$A$5))=0,1,0)}公式也有局限性，就是城市最多两个字，三个四个也可以，但肯能会出错，就是会漏掉如何用IF函数达到我想要的结果工作表数据如下： A列 B列 C列 D列 E列 1 5 9 H /2 6 0 I /3 7 F J /4 8 G K /我想当A列=1或2或3 时，E列=A列对应的值，/否则CONCATENATE(A2,B2,C2,D2) /结果如下： A列 B列 C列 D列 E列 1 5 9 H 1 /2 6 0 I 2 /3 7 F J 3 /4 8 G K 48GK /请问这个公式怎么写？解答：=IF(OR(A1=1,A1=2,A1=3),A1,A1&B1&C1&D1) 关于实现“查找并替换”的宏我相要编写一个自动替换的宏。要替换的内容如下：把特殊符号“▼”替换为 “ ▼ ” 即把原特殊符号前后各加上一个换行符。解答：Sub Macro() What:="▼", Replacement:=Chr(10) & "▼" & Chr(10), lookAt:=xlPart, SearchOrder _ :=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, ReplaceFormat:=False End Sub 用了一下，有问题，把 “, SearchFormat:=False, ReplaceFormat:=False” 删除后就能用了，不过，原有的文本格式设置都没有了，有点儿得不偿失了，呵呵。我在想，删除里的“ReplaceFormat”是用来指定格式的吧，可我看了“Replace”的帮助，没有这个参数设置的。我用的是Execl2000，不知道有没有联系。有关输入数字的提示 ①、可作为数字使用的字符在 Microsoft Excel 中，数字只可以为下列字符： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e ②、Excel 将忽略数字前面的正号(+)，并将单个句点视作小数点。所有其它数字与非数字的组合均作文本处理。 ③、输入分数为避免将输入的分数视作日期，请在分数前键入 0（零），如键入 0 1/2。 ④、输入负数请在负数前键入减号 (-)，或将其置于括号( )中。 ⑤、对齐数字在默认状态下，所有数字在单元格中均右对齐。如果要改变其对齐方式，请单击“格式”菜单“单元格”命令，再单击“对齐”选项卡，并从中选择所需的选项。 ⑥、数字的显示方式单元格中的数字格式决定 Excel 在工作表中显示数字的方式。如果在“常规”格式的单元格中键入数字，Excel 将根据具体情况套用不同的数字格式。例如，如果键入 $，Excel 将套用货币格式。如果要改变数字格式，请选定包含数字的单元格，再单击“格式”菜单上的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡，再根据需要选定相应的分类和格式。 ⑦、“常规”数字格式如果单元格使用默认的“常规”数字格式，Excel 会将数字显示为整数（789）、小数（），或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法（+08）表示。采用“常规”格式的数字长度为 11 位，其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。如果要输入并显示多于 11 位的数字，可以使用内置的科学记数格式（指数格式）或自定义的数字格式。 ⑧、15 位限制无论显示的数字的位数如何，Excel 都只保留 15 位的数字精度。如果数字长度超出了 15 位，Excel 则会将多余的数字位转换为零 (0)。 ⑨、将数字作为文本输入即使用“单元格”命令将包含数字的单元格设置为“文本”格式，Excel 仍将其保存为数字型数据。如果要使 Microsoft Excel 将类似于学号之类的数字解释为文本，需要先将空单元格设置为“文本”格式，再输入数字。如果单元格中已经输入了数字，需要对其应用“文本”格式，然后单击每一个单元格并按 F2 键，再按 ENTER 键重新确认数据。 ⑩、区域设置可作为数字使用的字符取决于“控制面板”中“区域设置”内的选项。这些选项也决定了数字的默认格式，例如：在美国系统中句号 (.) 作为小数点使用。如何判断某个单元格包含某个字符解答：设A1=LOVE，查找字母L是否在A1中， =IF(ISERROR(SEARCH("L",A1)),"NO","YES") 按条件设定数值我想定义单元格A1,在下列条件下数值不同: 1.在B1大于0小于20时等于6; 2.在B1大于20小于36时等于4; 3.在B1大于36小于56时等于2; 4.大于56以上等于1.请问:A1公式应该如何? 解答：=IF(B1=<0,"OUT",IF(AND(B1>0,B1<=20),6,IF(AND(B1>20,B1<=36),4,IF(AND(B1>36,B1<=56),2,1)))) 又问：开头的"B1=<0,"OUT","是起什么作用的? 又答：从数学角度来说，一个有理数的范围是从负无穷到正无穷的。在你给我的B1的数值范围内，只定义了从0到正无穷，对于当B1<0或=0时没有定义。而我在做IF函数时，必须要考虑到当B1处在<=0的范围时，A1需要回返的结果。所以我自己把它定义为，当B1<=0时，返回文本OUT，你自己可以把OUT改成任意你想出现的数字。另外，在你开始的条件定义中，都是当B1大于多少，小于多少，这也是不严格的，因为你没有定义当B1=0，=20，=36时A1要返回的值。因此，我在写函数时，也自己帮你加了上去。关于这一点，你也可以在函数中自己改成你需要的定义范围。总之，在做IF函数时，请一定考虑到数值可能产生的所有范围及其对应返回的值。再问：怪我没对您说明白,我的文件里,B1永远是大于0的. 再答：如果你确定B1里出现的数值永远是大于0的，那么此函数可以简写为： =IF(AND(B1>0,B1<=20),6,IF(AND(B1>20,B1<=36),4,IF(AND(B1>36,B1<=56),2,1))) 返回的结果与原先是一样的。但是，容我在此提醒你，在这个函数里，它与原先函数的区别是当B1>56或B1<=0时，返回的值是一样的。所以，当A1返回的值=1时，无法判断是因为B1>56，还是因为B1<=0(按你的定义即为B1输入的数值有误)。所以，本人还是建议要将所有的情况都考虑在内。小数的进位问题在excel中,我想将小数点后所有的有效数都进为1,请问用什么方法? 、如:、、....等进位为4、5、6....... 、说明:以上数值均为公式的计算结果,是可变的. 解答：C3 = 、则在D3中输入“=ROUNDUP(C3,0)” 找出A列的数字在B列中所在的位置，并在第三列显示单元格号解答：假设数据在A1:B10，则C列公式为 =MATCH(B1,$A$1:$A$10,0) 从G9到G71，需要隔行求和解答：在需要的单元格中（如G72单元格）输入：=SUM(IF(MOD(ROW(G9:G71),2)=1,G9:G71,0)) 按Ctr+Shift+Enter即可。在单元格返回工作表名称解答：函数方法： =MID(CELL("filename"),FIND("]",CELL("filename"))+1,100) 多条件计算公式 countif(a1:a100,"a")只等求取一个值的合计个数两个以上条件的个数用下列公式： sum(if(a1:a100="a",if(b1:b100<50,1,0)。也可以用数组公式：{=SUM((A1:A100="a")*(B1:B100<50)} 如何统计求每天不重复的值如图所示：我想统计算出每天不重复的管理员？日期行数中的值每月每天都是上下午2个单元格分别以数字代表; 管理员行中的管理员每月每天就没有固定的取值了，但人员数是不变的。图中管理员需求的值为：A=9；B=7：C=3 如图：解答： C2=A C3=B C4=C D2:{=SUM(($B$2:$B$21=C2)*(MATCH($A$2:$A$21&$B$2:$B$21,$A$2:$A$21&$B$2:$B$21,0)=ROW($A$1:$A$20)))} 拖到D4 使用vlookup函数的问题当时有两千多人的考试成绩要与花名册挂接，考试成绩放在sheet km1中，花名册放在sheet hmc中，他们共有字段为准考证号，我的想法是根据准考证号，用vlookup函数查找相应的成绩并放在相应的人员下。 sheet km的准考证号放在第一列，考试成绩放在第二列，查找范围是$a$2:$b$2265，sheet hmc的准考证号党在第一列。公式为： vlookup(a2,km!$a$2:$b$2265,2,false) 公式应该没什么问题，但只能找到很少的纪录(<60),究竟是什么地方除了问题，请高手指点！解答1：可以用SUMIF函数解决：　　=SUMIF(km!$A$2:$B$2131,A2,km!$B2:$B$2131) (作者注：将sheet km下的所有准考证号都转化为文本，再使用vlookup函数，一切正常！vlookup函数查找区域必须转化为文本！) 20列间隔3列求和解答：假设a1至t1为数据（共有20列），在任意单元格中输入公式：=SUM(IF(MOD(TRANSPOSE(ROW(1:20)),3)=0,(a1:t1)) 按ctrl＋shift＋enter结束即可求出每隔三行之和。如何实现把一个工作表中的数据根据另外一个表的数据分成两部分例如：在SHEET1中的数据如下： 1，A /2，B /3，C /4，D /5，E /6，F 在SHEET2中的数据如下： 3，5，1 现在想要得到数据 3，C /5，E /1，F /请问如何具体操作？解答1：SHEET1：a1:a5为：1,2,3,4,5;b1:b5为：a,b,c,d,e SHEET2：a1:a5为：1,2,3,4,5;b1输入：=sum(if(sheet1!a1:a5=a1,sheet1!b1:b5,"")),记住是数组，即输入完后按ctrl+enter，再看公式会变成：={sum(if(sheet1!a1:a5=a1,sheet1!b1:b5,""))} 解答2：比如sheet1中，数据在a1:b5 .sheet2中，3在a1,在a2中输入公式：=vlookup(a1,sheet1!$a$1:$b$5,2,false)然后按着shift键把下面的单元格选中，再按ctrl+d将公式复制下去就搞定了！如果对公式不熟悉，可以采用公式向导的办法。查找引用表1中有一系列的数据 A B C Lyyf 12 23 /Kkk 34 23/Klk 455 5 /Ljkl 66 6 /Klsda 78 1 /我想在表2查找表1是否有Klk并引用Klk相对应行的数据。解答：在表2中输入：/=SUMIF(表1!A1:A5,表1!A3,表1!B1:B3) 再问：用volkup函数行吗？再答：=VLOOKUP(表1!A3,表1!A1:B5,2) 需要验证因此必须在要列示出计算过程有什么办法比如：f1=（d1+d3）/AVERAGE(e1,e2) 其中 :d1=2/d3=1 /e1=4 /e2=5 /我想在一个单元格里显示出“=（2+1）/[1/2*（4+5）]”/有什么办法吗？解答：在单元各g1显示计算过程： g1="=("&D1&"+"&D3&")/"&"(*("&E1&"+"&E2&"))" 再问：我忘记说了，不是每个数都有很多位小数，我的公式是：F1"="&C23&"/(*"&!G31&"+"&!H31&")" 其中c23也是计算得出数，有影响吗？只有分子是很多位小数，我查看了各单元格的设置，都是数字，使用千分位分隔符。而且，我想在其中加上千分位符，怎么办？再答：计算结果只想保留两位小数，可以在单元格里将数值设置为两位。你若是想在显示计算公式里采用两位小数、使用千分位分隔符，可以这样试试：将需替换的"C23"替换为"FIXED(C23,2)"。在制作Excel图表时，如何控制X轴的刻度显示如：有一组数据x（1，2，3，4，5，6，7，8，.......30）、y（100，200，300，400，......3000）制成的图表X轴默认显示的刻度为1，2，3，4，5，6，7，8，.......30,如何将其改为五的倍数才显示刻度,即只显示5,10,15,20,25,30。文字解答：选中X坐标轴，右击。选中“坐标轴格式”，选“刻度”标签页，在“主要刻度单位”的输入项，键入“5”，或者其它的数值。条件求和我目前在使用Excel xp,先急需解决一个条件求和的问题~ 具体问题描述如下:如图, A B C 1 日期属性数量 /2 现金 /3 存款 /4 外汇 /5 现金 /6 现金 /7 存款 /8 存款 /9 存款 /10 存款 /11 现金 /12 外汇 /13 外汇 /14 外汇 /15 外汇 /16 外汇 /17 外汇 /18 外汇 /19 外汇 /一个A1:C19表,要求求日期为""的属性为"现金"的数量的和.个人认为应该用sumif()函数的嵌套,或者用if()函数的嵌套,但是,写了很多式子尝试都不成功,希望知道的人,能及时帮助我,非常感谢~ 我很着急! 解答：E F 1 属性日期 /2 现金 /E4=DSUM(A1:C19,C1,E1:F2) 又问：我实验了您提供的方法,可行,但是,先有两个问题需要解决: 1.如果远先的双条件column列不是互相比邻的,那么,DSUM()又该如何写呢? 例如SUM(A1:C20,C1,D1:E2) 但是现在,需要比较的两个条件如果分别为A列跟C列,而需要求和的数据却在E列,该如何解决呢? 2.虽然您提供的方法能够解决问题,但是,我想我是预先给定了一个条件的,您就建了一个条件,但是,如果我的条件搭配方式非常多,那不是要建里很多条件来满足DSUM()函数方式么? 又答：求和条件一般是在单独的单元格里写出来的。而不是直接在数据区域里。如果你的条件非常多，又经常变化，就应该用数据透视表了。解答2：=SUM(IF(IF(A2:A19=,B2:B19,0)="现金",C2:C19,0))其中,如果"日期"字段为数字型,如为文本型,则在上加引号.在写完公式后,不要按回车,需按shift+ctrl+回车.此为数组公式. 解答3：工作表插入头两列 ,数据从A3开始 C1=SUBTOTAL(9,OFFSET(A4,,,COUNTA(A4:A65536),))自动筛选:由它提供控件. 怎样查找某列中文本长度不足X 位的数据我用 Excle 管理工资，可是银行帐号有的不足２１　位。必须把它查找出来，传统的方法太费时间，怎样利用函数等功能快速查找不足２１位的帐号呢？解答：用len()判断一下就可以。设a列为数据，在b1输入：if(len(a1)<21,0,1)，往下拉公式。或者用高级筛选也可以 WORD向EXCEL格式转换时一个单词或汉字分别填入EXCEL中的一个单元格中解答：在WORD中利用“替换”功能，把每个字符后面都加上一制表符，（在“查找”框中单击“高级”按钮，弹出“高级对话框”，把光标置入“查找”框内，在“特殊字符”中单击“任意字符”，再把光标置入“替换”框内，在“特殊字符”中单击“要查找的文字”，再单击“制表符”，再全部替换）然后复制或剪切，在EXCEL中粘贴即可。如何将名称相同的字段合并汇总，且只显示同一个名称如：公交公司 50 60，交通集团 60 40，公交公司 100 600，大学 60 10 将以上数据表进行合并汇总，即两个公交公司合计为一个单位，后面的数据进行相应求和汇总。结果：，公交公司 150 660，交通集团 60 40，大学 60 10 解答：用SUMIF同样能够实现，按照上次的公式＋公式＋公式＋……，例：=SUMIF($A$1:$A$4,"公交公司",$B$1:$B$4)+SUMIF(Sheet2!$A$1:$A$4,"公交公司",Sheet2!$B$1:$B$4)+SUMIF(Sheet3!$A$1:$A$4,"公交公司",Sheet3!$B$1:$B$4)+SUMIF(Sheet4!$A$1:$A$4,"公交公司",Sheet4!$B$1:$B$4)。也可以这样：=IF(Sheet1!$A$1:$A$4="公交公司",IF(Sheet2!$A$1:$A$4="公交公司",IF(Sheet3!$A$1:$A$4="公交公司",IF(Sheet4!$A$1:$A$4="公交公司",SUM(Sheet1!B1:B4+Sheet2!B1:B4+Sheet3!B1:B4+Sheet4!B1:B4))))) " "中的内容根据自己的条件需要改变。或者：用菜单“数据》合并计算”功能。按工号大小排列表1 工号成绩月份/01 20 1月/06 30 1月/100 60 1月/102 80 1月表2 工号成绩月份/01 80 2月/07 90 2月/100 89 2月/102 90 2月/130 100 2月要求产生的表：工号成绩/1月 2月 /01 20 80/06 30/07 90/100 60 89/102 80 90/130 100请问如何实现按工号大小排列？解答：记录的自动筛选我已经解决，请仔细体会例子中公式的含义。多条件数据的求和，用数组公式： =SUM((条件1所在区域="条件1")*(条件2所在区域=条件2)*(要求和的区域))。文本用“ ” 两日期间的天数 Q:在一个表中有两列日期型数字，请问如何在第三列中得到其差(两日期间的天数) A:=IF(A1>B1,DATEDIF(B1,A1,"d"),DATEDIF(A1,B1,"d")) 序列问题我用EXCEL做了一个模板，其中一些数据（文本数据）是经常重复的，但我每次只好重新输入，作了很多重复劳动，请告知如何做一个选择对话框，把以往输入的数据（文本数据）显示以供选择，更好是能按字母查询。谢谢！！解答：在B列设置数据验证，首先定义“名称”为ABC在引用位置设置为A1：A1000 然后将B列数据有效性设置为： ”序列“ ”=ABC“ 在A列输入的数据在B列就会列出来条件乘积的求和 A列为部门名称，B列为姓名，C列为日工资额(如)，D列为月出勤天数，我想在另一汇总表中汇总出各部门员工月工资总额(即：相应部门对应的C*D之和)。请问如何解决？解答1：直接写公式有点困难，我的想法是用vba编程实现。思路如下：编写一个循环，遍历A列，并进行检测，设置几个变量，分别代表几个部门和相应的工资总额，每当部门变量和单元格的值相等时，就把该值加到相应的工资总额变量中，直到遍历结束。解答2：采用数组公式：{sum((Aarray="部门名称")*(Carray)*(Darray)*1} 其中array为对应的区域名称！解答3：1、使用数据透视表的功能。 2、或者使用SUMPRODUCT函数。如何判断如果 c2为空，则如果b2含有“1”，或者“2”，或者“3”的话，d2=b2*4-5，请问各位高手，以上如何在excel内实现判断. 解答1：D2=IF(AND(C2="",OR(B2=1,B2=2,B2=3)),B2*4-5,"") 解答2：(上面的解答和题意不符，含有字符1、2、或3。应该写成d2=IF(C2="",IF(ISERROR(FIND(1,B2,1)>0),IF(ISERROR(FIND(2,B2,1)>0),IF(ISERROR(FIND(3,B2,1)),"",B2*4-5),B2*4-5),B2*4-5),"") 用字母在单元格里面填入平方米解答1：在编辑状态下，选中“2”，按鼠标右键，选择“设置单元格格式”，选“上标” 解答2：按[ALT]+数字键178[ENTER] 在Excel中打印条形码解答：在Office中都可以通过在控件工具箱单击"其它控件"，选取"Microsoft BarCode Control " ，然后进行赋值操作即可。求工龄 =DATEDIF(B2,TODAY(),"y") =DATEDIF(B2,TODAY(),"ym") =DATEDIF(B2,TODAY(),"md") =DATEDIF(B2,TODAY(),"y")&"年"&DATEDIF(B2,TODAY(),"ym")&"月"&DATEDIF(B2,TODAY(),"md")&"日" 把26个表格汇总求和成一个汇总表解答：假设汇总的工作表叫Sheet1，而存放数据的工作表叫Sheet2, Sheet3, ..., Sheet27，你可以这样设置公式，把各工作表A1的数值加起来：　　=SUM(Sheet2:Sheet27!A1) 要注意的是，Sheet1不能在Sheet2和Sheet27中间，Excel不会管工作表的名字，只会把Sheet2和Sheet27中间的＊所有＊工作表中相关的储存格（哪怕中间有一个工作表叫Sheet99）加起来。 1、在汇总表单元格内选择“Σ” 2、选择需要叠加的第一个工作表 3、按住shift同时用鼠标选择需要叠加的最后一个工作表 4、选择需要叠加的单元格 5、Enter 重复数据得到唯一的排位序列想得到数据的出现总数吗（{1,2,2,3,4,4,5} 数据的出现总数为5）？解答：不需要插列,不需要很多的函数就行了. =RANK(B3,B$3:B$12)+COUNTIF(B$3:B3,B3)-1 从身份证号码中提取性别 Q： A1单元格中是15位的身份证号码，要在B1中显示性别(这里忽略15位和18位身份证号码的判别） B1=if(mod(right(A1,1),2)>0,"male","female")请问这个公式有无问题，我试过没发现问题。但在某个网站看到作者所用的是如下公式： B1=if(mid(A1,15,1)/2=trunc(mid(A1,15,1)/2）,"female","male") 答：道理都是一样的，不过你的公式比那个公式优质。如何从文本文件中取数 Q: 1.如何从文本文件中取2,4,6,8......行的数据到EXCEL中? 2.在EXCEL中如何实现产生一个ACCESS的表,并把指定的数据存入ACCESS的表中. A: 1.（暂时不知道你问的目的是什么，如果仅仅要结果，就往下看）如果要导入一文本文件（过程略），导入的结果在SHEET1的A1：100（如果是100行的话）中，此时不管它奇还是偶行；然后在SHEET2的A1中输入公式=INDEX(Sheet1!$A$1:$A$81,2*ROW(),COLUMN())，拖公式，就可以截取到文本文件的2，4，6，8，10......行了。 2.关于EXCEL转为ACCESS，MS专门为用户设计了一个这样的ADD-IN，你可到当一个怎样读取数字 Q: 怎样在一数字符串分解为单独的数字,比如将31234的值分解为3\1\2\3\4,读出后将相应的结果填充到固定的单元格 A:1用RIGHT() 或LEFT() 2.假设A1单元格为：31234，结果分别放入B1—B5， B1=MID（a1,1,1）;B2=MID（a1,2,1);B3=MID（a1,3,1）;B4=MID（a1,4,1）;B5=MID（a1,5,1） 3.用数据->分列->固定宽度...试试. (RIGHT(B2,1),1) 假设A1单元格为：31234，结果分别放入B1—B5， B1=LEFT（LEFT(a1,1),1）;B2=RIGHT（LEFT(a1,2),1);B3=RIGHT（LEFT(a1,3),1）;B4=RIGHT（LEFT(a1,4),1）;B5=RIGHT（LEFT(a1,5),1）怎样才能快速算出有这样一个问题：年终结帐：要将12个月的账分成二笔来结，（假定数据如下）假定一笔为300或最接近300，剩余的为另一笔。怎样才能快速算出？ 1月、2月、3月、4月、5月、6月、7月、8月、9月、10月、11月、12月、总数 A: 我给出将12个月的账分成若干份（即是未知的）结，条件还一样。这个弄明白了，你想要的自然就会做出了。 E F G 1 1月 =IF(F1>=300,F1,"$F$1") 2 2月 =IF(ISNUMBER(G1),"$F$" & ROW(G1),IF(SUM(INDIRECT(G1 & ":F" & ROW(G2)))>300,SUM(INDIRECT(G1 & ":F" & ROW(G1))),G1)) 3 3月 =IF(ISNUMBER(G2),"$F$" & ROW(G2),IF(SUM(INDIRECT(G2 & ":F" & ROW(G3)))>300,SUM(INDIRECT(G2 & ":F" & ROW(G2))),G2)) 4 4月 =IF(ISNUMBER(G3),"$F$" & ROW(G3),IF(SUM(INDIRECT(G3 & ":F" & ROW(G4)))>300,SUM(INDIRECT(G3 & ":F" & ROW(G3))),G3)) 5 5月 =IF(ISNUMBER(G4),"$F$" & ROW(G4),IF(SUM(INDIRECT(G4 & ":F" & ROW(G5)))>300,SUM(INDIRECT(G4 & ":F" & ROW(G4))),G4)) 6 6月 =IF(ISNUMBER(G5),"$F$" & ROW(G5),IF(SUM(INDIRECT(G5 & ":F" & ROW(G6)))>300,SUM(INDIRECT(G5 & ":F" & ROW(G5))),G5)) 7 7月 =IF(ISNUMBER(G6),"$F$" & ROW(G6),IF(SUM(INDIRECT(G6 & ":F" & ROW(G7)))>300,SUM(INDIRECT(G6 & ":F" & ROW(G6))),G6)) 8 8月 =IF(ISNUMBER(G7),"$F$" & ROW(G7),IF(SUM(INDIRECT(G7 & ":F" & ROW(G8)))>300,SUM(INDIRECT(G7 & ":F" & ROW(G7))),G7)) 9 9月 =IF(ISNUMBER(G8),"$F$" & ROW(G8),IF(SUM(INDIRECT(G8 & ":F" & ROW(G9)))>300,SUM(INDIRECT(G8 & ":F" & ROW(G8))),G8)) 10 10月 200 =IF(ISNUMBER(G9),"$F$" & ROW(G9),IF(SUM(INDIRECT(G9 & ":F" & ROW(G10)))>300,SUM(INDIRECT(G9 & ":F" & ROW(G9))),G9)) 11 11月 =IF(ISNUMBER(G10),"$F$" & ROW(G10),IF(SUM(INDIRECT(G10 & ":F" & ROW(G11)))>300,SUM(INDIRECT(G10 & ":F" & ROW(G10))),G10)) 12 12月 =IF(ISNUMBER(G11),"$F$" & ROW(G11),IF(SUM(INDIRECT(G11 & ":F" & ROW(G12)))>300,SUM(INDIRECT(G11 & ":F" & ROW(G11))),G11)) 13 =IF(ISNUMBER(G12),"",SUM(INDIRECT(G12 & ":F" & ROW(G13)))) 14 总数最后结果为： E F G 1 1月 $F$1/2 2月 $F$1 /3 3月 $F$1/4 4月 $F$1/5 5月 $F$1 /6 6月 254 /7 7月 $F$6 /8 8月 $F$6 /9 9月 $F$6 /10 10月 200 /11 11月 $F$10 /12 12月 $F$10 /13 /14 总数 /说明：G6 为 F1:F5 之和、G10 为 F6:F9 之和、G1３为 F10:F12 之和。如何实现对日期格式的要求条件 Q：在条件语句中如何实现符合某个时期的条件的记录进行统计,比如有1-12月份的记录单,需要实现对每个月里些数据的统计汇总/(格式如何?) A： dongmu 以下公式,A列为日期列,B列为数据,要求计算1月份的累计: =SUM(IF(MONTH(A:A)=1,B:B,0)) 此为数组公式,在输完公式后,不要ENTER,而要CTRL+SHIFT+ENTER.(好象不足呀!程香宙) 截取单元格里某个字符后的字符 A： tof ：使用RIGET()或LEFT()函数就可以了,详细可以参考EXCEL的帮助 liberty：比如这样： a1内容为, 我需要提取出，号以后的字符，午餐：先使用SERACH或FIND函数找出“，”的位置，再用MID来取数，如A1＝123，456，我想取出“，”以右的数，可以＝MID（SEARCH（，），8）。可能我用的函数不行，不过思路一定行。　　你多看看帮助文件，我在网吧，此机无EXCEL无法试，不过我以前用过，用MID加SEARCH一定行的通，多试试吧。　　实在不行再给我邮箱发信了，愿意帮忙！祝你好运。　　我认为能用函数解决的最好不用VBA，你说呢？ markxg ：假设A1中有, =RIGHT(A1,LEN(A1)-SEARCH(",",A1,1)) missle：我今天也试着用公式解决了你的问题，思路与MARK的一样，只是他用的是SEARCH，我用的是FIND。但不是很清楚你的问题，是否要把“，”号一起给截取下来，如果是的话：公式应该是=RIGHT(A1,LEN(A1)-SEARCH(",",A1,1)+1)，否则“，”号是无法截取到的。把问题给纵深一下，如果单元格内有多个“，”的话，如A1中是：aa,bb,cc,dd 我想截取 cc,dd 该如何作呢？或者想知道这个单元格中含有多少个“，”又应该如何呢？（VBA的解决方法除外）午餐：Missle，你看仔细了，在Search函数中是有参数的，它允许你指定在第几个出现显出位置，如“，”你可以通过指定search参数选定第几次出现时的位置，对于截取我更认为MID比LEFT和RIGHT好用if函数判断请问:如何用if函数判断,如果a1单元格大于0,b1单元格为0是错误,为非0是正确? A： dongmu if(and(a<=0,b=0),"错误","正确") 葡萄：=if(a1>0,if(b1=0,"错误","正确"),"条件一不满足") 分别显示总分最高的同学的班级、姓名、总分 Q:问题1是这样的: 1、在A1:A30单元格区域中输入500至600之间的数值； 2、在B1单元格中输入500； 3、在C1单元格中插入公式： COUNTIF(A1:A30,">=INDEX(B1,1)*") 回车后C1单元格中显示的结果是0，为何不能把A1:A30中输入的数大于或等于500*的单元格个数统计出来？错在哪里，该如何更正？问题2有下面一个表格：班级姓名政治语文数学总分 1 小东 90 90 90 270 /2 明明 95 92 90 277 /3 小英 96 89 91 276 /要在K1:K3的单元格中分别显示总分最高的同学的班级、姓名、总分 .该如何设置公式？答案1：建议你好好看看COUNTIF的帮助，真是搞不明白，为什么在B1里输入500而不是450呢？ COUNTIF不支持一个以上的条件，你应该用DCOUNT。答案2： K1=INDEX(A2:F4,MATCH(K3,F2:F4,0),1) K2=INDEX(A2:F4,MATCH(K3,F2:F4,0),2) K3=MAX(F2:F4) 解答3：问题一：公式改为：=COUNTIF(A1:A30,">=" & INDEX(B1,1)*) 问题二：在K1:K3中分别输入如下公式(假设A1为"班级")： =LOOKUP($K$3,$F$2:$F$4,A2:A4) =LOOKUP($K$3,$F$2:$F$4,B2:B4) =LARGE(F2:F4,1) 解答4 第一题:=COUNTIF(A1:A30,">="&B1*) 第二题:K1==INDIRECT("A"&MATCH(MAX(F1:F4),F1:F4)) K2=INDIRECT("B"&MATCH(MAX(F1:F4),F1:F4)) K3=MAX(F2:F4) 定有如上两列数据A和B 现在想要统计满足条件B＝8的并且在C列自动生成数据 Q: A B C 427 8 427 /612 8 612 /924 8 924 /22 16 409 /94 16 /620 16 /955 16 /409 8 请问 :假定有如上两列数据A和B ,现在想要统计满足条件B＝8的 ,并且在C列自动生成数据,我不懂公式怎么写?我知道筛选能够做到 ,但是由于数据量比较大 ,想做一个模板，免去一些重复劳动 . A: dongmu =IF(ROW($A1)>COUNTIF($B$1:$B$8,8),"",INDEX($A$1:$A$8,MATCH(SMALL(IF($B$1:$B$8=8,0,1)+ROW($B$1:$B$8)/100000,ROW ($A1)),IF($B$1:$B$8=8,0,1)+ROW($B$1:$B$8)/100000,0))) 老夏 L: B栏有100个选取条件,公式要修改100次 ,有甚么灵活性?,给字段名称,插入头两列.B1=SUBTOTAL(9,B4:B65536) .解决掉所有问题 ,控件找自动筛选. 排名问题在A1:F6区域有下面一个表格：班级姓名政治语文数学总分 1 小东 90 90 90 270 /2 明明 95 92 90 277 /3 小英 96 89 91 276 /4 小刘 95 90 92 277 /5 小红 95 91 92 278 /要在K1:K3的单元格中分别显示总分最高的同学的班级、姓名、总分/在L1:L3的单元格中分别显示总分第二的同学的班级、姓名、总分 /在M1:M3的单元格中分别显示总分第三的同学的班级、姓名、总分 /注意期中277分的有两人,不要出现第二名与第三名都是"明明"的结果. A: dongmu 定义A2:A6区域为班级；定义B2:B6区域为姓名；定义F2:F6区域为总分 K1={INDEX(班级,MATCH(LARGE(总分+1-ROW(总分)/100,ROW($A1)),总分+1-ROW(总分)/100,0))} L1={INDEX(姓名,MATCH(LARGE(总分+1-ROW(总分)/100,ROW($A1)),总分+1-ROW(总分)/100,0))} M1={INDEX(总分,MATCH(LARGE(总分+1-ROW(总分)/100,ROW($A1)),总分+1-ROW(总分)/100,0))}注：只要向下复制，便可得到1~6名的情况了。该公式可以无限排列。研究彩票，从统计入手 Q：我有一个VBA编程的问题向你请教。麻烦你帮助编一个。我一定厚谢。有一个数组列在EXCEL中如： 01 02 03 04 05 06 07 /和01 04 12 19 25 26 32 /02 08 15 16 18 24 28 /01 02 07 09 12 15 22/09 15 17 20 22 29 32/比较，如果有相同的数就在第八位记一个数。如 :01 04 12 19 25 26 32 2 /02 08 15 16 18 24 28 1 /01 02 07 09 12 15 22 2 /09 15 17 20 22 29 32 0 .这个数列有几千组，只要求比较出有几位相同就行。解答：把“01 02 03 04 05 06 07 ”放在表格的第一行，“01 04 12 19 25 26 32 2”放第二行。把以下公式贴到第二行第八个单元格“A9”中，按F2,再按CTRL+SHIFT+ENTER. =COUNT(MATCH(A2:G2,$A$1:$G$1,0)) 去掉XLS文件头上菜单栏的“MIcrosoft EXCEL ”字样 A: Private Sub Workbook_Open() = "程香宙专用表格" End Sub 替换数据 Q：请教各位如何用将一组数据，如：6550894， 9852547， 2656032， 7461136， 0505867， 5564892， 7235580，0421077，我需要把数据中的数字1，3，5换为符号A表示，2，4，6换为符号B表示，依此类推将数据中的阿拉伯数字0~9分为几类用其它符号替换。 A： leaf 用VBA处理比较方便。只用EXCEL函数，感觉代价太大。假设：B13值为9550894在B14中输入=IF(ISERROR(FIND(MID($B$13,1,1),"135")),IF(ISERROR(FIND(MID($B$13,1,1),"246")),IF(ISERROR(FIND(MID($B$13,1,1),"79")),IF(ISERROR(FIND(MID($B$13,1,1),"80")),"","D"),"C"),"B"),"A")，C14中MID()第二个参数为2，以此类推...最后在目标单元格中输入：=CONCATENATE(B14,C14,D14,E14,F14,G14,H14) dongmu ：表一: AB... 11234567890 、2ABABABCCCD 、=SUBSTITUTE(A4,A$1,A$2) 说明:先列一个替换表,如表一,在A4处填如数据,在B4处填如上述公式=SUBSTITUTE(A4,A$1,A$2),并向右拖动9个同样的公式,最后一个便是结果.在将该10个相同的公式向下拖,便得到其它的结果.好处:可以修改表一,产生变化. ACCESS ：你可以把全部数据拷贝到WORD中，再用替换命令，想怎么换就怎么换，然后在拷贝回来。复制数据再转置,不复制转置被隐藏的行或列解答：选择需要转置的单元区域，按下F5－－＞定位条件－－＞可见单元格－－＞复制－－＞选择性粘贴－－＞转置。如何始终打开默认的工作表可不可以作到每次保存工作表时，无论保存时是在哪一个 SHEET，但是当下次再打开时，还是原来默认的那张工作表。比如SHEET1。谢谢！解答：Private Sub Workbook_Open() Worksheets("sheet1").Activate End Sub 如何分割文本有一列数据，全部是邮箱的，现在想将@前面的账号与@后面的域名分割开，分为两列，如何做？解答：采用函数分割：例如：A1: name@ B1:=LEFT(A1,FIND("@",A1)-1) --> name C1:=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND("@",A1)) --> 或：数据-分列-分列-分隔符号-@就可以了两列合一列现有两列数据A列与B列，我想把B列的数据合并到A列但必须是B1单元格的数放到A1的下面，B2放到A2的下面依此类推，有什么办法呢？解答：=INDIRECT("r"&INT((ROW()+1)/2)& "c"&MOD(ROW()+1,2)+1,0) 解释: (一)EXCEL表中的列、行样式有两种：一种标记样式为: 列(字段)以A,B,C,D...... 行(记录)以数值1,2,3,4,5...... 第一列第一行的单元格为A1 另一种标记样式为(取ROW和COLUMN的首位字母): 列(字段)以R1,R2,R3,R4,R5...... 行(记录)以C1,C2,C3,C4,C5...... 第一列第一行的单元格为R1C1 (二)请参阅INDIRECT函数的帮助说明!!! 公式: =INDIRECT("r"&INT((ROW()+1)/2)& "c"&MOD(ROW()+1,2)+1,0) 等同于: =INDIRECT("r"&INT((ROW()+1)/2)& "c"&MOD(ROW()+1,2)+1,FALSE) (三)工具-->选项-->常规-->设置,还可选取R1C1引用样式每次清除数据时能否作到跳过隐藏的单元格解答：F5----定位条件----常量----确定----Del 或：F5－＞定位条件->可见单元格->确定->DEL 也就是单击Sheet2时，在Sheet1的A列的最后一个记录的下一行自动填上“End” 在sheet2: Private Sub Worksheet_Activate() dim i as integer i = Sheets("Sheet1").Cells(1, 1). Sheets("Sheet1").Cells(i + 1, 1) = "End" End Sub 用函数将输入的月份转换为这个月所包含的天数假设A1单元格为月份：＝TEXT((DATE(YEAR(NOW()),A1+1,1)-1),"d") 或：=DAY(DATE(YEAR(NOW()),A1+1,0)) 介绍经验：就SUM函数来讲,以下动态地址可行 ($A$1:A2),SUM(A$1:A2) ="A9", SUM(INDIRECT("a1:"&B2)) ="A1",B2="A9" SUM(INDIRECT(B1&":"&B2)) ="A1:A9" SUM(INDIRECT(B1)) (INDIRECT("A1:"&"A"&ROW()-1)) (INDIRECT("A1:"&ADDRESS(ROW()-1,COLUMN()))) 在EXCEL中如何统计字数用{=SUM(LEN(范围))}试试如何自动填充内容 A1：A20是编号，B1：B20是姓名，C1：C20是性别，当我在A21单元格输入A1：A20范围内的任意一个编号时，B21出现对应的姓名，C21出现对应的性别。该如何做，请帮忙。解答：B21单元格公式“=IF(A21=0,"",VLOOKUP(A21,A1:C20,2,FALSE))”；C21单元格公式“=IF(A21=0,"",VLOOKUP(A21,A1:C20,3,FALSE))”这个公式也适用于A列编号不排序的情况，如果升序的话会更简单一点。问：以上公式中的'false'有什么用？能否省略？答：false参数主要是用它以后在A列中的数据可以不是升序排列。不然如果A列不是升序排列，公式会出错的。工作表的标签的字体和大小可以更改吗答：在桌面上点右键─内容─外观，相关的设定都在此更改。自定义格式的体会在format cell的时候，选了custom后在格子里输入你想要的位数，不变的部分就照着打进去，会变得部分打0就好了，（用0占位）。例如：你要打的数字是00715834123456，后6位是不定的，那你要打在格子里面00715834000000。这样如果你输入最后3位是012，那么会显示出00715834000012；如果你输入54321，那么会显示出00715834054321。如果你会变得部分是在数字的中间，比如我的item#会是9690000001-0000002，后面的-0000002是不变的，那我就可以设置自定义格式为9690000000"-0000002",这样当我键入502的时候就会显示9690000502-0000002。再次显示出被隐藏掉了的行（第1行） 1：选中隐藏的上、下行，右击鼠标，选“取消隐藏”(作者注：此法可行) 2：Ctrl+A-----格式-----行-----取消隐藏(可以，能够一次显示所有隐藏的行或列) 3：另一法(工作表处于未保护状态):假如 A1 被隐藏了在名称框中键入A1,回车按 Ctrl+Shift+0 或 Ctrl+Shift+9(只显示选定的隐藏列或行) 4：光标移到行号 4 上部变成上下箭头状, 按住了, 拖也要把它拖出来!(慢，不好操作) 5：选择整个工作表（点击左上角），然后再选择菜单中的行，选择最适合的行高，然后就OK!,同样可以把隐藏的列显示出来。(这个办法最好，能够一次显示所有隐藏的行或列) 如何定义有效数字例：取两位有效数是从第一个不是零的数字起，取两位。取两位有效数是。取两位有效数是。解答：用函数可如下: =FLOOR(A1, SIGN(A1)*10^(INT(LOG(ABS(A1)))-1)), +/- 小数有效,0无效. 其它形式的数据, 自行扩展. sheet1工作表的A1、A2、A3单元格分别链接到sheet2、sheet3、sheet4 解答：1、 =indirect("sheet"&row()+1&"!a1")《程香宙的解释：indirect是把文本变为单元格引用的函数row()是取当前行号。例如在a1输入该公式，则row()=1，公式里的值变为indirect("sheet2!a1"),跟＝sheet2!a1同效，在a2输入该公式，则row()=2，公式里的值变为indirect("sheet3!a1")》 2、使用插入----超级链接----书签----(选择)----确定用SUMIF函数进行条件求和，不限于一个条件时如何设置参数例如：有一个表格登记面粉、米粉、糯米、梗米、绿豆、早米……等等的进出流水帐，如果对满足单一条件的如面粉、糯米、绿豆等分别求和是没有问题的，但如果要将同一类的求和，例如将糯米、梗米、早米的数值加在一起，应该怎么办？解答：提供以下公式供参考，设A列为名称、B列为数量： =SUMIF(A:A,"糯米",B:B)+SUMIF(A:A,"梗米",B:B)+SUMIF(A:A,"早米",B:B) 如B1:D1为求和条件项，即B1="糯米",C1="梗米",D1="早米", 上述公式还可改为: =SUMIF(A:A,B1,B:B)+SUMIF(A:A,C1,B:B)+SUMIF(A:A,D1,B:B) 如何在excel中已有的数值前加零变成六位比如说 25、369、1569等，操作后变成000025、000369、00156 解答：如果直接输入的话，可以在数值前面加“'”，如“'002020”；如果处理现成的数据，或者从别处（比如从A1单元格）链接来的数据，可以用公式：＝RIGHT("00000"&A1,6) 如何提取工作表中的背景图片解答：找个干净的地方, 去掉网纹等不需要的东西, PrintScreen 再编辑绘制有三条斜线的表头解答：1、用绘图工具画出斜线>>画方框>>内添加文字>>去边框 2、引用WORD中的，然后再复制过来就可以！在A列有一组数据不是按照大小顺序排列在B列中排名解答：方法1、将A列COPY到B列，再排序。 2、rank函数(=RANK(A2:A11,$A$2:$A$11,0)(假设数据在A2：A11单元格，下同) 3、使用contif函数进行排列“=countif(a$2:a$11,">"&a2)+1" 有无办法让B2所在行都呈红色字体解答：假设你有一个B列和一个A1的值，你的目的是，如果B2＝A1的话，整个B列都为红色显示！设置如下：先选定整个b列，也就是在B列列标处单击（废话～^_^），选择格式－条件格式出现条件格式对话框，单击左边的下拉列表，里面只有两项，单元格数值和公式，选中公式，右边就可以输入任何可以返回逻辑值的公式了。输入这个公式=($B$2=$A$1)。千万注意要用绝对引用，因为如果是相对的，excel又自作主张的一个一个判断了，就没有作用了。(绝对正确并且好用) 现有12个工作表,是12张发票,建立一个汇总表,将发票号和金额汇总显示在一张表里 (发票号和金额在每张表的相同位置). 解答：在A1输入　=INDIRECT("sheet"&ROW()&"!d3") 在B1输入　=INDIRECT("sheet"&ROW()&"!d10") 再选择A1：B1往下复制到第12行。经验技巧按“Ctrl+~”可以一次显示所有公式(而不是计算结果)。再按一次回到计算结果。(程香宙) 在一个不对称的区域中如（b1:G7）中找到A行一组数据中的某个数并自动变红解答：其实也很简单,你只要选定你的b1:g7，设置它的条件格式为=(COUNTIF($A$1:$A$7,b1)) 注意,b1为相对引用,这里输入所选区域的第一个取值，那样你的所选区域会自动填充.达到你要的效果。(好) 不借助第三列而直接用函数或公式一步得到sum(a2/b2,a3/b3,…)的结果解答：输入=sum(a1:a100/b1:b100)，按ctrl+shift+Enter。请问要如何算出每个月有几个星期一、二、三….日解答：为简单起见,表格需作一下调整,将 "星期日" 移到 C1,其后依次,这也符合规则(请参阅函数: WEEKDAY()). 。在 C2 键入数组公式: {=SUM(IF(WEEKDAY(DATE($A2,$B2,ROW(INDIRECT("$A$1:$A$" & DAY(DATE($A2,$B2+1,1)-1)))))=COLUMN()-2,1))}，向右复制、向下复制。公式解释一点:ROW(INDIRECT("$A$1:$A$" & DAY(DATE($A2,$B2+1,1)-1)))实际上是从 1 号测试到本月的最后一天.如需要,公式可再作精简。让隐藏的列或行不参预计算解答：使用subtotal函数,详细用法参见帮助。一次删完Excel里面多出很多的空白行解答：1、用分面预览看看 2、用自动筛选然后删除 3、用自动筛选，选择一列用非空白，空白行就看不到了，打印也不会打出来。但是实际上还是在的，不算删除。或者用自动筛选选择空白将空白行全显出来一次删完也可以。 4、先插入一列，在这一列中输入自然数序列，然后以任一列排序，排序完后删除数据后面的空行，再以刚才输入的一列排序，排序后删除刚才插入的一列。表1、表2分别有20个人的基本情况和其中10个人的名字，让表1的数据自动填充到表2 答：1、用lookup函数即可。要保证20人不重名； 2、假设表1的D列对应表2的E列。E2的公式：=VLOOKUP(B2,Sheet1!B:D,3,FALSE) 使用vlookup函数返回#N/A符号时将此符号用0或空格来代替答：这样处理： =IF(ISNA(VLOOKUP(C13,A1:B10,2)),0,VLOOKUP(C13,A1:B10,2)) 或：IF(ISERROR(vlookup(a1,e1:g10,2,0)),0,vlookup(a1,e1:g10,2,0))。通过条件格式将小计和总计的行设为不同的颜色答：输入=RIGHT(RC,1)="计"；设定字体、边框、图案；确定。复制隐藏后的表格到一个新表格中使被隐藏的内容不显示答：crtl+g－选可见单位格－复制－粘贴。如何将一个工作簿中的一个Sheet隐藏答：1、选“格式”---“工作表”----“隐藏” 2、使用VBA这样隐藏后在使用工作表保护。 Alt+F11----Ctrl+G----出现立即执行窗口，在此窗口内执行 = xlSheetVeryHidden 这样隐藏后sheet在格式---工作表----取消隐藏是看不见的。问：方法2更好哦，如何恢复呢？答： =xlSheetVisible 工具菜单与视图中的工具栏不同屏蔽工具菜单宏 sub notool() MenuBars(xlWorksheet).Menus("工具").Delete end sub 解除屏蔽 sub yestool() MenuBars(xlWorksheet).reset end sub Alt+F11 进入VBA 编辑、插入模块、将上面宏复制到模块、运行宏。OK 查找并填写符合条件的单元格内容我在工作中需快速复制每行多个数据（单元格）中最小值所对应的“标题名”，如E6是C6：Y6中的最小值，所对应的标题是E5单元格“某某公司”，要将其（某某公司）复制到B6单元格中，以此类推的复制很多很多行的内容。如果是手工一个一个查找与复制，实在是太慢太笨了，能否使用一个简单的公式计算呢？答：B6单元格"=INDEX(C$5:Y$5,MATCH(MIN(C6:Y6),C6:Y6,0))"　填写空白行我有个同事在一张空白表依次输入数据，为了省事她把和上一格内容相同的的省略不输，输了近200行。后来又觉得不够正式，想把空白的地方补上。她来问我怎么办好。当然依次填充也行，但我觉得烦（如果有2000行怎么办呵呵）我想了一个不是办法的办法：在A列和B列旁各插入一列，现在就有ABCDE列，我在B2中复制了A2中的内容，然后在B3中输入公式：IF(A3=0,B2,A3),然后往上往下复制公式。这样就填满了。如法炮制D列后隐藏AB列感觉就可以了。可是也烦啊，谁有更好的办法？答：1、Sub feifjeifjeifjeifjeifjiefjiejfiejf() For i = 2 To ("a1"). If IsEmpty(Cells(i, 1)) Then Cells(i, 1).FormulaR1C1 = Cells(i - 1, 1).Value End If Next End Sub 2、筛选出空白行，输入公式=INDIRECT("a"&ROW()-1)，填充制订下月计划并显示为中文我在五月份做六月份的计划，为减少工作量和更改的麻烦，我做模板并使用了公式="计划期："&YEAR(NOW())&"年"&(MONTH(NOW())+1)&"月"，结果如A1所示计划期：2002年6月（现在的系统日期是2002年5月）。如果我想自动得到如A2中的结果计划期：二○○年六月，请问要如何做才行，我设置了单元格的日期格式还是不行。解答：1、先设置单元格格式为"二○○二年六月"那种类型，然后用如下公式：=DATE(YEAR(NOW()),(MONTH(NOW())+1),20)就可以了。 2、使用这个函数吧！ =EDATE(NOW(),1)。单元格格式应设置为：日期----一九九七年三月。 3、设置单元格格式为：[DBNum1]"计划期："yyyy"年"m"月" ，然后直接输入日期值(如2002/11)即可。输入公式也可以。如=today()+30，可以得到下个月的月份。 &的用法有E44单元格，我希望总计：=SUM(E45:E49) 就是想让它经过自动求和后在一个单元格内显示总计：120 。解答：有多种方法实现，详细如下： 1、="总计："&sum(e45:e49) 2、把E44格式设为"总计:"#;"总计:"-#;"总计:";@ 3、将E44单元格格式自定义为 "总计：" 即可,方便对E44的引用计算 4、=CONCATENATE("合计：",SUM(e45:e49)) 有5行数据在每行上面个插入1行解答：1、在最左边插入一列，然后输入1、2、3、4、5、1、2、3、4、5，并以此列进行排序，在第一行上面再插入一行，删除刚刚插入的列。 2、使用Ctrl+鼠标一行一行选定，然后插入行。 3、sub 插入行（） for i=1 to 6 if cells(i,1).value <> Cells(i + 1, 1) And Cells(i, 1) <> "") Then Rows(i + 1).Insert end if next i end sub 可以检查一张表里是否有漏重的数字吗答：漏值：{=IF(SUM((R1C1:R10C4="")*1)>0,"有漏值","无漏值")} 重复值：{=SUM(SUM((漏值!R1C1:R10C4=漏值!RC)*1))} {=IF(MAX(R1C1:R10C4)>1,"有重复值","无重复值")} 使用下面公式更方便：找重复值-------{=IF(SUM((COUNTIF(R1C1:R10C4,R1C1:R10C4)>1)*1)>1,"有重复值","无重复值")} 找漏值-------{=IF(SUM((R1C1:R10C4="")*1)>0,"有漏值","无漏值")} 注意：这两个公式均为数组，输入时应同时按Ctrl+Shift+Enter。怎样将单元格中的公式转换为数值解答：选中公式的一部分，按F9键条件求和有这样一个表格 A　　　　B　　　　　C 1 2 3 /2 2 3 /3 2 3 /4 2 3 /5 2 3/6 2 3 /如何才能求出满足A列中大于2且小于5的B列和C列数值的和，要求B列和C列的值相加。用sumif函数似乎条件中只能设定为＞2，而不能同时设定＜5，而且在求和时只能B列相加，不能把B列和C列满足条件的值加起来。这个问题能不能只用函数，不用数组公式解决。请各位指教。解答：1用公式：=SUM(IF(($A$1:$A$6>2)*($A$1:$A$6<5),B1:C6)) 2用数组公式：{=SUM(IF($A$2:$A$7>2,IF($A$2:$A$7<5,$B$2:$B$7,0),0))+SUM(IF($A$2:$A$7>2,IF($A$2:$A$7<5,$C$2:$C$7,0),0))} A1单元格为出生日期，可用=DATEDIF(A1,NOW(),"y")计算其年龄这个公式是什么意思？K7=if(AND(R7>3000, Q7>), "", P7) 意思是：如果R7单元格中的数值大于3000，并且Q7单元格中的数值大于，则在K7单元格中显示空白，否则显示出P7单元格中的数据。统计数据问题一例各位朋友，如果我想统计50个数据中大于某个值的数据个数，（这个值是在使用时才输入某个单元格的），请问用什么函数，如何实现，谢谢。如数据单元格为A1：E10，值的单元格为A11。答：1、使用下面的数组公式： {=SUM(IF($A$1:$E$10>$A$11,1))} 2、输入以下函数： =COUNTIF(A1：E10,">"&A11) 关于条件求和问题！有A，B，C，三列数据，如果A列符合要求，求B1*C1+B2*C2+......? 答：使用数组公式： {=SUM((R2C1:R13C1="ab")*(R2C2:R13C2)*(R2C3:R13C3))} 请教关于条件乖积的求和问题 A列为部门名称，B列为姓名，C列为日工资额(如)，D列为月出勤天数，我想在另一汇总表中汇总出各部门员工月工资总额(即：相应部门对应的C*D之和)。请问如何解决？解答：1、=SUM((A4:A10="甲部门")*(C4:C13)*(D4:D13)) 假设你的a列存放部门名称，你的b列存放员工姓名，C列存放日工资，D列存放天数。计算“甲部门”的工资总额。注意，这是数组公式，输入完毕后按ctrl+shift+回车问：我试着把区域引用改为整列，出现错误，请指点! =SUM((date!A:A="甲部门")*(date!E:E)*(date!F:F)) 答：经试验，不能用整列方式，你可以适当的调整一个比较大的区域如a2:a100 a1为标题行因为如果参与计算的e列和f列区域出现文本，也会发生错误。一定要把计算区域的标题行去掉，并且保证不再数值区域出现文本。 =SUM((date!A2:A100="甲部门")*(date!C2:C100)*(date!D2:D100)) 这个公式没有错误文件修复 Excel文件是一个工作簿，一般可以包含255个工作表，每个工作表中可以包含大量的数据。如果一个Excel文件部分受损，不能正常打开，该怎么办呢？这里向大家介绍两种解救方法。　　手动处理　　进入Word，打开要修复的XLS文件，如果Excel只有一个工作表，会自动以表形式装入Word，若文件是由多个工作表组成，每次只能打开一个工作表。打开后，先将文件中损坏的数据删除。　　用鼠标选中［表格］→［转换］→［表格转文本]，注意可用“，”间隔符或其它分隔符，另存为一个TXT文本文件。在Excel中直接打开该文本文件，在打开时，Excel会提示文本导入向导，一般情况下只要直接点击［下一步］即可，打开后另存为其它的Excel文件即可。　　注意：这种修复的方法是利用Word的直接读取Excel文件的功能实现，该方法在文件头没有损坏，只是文件内容有损坏的情况下比较有效；对文件头已经损坏的Excel文件，此方法可能不成功，必须借助于其它方法。　　用Excel修复工具　　Concept Data公司提供了一个专门用于修复Excel损坏文件的修复工具——ExcelRecovery，能够对Excel 　　使用方法是：　　1、打开Excel；　　2、单击“文件”菜单下的“Recover”选项，Excel Recovery对话框将打开　　3、指定要修复的Excel文件，然后按[Recover]按钮；　　4、自动修复；　　5、另存为一个新的文件名，即可完成文件的修复工作。　　注意：该演示版本只能修复普通文件，不能修复带Visual Basic代码、图表以及包含口令的Excel文件，如果需要修复这些文件，请进行注册。　　另外要提醒大家的是：保存在软盘中的文件极易损坏，受损后可用以上方法修复，但如果损坏的文件位于磁盘0磁道时，就必须先修复软盘，再用上述方法修复Excel文件。另外，考虑到未注册版本的使用限制，我找到如下破解页面，你自己再研究研究 Results 4 of about ExcelRecovery URL: • ExcelRecovery • ExcelRecovery URL: :8080/db/... • 2064. ExcelRecovery 12 Kb • 2065. ExcelRecovery 12 Kb • 2066. ExcelRecovery (SirCrack) 12 Kb URL: • ExcelRecovery - 11 Kb URL: • 1255. ExcelRecovery by SirCrack [ 11 Kb ] 显示隐藏的工作表有个朋友给了我一个EXCEL程序，里面只有2个SHEET，但是我见到其中一个SHEET还引用了本文件另外一个工作表的内容，我用ALT+F11打开VB编辑器又可以看到那个隐藏了的工作表，请问怎么能看到那工作表呢？答：Sheets("name_of_sheet").Visible = True 这样一列如何筛选出含201的县一高2014555 /便民201号 /县城301号/201414441/301745555/20145122 /柏良201 /柏良301 答：假设你的资料在B列，且起始行为第四行，即B4起始单元格，终止与11行处，即B11，则在A列输入公式IF(ISERROR(FIND("201",B4)),A3,A3+1),然后在D列输入顺序数字，比如1到10，在E列输入公式vlookup(d4,$a$4:$b$11,2,1>2)。注意A3为0。或：自动筛选->单击下拉列表->custom(自定义)->在条件中选"包含",在右边的文字框输入"201"->OK 两个日期相差的月份数使用Datedif(日期1，日期2，"m")函数。用函数实现连续相加我有一公式是这样的：=sum(B1+B2+B5+B8+B11+B14+B17+B20) 也就是前两个是连续相加，后边的是每隔3个相加，不知有没有简单的公式。答：{=SUM((MOD(ROW(B1:B20),3)=2)*B1:B20)+B1} 把计算结果为负值的显示为红色取整并在数字后面加上“仟元“ 把单元格格式改为#,##0"仟元";[红色]-#,##0"仟元" 如果不要负号可以写成#,##0"仟元";[红色]#,##0"仟元" 比较A、B两列数据并在A列中包含B列的数据删除工作表中A列数据是原始数据，而B列是另一些数据，现在要比较两列的情况，然后将A列中包含B列的数据删除 Sub wswx0041() Dim i&, j& On Error Resume Next For j = Range("B65536").End(xlUp).Row To 1 Step -1 For i = Range("A65536").End(xlUp).Row To 1 Step -1 If Cells(i, 1) Like "*" & Cells(j, 2) & "*" And Not IsEmpty(Cells(j, 2)) Then Cells(i, 1).Delete shift:=xlUp Next i Next j End Sub 怎样让我的图表随着数据透视表的更新我的问题是： 1、当有新月份的数据出现的时候，图表无法包含新数据；2、但REGION选择不是全部，比如CD,图表中没有数据。怎样实现图表随数据透视表的更新而更新呢？解答：DATA=Data!$A$1:$G$129、固定的范围,不值钱、DATA=OFFSET(Data!$A$1,,,COUNTA(Data!$A:$A),6) 动态范围、按数据透视表[!]按钮,更新数据 Sales Date；改用年月日三个字段；目的是当[索引],让条件容易下；DATA=OFFSET(Data!$A$1,,,COUNTA(Data!$A:$A),8)。直接由[数据透视表]工具,[图表精灵]出,[图表] 如此就是完美的三层式结构，分工完成工作，只不过是接条龙，很简单吧! 又问：每次刷新数据，列宽等格式就需要重调，有没有办法将格式固定住？答：工具>>选项>>一般>>标准字型>>大小>>确定。设定好以后,开新档案,列宽行高自动会调整。但这不是重点 [数据透视表]；鼠标右键>>分页显示。此功能是用来打印整本活页簿,出报表用双击总计字段下之单元格；此功能是用来列出该笔合并数据所有明细；所以[自动筛选][进阶筛选]就用不着了,也不必去写复杂之[数组公式]；需要甚么数据,直接找[数据透视表]要；操作非常简单 DATA可以转到mbd檔；ACCESS可以汇入Excel数据,用精灵操作；汇入以后xls档即可删除 Excel>>数据>>取得外部数据>>新增外部数据查询>>>>>>转入[数据透视表]；此物即为Microsoft Query 第一次使用会要求放入光盘片,安装ODBC驱动程序改用年月日三个字段；是有道理的。别嫌麻烦循环引用问题 vba中输入公式，我想用变量代替RC地址，以便循环操作，如何做到？比如：在Range("am6").FormulaR1C1 = "=SUM(R[-5]C:R[-5]C[10])"中，如何才能用变量x来代替其中的10或-5等数字？解答：="=SUM(R[" & x & "]C[" & y & "]:R[" & xx & "]C[" & yy & "])" 如何才能有条件的引用某一区的内容请教各位，怎样才能引用符合条件的某一区域的内容。如下： A　　　B　　　C　　　 9-1　　1　　　9-15 /9-2　　2　　　9-16 /9-2　　2　　　9-17 /9-2　　1　　　9-18 /9-4　　2　　　9-18 请问，用什么方法才能在另外的单元格中引用同时符合A列中“9-2”和B列中“2”的C列的内容。解答：先判断个数，再列出符合的数据： {=IF(ROW()-ROW($A$18)+1>SUM(($A$2:$A$7=$B$16)*($B$2:$B$7=$C$16)),"",TEXT(SMALL(IF(IF($A$2:$A$7=$B$16,$B$2:$B$7,"")=$C$16,$C$2:$C$7,""),ROW($A1)),"m月d日"))} Excel基本功 1.引用同一工作薄中另外一工作表的单元格 = Worksheets("工作表名称").Cells(1, 1) ------------------------------------------------------------ 如当前工作表为sheet1，想引用sheet2中的B2,则=sheet2!B2 2.如何使0值不显示方法1：if (A1<>"", A., "") 方法2：对于整个工作表中的0值全不显示，[工具]-[选项]-[视图]，清除0值选项。方法3：用自定义数字格式，其中"#"和"?"有屏蔽0值的效果。比如："G/通用格式;G/通用格式;#"，"G/通用格式;G/通用格式;?"。 3.如何定义格式和Copy格式? 在EXCEL中,可不可以把某一范围定义成一种格式,而其中某些数据又不是.并且又如把这种格式COPY到同一张sheet1中?如: 大制程标准工时状况 2002/1/24 2002/1/25 二次 13 /焊接 20 .而其它空格就不包括在格式中.被填写了的这张表格的格式又能重新COPY.如何做呢? 解答：新建一个只有一个工作表的工作簿 ,在这个工作表中设计你的格式另存为模板（*.xlt）。以后插入新工作表时，选择刚才建的模板。又问：但是假如我只有一张工作表,我如何在同一张工作表中COPY呢?如我的固定格式在sheet1的A1:Z15范围内,我要把这种格式copy到A17:Z24,而其中的数据又不COPY进来.怎么办? 解答：假设你要复制格式的范围为A1:Z1和A1:B15两个区域，则用下面的宏能实现你的复制要求。你只要选定新区域左上角的单元格，然后执行宏即可。 Sub 宏1() aaa = Range("A1:Z1").Select Range(aaa).Select Range("A1:B15").Select = False Range(aaa).Select = False Range(aaa).Select End Sub ------------------------------------------------------------ 如果A1:Z15中的数据全部都要清除，可以[复制]A1:Z15，[选择性粘贴]到A17，粘贴栏中选中"格式"。 ------------------------------------------------------------ 选定范围后直接使用格式刷就可以了 4.如何实行列互换？解答：Transpose函数或选中一行或一列，复制，选择性粘贴－＞转置。 ------------------------------------------------------------ 在某一单元格输入公式“INDEX(reference,COLUMN(A1),ROW(A1))” 然后向下向右拖放。中视面管理器如何具体运用呀？请问高手EXCEL2000中视面管理器如何具体运用呀？ ------------------------------------------------------------ 其实很简单呀，你把它想象成运动场上的一串照片（记录不同时点的场景），一张照片记录一个场景，选择一张照片就把运动“拖”到照片上的时点。不同的是只是场景回复，而值和格式不回复。解除officeXP 50 次限制首先使用下面这个序号来安装Office XP。 BMV8D-G272X-MHMXW-4DY9G-M8YTQ 2、安装后，启动新建一个Word文档，程序会提示你激活，不管它！关闭Word。 3、打开注册表编辑器，进入到下面的子键里面： [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Installer\Products\4080820900063D11C8EF00054038389C\Always Installed] 4、把右边的这个DWORD类型的键删除："Usage"=dword:2adb0001 5、在右边新建这样一个字符串型的键：Usage，将其值改为AlwaysInstalled 即： Usage="AlwaysInstalled" 6、最后使用法国人写的字节数为12,800的来破解Office XP后，即大功告成！我破解后，打开Word 70次，打开Excel 60次后，还是能够新建文档、表格，而且可以顺利保存。无论Win98或Win2000操作系统我都成功了,且已运行了200次以上! 小写数字转换成人民币大写方法1、 Function UNumber(LNumber As Double) Dim NumberStr$ Dim NumberLen% Dim DotLoc1% Dim DotLoc2% Dim NumberStr1$ Dim NumberStr2$ If LNumber = 0 Then UNumber = "零元整" Exit Function End If NumberStr = (LNumber, "[DBnum2]") NumberLen = Len(NumberStr) DotLoc1 = InStr(1, NumberStr, ".", vbTextCompare) DotLoc2 = NumberLen - DotLoc1 If DotLoc1 = 0 Then NumberStr = NumberStr & "元整" Else NumberStr = Replace(NumberStr, ".", "元") If DotLoc2 = 2 Then NumberStr = NumberStr & "分" If Mid(NumberStr, DotLoc1 + 1, 1) <> "零" Then NumberStr1 = Mid(NumberStr, 1, DotLoc1 + 1) & "角" NumberStr2 = Right(NumberStr, 2) NumberStr = NumberStr1 & NumberStr2 End If Else NumberStr = NumberStr & "角整" End If End If On Error Resume Next UNumber = Replace(NumberStr, "零元", "") End Function 方法2、 =IF(TRUNC(H16)=H16,TEXT(H16,"[DBNum2]G/通用格式")&"元整",TEXT(TRUNC(H16),"[DBNum2]G/通用格式"&"元"))&IF(AND(TRUNC(H16)<>H16,RIGHT(TRUNC(H16*10))<>"0"),TEXT(TRUNC(MOD(H16*10,10)),"[DBNum2]G/通用格式")&"角","")&IF(AND(RIGHT(TRUNC(H16*10))="0",TRUNC(H16)<>H16),"零","")&IF(TRUNC(H16*10)<>H16,TRUNC(H16*10)=H16*10), "整","") 方法3、 =IF(F10=0,"",CONCATENATE(IF(INT(F10)=0,"",TEXT(INT(F10),"[DBNum2]G/通用格式元")),IF(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),2),1,1))=0,IF(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),1),1,1))=0,"",IF(INT(F10)=0,"","零")),TEXT(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),2),1,1)),"[DBNum2]G/通用格式角")),IF(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),1),1,1))=0,"整",TEXT(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),1),1,1)),"[DBNum2]G/通用格式分")))) 方法4、人民币大写的函数公式，可正负，最多两位小数。 =IF(A1<0,"负","")&IF(TRUNC(A1)=A1,TEXT(IF(A1<0,-A1,A1),"[DBNum2]")&"元整",IF(TRUNC(A1*10)=A1*10,TEXT(TRUNC(IF(A1<0,-A1,A1)),"[DBNum2]")&"元"&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"角整",TEXT(TRUNC(A1),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".0",A1)),"零",TEXT(LEFT(RIGHT(A1,2)),"[DBNum2]")&"角")&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"分")) 方法5 修改一下4：根据剑魔兄的测试，发现有一个问题，如，现修正如下： =IF(A1<0,"负","")&IF(TRUNC(A1)=A1,TEXT(IF(A1<0,-A1,A1),"[DBNum2]")&"元整",IF(TRUNC(A1*10)=A1*10,TEXT(TRUNC(IF(A1<0,-A1,A1)),"[DBNum2]")&"元"&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"角整",TEXT(TRUNC(IF(A1<0,-A1,A1)),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".0",A1)),"零",TEXT(LEFT(RIGHT(A1,2)),"[DBNum2]")&"角")&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"分")) 方法6 =IF(A1<0,"负",)&TEXT(TRUNC(ABS(A1)),"[DBNum2]G/通用格式")&"元 "&IF(ROUND(A1,3)=ROUND(A1,),"整",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*10),1),"[DBNum2]G/通用格式")&"角"&IF(ROUND(A1,3)=ROUND(A1,1),"整",TEXT(RIGHT(ROUND((A1*100),),1),"[DBNum2]G/通用格式")&"分")) 方法7 无条件舍去： =CONCATENATE(IF(A1<0,"负",""),TEXT(IF(TRUNC(A1)=0,"零",TRUNC(ABS(A1))),"[DBNum2]")&"元",IF(OR(AND(ABS(A1)<,TRUNC(A1)=A1),RIGHT(INT(ABS(A1)*100),2)="00"),"",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*10),1),"[DBNum2]")),IF(RIGHT(TRUNC(A1*10),1)="0","","角"),IF(OR(TRUNC(A1*10)-(A1*10)=0,RIGHT(TRUNC(A1*100),1)="0"),"整",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*100),1),"[DBNum2]")&"分")) 小数点后两位四舍五入: =CONCATENATE(IF(A1<0,"负",""),TEXT(IF(TRUNC(ROUND(A1,2))=0,"零",TRUNC(ABS(ROUND(A1,2)))),"[DBNum2]")&"元",IF(TRUNC(ROUND(A1,2))=ROUND(A1,2),"",TEXT(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2)*10),1),"[DBNum2]")),IF(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2)*10),1)="0","","角"),IF(OR(TRUNC(ROUND(A1,2)*10)-(ROUND(A1,2)*10)=0,RIGHT(ROUND(A1,2),1)="0",TRUNC(ROUND(A1,2))=ROUND(A1,2)),"整",TEXT(RIGHT(ROUND(A1,2),1),"[DBNum2]")&"分")) 方法8 无条件舍去： =IF(A1<0,"负","")&SUBSTITUTE(TEXT(TRUNC(A1),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".",TRUNC(A1,2))),TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*10)),"[DBNum2]")&IF(ISNUMBER(FIND(".0",A1)),"","角"),"")&IF(LEFT(RIGHT(TRUNC(A1,2),3),1)=".",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1,2)),"[DBNum2]")&"分","整"),"-",) 小数点后两位四舍五入: =IF(A1<0,"负","")&SUBSTITUTE(TEXT(TRUNC(ROUND(A1,2)),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".",ROUND(A1,2))),TEXT(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2)*10)),"[DBNum2]")&IF(ISNUMBER(FIND(".0",ROUND(A1,2))),"","角"),"")&IF(LEFT(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2),2),3),1)=".",TEXT(RIGHT(ROUND(A1,2)),"[DBNum2]")&"分","整"),"-",) 方法9 再简化如后，请大家试试。无条件舍去： =IF(A1<0,"负","")&TEXT(TRUNC(ABS(A1)),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISERR(FIND(".",TRUNC(A1,2))),"",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*10)),"[DBNum2]"))&IF(RIGHT(TRUNC(A1*10))="0","","角")&IF(LEFT(RIGHT(TRUNC(A1,2),3))=".",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1,2)),"[DBNum2]")&"分","整") 小数点后两位四舍五入: =IF(A1<0,"负","")&TEXT(TRUNC(ABS(ROUND(A1,2))),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISERR(FIND(".",ROUND(A1,2))),"",TEXT(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2)*10)),"[DBNum2]"))&IF(ISERR(FIND(".0",TEXT(A1,""))),"角","")&IF(LEFT(RIGHT(ROUND(A1,2),3))=".",TEXT(RIGHT(ROUND(A1,2)),"[DBNum2]")&"分","整") 方法10(好) Function RMB_DX(money As Variant) Dim m1 As Long, n1 As Long, n2 As Integer, n3 As Integer m1 = (money * 100, 0) n1 = Int(m1 / 100) n2 = Int(m1 / 10) - n1 * 10 n3 = m1 - n1 * 100 - n2 * 10 If n3 = 0 Then RMB_DX = "整" Else RMB_DX = (n3, "[DBnum2]") & "分" End If If n2 = 0 Then If n1 <> 0 And n3 <> 0 Then RMB_DX = "零" & RMB_DX Else RMB_DX = (n2, "[DBnum2]") & "角" & RMB_DX End If If n1 <> 0 Or m1 = 0 Then RMB_DX = (n1, "[DBnum2]") & "元" & RMB_DX End If End Function 方法11 unction rmbdx(value, Optional m = 0) '支持负数,支持小数点后的第三位数是否进行四舍五入处理 '默认参数为0,即不将小数点后的第三位数进行四舍五入处理 'redwin增改 2002-10-11 ' True On Error Resume Next Dim a If value < 0 Then a = "负" Else a = "" End If '当参数m不输入(默认为0)或为0时,小数点后的第三数不进行四舍五入处理 '当参数m为1或其它数值时,小数点后的第三数进行四舍五入处理 value = CCur(Abs(value)) If m = 0 Then value = Fix(value) + (Fix((value - Fix(value)) * 100)) / 100 Else value = Round(value, 2) End If strrmbdx = (Int(value), "[DBNum2]") & "元" '防止出现零元的bug! If value >= 1 Then strrmbdx = strrmbdx Else strrmbdx = "" End If strBal = Str(value) If Int(value) <> value Then strLastvalue = Left(Right(strBal, 2), 1) If strLastvalue = "." Then strLastvalue = Right(strBal, 1) strLast = (strLastvalue, "[DBNum2]") & "角整" Else If strLastvalue = "0" And strLastvalue <> "0" Then strLast = "零" Else '防止出现零角几分的bug! If strrmbdx = "" And strLastvalue = "0" Then 'strLast = (strLastvalue, "[DBNum2]") & "角" strLast = "" Else If strrmbdx <> "" And strLastvalue = "0" Then strLast = "零" Else strLast = (strLastvalue, "[DBNum2]") & "角" End If End If End If strLastvalue = Right(strBal, 1) If strLastvalue = "0" Then strLast = "整" Else strLast = strLast & (strLastvalue, "[DBNum2]") & "分" End If End If strrmbdx = strrmbdx & strLast Else strrmbdx = strrmbdx & "整" End If rmbdx = a & strrmbdx End Function 方法12 =IF(ISTEXT(C2),"","人民币："&TEXT(INT(C2),"[dbnum2]")&"元"&IF(INT(C2*10)-INT(C2)*10=0,"",TEXT(INT(C2*10)-INT(C2)*10,"[dbnum2]")&"角")&IF(INT(C2*100)-INT(C2*10)*10=0,"整",TEXT(INT(C2*100)-INT(C2*10)*10,"[dbnum2]")&"分")) ……还有很多方法编者没有收集。中国式的排名函数应用 RANK 是个排名函数但有一个问题象上面有两个100分也就是两并列第一排名就从第三名开始没有第二名也许这个美国式的排名中国式的排名前面有两个一样的分数并列第一后是第二名怎样用函数实现. 解答：在B3中复制如下的数组公式，然后往右复制： {=SUM(IF(B1=LARGE(IF(LARGE($B$1:$H$1,COLUMN($A$1:$G$1))=IF(ISERROR(LARGE($C$1:$I$1,COLUMN($A$1:$G$1))),0,LARGE($C$1:$I$1,COLUMN($A$1:$G$1))),0,LARGE($B$1:$H$1,COLUMN($A$1:$G$1))),COLUMN($A$1:$G$1)),COLUMN($A$1:$G$1),0))} 也可换个方式不用数组，在B3中复制如下的公式，然后往右复制： =RANK(B1,$B1:$H1)+COUNTIF($B$1:B1,B1)-1 当做日报表累计数自动加当做日报表时,怎样让月累计数自动加上? 就是要月累计自动加上今天的当日收入数,今天只输入当日收入,我想用用前一天的月累计数加上今天的当日收入数为今天的月累计数.情况是一月一个工作薄,每一个工作薄下30个工作表,用每一天的日期为报表名.我想把月累计的公式写为 =sheet17!c5 中的 17 用 day(now())-1 的值去取代他,该怎么办呢? 以下为报表格式,谢谢大家帮我想一想. 部门-------当日收入 -----------月累计团队收入 /写字间收入 147, 147,258, 解答：=SUM('Sheet1:Sheet30'!C5) 在你需要月汇总的单元格填入上述公式，其作用是将工作表1到工作表30的“C5”单元格的值全部累加起来，而“C5”单元格应填入当日的收入数。又问：月累计的公式写为 =sheet17!c5 中的 17 用 day(now())-1 的值去取代他,该怎么办呢? ” 答：用公式： =INDIRECT(ADDRESS(1,1,1,1,"sheet"&DAY(NOW())-1)) 工资条问题职工工资构成非常复杂，往往超过10项，因此每月发工资时要向职工提供一包含工资各构成部分的项目名称和具体数值的工资条。打印工资条时要求在每个职工的工资条间有一空行便于彼此裁开。本模板就是用EXCEL函数根据工资清单生成一便于分割含有工资细目的工资条表格。本工资簿包含两张工资表。第1张工资表就是工资清单，称为"清单"。它第一行为标题行包括职工姓名、各工资细目。第2张工作表就是供打印的表，称为"工资条"。它应设置为每三行一组，每组第一行为标题，第二为姓名和各项工资数据，第三行为空白行。就是说整张表被3除余1的行为标题行，被3除余2的行为包括职工姓名、各项工资数据的行，能被3整除的行为为空行。在某一单元格输入套用函数"=MOD(ROW(),3)"，它的值就是该单元格所在行被3除的余数。因此用此函数能判别该行是标题行、数据行还是空行。在A1单元格输入公式"=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,清单!A$1,"value-if-false"))"并往下填充，从A1单元格开始在A列各单元格的值分别为清单A1单元格的值即姓名、value-if-false、空白，姓名、value-if-false、空白，......。其中value-if-false表示MOD(ROW(),3)既不等于0又不等于1时，即它等于2时应取的值。它可用如下函数来赋值："INDEX(清单!$A:$G,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())"。INDEX()为一查找函数它的格式为：INDEX(reference,row-num,col-num),其中reference为查找的区域，本例中为清单表中的A到G列，即函数中的"清单!$A:$G"，row-num为被查找区域中的行序数即函数中的INT((ROW()+4)/3)，col-num为被查找区域中的列序数即函数中的COLUMN()。第2、5、8.......行的行号代入INT((ROW()+4)/3)正好是2、3、4......，COLUMN()在A列为1。因此公式"=INDEX(清单!$A:$G,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())"输入A列后，A2、A5、A8......单元格的值正好是清单A2、A3、A4......,单元格的值。这样，表的完整的公式应为"=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,清单!A$1,INDEX(清单!$A:$G,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())))"。把此公式输入A1单元格，然后向下向右填充得到了完整的工资条表。为了表格的美观还应对格式进行设置，一般习惯包括标题、姓名等文字在单元格中要取中，数字要右置，数字小数点位数也应一致，还有根据个人的爱好设置边框。本表格只需对一至三行的单元格进行设置，然后通过选择性格式设置完成全表的设置。本工作簿的特点是1、不对清单表进行操作保持清单工作表的完整，2、全工作表只有一个公式通过填充得到全表十分方便。例如：我的单位不大不小，有200多号人。最近领导要求把每个员工个人的工资情况打出来，分发给每位员工。每个员工的工资条上只能有两行内容：一行是分解的项目内容，如基本工资、岗位工资、总计等等；另一行是对应第一行的具体工资数额。可以这样解决：Sheet2 1.为A1命名为K 2.为A3:A250命名为XX 从A3贴上主索引,数据要连续中间不允许有空格 3.写公式=VLOOKUP(K,DATA,2,0) 有几个字段写几个,位置随您高兴摆 4.隐藏A栏 ************************************************************************************** Sub 打印() = False '屏幕不更新 Dim c As Object '宣告c为对象,请准备空间 [xx].Select '选取变量范围 Set c = ActiveCell '设定c对象为作用单元格 Do Until IsEmpty() '作Do循环直到无值时跳出 [k].Value = Set c = (1, 0) '设定c往下进一格再取主索引值 Sheets("Sheet2").PrintPreview '工作表直接打印改PrintOut Loop End Sub 另一回答：我是做人事管理的也遇到过你的问题,我用如下方法解决十分方便,而不用任何代码. 方法的原理是调整打印机的自定义纸张大小到恰好显示一个人的工资条的大小,请按如下：如：我的excel工资表将项目内容放在第一、二行，行高为，用a4纸横向打印 1、在页面设置中将上、下边距，页眉、页脚均设为零，在页面设置--工作表---顶端标题行中输入 $1:$2,即将放在第一、二行的项目内容设成每页标题行打印方向为横向 2、、在文件----打印---属性---纸张----自定义中将纸张的宽度=280 （单位：毫米）长度=2970 （单位：毫米） 3、打印时可选1---200页，即可打印200人的工资条，一张a4可打10人确定后预览，可调整下边距至每页显示一张工资条我的解决办法：我只用了一个公式: if(mod(row(),3)=0,"",if(mod(row)(),3)=1,sheet1!a$1,index(sheet1!$a:$g,int((row()+4/3),cllolumn())))你试一下 (解释：int((row()+4/3) 是这个意思：一个工资表，有列标题，接下来是工资记录。而我在此表基础上，加一个自动生成的工资条表， mod(row(),3)=0，在此表上用这个表示第三行保留空白行； if(mod(row)(),3)=1,sheet1!a$1，表示是第一行取标题列； index(sheet1!$a:$g,int((row()+4/3),column()）这是关键的地方：是指它不是第一行，也不三倍数的行，是记录行的表示，你想第二行显示记录，则2+4/3=2 取工资表的第二行记录；第五行显示记录，则5+4/3=3 取工资表的第三行记录；第八行显示记录，则8+4/3=4 取工资表的第四行记录；第十一行显示记录，则11+4/3=5 取工资表的第五行记录；这个公式你可以根据具体情况变化：尤其是((row()+4/3),中的4这个数字，定制单元格数字显示格式定制单元格数字显示格式，先选择要定制的单元格或区域，》单击鼠标右键》单元格格式》选择‘数字’选项》选择‘自定义’》在“类型”中输入自定义的数字格式。如何输入自定义的数字格式：需要先知道自定义格式中那些常用符号的含意，具体可以先不选择‘自定义’，而选择其它已有分类观看‘示例’，以便得知符号的意义。比如：先选择‘百分比’然后马上选择‘自定义’，会发现‘类型’中出现‘%’，这就是百分比的定义法，把它改成小数位3位的百分比显示法只要把‘%’改成‘%’就好了，把它改成红色的百分比显示法只要把‘%’改成‘[红色]%’就好了。关于数据引用的问题在一个工作簿中，假如A工作表中的单元格E8被B工作表中的某单元格引用，现在由于A工作表中插入了行，原来的E8现在可能是E28,结果造成B工作表引用数据错误，请问：如何可以使B工作表中的引用随着A表的变化也作相应的自动调整？回答：利用“相对引用”来实现，“相对引用”是Excel中默认的引用方式例：在工作表Sheet1中Ｃ２单元格为５，Ｄ２单元格为６，在工作表Sheet2中Ｃ３单元格中输入“＝Sheet1!C2+Sheet1!D2”，如果把Ｃ２单元格剪切到Ｃ３，那么在工作表Sheet2中Ｃ３单元格中的公式就自动变为“＝Sheet1!C3+Sheet1!D2” 如何使EXCEL应用程序锁定不让人打开请问我以下的操作应再如何修改成如密码输入错误则退出EXCEL.这是我编写在中的一个模块.代码如下,请各高手帮忙为小弟指点一二,不甚感激! Sub auto_Open() MsgBox "热列欢迎来海源,你吃饱了吗？" If ("请输入操作权限密码:123") = 123 Then Else '.....(在这一步中,我想退出EXCEL,但无法实现请高手指点一二) End If End Sub 解答：Private Sub Workbook_Open() MsgBox "热列欢迎来海源,你吃饱了吗？" If ("请输入操作权限密码:123") = 123 Then Exit Sub Else End If End Sub 程香宙的修改： Sub auto_Open() MsgBox "程香宙欢迎你的到来", vbQuestion, "联系电话：013838751304" If ("请输入操作权限密码:", "系统登陆") = 123 Then Else MsgBox "密码错误,请重输", vbCritical + vbOKOnly, "你还有两次机会" If ("请输入操作权限密码:", "系统登陆") = 123 Then Else MsgBox "密码错误,再给你一次机会!", vbCritical + vbOKOnly, "你还有一次机会" If ("请输入操作权限密码:") = 123 Then Else MsgBox "你无权进入本系统!请向程香宙申请密码!", vbCritical + vbOKOnly, "你没有机会啦!" End If End If End If End Sub 数组的运算法则有excel表如下：姓名成绩 /王娟优 /永生中 /闵生刚优 /朱智锐中 /胡强强良 /金龙鳞优 /张正梅中 /汪欲生良 /闵生刚中 /王娟优 /张正梅优 /闵生刚中 /永生良 /王娟良 /其中姓名在sheet1页的a列，成绩在c列。我想在sheet2页中建立一个表如下：姓名统计优数 /胡强强 /金龙鳞 /闵生刚 /汪欲生 /王娟 /永生 /张正梅 /朱智锐 /同样姓名在sheet1的a列，统计在c列，这里的姓名已经整理为没有重复的姓名。要统计出每人获得优的数目。请问用什么函数能解决。我用了if((sheet1!c2)="优",countif(sheet1!a:a,a2)),结果是统计的姓名数，而不是成绩数。如果能统计出来，哪么就是一个动态的当sheet1中数据变化时，sheet2中数据应到跟着变化。有位朋友指导采用下面的式子把上面的问题解决了。这里假设最大记录数为100 =sum((sheet1!$a$2:$a$101=$a2)*(sheet1!$c$2:$c$101="优")*1) ，按Ctrl+Shift+Enter ，但是这是用到了数组运算，请问数组运算的规则是什么，看到许多地方都可以用数组解决，但不知其所以然。帮助文件中也没说运算规则。如上式中为什么用*号？谢谢解答：对于数组公式的含义 sum((sheet1!$a$2:$a$101=$a2)*(sheet1!$c$2:$c$101="优")*1) 我们来一部分，一部分的讲： 1、(sheet1!$a$2:$a$101=$a2) 表示用 sheet1!$a$2:$a$101 区域中的每一个单元格中的内容与 $a2 单元格的内容进行比较，如果相同结果为“True”，否则为“False”。 2、(sheet1!$c$2:$c$101="优") 表示用 sheet1!$c$2:$c$101 区域中的每一个单元格中的内容与字符串"优"进行比较，如果相同结果为“True”，否则为“False”。 3、最后一部分乘以1。是强制Excel将“True”或“False”转换为数值“1”或“0”，以便sum函数可以求和。 4、至于第一部分和第二部分之间的乘号（*)的目的是，如果第一部分或者第二部分有一个的结果是“False”，那么Excel将其转换为数值“0”，相乘结果为零，表示不在求和范围内。替换数据请教各位如何用将一组数据，如：6550894， 9852547， 2656032， 7461136， 0505867， 5564892， 7235580，0421077，我需要把数据中的数字1，3，5换为符号A表示，2，4，6换为符号B表示，依此类推将数据中的阿拉伯数字0~9分为几类用其它符号替换。解答：方法1。假设：B13值为9550894。在B14中输入=IF(ISERROR(FIND(MID($B$13,1,1),"135")),IF(ISERROR(FIND(MID($B$13,1,1),"246")),IF(ISERROR(FIND(MID($B$13,1,1),"79")),IF(ISERROR(FIND(MID($B$13,1,1),"80")),"","D"),"C"),"B"),"A") 。　C14中MID()第二个参数为2，以此类推...最后在目标单元格中输入：=CONCATENATE(B14,C14,D14,E14,F14,G14,H14) 方法2：表一: AB... 11234567890 2ABABABCCCD =SUBSTITUTE(A4,A$1,A$2) 说明:先列一个替换表,如表一,在A4处填如数据,在B4处填如上述公式=SUBSTITUTE(A4,A$1,A$2),并向右拖动9个同样的公式,最后一个便是结果.在将该10个相同的公式向下拖,便得到其它的结果.好处:可以修改表一,产生变化. 方法3：你可以把全部数据拷贝到WORD中，再用替换命令，想怎么换就怎么换，然后在拷贝回来。几个技巧用“Ctrl+：”输入时间；用“Ctrl+；”输入日期；用“Ctrl+`”显示当前工作表的单元格引用情况（如果引用的话），再次按下“Ctrl+`”则回到正常的显示状态（别漏了那个点）；“Ctrl+1”：打开“单元格格式”对话框，按下ESC键关闭该对话框；“Ctrl+ -”：打开“删除”对话框，按下ESC键则关闭该对话框；热键ctrl+2：字体加粗或取消加粗； ctrl+3：字体加斜或取消加斜； ctrl+4：加下滑线或取消； ctrl+5：加删除线或取消； ctrl+9：隐藏当前行； ctrl+0：隐藏当前列；在Cell里，输入公式，比如 =trunc，按CTRL+SHIFT+A，出现函数参数说明；按CTRL+A，出现wizard 。快速填充：选择要填充的单元，输入公式或数值后，按CTRL+Enter。将图形与某个cell的数据联系在一起：a) 选择绘图菜单栏的任一图形 b) 在公式栏里，或按F2，输入到某个cell的联接，比如=A6 c) 回车。粘贴链接图片：a) 选择某区域(比如A2:C7) b)复制 c)按住 SHIFT，点选"编辑-->粘贴链接图片" 。对长公式进行错误查找：点击公式，按F9，出现出错的部分。ESC复原，CTRL+Z为undo。如何在两个工作表之间进行数据交换我有两个工作表，第一个表A列是姓名，B列是编号，第二个表A列也是姓名，但是顺序和第一个表的A列不一样，我想在第二个表的B列也加入编号。解答：用VLOOKUP函数： =VLOOKUP(A2,Sheet1!A:B,2,FALSE)，依次向下拖动显示数值所在的单元格号假如有A列和B列两列数字，如何找出A列的数字在B列中所在的位置，并在第三列显示单元格号。解答：假设数据在A1:B10，则C列公式为：=MATCH(B1,$A$1:$A$10,0) 我想根据题意应该为：=MATCH(A1,$B$10,0) if 超过7层如何办将七层之外的IF语句，放在另外的单元格内来处理，例：C5=if(if,...,(if...),B5))),B5单元格就是存放七层之外的IF语句。依此类推，可以实现在数据库语言中CASE语句的功能。 IF 函数的确有七层嵌套的限制。遇到七层嵌套还解决不了的问题，可以尝试用其它的函数组合和数组公式来解决；有时用 VBA 方案可以有很好的效果。这里给出一个解决IF函数嵌套超出范围的方法，可能比较容易使初学者看懂。其思路是：一个单元格做不了的事，分给两个或更多的单元格来做，文字内容是这样，函数内容也是这样。例子：假如 A1＝1，则 B1＝A；A1＝2，则 B1＝B …… A1＝26，则 B1＝Z 解决方法如下： B1 = IF(A1=1,"A",IF(A1=2,"B",IF(A1=3,"C",IF(A1=4,"D",IF(A1=5,"E",IF(A1=6,"F",IF(A1=7,"G",IF(A1=8,"H",C1)))))))) C1 = IF(A1=9,"I",IF(A1=10,"J",IF(A1=11,"K",IF(A1=12,"L",IF(A1=13,"M",IF(A1=14,"N",IF(A1=15,"O",IF(A1=16,"P",D1)))))))) D1 = IF(A1=17,"Q",IF(A1=18,"R",IF(A1=19,"S",IF(A1=20,"T",IF(A1=21,"U",IF(A1=22,"V",IF(A1=23,"W",IF(A1=24,"X",E1)))))))) E1 = IF(A1=25,"Y",IF(A1=26,"Z","超出范围")) 根据情况，可以将 C、D、E 这些从事辅助运算的单元格放在其它任何地方一个单元格也可以实现 =IF(A1=1,"A",IF(A1=2,"B",IF(A1=3,"C",IF(A1=4,"D",IF(A1=5,"E",IF(A1=6,"F",IF(A1=7,"G",IF(A1=8,"H",""))))))))&IF(A1=9,"I",IF(A1=10,"J",IF(A1=11,"K",IF(A1=12,"L",IF(A1=13,"M",IF(A1=14,"N",IF(A1=15,"O",IF(A1=16,"P",""))))))))&IF(A1=17,"Q",IF(A1=18,"R",IF(A1=19,"S",IF(A1=20,"T",IF(A1=21,"U",IF(A1=22,"V",IF(A1=23,"W",IF(A1=24,"X",""))))))))&IF(A1=25,"Y",IF(A1=26,"Z",""))(数组形式输入)。以一例：a1=1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 b=if(a1=1,"一",if(a1=2,"二",if(a3=3，"三",.......if(a1=9,"九",if(a1=10,"十")))))),if超过7层不起作用，我该如何办解答：1、b=if(a1>5,if(a1=6,"六"。。。。。。))，明白意思？就是截为两段再做判断，这样可以不超过7重。 2、可以用自定义数字格式。也可以用=CHOOSE(A1+1,"一二三四五六七八九十") 问：实际上我的要求是现行高一成绩统计中:b=if(a1="语文","语文",if(a1="数学","数学",if(a1="英语","英语",if(a1="物理","物理",if(a1="化学","化学",if（a1="历史","历史",if(a1="政治",政治",if(a1="生物","生物“，if(a1="地理","地理")))))))),这样超过了7层。我不知如何处理。因为下面的公式要引用语、数、英、等。答：新建一表，取名Data，找一区域设置名称为SubjectTable：语文 Chinese 英语 English .. =vlookup(SubjectTable,a1,2,false)可以有65536个，够了吧。其实，稍加改进，理论上，可以有达到你硬盘空间的个数。或用if和or的组合可以解决15个。再举个例子： =IF(A16="","",IF(B16="","样办尚未交",IF(OR(B16="内部检查中",B16="数据查询中",B16="数据查询中"),CONCATENATE(IF(B16="内部检查中","品质检测中",""),IF(B16="数据查询中","图纸未确认",""),IF(B16="为不合格","需要修正","")),CONCATENATE(IF(C16="客户检查中","待客回复",""),IF(C16="合格","待P/O生产",""),IF(C16="取消","客户取消",""),IF(C16="为客户设变中","客户设变中",""),IF(C16="不合格","需要修正",""))))) 一个单元格内格式问题如果我做了一个表某一列是表示重量的，数值很多在1--------------1524745444444之间的数不等。这些表示重量的数。如果我想次给他们加上单位，但要求是单位是>999999吨，之下>999是千克，其余的是克。如何办答：[>9999]###.00,"吨";*,*.00"千克" 怎样用函数求出一定范围内的数值的偶数的个数解答：1设你的数据区域为A1：A30 {=COUNT(IF(A1:A30/2/2=INT(A1:A30/2),A1:A30))} 如果你的数据区域内还包括空白格你不想计算在内的话， {=COUNT(IF(A1:A30/2/2=INT(A1:A30/2),A1:A30))-COUNTBLANK(A1:A30)} 或：{=sum((even(a1:a30)=a1:a30)*1)} 如何使某列的数据不重复我做了个宏，可惜在数据量大时（超过1000时）速度狂忙，各位帮我修改修改 Sub 检查重复项() Dim i As Integer Dim j As Integer num = For i = 1 To num For j = i + 1 To num If ((i) = (j)) Then MsgBox (i).Value End If Next j Next i MsgBox "检索完毕" End Sub 假设数据在B列选中B列，[数据]-[数据有效性]-[自定义] 在“公式”输入框中键入：=COUNTIF(B:B,B1)=1。请问如何能使随机数不重复我在30个单元格里使用了randbetween(1,500),随机抽取了1-500之间的任意数,但问题是这30个数中仍有机会出现重复请问如何才能使这些随机数不重复呢? 答：1、勾选迭代计算，A1输入如下公式： =IF(COUNTIF($A$1:$E$6,A1)=1,A1,RANDBETWEEN(1,500)) 如果某格出现0值，点选旁边单元格拖一下即可。 2、用上面的方法得到的随机数不会变化，如何做到想变就变？增加一个条件语句，即可达到此效果，公式如下： =IF(COUNTIF($A$1:$E$6,A1)=1,IF($G$1=1,RANDBETWEEN(1,500),A1),RANDBETWEEN(1,500)) G1为控制格，当在G1输入数字1，就开始变。变化后的数据有可能不惟一了，怎么办？把1清除即可！日期型编号想在单元格里输入1，产生0207121这样一个数字，02是2002年，07是7月份，12是12日，1是输入的数值答：如a1输入1，要在b1生成你要的数字，你可以在b1设公式=text(today(),"yymmdd")&a1 如何将数字改变为字符串答：=TEXT(A1,"@") 在Excel中如何自定义数字格式虽然Excel为用户提供了大量的数字格式，但还是有许多用户因为工作、学习方面的特殊要求，需要使用一些Excel未提供的数字格式，这时我们就需要利用Excel的自定义数字格式功能来帮助实现用户的这些特殊要求。一、在Excel中创建自定义数字格式的方法 1、选择要设置格式的单元格或单元格区域。　　2、单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。　　3、在“分类”列表中，单击“自定义”选项。　　4、在“类型”框中，编辑数字格式代码以创建所需的格式。在Excel自定义数字格式使用如下的表达方式：　　正数的格式　　　负数的格式　　　零的格式　　　文本的格式　　　　#,##　　　 [Red]-#,##　　　　　　"TEXT"@ 在Excel自定义数字格式的格式代码中，用户最多可以指定四个节；每个节之间用分号进行分隔，这四个节顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。如果用户在表达方式中只指定两个节，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果用户在表达方式中只指定了一个节，那么所有数字都会使用该格式。如果在表达方式中要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。二、自定义数字格式实例 (一)自动添加文本在日常财务工作中，常常需要在金额数字后加单位“元”，这时就可以使用“元”的自定义数字格式，当用户在单元格中录入数字后，Excel就会自动在数字后加上单位“元”。如果需要将单元格中录入的数字“32”自动转换成“高三十二班”格式，只要将单元格的数字格式定义为“高[DBNum1]G/通用格式班”即可。 (二)在自定义数字格式中使用颜色要设置格式中某一部分的颜色，只要在该部分对应位置用方括号键入颜色名称或颜色编号即可。Excel中可以使用的颜色名称有[黑色]、[蓝色]、[青色]、[绿色]、[洋红]、[红色]、[白色]、[黄色]八种不同的颜色，此外Excel还可以使用[颜色X]的方式来设置颜色，其中X为1-56之间的数字，代表了56种不同的颜色。例如：当用户需要将单元格中的负数数字用蓝色来表示，只要使用“#,##;[蓝色]-#,##”自定义数字格式，用户在单元格中录入负数时，Excel就会将数字以蓝色显示。 (三)在自定义数字格式中使用条件格式在Excel自定义数字格式中用户可以进行条件格式的设置。当单元格中数字满足指定的条件时，Excel可以自动将条件格式应用于单元格。Excel自定义数字格式中可以使用如下六种标准的比较运算符：　　　运算符　　　　含义　　　　　=　　　　　　等于　　　　　>　　　　　　大于　　　　　<　　　　　　小于　　　　　>=　　　　　　大于等于　　　　　<=　　　　　　小于等于　　　　　<>　　　　　　不等于在Excel中要想设置满足指定条件数字的格式，在自定义数字格式代码中必须加入带中括号的条件，条件由比较运算符和数值两部分组成。例如：在学生成绩工作表中，当我们想以红色字体显示大于等于90分的成绩，以蓝色字体显示小于60分的成绩时，其余的成绩则以黑色字体显示，这时只需将自定义数字格式设置为“[红色][>=90];[蓝色][<60];[黑色]”即可。值得注意的是，当你在以后需要继续使用刚才所创建的成绩条件自定义数字格式时，你会发现在“单元格格式”的“自定义”分类类型中找不到“[红色][>=90];[蓝色][<60];[黑色]”格式，这是因为Excel自动将你所创建的“[红色][>=90];[蓝色][<60]”格式修改成“[[红色][>=90]G/通用格式;[蓝色][<60]G/通用格式;[黑色]G/通用格式”，你只需选择此格式即可达到同样的使用效果。 (四)隐藏单元格中的数值在Excel工作表中，有时为了表格的美观或者别的因素，我们希望将单元格中的数值隐藏起来，这时我们使用“;;;”(三个分号)的自定义数字格式就可达到此目的。这样单元格中的值只会在编辑栏出现，并且被隐藏单元格中的数值还不会被打印出来,但是该单元格中的数值可以被其它单元格正常引用。在单元格显示负数为红字后又紧跟汉字解答：1、这个使用宏可以解决，但单元格开始请不要带单位。单个单元格宏代码如下： Sub 宏1() ' ' 宏1 Macro ' Dent 记录的宏 2002-2-16 ' Dim str1 As String str1 = Str() If Val(str1) < 0 Then str1 = Abs(Val(str1)) & " 文字" = str1 = vbRed End If End Sub 2、用单元格格式解决： #,##;[红色]-#,##"文字" 检索问题在一个工作表中，有客户名称、收款日期等字段名及相应数据。现在想为了检验收款日期是否到期，要求在工作表的某一空白单元格中键入某一日期，则此单元格以下的单元格可以显示收款日期字段中所有在此日期前的日期清单，请问如何实现？并要求不使用筛选功能。解答： Sheet2!A1命名为X,键入日期 Sheet1:客户名称、收款日期等字段名及相应数据插入名称定义：XX=OFFSET(Sheet1!$A$2,,,MATCH(X,Sheet1!$B$2:$B$65536)-1,2) XX即是您所需要之范围 vba写在This Workbook Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As ) On Error GoTo 1: Range().Copy Link:=False = False 1 End Sub ********************************************************************************** Sheet2任意储存格键入xx按ENTER [比较一下并没有比筛选功能快],反而复杂 SHEET2随便贴张图键入公式=XX 微软到底对我们隐藏了多少 NumberString 这个函数是否一直存在但没有解释？NumberString(1234567890,1)就像自定格式[DBNum1]一样，它还有2的选择。其实这些特别用途的函数是否中文板设计时特别隐藏。测试结果： NumberString(1234567890,1) ＝一十二亿三千四百五十六万七千八百九十 NumberString(1234567890,2) ＝壹拾贰亿叁仟肆佰伍拾陆万柒仟捌佰玖拾 NumberString(1234567890,3) ＝一二三四五六七八九○ DateString()相信亦是一特别Lotus函数。 DATESTRING("23-Sep- 2002") = 2002年09月23日 DATESTRING("23Sep2002") = 2002年09月23日 DATESTRING("9/23/2002") = 2002年09月23日 DATESTRING("9-23-2002") = 2002年09月23日求一组数中第一个出现的正数单元格A1—G1中存放一组数，如何使A2的值等于这组数中第一个出现的正数（按A1—G1的顺序），若无正数则A2＝0. 解答：=IF(A1<=0,IF(B1<=0,IF(C1<=0,IF(D1<=0,IF(E1<=0,IF(F1<=0,IF(G1<=0,,G1),F1),E1),D1),C1),B1),A1) 或：{=IF(COUNTIF(A1:G1,">0")=0,0,INDIRECT(ADDRESS(1,SMALL(IF(A1:G1>0,COLUMN(A1:G1)),1))))} 能否使表格不能打印解答：Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Cancel = True End Sub (用法：打开Excel,按Alt+F11,调出VBE后,按Ctrl+r显示出工程资源管理器(默认此窗口应已显示),双击ThisWorkbook,在模块中粘入代码即可!要想打印你表,用截图软件即可.无最保险办法)。有无这样的函数 A1为一定范围内的随机值，B1—B20为一组数，有无这样的函数来确定A2的值？当A1=1时，A2=B1 当A1=2时，A2=B2 当A1=3时，A2=B3 ………… 解答：=INDIRECT(ADDRESS(A1,2))(绝) 能实现两栏数据中按特定条件进行比较并做出相应记号吗具体意思如下：有四栏数据。A栏 B栏 C栏 D栏 F栏对A栏及C栏数据进行查找对比，如果发现存在A=C，且B=D，则在符合条件的F栏显示已找到，对于没有查到的的显示未找到。解答：如果是一一对应查找则f2=if(and(A2=C2,B2=D2),"OK","No"),复制. 如果整体查找：=IF(AND(COUNTIF($C$2:$C$5,A2)>0,COUNTIF($D$2:$D$5,B2)>0),"找到","没有") 如何对文本格式的数字进行筛选如80/24；73/56…… 解答：要对A列进行筛选，条件1:符号"/"左边的数字>=50;条件2:符号"/"右边的数字>=80,达到任一条件的即被选中。试试这个公式: B1=IF(OR(LEFT(A1,FIND("/",A1)-1)*1>=50,MID(A1,FIND("/",A1)+1,LEN(A1)-FIND("/",A1))*1>=80),A1,"") 我想再请教一个问题:在自动筛选中有"包含、不包含"之类的选项,这类选项在高级筛选中能否实现? 提供以往一个函数公式,请你研究看是否有参考: ={SUM((ISNUMBER(SEARCH("广东",$B$3:$B$13)))*($A$3:$A$13="股份制")*($C$3:$C$13))} 这是对B列单位名称中包含"广东"并且A列企业类型为"股份制"的,按C列汇总. 如何筛选出特定行一份工作表，有几万行数据，现在想每隔50行打印一行，如何进行筛选解答：插入一空列,输入=MOD(ROW(),50)并复制到全数据列,再用筛选法把有“0”的单元格选出. Word加启动密码在Word模板中录制如下宏文件保存即可: Sub autoexec() Dim user user = InputBox("请输入软件启动密码") If user = "password" Then Else MsgBox ("非法用户,将退出本程序.Wu") End If End Sub 有关大小写的转换在EXCEL单元格中有的单元格是小写字母，有的是大小写混在一起现在我想全部转为大写、或全部转为小写，有哪些方法呢？利用upper()函数或还有LOWER。如：a1=aBcD，upper(a1)=ABCD 在Excel中打造自己的“公式保护”菜单工作中经常用到Excel的计算功能，有时一张工作表中需要设置很多公式，为了防止误操作就将工作表保护起来，但是如果将含有公式的单元格保护，而其它单元格不锁定，设置时需要一个个单元格选定，很麻烦而且容易出错，就想到建立一个菜单项，将这项工作变成菜单。有幸的是这一切Excel都能完成，具体操作如下：先将工作表保护，不必输入密码。再录制一个宏。方法是：打开“工具”栏，单击“宏”-“录制新宏”；将其命名为“公式保护”，单击“保存在”的下拉箭头，将新宏保存到“个人宏工作簿”。单击“确定”录制开始。（注意此后的每一动作都将被录制，直至“停止录制”。）将工作表取消保护；选定a1单元格，输入="测试"（注：黑体为实际输入内容，标点符号均为英文输入法状态,下同）；单击工作表左上角的方框选定整个工作表；单击“格式”-“单元格”-“保护”项，将“锁定”和“隐藏”前的方框里的对号去掉；单击“插入”-“名称”-“定义”，当前工作表名称输入：公式保护，引用位置输入：=(4,indirect("rc",false)), 单击“添加”后“确定”；单击“格式”-“条件格式”，在“单元格数值”下拉框选定“公式”，后面的框内输入=公式保护，单击“格式…”，在图案标签内选浅绿色或者其它颜色“确定”，再“确定”；单击 “编辑”-“定位”-“定位条件…”，选定“公式”项“确定”再“确定”；重复步骤4，将“锁定”和“隐藏”前的方框里的对号选定；选定a1单元格，取消其内容，并重复步骤4，取消a1的锁定和隐藏属性；单击工具-保护-保护工作表，将工作表保护（也不必设密码）。再单击“工具”-“宏”-“停止录制”停止录制。再打开“工具”-“自定义”项，再“命令”标签栏内“类别”栏中找到“新菜单”并指定，在其右侧的命令框中的新菜单用鼠标按住拖到“工具栏”的“保护”项中的“保护工作表”下面放开，并单击右键将其命名为“公式保护”，将刚才录制名为“公式保护“的宏指定给它。至此，一个很有用的菜单项就作成了。此后，只要你将鼠标移动到“工具”-“保护”-“公式保护”的位置，工作表将执行其所指定的宏，只要你工作表中输入了公式（以=开头），含有公式的单元格将自动变为浅绿色，提醒你和别人此处有公式，小心编辑，十分醒目。编辑完公式后再次运行该命令就可以此保护工作表并锁定公式，禁止改动。如何让EXCEL自动从头统计到当前单元格情况如下： C列要根据A列的内容来统计B列的数据，范围从A1：An，即当A列中An有数据时，Cn自动根据An的值，统计B1：Bn的数据。解答：=SUM(INDIRECT("B1:B" & LARGE((A1:A65535<>"")*(ROW(A1:A65535)),1)))，按Ctrl+Shift+Enter。请问想要取当前单元格的列号，用什么函数 1、=CHAR(64+COLUMN()) 2、Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As ) If > 26 Then tt = Mid(, 2, 2) Else tt = Mid(, 2, 1) End If MsgBox (tt) End Sub 3、1的公式就变化一下：=IF(COLUMN()>26,CHAR(64+INT(COLUMN()/26)) & CHAR(64+MOD(COLUMN(),26)),CHAR(64+COLUMN())) SUMIF函数 a1至A4是10,24,30,至B4是8,15,25,至D4是25,4,3,5.用SUMIF 第一参数选取A1:B4,第二参数是>20,第三参数选取D1:D4.它得出是7。它判断的是A1:A4 。我的要求是B1:B4 也跟着判断 , 也就要得出来得是12 解答：{=SUM((A1:A4>20)*(B1:B4>20)*C1:C4)} 怎么能快速的将两个单元格的内容互换 1、 Sub ChangVal() my1value = For Each a In Selection If <> Then my2value = = my1value = my2value End If Next a End Sub 2、用鼠标先选定单元格，点住单元格边框，并按住SHIFT键，然后托拽到隔壁单元格的后面一条边框处。你能看到被托拽部分会变成灰色的“工”字形，然后放手后，单元格就互换了。如何能到两个时间段的17:00-8:00小时数? 1.已知"E4"为08011500(为文本格式﹐开始时间﹐意思为8月1日下午15﹕00)﹐"G4"为08100900(为文本格式﹐结束时间﹐意思为8月10日上午9点) 问﹕如何能得到开始时间到结束时间（17:00-08:00）的总小时数? 2. 如何得到开始时间到结束时间的节假日时数?(如﹐﹐星期六﹐星期天) 解答：方法1：=(DATE(YEAR(NOW()),MIDB(AF4,1,2),MIDB(AF4,3,2))-DATE(YEAR(NOW()),MIDB(E4,1,2),MIDB(E4,3,2))-1)*15+IF(MIDB(E4,5,2)+MIDB(E4,7,2)/60<=8,15-(MIDB(E4,5,2)+MIDB(E4,7,2)/60),IF(MIDB(E4,5,2)+MIDB(E4,7,2)/60>=17,24-(MIDB(E4,5,2)+MIDB(E4,7,2)/60),7))+IF(MIDB(AF4,5,2)+MIDB(AF4,7,2)/60<=8,MIDB(AF4,5,2)+MIDB(AF4,7,2)/60,IF(MIDB(AF4,5,2)+MIDB(AF4,7,2)/60>=17,MIDB(AF4,5,2)+MIDB(AF4,7,2)/60-9,8)) 方法2：networkdays 需要你提供一个节假日列表作为参数。我猜你不会喜欢手工输入这样一个表。以下公式功能更为强劲，它可以算出两个单元格（A2和C2）所储存的日期之间的周末天数，乘以小时数即可计算出你所说的节假日时数。但是，它无法计算国庆节等公众假期。 =IF(C2>A2,SUM(IF(WEEKDAY(C2-ROW(INDIRECT("1:"& C2-A2)),2)>5,1,0)),SUM(IF(WEEKDAY(A2-ROW(INDIRECT("1:"& A2-C2)),2)>5,1,0)))。这是一个数组公式，输入完成后按CTRL+SHIFT+ENTER结束。方法3：用格式定义E4,G4为日期时间格式：****-**-** **:**。然后：(G4-E4)*24 即可得两时间内的小时数。如何在单元格返回工作表名称答：=RIGHT(CELL("filename"),LEN(CELL("filename"))-FIND("]",CELL("filename"))) 如何在输入数字的加减乘除按ENTE后能在另一单元格自动出现计算数值 1、编了个宏: Sub aa() Cells(1, 1) = Mid(, 2, 13) End Sub 先在单元格里输入公式得出结果,选定得出结果的单元格运行宏就可以在A1出文本. 2、宏(测试通过) Sub aa() A = 2 '行' B = 4 '列 LINE1: If Cells(A, B) = "" Then Exit Sub Else Cells(A, B + 1).Formula = "=" & Cells(A, B) A = A + 1 GoTo LINE1: End If End Sub 有A1，B1，C1，D1四个单元格D1的值要随着Ａ１的变化而变化Ａ１有三种变化，一、二、三；当Ａ１＝‘一’时，Ｄ１＝“　”；　Ａ１＝‘二’时，Ｄ１＝（Ｂ１＋Ｃ１）／３；　Ａ１＝‘二’时，Ｄ１＝（Ｂ１＋Ｃ１）／６。以上可以通过ＩＦ来完成。可我希望的是：当Ｂ１或Ｃ１为空时，不论Ａ１为什么Ｄ１都为空，这样做得到么？解答：1、=IF(OR(B1="",C1=""),"",IF(A1="一","",IF(A1="二",(B1+C1)/3,IF(A1="三",(B1+C1)/6,"")))) 2、=IF(OR(B1="", C1="", A1="一"), "", IF(A1 = "二", (B1+C1)/3, (B1+C1)/6)) 如果考虑 A1 没有数据的话：=IF(OR(B1="", C1="", A1="一",A1=""), "", IF(A1 = "二", (B1+C1)/3, (B1+C1)/6)) 对A列不重复的数值计数我只能做到新建一列，B列，然后第一个单元格countif（$A$1:$A$100,A1)，然后拖动到全部新列。最后在新列下面用sumif(B1:B100,1) 谁有更好地方法。解答：1、{=SUM(IF($A$1:$A$100="","",1/(COUNTIF($A$1:$A$100,$A$1:$A$100))))}(又问：公式中的“1/(COUNTIF($A$1:$A$100,$A$1:$A$100))”像是一个倒数，怎么理解？答：用倒数是这个意思:如果只出现一次，数组中的相应项统计为1，其倒数为1，Sum统计计1。如果出现 N 次，其倒数为1/N，出现了N次，求和就是Nx1/N，最后Sum统计就只计1。) 永恒的求和 1、=SUM(OFFSET(A1,,,ROW()-ROW(A1)))可以对A列数值自动求和。 2、=SUM(INDIRECT("R2C:R[-1]C",FALSE)) 3、=SUM(INDIRECT("A2:A"&ROW()-1)) 坚持不用R1C1栏名列号表示法还有一个方法，不过又复杂了些。首先定义一个公式：COL=IF(COLUMN()>26,CHAR(INT((COLUMN()-1)/26)+64)&CHAR(IF(MOD(COLUMN(),26)=0,26,MOD(COLUMN(),26))+64),CHAR(COLUMN()+64))。后于欲求加总之储存格输入：=SUM(INDIRECT(COL&"1:"&COL&ROW()-1))。则此公式复制到任何一任皆可用，又不怕产生错误值。(注：COL=IF(COLUMN()>26,CHAR(MOD(COLUMN(),26)+64)&CHAR(INT(COLUMN()/26)+64),CHAR(COLUMN()+64))。暴露了一个为人不知的缺点，如果列数到了AA列以后就不行了，虽然可用ADDRESS()解决，比用CHAR()好多了，但公式还是太长，用在一个加法中实在不值) 其实用ADDRESS更好，=SUM(INDIRECT(ADDRESS(1,COLUMN())&":"&ADDRESS(ROW()-1,COLUMN())))，还是一句老话，为做一个加法不是太值，这只能是技术上的讨论。如何使用EXCEL进行动态跨表取数有两个文件，第一个文件有31张日报表，每天一个表单；第二个文件仅一个表单；如何在第二个文件中，输入1时由函数动态取出第一张表单数（如SHEET1），输入2时取（SHEET2）数，依次类推……。，如何设公式。在同一文件中可以用INDIRECT和ADDRESS组合，可是跨表好象不行，请各位指教一二！解答：前提是两个工作表都要打开：=INDIRECT("[Book2]Sheet"&A1&"!$B$1") 如何使用對照表设一对照表如下：如何使用函数当输入。当a1=34 则a2显示"乙" b1=68 则b2显示"丁"/甲 22 33 44 66..../乙 26 34 43 62.... /丙 28 39 41 67.... /丁 27 31 49 68.... /戊 23 32 46 64.... /己 29 38 47 61.... /更 21 37 48 69.... /辛 24 36 42 63.... 解答：如A列输入的数字在表中都存在，把你的数据放在D到G列，甲乙丙丁戊己辛放在最后一列，即H列。在B列输入公式“=IF(A1="","",VLOOKUP(A1,INDIRECT(ADDRESS(1,INT(*A1)+IF(A1>60,1,2))):INDIRECT(ADDRESS(8,8)),7-INT(*A1)+IF(A1>60,1,0),FALSE))”。如甲乙丙丁戊己辛放在第一列，即列用公式“=IF(A1="","",INDEX(D:D,MATCH(A1,INDIRECT(ADDRESS(1,INT(*A1)+IF(A1>60,2,3))):INDIRECT(ADDRESS(8,INT(*A1)+IF(A1>60,2,3))),0)))” 解答2：如果数据无规律，可用以下方法：如你的数据表在D到H列，在I列输入公式“=IF(ISERROR(MATCH(A$1,E1:H1,0))=TRUE,0,row())"并向下填充，在B1单元格输入公式“=IF(A1="","",INDEX(D:D,LARGE(I:I,1)))” 解答3：我将解答2公式做了小修改(I列公式删除)，B1单元格输入公式：=IF(A1="","",INDEX($D:$D, IF(ISERROR(MATCH(A1,$E$1:$H$1,0))=TRUE,0,ROW($E$1:$H$1))+ IF(ISERROR(MATCH(A1,$E$2:$H$2,0))=TRUE,0,ROW($E$2:$H$2))+ IF(ISERROR(MATCH(A1,$E$3:$H$3,0))=TRUE,0,ROW($E$3:$H$3))+ IF(ISERROR(MATCH(A1,$E$4:$H$4,0))=TRUE,0,ROW($E$4:$H$4))+ IF(ISERROR(MATCH(A1,$E$5:$H$5,0))=TRUE,0,ROW($E$5:$H$5))+ IF(ISERROR(MATCH(A1,$E$6:$H$6,0))=TRUE,0,ROW($E$6:$H$6))+ IF(ISERROR(MATCH(A1,$E$7:$H$7,0))=TRUE,0,ROW($E$7:$H$7))+ IF(ISERROR(MATCH(A1,$E$8:$H$8,0))=TRUE,0,ROW($E$8:$H$8))))。解答4：在B1单元格输入公式：{=IF(COUNTIF($E$1:$G$8,A1)=0,"查无资料",INDEX($D$1:$D$8,SUM(IF($E$1:$H$8=A1,ROW($E$1:$H$8)))))} 又问：当数据区域有重复数据时，就得不到正确结果。因为，在这里你的SUM()返回的只是对一个数据求和。如果有重复数据，怎样才能得到正确结果呢？答：在B1单元格输入公式：=IF((COUNTIF($E$1:$H$8,$A$1)=0) +(COUNTIF($E$1:$H$8,$A$1) < ROW( )),"" , INDEX($D$1:$D$8,SMALL(IF($E$1:$H$8=$A$1,ROW($E$1:$H$8)),ROW()))) 再往下拖曳，就可依序顯示了。真是快瘋了改了十幾次，有些莫名其妙，進來編輯看公式是完整的可是發表後又老是缺東缺西的，只好多加些空白或強迫分段處理，請使用者自行修改。或：如有重复数据,則顯示"数据重复"表示,代表要修改数据。{=IF(COUNTIF($E$1:$H$8,A1)=0,"查無資料",IF(COUNTIF($E$1:$H$8,A1)>1,"資料重複",INDEX($D$1:$D$8,SUM(IF($E$1:$H$8=A1,ROW($E$1:$H$8))))))} 如何在单元格返回工作表名称解答：=RIGHT(CELL("filename"),LEN(CELL("filename"))-FIND("]",CELL("filename"))) 何在一列数据中统计限定范围的数据请教各位：现A列有数字(包括绝对值为0的数字)、文本、空格,要统计数值为14到35(包括14与35)的个数；还要统计数值>35并<14的个数(不包括0),分别该用什么函数? 答：>13 and <36 公式=COUNTIF(A:A,">13")-COUNTIF(A:A,">35") (>35 or <14) and <> 0 公式=COUNTIF(A:A,">35")+COUNTIF(A:A,"<14")-COUNTIF(A:A,"=0") 索引制作代码方法1、Sub 索引制作() Dim myIndexSheet As Worksheet, Sht As Worksheet, a As Long Set myIndexSheet = a = 0 '这个数字加1表示列表起始行，为0从第1行开始。 For Each Sht In Worksheets a = a + 1 '这个数字如果为2则隔行列表。 (a, "b").Value = '引号中字母代表列表所在的列(下行同)，现为b列。 (a, "b"), Address:="", SubAddress:= & "!A1" Next Sht End Sub (这个方法是在原有工作表前新加一个工作表用于制作索引(插入模块中录制)，而下面的方法2是在指定的表中制作) 方法2：1。将下列代码插入到用于制作索引的表中： Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next Dim Sh As Worksheet If >= 2 Or >= 2 _ Then Exit Sub If Target <> "" And = 2 And >= 2 Then For Each Sh In Sheets Str1 = If = Str1 Then (1).Delete Anchor:=Selection, _ Address:="", SubAddress:= _ Str1 & "!A1", TextToDisplay:=Str1 Exit For End If Next Sh End If End Sub 2．插入模块，制作宏： Sub sy() For i = 2 To Cells(i, 2) = Sheets(i).Name Next End Sub (运行宏sy即可一次完成任务，它的作用只是列出了文件名，真正实现链接目的的还是第一个宏) 我的两个问题问题1：sub Workbook_Open()和Private Sub Workbook_Open()有啥区别？怎么让后者运行？答：不是sub Workbook_Open()，应该是Sub Auto_Open()。Sub Auto_Open()和Private Sub Workbook_Open()功能没有啥区别。你写在Sub Auto_Open()的程序可以照抄写在Private Sub Workbook_Open()上。要说分别吗，那就是前者是你加上去的程序，写在模版上的程序，后者是内定的程序，写在This Workbook上的程序。问题2：什么情况下将宏代码编写进“this workbook”或是写入新插入的模块中，二者有区别吗？答：写在"this workbook"上的程序，你打开工作簿程序就依功能自行执行。写入新插入的模块中的程序，除了少数程序像Sub Auto_Open()或Sub Auto_Close()等。除非你呼叫它，否则它是不会自行执行的。关于页眉加密问题公司让俺弄了一个信笺页眉，不希望被别人改动，应如何将页眉单独加密？解答：1、将页眉的字样做成图片。做成窗体域再锁定试试。(注：窗体域锁定会将全部内容锁定，只能看、打印，不能编辑，恐怕不能满足楼主的要求吧?) 老兄以上说的是从“工具“——》”保护文档“中来锁定；我说的是从”视图“——》”工具栏“——》”窗体“来锁定。‘ 你做好页眉后，插入分隔符——分节符——连续，然后选择工具——保护文档——窗体，这时旁边那个“节”的按钮是可以选择的，去掉节2的选择勾，这样，保护仅仅对节1（先做的页眉）有效。不过要想别人无法修改页眉，一定要设置保护密码。首先解释一下word（其实excel中也是一样的）中的“工具”菜单——“保护文档”，不论是office 2000 还是xp，都有3种选择，修订、批注、窗体，当选择“修订”时，再次打开文件时只能以修订方式更改文档，如果选择了“批注”，再次打开文件时只能在文件中加入批注，如果选择了“窗体”，不允许任何修改，连光标都会无效，永远停留在文件最开头的地方。打开文件只能另存为或打印。然后说说这个分域的问题，为了实现楼主的要求，我在做好了页眉后，跳出页眉区，在正文部分“插入”——”分隔符“，选择”分节符“的”连续“类型，这样word会把文件分为两节，实际上节1是页眉，节2是正文部分，注意在插入分节符后，会出现一个空行，这时先不要删除这个空行。然后保护文档，选择窗体，这时会发现右边那个”节“按钮可以按下去了（如果没有分节，这个按钮是灰色的），默认节1节2都是选中的，也就是同时保护节1节2，但是我已经说过，节2实际是正文部分，如果也保护了，就不能在更改了，所以要把这个”节2“的勾勾去掉，仅将节1（页眉）保护起来。 Word的另类复制方法选定需要复制的文字，按下Shift+F2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。在序号3-1，3-2......3-100的表中，如何根据序号，用公式计算3-1到3-45、3-46到3-100的和？ 1、假設加總值在b欄，在c1輸入下列公式 {=SUM(IF((VALUE(MID($A$1:$A$100,FIND("-",$A$1:$A$100)+1,5))>0)*(VALUE(MID($A$1:$A$100,FIND("-",$A$1:$A$100)+1,5))<46),$B$1:$B$100))} 在d1輸入下列公式 {=SUM(IF((VALUE(MID($A$1:$A$100,FIND("-",$A$1:$A$100)+1,5))>45)*(VALUE(MID($A$1:$A$100,FIND("-",$A$1:$A$100)+1,5))<=100),$B$1:$B$100))} 2、有点问题： 1、假如在3-4与3-5之间有4-6及2-3，计算结果不对。 2、实际运用中，A列中的3-*的数量在不断变化，能否对A列整列进行判断，用公式计算3-1到3-45、3-46到3-60、3-61到3-75...的和？ 3、 {=SUM(IF((VALUE(MID(预算书!$B:$B,FIND("-",预算书!$B:$B)+1,5)*1)>0)*(VALUE(MID(预算书!$B:$B,FIND("-",预算书!$B:$B)+1,5)*1)<46),预算书!L:L))}=#NUM! 4、利用動態位址設定data範圍，再加一個判斷首字函數即可，公式如下： {=SUM(IF((VALUE(MID(data,FIND("-",data)+1,5))>0)*((MID(data,1,FIND("-",data)-1)*1)=3)*(VALUE(MID(data,FIND("-",data)+1,5))<11),$B$1:$B$20))} 動態位址用法可參考劍魔心法第二篇 4、如能解决： =sumif(A:A,{"3-1","3-2","3-3","3-4"...."3-45"},B:B)中，数组{"3-1","3-2","3-3","3-4"...."3-45"}输入，问题也就解决了。 5、{=SUM((LEFT($A$1:$A$100,FIND("-",$A$1:$A$100)-1)*1=3)*(RIGHT($A$1:$A$100,LEN($A$1:$A$100)-FIND("-",$A$1:$A$100))*1<=45)*(RIGHT($A$1:$A$100,LEN($A$1:$A$100)-FIND("-",$A$1:$A$100))*1>=1)*$B$1:$B$100)} 6、我在函數中用到value()及*1的用意是表示兩種不同讓文字改為數字的用法，如果改成文字如3-aa，則相對應的*1就要刪除。 {=SUM(IF((VALUE(MID(data,FIND("-",data)+1,5))>$D$2)*(MID(data,1,FIND("-",data)-1)=$D$1)*(VALUE(MID(data,FIND("-",data)+1,5))<$D$3),tot))} 如果在一列查找含某个字符（位置不确定）如“欠”的单元格，并将其对应的另一列数据进行运算？解答：=SUMIF(B2:B7,"*招待*",D2:D7) 我在A1输入一个18位的数字,想得到A2=A1+50,可否实现? 解答：=left(a1,14)&(value(right(a1,4))+50) 年龄计算经验谈以前在计算当前的年龄、工龄等，都用一大串公式计算，很烦锁。经本人摸索出一个比较简单的计算方法，不敢独享，现将在excel下计算方法介绍如下：公式：today（）-（已输入的出生年月或参加工作年月的单元格地址）。如：已在a1输入出生年月是1970-5-14，在b1求现年龄（精确到几岁几个月）。 1、输入公式：today（）-（a1）差=1933-3-23 2、在菜单“格式”、“单元格”下的数字、分类下的“日期”选择‘97-3-4’，再选择‘自定义’，在‘类型’中会出现“yy-m-d”，用鼠标将"-d"拖黑，按键盘的“del”删除键。最后单击“确定”键。即可在b1中出现‘33-3’字样。这就是当前的年龄，即33岁3个月。 3、计算其它年龄的可用公式拖拉法即可计算其它年龄。怎样将单元格内的数字或字母超级链接到指定工作簿中的指定工作表。方法1：选中需要链接的数据区域，“复制”； 2）将刚才操作的需要链接数据的源工作表最小化；（这一步最小化比较重要，否则可能找不到源数据） 3）打开链接的目标工作簿的指定工作表，单击需要链接到的目标单元格区域； 4）“编辑”——“选择性粘贴”——粘贴链接。方法2： 1.如果要链接本工作簿中的工作表或工作表上的某个单元格：右键点单元格，超键接，”链接到：‘选｛本文档中的位置｝，在列表中选择需要链接的工作表（或区域名称），在“单元格引用中”输入需要键接的单元格（这样可以指定链接到特定单元格）。注意：你看到设置超链接对话框左边的“链接到：”下面的4个选项没有?选“本文档中的位置” 如果你要的是第一种效果，可能是这里忘了选。 2.如果要链接别的工作簿的某一张工作表或单元格：右键点单元格，超键接，”链接到：‘选｛原有文件或Web页｝，在列表中选择需要链接的工作簿，点击右边的[书签按钮]（这里就是你所要的啦）。剩下的设置和上面的差不多了。如果你要的是第二种效果，可能是没有打开书签进行设置。 3.也可以在设置对话框中的地址栏中手工输入地址,如 C:\My Documents\工作簿名称.xls#sheet2!C13 这样就链接到C:\My Documents\工作簿名称　工作簿中的sheet2表的C13单元格。其实在设置的时候把各个设置选项都点一点，看一看，设置应该不成问题。方法1提供的方法，其实是引用别的工作簿的单元格数值的方法，这也是一个不错的技巧。请教日期计算的函数问题1：如何计算两个日期间相差的月数：方法1： Datedif 函数，但是这个不会考虑1号-30号这样的差距，好像相差是0个月，但是有时候习惯算做1个月的。要么就用公式折算咯，=(year(2010-5-24)-year(2000-3-25))*12+month(2010-5-24)-month(2000-3-25) 甚至可以计算到天的。主要还是看你计算要求的精度。方法2： =DATEDIF(DATEvalue(C3),DATEvalue(E3),"m")&"个月方法3 A1 = 1 May 2003, A2 = 30 May 2003 A3 = DATEDIF(A1,A2,"y") & "年 " & DATEDIF(A1,A2,"ym") &"个月 " & DATEDIF(A1,A2,"md") &"天" 方法4： if C3 = 25 Mar 2000, E3 = 24 May 2010 =DATEDIF(C3, E3,"m") & "个月"(这个办法好象不对) 或者直接写成：=DATEDIF("2000/3/25", "2010/5/24","m") & "个月" DATEDIF函数解释：计算两个日期之间的天数、月数或年数。提供此函数是为了与 Lotus 1-2-3 相容。语法：DATEDIF(start_date,end_date,unit) Start_date 为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期。日期有多种输入方法：带引号的文字符串（例如 "2001/1/30"）、序列数（例如，如果使用 1900 日期系统则 36921 代表 2001 年 1 月 30 日）或其它计算式或函数的结果（例如，DATEvalue("2001/1/30")）。有关日期序列数的详细资料，请参阅 NOW。 End_date 为一个日期，它代表时间段内的最后日期或结束日期。 Unit 为所需信息的传回类型。Unit 传回："Y" 周期中的整年数。"M" 周期中的整月数。"D" 周期中的天数。 "MD" start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的月和年。"YM" start_date 与 end_date 日期中月数的差。忽略日期中的日和年。"YD" start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的年。批注：Microsoft Excel 按顺序的序列数存盘日期，这样就可以对其进行计算。如果活页簿使用 1900 日期系统，则 Excel 会将 1900 年 1 月 1 日储存为序列数 1。而如果活页簿使用 1904 日期系统，则 Excel 会将 1904 年 1 月 1 日储存为序列数 0，（而将 1904 年 1 月 2 日储存为序列数 1）。例如，在 1900 日期系统中 Excel 将 1998 年 1 月 1 日储存为序列数 35796，因为该日期距离 1900 年 1 月 1 日为 35795 天。学习关于 Microsoft Excel 如何储存日期和时间的信息。 Excel for Windows 和 Excel for Macintosh 使用不同的预设日期系统。有关详细资料，请参阅 NOW。范例：DATEDIF("2001/1/1","2003/1/1","Y") 等于 2，即周期中有两个整年。 DATEDIF("2001/6/1","2002/8/15","D") 等于 440，即在 2001 年 6 月 1 日和 2002 年 8 月 15 日之间有 440 天。 DATEDIF("2001/6/1","2002/8/15","YD") 等于 75，即在 6 月 1 日与 8 月 15 日之间有 75 天，忽略日期中的年。 DATEDIF("2001/6/1","2002/8/15","MD") 等于 14，即开始日期 1 和结束日期 15 之间的差，忽略日期中的年和月。问题2：2011年8月23日减去15个月是什么日期解答：=date(2011,8,23)-date(0,15,0) 问题3：如何取日期的前两位用日期函数today()显示25-03-03即03年3月25日，我想用left(today(),2)取25日这个数字，可是left只能用于字符串，不知该如何解决这个问题？解答：①=day(now()) ② =day(today()) ③=TEXT(A1,"dd") ④=LEFTB((TEXT(A1,"dd-yyyy-mm")),2) 一个用数组公式计算人数的问题年级成绩统计时，要计算N列值不小于360的1班人数，我用数组公式来求，即{=sum(($A$4:$A$723=BH4)*($N$4:$N$723>=360))}，现在的问题是，我想计算值在359－320之间的1班人数，应该怎么写公式？解答：{=sum(($A$4:$A$723=BH4)*(($N$4:$N$723>=320)-($N$4:$N$723>=359)))} 如何将一个单元格复制确定个数我在复制单元格时，先选中，再到该格右下角等小加号出现，往下拉，因为我要复制100多个，经常拉不好，一下就跑到好几百个了，往回拉又过了。感觉不方便，请问有没有好办法，想复制多少就多少个。解答：①选中要复制的源单元格，在按住Shift键的同时移动到想要粘贴的目标单元格，选中它。这时就选中了源单元格到目标单元格的竖列。然后单击“编辑”→“填充”→“向下填充”。 ②选中复制单元格---复制---将光标移动到下一个单元格-----将滚动条移动到你想要复制的位置----按下shift键--左键单击选中想要复制的单元格----粘贴 ③还可以用右键填充，到达终止单元时从弹出的菜单中选择你所需要的方式。另外无论用哪一键拖曳，不要用劲往下拽，拉到文档窗口与状态栏的边缘，当EXCEL在自动显示下方行数时，就可停住（不要松开鼠标），只须观察填充柄旁的提示，满足你的要求时，即可松开鼠标。一个小发现分享一下，一个小发现，或许大家可能已经知道，但于我而言，今天无意发现。在EXCEL中，填充句柄对单元格的复制，相当方便，除了可以用CTRL和右键拖动外，在按下SHIFT的同时，使填充句柄的黑色小方块变成键头状（呈调整行高状），此时，将会复制条件格式和数据有效性，而原有数据将不会被复制；另外，当A1与A2都有数据时，按上述方法拖动填充句柄，可以在A1与A2（数值）间插入，但行号不变（即不影响其它列）。如何汉化英文加载宏对于在编码中有的菜单或对话框，可以破解后直接汉化（引号内的内容）对于有些在编码中没有菜单的词存在，可以将 ThisWorkBook 属性中的 IsAddin 设成False，您就会发现"菜单中的词"是放在工作表中了汇总多张表中数据如何将多张表中数据汇总，每张表名为日期格式，如“20030901”，且日期不一定连续，每张表的数据格式相同，而且表会不断的增加，如何设定公式在增加表后自动汇总所有工作表中相同位置单元格的数据？解答：1、将汇总表移至最后，定义名称 csht_name=MID((1),FIND("]",(1))+1,100)&T(NOW()) sht_name=MID((1),FIND("]",(1))+1,100)&T(NOW()) total=SUM(N(INDIRECT(IF(sht_name=csht_name,INDEX(sht_name,1),sht_name)&"!"&ADDRESS(ROW(),COLUMN()))))-N(INDIRECT(INDEX(sht_name,1)&"!"&ADDRESS(ROW(),COLUMN()))) 在公式单元格中输入：=tatal 2、total=SUM(N(INDIRECT(INDEX(sht_name,ROW(INDIRECT("1:"&(4)-1)))&"!"&ADDRESS(ROW(),COLUMN()))))。(4)为工作薄中的总表数。（N（）是什么意思？如果要计算平均值，可否将sum换成AVERAGE） N函数是将INDIRECT函数生成的数组转为二维数组（不知excel中为什么要这样？），否则只能计算数组中的第一个值或返回错误。不能直接用AVERAGE函数，因为中间的个数不同，可用以下的公式定义名称 avg=(SUM(N(INDIRECT(IF(sht_name=csht_name,INDEX(sht_name,1),sht_name)&"!"&ADDRESS(ROW(),COLUMN()))))-N(INDIRECT(INDEX(sht_name,1)&"!"&ADDRESS(ROW(),COLUMN()))))/(COLUMNS(sht_name)-1)输入=avg即为平均值。去掉工作表中的公式工作表中含有大量公式，在数据处理完后，想去掉这些公式，仅保留数值另存，相于：选中全表—复制—（在原位置）选择性粘贴—数值。请问用VBA语句如何编写？解答：請參考 With Cells .Copy .PasteSpecial Paste:=xlPastevalues .Cells(1, 1).Select = False End With 2、For Each x in 所有公式单元格 If Not = "" Then 数值 = = "" = 数值 End If Next 工作薄打开后个一分钟自动保存关闭，怎么写代码在thiswork中写入代码： Private Sub Workbook_Open() Now + Timevalue("00:01:00"), "Close_Me" End Sub 添加模块并写入代码： Sub Close_Me() End Sub 我想把一个sheet拷贝后选择性粘贴为一个新的sheet,怎么做答：添加模块： Sub test() With .Copy .PasteSpecial Paste:=xlPasteValues .Cells(1, 1).Select = False End With = True End Sub 如何利用列标自动求和当光标指在F1时,能否利用COLUMN()求A1-E1和，当光标指在G1时,能否利用COLUMN()求A1-F1和,而不用改变公式，比如:SUM(A1:?),就是说写个式子代替?,利用COLUMN()自动算出最后列 1、=SUM($A$1:INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN()-1,4))) 应该为：=SUM(INDIRECT("R1C1:R1C"&COLUMN()-1,0)) 用VB 新建一个工作表，在sheet1的代码窗口中录入如下代码： Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) Dim iRow, iCol, iCol_rn As Integer Dim Str1 As String iRow = iCol = Range("M1").ClearContents iCol_rn = [A1].End(xlToRight).Column Str1 = Range(Cells(1, iCol_rn).Address).Address If >= 2 Then GoTo Err If iRow = 1 And iCol >= 2 And iCol <= 13 And = 1 Then If (0, -1) <> "" Then Str1 = (0, -1).Address End If ElseIf iRow = 1 And iCol = 1 And = 1 Then Str1 = End If Err: Cells(1, 13) = "=Sum($A$1:" & Str1 & ")" End Sub 在A1：L1中分别录入数值，在M1内输入公式：=SUM($A$1:$L$1)（给M1定义名称X：=(6,Sheet1!$M$1)，然后试下效果如何。在M2输入＝X可以看到公式变化。）在单元格中录入A，回车之后自动变成A*B*C 我想实现以下功能：在颜色区域录入任意数字，当回车后单元格中内容自动变成，所录数字乘以和20，该功能如何实现，以下是我写的，但是进入死循环，请版主指教，谢谢！ Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If = 6 And > 2 And Row < 21 Then a = = a * * 20 End If End Sub 解答：Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) = False If = 6 And > 2 And Row < 21 Then a = = a * * 20 End If = True End Sub 自动输入‘要点’两个字工作表中有500行数据、F3中包含红色的字符、F7中包含红色的字符、..... 想要达成的目的：如果F列的单元格中包含红色的字符，则在其同一行的G列中自动输入‘要点’两个字。请高手赐教！！解答：有一個取巧的方法,請參考 On Error Resume Next For i = 1 To 500 Color_Index = Cells(i, "F"). If IsNull(Color_Index) Then Cells(i, "G") = "要點" End If Next i 表格更新是这样的，比如我已经有了一个原始表格A，这时有人通知我A表有错误，须加以修改，并给我一个表B，表B列出了须修改的参数（注意B的列数少于A的列数，因A的其它列无需修改）。现在问题是如何根据表B中的新值，在表A中找到相应位置，并加以修改。比如表B中列出了10002的JOHN的身高和体重等值需要修改，如何在A中找到10002的相应位置（身高体重），并加以修改。解答：建议将表B复制至表A的SHEET2，然后执行下列的宏即可 Sub change() Dim dd As Range Sheets(2).Select lastcell = Range("a65536").End(xlUp).Row For Each dd In Range(Cells(2, 1), Cells(lastcell, 1)) If dd = "" Then Exit Sub ff = Set c = Sheets(1).Columns(1).Find(ff, lookat:=xlWhole) If Not c Is Nothing Then (0, 2) = (0, 2) (0, 3) = (0, 3) (0, 5) = (0, 4) End If Next End Sub 公式的自动填充一张表中某几个不连续的列有公式，我不想一次全复制下去，最好是让它自动填充上一行的公式，这样用多少就自动填下去，不知道有没有办法。解答：Dim Mrow, Xrow, i As Integer Mrow = Range("a65536").End(xlUp).Row Xrow = Range("d65536").End(xlUp).Row + 1 = False For i = Xrow To Mrow If Cells(i, 1) <> "" Then Cells(i, 4) = Cells(i - 1, 4) + Cells(i, 2) - Cells(i, 3) Cells(i, 6) = Cells(i, 2) * Cells(i, 5) Cells(i, 8) = Cells(i - 1, 8) - Cells(i, 7) + Cells(i, 6) Cells(i, 7) = Cells(i, 5) * Cells(i, 3) End If Next i = True 先输入其它列数据,最后再输入日期. 我想A1的值=A1+B1；其中B1为变量，A1为累计值解答1：用VBA实现。 For i=1 to n A1=(1,1) A1=A1+B1 (1,1)=A1 next n 解答2：好象不用那么麻烦。选择B1单元格，复制，选择A1单元格，选择性粘贴(数值，加)即可。让"工资总计"等于几个打开的各个工作薄的最后一个工作表中的"工资"和解答：把几个"工资"单元格定义为名称"工资"(方法:插入/名称/定义,在引用位置中选中几个要相加的单元格,把这些区域定义为"工资"),在"工资总计"中输入公式 =sum(工资) 即可!或：先打开宏记录器，然后你手工做一遍，最后停止纪录，在vba编辑其中编辑相应的代码即可！如果只是想用公式解决，可以用sum函数，利用三维引用可以解决此问题方法3：Sub DD() For i = 1 To 'bookname = Workbooks(i).Name 'If bookname <> "name" Then '可自行判断名称"主控Workbook"不列入加总 last = Workbooks(i). '最后一页(亦可用SHEETS名称判断加总) sum1 = sum1 + Workbooks(i).Sheets(last).Range("a1") 'A1:工资 'End If Next i [B1] = sum1 End Sub 有两个表，表1、表2，其中的数据有相同的，如何比较出两个表中的相同的数据解答：For i=1 to a(行数) For j=1 to b(列数) Da(i,j)=sheets(1).cells(i,j) Db(i,j)=sheets(2).cells(i,j) Next j Next i For i=1 to a(行数) For j=1 to b(列数) For m=1 to a(行数) For n=1 to b(列数) If Da(i,j)= Db(m,n) then K=k+1 sheets(3).cells(k,1)= Da(i,j) end if Next n Next m Next j Next i 或：用函数vlookup寻找即可。请问如何在窗体中播放动画解答：Sub 动画() '先作个快取图案 ("AutoShape 1").Select For x = 1 To 800 Step = x Next = 1 End Sub 在Excel中,如何用程控某一单元格不可编辑修改解答：在 XP 中: Private Sub Workbook_Open() ProtectSpecialRange ("A1") End Sub Sub ProtectSpecialRange(RangeAddress As String) On Error Resume Next With Sheet1 . = False .Range(RangeAddress).Locked = True . Title:="区域1", Range:=Range(RangeAddress) _ , Password:="pass" .Protect DrawingObjects:=True, Contents:=True, Scenarios:=True End With End Sub CommandBars的OnUpdate事件解答：'这类事件可预置: '1.插入类模块,并将其命名为 MyEventClass,键入: Public WithEvents CommandBars As CommandBars Private Sub CommandBars_OnUpdate() '建议该用事件来处理自定义的 CommandBars 的变更,还要用在其它地方 If Sheet1.[a2] = 0 Then End '设置退出开关,以免不停地"OnUpdate" Sheet1.[a1] = Now End Sub '2.在 Sheet1 中键入: Dim myClassModule As New MyEventClass Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) [a1].NumberFormatLocal = "h:mm:ss;@"'设定 A1 时间显示格式 Set = End Sub 多张工作表如何排序和查找如果在一个文件book中有很多工作表，比如150个，每个都有自己的名称，如果我想很快的找到我想要找的工作表，有没有什么方法？可以将工作表排序或查找吗？我们单位在做基本养老保险的工作，一个人一张表，要找到某个人很麻烦，希望高手帮忙，excel有这方面的功能吗？解答：做个索引表，插入超级链接来链接各表或用宏：Sub 宏1() Dim myIndexSheet As Worksheet, Sht As Worksheet, a As Long Set myIndexSheet = a = 1 For Each Sht In Worksheets a = a + 1 (a, "A").Value = (a, "A"), """" & & "!A1""""" End With Next Sht End Sub(不行) 将表格的外框线和框内线条设置永久有效的方法将表格的外框线和框内线条设置为不同格式，但在打印时却无法将每一页的底部外框线自动设为和其它三条边线一致，每次都必须手工设置（那可是几十页哦！），而且如果换一台打印机的话就会前功尽弃，怎么能够做到一劳永逸？解答：打印文件前试试运行以下的代码。打印后关闭文件时不要存盘，否则下次要把格式改回来就痛苦了。（当然你也可以另写代码来恢复原来的格式）： Sub detectbreak() mycolumn = Range("A1"). Set myrange = Range("A1").CurrentRegion For Each mycell In myrange Set myrow = If = xlNone Then GoTo Nex Else Set arow = Range(Cells((-1).Row, 1), Cells((-1).Row, mycolumn)) With (xlEdgeBottom) .LineStyle = xlDouble '把这一行改成自己喜欢的表线 .Weight = xlThick .ColorIndex = xlAutomatic End With End If Nex: Next mycell End Sub 在VBA中UBound是什么意思解答：ACCESS，你准备用UBOUND作什么呢？还是用MS自己说的： UBound 函数返回一个 Long 型数据，其值为指定的数组维可用的最大下标。语法 UBound(arrayname[, dimension]) UBound 函数的语法包含下面部分：部分描述 arrayname 必需的。数组变量的名称，遵循标准变量命名约定。 dimension 可选的；Variant (Long)。指定返回哪一维的上界。1 表示第一维，2 表示第二维，如此等等。如果省略 dimension，就认为是 1。说明 UBound 函数与 LBound 函数一起使用，用来确定一个数组的大小。LBound 用来确定数组某一维的上界。对具有下述维数的数组而言，UBound 的返回值见下表： Dim A(1 To 100, 0 To 3, -3 To 4) 语句返回值 UBound(A, 1) 100 UBound(A, 2) 3 UBound(A, 3) 4 UBound 函数示例该示例使用 UBound 函数，确定数组的指定维的最大可用下标。 Dim Upper Dim MyArray(1 To 10, 5 To 15, 10 To 20) '声明数组变量。 Dim AnyArray(10) Upper = UBound(MyArray, 1) '返回 10。 Upper = UBound(MyArray, 3) '返回 20。 Upper = UBound(AnyArray) '返回 10。 LBound 函数返回一个 Long 型数据，其值为指定数组维可用的最小下标。语法 LBound(arrayname[, dimension]) LBound 函数的语法包含下面部分：部分描述 arrayname 必需的。数组变量的名称，遵循标准的变量命名约定。 dimension 可选的；Variant (Long)。指定返回哪一维的下界。1 表示第一维，2 表示第二维，如此类推。如果省略 dimension，就认为是 1。说明 LBound 函数与 UBound 函数一起使用，用来确定一个数组的大小。UBound 用来确定数组某一维的上界。对具有下述维数的数组而言，LBound 的返回值见下表： Dim A(1 To 100, 0 To 3, -3 To 4) 语句返回值 LBound(A, 1) 1 LBound(A, 2) 0 LBound(A, 3) -3 所有维的缺省下界都是 0 或 1，这取决于 Option Base 语句的设置。使用 Array 函数创建的数组的下界为 0；它不受 Option Base 的影响。对于那些在 Dim 中用 To 子句来设定维数的数组而言，Private、Public、ReDim 或 Static 语句可以用任何整数作为下界。 LBound 函数示例该示例使用 LBound 函数来返回数组的指定维数的最小可用下标。可以使用 Option Base 语句取代数组缺省下标值 0。 Dim Lower Dim MyArray(1 To 10, 5 To 15, 10 To 20) '声明数组变量。 Dim AnyArray(10) Lower = Lbound(MyArray, 1) '返回 1。 Lower = Lbound(MyArray, 3) '返回 10。 Lower = Lbound(AnyArray) '返回 0 或 1，取决于Option Base 的设置。基本功对象(Object)是甚么东西?对象是个[容器]，里头还有两个对象，[内嵌]、[连结]，这两个还是[容器] 1.选A1:B2>>键入1>>CTRL+SHIFT+Enter。以上是数组公式之操作，看到4个1摆在4个储存格内，这是使用[内嵌],只负责储存数据 =SUM(A1:B2)。得到4 ，这是使用[连结] ，在公式列中A1:B2这部分是[连结],摆的是参照地址选A1:B2然后按F9键，结果看到D1=SUM({1,1;1,1}) 。{1,1;1,1}这部分是[内嵌],称作数组值。=SUM({1,1;1,1})这一组还是[连结] 。选SUM({1,1;1,1})然后按F9键。得到4,这部分是[内嵌] 。=4这一组还是[连结] 。最后看到储存格显示4这是看到[内嵌]部分。由此可见程序,经CPU运算然后丢到[内嵌],是在每个对象内,转换出来的。结构并不复杂。是种标准之三层式结构(3-Tier) 大量储存格有公式,如何才能看到连结部分？ CTRL+~ ，TAB键上那一撇，此物用来切换,看两个容器内摆甚么东西，刚才用F9键转出公式容器内之[内嵌]部分，F9键用来检查复杂函数内某部分函数所产生之值，通常打x不打勾，VBA有个实时运算窗口工作表环境:F9键取代此物。使用者者很难见识到如此操作：东西断层了,因而始终搞不清楚到底怎么一回事，这东西叫作OLE ，任何对象都有的,当然对象内还有其它东西，统称COM ，Component Object Model(COM)，范例文件提到了一句话,从此没有下文，难怪使用者用不到Excel 20%功能，结构先搞清楚,剩下来就很容易操作了，3个COM组组件组合起来，即是个应用模块，用不着VBA的。Excel工作表A4纸直印是8栏,横印是12栏。选HI>>CTRL+向下键>>至H65536>>H65536随便给个字>>检视分页模式>>100%>>25% 。直印显示1425页。横印显示2260页。分页线可以手动调整字段大小。一张工作表不够使用吗?以上操作证明是足够的。观察一般使用者习惯,一张工作表使用范围,只有一张A4纸大小,很浪费。原因是切换到各区块不方便,只好开16张工作表,使用工作表名称当按钮使用。Excel 版留下之默认值,造成此习惯,一个档案开16个工作表给使用者用。当时无超级链接功能,但可以直接用名称方块作切换,或用VBA解决。解决方法: A.在此缩小比例及分页模式状态下双击任意储存格上外框回第一列滚动条微调显示分页第2页,选取A47:A92范围命名为第2页重复此工作在A栏命名至第16页,然后存盘 B.选B1储存格按地球>>选书签>>选第2页>>确定重复此工作,作连结工作不用储存格使用ART对象来作也可以,作好以后把它组成群组当操作面板使用 C.冻结窗格由于跳书签该范围是在选取状态下,碍眼,可将A栏隐藏工具>>选项>>一般新活页簿内的工作表>>将3改为1>>最低消费者试用满意的话,删除多余工作表,只使用此一张工作表,另存新文件选模板文件关闭Excel>>开启Excel>>选Sheet1>>右键>>插入>>双击该刚才作好之模板文件来个[随插即用] 以上利用三个个对象 1.命名[对象包装法] 2.超级链接 3.冻结窗格用VBA 实现会计的先进先出法则解答：'先进先出法 If > 0 Then Cells(I2, H) = Cells(I2, H + 1) = Cells(I2, H + 2) = Cells(I2, H + 3) = Cells(I2 + 1, H + 1).Formula = "=SUM(R[" & -I2 + 2 & "]C:R[-1]C)" Cells(I2 + 1, H + 2).Formula = "=SUM(R[" & -I2 + 2 & "]C:R[-1]C)" MsgBox ("现在" & & "库存为" & Cells(I2 + 1, H + 1).Value) Unload Me Exit Sub Else If Abs() > Cells(I2, H + 1).Value Then MsgBox ("现在" & & "库存为" & Cells(I2, H + 1).Value & "超库存容量") Unload Me End If End If I3 = I2 - 1 B1 = * 1 B2 = * 1 Cells(I3, H + 1).Activate Cells(I2, H + 2).Value = 0 B3 = 1 LINE4: If Cells(I3, H + 1).Value + B1 > B2 Then If Cells(I3, H + 1).Value + B1 > 0 Then Cells(I2, H + 2).Value = Cells(I3, H + 2) / Cells(I3, H + 1) * B1 + Cells(I2, H + 2).Value MsgBox (Cells(I2, H + 2).Value), , "总数" Cells(I2, H) = Cells(I2, H + 3) = Cells(I2, H + 1) = Cells(I2 + 1, H + 1).Formula = "=SUM(R[" & -I2 + 2 & "]C:R[-1]C)" Cells(I2 + 1, H + 2).Formula = "=SUM(R[" & -I2 + 2 & "]C:R[-1]C)" Unload Me Exit Sub Else B3 = B2 - Cells(I3, H + 1).Value - B1 MsgBox (B3), , "沉淀数量" MsgBox (Cells(I2, H + 2).Value) MsgBox (Cells(I3, H + 2) / Cells(I3, H + 1) * B3) Cells(I2, H + 2).Value = Cells(I3, H + 2) / Cells(I3, H + 1) * B3 + Cells(I2, H + 2).Value MsgBox (Cells(I2, H + 2).Value), , "过程金额" B2 = Cells(I3, H + 1).Value + B1 B1 = B2 I3 = I3 - 1 MsgBox (B1), , "差额数量" GoTo LINE4: End If Else B1 = B1 + Cells(I3, H + 1).Value I3 = I3 - 1 GoTo LINE4: End If 使用了循环语句使用了b1 b2 b3 作为数量的传递. 简单测试通过. 一个加密系统在打开EXCEL时，先运行我的加密窗口（用VBA编写的），现在请问，如何在当关闭-加密窗口()时，自动关闭EXCEL？？我曾经见过其它EXCEL模块有此功能，但不知如何编写的。解答：********ThisWorkbook program ********* Private Sub Workbook_Open() End Sub *********** UserForm1 program ********* Private Sub CommandButton1_Click() If UCase(input1) <> "ULOCK" Then 'input1>>textbox MsgBox "密码错误" End If MsgBox "欢迎使用本系统......." End Sub 在不同工作表里位置相同的单元格里相同的公式，根据工作表名称引用不同的单元格解答：如果工作表的名称做的有规律就比较简单，可以用变量生成序号，然后合成工作表名称，比如： i=5 j="sheets"+ctsr(i) m=(2,1).value 更改i 的值就能引用不同工作表了。如果没有规律，可以求工作表的序号，进而得到工作表的名称，然后如何引用就很类似了。快速撤销工作表保护有一工作表，在其中的几列中有计算公式，比如B、F、K列等，且其中有一列公式使用的函数为HYPERLINK()，直接点击该单元格时会打开一个网页。当我要在工作表中进行插入行操作时，如何快速完成如下工作：1：撤销工作表保护；2、将所有公式复制到新插入行中；3、进行工作表保护。如果使用宏该如何设计？解答：1。在你的宏前先取消保护 ("1234") 此例假设密码为 1234 　执行完宏再次保护工作表 Password:="1234" 此例假设密码 1234. 2：你的第1,3问如楼上所说，或写个过程： Sub sSheetProtect(Protect As Boolean) 　　With ActiveSheet 　　　　If .ProtectContents = True Then 　　　　　　.Unprotect Password:="password" 　　　　End If 　　　　If Protect = True Then 　　　　　　If .ProtectContents = False Then 　　　　　　　　.Protect Password:="password", DrawingObjects:=True, Contents:=True, Scenarios:=True 　　　　　　End If 　　　　End If 　　End With End Sub 第2个问：　　Rows("4:4").Insert Shift:=xlDown 　　Rows("3:3").Copy 　　Rows("4:4").PasteSpecial Paste:=xlFormulas 关于加密窗口的问题问题一：关于加密窗口的问题!上次请教了一个关闭EXCEL函数的问题!现在又发现一个问题：即在VBA的FRM窗口右上方的“X”如果去掉？因为它关闭了我的加密窗口就不起作用？或者如果按“X”的时候，自动关闭EXCEL就行，如何？问题二，我每次经过加密窗口后进入工作表，总是被隐藏了，用什么函数把隐藏的自动打开？解答：1、Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer) If CloseMode <> 1 Then Cancel = 1 = "The Close box won't work! Click me!" End Sub 2、Sub dd() For i = 1 To Sheets(i).Visible = True Next i End Sub 加密窗口为何总是出现424出错信息 *********** UserForm1 program ********* Private Sub CommandButton1_Click() /// 这里总是出错424 If UCase(input1) <> "ULOCK" Then 'input1>>textbox MsgBox "密码错误" End If MsgBox "欢迎使用本纟统......." End Sub 解答：1.你要先自订Form,Form的名称为UserForm1 中有textbox 设名称为input1 以上若未设则error 我在做自定义菜单欲仿EXCEL菜单用横线分隔各菜单项目解答：下面是我用到的代码： Set mymenubar = Set newmenu1 = (Type:=msoControlPopup, _ Temporary:=True) = "文件制作(&M)" = True '这就是你要的白色横线用VBA函数算出行数值解答：如在A列有数据 Sub pd() a = 1 Do Until Cells(a, 1) = "" a = a + 1 Loop 行数 = a - 1 End Sub 解答2：假如数据在A列，试试这个，中间有空单元格也没关系， Right((1).SpecialCells(xlCellTypeConstants, xlNumbers + xlTextValues).Address, 1) 再问解答2：你整怎么复杂，是什么意思哟? 解答：研究研下面宏你就会明白了 Sub kkk() (2, 1) = "Text1" (4, 1) = 2 (5, 1) = "Text2" (8, 1) = 3 MsgBox (1).SpecialCells(xlCellTypeConstants, _ xlNumbers).Address MsgBox (1).SpecialCells(xlCellTypeConstants, _ xlTextValues).Address MsgBox (1).SpecialCells(xlCellTypeConstants, _ xlNumbers + xlTextValues).Address End Sub 在VBA中判断单元格区域内是否为空值解答：用循环语句 Sub kg() Dim mycell As Range For Each mycell In Range("a1:e9") If mycell = "" Then mycell = 1000 Next mycell End Sub Sub sumrange() Dim mycell As Range For Each mycell In Range("a1:e9") If mycell <> "" Then myresult = mycell+myresult Next mycell End Sub excel中如何设定光标输入到某个单元格后回车自动换行解答：Option Explicit Const ColumnOfTheCell2BeReturn As Integer = 5 '到第 5 列换行 '指定单元格中按回车键自动换行 Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) Static LastRow As Integer Dim R%, C% R = : C = If = -4161 Then '按回车光标右移 If C = ColumnOfTheCell2BeReturn + 1 Then Cells(R + 1, 1).Select End If If = -4121 Then '按回车光标下移 If C = ColumnOfTheCell2BeReturn And (R - LastRow = 1) Then Cells(R, 1).Select End If LastRow = R End Sub 修改上面解答：Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) Static LastColumn As Integer C = Select Case Case 5 = False 'STOP 'Cells( + 1, 1).Select '第一格 Case Is < 5 = True = xlToRight '右移 Case Is > 5 = True = xlDown '下移 End Select If C = 5 And C = LastColumn Then Cells( + 1, 1).Select LastColumn = C End Sub 带编号的(000001 ---999999)在打印时实现自动编号解答：Sub 序号打印() Dim lsh As Integer lsh = 0 Do While lsh <= 20 lsh = lsh + 1 Range("A2").Select = "计量00" + Str(lsh) With (Start:=1, Length:=1).Font .Name = "宋体" .FontStyle = "常规" .Size = 12 .Strikethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ColorIndex = xlAutomatic End With Copies:=1, Collate:=True Loop End Sub 如何在同一储存格输入数值累计如在A1输入1，再次输1=2，再次输1=3，再次输1=4。请问如何做到，我有发过帖子怎么不见了，请帮忙。解答：'VBA: Dim A As Variant Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If (1, 1).Address = Range("A1").Address Then = False If [A1] = "Reset" Or [A1] = "" Then [A1] = "" A = 0 Else A = A + 1 [A1] = A End If = True End If End Sub 用单元格中的值来决定随机数是否随机是这样的，整个过程是：当A1=0时，随机数产生数据，等有一组我认为比较满意的数据时，我就用单元格A1=1来结束随机，如何实现，望帮助。解答1 ： Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As ) if range("A1")=0 then 产生随机数 range("A1")=1 end if End Sub 解答2：建议用个按钮触发产生随机数据，点一次刷新一次 Sub t() Dim v As Integer For i = 2 To 11 v = Int((5 * Rnd) + 1) Cells(i, 1) = v Next End Sub 解答3：是这样的：我有无数的随机数，是由rand()产生的，（这是以前输的，我不想去重输这么多）这是前提。当我获得一组合适的值的时候，我就在A1格内输入1，从而使随机数固定在那组满意的值。下一组时，我在A1格输入0。就是这样。解答4：可不可以把满意的那组贴成数值到新表？当然是用vba来实现的。 Sub g() Sheets(1). after:=Worksheets() Sheets().Cells(1, 1).Select Paste:=xlvalues Sheets(1).Cells(1, 1) = 1 End Sub 解答5： Private Sub CommandButton1_Click() Dim a, b As Integer For a = 1 To 2 '产生第一次随机数 For b = 1 To 3 Cells(a, b) = Int((8 * Rnd) + 1) Next b Next a Dim c As Integer For c = 1 To 10 ’询问是否对随机数满意 If (MsgBox("did u think the random are ok?", 260)) = vbYes Then Cells(3, 1) = 1 '如果需要一个0或1的单元格给其它程序块使用 Exit Sub '满意就退出 Else '不满意就继续产生随机数 For a = 1 To 2 For b = 1 To 3 Cells(a, b) = Int((8 * Rnd) + 1) Next b Next a Cells(3, 1) = 0 End If Next c MsgBox "if u want to continue rondom number press cmd1 again please" End Sub 解答6简化一下： Sub test() Upper = 0 Bottom = 100 Do While Range("A1") <> 1 Range("E1") = Int(Rnd() * (Upper - Bottom + 1)) + Bottom Response = MsgBox("Do you accept the number?", vbYesNo + vbDefaultButton2) If Response = vbYes Then Range("A1") = 1 Loop End Sub 排列组合比如现在有一个长度是9 位的字符串(ABCDEFGHI)，想列出全部的只取其中7个字符的组合值： CDEFGHI、ADEFGHI、ABEFGHI、ABCFGHI、ABCDGHI、……、共36个。用函数或VBA均可。解答：Sub combination() Dim a, b, c, d, e, f, g, h, i, j, k As Integer Dim str As String j=1 For a = 0 To 1 For b = 0 To 2 Step 2 For c = 0 To 3 Step 3 For d = 0 To 4 Step 4 For e = 0 To 5 Step 5 For f = 0 To 6 Step 6 For g = 0 To 7 Step 7 For h = 0 To 8 Step 8 For i = 0 To 9 Step 9 k = a / 1 + b / 2 + c / 3 + d / 4 + e / 5 + f / 6 + g / 7 + h / 8 + i / 9 If k = 7 Then str = "" If a <> 0 Then str = str & "A" If b <> 0 Then str = str & "B" If c <> 0 Then str = str & "C" If d <> 0 Then str = str & "D" If e <> 0 Then str = str & "E" If f <> 0 Then str = str & "F" If g <> 0 Then str = str & "G" If h <> 0 Then str = str & "H" If i <> 0 Then str = str & "I" cells(j,1)=str j=j+1 End If Next i Next h Next g Next f Next e Next d Next c Next b Next a End Sub 如用MID函数，修改一下以上程序可得到任意长度为9的字符串的任取7个字符的组合。解答2：用公式的解： =REPLACE(REPLACE($M$1,MIN(IF(ROW()<{9,16,22,27,31,34,36,37},{1,2,3,4,5,6,7,8})),1,""),ROW()+9-MIN(IF(ROW()<{9,16,22,27,31,34,36,37},{9,16,22,27,31,34,36,37})),1,"") 动态输入公式例如: 输入新数据后 A1=1;A2=SUM(A1:A1)、输入新数据后 A1=1,A2=2;A3=SUM(A1:A2) 、输入新数据后 A1=1,A2=2,A3=3,A4=SUM(A1:A3) 、.... 、如何通过VBA 代码实现? 解答：假设你的表如下结构：共4列、表头在第3行、起始列为第1列、数据区从第4行开始、请确保B1:B4为空、A1:A4值为4 、在当前工作表的下面事件中做如下处理： Option Explicit Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) = False With Target If .Row > Cells(1, .Column) Or .Column > 4 Then .Value = "" GoTo ex End If If Trim(Target) = "" Then If Trim(.Offset(1, 0)) = "" Then If .Row = 5 Then .Offset(-1, 0) = "" ElseIf .Row > 5 Then .Offset(-1, 0) = "=SUM(" & .Offset(-1, 0).End(xlUp).Address(False, False, xlA1) & ":" & .Offset(-2, 0).Address(False, False, xlA1) & ")" End If End If If .Offset(1, 0).HasFormula And .Row = 4 Then .Offset(1, 0) = "" If Trim(.Offset(1, 0)) <> "" Then .Delete Shift:=xlUp Cells(1, ) = Cells(1, ) - 1 End If ElseIf Trim(.Offset(1, 0)) = "" Or .Offset(1, 0).HasFormula Then .Offset(1, 0) = "=SUM(" & .End(xlUp).Address(False, False, xlA1) & ":" & .Address(False, False, xlA1) & ")" Cells(1, .Column) = Cells(1, .Column) + 1 End If End With ex: = True End Sub Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) With Target If . > 1 Or . > 1 Then If .Row < 3 And .Column < 5 Then Cells(4, ).Select End With End Sub 以上代码是按我理想的做的。主要部分： If Trim(.Offset(1, 0)) = "" Or .Offset(1, 0).HasFormula Then .Offset(1, 0) = "=SUM(" & .End(xlUp).Address(False, False, xlA1) & ":" & .Address(False, False, xlA1) & ")" Cells(1, .Column) = Cells(1, .Column) + 1 End If 没有注释，将就看吧！ dick小修改... Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) = False '触发设False R = C = A = Range("A65536").End(xlUp).Offset(0).Row '最后一笔 If C = 1 Then '最后一笔 If R = A Then ALL = (Range(Cells(1, 1), Cells(R, 1))) 'sum (1) = ALL '最后一笔+1,放sum 值 Else ALL = (Range(Cells(1, 1), Cells(A - 1, 1))) 'sum Cells(A, 1) = ALL '更动,重新计算 End If End If = True ''触发设True End Sub 更正 If C = 1 Then 'A栏 If R = A Then '最后一笔 tof 翻阅了一些书,知道VBA向单元格输入公式是以文本格式输入的. 受到启发只要使用RC形式,将移动数字作为变量, 连接文本输入就可以达到目的了, 现使用循环激活达到""的单元格的行 I2 = 2 LINE3: If Cells(I2, h) = "" Then Else I2 = I2 + 1 GoTo LINE3: End If Cells(I2, h + 1).Formula = "=SUM(R[" & I2 & "]C:R[-1]C)" 关于使用VBA复制的问题问题:我有一个表格，如何将其原封不动的在同一表单如SHEET1中复制多份，要求它们完全一样。我用宏录制完后，总是对最后选定的单元格进行修改，很不方便。如A1：C6是一个小表，我在A7位置按快捷键生成一张，到A15按快捷键又生成一张，而不必在宏中将A7改为A15。解答: ACCESS 建立下面宏时，先建立一快捷键 Sub cy() Sheets("sheet1").Range("A1:C6").Copy Range("A1").Select End Sub 解答2：这种方法单元格被锁定，不能实际任意位置的的粘贴，好像不行！ ACCESS Sub cy() Sheets("sheet1").select Range("A1:C6").Copy Range("A1").Select End Sub 解答4dick：工作页名称上方按右键>>检视程序代码>>程序COPY贴上任何单元格快按2下,即COPY完成 **************************** Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) R = C = Range("A1:C4").Select Cells(R, C).Select End Sub 解答5Rowen：'在DICK代码基础上的改进 Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) R = C = [A1:C4].Copy (Cells(R, C)) End Sub 文件保存为以某一单元格中的值为文件名的宏怎么写用命令： Str(Range("Sheet1!A1")) + ".xls" 自动处理某种格式 Q: 请问有什么方法可以把相关列的内容自动形成一种格式？如：日期商品金额/1-1 A材料 50 /1-1 B材料 40 /1-2 C材料 70/1-2 A材料 34/1-3 C材料 99 .上述的表格中，“商品”与“金额”是相关系的，请问有什么方法，使当商品是A材料时、它自动填充上蓝色和成为白色字，“金额”字段也自动作相应的填充上蓝色和是白色字？即： A B C 1 日期商品金额 /2 1-1 A材料 50 （蓝底、白字）/3 1-1 B材料 40 /4 1-2 C材料 70 （黄底、红字） /5 1-2 A材料 34 （蓝底、白字） /6 1-3 C材料 99 （黄底、红字） /使用“条件格式”做不到，如用“排序”方法先选出再填充颜色等又会影响其它字段的计算，因而请教各位是否有什么方法（例如宏）等可设定自动处理上述问题？先谢谢。 A: wildgoose 我可以提供一份变通的办法：你可以插入三列，一列用来用来存放你的材料名称，一列放1、2、3...数字，然后在第三列中用 vlookup 函数取出对应材料名称的数字。后使用条件格式，通过判断 1、2、3... 就可以了 A：dick Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) X = () '目前位置 Y = () L = [b65535].End(xlUp).Row() '计算共有几笔 For I = 0 To L - 2 A = [b65535].End(xlUp).Offset(-I, 0) ' Select Case A Case "A材料" [b65535].End(xlUp).Offset(-I, 0).Select 'B = 2 = 5 [b65535].End(xlUp).Offset(-I, 1).Select 'A = 2 = 5 [b65535].End(xlUp).Offset(-I, -1).Select 'C = 2 = 5 Case "B材料" Case "C材料" [b65535].End(xlUp).Offset(-I, 0).Select = 3 = 6 [b65535].End(xlUp).Offset(-I, 1).Select = 3 = 6 [b65535].End(xlUp).Offset(-I, -1).Select = 3 = 6 End Select Next I Cells(X, Y).Select '动作前单元格 End Sub A：Rowen 选中B2->格式->条件格式->公式->=(LEFT($B2,1)="A")->设定字体及图案.添加公式->类推...用格式刷填充到所需单元格.条件格式最多可设定三个,多过请用VBA实现在VBA的FRM窗口右上方的“X”如果去掉 Q：问题一：关于加密窗口的问题!上次请教了一个关闭EXCEL函数的问题!现在又发现一个问题：即在VBA的FRM窗口右上方的“X”如果去掉？因为它关闭了我的加密窗口就不起作用？或者如果按“X”的时候，自动关闭EXCEL就行，如何？多谢! 问题二，我每次经过加密窗口后进入工作表，总是被隐藏了，用什么函数把隐藏的自动打开？这样我的可以写一个宏!OK! A： tof Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer) If CloseMode <> 1 Then Cancel = 1 = "The Close box won't work! Click me!" End Sub dick Sub dd() For i = 1 To Sheets(i).Visible = True Next i End Sub vba for excel程序纠错 Q：我想对所有工作表进行将公式转为数值，录制宏后加上了几句但结果不对，请斧正！ sub aa() dim sht as worksheet For Each sht In Worksheets ("A1:C4").Select Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:= _ False, Transpose:=False = False Next End Sub A： roof 试试在for...each...和activesheet...之间加上一句“"。结果如下： sub aa() dim sht as worksheet For Each sht In Worksheets ("A1:C4").Select Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:= _ False, Transpose:=False = False Next End Sub excelhelp：其实录制得来的宏（macro）程序可以自行修改，以达到高效率、精简的目的。你的程序这样改会较容易看得懂，记着，Selection一般可以省去，使程序一气呵成，也可以避免现存储存格（activecell，浮标所在地）给移动。 Sub aa() 　Dim Sht As Worksheet 　For Each Sht In Worksheets 　　With ("A1:C4") 　　　.Copy 　　　.PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False 　　End With 　　 = False 　Next End Sub 虽然以上的程序可以把A1:C4的公式删去，但它有两个缺点：１）范围只能限定为A1:C4，要是多了一个不在此范围的储存格（cell）有公式，又或是每张工作表（worksheet）的范围都不一样，这程序便会有问题；２）在宏执行时，画面会闪动，这是Copy和Paste的副作用。故此，我建议用以下程序代替： Sub aa2() 　Dim wSht As Worksheet 　Dim rCell As Range 　For Each wSht In Worksheets 　　For Each rCell In 　　　 = 　　Next 　Next End Sub 这样写较简洁，也没有上述的问题。 leaf ：Sub aa() Dim sht as WorkSheet Dim rng as Range For Each sht In Worksheets 　　Set rng = 　　With rng 　　　　.Copy 　　　　.PasteSpecial Paste:=xlValues 　　End With 　　 = False Next End Sub 请问各位有什么方法可以使工作表从1至50自动排列 Sub paixu() For i = 1 To For j = i To If Int(Sheets(i).Name) > Int(Sheets(j).Name) Then Sheets(j).Move Before:=Sheets(i) End If Next j Next i End Sub 如何将自动将公式的值固定在单元格我又有新问题了.怎么样在一定的条件下将公式转换成值固定在在单元格内? 解答：Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As ) With If = 3 And > 1 Then If (.Cells(, 4).Value) = "counting" Then = .Cells(, 2) - .Cells(, 1) End If End If End With End Sub 将这段内容加入到thisworkbook模块中，在你选中要计算的单元格时，会为你自动计算，当然你也可以修改一下使其完全自动化。输入字母转换成设定的数值比如，我设置第一个框的范围是（a= b= c= d=0）如果我输入c，那它能不能变成或者最后相加减的时候转换？解答：Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) If = "a" Then = ElseIf = "b" Then = ElseIf = "c" Then = ElseIf = "d" Then = 0 End If End Sub 或者：如果临时要用，在“工具－自动更正”里设置也可以。打开一张工作表时系统提示要求输入用户名和密码解答： If ("请输入密码：") = "" Then Sheets(".....").Visible = True Sheets(".....").Select Range("...").Select Else: c = "对不起，密码不正确" d = " 警告" MsgBox prompt:=c, Title:=d End End If 工具菜单与视图中的工具栏不同屏蔽工具菜单宏 sub notool() MenuBars(xlWorksheet).Menus("工具").Delete end sub 解除屏蔽 sub yestool() MenuBars(xlWorksheet).reset end sub Alt+F11 进入VBA 编辑插入模块将上面宏复制到模块运行宏。OK 限制使用某张工作表解答：只有在A1单元格内输入12345时，其它单元格才能输入数据。 Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) "123" Range("$A$1").Locked = False "123" If = "$A$1" Then If Cells(1, 1).Value = 12345 Then "123" Else If Cells(1, 1).Value = 12345 Then "123" End If End Sub 怎样建立没有右边箭头的子菜答：我用这样的语句建立菜单，没有子菜单。是Wswx 教的 Dim Menu As CommandBarControl, SubMenu As CommandBarControl Set Menu = (1).(msoControlPopup, , , , True) With Menu .Caption = "工作菜单(&G)" End With With (msoControlButton, 1, , , True) .Caption = "输入资料 (&I)" .OnAction = "showform" End With With (msoControlButton, 1, , , True) .Caption = "查阅资料 (&C)" .OnAction = "pickup" End With 请教如何准确取值 a1格东:ww34-99生产，a2格西:123-fd-12设计开发，a3格南:88-77负责销售以上是三个单元格的内容，现在我想将产品代码单独取出放到b1,b2,b3中，不知如何处理（用vba），请指点，谢谢！规律是冒号以后，文字以前的，如上面的ww34-99,123-fd-12,88-77,如何将他们分别取出？解答：1以 A1:A10 为例: Sub test() Dim rng As Range Dim tmp As Integer For Each rng In Range("A1:A10") tmp = InStr(1, , ":") (0, 1) = IIf(tmp > 0, Mid(, tmp + 1), "") Next End Sub 解答2：Sub test() Dim i As Integer Dim tmp As Integer Dim i As Range For Each rng In Range("A1:A10") If rng = "" Then Exit Sub tmp = InStr(1, , ":") For i = (tmp + 1) To Len(rng) If Asc(Mid(rng, i, 1)) > 0 And Asc(Mid(rng, i, 1)) < 132 Then (0, 1) = (0, 1) & Mid(rng, i, 1) End If Next Next End Sub (注：正确应该是122，只不过中文字不会小于132故也没出错。字符如下： 0～9 48～57 小写a～z 97～122 大写A～Z　 65～90 例： ASC(A)=65) 如何在单元格中显示文件创建的日期答：下例显示 C:\ 中部分文件的创建日期, 涉及文件属性及其它, 请参阅 FileSystemObject 对象 Sub ShowFileList() Dim fs, f, f1, fc, folderspec folderspec = "C:\" Set fs = CreateObject("s ") Set f = (folderspec) Set fc = For Each f1 In fc , Next End Sub 根据系统时间判断是否执行某宏解答：本范例设定 my_Procedure 这个宏在下午 5 点开始执行。 TimeValue("17:00:00"), "my_Procedure" 见ontime 之help范例解答2：本示例设置 15 秒后运行 my_Procedure 过程，从现在开始计时。 Now + TimeValue("00:00:15"), "my_Procedure" 删除当前活动工作簿 Sub 删除当前工作簿() ' Dim x, y, z x = z = If z = "" Then y = MsgBox("确实彻底删除当前工作簿吗？", vbYesNo) If y = vbNo Then Exit Sub If y = vbYes Then savechanges:=False End If If z <> "" Then y = MsgBox("确实彻底删除当前工作簿吗？", vbYesNo) If y = vbNo Then Exit Sub If y = vbYes Then savechanges:=False Kill x End If End If End Sub 如何以工作簿中的一个SHEET是否激活为判断条件解答1：If = "Operation" Then MsgBox "It's Ok" Else MsgBox "It's fault" End If 解答2：分别建： Private Sub Worksheet_Activate() MsgBox "It's Ok" End Sub Private Sub Worksheet_Deactivate() MsgBox "It's fault" End Sub 教各位关于按钮位置的问题本人设计了一个按钮，设计在A12上，现在我要在A13上加上数据后，如何让按钮的位置自动下移下一行？解答：Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) = Range(Cells(1, 1), Cells(, 1)).+15 End Sub 一个用VBA写入公式的问题有一个这样的问题：统计进度以每天的日期做为文件名，如今天是2002年9月23日，文件名就是2002年9月23日.xls 工作完成后用它另存为2002年9月24日.xls 明天使用2002年9月24日.xls文件。有一个问题如今天是23日今要在a9单元格中引用昨天2002年9月22日.xls 中的一个数据公式= [2002年9月22日.XLS]sheet1!a10+a7/1000 也就是昨天的一个数字加上今天的一个数据除以1000 每天改公式烦死了能不能做一个auto_open宏 [2002年9月22日.XLS]sheet1!a10+a9/1000 红字这段自动变成 today-1 也就是昨天的日期，我试了好几次没有成功请 vba 高手指点解答：时间原因，做得很简单，你可以自己加一点Error语句，在运行宏之前检查昨天的文件是否存在等等，建议不要放在auto_open()里，如果要必须放，要加语句检查一下宏运行的次数，不可重复运行。以下语句在Excel XP中通过检测。 Sub auto_open() Dim dataToday, dateLastday As String dateToday = CStr(Date) dateLastday = CStr(Date - 1) ChDir "C:\" Filename:=dateToday Cells(9, 1).Select = "='[" & dateLastday & ".xls]Sheet1'!R9C1+'[" & dateLastday & ".xls]Sheet1'!R10C1/1000" End Sub 又问：如果日期后面还有文字怎么办？答：dateToday=CStr(Date) & "(你要加的文字尽管放)" 怎么能在excel没打开文件的时候被禁用如何能让一个宏命令按钮在无文件打开状态下被禁用？解答：例如这个按钮在Standard工具列，名字叫GO(&C)，做法如下：在personal增加一个class Public WithEvents App As Application Private Sub App_WorkbookActivate(ByVal Wb As Workbook) ("Standard").Controls("GO(&C)").Enabled = True End Sub Private Sub App_WorkbookDeactivate(ByVal Wb As Workbook) ("Standard").Controls("GO(&C)").Enabled = False End Sub 再到personal任何1个Module Public z As New Class1 Sub lnitialzeApp() Set = Application End Sub 在已有数值的单元格中再增加或减去另一个数 Sub MyMicro( ) 　　　　OldValue = Val ( ) 　　　　InputValue = InputBox ( “输入数值，负数前输入减号”,“小小计算器”) 　　　　 = Val (OldValue ＋ InputValue) 　　End Sub 问：此宏一次只能输入一个数值，如何才能一次输入多个数值(如：1+2+3...)，另外，能否进行乖除运算？答：Inputvalue1=..... Inputvalue2=..... Inputvalue3=..... ...... = Val (OldValue ＋ InputValue1+Inputvalue2+Inputvalue3...) 乘或除把里面的‘+’换成‘*’或‘/’即可对excel里录入的数据进行关系验证比如：A1、A2、A3这3个单元格，已经输入了3个数字，现在需要验证这3个已经输入的数据是否满足A1=A2+A3的关系，应该如何设置呢？我的方法是：在一个新的单元格中输入以下公式：＝if(a1=a2+a3,true,false),如果a1=a2+a3,该单元格的值为true,否则为false 。但是这种做法会占用到该工作表的空间，而该工作表已经非常大了（有1000多行，要满足各种各样公式关系的很多），我希望能够做到跳出一个窗口告诉我哪些单元格不符合公式关系，相当于审核工作表的功能。解答：本例是依据竖向记录检验的。运行时将x替换成记录行数。 Sub pd() Dim cw(1000) As Integer For i = 1 To x '----x为记录行数 If (i, 3) <> (i, 1) + (i, 2) Then j = j + 1 cw(j) = i End If Next i Sheets(1).Select For i = 1 To j For k = 1 To 3 (cw(i), k).Select = True = 35 = 3 Next k Next i Sheets(2).Select Sheets(2).Cells(1, 1) = "数据数值输入错误有" & j & "处" For i = 1 To j Sheets(2).Cells(i + 1, 1) = "数据数值输入有误!!!(第" & cw(i) & "行)" Next i End Sub 如何自动跳过有公式的单元格继续输入可以使用Change事件完成 Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If < 11 And < 3 Then If = 1 Then (0, 1).Select ElseIf = 2 Then (1, -1).Select Else Exit Sub End If End If End Sub 查询设计“最近”“连续”“三次”"Pass" Q:字段名5个或更多，记录有近8000条。 ID 产品编号订单编号供应商名称来货结果 1 A001 0001 3M Fail /2 A001 0002 3M Fail /3 A001 0003 3M Pass/4 A001 0004 3M Pass /5 A001 0005 3M Pass /6 A002 0006 JVC Pass /7 A002 0007 JVC Pass /8 A002 0008 JVC Pass /9 A002 0009 JVC Pass /…………按照公司进货处理，如果某一产品“最近”“连续”“三次”"Pass"则此产品以后之来货可以“免检”。订单编号由过去至现在为0001~0013至更大,则上例中，请问，如何设计查询？ A: 方法1：用公式分类排序（闻鸥学堂里有），只排出每类前三个，判断是否都是“Pass”，然后。。。。会了？方法： 1. 在F4输入公式 =IF(AND(B4=B3,B4=B2,E4="pass",E3="pass",E2="pass"),1,0) 2. 在F4单元格右下角快按2下(填满公式) 3. 将下列程序COPY至VBA中,再做个按钮(更新)即可 *************************** Sub DD() On Error GoTo 999 Range("H2:H200") = "" For I = 1 To 99 '假設有產品編號99種 A = "0" & Trim(Str(I)) 'A001~A020 Range("B:B").Select ' (What:=A, After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _ :=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlUp, MatchCase:= _ False).Activate '找最後一筆 B = ActiveCell If Cells(, 6) = 1 Then '是否為連續3筆PASS Range("H65535").End(xlUp).Offset(1).Select '找最後一筆 ActiveCell = B '免檢資料放在H欄 End If Next I 999 [A1].Select End Sub 方法3：小修改,不使用公式,只使用VBA Sub DD() On Error GoTo 999 Range("H2:H200") = "" For I = 1 To 99 '假设有产品编号99种 A = "0" & Trim(Str(I)) 'A001~A099 Range("B:B").Select '产品编号 (What:=A, After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _ :=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlUp, MatchCase:= _ False).Activate '找最后一笔 If >= 3 Then B = ActiveCell S1 = UCase((0, 3)) '最后第1笔来货结果 S2 = UCase((-1, 3)) '最后第2笔来货结果 S3 = UCase((-2, 3)) '最后第3笔来货结果 N1 = (0, 0) '最后第1笔产品编号 N2 = (-1, 0) N3 = (-2, 0) If S1 = "PASS" And S2 = "PASS" And S3 = "PASS" And N1 = N2 And N1 = N3 Then '是否为连续3笔PASS Range("H65535").End(xlUp).Offset(1).Select '找最后一笔 ActiveCell = B '免检资料放在H栏 End If End If Next I 999 Range("A1").Select End Sub 方法4： Sub checkparts() 'On Error Resume Next Dim checksize As Integer Dim samePN As Integer Dim id As Integer Dim acceptcount As Integer Dim firstPN, nextPN As String Dim vendor As String checksize = InputBox("Enter the number consecutive records to check for each PN") Columns("G:I").Select Range("B1").Select id = 1 While <> "" firstPN = Trim() samePN = 1 nextPN = Trim((samePN, 0).Value) vendor = Trim((0, 3).Value) Do While nextPN = firstPN samePN = samePN + 1 nextPN = Trim((samePN, 0).Value) Loop If samePN >= checksize Then For acceptcount = 0 To checksize - 1 If UCase(Trim((acceptcount, 2).Value)) <> "ACCEPTED" Then Exit For Next acceptcount If acceptcount = checksize Then Cells(id, 7) = id Cells(id, 8) = firstPN Cells(id, 9) = vendor id = id + 1 End If End If (samePN).Select Wend Columns("G:I").Select With .Name = "Arial" .Size = 9 .Strikethrough = False .Supers cript = False .Subs cript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection .HorizontalAlignment = xlLeft .VerticalAlignment = xlBottom .WrapText = False .Orientation = 0 .AddIndent = False .ShrinkToFit = False .MergeCells = False End With Range("G1").Select ToRight:=2 End Sub 如何用不同颜色的字体，将手式输入与公式计算结果区分开来解答1：可以用条件格式，如A1格，则条件格式公式如下： =CELL("contents",A1) 解答2：用自定义函数了： Function IsFormula(cl) adrs = If Left(Range(adrs).Formula, 1) = "=" Then IsFormula = True Else IsFormula = False End If End Function 条件格式公式为： =IsFormula(A1) 怎样在电话号码书中提取手机号码解答：假设a1=3322211,a2=13322121122,a3=2503225 a4={=sum((len(a1:a3)=11)*(a1:a3))} 完善：建议再加一个第一位是"1"的判断条件,以免长途超过11位的情况 {=SUM((LEN(A1:A3)=11)*(A1:A3)*(LEFT(A1:A3,1)="1"))} 是不是用数组函数解决？请教各位 a1=aa, b1=apple a2=bb,b2=orange ..... if(a11=aa, 则b11=apple if(a11=bb, 则b11=orange ...... 是不是用数组函数解决？请教各位。解答：如果对应关系比较多，先在一个工作表中分两列输入查找值及查找结果，如在工作表SHEET2中的A列输入查找值，B列输入对应的结果，在另一个工作表的B1格中用公式 =VLOOKUP(A1,SHEET2!A:B,2,0) 即可按该表的A1格中的值，在sheet2表的A列中查找并返回对应B列的值。如果对应关系不多，可用公式 =VLOOKUP(A1,{"aa","apple";"bb","orange";......},2,0) 注意其中的;号。又问：在SHEET1！B2输入 =IF(A1="","",if(没有匹配,"这是新货号",vlookup(a1,sheet2!a:b,2,0))) 如何实现上面要求。（没有匹配,"这是新货号",）解答：ISNA(VLOOKUP(....)) 关于日期的格式化问题我要接收汇总数据；出生年月有的写成“ ”有的写成"" 我现在需要统一为(常规型）怎样实现。解答：=value(IF(LEN(A1)>5,LEFT(A1,4)&"."&TEXT(RIGHT(A1,LEN(A1)-5),"00"),"19"&LEFT(A1,2)&"."&TEXT(RIGHT(A1,LEN(A1)-3),"00"))) 列的跳跃求和若有20列（只有一行），需没间隔3列求和，该公式如何做？前面行跳跃求和的公式不管用。解答：假设a1至t1为数据（共有20列），在任意单元格中输入公式：=SUM(IF(MOD(TRANSPOSE(ROW(1:20)),3)=0,(a1:t1)) 。按ctrl＋shift＋enter结束即可求出每隔三行之和。 EXECL默认起始工作表的函数我编制的Exexl工作薄中有若干个工作表,名称分别为"参数设置"、“凭证汇总”、“报表”等等。我的问题是，在任意一个工作表名下保存工作薄后，下次重新打开时，首页默认是“参数设置”。请问怎么样设置。解答：Private Sub Workbook_Open() Sheets("参数设置").Select End Sub 怎样一次性把科学记数改成文本？解答：b1=TEXT(A1,"#")。向下填充（#号格式符，代表数字） excel的六大“条件”功能 EXCEL97/2000，除了具有强大的表格功能外，更具有强大的数据统计与处理功能，尤其是使用其“条件”功能，常常能收到事半功倍的效果，在此笔者就同大家谈谈EXCEL的条件功能（为方便起见，笔者在此以如图 1包含工程基本情况的二维表格为例）。一、条件求和。　　1、单条件求和：统计c1公司施工的工程总建筑面积，并将结果放在e18单元格中，我们只要在e18单元格中输入公式“=sumif（d2：d17,"c1公司",e2：e17）”即完成这一统计。　　友情提醒：如果对excel的函数不太熟悉，在单元格中直接输入公式有困难，我们可以用“插入函数”命令（或直接按工具栏上的“粘贴函数”命令按钮），选中你需要的函数后，按其提示操作即可完成公式的输入。　　2、多条件求和：统计c2公司施工的质量等级为“合格”的工程总建筑面积，并将结果放在e19单元格中，我们用“条件求和”功能来实现：　　①选“工具→向导→条件求和”命令（若没有此命令选项，可以用“加载宏”的方式来增加这一命令选项），在弹出的对话框中，按右下带“―”号的按钮（此时对话框变成类似工具条的窗口形式浮于桌面上），用鼠标选定d1：i17区域，并按窗口右边带红色箭头的按钮（恢复对话框状态）。　　②按“下一步”，在弹出的对话框中，按“求和列”右边的下拉按钮选中“建筑面积”项，再分别按“条件列、运算符、比较值”右边的下拉按钮，依次选中“施工单位”、“=”（默认）、“c2公司”选项，最后按“添加条件”按钮。重复前述操作，将“条件列、运算符、比较值”设置为“质量等级”、“=”、“合格”，并按“添加条件”按钮。　　③两次点击“下一步”，在弹出的对话框中，按右下带“―”号的按钮，用鼠标选定e19单元格，并按窗口右边带红色箭头的按钮。　　④按“完成”按钮，此时符合条件的汇总结果将自动、准确地显示在 e19单元格中。友情提醒：上述操作实际上是输入了一个数组公式，我们也可以先在 e19单元格中直接输入公式：=sum(if(d2:d17="c2公司",if(i2:i17="合格",e2:e17)))，然后在按住ctrl+shift键（非常关键！！！）的同时按下enter键，也可以达到上述多条件求和之目的。（“条件求和”的另一招... =SUMPRODUCT(B9:C14,MOD(B9:C14+1,2)) 用 Sunif() 设置求和条件比较困难的时候，可以考虑上面的公式：对 B9:C14 中的偶数进行求和。扩展：可以考虑将 MOD() 替换成相应的条件。）　　二、条件计数。　　统计质量等级为“合格”工程的数目，并将结果存放在i18单元格中，在i18单元格中输入公式：=countif(i2:i17,"合格")，当按下确定按钮后，统计结果――数字5即自动在i18单元格中显示出来。　　三、条件格式。　　将工程造价在500万元（含500万元）以上的工程造价数值以红颜色显示出来：　　①选中f2至f17单元格； ②用“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框；　　③按第二个方框旁的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，再在后面的方框中输入数字500； ④按上述对话框中的“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，在“文字”卡片下，按“颜色”旁的下拉按钮，将文字颜色设置成红色后，按“确定”按钮关闭“单元格格式”对话框，回到“条件格式”对话框中；　　⑤按“确定”按钮。　　此时造价大于500万元的工程，其造价数值将以红色显示在单元格中。　　友情提醒：继续按上述“条件格式”对话框中的“添加”按钮，可以设置多级“条件”，如“工程造价大于500万元以红色显示，大于1000万元以蓝色显示”等（可以对一个单元格设置三个条件）。　　四、条件函数。　　我们在对竣工工程观感质量进行评定后，当观感得分率超过85%，该工程质量等级可以评定为“优良”。　　①在i2单元格中输入公式：=if(h2>=85,"优良",if(h2>0,"合格","未竣工"))；　　②选中i2单元格，将鼠标移至该单元格右下角成细十字线时（我们称之为“填充柄”），按住左键向下拖拉，将上公式复制到i列下面的单元格中；　　③以后当工程竣工后，我们将该工程的观感得分率填入h列内相应的单元格中，则质量等级自动显示在相应工程的i列单元格中（若没有填观感得分率，则i列相应单元格中显示“未竣工”字样）。　　友情提醒：在第①步输入公式时，条件判断数字按从大到小的顺序排列，否则会出错。　　五、条件查找。　　当工程基本情况表中登记的工程非常之多时，如果我们用普通浏览的方式查找某个具体的工程是非常困难的，此时我们可以用“查找”功能来快速定位：　　① 用“编辑查找”命令，打开“查找”对话框；　　②在“查找内容”下面的方框中输入该工程的关键词；　　③对“搜索方式、搜索范围”作适当设置后，连续按“查找下一个”按钮，符合模糊条件的单元格依次被选中，即可快速查找到某个具体的工程。　　友情提醒：在“查找内容”下面的方框中输入的内容不一定非得与某一单元格数值完成相同的文本，如查找“c1公司”的某个工程，只要输入“c1”即可以进行模糊查找了。　　六、条件筛选。　　如果要打印c1公司施工的工程基本情况一览表，我们可以用“自动筛选”功能来实现：　　①选中表格中的任一单元格，用“数据→筛选→自动筛选”命令，启动“自动筛选”功能（列标题旁出现一个下拉按钮）；　　②按“施工单位”旁的下拉按钮，选中c1公司，则表格中只显示c1公司所施工的工程；　　③接上打印机，装上打印纸，按“打印”按钮，即可打印出c1公司施工的工程基本情况一览表； ④打印结束后，重复第①的操作关闭“自动筛选”功能，则全部工程又重新显示在表格中。　　友情提醒：此处的“条件筛选”可以进行“多级”筛选，如再上述筛选的基础上，再按“进度”旁的下拉按钮，选中“在建”选项，则表格中只剩下“c1公司”施工的所有“在建”工程。其实，excel的条件功能还有很多，如果有感兴趣的朋友不妨一试，若发现其什么更好的功能，别忘了告诉一声，我在此先谢过了。从个人所得税的计算谈IF函数的使用最近，国家采取提高公务员和职工的工资水平，低收入阶层的收入的政策以启动消费推动经济增长，相当一部分人工资收入达到和超过了交纳个人所得税的水平。根据我国税法的规定，个人所得税是采用超额累进税率分段计算，见表一：级数应纳税所得额税率 % 速算扣除数 1 不超过500元的 5 0 2 超过500元2000元的部分 10 25 3 超过2000元5000元的部分 15 125 4 超过5000元20000元的部分 20 375 5 超过20000元40000元的部分 25 1375 6 超过40000元60000元的部分 30 3375 7 超过60000元80000元的部分 35 6375 8 超过80000元100000元的部分 40 10375 9 超过100000元的部分 45 15375 这时，用Excel的IF函数来进行计算是再方便不过的了。对原工资表只要增加“应纳税所得额”和“应交个人所得税”两列就可以，“应纳税所得额”根据“应发工资”数扣除800元和其他可免税的部分计算（这一列也可省略），“应交个人所得税”设在工资表的应扣金额部分，将其象“代扣房租”等等项目一样作为工资表中的一个扣除项目，计算个人所得税的公式就设置在此列。 Excel中的逻辑函数IF一个适用范围很广，功能极强的函数，IF函数在工作表中的用途是用于对数值和公式进行条件检测，然后根据不同的检测结果，返回不同的结果（执行不同的操作命令）。它的这种功能用来判断应纳税所得额的适用税率再合适不过。理解IF函数在计算个人所得税中的用法：IF函数的语法：IF（参数1，参数2，参数3）该函数的含义是在单元格中以参数1为条件进行检测，当检测结果符合参数1时，执行参数2的命令，反之则执行参数3的命令。其中：参数1为函数执行检测的条件，它一般是一个公式或一个数值表达式，参数2和参数3可以是显示一个字符串、显示一个数值或显示某一公式的计算结果。参数之间用半角的“，”隔开，字符串也要用半角引号括住。设工资表中“应纳税所得额”在E列，“应交个人所得税”在H列。我们要在H列的各行设置IF函数公式，由函数公式来对E列各行的应纳税工资进行判断，并自动套用适用税率和速算扣除数计算应纳税额。可在H列设置函数(以第2行为例)： IF(E2 > 100000，E2*-15375，IF（E2 > 80000，E2*-10375，IF(E2 > 60000，E2*-6375，IF(E2 > 40000，E2*-3375，IF(E2 > 20000，E2*-1375，IF(E2 > 5000，E2*-375，IF(E2 > 2000，E2*-125，IF(E2 > 500，E2*-25，E2* ) ) ) ) ) ) ) )。该函数十分亢长，其中嵌套了7个同样的IF函数，从第2个IF 函数开始到最后是第1个嵌套函数，从第3个IF开始到最后是第2个嵌套函数……，为帮助理解，我们将这些嵌套函数分别设为X1、X2、……于是将整个函数简化如下： IF（E2 > 100000，E2*-15375，X1）该函数意为：当E2中工资额大于100000元时，H2中计算出的应纳所得税额为E2*45%-15375，否则（指当工资额等于或小于100000元时），则H2应按X1的方法计算；把X1展开： IF（E2 > 80000，E2*-10375，X2）其含义与上面相仿。最后一个嵌套函数X7展开为： IF（E2 > 500，E2*-25，E2*）该函数意为：当E2中工资额大于500元时，H2中计算出的应纳所得税额为E2*10%-25，否则（当工资额等于或小于500元时），H2等于E2*5%。怎么样，明白了吗？够复杂的，好在计算个人所得税只有一种规定，将别人的公式搬过来用就是了。一般单位个人的工资不会高的太吓人，我们可根据人员的实际工资水平减少函数的嵌套数目简化运算。学会灵活使用IF函数（图略）从以上计算个人所得税的例子中可以看出，学会在Excel的工作表中运用这个函数设定各种条件，可实现许多特定的操作要求，起到事半功倍的作用。本文再举几个实例来讲解IF函数的使用方法，读者们可举一反三，在自己的Excel工作表中灵活运用。例一图一是一份会计记帐凭证，为了判断输入的数据借贷是否相等，我们在A8中利用IF函数进行检测，选定A8，双击“=” ，输入函数： =IF（C8＜＞D8，"借贷不平"，"合计"）当C8=D8时，不符合参数1的条件，在A8中即显示参数3中的字符串“合计” ，当C8≠D8 时，符合参数1的条件，A8中显示的就是参数2中的字符串“借贷不平”，给予提示例二在图三的表中，要求当C5：C12区域中的数值为正数时，在D5：D12区域中用相同的正数反映，当C5：C12区域中的数值为负数时，则要在E5：E12区域中用它们的绝对值反映。在D5中建立函数如下： =IF（C5＞0，C5，"0" ）在E5中建立函数如下： =IF（C5＜0，C5*（－1），"0" ）再将已建立的函数复制到其他相应的单元格中去即可。如果在单元格中不想将“0”显示出来，则第三个参数可表示为“ " " ” （如图四单元格E5所示）。在图五表中如果只要求计算盈利企业的利税总额则可在F列各单元格中建立函数如下（以F2为例）： =IF（B2＞0，SUM（B2：E2），"" ）当IF函数的参数1中含有两个或两个以上的检测条件时，就要在参数中嵌套另外两个逻辑函数AND和OR了。例四设单元格A4的数值只能严格为正小数，当A4符合此条件时，则在B4中显示该数值，否则提示错误信息。从A4的条件看它应同时满足＞0且＜1的要求，因而应结合运用AND函数，在B4中建立函数如下： =IF（AND（0＜A4，A4＜1），A4，"数值超出范围" ）例五设单元格A4的数值应该是绝对值大于10的任何数值，当A4符合此条件时，则在B4中显示该数值，否则提示错误信息。这里A4的条件既可＞10又可＜－10，两个条件只要满足一个即可，因而应结合OR函数，在B4中建立函数如下： =IF（OR（10＜A4，A4＜－10），A4，"数值超出范围" ）从以上例子可以看出，IF函数是一个十分有用的函数，要用Excel，不可不学IF函数。本文所举例子并不能包括它的所有用法，相信大家一定能发现IF 函数的更多功能。如何计算表达式比如，我在一个单元格(a1)内输入 “ 15+1+6 ”，然后在另一个单元格(a2)内输入 “ =函数(a1)” 让Excel自动计算出 a1 的结果 22 并显示在 a2 中?请问Excel有这样的函数吗？解答：将鼠标定位在B1，插入→名称→定义：x=EVALUATE(A1)，在B1输入“＝X”往下拖即可。这样，A列为表达式，B列为运算结果。如何求得某行或列不重复数字的个数解答： B5:Z5行中不重复数字的个数：输入=SUM(1/COUNTIF(B5:Z5,B5:Z5))-1后按CTRL+SHIFT+Enter Excel中“摄影”的妙用 1、准备“照相机” 1）打开Excel的“工具”菜单，选择“自定义”对话框。　　2）单击“命令”选项卡，在“类别”中选择“工具”，在右边“命令”列表中找到“摄影”，并且将其拖到工具栏的任意位置。　　2、给目标“拍照” 　　假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现在Sheet1中。　　1）拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。　　2）用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮，于是这个选定的区域就被“拍”了下来。　　3、粘贴“照片” 　　1）打开Sheet1工作表。　　2）在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键，被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。　　在Sheet2中调整“照片”的各种格式，粘贴到Sheet1中的内容同步发生变化，而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件，所以，“图片”工具栏对这个照片也是有效的作者在此提供另一种方法：先复制要实现同步链接的图片，然后选中要另存的区域，按住SHIFT键的同时选中编辑菜单中的粘贴链接图片，这样达到的效果是同样的，也会即时更新。放大USERFORM幕相同大小这样可以 Private Sub UserForm_Initialize() = xlMaximized With Me .Top = .Left = .Height = .Width = End With End Sub 如何用excel做双对数坐标图你可以先按一般刻度坐标作图,然后右击图表区的网格线,在右键菜单中选择"网格线格式",然后选择对数刻度即可. 使用excel拨接连上网以下宏可以实现拨号连接上网： Declare Function RasEnumEntries Lib "" Alias "RasEnumEntriesA" (ByVal reserved As String, ByVal lpszPhonebook As String, lprasentryname As Any, lpcb As Long, lpcEntries As Long) As Long Const RAS_MAXENTRYNAME = 256 Type RASENTRYNAME dwSize As Long szEntryName(RAS_MAXENTRYNAME) As Byte End Type Sub 连线项目() Dim s As Long, l As Long, ln As Long, ab As String Dim R(255) As RASENTRYNAME R(0).dwSize = LenB(R(0)) s = RAS_MAXENTRYNAME * R(0).dwSize Call RasEnumEntries(vbNullString, vbNullString, R(0), s, ln) If ln = 0 Then MsgBox "无拨接网路帐号!" Else MsgBox "已找到拨接网路帐号!" For l = 0 To ln - 1 ab = StrConv(R(l).szEntryName(), vbUnicode) MsgBox "拨接网路名称 : " & Left(ab, InStr(ab, Chr(0)) - 1) Next End If End Sub 获取硬盘的序列号 Sub xiaogang() '获取硬盘的序列号 Dim drive$ drive = "d:" MsgBox UCase(Replace(drive, ":", "")) + " 盘的序列号是" + Format(CreateObject("").GetDrive(drive).SerialNumber) End Sub 返回用户名 Public Declare Function GetUserName Lib "" _ Alias "GetUserNameA" (ByVal lpBuffer As String, nSize As Long) As Long Function ReturnUserName() As String ' returns the NT Domain User Name Dim rString As String * 255, sLen As Long, tString As String tString = "" On Error Resume Next sLen = GetUserName(rString, 255) sLen = InStr(1, rString, Chr(0)) If sLen > 0 Then tString = Left(rString, sLen - 1) Else tString = rString End If On Error GoTo 0 ReturnUserName = UCase(Trim(tString)) End Function 将UserForm与Excel分开 Option Explicit Private Declare Function SetWindowPos Lib "user32" (ByVal hwnd As Long, ByVal hWndInsertAfter As Long, ByVal X As Long, ByVal Y As Long, ByVal cx As Long, ByVal cy As Long, ByVal wFlags As Long) As Long Private Declare Function FindWindow Lib "user32" Alias "FindWindowA" (ByVal lpClassName As String, ByVal lpWindowName As String) As Long Private Declare Function ClipCursor Lib "user32" (lpRect As Any) As Long Private Declare Function SetForegroundWindow Lib "user32" (ByVal hwnd As Long) As Long Const ID = "123" Private Sub CommandButton1_Click() If TextBox1 = ID Then Unload UserForm1 Exit Sub Else = - 30 = - 30 TextBox1 = "" End If If < 80 Then MsgBox "不知道密碼就不要再撐了!按""X""離開吧!" End If End Sub Private Sub CommandButton2_Click() TextBox1 = "" End Sub Private Sub UserForm_Initialize() = xlDisabled SetWindowPos hWndForm, -1, 0&, 0&, 0&, 0&, 3 '讓視窗保持最上層 Call SetForegroundWindow(hWndForm) '讓視窗取得焦點 End Sub Function hWndForm() As Long hWndForm = FindWindow("ThunderDFrame", ) 'UserForm End Function Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer) If Not TextBox1 = ID Then = True End If SetWindowPos hWndForm, -2, 0&, 0&, 0&, 0&, 3 = xlInterrupt End Sub 如何用API获得当前登录用户 Option Explicit Private Declare Function GetUserName Lib "" Alias "GetUserNameA" _ (ByVal lpBuffer As String, _ nSize As Long) As Long Sub Get_User_Name() Dim lpBuff As String * 25 Dim ret As Long, UserName As String ret = GetUserName(lpBuff, 25) UserName = Left(lpBuff, InStr(lpBuff, Chr(0)) - 1) MsgBox UserName End Sub 怎样才能实现在输入重复的数据时自动跳到重复处提示呢方法1：在数据/有效性/自定义中输入此公式: =COUNTIF(A:A,A1)=1当输入相同号码时,会拒绝输入. 方法2：Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If = 1 Then If <> "" Then Set c = ("A1:A" & (-1, 0).Row).Find(, LookIn:=xlvalue, Lookat:=xlWhole) If Not c Is Nothing Then MsgBox "该号码已有了" = "" End If End If End If End Sub 用公式表示当前单元格所在行的第一列的值解答：cells(所在行行号，1).value或者用公式=INDIRECT("a"&ROW()) 怎样将列号，转变为对应的字母如：列号9，对应的字母应该是"I",列号27，对应的字母应该是"AA"。解答：Function ColumnLetter(ColumnNumber As Integer) As String If ColumnNumber < 1 Or ColumnNumber > 256 Then MsgBox "Invalid Column Number" Exit Function ElseIf ColumnNumber > 26 Then ColumnLetter = Chr(Int((ColumnNumber - 1) / 26) + 64) & _ Chr(((ColumnNumber - 1) Mod 26) + 65) Else ColumnLetter = Chr(ColumnNumber + 64) End If End Function EXCEL能否按照单元格内文字的颜色排序 EXCEL能否按照单元格内文字的颜色排序，或把相同颜色的行集中到一起显示。解答：方法一，1.以VBA判斷colorindex，加輔助欄實現；2.不以程式輔助要實現--->不可能。方法二，不用VBA也可以的,可用(24) EXCEL宏函数定义名称,辅助列还是需要的。怎么能让一个加载宏监控所有打开的excel文件我们可以在thisworkbook_open或sheet1_activate中加入自己的代码从而监视本文件中的各个事件，执行指定的代码。但如果你编写的是一个加载宏，你所要监视的文件就不单单是当前的文件了，而是所有打开的文件。但加载宏在后台运行时，用户可能会新打开或关闭文件等执行各种操作，从而可能会出现错误。为了实现加载宏在后台对所有操作进行监控，我把Excel帮助翻个底朝天，终于实现了这种效果。这几天看到有些朋友也存在这中问题，将自己的一点心得拿出来与大家分享。要实现这种效果，首先要定义一个Application类在VBA项目中添加一个类模块AppEventCls，进行声明： Public WithEvents App As Application 这时在代码编辑窗口上面的对象下拉框中就多出了一个新的对象“App”，选中“App”，右边的事件下拉框中可以看到对应的事件“NewWorkbook”，“SheetActivate”等，哈！这就是我们所要的！选中“NewWorkbook”，在代码编辑窗口中出现： Private Sub App_NewWorkbook(ByVal Wb As Workbook) End Sub 添加代码： MsgBox "Hey! You opened a new workbook!" 现在可以执行了吗？噢，还要等一下，我们必须先定义一个属于这个类的对象。在项目中添加一个新的模块添加对象的定义 Dim MyApp As New AppEventCls 在自动运行过程中指定对象 Public Sub Auto_Open() Set = Application End Sub 将文件存为加载宏，如“”，然后就可以欣赏自己的成果了！关闭此文件，然后加载刚保存的加载宏。打开一个文件试试。在类模块中的其他事件中加入代码试试，可以看到这个加载宏响应所有文件的事件！把公式排整齐公式太长，尤其当使用了许多函数，括号一层迭一层时，公式便会变得难以理解。你可以在适当位置按＜Alt＞+＜Enter＞来插入分列符号，甚至加进空格，把公式排得整整齐齐。寻找特定档案并以对应的软件开启可否在 excel 中输入一个档名，excel 会到预定 path 下的 folder 找出该案并开启呢？解答1：如果知道具体位置，可这样： Sub Find_WorkBook() Dim wb As Workbook Dim String1, String2, Message, Title, Default As String Default = "WindRider" Title = "Find WorkBook" String1 = InputBox(Message, Title, Default) String2 = Set wb = (String2 & "\" & String1 & ".xls", False, False) End Sub 解答2：如果只知道文档会在某个 path 下，但实际位置要 search，可这样： Sub Find_WorkBook() On Error Resume Next Dim wb As Workbook Dim String1, String2, Message, Title, Default As String Default = "OnKey" Title = "Find WorkBook" String1 = InputBox(Message, Title, Default) If String1 = "" Then Exit Sub End If With .NewSearch .LookIn = "E:\Autos" .MatchTextExactly = True .FileType = msoFileTypeExcelWorkbooks .SearchSubFolders = True .Filename = Trim(String1) & ".xls" If .Execute() > 0 Then String2 = .FoundFiles(1) Set wb = (String2, False, False) Else MsgBox ("File No Found!") Exit Sub End If End With End Sub ('Default = "OnKey" 是设定输入对话方块的预设值。'FoundFiles(1)可能发现很多个相同名称的文件，但我要打开的是第一个发现的文件。'改成 FileType = msoFileTypeAllFiles。) 又问：如何根据找到的档案以相关的程式开启呢？答： .FoundFiles(1) 如何将文件中的某一类控件全部删除我的文件中有各种各样的控件，我希望将所有工作表中某一类控件（如commandbutton，包括隐藏的控件）全部删除，程序怎么编？解答：Sub Dtlshtbtn() For Each sht In For Each BtnObj In If Left(, 13) = "CommandButton" Then End If Next BtnObj Next sht End Sub 又问：我的控件的name已改过（初期设计时未注意规范），不能保证前几位是相同的，有什么办法判断？解答：改一下即可 Sub Dtlshtbtn() For Each sht In For Each btnobj In If Left(, 19) = "" Then End If Next btnobj Next sht End Sub 如何列出工具栏快显菜单和单元格右键菜单列出工作表标签按右键出现的"快显功能表" Sub test() k = ("Ply"). For i = 1 To k MsgBox "Id:" & i & Chr$(13) & ("Ply").Controls(i).Caption Next i End Sub 列出工具栏快显菜单 Sub ListShortCutMenus() = False Row = 1 For Each cbar In CommandBars If = msoBarTypePopup Then Cells(Row, 1) = Cells(Row, 2) = For col = 1 To Cells(Row, col + 2) = _ (col).Caption Next col Row = Row + 1 End If Next cbar End Sub 列出单元格右键菜单 Sub ListCellControls() k = ("Cell"). For i = 1 To k Cells(i, 1) = i 'ID Cells(i, 2) = ("Cell").Controls(i).Caption Next i End Sub 如何删除目录及文件设D:\ab\下有a.....z等5个以上的子目录，目录下有文件，我想保留最后建立的5个子目录，其余的全部删除，。请各位帮忙，谢谢！解答：Dim MyPath, MyName As String Dim I, J As Integer Dim Fs As Object Dim F MyPath = "D:\ab\" MyName = Dir(MyPath, vbDirectory) Set Fs = CreateObject("") Sheets(1).Cells(1, 1). I = 1 Do While MyName <> "" If MyName <> "." And MyName <> ".." Then If (GetAttr(MyPath & MyName) And vbDirectory) = vbDirectory Then Set F = (MyPath & MyName) Sheets(1).Cells(I, 1) = MyName Sheets(1).Cells(I, 2) = I = I + 1 End If End If MyName = Dir Loop Sheets(1).Range("A1:B" & I - 1).Sort _ key1:=Sheets(1).Range("B1"), _ order1:=xlDescending, _ header:=xlNo For J = 6 To I - 1 (MyPath & Sheets(1).Cells(J, 1)) Next J 为什么我的EXCEL右键插入工作表功能没有了解答：试试以下程式码 Sub Reset() CommandBars("Ply").Enabled = True CommandBars("Ply").Reset End Sub 如何使某一个固定的菜单项无效例：要使文件->另存为命令无效如何写？解答： Dim i As Integer For i = 1 To ("File"). If ("File").Controls(i).Caption = "另存为(&A)..." Then ("File").Controls(i).Enabled = False End If Next i 又问：如果是不同版本呢，比如说是中文版和英文版，哪怎样才能通用呢？解答：改成 ("File").Controls(5).Enabled = False。中文版和英文版通用。如何将菜单内的名字改回默认的名字 Reset. CommandBars("My_tool_bar").Controls(1).Reset VBA中自制的弹出式快捷菜单上能用上我任意指定的图标吗解答：Sub CreateCmdBar() Dim objBar As CommandBar Dim objctr As CommandBarControl 'Begin insert ico On Error Resume Next ("ico").Delete On Error GoTo 0 ("Sheet1").Shapes("pic").Copy Set objBar = ("ico", msoBarFloating, False, False) Set objctr = With objctr .PasteFace '将图形Copy至按钮上 .Enabled = True End With = True End Sub 如何将自定义的组合下拉列表框加入自定义工具栏 Sub wswx() Dim i As CommandBar, j As CommandBarComboBox Set i = ("wswx", , , True) = True Set j = (msoControlComboBox) With j .AddItem "First Item", 1 .AddItem "Second Item", 2 End With End Sub 如何真正隐藏多余的行和列(只有有用的部分显示) 用　SHIFT　+　CTRL　+方向箭头，就可以选定区域，再隐藏就达到那种效果了。 EXCEL2K输入公式只显示公式怎么办把工具——选项——视图中“公式”前的勾去掉，格式改常规，鼠标定位到公式单元格并按F2，回车。关于日期的计算各位高手：我在统计今年1月份里有多少个星期二，用以下公式可以算出是4天，{=SUM((WEEKDAY(DATE(2003,1,ROW(INDIRECT("1:31"))))=3)*1)}=4，但用以下公式统计1月份里的第5周共有多少天就不能返回值了，请问是为什么呢？，{=SUM((WEEKNUM(DATE(2003,1,ROW(INDIRECT("1:31"))))=5)*1)}=#value! 解答：weeknum不能用于数组公式。想解决此问题，可以用常量数组公式，如求2003年11月的第4周有多少天，公式为： =SUM((MONTH(DATE(2003,11,1)-WEEKDAY(DATE(2003,11,1))+{1,2,3,4,5,6,7}+7*(4-1))=11)*1) 可直接回车输入。 (公式解释：DATE(2003,11,1)-WEEKDAY(DATE(2003,11,1))是求指定月份1日所在星期的上一个周末（星期六）的日期系列数，+{1,2,3,4,5,6,7}+7*(n-1))后就变为指定月份1日起（包含1日的周数）第n周的7天的日期系列数数组，再用month函数判别是否是指定的月份，sum函数求总和，即指定月份指定第n周的天数。) 在EXCEL中如何用公式编制一个乘数口诀表我想问问编写乘数口诀表使用的那个公式在excel里是怎么写的，我想把它用在我的工作表里。具体地说，要求在excel工作表中，每个竖排中表格b2=b1*a2； b3=b1*a3； b4=b1*a4......依此类推，共有255个columns。每个横排中，b2=b1*a2； c2=c1*a2； d2=d1*a2......也是依此类推，共有255行。我现在能做到的最不笨的一种方式也要写255条公式。我想应该有一种公式的写法是能够设定公式的第一项不变，第二项相应格子的号码改变。那么我可以写几个甚至是一个公式就可以直接复制了。解答：b2=$b$1*a2，再向下拖。=B$1*$A2向右拖。如何让Excel程序使用自定义的帮助文档解答： Option Explicit Public Const SW_SHOWNORMAL = 1 Public Declare Function ShellExecute Lib "" Alias "ShellExecuteA" _ (ByVal hwnd As Long, ByVal lpOperation As String, ByVal lpFile As String, _ ByVal lpParameters As String, ByVal lpDirectory As String, ByVal nShowCmd As Long) As Long sub dd() ShellExecute 0, "Open", & "\帮助文件.chm", "", "", SW_SHOWNORMAL end sub 如何设定文本框的输入属性我在excel中放置了一个文本框"textbox"，如何设定该文本框的属性只能是数值，例如设定excel单元格为货币一样。解答1： Private Sub textbox_KeyPress(ByVal KeyAscii As ) If KeyAscii < 48 Or KeyAscii > 57 Then MsgBox "必须输入数字", vbExclamation, "Warning!" SendKeys ("{backspace}") End If End Sub 这是我程序中的例子解答2：能在CHANG事件中用isnumeric()函数判断是否是数值，在exit事件中用format()函数将数值转换成货币格式。一个处理文本排序的自定义函数下面是一个处理文本排序的自定义函数（数组），红字部分本人不太明白，为什么要用Transpose转换？请高手指点。 Function SORTED(rng, Optional ascending) As Variant Dim SortedData() As Variant Dim CellCount As Long Dim Temp As Variant, i As Long, j As Long CellCount = ReDim SortedData(1 To CellCount) If IsMissing(ascending) Then ascending = True If > 1 Then SORTED = CVErr(xlErrvalue) Exit Function End If For i = 1 To CellCount SortedData(i) = rng(i) If TypeName(SortedData(i)) = "Empty" Then SortedData(i) = "" Next i On Error Resume Next For i = 1 To CellCount For j = i + 1 To CellCount If SortedData(j) <> "" Then If ascending Then If SortedData(i) > SortedData(j) Then Temp = SortedData(j) SortedData(j) = SortedData(i) SortedData(i) = Temp End If Else If SortedData(i) < SortedData(j) Then Temp = SortedData(j) SortedData(j) = SortedData(i) SortedData(i) = Temp End If End If End If Next j Next i SORTED = (SortedData) End Function 解答：数组分为两种: 1 、横数组用单元格比喻是 A1: D1 (其实单元格就可理解成数组） 2 、竖数组用单元格比喻是 A1: A4 在过程中形成的数组都为横数组如 SortedData（） Transpose 函数能将横数组转为竖数组；竖数组转为横数组 SORTED 函数返回的都是竖数组，这样就可把数据方便的放入一列内或 listbox combobox 等内只是个人理解，供参考如何在在公式内加插批注储存格公式的备注参考可用多种方式表示，如储存格本身的备注，在公式旁的储存格用文字表示、、、等等。现在为大家介绍一个小技巧，就是用 N 函数在公式内加插批注，N 函数的详细请参考电子表格的帮助。这个小技巧主要利用 N(其它)，传回 0 的特色。文字属于其它，例子如下： B6 ，C6 及 D6 是三个区域的个别统计数字，H20 则是他们的总和，平常公式是：=SUM(B6:D6)。在公式内加插批注可以这样表达： =SUM(B6:D6) + N("区域 1 ，区域 2 及区域 3 的总数") 这条语句怎么写不保存直接关闭当前的工作簿的VBA语句及不保存直接关闭EXCEL窗口(关闭所有的工作簿)的VBA语句解答：1、Workbooks("").Close SaveChanges:=False 2、不保存直接关闭EXCEL窗口(关闭所有的工作簿)的VBA语句： Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) = False End Sub 有没有语法可一次把textbox的值全改为 userform里有20个textbox和2个combobox, 有没有语法可一次把textbox的值全改为""？解答：新增一个 CommandButton1 Private Sub CommandButton1_Click() Dim obj As Object For Each obj In Controls If TypeOf obj Is Then obj = "" End If Next obj End Sub 又问：我是要在userform_initialize里设定却不想一个一个textbox设为""，想请教一下怎样做较有效率解答：假设您没变更Textbox之预设名称，在Initialize事件中加入 Dim obj As Object For Each obj In Controls If Like "Textbox*" Then obj = "" Next obj 怎样用程序删除工作表中的空行空行就是表示这行的每一个单元格都是空白的，所以可以判断只要某一特定单元格为空，则删除该单元格所在的行，代码如下： Sub d() For i = 1 To 100 If Cells(i, 1) = "" Then Rows(i).Delete End If Next End Sub 上面的程序通用性差，遇到数据分布不规则的情况就不适用了，最好改成如下代码： ' For 100 Rows For i = 100 To 1 Step -1 If (Rows(i)) = 0 Then Rows(i). End If Next i 有没有函数可以直接查找某列（行）数据中是否包括某单值解答：用match()和countif()都可以。如在A列中查找是否有10存在，公式：=IF(ISNA(MATCH(10,A:A,0)),"不存在","存在") 如何在EXCEL打出正负号解答：单元格格中设置为:+;; “Microsoft Office工资表”全攻略　　 如果你单位有得心应手的工资软件，或者你甘心埋头苦干不惜汗水，那就省省吧，用不着往下看了。 小型企事业单位如果没有专门的工资表软件，每月编制工资表都是一件费时费力的重复劳动。不过只要有Microsoft Office 2000/XP 软件，可就轻松多了。 用Excel制作工资表 步骤一：创建工资表的基本格式。 步骤二：建立和复制计算公式。 在E3单元格内写入公式“=B3+C3+D3”，然后选定该单元格，并按着CTRL键，鼠标单元格右下变成复制符号时，拖至E5单元格，此时应发额计算完毕。 个人所得税的计算是个比较棘手的问题，Microsoft Excel却提供了简捷的方法。 如果贵单位职工的最高月收入低于20800，就只须在F3单元格内键入“=IF ((E3-800)>5000,(3-800)*-375,IF((E3-800)>2000,(E3-800)*-125,IF((E3-800)>500,(E3-800)*-25,IF((E3-800)>0,(E3-800)*,0))))”就OK，月收入如果更高，根椐以上提供的公式再增加嵌套。但是请注意，公式中最多可以包含七级嵌套函数。最后将写好的公式复制到F4、F5······ 。 实发额和合计栏的计算就简单多了，用公式、函数都行。在B6单元格输入“=B3+B4+B5”，并将这一公司复制到C6、D6、···G6。在H3单元格输入“=E3-F3-G3”，并将这一公式复制到H4、H5、H6。 经过以上的工作，工资表的计算关系就确定了。以后只须修改工资项目，计算工作就可交给PC做了。 另外，对于工资表上基本不变的项目(比如：姓名、基本工资等项)可采用锁定的方法(菜单：格式-单元格-保护)防止无意中修改(除此之外，还可通过工作表的合并汇总统计季工资、年工资)。用Word邮件合并工具制作工资条 步骤一：建立数据源文件。以上制作的工资表删去标题行就可作为数据源。 步骤二：创建工资条模板文档，打开一个空白文档，设计一个工资条格式。 选工具菜单中的邮件合并，在主文档/创建选项中选择套用信函，在数据源/获取数据/打开数据源选项中选定已删去标题行的工资表文件作为数据源。 步骤三：在工资条模板中插入合并域，合并域的字体、字号等属性可随意设置，但切勿删除“《　》”符号。 步骤四：合并数据。点击合并选项/合并即可得到工资条文档供你打印。下月工资变动后也只经此合并数据即可得新工资条，全不用手工修改。 最终得到每个职工的工资条。 Excel 2000斜线表头轻松做　　为了符合中国人的制表习惯，Word 2000中文版中加入了“绘制斜线表头”的功能，使得我们在制表时可以方便地在表格中插入斜线表头。但遗憾的是在Excel 2000中却没有这项功能，以致在Excel2000表格中插入表头时不得不用直线工具来绘制，这样做一来很麻烦，二来文字的位置也不易调整。其实我们完全可以利用Word 2000中的绘制斜线表头功能在Excel 2000中轻松插入斜线表头。具体做法如下： 1.在Excel 2000中制作好一张表格并留出放置斜线表头的位置。 2.在Word 2000中绘制斜线表头创建一个新文档，并使用“插入表格”工具插入一个二行二列的表格。选中表格中左上角的单元格，单击“表格”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“绘制斜线表头”命令，弹出“绘制斜线表头”对话框，该对话框共提供了五种斜线表头的样式，根据需要选择一种样式，并设置适当的字号，然后在行标题栏中分别填入各栏的标题，完成后单击“确定”按钮，则“插入斜线表头”对话被关闭，在被选中的单元格中插入了一个斜线表头。其实在Word 2000中制作的斜线表头是预先制作好的一个斜线表头框架，用鼠标点击后会在四周出现控点。用鼠标选中这个斜线表头框架，将它复制到“剪贴板”上。 3.关闭Word 2000回到Excel 2000中，将斜线表头框架粘贴到工作表中并移动到要放置斜线表头的位置。 4.调整斜线表头框架及它要覆盖的单元格的大小，选择所有被斜线表头覆盖的单元格，单击工具栏上的“合并单元格”按钮，将它们合并起来，则一个带有斜线表头的Excel工作表制作完毕。提示：如果调整效果始终不能满意，则可选择斜线表头框架，右击鼠标选择“取消组合”命令，将斜线表头框架打散重新调整各部分的位置，然后再将它们组合起来即可。 Excel XP函数实用教程　　 Excel是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据库。本文介绍Excel XP函数的新增功能、常用函数和数据库的使用方法，以及Excel XP的网络集成特性。一、Excel XP函数新增功能 1．公式错误检查公式是Excel处理数据的主要工具，由于它的运算符和参数比较复杂，用户构造公式时极易发生错误。为了加快错误的排除速度，Excel XP提供了公式错误检查功能。当单元格中的公式出现错误时，其左侧会出现智能标记按钮。单击该按钮可以打开一个智能标记菜单，其上端显示出错误的名称（如“无效名称错误”），能帮助用户迅速发现错误原因。 2．函数工具提示用户直接输入公式的函数名和参数时，不能看到函数格式和参数的提示，这是公式发生错误的一个重要原因。为此，Excel XP增加了函数工具提示功能。以公式“=SUMIF（A1:A8）”为例，当你输入“=SUMIF（）”后，公式下方会显示黄色的函数工具提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。你只要单击其中的函数或参数名称，就可以打开帮助获得更多信息。 3．用自然语言搜索函数 Excel拥有数百个函数，寻找适用的函数是初级用户面临的难题。为此，Excel XP在“插入函数”对话框中增加了“搜索函数”功能。假如你要完成数据排序任务，可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮，对话框下面的“选择函数”框中显示“RANK”等排序函数。 4．监视窗口如果一个工作表的不同单元格或者多个工作表设置了公式，要想查看其内容和计算结果，必须在不同单元格或工作表中转换。为此，Excel XP增加了一个名为监视窗口的工具。其使用方法是：选中含有公式的待监视单元格，再用鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。然后单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮，被监视的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中。 5．公式审核 Excel XP新增了一个“公式审核”工具栏，它提供了几个新的数据审查工具，例如“错误检查”、“追踪引用单元格”和“公式求值”。“错误检查”与语法检查程序类似，它用特定的规则检查公式中存在的问题，可以查找并发现常见错误，你可以在“选项”对话框的“错误检查”选项卡中启用或关闭这些规则。“追踪引用单元格”可以用蓝色箭头等标出公式引用的所有单元格，追踪结束后可以使用“移去单元格追踪箭头”按钮将标记去掉。“公式求值”可以打开一个对话框，用逐步执行方式查看公式计算顺序和结果，能够清楚了解复杂公式的计算过程。二、Excel XP函数快速上手 1．求和函数SUM 语法：SUM（number1，number2，．．．）。参数：number1、number2．．．为1到30个数值（包括逻辑值和文本表达式）、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为1，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。应用实例一：跨表求和使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域进行求和，可以采用以下方法：选中Excel XP“插入函数”对话框中的函数，“确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算，可以单击“number2”框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。应用实例二：SUM函数中的加减混合运算财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规定，工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-E2）”这样的公式。其中B2:B6，C2:C9引用是收入，而D2、E2为支出。由于Excel不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-D3，D4）”这样的形式。应用实例三：及格人数统计假如B1:B50区域存放学生性别，C1:C50单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））”，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为“{=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））}”，这是使用数组公式必不可少的步骤。 2.平均值函数AVERAGE 语法：AVERAGE（number1，number2，．．．）。参数：number1、number2．．．是需要计算平均值的1～30个参数。注意：参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。应用实例一：跨表计算平均值标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45）”。式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。应用实例二：忽略零的平均值计算公式假设A1:A200随机存放包括零在内的48个数值，在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A200<>0， A1:A200，″″）”。公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车，即可对A1:A200中的数值（不包括零）计算平均值。 3．逻辑函数IF 语法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。参数：logical_test是结果为true（真）或false（假）的数值或表达式；value_if_true是logical_test为true时函数的返回值，如果logical_test为ture并且省略了value_if_true，则返回true。而且value_if_true可以是一个表达式；value_if_false是logical_test为false时函数的返回值。如果logical_test为false并且省略value_if_false，则返回false。value_if_false也可以是一个表达式。应用实例一：个人收入调节税计算假设个人收入调节税的稽征办法是：工资在1000元以下的免征调节税，工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收，1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收，高于2000元的超过部分按30%的税率征收。假如工作表的B列存放职工姓名，C列存放工资，选中D列的空白单元格输入公式“=IF（C2<=1000，″″，IF（（C2-1000）<=1500，（C2-1000）*，IF（C2-E2<=1500，（C2-1500）*，IF（C2>2000，（C2-2000）*））））”，回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。公式中的IF语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断C2<=1000成立，则公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个IF语句；直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化，只须改变逻辑和计算式中的值，如1000、1500和2000等即可。应用实例二：消除无意义的零用SUM函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格，公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为“=IF（SUM（A1:B1，D2:E8）<>0，SUM（A1:B1，D2:E8），″″）”，即是当SUM（A1:B1，D2:E8）计算结果不等于零时，公式所在单元格显示SUM（A1:B1，D2:E8）的计算结果，否则显示一个空格。上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数，可以设计公式“=IF（A2-A6-A9=0，″″，IF（A2-A6-A9<0，RMB（A2-A6-A9），A2-A6-A9））”。当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零，否则进行下一个逻辑判断。如果A2-A6-A9<0则在结果前添加一个“￥”符号，否则进行正常运算直至结束。应用实例三：多条件求和假设C1:C460区域内存放着职工的职称，D1:D460区域存放着职工的性别。如果要统计具有高级职称的男性职工总数，可以使用公式“=SUM（IF（C1:C460=″高级″，IF（D1:D460=″男″，1，0）））”。这是一个数组公式，输入结束后按住Ctrl+Shift回车即可计算出结果。 4．快捷方式或链接创建函数HYPERLINK 语法：HYPERLINK（link_location，friendly_name）。参数：link_location是文件的路径和文件名，它可以指向文档中的某个具体位置。如Excel工作表中的特定单元格或区域，或某个Word文档中的书签，也可以指向硬盘中的文件或是Internet或Intranet的URL。Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。如果省略了friendly_name，单元格就将link_location显示为链接。应用实例：管理文档或网站地址如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址，管理起来一定有困难。如果能够将其中的文档名、URL等与文档等对象链接起来，不仅管理方便，还可以直接打开文档或访问站点。具体操作方法是：首先根据文档类型建立管理工作表，其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入：选中一个空白单元格，单击Excel XP工具栏中的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”框下选中“查找与引用”，然后在“函数名”框内找到HYPERLINK函数。单击对话框中的“确定”按钮，弹出“HYPERLINK”函数向导。在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称（包括扩展名），如“C:＼my documents＼IT网站集锦.doc”，然后在“friendly_name”框中输入文件名（如“IT网站集锦”）。确认输入无误单击“确定”按钮，所选单元格即出现带下划线的紫色文件名“IT网站集锦”。此后你就可以从工作表中打开文档，方法是：打开工作表，在其中找到需要打开的文件。箭头光标指向文件名会变成手形，若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称，单击则会调用关联程序将文件打开。如果你收集了许多网站的URL，还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。既可以用Excel的强大功能进行管理，又可以从工作表中直接访问Web站点。 5．计数函数COUNT 语法：COUNT（value1，value2，．．．）。参数：value1，value2．．．是包含或引用各类数据的1～30个参数。注意：COUNT函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数，错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。如果参数是一个数组或引用，那么只有数组或引用中的数字参与计数；其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。应用实例：及格率统计假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩，在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF（C1:C42，″>=60″）/COUNTA（C1:C42）”回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为60及以上的人数占总人数的百分比）。 6．最大值函数MAX、最小值函数MIN 语法：MAX（number1，number2，．．．），MIN（number1，number2，．．．）。参数：number1，number2．．．是需要找出最大值（最小值）的1至30个数值、数组或引用。注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。应用实例：查询最高分（最低分）假如C1：G42存放着42名学生的考试成绩，则选中一个空白单元格，在编辑栏输入公式“=MAX（C1:C42）”，回车后即可计算出其中的最高分是多少。如果将上述公式中的函数名改为MIN，其他不变，就可以计算出C1：G42区域中的最低分。 7．条件求和函数SUMIF 语法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。参数：range是用于条件判断的单元格区域，criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。应用实例：及格平均分统计假如A1:A36单元格存放某班学生的考试成绩，若要计算及格学生的平均分，可以使用公式“　。公式中的“=SUMIF（A1:A36，″>=60″，A1:A36）”计算及格学生的总分，式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用，“>=60”为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，A1:A36则是逻辑判断和求和的对象。公式中的COUNTIF（A1:A36，″>=60″）用来统计及格学生的人数。 8．贷款偿还计算函数PMT 语法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）. 参数：如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款的重要依据，Excel XP提供的PMT函数是完成这一任务的好工具。语法中的rate是贷款利率；nper为贷款偿还期限；pv是贷款本金；fv为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略fv，则认为它的值为零；type为0或1，用来指定付款时间是在月初还是月末。如果省略type，则假设其值为零。应用实例：购房还款金额假如你为购房贷款十万元，如果年利率为7%，每月末还款。采用十年还清方式时，月还款额计算公式为“=PMT（7%/12，120，-100000）”。其结果为￥-1，，就是你每月须偿还贷款元。 9．样本的标准偏差函数STDEV 语法：STDEV（number1，number2，．．．）。参数：number1，number2，．．．为对应于总体样本的1到30个参数，它们可以是数值、引用或数组。注意：STDEV函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（true或false）和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用STDEVP函数。如果参数中的逻辑值和文本不能忽略，请使用STDEVA函数。应用实例一：成绩离散度估计假设某班共有36名学生参加考试，随机抽取的五个分数为A1=78、A2=45、A3=90、A4=12和A5=85。如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程度，即学生的考试成绩偏离平均分的多少，可以使用公式“=STDEV（A1:A5）”。其计算结果为，标准偏差的数值越大成绩越分散。应用实例二：质量波动估计质量控制等场合也能用到STDEV函数，如从一批钢丝绳中随机抽出若干进行试验，分别测出它们的抗拉强度。根据STDEV函数的计算结果即可判断钢丝绳的抗拉强度是否分散，如果计算的标准偏差比较小，说明抗拉强度的一致性好，质量比较稳定。反之说明钢丝绳的质量波动较大，抗拉强度不够一致。 10．排序函数RANK 语法：RANK（number，ref，order）。参数：number是需要计算其排位的一个数字；ref是包含一组数字的数组或引用（其中的非数值型参数将被忽略）；order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。应用实例：产值排序假如图1中的E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值。 (图1) 计算各车间产值排名的方法是：在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是：相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1（降序时）。即出现两次时，铸造和维修车间的产值排名均为3，后续金工车间的排名就是1（没有2）。 11．四舍五入函数语法：ROUND（number，num_digits）。参数：number是需要四舍五入的数字；num_digits为指定的位数，number将按此位数进行四舍五入。注意：如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位；如果 num_digits 等于 0，则四舍五入到最接近的整数；如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。应用实例：消除计算误差假设Excel工作表中有D2=、E2=，需要将D2与E2之和乘以，将计算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以（取两位小数）得到最终结果。一般用户的做法是选中某个单元格（如F2），使用“单元格”命令将它的小数位数设为零，然后在其中输入公式“F2=（D1+E1）*”。再将G2单元格的小数位数设成两位，最后把F2*的结果存入其中就可以了。从表面上看，上述方法没有什么问题。因为（D1+E1）*在F2单元格显示48（注意：是显示48），如果F2单元格的小数位数为零，（D1+E1）*经四舍五入后的结果就是48。接下去却出了问题，因为F2*的计算结果是，根本不是48*的正确结果，其中是（D2+E2）*未经四舍五入直接乘以的结果。以上计算结果说明：“单元格格式”、“数字”选项卡设置的“小数位数”，只能将单元格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。换句话说，单元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏感数据就会出现错误。例如在上例中，F2单元格内的数值虽然显示为48，但实际存放的却是，自然得出了*=的结果（按计算要求应为）。要解决这个问题并不难，你只须在G2单元格内输入公式“=（ROUND（（D2+E2）*，0））*”，就可以按要求计算出正确结果。式中的ROUND函数按指定位数对“（D2+E2）*”进行四舍五入，函数中的参数0将“（D2+E2）*”四舍五入到最接近的整数。 12．条件计数函数COUNTIF 语法：COUNTIF（range，criteria）。参数：range为需要统计的符合条件的单元格区域；criteria为参与计算的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本（如36、″>160″和″男″等）。条件中的数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。应用实例：男女职工人数统计假设 A1:A58区域内存放着员工的性别，则公式“=COUNTIF（A1:A58，″女″）”统计其中的女职工数量，“=COUNTIF（A1:A58，″男″）”统计其中的男职工数量。 COUNTIF函数还可以统计优秀或及格成绩的数量，假如C1：G42存放着42名学生的考试成绩，则公式“=COUNTIF（C2：G2，″>=85″）”可以计算出其中高于等于85分的成绩数目。如将公式改为“=COUNTIF（C2：G2，″>=60″）”，则可以计算出及格分数的个数。 13．百分排位预测函数PERCENTILE 语法：PERCENTILE（array，k）。参数：array为定义相对位置的数值数组或数值区域，k为数组中需要得到其百分排位的值。注意：如果array所在单元格为空白或数据个数超过8191，则返回#NUM！错误。如果k<0或k>1，则返回#NUM！错误。如果k不是1/（n-1）的倍数，该函数使用插值法确定其百分排位。应用实例：利润排行预测假设C1:C60区域存放着几十个公司的利润总额。如果你想知道某公司的利润达到多少，才能进入排名前10%的行列，可以使用公式“=PERCENTILE（C1:C60，）”。如果计算结果为9867万元，说明利润排名要想进入前10%，则该公司的利润至少应当达到9867万元。 14．数值探测函数ISNUMBER 语法：ISNUMBER（value）。参数：如果value为数值时函数返回ture（真），否则返回false（假）。应用实例一：无错误除法公式如果工作表为C1设计了公式“=A1/B1”，一旦B1单元格没有输入除数，就会在C1中显示错误信息“＃DIV／0！”。这不仅看起来很不美观，一旦作为报表打印还可能引起误会。为避免上面提到的问题出现，可将C1单元格中的公式设计成“=IF（ISNUMBER（B1），A1/B1，″″）”。式中的ISNUMBER函数对B1单元格进行探测，当B1被填入数值时返回true（真），反之返回false（假）。为真时IF函数执行A1/B1的运算，为假时在C1单元格中填入空格。应用实例二：消除无意义的零使用SUM函数计算工资总额时，若引用的单元格区域没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0”。这样打印出来的报表不符合财务规定，为此可将公式设计成“=IF（ISNUMBER（A1:B1），SUM（A1:B1），″″）”。式中ISNUMBER函数测试SUM 函数所引用的单元格区域是否全部为空，当不为空时返回true（真），反之返回fales（假）。为真时IF函数执行SUM（A1:B1），为假时在存放计算结果的F1单元格中填入空格，这样即可避免在F1单元格中出现“0”。 15．零存整取收益函数PV 语法：PV（rate，nper，pmt，fv，type）。参数：rate为存款利率；nper为总的存款时间，对于三年期零存整取存款来说共有3*12=36个月；pmt为每月存款金额，如果忽略pmt则公式必须包含参数fv；fv为最后一次存款后希望得到的现金总额，如果省略了fv则公式中必须包含pmt参数；type为数字0或1，它指定存款时间是月初还是月末。应用实例：零存整取收益函数PV 假如你每月初向银行存入现金500元，如果年利%（按月计息，即月息%/12）。如果你想知道5年后的存款总额是多少，可以使用公式“=FV（%/12，60，-500，0，1）”计算，其结果为￥31，。式中的%/12为月息；60为总的付款时间，在按月储蓄的情况下为储蓄月份的总和；-500为每月支出的储蓄金额（-表示支出）；0表示储蓄开始时账户上的金额，如果账户上没有一分钱，则为0否则应该输入基础金额；1表示存款时间是月初还是月末，1为月初0或忽略为月末。 16．内部平均值函数TRIMMEAN 语法：TRIMMEAN（array，percent）。参数：array为需要去掉若干数据然后求平均值的数组或数据区域；percent为计算时需要除去的数据的比例，如果 percent = ，说明在20个数据中除去 4 个，即头部除去 2 个尾部除去 2 个。如果percent=，则30个数据点的10%等于3，函数TRIMMEAN将在数据首尾各去掉一个数据。应用实例：评比打分统计歌唱比赛采用打分的方法进行评价，为了防止个别人的极端行为，一般计算平均分数要去掉若干最高分和最低分。假如B1:B10区域存放某位歌手的比赛得分，则去掉一个最高分和一个最低分后的平均分计算公式为“=TRIMMEAN（B1:B10，）”。公式中的表示10个数据中去掉2个（10×），即一个最高分和一个最低分。 17．日期年份函数YEAR 语法：YEAR（serial_number）。参数：serial_number为待计算年份的日期。应用实例：“虚工龄”计算所谓“虚工龄”就是从参加工作算起，每过一年就增加一年工龄，利用YEAR函数计算工龄的公式是“=YEAR（A1）-YEAR（B1）”。公式中的A1和B1分别存放工龄的起止日期，YEAR（A1）和YEAR（B1）分别计算出两个日期对应的年份，相减后得出虚工龄。 18．起止天数函数DAYS360 语法：DAYS360（start_date，end_date，method）。参数：start_date和end_date是用于计算期间天数的起止日期，可以使用带引号的文本串（如"1998/01/30"）、系列数和嵌套函数的结果。如果start_date在end_date之后，则DAYS360将返回一个负数。 19．取整函数TRUNC 语法：TRUNC（number，num_digits）。参数：number是需要截去小数部分的数字，num_digits则指定保留到几位小数。应用实例：“实工龄”计算实际工作满一年算一年的工龄称为“实工龄”，如1998年6月1日至2001年12月31日的工龄为3年。计算“实工龄”的公式是“= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，0）”，公式中的DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″）计算两个日期相差的天数，除以360后算出日期相差的年份（小数）。最后TRUNC函数将（DAYS360（A1，B1）/360的计算结果截去小数部分，从而得出“实工龄”。如果计算结果需要保留一位小数，只须将公式修改为“= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，1）”即可。如果你要计算参加工作到系统当前时间的实工龄，可以将公式修改为“= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，NOW（）））/360，0）”。其中NOW（）函数返回当前的系统日期和时间。 20．字符提取函数MID 语法：MID（text，start_num，num_chars）或MIDB（text，start_num，num_bytes）。参数：text是含有要待提取字符的文本，start_num是要提取的第一个字符的位置（其中第一个字符的start_num为1以此类推），num_chars 指定MID从文本中提取的字符个数，Num_bytes指定MIDB从文本中提取的字符个数（按字节计算）。应用实例：姓氏提取和统计假如工作表C列存放着职工的姓名，如果想知道某一姓氏的职工人数，可以采用以下方法。首先使用公式“=MID（C1，1，1）”或“=MIDB（C1，1，2），从C1中提取出职工的姓氏，采用拖动或复制的方法即可提取其他单元格中的职工姓氏。然后使用公式“=COUNTIF（D1:D58，″张″）”统计出姓张的职工数量，随后改变公式中的姓氏就可以统计出其他姓氏职工的数量。三、Excel XP数据库速成 Excel XP具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌，下面介绍常用的数据库操作。 1．数据排序 Excel XP第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段名，可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。（1）文本排序选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。如果你要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格，单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令打开对话框，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框。如果你的数据带有标题行（如“单位”之类），则应选中“有标题行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本的排序，请大家自行摸索。（2）自定义排序如果你要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，你就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动进入“输入序列”框。无论采用以上那种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是你要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。 2．数据检索如果Excel XP工作表中的数据字段很多时，查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕，此时可以采用以下方法检索并查看：单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框（图2）。再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，并且“条件”按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件，如果在“序号”字段框内输入12回车，则序号为12的数据就会显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用>、<、>=、<=、<>逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“总分”框内输入“>170”，则表示检索总分大于170的记录，回车后第一条大于170的数据就会显示在对话框中。继续单击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看检索出来的其他数据。 3．数据筛选上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录，但是检索条件比较复杂时（如检索总分大于170和小于120的纪录），这种检索方法就无能为力了。此时可以使用Excel XP提供的自定义筛选功能，操作方法是：单击“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令，每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮，在下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框（图3）。单击第一行左侧的下拉按钮，选择其中的“大于”，然后在其右边输入170；按相同方法在第二行中选择“小于”，并在右边输入120，选中两行中间的“或”后单击“确定”按钮，工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作，如果你要清除筛选结果，只要将“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。 4．数据汇总小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式，Excel XP分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中，单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总，则应在“分类字段”中选中“班级”，在“汇总方式”中选择“求和”，在“选择汇总项”中选中“数学”和“语文”。如果选中“汇总结果显示在数据下放”，单击“确定”按钮后汇总结果会显示在工作表数据的下面，反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果，只要打开“分类汇总”对话框，单击其中的“全部删除”按钮就可以了。 5．数据透视表数据透视表是Excel XP数据库功能的重要组成部分，它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成绩工作表进行统计，计算所有学生的数学成绩总分，采用数据透视表可以快速完成任务。单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导，首先选择数据源类型和创建的报表类型，完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区域，你只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表的位置，可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。单击“完成”按钮，将“数据透视表字段列表”中的“数学”拖入工作表的指定位置，Excel XP会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。 6．数据查找数据筛选的对象是工作表中的某条记录，这里介绍的查找对象则是单元格中的数据，Excel XP可以执行的查找有以下几种类型：（1）普通查找它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据，操作方法如下：单击“编辑”菜单中的“查找”命令，打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据，Excel XP会弹出对话框告知用户。（2）特殊查找特殊查找可以找出包含相同内容（如文本）或格式的所有单元格，或者存在内容差异的单元格，其操作步骤如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格，请选中含有文本任意一个单元格，然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮，选中“定位条件”对话框中的“常量”，再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后，所有符合条件的所有单元格就会选中。如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分，可以打开“定位条件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格，可以选择“行内容差异单元格”；若要找出列中与活动单元格不同的单元格，则应选中“列内容差异单元格”，单击“确定”按钮即可完成查找。四、Excel XP网络集成 1．Web数据共享 Excel XP可以从网页中导入数据进行分析。你只须选择“数据”、“导入外部数据”子菜单下的“导入数据”，在“选取数据源”对话框中找到Web页，单击“打开”按钮就可以将其导入Excel。当你进行过一次数据导入后，用鼠标右键单击打开的网页，可以看到快捷菜单中增添了“导出到Microsoft Excel”命令。如果希望从远程数据源导入数据，则应使用“数据连接向导”，它可以从Microsoft SQL Server、开放式数据库连接（ODBC）以及联机分析处理（OLAP）等数据源中查找并导入数据。此外，Excel XP可以直接粘贴Word XP表格，从而共享其中的数据，进一步扩大了两者协同工作的范围。 2．E-mail功能 Excel的“常用”工具栏带有一个“电子邮件”按钮。单击它可以在当前窗口显示一个邮件发送工具栏，其界面与Outlook Express很相似，你只要输入收件人的E-mail地址和主题等，就可以将文件以附件或正文的形式发送出去。作为正文发送时，只须填写对方的E-mail地址，并在“主题”栏内进行简单介绍，然后单击“发送该工作表”按钮（如果你选中了工作表中的部分区域，该按钮变成“发送所选区域”）即可。当其他用户收到邮件后，可以直接对正文进行编辑修改，处理完毕后用同样方法将文件发给你。单击“附加文件按钮”，可以打开“插入附件”对话框，像Outlook Express那样插入并发送附件。 3．网页保存和预览 Excel XP“文件”菜单下有一条“保存为Web页”命令，用户可以选择将工作簿或当前工作表保存为Web页（HTML、XML），还可以在工作表中添加交互功能。 Excel XP内建了网页浏览功能，如果你想将工作表发布到网上，只要单击“文件”菜单下的“Web页预览”命令，Excel XP就会自动调用IE打开工作表。 Excel XP函数运用实例四则　　实例一：身份证中信息的提取 1.持证人性别的判断：我们知道，旧身份证(15位)号码的最后1位数值，表示持证人的性别，若为奇数则为男，若为偶数则为女。我们利用Excel函数，对身份证号码进行适当处理，即可自动判断持证人的性别，并将结果填入相应的单元格中(此处假定身份证号码保存在B2单元格中，结果填入C2单元格中)。（1）利用函数的嵌套来判断。在C2单元格中输入公式：=IF(RIGHT(B2，1)="1"，"男"， IF(RIGHT(B2，1)="3"，"男"， IF(RIGHT(B2，1)="5"，"男"， IF(RIGHT(B2，1)="7"，"男"， IF(RIGHT(B2，1)="9"，"男"，"女")))))。（2）综合运用函数来判断。在C2单元格中输入公式：=IF(OR(RIGHT(B2，1)="1"，RIGHT(B2，1)="3"，RIGHT(B2，1)="5"，RIGHT(B2，1)="7"，RIGHT(B2，1)="9")，"男"，"女")。在上面两个公式中，前一个是利用IF函数的嵌套来实现的，由于函数最多只能嵌套7层，因而有一定的局限性，且比较麻烦；后一个公式由于采用了OR函数，既没有层数的限制，也简单一些。（3）运用其他函数来判断。我们在C2单元格中输入公式“=IF(RIGHT(B2，1)/2=INT(RIGHT(B2，1)/2)，"女"，"男")”或“=IF(MOD(RIGHT(B2，1)，2)=0，"女"，"男")”即可实现。 2.持证人出生时间的提取：同样，旧身份证号码中，第7—12位数字代表的是持证人的出生年月日，我们只要在D2(假定将出生时间存放在D2单元格中)单元格中输入公式：=19&MID(B2，7，2)&"年"&MID(B2，9，2)&"月"&MID(B2，11，2)&"日"，即可从B2单元格的身份证号码中将出生日期自动提取出来，并以中文习惯形式显示出来(如“1963年03月04日”等)。小技巧：执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具条(图1)，按最右边的“公式求值”按钮，在随后弹出的“公式求值”对话框中，反复按“求值”按钮，即可逐项核查运算的结果。注释：上述公式中所用的函数：①IF──逻辑函数：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足返回另一个值。②OR──逻辑函数：如果任一参数值为TRUE，则返回TRUE；只有当所有参数值均为FALSE，才返回FALSE。③RIGHT──文本函数：从一个字符串的最后一个字符开始返回指定个数的字符(也可以使用RIGHTB函数)。④MID──文本函数：从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。⑤MOD──数学函数：返回两数相除的余数。⑥INT──数学函数：将数值向下取整为最接近的整数。实例二：批量插入固定字符大家知道新的身份证号码(18位)将旧身份证号码的年份由2位改为4位。现在，我们要将年份的前两位(19)插入旧身份证号码中，如果一个一个地去插入，显然既麻烦又容易出错，如果利用Excel的函数来做，则既方便又准确。此处假定旧身份号码保存在B列中，插入“19”后的号码暂时保存在C列中。我们在C2单元格中输入公式：=LEFT(B2，6)&19&RIGHT(B2，9)。再次选中C2，将鼠标移到右下角成“细十字”状(我们称之为“填充柄”)，按住左键向下拖拉，即可将上述公式复制到C列的以下单元格中(在复制过程中，系统会智能化地改变相应的单元格)。小技巧：选中C列，按“复制”按钮，再选中B列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴”下面的“数值”选项，然后按“确定”按钮，再将C列删除，就可以将C列的值正确地复制到B列中，从而不影响原有表格的结构。注释：上述公式中用到一个新函数：LEFT──文本函数：从一个字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符(也可以使用LEFTB函数)。实例三：学生成绩的统计图2是一张教师(特别是班主任)非常熟悉的“学生成绩统计表”，以前在统计各项数据时，大家通常采用的是笔算或按计算器的办法来进行的。现在可以用Excel来帮我们快速、准确地完成这些繁杂的统计工作。 1.总分的统计：选中H3单元格(用于存放学生丁1总分的单元格)，输入公式：=SUM(C3:G3)，按下Enter键后，丁1的总分即计算出来，并填入H3单元格中。用填充柄将该公式复制到H4—H47单元格中(假定该班级有45名同学)，将其他同学的总分统计出来。用类似的方法，可以将某一学科的总分统计出来，并填入第48行相应的单元格中。 2.平均分的计算：选中C49单元格，输入公式：=AVERAGE(C3:C47)，按下Enter键后，语文学科的平均分即计算出来。 3.最高(低)分的统计：选中C50单元格，输入公式=MAX(C3:C47)，挑出语文学科的最高分；选中C51单元格，输入公式：=MIN(C3:C47)，挑出语文学科最低分。 4.各分数段学生人数的统计：分别选中C52和C57单元格，输入公式：=COUNTIF(C3:C47，">=90")和=COUNTIF(C3:C47，"<50")，就统计出了语文学科大于等于90分和低于50分的学生人数；分别选中C53、C54、C55、56单元格，依次输入公式=COUNTIF(C3:C47，">=80")-COUNTIF(C3:C47，">=90")、=COUNTIF(C3:C47，">=70")-COUNTIF(C3:C47，">=80")、=COUNTIF(C3:C47，">=60")-COUNTIF(C3:C47，">=70")、=COUNTIF(C3:C47，">=50")-COUNTIF(C3:C47，">=60")，即可统计出语文学科其他各分数段的学生人数。 5.名次的排定：选中I3单元格，输入公式：=RANK(H3，$H$3:$H$47)，按下Enter键后，丁1同学总分的名次即排定，并填入I3单元格中。用填充柄就可以将I3单元格中的公式复制到I4—I47单元格中，用于排定其他学生的名次。对公式中引用的参数做适当的修改，还可以排出每位同学各个学科成绩的名次。小技巧：①图2的表格制作好了以后，将“学号、姓名、各科成绩”等内容清空，再执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，将“文件类型”选定为“模板”，并给定一个文件名，将该工作簿(成绩统计表)保存为模板，方便以后的使用。②如果要增加学生或增加学科，只要插入空行(列)就行了，完全不必更改公式(系统会智能化地对公式进行调整)。③对于没有成绩的学生，其对应的单元格一定要为空，千万不要填入数字“0”，以免造成统计出错。注释：上述公式中用到几个新的函数：SUM──数学函数：返回单元格区域中所有数值的和。AVERAGE──统计函数：计算参数的算术平均数。MAX(MIN)──统计函数：返回一组数值中的最大(小)值，忽略逻辑值和文本字符。COUNTIF──统计函数：计算某个区域中满足给定条件单元格的数目。实例四：多条件统计──数组公式的使用图3是一张普通的工资表，现在我们要统计职称为“高工”、性别为“男”的职工基础工资之和(数据位于A1F102区域中)。用一般的函数公式难以达到这一目的，我们可用数组公式来实现。选中E103单元格(用于保存统计结果的单元格)，先输入公式：=SUM(IF(C3:C102="男"，IF(D3:D102="高工"，E3:E102)))，然后在按住“Ctrl+Shift”组合键(非常关键！！！)的同时按下Enter键即可。小技巧：如果你不想让别人改动你所输入的公式，可以这样操作：选中所有无公式的单元格(按住Ctrl键，可以用鼠标选中不连续的单元格)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”设置对话框，点击“保护”标签，将“锁定”选项前面的“∨”去掉，确定返回。再执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，两次输入密码后，确定返回即可。特别提醒：实际上，上面我们输入的是一个数组公式，两端各有一个数组公式标志“{}”，公式变成了：{=SUM(IF(C2:C20="男"，IF(D2:D20="高工"，E2:E20)))}，这个数组公式标志“{}”是不能直接用键盘输入的！ Excel XP技巧100　随着信息化产业的发展，使用Excel的用户也越来越多。Excel XP作为该软件的最新版本，增添了许多非常重要的特性。为了帮助读者提高Excel XP的使用效率，本文汇集了有关的操作技巧奉献给大家。一、工作簿操作技巧 1.打开固定工作簿如果您有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区。以后只要将工作区打开，Excel就会打开其中的每个工作簿。保存工作区的方法是：打开需要同时使用的多个工作簿，按照使用要求调整好窗口大小和位置。再单击Excel“文件”菜单下的“保存工作区”命令，输入工作区名称后单击“保存”按钮。打开工作区的方法是：选择“打开”对话框中的“文件类型”为“工作区”，选中要打开的工作区名称后单击“打开”按钮。注意：每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不能保存其中的工作簿。 2.打开多个工作簿如果您要打开的多个工作簿不固定，可以采用以下方法操作：打开Excel XP的“打开”对话框，按住Ctrl键逐个选中您要打开的工作簿，最后单击“打开”按钮，所选工作簿就会被全部打开。启动工作簿如果您的工作簿需要随Excel XP启动而打开，可以按照以下方法操作：在“资源管理器”中选中工作簿，单击工具栏中的“复制”按钮。如果您使用的是Windows 98/Me，请打开C:\Windows\application data\Microsoft\xlstart文件夹(可以以“xlstart”作为关键字查找)；如果您使用的是Windows 2000/XP，就应该打开C:\Program files\Microsoft office\office\xlstart文件夹(其中C是Windows所在盘符)。用鼠标右键单击右窗格中的空白处，选择快捷菜单中的“粘贴快捷方式”命令，将工作簿图标放入xlstart文件夹。以后只要运行Excel XP，工作簿就会被打开。如果您要自动打开多个工作簿，只要将它们保存为工作区，然后将工作区图标放入xlstart文件夹即可。 4.多工作簿打印如果要打印的工作簿较多，通常采用逐个打开的方法打印。如果这些工作簿位于一个文件夹内，可以采用下面的方法一次打印：单击“文件”菜单中的“打开”命令，按住Ctrl键选中需要打印的所有文件。然后单击“打开”对话框中的“工具”下拉按钮，单击其中的“打印”命令，就可以一次打印多个工作簿了。 5.复制工作簿样式 Excel XP允许用户将一个工作簿使用的样式复制到其他工作簿，从而扩大样式的使用范围，其操作步骤是：打开含有待复制样式的源工作簿和目标工作簿。单击后者“格式”菜单中的“样式”命令打开对话框，再单击“合并”按钮打开“合并样式”对话框。选中“合并样式来源”对话框中的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿包含的样式就会复制到目标工作簿。 6.快速关闭工作簿如果您打开了多个Excel XP工作簿，如果希望不退出Excel XP快速关闭它们，可以按住Shift键打开“文件”菜单，可以看到其中出现了“关闭所有文件”命令。选择该命令以后，Excel XP会根据打开文件的状态弹出相应的对话框，您只要根据需要选择合适的按钮即可。 7.自动保存工作簿单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，选中对话框中的“自动保存”命令，单击“确定”按钮后“工具”菜单即可出现一条“自动保存”命令。单击该命令可打开“自动保存”对话框，对“自动保存时间间隔”、“保存选项”等进行设置。二、工作表操作技巧 1.多工作表打印如果需要同时打印工作簿中的多张工作表，可以采用下面的方法操作：首先选中要打印的多个工作表，然后单击“文件”菜单中的“打印”命令即可。 2.多工作表输入如果您想在多张工作表中输入相同内容，省略以后的复制、粘贴等操作，可以采用以下方法：选中需要填充相同数据的工作表，在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选中工作表的相应单元格会填入同一数据。如果选中工作表后您想取消上述功能，可用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，选择快捷菜单中的“取消成组工作表”命令。如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击“编辑”、“填充”子菜单下的“至同组工作表”命令，在对话框中选择要填充的内容(“全部”、“内容”或“格式”)后单击“确定”即可。 3.更改标签颜色 Excel XP允许用户修改工作表标签的颜色，其操作方法是：用鼠标右键单击工作表标签，选择快捷菜单中的“工作表标签颜色”命令。打开“设置工作表标签”对话框，在调色板中选择一种颜色，然后单击“确定”按钮即可。 4.快速切换工作表如果Excel XP工作簿中含有很多工作表，如果您想迅速切换到另一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的滚动按钮处，然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的工作表标签名称即可。 5.隐藏工作表行或列要快速隐藏活动单元格所在的行，可以按快捷键Ctrl+9(不是小键盘上的数字键，下同)；要隐藏活动单元格所在列，可以按快捷键Ctrl+0。 6.工作表页码连续排列 Excel XP打印多个工作表时，每个工作表的表格页码都是从1开始编号的。如果您需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，打开“页面设置→页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”(或“自定义页脚”)按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“&[页码]”放入框中。如果您要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只需在“&[页码]”后输入后者的总页数(即尾页码，例如11)，使其变成“&[页码]+11”的样式。如果需要，您还可以在“&[页码]+11”前后加上“第”和“页”字样，使其变成“第&[页码]+11页”的样式。最后按照工作表的连续打印方法操作，您就可以得到页码连续排列的工作表了。 7.同步滚动数据如果您需要同时观察工作表中相距较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消竖直分割线，只需用鼠标双击它就可以了。三、选中操作技巧 1.快速选中特定单元格选中当前工作表中的任意一个单元格，单击“编辑”菜单下的“定位”命令。在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据您要选中的区域类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型。例如“常量”，此时可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮以后，符合条件的所有单元格均被选中。 2.快速选中数据区域如果您想选中活动单元格所在的数据区域，可以单击“编辑”菜单中的“定位”命令打开对话框。然后单击其中的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。选中“当前区域”复选框，“确定”后活动单元格所在的连续数据区域就会被选中。如果要选中某行或某列中含有数据的区域，可以选中该区域中的某个单元格。然后按住Shift键，双击活动单元格在待选中方向上的边线即可。 3.快速选中特定区域按F5可以快速选中特定的单元格区域。如果您要选中A2：B10区域，最为快捷的方法是按F5，打开“定位”对话框，在“引用”栏内输入“A2：B10”回车即可。　　 4.快速选中单元格、区域、行或列鼠标单击可以将当前单元格选中；单击待选中区域的第一个单元格，然后拖动鼠标至最后一个单元格，可以将两者之间的区域选中；单击工作表的全选按钮，可以将当前工作表选中；按住Ctrl单击或使用鼠标拖动，可以选中不相邻的多个单元格或区域；选中某区域的第一个单元格，按住Shift键单击区域对角的单元格，可以将两者之间的矩形区域选中；单击行号可将对应的整行选中；单击列标号可将对应的整列选中；沿行号或列表号拖动鼠标，或者先选中第一行或第一列，按住Shift键选中结束行或列，就可以选中相邻的多个行或列；先选中第一行或第一列，然后按住Ctrl键选中其他不相邻的行或列；如果您想增加或减少活动区域中的单元格，可以按住Shift键单击选中区域右下角的最后一个单元格，活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域就会成为新的选中区域。 5.选中超链接单元格 Excel XP单元格如果存放的是超链接，就不能采用直接单击的方法选中，否则会打开超级链接目标。此时可以采用以下两种方法：一是单击单元格以后按住鼠标左键，直到光标变为空心十字以后松开左键，就可选中这个含有超链接的单元格。二是先选中超链接单元格周围的某个单元格，用←、→、↑、↓将光标移到含有超链接的单元格，也可以将其选中。四、单元格操作技巧 1.合并矩形区域 Excel XP允许将矩形区域内的任意单元格合并，具体操作方法是：选中要合并的单元格，单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮。则所有选中的单元格被合并为一个，而其中的数据则被放到单元格中间。注意：Excel XP只把合并区域左上角的数据放入合并后的单元格。为此，输入标题之类的文本不能断续分布在几个单元格中，否则合并过程中会截去一部分数据。 2.快速设置边框 Excel单元格的默认情况下没有边框，Excel XP的“边框”工具经过改进，可以快速设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等属性。操作方法是：鼠标右键单击Excel XP工具栏，选中快捷菜单中的“边框”打开工具栏。若按下其中的“绘图边框网格”按钮，用鼠标拖过某个单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。若按下工具栏中的“擦除边框”按钮，然后拖过某个单元格区域，可以快速擦除所有的单元格边框。 3.快速命名 Excel XP工作表单元格都有自己的默认名称，如第2列第6行单元格的名称为B6。如果要给某个单元格命名为“工资总额”，只要将该单元格选中。然后单击编辑栏左边的“名称框”，即可输入该单元格的新名称。如果您要为一个单元格区域命名，只要将需要命名的区域选中，然后按上面介绍的方法操作即可。 4.固定活动单元格选中某一单元格后按住Ctrl键，用鼠标再次单击这个单元格，其中将会出现一个实线框。输入数据以后敲回车，活动单元格不会发生移动，仍静止在原处。这对于需要反复输入数据进行试算的场合非常有用。 5.单元格快速定位如果您要在大型工作表中定位到特定单元格，可以采用以下两种方法：按F5打开“定位”对话框，在“引用”栏中输入待定位的单元格地址，单击“确定”按钮即可。也可以用鼠标单击编辑栏左侧的名称框，在其中输入待定位的单元格地址回车。 6.隐藏单元格数值如果您需要隐藏单元格中数值，可以选中包含待隐藏数值的单元格。单击“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式→数字”选项卡，选择“分类”列表下的“自定义”选项，将“类型”框中已有的代码删除，输入“；；；”(三个分号)后“确定”即可。此后，只要选中数值已被隐藏的单元格，就可以在编辑栏中看到被隐藏的数值。 7.单元格链接进行数据比较时，需要将多个工作表中的某些数据集中在一处显示。此时可以将某个数据放入剪贴板，选中目标单元格后打开“选择性粘贴”对话框，单击其中的“粘贴链接”按钮，即可将目标单元格与源数据链接起来。只要您修改了源数据，目标单元格中的数据就会随之发生改变。按照上述方法反复操作，就可以将多个数据链接在一个工作表中显示。五、公式与函数使用技巧 1.多处复制公式若需要应用公式的单元格分布没有规律，使用拖动法操作往往比较困难，“选择性粘贴”可以轻松解决这个问题。具体作法是：选中公式所在的单元格，单击Excel XP工具栏中的“复制”按钮。然后按下Ctrl键，用拖动或单击鼠标的方法选中需要应用公式的单元格。然后单击Excel XP“粘贴”旁的下拉按钮，选择菜单中的“公式”命令，公式即被粘贴至所选单元格。 2.值替换公式如果某个单元格中的公式已经计算出了结果，而您不想保留公式只保留结果。可以选中公式所在的单元格，然后单击工具栏中的“复制”按钮。接着打开“粘贴”下拉列表，选择其中的“值”即可。 3.函数参数编辑如果公式是由几个Excel函数组合而成，而您又要用函数向导修改某个函数的参数。可用鼠标单击这个函数的名称或括号内的参数，再单击编辑栏中的“插入函数”按钮，即可打开“函数参数”对话框执行相关操作。 4.公式查错对于带有嵌套函数的复杂公式来说，一旦出现错误往往很难追踪。Excel XP专门为此增加了一个“公式求值”功能，您只要选中公式所在的单元格，单击工具栏中的“公式求值”按钮(没有的话可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，选择“类别”列表中的“工具”选项，将右边的“公式求值”按钮拖到工具栏)打开对话框。然后单击其中的“求值”按钮，就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果，从而找到错误的根源。这个功能有点类似编程时的“单步执行”，是公式查错的有力武器。 5.获取参数提示使用Excel函数向导建立公式时，用户可以在“函数参数”中看到参数的提示。当您手工输入带有函数的公式时，则看不到函数格式和参数的提示，Excel XP对此作了一项改进。当您输入公式“=AVERAGE(B1:B12)”中的“(”时，屏幕会显示一个黄色的提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。您只要单击其中的函数名，就可以打开“帮助”文件获得更多信息。若要隐藏函数的工具提示，可以打开“工具→选项→常规”选项卡，清除其中的“函数工具提示”复选项。 6.批量查看公式如果您在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以提高查看公式的效率：选中含有公式的单元格(有多个单元格可以按住Ctrl键逐个选中)，鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。打开 “监视窗口”以后单击“添加监视”按钮，所选中单元格的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中，观察起来非常方便。 7.公式与结果切换 Excel XP公式执行后显示计算结果，按Ctrl+` 键(位于键盘左上角)，可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。 8.查找适用函数对不熟悉Excel函数的用户来说，找到适合某项工作的函数并不容易。以下技巧绝对可以帮您的大忙：假如您要完成数据排序任务，请单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮。对话框就会列出“RANK”等用于排序的函数，选中其中的某个函数，可以在对话框中看到它的功能说明。单击“有关该函数的帮助”链接，可以打开帮助查看更详细的信息。 9.快速更改引用假如C1单元格包含公式“=SUM(A2:B2)”，如果需要改变其中的单元格引用方式，可以使用以下技巧：首先选中C1单元格，然后选中工作表编辑栏中的引用A2:B2，按F4即可将相对引用更改为绝对引用和混合引用。例如，按一次F4将A2:B2改变为$A$2:$B$2，再按一次F4将$A$2:$B$2改变为A$2:B$2。如此反复，即可在相对引用、绝对引用和混合引用之间切换。 10.固定公式地址 Excel公式一般使用相对地址引用单元格，若将一个含有地址引用的公式复制到新位置，公式中引用的单元格地址会发生变化。如果复制前将公式的引用修改为绝对引用，则公式粘贴后的地址就可以保持不变。 11.快速数值运算多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除，并且不希望增加新的数据单元格，采用公式进行计算会很麻烦。如果使用“选择性粘贴”则有事半功倍的效果，其操作方法如下：如果有A1：A8、C6：C12等多个数据区域，如果想让其中的数据同时加上18。可以先在一个空白单元格中输入18，将其选中后单击工具栏中的“复制”按钮，再按下Ctrl键将要加上18的单元格全部选中。按上面介绍的方法打开“选择性粘贴”对话框，选中“运算”下的“加”并单击“确定”按钮，所选单元格中的数据就会变为加上18的结果。如果您要对单元格中的数据执行其他运算，只需在对话框的“运算”下选中减、乘、除等运算即可。 12.妙用“自动求和” Excel XP的“自动求和”功能有所扩充，它带有一个下拉按钮，可以选择“平均值”、“计数”等五种运算之一。若选中空白单元格打开“自动求和”下拉菜单，单击“其他函数”命令，可以激活“插入函数”对话框，完成在当前单元格中插入函数的任务。六、粘贴操作技巧 1.复制和粘贴图片按住Shift键打开Excel XP的“编辑”菜单，会看到原来的“复制”、“粘贴”和“选择性粘贴”命令，已经变为“复制图片”和“粘贴图片”、“粘贴链接图片”命令。当您选中需要复制的单元格或区域，单击“复制图片”命令，Excel会弹出“复制图片”对话框，将选中的内容以图片形式放入剪贴板。而“粘贴图片”命令可以将剪贴板内容以图片形式放入工作表，这在不希望他人修改重要数据的情况下很有用。 2.快速粘贴如果您在Excel XP中执行了剪切或复制操作，只要选中待粘贴的单元格，敲回车就可以将数据粘贴到单元格中。 3.数值粘贴如果您需要复制单元格中的公式结果，而不包括公式本身；或者复制单元格中的数值，但不包括字体、字号等格式。可以在执行复制操作后单击“粘贴”下拉按钮(这是Excel XP新增的功能)，打开“粘贴”下拉菜单，选择其中的“值”就可以了。 4.选择性粘贴此法可将多种对象有选择的粘贴到一个或多个区域，具体操作方法是：先将需要粘贴的对象复制到剪贴板，然后选中需要粘贴该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”下的某个项目(例如，粘贴公式计算出的数值时应选“数值”)，单击“确定”按钮即可完成粘贴。 5.定制剪贴板 Excel XP的剪贴板有了更大的改进，不仅可以保存更多的内容，还有更加灵活的使用方式。打开Excel XP剪贴板，单击左下角的“选项”按钮，可以看到有关剪贴板使用的四个选项。如果您想让它执行两次操作后自动弹出，可以将“自动显示Office剪贴板”选中；如果您选中了“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”，就可以在系统时钟区看到“Office 剪贴板”图标，鼠标右键单击它可以执行多种任务；若选中“复制时在任务栏附近显示状态”，可以在执行复制操作时使用动画图标。 6.跳过空白单元格如果您只对大块区域中的数据单元格进行粘贴，可以复选“选择性粘贴”对话框下面的“跳过空单元格”。此后，您所执行的粘贴操作对空单元格无效，这在需要改写数据的场合非常有用。七、快速操作Excel XP 1.快速删除特定数据行假如一个Excel工作表含有大量数据。如果想将含有“男”的数据行删除，可以对该工作表进行“自动筛选”，将含有“男”的行筛选出来并选中。然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“删除行”命令即可。 2.快速撤销输入若数据输入结束后发现了错误，只要没有敲回车键(即光标没有跳至其他单元格)，按Esc就可以撤销刚才的输入。 3.行列快速转换选中需要转换行列的区域，单击Excel XP工具栏中的“复制”按钮。选中转换后行列所在区域左上角的单元格(注意它不能位于转换前的区域内)，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框内选中“转置”复选项，单击“确定”即可完成行列的快速转换。 4.快速修改显示比例如果您拥有滚轮鼠标，只要将光标放到垂直或水平滚动条上，按住Ctrl向下或向上拨动垂直滚轮，即可任意改变工作表的显示比例。 5.快速插入光标如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。如果您想对单元格中间的内容进行编辑，只需用鼠标双击需要编辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点。 6.快速分解数据列如果有一列数据需要分解为多列，可以采用下面的技巧：首先将需要分解的列选中，单击“数据”菜单中的“分列”命令，即可打开“文本分列向导”对话框。选中其中的“分隔符号”或“固定列宽”(前者适用于数据列中带有逗号或制表符等分隔符的情况，后者适用于手工分隔数据的情况)，就可以在向导的提示下完成数据列的分解。 7.快速删除行或列如果您要删除行或列中的数据、格式等全部内容，可以将需要的行或列选中。然后按下Shift键，将鼠标移到“填充柄”处。待双向光标出现后，向上拖动一行(删除行内容时)，或者向左拖动一列(删除列内容时)就可以了。 8.快速设置格式要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域，可将上述单元格(或区域)选中。单击“格式”工具栏中的“格式刷”按钮，然后拖过要设置格式的单元格(或区域)。如果要将所选单元格(或区域)的格式应用到多个地方，可双击“格式刷”按钮，然后按上面介绍的方法操作，完成后再次单击“格式刷”退出操作。此外，您还可以使用“选择性粘贴”，具体操作方法是：选中作为样本的单元格或区域，按Ctrl+C将其放入剪贴板。然后按下Ctrl键选中要套用格式的全部单元格，打开“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴”下的“格式”并单击“确定”按钮，则所选单元格就会使用您复制的格式。 9.快速拆分窗口技巧鼠标指向Excel XP垂直滚动条顶端的拆分块，看到双向光标出现后双击，可以将当前工作窗口拆分为上下两个。鼠标双击窗口分隔线，可以将其清除。同理，双击水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左右两个，分隔线的清除方法同上。 10.快速设置列宽(行高) 如果要将工作表的某一列设置为“最合适的列宽”，只需将光标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线即可。若想将工作表中的所有列设置为“最合适的列宽”，只需选中工作表中的所有列。然后将光标放到任意一列列标右侧的边线处，使用双向光标双击边线即可。设置工作表的某一行或所有行为“最合适的行高”的方法与列相似，只是需要将光标放至行号下面的边线处，待光标变成双向光标后双击边线就可以了。 11.快速确认选项的技巧 Excel XP对话框中有很多选项设置，通常都是先选中某个选项，然后再单击“确定”按钮开始执行。利用鼠标双击可以简化这一操作步骤，双击某个选项可以做到既选中又执行。 12.快速插入时间(日期) Excel XP“插入”菜单没有提供插入时间和日期的命令，使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：Ctrl+；(分号)在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；(分号)插入当前时间，按Ctrl+；(分号)以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；(分号)，可以插入当前日期和时间。 13.快速输入引用单元格引用是Excel XP公式的组成部分，它的作用是确定计算范围。采用鼠标拖动的方法输入引用准确快捷，以SUM函数为例：当您打开“函数参数”对话框以后，可让光标停留在“Number”框内，鼠标拖过要引用的单元格。若这些单元格是不连续的，就应该按住Ctrl键拖动，被引用的单元格区域及其分隔符会自动出现在公式中。如果SUM函数在编辑栏内直接输入，可以将光标放入SUM函数后面的括号，然后按上面介绍的方法操作。如果公式引用的单元格或区域来自多个工作表，可以按住Ctrl将它们逐个打开，然后按照上述方法引用其中的单元格。 14.快速保留列宽在Excel XP中粘贴数据以后，粘贴位置会显示一个智能标记，它可以实现许多有用的功能：如果源数据所在的单元格比较宽，粘贴到目标单元格以后需要保留列宽。可以在粘贴完成后单击粘贴智能标记，选择菜单中的“保留源列宽”即可。使用这种方法，还可以执行“匹配目标区域格式”、“链接单元格”等操作。 15.重复执行操作要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于多个地点。可以将上述单元格(或区域)选中，然后双击工具栏中的“格式刷”，将光标拖过待设置格式的所有区域，完成后单击“格式刷”退出。除此以外，双击Excel XP“绘图”工具栏上的“直线”、“椭圆形”等按钮，您就可以连续绘制多个“直线”或“椭圆形”，中间无需任何停顿，可以提高操作效率。如果在双击某个按钮执行重复操作后，只需单击该按钮或按下ESC键即可取消该功能。 16.限定区域输入如果Excel XP工作表输入的数据限定在一个区域内,可以采用以下方法实现快速输入，无须使用鼠标进行单元格切换：用鼠标选中要输入数据的区域，敲击键盘即可在区域左上角输入数据，完成后按Tab键光标左移，到达区域右边界以后自动折入所选区域的第二行。如果您需要光标向右移动，按Shift+Tab就可以了。 17.自动切换输入法 Excel XP可以根据输入内容自动切换输入法，从而大大提高输入效率。具体设置方法是：选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法打开。单击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”，最后单击“确定”按钮。以后只要选中设置了输入方式的单元格，相应的输入法都会自动打开，能够节约用户切换输入法耗费的时间。 18.文本快速转换数值 Excel一般采用文本左对齐、数值右对齐的方法区分文本和数值，许多函数也允许文本格式的数字参与运算。为了杜绝数字格式错误导致的混乱，Excel XP允许用户将文本格式的数字转换为数值。具体方法是：一旦文本单元格中输入了数字，其左上角就会出现一个绿色的小三角，表示智能标记已经发现了问题。您只要重新选中这个单元格，单元格右边就会显示一个智能标记按钮。单击该按钮即可打开下拉列表，您只要选择其中的 “转换为数字”，就可以将文本格式的数字转换为数值。一旦您没有发现智能标记的提示，可以用另一种方法处理。即打开“公式审核”工具栏。单击其中的“错误检查”按钮，Excel XP就会对当前工作表进行“地毯式”检查。一旦发现错误，它就会弹出一个对话框，其中不仅将错误原因告知用户，还给出了几种处理方法。单击其中的“转换为数字”按钮，即可将文本单元格中的数字转换为纯粹的数字。八、数据输入技巧 1.快速输入多行文本 Excel XP单元格默认输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当您需要在单元格中开始一个新行时，只要按 Alt+Enter组合键即可，这样可以在一个单元格中输入两行乃至多行文本。也可以在数据输入前(或后)将单元格选中。打开“单元格格式→对齐”选项卡，将其中的“文本控制”下的“自动换行”选中并单击“确定”即可。 2.快速输入汉语拼音选中已输入汉字的单元格，将“格式→拼音信息”子菜单下的“显示或隐藏”项选中，单元格会自动变高。然后单击“格式→拼音信息”子菜单下的“编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。如果您想修改汉字与拼音的对齐关系，可以使用“拼音信息”子菜单下的“设置”命令。 3.快速输入分数如果事先将Excel XP单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入2/3、5/6这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格中按“0空格分数”的格式输入分数。例如，输入“0□2/3 ”(□为空格)可以显示“2/3”，并按15 位的数字精度进行数据处理。不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。 4.快速输入小数点或零要想让Excel XP自动输入固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入(或选择)小数点右面的位数(如“2”)。如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数(如“-3”)。若采用前一种设置，则输入268后显示。若采用后一种设置，则输入268后显示268000。此后，如果您想按自己的意愿输入小数，只需按常规方法操作即可。 5.快速输入文本数字在“常规”单元格中输入的任何数字，均以“右对齐”格式放置，就是说Excel XP将它作为数字处理。如果您要输入文本格式的数字，除了事先将单元格设置为文本格式外，只需在数字输入前多输一个“’”(单引号)即可。 6.输入超长数字当您在Excel XP中输入的数字超过15位，那么它的显示自动使用科学计数法。如果您不需要这种效果，可以打开“单元格格式→数字”选项卡，选择“分类”下的“自定义”，然后在“类型”下选择“”即可。 7.输入特殊货币符号选中工作表中的某个单元格，打开Num Lock以后按住Alt。用数字小键盘输入“0162”可得分币字符，输入“0163”可得英镑字符，输入“0165”可得日圆符号，输入“0128”可得欧元符号。 8.行或列重复填充如果您要在同一行(或同一列)的单元格内重复填充数据，可按以下方法操作：首先选中包含原始数据的单元格(或区域)，然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄上。当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键拖过所有需要填充的单元格，完成后松开鼠标(注意：如果被选中的是数字或日期等数据，最好按住Ctrl键拖动鼠标，从而防止以序列方式填充单元格)。 9.周围数据填充如果当前单元格要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同，可用以下方法填充：按Ctrl+D键，可以将上方的数据填入当前单元格；按Ctrl+R键，将左侧的数据填入当前单元格；单击“编辑→填充”子菜单中的“向上填充”命令，可将下方的数据填入当前单元格；单击“编辑→填充”子菜单中的“向左填充”命令，可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按类似方法操作即可。 10.简单序列填充数字、日期等简单序列可按以下方法填充：在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键沿表格行或列拖动。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应由下而上或由右至左拖动。 11.自定义序列填充如果您输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，就能像内置序列那样使用了。自定义序列的方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下回车键，完成后单击“添加”按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的“确定”按钮。此后，您只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其填入单元格。 12.其他序列填充等差、等比等序列可以用以下方法填充：将光标放置在需要填充的行或列的起始位置。单击Excel XP“编辑→填充”子菜单下的“序列”命令，打开“序列”对话框。选中“序列产生在”、“类型”等项目，输入“步长值”和“终止值”后单击“确定”按钮。 13.记忆填充如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混合的数据。可采用“记忆式键入”的方法进行填充：在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要您输入的头几个字符(其中必须含有文本)与已输入的相同，Excel XP就会自动完成剩余的部分。回车表示接受，否则可继续输入其他内容，修改Excel XP自动填充的部分内容。如果记忆式填充功能失效，只要将“选项→编辑”选项卡中的“记忆式键入”选中即可。 14.选择填充若需要填充前面已经输入过的文本(或文本与数字混合)。可以采用以下方法：选中需要填充数据的单元格，按ALT+↓键打开填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格，选择快捷菜单中的“选择列表”命令，即可打开填充内容列表。用“↑”或“↓”键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。 15.快捷填充此法可将选中内容以多种方式填充到行或列。操作方法是：在起始单元格中输入数据的初值，再在其下方或右侧的单元格中输入数据的其他值，然后将它们选中。将鼠标移至已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标右键沿表格行或列拖动。选中需要填充的单元格区域后松开鼠标，在快捷菜单中选择合适的命令单击。 16.重复填充如果您要在多个单元格中使用同一公式或填充同一数据，请使用以下方法：选中需要使用公式或填充数据的所有单元格，如果某些单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中。单击Excel XP的编辑栏，按常规方法在其中输入公式或数据。输入完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。 17.移动填充使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置，操作方法是：首先选中需要移动的数据区域。然后按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边框(注意：不是填充柄，下同)。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel XP会提示数据被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。 18.复制填充使用此法可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置，操作方法是：选中需要复制数据的单元格区域。按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel XP会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。 19.并列内容填充 Excel XP工作表内容通常采用鼠标拖动的方法填充。如果待填充列的左侧或右侧有内容，可以采用下面的方法快速填充内容：首先在待填充列的第一个单元格内输入内容，然后将这个单元格选中。将光标指向选中标记右下角的填充柄，待空心十字光标变成黑色十字光标以后双击鼠标。所选中的内容就会向下填充到左侧或右侧数据列的截至位置。 20.记录单填充如果Excel XP工作表中的列项目超过了屏幕宽度，填充数据时需要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便，具体做法是：选中工作表中的列标题，单击“数据”菜单下的“记录单”命令，就可以打开一个以工作表标签命名的对话框，您就可以在其中填充数据了(按Tab键换行)。九、其他使用技巧 1.朗读Word文档 Excel XP增加了一个“文本到语音”功能，它可以朗读单元格中的数据。您只要将Word文档粘贴到工作表中，单击“工具→语音”子菜单下的命令，就可以打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。再单击“朗读单元格”按钮，Excel XP就会读出所选单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于普通文档校对已经足够了。 2.打印行号和列标单击“文件→页面设置”命令打开“工作表”选项卡。如果每一页都要打印表格标题、说明和列标题，可以用鼠标在“顶端标题行”框内单击。再将光标放入工作表左边的“行标”处，待光标变成右箭头以后拖过要打印的所有行，使绝对引用的行号出现在“顶端标题行”内。经过上述处理，表格的每一页均可重复打印您选中的内容。选项卡中“左端标题列”的作用同上，如果您将数据的标题放到了列中，也可以像“顶端标题行”那样重复打印。 3.禁止“零”显示或打印财务计算中不允许输入或计算出来的“0”显示或打印。如果某个工作表有这种要求，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“视图”选项卡，将其中的“零值”取消，“确定”以后就可以达到目的了。 4.从工作表打开文件如果您想从Excel工作表中打开其他文件，下面这个技巧非常有用：首先打开作为链接对象的某个文档，选中标题或其他有代表性的文字。然后切换至Excel工作表，打开“选择性粘贴对话框”，选中“方式”下的“超链接”(也可以直接单击“编辑”菜单下的“粘贴为超链接”命令)。“确定”后工作表就会出现带下划线的文字，使用鼠标单击就可以打开超链接的文件了。 5.关闭智能标记关闭Excel XP智能标记的方法是：单击“工具”菜单下的“自动更正选项”命令，打开“智能标记”选项卡，取消选中“用智能标记标识数据”项。您还可以关闭Excel XP的错误检查智能标记(如果公式不符合事先设定的规则，该智能标记就会自动出现)，方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“错误检查”选项卡，取消“允许后台错误检查”然后单击“确定”即可。关闭Excel XP智能粘贴标记按钮的方法是：打开“选项→编辑”选项卡，将“显示粘贴选项按钮”和“显示插入选项按钮”取消。 6.隐藏个人资料 Excel XP可以隐藏文档创建者的个人资料，如“属性”对话框中的作者、单位等等。具体方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项→安全性”选项卡，将“隐私选项”下的“保存时从此文件中删除个人资料”选中。文件下次存盘时，Excel XP就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料代替。 XP程序恢复 Excel XP能在程序发生错误时将当前文件存盘，最大限度的防止用户丢失文件。具体做法是：如果正在使用的Excel XP因故停止响应，应当立即打开“开始→程序→Microsoft Office工具”菜单，单击其中的“Microsoft Office应用程序恢复”命令。选中对话框中停止响应的应用程序，若想恢复当前打开的文件，可以单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”按钮。如果想关闭已经停止响应的程序，并且放弃对文件中最新更改的部分，可以单击“结束应用程序”按钮。 8.工作簿修复早期的Excel程序一旦发生致命错误(如死机或文件错误不能打开等)，您从前所做的一切工作只能全部丢失。但Excel XP则可以避免此类惨重损失，如果程序遇到错误或电脑停止响应。再次运行Excel XP时，当时处理的工作簿会显示在“文档恢复”任务窗格中。您可以按以下原则保留文件：假如文件标题中含有红色的“已修复”字样，则该文件要比含有“原始文件”字样的文件包含更多有用信息。如果您要查看系统对文件的修复情况，应当选中“文档恢复”窗格中的文件名，单击右边的下拉按钮，选择菜单中的“显示修复”命令即可。您可以选择菜单中的“另存为”命令，将修复后的文件保存到其他位置。如果您选择“关闭”，则弹出一个对话框，让您选择“删除”还是“保存”。与上述功能相对应，Excel XP增加了“保存自动恢复信息”的功能。您可以在“保存”选项卡设置经过多长时间保存一次，也可以修改自动恢复文件的保存位置。 9.打印彩色表格为了突出显示某些特殊数据，给单元格设置颜色和底纹是常见方法。如果您使用的是黑白打印机，则会连颜色和底纹一起打印，导致表格的可视性受到严重影响。解决这个问题的办法是：单击“文件”菜单下的“页面设置”命令打开对话框，将“工作表”选项卡中的“单色打印”选中。此后，打印表格就会忽略已设置的颜色和底纹了。 10.避免打印错误如果您的工作表存在错误，可以采取下面的措施避免它们被打印：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开对话框中的“工作表”选项卡。再打开“错误单元格打印为”下拉列表，根据需要选择“<空白>”或“--”即可。 11.文档界面选择 Excel XP可以自由选择文档界面，具体操作方法是：单击Excel XP “工具→选项”命令，选择“视图”选项卡，取消选中“任务栏中的窗口”选项，然后单击“确定”按钮。您就可以回到多文档界面，通过“窗口”菜单切换工作簿了。 12.妙用打印窗口 Excel XP具有后台打印功能，在执行打印任务时，用户可以在前台继续从事其他操作，而系统则会在后台进行打印，状态栏将会显示出一个打印机图标。此时，用户只需双击状态栏中的打印机图标即可打开“XXXX Printer”窗口(其中XXXX为打印机名)，从而执行暂停、删除打印等操作。 13.竖排文字要使单元格内的文字竖排，可以在其输入前(或后)选中这些单元格。打开“单元格格式→对齐”选项卡，将“方向”下竖排的“文本”选中，然后“确定”即可。 14.常数引用命名为常数指定名称可以方便使用。如果某个工作表用%计算利息，可以将它指定为常数“LX”。具体方法是：单击“插入→名称”子菜单下的“定义”命令打开对话框，在“当前工作薄的名字”框内输入“LX”，在“引用位置”框中输入“＝”，“确定”之后即可使用该名称引用%了。 Excel XP数据分析应用指南　　 Excel之所以强大，是因为其具有完整的数据分析函数和图表功能，让我们对数据进行归纳后，能够利用这些函数和图表对数据进行分析。本文以教育、金融和财务应用为例，介绍Excel XP数据分析的主要手段和操作方法。一、数据的排序与筛选排序与筛选是数据分析的基本手段。下面以图1所示的“学籍管理表”为例，介绍数据排序与筛选的操作方法。 1.数据排序 (1)数据清单： Excel排序和筛选的操作对象是“数据清单”。它是在工作表首行的单元格内输入列标记(相当于数据库中的字段，可以作为关键字参与各种操作)，在列标记以下各行依次输入数据(相当于数据库是的一条条记录)而构成的表。其基本结构如图1所示，与Access数据表基本相同。 (2)常规排序： Excel数据清单中的列标记可以作为关键字参与排序，具体操作方法有以下两种：如果你需要根据“年龄”、“总分”等数值关键字(字段)对数据清单排序，只须将图1中的“年龄”或“总分”选中，然后点击工具栏中的“升序排序”或“降序排序”按钮，整个数据清单就会根据该关键字重新排列。如果你需要按姓氏笔划对图1数据清单排序，则应选中图1中B1单元格，点击“数据→排序”菜单命令，在打开的对话框中点击“选项”按钮打开“排序选项”对话框。选中“笔画排序”选项，根据图1中的数据排列方向选择“按列排序”选项，点击“确定”按钮后返回到“排序”对话框。将其中的“有标题行”选中，然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“姓名”选面，最后选中排序方式(“升序”或“降序”)并确定，数据清单就会根据姓名的笔划重新排列。如果数据清单排序依据多个关键字，你只要打开“排序”对话框，在“次要关键字”和“第三关键字”下拉列表中选择即可。 (3)自定义排序：如果你要求图1中的数据按照“广东省”、“云南省”、“四川省”、“山西省”和“河北省”的顺序排列，前面介绍的两种方法就无能为力了，只能采取自定义排序规则的方法处理。首先你要建立一个自定义序列：点击“工具→选项”菜单命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”选项，此时光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，你可以输入“广东省”、“云南省”等自定义序列，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲一次回车。完成后点击“添加”按钮，将自定义序列添加到“自定义序列”框内备用。自定义序列排序的方法与笔划排序很相似，你只要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义好的序列，其他选项保持不变。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据清单的排序。注意：假如数据按自定义序列的顺序排列，就应选中“排序”对话框中的“升序”排列，否则应该选择“降序”排列。 2.数据检索从数据结构的角度看，图1所示“数据清单”就是一个小型数据库，其中的每一条记录占用一个表格行。对此，可以采用下面的方法检索数据：点击“数据→记录单”菜单命令，在打开的对话框中点击“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，而且“条件”按钮转变为“表单”按钮。你可以在对话框的相应字段中输入条件，例如在“姓名”字段框内输入“李小丫”回车，则姓名是“李小丫”的数据就会显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用>、<、>=、<=、<>等逻辑符号。例如点击“条件”按钮后在“总分”框内输入“>500”，表示检索“总分”大于500分的所有记录，回车后“新建”按钮上方就会显示“1/6”字样，说明6条记录中的第一条符合条件。点击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看检索出来的其他记录，并显示“4/6”、“5/6”字样。 3.自动筛选上面介绍的方法可以逐条查看检索出来的记录。如果你要批量查看符合条件的所有记录，仅靠“记录单”进行检索就不能满足你的需要。此时可以使用Excel的自动筛选功能，具体操作方法是：点击“数据→筛选→自动筛选”菜单命令，数据清单的列标记(字段)右侧会显示一个下拉按钮。如果你需要将总分大于500分的记录全部筛选出来，可以点击“总分”下拉按钮，选择“自定义”选项打开“自定义自动筛选方式”对话框。点击“总分”下面第一行右侧的下拉按钮，选择“大于”选项，然后在其右边的框内输入“500”，选中两行中间的“与”后确定，工作表就会显示所有符合筛选条件的记录。当然，筛选出来的记录还可以再次筛选。假如你要将总分大于500分中“性别”为“女”的记录筛选出来。可以按相同方法打开“性别”下拉列表选择“女”，则“张晓菲”的记录就会显示在工作表中。自动筛选出来的数据可供进一步分析，也可以打印或复制到其他工作表。如果你要清除筛选结果，点击“数据→筛选→自动筛选”菜单命令即可。另外，执行数据自动筛选时，如果“自定义自动筛选方式”对话框中的两个条件需要同时满足，则应选中“与”选项，否则应当选中“或”选项。 4.高级筛选虽然“自动筛选”操作简单，但是可供使用的筛选条件有限。为此，Excel提供了“高级筛选”功能。它能够使用各种条件对数据清单进行筛选，其功能强大和使用灵活远非“自动筛选”可比。 (1)条件区域：使用高级筛选必须在工作表中构造区域，它由条件标记和条件值构成。条件标记和数据清单的列标记相同，可以从数据清单中直接复制过来；条件值则须根据筛选需要在条件标记下方构造，是执行高级筛选的关键部分。构造高级筛选的条件区域需要注意：如果条件区域放在数据清单的下方，那么两者之间应至少有一个空白行。如果条件区域放在数据清单的上方，则数据清单和条件区域之间也应剩余一个或几个空白行(一般不要这样设计，这样影响其他功能使用数据清单)。 (2)单列多条件：如果某一个条件标记下面输入了两个或多个筛选条件，我们将其称为单列多条件，你只要在条件标记下自上而下依次输入筛选条件即可。例如你需要列出图1中年龄大于17和年龄小于17的学生名单，只需在图1条件标记“年龄”的下方D10和D11单元格输入“>17”和“<17”即可。 (3)多列单条件：多列单条件是指筛选条件由多个条件标记构成，但每个条件标记下面只有一个条件。如果你要列出图1中“性别”为“女”，且“语文”成绩大于等于85的学生，可以在图1条件区域的C10单元格内输入“女”，在G10单元格内输入“>=85”即可。 (4)多行单条件：构造高级筛选条件有这样的要求：如果多个筛选条件需要同时满足，它们必须分布于条件区域的同一行，这就是所谓的“与”条件，否则筛选条件必须分布于条件区域的不同行，也就是“或”条件。假如你要在图1中找出“性别”是“男”，或“语文”成绩“>=80”，或“化学”成绩“>=90”的所有记录。可以在图1条件区域的C10单元格内输入“男”，然后在G11单元格内输入“>=80”，最后在J12单元格内输入“>=90”即可。 (5)两列两组条件：如果你需要在图1中寻找物理成绩大于等于90的男生或者物理成绩大于等于80的女生，可以按照如下方法构造条件区域。C10、C11单元格内分别输入“男”和“女”，接着在H10、H11单元格内分别输入“>=90”和“>=80”即可。 (6)执行筛选操作：数据清单和条件区域建立完毕，你就可以执行数据筛选任务了，具体操作方法是：点击“数据→筛选→高级筛选”菜单命令，在打开的对话框中首先选择筛选结果的显示方式，若选择“在原有区域显示筛选结果”，则像自动筛选那样在数据清单中显示结果；否则就要在“复制到”框内指定筛选结果的显示位置。接着点击“数据区域”框，选中数据清单所在的区域，使该区域的绝对引用进入框内；再用相同方法完成对“条件区域”的绝对引用。点击“确定”按钮，就会在你选择的位置显示筛选结果。如果你选择“在原有区域显示筛选结果”，则筛选完成后只能看到结果而看不到原来的数据清单。此时点击“数据→筛选→全部显示”菜单命令，即可恢复原来的数据清单。二、数据的分析与求解 Excel提供了多种数据分析手段，从函数、分析工具库、加载宏等，一直到数据透视表和数据透视图。下面介绍以函数和加载宏为主的若干分析工具。 1.成绩分布频率分析学生成绩分析的一项重要任务，就是统计各分数段中的人数，为研究成绩分布提供基础数据。下面以图1为例，说明如何计算550～500、500～450、450～400、400～350，以及小于350分数段内的人数。首先在图1中的M2：M6区域依次输入550、500、450、400、350，表示统计上述分数段内的成绩个数。当然，你可以根据数据分析的具体要求，选择其他方式划分数据分段方法。接着在M2:M6区域右侧预留相同大小的单元格区域(N2：N6)，作为存放数据统计结果的位置。上述工作完成后，选中存放统计结果的区域(N2：N6)，在编辑栏内输入公式“=FREQUENCY(L2:L7，M2:M6)，最后让光标停留在公式的末尾。按下Shift+Ctrl键敲回车，编辑栏内将显示“{=FREQUENCY(L2:L6，M2:M6)}”(大括号表示这是一个数组公式)，N2：N6区域就会显示各分数段中的成绩个数。注意：数组公式“{=FREQUENCY(B2:B6，C2:C6)}”可以对一组或多组数值进行多重计算，并得出一个或多个计算结果。数组公式中的大括号“{ }”不能用手工输入，只能按组合键Shift+Ctrl+Enter自动生成。 2.对象相关性分析教育教学研究的任务之一是了解各学科之间的相互关系，例如数学的学习是否对物理成绩有影响。而商品销售领域，也需要分析两组数据(单位可以不同)之间是否相关。例如空调和冷饮的销售量与气温之间的关系，或者商场的客流人数与销售额是否相关等等。这里仍然以图1所示的“学籍管理表”为例，我们的任务是分析这些学生的物理成绩是否与数学成绩相关。分析的操作方法是：选中数据清单中的一个空白单元格，在编辑栏内输入公式“=CORREL(F2:F7，I2:I7)”，回车即可得到数学和物理成绩的相关系数。这个计算结果有以下三种情况：如果物理成绩中的高(低)分与数学成绩中的高(低)分对应，说明这两个数据集合是正相关。计算结果应该是一个小于1的实数，它越接近于1，说明两者相关性越强；如果物理成绩中的低(高)分与数学成绩中的高(低)分对应，说明这两个数据集合是负相关。计算结果应该是接近-1的实数，它越接近于-1，说明两者负相关越强；如果上述计算结果接近零，说明这两个集合中的数据互不相关。另外，为了保证分析结果的准确性。用于分析的两个数据集合中的数据个数不能太少，一般应在30个以上。如果你将图1中的数学成绩换成一段时间内的商场客流量，同时将物理成绩换成同一时间内的商场销售额。运用相同的方法进行计算，就可以得知客流量与销售额是否相关，从而为制定营业策略提供依据。 3.方差分析在质量检验等领域，经常需要检验两个对象的平均值是否存在差异。例如两个班级的数学课分别采用了不同的教学方法，我们需要通过期中考试成绩检验两种方法是否存在实质性差异，以便对教学改革的成果做出判断。再如，一种手机经过改进，我们要了解两种手机的通话距离是否存在实质性差异。就可以随机抽取数目相同的两种手机，在不同条件下测试它们的通话距离，从而了解手机的改进是否有效。在上述两个例子中，影响实验结果的因素只有一个。我们将其称为单因素实验，对应的方差分析就是单因素方差分析。下面我们以不同教法的两个班级的数学课为例，说明单因素方差分析的操作方法：假设这两个班级的期中考试数学成绩分别存放在A2:A46和B2:B46区域，请你将光标放在该区域以外的任意一个单元格。点击“工具→数据分析”菜单命令，在打开的对话框中选中“方差分析：单因素方差分析”，“确定”之后打开同名对话框(如无此选项，请检查你的Office XP安装方式)。其中“输入区域”让你输入数据区域的单元格引用，它由两个或两个以上按“列”或“行”排列的相邻数据区域组成，我们这个实例应当输入“S|AS|2:S|BS|46”(可以用鼠标选中区域的方法输入)；“分组方式”用来确定输入区域中的数据如何排列。由于两个班级的成绩分别存放在A、B列，所以应当选中“分组方式”中的“列”选项；又由于A1、B1单元格带有班级代码，故应将“标志位于第一行”选中；它下面的“”称为显著性水平，一般取默认值即可；“输出区域”必须输入一个空白单元格引用，用来确定计算结果存放区域左上角的位置；如果你选中了“新工作表组”，就需要在右侧的框中输入该工作表的名称；若选中了“新工作簿”，则可以创建一个新的工作簿，并在其中粘贴计算结果。以上设置完成后点击“确定”按钮，就可以在选定区域内输出分析结果。其中的“组间”就是影响成绩的因素(不同教学方法)，“组内”就是误差，“总计”就是总和，“差异源”则是方差来源，“SS”就是平方和，“df”称为自由度(上例为1)，“MS”就是均方，“F”称为F比，“P-value”则是原假设(结论)成立的概率(这个数值越接近0，说明原假设(实验班和对照班的数学成绩没有显著差异)成立的可能性越小，反之原假设成立的可能性越大)，“Fcrit”为拒绝域的临界值。假如上面两个班级的计算结果是“P-value”等于，因此在显著性水平的条件下原假设不成立，实验班和对照班的数学成绩有显著的差异，说明教学方法对成绩有显著影响。 4.实现利润分析上面介绍的内容属于统计分析的范畴，目的是大量数据中寻找统计规律。而在企业管理等领域，管理人员则要了解不同因素或方案对经营目标的影响。例如确定四季度的销售利润总额以后，如何确定其他开支的数额，才能保证完成销售利润目标等。下面介绍一个分析实例：假设某企业四季度的销售利润指标定为1650万元，如果其他条件保持不变，销售收入需要增加多少。由于销售利润与销售收入不是简单的线性关系(例如销售收入增加2万元，销售利润同比增加万元)，而要受到多种因素的制约。例如增加销售收入就要加大销售成本和费用，还要缴纳更多的营业税。使用手工解决这类问题非常麻烦，需要根据销售收入与成本的关系逐步计算。如果利用Excel的单变量求解命令，就可以快速计算出结果，甚至可以针对不同情况反复计算。下面介绍这个问题的求解方法：设Excel工作表A2、B2、C2、D2和E2单元格分别存放“销售收入”、“销售成本”、“销售费用”、“营业税”和“销售利润”的数值。根据经验，“销售成本”约占“销售收入”的8%，“销售费用”约占“销售收入”的25%，“营业税”约占“销售收入”的10%。据此可以建立“销售收入”与其他因素的数学关系，这是执行单变量求解的关键。根据上面的分析，可以选中E2单元格，在编辑栏输入公式“=A2-(A2*+A2*+A2*)”。点击“工具→单变量求解” 菜单命令，在打开的对话框中可见E2自动进入“目标单元格”。接着在对话框的“目标值”内输入“1650”，在“可变单元格”框内输入“S|AS|2”(也可以将光标放入框中，然后点击A2单元格)。上述操作完成后点击“确定”按钮，就会弹出“单变量求解状态”对话框，说明已经求得一个解，而且目标值和“当前解”相同。与此同时，你可以在A2单元格中看到求出的“销售收入”，上面这个例子的计算结果是万元，即要想完成1650万元的销售利润指标，销售收入必须达到万元。 5.成绩评价分析上面的实例讲解的是目标设定以后，实现这个目标必须满足的条件。但是实际中往往存在这样的问题，就是实现目标的某个或多个条件发生了变化，它会对结果产生哪些影响。下面以图1所示的“学籍管理表为例”，说明某个学生单科成绩发生的变化，会对全体学生的总平均分有什么影响。假如我们要分析学生“赵明君”的“数学”成绩提高到了70、80或90 分，全班学生的总平均分的变化情况如何。由于这种分析只涉及一种数据(“赵明君”的“数学”成绩)，所以称之为单变量数据表。分析的具体操作过程是：在F10、F11、F12单元格中，依次输入70、80和90。然后在第一个数据(70)的上一行，而且位于该数据列右边的单元格(即G9)中输入公式“=SUM(F5:K5)”，敲回车计算出结果。然后在这个公式右边的单元格(即H9)中输入总平均分计算公式“=AVERAGE(L2:L7)”，再次敲回车计算出结果。接着选中含有待分析数据(70、80、90)和个人总分及总平均分计算公式在内的单元格区域(F9:H12)，点击“数据→模拟运算表” 菜单命令打开相应对话框。因为我们要引用的数据放在列方向，所以必须将光标放入“输入引用列的单元格”，点击“赵明君”的“数学”成绩所在的单元格(即F5)，让它的绝对引用“S|FS|5”进入“输入引用列的单元格”，确定即可看到如图2所示的计算结果。如果模拟分析数据(70、80、90)是沿着行存放(例如F9、G9和H9)，就应该在第一个数据所在单元格(F9)左边一列，而且位于数据行下方的单元格(E10)中输入公式“=SUM(F5:K5)”，然后在其下方输入总平均分计算公式“=AVERAGE(L2:L7)”。最后选中E9:H11区域，按上面介绍的方法打开“模拟运算表”对话框，点击“赵明君”的“数学”成绩所在的单元格(即F5)，让它的绝对引用“S|FS|5”进入“输入引用行的单元格”，回车即可计算出如图3所示的计算结果。 6.贷款成本分析上面介绍的单变量模拟运算表只能分析其他因素不变时，一个参数的变化对目标值的影响。如果要分析两个参数的变化对目标值的影响，例如贷款利率和偿还期限同时变化时，每月偿还金额发生的变化，就必须使用双变量模拟运算表。假设某企业准备贷款6000万元，贷款期限预计为10年，已知该笔贷款的现行月利率为5%。企业领导考虑到这笔贷款的期限较长，必须分析利率变动和还款时间变化的影响。为此，双变量模拟运算表分析以上两个因素对偿还金额的影响。下面介绍这类问题的解决方法：首先打开一个空白工作表，在有关单元格中输入说明数据意义的文字图4，然后在B3、B4和B5单元格中依次输入“现行年利率”、“贷款年限”和“贷款金额(万元)”的值。接着选中B2单元格，在其中输入公式“=PMT(B3/12,B4*12,-B5)”。公式中的第一个参数是利率，因为还贷额是按月计算的，所以要将年利率除以12变为月利率；第二个参数是还款年限，由于按月还贷的缘故，必须将B4中的还贷年限乘以12；第三个参数为贷款金额，如果不在B5前面加负号，计算出来的月还款金额就是负数。为了照顾人们的阅读习惯，事先在贷款金额前加上负号，即可使计算出来的还贷金额便为正数。此时依据上述公式计算出来的结果是“”，即年利率为5%、期限10年的条件下，每月偿还贷款的金额是万元。另外，PMT函数还有Fv和Type两个参数。Fv是贷款全部归还完毕后剩余的金额，省略时该值为零，即一笔贷款归还完毕后其账面金额为零。Type的值是0或1，用来指定贷款的还款时间是在月初还是月末，0或省略表示还款时间是月初。为了给模拟运算表提供分析依据，要紧接着公式“=PMT(B3/12,B4*12,-B5)”的右侧，即D2、E2、F2和G2单元格中分别输入“可能发生的还款年限”(8、9、11、12)。最后在公式下方的C3、C4和C5中依次输入“可能贷款利率”(4%、6%、7%)。完成后将公式所在的单元格、“可能发生的还款年限”和“可能贷款利率”两种数据所在的区域(C2:G5)选中。点击“数据→模拟运算表” 菜单命令，在打开的对话框中，在“输入引用行的单元格”框中，输入由行数值(就是“可能发生的还款年限”)替换的输入单元格(B4)的绝对引用(S|BS|4)。然后在“输入引用列的单元格”框中，输入由列数值(就是“可能贷款利率”)替换的输入单元格(B3)的绝对引用(S|BS|3)。上述内容输入结束以后，点击“确定”按钮，D3:G5区域就会显示分析结果。从中可以看出不同还款年限和利率所对应的月还款金额，从而为贷款成本评估提供依据。 7.最小还贷分析模拟运算表可以分析某个或某两个因素改变时，由它们决定的结果会发生怎样的变化。但在企业管理、金融证券等领域，还存在着另外一类问题。就是在财力、物力和劳动力等资源受到限制的情况下，如何使经营利润最大或生产成本最小。这就是所谓的规划问题，寻求答案的过程就是“规划求解”。下面介绍它的加载及使用方面的有关问题： (1)加载“规划求解”：与上面介绍的其他分析工具不同，“规划求解”是以“加载宏”形式提供的工具。在默认情况下，它并不随着Excel的启动而运行，所以在“工具”菜单中看不到“规划求解”命令。如果你要加载“规划求解”，可以点击“工具→加载宏” 菜单命令，在打开的对话框中选中“加载宏”命令，确定之后即可在“工具”菜单下看到“规划求解”命令。 (2)规划求解方法：假设某公司需要从不同银行贷三笔款项，金额分别为5000万元、6000万元和3000万元。假设贷款年利率的计算办法是贷款年限加一，然后乘以6‰，原定三笔贷款的还款期限分别是8年、9年和10 年，现在需要计算各笔贷款的还款期限分别是几年，才能确保到期时的还贷总金额最少。首先建立有关的数据清单，在A2、A3和A4单元格分别输入三笔贷款的金额，接着在C2、C3和C4单元格输入原定的贷款年限。然后在B2单元格建立利率计算公式“=(C2+1)*”，并将它复制到B3和B4单元格，分别计算出三笔贷款的利率。继续在D2单元格建立公式“=PMT(B2，C2，-A2)”(相关参数的意义见上文)，并将它复制到D3和D4单元格，分别计算出三笔贷款的年还款金额。最后在D5单元格内输入公式“=SUM(D2:D4)”，计算出到贷款期时的还款总金额。因为我们的目的是寻找D5单元格满足什么条件才能使还贷总金额最少，所以是一个求解“最小值”的问题，并且应该将D5将其作为目标单元格。点击“工具→规划求解” 菜单命令，打开“规划求解参数”对话框(如图5所示)。此时D5单元格的绝对引用S|DS|5会自动出现在“目标单元格”框中，接下来就应该将“最小值”选中。由于贷款期限是决定还款总金额的因素，选择合适的贷款期限是我们的目标。所以要用鼠标点击“可变单元格”框，将光标拖过C2:C4区域，其绝对引用S|CS|2:S|CS|4自动进入其中。由于贷款年限都是整数，因此要对“可变单元格”进行“约束”。请点击“添加”按钮打开“添加约束”对话框，在“单元格引用位置”中指定C2:C4区域的地址S|CS|2：S|CS|4；再打开对话框中间的下拉列表，选择“INT”关系符，使“约束值”框内显示“整数”。点击“求解”按钮，Excel开始进行计算，最后出现“规划求解结果”对话框。在规划求解找到结果的情况下，一般应出现在“报告”下的“运算结果报告”。确定之后，即可在原来的工作表旁边建立一个“运算结果报告”。从计算结果中可以看出，最佳的还款是14年。原来的计划需要归还贷款万元，而现在的计划只需万元，后一方案可以节约万元。当然，不是每一个规划求解问题都可以获得答案。如果问题的数学关系建立错误，约束条件选取不当等等。均可能导致目标单元格数值不收敛，或者在目标或约束条件单元格中发现错误。这都需要我们仔细分析问题的数学关系，重新建立模型和设置约束条件。三、分析图表 Excel提供的信息不容易理解。如果你要更直观地观察数据反映的信息，必须借助图表这种数据分析和表现手段。 1.直接制作图表如果你要利用图1的数据制作一个各科成绩随序号变化的簇状柱形图，只要选中相关的数据区域(图1的F2：K7)，然后按F11键即可在当前工作簿插入一个图表。 2.图表向导点击“插入→图表”菜单命令，或者点击工具栏中的“图表向导”按钮，就可以打开“图表向导”，在它的指引下一步步建立图表。下面以建立60090105d^4的分析结果图表为例，说明图表向导的操作方法： (1)选择图表类型： “图表向导”第一步是选择你需要的图表类型，它的“标准类型”以及“自定义类型”选项卡总共提供了14(不含子图表)和20种图表。各种图表都有自己的最佳适用范围，例如柱形图显示一段时间内的数据变化或比较结果，用来反映数据随时间的变化很合适。条形图可以对数据进行比较，用来反映数据间的相对大小比较好。如果你不知道当前工作表中的数据使用何种图表，可以通过以下方法找到满意的图表类型：选中工作表数据清单中的任意一个数据，对标准类型的图表来说，你可以选中“图表类型”及其“子图表类型”。然后点击“按下不放可查看实例”按钮，就可以在选项卡右侧看到数据生成的图表实例。查看“自定义类型”选项卡的图表实例更简单，你只要将其中的图表类型选中，就可以在选项卡右侧看到结果了。 (2)选择数据源：图表向导的第二步打开“图表源数据”对话框。如果你需要将图4中的数据按“还款年限”分类，应把对话框中的“列”选中；如果你需要将图4中的数据按“可能贷款利率”分类，应把对话框中的“行”选中。然后将光标放进“数据区域”框内，根据图标制作需要，选中工作表中的数据区域(如图4中的D3:G5)，则“=Sheet1! S|DS|3:S|GS|5”引用就会出现在“数据区域”框内。如果你要引用的数据区域不连续。可以按下Ctrl键，然后用鼠标逐个选中工作表中的数据区域。采用这种方法可以在一个图表中引用多个工作表中的多处数据。 “图表源数据”对话框中的“系列”选项卡用来添加新的数据区域和X轴标志等内容。如果你要将新的数据区域(即“系列”)加入图表，点击“添加”按钮，就可以看到“系列”框中增加了一个“系列3”。将其选中后按上面介绍的方法将光标放入“值”框内，就可以根据需要选中工作表(包括其他工作表)中的数据区域。 (3)设置图表选项：图表选项的第三步是设置图表选项，该对话框共有六个选项卡供你输入或设置图表选项。例如“标题”选项卡可供你输入X轴和Y轴的名称(如“周”、“数量和售价”)，“坐标轴”选项卡可以设置Y轴显示“刻度”与否等。这里的操作比较简单，你只要边预览边尝试就可以掌握。 3.图表加工向导制作图表结束后，可以对图中的内容进行加工，从而使它变得更加美观。 (1)修改图例格式：如果你感觉向导使用的图例字体和背景等不合适，可以右击图表中的图例，选择“图例格式”命令。打开“图例格式”对话框，可以看到“图案”、“字体”、“位置”三个选项卡。“图案”选项卡用来设置图例的边框和内部填充色等属性。通过“字体”选项卡你可以像Word那样设置图例的字体、字号、字形等。“位置”选项卡提供了“靠下”、“右上角”等五个位置选项，你只须选中一个并确定，图例就会自动放到你需要的地方。当然，你也可以选中图例，然后用鼠标将它拖到图表的任何位置。如果你不需要图例，选择右键菜单中的“清除”命令即可删除。 (2)修改坐标格式：与“图例”相似，图表的坐标轴文字的属性也可以修改。你只要右击坐标轴文字，选择“坐标轴格式”命令，即可打开“坐标轴格式”对话框。其中“图案”、“字体”两个选项卡的用途与“图例”相同。“对齐”选项卡用来设置坐标轴文本的对齐方式，它和“单元格格式”、“对齐”选项卡基本相同，了解工作表格式设置的用户很容易掌握有关操作。 (3)修改背景和字体：如果你感觉图表的背景不够靓丽，只须右击图表的背景，选择“图表区格式”命令打开相应的对话框。其中“图案”选项卡可以设置图表区的边框样式、是否显示阴影和圆角等，还可以选择不同颜色或填充效果美化图表背景。“字体”选项卡可以修改图表的文字格式，使文字显示的更加协调。“属性”选项卡用来设置“对象位置”和“锁定”等。你可以充分发挥自己的想象力，把图表打扮得漂漂亮亮。 (4)修改图表类型：如果你感觉向导中选择的图表类型不合适，只要右击图表中的任意位置，选择“图表类型”命令，即可打开“图表类型”对话框，你就可以再次进行选择了。 (5)添加趋势线：为了准确了解数据的变化趋势，我们还可以给图表加上趋势线，具体操作方法是：用鼠标右击图表中需要添加趋势线的数据系列(就是与数据对应的图线)，选择“添加趋势线”命令，就可以在对话框中选择你需要的趋势线类型了。 4.单变量分析图表上文介绍过的某企业四季度销售利润总额指标定为1650万元，如果其他条件保持不变，销售收入需要增加多少的问题。这个问题采用图表同样可以解决，下面介绍处理的具体方法： (1)创建图表：选中存放“销售收入”、“销售成本”、“销售费用”、“营业税”和“销售利润”的A2、B2、C2、D2和E2单元格，点击“图表向导”按钮，按提示制作一个柱形图。为方便查看，在“图表向导步骤之2”中，打开“系列”选项卡，点击“名称”框，点击数据清单中的列表记，点击“添加”按钮，将系列名称放入图例完成图表制作。 (2)分析图表：接着双击利润总额数据的柱状图，使其四周出现六个黑色的控点。再用鼠标指向利润总额柱状图的上沿，向上拖动直到显示的数据为1650为止(光标附近会显示当前数据大小)。此时松开鼠标，就会弹出“单变量求解”对话框。Excel自动将利润总额地址“E2”填入“目标单元格”框，同时将“1650”填入到“目标值”框(如果利润总额的数值不准确，可以在这里手工填写)。在可变单元格框中输入销售收入所在的单元格“S|AS|2”，也可以点击“可变单元格”选项，然后用鼠标点击A2单元格。点击“确定”按钮开始执行单变量求解，完成后再次“确定”。与图表关联的工作表数据就会发生变化，显示出单变量求解的结果。四、数据透视表 Excel图表侧重于数据的静态分析，很难使用数据字段的组合动态查看数据。为此，Excel提供了面向数据清单的汇总和图表功能，这就是数据透视表和数据透视图。下面重点介绍数据透视表的数据分析方法。 1.创建数据透视表数据透视表可以根据分析要求进行数据操作。例如进行不同级别的数据汇总，添加或删除分析指标，显示或隐藏细节数据，甚至改变数据透视表的版式等等。下面以图6所示的数据清单为例，说明数据透视表的创建方法。 (1)选择数据来源和报表类型：首先将作为数据源的数据清单全部选中(即图6中的A1:D9区域)，点击“数据→数据透视表和图表报告” 菜单命令，打开“向导步骤之一”对话框，选中其中的“Microsoft Excel数据清单或数据库”和“数据透视表”进入“下一步”。 (2)选择数据区域：由于我们事先选中了待分析的数据区域，所以区域的绝对引用“S|AS|1:S|DS|9”会自动进入“选定区域”框。否则你必须点击“选定区域”框，然后拖动鼠标选择要分析的数据区域。 (3)选择显示位置：制作的最后一步是选择数据透视表的显示位置，可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。如果选择后者，则需要点击当前工作表的某个空白单元格，以确定数据透视表左上角的位置。点击向导中的“确定”按钮，带有数据源列字段的“数据透视表”对话框弹出，前面选定的位置显示报表框架。 (4)字段拖放：这一步是创建数据透视表的关键，你必须根据数据分析的需要，挑选某些数据字段将其拖入报表框架。假如我们需要分析各家电连锁店5、6月份的销售数量，应当将“数据透视表”对话框中的“连锁店”拖入报表框架的“列字段”处，再将“月份”拖入报表框架的“行字段”处，最后将“销售数量(台)” 拖入报表框架中间的“数据项”，一个销量分析报表就建好了。 2.分析内容调整与普通表格相比，用户对数据透视表的内容有更大控制权，这给数据分析带来了更多的自由。 (1)内容分组：上面建好的数据透视表含有“月份”，它是一个日期型数据。此类型的数据可以根据需要按日、月或季度等重新分组。假如你需要分析2002年度的家电销量，其具体操作步骤是：用鼠标右击数据透视表中“5月”或“6月”所在的单元格，选择“组及分级显示”中的“组合”命令。打开“分组”对话框，先点击“依据”列表框中的“月”(将其取消)，再点击其中的“年”并确定。则数据透视表“月份”下的“5月”、“6月”就会消失，代之以“2002年”。如果你希望按年度查看各月的数据，可以同时选中“依据”列表框中的“月”和“年”。数据透视表就会在“求和项”下分别显示“年”和“月”，并据此分组显示数据。 (2)修改分析对象：如果你想再次分析各月份不同家电的销售量，也就是更换分析对象。并不需要将已完成的数据透视表删除，只须在原来基础上删除或添加分析字段，即可生成一个新的报表，这是数据透视表的重要优点。生成新报表的操作方法是：将数据透视表中的原有列字段删除，你只须用鼠标按住图中的列字段“连锁店”，将它拖到数据透视表对话框即可。再将数据透视表对话框中的“家电名称”拖入列字段位置，即可获得各月不同家电销售量的分析报表。按照这种方法，我们很容易对行字段和数据项进行修改，从而进行多个项目的快速分析。 (3)分类显示： Excel中所有行、列字段都带有下拉按钮。如果你想了解表中某个分类的数据，可以点击该字段的下拉按钮，在列表中选择需要显示的分类数据。假如你想显示5月份的家电销售数据，可以点击“月份”下拉按钮。保留列表中的“2002年5月”，将其他项目前的选中标记全部去掉，此后的数据透视表仅仅显示5月份的销售数据。 (4)显示明细数据：数据透视表的数据一般都是由多项数据汇总而来。为此，Excel提供了查看明细数据的方法。假如你想查看5月份各家连锁店的销售额，只须双击行字段中的“2002年5月”，就会弹出一个“显示明细数据”对话框。你只要选中明细数据所在的字段(例如“连锁店”)，点击“确定”按钮。数据透视表就会增加一个“连锁店”字段，并显示该字段对应的明细数据。此后，再次双击字段“2002年5月”，可以将“连锁店”字段及其明细数据关闭，反之可以重新打开。 (5)采用“页显示”：在一个数据透视表中，若某个字段的数据分别显示在不同的行，就称其为行字段，这种显示方式称为“行方向显示”；同理，若某个字段的数据分别显示在不同的列，就称其为列字段和“列方向显示”。与此对应，数据透视表允许用户使用页字段，让对应这个字段的数据按“页方向显示”。假如你要分析每个家店连锁店的销售情况，可以设置“连锁店”字段的“页方向显示”，你只要将“连锁店”字段从框架的列字段处拖到页字段处。然后打开“连锁店”字段旁的下拉列表，从中选择你要查看的连锁店名称，确定以后即可在数据透视表中看到该店的销售情况。 (6)修改汇总函数：数据透视表中的数据分为数值和非数值两大类。在默认情况下，Excel汇总数值数据使用求和函数，而非数值数据则使用计数函数。如果实际应用需要，用户还可以选择其他函数执行数据汇总。比较快捷的一种操作方法是：鼠标右击某个数据字段，选择快捷菜单中的“字段设置”命令，即可打开“数据透视表字段”对话框。选中“汇总方式”列表中的某个选项，点击“确定”按钮就可以改变数据的汇总方式了。 (7)自动套用格式：如果你感觉Excel默认的数据透视表格式不美观，可以按下面的方法自动套用格式：鼠标右击数据透视表中的任意单元格，选择快捷菜单中的“设置报告格式”命令。即可打开“自动套用格式”对话框，你只需选中需要的报表格式然后确定即可。 (8)修改显示方式：在默认情况下，数据透视表中显示的是汇总数据。为了便于用户分析数据之间的关系，可以指定数据透视表以其他方式显示数据。为此，Excel提供了差异、百分比等八种显示方式。假如你要分析5月和6月家电销售量变化情况，可以选择差异方式显示汇总数据。其具体操作方法是：按上面介绍的方法打开“数据透视表”字段对话框，点击“选项”按钮使对话框展开。再打开“数据显示方式”下拉列表，先选择“差异”，再选中“基本字段”列表框中的“月份”，最后选中“基本项”中的“2002年6月”。确定以后则会显示以六月为基准的销售量变化情况。 (9)数据更新：与图表不同，如果数据透视表的源数据被修改，则数据透视表的结果不能自动更新。需要按以下原则处理：首先对数据源所在的工作表进行修改，然后切换到数据透视表。鼠标右击其中的任意单元格，选择“更新数据”命令即可。 Excel XP中的复制技巧　　用Excel XP处理表格时，少不了要进行复制、粘贴操作，为此，笔者将自己发现的一些小技巧罗列如下，与大家共享。 1.选中下面一个单元格，再按“Ctrl+`”(英文单引号)组合键，即可将上一单元格的内容复制下来。 2.选中下面一个单元格(行)，按下“Ctrl+D”组合键，即可将上一单元格(行)的内容复制到此单元格(行)中来。 3.选中被复制内容的单元格(行)及下面的多个单元格(行)，再按下“Ctrl+D”组合键，即可将被复制的内容复制到下面选中的多个单元格(行)中来。 4.选中左边一个单元格(列)，按下“Ctrl+R”组合键，即可将左边单元格(列)的内容复制到此单元格(列)中来。 5.选中被复制内容的单元格(列)及右边的多个单元格(列)，再按下“Ctrl+R”组合键，即可将被复制的内容复制到右边选中的多个单元格(列)中来。 6.选中被复制的单元格，然后将鼠标移至该单元格的右下角，在鼠标指针变成细十字线状(通常称为填充柄)时，按住左键向下(上)拖拉，即可快速将被复制的单元格中的内容复制到拖拉所覆盖的区域。 7.选中被复制的单元格，然后将鼠标移至该单元格的右下角，在鼠标指针变成细十字线状(通常称为填充柄)时，按住左键向右(左)拖拉，即可快速将被复制的单元格中的内容复制到拖拉所覆盖的区域。友情提醒：在进行第6、7项的复制操作时，如果被复制的内容中既有文本字符，又有阿拉伯数字，则在复制过程中阿拉伯数字依次递增(减)改变。如：复制“第8题”，则复制后变成第9题、第10题……(或第7题、第6题……)。 8.选中某个单元格，然后将鼠标移至该单元格的边框处，鼠标指针变成梅花状时，按住左键拖拉到目标单元格后松开，即可快速将该单元格中的内容剪切到目标单元格中。 9.在某一单元格(如C10)中输入公式“=B8”(等号后面不一定非得是B8哟)，即可将B8单元格中的内容复制到C10单元格中，并且当B8单元格中的内容发生改变时，C10单元格中的内容也随之发生改变。 10.右击工具栏，选“自定义”选项，在弹出的“自定义”对话框中单击“命令”标签，在“类别”下面选中“工具”选项，在“命令”下面找到带有照相机图标的“摄影”选项，按住左键将其拖到工具栏上松开，即可在工具栏上添加一个按钮。选中某个单元格，再按下上述新添加的按钮，然后在其他地方左击一下，即可将该单元格的内容复制出来，并制成一张图片。可以将这张图片移动到任意地方，也可以改变图片的大小、颜色、方向等，并且，图片中的内容随原单元格中内容的改变而改变。 Excel单元格内文本换行三法　　用过Excel的朋友都知道，在它的单元格里录入文本不像在Word中那样能很方便地换行，经过长期使用，笔者发现有三种办法可以解决在Excel单元格内输入文本时的换行难问题。一、快捷键法在单元格里输入文本后想换行，只要按住Alt键不放，然后敲一下回车键即可实现换行。如果你已经输完文本，发现内容太长了，则可双击该单元格，然后将光标移到要换行的位置，按下“Alt+Enter”即可。二、格式设置法先选定要使文本换行的单元格，执行“格式→单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”，选中“文本控制”下的“自动换行”即可实现该单元格文本自动换行，再用格式刷去刷一下要自动换行的单元格就可以实现批量自动换行了。三、文本框法 Word里的文本框大家比较熟悉，在它里面录入文本时会自动换行，而且可以只敲回车实现换行。在Excel中也可以进行同样的操作。点击“绘图工具栏里”的“文本框”按钮，绘制一个文本框，其宽度和单元格宽度相同(可以按住Alt键同时拖动鼠标进行微调)，在里面录入文本(能够自动换行)，然后移动文本框的位置到单元格(可以用“Ctrl+方向键”微调)，再将文本框设置为“无填充色”和“无线条色”，最后别忘了将单元格的高度调整得与文本一样。 Excel名称框使用技巧　　 Excel中的名称框位于编辑栏左端的下拉列表框中，它主要用于指示当前选定的单元格、图表项或绘图对象。灵活运用名称框，对我们提高Excel的使用效率有很大帮助。一、快速命名单元格或单元格区域选定需要命名的单元格或单元格区域，然后直接在“名称框”中键入名称，再按回车键即可快速命名选定的单元格或单元格区域。二、快速移动至指定单元格如果要将活动单元格移动到指定的单元格，可直接在“名称框”中键入需要移动至相应位置的单元格标志。例如用户要将活动单元格从A1单元格移动到X1000单元格时，如果使用移动鼠标指针的方法将是一件非常麻烦的操作，但是你只要在“名称框”中键入“X1000”，按下回车键后活动单元格就会立即移动到X1000单元格中。三、快速选定单元格区域在“名称框”中直接键入需要选定的单元格区域标志，例如“B2:H200”，然后按下回车键，这时B2:H200单元格区域就被选中了。如果需要选定工作表中不相邻的单元格或单元格区域，只要在“名称框”中使用逗号将各个单元格分隔开即可。例如在“名称框”中键入“A1，C2:D10，H:H”，按下回车键后，即可将A1单元格、C2:D10单元格区域以及H行同时选中。 Excel文字输入技巧　　 在使用Excel电子表格时，有时我们需要输入大段文字或进行表格与文字混排，此时若掌握一些技巧，会大大提高工作效率。 一、直接输入文字 在输入词组时，若正好在词组中间需要换行，则不能用词组进行输入，只能把词组拆开输入。用这种方法输入文字后，当我们要对输入的内容作添加或删除时，就会发现原来整齐的排版变得杂乱了，此时可用“段落重排”的方法分别对每段文字进行排版。方法是：文字内容改好后，先排好每段第一行文字，按段落要求首行缩进两个汉字，并在需要的位置回车换行。接着从第二行文字开始选择需要放置文字的区域，点击“编辑菜单→填充”项，再点击“段落重排”，则余下的文字就会整齐排版。 二、定义相关格式输入文字 1.合并单元格：首先选择文字放置的区域，然后依次点击“格式→单元格→对齐”，在文本控制栏下选中“合并单元格”及“自动换行”。接着可放心输入文字，若输入的文字超出所定义的表格范围，则需要调整单元格的行高。注意这种方法在需要换段落时，要用“Alt+Enter”键换行。 2.插入文本框：表格中需要输入较多的文字时，可采用插入文本框的方法。在绘图工具栏中点击插入文本框图标，移动光标到需插入文字的表格内，点击光标左键并拖动鼠标，放开鼠标后就会出现一个文本框。注意要使文本框的边框与表格线重合。调整好文本框后，光标插入到文本框内输入文字，文字会在文本框内按要求整齐排版。 EXCEL小技巧　　 当我们在Excel中输入公式时通常都以“=”开头，否则Excel就会把它当作字符串而不是公式加以计算。如果你觉得每次都要以“=”开头不方便，你也可以进行如下设置：选择“工具”菜单中的“选项”，在“1-2-3的帮助”标签中选中“转换Lotus 1-2-3公式”选项，最后“确定”。这样以后，当你在单元格中直接输入1+3，回车后即可得到结果4，不必输入前面的等号；若以符号‘开头，再输入1+3，则可得到字符串1+3。 Excel应用技巧七则　一、利用Excel创建序列目录这两天在翻看《电脑报》1999年的报纸，发现在第3期软件版中有一篇文章《克隆‘目录’》，它谈的是具有序列特征的目录的建立，如DISK001，DISK002...等，它介绍利用一个小软件来实现的方法。我在工作中曾经遇到过种情况，我是利用Excel来实现这个功能的。比如要建立Disk001到Disk020共20个目录。打开一个Excel的空白工作簿，在A1输入md，在B1中输入Disk001；选中A1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到A20，这样从A1到A20全为md；选中B1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到B20，结果从B1到B20为Disk001到Disk020序列。然后选择保存，在保存对话框中选择保存类型为MS-DOS文本文件，文件名为，即批处理文件。系统会提示你不能保存格式，不要理会它，选择“确定”即可。退出Excel。将文件复制到你需要创建目录的地方，执行它，你的序列目录就自动创建好了。二、在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名(路径加文件名) 在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的好办法。可是在Excel中用常规的方法只能插入文件名，是不能实现像Word中页眉或页脚中插入文件的全文件名的功能的。但是用VBA的方法就能做到。请看一个在页脚左边插入全文件名的例子： Sub InsertFullName() = End Sub 如果改变其中的“LeftFooter”代码为“CenterFooter”或是“RightFooter” 就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。如果你想将全文件名插入页眉的左边、中间或右边，可以修改其中的“LeftFooter”代码为“LeftHeader”“CenterHeader”或是“RightHeader”即可。三、Excel表格中打印行号和列标 Excel中一般打印时是不会打印行号(数字) 和列标(字母) 的。但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置，所以在有些特殊时候还是需要表格上标出行号行列标的。要使行号和列标能打印机出来，你可以按以下步骤操作：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选择其中的“工作表”选项卡，选中“行号列标”复选框即可。预览一下，你就会发现带有行号和列标的表格了。四、在多个工作表内输入相同内容有时，我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入相同的内容，你这时不必利用复制、粘贴，而直接采用下述方法即可： 1.在按下Ctrl键的同时，用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表，使得非当前工作表的标签变为白色，这样就为这些工作表建立了联系。 2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容，这样数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。 3.输入完成之后，按下Ctrl键，使用鼠标单击先前所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系。这个方法可以在需要输入时反复使用，最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分，又有不同部分的情况。五、在Excel中编辑单元格中的超级链接如果你的Excel单元格中有超级链接，你是否会认为编辑它是件很麻烦的事。因为当你使用鼠标点击单元格时，其中的超级链接将自动打开Internet浏览器窗口，可那并不是你所希望的结果。然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接：很简单，你只要先用键盘或鼠标定位到要编辑单元格邻近的单元格，然后用箭头键选择要编辑的单元格，再按下F2来编辑单元格内容。编辑完成后，按ENTER键确认改动或者按ESC键取消改动。其实对于任意的单元格来说，F2都是有效的，只不过对于编辑带有超级链接的单元格更有用处。六、不用公式也可以进行快速计算你也许会遇到这样的情况，随时想知道所选中的单元格中数值的和，或者是平均值之类的，又不想占用一格单元格来存放公式及结果。如果选中的范围随时可能变化，用公式也处理不了这个问题。 Excel其实提供了这个功能，它的默认操作是“求和”。你选中一些单元格，在状态栏中就会显示所选单元格的总和。鼠标右击状态栏，在弹出的菜单中单击“平均值”，你就可以在状态栏中看到平均值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。你还可利用这个方法计算包含数字的单元格的数量(选中“计数值”)，或者计算已填充单元格的数量(选中“计数”)。七、使用鼠标右键拖动单元格填充柄大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄更加灵活。当你在一单元格内输入数据后，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围，将会出现一个菜单，其中有三组命令选项。第一组为“复制单元格”、“以序列方式填充”、“以格式填充”、“以值填充”；第二组为“以天数填充”、“以工作日该充”、“以月该充”、“以年填充”；第三组为“线性增长”、“几何增长”、“序列…”。此时，你可以根据自己的需要选择一种填充方式。 Excel在会计中的应用　 Microsoft Excel是一个拥有大量用户的优秀电子表格程序。其优秀就在于它能在各种场合发挥出特有的作用，对于会计工作来说更不例外。本文就Excel在会计工作中的应用作一些简要介绍。一、制作会计报表由于会计报表有动态与静态报表之分，从时间上有月报、季报、年度报表之分，还有单位会计报表、汇总报表，个别会计报表和合并会计报表，内部会计报表、外部会计报表等类型，根据需要企业会计要按不同的标准进行分类填制，因此，尽管市面上有许多财务软件，但具体到不同的企业应用上可能会有一定的差别，特别是一些涉及到政策性较强的部门，其报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵，一般中小企业难以承受。用Excel制作会计报表则能满足企业报表特别是一些临时性报表的需要。下面以制作“资产负债表”为例，讲述会计报表的简单制作方法。一般我们将“Excel工作表”的第一行作为报表的表头，将第一行合并及居中后，输入标题，字号选择“20～24号字或小初至二号字”，字体一般采用“宋体字”并加粗；第二行留作填写“编制单位、日期”等项目，其日期的写法可先设置好单元格格式，每次制表时，只须输入相应阿拉伯数字即可：选定单元格，在“格式”栏中选取“单元格式”，再点击“数字”，选择“日期”，从类型中将“1997年3月4日”或“一九九七年三月四日”这是Excel的内存模式，这两种模式会产生不同的日期方式选定，确定后，在该单元格中输入日期(可直接用数字输入)，如输入“2000/10/1”(“00/10/1”、“2000-10-1”、“00-10-1”等都可以)，回车后，单元格内马上显示出“2000年10月1日”或“二○○○年十月一日”的日期；从第三行起开始制作表身，样表制作好之后，再将各单元格对应关系输入公式，并将有公式的单元格设置为锁定保护状态，以避免误操作删除公式。资产负债表反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右方应该是绝对平衡的，为防止输入数据或填制表格时发生错误，我们可以设计一个检查单元格：在表格的底部或右侧选择一个空单元格，在其中输入“='资产总计数据单元格'-'负债和所有者权益总计数据单元格'”，那么，表格填写完毕后，此单元格内显示的数据应为“0”，如是其他数字，就要及时查找原因和更正。二、汇总报表上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总，以前这项工作要靠手工完成，是一个繁琐、繁重、极为耗时的工作，相信使用Excel进行汇总一定会使你事半功倍，大大提高工作效率。根据下属单位的多少复制出子报表，首先在工作簿中插入空白工作表：选择“工具”菜单中的“选项”命令，出现“选项”对话框。单击“常规”标签，在“新工作簿内工作表数”的数值框内输入想要的工作表数目(在一个工作簿里最多可包含255个工作表)，“确定”后点击“新建”，工作簿即出现想要的工作表，我们可将第一个空白工作表标签改为“00”，制作好会计报表表样；将下属单位依次编号为“01，02，03……20”(假设有20个单位)，并相应更改其工作表标签名称。然后按下述方法进行操作：⑴打开被复制的工作表(即“00”工作表)；⑵按“Ctrl+A”或单击工作表左上角行号与列号相交处，选定整个工作表，选择复制命令；⑶单击第一个空白工作表标签(“01”工作表)，按住“Shift”键点击最后一个工作表标签(“20”工作表)，即选中所有要复制的工作表；⑷单击要复制工作表的第一个单元格，使用“粘贴”命令，即复制出多个相同内容的工作表。在“00”(汇总)工作表中汇总的第一个单元格中输入“=SUM('01:20'！B5)”，后面的“B5”指单元格名称；然后将此单元格公式复制到其他需要汇总的所有单元格中。复制可采用快捷方式：选中该存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角，待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动，至数据结尾完成公式的复制。这样，你的汇总工作表就制作好了，只要将下属单位的报表数据输入到相应的工作表中(注意编号)，所有的汇总工作就完成了。三、网上合并工作表上面介绍的汇总工作表仍需要汇总单位进行数据的输入，算得上半自动化吧。如果各个单位都已联网，那么报表的朝夕汇总就只在了。具体操作步骤如下： 1.打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿，单击“工具”菜单中的“共享工作簿”选项；在“共享工作簿”对话框中单击“编辑”选项卡；选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框；单击“高级”选项卡，在“修订”栏中选定“保存修订记录”单选按钮，然后在文本框中输入天数(根据报表修改及报送时间设定)，单击“确定”按钮； 2.单击“文件”菜单中的“另存为”选项，为其他下属单位制作共享工作簿的备份，并为每个备份取不同的名字，发往下属单位(如果下属单位未联网，则可用软盘)，由下属单位在自己编号的工作表中填写数据；为防止下属单位随意更改其他单位报表，可分别将其他单位(编号)工作表设为保护(全部)状态； 3.收到下属单位填写好的报表后，放在同一个文件夹中，打开制作备份时的那个共享工作簿，单击“工具”菜单中的“合并工作簿”，此时会出现提示保存共享工作簿；在“将选定文件合并到当前工作簿”对话框的文件列表中，将下属单位报送的报表备份选中(按住Ctrl或Shift键依次单击各个文件名)，单击“确定”按钮后，所有的工作即自动完成。 EXCEL中错误提示信息的含义及解决办法　在Excel中输入计算公式后，经常会因为输入错误，使系统看不懂该公式。在单元格中显示错误信息，常常使一些初学者手足无措。现将Excel中最常见的一些错误信息，以及可能发生的原因和解决方法列出如下，以供初学者参考。 (1)#### 错误原因：输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，单元格容纳不下。解决方法：适当增加列的宽度。 (2)#div/0！错误原因：当公式被零除时，将产生错误值#div/0！解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 (3)#N/A 错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A。解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入#N/A，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。 (4)#NAME？错误原因：在公式中使用了Microsoft Excel不能识别的文本。解决方法：确认使用的名称确实存在。如所需的名称没有被列出，添加相应的名称。如果名称存在拼写错误，修改拼写错误。 (5)#NULL！错误原因：当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将产生以上错误。解决方法：如果要引用两个不相交的区域，使用和并运算符。 (6)#NUM！错误原因：当公式或函数中某些数字有问题时，将产生该错误信息。解决方法：检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否正确。 (7)#REF！错误原因：当单元格引用无效时，将产生该错误信息。解决方法：更改公式，在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消”按钮以恢复工作表中的单元格。 (8)#value！错误原因：当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能不能更正公式时，将产生该错误信息。解决方法：确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认公式引用的单元格所包含均为有效的数值。 Excel中妙用双击功能　 1.巧分窗口。在垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个很扁的折叠起来的按钮，双击(以下双击均指双击鼠标左键)它，可将当前窗口上下一分为二；若双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮，可将当前窗口左右一分为二。 2.调整列宽。单元格内的文本或数字在列宽不够时，超出宽度部分不显示或显示一行#，这时可将鼠标指向此列列标右边界线，待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击，可得到最适合的列宽，即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容，用同样的办法可得到最适合的行高。 3.快速移动。利用鼠标，可使单元格指针快速移动很长距离。假如在A1:A30内有一连续数据，若要使单元格指针从A1迅速移到A30，只须用鼠标双击A1单元格的下边框，单元格指针则快速向下移动，直到最后一个不是空白的单元格为止，若要使单元格指针在连续数据上向右快速移动，则双击单元格的右边框，向上向左快速移动。 4.填充有规律数据。某列X的相邻列(左或右列)已有数据或文字，若要在X列得到有规律的数据或文字，双击鼠标可快速填充，方法如下：要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在此列的第一个单元格内输入内容，然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止；若要得到等差数列，只须在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。 5.快速重命名。用鼠标双击工作表标签，可进行重命名操作。 Excel中填充柄的几种用法　　大家知道在使用Excel输入数据的时候，经常要输入许多连续或不连续的数据，如学生的学号，货物的批号等等，如果采用手工输入的方法，将是一件非常麻烦而且容易出错的事情，如果我们使用Excel中“填充柄”的方法即可轻松快速输入许多连续或不连续的数据。所谓“填充柄”就是在Excel中位于某区域上的一个小黑块(图1)，如果将鼠标指向它的时候，鼠标的形状变为黑十字。拖动“填充柄”可以将内容复制到相邻单元格中。下面以输入不连续学号和连续学号为例分别介绍使用“填充柄”拖拉填充的几种方法：一、创建自定义填充序列后，输入第一个学号，再使用“填充柄”拖动(适用于大量、连续或不连续的数据)：如果经常输入大量的且不连续的数字及编号，如多个学年编号不同的学号等等，可以创建自定义序列，具体方法如下：首先，请选择“工具/选项”菜单，在弹出的“选项”对话框中单击“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列(此处可以输入98001~98010、99001~99010等学号)元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按Enter键。整个序列输入完毕后，请单击“添加”按钮。自定义序列中可以包含文字或带数字的文字。如果要创建只包含数字的自定义序列，如本文的“学号”等，则自定义序列后，在输入“学号”前还需要先选定足够的空单元格(一般选定某列即可)，然后在“格式”菜单上，单击“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，对选定的空单元格应用文本格式，最后在设置了格式的单元格中输入序列项。本例须在A2单元格中输入98001后，将鼠标移动到A2单元格的右下角(填充柄位置)，可以看到光标变为一个黑色的十字，这时可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可(见图2)。使用该方法需注意的是：①必须首先自定义序列号；②必须将该列格式设置为文本格式(如序号中包含文字则不行，因为当输入含有文字的数据时Excel自动默认为文本格式)。小技巧：先输入西文单引号“'”再输入学号：98001(适合于输入超过15位的数字，如输入新版本身份证号码等“数字”不参与计算的场合)，这样输入的数字格式自动变为文本格式，可以直接使用“填充柄”拖动，这是一个非常简便的方法。二、手工输入第一、第二两个相邻的“学号”再使用“填充柄”拖动(适用于连续数字)：如：首先在A2单元格中输入98001，在A3单元格中输入98002，然后用鼠标选中A1、A2后直接将鼠标移动到A3单元格的右下角(填充柄位置)，当鼠标也变为一个黑十字（见图3），即可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。三、手工输入首位学号，直接使用“Ctrl+填充柄”组合拖动(适用于连续数字，推荐用此方法)：从上面的图2和图3中可以发现两图的98001在单元格中的数字位置是不一样的，图3中98001在单元格右侧，是常规数字格式(数字的默认格式状态是在右侧，但可以改变)，图2中的98001在单元格的左侧，是文本格式(文本默认状态是在左侧，也可以改变)。由于Excel在输入数字时自动默认为数字格式，因此上述两种方法，如果不经常输入如此多的“学号”，笔者认为还是第二种方法较为实用，第一种方法较为麻烦，但适用于经常输入重复、不连续的数字(多个学年学号)等，大家可以根据需要或习惯选取。下面再介绍一种更为简便的方法：首先在A2输入首位学号98001，将鼠标移动到A2单元格的右下角(填充柄位置)，当鼠标变为一个黑色的十字时，这时在按住Ctrl键(可以看到黑色的十字光标右上角还有一个小的黑色十字，见(图4)的同时，再按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。 Excel中用自动运行宏提高工作效率　　在日常工作中，我们经常需要在每次打开同一个Excel文件时都进行一些例行的操作，如改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。Excel的自动运行宏“Auto_Open”可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。假设我们在Excel文件的工作表Sheet1中有一个《销售日报表》如下图：(图) 下面我们在这个文件中建立一个Auto_Open宏，让它在文件打开后自动完成下面任务： 1. 取消工作表保护； 2. 把“当日销售”列里的数据值复制到“上日销售”一列； 3. 将日期增加一天； 4. 恢复工作表保护。具体做法如下： 1. 在“工具”菜单上选择“宏”子菜单，打开“宏”对话框，在“宏名”一栏里键入“Auto_Open”，再点击下面的“新建”钮，进入宏编辑状态。注意不要把宏名字输错了，否则宏不会自动执行。 2. 在宏编辑状态下，把下面VBA (Visual Basic for Application) 语句输入到Auto_Open下面： Sub Auto_Open() Sheets(“Sheet1”).Activate '取消工作表保护 '将当日销售值拷贝到上日销售一栏 x = MsgBox(“把当日销售值拷贝到上日销售栏吗？”, vbYesNo) If x = vbYes Then Range(“B5:B8”).Copy Range(“C5”).Select Paste:=xlvalues = False End If '将日期增加一天 x = MsgBox(“把日期增加一天吗？”,vbYesNo) If x = vbYes Then Range(“C2”)= Range(“C2”)+ 1 End If '重新保护工作表 End Sub 将文件保存并关闭。重新打开此文件，体验一下Auto_Open宏是如何为你工作的吧。如果你想用Auto_Open完成其它的操作而又不知道如何用VBA语句直接建立宏，Excel的录制宏的功能可以帮助你，但是别忘了把所录制的宏取名为Auto_Open。关于录制宏的方法请参阅一般的Excel功能手册。 Office中Enter键的妙用　一、在Excel中的妙用 1.在单元格内换行使单元格处于编辑状态，按“Alt+Enter”组合键后键入相应的数据。 2.同时在多个单元格中输入相同数据选定需要输入数据的单元格，选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。键入相应数据，然后按“Ctrl+Enter”组合键。 3.编辑数组公式在数组区域中单击任一单元格。单击编辑栏，当编辑栏被激活时，大括号({ })在数组公式中消失。编辑数组公式内容，然后按“Ctrl+Shift+Enter”组合键。二、在Word中的妙用 1.插入分页符单击要出现在下一页上的行，按Ctrl+Enter”组合键。 2.分割表格单击需要分割的位置，按“Ctrl+Shift+Enter”组合键 Office中常见问题的解决　　一、Excel的“计算出错” 某厂在计算员工的加班工资时(如图1)，突然发现发出的总加班工资与“自动求和”计算的结果有出入，为此认定“电脑计算”会出错，从而出现“电脑计算”不如“手工计算”可靠的尴尬局面。以上问题主要产生的原因是虽然单元格内加班工资显示是整数，但在求和的计算中整数下的小数点也参与了计算，这样计算结果与实际整数相加难免就会有出入。这时我们只要应用Excel中四舍五入函数“ROUND”，一切问题就会迎刃而解。二、Word2000中奇数行单元格合并后再“一分为二” 假如你需制作如(图2)格式的表格，也许在拆分大单元格时你会遇上“麻烦”，如果你用工具上的“拆分单元格”命令随即你就发现“此路不通”，如果你用工具栏的“铅笔”画你马上会发现中间行自动增大。但如果按以下步骤操作便可解决此问题：选定表格→表格→表格属性→行，在“指定高度”的复选框上打钩、在“行高值是”的下拉框内选定“固定值”确定后，再用“铅笔”画即可解决。三、任务栏上不见“输入法指示器”或“输入法缺省En” 如果你遇到前一个问题，只需按如下步骤即可调出：点“开始”选“设置”，单击“控制面板”，双击“输入法”，在“启动任务栏上的指示器”的复选框上打钩即可。如果你遇到后一个问题，就需按如下步骤操作：点“开始→设置→控制面板→键盘→语言→英语”即可。四、Excel中输入以“0”开头的数字或数字的幂次方也许你需要经常输入以“0”开头的数字(如0012)，但是当你按回车后前面的“0”就不见了，另外在Excel输入数字的幂次方(如图)也无法显示出来。这时只要先选定单元格后点“格式”，单击“单元格”选定“数字 ”项，在“分类”框内选“文本”，确定后再输入以上内容即可。五、Word中图形框(或文本框)内的文本居中难在Word实际操作中你可能会遇到如下情况：图形框内文本离上边线和左边线尚有一些空间而文本的下部或右部却未能完全显示出来，有时你费尽心机让图形框内文本居中却难尽如人意。其中原由都是“内部边距”惹的祸。为此，我们须双击“图形框”，弹出“设置图形格式”对话框，选定“文本框”选项，根据情况修改左、右、上、下的数值即可。另外，表格列宽很小也会遭遇居中难问题，原因与解决方法与上雷同，只是其边距须在“表格属性”的“选项”内修改。 Word与Excel联手制作工资审批表　　机关事业单位工作的财务人员，经常要填写《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》图1。工作量少时，一两人的工资变动，多时几十、几百人的工资变动都要填写，且重复、易错。我们只要利用Excel强大的数据管理功能和Word的邮件合并功能就能轻松制作审批表。第一步：先建立一个Word文件《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》(以下简称《工资审批表》)，格式为图1所示需上报的审批表。第二步：建立一个Excel文件《工资变动情况表》，将《工资审批表》内需填写的项目作为表格第一行列标题。为下一步方便，列标题尽可能使用简短的名称(如“不算工龄学习年限”可简称“学习年限”，使用批注功能注明其全称)。从第二行起录入工资变动人员的数据，保存并关闭文件图2。第三步：打开Word文件《工资审批表》，在工具栏右键单击选择“邮件合并”，调出邮件合并工具栏(将鼠标在按钮上停留三秒后会出现按钮名称)，如图3所示。点击邮件合并工具栏“设置文档类型”按钮，设置主文档类型为“信函”，点“确定”。再点击“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中找到刚编辑的Excel文件《工资变动情况表》，打开“选择表格”对话框。点选相应的表格及选中“数据首行包含列标题(F)”，单击“确定”图4。第四步：移动光标到姓名后的空格，点击邮件合并工具栏“插入域”按钮，在“插入合并域”对话框中依次点击“数据库域”→“姓名”→“插入”→“关闭”，空格中显示“姓名”，即完成第一个空格的合并域工作。依次将移动光标到其他空格，插入域。第五步：根据文件格式要求及上述“插入域”的方法编辑“呈报单位或主管部门意见”。其中，书名号及其中的内容是插入域的内容，不能直接输入图5。检查以上操作、内容均无误后，进入下一步(点击“检查错误”按钮，进行错误检查，即可完成相应工作)。第六步：点击“查看合并数据”按钮，即可显示第一条记录。点击“首记录”、“上一记录”、“下一记录”、“尾记录”或在输入框中输入数字可进行相应记录的查询。第七步：点击“合并到新文档”或“合并到打印机”，即可完成全部工资审批表的编辑工作或打印工作。需要注意的问题：如果改动《工资变动情况表》列标题内容，就必须相应更改《工资审批表》“插入域”的内容，否则会出错。如果移动了《工资审批表》和《工资变动情况表》的保存位置，在打开《工资审批表》时要重新指定“数据源”的位置。对《巧用Excel函数分辨人员身份》一文的补充　　 2002年第38期所刊《巧用Excel函数分辨人员身份》一文，提出了让计算机自动填写表格内容的方法，减轻了工作负担。笔者还对该文提出以下几点补充，并推荐使用YEAR()、TODAY()、NOW()、LEN()和MID()函数。一、计算“年龄”时，因为18位身份证号码也比较多，而且身份证号的最后一位字符有可能为X，所以身份证号应为字符型数据。计算年龄时，若采用上期所讲的，利用常数102作被减数，那么每年都要修改操作代码。最好先用YEAR(TODAY())或YEAR(NOW())取出当前年号，然后减去身份证号中取出的年号来求年龄。身份证的字长可用LEN()测出。设表格单元格C2为身份证号，则年龄可由下式计算：年龄=YEAR(TODAY())-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)，或：年龄=YEAR(NOW())-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)。二、身份证号中只用一位字符即可判别性别，当身份证号为18位时，则“性别”可由下式计算：性别=IF(MOD(MID(C2,17,1),2))=0,“男”,“女”)。三、通常人们填写出生日期时只需年份与月份，当身份证号为18位时，“出生年月”可由下式计算：出生年月=MID(C2,7,4)。分别考虑身份证号为15位和18位两种字长的情况，就可以顺利地判别出“性别”与“出生年月”来了。更胜一筹──Office XP的新功能　 1.即时翻译单词 Word 2002提供了基本的双语词典和翻译功能(中英互译)，虽然功能相对其他专业翻译软件弱一些，但用起来还是很方便，而且你还可以通过Web获得更多的翻译服务。不过，这一功能并非Office XP的默认安装选项，必须选择自定义安装方式才行，但如果未安装的话，首次使用时系统会提示你进行安装。 我们可以选中某个英文单词或中文词语后从右键菜单中选择“翻译”菜单项，就可以在如图1所示的任务窗格中看到翻译结果。 2.快速统计文档的字数 在Word 97/2000中，为了统计文档的字数，我们大都是选择“工具/字数统计”菜单命令，是不是觉得很麻烦呢？Office XP中的Word 2002新增加了一个十分实用的“字数统计”工具栏，我们可以通过右击工具栏，从弹出的菜单中选择“字数统计”把它显示出来(图2)。虽然它只有一个下拉列表框和一个“重新计数”按钮，但点击下拉列表框右边的下箭头后可以从其中选择字、字符(无空格)、字符(带空格)、中文字符或朝鲜语单词、非中文字符、行、页、段落等多项统计内容，选中相应的统计项如“字符(无空格)”，再单击右边的“重新计数”按钮即会在框中显示最新的统计数字。 3.保护作者的隐私 Office XP中的应用程序如Word、Excel和PowerPoint等在文档存盘时，都会同时保存文档创建者的许多个人资料，如作者、单位、电子邮件标题等多项内容，一不小心就会暴露作者不愿意让他人知道的隐私。因此，我们可以在Office XP任一应用程序中选择“工具/选项”菜单，在“安全性”选项卡下的“隐私选项”中选中“保存时从此文件中删除个人信息”复选框(图3)。如果对隐私还有更高的要求，可以同时选中其余两项，这样在文档存盘时系统就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料来取代个人资料。 4.在别人的电脑上使用“自己的”Office Office XP允许用户创建一个定制化设置文件，其中包括菜单、工具条和模板的设置，该文件可以存储在本地硬盘或远程的互联网服务器上，当你在他人的计算机上工作时，就可以使用该配置文件虚拟地将这台计算机变为原来你十分熟悉的计算机，这样使用Office XP时就会非常得心应手，相当于做了一次“克隆”。 要建立这个定制化设置文件，可以从开始菜单的“微软Office工具”下执行“用户设置保存向导”命令，在出现的对话框中点击“下一步”，再选择“保存本机的设置”选项(图4)。点击“下一步”按钮继续，再在出现的窗口中选择是将这个设置文件保存到Web还是保存到文件(如果你有个人主页的话可以保存到Web页上)，如果要保存到软盘上就插入一张已格式化的软盘，点击“完成”按钮即可。 注意:进行该操作必须退出所有Office XP的应用程序，否则无法进行该操作。 5.在互联网上保存与获取文档 如果你需要与别人共享文档，可以考虑将文件保存到微软MSN门户网站的一个免费站点上。当然，你需要有微软的安全ID和口令。在使用Hotmail或MSN Instant Messenger等微软公司提供的其他服务时也同样需要，而申请是完全免费的。这里的ID就是指Hotmail电子邮件地址，口令与访问收件箱的口令相同。 在第一次使用这个功能时，Office XP会为你自动创建一个存储站点，然后这个站点将作为文件夹出现在“另存为”对话框中。当需要在互联网上保存文件时，只要像在其他文件夹中保存文件那样点击它即可。要打开保存在互联网上的文件，同样在“文件”菜单中使用“打开”命令，当然还有一个登录的过程。 当我们将文件保存在互联网上以后，我们就可以在任何一台能够上网的计算机上把它取回来。方法是打开IE，连接到“ XP各种应用程序中存储在互联网上的文件的基于浏览器的目录，只要点击需要的文件就可以将它下载到本机硬盘中。 6.一次性显示所有特定字符 Office XP中的“查找”功能已大大增强，在“查找和替换”窗口中不仅可以统计出特定字符在文档中的应用次数和位置，如果选中“突出显示所有在该范围找到项目”复选框，点击“全部查找”按钮，程序会告诉你该字符在文档中的出现次数，并且为便于识别，会加亮显示所有包含该字符的短语。 7.轻松添加图示 PowerPoint 2002新增加了一个“插入/图示”菜单项，也可以通过“绘图”工具栏中的“图示”工具进行，这样往幻灯片中添加一份有组织的图示就非常简单了。图示类型包括循环图、目标图、射线图、维恩图、棱锥图等(图5)，我们可以使用这些图示来使文档和演示文稿更生动。 添加或更改图示时，图示周围会显示出相应的绘图空间，其外围还有非打印边框和尺寸控点。可以使用调整大小命令调整图示，将绘图区域扩大以便得到更大的工作空间；或通过使边框离图示更近以去掉额外空间。可以使用预设样式格式化整个图示，或与格式化形状(如添加颜色和文本、更改线条的粗细和样式以及添加填充、纹理和背景)一样只格式化图示的几个部分，可以使用“图示”工具栏添加元素或线段并将它们向前或向后移动，也可以动画显示图示以强调图示的各个部分，并控制演示文稿中的信息流。 8.使用不同颜色的工作表标签 过去，Excel中的工作表标签都是统一的无颜色的，不够醒目。现在，我们可以用不同的颜色来区分同一工作簿中的不同工作表，在Excel 2002中右击某个工作表标签(如Sheet1、Sheet2、Sheet3……)，从快捷菜单中执行“工作表标签颜色”命令，在出现的“设置工作表标签颜色”对话框中选择一种你喜欢的颜色后点击“确定”按钮即可。 注意:虽然工作表标签用颜色做了特殊的标记，但当选中该工作表标签时，其名称会按用户指定的颜色加下划线，如果工作表标签显示时具有背景色(用户设置的颜色)，则说明工作表当前处于未选中状态。 9.使用监视功能 你是否觉得仅拖动滚动条无法满足工作时的需要？Excel 2002新增加的“监视窗口”功能可以让用户在一个比较小的却永远位于顶层的窗口中监视某些特殊的单元格，甚至当那些单元格位于其他工作簿或当前工作簿屏幕以外的位置也可以。只要对所监视的单元格中的数值进行了修改，立刻就可以在监视窗口中观察得到，这样就无需前后上下地点击滚动条进行切换了。 如果想将某个单元格添加到监视窗口，只要右击该单元格，选择“添加监视点”命令，就会弹出如图6所示的监视窗口，这个监视窗口将一直停留在工作表的顶层，不管你查看工作簿的任意位置，监视窗口都会在屏幕上显示。当然，监视窗口也像其他工具栏一样，你可以任意拖动到其他位置。如果你对某个单元格不想继续监视，只要在监视窗口中选中该单元格，然后单击“删除监视”按钮即可。利用Excel 2000管理学生成绩　　 作为一名教师，每次考试后都要统计成绩，十分辛苦。在计算机日益普及的今天，我们可以利用它来统计、管理学生的成绩，使教师们从繁重的劳动中解脱出来。 电子表格软件Excel 2000不仅可以制作表格，强大的功能还可以作为一个小型数据库来管理一些数据。下面就以班级各科汇兑成绩统计为例来说明如何使用Excel 2000来方便管理学生成绩。 首先，我们应该建立成绩统计模板。 一、输入统计项目 运行Excel 2000，在该表第一行中输入以下内容：学号、姓名、各考试科目名称(语文、数学、英语等)、总分、名次，然后在对应列中录入学生的学号、姓名。 输入学号时，由于学号是连续的，我们可采用自动填充的功能，如：先输入第一、二个学生的学号201、202，然后选定这两个单元格，将光标移到选定单元格的右下角，光标变为细十字，按住鼠标左键向下拖拉，至所有学生学号出现。如图1。(图) 在学号下方依次输入“均分”、“优分人数”、“及格人数”、“最高分”，用于统计、分析成绩。在“姓名”对应列中输入所有学生姓名。 二、用条件格式来标出各分数段内成绩 选定所有录入学生成绩的单元格，单击菜单栏中“格式”按钮，在下拉菜单中执行“条件格式”命令。然后在“单元格数值”范围中填入“80”与“100”，单击“格式”按钮，在出现的对话框(图2)(图)中将单元格数值设置为你喜欢的格式：如数值颜色为蓝色、字形为倾斜等，这样，在80到100之间的分数在输入后自动变为蓝色并倾斜。单击“确定”，返回条件格式对话框，单击“添加”，在单元格数值范围中输入“60”到“79”，单击“格式”按钮，将分数在60到79之间的又设置为你喜欢的格式。其它可类推。 三、利用求和公式计算每位学生的总分 单击总分下的单元格，在编辑栏中输入=SUM(C2:H2)，在下一个单元格中输入=SUM(C3:H3)，然后选定这两个单元格，将光标移动到两个单元格的右下角，到变成细十字，按住鼠标左键向下拖拉至最后一名学生，利用自动填充的功能向每名学生对应的总分栏中输入求和公式，以后只要你输入学生各科成绩，每位学生的总分即自动求出。 四、利用RANK函数给学生的总成绩排名次 在Excel 2000中可以用单元格自动排序的方式给成绩排序，但不好处理同分数的名次，利用RANK函数则没有这样的问题。其方法是：总分位于I列，名次位于J列，在第一名学生的名次单元格中输入=RANK(I2,$I,$2:$I$55)，该公式的目的是排出I2单元格的数据从I2到I55所有数据中的位次(假设该班共54名学生，学生的姓名，成绩等数据从第2行排到第55行)，在第二名学生的名次单元格中输入=RANK(I3,$I$2:$I$55)，然后拖动鼠标，选中这两个单元格，利用自动填充的功能，在每个学生的名次单元格中输入RANK函数的公式。这样你只要将学生各科成绩输入到对应的单元格中后，RANK函数即自动求出该学生的名次，同分数的名次则自动排为相同的名次，下一个名次数值自动空出。 五、利用AVERGE函数计算各科平均分 在语文平均分单元格中输入公式=AVERAGE(C2:C55)，在数学平均分单元格中输入公式=AVERAGE(D2:D55)，拖动鼠标，选中这两个单元格，利用自动填充的功能，在每科均分的单元格中输入对应的公式。这样，将每科的成绩输入完了后，该科的平均分即可自动求出。 六、利用COUNTIF函数统计每科各分数段人数 在管理学生成绩时，老师常常要将优分人数和不及格人数统计出来，有了COUNTIF函数，就不必要计数了。使用方法是：在语文优分人数的单元格中输入公式=COUNTIF(C2:C55,“>=80”)(假设各科的满分为100分)，在数学优分人数的单元格中输入公式=COUNTIF(D2:D55,“>=80”)，选中这两个单元格，利用自动填充的功能将其它各科相应的公式输入。在各科及格人数单元格中只要相应地将公式改为>=60，不及格人数改为<=59即可。这样Excel 2000就自动统计出相应各分数段人数。 七、利用MAX函数找出最高分 选中语文最高分的单元格，输入公式=MAX(C2:C55)，在数学单元格中输入公式=MAX(D2:D55)，利用自动填充的功能将其它各科相应的求最高分的公式输入，在各科成绩输入结束后，Excel 2000可自动找出最高分。 八、保存为模板文件 按下常用工具栏中的“打印预览”按钮，进入打印预览，按下“设置”，出现如下对话框(图3)(图)，单击工作表标签，选中打印风格线，单击页眉/页脚标签，进入设置对话框，单击“自定义”，设置你喜欢的表格标题、页眉、页脚，然后设置纸张的大小，页边距，根据打印预览来调整字体、字号、单元格的宽度及高度。最后执行“文件”菜单“另存为”命令，在对话框的“保存类型”中下拉出“模板”，在文件名中输入如“9902成绩统计”，单击“确定”，保存为模板文件。 最后，我们就可以使用已建立的模板来处理学生的成绩。启动Excel 2000，执行“文件”菜单中的“新建”，在对话框中出现的“常用”标签下找到已建立的“9902成绩管理”模板，双击，出现了原来的模板文件，输入学生新的成绩，其它的如总分、各科的平均分、各分数段的人数，最高分、各学生的总分名次即自动统计得出。最后打印输出，既美观又便于分析。 在输入Excel 2000的函数公式时，也可利用“插入”菜单下的“函数”命令来输入相应的函数公式，因为成绩统计常用的函数在上面已提到，这里就不再多说。巧打印拼接图片　 目前，彩色喷墨打印机已成为企业和家庭的打印主流，其靓丽的色彩，细腻的表现力令人喜爱不已。笔者拥有一台CANON BJC—6200彩喷，为彩色图片的打印发挥了不小的作用，但是，这款打印机最大只能打印A4幅面，并且没有无边界分割打印功能，不能制作大幅面的彩色挂图，工作中受到局限。我通过反复实践，利用Excel97中的打印功能，实现了CANON BJC—6200打印大幅面彩色拼图。现在介绍给大家，供拥有不能分割打印拼图的打印机的朋友们参考。 1.用Photoshop把需要打印的图片做好，存储为JPEG图片格式或其他Excel97能调用的图片格式。 2.打开Excel97的主界面，建立一个新的文件簿或工作表，将其显示比例设定为25%后用鼠标点击打印预览按钮，然后，根据界面提示点击确定，关闭后即调出页面分割线，在主菜单中用鼠标点击“文件→页面设置”根据界面提示将打印页面设置为A4幅面(横排、竖排根据图片而定)。 3.在主菜单中用鼠标点击“插入→图片→来自文件(或艺术字)”，根据弹出的界面要求将存储的图片插入工作表。 4.激活插入的图片框，根据页面分割线调整好图片框的位置后，用鼠标按住图片框右下角的空心小方块，拉动调节画面的大小即可。画面覆盖的面积即为打印时分割出的A4幅面的页数。通过打印预览可以观察到图片分割的最终结果。 5.调整打印机的设置后，打印A4幅面多页的彩色拼图，切除多余的纸边，即可拼接出一幅绚丽多彩的大型挂图或艺术文字了。巧算现金支付的面额搭配　在现金支付中总会遇到钞票面额的搭配问题：银行在付款时要搭配不同面额的钞票，商店找零时要搭配不同面额的钞票，单位向员工支付工资或奖金也要搭配不同面额的钞票。支付1000元，搭配10张100元钞票，这很简单，但支付元，该如何搭配不同面额的钞票呢？顾客购买货物的价格是元，而顾客拿出的是2张100元的大票，又该如何找零？又如何搭配找零的钞票呢？这些问题虽然可以用手工进行计算，但总不是十分方便，也未必可靠。更复杂一点的情况是：一个部门要对职工分发工资或奖金，而这些工资或奖金都要事先装袋，不能临时找零，那么会计人员到银行提款，对不同面额的钞票应该各提取多少，才能满足分发工资的需要呢？人数越多，越是麻烦。如果我们利用Excel这个有效的工具，以上问题都可以迎刃而解。具体方法如下： 1.打开Excel，按图1所示作好“找零”的表格。在A2单元格输入“应付款”，B2单元格输入顾客的“整付款”，C2单元格设置“找零款”，并输入公式“=B2-A2”，D1：M1分别显示100元、50元、20元……元的面额值。元以下的钞票在现金支付中已不使用，故省略。 2.在D2单元格输入公式“=INT(C2/$D$1) ”，计算搭配100元钞票的数量。在E2单元格输入公式“=INT((C2-D2*$D$1)/$E$1)”，计算搭配50元钞票的数量。在F2单元格输入公式“=INT((C2-D2*$D$1-E2*$E$1)/$F$1)”，计算搭配20元钞票的数量。在G2单元格输入公式“=INT((C2-D2*$D$1-E2*$E$1-F2*$F$1)/$G$1)”，计算搭配10元钞票的数量。在H2单元格输入公式“=INT((C2-D2*$D$1-E2*$E$1-F2*$F$1-G2*$G$1)/$H$1)”，计算搭配5元钞票的数量。在I2单元格输入公式“=INT((C2-D2*$D$1-E2*$E$1-F2*$F$1-G2*$G$1-H2*$H$1)/$I$1)”，计算搭配2元钞票的数量。在J2单元格输入公式“=INT((C2-D2*$D$1-E2*$E$1-F2*$F$1-G2*$G$1-H2*$H$1-I2*$I$1)/$J$1)”，计算搭配1元钞票的数量。在K2单元格输入公式“=INT((C2-D2*$D$1-E2*$E$1-F2*$F$1-G2*$G$1-H2*$H$1-I2*$I$1-J2*$J$1)/$K$1)”，计算搭配元钞票的数量。在L2单元格输入公式“=INT((C2-D2*$D$1-E2*$E$1-F2*$F$1-G2*$G$1-H2*$H$1-I2*$I$1-J2*$J$1-K2*$K$1)/$L$1)”，计算搭配元钞票的数量。在M2单元格输入公式“=(C2-D2*$D$1-E2*$E$1-F2*$F$1-G2*$G$1-H2*$H$1-I2*$I$1-J2*$J$1-K2*$K$1-L2*$L$1)/$M$1”，计算搭配元钞票的数量。其中INT为取整函数。在N2单元格输入公式“=SUMPRODUCT($D$1：$M$1，D2：M2)”，用来校对各面额钞票的组合是否等于应支付的金额。SUMPRODUCT是计算数组乘积和的函数。：M2各单元格还要做点技术处理，让这些单元格在数值为0时，什么都不显示，以便让有数字的单元格更加突出。处理的办法是：点D2单元格，点“格式”菜单的“条件格式”，将“单元格数值”定为“等于”并设置为0，然后将该单元格“文字格式”的颜色设置成白色。这样，当数值为0时单元格内就什么也看不到了。接着点D2单元格，再点一下“格式刷”，再在E2：M2区域上“刷”一下，D2：M2各单元格的“条件格式”就全部设置完成。提示：上述公式中使用绝对地址(加符号$)，是为了分发工资计算表格(图2)复制公式的需要，就本表格而言，因为不复制公式，所以可以全部使用相对地址(不加$符号)。 4.应用时，在A2单元格输入应付款，在B2单元格输入顾客的整付款，余下的事就由Excel去完成了。例如应付款是元，顾客拿出200元，计算机显示“找零款”=元，须搭配20元钞票2张、2元钞票1张、元钞票1张、元钞票1张。如果不是计算“找零”，直接将支付数目输入C2单元格，就可以获得结果。图2是发放工资钞票面额搭配的计算实例表格。D2：N2的公式可以沿用上图“找零”计算表格的公式，直接复制过来就行。选取D2：N2，同时点住N2右下角向下拖动，即可复制所有公式。根据需要，有多少员工就复制多少行(本例共10个员工)，十分方便。最后一行(本例为第12行)，设置“合计”计算。在C12输入公式“=SUM(C2：C11)”，点住C12右下角向右拖至N12，完成全部公式复制。计算显示，1号员工工资元，应搭配100元钞票17张、50元、20元、10元、10元、1元、元、元钞票各1张。2号员工工资元，应搭配100元钞票7张、50元、20元、10元、5元、元、元钞票各1张，2元钞票2张……该部门10名员工的工资共计元，共需100元钞票173张、50元钞票6张、20元钞票6张、10元钞票4张、5元钞票3张、2元钞票11张、1元钞票5张、元钞票4张、元钞票7张、元钞票11张。巧用Excel格式工具　　 1.在数值前加“0”，并能计算在“单元格格式”设置框中，将数字格式设置为文本时，可以在单元格输入前面有“0”的数字，但这样输入的数字不能进行计算。可采用下面的方法输入能计算的数值：选中单元格，点击“格式→单元格”，单击“数字”标签，在左边的“分类”中选择“自定义选项”，在右边的“类型”中选择“0”，这时“类型”编辑栏中出现“0”。根据自己要在单元格中输入的位数，如为“00005”5位，则在编辑栏中输入5个0，点击“确定”后，在单元格中就可以输入前面有“0”并可以计算的数字了。友情提示：这种方式最多只能输入15位有效数值。 2.转换日期格式有时可能需要将一些日期数据转换为文本格式，如“2002-1-17”转换为“20020117”，此时可利用设置单元格格式的方法快速完成：转换选中要转换的一个或全部单元格，点击“格式→单元格”，单击“数字”标签，在左边的“分类”中选择“自定义选项”，在右边的“类型”列表中选择“yyyy-m-d”，然后在“类型”编辑栏中将它改为“yyyymmdd”，按“确定”后即可完成转换。 3.给数值加上单位，并能计算一般情况下，在单元格内输入了单位，单元格格式就成为文本格式，也就不能计算了。如何在单元格内输入数值并且能写上单位，还能计算呢？可采用如下方法：与在数值前加“0”的方法类似，当“类型”编辑栏中出现“0”时，直接在“0”后面加上单位即可。 4.输入平方、立方在Word中要输入平方(X2)、立方(X3)等很容易，如果要在Excel中输入平方、立方就不那么容易了。可采用如下方法解决这个问题：先在单元格中输入“X2”或“X3”，再在编辑栏中选定“2”或“3”，点击“格式→单元格”，在“字体”标签页中，勾选“上标”前面的复选框，最后单击“确定”即可。巧用Excel函数分辨出人员身份　　在日常工作中，我们经常要建立一些个人信息表，用来记录和描述每个人的身份，例如有个人的姓名、身份证号、年龄、性别，出生年月等等，具体表格形式如图。分析上面的表格内容项，对于空缺项，我们可以找出其中有规律的项，让计算机来自动填写，以提高工作效率，减少由于输入不当带来的误差。例如上面表格共有六项内容，我们只需要输入前三项内容，后三项内容不需要输入，直接可以运用Excel提供的函数从每个人员的身份证号码中分辨出来。这里用的函数有RIGHT()、LEFT()、MOD()、IF()函数详细说明如下： RIGHT(text,num_chars) 提取字符串最右边的若干个字符。 LEFT(text,num_chars) 提取字符串最左边的若干个字符。其中：text表示字符串，num_chars表示字符串个数。 IF(Logical_test,value_if_true,value_if_false)执行真假值判断，根据对指定条件进行逻辑评价的真假而返回不同的结果。其中：Logical_test表示逻辑判断值，value_if_true表示真值，value_if_false表示假值。 MOD(number,divisor)返回两数相除后的余数。其中：number表示字符串，divisor表示对number相除的除数。在表格单元格中填入函数如下：年龄=102-RIGHT(LEFT(C2,8),2) 注：先取出身份证号码中的前8位数，然后再取出8位数中最右边两位，最后用102减去这个两位数就得到年龄值。性别=IF(MOD(RIGHT(C2,2),2))=0,“男”,“女”) 注：先取出身份证号码中最右边两位，再与2相除求余，如果余数为“0”输出性别为“女”，非“0”输出性别为“男”。出生年月=RIGHT(LEFT(C2,12),6) 注：先取出身份证号码中的前12位数，然后再取出12位数中右边6位数作为出生年月值。巧用Excel解方程　　解方程是我们经常遇到的数学问题。有些方程可以求出解析解(比如一元二次方程有求根公式)。而有的方程很难求出或根本没有解析解(如ex-x-2=0这类方程就没有解析解)。对这类方程，通常我们可用编程或用专门的数学软件求它的数值解。可是如果不会编程又没有专用软件那又怎么办呢？下面就以方程ex-x-2=0为例，介绍一种用Excel求方程数值解的方法。首先，要把方程变换成x=f(x)的形式。这里，我们把上面的方程写成x=ex-2的形式。然后，新建一个工作表，在B2单元格内输入-2作为初值，在B3单元格内输入公式“=exp(B2)-2”，把鼠标放在B3单元格右下角的小黑方块上向下拖动，一直填充到B16单元格。我们可以看到B3至B16单元格内的数字逐渐趋于一个稳定的值，这个值就是方程的一个根。有读者可能要问：我怎么知道应该选多少作为初值呢？别忘了，Excel有绘图功能。可以先绘出y=ex-x-2的函数图像，曲线与x轴的交点就是方程ex-x-2=0的解。从图中看出，在-2附近有一个根，所以上面我们把-2作为初值。从图中还可以看出，这个方程还有一个根在1附近，可是不论我们怎样改变初值都无法得到1附近的这个根。要得到这个根需要修改迭代公式。把原方程写成另一种形式x=ln(x+2)，在C2单元格内输入1作为初值，在C3单元格内输入公式“=ln(C2+2)”，把鼠标放在C3单元格右下角的小黑方块上向下拖动，一直填充到C16单元格。至此，我们得到了这个方程的全部两个根和。上面所用的求数值解的方法叫做迭代法。即给定一个x的初值，将它代入x=f(x)的右边，得到一个数值，再将得到的结果代入f(x)，如此反复，得到的x值就会越来越精确。在这个例子中，经过10次迭代所得到的数值已经相当精确了。这个方法对大多数方程是有效的，但有时迭代会出现发散或振荡的情况，这时可以换一个初值或者换一个迭代公式试试。读者如果想了解更多的关于迭代法的知识，可以参考数值计算方面的书籍。巧用替换命令让单元格变色　在Excel XP中，查找和替换功能有了很大的增强，用户不仅可以对工作表中的字符进行查找和替换，而且还能够对单元格的格式进行查找和替换。现在我们就利用Excel XP这一功能，快速将Excel工作表中包含公式的单元格设置为与普通单元格不同的颜色，以引起使用者的注意，避免用户误删包含有公式的单元格。 1.启动Excel XP，打开需要进行设置的工作簿文件。 2.选择“编辑”菜单下的“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，在此对话框中单击“选项”按钮，切换“查找和替换”高级选项窗口(图1)。 3.由于在Excel中，包含公式的单元格都是以“=”号开头的，因此我们在“查找内容”框中键入“=”(引号不必输入)，以查找所有包含公式的单元格；由于我们只是设置包含公式单元格的格式，并不改变单元格公式内容，因此在“替换为”框中也要键入“=”(引号不必输入)；单击“替换为”输入框右侧的“格式”按钮，打开“替换格式”对话框(图2)。单击“图案”选项卡，在“单元格底纹颜色”选项区中为包含公式的单元格指定一种醒目的底纹颜色，单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框。 4.默认方式下，Excel XP只对活动工作表中的内容进行查找和替换，如果需要对整个工作簿进行查找和替换操作，单击“范围”下拉箭头，选择“工作簿”选项，最后单击“全部替换”按钮，Excel XP就会立即为工作表或工作簿中所有包含公式的单元格设置指定的单元格底纹颜色。轻松打造你的Excel图表　　一、方便灵活的文本框你可以在图表中的任何地方增加可移动的文本内容(不限于标题)。方法：选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，接着按回车键。这样，图表中就自动生成了包含键入内容的文本框，你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好改变文本框的格式。二、文本框与单元格的链接上面介绍了在图表中增加方便灵活的文本框的技巧，现在再介绍怎样将工作表单元格中的内容同图表文本框进行链接。在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中图表，在编辑栏输入等号“=”，然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现在图表中的某个位置上。这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的文本也随着改变。但要注意的是，一旦你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进行进一步的修改，此时你可以使用箭头键移动选择图表元素。三、自动更新的智能图表很多情况下，我们制作了一个图表后，经常需要向图表添加新的数据点。更新一个图表的引用数据范围并不难，我们只要使用一些特殊技巧就可以创建一个在你对工作表增加或删除数据点时会自动更新的智能图表。下面的实例介绍了如何创建自动更新图表的具体方法： 1.创建如图1所示的图表。 2.选择“插入”/“名称”/“定义”，出现“定义名称”对话框。在“当前工作簿中的名称”栏中输入“月份”，在“引用位置”栏内输入公式=OFFSET(sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(sheet1!$A:$A)-1)”，单击“添加”。再在“当前工作簿中的名称”栏中输入“贷款”，在“引用位置”栏内输入公式“=OFFSET(sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(sheet1!$B:$B)-1”单击“添加”。然后单击“确定”按钮，关闭“定义名称”对话框。 3.激活图表，并选择数据系列。你可以看到，在本例编辑栏中的公式为“=SERIES(Sheet1!$B$1,Sheet1!$A$2:$A$7,Sheet1!$B$2:$B$7,1)”。现在修改此公式为“=SERIES(Sheet1!月份,Sheet1!贷款，1)”，即用已定义的名称取代单元格区域引用。这样，自动更新的智能图表就制作好了。以后，当你在A列和B列增加或删除数据时图表会自动更新。几点说明： ●OFFSET函数指定第一个数据点(A2单元格)以及应用COUNTA函数读取列中的数据点。因为A列在第一行有标题，公式中减去1。 ●每个数据系列都有一个相关连的SERIES公式，当你在图中选择数据系列时它就会出现在编辑栏中。SERIES公式由4个变量的SERIES函数组成，你可以直接在SERIES公式中编辑所指定的数据范围，甚至可以直接输入一个新的SERIES公式。要注意的是，SERIES函数使用的是绝对单元格地址，要改变数据系列使用的数据，就得在编辑栏公式中使用绝对单元格地址。四、有用而危险的技巧选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。但要注意的是，这种方法在大多数情况下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。五、断开图与数据联系的“死”图我们知道，图表中的数据系列是与存储在工作表的数据相联系的。当然，你也可以断开这种联系，使得数据系列不再依赖工作表中的数据。具体方法为：选择图表中的数据系列，激活编辑栏，按F9键，再按回车键即可。这样就把该数据系列的区域引用公式转变为包含工作表数据的数组，从而断开了图与数据的联系。如果你断开图中所有数据系列的联系，你的图就变成了一个不依赖工作表中数据的“死”图。六、美化你的数据表我们知道，图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话(比如其格式化不是很方便)，你可以粘贴链接图片到图表来代替数据表。下面的技巧很有用，特别是将单元格区域复制成图片的方法也许对你有所帮助。创建好图表，并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。选定需要的单元格区域，按住Shift键，选择“编辑”菜单中的“复制图片”命令，出现一个“复制图片”对话框，单击“确定”接受默认选项。这样，选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表，将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时，所粘贴的是一幅图，还不是链接的表，还需要你选择粘贴的图片，在编辑栏输入链接的单元格区域(或直接用鼠标选择)。图2中我们给出了一个示例，图中链接的公式为“=sheet1A1:F3”。这样，粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片，对于工作表中单元格区域A1:F3中的任何改变，都会直接反映在图表链接的图片中。怎么样，这样的数据表不错吧！请评委亮分　　 在校园活动中，经常举办各种类型的大奖赛，常常会看到这样的情形，台上参赛选手的比赛紧张进行，台下负责统分的众多工作人员则忙得不可开交，手中的计算器按个不停，即使这样，还非常容易出错。其实我们只要利用Excel 2000中的RANK函数和MAX、MIN函数就可使这项工作变得非常轻松。 1.如图(图)，利用Excel 2000制作一空白评分表，将参赛选手的情况预先录入，设置好页面。 2.按照制定好的评分规则设计计算公式。在这里，我们假设此次大奖赛的评委为10名，评分规则为10名评委的评分中去掉一个最高分，去掉一个最低分，得出参赛选手的总得分，然后除以8，得出参赛选手的最后得分，根据参赛选手的最后得分由高到低来计算名次。 (1)单击N4单元格，录入公式SUM(D4:M4)-MAX(D4:M4)-MIN(D4:M4)。该公式的含义是先计算出全部10个评委的总评分(SUM(D4:M4))，然后减去10个评委中的最高分(MAX(D4:M4))和最低分(MIN(D4:M4))。 (2)单击O4单元格，录入公式N4/8，计算选手的最后得分。 (3)单击P4单元格，录入公式RANK(O4,OS4:OS8)。该公式的含义是根据各位选手的最后得分来由高到低计算名次。在这里我们用到关键函数为RANK函数，该函数的作用是返回一个数值在一组数值中的排位。它的语法为：RANK(number,ref,order) Number 为需要找到排位的数字。 Ref 为包含一组数字的数组或引用。Ref 中的非数值型参数将被忽略。 Order 为一数字，指明排位的方式。如果 order 为 0 或省略，Excel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位。如果 order 不为零，Excel 将ref当作按升序排列的数据清单进行排位。 (4)最后使用自动填充柄在N、O、P列按需要填充。 在使用中我们只需要在各位评委名下录入他们的打分，各位选手的得分情况和名次就自动计算出来，当比赛结束时，我们只要在P列使用自动排序功能，所有选手的名次就全部排好了，非常方便。让Excel2000自己操作　　一、自动打开文件 在Excel 2000中有一个名叫XLSTRAT的文件夹，默认位置为：C:\Program Files\Office\office，它是专门用来存放需要自动打开的文件的，所以我们只要将要自动打开的Excel文件复制到该文件夹下，你每次打开Excel 2000就会自动运行XLSTRAT文件夹中的文件，即自动将该文件打开，这样你就可以省下“打开文件”这一步了。 但是，有许多朋友并不想将它放在XLSTRAT文件夹下，而将这些文件存放在某个专门的文件夹中，如我的文档下。但存在这些文件夹下的文件不能自动打开，所以我们只能将这个文件夹设置为“替补启动目录”，才能使该文件夹下的文件自动打开。具体方法如下： 打开需要自动运行的Excel文件，再执行“工具/选项”命令，打开“选项”对话框，选择“常规”选项卡，然后在“替换启动目录”框内输入这个文件所在的目录，接着再单击“确定”就可以将该文件自动打开了。二、自动保存文件 大家一定会对Word 2000中的文件自动保存功能大加赞美，因为在使用过程中它会给我们带来许多方便，如突然断电时可以恢复一些。其实Excel2000也有这个功能，只不过大家要跟我一起来实现它。 1.加载宏 单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，打开加载宏对话框。然后将“自动保存”(应该是最后一项)设置为选中状态，单击“确定”退出。经过上述操作后你只要点击一下“工具”菜单，里面就出现了“自动保存”项，而且这一项为勾选状态，表明正在执行中。 2.设定自动保存时间 单击“工具”菜单下的“自动保存”命令，打开自动保存对话框，系统默认的自动保存时间间隔为10分钟，大家可以根据自己的需要作相应的设置，如笔者把这个时间设置成5分钟一次。如果选中其中的“保存前提示”项，则在每次自动保存之前会提示用户确认，设置完成后单击“确定”即可。让Excel与IE携手──在Web上发布你的Excel数据　　随着信息化建设的发展，越来越多的单位拥有了办公网络。而如何将数据发布到网上，并供用户浏览和分析和查询呢？许多单位利用很多编程工具来编写适当的程序来完成这一工作。但其实用Excel便可以轻松地完成此项工作，并极易以满足简单事务管理对数据库的需要。一、首先建立Excel数据库数据库是Excel的三大功能(表格、图表、数据库)之一，使用这一功能必须建立“数据清单”。 1.数据清单数据清单是一种特定格式的Excel工作表。它将工作表首行的单元格作为列标记(相当于数据库字段)，然后在列标记下面的单元格输入数据(相当于字段中的数据)。提示：一个完整的数据库，需要包括行列项。 2.建立数据清单的注意事项数据清单是Excel数据库的基础，建立数据清单有一些特殊要求：首先，每个数据清单应当占用一张工作表，不要在一张表上建立多个数据清单。因为Excel的某些数据库管理功能(如筛选)，只能对一个数据清单生效。其次，不要在数据清单中放置空白行或列，这会妨碍Excel对数据库的检测和操作。最后，数据清单中的数据前后不要输入空格，否则可能导致Excel操作数据时出错。二、保存并发布数据库当数据全部输入工作表，你就可以将它保存为交互式Web页，然后链接到局域网主页。 1.保存Web页首先打开含有数据库的Excel工作簿，单击“文件”菜单下的“另存为Web页”命令，即可打开“另存为”对话框。若要将整个工作簿保存为Web页，在“保存位置”下选择好文件的存储路径，输入文件名后单击“保存”按钮即可。提示：如果你要将当前工作表保存为交互式Web页，只需将“重新发布(E)：工作表”和“添加交互”两项选中，按相同方法“保存”就可以了。 2.设置Web页属性假如你想仔细选择要保存的Web页属性，就应当单击上述步骤中的“发布”按钮，打开“发布为Web页”对话框图1。图中“发布内容”下的“选择”下拉列表，可以挑选需要保存的对象。“曾经发布过的条目”下方显示用户曾经保存过的Web页，将它选中后单击“删除”按钮，可以将这个文件名从图1对话框中去掉。提示：Excel的交互Web页有电子表格和数据透视表两种功能。选中“查看选项”下的“添加交互对象”，就可以打开右边的下拉列表选择“电子表格功能”或“数据透视表功能”。建立微型网络数据库必须选择前者。如果选中图1中的“在每次保存工作簿时自动重新发布”，可以在保存工作簿时按原来的方式自动更新网上的Web页，这对频繁更新网页表格数据的用户非常方便。若选中“在浏览器中打开已发布的Web页”，可以在发布完成后立即打开浏览器进行查看。以上工作完成后，单击图1中的“发布”按钮，原始数据库就可以按照上面的设置保存为交互式Web页，其结果如图2所示。如果被保存的工作簿中含有多个工作表，单击图2左下角的“倒三角”下拉按钮，就可以打开下拉菜单选择要浏览的工作表了。前面我们把Excel的数据表发布成Web，最后可以得到如图3的交互式Web页，它的显著特征是带有工具栏。用户可以利用它操作Excel数据清单。下面我们介绍交互性Web数据主要功能的实现方法：交互式Web数据功能的实现 1.公式统计图3的交互式Web页能用公式进行各种统计，除不能使用Excel函数向导和编辑栏外，所有操作与Excel完全相同。以工资统计为例，如果某个用户要统计图3中的平均工资总额是多少，只需选中H9单元格，输入公式“=AVERAGE(H2:H8)”回车，立即可以在H9中看到结果$2,。假如这个用户还要统计图3中职称是“经济师”的职工的工资总额，只要选中图中的任意一个空白单元格，然后输入“=SUMIF(E2:E8,"经济师",H2:H8)”，回车即可看到结果$4,。鼠标单击显示公式结果的单元格，即可显示公式本身。另外，交互式Web页也有“自动求和”功能，其使用方法与Excel一样，这里就不赘述了。 2.数据排序排序是数据库的一项经常性操作，对图3的交互式Web页而言，用户可以选择任何一个列标记作为排序关键字。假如你要让图3中的数据按照工资总额由小到大的顺序排列，只需选中图3中的H1单元格(即“工资总额”)，然后单击工具栏中的“升序”按钮即可；也可以选中图中任意一个有数据的单元格，然后单击“升序”下拉按钮打开图4列标记菜单，选择其中的“工资总额”就可以了。提示：选择其他列标记“降序”重排数据的操作方法与上类似，请读者参照上面的介绍执行。 3.数据筛选数据筛选是Excel数据库的一项重要功能。假如用户要在图3中找出“职称”是“经济师”的所有记录，可以按照以下方法操作：首先将光标放入数据清单的数据区，然后单击工具栏中的“自动筛选”按钮，所有列标记的右侧就会出现一个下拉按钮。单击“职称”旁边的下拉按钮，就可以打开一个包含所有列标记的列表图5。选中列表中的“经济师”，单击“确定”按钮，所有包含“经济师”的记录就会在浏览器窗口中显示。提示：如果你想筛选“职称”是“经济师”或“会计师”的记录，只需将图5中的“经济师”和“会计师”选中，“确定”后即可筛选出“职称”是“经济师”或“会计师”的记录。另外，图3的数据库支持复合条件筛选。如果你要将图3中“性别”是“女”，学历是“大学本科”的所有记录找出来。先打开“性别”下拉列表，选中其中的“女”后“确定”，就可以找出符合这个条件的所有记录。然后打开“学历”下拉列表，选中其中的“大学本科”后“确定”，就可以在第一次筛选的基础上找出“学历”是“大学本科”的所有记录。数据筛选完成后，只要再次单击“自动筛选”按钮，就可以使图3的表格恢复原状。 4.数据共享 Web页上的Excel数据库可以用多种方式进行数据共享。如果你是访问远程服务器Web页的用户，可以将它导出到Excel，可供进一步分析数据时使用。具体操作方法是：单击图6工具栏中的“导出到Microsoft Excel”按钮，Excel就会自动运行，并按Web页表格的原样生成一个新工作表。如果你需要获取Web页上的部分数据，只需选中包含这些数据的区域，单击“复制”按钮将数据放入剪贴板，就可以为其他程序共享了。 5.数据查找 Web页数据库允许用户快速查找其中的数据，如查找图1中“松江”的操作方法是：将光标放入交互式Web页的任意单元格，单击工具栏中的“命令和选项”按钮，打开“命令和选项”对话框中的“工作表”选项卡。在“查找内容”后输入“松江”，单击“查找下一个”按钮(或回车)，光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据，就会弹出一个对话框告知用户。 6.其他功能另外，用户可以在IE中任意编辑修改图1中的数据，并且将它们导入Excel或复制到其他程序。但是这些编辑修改不能被保存，当你关闭IE再次打开图6所示Web页，其中的数据会恢复到编辑修改前的状态。四、数据导入和同步由于使用习惯和功能等原因，一些用户更愿意在本地分析Web页数据。为此，Excel和IE提供了数据导入和网页同步功能。 1.从Web页导入 Excel XP导入Web页数据的方法是：单击Excel“数据”、“导入外部数据”子菜单下的“导入”数据命令，打开“选取数据源”对话框并找到Web页所在的位置。选中你需要的Web页单击“打开”按钮，即可在图7所示对话框中看到这个Web页。提示：按照其中的提示单击表格旁的按钮将整个表格选中，单击“导入”按钮即可让你选择放置数据的位置。选择完毕以后单击“确定”按钮，数据即可导入Excel。当然，如果待导入的数据来自局域网或广域网，执行上述操作之前，必须拥有相关的网络连接。 2.数据同步对于经常使用IE分析图6数据库的用户来说，如何与服务器同步数据是他们关心的。下面简单介绍一下数据同步的操作方法：首先，你所浏览的网页应该设置为“允许脱机使用”，数据同步之前应该将待同步的Web页打开，使之处于脱机浏览状态。接着建立网络连接，单击IE“工具”菜单下的“同步”命令，打开图8所示对话框。提示：如果有必要，可以选中对话框中的“当前主页”，单击“属性”按钮打开对话框，对“下载”和“计划”选项进行修改。然后，回到“打开文件”对话框，以后单击“同步”按钮，就可以从指定位置下载Web页，对IE中的Web页数据进行更新。这些操作和普通网页的同步基本相同，试一试就可以上手了。让表格自动填色　　 Excel除了具有自由计算、自动排名、自行分析之类的功能外，它还能对自己单元格中的数据自动填上颜色。本文就以Excel XP编制的新生入学成绩表为例介绍具体的操作方法。 1.打开Excel XP，新建一张空白表格。在第一行A1～F1中依次填入“姓名”、“语文”、“数学”、“外语”、“综合科目”和“总分”字样。然后在表格第一列A2～A6中依次填入学生姓名，并在表格第一列最下端填入“平均分”字样。如图1所示，在每个学生的相应科目下填入各自的成绩。最后将此表格保存为“新生入学成绩表”文件。 2.为了使各有所长的新生的成绩一目了然，制作的成绩表应让入学分数在90以下的数值显示为“倾斜”的“灰色”；让分数在90～120之间的数值显示为“橙色”；让分数在120以上的数值显示为“粗体”、“红色”。 3.用鼠标选中整个分数区域，单击“格式”菜单的“条件格式”选项。在弹出对话框图2中将“条件1”下的项目依次设置成“单元格数值”、“小于”、“90”，然后单击“格式”按钮。如图3所示，在“字体”卡片上将该种类下的文字“字形”设为“斜体”、“颜色”设为“80%的灰”。接着在“边框”卡片上选择一种“全包围”的“外边框”，按“确定”。 4.回到“条件格式”的主对话框，暂不要“确定”退出，而是单击“添加”按钮，增添“条件2”为“单元格数值”、“介于”、“90”与“120”之间，其“格式”为常规字型的“绿色”；重复操作，增添“条件3”为“单元格数值”、“大于或等于”、“120”，文字“格式”设为“粗体”的“红色”(图2)。 5.设置完毕，按“确定”返回。效果如图4所示。展现在我们眼前的表格已经是“五彩缤纷”了吧！所有不及格的分数都变成了深灰，同时还被加了个以示警惕的外框线；而所有介于90～120分之间的数值都成了墨绿色；当然，那些超过120的数值也都变成了加粗体的红色字。你看，面对这份条目明晰的彩色表格，哪个学生较差、哪个学生偏科严重、哪个学生实力均衡不就都一目了然了吗！此外，这里告诉各位一个小秘密：如果你硬将某一“条件格式”应用到其他单元格中，只需选定该应用格式，然后单击“格式刷”到目标区域“刷”一下即可。 6.现在单科成绩的分值已经区分开来，该是对“总分”和“平均值”进行计算了。我们将光标定位到F2单元格，然后在“fx”区域中填入“=B2+C2+D2+E2”字样，意即将B2-E2单元格中的数值进行求和计算。输入完毕，回车即可看到结果。如图5所示，为了避免重复输入，我们右击F2单元格，选择“复制”，然后拖动鼠标选中F3～F6，仍然右击之，在弹出菜单中选择“粘贴”命令。这时我们会发现，F3～F6单元格中已经出现了相应的求和结果了。值得注意的是，Excel XP并非仅仅只粘贴了单纯的“fx”方程式，而是将该类型的函数计算动作应用到了选中区域。 7.重复步骤3的操作，单击“格式”菜单的“条件格式”选项，在弹出对话框中将“条件1”设为“单元格数值”、“小于”、“500”。然后单击“格式”按钮，在“字体”卡片上将文字设为“白色”，并在“图案”卡片中选择一种无底纹的“紫色”。回到“条件格式”的主对话框，单击“添加”按钮，增添“条件2”为“单元格数值”、“大于或等于”、“500”，其“格式”为常规字型的“黑色”，按“确定”(效果如图6所示)。 8.最后将光标定位到B7单元格，我们来算平均值。首先在“fx”区域中填入“=AVERAGE(B2，B6)”字样，意即算出B2-B6单元格中数值的平均值。和上一步骤一样，为了避免重复输入，我们右击B7单元格，选择“复制”，然后拖动鼠标选中C7-F7，在右键菜单中选择“粘贴”。这时我们会发现，C7-F7单元格中也如我们所愿出现了相应的数值了。 9.由于该行是各科成绩的平均值，所以我们不便像如上数值一样进行“条件格式”填色，我们可以直接选取，手工定义。选择B7-F7单元格，将它定义为带“下划线”的“14号”字(见图6)。怎么样，大功告成的成绩表是不是有着不同于常规表格的别样风情呢！让电子表格发出动听的声音　　 一、准备工作 启动电子制表软件Microsoft Excel，单击“插入”菜单，在弹出的菜单中单击“对象”命令，再在弹出的对话框中单击“对象类型”框，将光标移到“声音”上，再单击“确定”按钮，这时就会弹出“录音机Book1的声音”框，将麦克风的插线插入主机箱后面的声卡的MIC IN的插孔里。 二、录制声音 在你制作表格的过程中，你一边编辑表格，一边对着麦克风讲话，或者你可以打开收录机播放音乐，又或者直接在CD-ROM里面播放光盘，只要将麦克风对着发声部位即可。对好以后，再单击一下麦克风图标，随着声音的变化，可以在音频显示屏上出现声音的频率和幅度的变化曲线，同时在音频框的右侧显示录音时间。如果录音完成，你只要单击一下停止键即可停下来。录音完成后，你可单击放音键试听，如果你认为不满意，可以重新录制，直到你认为满意为止。 三、声音与表格的合成 录音完成后，单击“文件”菜单，单击“退出”命令。在录音机提示“……在继续之前，是否先更新Book1的声音？”在弹出的对话框中单击“是(Y)”按钮，几秒钟后，代表已录制声音的麦克风图标被编辑到表格文件内，你可以用鼠标将它拖到文件内的任意位置，并且将鼠标移到麦克风图标的任一角上，将该图标进行放大或缩小，而表格内的任意部分内容都可以不用文字而用声音代替。这样，一张能发出你声音的电子表格就制作完成了。 四、听表格内的声音 对于这样一张会发声的电子表格，你不但可以听取整个表格的内容，还可以听你任意想听的某一部分内容的声音。操作如下：单击“编辑”菜单下的“声音对象”命令，在其下级子菜单下单击“播放”命令(也可以在表格内右击麦克风图标，在弹出的快捷菜单中单击“声音对象”下的“播放”命令)，即可以播放录制的声音。当你想听到表格内某一单元格内的声音时，只要将麦克风图标移到该单元格内，按上述方法就可以听到，非常方便。 全部文件编辑完成以后，你可以将它保存下来，存盘方法与我们平常的存盘方法相同。这些工作完成以后，你可以将该发声的电子表格用E-mail发送给你的朋友，让他们在远方也可听到你的声音，或者你对他们的祝福。你看，多美呀！让数据透视表帮你轻松汇总数据──做一个可查询，能自动计算的汇总表　　一、什么叫做数据透视表笔者从事建设工程质量监督工作，每天都要同大量的工程数据打交道，什么建筑面积、工程造价等，并且常常要按照不同类型(如按施工单位的“资质等级”、“工程类型”、“质量等级”等)进行分类汇总。在以前，这些工作都是靠计算器，一个一个、反反复复地敲出来的，每统计一次，我总是敲得腰酸背痛。后来，我用上了电脑，用Excel来管理这些令人头痛的数据，运用其“数据透视表”功能，使原来十分繁杂的统计工作，变得既轻松又简单了。图1是我天天要面对的一张数据表，是用Excel XP制作的。下面，我们就利用Excel XP(在Excel 2000中同样可以实现)的“数据透视表”功能，按施工单位“资质等级”、“工程类型”和“质量等级”来汇总“建筑面积”和“工程造价”图2，这样可以方便我轻松查询记录的数据，和自动计算我想得到的计算数据。当然，这个功能你可以用来记录家庭的日常理财状况、公司里简单的财务状况，甚至编辑们也可以用来统计稿费。总之，它的应用面非常广，这期我们先来学习一下如何把一个数据表格编程可查询的数据透视表。下期将带领大家来品尝一下它的广泛应用。二、六步就能创建数据透视表 1.启动Excel XP，打开需要创建数据透视表的工作表。 2.选中数据所在单元格区域中的任意一个单元格，执行“数据→数据透视表和数据透视图”命令，启动“数据透视表和数据透视图向导──3”，并进入“步骤之1”图3。 3.按“下一步”按钮，进入“步骤之2”，此时，系统会将数据区域智能化地填入“选定区域”后面的方框中图4。提示：如果你的数据源不是Excel工作表，而是用其他程序(如Access等)制作的，请在“步骤之1”中选中“外部数据源”选项，然后再按“下一步”按钮，并按随后的提示操作。 4.再按“下一步”按钮，进入“步骤之3”。如果将数据透视表放在一个新建的工作表中，请选定“新建工作表”选项(通常是默认选项)；如果将“数据透视表”与数据源放在同一个工作表中，请选定“现有工作表”选项，并指定存放区域图5。 5.按“完成”按钮，此时，系统新建一个工作表用来存放“数据透视表”的汇总数据，并自动打开“数据透视表”工具栏和“数据透视表字段”列表图6。 6.到了这一步是非常重要的。我们根据汇总的需要，将“数据透视表字段列表”中相应的字段(就是我们通常所说的工作表列标题)拖到数据透视表相应区域：比如在我这个例子中，①将“质量等级”字段拖到“页字段”处(位于“数据透视表”区域上方)。②将“资质等级”字段拖到“行字段”处(位于“数据透视表”区域左侧)。③将“工程类型”字段拖到“列字段”处(位于“数据透视表”区域上方)。④将“建筑面积”(或“工程造价”)字段拖到“数据项”处(位于“数据透视表”区域中部)图7。至此，数据透视表制作完成，汇总结果便如图2所示。提示：制作好的数据透视表，同普通工作表一样，可以设置相应的格式(如字体、字号、对齐方式等)。三、与数据透视表相关的几个名词行字段：数据源中的字段(工作表的列标题之一)，在数据透视表的行方向显示出来。例如此处的“资质等级”字段。列字段：数据源中的字段(工作表的列标题之一)，在数据透视表的列方向显示出来。例如此处的“工程类型”字段。页字段：数据源中的字段(工作表的列标题之一)，在数据透视表中的上方显示出来，用于“筛选”不同的数据进行统计(如“合格”、“优良”、“全部”等)。例如此处的“质量等级”字段。数据区域：包含汇总数据的数据透视表单元格。如此处的根据“建筑面积”或“工程造价”字段汇总后的结果。数据透视表应用拓展──让表更智能和更有个性　　可以随意更改表中数据项我们这里说的数据项就是数据透视表中的行、列和页字段下的子类别。这些数据项都能够随意修改，或者为方便查询某组数据而把数据在表中排列得更为合理。这时，我们可以点击在某个数据项右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表(如图1)中，选中其中的某个项目(子类别)，然后按“确定”按钮，数据透视表中的数据便可根据你的选择筛选数据了。提示：当然，你还可以清除或者隐藏表中的某组数据。你只需要在数据项前面复选框按右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，清除某个项目(子类别)前面复选框中的“∨”号，然后“确定”即可。对数据智能计算就此例子，我们希望能够得到“建筑面积”的求和项，或者以其他计算方式计算某个数据项，我们可以采取下面的方法来进行：简单地数据汇总鼠标单击数据透视表数据区域，打开“数据透视表字段列表”，将“工程造价”字段也拖至“数据区域”，让其与“建筑面积”共同汇总出来，显示结果如图2所示。提示：如果鼠标单击数据区域时，“数据透视表字段列表”不能显示出来，可以这样来打开：执行“视图→工具栏→数据透视表”命令，打开“数据透视表”工具栏，按工具栏最右端的“显示字段列表”按钮即可。其他计算方式通常情况下，数据透视表默认将数据按“求和”的方法进行汇总，如果我们重新选择，就可以达到汇总其他计算项目的目的。例如：在此处，我们要汇总工程项目数，可以这样来操作：用鼠标在数据透视表的“求和项：建筑面积”上双击，打开“数据透视表字段”对话框(如图3)，选中“汇总方式”下面的“计数”选项后，按“确定”按钮，即可统计出各项目的工程数目，结果如图4所示。表中数据如何智能更新如果修改了数据源中的数据，就需要更新数据透视表中的数据，否则汇总结果不正确。更新数据可以采取下面三种方法来实现： ①打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“更新数据”按钮(一个感叹号)即可图5。 ②选中数据区域中任何一个单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“更新数据”选项即可。 ③选中数据区域中任何一个单元格，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“表格选项”，打开“数据透视表选项”对话框(如图6)，选中其中的“打开时刷新”选项，“确定”退出，以后打开相应的工作簿文件时，数据即被自动更新。制作更个性的表单如果你想改变行、列及页字段，即修改数据透视表的布局，可以这样来进行： ①选中数据区域中任何一个单元格，执行“数据→数据透视表和数据透视图”命令，直接按“步骤之3”。 ②按其中的“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导──布局”对话框(如图6)。 ③选中需要修改的字段(如行字段──资质等级)，将它拖回到右侧的字段列表中。然后将新字段拖至相应区域(行字段区域)。 ④仿照第③步的操作，完成其他字段的修改。 ⑤对布局满意后，按“确定”按钮返回“步骤之3”，再按下“完成”按钮即可。将数据透视表打印出来和打印正常工作表一样，按下“常用”工具栏上的“打印”按钮，即可将数据透视表打印出来。如果你对打印出来的透视表不满意，可以对其显示方式进行调整：打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“设置报告格式”按钮，打开“自动套用格式”对话框，选中一个你满意的报表格式后(初次使用该功能，常常需要反复测试)，按下“确定”按钮，再执行打印操作，就能打印出满意的汇总报表了。制作汇总图表打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“图表向导”按钮，系统会自动新建一个名为“Chart1”的工作表，并在其中以默认的“柱形图”的形式建立起数据透视表的图表(如图7)。提示：①上述对“数据透视表”的某些拓展使用功能(如“项目的选择”、“汇总子项的选择”等)，在图表中也可以实现。②对“图表类型”、“图表选项”等内容的更改，同普通EXCEL图表一样，在此不再赘述。体验Microsoft office XP　　一、随用随变的“工作助理窗” 当你第一次启动Office XP并创建一个新文档后，每一个Office应用程序都开一个“工作助理窗”，在“工作助理窗”里显示了一系列常用的任务命令，而这些任务命令会随你执行的不同操作而变。 Office XP中另一个“酷”的特性就是“格式比较功能”，你可以对两段选中的文本进行格式对比，看看它们之间有什么区别。此外，它还可以使你进行邮件合并。(图) 二、随需随出的“智能标签” 当你在Word中拷贝一段文字时，Word就会在拷贝的文本后添加一个“智能标签”，单击该图标后会弹出一个下拉菜单，在菜单中提供了许多格式选项。智能标签总是在你需要它的时候出现，当你执行了其他任务后它就会自动消失，取而代之的是新的“智能标签”。三、其他新特性 恢复数据：在Office XP中，如果Word、Excel、PowerPoint这三个软件中的任何一个崩溃了，都会弹出一个对话框并帮助你恢复数据和重启软件。 加密功能：以前版本的Word和Excel都提供了文档加密选项，而现在PowerPoint也将拥有加密功能，这样你的演示文档就不会轻易被人看到了。 Office助手：那个有点令人讨厌的Office助手相信没有多少人会用它，在Office XP中它在缺省方式下不再是开启的，如果你真的喜欢它的话，可以手动打开它。 搜索特性： Office XP中新的搜索特性将给你一个耳目一新的感觉，除了可以输入你想查找的文本外，还可以限制搜索的文件类型、文档拥有者、字数等相关信息。 改进剪贴板：Office XP在用户界面上有了很多改进。Word可以让你把文档中非连续的部分放到剪贴板中，新的Office剪贴板将可以储存24个剪贴内容，并且在每一个剪贴项目前都有一段简短的文字说明。 绘图工具栏：新的绘图工具栏也能和Office XP很好结合，它提供一个图表选项可以让你添加组织图表、圆形图表等各种各样的图表。四、组件的改进 前面讲到的一些新特性大部分都是整个Office XP都拥有的，对于个别的应用程序还有一些特定的改变值得你关注。 的随意翻译功能 Word将会自带英语、法语和西班牙语等语言包，你可以随意翻译单词或选中的文本。Word支持数字签名，这样就可以显示出该文档是否被修改过。而表格功能也有了很大的改进：你可以用拖放操作来拷贝整个表格，表格排序功能也有了明显的增强。 的帮助修复错误功能 在Excel中一旦公式发生错误将会自动触发“智能标签”以帮助你修复错误。如果你输错了一个公式，在单元格的一角会出现一个绿色三角形以示警告。值得一提的是，新的边界绘图工具可让你轻松设置表格的边框颜色和样式。 的增加打印预览功能 PowerPoint的动画选项和界面在新版中得到了增强，并且增加了打印预览功能。在打印PowerPoint演示文稿时，你还能同时打印注释页面。 的增强处理表格功能 FrontPage总体上没有太大的改进，只是增强了处理表格的功能和网站发布功能。 的支持表格功能 Access将会支持表格，这样你就不必到Excel中去创建表格了。 总体来说，Office XP主要的变革还是在人机界面的友好性方面，功能上并没有质的飞跃。而且Office XP对内存的要求更大了，相信等到今年5月或6月时，正式版的Office XP一定不会令人失望的！统计成绩之高效奇技　　一、计算平均分 1.选择存放张三的平均分的H2单元格，在H2单元格中输入=AVERAGE(C2:G2)然后按回车键。其中C2:G2是存放张三各科成绩的单元格(如图1)。 2.计算出张三成绩的平均分后，选择H2单元格，将鼠标指针(原是空心的粗十字形状)移到H2单元格(活动单元格)右下角的控点(黑方块)上，鼠标指针变成细的十字形状，按住鼠标左键不放，拖动到H12单元格后释放鼠标按键，源单元格的内容复制到目标单元格中。二、计算总分选择存放张三成绩的平均分的I2单元格，在I2单元格中输入=SUM(C2：G2)然后按回车键。其中C2：G2是存放张三各科成绩的单元格。提示：求最高分、最低分所使用的方法大同小异，只是使用函数不同而已(求最大值用=MAX(参数)，最小值用=MIN(参数)，这里就不详述了)。三、成绩排名学生的总分排出后，老师们想知道学生所在的名次，所以要对学生的总分按从高到低的顺序进行排序。 1.选择单元格“G3”，或选择成绩单数据库中的任一单元格。 2.在菜单栏上选择“数据→排序”，然后在“排序”对话框中指定排序的主要关键字和次要关键字“总分”和其他任何一字段按递减排序选项，然后按“确定”按钮。 3.排完序后，为了显示出学生所排名次，可以在姓名前面插入一列“名次”字段如图2。在B1和B2单元格中分别输入“1”和“2”后选中B1和B2，将鼠标指针(原是空心的粗十字形状)移到B1：B2单元格(活动单元格区域)右下角的控点(黑方块点)上，鼠标指针变成细的十字形状，按住鼠标左键不放，拖动到B12单元格后释放鼠标按键，Excel 2000即可按等差数列的形式自动将内容填充进去。四、统计分数段如果要60分以下、60分(含60)到69分……分数段的人数，我们可以按以下步骤来解决： 1.在单元格区域K2：K12中输入统计间距数列59、69、79、89、99、100。 2.在菜单栏上选择“工具”中的“数据分析”选项，(若菜单中无“数据分析”命令，应先在菜单栏上选择“工具”中的“加载宏”选项，在弹出的对话框中选择“分析工具库”)弹出“数据分析”对话框。 3.在“数据分析”对话框的“分析工具”列表框中选择“直方图”项，单击“确定”按钮后弹出“直方图”对话框，如图3。 4.在“输入区域”框中输入需要分析的单元格区域，本例中输入存放平均分的单元格区域地址$I$2：$I$12。在“接收区域”框中输入统计间距数列的地址区域，本例为$K$2：$K$7。在“输出区域”框中输入任一空的单元格地址。本例中为$L$1。 5.单击“确定”按钮，得出统计结果。提示：要统计各科的分数段的方法一样，这里就不一一详述了。系统中的文件　　 我们计算机用户经常会发现硬盘根目录上有这样一些的文件、、、，并且占用大量的空间。这些文件到底是什么文件，可以删除它们吗？ 其实它们都是Office的杰作。安装了Office97/2000之后，一般会在“启动”中看到下面两项内容：“office启动()”和“Microsoft文件检索()”，这两项会在Office启动时自动加载，该程序可以自动检索个人计算机用户的硬盘中的Office及Web等文档，默认值为2小时。这就是为什么在使用计算机的过程中，有时候突然出现硬盘指示灯狂闪而程序运行变慢的一个原因。并且它会在每个分区中都要产生像、、、类似的隐藏文件。 那这两个文件到底有什么作用呢？可不可以删除呢？有时候个人计算机用户发现把它们从自动启动菜单中清除之后，好像也没有什么事情发生。其实它们只与Office软件有关。如果个人计算机用户的Word，Excel文件很多的话，而且频繁使用，相互调用，共享数据资源，那么加上这两个文件，以加快文件的搜索，否则就把这两个项目删除就行了。删除方法很简单，只要到“控制面板→文件搜索”中，取消掉所有的文件检索任务即行了，当然也可以在安装Office的时候选择自定义安装，在Office工具中不选“文件检索”。已激活的Office XP保存方法　装完Office XP之后我们要激活它，微软提供给我们联网和打800电话两种激活方式。无论哪种方式都存在着弊病，有时没有联网条件，有时没有拔打800电话的权限，经过千辛万苦激活的Office XP，在我们重新安装系统或重新安装Office XP时还得再一次激活。能不能把激活的信息备份下来呢？经过摸索发现只要在Office XP 激活状态下保存以下两个文件即可实现(我们假设Office XP安装在C盘)：文件：如果系统是WinXP/2K，该文件位于C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Microsoft\Office\Data文件夹中；如果系统是Win9X，该文件位于C:\WINDOWS\All Users\Application Data\Microsoft\Office\Data文件夹中。 2.备份注册表信息：打开注册表，找到[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\\Registration，备份并保存registration分支注册信息。 3.如果重新安装系统或重新安装Office XP 的话，Office XP安装完毕后，把注册表信息导入之后再把备份的覆盖到相应的文件夹即可激活。　需要注意的是由于WinXP/2K与Win9X注册表信息格式不一样，所以在使用双系统的情况下要注意保存好相应的注册信息，至于无论在WinXP、Win2K还是在Win9X都是通用的，只要覆盖到相应的文件夹即可。 (注：以上的操作必须是同一机器或配置相同的电脑系统) 用Excel 2000建立简单、实用的进销存系统　　 现在市面上进销存管理软件主要以《速达2000》和《管家婆》等软件为主，这些软件确实功能强大，极大方便了广大中小型工商业用户，而利用Excel 2000的强大功能也能方便快捷地实现进销存的简单管理。 一、功能需求分析 进销存主要涉及材料的进出，产品的销售，毛利、库存的计算等等。我们根据这一要求建立例表如下：(图) 各列顺序为“类别、货品编号、货品名称规格、单位、库存数量、成本价、库存金额、进货数量、进货金额、累计销售数量、累计销售金额、累计销售毛利、当天销售数量、当天销售金额、当天销售毛利”。每一行则是每一种具体的货品。 库存数量为最新的实时库存，以利于日常管理，当进货或销售时，库存数量、成本价会实时相应改变。 二、功能的实现 (一)建立相应公式 1.库存金额=库存数量×成本价。即在G2格录入“=E2*F2”。 2.当天销售毛利=当天销售金额-当天销售数量×成本价。即在O2格录入“=N2-M2*F2”。然后把公式复制到每一行。 (二)进货流程 当有进货时，将进货数量、进货金额录入相应的单元格后，库存数量相应增加，成本价相应改变，然后清空录入的进货数量、进货金额单元格，以利下次录入。要选定Q、R两列为累加区。操作如下： 1.在Q2格录入“=E2+H2”，在R2格录入“=ROUND((I2+G2)/(E2+H2),0)”，然后把公式复制到每一行。 2.选择工具菜单“宏”中的“录制新宏”，给新宏确定宏名为“进货提交”，然后开始录制：选定Q2到R16区域，复制后，点击E2单元格，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，只粘贴值。然后选择H2到I16区域，清空。停止录制宏。 3.为保护Q、R两列，将Q、R两列隐藏。其实就是起到一个累加器的作用。这样当宏录制完成后，每次只需点击相应的宏，进货数量就实时增加到库存中去了。 (三)销售流程 当销售时，将销售数量，销售金额录入相应的单元格后，库存数量相应减少，累计销售数量、累计销售金额、累计销售毛利相应累加，然后清空销售数量，销售金额的单元格，以利下次录入。要选定STUV四列为过渡区。操作如下。 1.在S2格录入“=E2-M2”，在T2格录入“=J2+M2”，在U2格录入“=K2+N2”，在V2格录入“=L2+O2”，然后将相应公式复制到每一行。 2.选择工具菜单“宏”中的“录制新宏”，给新宏确定宏名为“销售提交”，然后开始录制：选定S2到S16区域，复制后，点击E2单元格，选择编辑菜单中的选择性粘贴，只粘贴值。然后选择T2到V16区域，复制后，点击J2单元格，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，只粘贴值。最后选择M2到N16区域，清空。停止录制宏。 3.为保护S、T、U、V四列，将这四列隐藏。 (四)建立自定义菜单 为了操作起来更加方便、快捷，通过新建菜单和自定义宏把录制的宏放到菜单中去。操作如下： 1.点击“视图/工具栏/自定义”，选命令中的“新菜单”，将“新菜单”拖至菜单项，用鼠标右键点击新建的“新菜单”给它重新命名，如“明月灯饰”。 2.再选“视图/工具栏/自定义”，将命令中的“宏”-“自定义按钮” 拖至新建的菜单下。给“自定义按钮”指定新名为“进货提交”，然后在指定宏中指定刚才录制的“进货提交”宏。 3.重复以上第2步骤，新建一个新按钮，改名为“销售提交”，指定宏为刚才录制的“销售提交”宏。 需要说明的是因为列之间有相应的关联，列不能随便增删。而行可以任意增加或删除。这样可以方便地增加各种货品了。 当这个系统建立后，每天只要输入进货或销售的资料，每天的实时库存、每天的毛利、累计毛利都一清二楚，再利用Excel 2000的筛选、打印等功能打印出来，真是轻松上手，全不费一点功夫。 以上只是一个例子，在实际运用中，只需将相应区域扩大即可。用Excel 2000建立商品月销售明细表　现在市面上商务软件种类很多，但是对于普通个体经销者并不一定适用。其实，如果电脑中装有Office 2000就完全可以利用Excel电子表格管理一些简单的商务活动。本文介绍普通个体经销户如何用Excel 2000建立商品月销售明细表的一般步骤与方法。一、建立名为“2001年某月商品销售明细表”的Excel文件同时由于Excel默认工作簿内只有三个工作表，请点击“工具/选项”菜单，在出现的对话框中，选“常规”选项卡，然后设置“新工作簿内的工作表数”为32。二、建立日销售明细表打开“2001年月商品销售明细表”，双击左下“SHEET1”，键入“1日”，按回车，照此依次分别将“SHEET2、SHEET3…… SHEET31”改为“2日、3日……31日”。将“SHEET32”改为“月销售明细总表”。分别选单元格A1、B1……K1，依次键入“编号、品名、规格、单位、销售数、损耗数、销售价、进价、销售额、成本、毛利”，选单元格A2、A3……A21，单元格B2、B2……B21，单元格C2、C3……C21，单元格D2、D3……D21，H2、单元格H3……H21(假设所经营的商品只有20种)分别在相应的单元格中输入商品编号、品名、规格、，单位和进价。在单元格A22中键入“合计”(如图)。分别选单元格i2，j2，k2，分别键入“=E2*G2”，“=(E2+F2)*H2”，“=I2-J2”，选单元格i2，将鼠标移至单元格右下角，出现黑“+”标志后，按住鼠标左键向下拖动至单元格i21，按此方法将单元格j2，k2分别拖至单元格j21，k21，分别选单元格i22，j22，k22，在单元格中依次键入“=SUM(i2：i21)”，“=SUM(j2：j21)”，“=SUM(k2：k21)”。用鼠标左键点击“1日”表最左上角处，定义整个工作表，点“复制”按钮，接着选工作表“2日”，用鼠标左键点击“2日”表最左上角处，定义整个“2日”表，点“粘贴”按钮，按此方法将“1日”表中的内容分别复制到“3日”，“4日”……“31日”表中。三、建立月销售明细总表选“月销售明细总表”工作表，按上述方法将“1日”表内容复制到“月销售明细总表”中。选单元格E2，键入“=1日！E2+2日！E2……+31日！E2”，选单元格E2，将鼠标对准单元格右下角，出现黑“+”标志后，按住鼠标左键向右拖至单元格K2。分别选单元格E2，F2，I2，J2，K2，按住鼠标左键向下拖动至单元格E21，F21，21，J21，K21，选单元格E22，键入“=SUM(E2：E21)”，选单元格E22，将鼠标对准单元格右下角，出现黑“+”后，按住鼠标左键向右拖至K22。分别用鼠标左键点“G”、“H”,选取整个“G”列、“H”列,点工具栏中“编辑”项，选“删除”按钮，删除“G”和“H”列。至此“销售月明细表”就建成了。四、销售情况分析 “2001年月商品销售明细表”建好后，只须在每日销售明细表中输入销售数，损耗数和销售价格，其他数据都将自动生成，每天每月的销售额，利润和每个品种销售额，利润都一目了然。同时利用Excel 2000强大的数据处理功能进行数据查询，筛选并绘制各种动态分析曲线和图表，可以及时掌握商品销售动态，变化情况，从而便于经营品种的订购与营销。用Excel 2000建立项目概算汇总表　 一、功能需求分析 项目概算汇总表主要涉及项目数量、概算价值、占总投资百分比及建筑技术经济指标等。我们根据有关规范及报批要求建立如下表格：(图) 不同工程的项目概算汇总表，列数固定，行数则随子项的多少而不同。最后一行为编制单位与姓名。 项目的概算价值随着项目数量及经济指标的不同而变化，横向每一子项的概算价值需要合计，并且要计算出占总投资的百分比，纵向每一部分需要合计，以便直观明了，合理利用资金。 二、功能实现 (一)建立计算公式 根据功能需求分析，我们需建立下列公式。 1.概算价值(土建)=建筑技术经济指标(其中土建)×数量。即在F8格输入“=P8*E8”，把公式复制到对应的单元格。 2.合计(概算价值)=建筑工程(含土建、水、暖)+工艺设备+强电+弱电+其他。即在L7格用常用工具栏上的“自动求和”按钮输入“=SUM(F7：K7)”，再将公式从L8纵向复制到L26。 3.第二部分其他费用，每项已给出占第一部分合计(L26)的百分比，因此直接输入公式就行了，即L28=L26*，下面各单元格按照D列给出的比例相应输入。 4.各小部分纵向求和。E7=SUM(E8：E12)，从F7横向复制到M7。同样，E13=SUM(E14：E18)，从F13横向复制到M13。L19=SUM(L20：L25)，复制到M19。 5. 第一、二部分求和。L26=SUM(L7，L13，L19)，并复制到M26。L35=SUM(L28：L34)，并复制到M35。最后求总和，L36=SUM(L26，L35)，并复制到M36。 6. 各项占总投资百分比=各项的合计(L列)/总投资(L36) ×100。即在M8格输入“=L8/L36*100”，在其他单元格对应输入。 我们在复制公式时，可利用填充柄。 (二)格式化工作表 适当地将工作表显示的格式作一些灵活变换，这不但可以增加对用户的吸引力，而且可以使工作表看起来美观、容易阅读。 1.增加边框 用户在运用Excel制作表格时，如果不自己设置边框线，那么在屏幕上见到的报表样式，实质上是没有表格线的，所以必须增加数据的边框线或表格线。 可先移动鼠标指针到A3单元格，单击该单元，以此为起始点选取增加表格线的活动单元格范围，拖动A3单元到终点R36单元，移动鼠标指针至菜单条，并单击“格式”选项，在其下拉菜单选项中选取“单元格”，单击该选项后，在单元格格式对话框中设置边框线即可。另外，在选取了设定范围后，也可通过使用“格式工具栏”上的“边框”命令按钮或右键弹出式菜单完成。 给数据增加上边框线后，可以明确区分工作表中的各个范围。为了突出显示重点数据，我们还可以为数据添加颜色，使某些数据以阴影方式显示出来。选定第26行，即从A26单元到R26单元，按鼠标右键，在弹出式菜单设置单元格格式，选图案选项，选较淡的图案即可，然后用格式刷，把这一行的图案设置刷到第35、36行。 2.设置字体 为了突出显示每一部分的合计数据，使工作表更容易阅读，可使用字体加粗命令。选定A7单元到M7单元，单击格式工具是栏上的“B”加粗命令按钮即可，然后用格式刷，把一行的加粗字体设置刷到第13、19、26、35、36等行的相应位置。 把概算价值及占总投资百分比的数据小数点后保留两位有效数字，可以使数据整齐、美观，易于阅读。选定F7单元到M36单元，点击格式工具栏上的增加或减少小数为即可。 3.设置其他格式并准备打印 由于我们要用A4纸进行打印，可进行页面设置，选择A4横向纸，进行打印预览。我们发现工作表被分成了若干页，这是由于字号及行和列较大造成的。我们应对其适当调整以便能正好打印1页或2页，当然有时也需要配合调整页边距。选定A2单元到R37单元，在格式工具栏上的字号大小框里输入“9”，在选住的同时按鼠标右键，在弹出菜单里选“行高”，在行高里输入“15”。列的宽窄宜用手工拖动，例如调整C列宽度，先移动鼠标指针至C列和D列交界处，并单击之，此时指针改变成一个带双向箭头的指针，点住该处指针不放，向右或向左拖动即可。 三、使用工作表 根据前面的功能需求分析，我们知道，对于不同工程项目的概算汇总表，纵向列数不变，变化的只是横向子项多少。我们只要建立好一个工作表后，其它项目的概算汇总表，只是增加或删除行的问题。由于公式是相对引用，删除行后，工作表里的公式相对变动，不需作任何改动就可使用。而增加工程子项，插入行后，相应的公式也可随时变动，需增加该项的公式并修改其所属部分的公式。 当这个系统建立好后，我们只需输入单个项目的数量，概算价值里的水、暖、工艺设备、强电、弱电、其他及建筑技术经济指标里的单位土建造价，概算价值里的土建、每一子项及每一部分的纵向、横向合计及占总投资的百分比就会自动计算出来，不需人工计算及输入，可大大减轻我们的工作量，同时，也提高了工作表的正确性。用Excel XP做个语音累加器　　在我们的日常办公理财工作中，经常会用到计算器，把大量的数据累计求和。如果数据非常多的话，很容易出错，并且如果一次没算完的话，还不好保存。为了方便起见，下面就让我们一起在Excel XP中做个简易的语音累加器，使你累计求和方便又准确。 1.设置语音：既然是做语音累加器，当然要有声音了。单击“工具”菜单中的“语音”→“显示‘文本到语音’工具栏”(这项功能在默认情况下，并没有被安装，如果没有安装的话，Excel XP会提示你先进行安装，安装过程非常简单)，打开“文本到语音”工具栏之后，选择最后一个按钮“按回车键开始朗读”(图1)，这时你会听到系统发出的语音提示，从现在开始只要一按回车键，刚才输入到单元格的内容就会被读出来了。 2.建立表格：在表格的最上面一行输入“我的语音累加器”或者其他的提示信息，在单元格A2中输入提示文字“输入数据”，在单元格C2中输入“累加结果”，然后在单元格D2中输入公式“=B2+D2”，确定后会出现一个提示错误的信息框。这是因为D2中的公式引用自己所在的单元格，造成了循环引用。只要打开的工作簿中有一个包含循环引用，Excel XP都将无法自动计算所有打开的工作簿，这时只需取消循环引用，或利用先前的迭代计算结果计算循环引用中的每个单元格引用即可。单击“确定”按钮关闭此提示框(图2)。 3.取消循环引用：选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“重新计算”标签，选中“迭代计算”复选框，将“最多迭代次数”的数值改为“1”。若要设置两次迭代结果之间可以接受的最大误差，请在“最大误差”框中键入所需的数值，数值越小，结果越精确，但是Excel XP用于计算工作表的时间也越多(图3)。　 4.再次选定单元格：在这个累加器中，我们需要在单元格B2中重复多次输入数据，但是每按一次回车键，活动单元格都会自动移到下一单元格，非常不方便。我们可以再次打开“工具”菜单中的“选项”命令，单击“编辑”标签，取消“按Enter键后移动”复选框，单击“确定”按钮即可(图4)。用以上的方法虽然可以实现多次输入，但是给我们以后的使用带来麻烦，总不能每次都这样调来调去的吧，所以我们最好采用下面的一种快捷方法：首先选中单元格B2，然后按住Ctrl键再次单击单元格B2，此时单元格B2的周围出现了实线框，我们就可以不断地往B2中输入数据而不必重新选择活动单元格了。要取消这个选定只需单击其他任一单元格即可。 5.开始使用：到此为止，这个简易的语音累加器已经可以使用了。首先将活动单元格定在B2中，然后不断地输入数据，每输入一次后按下回车键，Excel XP就自动读出你刚才输入的数据。比如输入“123”，Excel XP则会读出“一百二十三”的声音，非常方便地实现语音校对，同时输入的数据被自动累加到单元格D2中了。所有数据输入完毕后，单元格D2中的输入就是最终累加数值(图5)。用Excel的宏管理仓库　　 1.数据清单的建立 根据具体情况用Excel建立数据清单(图1)，表中每种不同规格产品的库存量即为该产品所有时间当日结存的总和。 2.宏的应用 ①点击“工具”→“宏”→“录制新宏”→弹出“录制新宏”对话框，在“宏名”框内输入宏名“汇总”，在快捷键下的框内输入“H”将此宏的快捷操作定为“Ctrl+Shift+H”，单击“确定”后系统会出现“停止录制”的工具条。将光标定在数据清单内任一单元格，点击“数据”菜单→“排序”→弹出排序对话框，在“主要关键字”的下拉框内选定“品名”、在“次要关键字”的下拉框内选定“规格”后单击“确定”。再次点击“数据”菜单→“分类汇总”→弹出对话框，在“分类字段”的下拉框内选定“品名”、在“汇总”的下拉框内选定“求和”、在“选定汇总项”框内选定“当日结存” 复选框、将“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”两项的复选框打钩并单击“确定”。再次点击“数据”菜单→“分类汇总”→弹出对话框，在“分类字段”的下拉框内选定“规格”，去掉“替换当前分类汇总”前复选框的钩，其他选项不变，单击“确定”，在分类汇总表的左侧出现的分类层次的选择按钮中选“3”，便可出现如图2的工作表，此表可一目了然显示各种产品的库存情况。单击“停止录制”工具条上“停止录制”命令按钮，便完成了第一个宏的录制工作。 ②依照第①点方法再录制一个名为“一览表”的宏，将快捷操作定为“Ctrl+Shift+Y”，将光标定在图2分类汇总表内任一单元格，点击“数据”菜单→“分类汇总”→弹出对话框，单击“全部删除”→“数据”→“排序”→弹出排序对话框，在“主要关键字”的下拉框内选定“日期”，单击“确定”后再单击“停止录制”的工具条上“停止录制”命令按钮，便完成了第二个宏的录制工作。 3.建立新菜单 为了更方便操作，我们将建立新菜单来执行“宏”的操作，具体步骤如下： ① 在工具栏或菜单栏的任一处点击右键→“自定义”→选定“命令”选项卡，在左侧“类别”框内选定“新菜单”，在右侧的“命令”框内将“新菜单”用鼠标拖到菜单栏上“数据”菜单的右侧，单击“自定义”对话框内“更改所选内容”下拉箭头，在“命名”框内输入“仓存”后确定，这时菜单栏上多了个名为“仓存”的菜单(图2)。 ②在“自定义”对话框内“命令”选项左侧“类别”框内选定“宏”，在右侧的“命令”框内将“自定义按钮”用鼠标拖到菜单栏上“仓存”菜单的下方，单击“更改所选内容”下拉箭头，在“命名”框内输入“汇总”，在“更改按钮图”选项选定如图2的图标，在“指定宏”选项指定“汇总”宏，单击“确定”后便完成“仓存”菜单下“汇总”菜单命令设计工作。用同样的方法在“仓存”菜单下再设计名为“一览表”的菜单命令。至此，我们就完成了全部设计工作，只要点击“仓存”菜单下“汇总”菜单命令系统便可自动将各种规格的产品仓存情况显示出来，再点击“一览表”菜单命令便可还原到明细表状态。这样我们就可方便地随时查询各种产品的库存情况了。用Excel函数计算年龄几法 在Excel中利用系统时间和出生年月计算年龄是人事管理、工资统计中经常性遇到的工作，笔者由于工作关系对此有些研究，现将有关计算方法介绍如下，供读者朋友们参考： 一、利用DAYS360、CEILING和TRUNC函数 1.函数简介 ①DAYS360函数 它能按每年360天(每月30天)计算出两个日期间的天数，作为计算工龄的工具非常方便。它的语法为： DAYS360(Start_date，end_date，method) 其中，Start_date是计算时间段的起始日期，end_date是计算时间段的结束日期，method用来指定计算方法的逻辑值(取FALSE或忽略使用美国方法，取TRUE则使用欧洲方法)。 另外，不同地方计算工龄的规则不尽相同。有的按“虚工龄”计算，如1998年6月1日至2000年12月31日工龄为3年；而有的则按“实工龄”计算，1998年6月1日至2000年12月31日工龄为2年；对此可使用CEILING函数或TRUNC函数处理。 ②CEILING函数 它的语法为： CEILING(number，significance) 其中number为待计算的数值，significance确定取整计算的倍数；该函数可将number沿着绝对值增大的方向，计算出一个最接近(或最小倍数significance)的整数。 ③TRUNC函数 它的作用是将数字的指定部分截去，计算出一个最接近的整数或小数，语法为： TRUNC(number，num_digits) 其中number为待计算的数值，num_digits用于指定小数部分的截取精度，取0时不保留小数、取1时保留一位小数(依次类推)。 2.计算公式 ①“虚工龄” 根据计算要求和有关函数的特点，计算“虚工龄”的公式为：“=CEILING((DAYS360(A1，B1))/360，1)”。公式中的A1和B1分别存放工龄的起止日期，“DAYS360(A1，B1)”计算两个日期间的天数，(DAYS360(A1，B1))/360则按一年360天计算出工龄。由于工龄一般以年为单位，故用CEILING函数将上面的计算结果(沿绝对值增大的方向)取整，从而得出“虚工龄”。 ②“实工龄” 计算“实工龄”的公式为：“=TRUNC((DAYS360(A1，B1))/360，0)”，公式中计算工龄天数的方法与上面的相同。TRUNC函数将(DAYS360(A1，B1))/360的计算结果截去小数部分，从而得出“实工龄”。如果计算结果需要保留一位小数，只须将公式修改为“=TRUNC((DAYS360(A1，B1))/360，1)”即可。 二、YEAR和RIGHT函数 1.函数简介 ①YEAR函数 它可以计算出日期序列数(如两个日期相减的结果)所对应的年份数，其语法为：YEAR(Serial_ number)，其中Serial_ number为待计算的日期序列数，既可以是一个具体的数值，也可以是一个表达式。 ②RIGHT函数 该函数用来提取字符串最右边的若干个字符，因为YEAR函数的计算结果带有19等字样，必须利用RIGHT函数将它过滤掉。该函数的语法为：RIGHT(Text，Num_chars)，其中Text是待计算的字符串，Num_chars用来指定从右向左提取的字符串长度(忽略时取1)，例如“=RIGHT(“电脑爱好者”，3)”的计算结果为“爱好者”。 2.计算公式 由于YEAR和RIGHT函数的特点，它们组成的公式只能计算“实工龄”，具体形式为“=RIGHT(YEAR(A1-B1)，2)”。公式中的A1和B1分别存放工龄的截止和起始日期(正好与DAYS360函数相反)，“YEAR(A1-B1)”计算出两个日期间的年份数，RIGHT(YEAR(A1-B1)，2)则通过自右向左提取年份的后两位(工龄一般都是一位或两位数)。计算出来的一位数工龄前有个“0”，与习惯不太相符，这是上述公式的缺点。 三、N和INT函数 1.函数简介 ①N函数 N函数属于信息函数之列，它可以完成单元格对象的转换。就是将数值转换成数字，日期转换成序列值，TRUE转换成1，其它对象转换成0。其语法为：N(value)，其中的value是待转换的单元格对象，它可以是数值、日期等数据，也可以是一个表达式。 ②INT函数 该函数可以将一个数值向下取整为最接近的整数。语法为：INT(number)，其中number是待取整的一个实数或表达式，用它将计算结果取整为“实工龄”非常方便。 2.计算公式 由于INT函数的固有特点，用N和INT函数构成的公式只能计算“实工龄”，具体形式为“=INT((N(A1-B1))/365)”。公式中的A1和B1分别存放工龄的截止和起始日期，“N(A1-B1)”计算工龄的序列数(其实就是工龄的天数)，(N(A1-B1))/365将N(A1-B1)的计算结果转换为工龄，由于工龄数一般是小数，于是通过INT函数将它向下取最接近的整数。用Excel合并会计报表　　 我看了《电脑报》2001年4月2日第13期《Excel在会计中的应用》一文，其中提到利用Execl汇总报表的方法，但每次都要把下属单位的报表数据手工输入子报表中，如果下属单位较多，每次都这样操作甚是麻烦。下面介绍我在实际工作中摸索出的一种合并会计报表的方法：利用Execl可以在不同的工作簿文件中建立链接关系的功能来合并报表。这种方法可一劳永逸解决每次手工输入的问题，只要每次将下属单位的报表文件拷贝到指定的目录下，就轻松完成了报表合并！ 应用此法的前提是：所有的下属单位上报的报表都是Excel格式的工作簿文件，具体上报文件可以用磁盘或E-mail方式传送文件。此法的思路是：建立一个汇总工作簿，第一张表为汇总工作表，其后是各个下属单位的分表；把下属单位传送来的报表文件存放在指定的目录中，再将汇总工作簿中的分表和指定目录中对应下属单位的工作簿文件建立链接关系(将下属单位的报表数据引用到对应的分表中)；最后将汇总工作簿的分表数据用求和函数汇总到汇总工作表中，形成汇总报表。 1.给每个单位上报的报表文件指定文件名。如：、……并把下属单位的报表文件存放在指定的目录。 2.建立汇总工作簿。在其中建立1+N张工作表，“1”表示第一张是汇总工作表，“N”表示下属单位的个数，有N个下属单位就建立N张分表。然后将下属单位报表的格式，用“选择性粘贴”→“格式”，复制到分表中。这是为了防止在建立分表和对应的下属单位工作表的链接时，因两个工作表的格式不同，而在分表中产生链接值为零的单位格。 3.建立分表与各单位报表文件的链接关系。先打开一个下属单位的工作簿文件，选中待汇总工作表中的有效单元格(注意：不是工作表中所有的单位格，如果不幸你将分属不同文件的两个工作表中的所有单位格建立了链接关系，那么你的电脑必定死机！)复制下来，再打开汇总报表工作簿中该单位所属的子表，在左上第一个单位格上单击右键，选择“选择性粘贴”，在弹出的对话框中点击“粘贴链接”，就建立了该单位报表与所属子表之间的对应链接关系。链接的下属单位报表文件作了任何改变，都会立即在所对应的分表中反映出来。然后，对其它的单位的报表和所属子表如法建立对应链接关系。 4.将分表数据汇总到汇总工作表中。用《Excel在会计中的应用》一文中介绍的方法在第一张汇总工作表中建立汇总的函数关系。(函数公式为：“=SUM('A1:An'!Xn)”：“SUM”为求和函数，“A1”表示要汇总的第一张工作表名，“An”表示要汇总的最后一张工作表名，“Xn”表示要汇总的单元格。) 这样，我们就完成了汇总报表的编制工作。以后每月只要将下属单位上报的报表文件拷贝到指定的目录中，就轻松完成了报表的合并。你也试试吧，只要开动脑筋，巧妙运用办公软件，就能提高工作效率，轻松实现办公自动化！用Excel进行票面计算　　 许多单位都用Excel来进行工资管理，用它可以轻松自如地应付各种不同变化，给单位会计人员带来了极大的方便，但是当单位的出纳员根据工资表发放工资时，常常因为各种票面的人民币搭配不当而带来麻烦，其实利用Excel可以在生成工资表的同时，计算出需要多少不同票面的人民币。 首先，我们可以在工资管理工作簿中再新建两个工作表S1和S2，用S1来存放票面计算过程，用S2来存放票面计算的结果。 S1表中的A列存放每个职工的实发工资(可以通过表间公式自动取得)，利用函数MOD将实发工资除以100元到1分13种票面，进行13次取余分解，将每次取余结果分别存放在B列到N列。例如，A2单元格的实发工资为875．46元，则B2=ROUND(MOD(A2,100),2)，结果为75．46；C2=ROUND(MOD(B2,50),20)，结果为25．46；D2=ROUND(MOD(C2,20),2)，结果为5．46……依次类推。第一行各列公式输入完以后，其他各行可以通过拖动填充柄进行复制(图1)(图)。 为了便于观察，S2表的A列也存放每个职工的实发工资，可以通过表间公式自动取得，即A2=' s1'!A2。接下来利用IF语句，对S1中B到N列的结果与100元到1分13个票面进行比较判断，计算出各种面值人民币的张数，计算结果分别存放在S2表的B到N列。接前例，S2表中B2=IF(' s1'!A2＜100,0,(' s1'!A2-' s1'!B2)/100)，结果为8张；C2=IF(' s1'!B2＜50,0,(' s1'!B2-' s1'!C2)/50)，结果为1张；……，N2=IF(' s1'!M2＜0．01,0,(' s1'!M2-' s1'!N2)/0．01)，结果为1张。其他各行的公式同样可以通过拖动填充柄的方法进行复制(图2)(图)。 最后将计算结果进行合计，得出各种票面人民币的张数，打印出来交给出纳员到银行提取现金。用EXCEL进行医学统计　　 谈到统计分析，不少人立即想起SAS，的确，SAS是一个非常完美的统计分析软件，但是学会SAS并不容易。其实，用EXCEL就可以完成诸如t检验，F检验，方差分析等工作。既简单又省时，何乐而不为呢！下面就以配对资料的比较所用到的t检验为例来说明如何用EXCEL做医学统计。 图例：用某药物治疗9例高血压病人，治疗前后舒张压(单位：kp)如表所示，试问用药前后舒张压有无变化？ 一、准备工作 1．数据录入 将以上表格数据录入到EXCEL中并保存为data．xls。 2．在EXCEL中引入统计分析工具。 选择“工具→加载宏”，出现加载宏对话框，用鼠标选中“分析工具库”，再单击“确定”。此时“工具”菜单最后多了一项“数据分析…”，到此为止准备工作已经就绪。　　 二、统计 1．选择“工具→数据分析”，出现数据分析对话框。 2．选中“t检验：平均值的成对二样本分析”，单击“确定”。出现t检验对话框。 3．当光标在变量1的区域时，用鼠标选中“治疗前”单元格，按住Shift键，再用鼠标选中9号病人治疗前舒张压水平。同理，将光标移至变量2的区域后，选中治疗后的血压。 4． “假设平均差”填上“0”。 5．选中“标志”复选框，意即所选范围第一行作为变量名的标志。本例两个变量名分别为“治疗前”、“治疗后”。 6．α值取默认的0．05。 7．输出选项有“输出区域”、“新工作表组”、及“新工作簿”三个选项，这里采用默认的新“工作表组”，最终对话框如图。 8．单击“确定”按钮，就会在新的工作表组中出现结果。 本例结论：由上表数据，平均值：治疗前＞治疗后，P=0．003082＜0．05。故治疗前后舒张压在α=0．05水平上有显著的统计学差异，可以认为该药有降压效果。图 说明：其他统计分析过程与此类似，请大家举一反三，必将有所受益。用Excel巧编英语学习趣味练习　 1.启动Excel XP，新建工作簿，并取名保存(如)。 2.分别双击下面的工作簿名称(Sheet1、Sheet2)，将它命名为“练习、答案”(如图1)。 3.选中“答案”工作表的相应单元格，输入英语单词及相关内容。 4.选中“练习”工作表的相应单元格，与“答案”工作表相对应，输入英语单词的中文及其他内容(如图1)。 5.选中“批改”列下面的一个单元格(如D2)，输入公式：=IF（EXACT（C2答案 B2 =TRUE，"OK"，"NO"。再选中E2单元格，输入公式：=IF（D2="OK"，"很好"，"再想想"）“很好”和“再想想”文本你可以随意设置。提示:①上述D2单元格输入公式的含义是：如果(IF)“练习”表中C2单元格的文本与“答案”表中B2单元格的文本完全相同(即EXACT函数返回“TRUE”)，则在D2单元格中显示“OK”，反之显示“NO”。②公式中的括号、逗号、引号均应在英文状态下输入。③如果E2单元格中的公式不输入，并不影响练习的正常使用。 6.同时选中D2和E2单元格，将鼠标移到E2单元格右下角成细十字状时(我们通常称之为“填充柄”)，按住左键向下拖拉，将上述公式复制到其他题目相应的单元格中。提示:在公式的复制过程中，系统会智能化地更改公式中相应的单元格，不需要我们去一一修改了，非常方便。 7.选中D2单元格，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框(如图2)，按“条件1”下面第二个方框旁的下拉按钮，选“等于”选项，在后面的方框中输入“OK”(不含引号，下同)，再按“格式”按钮，在随后弹出的“单元格格式”对话框中，将字体颜色设置为蓝色(表示正确)，按“确定”后返回“条件格式”对话框。 8.按“添加”按钮，仿照第7步的操作，在“等于”后面的方框中输入“NO”，将字体设置为红色(表示错误，如图2)。按“确定”后退出“条件格式”对话框。提示：上述第7、8步操作只是为了增加练习的趣味性而已，如果不进行，并不影响练习的正常使用。 9.选中“答案”工作表中的第1至第10行(视具体练习量而定)，右击鼠标，选“隐藏”选项，将选中的行隐藏起来。再执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框(如图3)，两次输入密码后，按“确定”退出。经过这样的设置后，练习者不能查看答案。 10.至此，英语练习编制完成。使用时，启动Excel XP，打开上述文件()，选中“练习”工作表，对照B列中的中文，在C列中相应的单元格中填入英语单词，如果输入正确(包括大小写)，则D列相应单元格中显示出蓝色的“OK”字样，且E列相应单元格中显示出“很好”字样；如果输入错误，则D列相应单元格中显示出红色的“NO”字样，且E列相应单元格中显示出“再想想”字样。提示:①通过更改“练习”和“答案”工作表中“题目”列和“答案”列的内容，即可快速制作出一套新的练习。②当然在需要更改“答案”工作表中的内容之前，先要执行“工具→保护→撤销保护工作表”命令，输入密码后，取消对工作表的保护，再将隐藏的行显示出来，才可以修改。③对于答案明确的标准化练习题，都可以用上述方法来编制。④以上制作过程在Excel 2000中同样可以实现。如果你感兴趣，不妨动动手，既可辅导了孩子的学习，又可提高自己和孩子的电脑水平，何乐而不为。用Excel巧解智力趣题　现有智力趣题如下：“一个猎人上山打了100只猎物共有100斤，其中猪：15斤/只、兔：3斤/只、鸡：斤/只、鸟：斤/只。问4种猎物各有多少只？” 从题意看该题显然为一道多变量且可能有多解的题目，下面我们应用Excel“规划求解”解析如下： 1.建立工作表：通过分析可先建立如图所示的工作表，并将相关单元格设置如下关系：B3=B2*15 C3=C2*3 D3=D2* E3=E2* F3=SUM（B3:E3） F2=SUM（B2:E2） 2.应用规划求解：在“工具”菜单中单击“规划求解”，系统会弹出“规划求解参数”对话框(如图)。说明：如果你的电脑“工具”中找不到“规划求解”可按如下步骤安装：将Office光盘放入光驱后，在“工具”菜单中单击“加载宏”，然后在“当前加载宏”列框内选定“规划求解”，单击确定后系统就会自动安装。 ① 设置目标单元格与可变单元格：依次将光标选定“设置目标单元格”与“可变单元格”的框内后，分别选定F3、B2:E2单元格区域即可设置目标单元格与可变单元格，并将目标值设置为等于100。 ② 约束条件分析及添加：我们知道各种猎物的数量一定为正整数，因此我们可将B2、C2、D2、E2约束条件设置为大于或等于1的整数。操作如下：将光标定在“约束”框内→单击“添加”→依次在“单元格引用位置”框内选定B2、C2、D2、E2，将各单元格“约束值”分别设置为“>=1”和“整数”并逐一添加，将F2的“约束值”设置为“=100”，单击“添加”后按“确定”回到“规划求解参数”对话框，单击“求解”按钮便可得到一组解(猪5只、兔子2只、鸡2只、鸟40只)。 ③ 保存方案求多解：本题可能涉及多解，但从题中可得知猪的数量不可能超过6只，因此该题至多也只有6组解，为此可以用“保存方案”的方法来求多解。操作如下：在第②步单击“求解”按钮后会弹出一个“规划求解结果”对话框，选定“保存规划求解结果”单选钮，单击“保存方案”按钮，在“弹出的框内”输入方案名，保存第一种方案。再次在“工具”菜单中单击“规划求解”，在“约束”框内选定“$B$2>=1”选项，单击“更改”按钮，将其“约束值” 设置为“=2”后再次求解，保存新方案名。同样方法将$B$2的“约束值”分别设置为“=3”、 “=4”、“=5”、“=6”求解，随即你就会发现$B$2的约束值为4、5、6时找不到有用的解，因此本题只有3组解。如果你想看各组解值，只要在“工具”菜单中单击“方案”，在“方案管理器”中分别选定不同方案名再单击“显示”即可。用Excel实现进销存自动统计　　 随着电脑的普及应用，每一台电脑都可以灵活方便地安装使用Excel软件。而除财会部门外，其他部门的电脑都去装上专门的财务、商务软件肯定是不现实的。在日常的业务核算、统计核算和会计核算三大核算工作中，相当多的工作人员还在依赖手工方式。面对在手工下的各种大量而又十分繁琐的费时费力又费神的数据查找、登记、计算、汇总工作，除利用财务、商务软件解决外，利用Excel去解决这些问题，其实是一件十分方便且轻松的事情。本文以任务驱动的方式，引导读者在完成任务的过程中掌握相应的操作技能。 目标任务 在一个工作簿中分别制作一个“进货”工作表、一个“销售”工作表和一个“进销存自动统计”工作表，设置好相应的公式和条件格式。 每当发生进货或销售业务而在“进货”工作表或在“销售”工作表中输入进货业务或销售业务数据时，“进销存自动统计”表中便自动计算出每一种商品的当前总进货量、当前总销售量和当前库存量。 当库存量超过或低于规定的“报警线”时，能进行特殊显示，以示警告。 操作要点及注意事项 Excel表格的制作，Excel工作表函数公式的运用，条件格式的运用。 本文所述操作在Excel 97和Excel 2000下运行测试通过。 除汉字外，Excel公式中的所有字符，都必须在英文(En)状态下输入。 方法与步骤 (一)新建工作簿 1．单击“开始”菜单，在弹出的开始菜单项中单击“新建office文档”，出现“新建office文档”对话框窗口。 2．“新建office文档”对话框窗口中的“常用”活页夹中，双击“空工作簿”，出现名为“Book1”的空工作簿。 3．将“Book1”保存为“进销存自动统计系统．xls”。 (二)定义工作表名称及数据 1．双击“Sheet1”工作表标签，输入“进货”后按【Enter】键。 2．双击“Sheet2”工作表标签，输入“销售”后按【Enter】键。 3．双击“Sheet3”工作表标签，输入“进销存自动统计”后按【Enter】键。 4．选择“进货”工作表，输入标题(进货日期、商品名称、进货数量)和相应各项数据。 限于篇幅，以及仅为说明问题起见，这里只列举甲、乙、丙三种商品(表1图)。 5．选择“销售”工作表，输入标题(销售日期、销售去向、商品名称、销售数量)和相应各项数据(表2图)。 6．选择“进销存自动统计”工作表，在第一行中分别输入标题内容：商品名称、当前总进货量、当前总销售量、当前库存量(表3图)。 (三)定义公式 1．在“进销存自动统计”工作表中选择B2单元格，输入“=SUMIF(进货！B：B，"甲"，进货！C：C)”，按【Enter】键。 2．向下拖动B2单元格右下方的黑点至B4单元格，进行公式复制的操作。 3．选择B3单元格，按F2键，修改公式中的“甲”为“乙”，同样，修改B4单元格公式中的“甲”为“丙”。如果有更多的商品，依此类推，直至修改完毕为止。注意，从公式定义可以看出，此例中的单元格相加求和的条件依据是商品名称：甲、乙、丙。 4．选定B2至B4单元格，向右拖动B4单元格右下方的黑点至C列，进行公式的复制操作。 5．选择C2单元格，按F2键，将公式中的“进货”修改为“销售”，同样，再分别修改C3、C4单元格公式中的“进货”为“销售”。如果有更多的单元格需要定义公式，依此类推，直至修改完毕为止。 6．选定D2单元格，输入“=B2-C2”，按【Enter】键。 7．向下拖动D2单元格右下方的黑点至D4单元格(如果有更多的，一直向下拖动到最后一个单元格即可)，完成公式的复制工作。 (四)库存报警(字符突出显示)设置 1．单击D列的列标，然后选择“格式”菜单中的“条件格式”命令。 2．在打开的“条件格式”对话框中，在“条件1”区域中进行最高库存量报警的突出显示设置： 首先，从左到右，分别选定“单元格数值”(Excel97中是“单元格数值为”)、“大于或等于”，并输入一个合适的最高库存量报警线数字。 然后，单击“格式”按钮，在打开的对话框中设置颜色为“红色”，字形为“加粗”。 最后按“确定”按钮，完成库存一旦超高即报警的突出显示设置。 3．在“条件格式”对话框中，单击“添加”按钮，随即便会增加一个“条件2”区域。 在“条件2”区域中进行最低库存量报警的突出显示设置： 首先，从左到右，分别选定“单元格数值”、“小于或等于”，并输入一个合适的最低库存量报警线数字(比如，输入1，表示当库存只剩一件或没有时，突出警示)。 然后单击“格式”按钮，再在打开的对话框中设置颜色为“蓝色”，字形为“加粗”。 最后按“确定”按钮，即完成库存超低的报警突出显示设置。 (五)日常应用 1．平时，每次只要在“进货”工作表和“销售”工作表中输入实际发生的进货或销售数据，“进销存自动统计”表中便会自动得到当前的总进货量、当前的总销售量以及当前库存量。同时，当库存量超过或低于报警线数字时，就会以红色或蓝色并加粗字符来突出显示。 2．购入“进货”工作表中没有的新货时，需要按照上面所述方法在“进货”工作表和“进销存自动统计”工作表中增设相应的商品名称及其取数公式，公式设置还是按照前面所描述的方法，采取复制加修改的方法最快捷。 结束语 本文提供和介绍了利用Excel实现有关进销存业务自动统计的一种基本思路和基本做法，其中重点是公式和条件格式的运用。至于商品进销存业务中的“商品编号”、“业务摘要” 、“单价”、“金额”以及“备注”等，可根据各自需要在工作表中进行相应设置；也可以对举例中的数据项标题名称进行更改；还可以对公式中单元格相加求和的条件依据进行更改，比如，“商品名称”变为“商品编号”。用Excel实现招标评分自动化　 企业在新建项目、物资采购时多采用招标方式，如果在招标会上还采用手工方式处理评委打分以及计算投标单位的综合得分，不仅方式落后，而且易忙中出错，而利用Excel可以十分方便地实现招标评分的自动化。下面笔者举例介绍具体方法： 一、实例内容 以某企业A工程招标为例，对投标公司进行百分制打分排序，分数的组成见图1。其中，财务状况、质量认证、注册资金、银行资信在会前可由专业部门按照评分规则对投标单位所送资料进行评估打分，事先填写到表中即可。招标会现场需确定的分数有：报价(满分60分)，企业的信誉及实施方案(满分共23分)，其中报价分数由电脑自动计算，后面两项由评委根据投标单位会上发言及标书情况现场打分。这两项分数权重大，计算麻烦，如果利用Excel自动计算，将在很大程度上提高会议效率并保证结果的准确性。 二、实现步骤 1.设计报价评分表 假设共有9家单位投标，报价最低者得满分60分，其他单位得分公式为：60×(1-(报价-最低报价)/最低报价)，如果计算结果小于10分，全按10分计，步骤如下： (1)按照图2所示建立表格，将报价单元格设为货币格式。 (2)在表格下方建立9个报价中最低报价单元格，公式为“=MIN(C3:C8)”。 (3)根据计算公式，A公司得分公式应为“=60*(1-(C3-$C$9)/$C$9))”，但需要考虑几个特殊情况，一是如果结果小于10，应显示10；二是如果某公司弃标，报价为空时，得分应为0，决不能将弃标按报价最低错算成60分；三是当某公司报价为0时(发生的可能性很小)，计算结果中不显示出错信息，而显示0；四是复制公式时，最低报价单元格不应发生变化，应进行绝对公式引用；根据这四个方面，A公司得分公式将应用到三层if嵌套，应为“=IF(C3=0,,IF($C$9=0,,IF(60*(1-(C3-$C$9)/$C$9)<=10,10,60*(1-(C3-$C$9)/$C$9))))”，请感兴趣的朋友仔细分析。 (4)复制出其他8个单位的公式。 2.设计需评委打分的表格 以实施方案为例，步骤如下： (1)按照图3所示建立表格。 (2)A公司的最后得分应该是去掉最高分和最低分的算术平均数，但仍需考虑一个问题，如果现场有评委未到，单元格为空时，评委个数应自动减一，这个问题可以利用COUNT 函数解决，而最大最小值则可用MAX 和MIN 解决，则A公司的得分公式为“=((SUM(C8:K8)-MAX(C8:K8)-MIN(C8:K8))/(COUNT(C8:K8)-2))”； (3)复制出其他8个单位的公式。 3.设计总分表格 (1)按图1所示建立表格。 (2)报价、实施方案、企业信誉均引用前面工作表中数据，如A公司报价单元格公式应为“=报价!D3”。 (3)总分单元格利用求和公式即可，如A公司总分单元格公式应为“=SUM(C4:I4)”。 (4)复制出其他8个单位的公式。 这套评分系统充分考虑了会议中可能发生的各种情况，做到了有备无患，而且完全代替了手工计算，有了这套招标自动评分系统，相信在招标会上再也不必出现手拿计算器疯狂按键的工作人员了！此外，利用Office办公软件中的PowerPoint来制作欢迎画面和招标规则等文字部分，能更加烘托会议气氛，这是题外话，不再赘述。用Excel制定产品最优组合决策　　 我们在这里用的是Excel 2000/XP(以下简称Excel)中的“规划求解”功能，具体可以选择“工具”菜单中的“规划求解”命令。如果你没看到“规划求解”菜单项，可以先单击“工具/加载宏”菜单项，出现加载宏对话框，选中“规划求解”，然后按“确定”按钮即可(图1)。 一、实例假设 某企业生产甲、乙两种产品，每种产品都要经过部门一和部门二进行加工才能完成，具体情况见附表(图)。 各部门可利用的最大生产能力是：部门一为500小时，部门二为480小时。 要求：根据以上条件确定甲乙两种产品的最优生产组合，以使企业获得最大的贡献毛益。 思路分析：若以X代表甲产品实际产量，以Y代表乙产品实际产量，以S代表能获的最大贡献毛益。则目标函数是：S=(17-14)·X+(15-13)·Y相应的约束条件有：2X+Y≤500，+2Y≤480，X≥0，Y≥0。 二、操作过程 1.在Excel中新建一工作表，名字任意，录入相应原始资料，格式如图2： 2.设置好相应的公式。B5=B3-B4，C5=C3-C4(该公式可从B5复制过来)；B9=B6*B8+C6*C8，B10=B7*B8+C7*C8；B11=B5*B8+C5*C8。刷新之后，B5、C5的结果马上就显示出来，分别是3和2。 3.单击“工具/规划求解”菜单项，弹出规划求解参数对话框，作如图3的设置，然后按“求解”按钮，则弹出规划求解结果对话框，直接按“确定”按钮，就可看到正确的答案了(图4)。 结果说明安排生产甲产品208件，乙产品84件，既能使两个部门的生产能力得到充分利用，又能让企业得到最大的贡献毛益792元，怎么样，够快够爽吧 三、运用要点 1.使用Excel来自动计算，关键是设置好规划求解参数对话框里的约束条件。在这个实例中主要是作了如下的约束条件设置：B10≤480、B9≤500；B8≥0、C8≥0；B3、B4、C3、C4分别等于它们原来的数据(这是因为B11的公式中间接地用到了这四个单元格，可参看第2步，为防止它们的变动影响到结果的准确性，要让它们固定不动。你只要多换几个角度，就知道这样做的重要性了)。 2.在“规划求解结果”对话框中，你还可以在“报告”选项卡中选择让Excel自动生成一种或多种分析报告。用Excel制作工程计量支付证书　 在工程监理中，工程的计量支付是监理工程师的一项重要工作。除大型工程采用专用计量支付软件外，在一般的工程中还大都采用人工计算。利用Excel快捷的表格、绘图功能，强大的计算能力，能够方便的制作出准确、规范的工程计量支付证书。下面，我们就通过一个工程实例来介绍如何用Excel制作工程计量支付证书。 一、组成支付证书的基本表格 1.工程进度表 2.中期支付证书 3.清单支付报表 4.中间计量表 5.中间计量支付汇总表 6.工程变更一览表 7.扣回材料设备预付款一览表 8.扣回动员预付款一览表 用Excel制作支付证书，是把上述表格作为Excel工作簿的工作表，工作表的名字取支付表相同的名字，便于相互引用其有关单元格的数据进行自动计算。在制作某一期支付证书时，只要将上一期的支付证书复制、改名、修改有关数据，即可作为本期的支付证书，无需再重新制表。为简单起见，这里只重点介绍表1至表5中有关单元格之间是如何互相引用，最终制作出所要求的工程计量支付证书。表格本身的绘制可参照附图制作。 二、中间计量表 《中间计量表》是计量支付的基础表格，它是承包人申请支付的依据，其目的是提供支付的数量基础。该表一般由施工单位提供，监理工程师进行审核，并将审核的结果直接填入《中间计量支付汇总表》。但为了资料的清楚、准确，监理工程师可以将审核后的《中间计量表》重新编制(如图1)，其“工程量”的数据(如单元格D17)将被《中间计量支付汇总表》直接引用。 表中的计算草图可根据施工图或实际情况绘制。用Excel中的绘图工具，选择各种图形组合而成。图形画好后要单击“选择对象”，将所画图形全部选中，再单击“组合”。 计算式一栏中可列出计算过程，也可利用Excel列表计算。计算结果放在单元格D17中。 三、中间计量支付汇总表 《中间计量支付汇总表》是对中间计量表的汇总，起计量证书的作用。《中间计量支付汇总表》比较简单，主要是将《中间计量表》中的“工程量”汇总，计算出合计金额(如图2)。 根据合同文件，在表中输入有关项目的编号、名称、单位、单价等，将《中间计量表》中的“工程量”链接到本表中“数量”一栏的相关位置。 操作步骤： 1.单击单元格E8，按下编辑公式按钮“=”，再单击《中间计量表3》中的单元格D17，确定，这时，《中间计量表3》中单元格D17的数据将链接到《中间计量支付汇总表》的单元格E8。其它《中间计量表》的“工程量”也用同样方法链接到《中间计量支付汇总表》的相应单元格中。 2.单击单元格G6，按下编辑公式按钮“=”，单击单元格E6，然后键入乘号“*”，再单击单元格F6，确定。 3.选中单元格区域G6至G16，选择“编辑”菜单中的“填充→向下填充”，完成各项目的“金额”计算。 4.单击单元格G20，按下编辑公式按钮“=”，输入SUM(G6：G16)，算出“金额合计”。 四、清单支付报表 《清单支付报表》是对合同文件中的工程量清单完成情况的全面反映(如图3)。根据合同文件，在表中输入有关项目的编号、内容、单位；在“合同工程量”一栏中输入“原合同工程量”、“单价”和“变更后工程量”。 在本表中，“本期末完成”=“到上期末完成”+“本期完成”；“本期完成金额”=“本期完成工程量”*“单价”。 操作步骤(以清单支付3为例)： 1.单击单元格L7，按下编辑公式按钮“=”，单击单元格K7，然后键入乘号“*”，再单击单元格E7，确定；单击单元格G7，按下编辑公式按钮“=”，单击单元格K7，然后键入加号“+”，再单击单元格I7，确定；单击单元格H7，按下编辑公式按钮“=”，单击单元格J7，然后键入加号“+”，再单击单元格L7，确定；单击单元格M7，按下编辑公式按钮“=”，单击单元格G7，然后键入除号“/”，单击单元格F7，再键入乘号“*”及100，确定。 2.选中单元格区域G7至G31，选择“编辑”菜单中的“填充→向下填充”，将完成“到本期末完成工程量”各项目的工程量计算。用同样方法操作“到本期末完成的金额”、“本期完成金额”及“本期末累计完成%”的有关单元格。 3.在“本期完成工程量”一栏中，单击相应单元格，如单元格K19，按下编辑公式按钮“=”，然后转到《中间计量支付汇总表》，单击单元格E8，确定。用同样的方法将《中间计量支付汇总表》中的“工程量”全部链接到相关《清单支付报表》对应的单元格中。 4.单击单元格H6，按下编辑公式按钮“=”，输入SUM(H7：H31)，计算“到本期末完成金额”的金额合计；用同样方法计算“到上期末完成金额”及“本期完成金额”的金额合计。 5.由于每一期的支付证书都是通过上一期的支付证书拷贝、修改得来的，所以录入“到上期末完成工程量及金额”时，只要将上一期支付证书的“到本期末完成”的有关单元格数值拷贝到“到上期末完成”的相应单元格位置，然后删除“本期完成工程量”的全部数值即可。具体操作是：选中单元格区域G7至H31，选择“编辑”菜单中的“复制”，再选中单元格区域I7至J31，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，选中“数值”后确定。最后删除“本期完成工程量”中的全部数值。 6.其它“清单支付报表”也用同样方法制作。 五、中期支付证书 《中期支付证书》是向业主提供工程完成情况，并作为向业主结算工程价款的财务依据。 根据合同文件，在表中输入项目的清单号、项目名称、原有总金额(如图4)。在表中，“到本期末完成合同金额”=“到上期末完成合同金额”+“本期完成合同金额”。“保留金”每期扣“本期完成合同金额合计”的10%，但累计不能超过“原有总金额合计”的5%。“动员预付款”按计划逐月扣回。 操作步骤： 1.单击单元格F6，按下编辑公式按钮“=”，单击单元格G6，然后键入加号“+”，再单击单元格H6，按“确定”；选中单元格区域F6至F12，选择“编辑”菜单中的“填充→向下填充”，完成各项目“到本期末完成合同金额”的计算。 2.单击“本期完成合同金额”的相应单元格，如单元格H8，按下编辑公式按钮“=”，然后转到相应的《清单支付报表》，如“清单支付(3)”，单击单元格L6，确定，完成数据的链接。用同样的方法将其它《清单支付报表》中的项目全部链接到《中期支付证书》的相应单元格中。 3.单击单元格I6，按下编辑公式按钮“=”，单击单元格F6，然后键入除号“/”，再单击单元格C6，确定；选中单元格区域I6至I12，选择“编辑”菜单中的“填充→向下填充”，完成“本期末累计完成金额占总价%”的计算。 4.单击单元格H14，按下编辑公式按钮“=”，输入SUM(H6：H12)，计算出“本期完成合同金额小计”。用同样方法计算各有关项目的“小计”。 5.本期完成“扣回动员预付款”，可从《扣回预付款一览表》相关单元格链接。 6.每次扣“保留金”是“本期完成合同金额”的10%，既单元格H21设置为“=()*H18”，但扣除的“保留金”累计不能超过“合同价”的5%。 7.采用上一期的支付证书拷贝、修改的具体操作是：选中单元格区域F6至F12，选择“编辑”菜单中的“复制”，再选中单元格区域G6至G12，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，选中“数值”后确定。最后删除“本期完成合同金额”中的相应数值。 8.单击单元格H22，按下编辑公式按钮“=”，输入“H18+H20+H21”，计算出“本期完成合同金额的支付”，这是本期工程的计量支付金额。用同样的方法设置单元格F22和单元格G22。 六、工程进度表 《工程进度表》主要用来反映工程项目的进度计划与实际完成的情况。 根据合同文件，在表中输入项目的清单号、项目名称、合同金额等(如图5)。 操作步骤： 1.单击单元格D12，按下编辑公式按钮“=”，单击单元格C12，然后键入除号“/”，再单击单元格C23，再键入乘号“*”号及100；用同样方法定义单元格D14、D16、D18、D20和D22。 2.单击单元格E12，按下编辑公式按钮“=”，单击“中期支付证书”的单元格F6，然后键入除号“/”，单击本表单元格C12，再键入乘号“”号及100，确定。 3.单击单元格F12，按下编辑公式按钮“=”，单击“中期支付证书”的单元格F6，然后键入除号“/”，单击本表单元格C23，再键入乘号“”号及100，确定。 4.用同样方法设置其它相关单元格。 5.单击单元格J24，按下编辑公式按钮“=”，单击“中期支付证书”的单元格F18，然后键入除号“/”，单击“中期支付证书”的单元格C18，再键入乘号“*”号及100，确定。 6.单击单元格J25，按下编辑公式按钮“=”，单击“中期支付证书”的单元格H18，然后键入除号“/”，单击“中期支付证书”的单元格C18，再键入乘号“*”号及100，确定。 7.工程形象进度图的绘制比较简单，采用Excel绘图工具栏的“直线”工具，以时间(月)为横坐标，以“实际累计完成的百分数”为纵坐标，逐月绘出线段，连接而成。(计划进度图未画)。用Excel自动计息　在银行上班的同志肯定都会碰到计息的问题，而繁琐的计算有时的确很让人心烦。本人在实际工作中总结出了一些经验，用Excel成功简化了这一繁琐的工作，现在介绍给大家。第一步：新建一Excel表格。格式如图所示。需要注意的是，我将D3、E3、F3单元格合并成D3。并将D3单元格设成日期格式，起息日栏已全部设置为日期格式。第二步：输入户名、本金、利率及起息日。第三步：在天数栏录入公式。由于单位的特殊要求，我们对单位的计息，是按每月30天计算的，所以在天数栏录入的公式比较大。在E5栏输入如下内容：=YEAR($D$3)360+MONTH($D$3)30+DAY($D$3-(YEAR(D5)360+MONTH(D5)30+DAY(D5)))。我的思路是用D3的日期减去D5单元格的日期，由于这里是按每个月30天来计算，所以用年乘360，用月份乘30加上天数来减。如果你要按实际天数计算输入的公式会更简单。只需在E5栏输入=$D$3-D5 便可。之所以要用$D$3而不用D3是便于我们在复制公式时不产生错误。现在让我们把光标移动到E5单元格右下角，当鼠标变成黑心加号时，拖动鼠标，复制公式至D7。第四步：让天数栏正确显示天数。在天数栏内录入公式后，其显示的结果并不是一个数值，而是一个日期，这时我们可以选中天数栏，右键单击鼠标选择设置单元格格式，在数字分类栏选择数值，小数点后位数为0。此时天数栏将显示为整型数值。第五步：在利息栏输入公式。在E5单元格输入=B5*C5*E5/360，并参照第三步复制公式至E7。在合计项中输入公式=SUM(E5:E7)。至此这个表格就算完成了，以后每月用户要计算利息的时候只要在D3单元格内输入要计算的日期，系统便会自动算出利息。此外，用户还可以通过工具栏菜单→保护→保护工作表，以防他人修改自己的公式。用MS Office提高工作效率的三个途径　　 MS Office是我们最常用的办公软件之一，我们在使用它的时候，如果能提高工作效率，就能在相同时间完成更多更好的工作，这对于企业降低成本、增强竞争力至关重要。本文要讨论的正是如何用MS Office提高日常办公效率的问题。 典型办公环境的工作任务 尽管公司机构的业务、规模和管理千差万别，但是在典型的办公环境的工作中，主要可以概括为以下几个方面： ● 文字处理：各种报告、公文、信件等文档。 ● 数字处理：统计报表、财务报表和其它数据分析。 ● 个人信息管理：联系人、通信、日程等。 在不同的环境下，办公可能还包括数据库处理和网页制作。所有这些工作，都可以通过最流行的办公套件MS Office来完成。MS Office不仅功能强大，而且为提高办公效率提供了多种途径。 途径之一：模板、样式和自动编号 在进行文字处理时，最可能影响效率的问题是：重复输入、格式设置和编号问题。针对这些问题，Word为用户提供了模板、样式和自动编号。 对于同一类的文档，会有很多相同的内容，如发文的字号和收文单位。为了避免重复输入，可以把内容相同部分保存为模板，当再次撰写同类文档时，建立基于此模板的文档，就只须输入必须输入的不同的内容，其它内容相同的部分则由Word替你完成(Word的默认模板是)。模板不仅可以记录内容，也可以记录格式和设置，以及页面设置、自动图文集和样式等。通过域和宏可提示用户输入容易遗漏的重要信息。模板的制作非常简单，通常只要把一个普通的文档保存成模板即可。通过“文件”菜单的“新建”命令即可建立基于选定模板的文档。 Excel同样具有模板，处理方式也类似于Word(Excel的默认模板是，又称个人宏工作簿，在将录制宏保存在其中之前是隐藏的)。而在PowerPoint中，则是通过母板、设计模板、版式和配色方案共同来实现类似功能的(这些功能的目的是为了保持格式的一致性)。 在处理文档时，格式设置也是一件颇费精力的事，一些机构对于内部文档的格式有着严格的要求，格式可能会包含字体、字号、颜色和段落格式等多个方面。通过格式菜单中的样式命令可以自定义样式，并且可以保存到模板，这样不仅可以快速地应用各种格式(格式刷也是快速应用格式的方法，但无法将格式记录下来，且不如应用样式方便)，而且可以应用到其它文档。 在文档中，如果出现3个以上标题，就应该进行编号。除了一级标题外，还会出现二级标题和三级标题编号(Word共提供了9级标题)。为了清楚起见，有不少用户喜欢在编号时引用上级标题编号(又称法律条文编号，形如1，，.)。此外，文档中还可能会有图表编号，并且在正文中引用这些编号。 如果所有这些编号都是手工输入的，编号可能会成为一个最令人头疼的问题。一旦标题或图表的相对位置发生变化，重新调整编号简直是一场噩梦；而只要使用Word所提供的多级编号、题注和交叉引用等功能，则上述所有各种编号都将自动生成，并会根据相对位置显示编号，这样不仅仅是少输入了几个数字，你将永远不用再担心编号出错了。 途径之二：填充柄 Excel中的填充柄是选定区域右下角的一个小黑块，当鼠标位于填充柄上时，鼠标形状会由空心十字变为实心十字。不要小看填充柄，它好比魔术师手中的魔棒，也是提高效率的最有力武器之一。很多人都知道，拖动填充可以自动填充1，2，3……星期一，星期二，星期三……等序列。用户还可以自定义序列，以完成自动填充。 除了简单的自动填充外，填充柄的自动填充还可以完成复杂的填充。按住右键拖动填充柄，如果已填充的内容为数字或字符，可以选择复制单元格、以序列方式填充、仅填充格式、以值填充；如果填充的内容为日期，则可以以天数填充、以工作日填充、以月填充或以年填充。例如，输入某个月末日期，通过右键拖动填充柄，并选择以月填充，则可填充各月月末日期，遇到闰年2月还会自动填充2月29日。 公式的输入更是离不开填充柄，只要输入一个公式，拖动填充柄即可完成公式的复制(对于大块区域的输入，亦可采用快捷键“Ctrl+Enter”)。默认情况下，公式采用的是相对引用，这意味着相同的公式只须输入一次。如果你认为拖动填充柄复制公式的效率还不够高，那么试试双击填充柄，结果一定会让人看得目瞪口呆。 途径之三：个性化设计 MS Office功能非常强大，以至于一些用户埋怨它的功能太多。而且每次新产品推出，总要增加很多新功能。微软公司经过多年的研究分析也发现，在Office的用户中，很多用户只使用了很少部分的功能。 为了方便用户迅速找到他们需要的功能，Microsoft Office设计了个性化菜单和工具栏。菜单和工具栏只显示最常用的功能，其它功能可通过扩展按钮打开，并为凹下状。一旦这些菜单命令或按钮被使用，则会自动变化为常用状态。而长时间不使用的菜单命令和按钮将被自动隐去(如图)。 经过一段时间，系统的菜单和工具栏就将以你的使用方式出现。让你集中精力，快速找到所需功能，而不会受到其它不常用的命令或按钮的干扰。类似的功能在常用文件的历史记录和常用函数等方面也有体现。 MS Office是一个功能非常强大的应用系统，提高效率的设计在方方面面都有体现，这也是微软将其Office称作“今日效率之源”的重要原因。用Office 2000搭建邮购管理系统 如今的市场竞争日益激烈，服务成为争取客户的重要手段，邮购是其中不可或缺的内容。对一个邮购管理系统来说，客户数据管理和打印是必备的功能。如果邮购客户的信息量不大，使用数据库有点“大材小用”。Excel 2000具有强大的数据管理功能，它的使用比数据库简单而且灵活。Word 2000则以打印输出见长，是制作邮寄标签和信封的利器。如果将两者的长处结合起来，无须编写任何程序，就可以搭建一个实用的邮购管理系统。 建立邮购数据表 1.数据表设计 运行Excel 2000打开一个空白工作表，首行各单元格输入数据字段(即列标题)，如“收款日期”、“收款金额”、“邮编”、“客户地址”等等(图1)。它们不仅可以说明Excel数据的内容，更是Word 2000识别和调用数据的依据。保存后的工作表作为Word 2000的数据源，用户可以根据需要随时增加新字段。 2.数据输入 自邮购数据表的第二行开始，依次输入邮购客户的有关数据。如果数据表中的字段数量较多，输入时需要左右滚动页面。此时使用Excel 2000记录单要方便些，它的使用方法是:选中需要输入数据的空白单元格(如图1中的A2)，单击“数据”菜单下的“记录单”命令，即可打开图2所示对话框。输入过程中按Tab键切换输入字段。一条记录输入完成后，单击“新建”按钮或按“Alt+W”，当前记录就被添加到工作表数据行的末尾。 数据输入完成后，以“邮购工作表”之类的文件名保存，并将Excel 2000关闭等待调用。至于邮购数据的查询、统计等工作，不是本文介绍的内容，请大家参考有关的书籍。 利用数据表批量打印信封 批量打印信封利用Word 2000的邮件合并功能完成，具体操作步骤如下: 1.打开数据源 新建一个空白文档，选择Word 2000“工具”菜单下的“邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框。单击其中的“创建”按钮，选择下拉列表中的“信封”命令，在弹出的对话框中单击“活动窗口”。 接着单击“邮件合并帮助器”对话框中的“获取数据”按钮，选择下拉列表中的“打开数据源”命令，在“打开数据源”对话框中找到前面建立的“邮购工作表”，选中后单击“打开”按钮。连续两次回车，即可弹出“信封选项”对话框(图3)。 2.设置信封 图3中的“打印选项”供用户选择不同的进纸方式(共有6种)。而在“信封选项”中，你可以打开“信封尺寸”下拉列表，选择其中提供的各种信封(当然可以自定义)，选择好了信封可以在对话框中预览。如果单击“收信人地址”或“寄信人地址”下的“字体”按钮，可以分别设置两者的字体、字号等属性。同时，你也可以调整这两个地址与信封左边和上边的距离。 信封选择完成后“确定”，即可弹出“信封地址”对话框。用户可以在其中添加合并域，为了使格式设置更加方便。我们不采用直接添加合并域的方法，而是单击“确定”按钮打开空白信封页面。 3.添加合并域 打开的空白信封页面有灰色回车符标明的插入点，你只要用鼠标单击，就可以在该位置插入合并域。方法是:打开“邮件合并”工具栏中的“插入合并域”菜单(图4)，选择其中的某条命令(如“邮编”)，将对应的合并域插入页面上的插入点。按照相同方法重复操作，就可以将所有合并域插入信封。如果你需要调整已插入合并域的格式，如对齐、字号和字体等。只要将它们选中，就可以像普通文字那样使用“格式”工具进行设置。 以上工作完成后，如果你想查看具体效果。只要将“邮件合并”工具栏中的“查看合并数据”按钮按下，就可以在信封页面上看到显示的信息。 4.合并选定数据 如果你对查看的具体效果比较满意，就可以合并数据源中的选定数据了。你只要单击“邮件合并”工具栏中的“合并选项”按钮，就可以弹出“合并”对话框(图5)，让你选择合并数据的范围。如果你要打印工作表中所有客户的信封，可以选中“要合并记录”下的“全部”；如果只想打印工作表中部分客户的信封，可以选中“要合并记录”下的“从、到”，然后在输入框中填写工作表记录的起止行标号。 数据合并范围选定后，单击图5中的“合并”按钮，Word 2000就会打开一个新窗口生成选定客户的全部信封。接下来你可以将它们存盘供今后使用，也可以直接进行打印。至此，信封打印工作完成。 利用数据表制作邮购标签 制作邮购标签的方法与制作信封很相似，以下仅将不同的地方简单介绍如下: 1.打开数据源 标签数据源的打开方法与上面的介绍基本相同，只是你要选择“邮件合并帮助器”对话框“创建”下拉列表中的“邮政标签”命令，连续两次回车后打开“标签选项”对话框(图6)。 2.选择标签 图6的“产品编号”下提供了某种纸张的不同规格标签，所选标签的具体信息显示在右下角的“标签信息”栏内。你可以打开“标签产品”下拉列表，然后在“产品编号”框内寻找你需要的标签。如果你找不到合适的内置标签，可以单击“新建标签”按钮，在图7所示的对话框中自行建立。对话框中提供的可选参数很多，修改的结果也能立刻看到，用户很容易掌握它的使用方法。 3.添加合并域 如果你在图6中选中标签并“确定”，就可以打开“创建标签”对话框。鼠标在“示范标签”框内单击，然后单击“插入合并域”按钮打开菜单(图4)，选择其中需要的命令单击，就可以将合并域插入“示范标签”框。敲回车后执行相同操作，可以将合并域插入新行，否则多个合并域放在一行。但是，图8中调整合并域格式比较麻烦，你只能用加空格的方法改变域的位置。如果需要精确调整字体、字号等，应当在下一步解决。 4.合并选定数据 单击图8中的“确定”按钮，就会回到“邮件合并帮助器”。你只要单击其中的“合并”按钮，“合并”对话框(图5)就会再次弹出。你只要按上面的介绍选择其中的项目，单击“确定”按钮，就可以在当前窗口中看到带有合并域的标签。同时打开一个新的Word 2000窗口，在其中生成所有标签。 如果你想调整标签的格式，可以按普通文本的方法对合并域进行操作。如果你能合理选中要操作的对象，修改的速度还是比较快的。至于最终生成的标签文件，你可以像信封那样存盘或直接打印。 需要说明的是:邮件合并的本质是Word 2000的数据调用功能，它可以使用Excel、DBASE等多种数据源。运用本文介绍的方法，可以将Word 2000作为数据库输出工具，打印出美观大方的各种报表。员工生日巧排序　　很多公司企业，非常重视公司内每个员工的生日，在某员工生日的当天，会给他(她)送一份生日小礼物，让每个员工有一种温馨感。这就要求公司的相关部门根据现有公司人员姓名、生日、职务等信息(如图1)按一定规则(先按月份排列，同一月份按职位由经理→主管→领班→员工进行排序，且需计算出每个人的岁数)，排序成如图2格式的生日一览表，以方便生日礼品发放。下面以Excel 2000或Excel 97为例，将具体操作步骤介绍如下： 1.岁数的计算：将光标选定E3单元格后输入“=YEAR(NOW())-YEAR(D3)”，按回车后E3则显示为时间格式的数字，再选定E3点击“格式”菜单→“单元格”→ 在弹出“单元格格式”对话框内选定“数字”选项卡，在“分类”框内选定“常规”→ 单击“确定”后便可计算出第一记录的“岁数”。将光标移到E3单元格填充柄上变成细十字形光标后，按下鼠标左键往下拖(公式复制)就可将所有人的岁数计算出来。 2.求出生日所在月份：将光标选定A3单元格后输入“=MONTH(D3)”，按回车后便可计算出第一记录的生日所在的月份。依照上述公式复制方法，将所有员工生日所在的月份全部算出。 3.增加关键字段：如果直接排序职务字段显然十分困难，但我们可以借助增加关键字段再将其隐藏的方法来处理。具体操作如下：选定第D列，点击“插入”菜单并单击“列”后便可自动增加一列。选定D2单元格输入一个新字段“级别”，选定D3并输入“=IF(C3="经理"1，IF(C3="主管"2，IF(C3="领班"，3，IF(C3="员工"，4))))”再应用公式复制，将所有人员的职务所在的级别计算出来。备注：因为函数 IF 最多只能嵌套七层，如果公司的级别超过7级的情况，则需要在“TRUE”返回值内再嵌套一个IF函数，如上例中也可在D3单元格内输入：“=IF(OR(C3="经理"， C3="主管")，IF(C3="经理"，12)，IF(OR(C3=" 领班"， C3="员工"IF(C3="领班"，3，4)))”，这样计算的结果虽然与前面相同但它却可以计算超过7个以上的级别。 4.依照规则排序：将光标选定在“生日一览表”内任一单元格内，点击“数据”菜单→“排序”→在“主要关键字”下拉框内选定“月份”并选定“递增”单选钮，在“次要关键字”下拉框内选定“级别”并选定“递增”单选钮→确定。选定D列点击“格式”菜单→列→隐藏“列”便可得到图2所示的结果。在EXCEL 2000中快速输入特定文本　 因工作的需要，可能你会经常用Excel 2000来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本(如标准规范的名称、施工企业的名称等)，为了准确、统一、快速地输入这些特定文本，这次向大家介绍几个好方法。 1.自动更正法 用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“G300”，在“替换为”下面填入“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”(不含双引号)，然后按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入“G300”及后续文本(按“Enter”键)后，系统会自动将其更正为“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”。 友情提醒：①你可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用。②在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序(如WORD)中同样可以使用。③如果确实需要输入文本“G300”时，你可以先输入“G3000”及后面的文本，然后删除一个“0”即可。 2.函数合并法 经常需要输入一些施工企业的名称，如“某某市第九建筑安装工程公司”、“某某市华夏建筑安装工程公司”等，这些文本大同小异，我通常用 Excel中的Concatenate函数来实现这些特定文本的输入： 假定上述文本需要输入某一工作簿的Sheet1工作表的D列中(如D2单元格)，我们先在Sheet2工作表中的两个单元格(如A1和B1)中分别输入文本“某某市”和“建筑安装工程公司”，然后在Sheet1的D2单元格中输入公式：=CONCATENATE(^35050601a^)，以后我们只要在C2单元格中输入“华夏”，则D2单元格中将自动填入文本“某某市华夏建筑安装工程公司”。 友情提醒：这样做工作表中就会多出一列(C列)，我们在打印时不希望将它打印出来，我们选中该列后右击鼠标，在随后弹出的菜单中选“隐藏”项，即可将该列隐藏起来而不被打印出来。 3.选择列表法 如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格，右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。 4.格式定义法 有时我们需要给输入的数值加上单位(如“万元”等)，少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的。 选中需要添加单位的单元格，用“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”卡片中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按下“确定”按钮，以后在上述单元格中输入数值(仅限于数值！)后，单元(万元)会自动加在数值的后面。在Excel中打印工资条　现在许多单位都实现了工资代储，但每月的工资清单(工资条)还得要发给职工。如果用Excel程序处理的工资表，打印后每页只有一个表头，剪裁成条后除了每页的第一名职工外，其余的就没有表头了，这样将使职工无法清楚工资条的数字对应什么具体名目。怎样才能给每个职工的工资条加上工资表表头呢？这里笔者将解决方案介绍给大家。首先根据每个职工工资具有唯一电脑序号的特点，使用VBA里的判断语句，让循环从第一个电脑序号开始，如果Excel表中相邻两行的电脑序号不同，就在这两行之间插入一个空白行，然后使用循环语句，把表头的内容依次复制粘贴到每个空白行。下面是具体的操作步骤： 1.在Excel中打开需要制作工资条的工资表文件。 2.打开“工具”/“宏”(如果在菜单中没有看见“宏”，让鼠标在菜单上稍停留或者按向下的双箭头就会出现)，选择“Visual Basic编辑器”(图1)打开VBA编辑器窗口，在VBAProject的工程资源管理器中双击Sheet1，会出现代码编辑窗口，在代码编辑窗口输入如下代码(图2)： Sub gongzitiao() = False '为避免破坏表一，将表一内容完整复制到表二 Sheets(1).[A1]. Sheets(2).[A1] '定义循环变量的最大值不小于表二中职工数的二倍(我校职工总数为2564) a = ((Sheets(2).[a1:a2600] * 2 '如果第一列(职工的工资电脑序号)上下单元格的值不相等，则在它们之间插入一个空白行 For i = 3 To a If Sheets(2).Cells(i，1)<>Sheets(2).Cells(i + 1，1) And (Sheets(2).Cells(i， 1) <> "") Then Sheets(2).Rows(i + 1).Insert End If '如果第一列中的单元格为空，则将表中[A2:M2](工资清单表头项目)复制到此行 If Sheets(2).Cells(i，1) = "" Then Sheets(2).[A2:M2].Copy Sheets(2).Cells(i，1) End If Next = True End Sub 3.检查源代码编辑无误后，在VBA窗口中打开菜单“运行”/“运行宏”，将弹出“宏”窗口，你只需单击“运行”即可。 4.待宏运行完毕，再回到Excel，单击工资表下方的“Sheet2”，于是在每两个相邻职工间就插入了工资清单项目(图3)，再用打印机打印并裁条后，就可以发放给每位职工了。该操作在Excel 2000下调试通过。在Excel中轻松移动或复制工作表　在使用Excel制表时，我们常常要制作许多张相同格式的表，很多人喜欢选中样表，用复制、粘贴命令来得到另一个工作表，这有些麻烦，其实运用Excel中“移动或复制工作表”功能就能轻松实现上述要求。 1.譬如你要制作多个和样表相同的工作表，可先打开工作表。 2.将鼠标移到sheet1上(注意：不是工作表内容区中)点击右键(图1)，选中“移动或复制工作表”，出现如(图2)所示的对话框。选中“移到最后”，并勾选“建立副本”。点击“确定”后，你会发现工作簿中有个标签为sheet1(2)的表。打开看看，这个表是不是和你想要的一致呢？ 3.以上是在同一个工作簿内进行的操作，我们还可以将样表(如)导入到其他工作簿中。先打开你所想要导入的目的工作簿(笔者打开的是“报表”)，然后通过“文件→打开”命令打开所在的工作簿(笔者这里是)，在sheet1标签上点击鼠标右键选择“移动或复制工作表”，在弹出的对话框中，点击“将选定工作表移至工作簿”的下拉菜单，选“报表”(图3)。然后再选中“移到最后”，勾选“建立副本”，点“确定”后即可在工作簿中导入sheet1表。在Excel中相同数据的统计　　在Excel中，Countif(range，criteria)函数是用来统计某个区域中满足给定条件单元格的数目的。Range是要统计的区域，criteria是以数字、表达式、字符串形式给出的计数单元格必须符合的条件。下面以某公司市场营销部人员表(图1)为例，进行某一姓名出现的次数统计和所有姓名出现的次数统计。 1.统计“姓名”这一列中有几个“姜丽”，在D7单元格中输入“=COUNTIF(A3:A7,A5)”或“=COUNTIF(A3:A7,"姜丽")”，按Enter键，结果如图2所示。 2.统计“姓名”列中每一姓名出现的次数。首先，在D3单元格中输入“=COUNTIF(A3:A7,A3)”，然后将此公式利用填充柄复制到D4、D5、D6、D7单元格中，修改单元格的值，结果很快就统计出来。 3.如果一张工作表中数据很多，要求查出某一列中重复的数据，当然你不想逐个单元格的输入或复制公式。下面介绍如何快速查出重复数据(多列中不行)。仍以上表为例，步骤如下： ①在D3单元格中输入“=COUNTIF(A3:A7,A3)”。 ②从上到下同时选中D3、D4、D5、D6、D7。 ③单击“编辑”菜单中“填充”子菜单中的“向下填充”命令，结果就出来了。 ④将光标置于D2单元格中，单击“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令，单击“次数”旁边的列表框，选中2，这样，重复次数为2的记录就显示出来了。以上的操作也适用于同一行中的数据。在Excel中巧用IF函数计算工资　　在Excel学习中，函数是个难点同时也是一个重点，如果能灵活应用它将使许多实际工作中繁琐、复杂的运算变得相当简便，使你达到事半功倍的效果。现以某电脑绣花厂工资计算(如图)为例介绍IF函数的妙用。该厂为了保证生产质量、确保生产进度，在员工工资计算方面作了如下规定： 1.次品数在定量数(生产数)3%之内(不含3%)且补针数在定量数的5%(含5%)之内其日工资按如下方式计算：日工资=成品数*单价-次品数*单价*10，且日工资不足12元按保底工资12元计。说明：次品数是指废品的数量，而补针数是指产品可通过补针校正为成品。 2.次品数超过定量数3%(含3%)且补针数在定量数的5%(含5%)之内其日工资按如下方式计算：日工资=成品数*单价-次品数*单价*10，日工资不足12元就不再有保底工资但工资计算结果不能为负数。 1、2两点指如果员工的补针数在5%之内就不扣补针数，出现一个次品扣10个的成品数工资。 3.次品数在定量数3%之内(不含3%)且补针数在定量数的5%~15%(含5%不含15%)，其日工资按如下方式计算：日工资=成品数*单价-次品数*单价*10-(补针数-5%*定量数)*单价*5，且日工资不足12元也按保底工资12元计。 4.次品数超过定量数3%(含3%)或补针数超过定量数的15%(含15%)其日工资按如下方式计算：日工资=成品数*单价-次品数*单价*10-(补针数-5%*定量数)*单价*5，日工资不足12元就不再有保底工资但工资计算结果不能为负数。 3、4两点指如果员工的补针数超过5%就得扣补针数，在5%之外出现一个补针数扣5个的成品数工资。以上工资若用手工计算须耗大量人力工时，且每个人都得重新计算，如果应用函数计算就使问题简单多了，只要计算完第一个人工资后，其余各人只须用函数粘贴即可。经过分析后选定I6单元格(见图)应用IF嵌套，在编辑栏内可如下编写。针对第1点条件可编写：IF(AND(D6<*C6，E6<=*C6)，IF(F6*G6-D6*G6*10<12，12，F6*G6-D6*G6*10)，其中(D6<*C6，E6<=*C6)是针对第1点的逻辑条件， IF(F6*G6-D6*G6*10<12，12，F6*G6-D6*G6*10)是指符合以上条件的返回值(即真值返回值)，而在真值的返回值中又套了一个逻辑函数，主要是针对“日工资不足12元也按保底工资12元计”这一条件。至于第2、3、4条件的函数编写与第1点雷同。综合以上所述可在I6单元格内输入如图中编辑栏中的内容，这些内容看似相当繁杂，其实只要你的思路清晰，利用复制粘贴也十分容易。这样我们应用函数计算出第一个员工工资后，其余每个人工资只须用函数粘贴即可全部算出，但务必要验证其精确性。自定义Office XP中的定位按钮　　 Office XP的“打开”对话框中提供了桌面、收藏夹、我的文档、网上邻居和历史这5个查找按钮，通过这些按钮我们可以快速进入某一个目录。不过默认提供的部分按钮并不实用，我们可以自己动手删除不常用的按钮，并按自己的需要来添加其他按钮(见图)。以Windows 2000为例，运行注册表编辑器，找到HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\Common\Open Find\Places，在“Places”下有“StandardPlaces”和“UserDefinedPlaces”两个键，这两个键分别对应着“打开”对话框查找范围按钮中的默认标准按钮和用户自定义按钮。“StandardPlaces”下的“Desktop”、“Favorites”、“MyDocuments”、“Publishing”、“Recent”5个键分别对应桌面、收藏夹、我的文档、网上邻居和历史这5个默认标准按钮，而用户自定义按钮默认情况下是空的。下面我们就来修改这些按钮。一、删除按钮直接删除“StandardPlaces”下的对应键并不能删除“打开”对话框里的默认按钮。要删除某个按钮，可点击这个按钮对应的键，然后在右边的窗口中新建一个名为“show”的双字节值，并修改数值数据为“0”即可。用同样的方法删除其他默认按钮，最后关闭注册表编辑器。打开Office XP中的组件(如Word)，单击“打开”选项，在弹出的“打开”对话框里我们可以看到查找范围下不实用的定位按钮已经被删除。如果以后要恢复删除的默认按钮，只要将注册表里对应的“show”键值改成“1”就可以了。二、自定义按钮因为“UserDefinedPlaces”键是用来自定义查找范围按钮，因此我们可以通过在“UserDefinedPlaces”键下添加新的子键(Key)来达到添加按钮的目的。在“UserDefinedPlaces”下新建一个名为“Place1”的项，然后在该项右边的窗口中新建一个名为“Name”的字符串值，这个键值用来定义按钮的名称，比如我们可以把它的数值数据改为“我的稿件”；继续新建一个名为 “Path”的字符串值，用来定义点击这个按钮时所打开的目录。假设“我的稿件”文件夹放在D盘根目录里，则将“Path”的数据数值改为“D：\我的稿件”，这样就给“打开”对话框添加了一个“我的稿件”的定位按钮。用同样的方法可添加其他定位按钮。完成后关闭注册表编辑器，运行Office XP中的组件，点击“文件→打开”，在打开对话框中就可以看到新建立的按钮了。和默认标准按钮不同的是我们可以通过在“打开”对话框中单击鼠标右键来修改或删除这些自定义的按钮。需要说明的是，以上对注册表的修改，对Office XP的所有组件都有影响，而且不仅仅是“打开”对话框，包括“保存”、“另存为”对话框里的定位按钮都将随之改变。一分钟驾驭word 高效经典教程 1、Alt键的妙用 1. 按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。 2. 按住Alt再进行相应操作，还可以精确调整图形、艺术字等“对象”的形状、大小和在文档中的位置等。 3. 按住Alt后单击任意单元格可快速选定单元格所在列。按Alt键后双击表格中任意位置，可快速选定整个表格。 4. 按住Alt后拖动鼠标可以按列选定文本。 5. 按住Alt拖动菜单命令或工具栏上的图标可删除或移动该项到其他位置(同时还按住Ctrl则复制)。 2、双击、右击的妙用双击大多数对象，将弹出相应的设置对话框，可以快速设置有关项目；选定对象(或将光标置于特定位置)后右击，弹出的快速菜单常会出现工具栏和主菜单中没有的选项。 1. 双击横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置，会弹出“页面设置”对话框。 2. 双击标尺上栏间距区域，会弹出“分栏”对话框。 3. 双击标尺上任何一个制表位，会弹出“制表位”对话框。 4. 双击工具栏两侧空白处会弹出“自定义”对话框。如双击上下边线则工具栏会变为浮动工具栏。打开“自定义”对话框后右击菜单命令或工具按钮可修改它的样式。 5. 选定要复制的格式，再双击格式刷，可将选定格式多次复制到其他位置。 6. 快速拆分窗口：将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上，变成双向箭头后双击或拖动可拆分窗口。 7. 状态栏中的双击：双击状态栏的前两个框中任意位置可快速打开“查找和替换”对话框。双击“录制”则弹出“录制宏”对话框，双击“修订”、“扩展”、“改写”、书形图标则分别进入修订文档、扩展选定、改写、进行拼写与语法状态。 8. 在“文件”的“打开”对话框中，选定文件名后右击，选择“打印”可不打开文件而快速打印Word文档。 9. 选定多边形后右击，选择弹出菜单中的“编辑顶点”，按Ctrl不放，单击连线可增加顶点，单击顶点则删除该顶点。鼠标指针移到连线或顶点上右击还会出现许多选项。 3、关于段落、排版 1. 无法调整行间距，字间距：检查“页面设置”中的“字符数/行数”选项，设置为“使用默认字符数”，在“段落”对话框中就可调整行间距。 2. 设置特大字体：字体列表中的最大字体只有72磅。单击字体按钮后再键入你想要的磅数(最大为1638磅)，再按回车，可得到更大的字体。 3. “三色一无”的妙用：正文或图形等对象如果设为“白色”、“无线条色”、“无填充色”或“无边框”往往有特殊的作用：代替空格、隐藏、辅助排版(分栏、添加文字等)。 4. 格式刷的妙用：碰没碰过怎么也无法改变一些文字格式(或者改不成和其他内容相同的格式)的现象？用格式刷试试，往往奏效。 5. 查看字体、段落格式：按下Shift+F1组合键后，单击段落中任意文本，可查看该文本正在使用的字体、段落格式。 6. 撤消“自动更正”等自动功能：用“撤消”(Ctrl+z)来即时撤消由“自动更正”等产生的意外结果(撤消自动功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。 7. 快速替换模板：在“另存为”对话框的文件列表中找到文件~$(前缀为“~$”的临时文件)，将已打开编辑好的模板保存为该文件，重新启动Word即可。用此法也可替换其他正在使用的文件。 8. 无法调整“页面设置”中的项目：在更改纸张大小、方向时有时会出现错误提示而无法修改的现象，这多半是因为有些段落的栏宽太窄或左右边距太小造成的。打开“分栏”对话框后复选“栏宽相等”再进行其他设置即可。 9. 段落边框：选定多个段落后才能设置内部边框；可以拖动缩进标记调整外部边框的大小，还可以直接拖动边框线修改外部边框的位置。 4、关于快捷键、菜单、工具栏 1. 在主菜单上添加命令或工具按钮：使用800×600像素以上的分辨率，主菜单右边有很多空位置，把最常用的命令或图标放在上面，好处多多！ 2.快速自定义快捷键：按下“Ctrl+Alt+Num”组合键后，鼠标指针会变为花朵形，再执行要定义快捷的键盘或鼠标操作后，就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。 3. 漂移下拉菜单：单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按钮后，再拖动弹出列表的标题条到窗口中，可使该菜单漂移。 5、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形) 1. 图形等“对象”的上下叠放：插入文档的对象要和正文重叠，必须先设置图片格式中“文字环绕”为“无环绕”(此时图片浮于文字上方)，“叠放层次”设为“置于文字下方”就可将图片叠放在文字下面，形成“背景”或“水印”。 2. 编辑环绕顶点：单击“图片”工具栏上“文字环绕”中的“编辑环绕顶点”，图片周围会出现许多顶点，拖动它们可以调整文字环境位置，按住Ctrl键再单击顶点间连线(顶点)可以增加(或删除)顶点。 3. 图形裁剪后的恢复：可以用“图片”工具栏中的“裁剪”工具逆向拖动来恢复被裁剪掉的部分。 4. 旋转、编辑：插入文档中“剪贴画”，如果你先“取消组合”，再“组合”，就可整体旋转了。“取消组合”还可以修改各组成部分(以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑)。 5. 图片的再现：插入文档的图片，有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞，此时，单击“绘图”工具栏上的“选定”按钮，丢失的图片就无处藏身。 6. 图片或其他对象的“选定“：当图片等置于文字下或其他对象下时，有时再也不能用鼠标选定。只要单击“绘图”中的“选定”图标后，再移到对象上，就能单击“或划框”选定(选定一个后再按Tab可切换选定不同层次)。 7. 移动或复制对象：按住Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动(同时还按Ctrl则复制)图形等对象到新位置。 6、自动加密Word文档随着办公自动化的普及，用Word的人越来越多，我作为一家公司的文员，更离不开Word。公司为了保守商业机密，规定所有的Word文档必须加密，每次在Word菜单“工具”→“选项”的“保存”页中给文档加密不仅麻烦，而且密码常常被遗忘。为了省事，我用自动宏给Word做了一个通用密码，只要新建一个Word文档它就会自动进行加密工作，很方便！先录制一个新的宏。运行Word，在它的菜单中依次选择“工具”→“宏”→“录制新宏”。这时弹出一个“录制宏”对话框，我们在“宏名”中输入“Autonew”，在“将宏保存在”中选择“所有文档（）”，然后点击“确定”按钮。选择Word菜单的“工具”→“选项”，在“选项”对话框中选择“保存”页，然后在“打开权限密码”中输入自己定义的通用密码，比如“4rt84f”等，当输入完毕后单击“确定”按钮，这时会弹出一个“确认密码”的对话框，我们只需再次键入密码就行了，然后单击“确定”按钮。在Word菜单中依次选择“工具”→“宏”→“停止录制”。选择Word菜单的“文件”→“退出”，关闭Word，这样宏的录制工作就完成了。使用自动加密的Word文档。以后使用Word时，只需点击“新建空白文档”按钮（注：运行Word后Word自动新建的那个空文档没有被加密，只有手工新建的文档才会自动加密），就可如往常一样工作，根本感觉不出它有什么特殊的地方。验证加密效果。当我们完成工作后，照常保存并关闭文档，你同样感觉不到它有什么特殊之处，但如有人想打开这个文档，便会发现必须输入密码才行！ 7、巧用“稿纸”格式在WORD中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手： ①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档； ②左击“视图/页眉和页脚”选单项； ③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮； ④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令； ⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式； ⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡； ⑦将每页行数设置为31后确定； ⑧关闭“页眉/页脚”即可。 8、妙用Word中的自动图文集输入个人信息在使用Word工作、学习过程中，经常要重复的输入自己的个人信息。如：姓名、单位、家庭（学校）地址、电话、电子信箱、QQ号码……对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了？其实有许多办法可以解决这个问题的，比方说使用Word中的“自动图文集”就可以轻松地解决这个问题，帮助您快速地完成这些重复性地操作。 “自动图文集”的使用步骤如下： ①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字（可以包括图片、段落格式等，哈，在个人签名中加入个漂亮的图片可真的很不错）。比方说我选定地就是以下文字：姓名：蔬菜家庭地址：中国电话：1234567 电子信箱：feiyang@ QQ号码：88888888 ②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建”。在弹出的创建“自动图文集”对话框中，输入“自动图文集”的名字，如你的名字。在本例中假设你输入的是“个人信息”。 ③现在，请你在Word中键入“个人信息”。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时按F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。如果不需要该定义的格式，继续键入其他内容即可跳过。在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。 9、Word的压缩功能如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小，这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印。一般来说，如果Word文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘上，再到其它的电脑上合并。我想，这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践，发现Word本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能。当然，这不同于真正的压缩，只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单，步骤如下：第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片，应通过 Windows的“画笔”，将其存为一个文档。第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。第三、选择Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档所建立的文档相比，后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比，所占的空间又有明显地减小。 10、WORD打印到文件的应用 WORD文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点一下使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用户选择WORD打印文件的保存位置，再确定，WORD的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是 .prn。那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？一、为什么要使用WORD打印文件？ 1.普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持，而打印文件不须要WORD的支持，甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异地打印机的型号，就可以将保存的打印文件传递过去打印，而不必担心是否有相应的操作系统，是否有WORD以及是什么版本。 2.在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损失了全部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。二、生成打印文件打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上，在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可(如图)。三、打印文件的使用使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下，然后用COPY命令将打印文件发送到打印机，命令格式如下： copy 文件名 prn ／b 命令共四个部分，其中prn 指将输出设备指定为打印机；／b 指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印。四、需要注意的几个问题打印文件生成以后，就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了，只能直接发送到打印机。 2.打印时，打印机必须先打开，并连机。 3.生成WORD打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件，打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机，生成的打印文件是不同的，如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。 4.打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。一分钟驾驭word 高效经典教程2 1、Word文档加密技巧文档的安全是我们每个用户都非常关心的话题，尤其是在公共办公场所，如何更加有效地保护我们的文档，更是一个刻不容缓的问题。Word有着非常强大的文字编辑功能，是我们日常工作生活中十分常用的办公软件，同时Word本身也提供了许多安全和保护功能，下面就让我们来看看给Word文档加密的技巧。这几种方式，各有玄机，正所谓是“一山还比一山高”啊：普通加密首先打开需要加密的Word文档，选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“保存”标签，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入密码，然后点击“确定”按钮退出，最后将该文档保存即可。注意：“打开权限密码”和“修改权限密码”可以相同也可以不同，设置“打开权限密码”是为了防止别人打开该文档，而设置“修改权限密码”是为了防止别人修改该文档，如果只设置“修改权限密码”，那么别人仍然可以打开该文档，但是如果不知道密码的话，并不能做任何修改 2、word快捷键卡 Ctrl Ctrl+Shift Alt+Shift Ctrl+Alt A 全选all 大写allcaps 显示所有标题 B 粗体bold 粗体bold C 拷贝copy 格式拷贝copy format 关闭预览cancel 版权copyright符号 D 字体格式dot 分散对齐distribute 插入日期date E 居中对齐Center 修订edit 编辑邮件合并数据插入尾注endnote F 查找find 定义字体font 插入合并域插入脚注footnote G 定位go to H 替换huan 应用隐藏格式hide I 斜体italic 斜体italic 预览preview J 两端对齐adjust K 超级链接link 小型大写字母预览邮件合并自动套用格式 L 左对齐lef 列表样式list 显示 Listnum 域 M 左缩进margin 减少左缩进打印已合并文档批注动词margin N 新建new 降级为正文normal 合并文档普通视图 O 打开open 标记目录项大纲视图outline P 打印print 定义字符大小pound 插入页码page 页面视图page Q 取消段落格式quit symbol字体quick R 右对齐right 页眉页脚链接注册商标register? S 保存save 定义样式style 拆分窗口Split T 首行缩进indent 减小首行缩进时间time 商标trademarkrm U 下划线underline 下划线underline 更新域update 更新表格格式 V 粘贴格式粘贴插入自动图文集 W 写盘关闭write 只给词加下划线word X 剪切标记index entry Y 重复重复查找 Z 撤消默认字体样式返回 0 段前6p切换 1 单倍行距显示“标题 1” 应用“标题 1” 2 双倍行距显示“标题 2” 应用“标题 2” 3 锁定显示“标题 3” 应用“标题 3” 5 倍行距应用“标题 3” 应用“标题 5” = 下标和正常切换上标与正常切换 如果上面的功能不能用，请注意是否在英文输入状态。 3、如何同时打开多个文档? 在使用Word时，为了便于集中编辑或浏览，可以同时打开多个文档，下面就介绍几种方法。（1）在资料管理器中，选中要打开的多个WORD文档，按下回车键，系统会自动启动WORD97/2000，并将所选文档全部打开。在选择文档时，如果是要选中多个连续文档，可以按下Shift键再用鼠标单击相应的文件名；如果要选中多个不连续文档，就按下Ctrl键再用鼠标单击相应的文件名； 2）如果Word已经启动了，可以单击工具栏上的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中，找到文件所在目录，然后选择要打开的文件，单击“打开”按钮，就可以把选中的文件依次打开了。文件的选择方法与上面所讲是一致的。（3）如果文件在不同的目录中，可以在资源管理器中的相应目录中，选中要打开的文档，按下鼠标左键，将文档拖到任务栏中的WORD图标上（注意:此时的WORD中没有打开的文档），所选文档就被打开了；再找到其他目录，用同样方法将所选文档拖到WORD图标上 4、如何一次转换多篇文档？有时我们需要一次转换多篇文档，比如将HTML文件转为Word文件，或是将Word文件转为Txt格式的文件等，可以用下面的方法，图中的例子是将很多WPS 2000编辑的文件一次转换为Word 2000格式的文件。将要转换的文件放在同一个文件夹中，然后单击“文件”菜单中的“新建”命令，单击“其他文档”选项卡。选中“转换向导”图标，单击“确定”。出现“转换向导”，我们可以按照向导进行文件转换。选“下一步”。在这个对话框中，可以看到既可以将其他文件格式转换为Word文档格式，也可以将Word文档转为其他文件格式。我们选择第一个单选钮，并从下列表框中选择“WPS file”，再单击“下一步”。这一步是要求选择源文件夹和目标文件夹。单击“浏览”按钮，然后存放源文件的文件夹，再确定目标文件夹，点“确定”。这一步中要我们选择要转换的文件，可以单击“全选”按钮。单击“下一步”，单击“完成”。 “文件转换过程”可以要等上一段时间，对话框中会显示转进度。文件转换完后，转向导结束，会问我们是否还要转换其他文件。选择“否”，文件转换完成，你可以去目标文件夹中看一下了。注意如果“新建”对话框中没有“转换向导”，就需要进行安装。 5．Wrod功能键 Shift Ctrl Ctrl+Shift Alt Alt+Shift Ctrl+Alt F1 获得联机帮助Office助手内容敏感型帮助或展现格式定位至下一域定位至前一域 Microsoft系统信息 F2 移动文字或图形复制文本打印预览保存打开 F3 插入“自动图文集”词条改变字母大小写剪切到“图文场” 插入“图文场”中的内容创建“自动图文集”"词条 F4 重复上一操作重复“查找或定位” 关闭窗口退出Word 退出Word F5 定位移动到前一处修订还原文档窗口文档大小编辑书签还原程序窗口大小 F6 定位至下一窗格定位至前一窗格定位至下一窗口定位至前一窗口 F7 拼写同义词库 “控制”菜单中的“移动"命令。更新Word源文档中链接的信息查找拼写错误（自动拼写检查）中英词典 F8 扩展所选内容缩小所选内容 “大小”命令扩展所选内容（或块）运行宏 F9 更新选定域在域代码和其结果之间进行切换插入空域解除域的链接在所有域和它们的结果之间进行切换中运行Gotobutton或Macrobutton F10 激活菜单栏显示快捷菜单将文档窗口最大化激活标尺将程序窗口最大化 F11 定位至下一域定位至前一域锁定域解除对域的锁定显示Visual Basic代码 F12 另存为保存打开打印 6、在WORD输入特大字和特小字答：众所周知，在Word文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方，并且具有较好的阅读性。可是Word文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只能为5磅，那么如何输入比72磅还大或者比5磅更小的字呢？操作的步骤是：先选中要修饰的文本，然后点击菜单“格式”中的“字体”项，直接在“字号(S)”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为1～1638之间。在改变字体大小时，为了更具有直观性，可反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体逐渐增大，使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小，直到您满意为止一分钟驾驭word 高效经典教程3 1、在Word 2000中输入着重号对于经常进行汉语语言文学录入的朋友来说，着重号的输入是经常的事情。但是在使用Word时，我们会发现，对着重号的输入很不方便，一般只能通过点击"格式"菜单的"字体"子菜单，从弹出窗口中选择"着重号"并点击"确定"退出才行。这样做，对于长文档的录入来说，操作非常繁琐不便。其实，Word 2000能通过格式工具栏的"添加或删除"按钮功能来添加按钮，可以很方便地使用着重号。具体的做法是:点击"工具/自定义"，出现"自定义"窗口，选择自定义窗口中的"命令"标签，在左侧的类别窗口中选择"所有命令"选项，然后在右侧的命令窗口中找到"DotAccent"，用鼠标左键将其拖入格式工具栏，此时格式工具栏显示带有"ABC"三个字母(这三个字母下边有三个着重号)的一个按钮，然后关闭"自定义"窗口。此时，如果鼠标悬停在这个按钮上，提示信息为"着重号"。它的使用方法和我们使用格式工具栏的其他按钮如"加粗"、"倾斜"、"下划线"的按钮相同，并且可以和下划线同时使用而不发生冲突。这样是不是方便多了呢 2、WORD自动翻页技巧当在Word中阅读一篇较长的文章时，反复的翻页是一件很麻烦的事。其实，解决之道非常简单： 1、在Word中打开要阅读的文件，然后选择菜单“工具/宏/宏”。 2、在弹出的对话框中，在“宏的位置”一栏中选择“Word命令”，然后在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”并点击“运行”按钮。 3、现在，鼠标指针会自动跳到右边的滚动条上，鼠标指针在滚动条的上半部，则向上翻页，在下半部则向下翻页，放到中部则暂停翻页。鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。要关闭自动翻页功能，只要随便点一下鼠标，鼠标指针就会自动回到原来的位置。如果经常使用此功能，可以将它添加到工具栏中，方法是：选择“工具/自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”栏中选择“所有命令”，然后从“命令”框中将“AutoScroll”拖到工具栏上。此时工具栏上出现“自动滚动（A）”，单击则可启动自动滚动功能。 “自动滚动（A）”占用工具栏面积太大，可在拖上工具栏后，单击“更改所选内容/默认样式”，由于它没有特别的图标，可单击“更改按钮图标”进行选择，如果仍没有你喜欢的样式，可单击“编辑按钮图标”自己画一个，我就自己画了一个上下双向的箭头，即表意，又不占工具栏空间 3、改变文档的缺省目录所有Office文档的缺省目录是C盘下的My Documents文件夹，根据工作需要，我们可以轻松地改变它。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。 4、另有妙用的Ctrl＋Z 大家都知道，Ctrl＋Z的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗？Ctrl＋Z还有特殊的作用。先举一个例子，在没有改变W o rd缺省设置的情况下，在空行中输入：“1、计算机的实际应用”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。这时，Ctrl＋Z就发挥作用了。我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一下Ctrl＋Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl＋Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现Ctrl＋Z的妙用。 5、双面打印Word文档在使用Word编辑打印文字资料时，常常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的反正面上，其中一侧的宽度要比另一侧宽一些做为装订线。下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打印来介绍具体的设置过程。 1.页面设置。一篇文字资料输入完毕后，通过选择Word选单中文件选单下的页面设置选项，设置纸张大小，如这里选择的是b5纸，在字符数/行数页框中，选择每一页打印的行数和每行要打印的字数。在页边距页框中的设置决定着能否进行双面打印，在这里主要对页边距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，在这里笔者设置该页面的内侧、外侧值都为20毫米，同时设置装订线的值为10毫米，选择对称页边距，这样双面打印的页面设置完毕，设置结果如图1所示。 2.打印设置。进入打印设置窗口中，选择双面打印，由于激光打印机出纸的顺序不同。这时要进行的设置也有所不同，如使用打印机的上出纸，要进入选项设置，即用鼠标点击选项按钮，在双面打印选项中，将打印顺序2选中，即窗口上显示顺序为6、4、2。使用下出纸，不用这步设置。全部设置完毕即可进行双面打印了 6、解决打开Word文档无响应如果在你进行打开Word文档的操作时，Word没有响应，可能的原因和对策如下。一、文件名太长虽然Word文档可以使用最长为255个字符的长文件名，但实际上如果Word文档的文件名加上其完整路径的字符数超过了223个字符，则Word就已经不能对其进行打开操作了。这时，请缩短文件名，或将文件移动到靠近文件夹层次结构顶部的另一文件夹中，然后再重新尝试打开该文件。二、磁盘可能已满因为Word每打开一个文档，都要同时生成一个以“~$+原文件名”为名称的临时文件，并保存在与原文件相同的磁盘文件夹中，如果原文档所在磁盘空间已满，则无法存放该临时文件，从而引起Word没有响应的故障。此时，请尝试将文件移动到其他驱动器上，以获取更多的可用空间。三、文档可能已经损坏如果Word文档已经损坏，则在试图打开时Word会没有反应。这时，你可以使用Word提供的专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。要恢复受损Word文档中的文字，请按下述步骤操作： 1.单击“工具”→“选项”→“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框，“确定”。 2.单击常用工具栏中的“打开”，在“文件类型”下拉列表框中，选择“从任意文件中恢复文本”选项。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”选项，则需要安装相应的文件转换器。 3.像通常一样打开Word文档。在你使用文件转换器成功打开损坏文档后，可将它保存为Word格式或其他格式（例如文本格式或HTML格式），文档中的段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字，但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。四、重新启动Word 如果故障出在你刚刚给文档添加了大量的样式之后，请退出并重新启动Word，然后重新尝试打开文件。如果Word本身已停止了响应，则应按下Ctrl+Alt+Del组合键，系统弹出“关闭程序”对话框，单击其中的“Microsoft Word”程序，单击“结束任务”按钮（见图2），关闭停止响应的Word文档窗口。然后重新启动Word，并尝试打开文件。 7、Word 2000绘图技巧集锦 1、多次使用同一绘图工具一般情况下，单击某一绘图工具后可绘制相应的图形，但只能使用一次。如果想多次连续使用同一绘图工具，可在相应的绘图工具按钮上双击，此时按钮将一直处于按下状态，当你不需要此工具时，可用鼠标单击或按“ESC”键。如果接着换用别的工具，则直接单击将要使用的工具按钮，同时释放原来多次使用的绘图工具。 2、画箭头的技巧 Word提供的绘图工具中没有直接用来画箭头的，但通过改变图形对象格式可方便地画出箭头。首先用直线工具画一线段，单击选定该线段，可用下面的三种方法激活“图形对象”对话框：一是在“格式”菜单中执行“图形对象”命令，二是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头的标志时，双击鼠标左键，三是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头标志时，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“设置图形对象格式”选项。激活“图形对象”对话框后，可在对话框中设置箭头的样式、宽度、长度。另一种方法是在选定线段后单击绘图工具条中的“线型”按钮，可以选择带箭头的直线，但不能直接改变箭头的样式。 3、画直线的技巧如果想画水平、垂直或30、45、75度角的直线，则固定一个端点后在拖动鼠标时按住 Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，合适后松开Shift键即可。 4、画弧的技巧按住Shift键拖动鼠标可画出45度圆弧，按住Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的弧线，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的45度弧线。鼠标拖动的距离决定弧线的长短，拖动的方向决定弧线开口的方向。 5、画矩形的技巧按住Shift键拖动鼠标会画出一个正方形，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的矩形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正方形。 6、画椭圆的技巧按住Shift键可画出一个正圆形，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的椭圆形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正圆形。 7、文本框和垂直文本框的互换文本框和垂直文本框的区别在于框中文字的排列方式，事实上，无论哪一种文本框，选中后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“正文排列”，可以改变文字的排列方式，从而实现文本框和垂直文本框的互换。 8、图形对象的选择技巧选择所有图形对象可用Ctrl+A ，若不是选择全部图形对象，要首先单击绘图工具栏上的“选择图形对象”按钮，然后才能选择。选择多个图形对象的方法是按住Shift键后用鼠标逐个选择所需对象。 8、WORD 高级编辑技巧六则为了发挥WORD的强大功能，我们在文字编辑时注意使用一些技巧，可以使我们的工作得到事半功倍的效果。我们在编辑长文档时可以使用以下几则编辑技巧来提高自己的工作效率。一、创建自动翻页功能 Word中有自动翻页功能，可根据需要调整翻页速度，设定该功能后，只需点击一下鼠标，便可对文本自动翻页。方法是：在菜单栏中选择“工具/自定义”，弹出自定义对话框后，选择“命令”选项，在“类别”栏中选择“所有命令”，然后在“命令”框中用鼠标点击“AutoScroll”，并拖到工具栏上，于是工具栏上就多了一个“自动滚动”按钮。使用它时只需打开一个文本，然后点击“自动滚动”按钮，此时鼠标在文本的右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角，将黑三角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动，移动到下半部文本则自动向下滚动，放到中部则暂停翻页。“黑三角”越靠近滚动条的两端，文本滚动的速度越快。另外，在滚动条上有一个随文本一起移动的“方框”，随时告知你文本显示的进度。点击鼠标左键，便自动返回到编辑状态；再次点击“自动滚动”按钮，则继续浏览文本。二、在文档中快速跳转单击“视图/文档结构图”菜单，显示“文档结构图”，然后在“文档结构图”的左窗口中单击某个标题，就可立即跳转到文档的相应位置。要关闭“文档结构图”，可再次单击“视图/文档结构图”菜单。三、在长文档中移动或复制对象选择“窗口/拆分”，把拆分栏拖动到所需位置，将当前文档拆分为两个窗口，然后拖动鼠标左键、选定对象，按下Ctrl键、拖动对象穿过拆分栏到达指定位置。拖动时，不按下Ctrl键是移动对象。四、纵横页面混排默认文档是横向的，如果要把选定文字排为纵向，则先选定这些文字，然后单击“文件”菜单中的“页面设置”，在“正文排列”中选择“纵向”选项，“应用范围”框中选择“所选文字”，即可将选定文字排为纵向。下面是Web应用中的两则技巧，希望对大家有所帮助。五、Web 地址自动转换为超级链接如果在文档中输入Web 地址，不希望自动转换为超级链接，可以单击“工具/自动更正”，系统弹出“自动更正”窗口，选择“自动套用格式”选项，然后取消“Internet 及网络路径替换为超级链接”选项左边的复选框，单击“确定”即可。如果希望将输入的Web网址定义为块，然后执行“插入/超级链接”命令（或按下Ctrl+K按钮），在弹出的窗口中输入网络地址等数据；将某个已有的超级链接定义为块之后，单击“鼠标右键/超级链接/取消链接”按钮，则可手工取消该超级链接。六、将Word文件转换成电子邮件，立即发送单击常用工具栏上的“电子邮件”按钮，窗口变成发送邮件时的界面，此时还没有打开Outlook程序。单击“收件人”按钮，打开“选择收件人”对话框，在收件人列表中，选择需要的收件人，选中“收件人”后，单击“确定”按钮，接着点一下“发送副本”按钮就可以把Word文件作为电子邮件发出去了。 WORD的编辑技巧很多，你掌握得越多，对你的帮助越大。特别是经常进行文字编辑的人们，一定要多总结一些编辑技巧，提高自己的编辑水平，使自己的文档编辑的更快更美观。一分钟驾驭word 高效经典教程4 9、Word进阶技巧（上）同时编辑长文档的多个部分同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。同时保存或关闭多个文档同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。在长文档中快速漫游在文档中漫游。单击常用工具栏上（就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏，靠近右边，唉，没办法学问多了，盖都盖不住）的“文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中，可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。加入动态文字让文档动起来。在Word97文档中使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。为文字添加动态效果的方法是： ⑴选定要添加动态效果的文字。 ⑵单击“格式”菜单中的“字体”项打开字体对话框，然后单击“动态效果”选项框。 ⑶在“动态效果”框中单击所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等），然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果，可单击“动态效果”框中的“无”选项。添加彩色背景为文档添加彩色背景。Word97你可为改变文档的背景以使眼睛舒适，为文档添加背景的方法是： ⑴单击“格式”菜单中的“背景”项，然后在弹出的图形菜单中单击所需要的填充色或单击“填充效果”项。 ⑵如果在上一步单击“填充效果”项，就会打开“填充效果”对话框，可以以其中选择过渡、纹理或带图案的背景。 ⑶选好各项后，单击“确定”按钮即可。添加常用中文标点和其它符号工具栏添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令，装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了。将位于Program files\Microsoft Office \Office\Macros文件夹中的模块文件复制到 Program files\Microsoft Office\Startup文件夹中，然后重新启动Word97，就可以得到标点符号工具栏，你可以通过“插入”菜单中的“符号”来选择标点符号。 10、Word进阶技巧（下）快速保存首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保存文档。然后，word的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。多处剪切，一处粘贴用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置；⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入” 按钮。顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”， Word在“预览”框中可显示内容。文字块的快速、重复录入方法用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后，只要你录入“赛迪”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词条”便被添加文档中。插入中英对译的翻译结果注意:首先，要确认“词典”命令出现在菜单上，按Alt+Shift+F7试试，没反映？安装吧——用word安装盘安装词典组件才行。用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:⑴从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框;⑵键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;⑶单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;⑷在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。 Word文档转为演示文档许多人都习惯在PowerPoint环境中制作幻灯片，即使手头有一个现成的Word文稿讲义，也不知如何将其变成PowerPoint演示文稿，还要打开PowerPoint重新输入文字。其实，Word和PowerPoint两个软件早为你考虑周到了，只需几下简单的操作，你的一篇Word文档即可轻松转换为PowerPoint演示文稿。本文提供两种方法供您选择。导入Word文档先在Word的大纲视图下，创建一个Word大纲文件，存盘；然后打开PowerPoint程序，单击菜单栏上的“插入”，选“幻灯片（从大纲）”，在打开的插入大纲对话框中选中刚才存盘的Word大纲文档，单击［插入］，这样，Word大纲文档就变成了PowerPoint演示文稿。二者的对应关系是：Word大纲文档的一级标题变为PowerPoint演示文稿页面的标题，Word大纲文档的二级标题变为PowerPoint演示文稿页面的第一级正文，Word大纲文档的三级标题变为PowerPoint演示文稿页面第一级正文下的主要内容，其余依次类推。这个途径要求你在Word大纲视图下编辑文档，对于习惯于Word页面视图的朋友来说有些不太方便，那么请看下法。直接创建演示文稿如果你在Word的页面视图下已写好了内容或者是以前用Word编的一篇文章，想把它们制成幻灯片，就可以在Word中应用“样式”和快捷键来直接创建演示文稿。先解释一下什么是样式：样式是Word中早就有的功能，只不过我们很少用到它，使用样式功能可以使文档的创建和管理易如反掌。样式工具栏就在操作界面的左上端，通常都写着“正文”两个字。点击右侧的向下箭头，会出现“标题1、标题2、标题3……正文”等内容。您还可以按住“Shift”键的同时点击向下箭头，看看会出现什么情况？请先把你认为要作为一张幻灯片标题的地方选中，然后选择“标题1”，其他也依次类推。然后在菜单栏上选择“工具／自定义”，再在弹出的对话框中选“命令”选项卡，从左窗口中选“所有命令”，从右窗口中找到“Present It”命令。用鼠标左键按住并拖动“Present It”至Word的菜单栏或工具栏均可。用此快捷键可直接调用PowerPoint程序，并把当前的Word文档直接转换为PowerPoint演示文稿，以大纲视图显示。点击“PresentIt”后你会发现，用标题1样式定义过的标题全都作为独立的一页幻灯片。如果你没给Word文档定义样式，点击［Present It］后，PowerPoint会把文档的每一段落作为一张幻灯片，是不是很简单啊？以后你尽可以在你习惯的Word下编排文章，然后轻松地转为PowerPoint演示文稿。当然，你也可以把任何以前的Word文档或你找来的文章转换为你需要的PowerPoint演示文稿。文稿转换好了以后，剩下的修饰想必你肯定自己会料理了。宏是Word提供的有力工具，使用宏可以快速得到重复执行的命令或内容（不同于剪贴板，宏可以定制在不同时间内使用）。比如，我们可以把一个作者通讯地址录制成一个宏，那么当作者在文章中需要填写通讯地址时，点击通讯地址宏的命令按钮，就可以把作者的通讯地址添加到文档中，而不必重复书写它。宏的录制宏的录制过程非常简单。在我们决定录制宏之前，首先要确定将要录制宏的名称，比如我们要录制一个宏的名字为“通讯地址”，然后开始录制宏。过程如下：启动Word并选择菜单行的工具栏，点击“宏”菜单项；点击“录制新宏”；出现宏的录制画面，见图1。填写宏的名称“通讯地址”后点击[确定]开始录制宏。此后，可以输入地址内容，然后停止录制。在录制宏的画面中，有两个命令按钮和一个图标。一个命令按钮是“结束宏的录制”；另一个命令按钮是“暂停宏的录制”。一个图标是“宏正在录制的标志”。图2是宏录制时的画面。宏的维护录制宏之后，如果某一宏的内容需要修改，或者某一个不需要的宏被删除时，请按如下步骤操作：打开菜单的“工具”栏，点击“宏”选项，再点击“宏”项就打开了宏管理的对话框。我们可以用[编辑]按钮进行宏内容的编辑，使用[删除]按钮删除将要被删除的宏。宏的使用 1、利用菜单使用宏利用菜单使用宏的过程非常简单（但不是很方便）。其过程同宏的维护过程，打开宏维护的对话框，选择宏的名字，点击[运行]即可。 2、创建与使用快捷图标快捷图标使用简单，而且快速，我们只需要点击宏的快捷图标即可执行宏。建立宏快捷图标的过程如下：打开菜单“工具”栏，点击“自定义”选项。在自定义对话框的左边下拉列表中寻找并点击“宏”选项，见图4。把对话框右边的宏使用鼠标拖到Word的快捷图标栏上，即可完成宏快捷图标的创建。 3、宏快捷图标的更改在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹出下拉菜单后点击“更改按钮图标”项，出现系统提供的多个按钮图标供选择。 4、宏快捷图标的删除在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹出下拉菜单后点击“删除”项，即可把不需要的宏快捷图标删除掉。一分钟驾驭word 高效经典教程5 1、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。 2、Word中取消文本录入过程中的自动编号可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。 3、在Word中设置上下标注首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。 4、Word中方便快捷选择字体号为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文WORD菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑“界面，然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的“字体项“，在“字体项“ 有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。 5、删除空行对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。 6、按姓氏笔画排序在Word的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用方法是：选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”（而不是“姓名笔画”）的递增（或递减）排列好了。 7、显示过宽文档在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。 8、在WORD中输入英语音标如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标？有一个非常简单办法可以解决这个问题。如果你的计算机中装有金山词霸的话，在把英语翻译成中文时，你会发现屏幕上显示出了用国际音标标注的英文单词的发音音标，这表明计算机在安装了金山词霸后，一定在其内部安装了含有英语音标的字库。这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹Fonts中，其文件名是，字体名是kingsoft phonetic。进入中文WORD，需要输入音标时，可在“插入”菜单下选择“符号”，在“符号”选项卡下“字体”下拉菜单中选择“kingsoft phonetic plain”，这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上，选择你所需要的音标双击之即插入到文章中。如果你的计算机中没有安装金山词霸，那也没关系，你只要到装有金山词霸的机器上（或光盘中）把含有音标的字体文件复制到你的计算机即可。方法是：在有金山词霸的计算机上找到文件夹windows\\fonts\\，将其中的名为的字体文件有鼠标拖放复制到A盘中（注意此时用鼠标右键采用发送到A盘的方法进行复制是无效的），然后再在你的计算机上把它拖放复制到windows\\fonts文件夹中就行了。 9、在Word中标注汉语拼音在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤操作即可：先选择需标注拼音的文字，然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令，接着在各文字相对应的方框中输入拼音。最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。 10、给跨页的表格自动添加表头如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。一分钟驾驭word 高效经典教程6 1、给Word文件减肥在Word中输入一点儿文字，很容易就达到几十KB，真不知微软是怎么回事，好像觉得我们的硬盘太大了似的。所以，很有必要给Word文件减减肥。具体方法：只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。 2、取消自作聪明的超级链接当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，只要在文件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。但是，有时候我们并不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在Word中选择“工具”→“自动更正”，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。再单击“确定”，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。 3、实现Word个性模板用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。 ①进入WordXP的模板文件夹，在Windows 9x和Windows Me下为C:\\Windows\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为C:\\Documents and Settings\\用户名\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。 ②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。 ③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。 ④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时原模板已经启动，所以无法直接保存为文件。在此，笔者将它保存为文件。 ⑤再次进入C:\\Windows\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件和。选中文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为文件，按照此法再将新的模板文件重命名为文件。 ⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。 4、巧用“稿纸”格式在WORD中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手： ①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档； ②左击“视图/页眉和页脚”选单项； ③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮； ④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令； ⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式； ⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡； ⑦将每页行数设置为31后确定； ⑧关闭“页眉/页脚”即可。 5、突然遇到停电或死机时抢救Word文件有妙招你是否遇到过这样的事情：用Word工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机，此时的你是否有欲哭无泪的感觉？唉，这就叫“天有不测风云”。不过，不要担心，我有办法。下面是具体的操作方法： ①首先按菜单“工具”，再按“选项”； ②接着找出Word自动记录文件的位置：按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。 ③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C(复制)，再点击一下“取消”按钮回到Word下。注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。 ④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。 ⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。到这儿，你的文件就重新“活”了，还不快试试？ 6、在WORD中计算某一字符串出现的次数在WORD中怎样统计某个字符串在文章中出现的次数呢？可以这样做：使用“替换”对话框，在“查找内容”和“替换为”的对话框中填入欲统计的字符串，按“全部替换”命令。执行完命令后，WORD会弹出对话框提示有XX个被替换（XX就是该字符串出现的次数）。 7、用格式刷多次复制格式大家都习惯这样使用格式刷：选中所要复制的格式文字，单击格式刷按钮，然后将格式刷光标移动到所要格式化的文字位置，按鼠标左键拖曳所选范围，放开左键，实现了格式复制。要多次复制一种格式，则多次重复刚才的步骤。其实WORD中提供了多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。 8、打印或预览多页的表格中每一页都看到标题遇到WORD中超过一页的表格，可能会这样处理：把标题复制到每一页的开始部分，以确保每一页的表格都有标题。但是如果你对文章内容进行增加或删除，都会造成重新分页，你先前复制标题可能会跑到页的其它位置。你可以这样做：选中表格的主题行，在“表格”菜单中选择“标题行重复”选项。当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了。前提是表格必须是自动分页的。 9、美丽的水平分隔线使用WORD时，在一行的开始位置连续键入三个以上的“－”?减号?，然后回车，会出现一行细水平分隔线。这就是WORD的自动更正功能。你可以利用这个功能创作出许多漂亮的水平分隔线，如下表所示：要实现上面的功能，必须做以下设置：从“工具”菜单中选择“自动更正”命令，在对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，将“键入时自动应用”下的“边框”复选框勾上。 10、用目录快速定位目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，阅读者就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找这些内容。下面介绍使用内部标题样式创建目录的方法： 1、单击要建立目录的地方，通常是文档的最前面； 2、选择“插入”菜单的“索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框； 3、在对话框中选择“目录”选项卡； 4、选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框； 5、在“格式”框中选择一种目录格式，在“显示级别”框中键入或者选择一种显示级别。显示级别是指在目录中从最高级开始显示的级别数； 6、若要对其它选项进行设置，单击“选项”按钮进行。在选定了各选项后，单击“确定”按钮。这样，WORD就会在指定的地方建立目录，目录中的页码是由Word自动确定的。编制好目录后，Word将搜索带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，并且在文档中显示目录，还可以利用它在联机文档中快速漫游。将鼠标指针移动到目录的页码上，你会看到鼠标指针变成了手形，单击左键即可跳转到文档中相应的标题下。一分钟驾驭word 高效经典教程7 1、在长文档中快速漫游在文档中漫游。单击常用工具栏上（就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏，靠近右边，唉，没办法学问多了，盖都盖不住）的“文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中，可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。 2、快速打开文档快速打开文档可以节省寻找的时间，下面介绍几种快速打开文档的方法： (1)用Win98的开始菜单打开。首先单击Win98的“开始”按钮，指向“文档”菜单项，单击要打开的文档即可打开该文档。若WORD还没有执行，Windows98会自动运行并打开文档。 (2)用“文件”菜单打开。选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。WORD可最多保存9个最近编辑过的文件名，程序的缺省设置是4个，若要改变其设置，可选到“工具”菜单中“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，设置“列出最近使用的文件数”即可。 (3)在 Word 中打开最近浏览过的文件。在“Web工具栏”上，单击单击“返回”按钮，可打开在 WORD 中查看的上一篇文档；单击“向前”按钮，可打开在 Word 中查看的下一篇文档。单击“地址”栏的下拉列表，用鼠标指向要打开的文档，即可打开需要的文档。 (4)用“资源管理器”打开文档。在Win98中打开“资源管理器”，用它找到要打开文档的文件夹，然后双击该文档即可打开。 3、快速显示多个文档单击“窗口”菜单的“全部重排”菜单项，这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏幕上，每个文档存在于一个小窗口中，且当前也只有那个标题栏高亮显示窗口中的文档被激活，若需要切换，你可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。 4、快速切换多文档在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同，只是在多文档窗口之间需要进行窗口切换，进行切换的方法有三种： (1)WORD处理的每个文档都作为一个任务，在Windows的任务栏上都有一个图标，你可以单击任务栏上的文档图标进行切换； (2)选择“窗口”菜单，单击所需的文档即可； (3)在当前激活窗口中，按组合键Ctrl+Shift+F6可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名列表上的下一个文档，并且可按窗口文档标号顺序循环切换。 5、如何在WORD中调整汉字与英文字母间的距离在中文WORD中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入"中文Windows98的新特性"，在"中文"和"Windows"之间以及"98"与"的"之间都有这段间隔。这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的区别，使文档一目了然，但有时我们也需要关闭此功能，关闭的方法如下：A、按CTRL+A选定全部文档；B、选择"格式"/"段落"/"其他"；C、在"其他"选项卡中取消"字符间距"设置框下面的"中、英文间自动调整间距"和"中文、数字间自动调整间距"选项左边的复选框。 6、如何在WORD中任意修改字间距在WORD中修改字间距很不直观，有些用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。 WORD的字距有"标准"、"加宽"、"紧缩"等三种字间距，其中"标准"字距即默认字间距，它的实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。"加宽"间距则是在 "标准"的基础上再增加一个用户指定的数值，"紧缩"则是在"标准"的基础上减去一个用户指定的数值。由于"加宽"和"紧缩"都是在"标准"的基础上进行调整，字号变化时，间距也会自动调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。调整字间距的方法如下：A、选定文本；B、选择"格式"/"字体"，选择"字符间距"选项卡；C、在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值。最后确定即可。 7、如何在WORD中任意修改行距在WORD中提供了很多种标准的行距供选择，在"格式"/"段落"的"缩进和间距"选项页，在"行距"框里提供了行距的选择列表。包括"单倍行距"、"最小行距"等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如，当我们希望行距尽可能小时用"最小行距"就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小，必须将行距设置为"固定值"，然后在右边的"设置值"对话框里任意输入行距的磅数即可。 8、鼠标快捷操作Word 如果你经常要录入较长的文档，常常会遇到需要对跨度较远的不同文字的编辑操作，翻来覆去，实在辛苦。这时另外一个不为人注意的小东西就派上用场了，它就是位于窗口右边滚动条上方、与带黑三角形的按钮相邻的一个很扁的折叠起来的滚动条。把鼠标放在上面，鼠标就会变成一个如同十字架的上下箭头，在这种状态下双击左键，窗口就会上下一分为二，这样我们就可以在不同的窗口中对同一文档的不同位置的内容分别进行操作(其作用就相当于“窗口”中的“折分”)。我们还可以按住该滚动条并往下拖，这样也可以把窗口分成两个，窗口的大小可以用鼠标来调整。 9、快速输入上下标在文字处理过程中，经常会遇到上下标这种表示方法，在进行上下标输入时，常用的方法是选定作为上下标的字符，在“格式”下拉菜单中选择“字体”，在“效果选项”中选择上标或下标，然后按“确定”键。再继续下面文字的输入时，又必须按上述操作取消上下标设定，如此操作总感繁琐。下面介绍一种较为方便的方法：在工具按钮栏中按下鼠标右键选择自定义，在“工具栏”选项中选择“格式”，利用鼠标将“x2”和“x2”按钮拖至文档输入界面的工具栏中，将原工具栏中不常用的按钮拖回来，然后关闭此对话框，这就完成了设定。在文字输入过程中，需要上下标时，先按“x2”或“x2”按钮，再输入上下标字符，然后再按一下“x2”或“x2”按钮，则又恢复到正常状态，可以继续后面文字的输入。 10、快速输入特殊字符写作时，特殊字符输入通常是由“插入[I]”菜单，选择“符号[S]…”，在弹出的对话框内选择字体类型，再找到所需的字符后插入的。这种方法并不理想，原因是输入时双手都在键盘上，频繁使用鼠标无疑会降低录入速度，而且需建立多个宏命令，生成的工具栏还会占用一部分文本显示区域。最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键，例如经常输入字符α、β、γ、μ，通过“插入[I]”菜单中“符号[S]…”找到相应的字符，点“快捷键[K]…”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内（通常为Alt+某字符组成组合键），再按“指定[A]”即可。自定义的快捷键应容易联想，便于记忆。这样在用到定义的特殊字符时，手不离键盘，即可进行快速输入。一分钟驾驭word 高效经典教程8 1、WORD调用外部程序技巧二则 Word是我们日常办公的常用软件之一，在某些特殊情况下，我们在编辑Word文档的时候，可能要调用其它程序，通常的做法是打开“开始”菜单，然后找到“程序”中的相应命令，如果我们安装的软件比较多，那么要从众多“程序”菜单中快速找到自己所需的程序，也并不是一件非常容易的事，再说有的程序并不在“程序”菜单中，如果从文件夹中去打开的话，就更麻烦了，那么能不能在Word中直接调用外部程序呢？下面就以在Word中调用计算器程序为例，看一下具体的操作方法。 1、利用宏命令：单击“工具”菜单中的“宏”命令，在出现的“宏”对话框中输入宏名“计算器”，在“宏的位置”框中选择“所有活动模板和文档”选项，以便在任何时候都可以使用这个宏，然后单击“创建”按钮进入宏编辑状态，输入以下代码：Shell "C:\WINDOWS\"，最后单击“文件”菜单中的“保存”命令，退出宏编辑状态，回到Word中。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“命令”标签中“宏”类别，找到我们刚才编辑“计算器”宏，把它拖到工具栏上，以后我们要调用计算器的时候，只需单击该按钮即可。 2、利用分配超链接：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框打开的情况下，鼠标右键单击工具栏上的“插入超链接”按钮或者其它按钮，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接”中的“打开”命令，在打开的“分配超链接”对话框中，按下“查找范围”右侧的下拉按钮，找到C:\WINDOWS\，按下“确定”按钮退出，以后要调用计算器的时候，只要单击“插入超链接”按钮，就会弹出一个安全警示对话框，单击“确定”按钮即可启动计算器程序。如果你还想进一步个性化的话，可以在如图1所示的菜单中进行“命名”、“编辑按钮图像”和“更改按钮图像”等操作。注意：在第一步选择工具栏按钮的时候，尽量选择那些平常用不到的按钮，因为“分配超链接”会将替换当前分派给该按钮的命令，比如我们上面的例子使用了“插入超链接”按钮来调用计算器，那么以后单击“插入超链接”按钮时，就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了，如果你要插入超链接的时候可以通过“插入”菜单中的“超链接”命令来实现。如果想要撤销分配超链接的话，只需选择“重新设置”命令，或者选择“编辑超链接”中的“删除超链接”命令即可恢复该按钮原有的功能。分配超链接的对象不一定是应用程序，也可以是文件夹和具体文件，如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹，如果是文件的话，系统就会调用相关的程序来打开该文件。以上两种方法不但适合Word，而且也适合Excel、PowerPoint等其它Office程序。 2、方便地访问您经常使用的文档工作菜单是一个鲜为人知的重要Word特性。您可以使用工具菜单来保存常用Word文件的方便访问列表。要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中：在“工具”菜单中，点击“自定义”，然后点击“命令”选项卡。在“类别”方框中，点击“内置菜单”。点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中。有了适当位置的工作菜单，您就可以将任意打开的Word文档添加到您的列表中。下面是所用的选项：要将当前的文档添加到工作菜单中，请在“工作”菜单中，点击“添加到‘工作’菜单”。要打开工作菜单中文档，请在“工作”菜单中，点击您希望打开的文档。要从工作菜单中删除一个文档：按CTRL+ALT+－ (破折号键)。您的指针将变成大的粗体下划线。在“工作”菜单中，点击您希望删除的文档。 3、使用文本框定位剪贴画文本框是可移动、可改变大小的文本或图片容器。在Microsoft Word中，当您需要精确控制文档中剪贴画的位置时，您可以使用文本框。在“绘图”工具栏中，点击“文本框”。点击包含“在此处创建图形”的文本框边界，然后点击出现的文本框，并把它拖动到您希望定位图片的位置上。要在文本框中添加剪贴画，请将光标放在其中，点击菜单栏中的“插入”，指向“图片”，然后点击“剪贴画”。在“插入剪贴画”任务窗格中，使用搜索界面来选择您的剪贴画。您可以使用“绘图”工具栏中的其他选项来改进一个文本框—例如更改填充的颜色—就和您可以对其他绘图对象做的一样。当使用文本框来显示图片时，请确保将文本框的线条颜色改为“无线条颜色”。 4、用WORD自制信封 1、选择纸型选择“文件”菜单中“页面设置”命令下的“纸型”选项，选择“A4”纸，在“页边距”选项选择“方向”为“横向”，然后单击“确定”按钮。 2、制作邮政编码栏在工具栏中单击“插入表格”，在“插入表格”的对话框中填入11列1行，在“自动调整操作”的“固定列宽”中输入“1厘米”然后单击“确定”按钮。再分别选定表格的第2列，单击右键，在所弹出的右键快捷菜单中选择“表格属性”，在弹出的对话框中，将“列”的尺寸设置为“厘米”，然后选择单击“下一列”，依次将第4、6、8、10列都设置为“厘米”，最后，单击工具栏中的“橡皮”，把第2、4、6、8、10列的表格上下线擦去，邮政编码栏就制作完成了。 3、贴邮票栏的制作选择“插入”菜单的“文本框”的“横排”命令，这时会出现一个大的图形框，并写有“在此处建立图形”的文字，单击“撤消”按钮，这个画布区就会消失了，然后在纸张的右上角位置，单击并拖动鼠标，出现一个文本框，并在文本框中输入“贴邮票处”，字体为黑体四号字，接着双击文本框，在弹出的对话框中对“大小”选项中的“高度与宽度”都设置为“厘米”，在“文本框”中对“内部边距”的“左右”设置为“厘米”“上下”设置为“厘米”，然后单击“确定”按钮。 4、地址内容的制作只要将你的具体地址、联系电话、邮政编码，甚至QQ号或个人网址，都整齐地排列在这里即可。 5、空角的点缀信封的左下角是最能体现你的独特风格的一块开垦地，假如你是一个很喜欢宠物的朋友，你不妨添个小猫、小狗类的图片，或者你是一个性情优雅的朋友，添加个小花小草或简单的风景画，这张信封立即会生动活泼许多。其实很容易做到这样，因为Word内置了许多剪贴画，选择“插入”菜单中的“图片”的“剪贴画”，在弹出的对话框中有许多各种类别的图片，你只要选择喜欢的剪贴画，插入即可。如果你对所插入的图片还不够满意，只要单击所插入的图片，这时，一个“图片”工具栏就会出现，这可以对这张图片的灰白度、对比度、亮度进行调整。什么？图片太大，很简单，选定图片，在图片的四周的边角处拖动，可调整任意大小。如果你擅长画画，那你完全可以自己动手在“画笔”里画一幅亲笔画，再将画粘贴到这里，相信信封的独具匠心更会令你喜不自禁。特别提示：由于A4纸高度为21cm，也就是说信封的封皮和封皮背面以及粘贴部分为21cm，因此所有的文字不得超过10cm，否则，信封上内容距所折边缘太近，甚至出现在背面。A4纸宽度比信封长度长，这个尺寸可以自由掌握，一般控制在20cm~25cm之间比较适宜，也就是说封皮正面内容保证在20~25cm内即可。你一定会做出个性十足的信封来，我相信。 5、定义印刷样式的页眉印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实word也可以达到这个功能 1、插入页码：位置--页眉，对齐方式--外侧 2、分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：STYLEREF "标题 1" (其中"标题 1"为你想使用的样式名称) 3、通过制表位调节显示位置使其美观 4、根据章节划分应用样式后，页眉自动显示相应的标题如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样。 6、如何将数据库直接转换为word表格？视图---〉工具栏---〉数据库---〉调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮---〉选择数据源---〉浏览找到所需要插入的数据库(表)，当然首先确定使插入access数据库还是vfp、dbase等类型数据表---〉选择所需要插入的字段---〉确定---〉调整。 7、如何把WORD文档转换成图形文件这是一种最简单的方法: 打开WORD----新建一个空白文档---打开资源管理器----将你要转换的文档直接拖到WORD的空白文档里____OK~! 8、创建项目符号和编号的方法 Word可以为提纲式的列表加上各种项目符号或编号，使文档组织更有条理和重点更突出。创建好列表后，还可以按笔划顺序、编号顺序或创建日期对列表排序。创建项目符号和编号的方法有几种，下面介绍我们常用的、也是最简便的几种。 1.为列表加编号和删除编号 (1)选定要加编号的段落。 (2)单击工具栏上的“编号”按钮后，将对所选文本自动加上数字编号。 (3)若要删除列表编号，则选定要删除编号的段落。 (4)单击工具栏上的“编号”按钮，将删除所选文本的数字编号。 2.为列表增加和删除项目符号 (1)选定要加项目符号的段落。 (2)单击工具栏上的“项目符号”按钮，将对所选文本自动加上项目符号。 (3)若要删除列表项目符号，则选定要删除项目符号的段落。 (4)单击工具栏上的“项目符号”按钮，将删除所选文本的项目符号。 3.改变列表项目符号的类型或为其添加颜色，或自定义项目符号 (1)选定要更改的或要采用新定义的项目符号的文本或列表段落。 (2)从“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框。 (3)选择“项目符号”标签卡，便可以从其中6种预定义的项目符号中选择一种。 (4)单击“自定义”按钮，打开“自定义项目符号列表”对话框。 (5)从“项目符号位置”栏中，可选择项目符号的位置及是否用“悬挂式缩进”。 (6)单击“项目符号”，打开“符号”对话框，从中选择项目符号。 (7)按“确定”按钮，屏幕提示时确认所作更改。 4.改变列表编号的类型或为其添加颜色，或自定义编号 (1)选定要更改的或要采用新定义编号的文本或列表段落。 (2)从“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框。 (3)选择“编号”标签卡，可以从6种预定义的编号中选择一种。 (4)单击“自定义”按钮，打开“自定义编号列表”对话框。 (5)从“编号位置”栏，可选择编号的位置及是否用“悬挂式缩进”。 (6)从“编号”框，可选择不同编号样式；从“字体…”框，可打开“字体”对话框，从中选择不同字体。 (7)按“确定”按钮，屏幕提示时确认所作更改。按类似方法还可选择“多级符号”选项卡，选择定义多级符号。 5.编号和项目的相互转换 (1)选定要修改的带有项目符号的段落。 (2)单击格式工具栏上的“编号”按钮。也可用类似的方法，将带编号的段落修改为带项目符号的段落 9、在Word中“文字”与“表格”相互转换在Word 2000及Word 2002中，如果要把“文字”与“表格”互相方便地转换，请使用“表格”中的“转换”子菜单。在相互转换过程中，必须根据需要选用段落标记(敲回车键时呈现的标记)、制表符(→)或逗号字符等分隔符。将表格转换成文字时，用分隔符标识分隔文字的位置；在将文字转变成表格时，用其标识新行或新列的起始位置。一、表格转换成文字在将Word表格转变成Word文字时，表格中的每一行末尾将出现段落标记以示该行的结束。同一行中的相邻列将用制表符、逗号或所选的其他标记来间隔表格中不同列内容。如果希望每个单元格中的内容都自成一段，就选用段落标记作为分隔符。操作技巧： (1)要将行或表格转换成段落，请先选定行或表格。 (2)指向“表格”菜单中的“转换”子菜单，然后单击“表格转换成文字”命令，图1所示。 (3)在对话框中的“文字分隔符”下，单击所需的字符，作为替代列边框的分隔符。表格各行用段落标记分隔。 (4)单击“确定”按钮。说明： (1)当“文字分隔符”选用“制表符”时(“制表符”单选框出现黑点)，再单击“确定”按钮。此时原表格处只是去掉了表格线，而原各单元格的内容未发生任何变化。当“文字分隔符”选用“逗号”时，单击“确定”后，原表格处的每行内容没变，但同行相邻单元格内容之间将用小写逗号区分，且间距变小。当选用“段落标记”时，每一单元格的内容将自成一段。 (2)“表格转换成文字”命令，只能适用于某行或几行及整个表格，对列或其中的某部分表格不适用。二、文字转换成表格在将文字转变成表格时，Word会将段落标记所在的位置作为行的起点，将制表符、逗号或其他所选标记所在的位置作为列的起点。如果希望新表格中只包括一列，请选择段落标记作为分隔符。如：现以逗号(也可用空格或其他)作为列的起点，把学生的成绩文字转换成一个三列表格为例，介绍操作技巧。步骤： (1)输入姓名及成绩。姓名与成绩之间要用小写逗号。 (2)选中要转换成表格的文字(把三个人名及成绩全选中)。 (3)单击“表格”菜单的“转换”子菜单，指向“文字转换成表格”命令并点击。出现“将文字转换成表格”对话框。 (4)选择“文字分隔位置”下的某一可选项(本例选逗号)，在“列数”文本框中填入需要列的数字。 (5)单击“确定”按钮。将出现表格如下图。 10、快速还原图片文件利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用WORD打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“”、“”、“”、“”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。 WORD应用技巧大全9 1、用Word 2000写简谱通常我们认为，像五线谱、简谱之类的专业文档应由专业软件来完成。其实不然，利用我们手头现有的软件一样可以做出和专业软件相媲美的文档。例如用Word 2000就能写出很不错的简谱，甚至超过了某些专业软件。首先，打开Word 2000。打开“文件”下的“页面设置”，选择最后一项“文档网格”里面的“无网格”。然后就可以编辑了。一张简谱，首先是它的调。例如：1=G，这个比较简单。如果有升号(#)或降号(b)，升号可在“插入”中的“特殊符号”中找到“#”，降号则可用小写字母“b” 来代替。插入后，再将其选定，然后在“格式”下的“字体”里选择“上标”就可以了，例如：1=bG。然后是节拍，如4/4、3/4等，这些都可以直接输入。下面就该输入乐谱了。最好的方法是先将所有的简谱用数字键盘一起输入，然后再编辑，这样可以提高效率。具体方法就不详细说了，这里只说一下编辑的方法。先从大的说起吧！全音符如：｜5---｜，二分音符如：｜5-｜，只要在数字后面输入减号即可。四分音符则直接输入数字。八分音符的输入方法是先输入该音符，然后选定，在工具栏中选择下划线即可。十六分音符则选择双下划线就行了。音符的高、低音和附点都可以用“点”来表示。只是输入方法不同而已。高音在音符的上面添加，低音则可添加着重号，而附点直接在音符的后面输入就行了。在输入三连音的时候稍显麻烦一点。具体方法是：先写好音符，然后将光标移到音符上面，在“插入”里选择“符号”，在子集里选定“制表符”，先选择里面的左上弧线，即：“「”，再选择右上弧线，即“」”，然后在两线的中间输入数字“3”即可。例如“「3」”。如果是较短的连音线也可以用这种弧线来表示，只是去掉数字而把两条弧线连在一起即可。如果是较长的连音线则可以用绘图工具里的“自选图形”下的“曲线”来手工添加或在两弧线中间添加一条直线也可以。至于修饰音，也可以用上标的方法来表示。在这里就不介绍了。编辑完乐谱以后，就可以按照乐谱一句一句地输入歌词了。 2、 WordXP中的“智能标记”功能网络是一个资源丰富的大海洋。以前，我们要保存那些从网上猎取下来的资料，步骤是相当繁琐的。现在好了，有了Office XP增强的“剪贴板”功能和新增的“智能标记”功能，保存从网上猎取的资料就可以化繁为简了。首先运行Office XP中的Word。然后，选择菜单栏上“工具”里的“网上工具”，打开你感兴趣的网页（也可以把Word最小化，然后直接双击桌面的IE图标，但不要关闭Word程序）。找到你需要的资料，用鼠标选定，单击右键，在右键菜单里选“复制” （也可使用快捷键“Ctrl+C”）。如法炮制，最多可以复制24次哦。这里搞定之后，就切换到Word，在“编辑”中选择“Office剪贴板”，立刻在主界面的右侧出现剪贴板窗口，刚才大量复制的资料就会以简短标题形式出现在窗口里面，清楚明白，一目了然。鼠标指向一项，该项就会出现一下拉菜单，里面有“粘贴”和“删除”两个选项，当你选择“粘贴”，该内容就会被复制到当前文档中（你还可以选择“全部粘贴”，一次性将剪贴板的所有内容全部复制到当前文档里）。每一次复制完成后，都会在文章的尾部出现一个“粘贴选项”的图标。千万别小瞧了这个图表，它就是Office XP新增的“智能标记”，功能很实用，可以使我们的工作发挥出前所未有的高速和高效哦！以往在Office里，我们粘贴的网页内容只能以原始格式出现，要改变其格式是非常麻烦的！现在有了这个小小的“智能标记”，就一切从简啦！鼠标点击该图标，会出现四个选项，分别是：保留源格式（即以源文档的格式粘贴）、匹配目标格式（即以当前文档的格式粘贴）、仅保留文本格式（即以纯文本格式粘贴）、应用样式或格式（即重新定义粘贴文档格式）。怎么样，有了这化繁为简的“智能标记”，我们在网海里遨游，猎取网上资料的工作是不是轻松多了 3、两个WORD文件合并为一个WORD文件直接的方式如何将两个WORD文件合并为一个WORD文件，有什么快捷方式，不要用复制的做法，有没有更为直接的方式呢？单击要插入第二篇文档的位置。单击“插入”菜单中的“文件”命令。在“文件名”框中输入要插入文件的名称。注意：若只需插入文件的一部分，请单击“范围”按钮，然后在“范围”框中键入一个书签名。 4、Word 2000的“自动恢复”功能当你使用Word 2000编辑文档时，如果突然发生了停电、电脑死锁或程序停止响应，以致你不得不在没有保存对Word文档修改的情况下，重新启动电脑和Word 2000，奇迹发生了——所有在发生故障时处于打开状态的文档此时都显示出来。这就是用了Word 2000的“自动恢复”功能的结果。启用“自动恢复”功能要在发生故障时让Word自动恢复正在编辑的文档，必须先期启用Word的自动恢复功能，步骤如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框。单击“保存”选项卡，选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度。依多数用户之经验，自动保存时间间隔以5～15分钟为宜。实际上，在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能，并以10分钟为自动保存时间间隔。如果你同时选中了“允许后台保存”复选框，则Word将用后台方式自动保存文档，以便在保存文档的同时，你能够继续进行编辑工作。自动恢复“自动保存”文档在断电或类似问题发生之后，要自动恢复“自动保存”的文档，步骤如下：重新启动Word，则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击“文件”菜单中的“另存为”命令，系统弹出“另存为”对话框。在“文件名”框中，键入或选定原有文档的文件名，单击[保存]按钮。如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。注意，在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。手动打开自动恢复文件如果在你重新启动Word 2000后，自动恢复文件没有自动打开，则你可以手动将其打开，步骤如下： 1、单击常用工具栏中的“打开”按钮，系统弹出“打开”对话框。 2、找到包含恢复文件的文件夹，默认情况下，Word 2000把自动恢复文件保存在“C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word”文件夹中。如果你使用的是Windows NT 或其后续版本的操作系统，或者你的电脑上有不止一个活动用户配置文件，则自动恢复文件将保存在“C:\Windows\Profiles\用户名\Application Data\Microsoft\Word”文件夹中。在“文件类型”下拉列表框中，单击“所有文件”。每个自动恢复文件都命名为“‘自动恢复’保存”，并以.wbk作为其扩展名(在未出故障前，自动恢复文件以.asd为扩展名)。单击需要的自动恢复文件，单击“打开”按钮。 3、单击常用工具栏中的“保存”按钮，系统弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中键入或选中已经存在的文件名，单击“保存”按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。无法找到恢复文件原因虽然你已启用了Word 2000的自动恢复功能，但你却没有能够找到恢复文件，则可能的原因如下： 1、电脑尚未自动保存恢复文件。 2、在未进行保存的情况下关闭了恢复文件。 3、可能删除了恢复文件，恢复文件的扩展名为.wbk。 4、文档可能是主控文档，Word能为单独的子文档创建恢复文件，但无法为主控文档创建恢复文件。 5、正在使用“Visual Basic编辑器(VBE)”修改宏。“自动恢复”功能只为在当前时段所修改的文档创建恢复文件。如果在Word中打开文档后，只在VBE中进行了修改，那么Word将不会认为该文档发生了更改。 5、学会WORD的索引功能索引是根据一定需要,把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来,标明出处、页码,按一定次序分条排列,以供人查阅的资料。它是图书中重要内容的地址标记和查阅指南。设计科学编辑合理的索引不但可以使阅读者倍感方便，而且也是图书质量的重要标志之一。WORD就提供了图书编辑排版的索引功能，现将其使用方法介绍如下：如何标记文档中的索引项要编制索引，应该首先标记文档中的概念名词、短语和符号之类的索引项。索引的提出可以是书中的一处，也可以是书中相同内容的全部。如果标记了书中同一内容的所有索引项，可选择一种索引格式并编制完成，此后Word将收集索引项，按照字母顺序排序，引用页码，并会自动查找并删除同一页中的相同项，然后在文档中显示索引。以标记文中的“唯物主义”为例，先用鼠标选定文中“唯物主义”四字，然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”，出现对话框后，选择“标记索引项”，出现下一个对话框后，选择“标记”最后执行“关闭”这时在原文中的“唯物主义”二字后面将会出现“{XE "唯物主义"}”的标志，按一下工具栏上的“显示/隐藏”按钮，可把这一标记隐藏或显示出来。如果你要把本书中所有的出现“唯物主义”的地方索引出来，可在出现第二个对话框后，执行“标记全部”，这样全书中凡出现“唯物主义”的页面都会被标记出来。索引的格式可自行选择，排序方式有“笔划”和“拼音”两种，默认项是“笔划”。如何提出已标记的索引项当做完上面的索引标记之后，就可以提取所标记的索引了，其方法是，把光标移到书的最后边，然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”,此时，一个索引就出现在光标处，如果你当初选择的是“标记全部”，则索引会标记出你所索引的某个词都出现在哪一页上。一个索引词在同一页中出现多次，索引为节省页面，只会标记一次，并按笔画或拼音进行了排序。这样你就可以按照索引的提示查找有关页面的内容了。如果你要对生成的的索引格式进行编辑调整可在索引对话框中对有关项目进行选择、自定义或更改。通过选择相应的选项卡，选择不同的索引格式。如何将@、＊、￥之类的符号标记为索引项首先选定文档中的单个符号。然后执行索引命令，在出现的对话框中的“主索引项”框中，紧随此符号键入“;#”，最后单击“标记”按钮。编制索引时，Word将符号放在索引的开始部份。如果所选索引格式包含用于字母组的标题，则符号将归为一组，置于数字标志#标题之下。既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其他标题来替换它。如何更新索引、目录一般情况下，要在输入全部文档内容之后再进行索引工作，如果此后又进行了内容的修改，原索引就不准确了，这就需要更新索引，其方法是，在要更新的索引中单击鼠标，然后按F9键。在更新整个索引后，将会丢失更新前完成的索引或添加的格式。如何处理索引的页码和文档中的页码不相符，如果出现这种情况。可单击索引后再按F9键，即可对其进行更新。如果进行了索引之后，文档中显示XE或TA域等隐藏文字，请单击“显示/隐藏”按钮可将隐藏，然后更新索引。如果文档包含以隐藏文字格式出现的分节符或分页符，则请删除隐藏文字格式，然后更新索引，这样页面显示就清晰美观了 6、在WORD中快速排列图形一般我们在一篇文档中要使图形与文字之间排列整齐与美观，可能需要费一番工夫，这时我们可以应用以下技巧。先按“Shift”键并依次单击想对齐的每一个图形。然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方式即可。 7、完型填空题的录入如果你是一个教师，一定体验过完型填空题的录入有多么的麻烦吧？完型填空是英语试卷中很常见的题型。每次在输入时总想让几十个题目的选择项中的A、B、C、D形式从上到下对齐排列。但您是不是发现，不管使用哪种方法，总是不能上下完全对齐，此时，不妨使用一下我为您介绍这种方法。先在试卷的适当位置根据题目答案需要，制作一个单行四列(或二行二列)的表格，并按顺序填写A、B、C、D；当每道题的题目录入后，可在下行行首粘贴制作好的表格，然后录入各选项的具体内容；录入结束，定义各个表格, 选择菜单中的边框项，去除表格线。按此方法录入试卷，各选项对得非常整齐，整体布局也很美观。 8、制作图片水印页面 ①打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，并在适当目录中选择需要插入的图片。 ②单击插入的图片，使Word弹出“图片”工具栏。 ③单击“图像控制”按钮，选择“水印”，此时图片的颜色变淡。 ④单击“文字环绕”按钮，选择“衬于文字下方”。经过这四步，我们就可以完成插入图片、格式化图片、放置图片这三项任务，获得一个图文并茂的页面。 9、如何快速查找较长文档中的页码？在编辑长文档时，若要快速查找到文本的页码，可单击“编辑”、“定位”，在定位内容框中单击“页”，在输入页号框中键入所需页码，再按“定位”按钮即可。 10、怎样从文档或模板中复制样式？ ①选择“格式”菜单中的“样式”命令；②在“管理器”对话框中选择“样式”选择项；③若要对一个文档或模板进行复制样式，选择列表下的“关闭文件”按钮关闭该文件，然后选择“打开文件”按钮打开文档或模板。如果需要可以选择“打开”对话框中的“文档类型”或“文档模板”。若所要的模板没有出现在列表中，可选择其它驱动器或目录；④在“管理器”对话框中，从左侧或右侧列表中选出要复制的样式，然后选择“复制”按钮。若要选择一组样式可单击该组中的第一项，然后按住Shift并单击最后一项。若要分别选择几个独立的样式，可按住Ctrl键并单击每一项；⑤选择“关闭”按钮。 WORD应用技巧大全10 1、如何在文档的打印预览时编辑文本？ ①在打印预览中显示要编辑的页面；②用鼠标左键单击要编辑的位置；③在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮，然后进行编辑。 2、如何实现文档的自动保存？在Word中为了不丢失所编辑的文档，可以使用“自动保存”功能，在指定的时间间隔自动保存文档，最后用“保存”命令来保存文档。其操作如下：1选择“工具”菜单中的“选项”命令；2选择“保存”选项；3在“保存选项”下面选中“自动保存时间间隔”复选框；4在“分钟”框中选择自动保存文档的时间间隔；5单击“确定按钮”。 3、为图形加注字符我们在文章中经常需要插入图形，一些简单的图形也常用Word的绘图工具进行编辑，在编辑的图形中必然有字符。若利用回车键和空格键将这些字符移至要求的位置，但当你进行字间距、行间距、字体调整或移动图形时，原先图形上的字符就会移位，不得不又重新进行调整。这样就极大降低了工作效率。这里介绍一种有效的解决方法：在绘图工具栏中按下“文本框”按钮，在页面中拉出一文本框，将光标箭头指向文本框双击后，弹出对话框，选择“颜色和线条”标签后，在“填充”下的“颜色”选项中选择“无”，在“线条”下的“颜色”选项中也选择“无”，“确定”后在文本框中输入需要的字符，然后就可利用鼠标随意将文本框拉到你要求的地方。你还可以利用绘图工具中的“组合”按钮将这些文本框与图形联成一体，这样当你在进行文档编辑或移动图形时，图形中的字符就与图形形影不离，再也不会擅自离岗了。 4、长文档死机的处理当处理长文档时，偶尔会有这样的情况：文档能够在Word中打开，但在翻页、浏览时死机。这一般是文档代码出现错误引起的。遇到这种情况，可用“Ctrl＋Alt＋Del”键关闭Word或重新启动机器。然后用Word重新打开这份文档，记住，此时不要进行浏览等定位操作。选“文件→另存为…”菜单项，在弹出对话框中“保存类型”组合框下拉列表中选“纯文本”，再单击“保存”按钮。另存后，文档原有的格式信息丢失，但大部分文本内容得以保留。关闭当前文档，打开刚保存的文档。利用工具栏中的“样式”组合框和格式刷等工具，重建文档格式。在处理中，会遇到一段乱码，这就是造成死机的“祸根”，它一般是表格。这段乱码，用常规技术很难恢复，不妨删掉重来。 5、文档格式调整 1．当要将某段的格式应用到其他段落时，选定该段。注意，如果只是想把该段的字体、字号及字样（加粗、斜体、加下划线）应用于其他段，则只选该段的一部分；如果要把段落信息(如缩进、间距、对齐方式、项目符号、标题或正文)也传递过去，则全选该段(包含换行符)。双击常用工具栏中的格式刷，然后在要使用此格式的各段前的选定栏（文本左侧的空白区，鼠标光标在此处变为“?”）中点击，直至修改完毕。再次点击格式刷，将其关闭即可。 2．有时对某段文本处理后，又想恢复默认格式。可选择“样式”组合框的下拉列表，在Word 97中双击该段所属的样式选项(如“正文”)。在弹出的“重新应用样式”对话框中选择“对选定内容重新应用样式中的格式”单选钮，再按“确定”按钮。 3．如果想把某一类段落（如“标题2”）统统改为另外的格式，在修改一处后，按上法调出“重新应用样式”对话框，选定默认的“以选定内容为模板重新定义本样式(R)”单选钮，按“确定”按钮。 6、WORD中文字字号与磅的对应关系中文Word中字体的大小有两种单位，一种是字号另外一种则是国际上通用的磅,他们对应关系如下。字号：初号小初一号小一二号小二三号小三四号小四五号小五六号小六七号八号磅： 42 36 26 24 22 18 16 15 14 12 9 5 7、“查找与替换”功能妙用一、快速替换特殊格式的字体如：要将全文中的“电脑”一词改为粗体、红色、下划线。操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“电脑”。在“替换为”中填入 “电脑”，并单击“高级”选项，打开“格式”菜单（注意要在激活“替换为”下拉窗口的条件下），将字体设为粗体、红色、下划线。单击“全部替换”按钮即可。二、通配符的妙用如：要将全文书名号内的内容都设为黑体、绿色。因为书名号的内容不一定相同，所以要使用通配符功能。操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“《＊》”（注：“＊”可表示多个字符，“？”可表示一个字符），在“替换为”中点击鼠标，使光标定位，但不填入任何内容，再应用“高级”选项，将字体设为黑体、绿色，并在“使用通配符”前打钩。单击“全部替换”按钮即可。 8、巧用Word的水印功能制作证书巧用Word的水印功能可以制作出极富特色的证书。你若感兴趣不妨跟我一试。一、确定证书大小单击Word“文件”菜单下的“页面设置”，按证书要求设置好纸张大小。二、输入证书文字输入证书文字内容，按证书规定的格式进行排版，设定字体、字号。三、给证书加水印将视图模式转至页面视图。适当调整显示比例，在页面的合适位置建立一文本框，方法如下：单击Word“插入”菜单“文本框”项下的“横排”命令。将十字光标移至证书的合适位置，按下鼠标左键拖出一大小适中的文本框。注意，文本框覆盖的地方文字即消失，这时不要紧张，继续跟我往下做。再次单击“插入”菜单下“图片”子菜单中的“来自文件”命令。在“插入图片” 对话框中找到将要作为水印的图片文件并选中它，然后单击“插入”按钮，将图片放入文本框内。单击选中文本框内的图片，按右键，点击“设置图片格式”，在“图像控制”项下点击“颜色”下拉按钮，选取“水印”选项，单击“确定”按钮。这时你插入的图片即变成淡淡的具有水印效果的图片了。将鼠标箭头移到文本框的边线上，单击左键以选中文本框，按右键，点击“叠放次序”选“置于文字下方”，哈，原来被覆盖的文字又重浮现出来了。接下来，做进一步的美化工作。再次选中水印图片，调整图片的大小，利用“图片 ”工具栏上的按钮仔细调整图片亮度和对比度，直至使水印效果最佳。选中文本框，调整文本框的大小、位置。按右键，单击“设置文本框格式”，在“ 颜色和线条”选项卡“线条”项中设置文本框边框的线条颜色和线型。若你不需要边框线，应将“颜色”设置为“无线条色”。到此，一张极富特色的证书就可打印输出了。当然，充分发挥你的想象力，利用Word97的强大功能，同样可以制作出各种五彩缤纷，极富个性色彩的贺年片、名片、请柬。 9、如何输入生僻字姓“”的或自己的名字用了个别生僻字的朋友，用计算机输入自己的姓和名，需颇费心思。国标码只收集了7445个汉字及一些常用符号，故某些非常用字用一般五笔、拼音、手写输入，往往找不到。怎么办呢？在DOS时代我们一般用区位码查询输入，或用UCDOS的造字程序造字，在Windows时代，输入生僻字方法比较灵活多样。在Word中，我常用以下方法: 方法一、利用Windows提供的“字符映射表”功能。如输入“”，具体操作如下:用鼠标单击“开始”→“程序”→“附件”→“系统工具”→“字符映射表”，弹出“字符映射表”对话框，（如图1所示），选一种常用字体，如宋体，点击“B6”，弹出“B6XX”表（如图2所示），选择其中的“”字，点击复制按钮，把该字符复制到剪贴板中，回到Word文档中，可粘贴使用。方法二、:在Word文档中，通过“插入(I)”→“符号(S)…”，打开“符号”对话框（如图3所示），选字体“宋体”，子集“部首及难检字”，从众多符号中挑选出“”，单击“插入”按钮。方法一和方法二其实质是一样的，如果某个生僻字，你已知道它在哪里，即字符代码是什么，用方法一较快捷，用方法二，万里挑一，找得挺辛苦的。方法三:、若偶尔一用的生僻字，前面两种办法操作起来有困难，一般可用造字程序自制。具体操作如下:用鼠标单击“开始”→“程序”→“附件”→“造字程序”，启动造字程序（如图4所示），先选定一个未占用的代码，如“AAF0”，在编辑区用简单工具绘制个“” （如图5所示），然后单击造字程序中“文件(F)”→“字体链接(O)…”，在“保存该字吗？”的提示中选“是”，弹出“字体链接”对话框，一般可以与“所有字体链接”，这样就自创了一个“”字。调用的办法与方法一相同，选择的编码是我们刚才选定的“AAF0”。方法四:、用公式编辑器巧妙构造一个“”字。具体操作如下:用鼠标左键单击Word中的“插入(I)”→“对象(O)…”，选“Microsoft ”后确定，分别用此法制作出“礻”、“四”、“羽”，它们像公式一般可移动、放大缩小。调整到它们大小、位置适中，使三个字符凑成一个近似的“”字，然后选定它们，右击弹出的快捷菜单中选“组合”，它们就成为一个整体。这种方法创建的“”字是一个对象，可以随意移动了。方法五:、有些生僻字，是左右结构的，左、右两边都容易输入的话，创建办法比较巧妙。如“火斤”、“火局”、“土布”字等。以“火斤”字为例，用一般文字输入办法输入“火”和“斤”两字，选定它们，用鼠标左键单击“标式(O)”→“字体(F)…”，弹出字体设置对话框，选“字符间距”标签，设字体缩放为66%，间距为紧缩1磅，再单击确定。两字因为修长了，挨近了，就组成了一个新字。方法六、利用输入法的造词功能，找到这些字后，就在输入法中造一个词。这就要平时注意积累了。用以上办法，可输入比较生僻的或字库里没有的文字:如姓氏、地名、方言、古汉字等 10.为什么输入汉字都是繁体的？装了微软拼音输入法后，本来很正常，最近输入的字却总是繁体的，这是怎么回事呢？查看一下输入法状态条，可以看见这个的按钮---“繁”，它的功能是进行简繁体转换。单击一下这个按钮，这个按纽就变成“简”了，这时我们再输入汉字就是简体中文的了。这个功能可在输入法中进行“繁”或“简”的转换选择。知道了吧，微软拼音输入法中可以输入繁体字！ WORD应用技巧大全11 1、字体文件格式在Windows 98中，系统使用得最多的就是*.TTF（True Type）轮廓字库文件，它既能显示也能打印，并且支持无极变倍，在任何情况下都不会出现锯齿问题。而*.FOT则是与*.TTF文件对应的字体资源文件，它是TTF字体文件的资源指针，指明了系统所使用的TTF文件的具体位置，而不用必须指定到FONTS文件夹中。*.FNT（矢量字库）和*.FON（显示字库）的应用范围都比较广泛。另外，那些使用过老版本的WPS的用户可能对*.PS文件还有一定的印象，*.PS实际上是DOS下轮廓字库的一种形式，其性能与*.TTF基本类似，采用某些特殊方法之后，我们甚至还可以实现在Windows中直接使用这些*.PS字库（*.PS1、*.PS2都是PS字库）。 2、巧用Word分节符在Word的至Word 2002版本中，我们每次开启一个新的空白文档时，都可以在Word窗口的左下角发现"1页 1节"的字样。由此我们可以知道，在此文档中，只包含一个"节"。那么，什么是"节"呢？所谓的"节"，就是Word用来划分文档的一种方式。之所以引入"节"的概念，是因为我们在编辑文档的时候，有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观。例如，在某些文档中，可能会使用较宽的表格，这时我们就希望这个带有表格文档的页面可以进行"旋转"，以便能够取得更好的显示效果。这时候就需要利用"分节"的技术，来控制某个特定页面的版式属性。本文就以Word的最新版本Word 2002为例，跟大家讨论一下有关"节"的方方面面。分节符所包含的信息分节符可以包含以下信息: 页面方向(横向或纵向)、页边距、分栏状态、纵向对齐方式、行号、页眉和页脚样式、页码、纸型大小及纸张来源。插入分节符插入分节符的办法为，选择"插入"*"分隔符"，弹出"分节符"对话框(如图1所示)。然后选择合适的分节符类型，点击"确定"按钮即可。注意: 我们可以把分节符当作一种隐藏的代码，它包含了所在的位置之前页面的各种信息(注意:一定是其所在位置之前的，用户在删除分节符的时候，了解这一概念非常必要)。让分节符现形插入了分节符之后，您很可能看不到它。因为在我们最常用的"页面"视图模式下，通常是看不到分节符的。这时，我们可以单击"常用"工具栏上的"显示/隐藏编辑标记"按钮，让分节符现出原形。在文档中显示的分节符如图2所示。从图2可以看出，分节符使用双行的虚线表示，同时括号里注明了该分节符的类型。了解分节符的类型从图1中我们可以看到，在Word 2002中有4种分节符可供选择，它们分别是"下一页"、"连续"、"奇数页"和"偶数页"选项。下面就一一介绍各个分节符的具体作用。下一页在插入此分节符的地方，Word会强制分页，新的"节"从下一页开始。如果要在不同页面上分别应用不同的页码样式、页眉和页脚文字，以及想改变页面的纸张方向、纵向对齐方式或者纸型，应该使用这种分节符。连续插入"连续"分节符后，文档不会被强制分页。但是，如果"连续"分节符前后的页面设置不同，例如纸型和纸张走向等，即使选择使用"连续"分节符，Word也会在分节符处强制文档分页。而"连续"分节符的作用，主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边距大小。尤其是当我们要创建报纸样式的分栏时，更需要连续分节符的帮助(分栏效果如图3所示)。当然，使用Word 到Word 2002版本的用户在设置报纸分栏时，并不需要手工插入分节符。用户只需选定需要分栏的段落，然后选择合适的分栏数量即可，Word会自动在这些段落的前后插入连续分节符。如果需要取消分栏，可以直接删除相关分节符，这比重新设置分栏要容易得多。奇数页在插入"奇数页"分节符之后，新的一节会从其后的第一个奇数页面开始(以页码编号为准)。在编辑长篇文稿，尤其是书稿时，人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页，此时即可使用"奇数页"分节符。注意: 如果上一章节结束的位置是一个奇数页，也不必强制插入一个空白页。在插入"奇数页"分节符后，Word会自动在相应位置留出空白页。偶数页 "偶数页"分节符的功能与奇数页的类似，只不过是后面的一节从偶数页开始，在此不再赘述。改变分节符属性插入分节符之后，如果需要改变其属性，无需删除该分节符并重新插入新的分节符。您可以把光标放置在需要改变分节符属性的"节"中(即分节符前面的任意位置)，然后选择"文件"*"页面设置"，在"页面设置"对话框中选择"版式"选项卡，在"节的起始位置"选项中，选择新的起始位置即可(如图4所示)。删除分节符在需要对分节符进行删除的时候，要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文字，而不是后面的。这一点请大家一定要记牢，不然在删除时容易选错删除对象，而把编辑好的文档弄得面目全非。如果需要一次性删除文档中所有的分节符，可以使用Word 2002的"查找替换"功能。在"查找和替换"对话框中的"查找内容"选项中填写"^b"(这2个字符代表分节符)，也可以单击"高级"按钮，在"特殊字符"列表中选取"分节符"选项，并替换为空，然后点击"全部替换"按钮，文档中所有的分节符即可全部删除(如图5所示)。值得注意的是，在删除分节符时，该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行重新排版。例如，如果把一篇文档分为两个小节，第一小节分两栏，第二小节分三栏。此时如果删除它们之间的分节符，那么整篇文档就会变成三栏版式。利用分节符进行快速排版分节符是排版的好帮手，不过它的作用可能并不局限于我们通常所想象的那些。例如，用户可以把设定好版式的分节符保存在自动图文集中，这样在以后使用时，直接插入该自动条目即可，省去了许多繁琐的排版工作。另外，如果需要在一个新的小节运用前面某个小节的版式(例如纸型及纸张方向等)，可以进入"普通"视图模式，复制包含前面小节排版信息的分节符，然后把它粘贴到需要设定同样版式的段落后。这样，新分节符上方的文字也自动遵循同样的版式。还有一点要提醒大家，如果您使用复制粘贴的方式复制或移动文字，而复制的文字中包含分节符，那么当该段文字被粘贴后，文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分节符所规定的版式进行排列。另外，由于在Word文档中，最后一小节的版式信息保存在文档的最后一个回车符中，所以当把最后一段连同回车符复制粘贴到文档的其他小节中时，最后一小节的版式同样会影响所粘贴文字前面的内容。 3、Word文档超级链接知多少许多人可能发现，在使用Word编辑文档的时候，有些输入的内容会被自动变成蓝色的带有下划线的“超级链接”，或称作“超链接”，这是一种带有颜色和下划线的文字或图形，单击后可以转向Internet中的文件、文件的位置或HTML网页，或是Intranet上的HTML网页。超链接还可以转到新闻组或Gopher、Telnet和FTP站点。由此看来，在一般情况下，Word的这种自动功能无疑给我们编辑文档带来了不少便利。但是有时候，我们可能并不需要Word的这些“热心”举动，该怎样灵活处理这些不同的情况呢？本文将与大家探讨一下使用Word时有关超级链接的技巧。本文所依据的Word版本是Word XP，Word 2000或者Word 97的用户也可以参考本文讨论的方法，只是个别菜单和对话框的设置可能有少许不同。一、关闭和开启自动超级链接有时候，在处理某类文档时，不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接，这时应选择暂时关闭自动超级链接功能。您可以选择“工具”*“自动更正选项”，在“键入时自动套用格式”选项卡中取消“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框(如图1所示)，单击“确定”按钮。二、取消超级链接当我们只是想取消某段特定文字或图像的超级链接，并不想彻底删除文字或图像时，可以用鼠标右键单击该超级链接，并在弹出的快捷菜单中选择“取消超级链接”选项即可(如图2所示)。如果想一次取消文档中所有的超级链接，则可以选择“编辑”*“全选”(也可以使用组合键Ctrl+A)，选中文档中的所有内容，然后按Ctrl+Shift+F9。不过需要注意的是，这个快捷键的功能是将所有的“域”，其中包括超级链接，转换为普通文本。所以，使用时要慎重，确保需要转换的文档中不包含重要的域。因为一旦域被转换成了普通文本，就无法自动被更新，并会因此产生错误。有关域的知识，可以参阅Word的帮助文件。三、避免不完整的超级链接有时，我们输入的超级链接包含空格。结果是，一个地址还没有输入完整，刚一按下空格键，Word就把前半部分自动转换成了超级链接。应该如何避免这种情况呢？遇到这种网络地址，我们在输入的时候，应该用双引号把地址引起来，这样，当输入完尾部的双引号，再按下空格键时，这个中间带有空格的网络地址就能够被正确地转换了。需要注意的是，这里使用的双引号应该是英文字符，而不是汉字的全角双引号。四、编辑、跟踪超级链接如果需要改变文档中超级链接所显示的内容，可以使用鼠标右键单击该链接，选择“编辑超链接”选项，打开“编辑超级链接”对话框。在“要显示的文字”选项的文本框中输入新的文字，单击“确定”按钮即可(如图3所示)。在“编辑超级链接”对话框中，我们还可以改变超级链接的地址，使它指向另外的网络地址或本地文件。跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键，同时用鼠标单击该链接。五、创建文档内部的超级链接当需要在一个文档内部创建超级链接，以实现阅读中的跳转时，可以选择以下3种方法: 1. 拖放式编辑法首先保存文档，然后选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，按下鼠标右键，把选定的目标拖到需要链接到的位置，释放鼠标按键，在快捷菜单中选择“在此创建超级链接”选项即可(如图4所示)。 2. 拷贝、粘贴法有时，超级链接的起点和终点在文档中相距较远，使用拖放式编辑很不方便。这时，可以使用下面的步骤来创建超级链接。选择超级链接的目标词、句或图像，按Ctrl+C拷贝选定内容，把光标移动到需要加入链接的位置，选择“编辑”*“粘贴为超链接”即可。 3. 书签法首先保存文档，选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，选择“插入”*“书签”，插入书签时，需要为书签命名，注意书签名不能重复。命名后单击“添加”按钮，把光标移到需要添加超级链接的位置，选择“插入”*“超级链接”，在“编辑超链接”对话框中单击“书签”按钮，并在“在文档中选择位置”对话框中选择特定的书签，单击“确定”按钮即可。 4、处理大型Word文档的命令和技巧(上) 在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序……天！想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy。本文介绍Word 2000中一些对大型文档特别有用的命令和技巧。这里讨论的大部分内容同样适用于Word 97，非Word的其他字处理软件也提供类似的工具。页眉和页脚页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时，你只需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档的标题放入页眉(页面顶端)，把页号放入页脚(页面底部)。要访问有关页眉和页脚的命令，请先选择菜单“视图/页面”，此时文档就显示为打印输出的分页效果。选择菜单“视图/页眉和页脚”，屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条(如图1)。开始时光标位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域，请点击“页眉和页脚”工具条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击“页眉和页脚”工具条上的“插入页码”按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page}，这是因为你开启了域代码显示，按下“Alt+F9”可以关闭域代码。高级页号设置在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如，你可以把页号设置成“--第2页--”这种形式。为此，你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。另外，你还可以用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为“第X页共Y页”这种形式。要实现这一点，请选择菜单“视图/页眉和页脚”，然后切换到页脚区域。接下来不要点击“插入页码”，而是选择“插入自动图文集/第X页共Y页”，“第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。对于大型文档(实际上是任何文档)，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是：选择菜单“视图/页眉和页脚”，切换到页脚，选择“插入自动图文集”，然后从菜单选择“文件名”。如果你希望文件路径也一同出现，请用“文件名字和路径”代替“文件”。如果你觉得频繁地选择“视图/页眉和页脚”菜单太麻烦，可以从Word的“页面”视图直接转入页眉或页脚，从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即处于编辑状态。类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。页眉和页脚的显示分别由“页眉”、“页脚”这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式，请选择菜单“格式/样式”，选择你想要修改的样式，然后依次选择“更改/格式/字体”。修改字体样式，完成后点击“确定”。对于大型Word文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚(比如制作封面)。你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的：在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“版式”选项卡，启用“首页不同”选项，然后点击“确定”。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚，请移到第二页，然后按照前面介绍的方法进行设置。取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页号显示为第1页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击“设置页码格式”按钮。把起始页号设置成0，然后点击“确定”。这样，文档第二页的页号就变成了1。 WORD应用技巧大全11 5、处理大型Word文档的命令和技巧(下) 在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序……天！想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy。上期，我们介绍了“页眉”、“页脚”以及“高级页号”等内容，您学会了吗？处理大型Word文档，除了以上方法，还有更多技巧，请看：用标题分割内容创建大型Word文档时，最好用标题把包含不同主题的页面分割开来。使用标题方便阅读者分层次阅读文档，使得他们能够很容易地找到各个主题。要格式化标题，最简单的方法是使用样式，比如默认标题样式“标题1”、“标题2”等。用样式格式化标题时，你可以很容易地得到文档内容目录。要把样式应用到标题，请先用鼠标选中标题文字，然后从“格式”工具条的“样式”下拉列表框选择样式。如果你找不到自己想要的样式，点击样式下拉列表的时候按住“Shift键”就可以显示出完整的样式清单。如果要把文字格式转化成三种主要的标题样式——“标题1”、“标题2”、“标题3”的话，你可直接使用键盘快捷方式，它们分别是：“Ctrl+Alt+1”、“Ctrl+Alt+2”、“Ctrl+Alt+3”(如图1)。用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力。要生成内容目录，你只需把光标移到要插入目录的位置(通常是文档开头)，然后选择菜单“插入/索引和目录”，选择“目录”选项卡，点击“确定”按钮。Word将自动在光标所在位置插入一个目录。用结构图快速导航用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。要查看文档结构图，请选择菜单“视图/文档结构图”，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题列表。点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。如果你使用的是Word 2000，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相应部分。要快速返回文档的开头，你只要按下“Ctrl+Home”键即可。导航大型文档的另外一种方法是使用“编辑”菜单的“查找”功能查找特定的文字。例如，假设你要查找文档中介绍“购机选择”的那一部分，你可以直接搜索“购机选择”这几个字。倘若文档中这几个字出现次数不是很多，在“查找和替换”对话框中你可以点击“查找”以及“查找下一次”按钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点击“取消”按钮即可。为图形加上题注当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。在Word中，为图形加上题注是很方便的：先选中图形，然后选择菜单“插入/题注”，在对话框中输入对图形的说明，最后点击“确定”，Word将自动对图形进行编号并加上说明。如果你以后在这个图形之前加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则Word将自动修改图形编号。如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。然后，把光标移到需要插入题注引用的地方，选择菜单“插入/交叉引用”，从“引用类型”列表，选择“图表”(如图3)，从“引用内容”列表选择你想要的引用类型，在“引用哪一个题注”中选择正确的题注，最后点击“插入”按钮。现在文档中插入了对指定图形题注的引用。如果由于图形的前面加上或者删除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自动地进行相应的更新。 6、WORD的六项重要设置 1.度量单位 word中的度量单位有厘米、毫米、磅(1厘米约等于磅)、英寸和十二点活字(1个十二点活字等于12磅)五种。可在“工具→选项”的“常规”选项卡上选定使用哪一种度量单位。 “度量单位”下拉列表框的下面还有一个“使用字符单位”复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符”；“格式”→“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡上“缩进”以“字符”来度量，“段前”、“段后”以“行”来度量。 2.取消word97不支持的功能在“工具→选项”的“保存”选项卡上有一个“取消word97不支持的功能”的复选框。一旦选中该复选框，就无法使用word97不支持的功能，如在表格单元格中插入表格的功能。具体表现为：当光标移入表格单元格中后，“表格→插入”选单下的“插入表格”命令以及表格工具栏上“插入表格”按钮无法使用。 3.即点即输在“工具→选项”的“编辑”选项卡上有一个“即点即输”选项区，共有两项设置，即“启用‘即点即输’”复选框和“默认段落样式”下拉列表框。需使用即点即输功能，则应选中“启用‘即点即输’”复选框，然后在“默认段落样式”下拉列表框中选定所需的段落样式(缺省值为“正文”)。 4.嵌入truetype字体当文档中包含某些特殊字体(一般电脑上不安装的字体)，如office2000所带的繁体字———mingliu，为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档，可在文档中嵌入truetype字体。方法是：将“工具→选项”的“保存”选项卡上的“嵌入truetype字体”复选框选中。由于一个truetype字体文件的长度，小则数兆，大则十多兆，所以嵌入truetype字体后，文档长度一般将增至数十兆，给编辑、使用带来极大不便。如果再选中“只嵌入所用字符”复选框，则文档的长度不会增大很多，但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容。 5.首行缩进是否选用首行缩进功能，可在“段落”→“缩进和间距”→“特殊格式”下拉列表框中设定。如果不选用，则必须将“工具→自动更正”的“键入时自动套用格式”和“自动套用格式”选项卡上的“首行缩进”复选框取消。如果选用首行缩进功能，则选中“工具”→“选项”对话框“常规”选项卡上的“使用字符单位”复选框。这样“首行缩进”的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定“度量值”的工作。 6.文档网格在“文件→页面设置→文档网格”选项卡上有四种选择，即：“无网格”、“只指定行网格”(默认)、“指定行网格和字符网格”和“文字对齐字符网格”。用户可以根据编辑文档的类型，选用其中的某一种。编辑普通文档时，宜选择“无网格”。这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均与其样式中的规定一致。编辑图文混排的长文档时，则应选择“指定行网格和字符网格”。否则重新打开文档时，会出现图件不在原处的情况。 7、利用Word 2000阅读电子文档时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来，如ReadBook、e-book之类。这些读书软件有一个普遍的共同点：就是支持多种格式的文档，并且可以自由设定自动滚屏以方便阅读。其实Word 2000比起这些软件来毫不逊色，现在让我们看一看如何把Word 2000变成一款"读书软件"。第一步：打开将要阅读的文档，选择[工具]菜单中的[选项]命令，然后单击[常规]标签，在"常规选项"中将"蓝底白字"选上。这样做利于消除眼睛疲劳，事实上许多读书软件也是这么做的，如ReadBook。第二步：单击[视图]菜单中的[网络线]命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线，这样做的目的是为了便于阅读。第三步：选择[工具]菜单中的[自定义]命令，在弹出的[自定义]对话框中单击[命令]标签，在"类别"一栏中选择"所有命令"并用鼠标在"命令"一栏中将"AutoScroll"拖至工具栏中任一位置，这时出工具栏上便会出现"自动滚动"快捷按钮，只需点击一下，鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个"▲"和"▼"。向上轻移鼠标，便可实现自动向上卷屏；同理，向下移动便可实现自动向下卷屏。离垂直滚动条顶端或底端越近，卷屏速度越快；离滚动条中点越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢读文章了，悠哉乐哉！读到精彩之处，想要停下来细看怎么办？没关系，随便点一下鼠标就会停下来，要继续则再次按下该快捷按钮即可。今天读不完，可以选择[插入]菜单中的[书签]命令做个书签，保存起来留作下次读书时备用。怎么样，这款"读书软件"还够格的吧？事实上我宁愿用Word 2000来读书，不仅因为它的实质性功能一点儿都不比专业的读书软件差，还因为它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要多得多，而且如果文档中含有图片或背景音乐，Word 2000照样支持，平常的读书软件则显得无能为力。使用Word 2000的另一大理由是它还支持BIG5码。 8、巧用格式刷快速设置段落和文字格式在WORD的常用工具栏中有一个“格式刷”按钮，它的功能就是将某一段落和文字的排版格式复制给另一段落和文字。因此通过格式刷可以实现以某一段落或某几个文字的排版格式为蓝本，将其它段落或文字均设置成此格式。方法是：对于段落，先将光标停在源段落（蓝本），然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把小刷子，这时只需将刷子在目标段落上单击一下，目标段落格式便与源段落格式变成一致；对于文字，先将源文字标记成块，然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把刷子，这时只需将目标文字标记成块，则目标文字的格式与源文字变成一致。但这样每次只能刷一次，若在点“格式刷”按钮时双击，使其处于被按下的状态，则可以接连刷若干次，（要取消格式光标时，只需按ESC键或再次单击“格式刷”按钮）这对于要将多个格式比较复杂、位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时，效率很高，免去了重复为每一个对象设置格式的麻烦。另外有兴趣的朋友可钻研一下“样式”，利用它也可省去不少重复的操作。 9、利用矩形区域块（列块）完成一些特殊功能在WORD中要将文字、段落标记成块，可能大多数用户已经很熟练，可还有一个有用功能未必大家都知道，那就是标记矩形区域块，方法是：先按ALT键不放，然后按住鼠标左键在文档区内画一个矩形区域，即可标记一个矩形块。然后对这个块可像其它块一样进行各种块操作。这种方式在文档内容需要以列块方式操作时很有用。例如当文档内容中含有多个列数据（但又不宜采用表格），需要对各列进行移动、复制或改变列的间距等操作时。 10、WORD中样式的使用 Word提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的外观。在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描述其结果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改样式，你可以调整已有样式的格式设置。 1.创建新样式 ①选定要将其格式保存为样式的文本。 ②单击“格式”菜单,单击“样式”，然后单击新建。 ③键入简短的、描述性名称。 ④单击“样式类型”下拉箭头，然后单击“段落”，在样式中包括所选文本的行距和页边距，或者单击“字符”，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。 ⑤单击“后续段落样式”下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称。 ⑥单击“添至模板”复选框，将新样式保护到当前模板中。 ⑦单击“确定”。 ⑧单击“应用”或“关闭”。浏览不同的样式列表。在查看样式对话框中的样式列表时，你可以选择要查看的样式类型：正在使用的样式，所有样式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。 2.更改老样式 ①单击“格式”菜单,然后单击“样式”。 ②单击要更改的样式。 ③单击“更改”。 ④单击格式，然后单击要更改的格式类型。 a、要更改字符“格式”,例如字体类型和粗体,你可以单击字体。 b、要更改行距和缩进，你可以单击段落。 ⑤选择所需的格式选项，然后单击确定。 ⑥检查预览框，预览样式描述。进行所需的格式更改。 ⑦单击“确定”。 ⑧单击“应用”或“关闭”。提示：使用样式节省时间。一旦你用样式设置了文档格式，你就可以快速尝试使用不同的外观。更改每个样式，然后查看自动更改的带有该样式的所有文本。实验： 1、快速创建标题样式。你可以创建居中和粗体文本的标题样式。键入“标题”，选定该文本，然后单击格式工具栏上的居中和加粗按钮。接下来，突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称。键入名称，例如标题，然后按Enter键。现在你的文档就可以使用该样式了。 2、快速修改标题样式。你可使带有标题样式的文本倾斜。选定标题文本，单击格式工具栏上的倾斜按钮，单击样式下拉箭头，单击标题，单击更新样式，以反映最近所做修改单选钮，再单击确定。 WORD应用技巧大全12 1、给文字标注拼音在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。现在有办法解决这个难题。步骤就是：选择需标注拼音的文字运行"格式"下拉菜单中的"中文版式"子菜单中的"拼音指南"命令然后在各文字相对应的方框中输入拼音。还可以调整拼音的字体，字号和对齐方式最后单击"确定"按钮完成拼音的标注 2、使用标尺与对齐方式 单击水平标尺左边的小方块，可以方便地设置制表位的对齐方式它以左对齐式、居中式、右对齐式、小数点对齐式、竖线对齐式的方式和首行缩进、悬挂缩进循环设置。 拖动水平标尺上的三个游标，您可以快速地设置段落（选定的、或是光标所在段落）的左缩进、右缩进和首行缩进。比起“段落”对话框来，这种方式不仅方便，而且十分直观。 拖动水平和垂直标尺的边界，您就可以方便地设置页边距；如果同时按下Alt键，可以显示出具体的页面长度（其单位可以由“工具/选项/度量单位”设置）。 双击分节符将显示“页面设置”对话框的“版面”选项卡。 双击水平标尺上的任意一个游标，都将快速显示“段落”对话框。 双击标尺的数字区域，您可迅速进入“页面设置”对话框。 有些时候（滚动页面、选定整个表格等情况），您可能会发现标尺“消失了”。不要紧，单击文本区域，标尺就会从天而降。 单击水平标尺的下部，可以设置制表位；若要取消，将其拖动到文本区即可。 双击水平标尺的下方，不仅可快速设置制表位，您还可以在出现的“制表位”对话框（如图-6所示）中进行有关的设置。 Word 中的对齐方式比较多，对齐方式为格式化页面提供了多种对齐操作，这些对齐操作分别适用不同的环境，产生不同的对齐效果，区分各种齐方法的适用范围，理解各操作的对齐效果，是熟练使用对齐操作的关键，也是页面格式化的重要内容。为此，我们根据对齐操作参照的对像，在这里，把Word的对齐方式归纳为：页边对齐，缩进对齐，换行符对齐，制表位对齐四种。一、页边距对齐 这种对齐方法是指段落的文字，以系统预设的左、右页边为距为边界，按不同的方式如两端、居中、居右、分散对齐。其操作很简单：首先选中对齐的段落或把插入点到对齐的段落中，单击格式工具栏的对齐按钮，所选中的段落就按要求对齐了。 这种对齐方法的边界，是系统默认的左，右页边距，若调整页边距，可通过“文件”菜单的“页面设置”命令，也可直接在标尺上拖动页边距线调整，默认的对齐方式为左对齐，也就是说，在没有设置页边距，选中段落、对齐方式时，录入的文本，按默认的页边距全部左对齐。二、缩进对齐 缩进对齐是以左、右缩进标记为对齐的左右边界，按不同方式对齐。左右缩进标记，可通过“格式” 菜单中的“段落”命令，在“缩进和间距”标签中设置，也可以在标尺上直接设置。 缩进对齐的操作步骤为：选中段落或把插入点移到对齐的段落中，然后，设置右左缩进，段落即按新的边界左对齐了，若想按其它对齐方式排，可再单击相应的对齐按钮。 使用缩进对齐，特别是通过在标尺上移动缩进标记来对齐文本段落，非常方便、快捷，也很直观，这种对齐方法有其明显优势，能够实现正文内容的多层次对齐，满足复杂的对齐要求，比如，悬挂式缩进方式、负缩进（文本伸入页边距空白）的版面等，这种复杂版面的对齐要求，是其他对齐方法很难实现的。三、换行符对齐 以左页边距或左缩进标记为左边界，以插入的换行符为右边界，实现左对齐，这种对齐方法与前两种对齐方法不同之处于：右边界（换行符）是录入文本时确定的，对齐方式只有一种左对齐。 具体操作为：录入每一行时，在作为右边界的地方，插入换行符，即按Shift + Enter组合键，自动结束此行，开始新行的录入，当一个段落结时，应按Enter键结束该段落。应注意一点，对齐方法的左边界，是左页边距或缩进标记，若两者不在同一位置，缩进标记优先作为左边界。 换行符对齐结果，是在右页边距之前的某个位置对齐，从而在换行符和右页边距之间有空白区。常用于插入图形、图画、艺术字体等，适合编排图文并茂的文档。四、制表符对齐 这种对齐方法是通过在“制表位”对话框或在标尺上直接设置不同类型的制表位（左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐）确定选中文本的位置而实现的。与前三种方法明显区别于：不是按左、右边界对齐，而是指定文本应在位置，选中文本按这个位置对齐。具体说，居中制表位的位置，确定了选中文本的每一行的中间位置，左对齐制表位，确定了选取中文本中每一行的起始位置，右对齐制表位，确定了选中文本每一行的终结位置，小数点对齐位置，确定了选中文本的每一行数字小数点位置（这种情况下的选中文本应是数字内容，且每一行只有一个数字，否则不起作用）。 制表位对齐方法，主要适用于分栏文本的对齐，表格列的内容对齐。 具体操作为：选中对齐的栏或表格的列，设置相应制表位，对齐就可完成。这种对齐方法是一种垂直列对齐，与前三种不同，前三者都是设定左右边界的左右对齐。 页边距对齐；缩进对齐；制表位对齐能在录入文本前设置边界或制表位，实现文本对齐，也可以在文本录入后。选中对齐的段落，再设置边界或制表位，重新对齐；而换行符对齐通常在录入文本过程中对齐的；页边距对齐，换行符对齐强调正文边界与页边界对齐的效果，缩进对齐，制表位对齐则可实现版心内文本的若干行、列的对齐。在使用过程中，我们应区分不同的使用环境以及各对齐方法的适用范围，以便灵活运用。 3、用Word制作试卷技巧三则一、填空题中空格线的快速录入在五笔字型输入法中，要想输入空格线，须先关闭输入法，再用“Shift+—”来输入，输完后再重新打开。如此反复很是繁琐。下面介绍一种方便快捷的方法——“自动更正”法。先用上述方法在插入点输入一段空格线(较短的)，然后选中它，再单击“工具”→“自动更正”，在出现的对话框的“替换为”框中已显示出我们刚刚选中的空格线，在“替换”框中键入一个易记的符号，如大写的PP，单击“添加”，确定。再用相同的方法建一个较长的空格线，在“替换”框中输入PPP。怎么使用我想大家应该知道了吧，就是在需要短空格线的时候，连按两个大写的P再加空格或其它字符，即出现一个较短的空格线；如连按三个P即出现一个较长的空格线。方便吗？二、录入是非题(或选择题)后的虚线和括号标准化的试卷每个是非题(或选择题)后填答案的括号都是向右对齐，并在题目与括号之间有一些前导的虚线。想要快捷的完成这些烦琐的操作，可通过使用宏来实现。先输入各是非题、选择题的题目(括号及前导虚线先不输入)，输入时尽量使用自动编号功能，在输入选择题的题目之后选择项之前，为避免编号的自动产生，可按“Shift+回车”来换行。把光标移到任意一个选择或是非题的最后，再单击“工具”→“宏”→“录制新宏”，在“宏名”框中输入一个易记的名字，再在“将宏指定到”中单击“键盘”按钮，出现如图1所示的对话框，在“请按快捷键”中输入一易记的快捷键，如“Alt+9”，再单击“指定”、“关闭”按钮。此时，屏幕上出现一工具栏，有“停止录制”和“暂停录制”两个按钮，鼠标箭头的右下角也跟一磁带图标。接下来的所有操作都会被一一录制下来(“脚”下留神！)。先在水平标尺的任意处单击鼠标，则在单击处设置了一个制表位，拖动该制表位到标尺的最右边并双击，则出现一“制表位”对话框，如图2，在“制表位位置”选择框中选择刚设置制表位(根据制表位在标尺中的位置)，在“对齐方式”选项中选择“右对齐”方式，在“前导符”选项中选择第3种，单击“确定”返回编辑画面，此时不要改变光标位置，按Tab键，即在光标处出现了一条前导虚线，再输入括号。此时可单击“停止录制”按钮完成宏的录制。宏的使用：把光标移到是非题或选择题的后面，再按刚录制的宏的快捷键“Alt+9”，即可出现刚录制的全部内容。注：如试卷中采取多级编号，请务必先输入题目，再执行宏，而不要一题题目输好马上就运行一个宏，否则会出错。三、特殊符号及格式的输入 1.特殊符号的输入：在Windows自带的输入法以及王码五笔字型输入法的工具条的右边都有一个软键盘按钮，/插入图Word-03/用鼠标右键单击可选择不同类型的软键盘，可完成绝大多数的数学符号、标点符号、单位符号、汉语拼音的输入。 2.上、下标的输入：虽可在“格式”→“字体”里实现，但使用快捷键会方便得多。方法如下，当你在想输入上标的时候，同时按下“Ctrl”+“Shift”+“+”，再接下来输入的字符都可成为上标，再按“Ctrl”+“Shift”+“+”一次，即取消上标状态。想输下标的话，只需把上述的快捷键换成“Ctrl”+“+”即可。 3.分式、根式的输入：对于很复杂的式子(如积分、化学方程式等等)可用Word提供的公式编辑器来完成，在此不多讲，而对于一个较简单的分式、根式，则可以采用插入域的方法来实现：先用Ctrl+F9 插入域符(带底色的一对花括号)，然后在花括号内输入域代码，分式的域代码格式为“eq \f (分子，分母)”，(不带引号，“eq”与“\”之间有空格。下同)，根式的域代码格式为“eq \r(n，表达式)”，输入并检查无误后，按Shift+F9即可产生所需的分式或根式。现举例如下：域代码为：eq \f (3,4) 域代码为：eq \f (a2-b2,a3+b4) WORD应用技巧大全13 1、快速打印多个文档在WORD中可同时打印多个文档，其方法为： (1)单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框； (2)选中要打印的多个文档，用Shift可选择顺序相连文档，用Ctrl键可选择不相连的多个文档； (3)选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。 2、快速移动文档在作近距离的文本移动时，一般的操作方法是：首先选定要移动的文本，然后把鼠标移到所选的区域中，待光标变为左指键头时，再按下鼠标左键并拖至所要的位置。如果在按鼠标左键之前先按下Ctrl键再进行拖曳还可实现文本的复制功能。在进行远距离文本移动操作时，这种拖曳操作就显得很不方便，可改用F2键的方法快速实现，在选好要移动的文本以后，按下F2键，这时插字符变为一根垂直的虚线，然后滚动窗口到要移入的位置单击鼠标后，按下Enter键即可完成所选文本的移动。当然也可通过复制组合键(Ctrl+X)和粘贴组合键(Ctrl+V)来完成文本的移动操作。 3、快速传递文档 Word为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法：传送之前，首先确认已打开了欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时看到多个文档，再重排平铺各窗口，把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上，此时移动鼠标，拖拉传送对象，就可在文档之间传送正文了。具体操作如下： (1)打开欲传送正文的多个文档文件； (2)从窗口菜单中选择“全部重排”命令，也可按Ctrl＋F5键重定义窗口尺寸，使其分割为多个窗口； (3)在第一个窗口文档中，选择欲传送的正文，然后释放鼠标； (4)单击所选正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位置，然后释放鼠标，正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。原来文档中该正文部分则被删除。如果在拖拉正文时，按下Ctrl键，还可把选中的正文部分复制到下一文档中，而不删除原来文档中该正文部分。 4、快速查看文档的内容和属性快速查看的方法步骤为： (1)单击“打开”按钮； (2)在“查找范围”框中，单击包含要查看的文件的驱动器； (3)双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所需文件，则可以对其进行搜索； (4)单击所需文件； (5)要想在打开文件之前先预览文件内容，则单击“视图”下拉菜单中的“预览”命令。要查看文件属性，如文件长度、创建日期或最后修改日期等，则单击“详细命令”按钮；要查看文件属性，如主题或统计信息等，则单击“属性”命令。 5、用F4键的加快输入众所周知，在Word中F4键可作为快捷键，用来紧接着重复输入已输入过的内容。但重复的内容在输入英文和中文时，是有些差别的。对于英文输入，F4重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容(包括回车换行符)。输入中文(用微软拼音输入法)时，选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下面会有虚线，整个虚线上的内容作为一个词条。按回车后，再按F4键，重复的将是整个词条。对全拼输入法也有类似的重复整个词条的功能。 6、快速设置文字字体为了达到快速选择字体的目的，可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文WORD菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑界面，然后在“自定义编辑界面中选择“命令卡，并移动光标条到“类别栏中的“字体项，在“字体项中列出了Windows已经安装了的所有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。 7、在Word中增加或减少行距段落行距的设定我们可通过鼠标右键选择段落属性进行更改，但是还有快速更改Microsoft Word中某段落行距的操作方法哦，您一定要看看哦： 1. 选择需要更改行距的文本。 2. 按照需要进行以下操作：按下CTRL+1可将行距设置为单倍行距。按下CTRL+2可将行距设置为双倍行距。按下CTRL+5可将行距设置为倍行距。比选择菜单或者鼠标右键更加有效率. 8、在Word中微调字体在很小的空间内使用小字体时，8磅字体可能太大了，而7磅字体又太小了。幸运的是，您可以选择它们之间的字号，具体方法如下： 1. 从格式菜单中选择字体。 2. 然后在字体选项卡的字号框中键入并单击确定。这就行了！这一技巧适合于Word和Excel中任何字号的TrueType字体（比如）。更加方便的操作方法是选中文本之后，按CTRL+和CTRL-组合键放大或缩小文字大小 9、将Word中的图片移到合适的位置当您在Word文档中放置图片时，它会自动与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。如果需要精确地控制图片的放置位置，您可以在拖动对象时按住ALT键，以暂时忽略网格。您可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。编者注：如果图片不需要与文字对齐，您可以使用这一技巧。为了确保该技巧生效： 1. 双击该图片，然后选择版式选项卡。 2. 选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式。 3. 最后单击确定。 10、在Word中用键盘输入一个表格如果你还留恋在WPS里面可以快速使用方向键绘制表格，Word也可以用键盘快速完成了。您只需简单地输入一连串+号和-号，您就可以在Microsoft Word中创建表格。利用一个+号开始一行，然后不停输入-号，直至达到合适的列宽度。要想添加一个新列，再次输入+号。在输入最后一个+号后按下回车。Word将把文本转换为表格。要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一个单元格并按下TAB键。在Word中选择文本列要想在Word中选择一块垂直的文本，如一列数字等，在按住ALT的同时用鼠标选择即可。然后，您可以删除该列，或将其复制到其他文件中。相当方便。 WORD应用技巧大全14 1、Word宏病毒清除技术 2月13日，本是国家政府机关和大型企事业单位春节后刚刚上班的日子。谁都没有料到会有一种计算机病毒向他们袭来，这就是“台湾1号”宏病毒，因为这天是13日，该病毒于96年12月13日首次在大陆被发现。受宏病毒感染的用户有个共同特点就是他们是大量使用Word文档处理器的国家机关。如果说Concept病毒引出了word宏病毒的概念，“台湾1号”便引来了Word宏病毒的发作，引来了人们对Word宏病毒的重视。一、Word宏病毒揭密 MicrosoftWord中对宏定义为：“宏就是能组织到一起作为一独立的命令使用的一系列Word命令，它能使日常工作变得更容易。” Word使用宏语言WordBasic将宏作为一系列指令来编写。要想搞清楚宏病毒的来龙去脉，必须了解Word宏的知识及WordBasic编程技术。（关于这点请参阅《MicrosoftWord开发工具》一书） Word宏病毒是一些制作病毒的专业人员利用MICROSOFTWord的开放性即Word中提供的WordBASIC编程接口，专门制作的一个或多个具有病毒特点的宏的集合，这种病毒宏的集合影响到计算机使用，并能通过DOC文档及DOT模板进行自我复制及传播。 ★宏病毒的特点 1传播极快 Word宏病毒通过DOC文档及DOT模板进行自我复制及传播，而计算机文档是交流最广的文件类型。多年来，人们大多重视保护自己计算机的引导部分和可执行文件不被病毒感染，而对外来的文档文件基本是直接浏览使用，这给Word宏病毒传播带来很多便利。特别是Internet网络的普及，E-mail的大量应用更为Word宏病毒传播铺平道路。 2制作、变种方便 Word使用宏语言WordBasic来编写宏指令。宏病毒同样用WordBasic来编写。目前，世界上的宏病毒原型已有几十种，其变种与日骤增，追究其原因还是Word的开放性所致。现在的Word病毒都是用WordBasic语言所写成，大部分Word病毒宏并没有使用Word提供的Execute—Only处理函数处理，它们仍处于可打开阅读修改状态。所有用户在Word工具的宏菜单中很方便就可以看到这种宏病毒的全部面目。当然会有“不法之徒”利用掌握的Basic语句把其中病毒激活条件和破坏条件加以改变，立即就生产出了一种新的宏病毒，甚至比原病毒的危害更加严重。 3破坏可能性极大鉴于宏病毒用WordBasic语言编写，WordBasic语言提供了许多系统级底层调用，如直接使用DOS系统命令，调用WindowsAPI，调用DDE、DLL等。这些操作均可能对系统直接构成威胁，而Word在指令安全性完整性上检测能力很弱，破坏系统的指令很容易被执行。宏病毒Nuclear就是破坏操作系统的典型一例。 ★宏病毒的兼容性 Word模板（TEMPLATE）是开发Word应用程序的唯一方法。病毒宏也不例外。模板的不兼容使英文Word中的病毒模板在同一版本中文Word中打不开而自动失效，反之亦然，同时高版本的的文档在低版本的下是打不开的，这就是为什么宏病毒在中国大陆发现较少的原因。然而，中文可以打开英文中的宏。所以在大量普及后，必然会使许多在英文Word中制作的宏病毒泛滥。“台湾1号”是在台湾中文Word下做的，其模板与大陆中文Word兼容，在大陆中传播很快。 ★宏病毒的共性： 1宏病毒会感染DOC文档文件和DOT模板文件。被它感染的DOC文档属性必然会被改为模板而不是文档，而用户在另存文档时，就无法将该文档转换为任何其它方式，而只能用模板方式存盘。这一点在多种文本编辑器需转换文档时是绝对不允许的。 2病毒宏的传染通常是Word在打开一个带宏病毒的文档或模板时，激活了病毒宏，病毒宏将自身复制至Word的通用（Normal）模板中，以后在打开或关闭文件时病毒宏就会把病毒复制到该文件中。 3大多数宏病毒中含有AutoOpen，AutoClose，AutoNew和AutoExit等自动宏。只有这样，宏病毒才能获得文档（模板）操作控制权。有些宏病毒还通过FileNew，FileOpen，FileSave，FileSaveAs，FileExit等宏控制文件的操作。 4病毒宏中必然含有对文档读写操作的宏指令。 5宏病毒在DOC文档、DOT模板中是以BFF（BinaryFileFormat）格式存放，这是一种加密压缩格式，每种Word版本格式可能不兼容。二、Word现毒的表现例1Nuclear宏病毒：这是一个对操作系统文件和打印输出有破坏功能的宏病毒。这个宏病毒中包含以下病毒宏： AutoExec AutoOpen DropSuriv FileExit FilePrint FilePrintDefault FileSaveAs InsertPayload Payload 这些宏是只执行（Execute-only）宏。 Nuclear宏病毒造成的破坏现象为：１打开一个染毒文档并打印的时侯，它会在您打印的最后一段加上“STOPALLFRENCHNUCLEARTESTINGINTHEPACIFIC!”，这个现象是在每分钟的55秒—60秒之间操作打印时发生。２如果在每天17：00—18：00之间打开一个染毒文档，Nuclear病毒会将PH33R病毒传染到计算机上，这是个驻留型病毒。３在每年的四月五日，该病毒会将计算机上，文件清零，并且删除C盘根目录上的文件。一旦病毒发作，MS－DOS就不可能被引导，计算机将陷入瘫痪。例2台湾一号病毒：台湾一号病毒会在每月的13日影响您正常使用Word文档和编辑器。它包含以下病毒宏： AutoClose AutoNew AutoOpen 这些宏是可被编辑宏。在病毒宏中含有如下的语句： IfDay(Now())=13Then... 这条语句与13日有关。台湾一号病毒造成的危害是：在每月13日，若用户使用Word打开一个带毒的文档（模板）时，病毒会被激发，激发时的现象是：在屏幕正中央弹出一个对话框，该对话框提示用户做一个心算题，如做错，它将会无限制地打开文件，直至Word内存不够，Word出错为止；如心算题做对，会提示用户“什么是巨集病毒（宏病毒）？”，回答是“我就是巨集病毒”，再提示用户：“如何预防巨集病毒？”，回答是“不要看我”。三Word宏病毒发现及清除：根据宏病毒的传染机制，不难看出宏病毒传染中的特点，所以发现宏病毒可以通过以下步聚进行： 1在自己使用的Word中打开工具中的宏菜单，点中通用（Normal）模板，若发现有“AutoOpen”等自动宏，“FileSave”等文件操作宏或一些怪名字的宏，而自己又没有加载特殊模板，这就有可能有病毒了。因为大多数用户的通用（Normal）模板中是没有宏的。 2如发现打开一个文档，它未经任何改动，立即就有存盘操作，也有可能是Word带有病毒。 3打开以DOC为后缀的文件在另存菜单中只能以模板方式存盘而此时通用模板中含有宏，也有可能是Word有病毒。手工清除宏病毒的方法： 1打开宏菜单，在通用模板中删除您认为是病毒的宏。 2打开带有病毒宏的文档（模板），然后打开宏菜单，在通用模板和病毒文件名模板中删除您认为是病毒的宏。 3保存清洁文档。特别值得注意的是氏成本Word模板中的病毒在更高版本的Word中才能被发现并清除，英文版Word模板中的病毒还可仍在相应或更高的中文版Word中被发现并清除。手工清除病毒总是比较烦琐而且不要靠，用杀毒工具自动清除宏病毒是理想的解决办法，方法有两种: 方法1用WordBasic语言以Word模板方式编制杀毒工具，在Word环境中杀毒。方法2根据WordBFF格式，在Word环境外解剖病毒文档（模板），去掉病毒宏。方法1因为在Word环境中杀毒，所以杀毒准确，兼容性好。而方法2由于各个版本的WordBFF格式都不完全兼容，每次Word升级它也必须跟着升级，兼容性不好。目前有些DOS杀毒软件不是采用WordBFF格式去解剖病毒文档（模板），而是简单化的把病毒文档（模板）中的某些特征串填为了零，给用户一个假象杀掉了病毒，而实际上病毒宏无法被去除，杀毒后的文件长度与带病毒时的长度相等，这种做法有三个缺点： 1容易将原文档破坏。 2很容易漏杀病毒。 3要不断地随着Word版本升级和病毒变化而改变程序。因为每个版本的WordBFF格式不完全一样，所以病毒宏在不同版本的Word中被压缩的格式和存放的位置都不同，另外若文档正文中包含病毒串描述，就会被错杀。四、全自动清除宏病毒的工具Word—VRV Word-VRV是用WordBasic语言以Word模板方式编制的杀毒工具，它在Word环境中杀毒。 WORD-VRV由用于中文版Word中使用，用于英文版Word中使用，三个文件组成。 WORD-VRV是个可自升级的Word杀毒器，有下列特点：可在Word有毒环境下自动检测并清除Word模板中的病毒；自动检测各有效驱动器及路径下的文档（模板）；有只检测功能；发现病毒有提示，报警，产生列表；可以备份带毒文档（模板）；提供使用者自己定义结构，清除新的宏病毒。 WORD-VRV允许用户自我扩允新的宏病毒特征的方法为：用文本编辑器，如：EDIT编辑文件，编辑一个名为文件(与在同一目录中)。该文件每行内容包含病毒名、病毒特征宏和病毒的所有宏。格式如下: <病毒名>{特征宏名::宏中字串},病毒宏1,病毒宏2,...,病毒宏N,例如: {AAAZA:Global:AAAZFS},AAAZAO,AAAZFS,FileSaveAs,PayLoad, 其中{}中病毒特征宏为在病毒所有宏中选取一个可以代表该病毒特征的宏的名称，“::”之后的特征字串为编辑该特征宏时，其中可以表示该特征宏中的特点的字符串，若该特征宏为只执行宏（EXECUTE—ONLY），则{}中不需要输入两个冒号及其以后的特征串，即其中内容仅仅为特征宏名。另外特征宏在病毒定义行可以有多个，但必须分别用{}组成。利用WORDVRV的可扩充性，使用者可杀除所有新的宏病毒。 2、Word 2000"自动恢复"探秘当你使用Word 2000编辑文档时，如果突然发生了停电、电脑死锁或程序停止响应，以致你不得不在没有保存对Word文档修改的情况下，重新启动电脑和Word 2000，奇迹发生了--所有在发生故障时处于打开状态的文档此时都显示出来。这就是用了Word 2000的"自动恢复"功能的结果。启用"自动恢复"功能要在发生故障时让Word自动恢复正在编辑的文档，必须先期启用Word的自动恢复功能，步骤如下：单击"工具"菜单中的"选项"命令，系统弹出"选项"对话框。单击"保存"选项卡，选中"自动保存时间间隔"复选框，在"分钟"框中，输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度。依多数用户之经验，自动保存时间间隔以5～15分钟为宜。实际上，在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能，并以10分钟为自动保存时间间隔。如果你同时选中了"允许后台保存"复选框，则Word将用后台方式自动保存文档，以便在保存文档的同时，你能够继续进行编辑工作。自动恢复"自动保存"文档在断电或类似问题发生之后，要自动恢复 "自动保存"的文档，步骤如下：重新启动Word，则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击"文件"菜单中的"另存为"命令，系统弹出"另存为"对话框。在"文件名"框中，键入或选定原有文档的文件名，单击[保存]按钮。如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。注意，在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。手动打开自动恢复文件如果在你重新启动Word 2000后，自动恢复文件没有自动打开，则你可以手动将其打开，步骤如下： 1、单击常用工具栏中的"打开"按钮，系统弹出"打开"对话框。 2、找到包含恢复文件的文件夹，默认情况下，Word 2000把自动恢复文件保存在"C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word"文件夹中。如果你使用的是Windows NT 或其后续版本的操作系统，或者你的电脑上有不止一个活动用户配置文件，则自动恢复文件将保存在"C:\Windows\Profiles\用户名\Application Data\Microsoft\Word"文件夹中。在"文件类型"下拉列表框中，单击"所有文件"。每个自动恢复文件都命名为"'自动恢复'保存<原文件名 >"，并以.wbk作为其扩展名(在未出故障前，自动恢复文件以.asd为扩展名)。单击需要的自动恢复文件，单击"打开"按钮。 3、单击常用工具栏中的"保存"按钮，系统弹出"另存为"对话框，在"文件名"框中键入或选中已经存在的文件名，单击"保存"按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。无法找到恢复文件原因虽然你已启用了Word 2000的自动恢复功能，但你却没有能够找到恢复文件，则可能的原因如下： 1、电脑尚未自动保存恢复文件。 2、在未进行保存的情况下关闭了恢复文件。 3、可能删除了恢复文件，恢复文件的扩展名为.wbk。 4、文档可能是主控文档，Word能为单独的子文档创建恢复文件，但无法为主控文档创建恢复文件。 5、正在使用"Visual Basic 编辑器(VBE)"修改宏。"自动恢复"功能只为在当前时段所修改的文档创建恢复文件。如果在Word中打开文档后，只在VBE中进行了修改，那么Word将不会认为该文档发生了更改。最后强调一点，就是"自动恢复"并不等同于正常的文档保存，在使用Word编辑完成文档后，千万不要忘记了使用"保存"命令，对文档进行保存操作，否则后悔药可是不好吃得。 3、word中快速实现上下标在WPS中已经可以非常方便的设置上标和下标，其实在Word中同样可以轻松做到，这里我们提供快捷方式给大家，只要先选中上标文字，然后使用Ctrl-Shift-"+"就可将文字设为上标，按Ctrl-"+"就将文字设为下标。 4、WORD的六个自定义功能我们在使用WORD过程中，发现有一些自定义方面的应用，虽然没有什么秘密可言，但是如果您能正确地使用它们，可以大大提高文字编辑处理的效率，而且有的自定义应用还能变出花样，不信您可以试试下面的这些应用！一、自定义短语设置在使用WORD来处理文字信息时，您常常会碰到一些字节很长、出现频率很高的短语，对待这些特殊的短语，一般人都会使用剪切、粘贴等方式来处理，为了能提高工作效率，您可以进行下面的自定义短语设置： 1、在工具栏中依次单击“插入”/“自动图文集”，在弹出的对话框中输入一条出现频率较高的短语，例如“江苏省盐城市”，并单击键盘上的回车键来进行确认； 2、关闭上述对话框，并在工具栏中依次单击“工具”/“自定义”/“键盘]”命令； 3、然后在弹出的对话框中，您可以在“类别”设置栏处选“自动图文集”，并在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“江苏省盐城市”； 4、在“请按新快捷键”中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复！否则会造成日后操作上的麻烦； 5、设置好快捷键后，您可以在需要使用短语的地方，迅速单击快捷键来把短语调用出来。二、自定义兼容设置 WPS 2000文字处理系统在默认状态下是可以和WORD进行兼容的，但是如果这两个文字编辑软件同时安装到某一台计算机中时，可能会出现不兼容的情况。这时可以进行下面的设置，来实现WORD和Wps2000的相互兼容。 1、在资源管理器操作窗口中，用鼠标依次单击C:\Program files\Common files\Microsoft Shared\Textconv文件夹； 2、然后在对应的右边窗口中，用鼠标右键单击空白处，并在随后弹出的快捷菜单中选择“新建”/“文件夹”命令，来新建一个文件夹； 3、然后将Textconv文件夹中的文件移动到刚刚新建的文件夹中，并把文件换名存储为文件，或者换成与文件名称不同的其他名称； 4、返回到Textconv文件夹中，将通过“查找”功能查找得到的文件复制到Textconv文件夹中，并把改名存储为。 5、设置好上面的工作后，再重新启动一下计算机就可以实现WORD和Wps2000文本内容的相互兼容了。三、自定义工具设置 WORD新增了一个符号工具栏，利用它可以快速输入各种工具符号。插入的工具符号有常用和非常用之分。 1、对于常用工具符号，您可以单击标准工具栏中右侧的“》”符号，在其下拉选项中选择使用已经添加的按钮，或者单击“添加或删除按钮”命令项，在弹出的按钮菜单中选中需要的选项就可以了。 2、对于那些非标准的工具符号，您还可以按以下方法进行自定义：先将符号工具栏打开，再单击“插入”菜单中的“特殊符号”命令，打开“插入特殊符号”对话框。单击对话框中的“显示符号栏”，用鼠标选中你需要的符号将它拖到符号工具栏某个不需要的按钮上，完成后单击“确定”。如果您想将符号工具栏恢复到原来的状态，只须单击“重设符号栏”按钮。 3、另外，WORD在缺省状态下是用分隔符将属于同一类的工具符号放在一起的，不过您也可以通过自定义设置来把这些默认的工具符号进行重新分类；分类时，您可以在“自定义”对话框中，用鼠标右键单击需要在左侧或者上方插入分隔符的工具符号，并从弹出的快捷菜单中执行“开始一组”命令，就可以了。四、自定义显示设置 WORD除了可以让您自定义各种工具符号，它还允许您采用多种方法来显示工具栏中的符号按钮。如果您想要自行设置这些符号的显示效果的话，可以通过如下方法更改其显示的效果： 1、在WORD主操作界面中，用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“自定义”命令，随后WORD就打开了一个自定义对话框； 2、在该对话框中，用鼠标单击“选项”标签，在此窗口中您可以设置“常用”工具栏和“格式”工具栏的并排显示；菜单的压缩显示，即把不常用的命令折叠起来；大图标显示按钮以及设置菜单的动态显示效果等。 3、如果您选择或清除“大图标”复选框时，将会影响所有的 Microsoft Office 程序，但不会影响显示在“屏幕提示”和“帮助”中的图标。五、自定义“打开文档”的位置当您使用WORD来打开文档文件时，您会发现系统程序会自动弹出一个文件选择对话框，让您来选择需要打开的文件，但是WORD的默认打开文档目录为C盘，而许多用户认为存放在C盘下面的文件没有保存在其他硬盘来得安全。如果您真的要想让WORD的默认打开文档目录为其他硬盘的话，您可以按照下面的自定义设置进行操作： 1、在WORD的操作界面中，用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“选项”/“文件位置”命令； 2、在随后弹出的设置对话框中，选择“文档”； 3、接着再用鼠标单击“更改”按钮，并在更改位置对话框中的“查找范围”设置栏处选中其他硬盘分区符号，例如选择“E：”； 4、选择好目标后，再单击对话框中的“确定”按钮来使设置生效。六、自定义数据库设置如果我们需要把存贮在一个使用编写的应用系统中的数据进行编辑处理，按常规方法实现比较复杂，但是我们可以通过对WORD的自定义数据库设置，让WORD能实现与数据库中数据共享，并最终通过WORD来完成操作数据库的各项任务，下面是自定义数据库设置的具体操作过程： 1、首先确定要使用的数据库文件的位置。为了不影响原数据库应用系统的正常使用，您可先将要使用的数据库复制到一个文件夹中，假设在这里您将所需处理的数据库复制到c:\bbb文件夹中； 2、接着打开WORD程序，并在主操作界面中选择WORD系统的“工具”菜单项，从弹出的下拉菜单中再依次选择“选项”/“邮件合并”； 3、随后程序将弹出一个对话框，在这个对话框中您可以有3个选择操作。第一步就是点击主文档创建，这时可选择邮件标签或分类，弹出一个对话窗口，这时选择新建文档；第二步单击获取数据操作，选择打开数据源，这时弹出查找文件的对话窗口，选择目标数据库文件，并将文件夹选中在c:\bbb中，确认后选中打开数据源为foxpro files，通过odbc（＊.dbf）并确定，这时将c:\ls中的所有数据库文件列出，这里需要选择为数据源。 4、在随后所有的弹出对话框中都可点击确定，这时回到新建的Word编辑窗口，在这个文档编辑窗口中，功能操作窗口中包括了“插入合并域”和“合并工具栏”两个工具条； 5、单击下拉按钮“插入合并域”，此时可将数据库中所有字段显示出来，此时您可以按照WORD常规的编辑方法来对这些数据库内容进行编辑。 5、巧用表格功能生成“小字本”格式如果只是临时需要生成“小字本”格式，可以用表格快速制成。具体方法如下：＊将文字全部录入；＊左击“编辑／替换”选单项；＊在“查找内容”文本框中输入“λ？”（表示任意字符）；＊在“替换为”文本框中输入“λ＆ λt”（λ＆表示要查找的任意字符，λt表示制表符）；＊选择全部文字（ctrl＋a），左击“表格／转换／文字转换为表格”；＊在弹出的对话框中输入需要的列数（如：20），确定。 6、用Word 2000的“透视眼”预视文件信息在以前的Word版本中,“打开”对话框只能显示文件的名称、大小、日期等简单信息。Word 2000则可以在“打开”对话框中看到文件名、位置、作者、日期、摘要信息或内容，并可以按这些条件查找文件。下面就来看看在Word 2000中如何查看文件信息吧。 1.改变“打开”对话框中的视图按Word 2000的默认设置，文件是按名字列在“打开”对话框中的。若要变换成一种不同的视图，可以单击“视图”按钮选定“列表”、“细节”、“属性”或“预览”，来显示文件的不同信息，以此来断定文件的内容。 2.显示预览视图显示预览视图使用户可以在打开文件之前快速地浏览文档。Word 2000有两种方法可以在不打开文件的情况下从“打开”对话框中查看文件的内容。你可以单击“视图”按钮中的“预览”按钮来查看一个微缩了的预览视图，也可以使用“快速查看”功能来打开一个窗口，显示一个较大的文件视图。同时要提醒你，如果你的Word 2000中已经安装了文件转换过滤程序，就可以用Word来预览所有的文档。 3.查看或编辑文档属性在“打开”对话框中，可以使用“属性”命令显示一个关于文档关键信息的简短列表，包括：标题、作者、模板、版本号、应用程序、页、字、字符、行、段落等，也可以在“属性”工作表中，选定不同的选项卡（包括“常规”、“摘要信息”、“统计信息”）来显示不同的信息。同时，还可以在“摘要信息”选项卡中添加摘要信息。 7、利用Word自动为文档编写摘要撰写学术论文时大多需要配置一个摘要，这通常是在论文撰写完毕之后由用户手工对源文档进行分析、提炼后得出的，不过你若是一名Word用户，则不妨“偷偷懒”。Word具有自动为文档编写摘要的功能，它通过采用统计分析等方法从文档中找出论述的要点，然后再将这些要点集中到一起即成为摘要。由于Word既可将摘要单独汇编成文，也可将它们放在源文档中突出显示，其详略程度也可任意进行调整，可满足用户为文档编写摘要的任何要求，减轻用户的工作量，因而深受广大用户的欢迎。为便于用户的使用，特将利用Word自动为文档编写摘要的方法介绍如下： 1.启动Word，打开准备编写摘要的文档(以下操作均以中文Word97为例，其它各个版本的操作基本类似，用户可参照使用)。 2.执行“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令，弹出对话框。 3.在“摘要类型”框中选择合适的摘要种类。Word总计提供了四种类型不同的摘要供用户选择，它们分别是： ●突出显示摘要——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后在源文档中对他们进行突出显示，起到突出重点的作用。 ●在文档上方插入摘要或摘录文字——对文档进行分析并找出关键句子之后，再将它们复制到源文档的上方，而正文部分保持不变，可满足绝大多数用户编写摘要的要求。 ●将摘要置于新文件中——自动对文档进行分析并找出关键性句子，然后再将它们全部复制到一篇新文档中，这样就可以生成一篇独立的摘要文档(本类摘要与“在文档上方插入摘要或摘录文字”的区别在于前者将正文与摘要分割成两篇不同的文档，而后者将它们放在同一文档的不同位置)。 ●保留摘要，其它内容隐藏——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后仅显示这些关键性的句子，而将文档中的其它部分隐藏起来，使用户希望了解一篇长文档的内容时，采用本功能效果十分理想。 4.在“相当于原长的百分比”框中键入所需摘要的详细程度(如25％即表示生成的摘要相当于源文档总长度25％)。 5.单击“确定”之后系统即开始对文档进行分析，找出文档中的要点，并按用户的要求显示出来。 6.用户若对Word自动生成的摘要的状态不甚满意，希望对其加以适当修改，则只需利用“自动编写摘要”工具栏上相应的选项即可；如要调整摘要的详细程度，可拖动鼠标或单击“相当于原长的百分比”框上的箭头；如果要在“只显示文档要点”和“在文档中突出显示要点”之间进行切换，可单击“突出显示/只显示摘要”按钮。 7.调整完毕后单击“自动编写摘要”工具栏上的“关闭”按钮，关闭“自动编写摘要”工具栏。 8.对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。至此，一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前，节省了用户手工撰写摘要的时间，提高了工作效率。由于Word自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程度进行分析汇总后得出的，因此在结构性较好的文档(如报告、文章和专业论文)中的效果较好，而在小说之类的文档中的效果则要差一些，不过尽管如此，它仍然不失为用户撰写摘要时的好帮手，你也试一下吧! 8、Word快速文字编辑终极技巧在Word中进行繁简体文本转换中文版WORD可以非常方便的完成文本的繁简体转换，相当的方便和智能化。以往的繁简体转换仅仅能是基于当个字对字的繁简体转换，但是WORD可以完成常用语的转换，如“内存”和“记忆体”、“软件”和“软体”、“网络”和“网路”……对于经常需要收集资料或者是网站编辑们来说尤其方便。在Word中增加或减少行距段落行距的设定我们可通过鼠标右键选择段落属性进行更改，但是还有快速更改Microsoft Word中某段落行距的操作方法哦，您一定要看看哦： 1. 选择需要更改行距的文本。 2. 按照需要进行以下操作：按下CTRL+1可将行距设置为单倍行距。按下CTRL+2可将行距设置为双倍行距。按下CTRL+5可将行距设置为倍行距。比选择菜单或者鼠标右键更加有效率. 在屏幕提示中显示快捷键在Microsoft Word编辑文档的过程中，通过在屏幕提示中显示快捷键，您就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时，您可以自由指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。在屏幕提示中显示快捷键的操作方法： 1. 单击工具菜单中的自定义，然后单击选项选项卡。 2. 选中显示关于工具栏的屏幕提示复选框。 3. 选中在屏幕提示中显示快捷键复选框。使用格式刷复制格式应用格式刷可快速复制选定对象或文本的格式（字体、字号、颜色、边界等），并将其应用到您随后单击的文本或对象上，免除重复设置文本格式之苦，为统一格式化文档，提高文档编辑效率提高了一个非常方便的工具。使用格式刷在任意Office 2000程序中复制格式的操作方法： 1. 选择希望复制其格式的文本或对象。 2. 单击常用工具栏上的格式刷。（在Access中，格式刷位于数据库工具栏上。） 3. 选择希望应用该格式的文本或对象，格式将自动应用到该文本或对象上。使用格式刷重复复制格式这是我希望与所有Office用户共享的一个技巧。通过双击格式刷，您可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下ESC键即可关闭格式刷。实际编辑过程中您可以不必先逐个设置，待最后完成文档的时候使用格式刷功能完成统一格式设置。只对Word文档的一部分进行拼写检查在发现拼写错误时，您无需检查整个文档就可以更正该错误。只需用鼠标右击拼错的单词，然后从快捷菜单中选择正确的拼写即可。要想在文档中查找下一个错误的拼写，按下ALT+F7即可。在Word文档中快速确定最后编辑位置在处理一个很长的文档时，您很可能会丢失自己的位置。对于Microsoft Word文档，您可以获得最后一次编辑时的位置，因为Word可以记录下最后三次输入或编辑文字的位置。只需在打开文档后立即按下SHIFT+F5，光标将在最后一次更改的位置处出现。要进到前两次编辑的位置，按下SHIFT+F5，直到达到所需的位置。在Word中添加漂亮的水平线在Word文档中添加各种水平分隔线是很方便的。例如，要想创建一个实心的黑线，只需在新段落的开头键入三个"-"并按下回车键即可。键入三个"_"将生成一个较粗的线。下表说明了可以创建的线型：创建以下的线型输入以下符号并按下回车键编者注：如果该技巧不能生效，请执行以下操作： 1. 从工具菜单中选择自动更正。 2. 单击键入时自动套用格式选项卡。 3. 选择键入时自动应用标题下的边框复选框。在Word中微调字体在很小的空间内使用小字体时，8磅字体可能太大了，而7磅字体又太小了。幸运的是，您可以选择它们之间的字号，具体方法如下： 1. 从格式菜单中选择字体。 2. 然后在字体选项卡的字号框中键入并单击确定。这就行了！这一技巧适合于Word和Excel中任何字号的TrueType字体（比如）。更加方便的操作方法是选中文本之后，按CTRL+和CTRL-组合键放大或缩小文字大小将Word中的图片移到合适的位置当您在Word文档中放置图片时，它会自动与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。如果需要精确地控制图片的放置位置，您可以在拖动对象时按住ALT键，以暂时忽略网格。您可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。编者注：如果图片不需要与文字对齐，您可以使用这一技巧。为了确保该技巧生效： 1. 双击该图片，然后选择版式选项卡。 2. 选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式。 3. 最后单击确定。在Word中快速复制文字或图形以下就是在Word中快速复制文字或图形的方法： 1. 选择将要复制的文字或图形。 2. 按住CTRL键。 3. 使用鼠标将选中内容复制到合适的位置。原先的内容将被复制。在创建一个包含大量重复文字或图形的文档时，该方法非常有用。在Word中用键盘输入一个表格如果你还留恋在WPS里面可以快速使用方向键绘制表格，Word也可以用键盘快速完成了。您只需简单地输入一连串+号和-号，您就可以在Microsoft Word中创建表格。利用一个+号开始一行，然后不停输入-号，直至达到合适的列宽度。要想添加一个新列，再次输入+号。在输入最后一个+号后按下回车。Word将把文本转换为表格。要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一个单元格并按下TAB键。在Word中选择文本列要想在Word中选择一块垂直的文本，如一列数字等，在按住ALT的同时用鼠标选择即可。然后，您可以删除该列，或将其复制到其他文件中。相当方便。 9、Office的一个未公开参数揭密使用Office的人都知道，在开始菜单里有两个Office的快捷方式，一个用来创建新Office文档，一个用来打开Office文档。这两个快捷方式都是由同一个启动文件(在Office 2000中为)分别加上参数n和f来建立的，其实还有一个未公开的参数s，利用这个参数可以建立一个启动屏幕保护程序的快捷方式。具体操作如下：进入Office所在目录，将拖向桌面，在桌面上出现一个名为Osa的快捷方式，用鼠标右键单击它，在出现的菜单中选“属性”，打开属性对话框，找到目标栏，里面写有的路径，在它后面加上一个空格，再添上-s，按[确定]退出。然后将Osa改名为“屏幕保护”。这样，就建立了一个启动屏幕保护的快捷方式。如果你在微机上工作需要离开一会儿时，只需启动这一快捷方式，系统就会进入屏幕保护状态，这对于带有密码的屏幕保护的你来说，将非常方便。 10、有关WORD中保存和关闭文档的几个小问题 1.避免文档受损和恢复损坏的文档可以通过使用WORD的“自动恢复”功能定期地保存文档的临时副本。要在断电或碰到类似问题的情况下恢复工作，必须在出现问题前，做下列操作：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，然后选中“自动保存时间间隔”或“保留备份”复选框(或两者都选中)。如果需要，请设置“自动恢复”保存间隔时间小于10分钟。要在文档意外删除或损坏后恢复工作，必须在出现问题前选中“保留备份”复选框。 2.丢失文档前启动了“自动恢复”功能，但是无法保存或打开要恢复的文档单击“打开”按钮。在文件夹列表中，双击Temp文件夹。该文件夹通常位于Windows文件夹中。选定“文件类型”框为“所有文件”选项。WORD为每个恢复的文档都命名为“自动恢复功能保存+文件名”，并且文件的扩展名为：.Doc。打开恢复的文档，再单击“保存”按钮，在“文件名”框中，键入或选定已有的文档文件名。若在TEMP文件夹中未找到丢失的文件，可参见下一个问题的答案。 3.使用了“自动恢复”功能，但是无法找到恢复文档一般情况下，如果开启了“自动恢复”功能，在出现了断电或类似问题并重新启动Word后，Word会自动打开任何恢复的文档。然而，如果因为某种原因，Word没有打开恢复文件，您可自己打开它。在默认的情况下，文件放置在Windows文件夹的Temp文件夹中。但是，如果您修改了恢复文件的位置，请单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“文件位置” 选项卡，然后查看新位置。恢复的文档中所包含的新信息的多少取决于Word保存恢复文件的频繁程度。例如，如果仅在每过15分钟保存一次恢复文件，那么如果出现断电或类似问题最多可能丢失15分钟的工作。如果要修改“自动恢复”的保存时间间隔，请单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，然后在“分钟”框中输入数字。 4.保存对文档的修改时，显示“文档为只读”的信息不能对只读文档作修改。要保存对只读文档的修改，必须用一个新文件名来保存该文档。如果将该文档保存在不同的文件夹中，那么也可用相同的文件名。 5.试图保存文档时，得到了文件太大的信息有两种方法可以解决此问题： (1)如果某个文档太大而无法保存，您可将它划分为几个小部分。剪切部分文档并粘贴到一个新文档中，然后分别保存每一部分。 (2)将文档转换为主控文档，然后作为单独的子文档保存其组件。主控文档是一套独立的文件或称子文档的“容器”。您可用主控文档建立和管理一个由几部分组成的文档(如，同一本书包括几个章节)。例如：可将多个文档当作一个整体，为其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录。新建主控文档 1)单击“新建”按钮。 2)切换到主控文档视图。 3)创建主控文档的大纲操作方法为：在主控文档视图中，键入文档和各子文档的标题。确保在键入每个标题后按Enter键。给每个标题标题样式(例如，给标题用“标题1”，给每个子文档用“标题2”)。方法是，拖标题的“—”或“+”分级显示符号。如果要降级某个标题到较低的级别，请将分级显示符号向右拖动；如果要升级某个标题到较高的级别，请将分级显示符号向左拖动。 4)选定要划分到子文档中的标题和文本。 5)单击“主控文档”工具栏上的“创建子文档”按钮。 6)单击“文件”菜单中的“另存为”命令，可保存新的主控文档和其子文档。 7)输入主控文档的文件名和位置，然后单击“保存”命令。同时Word会根据子文档的标题中的第一个字符给每个子文档指定文件名。注：如果“创建子文档”按钮无法使用，需要首先单击“展开子文档”按钮将已有文档转换为主控文档。打开已有文档，然后重复上面的2)～7)步。在主控文档中插入一个已有的Word文档。 1)在主控文档视图中显示主控文档。 2)展开子文档。 3)单击已有文档的插入点。同时确保单击的位置在已有的子文档之间。 4)单击“主控文档”工具栏上的“插入子文档”。 5)在“文件名”框中，输入要添加的文件名称，然后单击“打开”按钮。 WORD应用技巧大全15 1、让Word文字自动适应单元格大小在Word 2000中，当我们向表格中输入文字时，表格的列宽会自动增加以适应文字，但如果对单元格的尺寸有要求时，在Word 97中只能手工调整文字间距，而在Word 2000中则可以自动调整文字间距以适应单元格。要启动这项功能，可进行如下设置： 1、选中该单元格。 2、从“表格”菜单中选择“表格属性”命令，随后出现“表格属性”对话框。 3、在“表格”选项卡中，单击“选项”按钮，随后弹出“表格选项”对话框，清除“自动重调尺寸以适应内容”复选框以固定表格尺寸。 4、在“单元格”选项卡中，单击“选项”按钮，弹出“单元格选项”对话框，单击选中“适应文字”复选框。为了让单元格容下尽量多的文字你还可以把单元格边距全都设为零。 5、单击“确定”按钮。然后在该单元格内输入文字时，Word会自动调整字符间距以适应单元格大小，但字符字号不变。有兴趣的朋友可以试一试，看一看这样制作出来的表格是否既省事又美观。在Excel中也可以进行类似的设置让文字适应单元格的大小，方法是执行“格式→单元格→对齐→缩小字体填充”命令。 2、双面打印Word文档的设置方法在使用Word编辑打印文字资料时，常常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的反正面上，其中一侧的宽度要比另一侧宽一些作为装订线。下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打印来介绍具体的设置过程。 1、页面设置一篇文字资料输入完毕后，通过选择Word选单中文件选单下的页面设置选项，设置纸张大小，如这里选择的是b5纸，在字符数/行数页框中，选择每一页打印的行数和每行要打印的字数。在页边距页框中的设置决定着能否进行双面打印，在这里主要对页边距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，在这里笔者设置该页面的内侧、外侧值都为20毫米，同时设置装订线的值为10毫米，选择对称页边距，这样双面打印的页面设置完毕，设置结果如图所示。 2、打印设置进入打印设置窗口中，选择双面打印，由于激光打印机出纸的顺序不同。这时要进行的设置也有所不同，如使用打印机的上出纸，要进入选项设置，即用鼠标点击选项按钮，在双面打印选项中，将打印顺序2选中，即窗口上显示顺序为6、4、2。使用下出纸，不用这步设置。全部设置完毕即可进行双面打印了。 3、巧用Word“版本”功能撰写工作报告或是演讲文稿，经常是改了再写，写了再改，有时候甚至需要预备多个版本。通常的做法是将每个版本的文档单独保存为一个文件，相似的文件多了，不仅占用了磁盘空间，而且管理起来也不方便。有没有什么好办法可以解决这个问题呢？当然有！解决这个问题的关键就是Word 2000/XP的“版本”功能，打开Word 2000/XP的“文件”菜单，可以找到这项不为常人所关注的命令。提示：Word 2000/XP采用了智能菜单，可以隐藏不常用的命令，所以，如果打开“文件”菜单后找不到“版本”命令，请将菜单完全展开，便可以看到。以演讲文稿为例，当第一稿录入完毕后，执行“版本”命令，在弹出的窗口中点击“现在保存，紧接着在出现的“保存版本”窗口中输入“第一稿”，如图所示，最后点击“确定”完成保存。继续编辑文档，当第二稿、第三稿完成后，重复上述操作，不同的是在“保存版本”中输入“第二稿”、“第三稿”。当需要调用该演讲文稿的早期版本时，再次“版本”命令，单击要打开的版本，再点击“打开”按钮即可。如果希望在同一个文档中保存文档的多个版本，务必记得使用“版本”功能。由于Word 2000/XP仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本，使用这种方法还可节省磁盘空间哦！技巧：在执行“版本”命令时可以选中“关闭时自动保存版本”复选框，再单击“关闭”，这样每次关闭文档都会自动生成一个备份版本。 4、巧用Word无线表格很多人都会有这样的惯性思维：表格都是有线的。本文的目的就在于打破这种惯性思维。下面通过三个日常工作中经常会遇到、但很多人都认为不太好解决的实例，向大家介绍“无线表格”的巧妙之处。一、无线标题行凡是遇到表格超过一页的情况，我们都希望最好能在每一页都显示表头部分。虽然Word为我们提供了“标题行”功能，但必须是表格内的行才能设置为“标题行”，如果遇到下面这种表头该怎么办呢？其实，我们完全可以把在外面的那一行请到表格里面来，这样它就可以显示在每页了。有人可能马上要提反对意见：我并不想让它也带表格线呀！莫急，我们有办法让它既在表格里，又不穿表格衣。具体做法如下：先在表格上方加一个空行，并把整行合并为一个单元格，然后把“××单位年终奖金分配表”这一行内容移入该单元格，并把该单元格设为标题行。如果Word界面上没有表格工具栏，可通过“视图→工具栏”，点选“表格和边框”使之出现。接着在表格工具栏中点一下那个橡皮，然后用它把表格第一行的三条边（顶边、左边和右边）描一遍。好了，大功告成！虽然此时在屏幕上还能看到表格线，但打印时绝对不会再出现了。试想，如果连屏幕上起提示作用的表格线都没有了，那编辑表格的时候岂不是很累？二、菜谱效果会议日程安排中经常会有下表所示的人员住宿安排。按照惯例，整个表格都是不带表格线的。对于这种情况，比较原始的办法是在各列之间加空格。这种办法经常把人搞得焦头烂额，因为很难做到各列对齐。有经验的人会使用Word的制表位，但这种方法在输入时只能横向进行，而且调整列间距时不是很方便，如要增加或删除列那就更困难了。其实最简单的办法是先建立一个“无线表格”，因为看样子，它分明就是一个标准的表格。具体做法如下：在“插入表格”对话框中，点击“自动套用格式”，然后在“表格样式”列表中选择“普通表格”（这是Word XP的说法，在Word 2000和Word 97中应为“无”）即可。剩下的工作就是在这个“无线表格”中随意进行编辑了。三、座位表住宿的问题解决了，下面该排会场座位表了。通常遇到排座位表的问题，十个人中有九个都要挠头——因为名字要竖排，一个人的名字要分三行来写，也不容易对齐；好不容易排好了，一旦稍有变动，就又乱套了…… 其实，这个问题还是用“无线表格”来解决最为便捷：仅仅需要把名字部分的“文字方向”改为“竖排”就可以了。 5、巧用Word日历向导查农历一日，女友突然大驾光临，一进屋就喊道：“喂，狗仔，春节是哪一天？”狗仔不假思索地回答：“正月初一啊。”“我问你正月初一是公历几月几号呢？” 狗仔立即行动起来，在房间里翻箱倒柜，可就是没有找到一本日历。突然想起Word XP中有个“日历向导”，可以生成带农历的日历。真是太棒了，又可以在女朋友面前露一手了。说干就干，狗仔马上打开了Word XP，主要操作步骤如下：第一步，单击菜单“文件→新建”，在“新建文档”窗口中选择“通用模板”，马上弹出“模板”对话框，单击“其他文档”标签，嘿，看到“日历向导”了。第二步，鼠标双击“日历向导”，弹出了“日历向导”对话框，在左边的向导流程图中单击“日期范围”。第三步，经初步推测，每年农历春节可能在公历的1~3月期间，于是设定起止年份均为2003年，起止月份分别为1月和3月，在“是否打印农历和节气”下选中“是”，再单击“完成”。稍等片刻，一份2003年1~3月的日历便出现在眼前，从日历中查看到2003年春节对应的公历日期为2月1日。 “怎么样？还行吧？”狗仔向女朋友炫耀道。 “啵！~~~”狗仔幸福地晕倒过去。 6、随心所欲控制Word下划线与文字的距离在Word中对文字设置下划线时，下划线与文字的底边连在一起，感觉很不美观，能不能让下划线离文字远一些呢？经过摸索，本人找到一个小技巧，能随心所欲的控制下划线与文字的距离。下面介绍实现方法。假设有一个居中的文章标题，首先选中文字后按[Ctrl+U]为其设置下划线。在文字内容的首尾处各敲入一个空格，插入的空格也将保持下划线格式。选中文字内容（不要选中首尾的空格），单击菜单[格式]→[字体]，选择“字符间距”选项卡，在“位置”下拉框中选择“提升”，最后单击［确定］关闭“字体”对话框。此时的下划线效果已经非常美观了。步骤3中还可改变“磅值”框中的数字，默认提升值为3磅，值越大则下划线与文字的距离越远，反之则越近。若不需要文字首尾处的空格，该怎么办呢？对文字后面的空格能直接删除即可，但文字前面的空格不能删除，否则下划线与文字又连在一起了，可以采取一个间接的办法，先选中文字前面的空格，单击[格式]→[字体]，选择“字符间距”选项卡，在“间距”下拉框中选择“紧缩”，在“磅值”框中设置值为5~10磅，最后单击[确定]，此时的下划线效果就完美无缺了。 7、妙用Word右键，提高效率在Word中编辑文档的时候，我们通常习惯用鼠标去点击常用工具栏上的“复制（剪切）”按钮完成复制，实际上单击鼠标右键也可以办到。在Office、Windows中熟练使用右键，不仅可以大大降低劳动强度，还可以达到许多意想不到的快捷效果。一、快速确定解压文件的目标目录我们用WinZip解压缩文件时，常需要在解压对话框中指定解压文件的目标目录，而如果我们用鼠标右键拖动ZIP文件到指定目录后松手，你会发现右键菜单中有两条解压命令，选择其中的“Extract to folder…”即可快速将该压缩文件解压到这个目录。用右键的方法还可以一次解压缩多个文件。二、提前确定查找范围在Windows中查找文件时，如果已经提前确定了查找范围，就可以直接在相应驱动器或文件夹的图标上单击鼠标右键，选择“查找”命令，你会发现这样打开的“查找”对话框中搜索范围已经被提前写好了。与此类似，需要在某个确定目录下杀毒时，也可直接在相应驱动器或文件夹的图标上单击鼠标右键，并选择其中的杀毒软件图标即可。三、快捷删除部分文档记录删除“开始”菜单中的文档记录有许多方法，使用注册表可以一劳永逸地删除文档项的全部记录，但如果你只想删除一部分文档记录，一般我们都会进入到C:\Windows\Recent文件夹下删除，但大家却忽略了一个更简单的方法：单击“开始”菜单，指向其中的“文档”项，在其级联菜单中找到需要删除的文档名，右键单击并选择“删除”命令即可。四、给“程序”菜单排序大家可能都有过这样的感受：调用“开始→程序”菜单里的程序时，因为该菜单里的程序没有按顺序排列，所以查找时往往有点盲目，其实你只需单击“开始→程序”，然后指向“程序”菜单中的任何一个程序项并单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“按名称排序”命令，下次查找程序时就方便多了。 8、灵活动用WORD的“打开”对话框一)以不同方式打开文档首先在“打开”对话框中将文件选中，然后单击“打开”下拉按钮，看到了吗？Word 2000提供了四种方式打开文档。 1、“打开”：是对话框默认的文件打开方式，不说您也知道。 2、“以只读方式打开”：则对文件所做的任何修改，只能以“另存为”方式保存，而不能直接修改并保存原文件。 3、“以副本方式打开”，则系统会在原文件所在目录创建它的副本。例如，以副本方式打开了My Documents文件夹中的“Word技巧”，则My Documents文件夹会出现一个名为“Word技巧(2)”的新文件。 4、若在对话框内选中了“Web页”或Web快捷方式，则“打开”下拉菜单的“用浏览器打开”命令可用。选择它即可用浏览器打开Web页或连接到某个Web站点。 (二)管理文件 1、查找文件 “打开”对话框具有基本的文件管理功能。“打开”对话框可用文字或文字与通配符搭配使用，查找含有某些关键字的文件。方法是：使用“查找范围”列表定位文件的位置。然后在“文件名”框内输入要查找的关键字，或者打开“文件名”下拉列表查找已输入的关键字。必要时可打开“文件类型”下拉列表，选择要查找的文件类型。完成后单击“打开”按钮，则所有包含待查找关键文字的文件名均出现在对话框中。除此之外，你还可以在“文件名”框内使用通配符“*”，如利用“*技巧”查找以文件名以“技巧”结尾的文件等。 2、自动匹配文件当你在对话框的“文件名”框内输入文件名后，只要输入的文件名与某个文件名匹配，框内就会自动补齐剩余的若干字符，回车即可打开该文件。否则可继续输入剩余的部分，寻找或打开其他文件。相信在Excel中录入数据时您已经领会到它的方便。 3、排序文件 “打开”对话框中的文件按一定规律排序，有利于用户快速查找文件。排序方法是：点击“视图”按钮，在下拉菜单中选择“排列图标”子菜单，从“按名称”、“按类型”、“按大小”和“按日期”四种排序方私中选择即可。 9、如何在WORD中调整汉字与英文字母间的距离、任意修改字间距、任意修改行距如何在WORD中调整汉字与英文字母间的距离在中文WORD中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入“中文Windows 98的新特性”，在“中文”和“Windows”之间以及“98”与“的”之间都有这段间隔。这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的区别，使文档一目了然，但有时我们也需要关闭此功能，关闭的方法如下： A、按CTRL+A选定全部文档； B、选择“格式”/“段落”/“其他”； C、在“其他”选项卡中取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边的复选框。如何在WORD中任意修改字间距在WORD中修改字间距很不直观，有些用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。WORD的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩”等三种字间距，其中“标准”字距即默认字间距，它的实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。“加宽”间距则是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值，“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整，字号变化时，间距也会自动调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。调整字间距的方法如下： A、选定文本； B、选择“格式”/“字体”，选择“字符间距”选项卡； C、在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值。最后确定即可。如何在WORD中任意修改行距在WORD中提供了很多种标准的行距供选择，在“格式”/“段落”的“缩进和间距”选项页，在“行距”框里提供了行距的选择列表。包括“单倍行距”、“最小行距”等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如，当我们希望行距尽可能小时用“最小行距”就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小，必须将行距设置为“固定值”，然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的磅数即可。 10、在Word文档中添加个人信息当你完成一篇Word文稿后，如果是用于投稿，总会输入自己的个人资料，如姓名、单位、邮编、地址等等。你可以用Word的域功能来轻松地完成这种输入。方法如下：第一步、制作用户信息（1）在Word中点击“工具/选项”。（2）在“选项”窗口中选“用户信息”项，并把光标移到“邮件地址”框内。（3）在“邮件地址”中依次录入你的个人资料信息。（4）点击“确定”保存你的个人资料信息，并退出“选项”窗口。第二步、用域插入用户信息（1）当你用Word作完一篇文章后，将光标移到文章的最后，并回车另起一行。（2）点击“插入/域”。（3）在“域”的窗口中选“用户信息/UserAddress”。（4）点击“确定”。当“域”的窗口消失后，你会看到你的大名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。如果你觉得你的用户信息排列得不够理想，可以再回到第一步去修改。 A、基础知识 1、度量单位 word中的度量单位有厘米、毫米、磅(1厘米约等于磅)、英寸和十二点活字(1个十二点活字等于12磅)五种。可在“工具→选项”的“常规”选项卡上选定使用哪一种度量单位。 “度量单位”下拉列表框的下面还有一个“使用字符单位”复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符”；“格式”→“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡上“缩进”以“字符”来度量，“段前”、“段后”以“行”来度量。 2、WORD中文字字号与磅的对应关系中文Word中字体的大小有两种单位，一种是字号另外一种则是国际上通用的磅,他们对应关系如下。字号磅厘米英寸 12点活字初号 42 小初 36 3 一号 26 小一 24 2 二号 22 小二 18 三号 16 小三 15 四号 14 小四 12 1 五号小五 9 六号小六七号八号 5 3、字体文件格式在Windows 98中，系统使用得最多的就是*.TTF（True Type）轮廓字库文件，它既能显示也能打印，并且支持无极变倍，在任何情况下都不会出现锯齿问题。而*.FOT则是与*.TTF文件对应的字体资源文件，它是TTF字体文件的资源指针，指明了系统所使用的TTF文件的具体位置，而不用必须指定到FONTS文件夹中。*.FNT（矢量字库）和*.FON（显示字库）的应用范围都比较广泛。另外，那些使用过老版本的WPS的用户可能对*.PS文件还有一定的印象，*.PS实际上是DOS下轮廓字库的一种形式，其性能与*.TTF基本类似，采用某些特殊方法之后，我们甚至还可以实现在Windows中直接使用这些*.PS字库（*.PS1、*.PS2都是PS字库）。 B、文本编辑 1、快速移动文档说明：经测试均适用于Office2007。方法三只适用于同一文档内部的移动，不适用于文档间的移动。方法一：剪切粘贴法选中相应内容剪切(Ctrl+X) 移动到相应的位置粘贴(Ctrl+V) 方法二：拖动法选中相应的内容用鼠标拖动内容到相应的位置按下Ctrl键是复制内容，而不是移动（剪切）方法三：F2法选中相应的内容按下F2键移动光标到相应位置按下ENTER键此法类似于方法一，F2相当于剪切，ENTER相当于粘贴。但按下F2后光标会变虚线。 2、快速传递文档说明：此法实时是上述方法在多个文档之间的使用，方式相同。但方法3不适用（可能只适用于文档内部）。 Word为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法：传送之前，首先确认已打开了欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时看到多个文档，再重排平铺各窗口，把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上，此时移动鼠标，拖拉传送对象，就可在文档之间传送正文了。具体操作如下：打开欲传送正文的多个文档文件；从窗口菜单中选择“全部重排”命令，也可按Ctrl＋F5键重定义窗口尺寸，使其分割为多个窗口；在第一个窗口文档中，选择欲传送的正文，然后释放鼠标；单击所选正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位置，然后释放鼠标，正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。原来文档中该正文部分则被删除。如果在拖拉正文时，按下Ctrl键，还可把选中的正文部分复制到下一文档中，而不删除原来文档中该正文部分。 3、删除空行说明：查找、替换的灵活使用。使用“查找替换”功能，把所有的“连续地两个段落标记”替换为一个即可。段落标记在查找替换中可以表示为^p。 4、多处剪切，一处粘贴说明：图文场功能在Office2007中默认是关闭的，需要手动通过快捷工具栏的方式打开，使用起来较不方便。但Ctrl+F3和Ctrl+Shift+F3的快捷键依然有效。可以通过这种方式实现多次剪切，一次粘贴的效果。用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置；⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。　　顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”， Word在“预览”框中可显示内容。 5、文字块的快速、重复录入方法说明：使用自动更正的方式来实现。自动图文集已经默认被关闭。用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后，只要你录入“赛迪”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词条”便被添加文档中。自动图文集功能在Office2007中已经被取消。只能使用自动更正的方式来实现！在 Office2007中存在着正文自动更正与数字自动更正。使用的方式是：点击Office按钮（左上角的圆球）选项校对自动更新选项->自动更正 6、Word文档超级链接知多少关闭和开启自动超级链接说明：Office2007中有效。位于“选项”-》“校对”-》“自动更正选项”-》“键入时自动套用格式”。有时候，在处理某类文档时，不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接，这时应选择暂时关闭自动超级链接功能。您可以选择“工具”*“自动更正选项”，在“键入时自动套用格式”选项卡中取消“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框(如图1所示)，单击“确定”按钮。取消超级链接说明：Office2007中有效。当我们只是想取消某段特定文字或图像的超级链接，并不想彻底删除文字或图像时，可以用鼠标右键单击该超级链接，并在弹出的快捷菜单中选择“取消超级链接”选项即可(如图2所示)。如果想一次取消文档中所有的超级链接，则可以选择“编辑”*“全选”(也可以使用组合键Ctrl+A)，选中文档中的所有内容，然后按Ctrl+Shift+F9。不过需要注意的是，这个快捷键的功能是将所有的“域”，其中包括超级链接，转换为普通文本。所以，使用时要慎重，确保需要转换的文档中不包含重要的域。因为一旦域被转换成了普通文本，就无法自动被更新，并会因此产生错误。有关域的知识，可以参阅Word的帮助文件。避免不完整的超级链接说明：Office2007中有效。另外注明在使用带引号的URL地址后引号会被自动删除！有时，我们输入的超级链接包含空格。结果是，一个地址还没有输入完整，刚一按下空格键，Word就把前半部分自动转换成了超级链接。应该如何避免这种情况呢？遇到这种网络地址，我们在输入的时候，应该用双引号把地址引起来，这样，当输入完尾部的双引号，再按下空格键时，这个中间带有空格的网络地址就能够被正确地转换了。需要注意的是，这里使用的双引号应该是英文字符，而不是汉字的全角双引号。编辑、跟踪超级链接说明：Office2007中有效。如果需要改变文档中超级链接所显示的内容，可以使用鼠标右键单击该链接，选择“编辑超链接”选项，打开“编辑超级链接”对话框。在“要显示的文字”选项的文本框中输入新的文字，单击“确定”按钮即可(如图3所示)。在“编辑超级链接”对话框中，我们还可以改变超级链接的地址，使它指向另外的网络地址或本地文件。跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键，同时用鼠标单击该链接。创建文档内部的超级链接说明：Office2007中有效。当需要在一个文档内部创建超级链接，以实现阅读中的跳转时，可以选择以下3种方法: 拖放式编辑法首先保存文档，然后选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，按下鼠标右键，把选定的目标拖到需要链接到的位置，释放鼠标按键，在快捷菜单中选择“在此创建超级链接”选项即可(如图4所示)。拷贝、粘贴法有时，超级链接的起点和终点在文档中相距较远，使用拖放式编辑很不方便。这时，可以使用下面的步骤来创建超级链接。选择超级链接的目标词、句或图像，按Ctrl+C拷贝选定内容，把光标移动到需要加入链接的位置，选择“编辑”*“粘贴为超链接”即可。书签法首先保存文档，选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，选择“插入”*“书签”，插入书签时，需要为书签命名，注意书签名不能重复。命名后单击“添加”按钮，把光标移到需要添加超级链接的位置，选择“插入”*“超级链接”，在“编辑超链接”对话框中单击“书签”按钮，并在“在文档中选择位置”对话框中选择特定的书签，单击“确定”按钮即可。 C、表格编辑 1、在Word中用键盘输入一个表格说明：Office2007中有效。如果你还留恋在WPS里面可以快速使用方向键绘制表格，Word也可以用键盘快速完成了。您只需简单地输入一连串+号和-号，您就可以在Microsoft Word中创建表格。利用一个+号开始一行，然后不停输入-号，直至达到合适的列宽度。要想添加一个新列，再次输入+号。在输入最后一个+号后按下回车。Word将把文本转换为表格。要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一个单元格并按下TAB键。 2、表格操作的快捷键说明：Office2007中有效。操作快捷键(依次按下) 添加一行（上方） Alt+A\I\A 添加一行（下方） Alt+A\I\B 或者移动到最后一行后按下TAB 添加一行（左侧） Alt+A\I\L 添加一行（右侧） Alt+A\I\R 3、如何将数据库直接转换为word表格？说明：未测试Office2007。视图---〉工具栏---〉数据库---〉调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮---〉选择数据源---〉浏览找到所需要插入的数据库(表)，当然首先确定使插入access数据库还是vfp、dbase等类型数据表---〉选择所需要插入的字段---〉确定---〉调整。 4、绘制表格时自动环绕说明：Office2007中有效。单击“绘制表格”时按住 Ctrl。绘制表格。文字自动环绕在表格周围。 D、图形编辑 1、为图形加注字符说明：Office2007中有效。关键是将文本框与图形组合。我们在文章中经常需要插入图形，一些简单的图形也常用Word的绘图工具进行编辑，在编辑的图形中必然有字符。若利用回车键和空格键将这些字符移至要求的位置，但当你进行字间距、行间距、字体调整或移动图形时，原先图形上的字符就会移位，不得不又重新进行调整。这样就极大降低了工作效率。这里介绍一种有效的解决方法：在绘图工具栏中按下“文本框”按钮，在页面中拉出一文本框，将光标箭头指向文本框双击后，弹出对话框，选择“颜色和线条”标签后，在“填充”下的“颜色”选项中选择“无”，在“线条”下的“颜色”选项中也选择“无”，“确定”后在文本框中输入需要的字符，然后就可利用鼠标随意将文本框拉到你要求的地方。你还可以利用绘图工具中的“组合”按钮将这些文本框与图形联成一体，这样当你在进行文档编辑或移动图形时，图形中的字符就与图形合而为一了。 2、为图形加上题注说明：Office2007中有效。如果文档内部对题注产生了引用，必须转换为文本框。然后使用交叉引用。当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。在Word中，为图形加上题注是很方便的：先选中图形，然后选择菜单“插入/题注”，在对话框中输入对图形的说明，最后点击“确定”，Word将自动对图形进行编号并加上说明。如果你以后在这个图形之前加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则Word将自动修改图形编号。如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。然后，把光标移到需要插入题注引用的地方，选择菜单“插入/交叉引用”，从“引用类型”列表，选择“图表”(如图3)，从“引用内容”列表选择你想要的引用类型，在“引用哪一个题注”中选择正确的题注，最后点击“插入”按钮。现在文档中插入了对指定图形题注的引用。如果由于图形的前面加上或者删除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自动地进行相应的更新。 3、将Word中的图片移到合适的位置当您在Word文档中放置图片时，它会自动与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。如果需要精确地控制图片的放置位置，您可以在拖动对象时按住ALT键，以暂时忽略网格。您可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。如果图片不需要与文字对齐，您可以使用这一技巧。为了确保该技巧生效：双击该图片，然后选择版式选项卡。选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式。最后单击确定。 4、Word 2000绘图技巧集锦多次使用同一绘图工具。一般情况下，单击某一绘图工具后可绘制相应的图形，但只能使用一次。如果想多次连续使用同一绘图工具，可在相应的绘图工具按钮上双击，此时按钮将一直处于按下状态，当你不需要此工具时，可用鼠标单击或按“ESC”键。如果接着换用别的工具，则直接单击将要使用的工具按钮，同时释放原来多次使用的绘图工具。画箭头的技巧。Word提供的绘图工具中没有直接用来画箭头的，但通过改变图形对象格式可方便地画出箭头。首先用直线工具画一线段，单击选定该线段，可用下面的三种方法激活“图形对象”对话框：一是在“格式”菜单中执行“图形对象”命令，二是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头的标志时，双击鼠标左键，三是将鼠标在线段上移动，当鼠标变成四个箭头标志时，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“设置图形对象格式”选项。激活“图形对象”对话框后，可在对话框中设置箭头的样式、宽度、长度。另一种方法是在选定线段后单击绘图工具条中的“线型”按钮，可以选择带箭头的直线，但不能直接改变箭头的样式。画直线的技巧。如果想画水平、垂直或30、45、75度角的直线，则固定一个端点后在拖动鼠标时按住Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，合适后松开Shift键即可。画弧的技巧。按住Shift键拖动鼠标可画出45度圆弧，按住Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的弧线，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向两侧延伸的45度弧线。鼠标拖动的距离决定弧线的长短，拖动的方向决定弧线开口的方向。画矩形的技巧。按住Shift键拖动鼠标会画出一个正方形，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的矩形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正方形。画椭圆的技巧。按住Shift键可画出一个正圆形，按住Ctrl键可画一个从起点向四周扩张的椭圆形，同时按住Shift键和Ctrl键可画出从起点向四周扩张的正圆形。文本框和垂直文本框的互换。文本框和垂直文本框的区别在于框中文字的排列方式，事实上，无论哪一种文本框，选中后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“正文排列”，可以改变文字的排列方式，从而实现文本框和垂直文本框的互换。图形对象的选择技巧。选择所有图形对象可用Ctrl+A ，若不是选择全部图形对象，要首先单击绘图工具栏上的“选择图形对象”按钮，然后才能选择。选择多个图形对象的方法是按住Shift键后用鼠标逐个选择所需对象。 5、制作图片水印页面打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，并在适当目录中选择需要插入的图片。单击插入的图片，使Word弹出“图片”工具栏。单击“图像控制”按钮，选择“水印”，此时图片的颜色变淡。单击“文字环绕”按钮，选择“衬于文字下方”。经过这四步，我们就可以完成插入图片、格式化图片、放置图片这三项任务，获得一个图文并茂的页面。 6、快速还原图片文件利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用WORD打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“”、“”、“”、“”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。 7、使用文本框定位剪贴画文本框是可移动、可改变大小的文本或图片容器。在Microsoft Word中，当您需要精确控制文档中剪贴画的位置时，您可以使用文本框。在“绘图”工具栏中，点击“文本框”。点击包含“在此处创建图形”的文本框边界，然后点击出现的文本框，并把它拖动到您希望定位图片的位置上。要在文本框中添加剪贴画，请将光标放在其中，点击菜单栏中的“插入”，指向“图片”，然后点击“剪贴画”。在“插入剪贴画”任务窗格中，使用搜索界面来选择您的剪贴画。您可以使用“绘图”工具栏中的其他选项来改进一个文本框—例如更改填充的颜色—就和您可以对其他绘图对象做的一样。当使用文本框来显示图片时，请确保将文本框的线条颜色改为“无线条颜色”。形形影不离，再也不会擅自离岗了。 8、在WORD中快速排列图形一般我们在一篇文档中要使图形与文字之间排列整齐与美观，可能需要费一番工夫，这时我们可以应用以下技巧。先按“Shift”键并依次单击想对齐的每一个图形。然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方式即可。 9、Word中文字环绕方式的解释首先，文字环绕方式全是针对图文结合的排版方式而言其次我们先要弄清楚两个概念，在word里的任何一个图都有两个外围框，一个是调整框，就是我们插入图后在图四周看到的六个圆形控制点，一个是图案自身的外轮廓。弄清了这两个概念，就可以分辨出四周型和密集型的区别了：我们先用word里的插入自选图型来画一个自选图，比如一个五角星，为什么要用自选图而不是插入现成一个图画文件呢？这两种情况是有区别的，下面我们会说到区别。在这里，调整框依然是六个小圈圈围成的方形，现在设置文字排列为四周型，我们发现，文字是环绕这个调整框的外形来排列环绕的，是个方形。好了，改变排列方式为密集型，我们发现文字是按五角星的外轮廓来排列的，这样，我们很好的分清了两种方式的不同。现在来说说插入现成文件图案，我们会发现两种方式失去区别了，呵呵，很简单啊，因为无论图案是什么样的，就一张图来说，它的外形永远是大小不一的长方形呀，永远只和调整框是重合的，呵呵。 10、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形) 说明：适用于Offce2007。图形等“对象”的上下叠放：插入文档的对象要和正文重叠，必须先设置图片格式中“文字环绕”为“无环绕”(此时图片浮于文字上方)，“叠放层次”设为“置于文字下方”就可将图片叠放在文字下面，形成“背景”或“水印”。编辑环绕顶点：单击“图片”工具栏上“文字环绕”中的“编辑环绕顶点”，图片周围会出现许多顶点，拖动它们可以调整文字环境位置，按住Ctrl键再单击顶点间连线(顶点)可以增加(或删除)顶点。图形裁剪后的恢复：可以用“图片”工具栏中的“裁剪”工具逆向拖动来恢复被裁剪掉的部分。旋转、编辑：插入文档中“剪贴画”，如果你先“取消组合”，再“组合”，就可整体旋转了。“取消组合”还可以修改各组成部分(以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑)。图片的再现：插入文档的图片，有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞，此时，单击“绘图”工具栏上的“选定”按钮，丢失的图片就无处藏身。图片或其他对象的“选定“：当图片等置于文字下或其他对象下时，有时再也不能用鼠标选定。只要单击“绘图”中的“选定”图标后，再移到对象上，就能单击“或划框”选定(选定一个后再按Tab可切换选定不同层次)。移动或复制对象：按住Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动(同时还按Ctrl则复制)图形等对象到新位置。 E、选择、定位、阅读、浏览方法 1、在Word中选择文本列要想在Word中选择一块垂直的文本，如一列数字等，在按住ALT的同时用鼠标选择即可。然后，您可以删除该列，或将其复制到其他文件中。相当方便。 2、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。 3、用结构图快速导航用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。要查看文档结构图，请选择菜单“视图/文档结构图”，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题列表。点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。如果你使用的是Word 2000，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相应部分。要快速返回文档的开头，你只要按下“Ctrl+Home”键即可。导航大型文档的另外一种方法是使用“编辑”菜单的“查找”功能查找特定的文字。例如，假设你要查找文档中介绍“购机选择”的那一部分，你可以直接搜索“购机选择”这几个字。倘若文档中这几个字出现次数不是很多，在“查找和替换”对话框中你可以点击“查找”以及“查找下一次”按钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点击“取消”按钮即可。 4、用目录快速定位目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，阅读者就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找这些内容。下面介绍使用内部标题样式创建目录的方法：单击要建立目录的地方，通常是文档的最前面；选择“插入”菜单的“索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框；在对话框中选择“目录”选项卡；选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框；在“格式”框中选择一种目录格式，在“显示级别”框中键入或者选择一种显示级别。显示级别是指在目录中从最高级开始显示的级别数；若要对其它选项进行设置，单击“选项”按钮进行。在选定了各选项后，单击“确定”按钮。这样，WORD就会在指定的地方建立目录，目录中的页码是由Word自动确定的。编制好目录后，Word将搜索带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，并且在文档中显示目录，还可以利用它在联机文档中快速漫游。将鼠标指针移动到目录的页码上，你会看到鼠标指针变成了手形，单击左键即可跳转到文档中相应的标题下。 5、如何快速查找较长文档中的页码？在编辑长文档时，若要快速查找到文本的页码，可单击“编辑”、“定位”，在定位内容框中单击“页”，在输入页号框中键入所需页码，再按“定位”按钮即可。 6、WORD自动翻页技巧当在Word中阅读一篇较长的文章时，反复的翻页是一件很麻烦的事。其实，解决之道非常简单：在Word中打开要阅读的文件，然后选择菜单“工具/宏/宏”。　　在弹出的对话框中，在“宏的位置”一栏中选择“Word命令”，然后在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”并点击“运行”按钮。　　现在，鼠标指针会自动跳到右边的滚动条上，鼠标指针在滚动条的上半部，则向上翻页，在下半部则向下翻页，放到中部则暂停翻页。鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。要关闭自动翻页功能，只要随便点一下鼠标，鼠标指针就会自动回到原来的位置。如果经常使用此功能，可以将它添加到工具栏中，方法是：选择“工具/自定义”，选择“命令”选项卡；在“类别”栏中选择“所有命令”，然后从“命令”框中将“AutoScroll”拖到工具栏上。此时工具栏上出现“自动滚动（A）”，单击则可启动自动滚动功能。 “自动滚动（A）”占用工具栏面积太大，可在拖上工具栏后，单击“更改所选内容/默认样式”，由于它没有特别的图标，可单击“更改按钮图标”进行选择，如果仍没有你喜欢的样式，可单击“编辑按钮图标”自己画一个，我就自己画了一个上下双向的箭头，即表意，又不占工具栏空间。 7、显示过宽文档在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。 8、用Word 2000的“透视眼”预视文件信息　在以前的Word版本中,“打开”对话框只能显示文件的名称、大小、日期等简单信息。Word 2000则可以在“打开”对话框中看到文件名、位置、作者、日期、摘要信息或内容，并可以按这些条件查找文件。下面就来看看在Word 2000中如何查看文件信息吧。改变“打开”对话框中的视图按Word 2000的默认设置，文件是按名字列在“打开”对话框中的。若要变换成一种不同的视图，可以单击“视图”按钮选定“列表”、“细节”、“属性”或“预览”，来显示文件的不同信息，以此来断定文件的内容。显示预览视图显示预览视图使用户可以在打开文件之前快速地浏览文档。Word 2000有两种方法可以在不打开文件的情况下从“打开”对话框中查看文件的内容。你可以单击“视图”按钮中的“预览”按钮来查看一个微缩了的预览视图，也可以使用“快速查看”功能来打开一个窗口，显示一个较大的文件视图。同时要提醒你，如果你的Word 2000中已经安装了文件转换过滤程序，就可以用Word来预览所有的文档。查看或编辑文档属性在“打开”对话框中，可以使用“属性”命令显示一个关于文档关键信息的简短列表，包括：标题、作者、模板、版本号、应用程序、页、字、字符、行、段落等，也可以在“属性”工作表中，选定不同的选项卡（包括“常规”、“摘要信息”、“统计信息”）来显示不同的信息。同时，还可以在“摘要信息”选项卡中添加摘要信息。 F、输入技巧 1、在Word 2000中输入着重号说明：暂时未找到在Word2007中添加工具栏按钮的方法（未找到命令），但可以在字体属性框中添加这个命令。对于经常进行汉语语言文学录入的朋友来说，着重号的输入是经常的事情。但是在使用Word时，我们会发现，对着重号的输入很不方便，一般只能通过点击"格式"菜单的"字体"子菜单，从弹出窗口中选择"着重号"并点击"确定"退出才行。这样做，对于长文档的录入来说，操作非常繁琐不便。　　其实，Word 2000能通过格式工具栏的"添加或删除"按钮功能来添加按钮，可以很方便地使用着重号。具体的做法是：点击"工具/自定义"，出现"自定义"窗口；选择自定义窗口中的"命令"标签，在左侧的类别窗口中选择"所有命令"选项，然后在右侧的命令窗口中找到"DotAccent"；用鼠标左键将其拖入格式工具栏，此时格式工具栏显示带有"ABC"三个字母(这三个字母下边有三个着重号)的一个按钮，然后关闭"自定义"窗口。此时，如果鼠标悬停在这个按钮上，提示信息为"着重号"。它的使用方法和我们使用格式工具栏的其他按钮如"加粗"、"倾斜"、"下划线"的按钮相同，并且可以和下划线同时使用而不发生冲突。这样是不是方便多了呢？ 2、在WORD中输入英语音标说明：此方法要求使用金山词霸的相关字体文件。如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标？有一个非常简单办法可以解决这个问题。如果你的计算机中装有金山词霸的话，在把英语翻译成中文时，你会发现屏幕上显示出了用国际音标标注的英文单词的发音音标，这表明计算机在安装了金山词霸后，一定在其内部安装了含有英语音标的字库。这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹Fonts中，其文件名是，字体名是kingsoft phonetic。进入中文WORD，需要输入音标时，可在“插入”菜单下选择“符号”，在“符号”选项卡下“字体”下拉菜单中选择“kingsoft phonetic plain”，这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上，选择你所需要的音标双击之即插入到文章中。如果你的计算机中没有安装金山词霸，那也没关系，你只要到装有金山词霸的机器上（或光盘中）把含有音标的字体文件复制到你的计算机即可。方法是：在有金山词霸的计算机上找到文件夹windows\\fonts\\，将其中的名为的字体文件有鼠标拖放复制到A盘中（注意此时用鼠标右键采用发送到A盘的方法进行复制是无效的），然后再在你的计算机上把它拖放复制到windows\\fonts文件夹中就行了。 3、给文字标注拼音说明：此功能实际为Word为中文特别提供的中文版式功能。在Office2007中有一个拼音指南功能（位于“开始”选项卡，“字体”功能区中）。在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。现在有办法解决这个难题。EQ \* jc2 \* "Font:Times New Roman" \* hps20 \o\ad(\s\up 14(bù),步) EQ \* jc2 \* "Font:Times New Roman" \* hps20 \o\ad(\s\up 14(zhòu),骤)就是：选择需标注拼音的文字运行"格式"下拉菜单中的"中文版式"子菜单中的"拼音指南"命令然后在各文字相对应的方框中输入拼音。还可以调整拼音的字体，字号和对齐方式最后单击"确定"按钮完成拼音的标注 4、快速输入特殊字符说明：主要的方案是两个： 1：使用自动更正的方式 2：记住Alt+I/S可以弹出插入特殊符号的对话框。写作时，特殊字符输入通常是由“插入[I]”菜单，选择“符号[S]…”，在弹出的对话框内选择字体类型，再找到所需的字符后插入的。这种方法并不理想，原因是输入时双手都在键盘上，频繁使用鼠标无疑会降低录入速度，而且需建立多个宏命令，生成的工具栏还会占用一部分文本显示区域。最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键，例如经常输入字符α、β、γ、μ，通过“插入[I]”菜单中“符号[S]…”找到相应的字符，点“快捷键[K]…”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内（通常为Alt+某字符组成组合键），再按“指定[A]”即可。自定义的快捷键应容易联想，便于记忆。这样在用到定义的特殊字符时，手不离键盘，即可进行快速输入。 5、如何输入生僻字姓“”的或自己的名字用了个别生僻字的朋友，用计算机输入自己的姓和名，需颇费心思。国标码只收集了7445个汉字及一些常用符号，故某些非常用字用一般五笔、拼音、手写输入，往往找不到。怎么办呢？在DOS时代我们一般用区位码查询输入，或用UCDOS的造字程序造字，在Windows时代，输入生僻字方法比较灵活多样。在Word中，我常用以下方法：方法一、利用Windows提供的“字符映射表”功能。如输入“”，具体操作如下:用鼠标单击“开始”→“程序”→“附件”→“系统工具”→“字符映射表”，弹出“字符映射表”对话框，（如图1所示），选一种常用字体，如宋体，点击“B6”，弹出“B6XX”表（如图2所示），选择其中的“”字，点击复制按钮，把该字符复制到剪贴板中，回到Word文档中，可粘贴使用。方法二、:在Word文档中，通过“插入(I)”→“符号(S)…”，打开“符号”对话框（如图3所示），选字体“宋体”，子集“部首及难检字”，从众多符号中挑选出“”，单击“插入”按钮。方法一和方法二其实质是一样的，如果某个生僻字，你已知道它在哪里，即字符代码是什么，用方法一较快捷，用方法二，万里挑一，找得挺辛苦的。方法三:、若偶尔一用的生僻字，前面两种办法操作起来有困难，一般可用造字程序自制。具体操作如下:用鼠标单击“开始”→“程序”→“附件”→“造字程序”，启动造字程序（如图4所示），先选定一个未占用的代码，如“AAF0”，在编辑区用简单工具绘制个“” （如图5所示），然后单击造字程序中“文件(F)”→“字体链接(O)…”，在“保存该字吗？”的提示中选“是”，弹出“字体链接”对话框，一般可以与“所有字体链接”，这样就自创了一个“”字。调用的办法与方法一相同，选择的编码是我们刚才选定的“AAF0”。方法四:、用公式编辑器巧妙构造一个“”字。具体操作如下:用鼠标左键单击Word中的“插入(I)”→“对象(O)…”，选“Microsoft ”后确定，分别用此法制作出“礻”、“四”、“羽”，它们像公式一般可移动、放大缩小。调整到它们大小、位置适中，使三个字符凑成一个近似的“”字，然后选定它们，右击弹出的快捷菜单中选“组合”，它们就成为一个整体。这种方法创建的“”字是一个对象，可以随意移动了。方法五:、有些生僻字，是左右结构的，左、右两边都容易输入的话，创建办法比较巧妙。如“火斤”、“火局”、“土布”字等。以“火斤”字为例，用一般文字输入办法输入“火”和“斤”两字，选定它们，用鼠标左键单击“标式(O)”→“字体(F)…”，弹出字体设置对话框，选“字符间距”标签，设字体缩放为66%，间距为紧缩1磅，再单击确定。两字因为修长了，挨近了，就组成了一个新字。方法六、利用输入法的造词功能，找到这些字后，就在输入法中造一个词。这就要平时注意积累了。用以上办法，可输入比较生僻的或字库里没有的文字:如姓氏、地名、方言、古汉字等 6、用Word 2000写简谱说明：此方法绘制的简谱不专业。只是使用相关的特殊符号代替简谱的符号，不推荐使用。通常我们认为，像五线谱、简谱之类的专业文档应由专业软件来完成。其实不然，利用我们手头现有的软件一样可以做出和专业软件相媲美的文档。例如用Word 2000就能写出很不错的简谱，甚至超过了某些专业软件。首先，打开Word 2000。打开“文件”下的“页面设置”，选择最后一项“文档网格”里面的“无网格”。然后就可以编辑了。一张简谱，首先是它的调。例如：1=G，这个比较简单。如果有升号(#)或降号(b)，升号可在“插入”中的“特殊符号”中找到“#”，降号则可用小写字母“b” 来代替。插入后，再将其选定，然后在“格式”下的“字体”里选择“上标”就可以了，例如：1=bG。然后是节拍，如4/4、3/4等，这些都可以直接输入。下面就该输入乐谱了。最好的方法是先将所有的简谱用数字键盘一起输入，然后再编辑，这样可以提高效率。具体方法就不详细说了，这里只说一下编辑的方法。先从大的说起吧！全音符如：｜5---｜，二分音符如：｜5-｜，只要在数字后面输入减号即可。四分音符则直接输入数字。八分音符的输入方法是先输入该音符，然后选定，在工具栏中选择下划线即可。十六分音符则选择双下划线就行了。音符的高、低音和附点都可以用“点”来表示。只是输入方法不同而已。高音在音符的上面添加，低音则可添加着重号，而附点直接在音符的后面输入就行了。在输入三连音的时候稍显麻烦一点。具体方法是：先写好音符，然后将光标移到音符上面，在“插入”里选择“符号”，在子集里选定“制表符”，先选择里面的左上弧线，即：“「”，再选择右上弧线，即“」”，然后在两线的中间输入数字“3”即可。例如“「3」”。如果是较短的连音线也可以用这种弧线来表示，只是去掉数字而把两条弧线连在一起即可。如果是较长的连音线则可以用绘图工具里的“自选图形”下的“曲线”来手工添加或在两弧线中间添加一条直线也可以。至于修饰音，也可以用上标的方法来表示。在这里就不介绍了。编辑完乐谱以后，就可以按照乐谱一句一句地输入歌词了。 7、在Word中添加漂亮的水平线说明：此法实际是使用自动更正的方法实现。默认的自动更正中包括此功能！在Word文档中添加各种水平分隔线是很方便的。例如，要想创建一个实心的黑线，只需在新段落的开头键入三个"-"并按下回车键即可。键入三个"_"将生成一个较粗的线。下表说明了可以创建的线型：创建以下的线型输入以下符号并按下回车键如果该技巧不能生效，请执行以下操作：从工具菜单中选择自动更正。单击键入时自动套用格式选项卡。选择键入时自动应用标题下的边框复选框。 8、用F4键的加快输入说明：中英文的“断词”的方法大体上就是使用空格、标点符号等来识别出不同的词（连续的中文识别为一个词，不做分词）然后重复输入最后的词。众所周知，在Word中F4键可作为快捷键，用来紧接着重复输入已输入过的内容。但重复的内容在输入英文和中文时，是有些差别的。对于英文输入，F4重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容(包括回车换行符)。输入中文(用微软拼音输入法)时，选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下面会有虚线，整个虚线上的内容作为一个词条。按回车后，再按F4键，重复的将是整个词条。对全拼输入法也有类似的重复整个词条的功能。 9、在Word文档中添加个人信息当你完成一篇Word文稿后，如果是用于投稿，总会输入自己的个人资料，如姓名、单位、邮编、地址等等。你可以用Word的域功能来轻松地完成这种输入。方法如下：制作用户信息在Word中点击“工具/选项”。在“选项”窗口中选“用户信息”项，并把光标移到“邮件地址”框内。在“邮件地址”中依次录入你的个人资料信息。点击“确定”保存你的个人资料信息，并退出“选项”窗口。用域插入用户信息当你用Word作完一篇文章后，将光标移到文章的最后，并回车另起一行。点击“插入/域”。在“域”的窗口中选“用户信息/UserAddress”。点击“确定”。当“域”的窗口消失后，你会看到你的大名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。如果你觉得你的用户信息排列得不够理想，可以再回到第一步去修改。现在，请你在Word中键入“个人信息”。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时按F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。如果不需要该定义的格式，继续键入其他内容即可跳过。在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。 10、自定义短语设置说明：自动图文集/自动更正。在使用WORD来处理文字信息时，您常常会碰到一些字节很长、出现频率很高的短语，对待这些特殊的短语，一般人都会使用剪切、粘贴等方式来处理，为了能提高工作效率，您可以进行下面的自定义短语设置：在工具栏中依次单击“插入”/“自动图文集”，在弹出的对话框中输入一条出现频率较高的短语，例如“江苏省盐城市”，并单击键盘上的回车键来进行确认；关闭上述对话框，并在工具栏中依次单击“工具”/“自定义”/“键盘]”命令；然后在弹出的对话框中，您可以在“类别”设置栏处选“自动图文集”，并在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“江苏省盐城市”；在“请按新快捷键”中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复！否则会造成日后操作上的麻烦；设置好快捷键后，您可以在需要使用短语的地方，迅速单击快捷键来把短语调用出来。 G、文档格式化 1、使用标尺说明：适用于Office2007。单击水平标尺左边的小方块，可以方便地设置制表位的对齐方式它以左对齐式、居中式、右对齐式、小数点对齐式、竖线对齐式的方式和首行缩进、悬挂缩进循环设置。拖动水平标尺上的三个游标，您可以快速地设置段落（选定的、或是光标所在段落）的左缩进、右缩进和首行缩进。比起“段落”对话框来，这种方式不仅方便，而且十分直观。拖动水平和垂直标尺的边界，您就可以方便地设置页边距；如果同时按下Alt键，可以显示出具体的页面长度（其单位可以由“工具/选项/度量单位”设置）。双击分节符将显示“页面设置”对话框的“版面”选项卡。双击水平标尺上的任意一个游标，都将快速显示“段落”对话框。双击标尺的数字区域，您可迅速进入“页面设置”对话框。有些时候（滚动页面、选定整个表格等情况），您可能会发现标尺“消失了”。不要紧，单击文本区域，标尺就会从天而降。单击水平标尺的下部，可以设置制表位；若要取消，将其拖动到文本区即可。双击水平标尺的下方，不仅可快速设置制表位，您还可以在出现的“制表位”对话框中进行有关的设置。 2、与对齐方式说明：适用于Office2007。页边距对齐说明：参考中页边距的快速设定方法。这种对齐方法是指段落的文字，以系统预设的左、右页边为距为边界，按不同的方式如两端、居中、居右、分散对齐。其操作很简单：首先选中对齐的段落或把插入点到对齐的段落中，单击格式工具栏的对齐按钮，所选中的段落就按要求对齐了。这种对齐方法的边界，是系统默认的左，右页边距，若调整页边距，可通过“文件”菜单的“页面设置”命令，也可直接在标尺上拖动页边距线调整，默认的对齐方式为左对齐，也就是说，在没有设置页边距，选中段落、对齐方式时，录入的文本，按默认的页边距全部左对齐。缩进对齐说明：参考中左右缩进的快速设定方法。缩进对齐是以左、右缩进标记为对齐的左右边界，按不同方式对齐。左右缩进标记，可通过“格式” 菜单中的“段落”命令，在“缩进和间距”标签中设置，也可以在标尺上直接设置。缩进对齐的操作步骤为：选中段落或把插入点移到对齐的段落中，然后，设置右左缩进，段落即按新的边界左对齐了，若想按其它对齐方式排，可再单击相应的对齐按钮。使用缩进对齐，特别是通过在标尺上移动缩进标记来对齐文本段落，非常方便、快捷，也很直观，这种对齐方法有其明显优势，能够实现正文内容的多层次对齐，满足复杂的对齐要求，比如，悬挂式缩进方式、负缩进（文本伸入页边距空白）的版面等，这种复杂版面的对齐要求，是其他对齐方法很难实现的。换行符对齐说明：这种说法给了强制换行另外一种解释。即强制换行符是右边界标志的一种，而且优先级高于右缩进。以左页边距或左缩进标记为左边界，以插入的换行符为右边界，实现左对齐，这种对齐方法与前两种对齐方法不同之处于：右边界（换行符）是录入文本时确定的，对齐方式只有一种左对齐。具体操作为：录入每一行时，在作为右边界的地方，插入换行符，即按Shift + Enter组合键，自动结束此行，开始新行的录入，当一个段落结时，应按Enter键结束该段落。应注意一点，对齐方法的左边界，是左页边距或缩进标记，若两者不在同一位置，缩进标记优先作为左边界。换行符对齐结果，是在右页边距之前的某个位置对齐，从而在换行符和右页边距之间有空白区。常用于插入图形、图画、艺术字体等，适合编排图文并茂的文档。制表符对齐这种对齐方法是通过在“制表位”对话框或在标尺上直接设置不同类型的制表位（左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐）确定选中文本的位置而实现的。与前三种方法明显区别于：不是按左、右边界对齐，而是指定文本应在位置，选中文本按这个位置对齐。具体说，居中制表位的位置，确定了选中文本的每一行的中间位置，左对齐制表位，确定了选取中文本中每一行的起始位置，右对齐制表位，确定了选中文本每一行的终结位置，小数点对齐位置，确定了选中文本的每一行数字小数点位置（这种情况下的选中文本应是数字内容，且每一行只有一个数字，否则不起作用）。制表位对齐方法，主要适用于分栏文本的对齐，表格列的内容对齐。具体操作为：选中对齐的栏或表格的列，设置相应制表位，对齐就可完成。这种对齐方法是一种垂直列对齐，与前三种不同，前三者都是设定左右边界的左右对齐。页边距对齐；缩进对齐；制表位对齐能在录入文本前设置边界或制表位，实现文本对齐，也可以在文本录入后。选中对齐的段落，再设置边界或制表位，重新对齐；而换行符对齐通常在录入文本过程中对齐的；页边距对齐，换行符对齐强调正文边界与页边界对齐的效果，缩进对齐，制表位对齐则可实现版心内文本的若干行、列的对齐。在使用过程中，我们应区分不同的使用环境以及各对齐方法的适用范围，以便灵活运用。 3、首行缩进说明：适用于Office2007。是否选用首行缩进功能，可在“段落”→“缩进和间距”→“特殊格式”下拉列表框中设定。如果不选用，则必须将“工具→自动更正”的“键入时自动套用格式”和“自动套用格式”选项卡上的“首行缩进”复选框取消。如果选用首行缩进功能，则选中“工具”→“选项”对话框“常规”选项卡上的“使用字符单位”复选框。这样“首行缩进”的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定“度量值”的工作。 4、文档网格说明：适用于Office2007。在“文件→页面设置→文档网格”选项卡上有四种选择，即：“无网格”、“只指定行网格”(默认)、“指定行网格和字符网格”和“文字对齐字符网格”。用户可以根据编辑文档的类型，选用其中的某一种。编辑普通文档时，宜选择“无网格”。这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均与其样式中的规定一致。编辑图文混排的长文档时，则应选择“指定行网格和字符网格”。否则重新打开文档时，会出现图件不在原处的情况。 5、快速设置文字字体说明：在Office2007未找到相应的命令系列。为了达到快速选择字体的目的，可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文WORD菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑界面，然后在“自定义编辑界面中选择“命令卡，并移动光标条到“类别栏中的“字体项，在“字体项中列出了Windows已经安装了的所有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。 6、在Word中微调字体说明：适用于Office2007。但注意：微调仍然以为最小单位，不能调整为,等。在很小的空间内使用小字体时，8磅字体可能太大了，而7磅字体又太小了。幸运的是，您可以选择它们之间的字号，具体方法如下：从格式菜单中选择字体。然后在字体选项卡的字号框中键入并单击确定。这就行了！这一技巧适合于Word和Excel中任何字号的TrueType字体（比如）。更加方便的操作方法是选中文本之后，按CTRL+[和CTRL-]组合键放大或缩小文字大小 7、在WORD输入特大字和特小字说明：适用于Office2007。众所周知，在Word文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方，并且具有较好的阅读性。可是Word文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只能为5磅，那么如何输入比72磅还大或者比5磅更小的字呢？操作的步骤是：先选中要修饰的文本，然后点击菜单“格式”中的“字体”项，直接在“字号(S)”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为1～1638之间。在改变字体大小时，为了更具有直观性，可反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体逐渐增大，使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小，直到您满意为止。 8、在Word中设置上下标注说明：适用于Office2007。方案一。首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。方案二。在文字处理过程中，经常会遇到上下标这种表示方法，在进行上下标输入时，常用的方法是选定作为上下标的字符，在“格式”下拉菜单中选择“字体”，在“效果选项”中选择上标或下标，然后按“确定”键。再继续下面文字的输入时，又必须按上述操作取消上下标设定，如此操作总感繁琐。下面介绍一种较为方便的方法：在工具按钮栏中按下鼠标右键选择自定义，在“工具栏”选项中选择“格式”，利用鼠标将“x2”和“x2”按钮拖至文档输入界面的工具栏中，将原工具栏中不常用的按钮拖回来，然后关闭此对话框，这就完成了设定。在文字输入过程中，需要上下标时，先按“x2”或“x2”按钮，再输入上下标字符，然后再按一下“x2”或“x2”按钮，则又恢复到正常状态，可以继续后面文字的输入。 9、在Word中增加或减少行距说明：适用于Office2007。段落行距的设定我们可通过鼠标右键选择段落属性进行更改，但是还有快速更改Microsoft Word中某段落行距的操作方法哦，您一定要看看哦：选择需要更改行距的文本。按照需要进行以下操作：按下CTRL+1可将行距设置为单倍行距。按下CTRL+2可将行距设置为双倍行距。按下CTRL+5可将行距设置为倍行距。比选择菜单或者鼠标右键更加有效率. 10、如何在WORD中任意修改行距说明：适用于Office2007。在WORD中提供了很多种标准的行距供选择，在"格式"/"段落"的"缩进和间距"选项页，在"行距"框里提供了行距的选择列表。包括"单倍行距"、"最小行距"等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如，当我们希望行距尽可能小时用"最小行距"就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小，必须将行距设置为"固定值"，然后在右边的"设置值"对话框里任意输入行距的磅数即可。 11、如何在WORD中任意修改字间距说明：适用于Office2007。注意这个任意指定的不是绝对值，而是相对标准间距的变化值。在WORD中修改字间距很不直观，有些用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。WORD的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩”等三种字间距，其中“标准”字距即默认字间距，它的实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。“加宽”间距则是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值，“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整，字号变化时，间距也会自动调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。调整字间距的方法如下：选定文本；选择“格式”/“字体”，选择“字符间距”选项卡；在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值。最后确定即可。 12、如何在WORD中调整汉字与英文字母间的距离说明：适用于Office2007。但设置项位置有变化：位于“段落”对话框的“中文版式”页。在中文WORD中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入"中文Windows98的新特性"，在"中文"和"Windows"之间以及"98"与"的"之间都有这段间隔。这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的区别，使文档一目了然，但有时我们也需要关闭此功能，关闭的方法如下：A、按CTRL+A选定全部文档；B、选择"格式"/"段落"/"其他"；C、在"其他"选项卡中取消"字符间距"设置框下面的"中、英文间自动调整间距"和"中文、数字间自动调整间距"选项左边的复选框。 13、随心所欲控制Word下划线与文字的距离说明：适用于Office2007。在Word中对文字设置下划线时，下划线与文字的底边连在一起，感觉很不美观，能不能让下划线离文字远一些呢？经过摸索，本人找到一个小技巧，能随心所欲的控制下划线与文字的距离。下面介绍实现方法。假设有一个居中的文章标题，首先选中文字后按[Ctrl+U]为其设置下划线。在文字内容的首尾处各敲入一个空格，插入的空格也将保持下划线格式。选中文字内容（不要选中首尾的空格），单击菜单[格式]→[字体]，选择“字符间距”选项卡，在“位置”下拉框中选择“提升”，最后单击［确定］关闭“字体”对话框。此时的下划线效果已经非常美观了。步骤3中还可改变“磅值”框中的数字，默认提升值为3磅，值越大则下划线与文字的距离越远，反之则越近。若不需要文字首尾处的空格，该怎么办呢？对文字后面的空格能直接删除即可，但文字前面的空格不能删除，否则下划线与文字又连在一起了，可以采取一个间接的办法，先选中文字前面的空格，单击[格式]→[字体]，选择“字符间距”选项卡，在“间距”下拉框中选择“紧缩”，在“磅值”框中设置值为5~10磅，最后单击[确定]，此时的下划线效果就完美无缺了。功能实测：测试此功能的效果，一个空格一般可以勉强接受的。 14、取消自作聪明的超级链接说明：适用于Office2007。选项位置位于“OFFICE按钮”-》“选项”-》“校对”-“自动更正”。但有两种快速方法取消： 1：自动转换成链接后按下Ctrl+Z； 2：右击链接，选择“取消超链接”。当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，只要在文件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。但是，有时候我们并不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在Word中选择“工具”→“自动更正”，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。再单击“确定”，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。功能实测： 15、文档格式调整说明：适用于Office2007。使用格式刷时：如果不选择任何文本，则复制本段格式信息，相当于选中当前段落。如果只选择一部分文本，不包括整段，则仅复制文本格式。当要将某段的格式应用到其他段落时，选定该段。注意，如果只是想把该段的字体、字号及字样（加粗、斜体、加下划线）应用于其他段，则只选该段的一部分；如果要把段落信息(如缩进、间距、对齐方式、项目符号、标题或正文)也传递过去，则全选该段(包含换行符)。双击常用工具栏中的格式刷，然后在要使用此格式的各段前的选定栏（文本左侧的空白区，鼠标光标在此处变为“?”）中点击，直至修改完毕。再次点击格式刷，将其关闭即可。有时对某段文本处理后，又想恢复默认格式。可选择“样式”组合框的下拉列表，在Word 97中双击该段所属的样式选项(如“正文”)。在弹出的“重新应用样式”对话框中选择“对选定内容重新应用样式中的格式”单选钮，再按“确定”按钮。如果想把某一类段落（如“标题2”）统统改为另外的格式，在修改一处后，按上法调出“重新应用样式”对话框，选定默认的“以选定内容为模板重新定义本样式(R)”单选钮，按“确定”按钮。 16、关于段落、排版说明：适用于Office2007。无法调整行间距，字间距：检查“页面设置”中的“字符数/行数”选项，设置为“使用默认字符数”，在“段落”对话框中就可调整行间距。 “三色一无”的妙用：正文或图形等对象如果设为“白色”、“无线条色”、“无填充色”或“无边框”往往有特殊的作用：代替空格、隐藏、辅助排版(分栏、添加文字等)。格式刷的妙用：碰没碰过怎么也无法改变一些文字格式(或者改不成和其他内容相同的格式)的现象？用格式刷试试，往往奏效。查看字体、段落格式：按下Shift+F1组合键后，单击段落中任意文本，可查看该文本正在使用的字体、段落格式。撤消“自动更正”等自动功能：用“撤消”(Ctrl+z)来即时撤消由“自动更正”等产生的意外结果(撤消自动功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。快速替换模板：在“另存为”对话框的文件列表中找到文件~$(前缀为“~$”的临时文件)，将已打开编辑好的模板保存为该文件，重新启动Word即可。用此法也可替换其他正在使用的文件。无法调整“页面设置”中的项目：在更改纸张大小、方向时有时会出现错误提示而无法修改的现象，这多半是因为有些段落的栏宽太窄或左右边距太小造成的。打开“分栏”对话框后复选“栏宽相等”再进行其他设置即可。段落边框：选定多个段落后才能设置内部边框；可以拖动缩进标记调整外部边框的大小，还可以直接拖动边框线修改外部边框的位置。 17、加入动态文字说明：不适用于Office2007。未找到相关设置。让文档动起来。在Word97文档中使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。为文字添加动态效果的方法是：选定要添加动态效果的文字。单击“格式”菜单中的“字体”项打开字体对话框，然后单击“动态效果”选项框。在“动态效果”框中单击所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等），然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果，可单击“动态效果”框中的“无”选项。 18、添加彩色背景说明：适用于Office2007。但设置位置咯有变化，位于“页面布局”-》“页面背景”设定中。为文档添加彩色背景。Word97你可为改变文档的背景以使眼睛舒适，为文档添加背景的方法是：单击“格式”菜单中的“背景”项，然后在弹出的图形菜单中单击所需要的填充色或单击“填充效果”项。如果在上一步单击“填充效果”项，就会打开“填充效果”对话框，可以以其中选择过渡、纹理或带图案的背景。选好各项后，单击“确定”按钮即可。 19、添加常用中文标点和其它符号工具栏说明：Office2007本身的工具栏更加方便。添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令，装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了。将位于Program files\Microsoft Office \Office\Macros文件夹中的模块文件复制到 Program files\Microsoft Office\Startup文件夹中，然后重新启动Word97，就可以得到标点符号工具栏，你可以通过“插入”菜单中的“符号”来选择标点符号。 20、在Word中进行繁简体文本转换说明：Office2007的默认工具栏“审阅”-》“中文简繁转换”提供该功能。中文版WORD可以非常方便的完成文本的繁简体转换，相当的方便和智能化。以往的繁简体转换仅仅能是基于当个字对字的繁简体转换，但是WORD可以完成常用语的转换，如“内存”和“记忆体”、“软件”和“软体”、“网络”和“网路”……对于经常需要收集资料或者是网站编辑们来说尤其方便。 21、在屏幕提示中显示快捷键说明：在Office2007中按下alt键后会显示相关的提示。在Microsoft Word编辑文档的过程中，通过在屏幕提示中显示快捷键，您就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时，您可以自由指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。在屏幕提示中显示快捷键的操作方法：单击工具菜单中的自定义，然后单击选项选项卡。选中显示关于工具栏的屏幕提示复选框。选中在屏幕提示中显示快捷键复选框。 22、使用格式刷复制格式说明：适用于Office2007。应用格式刷可快速复制选定对象或文本的格式（字体、字号、颜色、边界等），并将其应用到您随后单击的文本或对象上，免除重复设置文本格式之苦，为统一格式化文档，提高文档编辑效率提高了一个非常方便的工具。使用格式刷在任意Office 2000程序中复制格式的操作方法：选择希望复制其格式的文本或对象。单击常用工具栏上的格式刷。（在Access中，格式刷位于数据库工具栏上。）选择希望应用该格式的文本或对象，格式将自动应用到该文本或对象上。版本2：在WORD的常用工具栏中有一个“格式刷”按钮，它的功能就是将某一段落和文字的排版格式复制给另一段落和文字。因此通过格式刷可以实现以某一段落或某几个文字的排版格式为蓝本，将其它段落或文字均设置成此格式。方法是：对于段落，先将光标停在源段落（蓝本），然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把小刷子，这时只需将刷子在目标段落上单击一下，目标段落格式便与源段落格式变成一致；对于文字，先将源文字标记成块，然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把刷子，这时只需将目标文字标记成块，则目标文字的格式与源文字变成一致。但这样每次只能刷一次，若在点“格式刷”按钮时双击，使其处于被按下的状态，则可以接连刷若干次，（要取消格式光标时，只需按ESC键或再次单击“格式刷”按钮）这对于要将多个格式比较复杂、位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时，效率很高，免去了重复为每一个对象设置格式的麻烦。另外有兴趣的朋友可钻研一下“样式”，利用它也可省去不少重复的操作。 23、使用格式刷重复复制格式说明：适用于Office2007。这是我希望与所有Office用户共享的一个技巧。通过双击格式刷，您可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下ESC键即可关闭格式刷。实际编辑过程中您可以不必先逐个设置，待最后完成文档的时候使用格式刷功能完成统一格式设置。 24、只对Word文档的一部分进行拼写检查说明：适用于Office2007。在发现拼写错误时，您无需检查整个文档就可以更正该错误。只需用鼠标右击拼错的单词，然后从快捷菜单中选择正确的拼写即可。要想在文档中查找下一个错误的拼写，按下ALT+F7即可。 H、高级格式化 1、WORD中样式的使用说明：适用于Office2007。 Word提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的外观。在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描述其结果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改样式，你可以调整已有样式的格式设置。创建新样式选定要将其格式保存为样式的文本。单击“格式”菜单,单击“样式”，然后单击新建。键入简短的、描述性名称。单击“样式类型”下拉箭头，然后单击“段落”，在样式中包括所选文本的行距和页边距，或者单击“字符”，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。单击“后续段落样式”下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称。单击“添至模板”复选框，将新样式保护到当前模板中。单击“确定”。单击“应用”或“关闭”。浏览不同的样式列表在查看样式对话框中的样式列表时，你可以选择要查看的样式类型：正在使用的样式，所有样式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。更改老样式单击“格式”菜单,然后单击“样式”。单击要更改的样式。单击“更改”。单击格式，然后单击要更改的格式类型。要更改字符“格式”,例如字体类型和粗体,你可以单击字体。要更改行距和缩进，你可以单击段落。选择所需的格式选项，然后单击确定。检查预览框，预览样式描述。进行所需的格式更改。单击“确定”。单击“应用”或“关闭”。提示：使用样式节省时间一旦你用样式设置了文档格式，你就可以快速尝试使用不同的外观。更改每个样式，然后查看自动更改的带有该样式的所有文本。快速创建标题样式你可以创建居中和粗体文本的标题样式。键入“标题”，选定该文本，然后单击格式工具栏上的居中和加粗按钮。接下来，突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称。键入名称，例如标题，然后按Enter键。现在你的文档就可以使用该样式了。快速修改标题样式你可使带有标题样式的文本倾斜。选定标题文本，单击格式工具栏上的倾斜按钮，单击样式下拉箭头，单击标题，单击更新样式，以反映最近所做修改单选钮，再单击确定。 2、Word分节符说明：适用于Office2007。在Word的至Word 2002版本中，我们每次开启一个新的空白文档时，都可以在Word窗口的左下角发现"1页 1节"的字样。由此我们可以知道，在此文档中，只包含一个"节"。那么，什么是"节"呢？所谓的"节"，就是Word用来划分文档的一种方式。之所以引入"节"的概念，是因为我们在编辑文档的时候，有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观。例如，在某些文档中，可能会使用较宽的表格，这时我们就希望这个带有表格文档的页面可以进行"旋转"，以便能够取得更好的显示效果。这时候就需要利用"分节"的技术，来控制某个特定页面的版式属性。本文就以Word的最新版本Word 2002为例，跟大家讨论一下有关"节"的方方面面。分节符所包含的信息分节符可以包含以下信息: 页面方向(横向或纵向) 页边距分栏状态纵向对齐方式行号页眉和页脚样式页码纸型大小及纸张来源插入分节符说明：在Office2007中“页面布局”-》“页面设置”-》“分隔符”中弹出的菜单中可选择分节符类型并插入。插入分节符的办法为，选择"插入"*"分隔符"，弹出"分节符"对话框(如图1所示)。然后选择合适的分节符类型，点击"确定"按钮即可。注意: 我们可以把分节符当作一种隐藏的代码，它包含了所在的位置之前页面的各种信息(注意:一定是其所在位置之前的，用户在删除分节符的时候，了解这一概念非常必要)。让分节符现形插入了分节符之后，您很可能看不到它。因为在我们最常用的"页面"视图模式下，通常是看不到分节符的。这时，我们可以单击"常用"工具栏上的"显示/隐藏编辑标记"按钮，让分节符现出原形。在文档中显示的分节符如图2所示。从图2可以看出，分节符使用双行的虚线表示，同时括号里注明了该分节符的类型。了解分节符的类型从图1中我们可以看到，在Word 2002中有4种分节符可供选择，它们分别是"下一页"、"连续"、"奇数页"和"偶数页"选项。下面就一一介绍各个分节符的具体作用。下一页在插入此分节符的地方，Word会强制分页，新的"节"从下一页开始。如果要在不同页面上分别应用不同的页码样式、页眉和页脚文字，以及想改变页面的纸张方向、纵向对齐方式或者纸型，应该使用这种分节符。连续插入"连续"分节符后，文档不会被强制分页。但是，如果"连续"分节符前后的页面设置不同，例如纸型和纸张走向等，即使选择使用"连续"分节符，Word也会在分节符处强制文档分页。而"连续"分节符的作用，主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边距大小。尤其是当我们要创建报纸样式的分栏时，更需要连续分节符的帮助(分栏效果如图3所示)。当然，使用Word 到Word 2002版本的用户在设置报纸分栏时，并不需要手工插入分节符。用户只需选定需要分栏的段落，然后选择合适的分栏数量即可，Word会自动在这些段落的前后插入连续分节符。如果需要取消分栏，可以直接删除相关分节符，这比重新设置分栏要容易得多。奇数页在插入"奇数页"分节符之后，新的一节会从其后的第一个奇数页面开始(以页码编号为准)。在编辑长篇文稿，尤其是书稿时，人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页，此时即可使用"奇数页"分节符。注意: 如果上一章节结束的位置是一个奇数页，也不必强制插入一个空白页。在插入"奇数页"分节符后，Word会自动在相应位置留出空白页。偶数页 "偶数页"分节符的功能与奇数页的类似，只不过是后面的一节从偶数页开始，在此不再赘述。改变分节符属性说明：对话框位于“页面布局”-》“页面设置”-》“版式”。插入分节符之后，如果需要改变其属性，无需删除该分节符并重新插入新的分节符。您可以把光标放置在需要改变分节符属性的"节"中(即分节符前面的任意位置)，然后选择"文件"*"页面设置"，在"页面设置"对话框中选择"版式"选项卡，在"节的起始位置"选项中，选择新的起始位置即可(如图4所示)。删除分节符在需要对分节符进行删除的时候，要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文字，而不是后面的。这一点请大家一定要记牢，不然在删除时容易选错删除对象，而把编辑好的文档弄得面目全非。如果需要一次性删除文档中所有的分节符，可以使用Word 2002的"查找替换"功能。在"查找和替换"对话框中的"查找内容"选项中填写"^b"(这2个字符代表分节符)，也可以单击"高级"按钮，在"特殊字符"列表中选取"分节符"选项，并替换为空，然后点击"全部替换"按钮，文档中所有的分节符即可全部删除(如图5所示)。值得注意的是，在删除分节符时，该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行重新排版。例如，如果把一篇文档分为两个小节，第一小节分两栏，第二小节分三栏。此时如果删除它们之间的分节符，那么整篇文档就会变成三栏版式。利用分节符进行快速排版分节符是排版的好帮手，不过它的作用可能并不局限于我们通常所想象的那些。例如，用户可以把设定好版式的分节符保存在自动图文集中，这样在以后使用时，直接插入该自动条目即可，省去了许多繁琐的排版工作。另外，如果需要在一个新的小节运用前面某个小节的版式(例如纸型及纸张方向等)，可以进入"普通"视图模式，复制包含前面小节排版信息的分节符，然后把它粘贴到需要设定同样版式的段落后。这样，新分节符上方的文字也自动遵循同样的版式。还有一点要提醒大家，如果您使用复制粘贴的方式复制或移动文字，而复制的文字中包含分节符，那么当该段文字被粘贴后，文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分节符所规定的版式进行排列。另外，由于在Word文档中，最后一小节的版式信息保存在文档的最后一个回车符中，所以当把最后一段连同回车符复制粘贴到文档的其他小节中时，最后一小节的版式同样会影响所粘贴文字前面的内容。 3、让Word文字自动适应单元格大小说明：适用于Office2007。说明使用此设置之后系统会一直自动的压缩文字的宽度，而不会产生任何换行。在Word 2000中，当我们向表格中输入文字时，表格的列宽会自动增加以适应文字，但如果对单元格的尺寸有要求时，在Word 97中只能手工调整文字间距，而在Word 2000中则可以自动调整文字间距以适应单元格。要启动这项功能，可进行如下设置：选中该单元格。从“表格”菜单中选择“表格属性”命令，随后出现“表格属性”对话框。在“表格”选项卡中，单击“选项”按钮，随后弹出“表格选项”对话框，清除“自动重调尺寸以适应内容”复选框以固定表格尺寸。在“单元格”选项卡中，单击“选项”按钮，弹出“单元格选项”对话框，单击选中“适应文字”复选框。为了让单元格容下尽量多的文字你还可以把单元格边距全都设为零。单击“确定”按钮。然后在该单元格内输入文字时，Word会自动调整字符间距以适应单元格大小，但字符字号不变。有兴趣的朋友可以试一试，看一看这样制作出来的表格是否既省事又美观。在Excel中也可以进行类似的设置让文字适应单元格的大小，方法是执行“格式→单元格→对齐→缩小字体填充”命令。 4、Word中取消文本录入过程中的自动编号说明：适用于Office2007。可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。 5、给跨页的表格自动添加表头说明：适用于Office2007。如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。 6、按姓氏笔画排序说明：适用于Office2007。在Word的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用方法是：选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”（而不是“姓名笔画”）的递增（或递减）排列好了。 7、巧用“稿纸”格式说明：适用于Office2007。但似乎不太实用，取消组合后有20*20个方格，一一排列起来是件非常痛苦的事情。在WORD中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档；左击“视图/页眉和页脚”选单项；左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮；右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式；左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡；将每页行数设置为31后确定；关闭“页眉/页脚”即可。 8、创建项目符号和编号的方法说明：适用于Office2007。 Word可以为提纲式的列表加上各种项目符号或编号，使文档组织更有条理和重点更突出。创建好列表后，还可以按笔划顺序、编号顺序或创建日期对列表排序。创建项目符号和编号的方法有几种，下面介绍我们常用的、也是最简便的几种。为列表加编号和删除编号选定要加编号的段落。单击工具栏上的“编号”按钮后，将对所选文本自动加上数字编号。若要删除列表编号，则选定要删除编号的段落。单击工具栏上的“编号”按钮，将删除所选文本的数字编号。为列表增加和删除项目符号选定要加项目符号的段落。单击工具栏上的“项目符号”按钮，将对所选文本自动加上项目符号。若要删除列表项目符号，则选定要删除项目符号的段落。单击工具栏上的“项目符号”按钮，将删除所选文本的项目符号。改变列表编号的类型或为其添加颜色，或自定义编号选定要更改的或要采用新定义编号的文本或列表段落。从“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框。选择“编号”标签卡，可以从6种预定义的编号中选择一种。单击“自定义”按钮，打开“自定义编号列表”对话框。从“编号位置”栏，可选择编号的位置及是否用“悬挂式缩进”。从“编号”框，可选择不同编号样式；从“字体…”框，可打开“字体”对话框，从中选择不同字体。按“确定”按钮，屏幕提示时确认所作更改。按类似方法还可选择“多级符号”选项卡，选择定义多级符号。编号和项目的相互转换选定要修改的带有项目符号的段落。单击格式工具栏上的“编号”按钮。也可用类似的方法，将带编号的段落修改为带项目符号的段落 9、在Word中“文字”与“表格”相互转换说明：适用于Office2007。在Word 2000及Word 2002中，如果要把“文字”与“表格”互相方便地转换，请使用“表格”中的“转换”子菜单。在相互转换过程中，必须根据需要选用段落标记(敲回车键时呈现的标记)、制表符(→)或逗号字符等分隔符。将表格转换成文字时，用分隔符标识分隔文字的位置；在将文字转变成表格时，用其标识新行或新列的起始位置。表格转换成文字说明：位于“布局”-》“数据”-》“转换成文本”。布局工具栏需要选择表格后才会出现。在将Word表格转变成Word文字时，表格中的每一行末尾将出现段落标记以示该行的结束。同一行中的相邻列将用制表符、逗号或所选的其他标记来间隔表格中不同列内容。如果希望每个单元格中的内容都自成一段，就选用段落标记作为分隔符。操作技巧：要将行或表格转换成段落，请先选定行或表格。指向“表格”菜单中的“转换”子菜单，然后单击“表格转换成文字”命令，图1所示。在对话框中的“文字分隔符”下，单击所需的字符，作为替代列边框的分隔符。表格各行用段落标记分隔。单击“确定”按钮。说明：当“文字分隔符”选用“制表符”时(“制表符”单选框出现黑点)，再单击“确定”按钮。此时原表格处只是去掉了表格线，而原各单元格的内容未发生任何变化。当“文字分隔符”选用“逗号”时，单击“确定”后，原表格处的每行内容没变，但同行相邻单元格内容之间将用小写逗号区分，且间距变小。当选用“段落标记”时，每一单元格的内容将自成一段。 “表格转换成文字”命令，只能适用于某行或几行及整个表格，对列或其中的某部分表格不适用。文字转换成表格说明：Office2007中选中待转换文本后，点击“插入”-“表格”(向下箭头)-“文字转换成表格”。在将文字转变成表格时，Word会将段落标记所在的位置作为行的起点，将制表符、逗号或其他所选标记所在的位置作为列的起点。如果希望新表格中只包括一列，请选择段落标记作为分隔符。如：现以逗号(也可用空格或其他)作为列的起点，把学生的成绩文字转换成一个三列表格为例，介绍操作技巧。步骤：输入姓名及成绩。姓名与成绩之间要用小写逗号。选中要转换成表格的文字(把三个人名及成绩全选中)。单击“表格”菜单的“转换”子菜单，指向“文字转换成表格”命令并点击。出现“将文字转换成表格”对话框。选择“文字分隔位置”下的某一可选项(本例选逗号)，在“列数”文本框中填入需要列的数字。单击“确定”按钮。将出现表格如下图。 10、怎样从文档或模板中复制样式？说明：适用于Office2007。“开始”-“样式”对话框-“管理样式”-“导入导出”。选择“格式”菜单中的“样式”命令；在“管理器”对话框中选择“样式”选择项；若要对一个文档或模板进行复制样式，选择列表下的“关闭文件”按钮关闭该文件，然后选择“打开文件”按钮打开文档或模板。如果需要可以选择“打开”对话框中的“文档类型”或“文档模板”。若所要的模板没有出现在列表中，可选择其它驱动器或目录；在“管理器”对话框中，从左侧或右侧列表中选出要复制的样式，然后选择“复制”按钮。若要选择一组样式可单击该组中的第一项，然后按住Shift并单击最后一项。若要分别选择几个独立的样式，可按住Ctrl键并单击每一项；选择“关闭”按钮。 I、软件操作技巧 1、Alt键的妙用说明：适用于Office2007。按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。按住Alt再进行相应操作，还可以精确调整图形、艺术字等“对象”的形状、大小和在文档中的位置等。按住Alt后单击任意单元格可快速选定单元格所在列。按Alt键后双击表格中任意位置，可快速选定整个表格。按住Alt后拖动鼠标可以按列选定文本。按住Alt拖动菜单命令或工具栏上的图标可删除或移动该项到其他位置(同时还按住Ctrl则复制)。 2、双击、右击的妙用说明：适用于Office2007。双击大多数对象，将弹出相应的设置对话框，可以快速设置有关项目；选定对象(或将光标置于特定位置)后右击，弹出的快速菜单常会出现工具栏和主菜单中没有的选项。　　鼠标指针移到连线或顶点上右击还会出现许多选项。双击横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置，会弹出“页面设置”对话框。双击标尺上栏间距区域，会弹出“分栏”对话框。双击标尺上任何一个制表位，会弹出“制表位”对话框。双击工具栏两侧空白处会弹出“自定义”对话框。如双击上下边线则工具栏会变为浮动工具栏。打开“自定义”对话框后右击菜单命令或工具按钮可修改它的样式。选定要复制的格式，再双击格式刷，可将选定格式多次复制到其他位置。快速拆分窗口：将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上，变成双向箭头后双击或拖动可拆分窗口。状态栏中的双击：双击状态栏的前两个框中任意位置可快速打开“查找和替换”对话框。双击“录制”则弹出“录制宏”对话框，双击“修订”、“扩展”、“改写”、书形图标则分别进入修订文档、扩展选定、改写、进行拼写与语法状态。在“文件”的“打开”对话框中，选定文件名后右击，选择“打印”可不打开文件而快速打印Word文档。选定多边形后右击，选择弹出菜单中的“编辑顶点”，按Ctrl不放，单击连线可增加顶点，单击顶点则删除该顶点。 3、word快捷键卡说明：适用于Office2007。如果功能不能用，请注意是否在英文输入状态。 Ctrl Ctrl+Shift Alt+Shift Ctrl+Alt A 全选all 大写allcaps 显示所有标题 B 粗体bold 粗体bold C 拷贝copy 格式拷贝copy format 关闭预览cancel 版权copyright符号 D 字体格式dot 分散对齐distribute 插入日期date E 居中对齐Center 修订edit 编辑邮件合并数据插入尾注endnote F 查找find 定义字体font 插入合并域插入脚注footnote G 定位go to H 替换huan 应用隐藏格式hide I 斜体italic 斜体italic 预览preview J 两端对齐adjust K 超级链接link 小型大写字母预览邮件合并自动套用格式 L 左对齐lef 列表样式list 显示 Listnum 域 M 左缩进margin 减少左缩进打印已合并文档批注动词margin N 新建new 降级为正文normal 合并文档普通视图 O 打开open 标记目录项大纲视图outline P 打印print 定义字符大小pound 插入页码page 页面视图page Q 取消段落格式quit symbol字体quick R 右对齐right 页眉页脚链接注册商标register? S 保存save 定义样式style 拆分窗口Split T 首行缩进indent 减小首行缩进时间time 商标trademarkrm U 下划线underline 下划线underline 更新域update 更新表格格式 V 粘贴格式粘贴插入自动图文集 W 写盘关闭write 只给词加下划线word X 剪切标记index entry Y 重复重复查找 Z 撤消默认字体样式返回 0 段前6p切换 1 单倍行距显示“标题 1” 应用“标题 1” 2 双倍行距显示“标题 2” 应用“标题 2” 3 锁定显示“标题 3” 应用“标题 3” 4 5 倍行距应用“标题 5” 应用“标题 5” = 下标和正常切换上标与正常切换 4．Wrod功能键说明：适用于Office2007。无 Shift Ctrl Ctrl+Shift Alt Alt+Shift Ctrl+Alt F1 获得联机帮助Office助手内容敏感型帮助或展现格式定位至下一域定位至前一域 Microsoft系统信息 F2 移动文字或图形复制文本打印预览保存打开 F3 插入“自动图文集”词条改变字母大小写剪切到“图文场” 插入“图文场”中的内容创建“自动图文集”"词条 F4 重复上一操作重复“查找或定位” 关闭窗口退出Word 退出Word F5 定位移动到前一处修订还原文档窗口文档大小编辑书签还原程序窗口大小 F6 定位至下一窗格定位至前一窗格定位至下一窗口定位至前一窗口 F7 拼写同义词库 “控制”菜单中的“移动"命令。更新Word源文档中链接的信息查找拼写错误（自动拼写检查）中英词典 F8 扩展所选内容缩小所选内容 “大小”命令扩展所选内容（或块）运行宏 F9 更新选定域在域代码和其结果之间进行切换插入空域解除域的链接在所有域和它们的结果之间进行切换中运行Gotobutton或Macrobutton F10 激活菜单栏显示快捷菜单将文档窗口最大化激活标尺将程序窗口最大化 F11 定位至下一域定位至前一域锁定域解除对域的锁定显示Visual Basic代码 F12 另存为保存打开打印 5、灵活动用WORD的“打开”对话框说明：适用于Office2007。以不同方式打开文档首先在“打开”对话框中将文件选中，然后单击“打开”下拉按钮，看到了吗？Word 2000提供了四种方式打开文档。 “打开”：是对话框默认的文件打开方式，不说您也知道。 “以只读方式打开”：则对文件所做的任何修改，只能以“另存为”方式保存，而不能直接修改并保存原文件。 “以副本方式打开”，则系统会在原文件所在目录创建它的副本。例如，以副本方式打开了My Documents文件夹中的“Word技巧”，则My Documents文件夹会出现一个名为“Word技巧(2)”的新文件。若在对话框内选中了“Web页”或Web快捷方式，则“打开”下拉菜单的“用浏览器打开”命令可用。选择它即可用浏览器打开Web页或连接到某个Web站点。管理文件查找文件 “打开”对话框具有基本的文件管理功能。“打开”对话框可用文字或文字与通配符搭配使用，查找含有某些关键字的文件。方法是：使用“查找范围”列表定位文件的位置。然后在“文件名”框内输入要查找的关键字，或者打开“文件名”下拉列表查找已输入的关键字。必要时可打开“文件类型”下拉列表，选择要查找的文件类型。完成后单击“打开”按钮，则所有包含待查找关键文字的文件名均出现在对话框中。除此之外，你还可以在“文件名”框内使用通配符“*”，如利用“*技巧”查找以文件名以“技巧”结尾的文件等。自动匹配文件当你在对话框的“文件名”框内输入文件名后，只要输入的文件名与某个文件名匹配，框内就会自动补齐剩余的若干字符，回车即可打开该文件。否则可继续输入剩余的部分，寻找或打开其他文件。相信在Excel中录入数据时您已经领会到它的方便。排序文件 “打开”对话框中的文件按一定规律排序，有利于用户快速查找文件。排序方法是：点击“视图”按钮，在下拉菜单中选择“排列图标”子菜单，从“按名称”、“按类型”、“按大小”和“按日期”四种排序方私中选择即可。 6、关于快捷键、菜单、工具栏说明：不适用于Office2007。在主菜单上添加命令或工具按钮：使用800×600像素以上的分辨率，主菜单右边有很多空位置，把最常用的命令或图标放在上面，好处多多！快速自定义快捷键：按下“Ctrl+Alt+Num”组合键后，鼠标指针会变为花朵形，再执行要定义快捷的键盘或鼠标操作后，就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。漂移下拉菜单：单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按钮后，再拖动弹出列表的标题条到窗口中，可使该菜单漂移。 7、另有妙用的Ctrl＋Z 说明：适用于Office2007。大家都知道，Ctrl＋Z的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗？Ctrl＋Z还有特殊的作用先举一个例子，在没有改变W o rd缺省设置的情况下，在空行中输入： “1、计算机的实际应用”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。这时，Ctrl＋Z就发挥作用了。我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一下Ctrl＋Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl＋Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现Ctrl＋Z的妙用。 8、在Word中直接批量转换文档说明：不适用于Office2007。手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实，在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令，打开“新建”文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件对话框），点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000光盘），再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将WORD/XP中所有支持的文件格式批量转换成WORD/XP格式，也可以将WORD/XP格式批量转换至WORD/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。 9、快速查看文档的内容和属性说明：适用于Office2007。快速查看的方法步骤为：单击“打开”按钮；在“查找范围”框中，单击包含要查看的文件的驱动器；双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所需文件，则可以对其进行搜索；单击所需文件；要想在打开文件之前先预览文件内容，则单击“视图”下拉菜单中的“预览”命令。要查看文件属性，如文件长度、创建日期或最后修改日期等，则单击“详细命令”按钮；要查看文件属性，如主题或统计信息等，则单击“属性”命令。 10、“查找与替换”功能妙用。说明：适用于Office2007。快速替换特殊格式的字体如：要将全文中的“电脑”一词改为粗体、红色、下划线。操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“电脑”。在“替换为”中填入“电脑”，并单击“高级”选项，打开“格式”菜单（注意要在激活“替换为”下拉窗口的条件下），将字体设为粗体、红色、下划线。单击“全部替换”按钮即可。通配符的妙用如：要将全文书名号内的内容都设为黑体、绿色。因为书名号的内容不一定相同，所以要使用通配符功能。操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“《＊》”（注：“＊”可表示多个字符，“？”可表示一个字符），在“替换为”中点击鼠标，使光标定位，但不填入任何内容，再应用“高级”选项，将字体设为黑体、绿色，并在“使用通配符”前打钩。单击“全部替换”按钮即可。 11、如何查看和清空剪贴板说明：适用于Office2007。直接点击“开始”-“剪贴板”即可查看。在文档编辑过程中，用户经常会使用复制和粘贴功能，有时复制次数过多后，需要查看或删除剪贴板的内容，如何操作呢？执行“编辑”菜单上的“Office 剪贴板”命令，在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有内容，用户可以选择单个删除或者全部清空。 12、鼠标快捷操作Word 说明：适用于Office2007。拆分窗口前需要新建窗口。通过“视图”-“窗口”-“新建窗口”可以建立另一外编辑环境。对新建的窗口，拆分功能可用！原窗口拆分功能仍不可用。如果你经常要录入较长的文档，常常会遇到需要对跨度较远的不同文字的编辑操作，翻来覆去，实在辛苦。这时另外一个不为人注意的小东西就派上用场了，它就是位于窗口右边滚动条上方、与带黑三角形的按钮相邻的一个很扁的折叠起来的滚动条。把鼠标放在上面，鼠标就会变成一个如同十字架的上下箭头，在这种状态下双击左键，窗口就会上下一分为二，这样我们就可以在不同的窗口中对同一文档的不同位置的内容分别进行操作(其作用就相当于“窗口”中的“折分”)。我们还可以按住该滚动条并往下拖，这样也可以把窗口分成两个，窗口的大小可以用鼠标来调整。快速保存首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保存文档。然后，word的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。同时编辑长文档的多个部分同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。同时保存或关闭多个文档同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。 J、文件操作 1、嵌入truetype字体说明：适用于Office2007。当文档中包含某些特殊字体(一般电脑上不安装的字体)，如office2000所带的繁体字———mingliu，为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档，可在文档中嵌入truetype字体。方法是：将“工具→选项”的“保存”选项卡上的“嵌入truetype字体”复选框选中。由于一个truetype字体文件的长度，小则数兆，大则十多兆，所以嵌入truetype字体后，文档长度一般将增至数十兆，给编辑、使用带来极大不便。如果再选中“只嵌入所用字符”复选框，则文档的长度不会增大很多，但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容。 2、利用Word自动为文档编写摘要说明：未知。撰写学术论文时大多需要配置一个摘要，这通常是在论文撰写完毕之后由用户手工对源文档进行分析、提炼后得出的，不过你若是一名Word用户，则不妨“偷偷懒”。Word具有自动为文档编写摘要的功能，它通过采用统计分析等方法从文档中找出论述的要点，然后再将这些要点集中到一起即成为摘要。由于Word既可将摘要单独汇编成文，也可将它们放在源文档中突出显示，其详略程度也可任意进行调整，可满足用户为文档编写摘要的任何要求，减轻用户的工作量，因而深受广大用户的欢迎。为便于用户的使用，特将利用Word自动为文档编写摘要的方法介绍如下：启动Word，打开准备编写摘要的文档(以下操作均以中文Word97为例，其它各个版本的操作基本类似，用户可参照使用)。执行“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令，弹出对话框。在“摘要类型”框中选择合适的摘要种类。Word总计提供了四种类型不同的摘要供用户选择，它们分别是：突出显示摘要——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后在源文档中对他们进行突出显示，起到突出重点的作用。在文档上方插入摘要或摘录文字——对文档进行分析并找出关键句子之后，再将它们复制到源文档的上方，而正文部分保持不变，可满足绝大多数用户编写摘要的要求。将摘要置于新文件中——自动对文档进行分析并找出关键性句子，然后再将它们全部复制到一篇新文档中，这样就可以生成一篇独立的摘要文档(本类摘要与“在文档上方插入摘要或摘录文字”的区别在于前者将正文与摘要分割成两篇不同的文档，而后者将它们放在同一文档的不同位置)。保留摘要，其它内容隐藏——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后仅显示这些关键性的句子，而将文档中的其它部分隐藏起来，使用户希望了解一篇长文档的内容时，采用本功能效果十分理想。在“相当于原长的百分比”框中键入所需摘要的详细程度(如25％即表示生成的摘要相当于源文档总长度25％)。单击“确定”之后系统即开始对文档进行分析，找出文档中的要点，并按用户的要求显示出来。用户若对Word自动生成的摘要的状态不甚满意，希望对其加以适当修改，则只需利用“自动编写摘要”工具栏上相应的选项即可；如要调整摘要的详细程度，可拖动鼠标或单击“相当于原长的百分比”框上的箭头；如果要在“只显示文档要点”和“在文档中突出显示要点”之间进行切换，可单击“突出显示/只显示摘要”按钮。调整完毕后单击“自动编写摘要”工具栏上的“关闭”按钮，关闭“自动编写摘要”工具栏。对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。至此，一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前，节省了用户手工撰写摘要的时间，提高了工作效率。由于Word自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程度进行分析汇总后得出的，因此在结构性较好的文档(如报告、文章和专业论文)中的效果较好，而在小说之类的文档中的效果则要差一些，不过尽管如此，它仍然不失为用户撰写摘要时的好帮手，你也试一下吧! 3、巧用Word“版本”功能说明：不适用于Office2007。帮助文档中明确说明Word2007不支持版本功能。并且打开2003的文档之后也不会保存之前的版本信息，请注意！撰写工作报告或是演讲文稿，经常是改了再写，写了再改，有时候甚至需要预备多个版本。通常的做法是将每个版本的文档单独保存为一个文件，相似的文件多了，不仅占用了磁盘空间，而且管理起来也不方便。有没有什么好办法可以解决这个问题呢？当然有！解决这个问题的关键就是Word 2000/XP的“版本”功能，打开Word 2000/XP的“文件”菜单，可以找到这项不为常人所关注的命令。提示：Word 2000/XP采用了智能菜单，可以隐藏不常用的命令，所以，如果打开“文件”菜单后找不到“版本”命令，请将菜单完全展开，便可以看到。以演讲文稿为例，当第一稿录入完毕后，执行“版本”命令，在弹出的窗口中点击“现在保存，紧接着在出现的“保存版本”窗口中输入“第一稿”，如图所示，最后点击“确定”完成保存。继续编辑文档，当第二稿、第三稿完成后，重复上述操作，不同的是在“保存版本”中输入“第二稿”、“第三稿”。当需要调用该演讲文稿的早期版本时，再次“版本”命令，单击要打开的版本，再点击 “打开”按钮即可。如果希望在同一个文档中保存文档的多个版本，务必记得使用“版本”功能。由于Word 2000/XP仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本，使用这种方法还可节省磁盘空间哦！技巧：在执行“版本”命令时可以选中“关闭时自动保存版本”复选框，再单击“关闭”，这样每次关闭文档都会自动生成一个备份版本。 4、在Word中记录保存时间说明：适用于Office2007。Office按钮-准备-属性在Word中，用户可以查看文档的各种属性，如作者，创建时间，最后修改时间等等，非常方便，单击“文件”菜单栏中的“属性”命令，在其中的“常规”选项卡里可以看到这些信息。 5、快速打开文档说明：适用于Office2007。快速打开文档可以节省寻找的时间，下面介绍几种快速打开文档的方法：用Win98的开始菜单打开。首先单击Win98的“开始”按钮，指向“文档”菜单项，单击要打开的文档即可打开该文档。若WORD还没有执行，Windows98会自动运行并打开文档。用“文件”菜单打开。选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。WORD可最多保存9个最近编辑过的文件名，程序的缺省设置是4个，若要改变其设置，可选到“工具”菜单中“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，设置“列出最近使用的文件数”即可。在 Word 中打开最近浏览过的文件。在“Web工具栏”上，单击单击“返回”按钮，可打开在 WORD 中查看的上一篇文档；单击“向前”按钮，可打开在 Word 中查看的下一篇文档。单击“地址”栏的下拉列表，用鼠标指向要打开的文档，即可打开需要的文档。用“资源管理器”打开文档。在Win98中打开“资源管理器”，用它找到要打开文档的文件夹，然后双击该文档即可打开。 6、快速切换多文档说明：适用于Office2007。在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同，只是在多文档窗口之间需要进行窗口切换，进行切换的方法有三种： WORD处理的每个文档都作为一个任务，在Windows的任务栏上都有一个图标，你可以单击任务栏上的文档图标进行切换；选择“窗口”菜单，单击所需的文档即可；在当前激活窗口中，按组合键Ctrl+Shift+F6可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名列表上的下一个文档，并且可按窗口文档标号顺序循环切换。 7、给Word文件减肥说明：适用于Office2007。在Word中输入一点儿文字，很容易就达到几十KB，真不知微软是怎么回事，好像觉得我们的硬盘太大了似的。所以，很有必要给Word文件减减肥。具体方法：只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。 8、如何一次转换多篇文档说明：Office2007不支持此功能。有时我们需要一次转换多篇文档，比如将HTML文件转为Word文件，或是将Word文件转为Txt格式的文件等，可以用下面的方法，图中的例子是将很多WPS 2000编辑的文件一次转换为Word 2000格式的文件。将要转换的文件放在同一个文件夹中，然后单击“文件”菜单中的“新建”命令，单击“其他文档”选项卡。选中“转换向导”图标，单击“确定”。出现“转换向导”，我们可以按照向导进行文件转换。选“下一步”。在这个对话框中，可以看到既可以将其他文件格式转换为Word文档格式，也可以将Word文档转为其他文件格式。我们选择第一个单选钮，并从下列表框中选择“WPS file”，再单击“下一步”。这一步是要求选择源文件夹和目标文件夹。单击“浏览”按钮，然后存放源文件的文件夹，再确定目标文件夹，点“确定”。这一步中要我们选择要转换的文件，可以单击“全选”按钮。单击“下一步”，单击“完成”。 “文件转换过程”可以要等上一段时间，对话框中会显示转进度。文件转换完后，转向导结束，会问我们是否还要转换其他文件。选择“否”，文件转换完成，你可以去目标文件夹中看一下了。　注意如果“新建”对话框中没有“转换向导”，就需要进行安装。 9、如何执行“全部保存” 说明：Office2007不支持此功能。当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了。另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作会更加容易和快捷。 10、Word文档转为演示文档许多人都习惯在PowerPoint环境中制作幻灯片，即使手头有一个现成的Word文稿讲义，也不知如何将其变成PowerPoint演示文稿，还要打开PowerPoint重新输入文字。其实，Word和PowerPoint两个软件早为你考虑周到了，只需几下简单的操作，你的一篇Word文档即可轻松转换为PowerPoint演示文稿。本文提供两种方法供您选择。直接创建演示文稿说明：未查找到相关的命令。如果你在Word的页面视图下已写好了内容或者是以前用Word编的一篇文章，想把它们制成幻灯片，就可以在Word中应用“样式”和快捷键来直接创建演示文稿。先解释一下什么是样式：样式是Word中早就有的功能，只不过我们很少用到它，使用样式功能可以使文档的创建和管理易如反掌。样式工具栏就在操作界面的左上端，通常都写着“正文”两个字。点击右侧的向下箭头，会出现“标题1、标题2、标题3……正文”等内容。您还可以按住“Shift”键的同时点击向下箭头，看看会出现什么情况？请先把你认为要作为一张幻灯片标题的地方选中，然后选择“标题1”，其他也依次类推。然后在菜单栏上选择“工具／自定义”，再在弹出的对话框中选“命令”选项卡，从左窗口中选“所有命令”，从右窗口中找到“Present It”命令。用鼠标左键按住并拖动“Present It”至Word的菜单栏或工具栏均可。用此快捷键可直接调用PowerPoint程序，并把当前的Word文档直接转换为PowerPoint演示文稿，以大纲视图显示。点击“PresentIt”后你会发现，用标题1样式定义过的标题全都作为独立的一页幻灯片。如果你没给Word文档定义样式，点击［Present It］后，PowerPoint会把文档的每一段落作为一张幻灯片，是不是很简单啊？以后你尽可以在你习惯的Word下编排文章，然后轻松地转为PowerPoint演示文稿。当然，你也可以把任何以前的Word文档或你找来的文章转换为你需要的PowerPoint演示文稿。文稿转换好了以后，剩下的修饰想必你肯定自己会料理了。宏是Word提供的有力工具，使用宏可以快速得到重复执行的命令或内容（不同于剪贴板，宏可以定制在不同时间内使用）。比如，我们可以把一个作者通讯地址录制成一个宏，那么当作者在文章中需要填写通讯地址时，点击通讯地址宏的命令按钮，就可以把作者的通讯地址添加到文档中，而不必重复书写它。导入Word文档说明：适用于Office2007。先在Word的大纲视图下，创建一个Word大纲文件，存盘；然后打开PowerPoint程序，单击菜单栏上的“插入”，选“幻灯片（从大纲）”，在打开的插入大纲对话框中选中刚才存盘的Word大纲文档，单击［插入］，这样，Word大纲文档就变成了PowerPoint演示文稿。二者的对应关系是：Word大纲文档的一级标题变为PowerPoint演示文稿页面的标题，Word大纲文档的二级标题变为PowerPoint演示文稿页面的第一级正文，Word大纲文档的三级标题变为PowerPoint演示文稿页面第一级正文下的主要内容，其余依次类推。这个途径要求你在Word大纲视图下编辑文档，对于习惯于Word页面视图的朋友来说有些不太方便，那么请看下法。 11、两个WORD文件合并为一个WORD文件直接的方式说明：适用于Office2007。如何将两个WORD文件合并为一个WORD文件，有什么快捷方式，不要用复制的做法，有没有更为直接的方式呢？单击要插入第二篇文档的位置。单击“插入”菜单中的“文件”命令。在“文件名”框中输入要插入文件的名称。注意：若只需插入文件的一部分，请单击“范围”按钮，然后在“范围”框中键入一个书签名。 12、如何把WORD文档转换成图形文件说明：适用于Office2007。但不是标题所表示的“转换成图形文件”的意思，而是嵌入了一个Office文件，这个图形只是这个文件的一个表示，类似于一个图标。另外这个图形只会显示这个文件的第一页，双击可以进行这个文件的编辑操作。这是一种最简单的方法: 打开WORD----新建一个空白文档---打开资源管理器----将你要转换的文档直接拖到WORD的空白文档里____OK~! K、高级应用 1、学会WORD的索引功能索引是根据一定需要,把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来,标明出处、页码,按一定次序分条排列,以供人查阅的资料。它是图书中重要内容的地址标记和查阅指南。设计科学编辑合理的索引不但可以使阅读者倍感方便，而且也是图书质量的重要标志之一。WORD就提供了图书编辑排版的索引功能，现将其使用方法介绍如下：如何标记文档中的索引项要编制索引，应该首先标记文档中的概念名词、短语和符号之类的索引项。索引的提出可以是书中的一处，也可以是书中相同内容的全部。如果标记了书中同一内容的所有索引项，可选择一种索引格式并编制完成，此后Word将收集索引项，按照字母顺序排序，引用页码，并会自动查找并删除同一页中的相同项，然后在文档中显示索引。以标记文中的“唯物主义”为例，先用鼠标选定文中“唯物主义”四字，然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”，出现对话框后，选择“标记索引项”，出现下一个对话框后，选择“标记”最后执行“关闭”这时在原文中的“唯物主义”二字后面将会出现“{XE "唯物主义"}”的标志，按一下工具栏上的“显示/隐藏”按钮，可把这一标记隐藏或显示出来。如果你要把本书中所有的出现“唯物主义”的地方索引出来，可在出现第二个对话框后，执行“标记全部”，这样全书中凡出现“唯物主义”的页面都会被标记出来。索引的格式可自行选择，排序方式有“笔划”和“拼音”两种，默认项是“笔划”。如何提出已标记的索引项当做完上面的索引标记之后，就可以提取所标记的索引了，其方法是，把光标移到书的最后边，然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”,此时，一个索引就出现在光标处，如果你当初选择的是“标记全部”，则索引会标记出你所索引的某个词都出现在哪一页上。一个索引词在同一页中出现多次，索引为节省页面，只会标记一次，并按笔画或拼音进行了排序。这样你就可以按照索引的提示查找有关页面的内容了。如果你要对生成的的索引格式进行编辑调整可在索引对话框中对有关项目进行选择、自定义或更改。通过选择相应的选项卡，选择不同的索引格式。如何将@、＊、￥之类的符号标记为索引项首先选定文档中的单个符号。然后执行索引命令，在出现的对话框中的“主索引项”框中，紧随此符号键入“;#”，最后单击“标记”按钮。编制索引时，Word将符号放在索引的开始部份。如果所选索引格式包含用于字母组的标题，则符号将归为一组，置于数字标志#标题之下。既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其他标题来替换它。如何更新索引、目录一般情况下，要在输入全部文档内容之后再进行索引工作，如果此后又进行了内容的修改，原索引就不准确了，这就需要更新索引，其方法是，在要更新的索引中单击鼠标，然后按F9键。在更新整个索引后，将会丢失更新前完成的索引或添加的格式。如何处理索引的页码和文档中的页码不相符，如果出现这种情况。可单击索引后再按F9键，即可对其进行更新。如果进行了索引之后，文档中显示XE或TA域等隐藏文字，请单击“显示/隐藏”按钮可将隐藏，然后更新索引。如果文档包含以隐藏文字格式出现的分节符或分页符，则请删除隐藏文字格式，然后更新索引，这样页面显示就清晰美观了 2、自动恢复启用“自动恢复”功能要在发生故障时让Word自动恢复正在编辑的文档，必须先期启用Word的自动恢复功能，步骤如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框。单击“保存”选项卡，选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度。依多数用户之经验，自动保存时间间隔以5～15分钟为宜。实际上，在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能，并以10分钟为自动保存时间间隔。如果你同时选中了“允许后台保存”复选框，则Word将用后台方式自动保存文档，以便在保存文档的同时，你能够继续进行编辑工作。自动恢复“自动保存”文档在断电或类似问题发生之后，要自动恢复“自动保存”的文档，步骤如下：重新启动Word，则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击“文件”菜单中的“另存为”命令，系统弹出“另存为”对话框。在“文件名”框中，键入或选定原有文档的文件名，单击[保存]按钮。如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。注意，在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。手动打开自动恢复文件如果在你重新启动Word 2000后，自动恢复文件没有自动打开，则你可以手动将其打开，步骤如下：单击常用工具栏中的“打开”按钮，系统弹出“打开”对话框。找到包含恢复文件的文件夹，默认情况下，Word 2000把自动恢复文件保存在“C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word”文件夹中。如果你使用的是Windows NT 或其后续版本的操作系统，或者你的电脑上有不止一个活动用户配置文件，则自动恢复文件将保存在“C:\Windows\Profiles\用户名\Application Data\Microsoft\Word”文件夹中。在“文件类型”下拉列表框中，单击“所有文件”。每个自动恢复文件都命名为“‘自动恢复’保存”，并以.wbk作为其扩展名(在未出故障前，自动恢复文件以.asd为扩展名)。单击需要的自动恢复文件，单击“打开”按钮。单击常用工具栏中的“保存”按钮，系统弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中键入或选中已经存在的文件名，单击“保存”按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。无法找到恢复文件原因虽然你已启用了Word 2000的自动恢复功能，但你却没有能够找到恢复文件，则可能的原因如下：电脑尚未自动保存恢复文件。在未进行保存的情况下关闭了恢复文件。可能删除了恢复文件，恢复文件的扩展名为.wbk。文档可能是主控文档，Word能为单独的子文档创建恢复文件，但无法为主控文档创建恢复文件。正在使用“Visual Basic编辑器(VBE)”修改宏。“自动恢复”功能只为在当前时段所修改的文档创建恢复文件。如果在Word中打开文档后，只在VBE中进行了修改，那么Word将不会认为该文档发生了更改。 3、大文档管理、主控文档试图保存文档时，得到了文件太大的信息有两种方法可以解决此问题：如果某个文档太大而无法保存，您可将它划分为几个小部分。剪切部分文档并粘贴到一个新文档中，然后分别保存每一部分。将文档转换为主控文档，然后作为单独的子文档保存其组件。主控文档是一套独立的文件或称子文档的“容器”。您可用主控文档建立和管理一个由几部分组成的文档(如，同一本书包括几个章节)。例如：可将多个文档当作一个整体，为其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录。新建主控文档单击“新建”按钮。切换到主控文档视图。创建主控文档的大纲操作方法为：在主控文档视图中，键入文档和各子文档的标题。确保在键入每个标题后按Enter键。给每个标题标题样式(例如，给标题用“标题1”，给每个子文档用“标题2”)。方法是，拖标题的“—”或“+”分级显示符号。如果要降级某个标题到较低的级别，请将分级显示符号向右拖动；如果要升级某个标题到较高的级别，请将分级显示符号向左拖动。选定要划分到子文档中的标题和文本。单击“主控文档”工具栏上的“创建子文档”按钮。单击“文件”菜单中的“另存为”命令，可保存新的主控文档和其子文档。输入主控文档的文件名和位置，然后单击“保存”命令。同时Word会根据子文档的标题中的第一个字符给每个子文档指定文件名。注：如果“创建子文档”按钮无法使用，需要首先单击“展开子文档”按钮将已有文档转换为主控文档。打开已有文档，然后重复上面的2)～7)步。在主控文档中插入一个已有的Word文档。在主控文档视图中显示主控文档。展开子文档。单击已有文档的插入点。同时确保单击的位置在已有的子文档之间。单击“主控文档”工具栏上的“插入子文档”。在“文件名”框中，输入要添加的文件名称，然后单击“打开”按钮。 4、宏的使用宏的录制宏的录制过程非常简单。在我们决定录制宏之前，首先要确定将要录制宏的名称，比如我们要录制一个宏的名字为“通讯地址”，然后开始录制宏。过程如下：　　启动Word并选择菜单行的工具栏，点击“宏”菜单项；点击“录制新宏”；出现宏的录制画面，见图1。填写宏的名称“通讯地址”后点击[确定]开始录制宏。此后，可以输入地址内容，然后停止录制。在录制宏的画面中，有两个命令按钮和一个图标。一个命令按钮是“结束宏的录制”；另一个命令按钮是“暂停宏的录制”。一个图标是“宏正在录制的标志”。图2是宏录制时的画面。宏的维护录制宏之后，如果某一宏的内容需要修改，或者某一个不需要的宏被删除时，请按如下步骤操作：打开菜单的“工具”栏，点击“宏”选项，再点击“宏”项就打开了宏管理的对话框。我们可以用[编辑]按钮进行宏内容的编辑，使用[删除]按钮删除将要被删除的宏。宏的使用利用菜单使用宏。利用菜单使用宏的过程非常简单（但不是很方便）。其过程同宏的维护过程，打开宏维护的对话框，选择宏的名字，点击[运行]即可。创建与使用快捷图标。快捷图标使用简单，而且快速，我们只需要点击宏的快捷图标即可执行宏。建立宏快捷图标的过程如下：打开菜单“工具”栏，点击“自定义”选项。在自定义对话框的左边下拉列表中寻找并点击“宏”选项，见图4。把对话框右边的宏使用鼠标拖到Word的快捷图标栏上，即可完成宏快捷图标的创建。宏快捷图标的更改。在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹出下拉菜单后点击“更改按钮图标”项，出现系统提供的多个按钮图标供选择。宏快捷图标的删除。在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹出下拉菜单后点击“删除”项，即可把不需要的宏快捷图标删除掉。 5、Word宏病毒清除技术 2月13日，本是国家政府机关和大型企事业单位春节后刚刚上班的日子。谁都没有料到会有一种计算机病毒向他们袭来，这就是“台湾1号”宏病毒，因为这天是13日，该病毒于96年12月13日首次在大陆被发现。受宏病毒感染的用户有个共同特点就是他们是大量使用Word文档处理器的国家机关。如果说Concept病毒引出了word宏病毒的概念，“台湾1号”便引来了Word宏病毒的发作，引来了人们对Word宏病毒的重视。宏病毒揭密 MicrosoftWord中对宏定义为：“宏就是能组织到一起作为一独立的命令使用的一系列Word命令，它能使日常工作变得更容易。” Word使用宏语言WordBasic将宏作为一系列指令来编写。要想搞清楚宏病毒的来龙去脉，必须了解Word宏的知识及WordBasic编程技术。（关于这点请参阅《MicrosoftWord开发工具》一书） Word宏病毒是一些制作病毒的专业人员利用MICROSOFTWord的开放性即Word中提供的WordBASIC编程接口，专门制作的一个或多个具有病毒特点的宏的集合，这种病毒宏的集合影响到计算机使用，并能通过DOC文档及DOT模板进行自我复制及传播。 ★宏病毒的特点传播极快 Word宏病毒通过DOC文档及DOT模板进行自我复制及传播，而计算机文档是交流最广的文件类型。多年来，人们大多重视保护自己计算机的引导部分和可执行文件不被病毒感染，而对外来的文档文件基本是直接浏览使用，这给Word宏病毒传播带来很多便利。特别是Internet网络的普及，E-mail的大量应用更为Word宏病毒传播铺平道路。制作、变种方便 Word使用宏语言WordBasic来编写宏指令。宏病毒同样用WordBasic来编写。目前，世界上的宏病毒原型已有几十种，其变种与日骤增，追究其原因还是Word的开放性所致。现在的Word病毒都是用WordBasic语言所写成，大部分Word病毒宏并没有使用Word提供的Execute—Only处理函数处理，它们仍处于可打开阅读修改状态。所有用户在Word工具的宏菜单中很方便就可以看到这种宏病毒的全部面目。当然会有“不法之徒”利用掌握的Basic语句把其中病毒激活条件和破坏条件加以改变，立即就生产出了一种新的宏病毒，甚至比原病毒的危害更加严重。破坏可能性极大鉴于宏病毒用WordBasic语言编写，WordBasic语言提供了许多系统级底层调用，如直接使用DOS系统命令，调用WindowsAPI，调用DDE、DLL等。这些操作均可能对系统直接构成威胁，而Word在指令安全性完整性上检测能力很弱，破坏系统的指令很容易被执行。宏病毒Nuclear就是破坏操作系统的典型一例。 ★宏病毒的兼容性 Word模板（TEMPLATE）是开发Word应用程序的唯一方法。病毒宏也不例外。模板的不兼容使英文Word中的病毒模板在同一版本中文Word中打不开而自动失效，反之亦然，同时高版本的的文档在低版本的下是打不开的，这就是为什么宏病毒在中国大陆发现较少的原因。然而，中文可以打开英文中的宏。所以在大量普及后，必然会使许多在英文Word中制作的宏病毒泛滥。“台湾1号”是在台湾中文Word下做的，其模板与大陆中文Word兼容，在大陆中传播很快。 ★宏病毒的共性：宏病毒会感染DOC文档文件和DOT模板文件。被它感染的DOC文档属性必然会被改为模板而不是文档，而用户在另存文档时，就无法将该文档转换为任何其它方式，而只能用模板方式存盘。这一点在多种文本编辑器需转换文档时是绝对不允许的。病毒宏的传染通常是Word在打开一个带宏病毒的文档或模板时，激活了病毒宏，病毒宏将自身复制至Word的通用（Normal）模板中，以后在打开或关闭文件时病毒宏就会把病毒复制到该文件中。大多数宏病毒中含有AutoOpen，AutoClose，AutoNew和AutoExit等自动宏。只有这样，宏病毒才能获得文档（模板）操作控制权。有些宏病毒还通过FileNew，FileOpen，FileSave，FileSaveAs，FileExit等宏控制文件的操作。病毒宏中必然含有对文档读写操作的宏指令。宏病毒在DOC文档、DOT模板中是以BFF（BinaryFileFormat）格式存放，这是一种加密压缩格式，每种Word版本格式可能不兼容。现毒的表现 ★例1Nuclear宏病毒：这是一个对操作系统文件和打印输出有破坏功能的宏病毒。这个宏病毒中包含以下病毒宏： AutoExec AutoOpen DropSuriv FileExit FilePrint FilePrintDefault FileSaveAs InsertPayload Payload 这些宏是只执行（Execute-only）宏。 Nuclear宏病毒造成的破坏现象为：打开一个染毒文档并打印的时侯，它会在您打印的最后一段加上“STOPALLFRENCHNUCLEARTESTINGINTHEPACIFIC!”，这个现象是在每分钟的55秒—60秒之间操作打印时发生。如果在每天17：00—18：00之间打开一个染毒文档，Nuclear病毒会将PH33R病毒传染到计算机上，这是个驻留型病毒。在每年的四月五日，该病毒会将计算机上，文件清零，并且删除C盘根目录上的文件。一旦病毒发作，MS－DOS就不可能被引导，计算机将陷入瘫痪。 ★例2台湾一号病毒：台湾一号病毒会在每月的13日影响您正常使用Word文档和编辑器。它包含以下病毒宏： AutoClose AutoNew AutoOpen 这些宏是可被编辑宏。在病毒宏中含有如下的语句： IfDay(Now())=13Then... 这条语句与13日有关。台湾一号病毒造成的危害是：在每月13日，若用户使用Word打开一个带毒的文档（模板）时，病毒会被激发，激发时的现象是：在屏幕正中央弹出一个对话框，该对话框提示用户做一个心算题，如做错，它将会无限制地打开文件，直至Word内存不够，Word出错为止；如心算题做对，会提示用户“什么是巨集病毒（宏病毒）？”，回答是“我就是巨集病毒”，再提示用户：“如何预防巨集病毒？”，回答是“不要看我”。宏病毒发现及清除：根据宏病毒的传染机制，不难看出宏病毒传染中的特点，所以发现宏病毒可以通过以下步聚进行：在自己使用的Word中打开工具中的宏菜单，点中通用（Normal）模板，若发现有“AutoOpen”等自动宏，“FileSave”等文件操作宏或一些怪名字的宏，而自己又没有加载特殊模板，这就有可能有病毒了。因为大多数用户的通用（Normal）模板中是没有宏的。如发现打开一个文档，它未经任何改动，立即就有存盘操作，也有可能是Word带有病毒。打开以DOC为后缀的文件在另存菜单中只能以模板方式存盘而此时通用模板中含有宏，也有可能是Word有病毒。手工清除宏病毒的方法：打开宏菜单，在通用模板中删除您认为是病毒的宏。打开带有病毒宏的文档（模板），然后打开宏菜单，在通用模板和病毒文件名模板中删除您认为是病毒的宏。保存清洁文档。特别值得注意的是氏成本Word模板中的病毒在更高版本的Word中才能被发现并清除，英文版Word模板中的病毒还可仍在相应或更高的中文版Word中被发现并清除。手工清除病毒总是比较烦琐而且不要靠，用杀毒工具自动清除宏病毒是理想的解决办法，方法有两种: 用WordBasic语言以Word模板方式编制杀毒工具，在Word环境中杀毒。根据WordBFF格式，在Word环境外解剖病毒文档（模板），去掉病毒宏。方法1因为在Word环境中杀毒，所以杀毒准确，兼容性好。而方法2由于各个版本的WordBFF格式都不完全兼容，每次Word升级它也必须跟着升级，兼容性不好。目前有些DOS杀毒软件不是采用WordBFF格式去解剖病毒文档（模板），而是简单化的把病毒文档（模板）中的某些特征串填为了零，给用户一个假象杀掉了病毒，而实际上病毒宏无法被去除，杀毒后的文件长度与带病毒时的长度相等，这种做法有三个缺点：容易将原文档破坏。很容易漏杀病毒。要不断地随着Word版本升级和病毒变化而改变程序。因为每个版本的WordBFF格式不完全一样，所以病毒宏在不同版本的Word中被压缩的格式和存放的位置都不同，另外若文档正文中包含病毒串描述，就会被错杀。全自动清除宏病毒的工具Word—VRV Word-VRV是用WordBasic语言以Word模板方式编制的杀毒工具，它在Word环境中杀毒。 WORD-VRV由用于中文版Word中使用，用于英文版Word中使用，三个文件组成。 WORD-VRV是个可自升级的Word杀毒器，有下列特点：可在Word有毒环境下自动检测并清除Word模板中的病毒；自动检测各有效驱动器及路径下的文档（模板）；有只检测功能；发现病毒有提示，报警，产生列表；可以备份带毒文档（模板）；提供使用者自己定义结构，清除新的宏病毒。 WORD-VRV允许用户自我扩允新的宏病毒特征的方法为：用文本编辑器，如：EDIT编辑文件，编辑一个名为文件(与在同一目录中)。该文件每行内容包含病毒名、病毒特征宏和病毒的所有宏。格式如下:　 <病毒名>{特征宏名::宏中字串},病毒宏1,病毒宏2,...,病毒宏N。其中{}中病毒特征宏为在病毒所有宏中选取一个可以代表该病毒特征的宏的名称，“::”之后的特征字串为编辑该特征宏时，其中可以表示该特征宏中的特点的字符串，若该特征宏为只执行宏（EXECUTE—ONLY），则{}中不需要输入两个冒号及其以后的特征串，即其中内容仅仅为特征宏名。另外特征宏在病毒定义行可以有多个，但必须分别用{}组成。利用WORDVRV的可扩充性，使用者可杀除所有新的宏病毒。 6、使用VFP数据库如果我们需要把存贮在一个使用编写的应用系统中的数据进行编辑处理，按常规方法实现比较复杂，但是我们可以通过对WORD的自定义数据库设置，让WORD能实现与数据库中数据共享，并最终通过WORD来完成操作数据库的各项任务，下面是自定义数据库设置的具体操作过程：首先确定要使用的数据库文件的位置。为了不影响原数据库应用系统的正常使用，您可先将要使用的数据库复制到一个文件夹中，假设在这里您将所需处理的数据库复制到c:\bbb文件夹中；接着打开WORD程序，并在主操作界面中选择WORD系统的“工具”菜单项，从弹出的下拉菜单中再依次选择“选项”/“邮件合并”；随后程序将弹出一个对话框，在这个对话框中您可以有3个选择操作。第一步就是点击主文档创建，这时可选择邮件标签或分类，弹出一个对话窗口，这时选择新建文档；第二步单击获取数据操作，选择打开数据源，这时弹出查找文件的对话窗口，选择目标数据库文件，并将文件夹选中在c:\bbb中，确认后选中打开数据源为foxpro files，通过odbc（＊.dbf）并确定，这时将c:\ls中的所有数据库文件列出，这里需要选择为数据源。在随后所有的弹出对话框中都可点击确定，这时回到新建的Word编辑窗口，在这个文档编辑窗口中，功能操作窗口中包括了“插入合并域”和“合并工具栏”两个工具条；单击下拉按钮“插入合并域”，此时可将数据库中所有字段显示出来，此时您可以按照WORD常规的编辑方法来对这些数据库内容进行编辑。 7、WORD调用外部程序 Word是我们日常办公的常用软件之一，在某些特殊情况下，我们在编辑Word文档的时候，可能要调用其它程序，通常的做法是打开“开始”菜单，然后找到“程序”中的相应命令，如果我们安装的软件比较多，那么要从众多“程序”菜单中快速找到自己所需的程序，也并不是一件非常容易的事，再说有的程序并不在“程序”菜单中，如果从文件夹中去打开的话，就更麻烦了，那么能不能在Word中直接调用外部程序呢？下面就以在Word中调用计算器程序为例，看一下具体的操作方法。(以下两种方法不但适合Word，而且也适合Excel、PowerPoint等其它Office程序。) 利用宏命令：单击“工具”菜单中的“宏”命令，在出现的“宏”对话框中输入宏名“计算器”，在“宏的位置”框中选择“所有活动模板和文档”选项，以便在任何时候都可以使用这个宏，然后单击“创建”按钮进入宏编辑状态，输入以下代码：Shell "C:\WINDOWS\"，最后单击“文件”菜单中的“保存”命令，退出宏编辑状态，回到Word中。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“命令”标签中“宏”类别，找到我们刚才编辑“计算器”宏，把它拖到工具栏上，以后我们要调用计算器的时候，只需单击该按钮即可。利用分配超链接：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框打开的情况下，鼠标右键单击工具栏上的“插入超链接”按钮或者其它按钮，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接”中的“打开”命令，在打开的“分配超链接”对话框中，按下“查找范围”右侧的下拉按钮，找到C:\WINDOWS\，按下“确定”按钮退出，以后要调用计算器的时候，只要单击“插入超链接”按钮，就会弹出一个安全警示对话框，单击“确定”按钮即可启动计算器程序。如果你还想进一步个性化的话，可以在如图1所示的菜单中进行“命名”、“编辑按钮图像”和“更改按钮图像”等操作。注意：在第一步选择工具栏按钮的时候，尽量选择那些平常用不到的按钮，因为“分配超链接”会将替换当前分派给该按钮的命令，比如我们上面的例子使用了“插入超链接”按钮来调用计算器，那么以后单击“插入超链接”按钮时，就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了，如果你要插入超链接的时候可以通过“插入”菜单中的“超链接”命令来实现。如果想要撤销分配超链接的话，只需选择“重新设置”命令，或者选择“编辑超链接”中的“删除超链接”命令即可恢复该按钮原有的功能。分配超链接的对象不一定是应用程序，也可以是文件夹和具体文件，如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹，如果是文件的话，系统就会调用相关的程序来打开该文件。 8、在WORD中计算某一字符串出现的次数说明：查找/替换的另外一种用法。在WORD中怎样统计某个字符串在文章中出现的次数呢？可以这样做：使用“替换”对话框，在“查找内容”和“替换为”的对话框中填入欲统计的字符串，按“全部替换”命令。执行完命令后，WORD会弹出对话框提示有XX个被替换（XX就是该字符串出现的次数）。 9、利用Word 2000阅读电子文档时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来，如ReadBook、e-book之类。这些读书软件有一个普遍的共同点：就是支持多种格式的文档，并且可以自由设定自动滚屏以方便阅读。其实Word 2000比起这些软件来毫不逊色，现在让我们看一看如何把Word 2000变成一款"读书软件"。打开将要阅读的文档，选择[工具]菜单中的[选项]命令，然后单击[常规]标签，在"常规选项"中将"蓝底白字"选上。这样做利于消除眼睛疲劳，事实上许多读书软件也是这么做的，如ReadBook。单击[视图]菜单中的[网络线]命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线，这样做的目的是为了便于阅读。选择[工具]菜单中的[自定义]命令，在弹出的[自定义]对话框中单击[命令]标签，在"类别"一栏中选择"所有命令"并用鼠标在"命令"一栏中将"AutoScroll"拖至工具栏中任一位置，这时出工具栏上便会出现"自动滚动"快捷按钮，只需点击一下，鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个"▲"和"▼"。向上轻移鼠标，便可实现自动向上卷屏；同理，向下移动便可实现自动向下卷屏。离垂直滚动条顶端或底端越近，卷屏速度越快；离滚动条中点越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢读文章了，悠哉乐哉！读到精彩之处，想要停下来细看怎么办？没关系，随便点一下鼠标就会停下来，要继续则再次按下该快捷按钮即可。今天读不完，可以选择[插入]菜单中的[书签]命令做个书签，保存起来留作下次读书时备用。怎么样，这款"读书软件"还够格的吧？事实上我宁愿用Word 2000来读书，不仅因为它的实质性功能一点儿都不比专业的读书软件差，还因为它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要多得多，而且如果文档中含有图片或背景音乐，Word 2000照样支持，平常的读书软件则显得无能为力。使用Word 2000的另一大理由是它还支持BIG5码。 10、WordXP中的“智能标记”功能说明：Office2007支持智能标记。网络是一个资源丰富的大海洋。以前，我们要保存那些从网上猎取下来的资料，步骤是相当繁琐的。现在好了，有了Office XP增强的“剪贴板”功能和新增的“智能标记”功能，保存从网上猎取的资料就可以化繁为简了。首先运行Office XP中的Word。然后，选择菜单栏上“工具”里的“网上工具”，打开你感兴趣的网页（也可以把Word最小化，然后直接双击桌面的IE图标，但不要关闭Word程序）。找到你需要的资料，用鼠标选定，单击右键，在右键菜单里选“复制” （也可使用快捷键“Ctrl+C”）。如法炮制，最多可以复制24次哦。这里搞定之后，就切换到Word，在“编辑”中选择“Office剪贴板”，立刻在主界面的右侧出现剪贴板窗口，刚才大量复制的资料就会以简短标题形式出现在窗口里面，清楚明白，一目了然。鼠标指向一项，该项就会出现一下拉菜单，里面有“粘贴”和“删除”两个选项，当你选择“粘贴”，该内容就会被复制到当前文档中（你还可以选择“全部粘贴”，一次性将剪贴板的所有内容全部复制到当前文档里）。每一次复制完成后，都会在文章的尾部出现一个“粘贴选项”的图标。千万别小瞧了这个图表，它就是Office XP新增的“智能标记”，功能很实用，可以使我们的工作发挥出前所未有的高速和高效哦！以往在Office里，我们粘贴的网页内容只能以原始格式出现，要改变其格式是非常麻烦的！现在有了这个小小的“智能标记”，就一切从简啦！鼠标点击该图标，会出现四个选项，分别是：保留源格式（即以源文档的格式粘贴）、匹配目标格式（即以当前文档的格式粘贴）、仅保留文本格式（即以纯文本格式粘贴）、应用样式或格式（即重新定义粘贴文档格式）。怎么样，有了这化繁为简的“智能标记”，我们在网海里遨游，猎取网上资料的工作是不是轻松多了。 11、巧用Word的水印功能制作证书巧用Word的水印功能可以制作出极富特色的证书。你若感兴趣不妨跟我一试。确定证书大小单击Word“文件”菜单下的“页面设置”，按证书要求设置好纸张大小。输入证书文字输入证书文字内容，按证书规定的格式进行排版，设定字体、字号。给证书加水印将视图模式转至页面视图。适当调整显示比例，在页面的合适位置建立一文本框，方法如下：单击Word“插入”菜单“文本框”项下的“横排”命令。将十字光标移至证书的合适位置，按下鼠标左键拖出一大小适中的文本框。注意，文本框覆盖的地方文字即消失，这时不要紧张，继续跟我往下做。再次单击“插入”菜单下“图片”子菜单中的“来自文件”命令。在“插入图片”对话框中找到将要作为水印的图片文件并选中它，然后单击“插入”按钮，将图片放入文本框内。单击选中文本框内的图片，按右键，点击“设置图片格式”，在“图像控制”项下点击“颜色”下拉按钮，选取“水印”选项，单击“确定”按钮。这时你插入的图片即变成淡淡的具有水印效果的图片了。将鼠标箭头移到文本框的边线上，单击左键以选中文本框，按右键，点击“叠放次序”选“置于文字下方”，哈，原来被覆盖的文字又重浮现出来了。接下来，做进一步的美化工作。再次选中水印图片，调整图片的大小，利用“图片”工具栏上的按钮仔细调整图片亮度和对比度，直至使水印效果最佳。选中文本框，调整文本框的大小、位置。按右键，单击“设置文本框格式”，在“颜色和线条”选项卡“线条”项中设置文本框边框的线条颜色和线型。若你不需要边框线，应将“颜色”设置为“无线条色”。到此，一张极富特色的证书就可打印输出了。当然，充分发挥你的想象力，利用Word97的强大功能，同样可以制作出各种五彩缤纷，极富个性色彩的贺年片、名片、请柬。 12、无线表格制作标题行、菜谱和座位表无线标题行凡是遇到表格超过一页的情况，我们都希望最好能在每一页都显示表头部分。虽然Word为我们提供了“标题行”功能，但必须是表格内的行才能设置为“标题行”，如果遇到下面这种表头该怎么办呢？其实，我们完全可以把在外面的那一行请到表格里面来，这样它就可以显示在每页了。有人可能马上要提反对意见：我并不想让它也带表格线呀！莫急，我们有办法让它既在表格里，又不穿表格衣。具体做法如下：先在表格上方加一个空行，并把整行合并为一个单元格，然后把“××单位年终奖金分配表”这一行内容移入该单元格，并把该单元格设为标题行。如果Word界面上没有表格工具栏，可通过“视图→工具栏”，点选“表格和边框”使之出现。接着在表格工具栏中点一下那个橡皮，然后用它把表格第一行的三条边（顶边、左边和右边）描一遍。好了，大功告成！虽然此时在屏幕上还能看到表格线，但打印时绝对不会再出现了。试想，如果连屏幕上起提示作用的表格线都没有了，那编辑表格的时候岂不是很累？菜谱效果会议日程安排中经常会有下表所示的人员住宿安排。按照惯例，整个表格都是不带表格线的。对于这种情况，比较原始的办法是在各列之间加空格。这种办法经常把人搞得焦头烂额，因为很难做到各列对齐。有经验的人会使用Word的制表位，但这种方法在输入时只能横向进行，而且调整列间距时不是很方便，如要增加或删除列那就更困难了。其实最简单的办法是先建立一个“无线表格”，因为看样子，它分明就是一个标准的表格。具体做法如下：在“插入表格”对话框中，点击“自动套用格式”，然后在“表格样式”列表中选择“普通表格”（这是Word XP的说法，在Word 2000和Word 97中应为“无”）即可。剩下的工作就是在这个“无线表格”中随意进行编辑了。座位表住宿的问题解决了，下面该排会场座位表了。通常遇到排座位表的问题，十个人中有九个都要挠头——因为名字要竖排，一个人的名字要分三行来写，也不容易对齐；好不容易排好了，一旦稍有变动，就又乱套了…… 其实，这个问题还是用“无线表格”来解决最为便捷：仅仅需要把名字部分的“文字方向”改为“竖排”就可以了。 13、巧用Word日历向导查农历一日，女友突然大驾光临，一进屋就喊道：“喂，狗仔，春节是哪一天？”狗仔不假思索地回答：“正月初一啊。”“我问你正月初一是公历几月几号呢？” 狗仔立即行动起来，在房间里翻箱倒柜，可就是没有找到一本日历。突然想起Word XP中有个“日历向导”，可以生成带农历的日历。真是太棒了，又可以在女朋友面前露一手了。说干就干，狗仔马上打开了Word XP，主要操作步骤如下：单击菜单“文件→新建”，在“新建文档”窗口中选择“通用模板”，马上弹出“模板”对话框，单击“其他文档”标签，嘿，看到“日历向导”了。鼠标双击“日历向导”，弹出了“日历向导”对话框，在左边的向导流程图中单击“日期范围”。经初步推测，每年农历春节可能在公历的1~3月期间，于是设定起止年份均为2003年，起止月份分别为1月和3月，在“是否打印农历和节气”下选中“是”，再单击“完成”。稍等片刻，一份2003年1~3月的日历便出现在眼前，从日历中查看到2003年春节对应的公历日期为2月1日。 “怎么样？还行吧？”狗仔向女朋友炫耀道。 “啵！~~~”狗仔幸福地晕倒过去。 14、用Word制作试卷技巧三则　填空题中空格线的快速录入在五笔字型输入法中，要想输入空格线，须先关闭输入法，再用“Shift+—”来输入，输完后再重新打开。如此反复很是繁琐。下面介绍一种方便快捷的方法——“自动更正”法。先用上述方法在插入点输入一段空格线(较短的)，然后选中它，再单击“工具”→“自动更正”，在出现的对话框的“替换为”框中已显示出我们刚刚选中的空格线，在“替换”框中键入一个易记的符号，如大写的PP，单击“添加”，确定。再用相同的方法建一个较长的空格线，在“替换”框中输入PPP。怎么使用我想大家应该知道了吧，就是在需要短空格线的时候，连按两个大写的P再加空格或其它字符，即出现一个较短的空格线；如连按三个P即出现一个较长的空格线。方便吗？、完型填空题的录入如果你是一个教师，一定体验过完型填空题的录入有多么的麻烦吧？完型填空是英语试卷中很常见的题型。每次在输入时总想让几十个题目的选择项中的A、B、C、D形式从上到下对齐排列。但您是不是发现，不管使用哪种方法，总是不能上下完全对齐，此时，不妨使用一下我为您介绍这种方法。先在试卷的适当位置根据题目答案需要，制作一个单行四列(或二行二列)的表格，并按顺序填写A、B、C、D；当每道题的题目录入后，可在下行行首粘贴制作好的表格，然后录入各选项的具体内容；录入结束，定义各个表格, 选择菜单中的边框项，去除表格线。按此方法录入试卷，各选项对得非常整齐，整体布局也很美观。录入是非题(或选择题)后的虚线和括号标准化的试卷每个是非题(或选择题)后填答案的括号都是向右对齐，并在题目与括号之间有一些前导的虚线。想要快捷的完成这些烦琐的操作，可通过使用宏来实现。先输入各是非题、选择题的题目(括号及前导虚线先不输入)，输入时尽量使用自动编号功能，在输入选择题的题目之后选择项之前，为避免编号的自动产生，可按“Shift+回车”来换行。把光标移到任意一个选择或是非题的最后，再单击“工具”→“宏”→“录制新宏”，在“宏名”框中输入一个易记的名字，再在“将宏指定到”中单击“键盘”按钮，出现如图1所示的对话框，在“请按快捷键”中输入一易记的快捷键，如“Alt+9”，再单击“指定”、“关闭”按钮。此时，屏幕上出现一工具栏，有“停止录制”和“暂停录制”两个按钮，鼠标箭头的右下角也跟一磁带图标。接下来的所有操作都会被一一录制下来(“脚”下留神！)。先在水平标尺的任意处单击鼠标，则在单击处设置了一个制表位，拖动该制表位到标尺的最右边并双击，则出现一“制表位”对话框，如图2，在“制表位位置”选择框中选择刚设置制表位(根据制表位在标尺中的位置)，在“对齐方式”选项中选择“右对齐”方式，在“前导符”选项中选择第3种，单击“确定”返回编辑画面，此时不要改变光标位置，按Tab键，即在光标处出现了一条前导虚线，再输入括号。此时可单击“停止录制”按钮完成宏的录制。宏的使用：把光标移到是非题或选择题的后面，再按刚录制的宏的快捷键“Alt+9”，即可出现刚录制的全部内容。注：如试卷中采取多级编号，请务必先输入题目，再执行宏，而不要一题题目输好马上就运行一个宏，否则会出错。特殊符号及格式的输入特殊符号的输入在Windows自带的输入法以及王码五笔字型输入法的工具条的右边都有一个软键盘按钮，/插入图Word-03/用鼠标右键单击可选择不同类型的软键盘，可完成绝大多数的数学符号、标点符号、单位符号、汉语拼音的输入。分式、根式的输入对于很复杂的式子(如积分、化学方程式等等)可用Word提供的公式编辑器来完成，在此不多讲，而对于一个较简单的分式、根式，则可以采用插入域的方法来实现：先用Ctrl+F9 插入域符(带底色的一对花括号)，然后在花括号内输入域代码，分式的域代码格式为“eq \f (分子，分母)”，(不带引号，“eq”与“\”之间有空格。下同)，根式的域代码格式为“eq \r(n，表达式)”，输入并检查无误后，按Shift+F9即可产生所需的分式或根式。现举例如下：域代码为：eq \f (3,4) 域代码为：eq \f (a2-b2,a3+b4) 15、用WORD自制信封选择纸型。选择“文件”菜单中“页面设置”命令下的“纸型”选项，选择“A4”纸，在“页边距”选项选择“方向”为“横向”，然后单击“确定”按钮。制作邮政编码栏。在工具栏中单击“插入表格”，在“插入表格”的对话框中填入11列1行，在“自动调整操作”的“固定列宽”中输入“1厘米”然后单击“确定”按钮。再分别选定表格的第2列，单击右键，在所弹出的右键快捷菜单中选择“表格属性”，在弹出的对话框中，将“列”的尺寸设置为“厘米”，然后选择单击“下一列”，依次将第4、6、8、10列都设置为“厘米”，最后，单击工具栏中的“橡皮”，把第2、4、6、8、10列的表格上下线擦去，邮政编码栏就制作完成了。贴邮票栏的制作。选择“插入”菜单的“文本框”的“横排”命令，这时会出现一个大的图形框，并写有“在此处建立图形”的文字，单击“撤消”按钮，这个画布区就会消失了，然后在纸张的右上角位置，单击并拖动鼠标，出现一个文本框，并在文本框中输入“贴邮票处”，字体为黑体四号字，接着双击文本框，在弹出的对话框中对“大小”选项中的“高度与宽度”都设置为“厘米”，在“文本框”中对“内部边距”的“左右”设置为“厘米”“上下”设置为“厘米”，然后单击“确定”按钮。地址内容的制作。只要将你的具体地址、联系电话、邮政编码，甚至QQ号或个人网址，都整齐地排列在这里即可。空角的点缀。信封的左下角是最能体现你的独特风格的一块开垦地，假如你是一个很喜欢宠物的朋友，你不妨添个小猫、小狗类的图片，或者你是一个性情优雅的朋友，添加个小花小草或简单的风景画，这张信封立即会生动活泼许多。其实很容易做到这样，因为Word内置了许多剪贴画，选择“插入”菜单中的“图片”的“剪贴画”，在弹出的对话框中有许多各种类别的图片，你只要选择喜欢的剪贴画，插入即可。如果你对所插入的图片还不够满意，只要单击所插入的图片，这时，一个“图片”工具栏就会出现，这可以对这张图片的灰白度、对比度、亮度进行调整。什么？图片太大，很简单，选定图片，在图片的四周的边角处拖动，可调整任意大小。如果你擅长画画，那你完全可以自己动手在“画笔”里画一幅亲笔画，再将画粘贴到这里，相信信封的独具匠心更会令你喜不自禁。特别提示：由于A4纸高度为21cm，也就是说信封的封皮和封皮背面以及粘贴部分为21cm，因此所有的文字不得超过10cm，否则，信封上内容距所折边缘太近，甚至出现在背面。A4纸宽度比信封长度长，这个尺寸可以自由掌握，一般控制在20cm~25cm之间比较适宜，也就是说封皮正面内容保证在20~25cm内即可。你一定会做出个性十足的信封来，我相信。 16、在Word中通过传真发送文档 Word除了文字处理以外，还有一种强大的功能——直接发送传真稿。在Word中内置了对电子邮件的支持，可以自动联接传真卡发送传真。为计算机安装上一块传真卡并在Windows中将它设置好后，再进入Word中，用户会发现，在Word的“文件”菜单中的“发送．．．”菜单下添加了几条选项“邮件收件人”、“传送收件人”和“传真收件人”，这也就说明用户可以直接在Word中使用传真卡发送用户的稿件了。下面介绍具体应用：当我们用Word编辑好一篇稿件并排好版（记住在起始位置写上自己的通讯地址和姓名），选择“发送”菜单的“传真收件人”；WORD将自动启动‘传真向导’，‘传真向导’可以帮助用户制作传真封面和发送传真，单击‘下一步’按钮，选择需发送的文档；单击‘下一步’按钮，选择发送传真所用的软件；单击‘下一步’按钮，选择传真收件人，可在“通讯簿”中选择或直接在“姓名”、“传真号码”栏中填写相应内容；单击‘下一步’按钮，选择传真封面的风格，有‘专业型’、‘现代型’和‘典雅型’三种，可视具体情况设置；按下‘下一步’按钮，填写传真发送人的信息；按下‘下一步’按钮，再单击‘完成’按钮即可。 17、巧用表格功能生成“小字本”格式如果只是临时需要生成“小字本”格式，可以用表格快速制成。具体方法如下：将文字全部录入；左击“编辑／替换”选单项；在“查找内容”文本框中输入“λ？”（表示任意字符）；在“替换为”文本框中输入“λ＆λt”（λ＆表示要查找的任意字符，λt表示制表符）；选择全部文字（ctrl＋a），左击“表格／转换／文字转换为表格”；在弹出的对话框中输入需要的列数（如：20），确定。 18、巧用“稿纸”格式生成小字本在WORD中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档；左击“视图/页眉和页脚”选单项；左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮；右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式；左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡；将每页行数设置为31后确定；关闭“页眉/页脚”即可。 19、如何将Word 2000当字典使用在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用“金山词霸”等专业翻译软件，但更为简便的方法是直接使用Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是：单击“工具→语言→词典”，也可按Alt＋Shift＋F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框。键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果 20、插入中英对译的翻译结果注意:首先，要确认“词典”命令出现在菜单上，按Alt+Shift+F7试试，没反映？安装吧——用word安装盘安装词典组件才行。用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:⑴从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框;⑵键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;⑶单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;⑷在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。 L、页面排版及打印 1、页眉和页脚页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时，你只需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档的标题放入页眉(页面顶端)，把页号放入页脚(页面底部)。要访问有关页眉和页脚的命令，请先选择菜单“视图/页面”，此时文档就显示为打印输出的分页效果。选择菜单“视图/页眉和页脚”，屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条(如图1)。开始时光标位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域，请点击“页眉和页脚”工具条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击“页眉和页脚”工具条上的“插入页码”按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page}，这是因为你开启了域代码显示，按下“Alt+F9”可以关闭域代码。 2、定义印刷样式的页眉印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实word也可以达到这个功能插入页码：位置--页眉，对齐方式--外侧分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：STYLEREF "标题 1" (其中"标题 1"为你想使用的样式名称) 通过制表位调节显示位置使其美观根据章节划分应用样式后，页眉自动显示相应的标题如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样。 3、Word 中同一页面显示不同页码我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起来装订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显示不同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。假如某文件在整本书中的起始页码为101，按照下面步骤可以完成：设置页眉。在页眉中输入“第页共页”，将光标移动“第”后面，选择菜单“插入→域(F)”，从域名中选择Page，或者在“第”后面输入Page，然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages，这就完成了“第×页共×页”的设置。设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page，然后在Page前面输入“=100+”，最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9，通过打印预览就可以查看效果了。 4、高级页号设置在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如，你可以把页号设置成“--第2页--”这种形式。为此，你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。另外，你还可以用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为“第X页共Y页”这种形式。要实现这一点，请选择菜单“视图/页眉和页脚”，然后切换到页脚区域。接下来不要点击“插入页码”，而是选择“插入自动图文集/第X页共Y页”，“第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。对于大型文档(实际上是任何文档)，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是：选择菜单“视图/页眉和页脚”，切换到页脚，选择“插入自动图文集”，然后从菜单选择“文件名”。如果你希望文件路径也一同出现，请用“文件名字和路径”代替“文件”。如果你觉得频繁地选择“视图/页眉和页脚”菜单太麻烦，可以从Word的“页面”视图直接转入页眉或页脚，从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即处于编辑状态。类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。页眉和页脚的显示分别由“页眉”、“页脚”这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式，请选择菜单“格式/样式”，选择你想要修改的样式，然后依次选择“更改/格式/字体”。修改字体样式，完成后点击“确定”。对于大型Word文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚(比如制作封面)。你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的：在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“版式”选项卡，启用“首页不同”选项，然后点击“确定”。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚，请移到第二页，然后按照前面介绍的方法进行设置。取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页号显示为第1页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击“设置页码格式”按钮。把起始页号设置成0，然后点击“确定”。这样，文档第二页的页号就变成了1。 5、打印或预览多页的表格中每一页都看到标题遇到WORD中超过一页的表格，可能会这样处理：把标题复制到每一页的开始部分，以确保每一页的表格都有标题。但是如果你对文章内容进行增加或删除，都会造成重新分页，你先前复制标题可能会跑到页的其它位置。你可以这样做：选中表格的主题行，在“表格”菜单中选择“标题行重复”选项。当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了。前提是表格必须是自动分页的。 6、双面打印Word文档在使用Word编辑打印文字资料时，常常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的反正面上，其中一侧的宽度要比另一侧宽一些做为装订线。下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打印来介绍具体的设置过程。页面设置。一篇文字资料输入完毕后，通过选择Word选单中文件选单下的页面设置选项，设置纸张大小，如这里选择的是b5纸，在字符数/行数页框中，选择每一页打印的行数和每行要打印的字数。在页边距页框中的设置决定着能否进行双面打印，在这里主要对页边距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，在这里笔者设置该页面的内侧、外侧值都为20毫米，同时设置装订线的值为10毫米，选择对称页边距，这样双面打印的页面设置完毕，设置结果如图1所示。打印设置。进入打印设置窗口中，选择双面打印，由于激光打印机出纸的顺序不同。这时要进行的设置也有所不同，如使用打印机的上出纸，要进入选项设置，即用鼠标点击选项按钮，在双面打印选项中，将打印顺序2选中，即窗口上显示顺序为6、4、2。使用下出纸，不用这步设置。全部设置完毕即可进行双面打印了 7、WORD打印到文件的应用 WORD文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点一下使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用户选择WORD打印文件的保存位置，再确定，WORD的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是 .prn。那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？为什么要使用WORD打印文件？普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持，而打印文件不须要WORD的支持，甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异地打印机的型号，就可以将保存的打印文件传递过去打印，而不必担心是否有相应的操作系统，是否有WORD以及是什么版本。在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损失了全部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。 prn 文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。生成打印文件打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上，在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可(如图)。打印文件的使用使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下，然后用COPY命令将打印文件发送到打印机，命令格式如下： copy 文件名 prn ／b 命令共四个部分，其中prn 指将输出设备指定为打印机；／b 指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印。需要注意的几个问题 WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了，只能直接发送到打印机。打印时，打印机必须先打开，并连机。生成WORD打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件，打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机，生成的打印文件是不同的，如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。 8、怎样取得与真实打印完全一致显示效果当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时，很希望屏幕上显示的大小与打印结果完全相同，以便进行精确的套打操作。但能够“所见即所得”的Word显示的结果与打印出来的结果虽然格式上能够做到看到什么得到什么，但由于各人所用的显示器的尺寸不同，而且相同尺寸的显示器其可视面积也有所不同，因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一致。如果能够给Word添加一个1：1全真显示的工具按钮就好了!这样即使我们不需要进行精确的套打，也可以在文稿完成后按一下这个按钮，看看最终输出的字体大小设置是否合适，我们可以用一个宏命令来解决这个问题。取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同，因此在此无法给出一个固定的数据。请先将显示器的画幅调整妥当，以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张A4纸，用尺子量下纸张的宽度，要求精确到毫米，因为标称为某种开本的纸张，其实际大小并不一定与标称值相同。然后，新建一个空白文档，单击“视图”工具栏，选择“页面”，再单击“文件”菜单栏，选择“页面设置”，在“页面设置”对话框中将打印设置中的“纸型”设置为与准备的纸张相同的纸型，如在此为A4，再将“纸型”选项卡中的纸张宽度设置为与刚才量好的值完全一致，确定后返回编辑界面。现在我们就以这张纸为依据，确定屏幕显示比例。在工具栏的“显示比例”输入框中反复手工调整显示比例的大小，注意系统本身只提供若干种固定的显示比例，其实我们完全可以直接输入任意一个整数，比如14英寸显示器在设置为78%后，屏幕上的页面大小与真实纸张完全一致，这个“78”就是我们下一步需要的数据。编写一个宏命令单级“工具”菜单栏，选择“宏”，再单级“宏”命令，或者直接利用组合键“Alt”+“F8”打开“宏”对话框，在“宏名”编辑框中输入一个宏名如“真实显示”，然后单击“创建”命令，打开Visual Basic编辑器在代码编辑窗口输入下列代码： Public Sub真实显示（） . =78 End Sub （注意：代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字）创建工具栏按钮单击“工具”菜单栏，选择“自定义”命令，或者利用组合键Alt+V+T+C，调出工具栏“自定义”对话框，选择“命令”中的“宏”，右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到刚才编辑的那个“真实显示”的宏，将它拖入Word主界面的工具栏中的任意位置，这时工具栏中会出现一个与宏名对应的按钮，单击“关闭”按钮退出设置。现在，我们的Word就能够实现真正的所见即所得了！ 9、如何在文档的打印预览时编辑文本？在打印预览中显示要编辑的页面；用鼠标左键单击要编辑的位置；在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮，然后进行编辑。 10、快速打印多个文档在WORD中可同时打印多个文档，其方法为：单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框；选中要打印的多个文档，用Shift可选择顺序相连文档，用Ctrl键可选择不相连的多个文档；选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。 M、环境配置 1、自定义“打开文档”的位置说明：适用于Office2007。但位置略有变化，见下图。当您使用WORD来打开文档文件时，您会发现系统程序会自动弹出一个文件选择对话框，让您来选择需要打开的文件，但是WORD的默认打开文档目录为C盘，而许多用户认为存放在C盘下面的文件没有保存在其他硬盘来得安全。如果您真的要想让WORD的默认打开文档目录为其他硬盘的话，您可以按照下面的自定义设置进行操作：在WORD的操作界面中，用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“选项”/“文件位置”命令；在随后弹出的设置对话框中，选择“文档”；接着再用鼠标单击“更改”按钮，并在更改位置对话框中的“查找范围”设置栏处选中其他硬盘分区符号，例如选择“E：”；选择好目标后，再单击对话框中的“确定”按钮来使设置生效。 2、改变文档的缺省目录说明：适用于Office2007。选项及位置与上相同。所有Office文档的缺省目录是C盘下的My Documents文件夹，根据工作需要，我们可以轻松地改变它。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。 3、方便地访问您经常使用的文档工作菜单是一个鲜为人知的重要Word特性。您可以使用工具菜单来保存常用Word文件的方便访问列表。要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中：在“工具”菜单中，点击“自定义”，然后点击“命令”选项卡。在“类别”方框中，点击“内置菜单”。点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中。有了适当位置的工作菜单，您就可以将任意打开的Word文档添加到您的列表中。下面是所用的选项：要将当前的文档添加到工作菜单中，请在“工作”菜单中，点击“添加到‘工作’菜单”。要打开工作菜单中文档，请在“工作”菜单中，点击您希望打开的文档。要从工作菜单中删除一个文档：按CTRL+ALT+－ (破折号键)。您的指针将变成大的粗体下划线。在“工作”菜单中，点击您希望删除的文档。 4、解决打开Word文档无响应如果在你进行打开Word文档的操作时，Word没有响应，可能的原因和对策如下。文件名太长虽然Word文档可以使用最长为255个字符的长文件名，但实际上如果Word文档的文件名加上其完整路径的字符数超过了223个字符，则Word就已经不能对其进行打开操作了。这时，请缩短文件名，或将文件移动到靠近文件夹层次结构顶部的另一文件夹中，然后再重新尝试打开该文件。磁盘可能已满因为Word每打开一个文档，都要同时生成一个以“~$+原文件名”为名称的临时文件，并保存在与原文件相同的磁盘文件夹中，如果原文档所在磁盘空间已满，则无法存放该临时文件，从而引起Word没有响应的故障。此时，请尝试将文件移动到其他驱动器上，以获取更多的可用空间。文档可能已经损坏如果Word文档已经损坏，则在试图打开时Word会没有反应。这时，你可以使用Word提供的专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。要恢复受损Word文档中的文字，请按下述步骤操作：单击“工具”→“选项”→“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框，“确定”。单击常用工具栏中的“打开”，在“文件类型”下拉列表框中，选择“从任意文件中恢复文本”选项。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”选项，则需要安装相应的文件转换器。像通常一样打开Word文档。在你使用文件转换器成功打开损坏文档后，可将它保存为Word格式或其他格式（例如文本格式或HTML格式），文档中的段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字，但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。重新启动Word 如果故障出在你刚刚给文档添加了大量的样式之后，请退出并重新启动Word，然后重新尝试打开文件。如果Word本身已停止了响应，则应按下Ctrl+Alt+Del组合键，系统弹出“关闭程序”对话框，单击其中的“Microsoft Word”程序，单击“结束任务”按钮（见图2），关闭停止响应的Word文档窗口。然后重新启动Word，并尝试打开文件。 5、长文档死机的处理当处理长文档时，偶尔会有这样的情况：文档能够在Word中打开，但在翻页、浏览时死机。这一般是文档代码出现错误引起的。遇到这种情况，可用“Ctrl＋Alt＋Del”键关闭Word或重新启动机器。然后用Word重新打开这份文档，记住，此时不要进行浏览等定位操作。选“文件→另存为…”菜单项，在弹出对话框中“保存类型”组合框下拉列表中选“纯文本”，再单击“保存”按钮。另存后，文档原有的格式信息丢失，但大部分文本内容得以保留。关闭当前文档，打开刚保存的文档。利用工具栏中的“样式”组合框和格式刷等工具，重建文档格式。在处理中，会遇到一段乱码，这就是造成死机的“祸根”，它一般是表格。这段乱码，用常规技术很难恢复，不妨删掉重来。 6、实现Word个性模板用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。进入WordXP的模板文件夹，在Windows 9x和Windows Me下为C:\\Windows\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为C:\\Documents and Settings\\用户名\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时原模板已经启动，所以无法直接保存为文件。在此，笔者将它保存为文件。再次进入C:\\Windows\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件和。选中文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为文件，按照此法再将新的模板文件重命名为文件。上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。 7、如何实现文档的自动保存？在Word中为了不丢失所编辑的文档，可以使用“自动保存”功能，在指定的时间间隔自动保存文档，最后用“保存”命令来保存文档。其操作如下：选择“工具”菜单中的“选项”命令；选择“保存”选项；在“保存选项”下面选中“自动保存时间间隔”复选框；在“分钟”框中选择自动保存文档的时间间隔；单击“确定按钮”。附录一、Word文档加密技巧详解(图) 文档的安全是我们每个用户都非常关心的话题，尤其是在公共办公场所，如何更加有效地保护我们的文档，更是一个刻不容缓的问题。Word有着非常强大的文字编辑功能，是我们日常工作生活中十分常用的办公软件，同时Word本身也提供了许多安全和保护功能，下面就让我们来看看给Word文档加密的技巧。这几种方式，各有玄机，正所谓是“一山还比一山高”啊！普通加密首先打开需要加密的Word文档，选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“保存”标签，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入密码（如图1），然后点击“确定”按钮退出，最后将该文档保存即可。注意：“打开权限密码”和“修改权限密码”可以相同也可以不同，设置“打开权限密码”是为了防止别人打开该文档，而设置“修改权限密码”是为了防止别人修改该文档，如果只设置“修改权限密码”，那么别人仍然可以打开该文档，但是如果不知道密码的话，并不能做任何修改。模板加密首先到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templetas文件夹中，找到要加密的通用模板（），然后选择“工具→选项”，按照与上述步骤相同的方法为该模板设置密码。要注意在保存的时候，选择保存类型为“文档模板（dot）”。这时由于已经打开，所以不能将加密模板保存为默认的通用模板，先将它保存为“”，关闭Word后再将原来的“”删除，把“”重命名为“”。这样以后每次启动Word时，都会提示输入密码（如图2），如果没有密码虽然可以进入，但是却没法使用默认模板。宏自动加密其实我们还可以利用宏来自动加密文档，选择“工具→宏→宏”命令，弹出“宏”对话框，在“宏名”中输入“AutoPassword”，在“宏的位置”中选择“所有的活动模板和文档”，然后点击“创建”按钮，出现“宏”编辑窗口（如图3），在源代码窗口中的Sub AutoPassword()和End Sub之间插入以下代码： With Options 　　.AllowFastSave = True 　　.BackgroundSave = True 　　.CreateBackup = False 　　.SavePropertiesPrompt = False 　　.SaveInterval = 10 　　.SaveNormalPrompt = False 　　End With 　　With ActiveDocument 　　.ReadOnlyRecommended = False 　　.EmbedTrueTypeFonts = False 　　.SaveFormsData = False 　　.SaveSubsetFonts = False 　　.Password = "2002" 　　.WritePassword = "2002" End With = "" 说明：上述代码中的“.PassWord=”和“WritePassword=”后面分别表示的是“打开权限密码”和“修改权限密码”，本例中的打开和修改权限密码都是“2002”，用户可以自行修改。输入上述代码后，点击“文件”菜单中的“保存Normal”，然后点击“关闭并返回到Microsoft Word”。接下来为了更方便地使用该宏，需要为它指定一个快捷键。在Word的工具栏上，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义”，在“自定义”窗口中选择“命令”标签，然后点击“键盘”按钮，在“类别”中选择“宏”，在“宏”中找到“AutoPassword”，然后在“请按新快捷键”中按下自定义的快捷键，比如“Alt+Ctrl+P”，再点击“指定”按钮即可。以后，每次新建一个文档，只要按下Alt+Ctrl+P即可为该文档添加密码了。最后要注意的是：密码的设置尽量不要用电话号码、生日和身份证等容易被猜出的号码，密码的长度最起码也要6位数以上。密码不要只用一种元素，Word密码支持字母(区分大小写)、数字、符号(区分全半角)，最好将它们混合起来用。附录二、巧妙利用Word设置稿件格式在Word 2003中，我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件，但用Word创建的稿纸边框线为深灰色、网格线为浅灰色。如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸，但找遍所有的菜单和工具栏，都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮，难道在Word 2003中只能使用这种单调的稿纸框线颜色，不能设置自己的稿纸方式吗？在Word 2003中，我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件，但用Word创建的稿纸边框线为深灰色、网格线为浅灰色。如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸，但找遍所有的菜单和工具栏，都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮，难道在Word 2003中只能使用这种单调的稿纸框线颜色，不能设置自己的稿纸方式吗？其实在稿纸创建完毕后，依次选择“视图→页眉和页脚”菜单命令，在弹出的“页眉和页脚”工具栏可以看到光标在页眉编辑区中不停地闪烁，同时稿纸框线的颜色也变成较深的颜色。将鼠标指针指向稿纸的边框线，当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后，双击鼠标左键，这时Word 2003就会弹出“设置自选图形格式”界面，选择“颜色与线条”选项卡，然后在“线条”项目区中单击“颜色”下拉箭头，从线条颜色列表中选择所需要的稿纸边框颜色。提示：如果你对稿纸还有更高的要求，还可以在“颜色”、“带图案线条”中选择相关的边框图案、虚实、精细等项目。设置完成后单击“确定”按钮，此时我们就可以看到自定义的稿纸边框颜色了。下面我们修改稿纸网格线的颜色。将鼠标指针指向稿纸网格线，当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后，双击鼠标左键，打开“设置自选图形格式”对话框，然后在此对话框中进行稿纸网格线颜色的修改操作，此外还可以对风格的填充颜色进行设置。设置完成后单击“确定”按钮关闭对话框。单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。关闭“页眉和页脚”工具栏。此时我们就可以在稿纸中进行文档编辑工作了，文档编辑完成后，得到的稿纸效果，是不是很漂亮！写完一篇文章后，我们总希望知道它的字数。在Word中依次选择“工具→字数统计”菜单命令即可实现。但每次都要这样似乎有点麻烦，其实，使用“域”可以轻松完成上述任务。 1. 将光标定位到需要加入字数统计的地方，手工输入有关统计字符的提示信息，如“本文档的总字数为：”。 2. 依次选择“插入→域”菜单命令，打开“域”对话框。在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”，在“域名”列表框中选择“NumWords”。 3. 单击“确定”按钮，关闭所有对话框。此时，当前光标处就会显示出该文档的字数。对文档进行修改后，统计的字数并不会自动改变，只要将光标移到域代码上，待其变为灰色后用鼠标右击，执行“更新域”或按“F9”键，Word就会自动更新该域，显示出修改后的字数。如果你想一劳永逸，可直接打开Word的通用模式，将有关字数统计的域插入该模板文件并保存即可。 WORD应用技巧大全16 1、在Word中记录保存时间在Word中，用户可以查看文档的各种属性，如作者，创建时间，最后修改时间等等，非常方便，单击“文件”菜单栏中的“属性”命令，在其中的“常规”选项卡里可以看到这些信息。 2、如何将Word 2000当字典使用在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用“金山词霸”等专业翻译软件，但更为简便的方法是直接使用Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是：单击“工具→语言→词典”，也可按Alt＋Shift＋F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框。键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果 3、如何查看和清空剪贴板在文档编辑过程中，用户经常会使用复制和粘贴功能，有时复制次数过多后，需要查看或删除剪贴板的内容，如何操作呢？执行“编辑”菜单上的“Office 剪贴板”命令，在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有内容，用户可以选择单个删除或者全部清空。 4、Word 中同一页面显示不同页码我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起来装订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显示不同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。假如某文件在整本书中的起始页码为101，按照下面步骤可以完成：第一步、设置页眉。在页眉中输入“第页共页”，将光标移动“第”后面，选择菜单“插入 →域(F)”，从域名中选择Page，或者在“第”后面输入Page，然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages，这就完成了“第×页共×页”的设置。第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page，然后在Page前面输入“=100+”，最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9，通过打印预览就可以查看效果了。 5、在Word中通过传真发送文档 Word除了文字处理以外，还有一种强大的功能——直接发送传真稿。在Word中内置了对电子邮件的支持，可以自动联接传真卡发送传真。为计算机安装上一块传真卡并在Windows中将它设置好后，再进入Word中，用户会发现，在Word的“文件”菜单中的“发送．．．”菜单下添加了几条选项“邮件收件人”、“传送收件人”和“传真收件人”，这也就说明用户可以直接在Word中使用传真卡发送用户的稿件了。下面介绍具体应用：当我们用Word编辑好一篇稿件并排好版（记住在起始位置写上自己的通讯地址和姓名），选择“发送”菜单的“传真收件人”；WORD将自动启动‘传真向导’，‘传真向导’可以帮助用户制作传真封面和发送传真，单击‘下一步’按钮，选择需发送的文档；单击‘下一步’按钮，选择发送传真所用的软件；单击‘下一步’按钮，选择传真收件人，可在“通讯簿”中选择或直接在“姓名”、“传真号码”栏中填写相应内容；单击‘下一步’按钮，选择传真封面的风格，有‘专业型’、‘现代型’和‘典雅型’三种，可视具体情况设置；按下‘下一步’按钮，填写传真发送人的信息；按下‘下一步’按钮，再单击‘完成’按钮即可。 6、如何执行“全部保存” 当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了。另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作会更加容易和快捷。 7、让Word与WPS“资源共享” 目前最为流行的字处理软件是Word和WPS 2000了，但是，如果用户用这两个软件写的文章拿到别人的机器上使用时，却发现别人的机器上没有相应的软件，无法打开文件怎么办呢？下面一个小技巧就可以解决这个问题，让这两个字处理软件实现“资源共享”。 1.在WPS 2000中打开Word文档找到WPS 2000的安装盘，并在相应的文件夹下找到一个的文件，它是一个自解压文件，直接双击打开它，出现安装界面，点下“Yes”按钮即可，安装完成后，重新启动用户的计算机。下次使用WPS 2000时，选择打开文件的类型为“DOC文件”，就可以打开Word文件了，不管它是Word97格式的还是WORD格式的。 2.在Word中打开WPS 2000文档找到Office2000的安装盘，并在相应的文件夹下找到一个的文件，它也是一个自解压文件，直接双击打开它，也出现如图2所示的窗口，点下“OK”按钮，该程序会自动地判断出用户有没有安装过转换器，如果安装过了，它会让用户选择卸载和重装，如果没有安装过，就会自动地为用户安装好。同样，安装成功后，需要重新启动用户的计算机，打开Word后，在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“所有文件”列表项，选择需要编辑的WPS文件，单击“打开”，系统将给出一个“转换文件”对话框，在“文件类型”选择框中选择“WPS”选项就可以直接打开WPS 97/2000文件了。说明：通过上述技巧，在WPS 2000中打开Word文件和在Word中打开WPS 2000文件，基本上能保持原有的一些排版格式，但最好还是使用原软件打开相应的文件进行编辑，另外，在这两个软件中都支持口令保护功能，加了口令保护后的文件无法被读出；如果用户只是为了将用户的文件放到别人的机器上打印的话，用户可以通过打印到文件功能来实现。 8、怎样取得与真实打印完全一致显示效果当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时，很希望屏幕上显示的大小与打印结果完全相同，以便进行精确的套打操作。但能够“所见即所得”的Word显示的结果与打印出来的结果虽然格式上能够做到看到什么得到什么，但由于各人所用的显示器的尺寸不同，而且相同尺寸的显示器其可视面积也有所不同，因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一致。如果能够给Word添加一个1：1全真显示的工具按钮就好了!这样即使我们不需要进行精确的套打，也可以在文稿完成后按一下这个按钮，看看最终输出的字体大小设置是否合适，我们可以用一个宏命令来解决这个问题。 1.取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同，因此在此无法给出一个固定的数据。请先将显示器的画幅调整妥当，以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张A4纸，用尺子量下纸张的宽度，要求精确到毫米，因为标称为某种开本的纸张，其实际大小并不一定与标称值相同。然后，新建一个空白文档，单击“视图”工具栏，选择“页面”，再单击“文件”菜单栏，选择“页面设置”，在“页面设置”对话框中将打印设置中的“纸型”设置为与准备的纸张相同的纸型，如在此为A4，再将“纸型”选项卡中的纸张宽度设置为与刚才量好的值完全一致，确定后返回编辑界面。现在我们就以这张纸为依据，确定屏幕显示比例。在工具栏的“显示比例”输入框中反复手工调整显示比例的大小，注意系统本身只提供若干种固定的显示比例，其实我们完全可以直接输入任意一个整数，比如14英寸显示器在设置为78%后，屏幕上的页面大小与真实纸张完全一致，这个“78”就是我们下一步需要的数据。 2.编写一个宏命令单级“工具”菜单栏，选择“宏”，再单级“宏”命令，或者直接利用组合键“Alt”+“F8”打开“宏”对话框，在“宏名”编辑框中输入一个宏名如“真实显示”，然后单击“创建”命令，打开Visual Basic编辑器在代码编辑窗口输入下列代码： Public Sub真实显示（） . =78 End Sub （注意：代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字） 3.创建工具栏按钮单击“工具”菜单栏，选择“自定义”命令，或者利用组合键Alt+V+T+C，调出工具栏“自定义”对话框，选择“命令”中的“宏”，右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到刚才编辑的那个“真实显示”的宏，将它拖入Word主界面的工具栏中的任意位置，这时工具栏中会出现一个与宏名对应的按钮，单击“关闭”按钮退出设置。现在，我们的Word就能够实现真正的所见即所得了！ 9、妙用Word的“插入文件”功能将若干Word文档（*.doc）、Web页和Web档案（*.html，*.htm）、Rtf文档(*.rtf)、Word模板(*.dot)或文本文件(*.txt)合并成一个文件。步骤：打开第一个要合并的文档，然后“插入”—>“文件”，选择要插入的文档，可以一次选中多个文档（注意插入后的顺序和选中的顺序相反），单击“插入”按钮即可。 10、在Word中直接批量转换文档手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实，在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令，打开“新建”文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件对话框），点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000光盘），再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将WORD/XP中所有支持的文件格式批量转换成WORD/XP格式，也可以将WORD/XP格式批量转换至WORD/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。 PPT技巧终极大全讲演是沟通，好像是在聊天一样，所以语速不要太快，说话的时候，眼睛不要只看屏幕和电脑，要和主要听众有眼光上的交流。通过这种反馈，你可以控制节奏，决定哪些内容可以多停留一些，哪些可以直接跳过。谁来听？--确定受众谁来讲？--讲话的人，也很重要讲什么？--确立目标，设计内容怎么讲？--细节决定成败在排练中发现问题。---认真对待每一件事任何时候都要关注结果。---结果最重要 PT只是信息时代的一种时髦工具。如何应用它，完全取决于我们自己。无论我们怎么用它，它都只是我们自身的一种投射，它反映出我们的思维习惯，我们的工作态度、专业品质，我们团队合作的意识，我们理解产品的角度、我们不懈努力的生活勇气默认情况下 PPT 加了背景音乐只是在插入的单页有效，下一页就没有了，如果每页都这么加一下，那么每页出来的音乐都是从头开始放。但是很多时候我们希望 PPT 演示过程中持续播放一首背景音乐，翻下一页的时候不影响音乐的播放。 PPT 全程背景音乐设置办法如下（以 PowerPoint 2007 为例）：打开“插入”->“声音”->“文件中的声音”，插入准备好的声音文件（MP3或WAV等等，假设现在插入了“今天你要嫁给我.mp3”）； 2.这时系统会弹出对话框，询问“您希望在幻灯片播放时如何开始播放声音”，单击“自动”以便显示幻灯片时播放声音，此时幻灯片上有一个“喇叭”图标出现；单击选中“喇叭”图标，选择“动画”->“自定义动画”；单击窗口右侧“自定义动画”对话框中“今天你要嫁给我.mp3”右侧下拉箭头，选中“从上一项开始”，再单击“效果选项”；在“效果选项”设置页面，“停止播放”的默认选项是 [单击时] ，根据你的需要，想让背景音乐在“X”张幻灯片内存在，就在“停止播放”选项中选择“在X 张幻灯片后”，其中 X 代表你想要背景音乐持续存在的幻灯片数量。如果想添加全程背景音乐，只需在第一张幻灯片上插入音乐文件，将“停止播放”选项后的“X” 改成幻灯片的总数即可。同理，也可以在幻灯片的不同阶段插入不同的背景音乐，比如第1到10张用背景音乐“爱你一万年.mp3”，第11张到最后用背景音乐“月亮代表我的心.mp3”等 ■在PPT演示文稿内复制幻灯片要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按Shift 键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按Ctrl键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“Ctrl+shift+D”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。 ■Powerpoint自动黑屏在用Powerpoint展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。 ■将幻灯片发送到word文档 1、在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“Microsoft Word”。 2、在“将幻灯片添加到Microsoft word文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。 3、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动，则系统会自动启动word。 ■让幻灯片自动播放要让powerpoint的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。 ■增加PPT的“后悔药” 在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下 Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在 “工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。 ■PPT中的自动缩略图效果你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。 ■快速灵活改变图片颜色利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。 ■为PPT添加公司LOGO 用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在 “幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。 ■“保存”特殊字体为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。在powerpoint中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。 ■利用组合键生成内容简介我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下alt+shift+s即可。 ■演示文稿中的图片随时更新在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。 ■快速调用其他PPT 在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。 ■快速定位幻灯片在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。 ■利用剪贴画寻找免费图片当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。 ■制作滚动文本在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入 “文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。 ■突破20次的撤消极限 Powerpoint的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但powerpoint默认的操作次数却只有20次。执行“工具－选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，powerpoint撤消操作次数限制最多为150次。 ■利用画笔来做标记利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。 ■快速调节文字大小在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是缩小文字。 ■计算字数和段落执行“文件－属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。 ■轻松隐藏部分幻灯片对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按 Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。 ■将图片文件用作项目符号一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式－项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。 ■对象也用格式刷在powerpoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击 “格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。 ■幻灯片放映时让鼠标不出现Powerpoint幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项－箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动3秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。 ■改变链接文字的默认颜色 Powerpoint2003中如果对文字做了超链接或动作设置，那么powerpoint会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？那么可以点击菜单命令“格式－幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”任务窗格下方的“编辑配色方案…”。在弹出的 “编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。 ■快速切换输入法大家知道在excel中通过设置可以方便地切换输入法，难道在powerpoint中就没有这样的功能吗？事实上是有这种功能的：单击“工具”菜单中的 “选项”命令，切换到“编辑”选项卡，选中“’自动键盘’切换”复选框，单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便，但在编辑新文件时却起不了多大的作用。 ■巧用文字环绕方式在Powerpoint/2003中，我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转，但在word2003中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。其实，我们只须选中插入的剪贴画，然后在出现的“图片”工具栏中点击“文字环绕”按钮，在弹出的文字环绕方式中选择除“嵌入型”以外的其它任意一种环绕方式，该剪贴画就可以进行自由旋转了。此外，如果我们先在Powerpoint中插入剪贴画，然后将它剪切到word中，也可以直接将它进行自由旋转。 ■快速选择多个对象在powerpoint2003中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，更是如此。不过，我们可以点击 “绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮－绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具－自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。 ■打造多彩公式在powerpoint中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示文稿的背景很不协调。其实，我们可以选中编辑好的公式，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示‘图片’工具栏”命令。再点击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。 ■灵活设置背景大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。 ■防止被修改在powerpoint中点击“工具－选项－安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。另外，还可以将PPT存为PPS格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。 ■看看powerpoint的特殊播放模式播放PPT文档时，点击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“Alt+Tab”或 “Alt+Esc”组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时，按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。 ■去掉链接文字的下划线向PPT文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。 ■窗口模式下播放PPT 在按住Alt键不放的同时，依次按D和V键即可。这个时候就可在窗口模式下播放PPT了。 ■一次性展开全部菜单由于工作的关系，经常使用powerpoint发现它的菜单很是麻烦，想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具－自定义”，单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。 ■巧用键盘铺助定位对象在PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。 ■巧让多对象排列整齐在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住Ctrl键，依次单击需要排列的对象，再选择“绘图－对齐或分布”，最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。 ■打印清晰可读的PPT文档通常PPT文稿被大家编辑得图文声色并茂，但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来，可读性就较差。以下的方法，可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿：首先点击“工具－选项”命令，单击“打印”选项卡，在“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”，然后在“颜色/灰度”框中，单击“纯黑白”。确定后在“颜色/灰度”框中选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，此时将以不同灰度显示不同彩色格式；选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义；选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并将颜色信息存储在 *.prn文件中。当选择“颜色”模式时，如果打印机为黑白打印机，则打印时使用“灰度”模式。 ■将声音文件无限制打包到PPT文件中幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是：单击“工具－选项－常规”，将“链接声音文件不小于 100KB”改大一点，如“50000KB”（最大值）就可以了。 ■PPT编辑放映两不误能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？答案是肯定的，只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。 ■将PPT演示文稿保存为图片大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件－另存为”，将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。 ■PPT图表也能用动画展示 Powerpoint中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了呢？其实只须右击图表，选择“组合”中的“取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。 ■PPT中视图巧切换当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下shift键就可以切换到“讲义母版视图”。 ■PPT2007：隐藏重叠的图片如果在幻灯片中插入很多精美的图片，在编辑的时候将不可避免地重叠在一起，妨碍我们工作，怎样让它们暂时消失呢？方法如下：首先单击“开始”选项卡，找到“编辑”功能组，再点击“选择→选择窗格”，在工作区域的右侧会出现“选择和可见性”窗格。在此窗格中，列出了所有当前幻灯片上的“形状”，并且在每个“形状”右侧都有一个“眼睛”的图标，单击想隐藏的“形状”右侧的“眼睛”图标，就可以把档住视线的“形状”隐藏起来了。引用转载 PPT的小技巧~ 2007-10-23 14:45 要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按Shift 键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按Ctrl键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“Ctrl+shift+D”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。 ■让幻灯片听我的一大群与会人员正襟危坐，你豪情满怀地进行着某个新产品的演示或介绍，却不小心由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本不应该出现的位置，或者本应按下鼠标左键切换到下一张，却由于按下了右键而出现一个快捷菜单。不用担心，只要进行小小的设置，就可以将这些烦人的问题统统搞定。从任务窗格中打开“幻灯片切换”，将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除，然后将这个设置应用于所有幻灯片，以后切换到下一张或上一张，只有通过键盘上的方向键才能进行操作。至于另外一个问题，解决的办法也很简单，从“工具”菜单下打开“选项→视图”窗口，取消“幻灯片放映”小节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。 ■Powerpoint自动黑屏在用Powerpoint展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。 ■将幻灯片发送到word文档 1、在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“Microsoft Word”。 2、在“将幻灯片添加到Microsoft word文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。 3、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动，则系统会自动启动word。 ■让幻灯片自动播放要让powerpoint的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。 ■增加PPT的“后悔药” 在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下 Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在 “工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。 ■PPT中的自动缩略图效果你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。 ■快速灵活改变图片颜色利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。 ■为PPT添加公司LOGO 用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在 “幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。 ■“保存”特殊字体为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。在powerpoint中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。 ■利用组合键生成内容简介我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下alt+shift+s即可。 ■演示文稿中的图片随时更新在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。 ■快速调用其他PPT 在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。 ■快速定位幻灯片在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。 ■利用剪贴画寻找免费图片当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。 ■制作滚动文本在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入 “文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。 ■突破20次的撤消极限 Powerpoint的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但powerpoint默认的操作次数却只有20次。执行“工具－选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，powerpoint撤消操作次数限制最多为150次。 ■利用画笔来做标记利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。 ■快速调节文字大小在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是缩小文字。 ■计算字数和段落执行“文件－属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。 ■轻松隐藏部分幻灯片对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按 Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。 ■将图片文件用作项目符号一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式－项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。 ■对象也用格式刷在powerpoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击 “格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。 ■幻灯片放映时让鼠标不出现Powerpoint幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项－箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动3秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。 ■改变链接文字的默认颜色 Powerpoint2003中如果对文字做了超链接或动作设置，那么powerpoint会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？那么可以点击菜单命令“格式－幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”任务窗格下方的“编辑配色方案…”。在弹出的 “编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。 ■快速切换输入法大家知道在excel中通过设置可以方便地切换输入法，难道在powerpoint中就没有这样的功能吗？事实上是有这种功能的：单击“工具”菜单中的 “选项”命令，切换到“编辑”选项卡，选中“’自动键盘’切换”复选框，单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便，但在编辑新文件时却起不了多大的作用。 ■巧用文字环绕方式在Powerpoint/2003中，我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转，但在word2003中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。其实，我们只须选中插入的剪贴画，然后在出现的“图片”工具栏中点击“文字环绕”按钮，在弹出的文字环绕方式中选择除“嵌入型”以外的其它任意一种环绕方式，该剪贴画就可以进行自由旋转了。此外，如果我们先在Powerpoint中插入剪贴画，然后将它剪切到word中，也可以直接将它进行自由旋转。 ■快速选择多个对象在powerpoint2003中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，更是如此。不过，我们可以点击 “绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮－绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具－自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。 ■打造多彩公式在powerpoint中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示文稿的背景很不协调。其实，我们可以选中编辑好的公式，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示‘图片’工具栏”命令。再点击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。 ■灵活设置背景大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。 ■防止被修改在powerpoint中点击“工具－选项－安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。另外，还可以将PPT存为PPS格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。 ■看看powerpoint的特殊播放模式播放PPT文档时，点击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“Alt+Tab”或 “Alt+Esc”组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时，按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。 ■去掉链接文字的下划线向PPT文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。 ■窗口模式下播放PPT 在按住Alt键不放的同时，依次按D和V键即可。这个时候就可在窗口模式下播放PPT了。 ■一次性展开全部菜单由于工作的关系，经常使用powerpoint发现它的菜单很是麻烦，想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具－自定义”，单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。 ■巧用键盘铺助定位对象在PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。 ■巧让多对象排列整齐在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住Ctrl键，依次单击需要排列的对象，再选择“绘图－对齐或分布”，最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。 ■打印清晰可读的PPT文档通常PPT文稿被大家编辑得图文声色并茂，但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来，可读性就较差。以下的方法，可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿：首先点击“工具－选项”命令，单击“打印”选项卡，在“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”，然后在“颜色/灰度”框中，单击“纯黑白”。确定后在“颜色/灰度”框中选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，此时将以不同灰度显示不同彩色格式；选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义；选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并将颜色信息存储在 *.prn文件中。当选择“颜色”模式时，如果打印机为黑白打印机，则打印时使用“灰度”模式。 ■将声音文件无限制打包到PPT文件中幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是：单击“工具－选项－常规”，将“链接声音文件不小于 100KB”改大一点，如“50000KB”（最大值）就可以了。 ■PPT编辑放映两不误能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？答案是肯定的，只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。 ■将PPT演示文稿保存为图片大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件－另存为”，将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。 ■PPT图表也能用动画展示 Powerpoint中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了呢？其实只须右击图表，选择“组合”中的“取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。 ■PPT中视图巧切换当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下shift键就可以切换到“讲义母版视图”。 ■PPT2007：隐藏重叠的图片如果在幻灯片中插入很多精美的图片，在编辑的时候将不可避免地重叠在一起，妨碍我们工作，怎样让它们暂时消失呢？方法如下：首先单击“开始”选项卡，找到“编辑”功能组，再点击“选择→选择窗格”，在工作区域的右侧会出现“选择和可见性”窗格。在此窗格中，列出了所有当前幻灯片上的“形状”，并且在每个“形状”右侧都有一个“眼睛”的图标，单击想隐藏的“形状”右侧的“眼睛”图标，就可以把档住视线的“形状”隐藏起来了。为了在第二个幻灯片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其它的幻灯片，同样方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮，超级链接到其它PowerPoint演示文稿或返回。点击"视图"菜单下的"幻灯片浏览"，在幻灯片浏览视图中选中一个需要转换的幻灯片的缩略图，执行1中的操作即可，多次执行重复操作可以快速地将多个幻灯片转换为图片。谨慎使用动画与幻灯片过渡。从幻灯片中删除页眉和页脚单击"幻灯片"选项卡。 Seven原则（7士2＝5～9）。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新组织。 2、KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。 3、10/20/30法则。演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30号(30 point)。个人觉得这些有指导意义，但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的。 4、能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来，人家会觉得很省事。 5、别写那么多字，没人看，除非你打算照着念。要想办法让人知道你的PPT还有多少，或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要，对自己好也对观众好。 6、不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的，朴素一点比花哨的更受欢迎。 7、多用口语，放在一些类似tips的地方，效果往往加倍。 8、字体大小建议：大标题 44 点粗体；标题一 32点粗体；标题二 28点粗体；标题三 24点粗体 9、PPT的灵魂----“逻辑！”12字真言：“能用图，不用表；能用表，不用字” 10、不能图片太多、太鲜艳，ppt目的是让别人看到文字，而不是图片，求花哨容易分散观看者的注意力。 11、尽量选择深色背景配浅色字体，或者浅色背景配深色字体，对比强一些，因为如果用颜色相近的背景和字体，会看不清楚。 12、不要把全屏都铺满文字，演示是提纲挈领式的，显示内容越精炼越好。 13、为文字内容设定动画，一步一步显示，有利于讲演。制作技巧： 1、两幅图片同时动作。PowerPoint的动画效果比较多，但图片只能一幅一幅地动作。如果你有两幅图片要一左一右或一上一下地向中间同时动作，可就麻烦了。其实办法还是有的，先安置好两幅图片的位置，选中它们，将之组合起来，成为"一张图片"。接下来将之动画效果设置为"左右向中间收缩"，现在请看一看，是不是两幅图片同时动作了？ 2、滚动文本框的制作。右击工具栏打开"控件工具箱",再点击文本框,而后从"属性"里面把滚动条打开,在TEXT里面输入文本框的内容.(完成)还可以通过"其他控件"中的SHOCKWAVE FLASH OBJECT 实现PPT中加入FLASH。 3、"格式"中的"幻灯片设计"中的"配色方案"中的"编辑配色方案"可以对文本及链接进行颜色重改，要使链接不带有下划线只要通过新建一个文本层来文本层来实现链接就可以了。 4、PPT制作三维效果的确也挺不错的.只要利用"三维效果设置"面板就可以基本完成。 5、在段落中另起新行而不用制表位。缩进和制表位有助于对齐幻灯片上的文本。对于编号列表和项目符号列表，五层项目符号或编号以及正文都有预设的缩进。但有时用户可能要在项目符号或编号列表的项之间另起一个不带项目符号和编号的新行。这个新行仍然是它上面段落的一部分，但是它需要独占一行。这时用户只需要 Shift+Enter，即可另起新行。用户要注意，一定不能直接使用Enter，这样软件会自动给下一行添上制表位。 6、将Word文件导入PowerPoint。用户只需要先将Word文件转换为大纲视图，设置好各级的标题，然后在PowerPoint中执行“插入”菜单中的“幻灯片（从大纲）”命令，在弹出的对话框中选择想要要转换为幻灯片的WORD文档就可以了。 7、在幻灯片的任何位置上添加日期、时间。在在幻灯片上，定位占位符或文本框内的插入点。点击“插入→日期和时间”，系统弹出“日期和时间”对话框，用户可以选择自己喜欢的时间格式。选完以后单击“确定”就可以了。使用技巧： 1、打包。"打包"功能用于压缩演示文稿（包括所使用的特殊字体文件、链接的文档和多媒体文件），帮助用户轻松地复制到软盘上以便携带。打包过程：单击"文件/打包"菜单项→选择需要打包的演示文稿→依"打包"向导的步骤完成打包任务。 2、将PPT文件的扩展名改为PPS可以将PPS文件可直接播放。 3、你可能不知道的快捷键：B键：黑屏，W键：白屏，在播放的PPT中使用画笔标记：CTRL+P，擦除所画的内容：E键。思路!做PPT最需要的就是思路。自认做PPT我已经是很高很高的高手了(自恋中...),做了8、9年,技术上没有任何问题,可是每次在做新PPT之前,还是很头痛! 头痛的东西很多:思路,架构,版面,色调,详略,图片等等. 但感觉最有用也是最头痛的就是思路. 由此,根据我的经验,我认为做PPT的流程应该是: 1、最开始什么都不要想,不要去查资料,也不要接触电脑,而是用笔在纸上写出提纲,当然,能简单的划出逻辑结构图最好了.越细越好. 2、打开PPT,不要用任何模板,将你的提纲按一个标题一页整出来.(过去我就总是追求完美,首先搞摸板,花掉半个多小时,做的过程中不满意又修改,做完后又修改,甚至最后完全推翻----伤神费力耗时!!) 3、有了整篇结构性的PPT(底版/内容都是空白的,只是每页有一个标题而已),就可以开始去查资料了,将适合标题表达的内容写出来或从网上拷贝进来,稍微修整一下文字,每页的内容做成带"项目编号"的要点.当然在查阅资料的过程中,可能会发现新的资料,非常有用,却不在你的提纲范围中,则可以进行调整, 在合适的位置增加新的页面. 4、看看PPT中的内容哪些是可以做成图的,如其中中带有数字、流程、因果关系、障碍、趋势、时间、并列、顺序等等内容的，全都考虑用图画的方式来表现。如果有时候内容过多或实在是用图无法表现的时候，就用“表格”来表现。实在实在是不行了，才用文字说明。所以，最好的表现顺序是：图--表--字。这个过程中图是否漂亮不要在意，“糙”点没关系，关键是你用的图是否准确。 5、选用合适的母版，根据你的PPT呈现出的情绪选用不同的色彩搭配，如果觉得office自带的母版不合适，自己在母版视图中进行调整，自己加背景图、 Logo、装饰图等。其实关于母版颜色的选择，这么多年，我也一直没有研究透彻，据说不同的颜色会给人带来不同的感情冲击，专业的书讲的都是些狗屁理论，不就是情绪吗？我就按自己的情绪来定了。当然，如果是有公司自己的标准模版，就不用费这些工夫了，直接用之。 6、在母版视图中调整标题、文字的大小和自体，以及合适的位置。 7、根据母版的色调，将图进行美化，调整颜色、阴影、立体、线条，美化表格、突出文字等。注意在此过程中，把握整个PPT的颜色不要超过3个色系！否则你的PPT就显得特别乱而且“土”！ 8、美化页面，看看哪里应该放个装饰图，图片可以从网上找，建议用GOOGLE的图片搜索（用英文最好），装饰图的使用原则是“符合当页主题，大小、颜色不能喧宾夺主！” 9、最后在放映状态下，自己通读一遍，哪里不合适或不满意就调整一下，修改错别字！ 10、你以为这就完了吗？？没有！注意错别字！（上一步你已改过了，但不够！你自己做自己查的正确率并不高），你知道吃饭的时候，饭里有只苍蝇是什么感觉吗？就是看PPT时看到错别字时的感觉！而且读者一般是老板或客户，会非常怀疑的专业精神和工作态度，前面99%的工作已经做的非常不错了，但你的给读者印象却可能毁于这1%的失误上！因此，将PPT给你的同事或者朋友检查一下，如果文件很重要，建议给2-3个同事检查。密技真言：尽量用1种字体，最好不要超过3种 PPT的灵魂----“逻辑！” PPT的恶心----“错别字等于苍蝇” 3色原则：“不要超过3种色系” 6字解码：“大化小，小化图”----提纲时，用逻辑树尽量将大问题分解成小问题，小问题用图表现。 12字真言：“能用图，不用表；能用表，不用字” 只要掌握如上原则，PPT肯定不会很“糙”或“土”，而且具有专业精神！幻灯片是PPT中比较重要的元素，关于它的技巧也相当多，笔者在此作了一些搜罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多，因此分为上、中、下三部分陆续刊登。这里刊登的是第三部分。创建一个摘要幻灯片有时，在创建好一个PowerPoint演示文稿后，可能需要添加一个简介、议程或小结。其实，PowerPoint本身就提供了向现有演示文稿中快速添加摘要幻灯片的方法：打开需要添加摘要的演示文稿，选择“视图”→“幻灯片浏览”，并在幻灯片浏览视图中选择所需幻灯片的标题（也可以配合Ctrl和 Shift键选择多张幻灯片，当然一般应当选择那些最能概括该演示文稿的幻灯片作为摘要）。再单击幻灯片浏览工具栏上的摘要幻灯片按钮， PowerPoint将会自动利用所选幻灯片的标题创建名为“摘要幻灯片”的新幻灯片，该幻灯片将出现在所选幻灯片的前面，并作为摘要。小提示可以双击该幻灯片，更改标题、编辑现有项或添加新项来做进一步修改和完善。快速重复上一动作在PowerPoint中有时会进行很多的重复动作，不过，在执行了一个动作后，只要按下F4键即可重复这个动作。F4键只是重复最后一个动作，并不能记录一系列动作，因此不能用它来完成多于一个动作的操作。再给我多几味后悔药知道，Windows中的“撤消”（Undo）功能确实为带来了很多的方便。但默认情况下，PowerPoint的撤消操作次数最多只有20次。不过，完全可以自行定义可撤消的次数：选择“工具”→“选项”，然后在弹出对话框中单击“编辑”标签，再在“最多可取消操作数”后在设置一个适当的次数为止。要注意的是，一般设置为三四十次即可。如果设置得太多，会影响机器的性能；另外，PowerPoint撤消操作次数限制为150次。用我的默认文件夹可能很多并不喜欢把所有文件都保存在“我的文件”文件夹中，因为它位于C盘，弄不好，机器就会崩溃，会造成数据丢失。这时，可以在另外的分区上建立一个文件夹，如D:\MyPPT。然后启动PowerPoint，再选择“工具”→“选项”，在弹出对话框中单击“高级”标签，然后在“默认文件位置”中输入路径名称“D:\我的幻灯片”，然后单击“确定”关闭对话框即可。这样，以后在PowerPoint中保存演示文稿时，系统会自动转到D:\MyPPT文件夹下。保存早期PowerPoint版本虽然现在Office XP已经很普及了，而且微软也准备在明年发布Office 11，但是仍有很多的地方在使用老版本的Office，如Office 95/97，甚至更早。不过，在PowerPoint中制作完幻灯片后，可以选择“文件”→“另存为”，弹出的“另存为”对话框中的“保存类型”列表中，可以选择演示文稿的保存类型，如PowerPoint 97-2002 & 95等。在做出文件类型的选择后，输入文件名，按下“保存”按钮即可。你还可以指定保存演示文稿的默认格式：选择“工具”→“选项”，并单击打开对话框中的“保存”标签，在“将 PowerPoint 文件存为”下拉列表框中选择相应的格式即可。小提示在转换时，Microsoft Graph图表也可以自动转换，以便在早期的版本的Microsoft Graph中打开和编辑。如果不希望图表转换，可在 “保存”选项卡上，清除“保存为早期版本时转换图形”复选框的复选标记。将最喜欢工作视图作为默认视图 PowerPoint的默认编辑视图是普通视图，并带有“幻灯片”和“大纲”子窗口、备注窗格和幻灯片窗格。如果你更喜欢其他的默认视图（如，只有幻灯片窗格，而没有幻灯片缩略图、大纲或备注等），也可以自定义默认视图：选择“工具”→“选项”→“视图”，然后在“默认视图”下边的下拉列表中，选择所需的视图即可。当然，如果选择“保存在文件中的视图”，那下次打开PowerPoint时，将会使用保存在当前文件中的精确视图。在Authorware中使用PowerPoint文件 Authorware和PowerPoint是两种常用的课件制作软件，Authorware功能强大，交互性强，而PowerPoint在制作字幕和图像处理方面较为方便，这两者结合能够制作出使用更加灵活、操作更加方便的多媒体课件。下面将告诉大家如何在Authorware调用 PowerPoint。启动PowerPoint，并建立一个用于链接到Authorware中的演示文稿文件，命命名为。接着打开Authorware，并拖动一个显示图标到流程线上，双击该显示图标打开展示窗口，再选择Insert→OLE Object命令，此时将会显示Insert Object对话框。选择“从文件创建”，输入框中单击“浏览”按钮找到要先前制作的PowerPoint文件，选中其下的“链接”复选框，单击“确定”按钮可将插入到当前文件中，展示窗口中会出现幻灯片的第一屏内容。此时，选择Authorware中的Edit菜单，再选择“Linked 演示文稿 OLE Object ”，选择Attributes选项，屏幕上将会出现Object Attributes对话框。选择Activation Trigger下拉列表框，选择Single Click项，再选择Trigger Verb下拉列表框，从中选择“放映”项，并注意在对话框下方选中Package as OLE object复选框。设置完成后，单击“确定”按钮即可设置放映的方式为单击放映。这样，运行Authorware，在屏幕上单击PowerPoint相应的图标，即可播放幻灯片。用这一方法制作成的多媒体课件，同时具有 Authorware和PowerPoint两种软件的优点，所插入的幻灯片如需修改、增添内容，只需对插入的幻灯片对象直接进行修改即可。在PowerPoint中插入几何画板文件用过几何画板的人都知道，该软件提供的很多专业功能非常强大。只是界面有些欠缺，而PowerPoint则被广泛地应用于很多领域。不过，完全可以在PowerPoint中插入几何画板文件，制作出几乎完美的课件。先安装这两个软件，然后在PowerPoint和几何画板中把相应的文件制作完毕。再启动PowerPoint，打开绘图工具栏，选择“自选图形”→“动作按钮”，再用鼠标画出一个按钮，插入按钮后，PowerPoint会自动打开“动作设置”对话框，在“单击鼠标”选项卡中的“超链接到”下拉框中选择 “其他文件”，再在“超级链接到其他文件”对话框中找到先前制作的几何画板文件，单击“确定”按钮即可。经过上述设置后，在幻灯片放映时，只要单击刚刚新添加的按钮，即可快速打开相应的几何画板，而关闭几何画板后便立即返回到刚才的幻灯片中，非常方便。演示文稿合并技巧此功能与Word XP中的文档合并非常类似，你可以将多个PowerPoint XP演示文稿合并成一个，而且每一部分仍保持原来的外观：先打开一个PowerPoint演示文稿，选择“工具”→“比较并合并演示文稿”，在对话框中找到待合并的目标文件，单击对话框中的“合并”按钮。按提示继续操作，目标文件的所有幻灯片即插入当前选中的幻灯片之前，保存后就会成为一个新的演示文稿。幻灯片浏览技巧用鼠标选中大纲视图或幻灯片缩略图中的幻灯片，可以拖动并直接插入横线指示的新位置。PowerPoint的大纲视图和幻灯片缩略图整合为普通视图，只需单击“普通视图”左侧的选项卡标签，就可以看到幻灯片的大纲视图或幻灯片缩略图。选中其中的任意一张幻灯片，按上下方向键能顺序浏览演示文稿中的所有幻灯片。添加并设置页眉 PowerPoint大家平时只用它来制作演示文稿，很少有人给自己的演示文稿添上页眉页脚的。其实，PowerPoint也为演示文稿准备了很强的页眉和页脚功能：只要选择PowerPoint“视图”菜单下的“页眉和页脚”，就会弹出“页眉和页脚”对话框。在这个对话框中有两个标签，一个是“幻灯片” 标签，另一个是“备注和讲义”标签。在“幻灯片”标签中可以在“幻灯片包含内容”中看到一个复选框“日期和时间”，如果这个复选框被取消，那么其下的两个单选框将不能够被激活。把它选中，并且选中“固定”复选框，然后即可在固定的文本框中输入日期如“2002年5月15日制作”等信息，这样幻灯片页眉就设置好了。但使用这种方法生成的是“固定”日期，还可以选中“自动更新”单选框，然后在其下找到一种合适的时间格式，以后页眉上的日期信息就会随系统而自动更改。添加并设置页脚选中“页脚”复选框，就能自行设置页脚内容，如现在可输入“太子梦幻主页制作”等信息。另外，在“页脚”的最下方还有一个“标题幻灯片中不显示”复选框，如果选中它，那么在“标题幻灯片”中将不会显示页眉和页脚。而如果不选中这个复选框，那么“标题幻灯片”将被显示，而且会显示在幻灯片的页眉上而不是页脚上！即如果的幻灯片中没有“标题幻灯片”，那么设置的“页眉和页脚”信息只会被放置到页脚部分，而不会放置到页眉部分。这一点，务必注意。设置备注和讲义设置完了幻灯片的“页眉页脚”，让再来看看“备注和讲义”标签中的内容。它主要是用于调整幻灯片备注和讲义的页眉和页脚，其使用方法和使用幻灯片标签是一样的，不再重复说明。取消快速保存减肥文档选择“工具”→“选项”，在弹出的对话框中单击“保存”标签，再选中“允许快速保存”复选框，再单击“确定”关闭对话框就可以了。由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因此才使得文件存贮了大量修改信息，变得越来越大。取消了“快速保存”功能，不保存这些信息，因此可以用它来减肥。另存文件减肥法选择“文件”→“另存为”，再把当前PowerPoint文件另存一下即可让PowerPoint文件减肥，效果绝对立竿见影！减小图片的长宽首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽是多少。如果图片比显示器屏幕区域还大，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。这步很容易，在画笔、 Microsoft Photo Editor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片，长和宽都缩小到50%后，文件能减小四倍。图片建议保存为JPG文件有时拿到两份同样几十页的PowerPoint文件，而且图片数量、质量都差不多，但它们的大小相关却很大。这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大小。如果原图片尺寸很大，最好用图形处理工具先压缩一下，而且尽量存成JPG等占用磁盘空间较少的格式。也可以把图片中无用的内容剪裁掉。插入WMF格式文件令文档更小如果插入的图片是WMF格式的剪贴画，那PowerPoint文件也将会很小。内部压缩法为了减少幻灯片占用的空间，用户必须采用事先压缩图片等手段，影响了幻灯片的制作速度。为了解决这个问题，PowerPoint XP增加了图片压缩功能，用户可以压缩幻灯片中的一幅或者多幅图片，而且不影响图片的质量。具体操作方法是：鼠标右键单击幻灯片中的图片，选择快捷菜单中的“设置图片格式”，然后单击“图片”选项卡中的“压缩”按钮。你可以在“压缩图片”对话框中设置压缩的范围（选中的图片还是文档中的所有图片），选择或更改分辨率以及是否删除图片的裁减区域等。使用链接的对象代替嵌入对象将对象嵌入到Word文档中后，可以将原对象删除，这样显然是方便了许多。但这一方面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时，方便地更新PowerPoint文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。周末我在关岛（在大阪的东南，距离三小时的路程）快速地阅读了一本关于如何更好的运用Powerpoint幻灯片来进行演讲的书——由Stephen Kosslyn编写的《简明扼要：八条运用Powerpoint演讲的心理学原理（Clear and to the point: 8 psychological principles for compelling powerpoint presentations）》。我很高兴将它列入我的图书列表中，因为它非常值得。也许书中一些内容对你来说已不新鲜，但这些来自哈佛大学一位有地位、有威望的神经学家建议，他依据有说服性的心理学原理列出了一系列演讲方式以及PPT的“要和不要”。如果你想要改变你自己以及周围的“PPT文化”那么这本书将会使你受益不小。同样是指出目前PPT设计方法中的问题，这位有威望的神经学家说起来与设计者相比别有一番差异。这本书决不是单一的呈现幻灯片，而是提供了大量生动的例子来描绘什么是有效的，什么是缺乏效果的。并且，它还提供了充分的证据，来帮助你说服自己去尝试改善现状。 Kosslyn指出，成功的演讲在实际中通常要达到以下三个目标：与你的听众建立联系引导并始终保持他们的注意力促进理解和记忆换句话说，你需要（1）与你的听众以及他们的目标和兴趣点建立联系；（2）你要吸引并且一直保持听众的注意力和兴趣，让他们了解什么是重要的信息，而什么不是的；同时（3）你应该设法让他们更容易理解、效法和记住你的材料。书中的八条原理正是围绕如何实现这三点来展开的。如果需要更详尽的细节，具体应用，生动的例子，那一定要看原书，但基本上这些原理可以这样归类：目标1 ：与你的听众建立联系。这个目标源于心理学的关联性原理（The principle of Relevance）和适当知识原理（The principle of Appropriate Knowledge）。不要包含过多或过少的信息量，要针对你的具体听众，筛选信息，同时要用恰当的语言来表达。目标2 ：引导并始终保持他们的注意力。这个目标源于心理学的突出性、可辨性和知觉组织原理（The principles of Salience, Discriminability, and Perceptual Organization）。注意力被不同的领域所牵引，所以使用杠杆作用的设计原理（如对比度、突出放大显示特别的地方）。或者，像Robin Williams说的，“拒绝平庸！” 另外也要记住，人们会自然而然的将看起来相似的元素默认的归为同类。目标3 ：促进理解和记忆。这个目标源于相容原理（The principle of Compatibility）和信息变化原理（The principle of Informative Changes），以及限量原理（The principle of Capacity Limitations）。消息在与意思一致的情况下，更容易被人记住。例如，“红色” 一词如果被用绿色字体显示，则违背了这一原理；同样的道理，如果一张关于大阪市流浪猫数量的图表却辅以一张人与活蹦乱跳的狗玩耍的背景图片，也是不妥的。另外要提醒的是，人们期待你的演讲有变化，例如突然插进一段笑话、一个故事，幻灯片上的视觉变化或加入一段动画，等等。当然这些东西必须是有意义的，否则就变成了干扰，反而破坏了效果。同时，听众在一个演讲中只能记住有限的信息量（见认知负载理论），所以一定要仔细筛选，千万不要试图不断地向人们灌输信息，那只是做无用功。背景，突出性和协调性让我们使用突出性和相容性这两个原理，来单独检验幻灯片背景的问题。Kosslyn认为，设计中最重要的元素同样也应该是最为出众的。你可以通过使用大号字体、加粗字体、颜色的选择、显著的位置以及其他的方法来使其醒目。 Kosslyn同样认为，通常幻灯片的背景则不需要过于突显。也就是说，背景应该简单，其本身不需要过多的变化，以防止干扰前景的元素。Kosslyn则提醒背景图片是用来强调我们的信息而不是形成干扰的。他还告诉我们好的背景可以“帮助你有效的衬托出信息，否则就会混淆观点。背景图片不应该与所展示的信息相冲突。” 让我们看看下面的一些例子： INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET 上图：这些海报是我在关岛购物中心的两家店前看到的。左边这幅用了三种颜色（白，红，黑），而右边这幅则用了超过左边两倍的颜色（黄，绿，蓝，红，黑，紫和白）七种。在这两张海报里，最关键的元素是用大号字体突出的数字：40%和50%用来吸引顾客的目光来购物（"off" 和"%"使用了相对较小的字号，因为它们的意思已经通过前后文中可知，故重要性略低）。打折的范围（仅限于部分商品以及必须先以正价购物以后才能以折扣购买一双鞋等等）被列在附属位置，事实上很有可能被忽略，直到店员告知那些已经在店内的顾客们。对于右侧游戏软件商店的那幅色彩斑斓的海报，“40% Off”就没有这么有力，因为所有的要素好象都被设计成了首要的，包括多余的标语和小图片，干扰信息的要素太多了（这张海报让我想到那些在同张幻灯片上大标题与重要内心元素相互干扰的错误）。反观左侧鞋店的海报，就很清晰的传达了最重要的元素（显而易见的不同可以更醒目），这是一个很好的突出重点的例子。让我门再来看看下面一组关于2004年手机互联网联通率的图表。其主题是要突出日本和南韩在这方面远远领先于其他地区。并不需要每根柱形图都用不同的颜色，南韩之所以用红色突出是因为它将被作为焦点来讨论。 INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET 左上图：这个PowerPoint模板的背景图片本身就有太多的突出点，形成干扰而影响了前景中的图表表达。右上图：这里背景与前景的对比看起来更好，但是沙滩和排球与信息的内容缺乏一致性。这个背景图片（也是一个PowerPoint模板）如果用于衬托一张比较晒伤情况或度假风景区度假天数等内容的图表会更加合适一些。另外，你还应该避免使用过时、看厌的模板，而是另外选择一些更好的图片。 INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET 左上图：除了图表的配色不恰当，模版有一个给标题的固定位置以至于第三行的文字根本看不清。我们可以缩小图表的尺寸，再把题目放在指定的位置，但那将意味着前三张的幻灯片只不过是用来装饰的。右上图：这张图片在用于一个关于有机农作的演讲是合适的，但并不与手机这一内容相协调。虽然有对比但是一些需要看清的字符还是和被背景干扰导致难以辨认。 INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET 上图：用一张日本或韩国手机用户的图片做背景效果则好多了。然而，这张图片没有完全突出图表，放一个半透明的方框在图表下面，将背景处理成模糊效果可以取得满意的效果。 INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET 上图：展示图表或表格，我比较喜欢使用简单的幻灯片。以上的两种都有不错的效果。白色背景与深色文本或其他元素有很好的对比度（没有比黑与白的更强烈的对比了），在相对明亮的房间里效果非常好。但是，在光暗的房间里，白背景就可能有些过于强烈。 “简明扼要”这本书提出了大量源于知名的心理学理论的专业意见。我对于作者提倡的这些原理并没有意见，不过很多时候当你用要和不要来写书的时候总有很多人不同意这些案例的处理方式的。我对于书中一些例子只有些次要意见，不过总而言之，我认为这是当前发行的对于PPT最有用的书目之一。为什么这本书没有更好的发行量和销量确实是个疑问，看起来似乎牛津出版社或者作者并不想它大卖一样。奇怪的是它并不是教你怎么制作PPT的书，也不是指点某种方法（这是两点很吸引我的地方）。但这真的是一本很好的、值得给予掌声的书。如果作为大学演讲交流学的教课书的话，将是非常优秀的。当然，任何经常演讲的人都会发现这本书的确很使用。你可能不会同意所有这些案例，但是没关系。重要的是让交流继续。如果你仍然在犹豫要不要再买这样一本关于PowerPoint／演讲的书，那你可以从作者文章的材料中再找点感觉。幻灯片的作用自不必说，我们在各种各样的场合都能看到人们用幻灯片来讲述事情。幻灯片可以让复杂的东西简单化，用几幅图片，几个词，加上演讲者的语言来说明可能需要整本书才能讲明白的事情。但是，我也看到，那么多的幻灯片中，很难找到精品，有的只是粗制滥造、不符合规范的幻灯片。无论演讲人口才多么好，看到这样的幻灯片，总让我提不起兴趣。细节决定成败，连这样重要的细节都把握不好，很难讲其内容上有什么可取之处。我根据我看过的幻灯片的精品和自己的一些经验总结了一下，如何做出完美的幻灯片： 1、思路幻灯片是用来说明问题的，所以在做幻灯片之前首先要理清思路：我要说的是什么？这个问题包括幻灯片的主题、重点、叙述顺序和各个部分的比重等等，是最重要的一部分，应该首先解决。我要说给谁听？考虑你所要面对的观众，对团队成员的演讲和对VC的演讲完全是两码事。考虑观众喜欢的演讲风格、幻灯片设计，观众的知识水平，对该问题的了解程度等等。我要达到什么效果？是要让大家明白自己说的问题还是故意让大家不明白（有时候忽悠是必要的）？不过，大部分时候我们的目的是前者。这就需要考虑语言的安排，幻灯片的具体设计方法等等。 2、内容思路设计好了，就要考试筹划自己的内容。举个例子，加入你要面对的是几个大牌VC合伙人，你的幻灯片里面需要有那些内容呢？毫无疑问，这些内容应该是观众最关心的，最想要知道的。在这个方面，Guy Kawasaki在他的幻灯片的10/20/30原则中说：一次PowerPoint陈述，应该只有10页幻灯片，持续时间不超过20分钟，字体不小于30磅。我在风险投资业的经历表明，这一原则适用于任何能达成协议的陈述：比如，募集资本、推销、建立合作关系等等。所以，在撰写一个面对VC的幻灯片时，应该把握这样几个问题：问题是什么？你的解决方案是什么？现在用户是怎么解决的？你的方案好在哪里？你的市场容量、竞争对手、团队和商业模式都是什么？你的财务规划如何？其实可以看看我翻译的一篇红杉基金对创业者的要求，里面详细地说明了幻灯片里应该包含什么内容。 3、设计幻灯片的设计也是重中之重，如何能让你的幻灯片引起观众的兴趣而不是让他们昏昏欲睡，全靠幻灯片的设计。在幻灯片的设计方面要把握几个原则：幻灯片是用来帮助观众了解你说的问题的，是一种辅助的工具，而不是主题。幻灯片应该有清晰的逻辑，即幻灯片的每一页都是一个整体陈述的一部分，有其自己的作用，例如说明问题、展示图表、或者仅仅是衔接。不同场合的幻灯片应该有不同的风格，例如老师讲课用的幻灯片可以更加生动有趣一些，而商业用的幻灯片则需要保守甚至陈旧一些的风格。幻灯片需要结构化，就像我们写word文档一样（这个另文阐述），需要分好几级标题和不同的页面。图片和文字的搭配一定要合理，无论是数量、位置等等，要注意色彩搭配的协调。在这里有两张比较好的幻灯片设计范例：在这两幅图片中我们可以看到，图片占了绝大部分空间，周围有提示性的文字。图片可以用来吸引观众，而少量文字既能说明问题，又不会喧宾夺主让观众听不到你说的话。另外，在商业幻灯片的设计方面还有很多细节问题，我列出了其中比较重要的几条：少用带边框和阴影的框，用色块足够了。用直角椭圆框代替椭圆框。需要强调的文字用加粗和大写，而不是在旁边加线。不要用带圈字符，而是用色块加反白的字符。用箭头和说明文字代替不够正式的气球。尽量用单色图片，而不是用彩图，这样可以尽量减少不协调。另外，要注意尽量少地使用幻灯片放映动画。过多的动画只会分散观众的注意力，如果一定要用，需要很好的把握这些动画，使其更好地用于辅助演讲者。例如，高亮演讲者正在讲的词是个不错的办法。 4、例子这里给出两个我认为比较好的幻灯片的例子，用于说明幻灯片的设计。在这两个例子中，图片和文字应用得恰到好处。第一个是文字为主，你可以配合这些文字来说明问题，氛围可以是轻松自然的。而第二个以图片为主，但是讲的时候却需要较为严肃。幻灯片是小东西，但是小东西里也有大学问。关于幻灯片的问题，一篇文章是说不了多少的，以后我还会继续写写我做幻灯片的经验。改变PowerPoint超级链接颜色在菜单栏下的“格式”菜单中或在右键快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”命令，弹出“配色方案”对话窗，在“自定义”选项卡中，双击“强调文字和超级链接” 左侧的颜色块，在“强调文字和超级链接颜色”对话框中选择适合的颜色；同样双击“强调文字和尾随超级链接”的颜色即可修改已访问超级链接的颜色。设置完毕后，单击“应用”就可以了。这时当你执行超级链接时就会变成所设置的颜色了，而且在不同的计算机上演示效果都是一样的。提示：配色方案是指在没有经过特别设置的情况下，自动为幻灯片中的标题、文字、图表、背景等项目指定的一组颜色配置，它由八种颜色组成。 PowerPoint to Flash 为了避免因为电脑上未安装PowerPoint而无法播放PPT课件的情况，我们往往将制作好的PowerPoint课件进行打包。但是，打包后的课件体积一般较大。对于自己呕心历血、精心设计的PowerPoint作品在展示过程中，你既不希望别人随意窃取自己的“创意”，也不希望自己的作品必须在PowerPoint环境中才能打开。 PowerPoint to Flash软件将PPT文件转换为PDF或FLASH文件格式，这样不仅可以大大缩小课件的体积，而且使课件的播放也变得更加容易了，很好地保护作品的版权，同时又能让作品脱离PowerPoint进行展示了。　　同时，它的操作是如此的傻瓜化：首先点击[Add]按钮，选择需要被转换的PPT课件，被选中的PPT课件会出现在右侧的“List of Files”列表中。点击[Options]按钮，就能在各选项卡中设置格式转换时的参数，在“General(常规)”选项卡中，如果选中 “Include a blank slide at the end”，会在生成的SWF课件最末一张幻灯片后插入一张黑色页面，页面上会提示“End of slide show”(课件播放已结束)。假如不想让该SWF课件支持打印功能，那么只要选中“Disable the printing function”即可。在“Quality”选项卡中，我们可以通过拉动滑杆来调节“Frame Size(每帧的尺寸)”和“JPEG quality(JPEG图片的质量)”的大小值，这两项参数的数值设置越小，转换后所生成SWF文件也就越小，但SWF文件的画面质量也会随之相应降低。所以，大家要根据实际的情况来设置这两项数值，特别提醒不要把“JPEG quality”的值调到60以下。)“Navigation”选项卡中的各项设置均和SWF文件的播放控制有关，选中“Show navigation panel”后，在SWF课件播放时就会出现一条播放导航条，“Hide navigation panel”与前者恰好相反，表示隐藏导航条。“Retrieve timing information from original presentation”和“Use the fix autoplay interval __ seconds”这两个选项都是用来确定当SWF课件自动播放时，前后两张幻灯片放映的时间间隔模式。如果选中前者就表示由软件根据SWF课件的总长来自动决定播放间隔，而后者则需要由我们自行确定播放的间隔时间。“Enable fading effect”是一个前后两张幻灯片之间的转场效果，如选中该项，则会在前后两张幻灯片切换时加入一个渐隐的转场效果。当参数设置完毕后，回到软件主界面，通过“Output Directory”下的按钮确定所要生成的SWF课件存放路径，最后只要点击[Start]按钮就可以开始转换了。如果该PPT课件中的图片数量比较多，那使用该软件进行转换就能起到相当好的压缩体积的作用。笔者以一个大小为的PPT课件为例，在“Frame Size”为“640×480”，“JPEG quality”为“65%”时，转换后得到SWF文件大小仅为。最后，只要识字的人都能播放操纵转换后的课件。　　下载地址：在PPT中插入外部课件的办法　　在用PowerPoint制作课件时，经常要插入声音文件以及Flash动画文件。一般情况下，我们制作好的PPT课件在最后使用时，都必须把所要用到的声音文件和动画文件拷到与PPT课件相同目录下才可以正常使用。其实，只要我们在制作的时候稍稍设置一下，就可以把声音文件和动画文件嵌入到PPT课件中去，这样就免除后顾之忧了。　　1．声音文件　　默认情况下，如果声音文件小于100KB，PPT就会自动把声音嵌入到文档中，这个数值我们是可以根据需要更改的，最大可以更改为 50000KB，也就是50MB。如何更改呢？单击“工具/选项…”，在出现的“选项”对话框中选择“常规”标签，在“链接声音文件不小于”后填入 “50000”就可以了。　　2． Flash动画文件　　这里，我们插入Flash动画时使用的是控件法。首先，我们在PPT中插入一个“Shockwave Flash Object”控件，在其上点右键，选择“属性”，出现“属性”对话框，单击“自定义”，单击右侧的〔…〕按钮，出现“属性页”对话框，在“影片URL”后填入所需的Flash影片。下面一步是关键，把“嵌入影片”选项选中，按〔确定〕按钮退出。　　经过以上的设置，用到的声音文件、Flash影片就真正地嵌入到PPT文档中了，到哪里播放都没问题。插入视频的三种方法为了能更好地帮助大家合理地在PowerPoint课件中插入和播放视频文件，本文特向大家介绍PowerPoint中插入和处理视频的三种方法。 1.直接播放视频这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合PowerPoint初学者，以下是具体的操作步骤：　　1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。　　2.将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。　　3.在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好的视频文件选中，并单击[添加]按钮，这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。　　4.用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选[播放]按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。　　5.在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。 2.插入控件播放视频这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。　　1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。　　2.将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。　　3.在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面。　　4.用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。　　5.在“属性”窗口中，在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。　　6.为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。　　7.在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。 3.插入对象播放视频　　这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。实现步骤为：　　1.打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。　　2.选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击[确定]按钮。　　3. PowerPoint自动切换到视频属性设置状态，执行“插入剪辑/Windows视频”命令，将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。　　4.执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击[确定]返回到视频属性设置界面。　　5.点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束点，从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。　　6.用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，从而返回到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。幻灯片备注页特殊播放技巧 Powerpoint有很强的备注页功能，很多人没有很好的应用，特别新手要很好地运用，才会让自己的演示得心应手。问题的关键就在于：如何使PPT备注仅让演示者自己看得到，而台下的观众看不到呢？这里只要简单地改变播放方式，两步即可实现以上功能。第一步：在windows属性/设置/下“1”“2”选择中，点选“2”（多监视器支持）第二步：启动Powerpoint/PPT放映/设置放映方式/ 做如下的改变 “幻灯片显示于”选项中，点选“监视器2”——并勾选“显示演讲者视图” 轻松制作精美的专业电子相册网上有很多介绍制作电子相册的软件，其实用PowerPoint也可以很轻松地制作出专业级的电子相册，早期的PowerPoint并没有提供这一功能，只有在PowerPoint 2002以后的版本中才提供了这项功能，本文以PowerPoint 2002为例介绍一下具体制作的经过。操作步骤如下： 1. 启动PowerPoint 2002，新建一个空白演示文稿。依次单击“插入”菜单中的“图片”，选择“新建相册”命令，弹出“相册”对话框。 2. 相册的图片可以选择磁盘中的图片文件（单击“文件/磁盘”按钮），也可以选择来自扫描仪和数码相机等外设中的图片（单击“扫描仪/照相机”按钮）。通常情况下，我们单击“文件/磁盘”按钮选择磁盘中已有的图片文件。在弹出的选择插入图片文件的对话框中可按住Shift键（连续的）或Ctrl键（不连续的）选择图片文件，选好后单击“插入”按钮返回相册对话框。如果需要选择其他文件夹中的图片文件可再次单击该按钮加入。 3. 所有被选择插入的图片文件都出现在相册对话框的“相册中的图片”文件列表中，单击图片名称可在预览框中看到相应的效果。单击图片文件列表下方的“↑”、“↓”按钮可改变图片出现的先后顺序，单击[删除]按钮可删除被加入的图片文件。通过图片“预览”框下方的提供的六个按钮，我们还可以旋转选中的图片，改变图片的亮度和对比度等。 4. 接下面来我们来看看相册的版式设计。单击“图片版式”右侧的下拉列表，我们可以指定每张幻灯片中图片的数量和是否显示图片标题。单击“相框形状”右侧的下拉列表可以为相册中的每一个图片指定相框的形状，但该功能必须在“图片版式”不使用“适应幻灯片尺寸”选项时才有效，假设我们可以选择“圆角矩形”（如图 1），这可是需要用专业图像工具才能达到的效果。最后还可以为幻灯片指定一个合适的模板，单击“设计模式”框右侧的[浏览]按钮即可进行相应的设置。在制作过程中还有一个技巧，如果你的图片文件的文件名能适当地反映图片的内容，可勾选图1对话框中的“标题在所有图片下面”复选项，相册生成后会看到图片下面会自动加上文学说明（即为该图片的文件名），该功能也只有在“图片版式”不使用“适应幻灯片尺寸”选项时才有效。以上操作完成之后，单击对话框中的[创建]按钮，PowerPoint就自动生成了一个电子相册。到此，一个简单的电子相册已经生成了。当然了，如果需要进一步地对相册效果进行美化，我们还可以对幻灯片辅以一些文字说明，设置背景音乐、过渡效果和切换效果。相信大家看完本文后，能自己亲自动手，制作一个更精美的个性化的电子相册。制作完成后，记得将你的相册打包或刻录成光盘，送你的亲朋好友一起欣赏噢。声音操作技巧汇总恰到好处的声音可以使课件具有更出色的表现力，那么在课件中怎样才能惟妙惟肖地使用声音呢？现在，就让我们一起来看看PowerPoint （2000及以上版本）中声音操作的各种途径吧。　　1 循环播放声音直至幻灯片结束　　这项操作适用于图片欣赏等，不需要教师的讲解，往往是伴随着声音出现一幅幅图片。声音的操作步骤（假如共有5张幻灯片）：　　（1）在要出现声音的第一张幻灯片中单击主菜单“插入/影片中的声音/文件中的声音（或剪辑库中的声音等）”，选择一声音文件，在弹出的对话框“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”中选择“是”，在幻灯片上显示一喇叭图标。　　（2）右击该喇叭图标，选择“自定义动画”中的“多媒体设置”项，选择“按动画顺序播放”，播放时“继续幻灯片放映”，停止播放在“5张幻灯片后”。　　（3）单击“其他选项”，选择“循环播放，直到停止”。　　以上操作无论是有链接还是无链接的情况，只要是点击了5张幻灯片就停止播放声音（不是序号的第5张）。　　2 声音只出现在当前一张幻灯片，切换至任一张则停止　　这项操作适用于出现在当前页的声音，无论声音播放完与否，都可进入下一个单元。声音的操作步骤同1中的步骤（1）。　　3 随动画效果出现的声音　　这项操作适用于增强动画的效果，以营造生动的场景。声音的操作步骤：对该对象右击，选择“自定义动画”，在“效果”一项的“动画和声音”中选择相应的效果（或其他效果），单击“声音”下拉菜单，选择一已有声音或其他声音（来自文件）。　　4 几个声音在同一张幻灯片中等待播放　　这项操作适用于教师随课堂变化而选择播放的内容。例如，制作了一道填空题，如果学生答对了就播放提示对的音乐，如果答错了就播放提示错的音乐。又如，让学生辨别5种乐器的声音，在同一幻灯片中放置5种音乐，并随机挑选一种来播放，且可以重复。实现声音的操作步骤：　　（1）在该张幻灯片中，单击主菜单 “插入/影片中的声音/文件中的声音（或剪辑库中的声音等）”，选择一声音，在弹出的对话框“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”中选择“否”，在幻灯片上显示一喇叭图标。　　（2）重复第（1）步操作将其余的声音分别插入即可。　　在播放时要记住每个喇叭所对应的声音，可以用备注记下。　　5 播放声音的指定部分　　这项操作适用于只需要播放声音文件的某一部分，而不是全部。例如，重复播放课文朗读里最精彩的几个段落。声音的操作步骤：　　（1）选择菜单“插入/对象”，选择“新建”，在对象类型中选择“媒体剪辑”，确定后进入媒体编辑窗口。　　（2）单击菜单“插入剪辑”，在它的子菜单里有3种声音类型可供选择：CD音频、MIDI音序器、声音（WAV），根据声音文件类型选择相应菜单。　　（3）选择声音文件后，主菜单下的声音控制器为可用，将指针移至要截取声音的起点，单击控制器上的“开始选择”，然后将指针移至声音的结束处，单击控制器上的“结束选择”。完成后，单击该声音图标以外的任意地方，便返回到幻灯片编辑状态。　　（4）单击“幻灯片放映”，当单击声音图标时便播放需要的那段声音。　　6 给幻灯片配音　　这项操作适用于需要重复对每张幻灯片进行解说的情况，解说由自己录制。例如，在计算机应用能力考核中，学生对考核系统不熟悉，需要对考试系统进行解说，有了这项功能就省事多了。录制操作步骤：　　（1）选择主菜单“幻灯片放映/录制旁白”。　　（2）在“录制旁白”对话框中选中“链接旁白”选项，点击“浏览”选择放置旁白文件的文件夹，单击〔确定〕。　　（3）进入到幻灯片放映状态，一边播放幻灯片一边对着麦克风朗读旁白。　　（4）播放结束后，弹出对话框“旁白已经保存到每张幻灯片中，是否也保存幻灯片的排练时间？”，单击〔保存〕。　　录制完毕后，在每张幻灯片右下角自动显示喇叭图标。播放时如果选择按排练时间放映，则自动播放。　　最后要注意的是：在使用声音时要分清哪些是辅助的，哪些是主要的，不要喧宾夺主，否则会适得其反。多媒体之PPT幻灯片(课件)经典技巧制作地球卫星运动(图) 1.将“地球”和“卫星”放入幻灯片　　首先打开PowerPoint 2002的“绘图”工具栏，按下Shift键单击工具栏中的“椭圆”按钮，拖动鼠标就可以在幻灯片中画出大小不等的两个圆。幻灯片中间放置的较大的圆代表 “地球”，在离“地球”一定距离处放置较小的圆表示“卫星”。如果你能找到“地球”和“卫星”的3D图片，也可以使用“插入/图片”子菜单下的“来自文件”命令，将它们插入幻灯片。　　2.定义“卫星”的运动路径　　由于在地球卫星的运动课件中，“地球”是固定的，你只要设置“卫星”的运动路径就可以了。首先选中“卫星”，然后打开“自定义动画”任务窗格中的“添加效果/动作路径”子菜单，选择“更多动作路径”命令打开对话框，再选中“圆形扩展”命令，“确定”后即可看到“卫星”围绕地球运转的效果。　　如果“地球”与“卫星”运动轨迹的相互位置不合适，可以选中两者中间的一个，用鼠标拖动到合适的位置。假如“卫星”运动轨迹的形状或大小不合适，可以用鼠标选中“卫星”的运动轨迹，然后拖动轨迹周围的控点进行调整，从而实现卫星沿椭圆运动的轨迹演示效果。　 3.定义“卫星”的动画效果　　使用鼠标双击幻灯片中的“卫星”运动轨迹，打开“圆形扩展”对话框的“计时”选项，在“速度”下拉列表选择“非常慢（5秒）”，然后在“重复”下拉列表选择“直到下一次单击”（这样可以让“卫星一直绕地球转动”），或者根据教学需要选择合适的“速度”和重复次数。最后切换到“效果”选项，将 “平稳开始”和“平稳结束”两项前面的钩去掉。再单击“自定义动画”任务窗格中的“播放”按钮，就可以看到“卫星”围绕地球运动的效果了。插入Flash动画的三种方法利用控件　　这种方法是将动画作为一个控件插入到PowerPoint中去，该方式的特点是它的窗口大小在设计时就固定下来，设定的方框的大小就是在放映时动画窗口的大小。当鼠标在Flash播放窗口中时，响应Flash的鼠标事件，当鼠标在Flash窗口外时，响应PowerPoint的鼠标事件，很容易控制。 1. 运行PowerPoint程序，打开要插入动画的幻灯片。　　 2. 单击菜单中的“视图”选项，在下拉菜单中选择“工具栏”的“控件工具箱”，再从下拉菜单中选择[其他控件]按钮。　　 3. 在随后打开的控件选项界面中，选择“Shockwave FlashObject”选项，出现“十”字光标，再将该光标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出适合大小的矩形区域，也就是播放动画的区域，就会出现一个方框。　　 4. 双击这个框，出现VB界面，其中的属性窗口中有个“自定义”属性，点自定义旁边的三点，出现属性页。在“WOVIE URL”中输入Flash动画的完整地址，按[确定]即可。要注意的是输入的路径中必须完整地填写后缀名。　　插入对象　　采用这种方式，在播放幻灯片时会弹出一个播放窗口，它可以响应所有的Flash鼠标事件。还可以根据需要在播放的过程中调整窗口的大小。它的缺点是播放完了以后要点击[关闭]按钮来关闭窗口。 1. 运行PowerPoint程序，打开要插入动画的幻灯片。　　 2. 在菜单中选择“插入”选项，从打开的下拉菜单中选择“对象”。会弹出“插入对象”对话框，选择“由文件创建”，单击[浏览]，选中需要插入的Flash动画文件，最后单击[确定]返回幻灯片。 3. 这时，在幻灯片上就出现了一个Flash文件的图标，我们可以更改图标的大小或者移动它的位置，然后在这个图标上右击鼠标，选中“动作设置”命令。　　 4. 在弹出的窗口中选择“单击鼠标”或“鼠标移动”两个标签都可以，再点击“对象动作”，在下拉菜单中选择“激活内容”，最后单击[确定]，完成插入动画的操作。　　插入超链接　　这种方法的特点是简单，适合PowerPoint的初学者，同时它还能将EXE类型的文件插入到幻灯片中去。 1. 运行PowerPoint程序，打开要插入动画的幻灯片。　　 2. 在其中插入任意一个对象，比如一段文字、一个图片等。目的是对它设置超链接。最好这个对象与链接到的动画的内容相关。 3. 选择这个对象，点击“插入”菜单，在打开的下拉菜单中单击“超级链接”。 4. 弹出的窗口中，“链接到”中选择“原有文件或Web页”，点击[文件]按钮，选择到想插入的动画，点击[确定]完成。播放动画时只要单击设置的超链接对象即可。保护自己创作PPT作品的几种方法对于自己呕心历血、精心设计的PowerPoint作品，你肯定会想办法向别人展示！不过，在展示过程中，你既不希望别人随意窃取自己的“创意”，也不希望自己的作品必须在PowerPoint环境中才能打开，如此愿望，该怎样才能实现呢？呵呵，其实你可以根据展示要求，将PPT文件转换为PDF或 FLASH文件格式，这样就能很好地保护作品的版权，同时又能让作品脱离PowerPoint进行展示了。为此，本文特意为你提供两款PPT文件转换工具，让你轻松享受PPT文件转换的精彩！一、PowerPoint to Flash 　　利用PowerPoint to Flash工具，你可以将PowerPoint文件轻松转换为Flash文件，这样你就能将自己的PPT作品，发到网页中去，向全世界展示了；对方只要打开浏览器，就能轻易欣赏你的杰作，而不需要再运行PowerPoint程序了。　　1、安装与界面　　PowerPoint to Flash工具是一款共享性质的软件，在没有注册的情况下，只能有30次的试用次数。该工具几乎可以在任何Windows版本下运行，从你可以下载得到该工具的最新版本，大小也只有900KB左右！下载后用Winzip之类的工具，对其进行解压，再用鼠标双击其中的可执行文件，程序就可以安装了。安装过程中，该工具会询问你是否要在系统桌面上，创建对应的快捷图标，在默认状态下，程序会自动创建的。完成安装后，PowerPoint to Flash会自动在开始菜单中，创建一组文件夹。　　要想运行该程序时，可以直接在开始菜单中，依次执行“程序”/“PowerPoint to Flash”/“PowerPoint to Flash”命令。单击“OK”按钮后，就能打开其主界面了，如图2所示。该界面看上去非常简单，只有简单的几个功能按钮，利用这些按钮，你就能轻松将PowerPoint文件转换为Flash了。 2、上手指南　　首先你得准备好自己的PowerPoint作品哟，PowerPoint to Flash的工作可是建立在它的“根基”之上的呀！准备好后，你可以单击主界面中的“ADD”按钮，在随后弹出的文件选择对话框中，将其选中，再单击“打开”按钮，就能将PowerPoint作品导入到PowerPoint to Flash程序中了。　　下面，你需要做的就是，在“Output Directory”设置项处，单击“Browse the destination folder”按钮，在弹出的文件夹保存对话框中，选中一个合适的目录，作为Flash作品的“安身之地”！　　完成上面的设置后，单击“Start”按钮，PowerPoint to Flash就会自动弹出如图3所示的进程指示条，来提示你PowerPoint文件的转换进度；转换结束后，程序就能自动打开Flash作品的保存目录，在该目录中，你可以轻松浏览转换后的Flash作品了。　当然，你也可以单击主界面中的“Save”按钮，将当前没有转换完毕的文档，暂时保存起来，以便下次单击“Open”按钮，来继续完成上次没有结束的文档转换任务。　　怎么样，PowerPoint to Flash工具的使用简单吧！？对于不懂Flash设计的网页编辑人员来说，这款工具可以圆你一个设计个性化Flash作品的愿望！二、CZ-Ppt2Pdf 　　为了确保自己的PowerPoint作品，不被其他人随意修改，你可以利用CZ-Ppt2Pdf工具，将PowerPoint转换为网页中流行的PDF文档，这样不但方便了别人的浏览，也可以有效保护自己作品的版权。　　1、下载安装　　CZ-Ppt2Pdf是一款共享性质的图象处理工具，在没有注册的条件下，也只能试用30次。该工具目前最新的版本为，可以运行在各种操作系统下，你可以到　　不要以为CZ-Ppt2Pdf安装好了，就算完事了；要想让该程序的转换功能生效，还必须在系统中安装上PostScript打印驱动程序；对于不同的操作系统，使用到的PostScript程序是不一样的：对于windows 95/98/me这些操作系统来说，可以到 2000/xp系统来说，可以到处下载，要是使用的操作系统是WinNT的话，可以直接到　　2、上手指南　　在开始菜单中，直接单击“程序”下面的“CZ-Ppt2Pdf”命令，就能打开图4所示的主界面了；利用该界面工具栏中的命令按钮，你就可以将PowerPoint文件轻松转换为PDF文档了。单击该界面中的“Add Files”按钮，在随后出现的文件打开对话框中，选中你事先准备好的PowerPoint作品，再单击“打开”按钮后，指定的文件就会自动显示在该界面的列表区域处。　除了逐一地添加文件外，你还可以批量地将多个PowerPoint文件一起添加进来，不过这些文件必须事先保存在同一目录中，然后单击工具栏中的“Add Folders”命令，在随后打开的文件夹选择对话框中，将指定的文件夹选中，这样CZ-Ppt2Pdf就能自动弹出如图5所示的窗口，在这里你可以单击“File Ext”设置项右侧的下拉按钮，从下拉列表中选中合适的文件类型，程序默认状态下，会自动选中“*.ppt，*.pps”选项，最后单击该界面中的“Yes”按钮，就能将指定文件夹中的某一类型的文件全部添加到主界面的列表区域中了。　　下面，你可以在主界面的“Convert files to”设置项处，设置好转换后的文件保存路径：要是选中“Source File Path”选项的话，那么PDF文件将自动保存在原始路径中；要是选中“Appointed FilePath”选项的话，你就可以在右边的设置框中，直接输入保存路径就可以了。　　完成上面的设置后，单击一下工具栏中的“Convert”按钮，CZ-Ppt2Pdf程序就能自动进行文档格式的转换操作了，转换结束后，你就能在指定的保存目录中，浏览到PDF文件了；当然，要是在批量添加文件时，发现某个别文件不需要转换时，可以将对应该文件前面的勾号取消。　　除了可以将PowerPoint文件转换为PDF格式外，CZ-Ppt2Pdf还能将TXT、DOC、HTM文件，转换为PDF文件，而且转换方式比较灵活。不过，美中不足的是，该程序必须安装PostScript驱动程序才能使用，让人感到有点麻烦！此外，还可将PPT直接转换为DVD。安装PowerPoint DVD Maker软件即可实现。 PowerPoint让插入的图片透明在PowerPoint中，有时我们需要将资料中的BMP图片（位图）插入到当前的演示文稿中。图片的背景色一般都与当前文稿的背景颜色不同，这种图片又不能像绘制类图形那样可以很方便地更换背景色，怎么办？其实我们可以通过一种变通的方法来设置透明色。首先点击图片工具栏上的“设置透明色”按钮，鼠标随即变成一支笔的模样。用它点击一下图片，你会发现图片是变成透明了，但其中的图形也模糊不清了。不要急，连续点击工具栏上的“降低亮度”按钮，将“亮度”降为最低即可。 PowerPoint中使用动作设置功能在PowerPoint中存有大量设计模板，使用它可以使你轻松制作出漂亮的幻灯片。但也有一个缺陷，即采用一种模板后，在所有的幻灯片中，都是一样的背景和图案，显得过于单调。有一种变通的办法：将近似的内容采用一种设计模板制作在一个幻灯片文件中，例如为参加某会议提交的论文需要制作幻灯片，可将论文标题、摘要、正文、结论、参考文献等分别采用一种设计模板制作存储为不同的幻灯片文件，这样的幻灯片看起来就富于变化了。但在幻灯片放映时有一个问题，一个个的幻灯片文件需多次打开，太麻烦了！这时我们可以使用PowerPoint的“动作设置”功能很方便地解决。首先按照需要根据个人的喜好分类采用不同的设计模板制作并存储为若干个不同的幻灯片文件，如WJ1、WJ2等。在第一个文件如WJ1的最后一幅幻灯片上，可以选中一段文字，也可以选中一幅卡通画，在“幻灯片放映”中点击“动作设置”。也可以首先在“幻灯片放映”中点击“动作按钮”，在幻灯片合适的位置设置一个按钮，设置完成后自动进入“动作设置”。根据个人的习惯，选取“单击鼠标”或“鼠标移过”，动作则选中“超级链接到”，再选取“其它PowerPoint演示文稿”。在“超级链接到其它PowerPoint演示文稿”弹出选单中，输入第二个幻灯片文件名如WJ2。为了在第二个幻灯片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其它的幻灯片，同样方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮，超级链接到其它PowerPoint演示文稿或返回。从已有PPT文档中提取母板 1 用PowerPoint打开已有的PPT文档 2 点击视图→母板→幻灯片母板 3 点击文件→另存为，在“保存类型”中选择“演示文稿设计模版”(文件后缀名为.pot) 把演示文稿变小巧的技巧为了美化PowerPoint演示文稿，我们往往会在其中添加大量图片，致使文件变得非常大。由于演示文稿文件主要用于屏幕演示而不作为打印输出，所以我们可以利用PowerPoint2002的压缩图片功能让演示文稿变得小巧起来。步骤如下：打开PowerPoint 2002制作的演示文稿，选择“文件”菜单下“另存为”命令。在弹出的“另存为”窗口中，点击右上角的[工具(L)]按钮，在下拉菜单中选择“压缩图片”。在你忽略的地方往往藏有宝藏在弹出的“压缩图片”窗口中，点击“更改分辨率”选项，将分辨率从默认的“打印”（分辨率200dpi）选项改为“Web/屏幕”(分辨率96dpi)。再将“选项”中的“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”复选框选中。可以看到分辨率的改变单击［确定］按钮，关闭“压缩图片”对话框，随后会弹出一个警告窗口警告“压缩图片”命令可能会降低图像的质量。是否应用图片优化？点击［应用］按钮退出。不顾警告，一意孤行在“另存为”窗口中，为文件起一个新名字保存即可。好了，看看新保存文件的属性，是不是比修改前的文件小多了。 PowerPoint中超链接常用技巧 PowerPoint中，我们经常要用到超链接，常见的问题有如下几种： 1.更改链接文字的颜色　　如果你厌烦了PowerPoint中默认的链接文字颜色和单击后链接的文字颜色，可通过“格式”菜单中的“幻灯片配色方案”（PowerPoint 2002应为“幻灯片设计”中的“编辑配色方案”），从弹出的“配色方案”对话框中选中“自定义”选项卡，然后就可以进行相应的设置了。 2.去掉链接文字的下划线　　如果想去掉链接文字的下划线，可通过向幻灯片中插入一个新的文本框（不要使用幻灯片版式中自带的文本框)，输入文字标题后，选中整个文本框再设置该文本框的超链接，这样就看不到链接文字的下划线了。 3.出现链接提示信息　　如果希望在幻灯片中添加如图1所示的链接提示信息效果，只须在链接对话框中单击“屏幕提示”按钮，输入相应的提示信息即可。 4.链接可执行文件出现病毒提示的问题　　有时我们需要在幻灯片演示过程中链接到某一可执行程序，即使将“宏”的安全性设置为“低”，链接时系统都会出现“该文件可能会携带病毒”的提示。怎样关闭这一提示信息呢？其实只须选中链接标题，使用“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”，选择需要运行的可执行文件就可以了。小提示：在PowerPoint2000中用该方法打开可执行文件不需要设定“宏”的安全级别，但在PowerPoint2002中需将“宏”的安全性设为“低”才不会出现该提示信息。巧用PPT制作树状结构图打开PowerPoint，新建一演示文稿，单击“插入”菜单，指向“图片”，选择“组织结构图”命令，打开“Microsoft组织结构图”窗口。此时 “Microsoft组织结构图”窗口以及其自有的菜单和工具栏代替了PowerPoint的菜单和工具栏，并且两者差别很大，可将鼠标指针移到每个工具栏按钮处并停留几秒，可获得有关该按钮的提示。这时，可以在方框中输入相关内容。如果要在某一个结构的左、右、下方增加分支时，根据需要单击窗口中不同的工具（部下、同事、经理、助理等）至目标位置即可。还是以“用Word 2003绘图工具制作树状结构图”一文的“计算机系统”的结构图为例，先在第一框中输入“计算机系统”，再在其下属位置分别输入“软件部分”和“硬件部分”，用“Del”键将无用文本框删除（因为只需两个下属），然后再在其下面插入相应数量的文本框并输入内容，PowerPoint会根据组织结构图的大小自动调整整体大小。如果你不满足默认的效果，可以通过设置文本字体、颜色；图框样式、颜色；线条样式、颜色等来进行设置，来满足你的要求。在Microsoft组织结构图编辑器中，还提供了多种样式的组织结构图，可以在“样式”菜单上选择一种样式（如图3），但此前必须先选中需要更改样式的部分。一旦创建好了一个组织结构图，应将其保存后再放置至幻灯片上，PowerPoint会将其作为一张普通的图表来对待。也可以使用 PowerPoint中的“绘图”工具栏对其进行多种文字和图形的添加，编辑和修改操作。还可以通过“文件”菜单下的“另存副本为”保存图表为组织结构图文件（.opx）。如果你是一位管理人员，经常为编辑和绘制组织结构图而头疼的话，不妨也使用一下PowerPoint，它可以帮你轻松完成此类工作哟！幻灯片备注页特殊播放技巧 Powerpoint有很强的备注页功能，很多人没有很好的应用，特别新手要很好地运用，才会让自己的演示得心应手。问题的关键就在于：如何使PPT备注仅让演示者自己看得到，而台下的观众看不到呢这里只要简单地改变播放方式，两步即可实现以上功能。第一步：在windows属性/设置/下“1”“2”选择中，点选“2”（多监视器支持) 第二步：启动Powerpoint/PPT放映/设置放映方式/ 做如下的改变“幻灯片显示于”选项中，点选“监视器2”——并勾选“显示演讲者视图” 多重方法实现淡入淡出效果在多媒体作品的制作过程中，滚动字幕是一种经常要用到的显示效果。在显示大段的文字、片尾的呈现等处，经常会见到这种效果的踪影。而淡入淡出效果更是被经常采用。其实，在我们常用的多媒体制作平台上，这种效果并不难制作。下面，来看看在PowerPoint、Authorware和Flash中如何实现淡入淡出的滚动字幕效果。用PowerPoint实现启动PowerPoint XP，新建一个幻灯片，点击“绘图”工具栏上“矩形”工具，在当前幻灯片上画一个大的矩形（如果看不到“绘图”工具栏，请点击菜单命令[查看]→[工具栏]→[绘图]）。选中这个矩形框，双击打开“设置自选图形格式”对话框。点击“颜色和线条”选项卡，在“线条”项目中点击“颜色”下拉按钮，在弹出的颜色设置列表中，点击“无线条颜色”，清除此矩形的边框颜色。点击“填充”项目的“颜色”下拉按钮，在打开的填充下拉列表中，选择“填充效果”命令。打开“填充效果”对话框。点击其中的“渐变”选项卡，并选中“双色”单选项。点击“颜色1”下拉按钮，选取一种与背景颜色相近的颜色，下面的“颜色2”就用“白色”好了。在“透明度”项目中，拖动第二个调节杆到100%处。其他的设置就用默认的好了。点击[确定]按钮完成此矩形框的设置。此时，如果颜色选的好的话，那么此矩形框会“融入”到背景中，几乎看不到。不过，我们还得再次选中它（不会不记得把它放到哪里了吧）点击右键，在弹出的快捷菜单中选择[复制]按钮，并再次击右键，选中[粘贴]按钮，得到一个完全相同的矩形框。选中新复制的矩形框，将鼠标移到矩形框上方的“旋转控点”，按下鼠标，则鼠标会变成四个旋转的箭头。拖动鼠标，将此矩形框旋转180度，完成矩形框垂直方向的翻转，松开鼠标。选中旋转好的矩形框，将其移动到合适的位置。点击“绘图”工具栏上的“文本框”，在幻灯片上单击，输入必要的文字，设置好格式。选中这个文本框，点击[绘图]→[叠放次序]→[置于底层]。好了，现在可以把文本框移到那两个矩形框的上部。选中文本框，点击右键，选中“自定义动画”，然后在“自定义动画”任务窗格中点击[添加效果]→[进入]→[缓慢进入]，其各项设置如图5所示。 MsProducer：轻松组织多媒体商业展示 Microsoft Producer能够帮助商业用户和多媒体专爱获取、同步和发布音频、视频、幻灯片和图片——从而获得可以在Web浏览器中点播查看的多媒体演示文稿。使用方法如下：第一步、导入素材　要制作声像并茂的会议纪要，首先要把相关的视频、声音和幻灯片文件准备好。　　　　第二步、调入模板　导入的素材怎样才能像图1那样各就其位呢？这就是“演示文稿模板“的功用了。　　　　第三步、素材的同步处理导入的素材要进行同步处理才能真正使用，否则文稿中就可能出现演讲人正在讲解B图，而幻灯片却还在显示A图的尴尬现象。　　　　第四步、编辑和预览在Producer中修改幻灯片非常简便，只需右击并相应幻灯片并选择“编辑幻灯片”命令，随后Producer会自动打开PowerPoint程序供您修改。另外就像我们用Word打印前需要预览一样，Producer在最后输出文稿之前也可以预览一下。　　第五步、发布输出 Producer支持将文稿发布到本机硬盘、局域网共享文件夹、Web服务器等三个位置，我们用得最多的仍是将文稿输出为硬盘文件。！！是MS-offeiceXP免费组件快速将PowerPoint幻灯片转换为图片要将PowerPoint文件中的某一个幻灯片添加到图形编辑软件中去，通过PowerPoint的普通编辑窗口“全选→复制”后再粘贴的办法是无法实现的，因为这样的转换办法在其他软件中不能将背景即母板图像粘贴过来。解决的办法有三种： 1.通过普通视图如果你的普通视图默认效果包括了缩略图，直接用右键点击要转换幻灯片的缩略图，在快捷菜单中选择“复制”，然后打开图形编辑软件粘贴即可。 2.通过备注页视图如果你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过备注页视图来转换。先通过滚动条在编辑窗口中显示要转换的幻灯片，然后点击“视图”菜单下的“备注页”，在备注页视图中选中该幻灯片的缩略图，执行1中的操作即可。 3.通过幻灯片浏览视图如果要转换多幅幻灯片，而且你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过灯片浏览视图来转换。点击“视图”菜单下的“幻灯片浏览”，在幻灯片浏览视图中选中一个需要转换的幻灯片的缩略图，执行1中的操作即可，多次执行重复操作可以快速地将多个幻灯片转换为图片。字幕式片头制作电影和电视剧中，制作者们喜欢挑选片中精彩镜头放在片头，在屏幕上拉动出现，起到吸引观众的目的；片尾则通常用移动字幕的形式给出演员、制作者等的姓名及相关资料。　　其实，我们在用PowerPoint制作演示文稿时，利用好它的动画设置，也可以制作出字幕式片头片尾来。　　以拉动式片头的制作为例　　1、准备好用于制作拉动式动态片头的图片，并用图像处理软件进行适当的修饰。　　2、启动PowerPoint2002，打开需要制作这种片头的演示文稿，选中第一张幻灯片，执行“插入→新幻灯片”命令(直接按“Enter”键或按“Ctrl+M”组合键)，插入一张空白的幻灯片，用于制作这种片头。　　3、在上述空白幻灯片中，执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框定位到图片所在的文件夹，选中第一张图片后，按“插入”按钮将图片插入到幻灯片中。 4、选中上述插入的图片，执行“幻灯片放映→自定义动画”命令，展开“自定义动画片”任务窗格。单击“添加效果”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，展开“进入”下面的级联菜单，选中其中的“其他效果”选项，打开“添加进入效果”对话框，再选中其中的“缓慢进入”选项，“确定”返回。 5、按“任务窗格”中“方向”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“自右侧”选项；再按“速度”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“非常慢”选项。　　6、调整图片至合适大小，并将其定位到“工作区”左侧边缘外。 7、重复上述3—6步的操作，将第二张图片插入其中,并完成相应的设置。　　8、在“任务窗格”中双击第二张图片的动画设置选项，打开“缓慢进入”对话框，切换到“计时”标签下，按“开始”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“之后”选项，并将下面的“延迟”选项设置为“0”。注意：具体延迟时间，请根据实际需要设置。 PowerPoint小技巧大集合在阅读本文之前，你可能已经使用了很长时间的Microsoft PowerPoint，你能够自己创建演示文稿并把它们有效地组织到一起，甚至还能帮助那些初学者。但PowerPoint还有一些不太为人所知的功能，这些功能可以帮助你提高工作效率并制作出更漂亮的演示文稿。本文介绍的15个专业技巧能够让你像专家一样使用PowerPoint。　　 1.六个方便的键盘快捷方式　通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。　　例如，当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。　　另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，你需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并点击“幻灯片放映”按钮。你可以点击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。　　如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl-Shift键然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl-Shift-“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl-Shift-“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl-Shift-“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。 2.使用动画效果　　采用带有动画效果的幻灯片对象可以让你的演示文稿更加生动活泼，还可以控制信息演示流程并重点突出最关键的数据。动画效果通常有两种实现办法：按照一定的顺序依次显示对象或者使用运动画面。你可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象（包括文本框、图表、艺术字和图画等）应用动画效果。不过你应该记住一条原则，那就是动画效果不能用得太多，而应该让它起到画龙点睛的作用；太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。　　如果你想对一张或几张幻灯片使用动画效果，就从菜单中选择“幻灯片放映”　“动画方案”。你可以看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果，如果你已经勾选了“自动预览”复选框，只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果。　　如果想对某个幻灯片对象应用动画效果，就选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片放映”　“自定义动画”。在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮，然后从弹出的“进入”子菜单中选择你想要的效果。如果想得到更多的选择，你可以点击子菜单中的“其他效果”项，它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框，然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果，就点击“确定”按钮关闭该对话框。　　重复这些步骤直到所有你想要使用动画的幻灯片对象都获得满意的动画效果。当你这样做的时候，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记，这些标记被用来指示动画的顺序。另外，这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的动画列表中。如果你想改变动画的显示顺序，就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头；你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它。 3.绘制路径　　 PowerPoint中还提供了一种相当精彩的动画功能，它允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线，这在PowerPoint中被称为“动作路径”。使用“动作路径”能够为你的演示文稿增加非常有趣的效果。例如，你可以让一个幻灯片对象跳动着把观众的眼光引向所要突出的重点。　　为了方便你进行设计，PowerPoint中包含了相当多的预定义动作路径。如果想要指定一条动作路径，选中某个对象，然后从菜单中选择“幻灯片放映”　“自定义动画”。在“自定义动画”任务窗格中点击“添加效果”按钮。在下拉列表中选择“动作路径”然后再选择一种预定义的动作路径，比如“对角线向右上”或者“对角线向右下”。如果你不喜欢子菜单中列出的六种预置路径，还可以选择“更多动作路径”来打开“添加动作路径”对话框。确保“预览效果”复选框被选中，然后点击不同的路径效果进行预览。当你找到比较满意的方案，就选择它并按“确定”按钮。　　 PowerPoint也允许你自行设计动作路径。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果”　“动作路径”　“绘制自定义路径”，然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲线）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线。　　在添加一条动作路径之后，对象旁边也会出现一个数字标记，用来显示其动画顺序（如图2所示）。还会出现一个箭头来指示动作路径的开端和结束（分别用绿色和红色表示）。你还可以在动画列表中选择该对象，然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单中的选项进行调整（在“自定义动画”任务窗格）。 4.各种各样的小技巧　　增加更多可取消操作数。所有的Office用户都知道“编辑”　“撤销”命令（Ctrl-Z）能够撤销最后一步操作。如果点击“撤销”图标旁边的下拉箭头，还能允许你撤销若干次操作以回到早先的工作状态。在默认情况下PowerPoint最多允许你撤销20次操作，但实际上你可以把这个上限提高到 150次。选择“工具”　“选项”，然后点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值（从3到150均可），然后点击 “确定”退出。需要注意的是，当你增加PowerPoint的最多可取消操作数时，它所占用的PC内存也会随之增加。　　重复利用你以前的作品。如果你在以前的演示文稿中已经做过相同或者类似的幻灯片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果，而不需要从头再来一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻灯片直接插入当前的演示文稿。首先，在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿。用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置，选择菜单中的“插入”　“幻灯片从文件”打开一个“幻灯片搜索器”对话框（如图3所示）。在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用浏览方式找到它），然后按Enter键。点击你想要插入的幻灯片，然后按“插入”按钮。　　另外，你还可以点击“插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯片一次性全部插入当前文稿。 5.应用多个模板在很早以前，每个演示文稿只能使用一个设计模板，现在已经没有这种限制；你可以在一个演示文稿中应用任意多个模板。比如，你可能会应用第二个模板来引入一个新的话题或者引起观众的注意。为了实现这个目标，你需要在“普通视图”中显示该演示文稿，并且让标记区域也显示在屏幕左侧。在“幻灯片”标记中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标。从菜单中选择“格式”　“幻灯片设计”（或者直接点击“设计”按钮）来显示“幻灯片设计”任务窗格。选中你想要应用的模板图标，然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选择“应用于选定幻灯片”。　　导入文档。如果你想在演示文稿中输入的文字已经存在于Word文件，就不需要再手工输入一遍。你可以在PowerPoint中直接打开那个 Word文件。你也许需要对导入的文档进行一些格式上的调整，但这肯定比你手工输入这些文字要方便得多。一个提示：如果原来的Word文件使用了大纲标题，导入的效果是最好的。　　首先在PowerPoint中选择“文件”　“打开”。在“打开”对话框中，点击“文件类型”右边的下拉箭头，然后选择“所有文件”。双击你想要在PowerPoint中打开的Word文档。它会像打开新的演示文稿一样被打开。　　使用“自动调整”按钮。如果在一张幻灯片中出现了太多的文字，你可以用“自动调整”功能把文字分割成两张幻灯片。点击文字区域就能够看到区域左侧的“自动调整”按钮（它的形状是上下带有箭头的两条水平线），点击该按钮并从子菜单中选择“拆分两个幻灯片间的文本”。　　输出数据到Word文档。有时候你需要把演示文稿以文字的形式分发给同事或客户，此时把演示文稿输出为Word文档是最好的方法。　　在PowerPoint中，选择“文件”　“发送”　“Microsoft Word”。在“发送到Microsoft Word”对话框中选择你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如，你可以选择“只使用大纲”来创建仅带有文字的文档；选择“空行在幻灯片旁”则可以创建一系列带有注释行的幻灯片缩略图。在你选择好版式之后，点击“确定”按钮把演示文稿发送给Word。　　花一些时间练习一下上面的几种技巧吧！它们会让PowerPoint比以往更好地为你服务。解决课件中的菜单问题为了让课件的界面不是那么单调，我们有时在PowerPoint中设置超链接来打造菜单，可是很多老师制作的菜单都会遇到以下的问题：老师们制作的菜单在幻灯片播放过程中，如果点击相应链接可以实现菜单功能。但如果无意中点击链接以外的区域时，PowerPoint会自动播放下一张幻灯片，使得精心设计的菜单形同虚设。也就是说，此时菜单根本就没有发挥应有的作用。这是为什么呢，其实原因很简单，PowerPoint在默认情况下，幻灯片的切换方式是单击鼠标时换页。解决办法：找到了症结，问题的解决就轻而易举了。在编辑状态下，点击菜单所在的幻灯片，然后单击“幻灯片放映→幻灯片切换”，打开“幻灯片切换”窗口，去掉“单击鼠标时”前面的“√”号即可。下面的时间选项使用默认设置即不设置时间。这样，这张幻灯片只有在点击菜单栏相应的链接时才会切换。要注意的是， [返回]按钮所在的幻灯片也应采用相同的设置，以避免点击[返回]按钮以外的区域时不能返回到主菜单。在播放幻灯片的过程中进行画图的方法首先使用鼠标左键或者右键单击屏幕右下角的图标（或者按下ctrl＋P组合键），然后单击画笔，鼠标变为一只画笔，再在需要进行画图的第一点单击鼠标左键，然后拖动鼠标依次到第二点、第三点…….…….进行单击即可进行画图。如果需要擦掉刚画的图形，按下E（擦除）键即可（如果此时先切换到别的 windows应用程序，然后再切换回来，则刚画的图形会自动消失）利用热字超文本链接功能实现跳转，提高交互性功能大多数老师开始制作的PowerPoint软件，几乎都没有热键，因而也就没有交互性，幻灯片只能按原来的固定次序逐张放映，这使老师上课时就显得很被动。其实热字方式是通常进行人机对话的另一种常用的形式，精巧的设置可使你的软件具有专业水准。在PowerPoint中利用热字超文本链接功能实现跳转，其交互性功能也是相当不错的，设计起来也不困难。 ⑴热键可以是PowerPoint里本身为你准备的"动作按钮"（菜单栏上的"幻灯片放映"--"动作按钮"）中的各种按钮，如电影、声音、信息、开始、结束、帮助等，也可以自己设计任意形状、任意色彩图案、任意字符，只要自认为满意就行，例如："主菜单"、"返回"、"背景介绍"、"作家作品"、"迁移阅读"等。 ⑵选定该热键（单击该键，使其周围出现带点的处理框，此框意味着可以对该框内容进行编辑处理），从"幻灯片放映"中选择"动作设置"，打开对话框，这时你可选择"单击鼠标"或"鼠标移动"两种方式来控制热键动作，一般为了上课便于控制，多选用前者。 ⑶在同一对话框中点击"超级链接到"，再打开它下面的下拉菜单。可以选择任意一张幻灯片、一段影片或声音，作为该热键的链接对象，这个对象可以是本PowerPoint文件里的幻灯片，也可以是其他文件(如word、Excel)或光碟里面的字符、动画、影片。 ⑷点击"播放声音"。同样，在下拉菜单中PowerPoint也准备了多种声音配合"动作"，若均不满意，可在菜单最后点击"其他声音"，这时你可从光碟等各种文件中截取你需要的声音。如果还不满意，还可自己配音（具体操作，可参照下面"你也可以直接为课件配音"）。 ⑸点击"单击时突出显示"以增强画面的效果。 ⑹最后单击"确定"，关闭对话框，你就完成了一个交互式动作的热键设置。重复⑴-⑹，设置多处交互式热键，你就可以在文件前后、文件内外任意前进后退、跳跃、重复演播、挥洒自如了。制作特效字幕大家在看电影时，知道有些电影字幕是从画面中的下部慢慢地出来，然后在画面的上部消失。其实我们可以利用PowerPoint强大的演示功能，制作出这样一张幻灯片。其制作过程如下： ⑴在"新建"幻灯片中选择"空白"格式的幻灯片，单击"确定"。 ⑵在"插入"菜单上选择"图片"中的"来自文件"选项，选择已设计好背景图片的文件名，单击"插入"按钮。这时选择好的背景图片就出现在幻灯片上了。 ⑶调整好图片的大小，选定图片框，在"编辑"菜单中选择"复制"，以备后面反复调用这幅图片。 ⑷用图片上的"裁剪"工具保留图片下部约1／5的部分，将保留的图片移出幻灯片外，以方便后面的操作。 ⑸单击"编辑"菜单，选择"粘贴"，以下操作同第4条，保留约3／5的上部图片。 ⑹单击"编辑"菜单，选择"粘贴"，在屏幕下面的"绘图"菜单中选择"叠放次序"，单击"置于底层"。此时，灯片上有了三幅图片：完整的背景图、上部图片和下部图片。 ⑺首先将完整的背景图在幻灯片上放好，然后将上部图片和下部图片在背景图片上拼放好，注意要看上去就好像是一幅图似的。 ⑻单击"插入"菜单，选择"文本框"中的"文本框"，在文本框中输入要演示的文本。 ⑼先将文本框在"叠放次序"中"置于底层"，然后再将文本框"上移一层"。 ⑽决定文本框的动画样式。单击"幻灯片放映"，选择"自定义动画"，在动画效果中选择"从下部缓慢移入"，单击"确定"。 ⑾在放置文本框时，要注意将文本框的框底线放在背景图片的上部，如文本内容较长，尽管从幻灯片的上部伸出，多长都没有关系。 ⑿现在就可以按一下"幻灯片放映"的快捷键，看一看刚才制作的字幕如何，可以的话，就设置文本的字型、字号、颜色及动画的循环放映和配音等内容，这样，一张仿电影字幕的幻灯片就制成了。实现字幕上下移动动画　　相信大家一定看到过电影上出现的字幕上下移动的效果的吧！呵呵，今天我可要用PowerPoint XP，也来实现一个这样的效果的哟，实现起来也是非常轻松的。　　1、打开PowerPoint XP编辑界面，执行“文件”/“新建”命令，来新建一个幻灯片文件；　　2、在这个文件中，执行插入文本框命令，在空白幻灯片中添加一个文本框，并在文本框中输入文本；　　3、用鼠标选中该文本框，然后将它拖动到幻灯片居中的位置处，同时用鼠标调整文本框的大小，让它的显示宽度略小于幻灯片的宽度；　　4、此外，将鼠标放置到文本框的上边框上，并拖动它到幻灯片的上半部位置处，同样的方法拖动下边框到幻灯片的下边框处，大小根据滚动显示的文字多少决定；　　5、再用鼠标选定这个文本框，然后单击界面中“添加效果”右侧的“?”按钮，从随后弹出的菜单中执行“进入”/“其他效果”命令，在打开的效果选择界面中，大家可以选择“华丽型”设置栏处的“字幕式”选项，单击“确定”按钮后，就能完成字幕上下移动效果的设计。直接播放Flash动画　　1、运行PowerPoint XP程序，并在操作界面中执行“文件”/“新建”命令，来新建一文件；　　2、依次在菜单栏中单击“视图”/“工具栏”/“控件工具箱”命令，打开“控件工具箱”面板窗口；　　3、用鼠标单击该窗口中的“其他控件”按钮，来打开PowerPoint XP安装的ActiveX控件清单；　　4、选择其中的“Shockwave Flash Object”命令，随后鼠标形状就变成了“十”字形，再将鼠标指针移动到幻灯片上画出一个大小合适的矩形区域，以便在其中播放Flash动画；　　5、用鼠标右键单击前面的矩形区域，从随后打开的快捷菜单中，执行“属性”命令；　　6、然后在弹出的“属性”窗口中，选择其中的“自定义”；　　7、单击“自定义”行右边的按钮，在随后打开的“属性页”对话框，在这里的“Movie URL”设置栏中你可以输入Flash动画文件的完整路径，输入时要注意动画文件的后面要加上扩展名.swf，设置好后单击“OK”按钮返回到主操作界面；　　8、执行菜单栏中的“幻灯片放映”/“观看放映”命令，你就能使用PowerPoint XP播放Flash了；　　9、要是感觉到Flash动画尺寸不合适的话，你可以返回到编辑状态，然后用鼠标选中Flash动画，当四周会出现控制点时，你可以使用鼠标来调整动画的大小和位置，直到自己满意为止；自定义播放Flash动画　　1、运行PowerPoint XP程序，选好合适的模板，执行“文件”/“新建”命令，来新建一个幻灯片文件；　　2、在菜单栏中单击“插入”，从弹出的下拉菜单中执行“对象”命令，在随后出现的对话框中，你必须选中“由文件创建”这个选项；　　3、在随后出现的界面中，单击“浏览”按钮，在打开的文件选择对话框中，将需要播放的Flash动画文件选中，再单击“确定”按钮返回到主界面；　　4、当编辑区域中出现一个SWF文件图标后，你可以先用鼠标选中它，然后移动鼠标来调整动画的大小和位置，以适应幻灯片模板；　　5、在菜单栏中单击“幻灯片放映”菜单，在打开的下拉菜单中执行“自定义动画”命令，这样程序就能打开一个动画播放参数设置对话框；　　6、在这里，你可以在“检查动画幻灯片对象”界面中选中SWF对象；　　7、再用鼠标将当前窗口切换到“多媒体设置”界面，用鼠标单击“对象动作”中的下拉菜单，从弹出的下拉列表中选择其中的“激活内容”选项，并单击“确定”按钮返回到主编辑区域；　　8、执行“幻灯片放映”菜单下面的“幻灯片切换”命令，在随后出现的设置窗口中，保留其它参数不变，你只需要将“换页方式”设置项下面的“每隔”选项修改一下；　　9、返回到主界面后，执行幻灯片预览命令后，你就会发现程序会自动打开一个提示小面板，你直接单击“是”按钮，就能播放Flash动画文件了第一重境界，雾里看花属于刚入门的顾问级，喜欢看复杂、花哨的ppt，典型的表现是喜欢字多的，图形复杂的，这种ppt大多页面多，一不小心就超过100页，图形多且复杂，一般来说最起码超过2兆容量。当ppt很多的时候，选择因素极简单，按文件大小排列，小于2兆的不看。这种大容量的ppt可以极大的满足新顾问的学习要求。这种情形有点像刚解决温饱的人，吃饭的要求就是实在。以己推人，这个阶段的顾问，在做ppt的时候，也是按照大而全的要求去做ppt。要么是对某个主题没有深入了解，通过大量的ppt页面来轰炸客户，在客户似懂非懂之际蒙混过关。要么是不注意客户的实际要求，想一下子把所有的东西都灌输给客户。猛地往客户脑子里塞东西，殊不知，知识转移必须在合适的时间以合适的方式传递给合适的个人，不恰当的信息不仅不能帮助客户，反而成为客户行动的障碍。第二重境界，小楼一夜听春雨从第一重境界的兴奋过渡到清醒，终于明白过量的知识就是垃圾，渐渐的从表面形式转向到结构与逻辑。就像吃饭一样，从原来的量的要求更多的转向质的要求。在看ppt的时候，会更加关注整个ppt的逻辑主线，在阅读的过程中会思考每一张ppt在整个陈述中的作用，ppt之间是如何沿着合理逻辑延展看来，脑子里逐渐能够有一个“big picture”。这个时候顾问的表现是，在阅读ppt的时候，时而快速如风的翻阅，时而停下陷入沉思。这个时候的阅读不再是一种简单的单向接收，而是一种带有自我思考的批判学习。而在顾问本身的ppt制造过程，会更加注重从客户的角度出发力求保持整个ppt的清晰结构，在陈述中，自然转和，重点突出。第三重境界，横空出世随着项目的增多，阅历的加深，终于明白逻辑是在ppt之外的。相同的ppt，背后是不同的故事，相对于一个结果，更重要的也许是具体的过程和对所处背景的真正了解。他是如何一步步的同客户一起统一认识，找到共同答案。为什么有些明显不合逻辑的东西，放在特定的环境下又是多么真正的符合逻辑。这些都是无法在 ppt中找到答案。在对待ppt的态度上，看破红尘，知道ppt只是一种表达的工具，手中无刀，心中有刀，ppt不再是重点，重要的是，事前对客户的把握、对背景的了解，在陈述过程中根据当时的形式，加以发挥，打动对方的是在一言一行中体现出来的对自身实力、对客户充分了解的自信，ppt只是一种依托的形式。当我们在Powerpoint里面插入一个新幻灯片的时候，会看到这样的页面，下面的部分就是添加备注用的。你是否用过，或者见别人用过这个功能呢？我们先来看4张Garr的幻灯片：这几张图很好地表达了备注的作用（当然，我在图的下面加上了我的备注）。其实，在看Garr的blog之前，我根本不知道PPT里面的备注功能是怎么回事，更不知道如何用。理想情况下，我们的培训或者讲演，应该有这样几个东西：幻灯片，备注，学员手册。幻灯片是现场讲的时候，投影给听众看的，备注可以是给讲者自己看，也可以是作为发放的资料给听众看的。而学员手册是发给听众看的。很多时候，我们原本投影用的PPT上面充满了字，导致听课的效果很不好，要么因为字小看不到，要么因为内容太多无法阅读，何况，明明是去听课的嘛，为什么变成集体阅读了呢？这就需要把PPT上面的字挪下来。把最重要的标题写在PPT上，如果可能，就配以相应的图片，以增加听众的理解和兴趣。左边是投影用的幻灯片，右边是图文并茂的文件，既可作为讲者备课的工具，也可作为别人的阅读材料。由上面的内容，可以引申出几个心得： 1.备注可以让幻灯片解放出来有效的投影用的幻灯片，应该尽量字少图多，详细的内容可以写在备注里面，这就要求讲者准备工作要做好，要知道你才是主角! 2.备注可以帮忙制作讲义讲者在设计PPT的时候可以把相应的要点，所需时间，讲授时的侧重点，所需例子等等内容，根据需要写在备注里面，可以作为一个简易版的讲义，方便自己阅读或者交付给其他讲者。 3.备注可以帮忙制作阅读材料听者在课后可能需要复习，没有到现场的人没准也想了解相关的内容，这时候带有备注的PPT会非常有用。我这里有两个非常好的例子: INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET 如果你没有办法听现场,只拿到这样一张PPT,你知道图片背后要表达的意思么？而这样一份带备注的PPT文件，可以给你答案。参看《和innocentdrinks学设计》而这份资料则是PPT设计的极佳教材，无论是内容，备注的使用，还是设计。参考《钟爱网站》需要这两份资料的朋友，可以在评论中留email给我。你以前在培训或讲演的时候是不是直接打印PPT给听众？你打算开始用备注功能么？希望能听到你的回应哦。：这个世界很小，真的。胡斐是我在淘宝工作时候的同事，那时候我的名字是若兰。你要知道，在淘宝工作的每个人都会有一个武侠的名字的。淘宝有一个内部的blog，名叫成长，每周都必须至少写一篇的，可是是工作建议，也可以是心得或者随笔什么的，当年，我是最勤快的。离开淘宝之后就再也没有办法看到成长里大家的好文章了，也是一个很大的遗憾。前阵子有机会回淘宝转悠了一趟，临走的时候在墙上看到一篇关于PPT的文章，是成长里的文章精选。这篇里有Steve Jobs的图，让我印象很深，但是没看到是谁写的。我还让同去的朋友帮我拍了张照片留念。本想找人帮我查询的，后来好多事情就耽搁了。直到前天晚上在spaces里面搜索PPT，茫茫blog海洋，居然看到了熟悉的关键词“淘宝”“胡斐”（我最先看到的是别人的转帖，后来才搜索到胡斐的 blog），真是无心插柳啊。那篇墙上的文章有主啦！于是给胡斐发邮件，重新认识。专注于PPT设计的学习以来，我的确收获了太多太多，所以写下这些文字，也希望你能找到和你有共同爱好的朋友。：）看文章吧～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～学习PPT 文／胖胡斐来自：我敢说，我做的PPT在平常JJYY的圈子里面算是很不错的。我也一直很想有机会有总结和分享。特别是前几天连着看了好几遍Apple WWDC年会的录像之后。下面这篇，搭眼一看会以为是WWDC的介绍，其实是我研究这个视频之后，对PPT的一些想法而已。我这里说的PPT，不限于PowerPoint软件，而是说整个的展示、演示的全称。我也不会花很多工夫在技术层面上去说一些技巧，那在Office的帮助里面都有。从Apple WWDC年会开始说，这是Apple World Wide Developers Conference的全称。每年apple都会在这里做一些回顾，同时推出一些新产品。我是一个标准的apple迷，非常关注apple的每一个新产品新服务。这回，我的注意力被吸引到了Jobs和他的VP们如何展示他们的PPT上面。当然，他们不使用PowerPoint，在apple的软件里面，PowerPoint会显得很简陋。一款叫Keynotes的软件完成了这个工作。我很愿意花一点时间来说这个软件。看下面这些图，apple在介绍自己这个软件的时候，总是专挑office没有的功能来说，比如那么立体的图标，酷的像电影的动画，还有图片自动蒙板。我会认为，凡是看到这个的人，都会至少对PowerPoint很熟悉，都会发现PPT做不了下面的很多东西，都会有印象说keynote比 PowerPoint强大很多。其实，强大倒不一定，但keynotes满足了很多人追求的东西：每一个做PPT的人，都会想着作出来的东西是要给别人看的，谁都会希望做的很好看很眩。但是如果没有辅助的画图软件如Photoshop，我们似乎比较难做出下面一半效果的ppt。而用keynotes，这一切都很简单。我不是在说这个软件多好多好。最终看了图片和软件介绍，我想回归的问题是：我们干吗做PPT？PPT是干吗的？我想，PPT有两种，一种是给别人看的，另一种是给别人讲的。共同点是都是要别人了解我们的东西。不同的，是前一种可以用邮件发出去并支持转发，因为里面的东西会说的很清楚，有很多小字很多注释，或者纯是图文，总之，不需要做的人来解释，就可以看懂的。一般情况下这种PPT是下面的人做出来给领导看的或者用于平等分享的。我们平常作的分析、分享、总结大部分属于这种。这样的PPT，观看者是面对电脑屏幕看的，他们眼球和屏幕的距离不会超过1米。另一种是给别人讲的，就是PPT的内容通常非常简单，PPT背后的东西非常多。这种一般是领导讲的，关键是“讲”，不讲别人没法弄清楚。PPT里面通常有大幅的画面，或者非常非常大的字。最常见的诸如“What?”之类的，广告公司创意提案的时候经常用。这种PPT一定是通过投影打在大屏幕上，演讲者手舞足蹈在前面讲的。 PPT是用来表达自己思想的工具，只是一个工具而已。不同的是，PPT使用一种全屏幕的独占式推送信息的方式，更加容易获得观众的注意力。大少爷说，跟人沟通创意，书面的方式很可能会理解不一样，最好还是追一个电话过去，口头沟通好很多。换句话说，书面的或者打在大屏幕上面的东西，只能也必须是一个辅助，语言和语音的辅助。所以，我还是比较赞同把PPT做得简单一点。以前有这样的想法，自己做PPT的时候也在模拟，假装自己在讲，可总是仍然想放更多的东西在PPT里面，这样其实对自己很不利，观众会花更多的时间和注意力在大屏幕上面，而不是在关注自己的举止和语气。说严重一点，这就形成不是自己在讲，而是PPT在讲，自己做的是PPT的一个助手。这肯定不对。想了很久，直到认真研究了WWDC的keynotes视频。他们在用这样的方式说事情：在说明一个新东西的时候，先把这个东西的一个overview显示出来，这就够了，接下来的时间，是让观众看自己的，自己有更多的时间去讲解里面每一个要点（key points）。而这个时候，观众是带着问题和兴趣在听你给他解决问题，因此注意力在自己身上。一定会有demo，这个在介绍新产品的时候很重要，但是画面上面出现demo本身就好了。我以前做了demo，还会在上面把很多地方highlight出来，告诉人家这个是什么。其实，一个好的demo，是人就能看得懂的，我们只需要告诉人家这个还能做什么就好了，而这样的话，一定要说出来，而不是写在大屏幕上。告诉人家什么东西好的时候，一定会有对比，那就要告诉人家跟谁比，哪里好。哪里好的东西也不要写出来，每个看的人都会有自己的看法。我们要做的，就是引导观众朝我们的想法上面去走。先出内容还是先说出内容？这个是我在研究这个演说的时候注意过的一个问题。通常的提案是先出内容，然后照着念一遍或者解释一遍。我发现，apple这次演说，之所以说成功，是他们非常纯熟地在运用技巧，控制观众的注意力。本文上面说到，看到key points以后，观众带着疑问看着演讲者，演讲者担当的是解释的角色，演讲者的受关注程度就非常高。同样的，Jobs等人经常会提出一些玄念，一些设问句，接着大屏幕会用比较动感强烈的动画显示出来要推出的新东西，并且通常只有一句话，比如“next month”“today”，这时候观众会豁然开朗，他们的注意力会马上转移到大屏幕上面，接着会无限憧憬和崇敬地看着讲演者，等待解释。因为大屏幕上的内容只有最关键的词，大家只能知道关键点，具体的内容还是要有解答才行。所以，控制观众的眼球，控制他们的注意力，非常重要！PPT充当的角色，就是帮助我们进行控制。相关的几个说法，关于PPT制作的： Magic Seven原则（7士2＝5～9）。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新组织。 KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。 10/20/30法则。演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30点(30 point)。个人觉得这些有指导意义，但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的。同样一篇文章里面的东西，是说PPT制作里面一些技巧性的东西，归纳一下分享出来，有一些是自己总结的哦：能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来，人家会觉得很省事。别写那么多字，没人看，除非你打算照着念。要想办法让人知道你的PPT还有多少，或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要，对自己好也对观众好。不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的，朴素一点比花哨的更受欢迎。多用口语，放在一些类似tips的地方，效果往往加倍。好了，不说了。我们都还有很多很多事情要学，和顶级的高手学习，像Apple这样的，进步比较快。在PowerPoint中，我们要制作出漂亮的演示效果，少不了要和文本和字体打交道。这次连载我们就来告诉大家一些在PPT使用文本和字体的超酷技巧。由于内容较多，我们将其分为了两部分，这是下半部分。　　键入时去掉单词下红色波浪线　　如果你打开了“检查拼写错误”功能，则在键入不在PowerPoint词典中的单词时，PowerPoint将用红色波浪线将这个单词标记出来。只要选择“工具”→“选项”，再在弹出的对话框中单击“拼写检查和样式”标签，再清除“键入时检查拼写”复选框。　　小提示　　如果在隐藏下划线的同时，还想打开其内置的自动拼写检查，则在选中“键入时检查拼写”复选框的情况下选中“隐藏所有拼写错误”复选框。　　怎样的大小是合适幻灯片字体　　大家可以使用下面的技巧来测试字体是否足够大：先选择“文件”→“打印”，再在“打印内容”下拉列表框中选择“讲义”，然后设置“每页幻灯片数”为 9，这样就以每页9张幻灯片的密度把演示文稿打印在纸上。接下来，观看打印纸，如果看不清每张幻灯片上的所有文本，那么坐在房间后排的观众肯定也看不到。　　动画显示之后使文本变暗　　你可以用此技巧，使已经被添加了动画效果的文本在动画之后变的暗淡下去：选择“幻灯片放映”→“自定义动画”先打开“自定义动画”任务窗格，再在“自定义动画”任务窗格中，单击自定义动画列表中所需的项目，再单击箭头，然后单击“效果选项”。然后在弹出对话框中使用“效果”选项卡，在“增强”之下的 “动画播放后”列表中，单击提供所需的变暗效果的颜色。　　按照字母或字显示文本动画　　你可以指定动画，使得文本按照字母或字进行动画：单击“幻灯片放映”→“自定义动画”，在“任务窗格”中选择想要编辑的动画，单击旁边的箭头，执行下拉菜单中的“效果选项”。如果你想要按字母显示动画，请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中，单击“按字母”；如果要按字显示动画，请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中，单击“按字/词”；如果要按段落级别或项目符号显示动画，请在“正文文本动画”选项卡的“组合文本”列表中，单击一个选项。完成后单击“确定”即可。　　让标题自动跳起来　　如果能让标题出现时先是一个接一个地从上方下落，落下后每个字符还要上下反弹几次才能最终安静下来，这将是一个非常酷的效果：先选中欲跳动的标题，再 “任务窗格”中单击“动画方案”，在选择列表中选择“弹跳”选项就可以了。建议将文本的字号设置的大一些，这样弹跳效果会好得多。　　制作不停闪烁的字体　　先选中想要闪烁的文字，选择“幻灯片放映”→“自定义动画”→“添加效果”→“强调”→“闪烁”。这时该动画被添加到了动画列表中。选中该动画，单击右边的箭头，在弹出菜单上执行“计时”，在“重复”右边的下拉列表中选择“直到下一次单击”。同时，你还可以选择闪烁的速度和延迟等参数。设置完成后，单击“确定”关闭对话框，然后在“自定义动画”任务窗格中单击“播放”欣赏制作出来的闪烁文字。　　文字和旁白同步　　你可以采用“自定义动画”中按字母形式向右擦除的方法来使文字与旁白一起出现。但如果是一大段文字，字的出现速度还是太快了。这时你可以按需要将这一段文字分成一行一行的文本框，甚至几个字一个文本框，再对于每个文本框中的字，分别设置它的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔几秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。　　　撤消自动格式的选项　　PowerPoint中提供了许多自动格式，但是，这些自动格式可能不能总合你的心意。因此很多时候，都是使用“自动更正选项”按钮来撤消大多数的自动格式：在自动更改之后(如 PowerPoint将某个网络路径格式化为一个超链接)，如果你将鼠标指针停留在该超链接的附近，就会显示一个小蓝框。当指针指向它时，它会变成一个按钮图标。你单击该按钮，就会显示一个选项列表。可以选择是撤消对本实例的更正(也可以恢复)，也可以全局更改特定的自动设置格式设置(单击“停止”就可以了)以使PowerPoint 停止做出这样的更改。　　快捷选定文本　　在选定大段文本时觉得很麻烦，不过，试试此技巧，你会有新发现：先将光标定位于待选定文本的开头，然后拉动滚动条，找到末尾，按住Shift键，单击鼠标就可以选中了。　　选定表格中的项目　　表格是演示文稿中最重要的对象之一，下面的这些技巧可以让你快速的选定表格中的项目：如果你想要选择下一个单元格，请按 Tab；如果要选择前一个单元格，请按 Shift+Tab；如果要选中多行、多列或整个表格，请拖动鼠标跨越行、列或整个表格；如果要选中列，请指向列的顶部边框外侧，并在指针变为向下的箭头时单击；若要选择单元格，请单击该单元格。　　快速更改文本框中文字周围的边距　　你可以给页面设置页边距，也可以给文本框设置边距，来更自由的规划版面：先选取要更改的自选图形或文本框，双击自选图形或文本框的选择矩形，再选择 “格式”对话框中的“文本框”标签，选中“重新调整自选图形以适应文本”复选框。在“内部边距”之下，调整尺寸以增加或减少文字和对象外部框线之间距离。完成以后单击“确定”即可。　　在演示文稿中嵌入字体　　如果你计划让其他人来审阅或编辑自己的幻灯片，而又不能保证对方的电脑上面安装了幻灯片中使用的字体，就需要在演示文稿中嵌入字体，从而避免格式丢失：先打开需要嵌入字体的演示文稿，选择“文件”→“另存为”，并在弹出的“另存为”对话框中单击“工具栏”上按下“工具”按钮，然后选择“保存选项”，同时选中“嵌入 TrueType 字体”复选框。　　小提示　　然后如果你只是让他人来阅览，可以选择“只嵌入所用字符(适于减少文件大小)”，这样文件会变得较小；如果你还需要让他人来编辑自己的幻灯片，则需要选择“嵌入所有字符(适于其他人编辑)”，但这样文件将会变得较大。　　关闭自动套用格式选项　　自动套用格式包含PowerPoint对文本外观所作的自动更正，例如如将分数字符更改为分数符号或将Internet路径自动转换为超级链接。但很多时候，并不需要这样做：这时，只要选择“工具”→“自动更正选项”，再在弹出对话框中单击“键入时自动设置格式”标签，然后再清除任何要打开或关闭的自动格式选项。设置完以后单击“确定”关闭对话框即可。　　字号设置技巧　　不少朋友在制作网页的过程中，为了追求页面美观，喜欢把网页的字体设置成9磅(9pt)字。但FrontPage XP仅仅提供了8磅、10磅等偶数字体，这时你可以用鼠标单击“字号”列表框。当光标进入其中后输入“9”回车，此后就可以输入9磅字了。　　清除下划线的技巧　　如果你不喜欢超级链接文本下面的下划线，可以采用下面的方法将它去掉：有鼠标右键单击超级链接文本，选择快捷菜单中的“字体”，将“字体”对话框中的“下划线”选项前对钩去掉，然后“确定”即可。　　让文字在PowerPoint中亮起来　　在PowerPoint中，幻灯片放映时，其中的文字通常颜色暗淡，边缘模糊，可以交文字加粗(Ctrl+B)即可解决。　　快速加粗PowerPoint中的文字　　在PowerPoint普通视图中，在大纲窗格选择全选(Ctrl+A)，再进行加粗(Ctrl+B)可以将所有的幻灯片中的文字全部加粗。　　自动调整字间距　　单击“工文单词具→选项”，在弹出对话框中使用“编辑”选项卡，选中“使用智能剪贴”复选框，再单击“确定”按钮。这样，你在删除英时，自动去掉多余的空格；如果从剪贴板插入文本，也会自动添加空格。今天在家园发现一个帖子（），很不错。讲的是风险投资对幻灯片的要求。实际上，从毕业到现在，用了五六年的ppt，写方案，作提案。经历了以厚为美的年代，现在才发现，由繁到简才是真正的ppt之道。对于ppt而言，是一种商业交流的工具，与word的最大区别就在于以较短的篇幅讲较多的内容呈现给你的目标对象。但我们很多时候还是停留在以厚为美的阶段，最后经常会发现，ppt讲了两个小时，洋洋洒洒，但是客户却抓不住重点，而且，经常会分散注意力。以下的这个原则适用于很多行业和领域，譬如广告、公关、咨询，商业演示等等。人的注意力总是要发散的，更何况我们经常面对的是老板、企业家和事务繁忙的经理人。所以由简到繁容易，由繁到简就格外彰显功力了。 =================================================================================== 经典 ★PPT 演示 “10/20/30” 原则作为一个风险资本家，我不得不听取数以百计的创业者介绍他们的公司。大部分的介绍都是些废话：用六十页的幻灯片讲述“未决的专利申请”、“先动优势”、“所有我们需要做的就是让1％的中国人购买我们的产品”，诸如此类的启动方案。这些介绍是如此的恶心，以至于我一直在损耗着自己的听力，耳朵里一直在嗡嗡地叫，偶尔觉得世界都开始旋转。 ——Guy Kawasaki 厌倦了冗长的阐述，这名著名的风险投资人一直在努力传播其所谓的“PowerPoint10/20/30原则”。那么，何谓“PowerPoint10/20/30原则”？非常简单：一次PowerPoint陈述，应该只有10页幻灯片，持续时间不超过20分钟，字体不小于30磅。这一原则适用于任何能达成协议的陈述：比如，募集资本、推销、建立合作关系等等。 10，是PowerPoint陈述中最理想的幻灯片页数。一个普通人在一次会议里不可能理解10个以上概念——风险资本家也是普通人。（你和风险资本家的唯一区别只在于他是在拿别人的钱赌博给自己挣钱。）如果你必须要用超过10页的幻灯片来解释你的生意，你可能就没生意。风险资本家关注的10个主题是： 1．问题是什么？ 2．你的解决方案？ 3．商业模式？ 4．潜在力量/技术？ 5．市场营销如何进行？ 6．竞争性 7．团队 8．起始点和里程碑 9．地位和时限 10．概要和行动呼吁简练的说明以上这些，对你赢得听众的赞许很有帮助！ 20，是你必须在20分钟里介绍你的10页PPT。事实上很少有人能在很长时间内保持注意力集中，你必须抓紧时间。在一个完美的情况下，你在20分钟内完成你的介绍，就可以留下40分钟时间进行讨论——除非你不喜欢讨论，否则，最好还是尽快完成你的阐述吧。 30，是你的PPT文本内容的字体大小（其实30只是一个象征，意思是，尽可能大，估计是原作者为了1－2－3看起来舒服……）。大多数PPY都使用不超过20磅字体的文本，并试图在一页幻灯片里挤进尽可能多的文本，然后陈述者可以读它们，然而只要听众发现你在照本宣科，他们就可以在你之前读完，因为他们读起来总会比你说得更快。结果造成，你和你的听众不同步。人们使用小号字体的原因有两方面：第一，他们对自己的材料不够熟悉；第二，他们认为更多的文本会更有说服力。这种观点很有害！强迫自己使用足够大的字体，因为这会要求你发现最重要的部分，并知道如何解释好它们。这个PPT演示的“10/20/30”原则很值得我们思考，毕竟，一个演示的机会，不论对于创业者还是需要经常向各类客户做演示的人来说，都并不是唾手可得的。最近一直在做ppt,虽然不能讲做的很好，但是还是有些感受需要记录下来。对于一个ppt幻灯片究竟好不好个人任务包括了两方面的内容。首先就是幻灯片的纲要和内容本身，这个类似于一篇文章的骨架；其次才是ppt的布局，配色，模板和字体的选择，图表的应用，动画的设计等相关内容。在畅享或栖息谷我们随时都可以下载到各大咨询公司的ppt制作工具集合，但是往往拿到这些并不清楚如何使用，或者我们用了这些漂亮的图表也无法做出一个好的幻灯片出来。因此当我们要做一个ppt的时候关键的还是应该从目标出发，先列出你的ppt要表达的核心思想，或者说你的ppt演讲完成后需要留给听众最核心的内容是什么？所以做高质量ppt的关键还是会回到写作方法和技巧上面，从这点上也可以看到《金字塔原理》这类书籍在制作ppt上面的基础和重要性。一个ppt序言如何写？先描述场景还是先展示冲突？到了正文部分后准备分为几个部分描述？每个部分之间关系如何衔接？如何在各个部分都不断强调自己的论点？这些内容往往都是ppt制作前需要实现考虑的问题。一个ppt究竟多少页合适？个人任务应该控制在30-50页是比较合适的，评价讲一页按2-3分钟计算的话，整个ppt的演讲实际在1-2个小时内。如果 ppt的页数太多就容易引起内容太多太发散，在一次演讲中是很难让听众一次完全吸收的。所以有时候在作ppt前就会在列出了提纲后先考虑提纲的每一部分内容大概占用几页来描述。 ppt的模板选择是开始制作ppt的时候另外一个重要事情，模板一定要和ppt的内容和应用环境相互结合起来。比如对于商务方面的应用尽量需要选择素淡的 ppt模板以显示严肃性。ppt模板选择后整个幻灯片的色调和色系基本就确定了，这块个人觉得在ppt制作中比较难把握好，因此可以参考网上专门的ppt 配色方案进行整个ppt的配色，目的仍然是保持整个幻灯片的一致性。模板和配色确定了后，字体是我们要考虑的另外一个重要因素，比如为了幻灯片播放的时候能够看得清楚,一般至少要用14pt号以上的字体。对于字体本身也需要考虑，一般采用黑体和宋体，但是对于宋体需要注意的是往往在本机器看着舒服的反映出来的时候效果比较差。所以有时候没有办法而采用楷体，楷体在不同字号大小情况下失真的情况比较少。这些都确定了后就过渡到单页ppt的制作，首先需要考虑的问题就是如何布局的问题，布局是页面内容结构化的一种体现，一般可以考虑的是四栏布局，两栏布局或者2*2等方式的布局。特别是在图表和文字混排的时候采用2*2或一边单元格合并的布局效果会比较好。对于每页内容的组织，我们需要考虑的核心仍然是能够用表格描述就不用整段文字描述，能够用图形描述就不用表格描述。图形最容易给听众最直接的感受，特别是在结合动画的时候。对于一页的内容如果是静态的内容，比如多要素组成，内容分解我们都可以用相应的要素组成图，树状分解等形式来表达。而对于动态内容，比如要描述事物发展阶段，描述流程等，我们又可以借鉴ppt工具集中的相关发展阶段图和流程图来进行描述。还有一种就是基于数据的统计报表图，这类图形我们一般可以在Excel中生成好后再拷贝过来。对于图表，还有一个要注意的就是尽量要去掉过多的颜色，线条和边框修饰。太多的边框和线条反而有喧宾夺主的感觉，转移了大家对图表数据内容本身的关注。上面都完成后还需要考虑的就是个别页面是否需要设置一定的动画修饰。对于一个完整的ppt,需要动画的页面切忌过多。动画的作用是为了加深听众对内容的理解，特别是涉及到一些阶段流程等内容的描述时候，动画更能够体现效果。对于其它仅起修饰作用的场景下，要尽量少用动画。 PT是一种传播工具。构思PPT的过程，就是设计信息传达的过程。要进行准确的信息传达，意味着确认如下的系列问题：【1】谁是信息的接收者？既不要害怕，也不要做自大狂。不要企图讨好所有人，只讨好应该讨好的人。即使是拍马屁，也不要拍到马腿上了。【2】信息传递的目的何在？或者说接受者的目的何在？领导并不需要小满给他们上课，他们只是想确定小满是否是适合的岗位人选。确定了信息传递的目的，就确立了传递的策略和重点。【3】面面俱到，不如详略得当大家知道的少说或不说。说的越多，听众记住的就越少。ppt是一种关于印象的行为艺术，重点突出才是关键。不要把太多的东西塞在一个PPT里面。要制作好的PPT，要多用减法，而不是加法。【4】20分钟策略如果在5分钟，还没有进入主题，那肯定是个糟糕透顶的讲演。 20分钟一个小段落，会是一个比较好的策略。时间越长，听众的兴趣会下降，也会麻木或疲劳。【5】不要在需要的时候，才发现积累不够把准备动作分散到平时，养成在工作中搜集资料的习惯。如此说来，PPT也是一种处心积虑的行为艺术。有很多需要准备和控制的细节，淹没在看似不经意间。只有反复体会，反复实践，才能体会到其中的秘密。小满应聘是个人使用PPT的一个案例。属于小品。下一次，我们跟大家分享另外一种PPT的实战“情景剧”：团队如何从整体上协调配合、设计和上演PPT剧，精确制导，命中营销目标。今天到马君组织的学习沙龙进行第二次的分享。人不多，再加上这是我最最熟悉的话题，所以基本没有紧张情绪，不过仍然有很多地方需要改进。比如站位，幽默，练习的设计，内容的设计等等。每一次都有进步和收获啦。这次的分享我设计的内容非常简单，就两个原则，中间穿插了大量实例，最后大家反映说讲解得太简单了，这些原理大家都知道。应该再增加一些内容等等。其实我觉得这是对我最好的反馈，因为往往大家都知道的原理，却没有去做。我想要达到的效果是让大家去思考，进而去把已经知道的原理真正运用到设计当中去。这样才是好的分享，培训，不是么？这次PPT共有72张,这里节选一些主要内容，分享给大家先。：） INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET 工作的原因，常常需要帮别人修改PPT，大部分情况是演讲用的PPT。实际操作下来，发现有时候因为信息不对称，会影响效率。于是也根据经验总结了一下设计前的沟通方法。暂时列出这些要点，希望在未来的操作中逐步完善。如果在设计或者修改PPT之前，了解如下内容，相信会大大提高效率，不知道你是否同意，或者你有什么补充或者建议呢？欢迎留言讨论噢。 1.主题主题是什么，这是至关重要的。买书的经验告诉我们。书的封面都是精心设计的，用来吸引人的注意的。所以对于PPT的主题，也同样需要时间来精心设计。不过，很可惜的是，大部分PPT的封面并没有特别设计过，常常很简陋。 2.内容提纲如果是帮助别人设计PPT，在不知道内容提纲的情况下，就是巧妇难为无米之炊。如果能了解演讲人的要点，哪些地方需要详细说明，哪些地方一笔带过。需要特别强调什么数字或者重点。这样设计起来就会得心应手。 3.内容讲稿如果时间允许，能拿到内容讲稿，那是再好不过了。因为讲稿本身就已经能看出详略的地方，同时也可以根据现有的文字内容，视觉化很多东西出来，增加PPT的可视性。 4.目的了解演讲的目的，可以作为一个参考。 5.语言中文，英文，还是中英双语？ 6.听众和风格了解你的听众很关键。对不同的观众群，设计的内容会有所不同。不同的听众，决定了不同的风格。“专业”这个词经常被用到，但是不同的情况对“专业”的定义不同。有时候用照片是专业，有时候用卡通是专业。设计前有一个风格的界定比较不容易返工。如果有特别要求的颜色，也要特别注意。 7.时间演讲的时间和持续的时间。前者你会知道你有多少设计的时间。后者决定了PPT的页数今天照例到收藏一些教育技术网站上溜达，无意链接到一个叫孙小小的博客，继而发现了一个专注视觉思维与演示设计的小小宝藏。从中午一直到深夜，学习了站内提供的大部分图文并茂的资料以及链接的一些网文、视频、slides等。最大的感触就是站长是个知行合一的人（主张的理念与方法通过自己的实践来展示，Show me,don't tell me），最大的启发就是在ＰＰＴ中用简笔画（站长提出的画法有些复杂，其实Ｐｏｗｅｒｐｏｉｎｔ里可以直接画）。另外，温习了让图表说话（图文并茂）、简单就是美等设计理念。　　我学习研究演示文稿尤其是课程演示文稿的制作也有几年，每年给教师做教育技术培训，还得会专门分享一些经验技巧。但是，实际情况是，我们教师制作的ＰＰＴ质量与使用效果都不容乐观。我个人学习与研究的道路是会一直持续下去，关键是如何通过学校的人事培训等手段，改变大家的观念，推广使用好的经验技巧，提升大家的整体技术能力。　　无论是麦肯锡的图表，还是孙小小的简笔画，或者高桥的巨大文字，哈德的巨幅图片，还是莱斯格的图文结合，总之，就是用最简洁最形象的方式准确地把核心思想展示出来。很多时候，教师忘记了演示文稿是给学生（学员）看的，而不是做成自己照本宣科的稿子，所以一看到通篇是密密麻麻文字的PPT，我就起鸡皮疙瘩。按照ＫＩＳＳ与ＫＩＬＬ原则，ＰＰＴ的设计应该注意如下方面：内容与背景的对比要强（建议用较暗、柔和的背景色）图文并茂（包括表格、动画或视频片段）字体清晰，图文要呼应（列出关键词句即可）每张只展示一个主题整体风格（版式、字体样式等）保持一致好久没去转logosky这个网站了，今天又看到篇好的译作，相信对于大家设计PPT会有很大的启发。本文由设计师陈汉聪编译。【译者的话】在幻灯片上写满文字是一种费力不讨好的设计，也没有一个观众能够记住你上面的那些数据及文字。而用图片来进行演讲能够达到更好的沟通效果，也能够产生更大的视觉冲击力。本文将探讨使用图片来安排幻灯片版面时所涉及的几个基本原则。在幻灯片的演示中，照片比图表及文字能让你的观众与你的演示内容产生更加密切的联系。我们都喜欢数据！6次射门，23个遭弃养的小孩，3级台风。我们喜欢在幻灯片上摆弄这些数据，分析数据，然后又用各种各样的图表来表达这些数据—— 无论何时何地，我们总是怀着喜悦的心情在向那些昏昏欲睡的观众展示这些“翔实的数据”。但问题是，单独的数据其实没有什么价值，只有与真实的生活联系起来时这些数据才变得有意义。而与真实生活情景最好的联系是“故事”，所以请将你的那些文字及图表拿掉。而为了讲一个故事，我们需要有照片的帮助。照片能够与观众产生多渠道的联系。它们能够无声但却非常有力地将观众的注意力引入到你的演示内容中来，让观众产生一种情绪上的共鸣，并且也让听众对你要讲的内容有一个心理上的准备。我们很容易就能够找到大量快乐的图片，但一般不多见的悲伤图片却能够更有力的冲击观众的情感。如果你所演示的项目是象上图一样与儿童收容所有关，首先你要想的并不是这个收容所的资金情况及它的社会功能，也不是什么统计数据，而是：“谁是你要帮助的对象？为什么？”这是首要的问题，找一张图片来表达这个问题即可。你是演示的主角：关于演示，你要明白的第一件事就是你是整个演示的主角。你的观众大老远来到这里是为了听你的讲话，而不是为了看幻灯片。我们采用一张图片来让观众对你所讲的主题有个大概的了解，而细节则是通过你的口说出来。这个过程本身就很有趣，只有亲身体验的人才会知道。（主题：Thompson集团收购Trax公司的情况介绍）太多东西了！这张幻灯片基本上就象你所写的一个便条，但在视觉上，它毫无作用。上面所列的信息并没有什么问题，但关键是：观众对这些信息的获得应该来自你的讲述。在你讲述时，结合你的个性、表达能力、身体语言及表情告诉观众——这才是真正的演示！（主题：2008年我们收购TRAX公司）相关细节应该由你自己说出来！使用象征性图片：有很多主题，比如说，保险业的规章制度，你很难去用一张很真实的照片去反映这种抽象的主题。在这种情况下，或许就可尝试用一些在视觉上有某种象征意义的图片。在上面这个例子中，使用的就是一种具有“比喻”意义的图片。你可以将你要讲的话想象成多个章节，然后每一个章节就用一张图片去表达，图片产生了一种吸引观众的作用，也让观众将你讲的话与这张图片产生了某种联系。避免使用一些毫无特色的照片。文字应该“最少化”，并且使用中性的语调表达。一次表达一个观点：每一张幻灯片只表达一个观点，就算你有足够的空间放其它东西也一样。这可以让观众有充分的空间来思考你所讲的内容。其中的关键是能够产生良好的沟通。（主题：交通管理系统）（文字：每周客流量）飞机、火车、巴士及的士，589000,377800,320900,218600——谁会记得住这些数据？这些数据很有用，但没有人会对这些数据有所反应！我们可以将上述的四组数据分别用四张幻灯片来表达，每一张只表达一个主题，每一张都配合一张与主题相关而且全屏显示的照片。这样才能达到我们上述所说的目的：给观众有足够的空间思考，增加观众对你所说的内容的认同度。令人眼睛一亮：我们的思维受到惯性的束缚，经验往往成为我们认知某一个物品的准则。而让人眼睛一亮，其实就是打破这种惯性，重塑观众对某一个物品的认知。（主题：不同品牌的显著区别）沉闷的设计：这样的幻灯片随处可见，我们谈论的主题是“区别”，但在这里我们看不出“区别”在哪里，它只是列几个要点，毫不吸引。矩形的屏幕比例及加上阴影的文字也令版面显得很压抑，没有丝毫我们所说的“沟通”的价值。让我们来点创意吧，其实你完全可以做得到。（主题：是什么让你与众不同？）无疑，这是一个非常吸引人的版面。橙在苹果中，这就是我们所说的令人眼睛一亮，打破我们一般熟悉的认知。一个简单的问题（而不是一种陈述）引导观众思考，并且在心理上做好准备听你的演讲。上面的图片，橙和苹果是两种比较相似的水果，相似是很重要的，要给人一种在不经意中产生惊讶的感觉，如果后面放的不是橙，而是一个面包，其实这种效果就完全消失了。搞笑！每个人都喜欢笑。在演示时一些小小的技巧就能够达到这种效果，或者让观众更享受你的演讲，这比仅仅的幽默感更有效。（主题：六月份存货量）实事求是的说，上面这张幻灯片已经做得非常不错了，完全可以拿得出手，图表简单清晰，表达的趋势一目了然。但，慢点，天啊，看看上面这些数据！真是遭透了，从年初倒霉到年中，这个时候，可能除了哭，只能笑了！我们还可以做得更好：（主题：六月份存货量）人生中最令人绝望的事可能是在你进去厕所几分钟后，当你准备心满意足站起来时，却看到卫生纸已经用完了。或许也只有这种情景才能表达出我们此时此刻那种欲哭无泪的心情。精心挑选的图片，既表达出“存货量不足”这个含义，同时也展现出一种“故事”情节。可以想象：前面那张虽然漂亮的幻灯片并不会让人记住多久，而这一张，却能够在哄堂大笑中让人长久回味。更重要的是，由于其有趣，你更能获得观众的认同感，如果你需要他们的帮忙来解决问题，这样的沟通方式也更有效。发现美：美会触发我们内心深外的渴望。一张漂亮的照片可以让观众摆脱日常的单调而引起他们的注意力，也可以将他们带进一个丰富多彩的世界。无论你的主题是什么，都要学会发掘美。（主题：安吉是中国最大的竹种园）这是一个吃力不讨好的版式。这幅人工痕迹很强的图片放在不对称的两色背景上，给人的感觉很生硬，呆板而缺乏美感。其实在设计幻灯片时，要思考的是：我们需要的是故事，而不是数据。与其对你的主题唠叨不停，干脆我们以一种更好的方式来呈现。（主题：中国安吉竹种园有288个品种）漂亮的照片带出一种感官上的体验，而且也很容易设计。青葱繁茂的竹林让观众好象走进了一座绿色森林（“哇，这才是真正的竹子！”）。单行的文字及漂亮的字体低调地让图片发挥最大的视觉力量。戏剧化：戏剧就是电影院。指的是一张图片创造出某一种效果，如兴奋、期待、深刻等。戏剧化的设计就是突出强调某一种感受：将动作变得更夸张，让对比显得更强烈，让差异显得更突出。（主题：了解你的目标）关于PPT，有很多免费的模板可以利用。但上面所用的模板其实也说明了相当一部分模板所在的问题。地球及渐变的天空单独看起来不错，但如果放在你的幻灯片上，就显得有点碍眼，就好象在镜头前总有另一只手在摆动的感觉。同时，他们还分散了观众的注意力。而你那些文字及信息被这些图片消融了一干二净。主题：了解你的目标）我们把文字放在舞台中央，其实找一张合适的图片就可以轻易实现这一点。留意上面这个版面：有视觉支撑点（人物），暗色的背景及及上方明亮的光线，每一条线都呈同一角度，拍摄的角度也很特别，还有长长的阴影。这是一种舞台效果——在真实的生活中并不常见，整个画面也给人一种超现实的感觉。这样的视觉效果同样具有很强的冲击力。展现脸部：脸部是我们人类在所有图片中最熟悉的画面，脸部的表情特写也往往最容易触动我们的心扉。采用脸部作为表达，你已经不需要再用另外的强调了。脸部表情可以多种多样：高兴的，悲伤的，紧张的，焦虑的等等。（主题：SPCA宠物收养项目/2007年有1220只狗被收养）上面这个版面有什么问题？它只是表达了一种事实，再加上数据，仅此而已。在图片中我们没有获得额外的信息。在这个版面中你如果只是想表达被收养的狗只有多少问题还不大，但你并不仅仅想表达出这个信息。另外，活泼鲜艳的卡通狗与深沉渐变色搭配也不配合，进一步使版面弱化。（主题： 1220个领养的客户）脸部传达更多信息：达个版面中，更少的数据，连SPCA也没有提起，但版面传达更多信息。每一个观众看到这张图时都产生更大的情感上的反应，这个时候，你的文字就给人更多的感受，而不仅仅是传达一个事实或数据。如何寻找一张好图片？当然，这与你自己的眼光有关，但也与你寻找图片的技巧有关。作为一个PPT所用的图片，有时你需要找一些有部分平实背景的图片，以便你能够在上面加上文字。现在有些图片搜索网站，甚至可以让你选择在那边留空来进行搜索。以下就是一些适合用于幻灯片背景的图片，他们都有一个特点：图片的主要元素在其中一边，而且留有大部分的空位。当然，你也不一定能够干好找到你非常满意的照片，有时适当对图片进行了剪切或许更有帮助。甚至会一些PS的基本操作也更有利。但无论如何，善于发掘图片的含义，加上你的一点创意，让文字与图片产生更有趣的联系，这或许是更重要的技巧。 PPT制作技巧 Magic Seven原则（7士2＝5～9）。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新组织。 KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。 10/20/30法则。演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30点(30 point)。能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来，人家会觉得很省事。别写那么多字，没人看，除非你打算照着念。要想办法让人知道你的PPT还有多少，或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要，对自己好也对观众好。不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的，朴素一点比花哨的更受欢迎。多用口语，放在一些类似tips的地方，效果往往加倍。 1、尽量用低版本的powerpoint做，避免对方机子不能正常显示你ppt的动画、字体； 2、形式服从内容，根据内容定义你的ppt风格，不要太花俏； 3、字体与背景分离鲜明，配色要柔和舒服，要顾及学生的视角，忌混淆不清； 4、做跳页链接url时，用相对地址而非绝对地址； 5、每张ppt最好有题目标识，防止连自己都不知道自己想表达的内容在哪张ppt上； 6、尽量少用音乐，用音乐最好用midi格式，它读取方便； 7、ppt内容只是提要，切忌详细，否则就显得你只是在读ppt，而不是在讲课。 8、用不同的机子测试你的ppt，看是否都能正常显示。制作PPT的八个武器 1.目标——恰当的PPT，为恰当的客户 2.风格——建立易记忆的PPT 3.颜色——PPT不是绘画 4.逻辑——运用逻辑使PPT具有说服力 5.布局——用结构化规划你的PPT 6.工具——用图表进行说话 7.过程——行动的PPT 8.呈现——在成功的PPT上，做成功的PPT 提高ppt制作质量20法 PowerPoint也是一个很大的工具库存，初学者往往由于不知道这个工具库中各种工具的，陈列方法，所以用起来不那么方便，制出的软件也比较。实际上，只要你坚持大胆去做，就会在使用中不断发现和开掘出一些很有价值的新工具、新手段，令软件变得更生动、更流畅，有时还会让你大喜过望、高兴不已。在课件实际制作过程中，我们常常要选用和配制一些影片、图片、动画、声音等素材，而怎样灵活自由地用好这些素材，就成为提高PowerPoint　软件制作质量关键所在。在用PowerPoint制作课件的过程中，我们逐渐积累了一些使用技巧，现在简要加以说明，期望引得同仁的交流，共同长进。 1、字的出现与讲演同步为使字与旁白一起出现，可以采用“自定义动作”中按字母形式的向右擦除。但右是一大段文字，字的出现速度还是太快。这时可将这一段文字分成一行一行的文字块，甚至是几个字一个字块，再分别按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔一秒到三秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。 2、长时间闪烁字体的制作在PowerPoint中也可制作闪烁字，但PowerPoint中的闪烁只是流星般地闪一次罢了要做一个可吸引人注意的连续闪烁字，可以这样做：在文本框中填入所需字，处理好字的格式和效果，并做成快速或中速闪烁的图画效果，复制这个文本框，根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置设为一致，处理这些文本框为每隔一秒动作一次，设置文本框在动作后消失，这样就成功了。 3、目录式的跳转利用字的跳转功能，可以建立漂亮的目录。设置跳转时，建议不要设置字体的动作，而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避免使字带有下画线，又可以使字色不受母板影响。具体操作为选中字框，单击右键，选取“动作设置”项，链接到所要跳转的页面。 4、旋转图片的方法在实际使用中文PowerPoint提供的艺术图片时，往往需要对图片进行旋转、渐变和阴影交换等操作。因为中文PowerPoint的操作过程是针对对象的，而这些图片固有的格式又与中文PowerPoint中的对象不同，因此，需要在完成一些比较复杂的操作之前，先将这些图片转变为中文PowerPoint中的对象，然后再进行操作。操作方法如下；（1）在中文的文件中，依次选择“插入／对象／图片／选择图片”，来调用需要进一步编辑的图片。（2）在中该图片之后，再使用鼠标左键单击工具条中“绘图”，然后选择“取消组合”命令项，并在随后的警告提示中选择“确定”，从而使这个图片分解成若干个小单元，接着在图片外部任意地方单击左键，使图片分解标记消失。（3）在分解后的图片的左上角处按下左键，然后向该分解后的图片的右下角处进行拖动，使分解后的整个图片被全部套在矩形虚框中，此时松开鼠标左键，即可出现分解后的图片被全部了选中的标记。（4）使用鼠标左键单击工具条中“绘图”，然后选择“组合”命令项，即可使分解后的图片重新组合成为中文PowerPoint的对象。（5）先中该图片对象之后，再使用鼠标左键单击工具条中“旋转”按钮，即可实现艺术图片的旋转操作。 5、控制幻灯片的播放在中文PowerPoint播放幻灯片的过程中，往往需要实现暂停后再继续播放、幻灯片之间跳转、播放同时进行画图等操作。操作方法如下：（1）实现暂停后再继续播放的方法。在播放过程中按下停止键（S键）或数字键盘上的加号键（＋）可以暂停或继续一个自动播放过程。如果使用Alt +Tab组合键切换到Windows的其他应用程序中，也会实现暂停自动播放过程，直到切换回来后再继续进行播放。（2）实现播放过程中在幻灯片间进行跳转的方法。 ①在播放幻灯片之前键入一个数字（如3），然后回车，即可直接跳转到数字的设定幻灯片中（这里是第3 张）。②在播放幻灯片的过程中，同时按住鼠标左右两键，在持续2秒钟之后，即可实现从当前任一幻灯片中直接跳转到第一张幻灯片。③在播放幻灯片的过程中，使用鼠标左键单击幻灯片（或者按下N键、空格键、右方向键、下方向键及PageDown下翻页键中的任何一个），即可实现跳转到下一张幻灯片。④在播放幻灯片的过程中按下H键，不但可以跳转到下一张幻灯片，而且还可以显示原来设置成隐藏的幻灯片（当某一张幻灯片上有一个黑色梅花样标记时表示它后面有一张隐藏的幻灯片）。⑤在播放幻灯片上的过程中按下P键、退格键、左方向键、上方向键、右方向键及Pageup上翻页键中的任意一个，即可实现跳转到上一张幻灯片。 6、在播放幻灯片的过程中进行画图的方法首先使用鼠标左键或者右键单击屏幕右下角的图标（或者按下ctrl +P组合键），然后单击画笔，鼠标变为一只画笔，再在需要进行画图的第一点单击鼠标左键，然后拖动鼠标依次到第二点、第三点……进行单击即可进行画图。如果需要擦掉刚画的图形，按下E（擦除）键即可（如果此时先切换到别的windows应用程序，然后再切换回来，则刚画的图形会自动消失）。 7、利用动作按钮实现自由跳转 PowerPoint提供现成的动作按钮，帮助你实现幻灯片播放的自由跳转，从而达到人机交互的效果。具体操作是： ⑴在幻灯片视图下，在当前窗口中有你要进行跳转的幻灯片，这时点击菜单框中的幻灯片放映项，从出现的下拉式菜单中选择相应的动作按钮项。计算机系统提供了若干种不同形状的按钮，它们具有不同的功能，你可以根据需要选择其中的一种。 ⑵把鼠标指针移到幻灯片中，按下左键往右拖拉鼠标，幻灯片中出现一个刚才选中的按钮。如果要移动它的位置，单击，选中后，按下左键拖拉鼠标即可；如想让PowerPoint改变其大小，可在单击选中出现的八个方形控制点后，移动鼠标指针到四角的控制点上，按下左键拖拉即可。按钮上图案形状的改变可通过拖拉按钮边的一个黄色的菱形点来完成。颜色和线条的变化可通过双击“按钮”图标，从出现的“设置自动图形格式”对话框中进行操作。 ⑶按钮的属性可以在它刚刚生成时进行设定。拖拉鼠标生成按钮后，松开鼠标左键，屏幕自动弹出一个“动作设置”对话框，其中主要有两个选项，单击鼠标和鼠标移动。它们是两种不同的激活交互响应方式，每一种方式下都有“超级链接”、“运行程序和播放声音”等项目供你选择。如要实现点击按钮转到其他的幻灯片中可选“超级链接”，如想点击按钮播放一段音乐则可选“播放声音”。每当你选好一项时，点击它的长方形条，右边的向下箭头会有一个下拉菜单，从中可选择要链接的幻灯片或一段音乐等。设置完成后点击“确定”即可。 8、用热键超文本链接功能实现跳转，提高交互性功能　大多数老师开始制作的PowerPoint软件，几乎都没有热键，因而也就没有交互性，幻灯片只能按原来的固定次序逐张放映，这使老师上课时就显得很被动。其实热键方式是通常进行人机对话的另一种常用的形式，精巧的设置可使你的软件具有专业水准。在 PowerPoint中利用热键超文本链接功能实现跳转，其交互性功能也是相当不错的，设计起来也不困难。　　　　 ⑴热键可以是PowerPoint里本身为你准备的“动作按钮”（菜单栏上的“幻灯片放映”—“动作按钮”）中的各种按钮，如电影、声音、信息、开始、结束、帮助等，也可以自己设计任意形状、任意色彩图案、任意字符，只要自认为满意就行，例如：“主菜单”、“返回”、“背景介绍”、“作家作品”、“迁移阅读”等. ⑵选定该热键（单击该键，使其周围出现带点的处理框，此框意味着可惟对该框内容进行编辑处理），从“幻灯片放映”中选择“动作设置”，打开对话框，这时你可选择“单击鼠标”或“鼠标移动”两种方式来控制热键动作，一般为了上课便于控制，多选有前者。 ⑶在同一对话框中点击“超级链接到”，再打开它下面的下拉菜单。可以选择任意一张幻灯片、一段影片或声音，作为该热键的链接对象，这个对象可以是本PowerPoint文件里的幻灯片，也可以是其他文件（如word、excel）或光碟里面的字符、动画、影片。 ⑷点击“播放声音”。同样，在下拉菜单中PowerPoint也准备了多种声音配合“动作”，若均不满意，可在菜单最后点击“其他声音”，这时你可从光碟等各种文件中截取你需要的声音。如果还不满意，还可自己配音（具体操作，可参照下面“你也可以直接为课件配音”）。 ⑸点击“单位时突出显示”以增强画面的效果. ⑹最后单击“确定”，关闭对话框，你就完成一个交互式动作的热键设置。重复⑴－⑹，设置多处交互式热键，你就可以在文件前后、文件内外任意前进后退、跳跃、重复演播、挥洒自如了。如果有很多热键，你可在像许多出版的软件那样，统一形式，一律都在画面的下方或左边，但自用就不必这么考究了。事实上，在我的课件里，我更愿意让热键不那么整齐划一，无论是颜色还是形状，而且放置也是随心所欲的，我觉得这样自己用起来更方便、更自在，也许也更有个人的风格。需要说明的热字设置完成以后，马上你就可以看到它的颜色与普通文字不同（且有下画线标记），但它的功能不是马上就可以实现。只有在幻灯片放映时，才能完成你设计的跳转功能。这时你只要移动鼠标指针到设置的文字对象上，鼠标指针马上变成一只手状指针，只要点按左键（如把动作设置成移过鼠标，则无需点击）即实现跳转。如果先按住shift键再按照上述方法进行画图，则可以直接画出水平线或垂直线。 9、制作特效字幕大家在看电影进，知道有些电影字幕是从画面中的下部慢慢地出来，然后在画面的上部消失。其实我们可以利用PowerPoint强大的演示功能，制作出这样一张幻灯片。其制作过程如下： ⑴在“新建”幻灯片中选择“空白”格式的幻灯片，单击“确定”。 ⑵在“插入”菜单中选择“图片”中的“来自文件”选项，选择已设计好背景图片的文件名，单击“插入”按钮。这时选择好的背景图片就出现在幻灯片上了。 ⑶调整好图片的大小，选定图片框，在“编辑”菜单中选择“复制”，以备后面反复调用这幅图片。 ⑷用图片上的“裁剪”工具保留图片下部约1／5的部分，将保留的图片移出幻灯片外，以方便后面的操作。 ⑸单击“编辑”菜单，选择“粘贴”，以下操作同第4条，保留约3／5的上部图片。 ⑹单击“编辑”菜单，选择“粘贴”，在屏幕下面的“绘图”菜单中选择“叠放次序”，半单击“置于底层”。此时，灯片上有了三幅图片：完整的背景图、上部图片和下部图片。 ⑺首先完整的背景图在幻灯处上放好，然后将上部图片和下部图片在背景图片上拼放好，注意要看上去就好像是一幅图似的。 ⑻单击“插入”菜单，选择“文本框”中的“文本框”，在文本框中输入要演示的文本。 ⑼先将文本框在“叠放次序”中“置于底层”，然后再将文本框“上移一层”。 ⑽决定文本框的动画样式。单击“幻灯片放映”，选择“自定义动画”，在动画效果中选择“从下部缓慢移入”，单击“确定”。 ⑾在放置文本框时，要注意将文本框的框底线放在背景图片的上部，如文本内容较长，尽管从幻灯片的上部伸出，多长都没有关系。 ⑿现在就可以按一下“幻灯片放映”的快捷，看一看刚才制作的字幕如何，可以的话，就设置文本的字型、字号、颜色及动画的循环放映和配音等内容，这样，一张仿电影字幕的幻灯片就制成了。使用PowerPoint制作课件时，老师们普遍觉得按钮的效果没有Flash那么动感十足，如何让PowerPoint里的按钮也能动起来呢？一起来试试吧。　　首先，建立一张空白演示文稿。　　1. 选取椭圆工具，按住“Alt”键，拖出一个正圆形。　　2. 点击“填充颜色”的下拉菜单，选择“填充效果/过渡”，在“颜色”框中选择颜色1为白色，颜色2为紫色，在“底纹式样”框中选择“角部辐射”，在“变形”框中选择第一项，按〔确定〕。　　3. 为了使这个按钮看起来像一个立体球，必须去边：选择“线条颜色”的下拉菜单的“无线条颜色”。　　4. 在按钮上输入文字“播放”：选择文本框，在按钮上单击一下，输入文字“播放”。　　5. 复制该幻灯片：在大纲栏里选择该幻灯片，复制并粘贴，产生第二张幻灯片。　　6. 修改第二张幻灯片的按钮图案：与步骤2相同，“变形”框中选择第二项。　　7. 对每个按钮设置鼠标移过的超级链接：右击该按钮，选择“动作设置”，第一张幻灯片的按钮链接到第二张，第二张幻灯片的按钮就链接到第一张。好了，大功告成。现在，点击“幻灯片放映”，当鼠标经过按钮时，按钮是不是就动起来了？来自《品牌名利场 Vanity Fair of Brand》，原文在这里现在有个趋势是Powerpoint的泛滥使用，甚至以长篇为荣，我现在开会已习惯首先看对方PPT左下角的页码，如果超过30页就有点坐立不安（我总相信30页之内可以介绍一切可以用PPT讲明白的事情），遇到那种喜欢在每一个slide下标注“第*页/共*页的人，我就很有好感并在内心夸奖对方具有职业风范和pptiquette（借用netiquette之义），当然还有那些既不标页码又极臭而长的提案，更是折磨我们的生命，有时我恨不得把演讲者揪下来勒令闭嘴。记得我以前在某个日志抨击过这种现象，尤其是那种用公司业务介绍的PPT来演讲的所谓专业人士，不过此帖激怒过一些圈内人。作为身体力行者，我一直在自己的team里提倡短小精悍的PPT风格，而且减去所有不必要的图案、装饰、声音以及动画效果。我的思想是“先做减法到最极限的骨骼，再做加法添肉丰满起来”，我相信这样的PPT才是保留了最紧要的结构、逻辑、推理、结论，并保证你使用的是最简练的语言，而且这也最利于发挥PPT的本质和沟通的最大效果。当然这个思想也是来自《金字塔原理和电梯原则》。不仅写PPT如此，在运用PPT演讲也是如此。如果给予充足的时间，任何一个演讲者（假设PPT是他亲手写的）都能完整自如的表达PPT中要表达的所有内容，但是，假设突然临时被告知，演讲时间被缩短一半怎么办？他马上就要决定，该省略哪些内容，淡化哪些内容；假设演讲时间只有5分钟？怎么办？我遇到最苛刻的时间，是缩短到只有1分钟（老板基本已经在整理文件开始起身）——那基本上只能打开最后一页直接用力陈述结论——哪怕象陈凯歌那样用力过猛搞个无极也行！我在很多会议上遇到这样的情况，尤其是那种1天排满了10多个发言的大会，永远会超时，结果后面的发言者不得不被迫缩短时间，结果导致发言质量大大下降，原因在于催促之下很多没有经验的发言者因此结结巴巴，不知该如何把握重点，应该跳过哪些slide直接到什么位置；最好笑的是一次，我们在下面大声要他加快速度，结果这位可怜的同事，当时大汗淋漓、身体僵硬、思维混乱，干脆一个字一个字念PPT上的文字——无论我们怎样催促，我们不得不全场安静，等他逐渐调整呼吸，慢慢将PPT读完。从此我总结了一个经验，假设要考验一个人的思考水平和准备工作如何，给他1小时演讲时间准备PPT，但是当他开始时，突然告诉他只有10分钟，要求他加快速度只讲关键之处——看他能否自如地达到你的要求？然后突然又告诉他，你对某个地方很感兴趣，愿意再多给他 20分钟详细表述，然后又观察他如何组织语言，从这个地方展开，并且与主题联结。我曾经在Presentationzen里面看到过Jobs演讲的精彩图片，所以今天看到这篇文章的时候特别有感触。我看到的是英文的文章，刚才找到了中文，就把中文帖过来吧。如何像乔布斯那样做个吸引人的演讲作者：Carmine Gallo 原文在这里中文翻译来自这里图片原文中没有，我从Presentationzen里找了一些苹果公司在三十年里不断创新，它给我们带来了全新体验的计算机并改变了我们聆听音乐的方式。而极具人格魅力的公司创始人史蒂夫·乔布斯将公司提升到了一个新的高度。任何观看过乔布斯演讲的人都会认同，他是美国最为杰出的公司演讲者之一。乔布期从很早以前就知道，一个领导人必须是该公司的品牌发言人。作为一个专栏作家和记者，我花了大量的时间来观看乔布斯的演讲。他真是棒极了。无伦是发布像iPod那样的电子玩意，还是酒吧三明治，最主要的目的就是要赢得客户。以下是我从乔布斯演讲中总结出的五个重点，看看他是如何通过演讲技巧来做到这一切的。 *传达“利益”概念乔布斯在演讲中不是在推销商品实物，他传达的是一种体验信息。乔布斯不像大部分的技术人员，在演讲中充斥着那些令人麻木的数据统计，而是在向听众兜售他们能从新产品中得到何种“利益”！举例来说，在发布30G iPod时，他这样说明这个产品对用户的意义——用户可以随身携带7500首歌曲、25000张照片、或者是长达75小时的视频。而在介绍第一台 Intel Mac时，他向用户解释，双核芯片使新的Macbook Pro比旧款Powerbook G4快上四倍，是“令人尖叫”的产品。他强调这是苹果制造的最薄的笔记本电脑，同时还有很多今人惊奇的新特性，如更亮的宽屏幕、内置摄像头方便用户进行视频会议。事实上这不是在谈论技术，而在说技术可以为你带来什么！ *练习再练习在产品发布的期间，乔布斯会无视其他任何事情。他不断的温习和演练手中的资料。商业周刊06年2月6号的文章中写道，“乔布斯在发布新产品时，就像一位老朋友在你的客厅中向你展示一项他的发明！而背后的事实是，这样的亲和力是建立在无数次的排练上的。”文章中还写道，乔布斯常常要花四个小时来做准备，因为他要了解演讲中的每一张幻灯片和每一处展示细节。 *图形化在乔布斯演讲时，通常条条杠杠的文字内容很少出现。每一张幻灯片都尽量用图形来表达。如当他谈论计算机内部的新芯片时，背景就会在产品边上配上一张色彩丰富的芯片图片。对！就是这么简单、明了。苹果公司的演讲不是用主流的PowerPoint软件来创作的。但事实上，用PowerPoint也能像它一样做成图形化的效果。关键在你制作时候，一定要具有尽量用图片来取代条条杠杠文字这样的观念。曾有一个公司的副总，计划通过一份包含80多张大量信息的幻灯对其客户做演讲，而这一切都要被压缩在短短的 40分钟里。可想而知，他的客户如何能接受。我建议他用图形方式来表达他的信息。于是，他对幻灯进行了修改，将内容缩减至10多张图片丰富的内容。结果，第二天，报纸就报道了投资人和分析师对他的演讲反响强烈，公司股票也随后上扬17%。这结果正是从乔布斯的图形化表达中所吸收到的。 *激情无限乔布斯具有一种充满感染力的激情。当发布videio iPod时，他说，“这是我们所制造过的最棒的音乐播放器”“它具有无与伦比的屏幕！”“色彩极为出色！”“视频效果令人惊叹不已！” 而我在指导一些客户演讲时，常常不得不让他们暂停下来，提醒他们，要对自己所表达内容注入激情。他们通常能领会我的意思，但不一会儿又会失去激情，重新被带回到“演讲状态”中。而在乔布斯的演讲中，时刻能感受到这种激情。没有比80年代中期，乔布斯劝说史考利加入苹果更具煸动性的例子了。“你是愿意一辈子都卖苏打水，还是与我一同改变世界？”结果这位百事公司的官员选择了后者。尽管他最终以失败收场，但从这件事上，我们能看出乔布斯的使命感——这种从苹果公司创立至今一直延续着的使命感。 *and one more thing... 在每场演讲快结束时，乔布斯会补充道，“and one more thing...”。然后，它可能会是一件新产品，一种新功能或者一个乐团节目秀。这个举动使乔布斯的演讲变得更像是一场盛会：有一个冲击力的开场，中段是产品演示，一个精炼总结，最后还有“one more thing...”这样一个安可！ INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET HYPERLINK "poco://%7Conline_down%7C%E5%A4%A7%E7%A2%9F%E7%89%88_%E9%83%BD%E6%98%AF%E6%88%B4%E8%8C%9C%E6%83%B9%E7%9A%84%E7%A5%%7C247289801%7C4E3UHUZSEVR2HCNVJOFFB4Y2WTTXCOBN%7CRG2XBE5LCAYA4OV2YQRI4VBE3MDRYVNERKE7THROZQDPU6X7YWSA/" \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK "poco://%7Conline_down%7C%E5%A4%A7%E7%A2%9F%E7%89%88_%E6%96%B0%E7%81%B5%E7%8A%AC%E8%8E%B1%E8%A5%%7C433875031%7CGQLANWZUJVKSRBXXGIYUKF5VCXKBU63D%7CRG2XBE5LCAYA4OV2YQRI4VBE3NEWCA3Q3MW26ZF2K5IJQEJMIUOA/" \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK "poco://%7Conline_down%7C%E6%8B%9C%E8%A7%81%E5%B2%B3%E7%88%B6%E5%A4%A7%E4%BA%%7C445212840%7C5ZUGHTITPHDOQQFPAACBHDS4F6RB5L42%7CKSKMYBTUDPTLEO6CGQKY2EYBOBSBPDZ3DYWKWRPM6JKGYPEK4ERQ/" \t "_blank" HYPERLINK "poco://%7Conline_down%7C%E5%A4%A7%E7%A2%9F%E7%89%88_%E6%B2%A1%E4%BB%80%E4%B9%%7C323175855%7CPWTMTTGTXYADMKGFDJ45YWJ4A44B7YRZ%7CRG2XBE5LCAYA4OV2YQRI4VBE3MDRYVNERKE7THROZQDPU6X7YWSA/" \t "_blank" 如果你阅读过前几天小小转载的文章如何用图片进行演示，小小可以开心地告诉你，源头终于被小小搜索到咧，那就是before and after 在小小见过的所有讲设计的资源中，before and after是最经典的。配色极其舒服。最早小小是通过logosky的谈艺录了解到的ba的，由于before and after是个收费的网站，所以只能看到仅有的3篇免费下载的文章。不过呢，最近在google里搜索了一番，还是能找到几乎所有的免费下载连接滴。搜索的方式很简单： bamagazine filetype:pdf 通过这种方法，你能找到很多资源和网站哦。：）这是小小的部分收获。有一些内容是和presentation的设计相关的。当然，如果你喜欢阅读中文的话，可以直接到logosky的谈艺录，谢谢设计师陈汉聪的编译，可以让大家获得很多圣经级别的设计资源,而且是用母语来阅读。学设计，到宜家！受孙明明的启发(木头人--提高简笔画水平的好工具)，今天跑到宜家买了一个木头小人，以后可以用它来练习画画。而除此之外还有许多许多其他的收获。去过宜家，并且看过他们的网站，小小得出一个结论：Ikea的确是生活的专家。在宜家，可以吃饭，买各种各样好东西，闲逛也特别舒坦。而如果你对设计感兴趣，那里绝对能给你很多启发：产品设计，房间设计，玩具设计，网页设计...... 对我来说，关注得最多的是，有什么可以借鉴到PPT设计上呢？太多了哈！放眼望去，那些海报都是值得学习学习再学习的，可惜这次没有拍照（下次有机会补上噢！）。不过我们去看宜家的网站，道理是一样的噢：排版这是一个新产品的广告，大量的留白（或者说留黑）特别舒服。下一个画面加上的主体，鲜艳的颜色同样漂亮。这种排版的模式，几乎可以直接用在PPT的设计中来。只要把标题加大，内文变成台词就好了。小小尤其喜欢的是宜家疯狂方式，这里有简笔画，黑白照片，彩色产品照片，动画，音乐，还有产品背后的故事，每一样都是精心设计的。欣赏的同时呢，一样的道理，如果把小文字去掉就可以把排版的模式用在PPT中啦！图解注意到左边那些小图标了么？下次画简笔画可以来这里参考哈！偶然的机会认识老臧的,他写一个很好看的blog:学习金子塔。我曾经写过一篇文：看《农夫耕完今天这片田》认识新朋友，讲的就是他。后来在老乔的酒吧里见了一次面。他也写了两篇文：通过Jobs认识孙小小和乔家学院(上）（下）学习金字塔:昨天译了一段GARR的话：Garr Reynolds跟一个展示设计专业人士交流，他说：“他们不是在谈论Powerpoing或者Keynote（苹果电脑的幻灯片播放软件）文件，我们讨论的是关于故事、信息、视觉传达和结构，诸如此类。我认为这凸显了一个观念:伟大的演示和伟大的设计并不是关于工具或者技巧，它们是关于观念，使得信息能够直指人心。 I don’t think we ever really talked about PowerPoint or Keynote. We talked about story and message and visual communication, structure, and on and on. I guess this underscores the idea that great presentations and great design are not about tools or technique, they're about ideas and getting messages to stick. 点这里看原文孙小小:对，工具就是笔，你能写出什么或者画出什么取决于你的脑袋。学习金字塔:这个是电脑软件无法告诉你的。有人说，电脑软件可以轻易地帮你画出一条直线，但是它不能告诉你这条直线应该画在哪里。孙小小:哈哈说得太好了！我有次看到台湾一些人做简报交流，用什么软件的都有。他们那次基本都是模仿高桥风格，特别好玩。你看过高桥的东西么？学习金字塔:没有，看日本的广告和包装，就可以推出他们的PPT一定精细的不得了孙小小:不是，日本普遍很差。因为做ppt的人并不是设计人员学习金字塔:你说出一个关键孙小小深圳出差中说: 孙小小:看这个，高桥的英文演讲。他的ppt 都是巨大的字。特别震撼，幽默学习金字塔:你现在做的领域，不是面对设计师如何设计，而是如何让非设计人员有设计感。这是我在公司一直做的事情，帮各部门修改培训幻灯片，教业务人员如何讲故事，介绍自己的经验。如何把一堆文字用图形来简化生动。孙小小:对设计人员已经很清楚了，但是设计人员和我们是在两个世界学习金字塔:把文字当图片（指高桥的PPT 小小注）。不过，国内的设计人员懂演示的很少。很多做设计的考虑的是怎么漂亮，而不是怎么易读。他们可以为了漂亮让文字很小，而不是如何让文字更容易看到。其实深圳的交通路牌，或者说全国的高速公司上的指示牌，倒是很好的视觉案例，无论是颜色还是字体字号都很有水平。从深圳去香港，看指示牌就很有意思。过关的时候，发现，深圳墙上的知识文字很多要靠近才能看清楚，但是会感慨设计的很漂亮。到了香港那面，墙上的指示牌没有让我发出设计的真漂亮这样的感慨，但是一下子就看清楚了意思。后者是最高级的视觉传达，孙小小:功力学习金字塔:但是前者能让客户买单，你是专业人士会如何选择？后来你被市场逼着，违背了原则，后来读者被这些三流东西教育认为设计就是这样，进入一个恶性循环。你现在就在做扭转乾坤的事情。孙小小:很多广告就是这么出来的，客户是上帝哈。学习金字塔:只要让老百姓和多数人知道原来更漂亮更有效的是这样。孙小小:而且我觉得很多时候因为大家英文都不好，也是个障碍。因为国外有很多好东西，他们没有办法直接看到。学习金字塔:所以翻译外国的东西，连图带设计一起带进来很重要。有本书，是美学理论，比较难啃，不过还是值得啃啃。阿恩海姆的《艺术与视知觉》，大学时对我影响很大学习金字塔:看了高桥的视频。5分钟很精彩，有了PPT，不用翻译了。就是“呃”太多，不过他的幻灯片配合的很熟练，不管什么演讲，笑声很重要。他的笑声不断还是值得称赞的。我感觉，这样的紧密配合的文字幻灯片，要考虑你站的位置，最好是人和投影幕布在一个方向，人在目前，PPT做人的背景，这样就不会分散注意力。不过，国内很多场合没注意这条，人和慕是两个点，分散注意力。孙小小:国内的场所没有那条件学习金字塔说:我看到老外都是人站在慕前面，灯光就打在身上。当然幕要大。而且漂亮，就是演讲的背景板了。孙小小:我看的最大的就是steve jobs，简直就是剧院学习金字塔:可能要的就是那种效果，数字色彩打在人身上，本身就是一种戏剧和数码效果。所以老外向电影学商务孙小小:电影可学的东西真太多了，还有游戏学习金字塔:是，准备把《全新思维》再看一遍孙小小:presentationzen上面也有那书的介绍学习金字塔说:你也帮我留意那本《故事:材质、结构、风格和银幕剧作的原理》(美)罗伯特·麦基这里有篇文章:与好莱坞编剧大师罗伯特·麦基的对话学习金字塔:麦基认为，如果经理人能够把幻灯片抛到一边，潜心学习怎样讲述一个精彩的故事，那么他们就有可能在吸引听众方面上一个新台阶。可以改为，如果幻灯片能够帮你讲故事。。。孙小小:经理人会说我没有时间讲故事，而且没有时间练习，所以才把ppt写上那么多字的，因为他们需要照念学习金字塔:柯维7个习惯最后一条，磨斧子前一次写学习PPT，被大家说好，还被MSN的编辑放到Live Spaces的首页推荐，导致流量暴涨留言倍增。至今还总有从baidu等搜索引擎引过来的流量。就是这篇。窃喜窃喜。上次那篇，不少留言都集中在苹果的那个Keynotes软件上了，其实我的本意是表达怎么样的PPT才能够更好的表达自己的想法。说到底，用什么软件只是一个形式问题。想起前段时间，自己做的SoCool!活动，花了些心思做了一个总结报告，和大家分享过两次。因为涉及到一些机密，我一直在琢磨怎么能分享出来。终究，删掉很多东西，跟大家分享一下，我认为结案报告的做法和一个好的结案报告应该怎么写。首先，我们要知道为什么要做结案？结案给谁看？我们花了很大的精力去做一个项目，得失、成败、喜悦、遗憾都一定有，那么我们需要有一个叫结案的东西，用来总结：给老板看的，告诉老板你做了什么，有什么结果。分享：给同事看的，分享自己是怎么做的，有什么好的可取的地方，如果他们做有什么一定要注意的。因为谁也不可能在一个岗位上干一辈子，更不能让自己的事情别人做不了。自己如果能够有一些经验留下来，对自己对公司对别人都是好事。思考：给自己看的，当自己身处项目之中的时候，不能判断事情的好坏成败，所谓“只缘身在此山中”。当事情结束了，我们静下来仔细去回顾的时候，才会有很多想法浮现出来，这个时候一定要想办法记下来，会让自己印象更加深刻。我们还会发现“说出来”和“写出来”有很大差别，说的时候可以不经过大脑，而写出来就一定要思考过才会写出来。这个“思考”的过程对自己非常重要。因此，事情做完了，要让老板知道、同事明白、自己成长，做一个像样的结案报告是必要的。然后，要有个标准：怎么就算好？大家都见过很多很眩飞来飞去的PPT，看完之后只记得在飞了，却不知道他要说什么，殊不知PPT只是一个表达的工具，是让自己的想法能够传播的东西而已。我有三个标准，做完结案之后反省一下看是不是达到这几个标准，达到了就可以发了。别人能“看”懂老板三分钟就要知道你要说啥尽量好看一点我们一个一个说。别人能“看”懂和做普通的PPT不同，结案的PPT不是每个人都有机会对着所有人讲，因此我们说这种PPT多是一种“看”的PPT，而不是“听”的PPT。所以我们要让那些没有机会看我们presentation的人很容易弄明白：你是干什么的？你干什么了？就是说如果我们离开这个岗位了，留下来的分享，要让别人知道你的基本情况吧。你怎么干的？效果怎么样？怎么干的，我们自己可能很清楚，但是别人不一定清楚，一年之后更不会清楚。所以把当时的做法、想法、计划、打算都记录下来，造福后人阿。告诉人家你做了哪些努力去改善项目，收到了什么样的效果，这样别人会觉得你实在是细致，确实是在努力做事。如果我做，你有什么要交代的？换句话说，把自己的遗憾、自己的暗点详尽地表达出来。不可能有完美的项目，知道自己的不足对自己很宝贵。对别人更宝贵，在一个平等分享的公司，这是造福后世的事情。把自己当成一个很傻很傻的，完全不知道这个项目的人，把自己的PPT过一遍，看看有没有表达清楚。在找一个不了解的人看看，如果他也看懂了就没问题了。千万不要认为自己做了一个别人看不懂的东西是什么光荣的事情！老板很容易明白我们说结案PPT很关键是给老板看。那么老板关心什么？我们一定要知道。我不是希望向老板献媚，而是要体现自己的体贴，知道老板要什么，在最短的时间内给老板看他最想要看的东西。这才是给自己机会。老板都很忙，可能我们的时间只有三分钟。所以在前三页马上说出你的主要成绩一定要知道老板关心什么。老板当然知道你是干啥的，也知道你大概干了什么。那么我们只需要告诉他最关心的几个指标就可以了。比如带来了多少销售，有多少人买了。老板不会去关心具体哪一天有多少，你干了多少细节工作。老板很忙，要尽可能一句话告诉他你最成功的点，还要让它记住。所以PPT前几页非常重要。一定要简单，最简单的数字列出KPI就可以了。后面的内容要尽可能详细老板看完前面三页的内容，觉得“嗯不错”。但他发现后面还有好几十页，自己却没有时间去看。那这些地方我们还要不要做？当然要。我们要在第四页 PPT告诉老板后面有些什么，可以包括前面讲到的项目概述、时间表、细节等等。老板基本是不会一点点看下去的，这些就是传递给他一个信息：我很细致也很认真。还是那个说法，这不是讨好老板，而是一种更合适的传播方式。尽量好看一点好看的PPT谁都愿意看，但我说这不是必须的。最关健的还是内容，让别人能看懂，让老板容易明白比形式重要一百倍。当然，能做好看就做好看一点。上一篇学习PPT里面有一些PPT制作的原则，可以借鉴的不少。做了SoCool!活动的结案，我自己感觉受益匪浅，就分享这么多吧。抱歉保密原因不能贴太多图片上来。但是我想方法和原则比具体内容更加重要。【锐普PPT经验谈】之三 PPT图表的二十一大关系（锐普PPT，陈魁，）文字、图表、图片被称为PPT的三大元素一点也不过分。而图表则是PPT最具特色、最具优势的元素。 “图表：注明各种数字并表示各种进度情况的图册和表格的总称。”——这是词典的较为落后的解释。在演示沟通逐步普及的时代，图表已经远远超越数理关系的局限，逻辑关系正成为图表的重心。所以，锐普PPT给图表的定义是：“以图形表示各类数理关系、逻辑关系的一种演示形式，用意在于让这些关系可视化、清晰化、形象化。”根据锐普PPT制作经验，可以把常用的PPT图表分为以下二十大类，恰当使用如下图表，将使PPT倍加专业性和严谨性。 1、并列关系：强调对象之间的平等关系。 HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" HYPERLINK " \t "_blank" 2、综合关系：强调由几个部分推出一个结论或者对象。 3、递进关系：强调几个不同的发展阶段的发展脉络。 4、层级关系：强调几个对象之间的层次性差异。 5、冲突关系：强调两个或几个对象之间的矛盾关系。 6、包含关系：强调一个对象包括另外一个对象或几个对象。 7、对比关系：强调两个或几个对象之间的差异性和相反性。 8、关联关系：强调两个或几个对象之间的紧密联系关系。 9、交叉关系：强调两个或几个对象之间的交合部分。 10、组织结构：强调组织内部的框架和结构。 11、扩散关系：强调一个结论或对象可以分解成几个部分。 12、强调关系：在并列的数个对象中特别强调其中一个或几个部分。 13、联动关系：强调关联关系中对象的同步变化性。 14、循环关系：强调几个对象的循环变化。 15、流程图：强调各关联的操作过程发生的先后顺序。 16、地图：以地图作为关系的表现平台，强调地区内不同区域之间的关系。 17、柱图：强调不同对象在某一方面数据值的对比。 18、线图：强调不同对象在某一方面数据值的对比，同时强调发展线索的变化规律。 19、表格：以纵横向量为线索，数据内容的罗列。 20、饼图：强调各部分所占总体的比例关系。 21、雷达图：强调不同对象、不同向量数值的综合对比。用好PPT图表的关键在于弄清不同图表所表达的不同关系，同时还要弄清所要转换的文字的内涵。（本文章锐普PPT版权所有，欢迎转载，请注明出处）浅谈PPT：PPT是什么，PPT不是什么 (上海锐普PPT公司,,申乾）微软的Office套件，从最初的稚嫩，到如今的系统化，便捷化，已经成为了人们日常工作中必不可少的一个工具了。无论你从事何种职业，无论你对电脑是否精通，很显然，你的大部分日常工作都在和Office软件打交道中。那今天我就想谈一下，在Office套件中的一个重要组成部分：Powerpoint 初次邂逅Powerpoint 就一般使用Office而言，我们最早接触的莫过于Word和Excel，是否还记得当初×86电脑上用Word打字的情形吗？是否还记得中学时候，用 Word写学生会报告的情形吗？你是否还记得在中学计算机课上，那些关于Word和Excel的考试习题吗？的确，Word和Excel我们太熟悉了。但是对于Powerpoint的相识，还得比前面几个Office“师兄”晚一些。那还得从高中时候的公开课说起。想当年在中学的时候，学校里面大凡在特定时间，总会搞很多公开课，校内的，所在区教育系统内部的，上海市的······一大堆的课，老师们大凡有水平的，也对此趋之若鹜，毕竟和大家的绩效，升迁挂钩。记得那时候好一点的教室，都会装上“投影仪”，播放那种最原始的幻灯片的机器。那时候，老师会把一些习题和图片，做成“幻灯片”的形式进行播放，就和小时候看拉洋片一样的，很是稀奇。但是随着电脑的普及化，很多学校开始有了多媒体教室，也装上了现在常见的投影机，于是，老师板书式的授课方式也悄然发生变革了，于是老师们纷纷“鸟枪换炮”，用起了多媒体教学方式：也就是用Powerpoint 软件制成幻灯片，来代替传统意义上的板书，老师不用写粉笔字了，取而代之的是事先在Powerpoint上做好的课件。于是乎，Powerpoint开始走入我们的视线，逐渐地，在大学里，很多作业也都由Word格式转化为了PPT格式。PPT取代了Word，成为了我们做一般报告，课题的文档格式····· 了解Powerpoint 记得在初学Powerpoint的时候，我们一定都很稚嫩，只是将原本写在Word上的文字，倒在PPT上展示罢了。那个时候，我们使用 Powerpoint自带的模板，那种色调单一，千篇一律的模板；我们认为插个特效，比如淡进淡出就已经不错了······那个时候的PPT，上面都是大段大段的文字，呆板的图片，死气沉沉的······但当你踏上工作岗位的时候，你却发现PPT的用处大起来了，Report要用PPT做，文案要用PPT 做，计划总结要用PPT做，产品介绍要用PPT做，会议演讲也要用到PPT······随着Office2003的广泛应用，Office 2007也开始逐步随着Vista系统的普及，开始让个人用户，企业用户去了解，去试用······ PPT不是什么！前面聊了那么多关于PPT的情况，那说到这里，我们不禁要问，那PPT咋回事呢？那我先要说的就是PPT不是什么！以前，很多人对PPT的认识有这样几个误区：1）PPT仅仅就是将原来的幻灯片的电脑化、软件化；2）PPT就是将Word文档倒成简报形式；3）PPT 一般只需要大堆的文字堆砌而成；4）PPT就是板书电子化······这些都是我们以前对PPT的认识。但在Office日新月异的今天，我要告诉大家，这些认识都是片面的，是之前我们如同盲人摸象般地对PPT的认识。PPT从现在的作用和功能来看，完全不是那样的！ PPT又是什么？前面我们简单地说到了些PPT的认识误区，那在今天看来PPT又是什么呢？因为在我们给领导做汇报的时候，更多地选择了PPT；我们再做产品介绍的时候，更多地使用PPT；我们在做月报、周报的时候，更多地选择的PPT格式；我们在进行培训的时候，黑板被投影幕所代替，板书由PPT代替了 ······PPT不知不觉中改变了我们之前的很多习惯，潜移默化般地改变了我们很多工作的方式，甚至思考的方式。那说了那么多，PPT又是什么呢？可以说PPT是一种演示的工具，是一种可视化、多媒体化沟通的载体，是一种新的交流媒介！PPT不再是以往呆板，枯燥的，可以是“动起来”的；PPT不再是全文字般的繁琐，冗长，可以是用大量图表、大量关系图构成的；报告会、演讲不需要再像以往用Word文档照本宣读，而是可以用PPT进行生动的、全方位的展示、演绎；PPT不再是像板书般带有说教性，更多的是互动的、根据不同风格进行展现的；PPT中将复杂的逻辑关系更清晰、直观地展示出来。可见，PPT的功能愈发强大了，我们也发觉了PPT有很多功能值得我们去挖掘，去学习，比如Powerpoint2007中的Smartart图表，更炫的3D效果······不但在美观上得到了提升，使得PPT更加深动，同时也让Powerpoint变得更加人性化，做出好的PPT更加Easy！为了更好地提升自己的办公效率，更好地让自己在老板和客户面前获得赏识，更好地让你的提案或者创意得到更多人的认可，更好地让你的培训生动化，清晰化，请运用好 PPT这个载体吧！让我们重新以与时俱进的眼光去看待PPT，去运用PPT！ PPT使用的10妙招 (上海锐普PPT公司,,申乾）很多人将 PowerPoint 推崇为有价值的强大商业工具，但是也有一部分人认为它是实现有效互动的障碍，会搅乱、歪曲甚至毁掉沟通。其实，任何关于 PowerPoint 优劣的讨论只是说明了利用此程序胜人一筹的重要性。这里有 10 种使用 PowerPoint 的方法，能够让您对于PPT的使用更加出色。 1. 采用强有力的材料支持您的演示。在某种程度上，PowerPoint 的易用性可以成为它最致命的弱点。虽然利用它可以轻松创建引人注目的幻灯片和图形，但你要知道 PowerPoint 并非独立存在。观众前来并不只是为了观看屏幕上显示的影像，更多的是为了聆听您的演说。你要构建一组强有力的 PowerPoint 程序，但也应确保你口头评论同样引人入胜。 “PowerPoint 不负责演示，只负责制作幻灯片，”弗吉尼亚中洛锡安 Audience First（一家提供演示培训的公司）总裁 Matt Thornhill 说。 “切记你建幻灯片的目的是支持口头演示。” 2. 简单化。我们可能都曾见过演讲者在 PowerPoint 和其他演示中似乎准备充分胸有成竹的情形。毕竟，他引以为傲的明显只是各个功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。其实最有效的 PowerPoint 很简单，只需要易于理解的图表和反映演讲内容的图形。权威人士建议每行不超过五个字，每张幻灯片不超过 5 行。 “不要用太多的文字和图形破坏演示，”，你细设想下： “您真的需要在屏幕上显示出一切吗？” 3. 最小化幻灯片数量。 PowerPoint 魅力在于能够以简明的方式传达观点和支持演讲者的评论。通过大量的数字和统计信息很难做到这点。对于这方面，最有效的 PowerPoint 展示绝不会用太多的图形和数字把观众淹没。取而代之的是，将这些图形和数字留在演示结尾分发的讲义中，以便观众彻底消化演示内容。如果你强调 PowerPoint 中的某处统计信息，可以考虑采用图表或影像来传达。 “例如，有一次谈到老年性痴呆症病人数量庞大时，我使用了一副老年妇女的照片，而不是仅仅在屏幕上列出相关数字。” 4. 不要照念 PowerPoint。仅仅为观众照念可见的演示是 PowerPoint 用户最常见也最不好的习惯。这样说来，演讲者简直就是多余的，毫无存在的必要。不仅如此，即使是最具视觉吸引力的演示也会因此变得索然无味。 PowerPoint 与扩充性和讨论性的口头评论搭配才能达到最佳效果，而不是照念屏幕上的内容。 “即便使用 PowerPoint，你与观众保持视线接触，”康涅狄格州 Prescott Group 沟通咨询公司的 Roberta Prescott 说。 “观众们并不是来看您后脑勺的。” 5. 安排评论时间。另一个潜在的不良习惯是演讲者在一张新 PowerPoint 幻灯片出现时就立即开始评论。那只会分散观众的注意力。恰当编排的 PowerPoint 程序在展示新幻灯片时，先会给观众阅读和理解的机会，然后才会加以评论，拓展并增补屏幕内容。 “这是个时间安排的问题，” “永远不要在幻灯片一开始就评论。” 6. 要有一定的间歇。再次说明，PowerPoint 是口头评语最有效的视觉搭配。经验丰富的 PowerPoint 用户会不失时机地将屏幕转为空白。那不仅能带给观众视觉上的休息，还能有效地将注意力集中到更需要口头强调的内容中，例如分组讨论或问答环节。 7. 使用鲜明的颜色。文字、图表和背景颜色的强烈反差在传达信息和情感方面均非常有效。 8. 导入其他影像和图表。不要把演示限制在 PowerPoint 提供的范围内。使用外部影像和图表（包括视频）能增强多样性和视觉吸引力。 “我通常会在演示中加入一两个很短的视频剪辑，”纽约技术顾问 Ramon Ray 说。 “这有助于制造幽默效果、传达信息和减轻拥堵感。” 9. 在演示结尾分发讲义，而不是在演示过程中。这里可能有人会向我表示异议。可是没人希望对着一群忙于阅读评论总结的观众演讲。除非规定观众在你示时要对照讲义，否则请您演示完再分发讲义。 10. 演示前要严格编辑。永远不要忽视观众的看法。一旦您完成 PowerPoint 幻灯片草稿，在复查时你以假设自己只是一名观众。如果发现不吸引人、跑题或令人疑惑的内容，要严格进行编辑。这是完善你总体演示的好机会。演示小技巧：PPT演示文稿放映时会议记录的技巧（锐普PPT，.申乾）进行课题小组讨论时，通常我们都是一边放映Powerpoint演示文稿，一边各抒己见，负责人同时还要对大家的讨论进行记录，以便及时修改并最终定稿，很是辛苦。其实我们完全可以用 PowerPoint的“会议记录”来做“电子笔记”，可以在演示文稿放映的同时能便捷地将内容记录在幻灯片中。　　首先，我们照常放映Powerpoin演示文稿，然后单击右键，在弹出的快捷菜单中执行“会议记录”命令，在对话框中选择“即席反应”选项卡，在“分配至”文本框中输入发言者的姓名，在“描述”文本框中输入发言的内容。　　单击“添加”按钮，此时发言者的姓名、发言的内容和发言的日期均被添加在下面的文本显示区域中。确定，关闭“会议记录”对话框，并且自动在演示文稿的后面插入若干新幻灯片，其中的内容就是所有的会议记录。　　这样，我们既能看到实际的播放效果又能够进行文字的记录，一切工作都是同步完成的。由于记录的内容和演示文稿是一个有机的整体，因而日后的浏览和编辑可以在同一个演示文稿中进行，非常方便。演示管理的黄金法则：PPT演示10/20/30法则（锐普PPT，.申乾）你在使用PPT时，是否想过怎样做才能取得更好的效果？一些简单的法则，往往含义深刻，让人受益匪浅。你是否听说过著名的80/20法则呢？同样我们在PPT演示中也有黄金法则：10/20/30法则！　　·演示文件不超过10页；　　·演讲时间不超过20分钟；　　·演示使用的字体不小于30点(30 point)。　　10页：不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实，10页足已，太多的内容让人更无法记住重点。而如果你是写给VC(风险投资家)，Guy Kawasaki建议要写出以下10个要点：问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结。　　自己定义结构更清晰　　项目符号和编号对字体的醒目美观起了很大作用，但PPT默认的"点"比较单调，我们能否自己动手，把需要的调出来？　　提示：执行"格式→项目符号和编号"命令，在"项目符号项"或"编号"中，选择你中意义的模板，或者单击"自定义"，就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。样式更加丰富，结构更清晰。　　超级链接内容更丰富　　总感觉内容不够，万一客户想进一步看到详细的资料呢？　　提示：有枝叶方有效。　　首先，选超级链接的对象(文字、图形)，单击"幻灯片放映→动作设置"或"自选图形|动作按钮"，选一种按钮，拖动出图形案钮，然后在"动作设置"对话框中选"超级链接"，选中要链接对象确定即可。如果更改选中对象，进入"插入→超级链接"，对"插入超级链接"对话框内容修改并确定，若选"取消链接"则超级链接就删除了。　　20分钟：虽然你可能有只有1个小时，但投影可能就需要很长时间，此外观众可能会迟到或早退，何况与听众的互动与问答时间又如此重要，所以只说20分钟时间是个明智的选择，而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。　　排练计时精确把握时间　　有时候，我们可能越讲越兴奋,到了最后时间不多，只好草草收场。怎样精确地把握时间呢？要获得时间的保证，可以在正式演示前自己预演几遍。进入"幻灯片放映→排练计时"，可手动控制幻灯片的播放，自定义每张幻灯片的播放时间，非常方便。　　快捷键提速好帮手　　放映开始时，利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。当然，如果按F5，就直接进入播放状态。默认状态下，按回车或空格都是下一页（如用无线鼠标便于站立状态的演讲），"←"是返回上一页，Esc是返回普通视图状态。回答听者提问或者中场休息时，按B键，就直接切入了黑屏，再按一次就能恢复原状。　　30点字体：30点字体的话，在一页PPT里可放不下多少字。不过Guy Kawasaki认为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外，更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么，并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。　　高亮对比字体更醒目　　字体大了，光线不够也不行。在演示时临时调整电脑设置吗？不用如此麻烦。在PPT中，采用高对比度来查看幻灯片即可。　　首先进入Windows的"开始→设置→控制面板"命令，双击"辅助选项"图标，在"显示"选项卡上，选中"使用高对比度"复选框，确定。然后在PPT的"视图"菜单上，指向"颜色/灰度"，执行"高对比度"命令。　　注意：高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图，它仅是一种屏幕设置，不影响实际的演示文稿，也不应用于打印的演示文稿。　　写得越多，内容越丰富，看起来就越有力吗？不然。关注整个PPT的逻辑主线，在阅读的过程中思考每一张PPT在整个陈述中的作用，相互之间是如何沿着合理逻辑延展看来，脑子里有一个"big picture"，将更丰富的数据、论据等内容作为"附件"，让正文变得直接和简洁，在陈述中自然转和，重点突出，才是硬道理。　　10/20/30，如果你觉得有道理，就尝试着改变自己的一些习惯吧。（上海锐普PPT专业制作，陈魁，）模板是powerpoint的基本也是核心配件，俗话说“人靠衣裳，马靠鞍”，PPT靠的是模板。模板构成了PPT的基础、框架和脸面，能让你的演示符合你的组织要求和使用需求。锐普PPT总结自PPT模板诞生以来的发展脉络和当今PPT主流形势，我们把PPT模板的发展历程划分为5代。第一代微软自带PPT模板从powerpoint97开始，微软即提供了许多自带的PPT模板，一般只有简简单单的一张到两张图片（封面和内页），封面图案稍多，内页只是简简单单的白色背景配上标题框。这类模板简单、方便，同时也较简陋、缺乏个性及美感。但它开启了PPT演示的时代，从此，PPT成了最简单多媒体的代言。第二代业余制作PPT模板 PPT进入商用不久，一些培训老师、咨询师为体现自己的PPT特色，开始了自己自行制作PPT模板的努力。但这些仍然只是个体行为，而且因为缺乏设计基础和公司支持，模板还是相对简陋，对于排版、美观等方面缺乏合理规划。第三代企业设计PPT模板随着企业形象识别系统的运用，以国际化公司为先锋，各大公司纷纷涌起了规范PPT模板的浪潮。但由于缺乏对PPT的专业化了解，许多公司的PPT模板还存在诸多不合理的成分，导致投影时、演示时出现不少问题。比如有的模板颜色过浅，长期观看后容易疲惫；有的模板颜色过深，在投影中无法显示；有的模板元素较多，加上内容后画面喧宾夺主，让人眼花缭乱。第四代专业通用PPT模板人们不满足业余水平的PPT制作，很快，以韩国themegallery、美国animationfactory等公司为代表的国外PPT公司制作了大量的专业通用PPT模板，图表开始被应用，并迅速在国际上普及；同时，以锐普PPT为代表的国内专业PPT公司也迅速崛起，并设计了大量有国际水平、中国特色、动画标准的通用PPT模板。锐普PPT所倡导的新的PPT模板内涵：适合的风格+清晰的导向+美观的设计。第五代专业个性PPT模板 PPT模板正成为众多单位形象识别系统的重要组成部分。为满足这些单位对高品质PPT模板需求，以锐普PPT为代表的国内PPT公司不断总结科学经验，提供个性化PPT模板设计服务。新概念的PPT模板已经不限于两张背景的设计，锐普PPT提出并实践者动画模板的定义：片头动画、目录动画和片尾动画；锐普 PPT还提出并实践着图表模板的定义：24类关系的图表与模板完美融合，更好体现统一性和实效性；锐普PPT还在乎实际的效果，注意对文字页面、图片页面、图表页面、综合页面的设计，保证达到最佳效果。【锐普PPT经验谈】之一 PPT的“一个中心”原则（锐普PPT，陈魁，）是什么？总结锐普PPT多年制作经验，我们得出了一个基本观点：每张PPT只要一个中心点。这里每张实际上指的是每个画面，即是说：同一时刻，只让一个点吸引所有观众的注意，其余的，都是点缀。为什么？ “一心不能二用！”这是古人的经验之谈。人在同一时刻最好只关注一个焦点，这样，容易理解、容易记忆、也便于进行深入交流。许多人在做PPT的时候最困惑是“美”与“花”的区别，其实根本就在于是不是只有一个中心，中心多了，内容再精彩、颜色再协调、风格再接近，都会显得眼花缭乱。先看看一些反面例子。分别看一眼下面的这些PPT画面，问问自己在各张图片都看到了什么？例1：蓝色的背景挺抢眼，黄色的文字挺抢眼，下面的图案挺抢眼，左边的暖色调画面也很抢眼。但你却很难告诉我你记住了什么。因为，蓝色的背景隐约有些图案，却怎么也看不见；黄色的文字密密麻麻，看起来一团乱；三幅小图看似相同，却又像十二个小点；左边的花纹好似强调，却若隐若现。例2：左面与右面的分量几乎平等。观众的将依次看到：一批服务器的图片，戴尔服务器的标识，戴尔的三类产品型号，一堆文字、一张小图。这张PPT的中心是什么？估计大部分人都不知道。例3：文字比较突出，但明显还有很大缺陷：主标题的倒影明显多余；副标题比主标题还突出；背景元素太多，甚至右上那个光圈有些莫名其妙；即使下面的那些图表很重要，也应该进行弱化处理。例4：在大多数人眼中，这是一幅非常清爽的画面。但还是有明显的缺陷：几个元素（logo、太阳、帆船、文字、图标）分别散布在四周，分散了观众的视线。而中心的标题却很淡很不显眼，往往是观众把周围乱七八糟的东西都看了一遍，最后才找到标题。怎么做？ 1、删减我知道你的整个画面内容很重要，但还是要忍痛割爱，因为观众的一次性关注能力实在有限。把你所有的内容提炼再提炼、缩减在缩减，相信保留的都是精华，其余的，用语言跟观众解释吧。观众记住关键词，也就记住了你的演示，也就记住了你。例5：这是一张最简洁的PPT，当时锐普PPT费了好大劲才说服客户这样制作。但后来客户告诉我，“太绝了，所有的观众记住了这个‘1%’！”是呀，观众初看肯定不得其解，好奇心必然趋势观众希望了解这个数字背后的故事，那么，就看你的演说能力了。相信，5年后，观众都会说，那是他见过的最有意思的PPT。 2、颜色把无关紧要的内容都做成相似的颜色，包括色彩、明度、色调等，而需要突出的内容则拉大与前者之间的对比度。自然，观众会记住“另类”，与众不同的自然能得到额外关注。在深色画面上突出浅色或者在浅色画面上突出深色都能收到突出的效果。例6：这是微软2007年科技会议的PPT，在深色的背景上的白色字体特别显眼，再加上彩色手指印迹，赋予了几分轻松和修饰，使字体不会过分刺眼。手指与字体带上较浅的倒影，给接近于黑色的下半部分背景加上了依稀生机。例7：尽管背景有浓浓的深红色，但锐普PPT设计师以白、银、黄以及更加艳丽的色彩居于中间，彻底压住底色，仍然把中心高度凸显出来。 3、位置根据人的视觉习惯，左上角的画面往往最先看到；中间的画面往往冲击力最强。所以在锐普PPT以往的案例中，我们一般会把标题和logo放在上面，把最重要的内容放在中间。例8：中国红色铺满屏幕，白色与黄色的文字图案居于正中，给人以强烈的视觉冲击，观众自然把目光集中起来。 4、动画有些人说了，我在一张PPT上要强调的内容太多了，而且地位都差不多，不能把别的都黯淡下去吧？更不能删掉吧？办法还是有的。PPT动画，能够把本来在一页显示的内容多画面显示，类似flash的表现效果，给观众和演讲者带来的感官享受只有一个字——“爽”，这已经被锐普PPT众多的客户所认同。 INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET 例9：原图画面是一串连续动画效果，先是饼图带着三个小球旋转出现，稍作定格后缩小退到角落，分别由各个小球放光做解释。一般观众根本看不出是多幅画面组合成的，往往会误认为同一张PPT或者在flash里实现的效果。这么多内容如果不通过动画全部堆砌在一张PPT里，效果简直难以想像。（锐普PPT原创，转载请注明出处和作者）哪一种多媒体能普及到几乎人人会用？哪一种多媒体每天都有上万件作品诞生？哪一种多媒体直接影响到每个人的工作？哪一种多媒体正颠覆整个人类的信息沟通？ PPT！一个十年造就的奇迹。正以其志在必得的气势发挥着无限的潜力。 1、效率最高的多媒体一套10分钟的3D动画需要一个团队半年的时间创作；一套10分钟的flash需要一个团队30天的创作；而一套10分钟的PPT只需要一个团队或者一个人5天甚至1天的努力工作。在锐普PPT经常接到这样的电话：“喂，是锐普PPT吗？我有一个很急的PPT要做，稿子今天下午能出来，明天早上能把专业的PPT给我吗？”虽然大部分的情况下我们拒绝了，因为专业的PPT不是几个小时能出来的。但我们还是感慨于人们对PPT效率的认识，哪一个多媒体能够做到PPT的这个速度呢？ 2、成本最低的多媒体就在昨天还在QQ群里看到这样的一则留言“有PPT高手吗？我有一个50页的PPT，我愿意出20元钱，谁帮我做下？”很快，有一批高手留言了，什么“对PPT高手的侮辱”了、“干脆免费帮你做算了”、“PPT产业的悲哀”了，等等。其实，我相信这个客户没有任何恶意，也许，在他心中20元虽然少，但应该能找到人的。因为，在众多人的眼中，PPT还要花钱吗？目前，锐普的PPT报价是：静态页面80元/页，动画页面180元/页。其实，有许多客户对我说，平面设计最低还要200元一页呢，flash和3D动画可都是按秒算的呀。嗯，是的，我们宁愿以成本价把PPT做起来，以平面设计的报价做flash动画的效果，因为我们坚信，这是一个产业，专业的价值已经被我们的客户普遍接受，将来会被越来越多的人认可的。 3、应用最广的多媒体如果一个人懂电脑却不懂PPT，多半会被人笑话；如果一个人经常做演说却不用PPT，同样会被人笑话。可以说，会做PPT就像会开车、会上网一样，是现代商务人士的重要标志。但这个“会”字却有多个层次的区分。长篇累牍文字的堆砌叫做“会”，图文并茂相映生辉也叫做“会”，运用设计理论和技巧做得美不胜收叫做“会”，集策划、文案、设计、动画等技术于一身、栩栩如生、扣人心弦也叫做“会”。层次不同，效果不同，价值自然也不同，于是就会有“免费”、“20元”、“天价”的区分，于是专业与非专业的自然有了鸿沟般的差距。同样，PPT的应用领域也正呈爆炸式增长，政府、企业、团体、个人几乎人人在用，工作总结、项目介绍、会议会展、项目投标、项目研讨、工作汇报、企业宣传、产品介绍、咨询报告、培训课件、个性模板、竞聘演说，甚至婚庆礼仪，PPT都成了主角。 4、修改最易的多媒体 PPT因为用得频繁、因为内容易变，修改便成为常态。去客户那里经常会遇到这种情况，会议即将召开，客户还在修改PPT，“老总刚刚加了几句话”、“会议流程又变了”、“某某某的内容临时要加进来”，等等。这对锐普PPT来说已经司空见惯了，谁叫PPT那么容易修改、人人都能修改呢？我们为客户做过不少PPT宣传片，客户给我用PPT做的理由经常是：“公司天天在发生变化，指不定哪天宣传片要修改呢”。是呀，会改flash的有几个呢？会改视频的有几个呢？但会改PPT的可到处都是了，尽管现代PPT动画用得越来越多、效果越来越玄、修改的难度越来越大，但在客户的眼里，PPT终究是能修改的嘛。 5、操作最便的多媒体视频只能看，flash只能点，PPT的操作简直随心所愿。可以自动播放、可以手动播放、也可以边自动播放边手工操作。可以用鼠标操作、可以用键盘操作，也可以用遥控器操作，可以在电脑里对着客户面对面沟通、可以投到幕布上向众多观众介绍、也可以发到邮件里让客户自由浏览， 6、互动最强的多媒体 Flash强在人机互动，操作者可以对画面进行相应操作；PPT除了人机互动，更强调人人互动、群体互动。画里画外、声音图像、静态动态、主讲观众都能够连为一体，营造良好的氛围，当然也能达到最佳效果在PPT中，文本的能辨度通常依赖几个因素：大小，字体，对比度，对齐，间距。 1.字体的大小这个要看情况而定，如果是现场演示，会场的大小和人数很关键，一般投影的屏幕是100英寸的，以现在中国的现状用全高清的几乎没有吧。我们在家中客厅的距离在2M左右，屏幕42寸的字幕一般都能看清楚。一般100人以下的会场标题至少在30点阵以上，正文要在24点阵以上。而屏幕演示的话，标题在24点阵，正文在18点阵以上就差不多了，有个对比是一般网页中正文的点阵是14。 2.字体一般最好采用系统自带字体，宋体肯定是效果最不好的一种（我自己的看法），黑体和楷体是常用的，据说微软雅黑也不错，我没有用过。英文字体的话也就是Arial，当然如果有可能，我自己最喜欢的是Helvetica. 3.对比度一般指前景色和背景色的搭配，这个尤其要注意，有些搭配会使字体模糊直接影响效果，以下是几种常见的不宜搭配和清晰度较好搭配的示例： 4.对齐和间距对齐是最基本的设计手段，一定要掌握，除非想故意营造错落的气氛。在PPT中对齐的方法有很多种，第一种是网格和参考线，在PS中的参考线PPT中也有，可通过菜单--视图--网格和参考线来调用，有个小技巧是Ctrl+按住参考线拖动，可以新增一条参考线。另一种方式是通过绘图--对齐与分布来使物件对齐和均衡分布，这是最常用和有效的方法至于间距主要是通过两个方法来调整，一是格式--行距，另一个是设置文本框格式--文本框其中行距中的段前与段后的区别一定要搞清楚，不过这都是很简单的，试过几次就知道了。图片对于PPT是如此重要，这已是不争的事实。但是PPT设计者往往不是设计出身，因此在一些PPT案例中图片运用不当也是经常可以看见的，介绍一些图片的基本知识，希望有助于大家更好的理解图片。 1.位图和矢量图它们的区别之一在于电脑记录图片的方式不同。位图是以“点”为基础，一幅位图有很多个点组成图像，所以想要图片清晰，点就要越多，当然图片需要储存的空间也要更多。由于位图的这个特性，当放大图片到一定程度的时候，如果图片的精度不够，就会出现锯齿。矢量图则是用数学公式的方法记录线条，颜色，曲率等，当放大图片时，电脑只是重新计算一下数学公式，然后渲染图片，因此不会失真。 2.图片处理软件既然图片有位图和矢量图之分，那么图片处理软件业有这两种，象PHOTOSHOP一般就是用于位图处理，而象Illustrator一般就是用于矢量图处理。PPT自带的绘图工具所绘制的图形就是矢量图。 3.图片的大小这里面其实有2个概念，一个概念是指图片容量的大小，如果我们说一张图片有800k，指的就是图片容量的大小。另一个概念是指图片的宽和高。在宽和高相同的情况下，分辨率越高的位图容量要比分辨率低的位图大。对于矢量图来说，曲线，渐变等复杂图形的容量会比直线，单色等简单图形的容量大。 4.分辨率的概念一般用dpi来表示，用于印刷的一般要求dpi在300以上，而在电脑显示和打印中一般70-100的DPI也就足够了。中用多大的图片合适背景：我们知道PPT播放时是全屏模式，所以背景图片的宽和高首先应和电脑屏幕的宽和高比例一致，以现在电脑一般最低屏幕的分辨率 800X600为例，图片的宽和高应该和这个成比例，如960X720,1200X900都可以，如果宽和高的比例不是4/3，则可能会失真。当然宽屏的要另外计算。从分辨率来说，70-100dpi就可以了。至于插入的非背景图片由于可以缩放和裁剪，就没有限制了。理论上说，用分辨率越高的图片越好，但文件的容量也会越大，所以要在分辨率和文件容量中取得平衡。 6.图片的格式一般用在PPT中图片格式无非是JPG，PNG和GIF几种，PNG格式由于可以是透明背景，在PPT中科取得很好的效果，而GIF一般是带有动画的图片，其原理是带有多幅图片定时播放而已。 7.图片从哪里来如果你想专业一点的，有两个事情是一定要做的，一是由一台自己的相机，二是建立自己的图库分类。自己拍的就没有版权问题，这点在商业设计的时候很重要，以免不必要的麻烦。建立自己的图库可以先从下面这个网址搜索图片素材当然要先安装电驴，但是请注意下载回来的图片素材（就怕你硬盘不够），用于商业行为的请三思，至少用PHTOSHOP合成或处理一下。自己的图库是需要平时积累的，每每到要用时才到处搜索效率实在太低统是个宝，没有创意的时候就问它拿。PPT因为可能在其他机器上播放，所以字体应用方面要特别小心，关于怎样字体嵌入和打包，相信大家都很清楚的了。在适当的题材里加入中国的传统书法，也是一个很好的主意，这个那些国外的模板是做不出来的，举例如下：传统是个宝，没有创意的时候就问它拿。PPT因为可能在其他机器上播放，所以字体应用方面要特别小心，关于怎样字体嵌入和打包，相信大家都很清楚的了。在适当的题材里加入中国的传统书法，也是一个很好的主意，这个那些国外的模板是做不出来的，举例如书法字体从哪里来？最好是自己写，前提是你的字还拿得出手，如果没有学过书法的，推荐两个网站：中国设计网（不支持FIREFOX) 中国字体网设计网的字体和清晰度要好过字体网，有一个不好的地方是，这样搜来的字体组合在一起有时候会不太协调，好在我们也只是用几个字而已。讲PPT设计，估计是绕不开动画的了。虽然我自己在实际中动画用的很少，最多就是切换的平滑谈出，和渐变，在演讲类ppt中我也是极力主张尽量不用或少用动画。但不可否认的是动画也能给PPT增色不少，特别是课件类ppt和产品公司介绍类PPT ，这篇文章不会讲到具体类的PPT动画制作，因为任何一本教科书上都有，而且文章末尾我会提供一个很精彩的韩国PPT动画示例下载，如果你对PPT动画想深入了解，仔细揣摩这一个示例就足够。但我想谈谈我对动画的一些理解和体会。我对动画的认识和理解大多来自Flash，如果要在PPT中做复杂动画，我会宁愿选择Flash，没有什么原因，就是用惯了熟手而已。并不是PPT中的动画制作很难，相反，PPT中制作动画很简单，简单到人人都可以很快掌握。所以如果我是微软，我会将ppt中动画制作工具这部分单独列出来成为一个软件，这个软件制作的动画可以插入到PPT，WORDE，EXCEL甚至网页中，我估计市场一定不小。扯远了，回到主题来，在PPT中制作复杂动画，我觉得关键是以下几点： 1.动画设计这是很关键的，为什么你做不出好看的动画了，很可能最重要的一个原因是你根本不知道想要做什么样的动画效果，这个没有办法，只能是多看，看多了别人的动画，你自然会知道想要做什么样的效果。在做复杂动画的时候，先将每页的动画内容设计好事很有必要的，磨刀不误砍柴功。这个时候故事板是一个很有效的工具。 2.时间动画其实都是骗人的，没有东西是会动的，都是静态的东西，只不过按时间顺序播放，利用人的视觉残留造成动起来的假象而已。所以时间在动画中很重要。之前，之后的概念，以及非常慢，慢速，很快的区别，最重要的是要用好速度，PPT中所有的动画速度都是可以自定义的。ppt中有关时间的还有一个概念是触发器，稍微难一点，但也是很好理解的，所谓触发，就是当你做出某个动作的时候会触动另一个动作，接下来就是这另一个动作触发的时间和效果而已。Flash中有时间轴的概念，PPT中其实也有，在动画设计中点击鼠标右键查看“高级日程表”就一目了然了。 3.方向和路径方向很好理解，路径好像是个通用名词，POTISHOP中有路径，程序中引用外部文件有路径，所以搞得路径的概念很模糊，在PPT中我们把路径理解成“运动轨迹”就得了，物体沿着什么轨迹运行就是PPT中路径的概念，相当于Flash中的引导线，这个路径你可以自己画，用自由曲线，用直线，用圆形都可以，有了路径后物体就可以按你想要的轨迹运行，这是很了不起的。 4.效果 ppt中自带的效果是很清楚的，有些效果使用的时候好像很难看，但通过细微调整时间就能得到自己想要的结果。在复杂动画中，很多时候并不是一个效果，而是同一个物体有几种效果叠加起来，这也是制作出漂亮动画的关键，消失和强调其实只不过是一种特殊的效果而已，想要动画精彩，必须是很多个效果一起使用。还有一个就是要配合好声音，再好的戏没有声音它也出不来。只要你理解和掌握了上面几点，制作出PPT复杂漂亮的动画是轻而易举的事情，但是，最后我要说的是耐心，PPT复杂动画制作极度需要耐心，而且当你需要回过头来修改的时候更是如此。这也是我不愿意在PPT中做复杂动画的原因。 EXCEL函数学习(高级)+ excel操作使用技巧大全 1人评 excel操作技巧大全让打印工资条不再“繁” 1、打印工资条前的准备图1 A B C D E F 1 工号姓名工资奖金津贴实发 2 11 2 3 4 5 6 3 1 丁一 1000 500 560 2060 4 2 丁二 1500 850 700 3050 5 3 丁三 1200 950 1100 3250 6 4 丁四 1900 1000 1400 4300 （1）员工序列号自动排列每个员工都应该有一个编号，可以手工输入但一切都自动交给Excel也不错。我们只需要选中A2单元格，输入公式：=ROUNDUP（（COUNTA（工资表！A：A）-2）/10，0），就可以统计工资条共有多少页（此处假定每页打印10个人的工资条）。然后再分别选中B2至F2单元格，输入数字2、3。。。6。选中A4单元格，输入公式：=A3+1。确认后再次选中A4单元格，将上述公式复制到A5至A12单元格。（2）实现工资条形式如果手工来做图2那种效果，碰见员工多得时候那就麻烦了，那么用Excel怎么来自动实现呢？首先选中B3单元格，输入公式：=IF（ISERROR（VLOOKUP（$A3,工资条！$A：$F，B，FALSE）），“”，VLOOKUP（$A3,工资条！$A:$F,B,FALSE)).再次选中B3单元格，用“填充柄”将该公式复制到C3至F3单元格中，再同时选中B3至F3单元格，将其中的公式复制到B4至F12中。最后做成如图2的格式，设置号字体、字号、行高、列宽等就可以准备打印了。 2、打印工资条 (1)手工打印启动EXCEL，打开工资表文档，切换到“工资条”工作表中，在A3单元格中输入第1位职工“工号”（此处假定委“1”），1至10号职工工资就自动填入下面各工资条中，按下“常用”工具条上“打印”按钮，1至10号职工的工资条就打印出来了。按照上面的操作，在A3单元格中输入数字11（第11号职工的工号）、21（第21号职工工号）。。。，就可以将所有职工的工资条打印出来。（2）自动打印如果觉得上述手工打印操作比较麻烦，可以用VBA来自动打印。首先在EXCEL中按下“Alt+F11”组合键进入VBA编辑状态（如图3）。在左侧区域中，选中“工资表”选项，执行“插入---〉模块”命令，插入一个新模块（模块1），然后将下述代码输入到“模块1”右侧的编辑区域中： Sub 工资条() x=Cells(2,1) For i=1 To x Cells(3,1)=10*(i-1)+1 Next End Sub 然后执行“视图--工具栏--控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具栏点击“工具栏”上的“命令按钮”按钮，在工作表中拖拉一下，画出一个命令按钮。右击命令按钮，选择“属性”命令，将“Caption”选项后面的值改为“打印工资条”，在展开“杂项”，将“PrintObject”的值改为“False”。双击命令按钮，再次进入VBA编辑，将下述代码输入 Private Sub CommandButton1_Click() 工资条 End Sub 调整这个命令按钮的大小，并定位在工作表的合适位置上，以后需要打印工资条时，只要按一下这个按钮就可以了。（“工资表”中的人数可以随时增减，不影响打印效果。一、让数据显示不同颜色在学生成绩分析表中，如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示，小于500分的分数以红色显示。操作的步骤如下：首先，选中总分所在列，执行“格式→条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”，然后在第三个框中输入500，单击[格式]按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”的颜色设置为蓝色，然后再单击[添加]按钮，并以同样方法设置小于500，字体设置为红色，最后单击[确定]按钮。这时候，只要你的总分大于或等于500分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示（如图1所示）。　　二、将成绩合理排序　　如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮（如图2所示）。三.分数排行: 如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮　四、控制数据类型　　在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的数据。幸好Excel 2003具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。先选择某些特定单元格，然后选择“数据→有效性”，在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，然后在“允许”框中选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于某一数之间等等（如图3所示）。另外你可以选择“出错警告”选项卡，设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息（如图4所示）。如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。怎么样，现在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。 1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？　　例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：　　 1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列；　　 2）在B2单元格写入： ="13" & A2 后回车；　　 3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。　　 2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？　打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。 3、在EXCEL中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等日期形式，怎么办？　　这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。 4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？　　点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。　 5、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？　　在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即　可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。　　 6、在Excel中如何设置加权平均？　　加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。　　 7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？　　把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。　　 8、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？　　如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。　　 9、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。　　这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。使用自定义方式重装了一遍中文office97，Ｅxcel的打印纸选项中只有A4一种，怎么办？随便安装一个打印机驱动程序就可以了。　　 10、在Ｅxcel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？　　这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Ｗindows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。 11、如何快速选取特定区域？　　使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。　　12、如何快速返回选中区域？　　按Ctr+BacksPae（即退格键）。　　 13、如何快速定位到单元格？　　方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。　　方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。 14、“Ctrl＋*”的特殊功用　一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl＋* 键可选定整个表格。Ctfl＋* 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。　　 15．如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？　　有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：　　 16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？　　选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl＋ Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。　 17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？　　如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。　　具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr＋ A键，Excel则自动进入“函数指南——步骤 2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。　　 18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？　按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。　　具体方法是：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。　　 19、如何让屏幕上的工作空间变大？　　可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。 20、如何使用快显菜单？快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 21、如何使用快显菜单？　　快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 22、如何防止Excel自动打开太多文件？　　当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：选择“工具”＼“选项”＼“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。 23、如何去掉网格线？　　 1）除去编辑窗口中的表格线　　单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效；　　 2）除去打印时的未定义表格线　　有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。　 24、如何快速格式化报表？　　为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。方法是：选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。　　 25、如何快速地复制单元格的格式？　　要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。　 26、如何为表格添加斜线？　　一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现：单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”＼“图案”，选择“无边框”项即可。 27、如何快速地将数字作为文本输入？　　在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入。　　 28、如何定义自己的函数？　用户在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块，或插入一页新的模块表（Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编写工作，Excel将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：　　Function Zm(a) 　　If a＜ 60 Then im＝‘不及格” 　　 Else Zm=“及格” 　　End If 　　End Function 　　29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数？　可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数，应首先确保被打开，然后使用下述链接的方法： =！ ZM(b2) 　　 30、如何快速输入数据序列？　　如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。 31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄　　上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可以根据需要选择一种填充方式。　　 32．如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？　　不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”＼“选项”＼“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。　 33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？　　选定单元格区域，选择“数据”＼“筛选”＼“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。 34、如何对工作簿进行安全保护？　　如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出。　　工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。　　注意：不要忘记你设置有“口令”。　35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？　　对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”＼“页面设置”＼“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。　　 36、工作表保护的口令忘记了怎么办？　　如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑”＼“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。　 37、“$”的功用　　 Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置，当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号 “$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。 38、如何用汉字名称代替单元格地址？　　如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。　　定义名字的方法有两种：一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字，另一种是选定想要命名的单元格区域，再选择“插入”＼“名字”＼“定义”，在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式“=SUM（实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。 39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？　　在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”＼“名字”＼“定义”，将此区域命名，如Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“＝SUM（Group1）”。 40、如何定义局部名字？在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字，使之只对某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可。　　 41、如何命名常数？　　有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在某个工作表中经常需用利率％来计算利息，可以选择“插入”＼“名字”＼“定义”，在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”，在“引用位置”框中输入“＝ ”，按“确定”按钮。　　 42、工作表名称中能含有空格吗？　　能。例如，你可以将某工作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是，当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时，不能使用类似“＝ ZhU Meng！A2”的公式，否则 Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方法是，将调用公式改为“＝'Zhu Mg'! A2”就行了。当然，输入公式时，你最好养成这样的习惯，即在输入“＝”号以后，用鼠标单由 Zhu Meng工作表，再输入余下的内容。　 43、给工作表命名应注意的问题　　有时为了直观，往往要给工作表重命名（Excel默认的荼表名是sheet1、sheet2.....），在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名，否则在下述情况下将产征收岂义。我们知道，在工作薄中复制工作表的方法是，按住Ctrl健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，复制成的工作表以“源工作表的名字+（2）”形式命名。例如，源表为ZM，则其“克隆”表为ZM（2）。在公式中Excel会把ZM（2）作为函数来处理，从而出错。因而应给ZM（2）工作表重起个名字。　　 44、如何拆分或取消拆分窗口？　　当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕上不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”＼“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”＼“撒消拆分窗口”命令外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。　　 45、如何给工作簿扩容？　　选取“工具”＼“选项”命令，选择“常规”项，在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有255张工作表，系统默认值为6。　　 46、如何减少重复劳动？　　我们在实际应用Excel时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等）。为了减少重复劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工具”菜单中的“宏”命令，执行“记录新宏”，记录好后按“停止”按钮即可。也可以用VBA编程定义宏。　 47、如何快速地批量修改数据？　　假如有一份 Excel工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50（元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用“选择性粘贴”功能：首先在某个空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”＼“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然后选择“编辑”＼“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个空白单元格中输入的50。　　 48、如何快速删除特定的数据？　　假如有一份Excel工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为0的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据”＼“筛选”＼“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为0的行。此时在所有行都被选中的情况下，选择“编辑”＼“删除行”，然后按“确定”即可删除所有数量为0的行。最后，取消自动筛选。　 49、如何快速删除工作表中的空行？　　以下几种方法可以快速删除空行：　　方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行。　　方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择“插入”＼“列”，插入新的一列入在A列中顺序填入整数。然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，删去所有空行。最后以A列重新排序，再删去A列，恢复工作表各行原来的顺序。　　方法三：使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法，只不过在所有列的下拉列表中都选择“空白”。 50、如何使用数组公式？　　 Excel中数组公式非常有用，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。要输入数组公式，首先必须选择用来存放结果的单元格区域，在编辑栏输入公式，然后按ctrl＋Shift＋Enter组合键锁定数组公式，Excel将在公式两边自动加上括号“{}”。不要自己键入花括号，否则，Excel认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式．需选择数组区域并且激活编辑栏，公式两边的括号将消失，然后编辑或清除公式，最后按Ctrl＋shift＋Enter键。 51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值？　　通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值，而是将其内容置为空。例如，图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现0值的情况，如何让0值不显示？方法一；使用加上If函数判断值是否为0的公式，即： =if（b2＋c2＋d2＝0，“”， b2＋c2＋d2）方法二：选择“工具”＼“选项”＼“视窗”，在“窗口选项”中去掉“零值”选项。方法三：使用自定义格式。选中 E2：E5区域，选择“格式”＼“单元格”＼“数字”，从“分类”列表框中选择“自定义”，在“格式”框中输入“G/通用格式；G/通用格式；；”，按“确定”按钮即可。 52、在Excel中用Average函数计算单元格的平均值的，值为0的单元格也包含在内。有没有办法在计算平均值时排除值为0的单元格？　　方法一：如果单元格中的值为0，可用上例“0值不显示的方法”将其内容置为空，此时空单元格处理成文本，这样就可以直接用Average函数计算了。　　方法二：巧用Countif函数例如，下面的公式可计算出b2:B10区域中非0单元格的平均值：　　=sum（b2: b10）/countif（b2: b1o，"<>0"）　　 53、如何在Excel中实现“自动更正”功能？　　 Word用户都知道，利用Word的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入．但在Excel中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。其实，使用VloopuP函数可以巧妙地解决这一问题。在单元格中同时显示公式与结果的方法 1、工具＿选项＿窗口选项＿勾选公式选项 2、在A列显示公式，B列显示结果，操作方法如下：　　在B2单元格输入＝1+2*3，此时将显示7，为计算结果　　选择A2单元格，插入＿名称＿定义，输入名称如mFormula,引用位置处输入＝(6,Sheet1!B2), 　　此后可在A列中要显示公式的单元格输入＝mFormula,可取得B列相对应单元格的公式。 3、在A列中输入了公式，要在B列显示运算结果，操作方法如下：　　选择B2单元格，插入＿名称＿定义，输入名称如Result引用位置处输入＝Evaluate(Sheet1!A2),表示计算左边单元格的公式，　　此后即可在B列中要计算结果的单元格中输入＝Result，或从B2用填充句柄复制，即可取得从A列相对应单元格的公式。　　说明：Evaluate()是Excel 版的宏表函数，excel　2000以上版本还支持，但只可用于名称定义中；用于获取单元格或单元格区域的属性，格式为：(类型值，引用区域)。学习Excel查找中通配符的使用 1、?号说明：表示要查找的内容与问号所在的位置相同的单一字符示例：fyu?可查找fyu1,fyuv等，此列中的1和v均用?代替。 2、*号说明：表示要查找的内容与问号所在的位置相同的多个字符示例：fyu*可查找fyu123,fyuv55u等，此列中的123和v55u均用*代替。 3、~波形符号说明：查找一个问号、星号或波形符号，可在~后跟?、*或~ 示例：fyu~?可查找fyu? 学会了通配符查找，在很多时候是很省力的，不妨试一试。第1节基本操作技巧快速选择Excel工作表（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速地选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作簿左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表即可（）。快速选中全部工作表右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可（）。快速启动Excel 如果想在启动系统自动运行Excel，可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标，进入Windows目录，依次打开“Start Menu\Programs\启动”文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。如果Windows系统已启动，你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”，以后启动时只需双击快捷方式即可。快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。给单元格重新命名 Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格，单击“插入→名称→定义”命令，显示“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”按钮即可（）。注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字，它最多可包含255个字符，可以包含大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。在Excel中选择整个单元格范围在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。快速移动/复制单元格先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。彻底清除单元格内容先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑→清除”命令，这时显示“清除”菜单（），选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。选择单元格选择一个单元格，将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域，可选中左上角的单元格，然后按住鼠标左键向右拖曳，直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域，在选择一个单元格区域后，可按住Ctrl键，然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列，只需单击行号或列标，这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮，即可选定整个工作表。为工作表命名为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“格式→工作表→重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住Shift键或Ctrl键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后按右键单击，选择“打开”命令，系统则启动Excel 2002，并将上述选中的工作簿全部打开。方法二将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夹中，以后启动Excel 2002时，上述工作簿也同时被全部打开。方法三启动Excel 2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“常规”标签，在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:\Excel)，单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中，以后当启动Excel 2002时，上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。方法四在Excel 2002中，单击“文件→打开”命令，按住Shift键或Ctrl键，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“打开”按钮，就可以一次打开多个工作簿。方法五用上述方法，将需要同时打开的多个工作簿全部打开，再单击“文件→保存工作区”命令，打开“保存工作区”对话框，取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件，则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。快速切换工作簿对于少量的工作簿切换，单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品）如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，单击并按住可选定单元格。快速查找在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号(～)就可以了。修改默认文件保存路径启动Excel 2002，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿，进行“保存”操作时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹，方法如下: 单击“开始→运行”，输入regedit命令，打开“注册表编辑器”，展开HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主键，名称为“mydoc”，然后在该主键中新建两个“字符串值”，名称分别是“Name”和“Path”，值分别为“我的文件”(可以随意命名)和“d:\mypath”(定位文件夹的完整路径)，关闭“注册表编辑器”，重启电脑。以后在Excel 2002中进行“打开”操作时，打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目，点击该项目，即可进入“d:\mypath”文件夹。在多个Excel工作簿间快速切换按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。快速获取帮助对于工具栏或屏幕区，按组合键“Shift＋F1”，鼠标变成带问号的箭头，用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。创建帮助文件的快捷方式 Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件，存放在安装目录\Office10\2052目录中，单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后，不管Excel是否在运行，而且也不用调用Office助手，单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。双击单元格某边移动选定单元格在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边，注意要选择与移动方向相关的一边，即要向下移动，就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向右移动，就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状，双击选择单元格的某边，鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格，则将移动到连续最远的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格，则将移动到连续最远的非空白单元格中。双击单元格某边选取单元格区域与上一技巧类似，如果在双击单元格边框的同时按下Shift键，根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。快速选定不连续单元格按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。根据条件选择单元格单击“编辑→定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据你要选中区域的类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型（），例如“常量”、“公式”等，此时还可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。复制或移动单元格把单元格从一个位置复制或移到另一个位置，其方法为:选择源单元格，单击“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令，选定目标单元格，从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令，则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。完全删除Excel中的单元格想将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？只要选择需要删除的单元格，然后按下“Ctrl+ -（减号）”，在弹出的对话框中选择单元格移动的方式，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。快速删除空行有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后选择表中所有的行，单击“数据→筛选→自动筛选”命令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑→删除行”，然后按“确定”，所有的空行将被删去。注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。回车键的粘贴功能回车键也有粘贴功能，当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)，按下回车键可以实现粘贴功能。注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换，此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。快速关闭多个文件按住Shift键，打开“文件”菜单，单击“全部关闭”命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。选定多个工作表若选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住Shift键，再单击最后一个表的标签;若选不相邻的工作表，要按住Ctrl键，依次单击要选择的每个表的标签;若要选定工作簿中全部的工作表，可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。对多个工作表快速编辑如果想一次操作多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用以下方法。按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，就可以实行多方面的批量处理。一般情况下，进行的操作主要有如下几种: 1.页面设置，可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据，可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作，在多个工作表中进行一系列相同操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式，快速输入相同的公式，进行公式汁算。移动和复制工作表不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表，还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置即可。若要复制工作表，只需先选定工作表，按下Ctrl键，然后拖动表到新位置即可。当然，用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后，以前不相邻的表可变成相邻表。工作表的删除单击“编辑→删除工作表”命令，然后单击“确定”按钮，则这个表将从工作簿中永久删除。注意:“删除工作表”命令是不能还原的，删除的工作表将不能被恢复。快速选择单元格在选择单元格(行，列)时，同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。在选择单元格(行、列)时，同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。快速选定Excel区域（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。事实上选定区域和顺序无关，只需首先选定矩形区域的一个角的单元格，在按下Shift的同时单击对角单元格。备份工件簿单击“文件→保存”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，单击“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份”选项（），单击“确定”按钮保存。以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份备份工作簿，且能直接打开使用。自动打开工作簿（微软Office技巧大赛获奖作品）我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn Files\Microsoft Office\Office10\XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开相应工作簿。快速浏览长工作簿当你浏览一个有很长内容的表格时，按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角(即A1单元格)，按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外，如果你选取了一些内容，那么你可以通过重复按“Ctrl+.（句号）”在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。快速删除工作表中的空行如果用户想删除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中单击“插入→列”命令，从而插入一新的列X，在X列中顺序填入整数，然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据，以X列重新排序，然后删去X列。绘制斜线表头一般情况下在Excel中制作表头，都把表格的第一行作为表头，然后输入文字。不过，这样的表头比较简单，更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头，下面就是具体的方法: 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大，所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上”，将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中()，再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添加一格对角线()，设置好后，单击“确定”按钮，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。绘制斜线单元格利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“绘图”工具，方法是:打开Excel的“绘图”工具，单击“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线。只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。每次选定同一单元格有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则问题会立刻迎刃而解，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。快速查找工作簿你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为: 1.单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替; 2.在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字; 3.单击“开始查找”即可。禁止复制隐藏行或列中的数据如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。制作个性单元格如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它还会随单元格自动改变大小。 UID 第2节数据输入和编辑技巧在一个单元格内输入多个值我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。增加工作簿的页数单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。奇特的F4键 Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。将格式化文本导入Excel 1.在Windows“记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后，保存此文本文件并退出; 2.在Excel中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框，选择“分隔符号”，单击“下一步”; 3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”; 4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即可。快速换行我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。巧变文本为数字在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。在单元格中输入0值一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“”之类的数字了。将数字设为文本格式不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。方法是: 1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格; 2.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡（）; 3.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”; 4.单击每个单元格，按F2键，然后再按Enter键重新输入数据。快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。提示:事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。在同一单元格内连续输入多个测试值一般情况下，当我们在单元格内输入内容后按回车键，鼠标就会自动移到下一单元格，如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时，就需要进行以下操作:单击“工具→选项→编辑”，取消选中“按Enter键后移动”选项（），从而实现在同一单元格内输人多个测试值。输入数字、文字、日期或时间单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Excel将按 AM(上午)处理。快速输入欧元符号先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。将单元格区域从公式转换成数值有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实，有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)，然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时，单元格区域边框变花了)，从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。快速输入有序文本如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。输入有规律数字有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（），选“等比序列”选项，则该序列（2、4、8、16……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入2、4、6、8……）。巧妙输入常用数据有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好“职工姓名序列”，以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，选“自定义序列”标签（），先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名），用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。快速输入特殊符号有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框（），在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。快速输入相同文本有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可。快速给数字加上单位有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中（注意:仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（），在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。巧妙输入位数较多的数字大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:'必须是在英文状态下输入）。将WPS/Word表格转换为Excel工作表有时需要将WPS／Word编辑过的表格转换成 Excel工作表，可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单: 1.启动WPS／Word，打开WPS／Word文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在“编辑”菜单中选择“复制”命令; 2.启动Excel，打开Excel工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表，应先将其用WPS97／WPS2000／WPS Office或Word打开，再进行转换。取消单元格链接将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下:选择包含链接的单元格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件的链接就删除了。快速输入拼音选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。插入“√” 首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入a或b，即在单元格中插入了“√”。按小数点对齐有以下两种方法使数字按小数点对齐: 1.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以0。 2.选中位数少的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的“小数位数”中输入需要的），程序就会自动以0补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。对不同类型的单元格定义不同的输入法在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮（）; 2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”，单击“确定”按钮。此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。在Excel中快速插入Word表格 1.打开Word表格所在的文件; 2.打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域; 3.选中Word中的表格; 4.按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。设置单元格字体选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式→单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可（）。另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列的宽度，以显示单元格中所有数据。在一个单元格中显示多行文字选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框（）即可。将网页上的数据引入到Excel表格网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到Excel中，或者可以选中信息并将其拖放到Excel中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。在Excel 2002中，你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。取消超级链接下面介绍两个方法，让你方便地取消Excel中的超级链接。 1.如果正在输入URL或E-mail地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。编辑单元格内容双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改动，按Enter键即可;若取消所做的改动，按Esc键。另外，你还可以单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。设置单元格边框选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡（），然后在“样式”中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。设置单元格文本对齐方式选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。输入公式单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝(等号)，若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，Excel将插入一个等号，接着输入公式内容，按Enter键。输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格→对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品）有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令，选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”(3个分号)即可（）。提示:你也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。恢复隐藏列通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上，例如，若隐藏B列，则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上，轻轻地向右移动鼠标指针，直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+0” 彻底隐藏单元格在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），这样就可以避免上面所发生的情况了。用下拉列表快速输入数据如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为: 选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可（）。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。快速输入自定义短语使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具→自动更正选项”命令，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“电脑报”，在“替换为”框中键入要替换的内容，如“电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”退出。以后只要输入“电脑报”，则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。设置单元格背景色选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击“图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“图案”下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。快速在多个单元格中输入相同公式先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl+Enter”组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。同时在多个单元格中输入相同内容选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl+Enter”键即可。快速输入日期和时间当前日期选取一个单元格，并按“Ctrl+;” 当前时间选取一个单元格，并按“Ctrl+Shift+;” 当前日期和时间选取一个单元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格键，最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动更新信息，你必须使用TODAY和NOW函数。将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成: 选择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域，然后按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击“确定”。现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。在Excel中不丢掉列标题的显示你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题？这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法: 选择紧邻列标题的下一行，单击“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见。查看与日期等效的序列数的值 Excel将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期等效的序列数的值，通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方法:选择包含日期的单元格，然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮(即逗号形状的按钮)，Excel将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。快速复制单元格内容选中下面的单元格，按“Ctrl+'（为英文状态下的单引号）”组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。使用自定义序列排序（微软Office技巧大赛获奖作品）在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行，如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置。自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。例如，要根据列A或列B进行排序，可先根据列B排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序，下一步就是根据列A排序。快速格式化Excel单元格如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框，以更改诸如字样、对齐方式或边框等，请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键，就可以打开“单元格格式对话框”。固定显示某列不少人在工作中用Excel做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行信息不能同时显示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。如果你想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击它即可。在Excel中快速编辑单元格如果你希望使用键盘做每一件事，在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难，因为你会发现自己想对单元格做改动时，经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快捷键——F2，这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做: 利用箭头键选择要编辑的单元格，按下F2，编辑单元格内容，编辑完成后，按Enter键确认所做改动，或者按ESC键取消改动。注意:这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便，因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口，使用键盘可以很容易地编辑超级链接。使用自动填充快速复制公式和格式想用一种无需输入数字的简单方法在Excel中填充数字吗？利用自动填充命令，你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法: 选择希望复制的单元格，将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个黑色的+号，点击并按住鼠标右键不放，将光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右键，鼠标右击，在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”，这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。为单元格添加批注 Excel为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元格进行注释后，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添加批注的单元格，单击“插入→批注”命令，在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。数据自动输入在Excel中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如，当需要输入12/10/91～12/10/99这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入12/10/99，然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99数据。当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列方式（）。对于数字而言，还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。在Excel中快速计算一个人的年龄 Excel中的DATEDIF() 函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。在一个空白工作表中的A1单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日，在A2单元中输入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ，然后按Enter，这个人的年龄(以年表示)将被显示在A2单元中。快速修改单元格次序在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序，具体操作方法为:首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键，接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。将网页上的数据引入到Excel表格中网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。在Excel中，你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。 UID 第3节图形和图表编辑技巧在网上发布Excel生成的图形 Excel的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形，首先单击“工具→选项”命令，在“常规”中选择“Web选项”，选择是否采用便携网络图形格式(PNG)存储文件，以加快下载速度和减少磁存储空间，但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持，并非对所有浏览器都合适。如果未选择PNG图形格式，Excel会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件，并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转换过的图形。例如，如果文件名为“”，则Excel将创建名为“dog/files”的子文件夹。Excel也会支持文件指定文件名，例如“”和“等。若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框，则生成的Web页面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能，即页面中显示数据表格和对应分析图形，用户如果改变表格中的数据，则对应图形随之发生改变。但要注意的是，这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据，如果你需要刷新或修改服务器端的数据，则须利用VB等编制脚本程序。创建图表连接符当你绘制了一些基本图表以后，经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们，并说明图表中的关系。Excel 2002提供了真正的图表连接符，这些线条在基本形状的预设位置保持连接，当你移动基本形状时，连接符与它们一起移动，而不需要你手工绘制它们。要创建连接符，可按以下步骤进行:首先绘制需要连接的基本性状。在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮，选择“连接符”，并选中需要使用的连接符类型。鼠标指针将变成带有4条放射线的方形，当鼠标停留在某个形状上，形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点，单击希望连接符连接的点。然后在另一形状的连接点上重复这个过程。将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式，可先选中要进行转换的单元格区域，然后按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式（图1），如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。在这里选择“如屏幕所示”和“图片”单选按钮，单击“确定”按钮。然后进入Word中，单击“编辑→粘贴”命令，即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。如果用户没用添加表格框线，那么选择“如打印效果”后，在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框;如果选择“如屏幕所示”选项，“粘贴图片”操作后，图片会有和屏幕显示一样的边框。将Word内容以图片形式插入到Excel表格中如果要把Word中的某一段内容以图片形式插入到Excel表格中，可按照如下步骤进行:首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴链接图片”命令可将选中内容作为一个图片链接插入Excel中。在独立的窗口中处理内嵌式图表在某些情况下，你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表，例如，一个图表比工作表窗口要大的话，那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。要在一个窗口中处理图表，可在图表区单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择“图表窗口”。在图表中显示隐藏数据通常，Excel不对隐藏单元格的数据制图。但是，你也许不希望隐藏的数据从图表中消失，可以这样操作:首先激活图表，单击“工具→选项→图表”，在“图表”标签中取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框（）。要注意的是，“只绘制可见单元格数据”只适用于激活的图表，因此，你在进行这个操作之前，必须激活图表，否则“只绘制可见单元格数据”选项是不可选的。在图表中增加文本框只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容(不限于标题)。方法为:选定图表除标题或数据系列外的任何部分，然后在编辑栏中键入文本内容，接着按回车键，这样，图表中就自动生成包含键入内容的文本框，你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好进行格式化。建立文本与图表文本框的链接在工作表的空白单元格内输入要链接的文本，单击选中图表，在编辑栏输入等号，然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现在图表中的某个位置上了。这样，不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时，图表内的文本也随着改变。但要注意的是，一旦你取消了选中文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进一步地修改，此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法，即使用箭头键移动选择图表元素。给图表增加新数据系列有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列，虽然你可以重新创建包含新数据系列的图表，但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。方法一:使用“数据源”对话框激活图表，单击“图表→源数据→系列”，单击“添加”按钮，在“名称”栏中指定数据系列的名称，在“值”栏中指定新的数据系列，单击“确定”按钮即可（）。方法二:使用“选择性粘贴”对话框选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上，然后激活图表，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，出现“选择性粘贴”对话框，选择添加单元格为“新系列”，并选择合适的数值轴，然后单击“确定”按钮即可。方法三:拖动鼠标法选择要增加为新数据系列的单元格区域，鼠标指针指向区域的边框，把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候，图表中就增加了新的数据系列。注意:这一方法仅对内嵌式图表起作用。方法四:使用“添加数据”对话框激活图表，单击“图表→添加数据”命令，然后选择要增加为新数据系列的单元格区域，单击“确定”按钮即可。快速修改图表元素的格式通常，我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。其实还有快速的方法:双击图表元素，将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表元素不同，此对话框会有所不同。创建复合图表复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表，比如，你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列，单击“图表→图表类型”命令，然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型，单击“确定”按钮即可。对度量不同的数据系列使用不同坐标轴有时，你需要绘制度量完全不同的数据系列，如果你使用同样的坐标轴，那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见，你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴，首先要选定图表中的这个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式→坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选项。将自己满意的图表设置为自定义图表类型 Excel中提供了一些自定义图表类型。其实，你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型，以便以后使用。具体方法为:创建要设置为自定义图表类型的图表，直到你满意为止。激活此图表，单击“图表→图表类型→自定义类型”，选择“自定义”选项，将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加”按钮，将会出现“添加自定义图表类型”对话框，为你的图表类型输入一个名称和简短的说明，然后单击“确定”，这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。复制自定义图表类型如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中，只需要简单地把C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel文件夹中的文件复制到其他机器的同样文件夹中即可。旋转三维图表你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度，以获得不同的视觉效果。方法一:使用“设置三维视图格式”对话框激活三维图表，单击“图表→设置三维视图格式”命令，选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变（）。方法二:使用鼠标实时拖动“角点”旋转图表点击图表，图表边角出现黑色的控制点(称为“角点”)。你可以拖动一个角点，旋转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了，不要紧，你可以单击“图表→设置三维视图格式”命令，单击“默认值”按钮，恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表时，如果在拖动的同时按下Ctrl键，则可以看到全图的外廓，这样使你看得更清楚，不至于把图表搞得奇形怪状的。拖动图表数据点改变工作表中的数值选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。但要注意的是，这种方法在大多数情况下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。把图片合并进你的图表 Excel能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。方法一:使用“图案”对话框双击某个数据系列，选择“图案”标签，单击“填充效果”按钮，在“填充效果”对话框中选择“图片”标签，单击“选择图片”按钮，选择一个要使用的图形文件即可。方法二:使用剪贴板将图像复制到剪贴板上，激活图表，选择数据系列或数据系列中的一个数据点，再单击“编辑→粘贴”命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候，只要图像可以复制到剪贴板上，则这种方法就可行。方法三:使用链接图片我们知道，图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话，你可以粘贴链接图片到图表代替数据表。下面是具体的操作方法: 创建好图表，并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。选定需要的单元格区域，按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，出现一个“复制图片”对话框，单击“确定”接受默认选项。这样，选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表，将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图，还不是链接的表，还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入链接的单元格区域(或直接用鼠标选择)。这样，粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片，对于工作表单元格区域中的任何改变，都会直接反映在图表链接的图片中。用图形美化工作表我们在制作Excel工作表时，呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力。如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意，首先在“绘图”工具栏上按下“自选图形”按钮，然后选择“其他自选图形”，从中选择一个你需要的图案。插入此图形后，在工作表中选中它，单击“编辑栏”，输入你想要突出显示的链接单元格，然后回车。这样，链接单元格的内容将会出现在所选定的图案上。如果链接单元格的内容变动时，图案上的数据也会跟着反映出变动情形。另外，如果想要让自选图形更加醒目的话，你可以用鼠标双击图形，打开“设置自选图形格式”对话框。在这个对话框中，你可以改变目前所使用的格式，例如调整文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。让文本框与工作表网格线合二为一在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮，然后按住“Alt”键插入一文本框，就能保证文本框的边界与工作表网格线重合。快速创建默认图表我们知道，创建图表一般使用“图表向导”分4个步骤来完成，在每个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实，如果你想使用默认的图表类型、图表选项和格式而不加修改直接生成图表的话，有快速的方法:打开包含用来制作图表数据的工作表，选取用来制作图表的数据区域，然后按F11键即可快速创建图表，图表存放在新工作表图表中，它是一个二维柱形图。快速创建内嵌式图表在工作表中选取用来制作图表的数据区域，然后单击“默认图表”按钮即可，不过，一般缺省时，“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上，你可以通过下面的方法把“默认图表”按钮显示出来:单击“工具→自定义→命令”，在“类别”列表中选择“制作图表”，并在“命令”列表中找到“默认图表”，用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。改变默认图表类型 Excel的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在右边的图例以及水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型，可以通过以下方法来改变它:单击“图表→图表类型”命令，选择一个你想作为默认值的图表类型(它可以是标准类型或自定义类型中的一种)，然后单击“设置为默认图表”按钮，确认即可。如果你需要创建很多个同一类型的图表，你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。快速转换内嵌式图表与新工作表图表你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表，方法是:选择你已创建的图表，可以看到Excel的“数据”菜单变为“图表”菜单，单击“图表→位置”命令，出现“图表位置”对话框，你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”两者之间作出选择（图5），同时选择一个工作表。这样，Excel将删除原来的图表，以你选择的方式移动图表到指定的工作表中。利用图表工具栏快速设置图表通常，我们使用“图表”菜单中的命令来对图表进行适当的设置。其实，我们可以用鼠标右键单击工具栏中的任意位置，在出现的快捷菜单中选择“图表”。这样就激活了图表工具栏，我们看到其中包含了“图表对象”、“图表区格式”、“图表类型”、“图例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排’’和“逆时针斜排”等按钮（图6），当然你还可以通过自定义的方法将“默认图表”等其他一些制作图表的工具按钮拖到图表工具栏中。使用图表工具栏比使用“图表”菜单更方便，而且速度更快。快速选取图表元素图表创建好以后，我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。图表区包括整个图表和它的全部元素，当你选取图表区后，你就可以看到8个黑色小方块。要想调整单个的图表对象，首先必须选取该对象，然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定图表对象来选取该对象，可能会很困难，特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这种情况下，我们一般可以使用位于“图表”工具栏上左侧的“图表对象”下拉列表，从该下拉列表中选取的任何项目，也就等于在当前图表中选取了那个项目。其实，还有一种选取图表元素方法，即在选取图表的任何一部分以后，你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素;使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表每一个可以选取的元素，包括每一个数据系列中的单个数据点，以及图例中的彩色图例符号和文本条目。通过一次按键创建一个Excel图表这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下F11键。Excel将自动为你创建图表。另外，在选好单元格后按下“Alt+F1”，你将得到相同的结果。绘制平直直线在Excel绘制直线时是不是很难？其实，在应用直线绘制工具时，只要按下Shift键，则绘制出来的直线就是平直的。另外，按下Shift键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。第4节函数和公式编辑技巧巧用IF函数清除Excel工作表中的0 有时引用的单元格区域内没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0”，这样使得报表非常不美观，看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0”呢？利用IF函数可以有效地解决这个问题。 IF函数是使用比较广泛的一个函数，它可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行判断，根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A1>=100就是一个逻辑表达式，如果A1单元格中的值大于等于100时，表达式结果即为TRUE，否则结果为FALSE;value_if_true表示当logical_test为真时返回的值，也可是公式;value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含义为:如果单元格B1到C1内有数值，且求和为真时，区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。反之，单元格B1到C1内没有任何数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。批量求和对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为m×n的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以两者同时选中，单击“常用”工具条上的“Σ”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。对相邻单元格的数据求和如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中，操作如下:先选定单元格B6，输入“=”，再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5，选中整个B2～B5区域，这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，单击编辑栏中的“√”（或按Enter键）确认，公式即建立完毕。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格B6中。同样的，如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式 , 这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中，则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6，单击常用工具栏中的“复制”图标，再选中C6到E6这一区域，单击“粘贴”图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。对不相邻单元格的数据求和假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中，操作如下: 先选定单元格E6，输入“=”，双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格B2，键入“，”，单击C5，键入“，”，单击D4，这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，确认后公式即建立完毕。利用公式来设置加权平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。自动求和在老一些的Excel版本中，自动求和特性虽然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自动求和按钮被链接到一个更长的公式列表，这些公式都可以添加到你的工作表中。借助这个功能更强大的自动求和函数，你可以快速计算所选中单元格的平均值，在一组值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:单击列号下边要计算的单元格，或者单击行号右边要计算的单元格，单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头，并单击要用的公式，然后按Enter。用记事本编辑公式在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡，想看而看不见,非常不便！能否用其它方法来编辑公式呢？打开记事本，在里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条,其结果又是纯文本格式，可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换，既方便，又避免了以上不足。防止编辑栏显示公式有时，你可能不希望让其他用户看到你的公式，即单击选中包含公式的单元格，在编辑栏不显示公式。为防止编辑栏中显示公式，可按以下方法设置: 右击要隐藏公式的单元格区域，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”，单击“保护”选项卡，选中“锁定”和“隐藏”（）。然后再单击“工具→保护→保护工作表”命令，选取“内容”，单击“确定”以后，用户将不能在编辑栏或单元格中看到已隐藏的公式，也不能编辑公式。解决SUM函数参数中的数量限制 Excel中SUM函数的参数不得超过30个，假如我们需要用SUM函数计算50个单元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)显然是不行的，Excel会提示“太多参数”。其实，我们只需使用双组括号的SUM函数;SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作变换即提高了由SUM函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。在绝对与相对单元引用之间切换当你在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元，也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。借助公式工作时，通过使用下面这个捷径，你可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。操作方法是:选中包含公式的单元格，在公式栏中选择你想要改变的引用，按下F4切换。快速查看所有工作表公式只需一次简单的键盘点击，即可显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下“Ctrl+`”（与“~”符号位于同一键上。在绝大多数键盘上，该键位于“1”键的左侧）。实现条件显示统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，显示为“不及格”;输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”)　分“不及格”和“及格”2个等级 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“优秀”))　分3个等级 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“优秀”))) 　分为4个等级注意:符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层 UID 第5节数据分析和管理技巧管理加载宏 Excel包括各种特殊作用的加载宏，它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他工具，扩充了工作表的基本功能。默认情况下，每个加载宏都配置为在第一次使用时安装，也就是说在第一次需要某个加载宏时，都要找Office光盘安装，这是非常麻烦的事。为了避免这种情况，你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装，或者全部安装它们。单击“工具→加载宏”，出现“加载宏”对话框，选择可能对你有用的加载宏，如“分析工具库”、“规划求解”、“条件求和向导”等，单击“确定”，Excel会提示所选加载宏尚没有安装，询问是否现在安装，选择“是”，然后插入Office安装光盘完成安装。不要在每次启动Excel时加载每个加载宏，因为这样将减慢启动过程，而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你将“自动保存”加载，井设置适当的“自动保存时间间隔”，这样在Excel使用过程中能自动创建备份文件，避免了掉电时丢失尚未保存的文件内容。在工作表之间使用超级连接首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现Excel自动打开目标工作表并转到相应的位置处。快速链接网上的数据你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接: 1.打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑→复制”命令; 2.打开需要创建链接的工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格; 3.单击“编辑→选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若你想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如:= 跨表操作数据设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％作为Sheet3的A8单元格的内容，则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。查看Excel中相距较远的两列数据在Excel中，若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你可以将一个数据表“变”成两个，让相距较远的数据同屏显示。把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据，从而可以进行轻松的比较。如何消除缩位后的计算误差（微软Office技巧大赛获奖作品）有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是:单击“工具→选项→重新计算”，选中“以显示值为准”（），这样计算结果就没有误差了。事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给你一个警告。利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下: 在一个空单元格中输入“-1”，选择该单元格，并点击“编辑→复制”命令，选择目标单元格。点击“编辑→选择性粘贴”命令，选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘，点击“确定”，所有数字将与-1相乘。你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1000或更大倍数。 Web查询保持Excel工作表总是最新 Web页上经常包含适合在Excel中进行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接从Web页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。现在Excel 2002可以用可刷新Web查询简化这个任务来创建新的可刷新Web查询，方法如下: 在浏览器中浏览要查询数据的Web页，把数据复制并粘贴到Excel工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右边的箭头，再单击创建可刷新的Web查询，在新建Web查询对话框中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下:在外部数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。注意:当你从Web站点获取数据时，可能会丢失一些格式或内容，像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。在Excel中进行快速计算查看一系列单元格的最大值的操作方法: 选择你感兴趣的单元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。自动筛选前10个有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n个最大值或最小值，解决的方法是使用“前10个”自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前10个”选项时，将出现“自动筛选前10个”对话框，这里所谓“前10个”是一个一般术语，并不仅局限于前10个，你可以选择最大或最小和定义任意的数字，比如根据需要选择8个、12个等。同时进行多个单元格的运算（微软Office技巧大赛获奖作品）如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。我们要将C1、C4、C5、D3、E11单元格数据都加上25，那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输入25，选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。然后按住Ctrl键依次点击C1、C4、C5、D3、E11单元格，将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项，点击“确定”。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上了25。让Excel出现错误数据提示 Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告”。选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，输入标题，如“注意”，输入显示信息如“这里应输入负数！”（），单击“确定”按钮。此后，再选定那些单元格或单元格区域时，Excel将自动提示上述信息。另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是:选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框（），选择警告样式，输入标题如“警告”，输入出错信息如“不能输入正数！”，然后单击“确定”按钮即可。此后，如果你在指定的单元格中输入了正数，Excel将警告你“不能输入正数!” 用“超级连接”快速跳转到其它文件用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。 UID 第6节设置技巧定制菜单命令你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具→自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡（），在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令，只须打开菜单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下，打开菜单单击右键，选中“删除”命令即可。设置菜单分隔线 Excel工具栏按钮之间有分隔线，如果你喜欢，也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。方法是:按住Alt键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距，则自动在中间添加分隔线;如果拖动方向为减小菜单间距，则自动去掉中间的分隔线。备份自定义工具栏在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel文件夹中有个Excel10．xlb文件，这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。所以，建议你将工具栏设置好后，为Excell0．xlb文件作拷贝，起个不同的名字，以备随时载入，恢复你的工具栏。共享自定义工具栏如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话，你可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具→自定义→工具栏”，选择你的自定义工具栏，单击“附加”按钮（），出现“附加工具栏”对话框，单击“复制”按钮，即可将工具栏添加到一个工作簿中。使用单文档界面快速切换工作簿 Excel 2002采用了单文档界面，每打开一个工作簿，都会在任务栏中显示出来。因此，你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿，而不必在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的Excel 2002没有此项功能，可按以下方法设置:单击“工具→选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“任务栏中的窗口”复选框（），单击“确定”按钮即可。自定义工具栏按钮单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框使Excel处于自定义模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，我们可以完成好多自定义工作。 1.使用“命名”改变工具按钮的名称; 2.使用“复制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上; 3.使用“编辑按钮图像”来调用按钮编 UID Excel XP的八则快速输入技巧　如果我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel XP，来快速输入信息就成为各个Excel XP用户非常关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。 1、快速输入大量含小数点的数字如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入这个数字时，我们会把“”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在Excel XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“”，怎么样简单吧？ 2、快速录入文本文件中的内容现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。 3、快速输入大量相同数据　　如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 4、快速进行中英文输入法切换　　一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 5、快速删除工作表中空行　　删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。 6、快速对不同单元格中字号进行调整在使用Excel XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。 7、快速输入多个重复数据在使用Excel XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。 8、快速处理多个工作表　　有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。 UID 高效办公Excel排序方法"集中营" 　　　排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel 2000/XP的数据排序方法。　　一、数值排序　　函数　　RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref，order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。　　例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。　　需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1（降序时）。　　函数　　COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF（range，criteria）。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。　　仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2）+1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1和3。　　此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式，即“>”、“>”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。函数　　Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具体做法是:选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。　　假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为自然数）的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF（E3=E2， G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。　　二、文本排序　　选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel提供了比较好的解决办法。如果您要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。　　此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。　　三、自定义排序　　如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡（图3）。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之　　间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用（图3）。　　使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。　　需要说明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。 UID 谈谈Excel输入的技巧　　　在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。　　一、输入文本　　Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。　　二、输入分数　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“”。三、输入负数　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。　　四、输入小数　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。　　五、输入货币值　　Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。　　六、输入日期　　Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。七、输入时间　　在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。 UID 了解Excel公式的错误值　　经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。 1．#####！原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#####！错误。解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####！错误。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。 2．#VALUE! 当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本"学籍"，则公式"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。 3．#DIV/O! 当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。解决方法：将零改为非零值。 4．#NAME? 在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令，如果所需名称没有被列出，请使用"定义"命令添加相应的名称。原因二：名称的拼写错误。解决方法：修改拼写错误的名称。原因三：在公式中使用标志。解决方法：选择菜单中"工具"|"选项"命令，打开"选项"对话框，然后单击"重新计算"标签，在"工作薄选项"下，选中"接受公式标志"复选框。原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。解决方法：Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本"总计："和单元格B50中的数值合并在一起：="总计："&B50 原因五：在区域的引用中缺少冒号。解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM（A2:B34）。 5．#N/A 原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入"#N/A"，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。 6．#REF! 当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击"撤消"按钮，以恢复工作表中的单元格。 7．#NUM！当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM！。原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE，并且函数不能产生有效的结果。解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。 8．#NULL！当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL！。原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。 PAGE II

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