丰田汽车（中国）投资有限公司
整 车 模 块--采 购
LEXUS 经销商运营管理系统(L-DMS)
软 件 操 作 说 明
Operation Manual
目录:
整 车 模 块--采 购 .............................................................................................................................................1
LEXUS 经销商运营管理系统(L-DMS)......................................................................................................................1
软 件 操 作 说 明...........................................................................................................................................................1
1 前言 ......................................................................................................................................................................3
作用（目的） .................................................................................................................................................3
适用范围 .........................................................................................................................................................3
注意事项 .........................................................................................................................................................3
2 流程介绍 ..............................................................................................................................................................4
整车采购 .........................................................................................................................................................4
采购订单生成........................................................................................................................................5
已支付的预付款查询............................................................................................................................6
新车到店接收........................................................................................................................................8
创建车辆接收单 ................................................................................................................................................8
车辆入库 ..........................................................................................................................................................13
采购发票..............................................................................................................................................18
海关手续完成......................................................................................................................................18
ICQC 寄出提醒功能 .....................................................................................................................................20
弹出接车提醒功能 .......................................................................................................................................25
他店转移（采购） .......................................................................................................................................28
创建他店采购申请..............................................................................................................................28
3 基础信息维护 ....................................................................................................................................................35
车辆卡片 .................................................................................................................................................................35
常规......................................................................................................................................................36
规格......................................................................................................................................................38
库存......................................................................................................................................................39
海关......................................................................................................................................................40
车型 ...............................................................................................................................................................40
常规......................................................................................................................................................41
发票......................................................................................................................................................41
厂商选配件 ...................................................................................................................................................42
供应商信息维护 ...........................................................................................................................................43
车辆状态变更 ...............................................................................................................................................44
4 信息查询 ............................................................................................................................................................46
整车库存查询 ...............................................................................................................................................46
库存查询日志 ...............................................................................................................................................47
车辆采购信息查询 .......................................................................................................................................48
他店车辆库存查询 .......................................................................................................................................50
车辆状态变更查询 .......................................................................................................................................51
过账记录查询 ...............................................................................................................................................52
车辆采购..............................................................................................................................................52
已过账接收单 ..................................................................................................................................................52
已过账发票 ......................................................................................................................................................54
L-DMS----整车模块-采购
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1 前言
作用（目的）
本操作说明是针对于 Incadea engine 加上对于 LEXUS 经销店所需业务流程所进行二次开
发的经销商管理系统，目的是帮助用户尽快的熟悉和掌握系统的使用。本操作手册是从一个普通操
作员的视角去说明该管理系统，尽量避免了过于专业的词语，文章尽可能的从业务流程出发，用系
统来帮助实现业务，从而达到更有效的管理。
适用范围
本操作说明适用于 LEXUS 4S 店的“整车管理-采购”所涉及的业务，包括车辆采购单、车辆接
收、车辆他店转移等。
注意事项
由于在写文章的过程中，系统会有微小的改动，这可能会导致用户所见到系统的界面和文章中
的图片会有细微的差别，但不会影响用户使用该手册。
根据经销商的需求，我们已经在本系统中，对那些提出在页面上要限制的字段，也就是必须要
输入的字段，都做了特殊处理，可以让操作员很清晰的看到哪些项是所限制的必输项，这样可以方
便用户对特殊字段的重视，具体的设计方法是在原有基础上加了一个黑颜色的框，并且把字体加粗
后改成红色，样式参见 。
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2 流程介绍
整车采购
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采购订单生成
当在 L-DMACS 系统中做完车辆的订货后，该采购单信息将通过接口，自动将数据从 L-
DMACS 系统中传输到 DMS 系统中。
在 DMS 系统中，用户不能修改这些采购订单。可以在“整车采购”模块中查看这些采购单并对
其做到店后的接收动作。
一、选择“整车采购”“订单”，进入车辆采购单界面，如下图：
二、打开车辆采购订单界面，可以看到所有采购中的订单，用户可以根据采购单编号查询。
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三、如果有需要可以将此采购单打印出来存档。点击右下角“打印”，打印并可预览单据。
已支付的预付款查询
实际作业：经销商下车辆采购单给 TMCI 时，首先支付一定的预付款给 TMCI （一般为
20%）。
系统操作：当财务实际支付了预付款给 TMCI 并输入 L-DMS 系统后,车辆采购员可以查看已支
付的预付款。
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一、打开车辆采购单，点击功能按钮“功能”“预付款”，如下图：
二、在出现的预付款界面中输入付款金额，付款方式，外部单据号，点击“确认”，如下图：
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三、确认后，系统自动过账并产生财务相关记录，同时在采购单单头“预付款金额”字段显示付
款金额，如下图：
新车到店接收
实际作业：1）车辆从日本丰田发运到港后，TMCI 确认经销商已付清到港车辆的全部款项，安
排发运车辆给经销商。
2）经销商下单采购的车辆到货后，需要对车辆做到店接收并入库的操作
创建车辆接收单
一、点击整车采购车辆接收单，进入车辆接收信息界面。
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二、按 F3 创建新的车辆接收单单头，由系统生成单据号并选择本次到货的供应商 TMCI，如下
图：
a、 编号：收货单编号，由系统按设置的编号规则自动生成。
b、 采购供应商编号：选择订单的供应商，点击 从列表中选择供应商, 或者直接输入
TMCI。确认后供应商相关信息会自动带出，显示在接收单单头中。
三、按“功能”“获取采购订单”，在“采购订单车辆列表”中只出现针对所选择供应商的车辆采
购订单。如下图：
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四、选择本次所要收货的车辆采购单（按“CTRL ”键点击左边黑箭头，可一次性多选车辆），
确认后相关采购单信息被复制带到车辆接收单行中
在车辆接收单的列表中，可以按照 YARDOUT(ACT)日期进行选择,这样就能快速接收同一日
期到货的车辆。
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五、车辆的信息自动带到车辆接收单中，输入采购收货单号（供应商提供的送货单据），如下
图：
六、在带出的采购订单行上输入本次接收的仓库，货位。
注意：
如果在订单行中找不到“仓库”、“货位”字段，可以把鼠标放在行字段名上，点击右键，选择“显
示列”，将需要的字段显示出来。
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七、如果在收货过程中车辆有问题，则需要将信息输入。点击收货备注，在“接车备注”中可以
输入本次损坏备注信息。
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车辆入库
接收单相关信息录入完成后，需要进行过账接收操作，表示车辆正式入库。
一、点击“过账”“过账”，出现过账的对话界面。如下图
二、在“过账采购收货单”界面中做选择是否要打印，并“确认”。当选择打印时，系统将在过账
同时自动打印车辆接收单。
注意：
当车辆接收单过账完成后，该接收单将被删除，可以到“已过账接收单”中查看。具体见<章节
已过账接收单>
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车辆接收单中单据日期和过帐日期修改控制：当创建车辆接收单时，单据日期和过账日期显示
灰色的，不能修改.
车辆接收单进行过账时，点击“替换过账日期”才可以对“过账日期”进行修改。
需要替换过账日期时，可以过账界面中的“替换过账日期”打上勾，则可以修改过账日期，如下图所
示：
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车辆接收单获取采购单信息时，yardout(act)为同一天的才能创建在一张单据上，否则会提示用户因
为 yardout(act)不一致，所以不能获取
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点击确定后，会提示用户因为 yardout(act)不一致，不能获取，如下图所示：
如果选取 Yart Out(ACT)在同一天的车辆时，能够正常获取，如下图所示：
接车备注:车辆接收时需要根据实际情况选择接车备注类型
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点击接车备注旁边的上箭头，进入选择接车备注，如下图所示：
根据实际接车情况，选择接车备注，如下图所示：
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接收过账后，在已过账车辆接收单中，也可以查看到此单据的接车备注信息,如下图所示：
采购发票
车辆接收入库后，收到 TMCI 开具的增值税发票后，需要在系统内做相应的发票入账动作，表
示在系统内生成相应的财务应付账目。
具体操作见《财务结算—整车》相关说明
海关手续完成
车辆在到店时，可能商检、通关等单证手续还未完成，一旦实际手续完成后，需要在系统内及
时维护并记录。
海关手续完成在车辆卡片中操作。
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一、打开“整车采购”“车辆”，进入车辆卡片。
二、在“IC/QC(关单/商检单)签收”页面输入商检单号、进口货物证明书，并在“以上单据已收
到”栏中打上√，表示海关手续完成。
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ICQC 寄出提醒功能
为了便于 DLR 掌握 IC/QC 动态，在 DMS 中增加以下功能：
1、DMACS 系统内有了 IC 或 QC 寄出时间以后，DMS 自动在 DLR 端弹出提醒告知 DLR
IC/QC 已经邮寄，以便于 DLR 掌握 IC/QC 动态
2、将车辆卡片中的【海关】页签更名为【IC/QC(关单/商检单)签收】，将“手续完成”改为
“以上单据已收到”
3、在车辆卡片中【IC/QC(关单/商检单)签收】标签页增加【IC 寄出日】,【QC 寄出日】
提醒逻辑为：IC/QC 提醒逻辑为 IC 寄出日期或者 QC 寄出日期不空白，且车架号对应的车辆卡片中
的【以上单据已收到】未打勾的记录。如果存在记录，在弹出提醒界面。否则，不做提醒
此功能的操作方法如下：
1.如果需要 ICQC 提醒，首先 DMS 管理员要给指定用户添加 ICQC 提醒的权限设置，具体信息可参
考：系统提醒设置权限；
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2.在进入 DMS 系统主界面后，系统会检查是否存在满足提醒条件的记录，是，则弹出提示界面，
提示需要接收的车辆信息。否则，不弹出提醒界面
3.点击”是“，可以查看未完成的 ICQC 车辆信息，如下图所示：
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4.根据提醒信息，确认是否需要设置 ICQC 信息，如果需要确认 ICQC 信息，可以选择 VIN，点击
右下角【卡片】，进入到 VIN1 的车辆卡片-IC/QC(关单/商检单)签收页面
如下图所示：
5.在“以上单据已收到”打勾时：提示“确认以上单据已收到后，将不能取消。是否确认？”
如下图所示：
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6.用户在打勾时，该车非本店销售（不包括他店转移销售），则提示错误：“非本店销售车辆不能做
单据确认！”。如下图所示：
7.【以上单据已收到】已经打勾，则不能取消，是灰色的，不能修改，点击是之后，【以上单据已
收到】打勾，同时更新车辆卡片中的【ICQC 确认时间】，使该值不可再次编辑。否则不打勾。
如下图所示：
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8.【以上单据已收到】打勾后，在 ICQC 提醒界面中，不在显示此条记录，如下图所示：
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弹出接车提醒功能
现在很多 DLR 系统内车辆接收操作不及时，希望通过弹出提醒帮助 DLR 及时在系统内接收车辆，
以便于进行物流相关确认和统计
提醒逻辑为：如果存在 Delivery DLR Tmp（经销商纳车预定日）+1 天大于等于系统日期的车辆采
购信息，则弹出车辆接车提醒界面，界面中的车辆采购信息为满足条件的记录。
此功能的操作方法如下：
1. 如果需要接车提醒，首先 DMS 管理员要给指定用户添加接车提醒的权限设置，具体信息可参
考：系统提醒设置权限；
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2.在进入 DMS 系统主界面后，系统会检查是否存在满足提醒条件的记录，是，则弹出提示界面，
提示需要接收的车辆信息。否则，不弹出提醒界面
3.点击”是“，可以查看需要接车的信息，如下图所示：
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4.根据提示的需要接车的车辆信息，确认要进行接车入库，可以到整车采购-车辆接收单中，创建车
辆接收单，进行接收入库，如下图所示：
已过账车辆接收单：
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他店转移（采购）
他店转移（采购）是指经销商如果有特殊需求，例如客户要求紧急提车，本店可以向 LEXUS
其它有库存的经销店采购车辆。
经销商可以通过查询其它经销店内车辆库存情况，向其发出车辆采购申请，当申请被批准通过
后，则需要将采购申请转成正式车辆采购单。
创建他店采购申请
1、需要从其他经销店转入车辆的经销店（简称：转入店）通过“整车采购”-“他店车辆库存信息”
功能查询其他经销店是否有本店所需要的车辆
2、在“车辆采购信息”页面，录入所需要从他店采购的车型编号、选配件编号（SFX）、颜色编号、内饰编号，
检索条件需录入完整。
点击“查找”，系统会反馈有符合上述条件车辆的经销店情况。
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3、根据查询到的信息，进入“他店转移（采购）”功能
4、新建一张他店转移采购单，在经销商编号录入相应的经销店代码，系统会自动读出此经销商的
其他信息。
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5、在这张他店采购单行上，录入所需要采购的车型、配置、颜色代码、内饰代码。
注意：每张
他店转移采
购申请单只
能提出 1 辆
车的申请。
6、选择“功能”-“提交”
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7、此他店采购单提交后，这个单据变为不可编辑状态，并且单据状态变为“提交”
8、转入店接收到同意信息后，此他店申请单的状态变为“已创建订单”，并且系统自动创建一张他
店车辆采购单，“采购订单号”中显示对应的单号
9、根据“采购订单号”，可以在“整车采购”-“他店订单”中查看此他店采购单
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注意：转出店的销售单和转入店的采购单中，金额都是按照申请车型、SFX 对应的标准售价默认显示，
如果双方有其他协商价格，请分别在系统中更改为协商后的价格，
转入店接车入库开始
1、转出店完成车辆出库后，出库日期就作为 Yardout 日期传入转入店，转入店就可以进行车辆接收了
2、创建新的车辆接收单，并获取相应的车辆采购单行，此车辆接收单状态为他店
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3、进行车辆接收过账操作
4、此车辆成功转入，车辆卡片状态为新车，可以进行正常销售了。
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3 基础信息维护
车辆卡片
车辆卡片是记录车辆详细信息数据的集合，当车辆采购收货后，相关的车辆信息会自动生成。
可以分别在车辆、整车采购、整车销售模块中的“车辆”菜单中查看车辆卡片。
车辆卡片有 4 个页面，分别是：常规、规则、库存、海关。
一、车辆车辆
二、整车采购车辆
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三、整车销售车辆
常规
常规页面主要记录车辆的基础信息，包括 VIN 号、品牌、所属车主等信息。
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a、 VIN：车辆底盘车架号
b、 牌照号：汽车的车牌号码，新车可以为空
c、 品牌编号：汽车厂商的编号，目前只统计 LEXUS 品牌，其他品牌为 OTHER
d、 车型代号：车型的详细专业描述
e、 车型：选择该车辆所属的车型编号，车型可以在车型卡片设置
f、 类型：对于车型代号的类型说明，随车型代号一同从车型卡片中带出
g、 车辆种类编号：可以根据车辆种类定义车辆的类型
h、 车辆状态：状态有新车、二手车、展示车、客户车辆、潜在车辆、代销车、租借车七
种。车辆采购到店后状态默认为新车，销售给客户后状态变为客户车辆
当做车辆状态变更后，在此体现。见<章节 >
i、 客户编号：指车主在系统内的代号。当车辆被销售后，该车辆属于客户车辆，则该字
段显示车辆所属的车主编号；如果该车辆是还未被销售，则默认为内部客户（经销
商）的客户编号
j、 名称：车主名称
k、 当前表里程：在服务委托书中每次维修时维护的里程表数。
l、 累计里程数：如果车辆里程表更换过，则该里程数为换表数加当前表里程数，需要手
工维护
m、购车日期：车辆购买日期 （必填项）
n、 是否中规车：指车辆是否通过中国正常渠道流通（国内经销店销售）还是非正常渠道
流通（非国内经销店销售）
o、 PDS 完成：在系统中对该辆车进行 PDS 后，会自动打勾，并在 PDS 完成日期写入系
统中 PDS 工单完成的日期
p、 已冻结：该车辆信息在系统中是否冻结，冻结后该车不能进行服务或者销售业务
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规格
记录车辆的规格，包括配置、内饰、颜色等信息。此处信息不可被手工修改，在车辆信息生成
时自动产生。
a、 原车辆状态：显示车辆状态变更前的状态
b、 原客户编号：车辆如果是二手车，则需要原客户的信息
c、 原销售日期：车辆如果是二手车，则需要原销售日期
d、 是否为资源：系统自动判断该车辆是否属于公司的资源车辆
e、 进口车：该车辆是否为进口车辆
f、 自售：标识该车辆是否属于本公司售出车辆
g、 维修车型：车辆维修时使用的编号，每种作业代码会对应一个或者多个维修车型
h、 钥匙编号：车辆钥匙的编号
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库存
记录车辆的价格信息、财务过账组设置信息、及所属库位等内容，部分内容在车辆信息生成时
自动产生。
a、 当前登记号：车辆在采购接收时，系统中的自动生成登记号
b、 当前分支机登记号：车辆所在的分支机构号码
c、 订货确认日期: TMCI 在 L-DMACS 上确认该订货生效的日期
d、 采购收货日期：该车辆对应的车辆接收单过账日期
e、 采购开票日期: DMS 上采购订单发票开出的日期
f、 实际提车日：车辆销售后，客户的提车日期，需要销售人员在此处手工维护
g、 付全款日期：客户付全款的日起
h、 已分配：车辆是否被分配
i、 作业代码收费编号：该车辆维修时属于的作业代码收费类型
j、 过账组（普通产品过账组，增值税产品过账组，增值税业务过账组，库存过账组）：
用于设置车辆各业务过账时对应的相关会计科目，系统按“设置”中的默认值取值
k、 采购订单数（报价单数，订单数）：针对该车辆的单据数量（系统根据系统内单据自
动统计产生）
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海关
用于记录车辆采购进货过程中相关通关单据，及通关手续是否完成的信息。此页面的数据需要
在海关手续完成时手工输入
a、 商检单：商检单据号
b、 进口货物证明书：证明书的单据号码
c、 手续完毕：车辆海关手续是否完毕
车型
车型卡片用于维护车型基本信息，可以分别在车辆、整车采购、整车销售模块中的“车型”菜单
中查看，也可在车辆卡片中的“车型”栏中查看。
车型信息通过接口从主数据传到本系统中，经销商没有修改权限。
车型卡片有 3 个页面，分别是：常规、技术信息、发票。
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常规
常规页面主要记录车型的基础信息，包括车型、两个型编号等信息。
a、 编号：车型代号，车型的详细专业描述
b、 车型：车型说明，常用称呼
c、 库存单位：车辆的计量单位编号
d、 是否有库存：该车型是否存在库存车辆
e、 在售车型：该车型是否是目前可销售的车型
发票
记录车型的价格信息、财务过账组设置信息等内容。
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a、 过账组（普通产品过账组，增值税产品过账组，增值税业务过账组，库存过账组）：
该车型业务过程中与财务相关的设置，系统按“设置”中的默认值取值
b、 已开票净量：在系统内与对该车型相关的车辆做采购、销售等业务的单据数
厂商选配件
厂商选配件卡片用于记录车型的配置、颜色、内饰相关基础信息。这些信息通过接口实时从主
数据系统中传输到本系统中，经销商无法修改这些信息。
a、 品牌编号：内饰、颜色、配置所属的品牌
b、 车型编号：内饰、颜色、配置所属的车型
c、 编号：选配件（内饰、颜色、配置）的编号
d、 描述：对该配件（内饰、颜色、配置）详细的描述
e、 内部代号：选配件类型的内部代号
f、 选配件类型：指该编号类型是内饰、颜色还是配置
g、 标准选配件：该选配件是否是车辆标准配置的配件
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供应商信息维护
纯牌零件供应商为固定信息，由 TMCI 统一发布并通过接口传输到本系统中，经销商不能修
改。如果经销商有非纯牌零件的供应商，需要在系统内维护其相关信息。
一、点击“零件采购”“供应商”，进入供应商卡片。
二、按 F3 创建新的供应商，输入供应商相关信息。
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a、 编号：供应商在系统内的编号，可手工输入，也可根据设置的编号规则自动生成
b、 名称：供应商名称
c、 地址/地址 2：供应商的具体地址
d、 邮编/城市：可以点击 ，在“邮编”列表中选择已有信息，或是在空白行中输入新邮
编，确认后自动带到客户卡片中。
e、 供应商类型：对经销商的分类定义，有男、女、业务、经销商四类
f、 经销商编号：当供应商类型为“经销商”时，选择对应的代码
g、 供应商过账组：用于设置供应商业务过账时对应的相关会计科目，系统按“设置”中的
默认值取值
h、 品牌编号：供应商供货零件所需要的品牌，点击 从品牌列表中选择。
i、 付款期限：可以点击 从列表中选择供应商付款期限
j、 付款方式：可以点击 从列表中选择供应商默认的付款方法
车辆状态变更
当车辆状态发生变化时，需要在系统内做状态变更的操作。
一、点击“车辆”“车辆状态变更”，进入车辆状态变更订单界面，如下图：
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二、按 F3 创建新的变更单，系统按编码规则生成变更单单号，如下图：
三、点击“车辆识别号”右侧的 按钮，进入车辆列表，选择要变更状态的车辆 VIN 号。
四、在“新车状态”栏中选择要变更的状态，分为“新车、二手车、展示车”，如下图：
五、新的状态选择后，相关的过账组也自动变更。点击“过账”，系统产生变更的分录。同时查
看车辆卡片中该车状态也随之变更。
车辆状态变更完成后，可以到“车辆”“车辆状态变更记录”中查询所有状态变更的记录。参见<
章节 车辆状态变更查询>
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4 信息查询
整车库存查询
一、点击“车辆”“车型”，进入车型卡片。
二、进入车型卡片，根据系统内权限设置，有权限的用户可以查询车型的库存。
三、点击功能按钮“车型”，按不同方式查询库存，如下图：
a、 车型车型按照：可以按仓库、货位查询车型库存
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b、 车型车型可用性按：可以按期间、仓库、货位查询各车型预计库存
例：按仓库查库存
库存查询日志
当在系统内查询车型库存后，系统会有查询日志记录
一、点击“车辆”“库存查询日志”，进入库存查询日志界面。
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二、在车辆库存查询日志分录界面中，可以看到所有库存查询的记录，包括查询日期、时间、
查询人等。
车辆采购信息查询
实际作业：经销商店在 L-DMACS 下达车辆采购订单给 TMCI 后，相关信息通过接口从 L-
DMACS 传输到 DMS 系统中,并且每隔一小时上传更新 DMS 系统车辆采购信息，如车辆预计下线日
期，到港预定日期等。.销售员可以实时查询订购车辆状态，以便给客户答复交车时间。
一、点击整车采购车辆采购信息，进入车辆采购信息查询界面。
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二、在车辆采购信息查询界面中，系统提供多种查询条件供用户做查询。可以按车型、配置、
颜色、内饰、车架号、订单编号（TMCI 的车辆销售订单号）、ETD、ETA，实际下线日等条件进
行过滤，筛选需要的信息。
三、各查询过滤字段可以只输入部分信息，不必输入完整信息，以模糊方式查询。
四、输入过滤条件后，点击“查询”，查看所选出的信息
五．点击右下角的“港口发运安排”，打印浏览港口发运安排
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他店车辆库存查询
经销店可以在系统内查询到其它经销店的车辆库存。
一、选择“整车采购”“他店车辆库存信息”，进入查询界面。
二、可按车型、选配件（配置），颜色，内饰等方式进行查询，如下图：
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车辆状态变更查询
车辆状态变更完成后，可以到“车辆”“车辆状态变更记录”中查询所有状态变更的记录。
一、选择“车辆”“车辆状态变更记录”，进入查询界面。
二、车辆状态变更中记录车辆变更的过账内容，“编号”为系统产生的变更过账单号，“过账描
述”中记录原车辆变更单号，如下图：
L-DMS----整车模块-采购
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过账记录查询
车辆采购
已过账接收单
当车辆接收单过账完成后，该接收单将被删除，可以到“已过账接收单”中查看。
一、选择“整车采购”“已过账接收单”，进入“已过账车辆接收单”界面，如下图：
L-DMS----整车模块-采购
TOYOTA MOTOR (CHINA) INVESTMENT Co., LTD
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二、已过账接收单记录着原过账单据内容，如下图：
a、 编号：已过账接收单的编号，在过账时系统自动生成
b、 过账日期：车辆接收单过账时的日期
c、 订单号：原车辆采购单
L-DMS----整车模块-采购
TOYOTA MOTOR (CHINA) INVESTMENT Co., LTD
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已过账发票
当车辆采购发票过完账，原单据被删除，过账记录可以到“已过账发票”中查看。
一、选择“整车采购”“已过账发票”，进入“已过账车辆采购发票”界面，如下图：
二、过账发票中记录原发票内容，“编号”为系统产生的过账发票单号，“系统发票号”为未过账
的系统发票单号，如下图：
