职场实用文的写作
主讲人：陈会
前 言
• 让人望而却步的文学作品，需要写作天赋
和丰富的阅读量以及阅历，不是一般人都
能写得出来的。（“读万卷书，行万里路”、
“汝果欲学诗，功夫在诗外”、“读书破万卷，
下笔如有神”）
• 职场实用文，却是工作需要，而人人可以
学会的。（“天下文章一大抄，看你会抄不
会抄”。）
文章的分类
说明：把新闻和应用文归为职场实用文
分 类 举 例 功能与作用
文学
作品
诗歌 散文 小说
戏剧……
讲究艺术性，主要功能娱乐身心。
新闻 消息、通讯、评
论、新闻调查
……
讲究真实性，主要功能传播信息
。
应用文 通知、报告、请
示……
讲究实用性，主要功能沟通协调、
宣传教育、管理规范、凭据作用。
学术
论文
自然科学论文
社会科学论文
学术交流
什么是新闻
• 关于新闻的定义有一二十种。常规定义是：
“新闻就是广大群众欲知应知而未知的重
要事实”。由此可见，新闻主要作用是传
播信息。
• 我观点：读者看了的才是新闻，读者不感
兴趣，没有看，你怎么写都是白搭。因为，
你的信息无人接收，就等于没有传播出去。
• eg与广州日报记者的交谈
新闻的分类
• 消息、通讯、评论、特写、专访、报告文
学……它们有什么区别？很多新闻专业的
人也不一定说得清。（不知道或感兴趣都可以
问百度）
我的观点：任何事情做到极致，都是“大道至
简，法无定法”，都可以“随心所欲不逾矩”。
如何写新闻
• 内容：新闻六要素（也就是记叙要素）：
时间、地点、人物、事件的起因、经过、
结果。
• 结构：标题、导语、主体、结尾，并在文
中穿插背景材料。
• 所以，一篇新闻只要内容上满足六要素，
结构上有标题、导语、主题与结尾，并根
据需要穿插背景材料，就OK了。
秘诀：写新闻=讲故事
1、写之前要弄清“我要说些什么”？
2、接下来“怎么说这些内容”（如何讲故事）？
消息的结构比较固定、简单，大多数消息
的结构都是“倒金字塔”式的，即：最重要的材
料放在开头，次要材料放在后面。
典故：为什么最重要的放在最前面
观点：新闻就是讲故事，好的新闻就是一个
好的故事。
华尔街日报是如何讲故事的
• 《华尔街日报》的报导风格以严肃见长，
以深度报导见长。
• 《华尔街日报》始终是美国最高端的报纸，
其读者群的平均家庭年收入是15万美金。
• 《华尔街日报》（The Wall Street
Journal），其是美国乃至全世界影响力最
大，侧重金融、商业领域报导的日报，创
办于1889年。日发行量达200万份。
好故事的标准
• 所有伟大的故事都闪耀着人性的光辉，所
有精彩的故事都需要生动曲折的情节。
——读《华尔街日报是如何讲故事的》有感
对人性的关怀，也成了国外大片与国内烂片的一个区
分标准，曾经张艺谋冲击国际大奖，演员阵容、视觉效果打
造都很华丽，在投入上都是大手笔，但是最后反响很一般，
他的硬伤就是没有深刻的内涵——没有体现对人性的关怀。
• 事业单位的新闻稿，给谁看？
• 日报与晚报、都市报的文风
——读者看了的才叫新闻。
新闻不能逾越的“矩”
真实
——真实是新闻的生命
真实性是一切新闻传媒普遍提倡和遵循的一
项基本原则，新闻一旦失实，便失去了存在
的价值和基本条件。
什么是应用文？
• 应用文是指日常生活和工作中经常使用的，
为某种具体的实用目的而写的文体。
• 大到国家，小到单位、个人，要进行正常的
活动，都离不开应用文，也就离不开应用写
作。
• 应用写作成为一个有教养的现代公民必备的
素质之一。
应用文书的分类
• （一）行政公文：通告、通知、通报、请
示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
• （二）法规与规章文书：条例、规定、办
法、细则、章程、守则、规则、准则、制
度、公约等。
• （三）机关团体事务文书：计划、总结、
简报，另外还有倡议书、建议书、解说辞、
海报、启事等。
应用文书的分类
• （四）经济文书：合同、意向书、广告、
招标书、投标书、市场调查报告、市场决
策方案、备忘录等。
• （五）礼仪文书、信函文体： 贺辞、请柬、
邀请书，求职信、辞职信、感谢信、表扬
信、证明信等。
• （六）学习实践文书：学习日志、实习报
告、实验报告、社会实践调研报告、毕业
论文、申论等。
公文的概念
• 公文是各级各类国家机构、社会团体和企
事业单位在处理公务活动中有着特定的效
能和广泛的用途的文书。
• 公文文种有13种：令、决定、公告、通告、
通知 、通报 、议案 、报告 、请示 、批复
、意见 、函 、会议纪要 。
基层办公室常用公文文种及其特点
1、通知。用于批转下级机关的公文，转发上
级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知
或者共同执行的事项；任免干部。其特点是：
适用范围广；运转速度快；使用频率高。
2、报告。用于向上级机关汇报工作、反映情
况、提出建议，答复上级机关的询问。其特
点：汇报性；陈述性；概括性。
基层办公室常用公文文种及其特点
3、请示。用于向上级机关请求指示、批准。
其特点是：请求性；一事一文；政策性强；
实事求是；用陈述性、祈使性语言；文字精
练。
4、函。用于不相隶属机关之间相互商洽工作、
询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管
部门请求批准等。其特点：平等性；灵活性。
如何写应用文
（1）八股文的模型写法
• 八股之说起自明朝科举，历来被文采风流
的人们指斥。实际上，八股文最初是写议
论文章的一种推荐格式，本身无好坏之分，
在中国文学史上还是占有一席之地的，但
后来由于科举考试规定必须采用这个格式，
就遭到了很多知识分子的反对，变成了一
切僵死文字的总代表。
如何写应用文
• 职场里面所谓的八股文是指一些固定格式
的文章、报告、方案等，其行文规则是固
定的。
• 规则固定取决于两个因素：其一效率，只
有形成模式化的、程序化的东西，才能在
集体的运作中发挥效率。其二完整，定义
了格式的文章，是不会有什么大纰漏的。
单位公文写作（团体性）
公文写作是一种创造性较弱的写作行为，在
结构、表达 、语言、风格等方面，都不要求
标新立异，而更多地要求按照既定的模式来
展开。
在结构上，其“基本型”，是三大块：开头、
主体、结尾。
单位公文写作（团体性）
开头一般都是写行文的根据、目的、意义。主体
部分用来叙述基本事实、阐明性质意义，或者提
出措施、要求。结尾部分则是执行要求或申报请
求。
在表达方式上，公文写作一般只用叙述、议论、
说明三种，公文的语言也是模式化语言。说明事
实、讲清道理即可。不堆砌辞藻，不追求华丽
，以明白、实在、自然为上。
公文写作不可逾越的“矩”
• 政治正确。
• 无论是社会主义国家还是非社会主义国家，
"政治正确"对以下人员来说，都是特别重
要的事情:
一、官方或者私人所属的宣传机构从业人员
二、政府官员、政治人物、教师等公共事务
参与者、管理者或具有影响力的人士等。
职场写作（个人化）
• 第一段：是什么 回答2个问题，你这篇文
字所说问题的背景是什么？问题本身是什
么？背景和问题本身的简要阐述，已经基
本可以回答是什么的问题。
• 第二段：为什么 这一段是用来回答，为什
么你要解决这个问题，为什么要去做这件
事儿，不解决、不去做对企业的弊端是什
么？去做了，对企业的好处是什么？
职场写作（个人化）
• 第三段：怎么做 阐述你的解决方案或实
施方案，具体用什么方法或者手腕去实现
你的目标、解决问题需要多长时间，以及
用什么样的组织结构确保能顺利推行。
• 第四段：算笔账 说清楚你去做这件事情，
要花多少钱、用多少人，最终产生多少数
字化的、可统计的收益。最好是用一张财
务表展现出来，让决策者一目了然。
职场写作（个人化）
• 第五段：要支持 解决这个问题，为公司
创造新的利益，除了常规的人财物，你还
需要什么支持，比如高层资源、横向协同。
• 一般职场行文中，从报告、立项到方案甚
至到标书制作，其实都跑不出去这个五段
论圈圈。
职场写作（个人化）
• 推而广之，这五段论，也是我们职场人考
虑问题，解决问题时一种很好用的方法论，
看清楚是什么，研究清楚为什么，拿出解
决办法，计算这个办法是否划算，确保成
功还需要的额外条件。
• 观点：经常用于跟领导的书面沟通。
职场写作的“矩”是什么
• 第一：简洁：用尽可能少的语言表达尽可
能丰富的内容。——领导们都很忙的！
• 要删除一切套话、空话、意思重复的话，向繁冗
开刀。克服繁琐冗长的毛病是语言简洁的前提。
• 第二：准确：确切地表达作者的意图，概
念明确，判断正确，褒贬分明，轻重适度，
不产生歧义。——领导决策与讲话都是要
注重后果的。
总结：两种写作的方法
回想下小学时期的作文是怎么写出来的？
1、写竹林、小河、山、学校的花草——我手
写我心（先进事迹材料、新闻等）
2、拿一本作文大全，在那里模仿，依葫芦画
瓢——（各种方案、总结材料、汇报、请示
等）
进阶篇
• 掌握了以上内容，可以保证你敢写、会写。
• 下面的内容，就是关于如何写好的。
观后感
• 别人家的房子怎么那么好看？
我家的这么丑……
• 同样一个故事，别人讲的那么生
动，我讲的干巴巴的。
• 同样一个意思，别人汇报给老板，
老板不仅没生气，还表扬他，
我讲出来，怎么挨批评了？
eg：曾国藩的屡战屡败与屡败屡战
写作的技巧
• 写文章讲话，见识深浅固然重要，但最基本
的一是事实，二是逻辑。（资中筠）
• 好文章三要素：有见识、有事实、有逻辑。
• 没有事实材料做支撑（肉），没有逻辑严谨
的架构（骨架），何谈见识深浅（精气神）
• 所以，写作水平的高低，最大区别在对文章
逻辑的把握和材料运用上。
写作的技巧：材料
• 巧妇难为无米之炊。——如何搜集材料？
• 材料，是指为了写作而采取的、用于表现
写作主题的事实根据和理论根据。
• 主要是作者在写作前搜集、积累的各种事
实、数据、意见、观点、经验、问题，以
及上级有关指示精神等。
• 选择材料的标准：真实、切题（符合主旨）、
典型、新颖。
写作的技巧：材料
• 如何处理搜集到的材料？
• 1、运用类化法、筛选法、浓缩法、截取法
来处理材料。
• 类化法：按材料的共同属性和特征将纷繁的材料进行
梳理和归并，使之显示出“类”的特点。这个工作关
键在于确定一个能反映事物本质特征的、与分类目的
相适应的、始终一贯的标准，没有这个标准的分类是
没有多少意义的。在写作中，用这种方法可以找出各
“类”间的内部联系，从而逐渐提炼出有价值的小观
点甚至全篇的主旨。
写作的技巧：材料
• 筛选法：这种方法强调对材料的选用不能停留在
一般的认识上，必须像掘土找矿、沙里淘金那样，
反复地多次地鉴别、筛选，力求从纷繁的材料中
找到那个最切合主旨的切合点。
• 浓缩法：把有价值但又非常详尽纷繁的材料加以
压缩，使之更为凝炼、更突出精华的处理材料的
方法。用这种方法处理材料要采用留主干、抓要
点、除细节、科学抽象等方法，以凝聚出对表现
事实或说明观点最有价值的内容。
写作的技巧：材料
• 截取法：选用一个完整事件的片断或一个
完整事物中的部分去表现观点的一种删繁
就简的处理材料方法。
• 用这种方法，不求事件的连贯、事物的完
整，只求能言简意赅地说明问题和阐明观
点。运用此法要注意：①要服从写作主旨
的需要。②不能断章取义，扭曲原意。③
注意上下文衔接过渡及表述角度的前后一
致。
写作的技巧：材料
• 天下文章一大抄，看你会抄不会抄。
• 不会抄的，就是全抄，东抄西抄。
• 会抄的，根据自己的需要，找到对应的文
字，然后加以修改，使文字符合自己的风
格，符合阅读对象的口味。很多人抄的时
候，完全照搬照抄，不会变通，最后，那
个抄的地方就跟上下文衔接不上、跟整篇
文章的文风不统一。
——最忌无因而至，突如其来
玩转材料靠逻辑
• 有了材料之后，就是根据自己的写作需要，按
照一定的逻辑，把材料合理地穿插进来，并做
到相互衔接流畅、自然而然。这就需要强大的
逻辑思维能力。
• 写作的顿悟：作为一名专业的文案，也有对写作
发愁的时候，那就是对写作的领域不了解，材料
匮乏的情况。突然有一天，我觉得文字不过是一
个个的积木块，可以任由我来组合的。就开始把
那些搜集到的材料大卸八块，自由组合了。
玩转材料靠逻辑
• 玩转材料终极法宝——移花接木
• 天下文章一大抄
• 不着痕迹
• 为我所用
• eg：护士节的主持串词。抄了还是没抄？
写作的技巧：逻辑
• 朱熹：问渠哪得清如许，为有源有活水来。
• 李渔：“须要自然而然，水到渠成，非由车
戽（hù ），最忌无因而至，突如其来。”
• 邹韬奋：“昔人所谓水到渠成，所以左右逢
源，都是有了充分准备以后的亲切写真。”
• 第一层：自然而然，水到渠成。
• 第二层：不搞“无因而至，突如其来”，需要遵循这个因果关系。
• 第三层：”充分准备“。
• 充分准备的两个例子：一个是慈善会秘书长的讲话稿，一个是药品零
加成的新闻通稿。
逻辑的硬伤
• 1、科室慢慢强大起来，随着中医的发展强
大，对中医基础知识不熟到慢慢掌握了中
医的神奇。后面关于中医神奇的没有了。
• 2、学习别人是如何与病人沟通的，慢慢的，
我觉我的沟通技巧也提高了不少，也帮助
了很多的患者树立起了战胜疾病的信心。
后面举得例子不能支持帮助患者树立战胜
疾病信心这个观点。
逻辑的硬伤
• 3、胆大心细、严谨细微的工作作风使我收获
了来自患者家属的一面面锦旗。——围绕胆大
心细，严谨细微讲一个获得家属肯定的故事，
肯定是个好故事，但是后面什么都没讲，没了。
第二段举的例子跟第一段没有任何关联。
• 4、这里抄一句，那里抄一句。这个事迹材料
上抄一段，那个事迹材料上抄一段。——逻辑
上不能很好衔接，我就觉得不对，网上一搜，
就现出原形。
逻辑的硬伤
• 为什么有人要抵制“鸡汤文”
• 在高中生中影响很大的《读者》，先编好
一个结论/观点，然后按照这个观点来填充
故事。
现实世界的运行规律，没有那么简单！
如何培养逻辑性
• 所谓逻辑，是人的一种抽象思维，是人的
思维过程。它要求我们说话、写文章要严
密，要无懈可击，不能有漏洞，更不能前
后矛盾。
第一招：在教育程度因素固定的情况下，自
己吸收学习相对高等和抽象的知识也是重要
的提升办法。比如读小说和读哲学著作相比，
小说不需要抽象思维，更多培养的是画面和情绪
想象能力；而哲学著作就要求你运用抽象思维。
虽然不那么好玩，但是是必要的提升方式。
如何培养逻辑性
• 第二招：反复修改。每一次修改的过程，除了
排除错别字和调整用词，很大一部分时间就花
在了观察、分析自己的逻辑，以及完善和修改
上面。
• 这样一个过程不光可以让你写出来的东西质量
大大提升，还能帮助你培养起对自己逻辑思维
能力的熟悉程度，发现自己逻辑上常见的问题
和错误，进而完善提升。
• 这就是人们常说的，好文章是改出来的。
如何培养逻辑性
第三招：拓宽关注的广度。写作缺少逻辑，
主要表现就是注意力非常狭窄，只注意一句
话，一段话的逻辑，而没有考虑段与段之间
的逻辑关联性，以及整篇文章的逻辑是否统
一。想要提升写作的逻辑性，你需要学会拓
宽自己的注意力广度，在时间和逻辑的维度
上都能够广泛专注前后所有的内容。
逻辑控的标志
1、武侠小说的逻辑经不起推敲。
2、电视剧的编剧经不起推敲。
3、《007》的编剧也经不起推敲。
4、好不容易看一部逻辑强大的电影，失眠了，
看完后一直想，逻辑到底有没有漏洞。
5、看一篇新闻，首先想的是这是不是假新闻
？
如何提升见识
• 1、阅读量：读书破万卷，下笔如有神。阅读
是写作的基础，天天练习写作文是写不好作文
的，凡是习作无困难者，都是以大量的阅读作
为基础的。
• 2、丰富的阅历：读万卷书，行万里路。任何
一部小说，一篇文章，都离不开现实生活，从
中或多或少会发现现实生活中的痕迹。生活阅
历是最好的写作素材。很多家长带小孩出去玩，
可否想过旅行的意义？
如何提升见识
• 3、独立思考：尽可能多地从不同角度、不
同立场去获取信息，分析后得出自己的结
论。具体到工作学习中，听到一种观点后，
再去听听相反的观点。
• 如果你光读别人的书，自己不去思考的话，
你的头脑不过是一个跑马场。互联网时代，
众声喧哗凸显独立思考的重要性。
• 思考决定了人生的高度。
如何提升见识
• 4、批判性思维： “于不疑处有疑，方是进
矣"（别人都认为正确的地方，你提出独特
见解，说明你在思考而不是随大流）
• 批判的方法就是对那些看起来是神圣的东
西、看似合理的东西进行反思，澄清其前
提，划定其界限。
• 《美国和中国老师讲灰姑娘的故事》
其他注意事项
• 要考虑作者自己的身份，阅读的对象，写
作的目的。
• 比如需要登报或张贴的，语言要通俗易懂；需要
宣读或广播的，语言应简明流畅，便于朗读；书
信的写作，要根据远近亲疏、尊卑长幼的关系使
用相应的语言；公文的写作要根据不同的文种和
行文关系而使用相应的语言，否则就不得体。
• eg：优秀护士先进事迹材料，面向社会，面向内
部同行交流，在内容上侧重不同。
文章赏析
• 现在的我，多了几分淡然，少了几分功利，
多了几分踏实，少了几分浮华，舍去了谋
生的态度，用谋心的感悟去读书……曾经
有智者说，身无分文，心忧天下；读万万
卷，神交古人，我们纵然无法博古通天，
但也能拥有小家碧玉的朴实无华。
• ——《善读者，美哉》
文章赏析
• 卖馒头的老头，背着木箱子，里边装着热馒头，
太阳一出来，就在街上叫唤。
• 大风雪的夜里，竟会把人家的房子封住，睡了一
夜，早晨起来，一推门，竟推不开门了。
• 这小学的学生写起家信来，竟有写到：“小秃子
闹眼睛好了没有？”小秃子就是他的八岁的长公
子的小名。次公子，女公子还都没有写上，若都
写上怕是把信写得太长了。因为他已经子女成群，
已经是一家之主了。
文章赏析
• 自余有知，先父自鸿声里夜归，必携食物一品，如蛋
糕酥糖之类，置床前案上，覆以帽或碗。余晨起揭视，
必得食。及余七岁入塾，晨起遂不见食品。
• 先伯父家从兄来住吾家，一日傍晚，邀余同往七房桥。
谓："汝当告婶母。"余往告先母。先母以余戏言，未
理会。待晚饭，两人不至，乃知果往。先父偕侍从杨
四宝，掌灯夜至七房桥。余已睡，披衣急起，随先父
归。途中，先父绝不提此事。至镇上，先父挈余进一
家汤团铺吃汤团，始回家，先母先姊先兄，一灯相候。
先母先姊谓余："汝反吃得一碗汤团。"
文章赏析
走到那边月台，须穿过铁道，须跳下去又爬上去。
父亲是一个胖子，走过去自然要费事些。我本来要
去的，他不肯，只好让他去。我看见他戴着黑布小
帽，穿着黑布大马褂，深青布棉袍，蹒跚地走到铁
道边，慢慢探身下去，尚不大难。可是他穿过铁道，
要爬上那边月台，就不容易了。他用两手攀着上面，
两脚再向上缩；他肥胖的身子向左微倾，显出努力
的样子。这时我看见他的背影，我的泪很快地流下
来了。
文章的几个层次
• 第一层：语言干巴巴的，没有可观的词汇量做支
撑，拿不出台面。
• 第二层：引经据典，某名人书，某某书上说，词
汇量是上来了，但是观点都是别人的。——掉书
袋子
• 第三层：说的很实在，语言也看不出有什么特别
华丽的地方，也没有引用大家的话，但是，却表
达出了非同一般的观点与思想，读了就让人有收
获。
好文章的标准
• “不精不诚，不能动人”。
• “感人心者，莫先乎情”。
• 所有伟大的故事都闪耀着人性的光辉，所
有精彩的故事都需要生动曲折的情节。
• 好文章：有趣、有料，有人情味，关注人
性，体现对人的深刻关怀。
