财务管理
一、费用管理
（一）管理方法
公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政审批管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先开支，后报销。
单项费用金额≥200元必须采用书面申请。无批准的书面申请，财务部门退回报销人。
审批级次：职员→部门经理→副总经理（或总监）→财务经理→总经理→董事长。
审批权限：
单项费用≤2，000元，由副总经理（或总监）审批。
单项费用≤10，000元，由总经理审批。
单项费用＞10，000元，由董事长审批。
（二）借支规定
个人差旅费借款，需凭批准后的《出差申请单》进行申请。
个人宴请申请借款，需凭批准后的《客情申请单(客情费借支凭证)》进行申请。
其他事项原则上不办理个人借款。
员工个人借款，由其上级主管自动担保。
前账不清，后账不借。
对借款后无特殊情况不办理报销冲账或还款，经催收无效后，财务有权在最近发薪时直接扣除。
（三）差旅费
外埠出差
外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费、市内交通费。
出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行单独填写《客情申请单(客情费借支凭证)》，与差旅费同时报销。若出差期间的交际费不与差旅费同时报销，在另行报销时，财务部门作退回处理。
外埠出差，必须先填《出差申请单》，根据需要，凭批准后的《出差申请单》和《借支（暂付）单》借支差旅费。详细注明出差事由、地点、起至时间及预计费用。
出差回公司后，在2个工作日内，持《出差申请单》，到财务部门办理报销手续，无特殊原因未在2天内报销差旅费的，其差旅费节约部分不再补贴给出差人，返回公司时间以回程车、船票时间为准。超过一周不报销的，其实报金额按应报的95%支付，以后每超一天再加扣1%。
在途交通费
乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞机和软卧；乘火车5小时内可到达的，以硬座为准，不得乘坐硬卧。未经批准，超标部分个人自理。
在途交通费按路途时间、职务级别的乘坐标准，给予报销。
在途交通费还包括：
飞机场至宾馆的往返车费。
机场建设费、保险费。
出差生活补贴及电话费补贴
出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。
出差天数以中午12:00为界限，以车、船票的发车（船）时间为标准。
出发时间≤12:00的，出差天数为1天，反之为半天。
到达时间＞12:00的，出差天数为1天，反之为半天。
部门主管以上级别人员到公司业务单位所在地出差，期间接受业务单位接待的，则生活补贴不予发放。
参加各种会议、培训，期间的生活补贴、市内交通费不予发放。
出差期间如有餐费支出，则该天的出差生活补贴减半发放，判断的标准是餐费发票号是否相连，如发票号是两组号码，则算两天，依次类推。
住宿费
住宿费按地区标准、职务级别凭住宿给予报销。
多人出差原则上应两人住一标准间，住宿费按最高职别单人计算。
出差人员如为单数，或同行人员中有异性，住宿费可以按标准报销。
住宿费按实际住宿天数平均计算，以车船票的时间为准。
市内交通费
市内交通费（含出租车费）按地区在限额内凭发票报销。市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票、长途汽车票及有关机场费、保险费以外的所有交通费用，未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。
出差人员因病在外地住院，期间的市内交通费不再发放，生活补贴视同出差。
公司人员自备车外埠出差，期间的市内交通费不再发放。
出差人员趁出差之便，事先经主管经理批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。
1．10长期驻外人员，出差时间≧15天<30天），市内交通费、伙食费减半执行，超过≧30天的，不再报销市内交通费、伙食费、住宿费，但可向公司单独申请驻外补贴。
本市公出（列入“交通费”费用项目）
市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。
因工作需要而加班或外出办事的，时间在8:00前或20:00后，可乘坐出租车。
乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票正面空白处，写明①乘坐原因②起讫地点，不写明①②两项内容的，在报销时财务部门作退回处理。
工作外派
根据公司需要派往外地业务单位工作的人员，其往来的在途交通费按外埠出差标准执行。
对外地业务单位能够提供伙食或住宿的，一律由业务单位统一安排，据实际情况由总部与业务单位结算，出差人员不再享受期间的出差生活补贴及住宿费。
出差费用标准（单位：元/天、人）
参见下表：
职务级别
项目
总经理
副总经理
总 监
总经理助理
大区经理
业务部门经理
副经理
部门课长
部门助理
业务经理
职员
在途交通
飞机
按 实 报 销
按实报销
控制报销
火车、汽车
软卧
硬卧
轮船
二等舱位
三等舱位
四等舱位
出差生活补贴
京沪穗深
60
50
40
省会、单列市
50
40
30
其他城市
40
30
20
住宿费
标准
京沪穗深
300
250
200
180
120
省会、单列市
250
220
180
150
100
其他城市
200
180
150
120
80
市内交通费
京沪穗深
100
55
30
省会、单列市
80
35
25
其他城市
50
25
20
电话费
35
30
25
20
15
说明
省会城市还包括天津、重庆两个直辖市，自治区政府所在城市。
单列市主要是指经济发达城市，包括：大连、青岛、宁波、厦门、珠海、苏州。
（四）交际费
定义
交际费是指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等。总部职能部门的交际费采用预算管理和行政管理相结合的方法；业务单位的交际费实行预算管理和额度管理相结合的方法。
所谓交际费的行政管理是指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，单次费用金额≥200元必须采用书面申请，申请内容包括①事由②参加人数③发生次数④预计金额。
所谓交际费的额度管理是指交际费的总额不得超过销售额的1‰，超额度部分本期内不予报销。
额度
整个公司的交际费控制在销售净额的1%额度内使用。
业务单位最大额度是销售净额的5‰。
总部职能部门的交际费总额控制在销售净额的5‰额度内使用。
交际费必须单独填列《支出证明单》，并在摘要栏内简要列明①事由②参加人数③发生次数，不写明①②③三项内容的，在报销时财务部门作退回处理。出差期间的交际费须与差旅费同时报销。
如有高一级别主管人员参加，须由最高一级主管作为报销人。
（五）办公费
定义
办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品等。
办公用品分类
办公用品按会计核算项目分为专用办公品、快递费、其他办公品具体如下：
专用办公品：打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材和销售业务专用的单据。
快递费：是指邮局的邮寄费、市内快递费。
其他办公品：包括
消耗品：购增值税票，帐本、铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、复印纸、信纸、信封、订报刊等。
管制消耗品：签字笔、修正液、电池、笔记本等。
管制品：剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、各类书籍资料等。
其他办公用品按使用可分为个人领用与部门领用2种。
个人领用：由个人使用保管的物品，如铅笔、胶水、橡皮等。
部门领用：是指打孔机等管制品，由部门指定人员领用、保管、集体使用
所有办公用品（除财务部门专业用品外）由行政部门统一负责购买、保管和发放，各部门不得任意购买。特殊活动支付的费用可提出申请计划，报请批准后购买。
（二）单据格式及填制说明
1. 目的：
规范公司借支、费用报销等款项支付及应收账款核销行为。
2. 单据填写规定：
单据填写基本要求：各单据应按要求用蓝、黑水笔填写，同一单据大小写金额须完全一致（不得涂改），并注明附件张数。报销发票必须按顺序用胶水（不得使用订书针、别针、回形针等代替）粘帖在垫底纸上，垫底纸不大于封面；粘帖时以垫底纸左上角为准从左往右错开粘贴，以便于装订；若附件纸张较大（如A4大小），须竖向粘帖；
3. 单据填写及流程说明
差旅费用单据填写及说明：
使用单据及用途：出差前需要填写《出差申请单（差旅费借款凭证）》，出差后报销费用填写《差旅费报销单》。
《差旅费报销单》附件一般为车票、机票、住宿发票、市内交通发票、订票费用发票等。
流程图：
1、出差时填写：
2、差旅费发生后填写：
日常性费用单据填写及说明：
使用单据及用途：需要填写《请款单(费用报销单)》。用于报销除差旅费、资产购置费、客情费之外经常发生的费用，包括电话费、交通费、添置日常办公用品费用、资料费、培训费、展览费、预付公司往来款等费用报销；
流程图：
说明：① 费用发生前借款与实际发生费用核销均在该单据上据实填写；
② 借款时，在“借款/预付项目”栏填写预计支出内容及金额，并在填写后由借款人保留第一联，第二联交财务入账；费用发生后，在借款时保留的第一联上填写实际发生金额及内容，及时交财务部核销记账；
招待等客情费用单据填写及说明：
使用单据及用途：需填写《客情申请单（客情费借支凭证）》，用于招待客户支出。
流程图：
说明：① 费用发生前借款与实际发生费用核销均在该单据上据实填写；
在借款时填写“预计费用”，并在填写后将第一联交财务记账，第二联由借款人保留；费用发生后，在第二联据实填写实际发生费用，及时交财务部核销记账。若发生费用超过预计借款，需经上级主管审批；
客情应酬费事先须有行政申请，并经相关权限人员审批，否则不予报销。
有票发票兑奖联不得撕下，否则该发票金额不予报销。
资产请购、入账费用单据填写及说明
使用单据及用途：需要填写“资产请购单”及“资产请购明细单”，用于请购及资产入库管理。
流程图：
说明：① 资产购置发生前请购款与资产购置后实际发生费用核销均在该单据上据实填写；
② 在请购时先填写“预计费用”，并在填写后将第三联交财务记账，第一、二两联由行政部保留；采购结束后，在第一、二两联据实填写实际发生费用，并及时将第一联交行政部入库存底，将第二联交财务部核销入账；
③ “资产请购明细单”为“资产请购单”附件，两种单据均为三联，并且两种单据联次必须互相对应；
④ 若购置资产类型较多，“资产请购单”上无法一一填写，可只在“资产请购明细单”请购资产类型及数量金额；新购置资产的最终使用人（或部门责任人）需在“资产明细单”上签收确认；
4．其他
4．1以上各表中栏目均为必填项，申报审批顺序遵循从左至右、从上至下的原则；
4．2各费用报销单据需连续编号，不得擅自销毁，查询借款/费用报销记录时，依据报销单号查询（报销单号在各报销单右上角）；
4．3票据交据时交票人提供清单并要求收票人签收，收票人不得拒绝。若无签收记录，票据丢失，由交票人承担损失。
5．附件： -F001至F007各单据。
三、卖场费用核销办法
内部审核流程：
事先审批：
公司所有签订的年度或长期合作的销售合同、协议由各区域经理提请并附与以前年度的比较表，经营销副总审核后提交公司管理委员会（由各部门负责人组成）统一审核后方可签订正式合同。管理委员会通过后应把合同文本复印件交财务部（如果涉及到物流事项同时应复印给物流部），待签订后的合同应再复印交财务部，原件保存在档案中心。其他部门如有需要可留复印件。
对外所签订的促销协议或其他费用文书的流程为：
市场部事先报备促销价格的范围到业务、财务及总经理处。各部门审批均以此为依据。
具体促销案：
业务员 申请 部门主管及营销副总 核准 财务部 复审 总经理（OK）
卖埸的促销活动：
卖埸促销活动之前（及其他费用），相关业务人员需提前进行申报准备工作，并书面填具“市埸促销申报表”报准本部门主管及营销副总同意后，转市财务部门视市埸价格动态及客户资信等状况会签后，呈总经理最终核准生效。最终生效的促销申报表需报备财务部相关财务人员。
业务人员凭履约后“市埸促销申报表”与客户进一步洽谈，若相关的价格或付款条约有所修正，需经总经理同意。与客户确认后将卖场确认单告报财务部备案，财务部将该报告与原“市埸促销申报表”对应保管，作为审单的重要依据。
市场部（北京、沈阳暂由财务人员）即时进行更新与维护ERP中的促销价格。
所有的内部管理流程完备之后，方可业务部门进行接单、输单、审单、发货、开票、收款的正常运作中。
卖埸所有非合同费用均应参照上述审批程序审批报备。
所有审批及报备手续完成后，方可进入业务实施阶段。
事中操作：
费用的核销：
业务部门应及时向各卖场取得费用发票，收到费用发票后，应根据原审批及谈判资料或销售合同等进行审核，如果在原约定的范围以内，则填制《应收账款核销通知单》，经部门经理签字确认后交财务部商务课结算组。
财务结算人员应根据原审批及谈判资料或销售合同再进行审核，若无误，则传营销副总审批后入账核销应收账款。若有误，则退回《应收账款核销通知单》并做相应说明。
业务人员收到退回的费用单据应再次检查，并向财务人员做书面说明，财务部审核后交营销副总、总经理审批后入账核销应收账款。
财务部商务课结算组应定期（每周一）向业务部门提供费用发票缺失清单，业务部门收到后应在两天内给出回复及解决时间表。财务部据此追踪。
事后控制：
上述工作流程列入公司的绩效考核范畴之内，总经办实时监控。
四、业务操作流程
销售业务：
业务部门收到客户订单，审核：基本信息是否有误、订单性质（正常订单还是赠品单，如果是赠品单查合同、协议等是否有此项）、所订购的品项数量是否合理、价格是否在双方确认的价格以上、送货期限是否合理（可能需和物流部沟通）、是否超过最小起量；审核完毕由业务员签字确认后交订单录入人员。
业务部订单录入人员把销售订单录入ERP。路径：销售管理-销售订单-新增。录入时应注意：业务类型必选“委托代销”，销售类型按实际情况录入（一般均为“普通”销售），厂编、客户订单号、门店（客户）名称按订单录入，部门及业务员会按系统默认自动带出，录入人员需核对是否为订单审核签字的业务员。品项、数量按订单录入，价格按客户订单价格录入（如果订单上有价格），然后与系统中的报价一栏核对，核对要点：1）报价栏肯定有数字2）扣率不小于100%，扣率在99%-100%之间，需业务经理签字同意，在98%-99%之间需市场部经理确认，95%-98%需业务副总确认，小于95%需总经理确认。以上录入完成并核对无误后点审核并在纸质订单右上角写明订单号。订单复印交物流部单据组。
物流部收到订单后根据订单生成“委托代销发货单”，如果可用量不足，应通知业务部门。生成后打印仓库交配货人员。
仓库配货人员配好货后在“委托代销发货单”上签字确认，并确认发货体积、运费金额、物流公司、预计回单日期。交物流单据组在ERP中做补录、更正及审核，审核完毕后打印四联“委托代销发货单”，仓库配货人员与原“委托代销发货单”再进行核对，无误后签字，第四联由单据组留存，其他三联请司机签字后第三联由仓库保存，一、二两联随车同行，第二联为客户联，第一联为回单联（卖场如果有签收单，则我们的“委托代销发货单”及卖场的回单一起做为客户签收单）。发货时的四联“委托代销发货单”必须无涂改，签字时四联一起签字。
单据组在商品发出后应跟踪回单返回情况。司机（或物流公司）交回回单后，仓库人员应与原发货单逐笔核对，如果无误，则回单交单据组，由单据组登记后交财务部回单人员。若客户回单少于我方发货数量，且原商品已完好无损地返回，则物流部应输拒收入库单，同时在拒收入库单上写明拒收原因，若为司机（或物流公司原因）原因则在写明处理意见。若拒收货品未返回或返回的商品的暇疵，则必须与司机（或物流公司）确定责任人，做出书面的处理报告。回单交到财务部的时间：本市3天，本省7天，外省15天，边远地区：25天。时间以系统中的发货单时间为基础，按自然日算（法定节日除外），边远地区指上海仓库发货到新疆、四川、重庆、云南、海口。回单必须及时、完整地交到财务部，财务部每周提供回单未回的清单给物流部，同时抄送相关领导，若次周仍未回且也未向财务说明未回的原因，财务部即上报相关领导请求处理。
单据组接到仓库交回的回单、拒收入库单、拒收情况说明及处理报告后，应根据情况在ERP中做处理：
1）：回单与原发货单品项、数量一致：ERP中不做处理，回单登记；
2）：部分拒收，原品返回：根据原发货单按拒收返回的品项在ERP中“委托代销退回单”，除品项及数量外其他所有栏目均与原发货单一致（包括单价），仓库选拒收返回后所入的仓库（若返回的为次品，则入次品库），审核；登记回单情况、拒收责任处理情况（以备结算运费时对账）；
3）：部分拒收，原品未返回：根据原发货单按拒收返回的品项在ERP中“委托代销退回单”，除品项及数量外其他所有栏目均与原发货单一致（包括单价），仓库选“拒收未回账”，审核；同时按此退货单做相同的一张发货单，客户为该物流公司，仓库为“拒收未回账”（以为若物流公司退回该品，则再做该单的退货单，仓库为退回商品所入的仓库），退货单号写在拒收入库单的右上角。登记回单情况、拒收责任处理情况（以备结算运费时对账，拒收未退货的商品一般给物流公司一个月时间，若超过一个月仍未退回，则从物流费中直接扣除。）；
以上单据（原发货单回单联、客户回单、拒收入库单、拒收处理书）按顺序交财务部回单处理人员。每天交接一次，物流部提供纸质签收表及电子档，财务接收人员当场确认，若有误则直接退回。
财务部商务组回单人员每天查看各系统的网上收货信息并与ERP中的发货记录核对，若同单金额无误，则在ERP中根据发货单生成“委托代销结算单”。
收到回单后在相关卖场的网站上搜拣收货信息并与回单、发货单核对，先核对总金额，若总金额有误，则请业务部提供原始订单逐笔逐项核对，如果为录单原因应与原输单人员确认，确系录入错误，则由原录入人员补做“委托代销价格调整单”，如果非录入错误由提请业务部给出合理的解释（7天内无答复则上报业务副总），金额确认后由财务人员根据确认单录入“委托代销价格调整单”。根据原发货单、回单、价格调整单做“委托代销结算单”，数量为加单数量减拒收数量，单价为与客户双方确认的金额。
回单人员打印“委托代销结算单”并附回单、拒收差异处理书交发票人员。
财务部发票人员收到回单人员信息后核对系统中的结算单，综合退货情况，根据卖场网上信息、卖场收货对账单信息、委托代销结算单，在“委托代销结算单”上签字，交开票人员开票。
开票人员根据发票人员提供的开票资料、信息开出增值税发票，交发票人员，发票人员核对无误后留下记账联，在原“委托代销结算单”中录入发票号码：厂编+发票号，审核生成增值税发票，再审核增值税发票，在应收管理中复核票据，再在总账系统中手工编制会计凭证，发票、结算单做为凭证附件。
开票人员开出的发票记账联交发票人员核对无误后，登记发票追踪表，通知业务人员（或寄外区销售助理、直接客户）到财务部领票送票。领票时均登记并由领取人签收，发出快递时应登记快递公司及快递单号。开票人员应追踪领票人员、外区业务人员及时送票并取得客户收票回执。并在登记表上登记取得客户回执的日期。开票人员应追踪发票的交付情况，若领票人两周内未将客户对发票的签收记录交回财务部，客户一个月内仍未收到快递公司所寄发票，财务部即提请上级领导对相关责任人进行处理，特殊时段时间从紧。
出纳在网上银行查到客户的回款记录后第一时间在总账录入银行收款凭证，取得银行原始单据后通知业务部门提供收款核销单，具体应包括客户名称、收款日期、收款金额、会计凭证号码以及门店、厂编等（如果有）。
业务员从客户处取得客户付款清单（或从客户网站下载）后根据出纳提供的收款信息填制应收账款核销单，经部门经理确认后交财务部应收核销人员。双方做好签收记录。业务员应及时从客户处取得付款清单及费用发票并填制相关单据交财务部门，未收到付款清单或费用发票，该回款不做为客户资金回笼。若收款后两周内仍未收到付款清单或一个月仍未到费用发票，财务部将提交相关领导对责任人进行处理。
财务部应收核销人员收到经业务部门经理确认后应收账款核销单后在应收系统中填制收款单并做应收账款核销。
业务员从客户处取得费用发票（或财务部收到后交给业务员）后根据合同、协议等审核费用，并填制应收账款核销单，经部门经理确认后交财务部应收核销人员。双方做好签收记录。
财务部应收核销人员收到经业务部门经理确认后核销单后应核实费用是否在合同或协议约定的范围内，如无误则在应收账款系统做其他应收单-卖场费用-负单，并和对应的发票做红票对冲，同时在总账系统做费用转账凭证。如果超过约定范围则退回业务部并要求做出合理的解释经经营副总确认后再上报总经理核准后入账。
销售退货业务：
（一）、常规销售退货业务处理：
业务部门收到客户退货申请单，审核：是否可以退货，退货单品单价是否异常，审核完毕登记后交物流部接单人员；
物流部根据退货申请单安排到客户处处理退货，退货拉回公司后完成入库和入帐
(1).实际退货和客户退单有数量差异，如果退货数量大于客户退单数量，仓库根据实际品项数量入库，多余品项数量在ERP中单独录入“委托代销退货单”，仓库选择“待查仓”，表示有多退货物入库，客户选择负责退货的物流公司，如果无法对应物流公司则在ERP中录入“其他入库单”，作为盘盈入库处理；
(2).实际退货数量小于客户退单数量，仓库根据实际品项数量入库，ERP中根据客户退单录入“委托代销退货单”，其中缺少品项的数量在单据录入时仓库选择“待查仓”，同时在ERP中录入“委托代销发货单”，仓库选择“待查仓”，客户选择负责退货的物流公司，如果无法对应物流公司(即缺少数量是物流公司联系过我司，征得我司同意退回的)，则在ERP中录入“其他出库单”，作为盘亏出库或损失出库处理；
仓库完成入库和入帐后，将客户退货单连同仓库退货入库单交到财务签收；
财务与客户核对退货数量和金额
(1).数量或品项无法对应，仓库也未进行任何处理的，单据退还仓库；
(2).退货单品单价无法对应，客户退货单品单价低于ERP系统单价，以客户价格为准，价格差异在ERP中录入“价格调整单”进行调整
(3).退货单品单价无法对应，客户退货单品单价高于ERP系统单价，数据提交给责任业务人员处理；
财务开具发票，处理退货帐务
（二）、异常销售退货业务处理：
发生卖场强退时或者无单要求退货时，物流部应即时与业务沟通，得到业务的同意时方可执行退货作业，业务未给予明确答复，物流部不得接收退货；
退货入库时，要求业务补相关退货申请，方可做ERP录入及实物入库处理；
（三）、特殊销售退货业务处理
对于自客户发布退货日期起计算，到30天后仍然没有从ERP中查询到数据，财务部将此部分数据在ERP中录入“委托代销退货单“(退货确认)，仓库选择“逾期退货仓”；(此仓库为虚拟仓库，只设置财务部操作，其他部门无操作权限)
每日（周）将差异仓数据提供给物流部和业务部；
由物流部和业务部负责追查退货，货物追回填写入库单交财务冲帐；物流部根据货物状况（正品，废品）在ERP各正常仓库中录入“委托代销退货单“，财务部则在“逾期退货仓“中录入“委托代销发货单“以冲销原退货单
自退货录入ERP逾期退货仓后60天，依然没有追回货物，则做为盘亏确认；
在ERP进行过盘亏帐务处理之后(即自客户公布退货日期至少60天之后)如果收到对应的退货单据和实物，则在ERP中先录入"其他出库单"-盘亏出库红字单据用以冲销原来单据；
对于无法获知退货明细单品的客户如家乐福，沃尔玛等，ERP退货录入时统一录入"商品一批"，存货编码为"00001"；在ERP进行过盘亏帐务处理之后如果收到对应的退货单据和实物，则在ERP中先录入"其他出库单"-盘亏出库红字单据-商品一批，再录入"委托代销发货单"-商品一批，最后录入"委托代销退货单"-正常单品明细
财务物流作业图
物流部：
财务部
对表中部分项目的说明：
第3点.物流交给财务差异回单的格式（至少有以下项目）
门店名称
发货单号
发货日期
发货数量
发货金额
回单日期
回单数量
回单金额
差异数量
差异金额
差异原因
责任物流公司
责任人
预计处理日期
第5点.差异核销处理：物流部在追回货物或者有相关的差异处理方案后，在核销时候必须提供给财务有效的原始单据（入库单，理赔单等），单上必须注明原发货单号。
采购业务：
市场部根据业务部门的要货计划联系供应商，编制采购合同按合同审批权限审批并盖印后通知供应商备货，并在ERP采购系统中录入请购单，核对无误后审核。
市场部根据供应商备货计划在ERP采购系统中根据原请购单生成采购订单，核对无误后审核。在采购合同上注明请购单、采购订单编号。
市场部根据采购合同申请付款，填写请购单（请购单上注明请购单号、采购订单号，货到付款及月结付款的需注明采购入库单号），附合同、增值税发票，经市场部经理确认后交财务部。
财务部审核请款单并按审批权限提交相关领导后，根据资金状况安排付款。若无法 付款应告知市场部。（市场部每月底应提交次月的用款计划）
供应商应提供发送货通知单给对应仓库，仓库收到后与对应的采购订单核对，若不在采购订单范围内应与供应商核对。
仓库收到供应商送货后根据原发货通知单核对，多货、串品应通知市场部确定是否收货，如果收货由市场部在ERP采购系统中补做采购订单。货物入库后在ERP中根据采购订单按实收品项、数量生成采购入库单，并打印三联单，仓库主管及送货司机签字后第三联交司机做为收货签收单，第二联物流单据组留存，第一联连同供应商送货单交财务部。双方做好签收记录。
财务部应付会计收到采购入库单及供应商送货通知单后在ERP中检查：单据的签字是否齐全、采购入库单是否是根据采购订单生成、品项数量是否正确、数量单价金额的勾稽关系是否正确。若有误，返回物流单据组修正直至无误（数量单价金额的勾稽关系不正确应告知物流单据组修改），无误则把收货日期、品项、数量、金额、入库单号等信息告知供应商财务部及市场部并催收采购发票。
供应商增值税发票备注栏注明我方的采购入库单号，发票由市场部接收。
市场部收到供应商增值税发票后应检查发票信息是否正确（主要为我方开票信息、品项、数量、单价、金额、备注栏信息、密码区发票号是否与发票号码一致等），若有误则退回供应商要求开出正确的发票，无误则交财务应付会计。双方做好签收记录。增值税发票不得污染、折叠，应保证清楚、清洁。否则财务有权拒收并要求供应商重新开具。
应付会计收到采购发票后在ERP采购系统中根据采购入库单生成采购发票，并进行结算，在应付系统中审核票据。根据本月销项税情况及税票的有效期限确认总账系统有入账时间。
付款要求见上述第3、4条。
采购付款由出纳执行后通知市场部，并在总账中做付款凭证，打印附附件后交应付会计。
应付会计审核付款凭证，在应付系统中录入付款单并进行核销。
调拨业务：
为节省运费，调拨业务应尽量减少，各业务部门应尽可能准确地编制备货计划。
业务部门根据销售计划及本地仓库实际库存可向物流部申请货物调拨，填写调拨申请单，经业务经理确认后提交物流部；
物流部收到调拨申请后查看各仓库库存情况，综合考虑运输成本等因素，在调拨申请上注明调出仓库的建议、预计运费，返回申请部门；
审批：
申请部门与调出地业务经理协商确认，同意后调出地业务经理签字确认后交物流部；若调出地业务经理不同意，则原则不不予调拨。若确因业务需要，申请部门可提请经营副总、总经理协调。经营副总、总经理强制调拨应由副总、总经理签字确认；
物流部收到签字完备的调拨申请后由调出地单据录入人员在ERP库存系统中录入调拨单，转入部门和转出部门分别录入两地的物流部（比如上海仓调到北京仓，应选上海物流转出，北京物流转出），入库类别和出库类别分别录入“调拨入库”、“调拨出库”（必须也只能选此两项），表体中单价、金额不必录入，并在调拨申请单右上角写明调拨单号。核对无误后审核自动生成一张其他出库单和一张其他入库单。打印其他出库单两联单交仓库人员。
仓库人员接到其他出库单-调拨出库单后组织配货，并在其他出库单上签字确认。交物流单据组。
物流单据组核对ERP中的其他出库单，若品项或数量错误应退回重配，直至实际配货与ERP中一致。无误后审核。打印原调拨单对应的其他入库单-调拨入库三联单，并仓库人员准备发货。
若因实际库存不足，则应告知申请调拨部门，同时立即盘点该品项并进行收发流水的核对直至查出账实差异原因并提交书面的盘点报告及处理建议，经上级领导批准后进行账务调整。（若有处理责任人，应收责任人签字后将处罚单交人力资源部备案，在最近的发薪时扣除）
仓库人员将货物交物流公司时双方在其他入库单-调拨单上签字确认，第一、二联由司机随货同行，第三联交回物流单据组。
物流单据组将调拨信息邮件给收货仓仓库主管，收货仓仓库主管安排收货准备。
收货仓仓库收到所调拨的货物后凭司机所带的其他入库单-调拨入库单收货并验收，若无误，则在两联单据上签字确认，第一联交司机带回，第二联由收货仓所在地单据员。若有误，则与调出地仓库物流主管协商并当场开出处理书（必须注明其他入库单单号），经物流总监批准后由司机签字确认，一式两份，当地留一份，交司机一份，做为索赔或扣除运费的依据。处理书一同交当地单据组。破损品项可由司机带走，但必须按正常品的标准含税售价赔偿。缺少品项必须按正常品的标准含税售价赔偿。处理结果应在其他入库单-调拨入库单上详细注明。
调入地单据组根据签字完备的其他入库单从ERP中调出对应的单据，审核。根据处理书若全价赔偿的，在ERP销售系统中直接做委托代销发货单，（客户名称选该物流公司，厂编为“QT”，销售类型为“赔偿”，部门为该地物流部，仓库为该地正品库，单价为确认的赔偿价做，备注栏应注明“其他入-调入单XXX号赔偿”。审核，并生成委托代销结算单，审核。打印。
调入地单据组将其他入库单-调拨入库、处理书（回注委托代销结算单号）留存。将收货信息入、处理书传真给调出地物流单据组。
司机将收货地仓库主管签字确认后的其他入库单-调拨入库单交回调出地物流单据组。
调出地物流单据组收到后应与调出地单据组所发的信息核对，无误后将调拨申请单、其他出库单、其他出库单、处理书按顺序排好后交财务部存货管理人员。双方做好签收。
财务部存货管理人员收到后应核对系统中的每一步，有差异则退回。无误后保存单据，在月底时统一结转成本，并在总账系统填制调拨转账凭证。
若物流公司要求对破损或少货赔偿开具发票，则由物流部向财务部存货人员提出开票申请，财务部处理流程同销售业务。
调拨所形成的物流费用由申请调拨部门承担，物流部在申请运费时应按部门按运费类型（采购运费、销售运费、调拨运费、紧急销售运费）提供各部门的运费汇总，以便财务部按部门归集运费。
样品管理：
各部门因业务需要，需领用公司产品作为样品送给客户或本部门使用时，适用本流程。
具体流程
由申请人填写《样品、赠品、耗用申请表》（表样另见），根据申请表内容填写完整；
审批：
物流部输单员根据签字完备的申请表在ERP中做如下操作：销售管理—业务—委托代销—委托代销发货单，销售类型为“样品出货”，厂编为“YP”，客户为领用样品的业务员，部门为领用业务员所在部门、业务员为其本人，预计回单日期为发货当日。
后面的操作同销售业务。
财务部收到单据后做虚拟销售发票，生成凭证：借其他应收款-样品-领用人，贷发出样品，同时借发出样品，贷库存商品。
样品退回时做委托代销退货单，操作销售退货业务，财务做相反会计凭证，冲回个人借款。
财务部每月提供个人领用样品金额表，每季度清理一次，确无法退回的由领用人申请，部门经理确认，副总、总经理批准后财务做个人借款转样品费用处理。
外贸部、总部及工厂领用样品等视同销售，按销售业务流程办理，不适用本流程。
赠品及部门领用业务：
各部门因业务需要，需领用公司产品作为赠品赠送客户或供本部门使用时，适用本流程，领取样品送客户另见样品管理办法。
具体流程
由申请人填写《样品、赠品、耗用申请表》（表样另见），根据申请表内容填写完整；
审批：
物流部输单员根据申请表在ERP中做如下操作：库存管理—日常业务—出库—其他出库单中录入其他出库单，同时选择仓库，（领用）部门，出库类别（赠品、耗用分别选“赠品出库、耗用出库”，并在备注栏写明需要说明的信息，录入完毕，按一式三联打印出来
仓库管理员根据其他出库单发货并同时在单据上签字确认，一联交领用部门留存，一联作为回单交财务，一联仓库留存；
若有以上已经办理出库的货品因各种原因退回仓库，则需办理退库手续，退库直接退还到仓库，由仓库出具入库单，单据组根据仓库的入库单在ERP中录入其他入库单，同时选择仓库，（归还）部门，入库类别（赠品、耗用分别选“赠品入库、耗用入库”，并在备注栏写明需要说明的信息，交仓库核对确认。
赠品领用记入领用部门赠品费用，部门领用做为部门办公费用。
作 业 说 明
流程名称
修订日期
版本：
调拨业务操作流程
文件编号
发行日期
文件名称
页序
01/1
年 月 日
实施日期
页次：1/1
修订者
仓库
备 注
要货部门
物流公司
经营副总
物流部
市场部
调拨业务操作流程
说明:
明确：品项、数量、原因、时间
根据各区存货情况提出调拨或采购意见，照会调出地业务经理，避免出现影响调出地的业务
根据审批文档填制调拨单，审核后自动生成其他出库单。但目前调出北京沈阳的因系统问题，需手工直接填制其他出库单
数量差异应首先与调出仓库联系确认发货无误，若有误，由调出地调整原出库单，若无误，差异由物流公司承担损失。坏品由物流公司承担。运费原则上由调出地凭回单结算，费用算调出部门。
要货请求
调拨
填制调拨单
审核
自动生成
其他出库单
打印
发货
与司机签收
发货计划
送货
收货交接
审批
对货物及单据进行数量核对
被仓库开出处罚单,签收
配货
交叉核对
差异
回单/罚单一并上交
对品质进行清理
验收单
罚单
审核、签字
安排物流发货
调拨单：用于同地的不同仓库之间的调拨，包括好库、坏库、暂借库等，以及上海、广州两地仓库之间的调拨。入库类别只能是调拨入库，出库类别只能是调拨出库。调出调入部门选择当地物流部（比如上海调广州的，调出选上海物流域，调入选广州物流。其他出入库单会自动生成。
北京、沈阳两的调拨以及这两个仓库调出调入上游或广州仓库之间的调拨的只能在调出时做其他出库-调拨出库（调出部门），调入地到时做其他入库-调拨入库（调出部门）.调入调出部门都选择调出部门。
调拨或采购
安排
录入ERP
审核其他入库单
业务部门申请
部门经理确认
物流部
给出调拨建议
及费用预计
调出地业务经理确认
业务副总同意
总经理批准
物流总监签字
具体操作
领用部门申请
部门经理确认
副总（总监）同意
总经理批准
单次1000元以上
董事长批准
单次10000元以上
具体操作
物流总监签字
领用部门申请
部门经理确认
副总（总监）同意
总经理批准
单次500元以上
董事长批准
单次5000元以上
物流总监签字
具体操作
作 业 说 明
流程名称
修订日期
版本：
形态转换、拆卸业务、组装业务操作流程
文件编号
发行日期
文件名称
页序
01/1
年 月 日
实施日期
页次：1/1
修订者
仓库
备 注
申请部门
财务部
物流部
副总
总经理
形态转换、拆卸业务、组装业务操作流程
说明:
市场部对操作前后的不同“产品”的成本、毛利进行审核
做出费用预计，告知申请部门，相关费用由申请部门承担
凭字完备的申请单
领取人签字，仓库交单到单据组，操作完毕后，仓库主管办理入库，单据组做单据处理
单据组核对后交财务进行账务处理
申请人填写申请表
部门经理确认
进行账务处理
ERP中相关单据：
ERP库存系统中录入单据，核对无误后审核，自动生成一张其他出库单和一张其他入库单。注意部门一律选当地物流，出库类别形态转换单只能是贴牌出库，拆卸单及组装单只能是拆装出库，入库类别形态转换单只能是贴牌入库，拆卸单及组装单只能是拆装入库
审批
物流总监
审核
单据组处理单据
具体执行
市场部
审批
业务部门
备货计划
部门经理确认
市场部
合同、请购单、订单
财务部审核
总经理批准
董事长批准
单笔10万元以上
具体操作
作 业 说 明
流程名称
修订日期
版本：
报废业务操作流程
文件编号
发行日期
文件名称
页序
01/1
年 月 日
实施日期
页次：1/1
修订者
仓库
备 注
仓库
财务部
物流部
副总、总经理、董事长
报废业务操作流程
说明:
申请报废的商品必须经过维修、折价等仍然无法处理，申请时应经过整理单独堆放。
根据上月结存成本整理金额，清点数量
单次报废2万元以内由总经理审批，超过2万元还需董事长签批.总经理或董事会应对报废产品做退货还是损失做明确的指令，退货应确认退货价格。
凭字完备的申请单
领取人签字，仓库交单到单据组
。粉碎成塑料粒子后应办理入库手续。相关信息及单据反馈单据组，单据组做相关处理后单据交财务部。
单据组核对后交财务进行账务处理
整理清单
提出申请
进行账务处理
审批完备后的操作：
1)报废申请单批复程序完成后，由物流部和财务双方会同对报废申请单中的产品内容进行查核，无误后由输单给根据是报废还是退货录入相应的单据（退货做红字采购入库单，报废做其他出库单-报废）。粉碎人员根据ERP打印的单据到仓库领货进行粉碎。
2)粉碎以后如果是退货则直接发供应商，如果是报废则对粉碎后的粒子做销售等处理。销售时对相应的款项做其他业务收入。
3)输单组输入出货单据的依据为审批后的报废申请表及相应的废品整理表，在单据的备注中注明报废申请单的编号。输入后申请表退经办人员。最终粉碎及退货结束后，原报废申请表按顺序装订成册存档保管。
责任确认：
1)仓库：及时整理报废品，把好质量关，不混淆，整齐摆放，做好报废前的准备工作，如剔除标签条码，去处不适宜报废的附件如铁丝，螺母等；
2)物流部：跟踪报废品的整理，处理；报废申请的提出，跟踪，具体实施；报废品的原因核查及改善；
3)市场部：核算报废品的价值，监督报废品的报废处理；
财务部：根据相应的单据进行账务处理。
确认
检查
单据组处理单据
具体执行
审批
作 业 说 明
流程名称
修订日期
版本：
样品、赠品、部门领用操作流程
文件编号
发行日期
文件名称
页序
01/1
年 月 日
实施日期
页次：1/1
修订者
仓库
备 注
申请部门
财务部
物流部
副总、总经理、董事长
样品、赠品、部门领用操作流程
说明:
样品、赠品、耗用：1千元-5千元需总经理审批，超过5千元由董事长同意
凭字完备的申请单
领取人签字，仓库交单到单据组
单据组核对后交财务进行账务处理
申请人填写《样品、赠品、耗用申请表》
部门经理确认
审批
物流总监
审核
单据组处理单据
具体执行
进行账务处理
具体账务处理
样品：
在ERP中同正常销售处理，销售类型为“样品出货”，厂编为“YP”，客户为领用样品的业务员，部门为领用业务员所在部门、业务员为其本人，预计回单日期为发货当日。月末按标准售价转个人借款，每月财务发总额及明细，每季清理，样品退回时做相反账务处理，冲个人借款。送出样品确无法收回，由领用人上报总经理，同意后财务从个人借款转入部门费用。
赠品：做其他出库单-赠品出库，记入部门费用-缯品费
部门领用：做其他出库单-耗用出库，记入部门费用-办公费
作 业 说 明
流程名称
修订日期
版本：
采购入库流程
文件编号
发行日期
文件名称
页序
01/1
年 月 日
实施日期
页次：1/1
修订者
仓库
备 注
业务
物流部
财务部
供应商
市场部
采购入库流程
说明:
另按供应商评审流程执行
由财务、总经理、董事长（根据权限）审核合同
财务支付预付款
取得发票（如果合同约定）
品质验收应由品质部进行，数量验收由仓库进行
超订单的发货须通知市场部是否需要，如需要应立即补采购订单，如不需要则仓库不得收货。
ERP中的入库单即给供应商（运输商）的签收单，不得手工签写回单或在供应商单据上签收。沈阳可由仓库收货后传真到办公室，录入ERP后再打印传真到仓库交运输商
根据合同货款到期时市场部应填写请款单，财务付款
备货申请
录入ERP并审核
请购单
采购订单
是否超订单发货
超订单
财务支付预付款
取得发票
（根据合同）
组织发货
需要
订单以内
根据采购订单验货
录入ERP
仓库核对后审核
进行账务处理
审核合同
根据回单开出增票
与订单、入库单核对
是否补订单
审核备货是否合理
供应商评审
采购入库单
（回单）
品质检验
正品
作 业 说 明
流程名称
修订日期
版本：
销售退货流程
文件编号
发行日期
文件名称
页序
01/1
年 月 日
实施日期
页次：1/1
修订者
仓库
备 注
客户
送货司机
财务部
物流部
销售部
销售退货流程
说明:
有些如定牌\代理商等均不能退货
无退货单或强退等立即电话联系客服人员等待其下达指令后再行作业
如遇实际退货与退货单不符,立即电话联系客服人员,客服人员做相关记录
客服确认的数量损失由业务部门承担，非客报确认的数量损失由物流公司承担开出罚单
发送退货通知单至绚利特
整理退货通知单,并做相关审核
安排收取退货计划
司机上交退货及退货单,进行清点
对货物及单据进行数量核对
被仓库开出处罚单,签收
差异
进行账务处理
回单/罚单一并上交
安排司机取回退货
退货清点
签发退货单
取得退货单
对品质进行清理
录入ERP
手工制入库单(按品质区分)
ERP录入规则：
数量一致：
按客户退货单录入，正品入正品库，次品入次品库
数量不一致：
发送销售订单至绚利特
整理订单
相关审核
物流部
录入ERP
审核
文件名称
页序
是否超过信用额度
款到后同意发货
销售发货流程
作 业 说 明
是
销售发货流程
打印订单
按订单配货
置放于配货区
仓库
生成发货单
审核并打印
否
按发货单要求安排司机送货
送货至客户
财务部
收货
说明:
审核：清晰性、数量、赠品、折扣、有效性、是否当日发货
与客户订单一致、比较系统价格和订单价格
配货后交叉核对并签字
配货人员核对无误后审核
双方签字
双方签字
司机或物流公司签字确认
交财务签收及发电子档
备 注
送货司机
取得回单
签发回单
司机上交回单
与发货单进行核对
被仓库开出处罚单,签收
差异
录入ERP
登记跟踪表
一致
客户
进行账务处理
回单/罚单
年 月 日
流程名称
01/1
修订日期
实施日期
版本：
页次：1/1
修订者
文件编号
发行日期
销售部
关于价格：
1、客户价格>=系统报价：按客户价格录入
2、客户价格<系统价格 1%以内：业务经理确认，按客户价格录入
3、客户价格<系统价格 1%-2%以内：市场部确认，按客户价格录入
4、客户价格<系统价格 2%以外：副总以上确认，按客户价格录入
5、正常价格、DM促销等：业务须事先申请报市场部批准并维护入ERP（北京沈阳暂由财务维护）
6、店内促销：若无法事先报批，须电话确认，可按客户价格录入，但三天内补办价格审批手续
回单要求时间：本市3天，本省7天，外省15天，边远地区（指上海发放新疆、云南、海南、四川、重庆）25天
回单必须及时准确完整地交到财务部，财务部每周提供回单未回的清单给物流部，同时抄送相关领导，若次周仍未回且也未向财务说明未回的原因，财务部即上报相关领导请求处理。
送货计划
