GTD时间管理
方法、工具和实践分享
Getting Things Done……
【1】管理体系介绍
【2】方法工具分享
内容提要
纪录了很多事，却没执行纪录了很多事，却没执行 ；；
记忆力不好记忆力不好 ；；
脑里面的东西太多脑里面的东西太多 ；；
头痛头痛、、睡不着睡不着 ；；
做事没系统，不会计划做事没系统，不会计划 ；；
时间分配不佳；时间分配不佳；
有时间，却没有好好运用有时间，却没有好好运用 ；；
上网（上网（QQQQ、、淘宝淘宝、、瞎逛）时间很多，重要的事情没时间做；瞎逛）时间很多，重要的事情没时间做；
没时间学习（看书没时间学习（看书、、思考思考、、运动运动、、好好休息好好休息、、陪家人）；陪家人）；
我们为什么要进行时间管理？
需做事情很多
不知从何做起
没有方向感
你是否常常会……
没有成就感
开始多件事情
最后完成未及
没有安全感
做了很多事情
忘了做了什么
没有推动感
做了很多事情
目标没有进展
常见的工作场景
完成一份报告的同时，处理20件事
新事务
委派
协作
变更
取消
你需要一套适合自己的事务处理系统
做到冇晒脾气~~
什么是
GTD ？
GTD 是英文是英文Getting Things DoneGetting Things Done的缩的缩
写，是由效率管理专家写，是由效率管理专家David AllenDavid Allen（戴维（戴维
••艾伦）创立的一套完整的事务和时间管艾伦）创立的一套完整的事务和时间管
理方法及体系理方法及体系。。
GTD GTD是关于时间管理的一套体系和方法，是关于时间管理的一套体系和方法，
它让我们抓住所有一切能够引起大脑注意的它让我们抓住所有一切能够引起大脑注意的““
事情事情””，并把它们统统从大脑中清除出来，置，并把它们统统从大脑中清除出来，置
入一个逻辑系统中进行组织入一个逻辑系统中进行组织、、管理和执行管理和执行。。
什么是GTD？
GTD的最高境界
心如止水 — 脑袋里只装一件事情
—— 当我们集中精力去做一件事情的时候，就会觉得思维很活跃，而且效率
会很高。因为脑电波在没有受到干扰的时候，可以很清晰、很有逻辑地去思
考。所以，当我们排除了干扰，脑袋里只剩下一件事的时候，我们会有更好
的逻辑思维、创造力和执行力去实现高效运作。
更合理安排时间，提升工作效率。
更加宏观的看待工作、方便量化工作。
方便总结归纳、帮助形成习惯
GTD 可以帮助我们做什么？
实践GTD的最大感触
极大增强了信守承诺的能力
《搞定1——无压力的艺术
》
最经典的GTD理论教科书，绝大
部分内容均为理论知识，阅读难
度较大，是个人搭建GTD体系框
架的重要指导教材。
《小强升职记》
简单有趣的入门级读物，以故事
小说的叙事模式一一介绍GTD理
论的各个环节，可读性较强，且
作者同是邮政体系人员。
《把时间当朋友》
感悟型的时间管理丛书，在GTD
的领域中更多的是关注于“道”而
非“术”，非常值得阅读一番。
推荐的相关书籍
让我们开始了解
GTD的执行步骤
收集
加工
执行检查
更新 GTD
行动管理流程
GTD闭环流程图
收集工作是GTD的第一步，要做的是先把脑子里
面装的各种“事情”清空。这个过程暂不涉及对“事
情”的处理，只需要把“事情”全部转移到“收集箱”
就行了。
第一步：收 集
1.哪些“事情”需要收集？
2.什么是“收集箱”？
问题
承诺他人的事情承诺他人的事情————如明天我要给某某发个某某材料；如明天我要给某某发个某某材料；
工作中要做的事情工作中要做的事情————如某某集团莫普某项目如某某集团莫普某项目、、某某大会准备等；某某大会准备等；
生命中应当承担的责任生命中应当承担的责任————如我要帮助某某干某事，我要拯救全如我要帮助某某干某事，我要拯救全
地球等等；地球等等；
生活中的各种杂事生活中的各种杂事————如下楼打酱油，给孩子买生日礼物等；如下楼打酱油，给孩子买生日礼物等；
突然冒出的灵感想法突然冒出的灵感想法————如突然想一个月天天吃苹果能不能减肥；如突然想一个月天天吃苹果能不能减肥；
接收到的各种材料，需要处理接收到的各种材料，需要处理————如各种如各种OAOA工作通知工作通知
……………………
只要是跟自己有关，时刻占据在我们脑子里，需要
去过问或做的，我们都可以将它理解为“事情”。
问题一：哪些“事情”需要收集
在日常生活中，如果我们随时将吸引大脑注意的在日常生活中，如果我们随时将吸引大脑注意的““事事
情情””看做是看做是““原料原料””，那么我们就需要有一个足够大的容器将，那么我们就需要有一个足够大的容器将
它们收集起来，从而将它们清除出我们的大脑它们收集起来，从而将它们清除出我们的大脑。。我们把这我们把这
个容器称之为个容器称之为““收集箱收集箱””。。
在我看来，收集箱可以分为三种类型：在我看来，收集箱可以分为三种类型：
【1】存放实物材料的收集箱（篮子、盒子）
【2】存放电子材料的收集箱（电脑、移动硬盘）
【3】存放思维材料的收集箱（纸、手机、电脑）
问题二：什么是“收集箱”？
收集的流程
1. 把“事情”从大脑里清出来
2. 填入收集的设备里（纸（纸、、手机手机、、电脑电脑、、实物箱子）实物箱子）
3. 准备进入下一步的处理环节
准备
下一步
1. 在运行GTD前对自己之前的“事情”进行汇总收集
2. 在运行GTD的过程中对新的“事情”即时进行收集关键
关键一：运作前所有“事情”的收集
这里指的是你决定开始使用这里指的是你决定开始使用GTDGTD系统时对自己进行的彻底的系统时对自己进行的彻底的
收集，包括对实物的收集收集，包括对实物的收集、、非实物的收集非实物的收集。。因此，这是一个因此，这是一个
较为庞大的工程，需要专门准备一定的不受干扰的时间来做较为庞大的工程，需要专门准备一定的不受干扰的时间来做。。
.在实物部分，尽量把所有能看得到的实物都收集进来在实物部分，尽量把所有能看得到的实物都收集进来。。
（你需要一个（你需要一个实物的大箱子实物的大箱子））
.在非实物部分，把头脑中闪现的所有内容都收集出来在非实物部分，把头脑中闪现的所有内容都收集出来。。
（建议按你不同的（建议按你不同的角色定位角色定位来划分）来划分）
在收集的过程中不要进行过多思考，不要被额在收集的过程中不要进行过多思考，不要被额
外的发现所打断，只是收集，不要处理外的发现所打断，只是收集，不要处理。。
关键二：运作中新增“事情”的收集
这里指的是在这里指的是在GTDGTD已经开始运转的情况下的收集已经开始运转的情况下的收集。。在这个过程在这个过程
中要求中要求随时将遇到随时将遇到、、想到的内容记录下来想到的内容记录下来，因此要使用自己习，因此要使用自己习
惯的工具惯的工具。。
可以是一支笔一个本子可以是一支笔一个本子、、可以是掌上电脑可以是掌上电脑、、可以是智能手机可以是智能手机、、
可以是录音笔可以是录音笔…………，但是，但是千万不要用你的大脑千万不要用你的大脑。。
我们的大脑是用来分析处理事物，而不是用来做低级记忆工我们的大脑是用来分析处理事物，而不是用来做低级记忆工
作的作的。。
无论你选择什么工具，要保证能够无论你选择什么工具，要保证能够随身携带随身携带，能够，能够随时记录随时记录。。
漂亮简单的纸质“收集箱”
Hipster PDA
Hipster PDA是一种原始简单（充分利用
卡片纸）却行之有效的个人信息管理方式。
虽然不是真正的PDA，但是使用得当也可
以成为GTD的有力工具
Hipster PDAHipster PDA优势：漂亮优势：漂亮 + + 简单简单
Hipster PDA Hipster PDA可以任意扩展，对于信息的进入和输出的处理和可以任意扩展，对于信息的进入和输出的处理和
管理非常方便管理非常方便。。只要你能想象的出，只要你能想象的出，Hipster PDAHipster PDA就有无限种新的应就有无限种新的应
用方法用方法。。更值得一提的是，更值得一提的是，Hipster PDAHipster PDA能够轻松便携的携带，其购能够轻松便携的携带，其购
买和卡片的不断更新等都不需要多少成本买和卡片的不断更新等都不需要多少成本。。
工具分享
打造你的打造你的Hipster PDAHipster PDA
【【11】】找一叠找一叠 “ “3 x 53 x 5”” 的卡片；的卡片；
【【22】】把他们用夹子夹起来；把他们用夹子夹起来；
【【33】】没第三步了没第三步了…………
Hipster PDAHipster PDA的设置的设置
. 使用不同种类的卡片：不同颜色的使用不同种类的卡片：不同颜色的、、带划线带划线
的或不划线的的或不划线的。。
. 建议用小夹子，一叠不超过建议用小夹子，一叠不超过12 12 张的卡片张的卡片。。你你
可以多试几次，然后选择适合自己的组合可以多试几次，然后选择适合自己的组合。。
. 用一张特殊颜色的卡片来区分使用过的卡片用一张特殊颜色的卡片来区分使用过的卡片
和新的卡片和新的卡片。。
. 买支好用的笔买支好用的笔。。
组织你的Hipster PDA
通过这个方法组织通过这个方法组织Hipster PDAHipster PDA，你可以非，你可以非
常容易的区分卡片的使用情况常容易的区分卡片的使用情况。。通过图片，通过图片，
想必大家就已经很容易的理解了想必大家就已经很容易的理解了。。除了原本除了原本
的卡片外，还的卡片外，还添加一张结束卡和分隔卡添加一张结束卡和分隔卡。。分分
隔卡的作用在于区分使用过的卡片和新的卡隔卡的作用在于区分使用过的卡片和新的卡
片片。。而结束卡其实是没什么特别的实际作用而结束卡其实是没什么特别的实际作用
了了。。
应用应用Hipster PDAHipster PDA到到GTDGTD系统系统
每一张单独的卡片都可以作为一个每一张单独的卡片都可以作为一个““收集箱（收集箱（InboxInbox））””。。所所
以你可以随时携带这些空白卡片，用来随时记录下你收集以你可以随时携带这些空白卡片，用来随时记录下你收集
到的信息和灵感到的信息和灵感。。
当回到办公室或家中时，你就可以马上将这些收集卡片迅当回到办公室或家中时，你就可以马上将这些收集卡片迅
速处理了速处理了。。
懒人专用的纸质“收集箱”
我的实践分享
收集箱
@@外出外出 @@在电脑旁在电脑旁
一般的收集中均自带一般的收集中均自带““便签便签””或或
““任务任务””的功能，外出时主要使的功能，外出时主要使
用收集进行用收集进行““原料原料””的收集的收集。。
在我的电脑上有安装一款名为在我的电脑上有安装一款名为““””的软件的软件
（免费），软件设计基本符合（免费），软件设计基本符合GTDGTD的各项步骤的各项步骤
流程，其中设有专门的流程，其中设有专门的““收集箱收集箱””栏目栏目。。
第二部：加工
在将所有的“事情”都收集到一起后，我们要将
他们进行加工。加工的目的有两个：
① 彻底清空“收集箱”。
② 将“事情”转变成成为可以执行的“下一步”行动。
1.判断判断““事情事情””能否执行能否执行
2.判断判断““下一步下一步””是什么是什么
3.初步处理初步处理““下一步下一步””
加工步骤
（一）对于不能采取行动执行的“事情”，有三种可能：
1. 【垃圾】这个“事情”（包括信息、资料、杂事等）对自己没有任
何意义，直接扔掉，不要留恋；
2. 【将来/也许】这个“事情”是我的一个梦想、或一直想做的事情，
但由于条件尚未成熟而不能马上执行，那么把它列为“某天/也许”
的事情。如学习英语、去趟夏威夷旅游等等。
3. 【参考资料】这个“事情”是一份资料，自己觉得有价值，但现在
用不上，那么就存档，留待日后查找。（注意分类归档）
1.判断“事情”能否执行
事情（原
料）
能否开展行动去执行
？
将来也许
（愿望清单）
参考资料
（以备查找）
垃圾
（立即删除）
No
流程图展示
YES
对于可以采取行动去执行的“事情”，我们就可以将它
定义为“任务”。面对任务，我们首先要做的就是确认，“
任务”的“下一步”是什么？
【举例】人事部要拟定一个薪酬考核方案，那么下一步工作可以是“查找以
前的考核方案，找出共性和差别”。（思考：紧接着“下一步”又是什么？）
“下一步”的关键特征是可执行性，必须是非常明确
且可以执行的事情。在处理任何“任务”时，我们必
须养成并固话“下一步”是什么的思维惯性。
2.判断“下一步”是什么
小事和大的工程的区别就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步骤，
需要你多次的工作才能完成。
这样无论是小事还是大工程都有了下一步，下面要进行初步的处理。
①“行动”—— 我们可以称它为“下一步行动”
“行动”是一种单一步骤的动作行为，一般来说在心里盘算一下就能执行。
【举例】给某某打个电话、下楼打酱油、拖地洗碗……这些都是可以一步执行到
位的动作。
②“项目”—— 一般由多个“下一步行动”组成
“项目”是由多个“行动”组织而成的，它的最大特征就是你不可能一个动作就实现
一步到位，而是需要将它分解成一个个的“行动”并逐一执行，从而实现“项目”的
最终落实。
【举例】工会要召开职代会，这就需要事先对这个项目进行规划，列出每一件要
做的“行动”，给出时间点，甚至是画出甘特图。
【下一步】的两种分类
““项目项目””是一件无法通过一步或简单几步行动就可以完是一件无法通过一步或简单几步行动就可以完
成的事项，这个成的事项，这个““项目项目””需要你进一步分解，不断地将需要你进一步分解，不断地将““
项目项目””变小细化，最后可以通过一步步单独的变小细化，最后可以通过一步步单独的““行动行动””来来
完成这个完成这个““项目项目””。。
下楼打酱油通过技能鉴定考试
了解技能鉴定有几种工种
确认自己需要的工种
有哪些教材
报名考试
买书
看书
……
下下
一一
步步
下下
一一
步步
下下
一一
步步
下下
一一
步步
下下
一一
步步
拿钱下去打酱油
任务
项目 行动
关于“项目”的进一步阐述
我的实践分享
采用“思维导图”应对复杂项目
思维导图，又叫心智图，是表达发射性思维
的有效的图形思维工具 ，应用于记忆、学习、
思考等的思维“地图”，利于人脑的扩散思维的
展开。思维导图已经在全球范围得到广泛应用，
包括大量的500强企业。
小事和大的工程的区别就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步骤，
需要你多次的工作才能完成。
这样无论是小事还是大工程都有了下一步，下面要进行初步的处理。
个人体会感触
思维导图主要应用于工作中需要牵头管理的项目类工作，以及在家庭生活
中的活动安排，通过坚持使用思维导图，能够最大限度的确保“项目”在执
行的过程中不遗漏任何的细节，且是自己对整个项目了如指掌。
课程编制
读书笔记
项
目
推
进
我的婚礼
思维导图
工具分享
或者或者
A4纸
荐
小事和大的工程的区别就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步骤，需要你多次的工作才能
完。
这样无论是小事还是大工程都有了下一步，下面要进行初步的处理。
关于“下一步行动”的进一步阐述
找出‘下一步行动’的秘诀
【秘诀一】动词开头。一个好的‘下一步行动’应该是以动词开头的，比如‘打电话给某某’、‘准备会议
资料’、‘回复E-mail’，等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。
【秘诀二】内容清晰。比如‘准备会议资料’，虽然是动词开头，但是描述得不是很清晰，‘需要准备哪
些数据’、‘几点开会’、‘会议上要提出什么问题’，等等，这些东西还需要我们在行动之前一一落实。
所以说，这样的‘下一步行动’是失败的。我们应该尽量给大脑一个清晰的信号，避免大脑自己‘擅自加
工’。
【秘诀三】描述结果。比如‘早晨9 点带着做好的计划书在会议室开会讨论项目计划’，这已经算是一
个不错的‘下一步行动’了，如果能够在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生
的能量就越大。比如你在这段话的后面加上‘说服与会者认同我的项目方案’，那会是什么效果呢？
【秘诀四】设定开始时间、周期、最后期限。在设定了这三个和时间有关的属性之后，你就可以更
加合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。比如，会议的时间是‘9 点开始，需
要2 小时’，那么你就可以做到在9 点之前把自己的杂事都处理好，并且在9 点到11 点这个时段不再
安排其他事情；参加会议的其他人，也可以根据这一点合理地规划自己的时间。
处理“下一步”（任务）的时候，首先应采用2分钟原则：
（一）对于用时不超过2分钟的【下一步】，马上动手做。
【原理】这样做能够节省很多时间，避免你日后再找出
这些小事，反而会花更多的时间去做。
【举例】
发票报销
3.初步处理“下一步”
两分钟的处理原则
我的处理原则：1秒+2分钟原则，对突然打断的事
情，一秒钟评估，如果两分钟内能解决，无论是
任何事情，马上着手解决掉。如果不能在两分钟
内解决，就进行下一步处理。这里坚决不能拖，
一件事一件事的来，一心别二用，两分钟处理完
一件事，马上回到你的主要事情上来。
关
键
点
学会
委任
（二）对于用时超过2分钟的【下一步】：
①能够指派给其他人做的，尽量分派下去。
【说明】把除了只有自己做才能保证品质、只有自己才能做、只有自己做才
能保证最高产能之外的能够放权的事情，全部委派出去，要善于“利用别人
的时间”。（尤其是对于项目类的任务）
②必须交由自己做的。
【说明】对于这些事情，我们要分场合来编制成“行动清单”，一有时间，就
从列表中挑选出要做的事情执行。（注意：对于其中要发生在某个特定时间
的行动，我们要在“日历”中安排。）
关于对“日历”的理解和阐述
在使用“日历”的时候，我个人的理解是：
① “日历”是个神圣的地方，尽量要减少放在“日历”中的事件的数量。
② 事情一旦放到“日历”中，就代表着到这个时间点的时候，你一定会完
成这件事。
可以放在日历中的事情：
在某个确切的时间里采取的行动。如XX月XX日X时，我要参加一个XXX会议。
在某个确切的日期里采取的行动。如XX月XX日，我要给XXX打个电话，祝他
生日快乐，只要我在这一天里把这个事情做了就行。
在某个确切的日期所需要的资讯。我在某天需要得到XX部门给我的XX资料，
我通常会设置日历，到时看是否收到，没收到就主动上门索要。
【利用网络云端技术同步】
可随时在电脑网络或手机端进行约会
安排设定，无论是室内办公或外出办
事，均无需担心意外“爽约”。
手机同步后可由手机自带的手机同步后可由手机自带的
““约会约会””功能进行提醒功能进行提醒
电脑端可设置自动弹出通知电脑端可设置自动弹出通知
栏进行提醒栏进行提醒
无法上网的手机可通过设置无法上网的手机可通过设置
有网络免费尽心短信提醒有网络免费尽心短信提醒
便利的提醒功能便利的提醒功能
网络同步
苹果手机
诺基亚手机
android（安卓）手机
Windows Mobile手机
可同步
手机
“日历”安排的好助手
—— Google日历
工具分享
我的实践分享
对于需要记录在对于需要记录在““日历日历””的事件，先在的事件，先在GoogleGoogle日历日历
中进行登记，并设置免费的短信提醒服务中进行登记，并设置免费的短信提醒服务。。 使用手机进行网络同步，事使用手机进行网络同步，事
件会自动导入手机自带的件会自动导入手机自带的““约约
会会””日历中去日历中去。。
随时随地 ~
~ “日历”提醒无缝对接
“下一步”是什么？
立即
去做
Yes
自己做委托他人
日程安排
（特定时间做）
行动清单
（越早做越好）
等待
（委派他人去做）
2分钟内搞定
？
No
ⅹⅹ只有自己做才能保证品质只有自己做才能保证品质
ⅹⅹ只有自己才能做只有自己才能做
ⅹⅹ只有自己做才能保证最高产能只有自己做才能保证最高产能
在某个确切的时间里采取的行动在某个确切的时间里采取的行动
在某个确切的日期里采取的行动在某个确切的日期里采取的行动
在某个确切的日期所需要的资讯在某个确切的日期所需要的资讯
分场合进行管理（执行）分场合进行管理（执行）
分类别进行管理（执行）分类别进行管理（执行）
“加工”的流程回顾
通过第二部的“加工”，我们得到了一份“任务清单”
，里面记录了所有具有“项目”或“行动”属性的“下
一步行动”，我们下一步要做的就是执行。
第三步：执行
如果你顺利执行了如果你顺利执行了GTDGTD的的““第一步第一步””和和““第二部第二部””，你会发现，你会发现
你的你的““任务清单任务清单””会有几十件乃至上百个的会有几十件乃至上百个的““下一步行动下一步行动””需需
要执行要执行。。这个时候，你可以通过这个时候，你可以通过分类管理分类管理和和设定优先级设定优先级
对进行区分和刷选出应该先做的事情对进行区分和刷选出应该先做的事情。。
（一）分类管理
1.按照场景分类
如：@电脑旁；@家里；@外出；@电话；等等
2.按照属性分类
如：@工作；@生活；@学习；@购物；@休闲；等等
（二）优先级设定
一般设定为三个等级，即低级、中级、高级。
【任务清单】的执行管理
工具分享
全面覆盖GTD各个环节
软件
纸笔
活页本活页本口袋本口袋本 卡片夹卡片夹
我的实践分享
@@外出外出
@@在电脑旁在电脑旁
在电脑和在电脑和IpadIpad上均安装上均安装软件，软件，
可通过网络对任务清单进行即时同可通过网络对任务清单进行即时同
步和更新步和更新。。
信息
（事情）
能否开展行动？
备忘录
（将来/也许）
参考资料
（以备查找）
删除
（垃圾）
“下一步”行动是什么？
立即
去做
Yes
自己做委托他人
日程安排
（特定时间做）
行动清单
（越早做越好）
等待
（委派他人去做）
2分钟内搞定
？
No
工作任务
（计划安排）
任务清单
（回顾整理）
No
Yes
GTD流程图
GTD流程图
打酱油
假期自
助旅游
营销项
目方案
阅读书籍
收集箱
各项杂事
加工处理
行动清单
GTD的实现意义
我的工具介绍
工具介绍
Fence
软件
43Folders（43文件夹）
—— —— 时刻保持电脑桌面整齐有序时刻保持电脑桌面整齐有序
—— —— 一个软件搞定一个软件搞定GTDGTD全面运作全面运作
—— —— 让你轻松管理各种纸质材料让你轻松管理各种纸质材料
Fences软件
工具一
是否有点似曾相识？
如果你的桌面图标多到凌乱不堪，那么你就要这款免费桌面如果你的桌面图标多到凌乱不堪，那么你就要这款免费桌面
图标整理工具图标整理工具 FencesFences了了。。它可以用来分类和组织你桌面上的图它可以用来分类和组织你桌面上的图
标，把不同的图标放到不同的半透明标，把不同的图标放到不同的半透明““收纳盒收纳盒””当中，你还可以移当中，你还可以移
动和拉伸这个动和拉伸这个““收纳盒收纳盒””的尺寸的尺寸。。这样你的桌面再也不会看起来一这样你的桌面再也不会看起来一
团糟了，整理后马上就井然有序了！团糟了，整理后马上就井然有序了！
使用前 使用后
使用方法
在桌面空白处拖动鼠标右键画出一个区域，接着出现对
话框，输入侧边栏的名称，ok ，完成了，就这么简单。如果
你不满意可以解除，调整大小、样式与透明度等等。另外，
在XP系统运行 Fences 需要安装 .Net 运行库才行。
软件
工具二
是一款简单易用的GTD任务管理软件，你可以利用它
来管理自己的行程、记事、和任务。它有着3个最大的特色：
【1】完全免费；
【2】支持WEB、电脑、iPhone、Android等多种平台；
【3】数据通过网络自动同步。
如果你平时工作生活比较繁忙，经常丢三落四的事情一团糟，
希望有一款产品可以帮助你规划好每天的工作安排，那么国产免费
的 将是非常值得你尝试的一个……
全面覆盖GTD各个环节
— —
凝聚了凝聚了GTDGTD的基本原则，并且在执行的基本原则，并且在执行GTDGTD思想的思想的
过程中为用户提供了各种便捷的工具，引导用户更好的将过程中为用户提供了各种便捷的工具，引导用户更好的将
GTDGTD的思想和行为融入到实际的生活工作中的思想和行为融入到实际的生活工作中。。 通过五通过五
个步骤帮助您更好地管理时间和任务个步骤帮助您更好地管理时间和任务、、集中精力处理手头事务：集中精力处理手头事务：
1.“1.“收集收集””萦绕脑中的待办至收集箱；萦绕脑中的待办至收集箱；
2.“2.“处理处理””不必要任务及两分钟任务；不必要任务及两分钟任务；
3.“3.“加工加工””收集箱中剩余任务；收集箱中剩余任务；
4.“4.“回顾回顾””已完成任务，调整待办事宜；已完成任务，调整待办事宜；
5. 5. 最终根据安排逐项最终根据安排逐项““完成完成””。。
6. 6. 各项任务可在联系人内部及时转发各项任务可在联系人内部及时转发。。
【1】软件支持WEB网页
可在网络浏览器上直接登录运行，无需安装任何软件。
可在网站上下载软件的电脑端版本。
安装后，软件将常驻电脑右下角边框，方便随时调用。
【2】软件支持电脑安装
苹果系统的手机
android（安卓）系统手机
【3】软件支持手机安装
是基于网络使用的，它利用中心服务器进行信息是基于网络使用的，它利用中心服务器进行信息
的存储和交互，提供安全的在线数据存储的存储和交互，提供安全的在线数据存储。。也就是说，你使用也就是说，你使用
不同的电脑，不同的操作系统，不同的手机，只要登录你的账不同的电脑，不同的操作系统，不同的手机，只要登录你的账
号，即可随时随地使用你自己的数据号，即可随时随地使用你自己的数据。。
支持多平台，支持多平台，
不论您在不论您在webweb、、手机手机、、电脑，电脑，
都能使用都能使用管理您的管理您的
待办任务待办任务。。
随时随地实现云端同步
网络云端技术
手
机
网
页
电
脑
43文件夹
工具三
平日 凌乱的桌面
使用43文件夹后
每个月最多有每个月最多有3131天天
每一年包含每一年包含1212个月个月
3131个文件夹个文件夹
1212个文件夹个文件夹
43个文件夹
文件材料的管理利器：
43Folders（43文件夹）
工具原理
之前 / 之后
月份
日期
43Folders
展示图
准备43个文件夹：31天每天使用的文件夹，注明从“1”到“31”的序
列号，另外的12个上面写清楚一年中12月的名称。
把每天使用的文件夹放置在前面，最前端摆放的那个应该标
明第二天的日期(如果今天是1月14号，那么，第一个文件的
编码应该是“14”)。随后的每日文件夹代表着本月中剩余的日
子（“15”至“31”）。
在“31”号文件夹后紧跟着下一月“11月”的
月份级别文件夹。再往后，是编号“1”至
“13”的每日工作文件夹。接着又是剩余的
月级文件夹（“12月”至“1月”）。
1
2
3
文件夹构筑原理
文件夹样板展示
. 每天取出当天文件夹里的每天取出当天文件夹里的““事情事情””进行处理，待文件夹进行处理，待文件夹
中的事情处理完毕之后（下班前），就将此文件夹排中的事情处理完毕之后（下班前），就将此文件夹排
列到其他每日文件夹的最后面，依次循环列到其他每日文件夹的最后面，依次循环。。
. 同理，当月文件夹里的同理，当月文件夹里的““事情事情””处理完毕之后（月底最处理完毕之后（月底最
后一天），就把此文件夹放在其他每月文件夹的最后后一天），就把此文件夹放在其他每月文件夹的最后
面，依次循环面，依次循环。。
. 如出现新的如出现新的““事情事情””需要在当天或者后续的某天处理，需要在当天或者后续的某天处理，
则将则将““事情事情””放置在相应的文件夹里放置在相应的文件夹里。。
文件夹使用说明
审阅上个月的服务质量检查月度表，并进行批注。
下周三要参加市局定向邮品交流会，需要准备会议材料。
市局下发了新的CRM客户管理办法，要求在在下个月15
日前进行反馈。
确定“文化新春”的布展宣传品分配表并下发通知。
1 1月月1414日上午，我推开办公室大门，部室的各位同事日上午，我推开办公室大门，部室的各位同事
逐一进来，分别反馈了有这么几件事情需要处理：逐一进来，分别反馈了有这么几件事情需要处理：
待处理事务
情景模拟
待办事项
【【11】】先打开先打开““1414号号””文件夹文件夹
【【22】】再查看再查看““1111月月””文件夹文件夹
空空如也空空如也
空空如也空空如也
【【33】】处理桌面上的处理桌面上的““待办事项待办事项””
4343文件夹文件夹
哪些是重要的 ？哪些是紧急的 ？
需要今天处理的紧急&重要的事物先取出来……
【【11】】文化新春宣传礼品分配文化新春宣传礼品分配 仔细浏览内容后，确认可行仔细浏览内容后，确认可行
【【22】】浏览定向邮品交流会的会议材料浏览定向邮品交流会的会议材料
打开打开4343文件夹将材料放在了下周三的文件夹里文件夹将材料放在了下周三的文件夹里。。
暂无必须要当天需要处理的事情了（紧急）
开始处理重要的事情。
没什么问题没什么问题
待处理事务
【【33】】新的新的CRMCRM管理办法管理办法 非常重要，比较复杂非常重要，比较复杂
需要深入思考一番需要深入思考一番
将文件放在了将文件放在了““1111月月””的文件夹里的文件夹里
代表这是一件需要在这个月内随时考虑的事情
【【44】】查看服务质量检查月度表查看服务质量检查月度表
有电话进来，需要外出处理事务有电话进来，需要外出处理事务
将月度表放在“15号”文件夹里，代表延后到明天处理。
审阅上个月的服务质量检查月度表，并进行批注。
下周三要参加市局定向邮品交流会，需要准备会议材料。
市局下发了新的CRM客户管理办法，要求在在下个月15日前进行反馈。
确定“文化新春”的布展宣传品分配表并下发通知。
为了促使这个系统正常运转，为了促使这个系统正常运转，你必须做到每日你必须做到每日
更新更新。。如果你忘记清空每日文件夹，你就不会再依赖这个如果你忘记清空每日文件夹，你就不会再依赖这个
系统来处理重要的资料，而不得不寻找其它途径来管理你系统来处理重要的资料，而不得不寻找其它途径来管理你
的事务的事务。。如果你即将离开这个城市（或者在周末无法查看如果你即将离开这个城市（或者在周末无法查看
这些文件夹），那你必须在离开之前确保你将核查在你离这些文件夹），那你必须在离开之前确保你将核查在你离
开那段时间内的文件夹开那段时间内的文件夹。。
对于你的备忘录系统而言，采用文件夹的最大益处是，它对于你的备忘录系统而言，采用文件夹的最大益处是，它
们允许你存储们允许你存储货真价实的文件资料货真价实的文件资料（在某个日期你需要填写的表（在某个日期你需要填写的表
格，需要回顾的备忘录以及必须落实行动的电话留言）格，需要回顾的备忘录以及必须落实行动的电话留言）。。
注意
我的
43文件夹
预
期
成熟度
接触新技能 期望值膨胀 幻灭的低潮 重新认识 实际应用
个人技能发展曲线
Personal Skill Progress Cruve
最后……
谢谢
分享是最好的学习
