GTD
时间管理
Getting Thing Done
时间比金钱更重要
计算：你的每秒价值多少呢？
行政(自我工作管理)能力
１．时间管理与排定
２．目标与标准设定
３．计划与安排工作
沟通(与人沟通协调)能力
４．倾听与组织讯息
５．给予明确的讯息
６．获得正确的讯息
督导(建立工作团队)能力
７．训练教导与授权
８．评估部属与绩效
９．行为规范
认知(思考清晰缜密)能力
１０．问题确认与解决
１１．决断与风险衡量
１２．清晰思考与分析
“管理才能评鉴”测评的经理人12项能力
今天，你的时间如何安排？
科学or非科学？！
接下来与你共同分享世界500
强企业的时间管理之道!
的开始
的方法
的意义
的简介 搞定它，我只要搞定它，我只要22分分钟钟
我我们们的工作效率：的工作效率：蜗蜗牛牛还还是是猎猎豹豹
规规划人生，改划人生，改变变自己自己
痛苦的第一周，成功的一生痛苦的第一周，成功的一生
目 录
GTD是英文Getting Things Done的
缩写,是由效率管理专家David Allen开创
的一套完整个人管理系统。GTD是一套
让你变得轻松自如，事半功倍的方法。
国内目前已有部分GTD爱好者群，
通过学习这样的一种行为管理方法来给
自己增加能力值。
GTD简介
• 任务篮
（Inbox）
• 下一步
• 跟踪
• 垃圾桶
• 某天也许
• 已存档
• 已完成
GTD简介——收集
• 把每个项目用思维导图来
体现提纲
• 每个行动都有时间及相关
负责人信息
• 项目的目标清晰明确、可
衡量、可达成、合乎实际、
具时效性
GTD简介——项目或下一步行动
事务重要性分类：四象限方法
GTD简介——加工分类
不重要但紧急
（帮丈母娘交水费）
重要且紧急
(陪女朋友逛街)
不重要不紧急
（陪老婆逛街）
重要不紧急
（陪客户喝茶）
杂事安排
计划 —— 设定每天，每周的最重
要的事(MIT)。
每周，列下你需要完成的重大事件，
把他们排进日程表。
每天，列出1-3个最重要的事
(MITs)。
这样，你的每一天和每一周都被设
定了目标，你总是在完成那些最重
要最有用的事情！
GTD简介——日程安排
• 每日回顾
每天处理收集箱，这样永远不会有一大堆事等
你；
每天回顾日程安排，修改来不及完成的安排。
每天回顾周月计划，调整安排。
• 每周回顾
周月计划回顾
项目回顾
日程及行动安排调整
GTD简介——回顾
GTD的方法
大脑是用来思考，不是用来记事的。
GTD的方法
目标清晰，100%发挥自己的资源。
建立一个能够保持顺畅工作流程的工作体系 。
因为掌控全局，所以随心所欲。
GTD已被许多世界顶级机构（包括微软、洛克
希德、甲骨文、世界银行和美国司法部等）视为成
功的工作习惯来推广。
GTD的方法
• 过去、现在、未来
• 一连串事件连成线
• 让你的时间里发生该发生的事
• 无法管理时间便无法管理一切
时间是什么？
“时间杀手”
Time Killers
影响时间效率的因素
1、电话
2、打扰者、突然来访者
3、会议（预约、没预约）
4、争吵、发火
5、缺乏目标、时间计划、优先计划
6、杂乱的办公室和工作桌、个人的无序性
7、无效率的代表、委托人
8、作无用的尝试
9、同一时间，想法、尝试过多
10、不现实的时间期望
11、无效的的通讯
12、下属的训练和发展不充分
13、拖延、犹豫、作白日梦
14、不会说“不”
15、努力不彻底、或努力改变
16、自己做缠人过多的细节
17、员工不足或工作不力
18、社会的、闲在的谈话
19、缺少自律
20、保持优越感
21、错误的倾听
22、缺少反馈
23、争议、个人问题
24、忧虑、恐惧、焦急
25、不充分的计划、错误的变更
26、等待
27、记忆本身
28、差的记忆
29、对结果行为的迷惑
30、疲劳、讨厌
31、责备其它
32、压力、紧张
33、不充分的工具与设备
34、公司策略
35、不充分的登记系统
36、过多的文案工作、邮件、读物
37、宠物、外界活动
38、不耐烦、草率
39、不懂该做先做的事
创造时间
Making Time
时间是稀缺商品，“创造时间”是不可
能的，但你一定能够在有限的时间里做更
多的事情。
• 提高事件掌握度，可以提高自我价值
• 区分优先顺序：20%的重要事情产生
80%的结果
• 做对的事情比把事情做对更重要
时间管理的关键：
创造时间第一招：
做 好 规 划
为什么要做计划
• “上君，尽人之智；中君，尽已之智；下君，尽已之力”
---商鞅
• “谋和断是哈佛职业经理的两大职能”
---哈佛职业经理箴言
• “如果说远见不是管理的全部的话，那它至少是管理的核
心部分”
---法约尔
PLAN 计划
• 计划是什么？
• 不计划的原因是什么？
• 长期计划
• 周计划
怎样做好计划
• 计划工作的着眼点
• 计划的基础与关键——目标
• 计划的内容
• 计划制定的一般过程
• 特别提示
• 计划锦囊
主导价值:什么对我最重要?
• 主导价值范例：
冒险、健康、专业、诚实、信念、正直、事业、朋友、
家庭、成长、教育、人际关系、自由、快乐、责任、
勇气、感恩、奉献、财富、幸福、忠诚、合作、团队、
智慧、坚韧、美貌、玩乐、卓越、成功、积极、乐观、
创造、奋斗、谦虚、心态… …
关于使命宣言的几个问题
• 我什么时候感到幸福并充满成就感？
• 我的个人活动中最有价值的活动是什么？
• 我在事业上最有价值的活动是什么？
• 我有哪些天赋、才能、优点及能力？
• 什么事情最能激励我，令我着迷并充满激情？
• 我如何能为社会做出最大贡献？
长期目标
• SMART目标
• 我的长期目标：
主导价值观
角 色
使 命
每周计划
1.
2.
3.
4.
哈佛的调查
• 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟
踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不
多的年轻人，调查结果如下：
• 27%的人 没有目标
• 60%的人 目标模糊
• 10%的人 有比较清晰的短期目标
• 3%的人 有比较清晰的长期目标
墨非定律
( 1 ) 凡是可能出错的都会出错；
( 2 ) 每次出错的时候，总在最不可能出错的地方；
( 3 ) 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；
( 4 ) 不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；
( 5 ) 您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。
设定目标的SMART原则
• Specific ——目标要具体
• Measurable ——目标必须是可衡量的
• Attainable——目标是可能实现的
• Relevant——目标是切合实际的
• Trackable（Time bound ）——可跟进，要设
定时间表。
耶鲁大学设定目标七步骤
• 先拟出您期望达到的目标；
• 列出好处：您达到这目标有什麽好处?
• 列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍；
• 列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训
练等；
• 列出寻求支持的对象；
• 订定行动计划：一定要有一个行动计划；
• 订定达成目标的期限。
计划的内容
• “如何做”——实现目标的行动方案（途径、方法
等）
• “如何分工”——各成员分别做什么，分别承担什
么样的责任
• “何时做”——准备时间、起止时间、进度安排
• “涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范围
• “投入多少资源”——成本、费用、代价
• “应变措施”——考虑应付意外的对策
制定计划的一般过程
1.围绕最终目标，明确当前目标范围
☆ 要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域
☆ 针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度
2.根据SMART原则，制定初步目标
☆ 要点：使当前目标逐步成为好的工作目标
☆ 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
3.根据历史数据，现实情况，修订目标
☆ 要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初
步目标
☆ 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准
☆ 要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺
☆ 针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准
5.制定相应行动方案
☆ 要点：分析实现目标所需解决的问题
☆ 针对点：考虑怎样做、技术路线问题
6.落实责任人、奖惩
☆ 要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明
确相应的奖惩措施
☆ 针对点：责任到位；奖罚分明
7.制订进度表
☆ 要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等
☆ 针对点：约束条件
8.分配资源
☆ 要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量
☆ 针对点：资源保证
9.审定计划
☆ 要点：评价计划的完整性和可行性
☆ 针对点：计划与最终目标的必然联系
制定计划的一般过程
特别提示
• “计划无须事无巨细”、“凡事计划则不如
无计划”。
• “不需要大小事都周密计划，不必具体计
划那些无关紧要的事”。
• 只须周密计划好最紧要的20％，其余的80
％事情只要有备忘就足够了！
计划锦囊
* 计划的基础和关注核心是目标。
* 好的目标要符合SMART原则。
* 目标要有主次之分和优先顺序。
* 目标设定最后期限，专人负责。
* 防火重于救火，预先评估问题。
创造时间第二招：
要 事 第 一
（确定优先顺序）
有效的行动
紧 急
不
重
要
重
要
不紧急
时间矩阵图
工作 重 要 性
高 低
急
切
性
• 处理危机 • 传真或邮寄文件
高 • 出差开分公司 • 回答一般电话查询
• 处理经销商投诉 • 准备今天早上开会用的茶点
• 面试高职位员工
A
B
低
C
• 参加一般工作会议
• 准备季度工作报告
• 制定下年度预算案
• 初步评估应征者
• 文件归档
• 清理废物
• 订购下月往北京机票
D
• 将信件初步分类及处理
• 参观展览
• 安排一场员工足球赛
• 复印文件
创造时间第三招：
组 织 得 当
5－S Practice 五常法
－－改善品质及生产力的关键
英 语 意 义 例 子
Structurise 常组织 Clean up the trash
把垃圾清掉
Systematise 常整顿 Find the document you want within
30 second 30秒内就可找到要找的
文件
Sanitise 常清洁 Responsibilities of personal
hygiene 个人清洁卫生责任
Standardise 常规范 Transparency of storage 贮藏的透
明度
Self-
discipline
常自律 Apply the “5- S practice”Method
每天运用五常法
“常组织”活动概要
常用程度 使用频率（必需的程度） 保存方法
低 过去一年都未使用过的物品
过去一年只使用过一次的物品
扔掉
保存在比较远的地方
中 过去的二至六个月只使用过一次的物品
一个月使用数次的物品
把它保存在工作区域的中
间部分
高 一周使用一次的物品
每天都要使用的物品
每小时都要使用的物品
保存在工作最接近的
地方，甚至随身携带
讨论：如何使办公室成为省时工作站
？
杂乱无章的办公室：
• 你会因此无法控制工作；
• 生产率下降；
• 分心、疲劳、紧张；
• 使同事或其他目睹桌面状况的人对你留下不好的
印象。
方法：及时处理，一次完成
Filing 归档
Executionm 执行
Circulation 传阅
Abandonmen 废弃
处理文书
工作简化法
崔西定律：
• 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方
成正比 ；
• 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作
愈简化，愈不会出问题。
剔、合、排、简
• 剔——剔除
运用5W1H查问法，试试哪些可以剔除：
o WHY? 为何做？——不做可以吗？
o WHAT? 做什么？——不这样做可以吗？
o WHERE? 在那里做？——一定要在这个部门做吗？
o WHEN? 何时做？——换个时间可以吗？
o HOW? 如何做？——变通办法做可以吗？
• 合——合并 流程内的各项手续，试一试哪些可以合并
• 排——重 经过剔除、合并以后，剩下的手续按顺序重排
• 简——简化 经过剔、合、排之后，是否最简？能不能再简化，以达到最
好的效果。
创造时间第四招：
与人共事
问自己：你做了什么能够由别人，并且应该
由别人做的事？
为什么不授权？
为什么要授权？
什么是授权？
授权要诀
授 权
有效地沟通
You
Your
Colleagu
es
Your People Your
Bosses
Other Dept.
Your Dept.
创造时间第五招：
应付“时间杀手”
应付时间杀手
• 十大省时要诀
• 时间管理八大对策
• 善用时间的良好习惯
十大省时要诀
1.了解自己的生理时钟，掌握个人生活的韵
律，在最清醒的时间做最重要的事。
2. 工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，
必先利其器。
3. 制作每日、每周、每月工作计划表，按步
就班心中压力自然纾缓。
4. 重视开始，做好准备，才能一路顺畅。
5. 勿忘优先顺序，先将应完成工作分类，每
一次的出击达最高效益。
6. 勇于授权委任，可以交给别人做的事，不一
定揽在自己身上，让自己去做最有价值的事情。
7. 一鼓作气，企划、创意、思考的事情一旦顺
手就不要停顿下来。
8. 放弃完美主义，任何事情经过评估有胜算就
放手去做。
9. 绝不拖延工作，该做的事绝不以任何理由、
借口推拖。
10. 保持轻松，凡事全力以赴只要己经尽全力对
自己能负责，保持轻松愉快的心情吧！
善用最有效率的时段
时间管理八大对策
• 设定工作及生活目标，并分别其优先次序。
• 每天把要做的事列出一张清单。
• 执行工作应照已订之优先次序。
• 自思“现在做什么事最能有效地利用时间”，
然后立即去做。
• 把不必要的事丢开。
• 每次只做一件事。
• 做事力求完成。
• 立即行动，不可等待、拖延。
善用时间的良好习惯
1、做事有计划------明白自己将要做什么
2、真正把时间看得很宝贵------时间是财富
3、懂得处理事情的轻重缓急-----懂得做先做的事
4、凡事不能拖拉-----今天能做的事今天做--并让您的下
属也知道您的习惯。
5、重点的事重点对待-----懂得关门做事
6、要为下属形成一些习惯和程序-----让他们知道什么时
候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。
7、懂得分工授权----实际上下属可以帮您处理许多烦琐
事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。
8、不要贪大求全和拘泥形式-----做事情看效果，而不一定
看是否所有的程序都走到。
9、不要去处理重复出现的事情----这样的事您应该总结一下，
看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。
10、善于利用零星时间-----一个人难免会有等人、等车、买
菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。
11、有的事情可以一心几用-----如边看电视边整理内务。
12、学会说“不”------无谓的应酬可能浪费您大量的时间。
13、学会利用工具------利用电脑可以使您高效得到所需的
信息、或减少重复的文字工作，利用记事本、通讯录、台
历等有助于您有计划地利用时间。
创造时间第六招：
与拖延决战
成功是一种习惯，赚钱是一种义务，
快乐是一种权利。成功、富有、快
乐的微笑最好！
成功者有成功者的习惯，失败者有失败
者的习惯。
成功很难，不成功更难！
培养良好的习惯
净是处理无关紧要的事，而非必须
优先解决的问题；
你必须着手一篇重要的报告，你却
在整理桌上的东西；
不替一位大客户准备简报,却打电话
给一个小客户；
延误了和孩子共度的时光,等到他们
快长大成人为时已晚。
什么是拖延？
浪费了今天
每天都是一个遗憾的生活
逃避积极的人生
长期在压力下工作的忧虑
待处理问题的不断增多
健康不良
暗淡的前途
优柔寡断的生活
拖延的代价
做好规划
• 每天都计划并写下当天要做的事情。
• 有比较长远的理想（五年）。
• 每周都安排一些时间去计划未来。
• 对现时如何使用时间有清楚的了解。
• 按目标去计划如何使用时间。
• 为自己手头的工作找生趣。
• 对自己的工作感兴趣。
• 找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来。
定下优先顺序
• 知道每件工作的轻重缓急。
• 将每天的工作依轻重缓急来分类。
• 在适当的时候委任他人去执行任务。
• 在明知没有时间去承担更多工作时，就断然拒绝新的工作。
• 技巧地处理，不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作。
• 依问题的轻重缓急马上下手去处理，不要堆积。
• 优先处理生命中你认为重要的事。
• 懂得授权，要假手于人，不是事事都要亲力亲为。
组织得当
• 清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西；
• 把工作上需要的东西放在方便取用的地方；
• 用日记簿安排每日的时间与约会；
• 确保工作地方一切东西都运作正常，使工作能顺利进行；
• 为每样东西找个“家”；
• 将需要的资料放好，以免费时失事；
• 将文件归档，不要堆满桌面；
• 尽量集中在一个地方工作。
与人共事
做个“人民币”式的人物；
做好自己该做的事，帮助同事做有助于自己工作完成的事；
善于沟通，乐于沟通；
发扬团队精神，与他人一起工作；
学习同事省时的好办法；
避免荒废时间
• 只出席那些真正需要出席的会议；
• 专心工作，作出各种安排去减少骚扰；
• 尽量多用更有效的方法沟通而少用文书；
• 懂得婉拒不速之客；
• 善用电话；
• 善用旅途和等候时间；
• 减少身旁无聊的人，全心投入工作；
• 懂得授权，不要只靠自己处理积压的工作。
与拖延决战
• 面对艰难的工作时，马上着手处理，不要找借口拖延；
• 争取第一时间完成手上的工作，不要别人多次催促；
• 把艰巨的问题优先在清早处理；
• 把困难的工作优先办妥；
• 面对艰难工作时要提起精神，控制自己的情绪，不要厌倦，紧
张和不安；
• 马上行动，不要说“不知从何入手”而延迟开展工作；
• 积极面对，不要因为工作困难而迟迟不展开工作；
• 坐言起行，不要说因为需要把事情做更深入的了解而把事情拖
延。
GTD的开始——痛苦的第一周
给Jerry打电话，跟进昨
天的商务谈判情
况
有空去
打篮球
销售分析报表今
天要交
准备国庆
节去旅游
当当网买的
书快到了
周五上午会议
室开例会
家里牙膏没了
给家里打电话，
询问最近情况
电话快欠费
了
下周一出差订
票
你需要一个篮子，收集想法
清空你所有的杂乱事项
制定计划
制定待办清单
找出自己最有效率的时间段
千方百计保护它！
良好睡眠、坚持运动、保持爱好
首先，制定计划
1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况
2、家里牙膏没了
3、当当网买的书快到了
4、销售分析报表今天要交
5、给家里打电话询问最近情况
6、周五上午会议室开例会
7、国庆节准备去旅游
8、电话快欠费了
9、有空去打篮球
10、下周一出差订票
然后，把想法从篮子取出，进行处理
不可执行
可执行
随时查看篮子里收集到的想法
1、给小张打电话，跟进昨天的商务谈判情况
2、家里牙膏没了
3、当当网买的书快到了
4、销售分析报表今天要交
5、给家里打电话汇报询问最近情况
6、周五上午会议室开例会
7、国庆节准备去旅游
8、电话快欠费了
9、有空去打篮球
10、下周一出差订票
可执行
单个行动
Single
actions
项目
projects
寻找下一步行动
next action
你需要进行的具体可见的
下一个步骤，清晰
的目的
导向，从当前的实
际指向
完成。
David Allen的解释：
什么是
下一步行动？
最有效的下一步行动
它是可执行的
它可以在一定的时间内完成
它指向清晰的目标
你是完成它的最佳人选
best
从想法到行动，正确的描述很重要
1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况
2、家里牙膏没了---明天去超市买牙膏
3、当当网买的书快到了---接收当当网买的书
4、销售分析报表今天要交
5、给家里打电话询问最近情况
6、周五上午会议室开例会
7、国庆节准备去旅游
8、电话快欠费了---上淘宝网给手机充值100元
9、有空去打篮球
10、下周一出差订票
---打电话给Lucy，订张去北京的机票
行动
行动
行动
行动
行动
行动
项目
行动
行动
给下一步行动分分类
行动
action
尽快处理
Do asap
指定时间处理
scheduled
指派他人处理
delegated
下一步行动的第四类
2分钟原则
给行动清单分分类
1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况
2、明天去超市买牙膏
3、接收当当网买的书
4、销售分析报表今天要交
5、打电话回家询问最近情况
6、周五上午科室病例讨论会
7、准备国庆节旅游
8、上淘宝网给手机充值100元
9、下周一出差订票
2分钟行动
scheduled
2分钟行动
Do asap
scheduled
项目
2分钟行动
scheduled
delegated
2
1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况
2、打电话回家询问最近情况
3、做销售分析报表
1、接收当当网买的书
1、明天去超市买牙膏 明
天晚上
2、周五上午会议室例会 周五上午9
点
3、今晚上淘宝网给手机充值 今天晚
上
1、订去北京的机票
Lucy
一个人需要通过记录的方式把头脑
中的各种任务移出来，通过这样的
方式，头脑可以不用塞满各种需要
完成的事情，而集中精力在正在完
成的事情，是一种消灭压力的高效
工作方法。
总结：
GTD的意义
“做我们希望做的事”，时间管理会使我们
在工作中，利用时间更有效
在有限的时间里做更多的工作
平衡我们花费在工作中的时间，留出更多的时间给我
们自己和家人
成为时间的主宰，使生活感到轻松
“避免做我们不希望做的事”，时间管理使我们
减少可能被浪费的时间
避免忘记去做重要的事
避免仓促上阵，失去主动
避免因迟到而失信于人
避免天天在时间的压力下度过人生
时间管理不是去管理时间，而是自我管理
抛弃陋习
引进新的工作方式和生活习惯
制定目标
妥善计划及分配时间
权衡轻重、权力下放
自我约束、持之以恒
速度与效果并重
Definition of time management: to continually urge oneself to
change his/her working styles and living habits and to
effectively use time so as to improve his/her work efficiency
and quality of living and to live a more enriching and
meaningful life.
时间管理：不断的督促自己改变工作方式和
生活习惯,有效地使用时间,务求提高工作效率
和生活素质,使人生更丰富和更有意义。
Thank
you!
