第一章 秘书概述
第一节: 秘书的含义、类别和层次
一、秘书的含义
《辞海》 ：
1、职务名称之一。
2、官名。秘书令
3、使馆中介于参赞和随员之间的外交人员 。
4、宫禁里的藏书。
5、谶纬图箓等书。
《辞源》：
1、宫禁中的藏书。
2、掌典籍或起草文书之官。
（一）、中国古代：宫中秘藏之书
1 、东汉之前：宫中秘藏之书，皇宫中的图书资料；
2 、东汉之后：桓帝设管理藏书的官府——“秘书监” ；
“秘书监” ：
秘书令（皇家图书长官）——秘书丞（副职）——秘书郎（分管者）
3 、唐朝：
具有了现代意义上的秘书的含义
（“藏书”、“机构”和“人”） ；
（二）、国外：辅臣Secretary
1 、 Secretary (大写S)： “辅臣”，大秘书。
（2） 现代：主管政府政务的部长或常务副部长，
如，欧美国家的国务秘书卿“(The Secretary of State)”；印巴的外交秘书是外交部的副部长；
（1）原来：是在英国国王身边参与机要政务、掌
管机密文件和印玺、宫廷内务的文职大臣；
2 、 secretary (小写s)： “辅助人员”，小秘书。
帮助上司处理文书和事务的人员；
（三）、行政职位：
我国从1923年中国共产党“三大”决定设立中央秘书（毛泽东）；
1949年后，各级政府均设立秘书，属于文职官员，秘书长属于政务类，一般秘书属于事务类；
（四）、社会职业：
政府、事业；企业、私人（属于第三产业 服务行业）
（五）、一般定义：
秘书是为政府机关、企事业单位、团体和个人在工作上提供辅助管理、综合服务的人员；
下面这些人是秘书吗？
1、办公室主任 2、魏忠贤 3、校长助理
4、史官 5、潘基文 6、司机
7、军机大臣 8、师爷 9、管家
10、菲佣 11、杨修 12、司马懿13、国务院秘书长 14、图书馆长 15、商鞅
二、秘书的类别：
（一）、从服务对象和经济来源划分：
公务秘书(official secretary)、私人秘书(private secretary)
1.公务秘书：
为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家和集体领取薪金，在编制上属于该机关、单位的国家工作人员；
2.私人秘书：
为私营企业、外资企业等服务，由其聘请并支付薪金，不属于国家机关编制的个人；
少数为专家和较高级别领导个人服务的秘书，也属于公务秘书；
（二）、从具体的工作划分：
1.文字秘书：
公务秘书：起草公文、综合情况、参与政策研究；
私人秘书：提供个人资料的起草等；
2.机要秘书：
管理领导的文电材料、密码、印章，负责领导文件的保密工作，承办领导交办的机密事项；
3.通讯秘书：
管理通讯事务以及各种通讯设施，如电话、传真、信笺、E-mail等；
4.信访秘书：
沟通领导同群众的联系，加速政策的落实等；
5.事务秘书：
负责总务、后勤等工作；
6.外文秘书：
负责口头以及书面的翻译等工作；
生活秘书：
负责领导的日常生活，一般为级别较高的领导配备；
三、秘书的层次
（一）、秘书的层次的含义：
1、从全国来看，秘书所在机关级别的高低：
中央：高级秘书，正部级；
省市：中级秘书，厅局级；
基层；初级秘书，处、科级
但只是相对划分。
2、从所在的部门看，秘书所在机关内部的不同级别：
如省级，
高级秘书：秘书长、办公厅（室）主任；
中级秘书：文字秘书；
基层秘书：通讯秘书；
（二）、英国秘书层次的划分（四个）
1、行政级(administrative level) ：政府首脑和部长的主要顾问和助手；专业出身，名牌大学毕业，政治中立，不参与政党活动；
2、执行级(executive level)：直接领导一定范围内的日常
事务，一般毕业于行 政学院
3、文书级(paperwork level) ：记录撰写、制定文件、统
计资料；大专毕业；
4、助理文书级(assistant paperwork level) ：
打字、速记、缮印、接待等工作，高中毕业
或经过短期训练者即可；
四、 秘书的职业特征
1、服务的直接性：
（1）秘书工作内容和领导工作内容保持直接和一致；
（2）秘书的工作内容由领导直接指派和安排，
秘书直接向领导做请示和汇报；
（3）秘书工作直接对领导负责，成败得失与领导直接相关；
2、服务的稳定性：Stability
同时具备“业缘关系”与“人情关系”
3、知识化：Based on Knowledge
“白领”White Collar、“参谋” Brain man 、“外脑” External Brain、“智囊” Brainpower
信息处理 、现代办公设施、扎实的知识背景。
5、女性化： Based on Feminization
我国的男性秘书居多；
世界范围，女性居多；善于并乐于做程序性、重复性工作，西方初级女秘书达到90%，职业化程度较高；
4、年轻化： Based on Juvenscence
发达国家一般为20至35岁之间；
（1）、主观上：秘书工作可以看作是从操作层向管理层过渡的阶梯；
（2）、客观上：工作繁重，对体力、脑力要求较高，记忆力、灵敏性、反应性；
一、作用
1、秘书人员的助手作用
第二节、秘书人员的作用和角色认知
文 件
处 理
文 字
把 关
事 务
处 理
检 查
督 促
助 手
作 用
2、秘书人员的参谋作用
提供依据
出谋划策
3、秘书人员的耳目作用
4、秘书人员的桥梁作用
上情下达
内情外达
下情上达
外情内达
下情上达
外情内达
上情下达
内情外达
5、不管部作用
6、窗口作用
——有什么样的领导就有什么样的秘书
接电话
转达留言
收邮件
资料管理
备茶
起草文书
接待来客，转达留言
日程管理
会议准备
清扫办公室
上司不在擅自预约日程安排
擅自改动日程安排
就单位发展提出意见
对上司工作提问
擅自代理上司接待来宾
询问会议内容
询问出差理由、目的
领导者
替身
职责
履行人
事务
执行者
服务员
报告人
参 谋
助手
下 级
角 色
二、秘书的角色
1、角色认知秘书人员常扮演的六种角色
（1）、秘书角色的重要意识
——心理意识
A、主动工作意识
B、参谋助手意识
C、乐于奉献意识
——行为意识
A、服从意识
B、服务意识
C、保密意识
（2）、秘书角色与领导角色
与领导相处的基本原则
——思想一致原则
——知识互补原则
——相互信任原则
——相互适应原则
——人格平等原则
——维护团结原则
（3）、容易出现的误区
主观态度上的问题
——服从和服务意识淡薄
——没有敬业精神，工作态度不佳
——保密意识差，导致泄密事件
——向上错位，擅作主张
客观能力上的问题
——专业技能水平差
——各类知识较浅薄
——概念、判断、概括能力差
案例分析：
小组讨论，给出选择，并说明原因：
小于是某公司的秘书，今天她遇到了这样一件事，该如何处理？
上午先去经贸部送了份材料，刚回到办公室，姜总让我马上到他的办公室去一趟。听姜总的口气，事情似乎挺急。心里有些紧张。 来到姜总的办公室，姜总倒还是像平时一样随和，聊了几句后，姜总问我：“小于，近来公司似乎有人在议论王总的事，你常去他的办公室，知不知道一些这方面的情况？” 王总是公司负责市场销售的副总经理，四十岁刚出头，他的工作能力是无可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美国的原因，公司不时流传一些他的风流韵事。
上个星期四下午，王总突然让我去他的办公室，说：“小于，我马上要去一趟香港，麻烦你明天帮我办一件事，你去王府井某某大厦的首饰柜台，我刚才已给对方打过电话，你只要提我的名字人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给我一张写着地址和乘车路线的纸条。第二天下班后，我取了东西正准备离开，柜台里年纪像是值班经理的人对我说：“你是打出租吗？这包东西很贵重，在路上注意一点。”我当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元甚至几千元能买得起的。根据王总的纸条，我找到了亚运村一座高层公寓１６层的三门。出来给我开门的是一位看上去不到三十岁的漂亮小姐；她还穿着睡衣，接过东西，她高兴得几乎跳了起来，“啊！王哥连我的生日都还记得，真是太好了，谢谢王哥！谢谢王哥送给我的生日礼物！” 姜总问的肯定是这件事。
选项：
A“前几天王总的老师过生日，王总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。
B“最近一个时期王总从未找过我，对王总的事我一点也不知道！”
C “上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。”
D“上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。”
E“对王总我似乎不太了解。”
正确的答案是第三个。
其理由很简单，作为秘书，如实向上司汇报是其天职，既不能掐头去尾，也不能添油加醋。
在一般的情况下，作为职业秘书的操守，对于领导的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，领导才能真正放心让你协助他的工作。正是因为王总信任于雪，才会让她去帮他办私事。从这个意义上来说，于雪有义务为王总保密，所以，于雪想帮王总掩盖过去，似乎也没有错。
但是，在现代企业中，职业经理人与职业秘书的关系，本质上是一种工作关系。既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。姜总在工作时间问起了这件事，而王总也是在工作时间以副总的名义让于雪去办这件事的，所以送礼这件事不再单纯是件私事，因此，推说自己不清楚，甚至撒谎欺骗姜总，都是绝对错误的。当然，也不能在没有任何证据的情况下，凭想像说人家是歌厅里的小姐，即使那位收礼的年轻女性是歌厅里的小姐。
这件事是姜总主动问起来的，也就说明姜总肯定是有备而来。在这种情况下，即使于雪想为王总两肋插刀，自己承担风险，把事情瞒住，也是瞒不住的。这不仅对王总没有任何意义，还会把自己搭进去。
1、秘书人员素养能力构成
第三节、秘书的基本素养
一、秘书性格和心理素质
文秘专业技术修养
相关行业知识修养
秘
书
人
员
素质
思想素质
心理素质
文化素质
身体素质
修养
理论修养
知识修养
其他社会常识修养
品质修养
性格修养
艺术修养
文秘技术能力
逻辑思维能力
执行能力
能力
口头表达能力
交际能力
OA
INTERNET
办事办会
公文写作
文档管理
口头
文字
学习能力
2、秘书人员的职业素养
具有强烈的事业心，表现在：
具有坚定的信念 要有较高的思想水平
忠诚敬业
的精神
乐于奉献的精神
积极进取的精神
四 个
精 神
开拓创新的精神
3、秘书人员的职业性格
正直
温和
善良
热忱
豁达
坚毅
缜密
内敛
职 业
性 格
4、优秀秘书人员的性格塑造
独立性
性 格
塑 造
亲和性
包容性
适应性
计划性
专业性
现实性
情趣性
1、情感修养注意三个方面
内向与外向的结合
二、秘书情感和意志力
——外向型的优点：
A、开朗活泼
B、敏锐大胆
C、善于交际
——内向型的优点：
A、沉着 B、冷静
C、谨慎 D、细心
E、稳健 F、持重
热情与沉稳的结合 宽广与容忍
2、秘书人员的意志力修养
培养
自觉性
培养
自控性
培养
果断性
培育
坚韧性
意志力
修 养
3、秘书人员的作风修养
思想作风和工作作风
——正：
——贤：
——实：
——真：
——严：
——细：
——敏：
——勤：
人际交往作风
——文明礼貌
——谦虚谨慎
——不卑不亢
生活作风
——先公后私
——勤俭戒奢
——人格高尚
1、秘书人员的重要品质
传统道德的延伸
中华民族的道德修养观
——修身、齐家、治国、平天下
关键的个人品质
——有社会责任感
——对领导和团队忠心耿耿
——有敬业精神
——有认真的工作态度
——有任劳任怨的胸怀
三、个人职业道德品质修养
2、秘书人员的重要品质
秘书人员的职业道德
忠 于职 守
恪 守信 用
严 守秘 密
善 于合 作
文 明礼 貌
实 事求 是
职 业
道 德
B.恪守信用，克己奉公：
约定会晤、安排会议、收发文件等都应准时，
如接受任务不能按期完成，应及时汇报，不能拖延或者擅自改变；不能滥用职权，谋取私利；
C.严守机密，提高警觉：
有意泄密与过失泄密，前者属于政治品质问题，后者属于工作态度问题；
不该听的不听，不该说的不说，不该看的不看，不该写的不写；
A.忠于职守，甘于平凡：
忠于本职工作，忠于国家和本单位的利益；不越
权，不以“二首长”自居；
D、善于合作：与各方面都要搞好关系
E.文明礼貌，谦虚待人：
待人接物应注意身份，否则将影响单位或领导声誉
F、实事求是
职业道德：人们从事职业活动所应遵守的行为规范；
职业道德的涵义包括以下八个方面： （１）职业道德是一种职业规范，受社会普遍的认可。 （２）职业道德是长期以来自然形成的。 （３）职业道德没有确定形式，通常体现为观念、习惯、信念等。 （４）职业道德 依靠文化、内心信念和习惯，通过员工的自律实现。 （５）职业道德大多没有实质的约束力和强制力。 （６）职业道德的主要内容是对员工义务的要求。 （７）职业道德标准多元 化，代表了不同企业可能具有不同的价值观。 （８）职业道德承载着企业文化和凝聚力，影响深远。
美国最著名的《哈佛商业评论》评出了９条 职业人应该遵循的职业道德。 （１）诚实 （２）正直
（３）守信 （４）忠诚
（５）公平 （６）关心他人 （７）尊重他人 （８）追求卓越
（９）承担责任
3、影响企业道德水准的因素
（１）不道德的企业并没有受到有力的报复； （２）社会风气差； （３）员工（包括管理者）道德素质差； （４）地方保护主义； （５）短期行为； （６）有道德的企业没有得到回报； （７）国家或地方经济落后； （８）对什么是合乎道德的行为缺乏认识； （９）改善企业自身利益的压力大。
4、影响员工道德水准的因素 （１）上司的行为。主管的行为对员工的职业道德会有非常大的影响。 （２）本行业的职 业道德规范。演艺圈有演艺圈的职业道德水准，企业有企业的道德规范，不同的行业有不同的职业道德规范。 （３）同事的行为。 （４）社会道德风气。 （５）正式的企业政策。有时企业政策也会严重地影响到企业员工如何贯彻企业道 德。 （６）个人的经济状况。如果一个人连生存需要都没有满足，让他谈道德确实有点空谈。
你觉得这些因素哪些更重要？请排出顺序。
影响员工道德水准的因素
案例分析
古代史官的优良传统
《左传》宣公二年秋九月乙丑，赵穿攻灵公于桃园。宣子（即赵盾）未出山而复，太史书曰：“赵盾弑其君。”以示于朝。宣子曰：“不然！”对曰：“子为正卿，亡不越境，反不逃贼，非子而谁？”宣子曰：“呜呼！‘我之怀矣，自诒伊戚’，其我之谓矣。”孔子曰：“董狐，古之良史也，书法不隐；赵宣子，古之良大夫也，为法受恶，惜也，越境乃免。”
《左传》襄公二十五年夏五月乙亥，齐崔杼弑庄公，太史书曰：“崔杼弑其君。”崔子杀之，其弟嗣书，而死者二人，其弟又书，乃舍之。南史氏闻太史尽死，执简以往，闻既书矣，乃还。
中新江苏网南京11月20日消息：日前，江苏省委决定开除省政府原副秘书长、省体改委原主任李三元党籍。
据《东方新报》报道，原湖南省政府副秘书长王道生（正厅级），湖南省地方进出口总公司原副总经理刘金宝（副厅级）相继落马。
吉林省原省委副秘書長、白山市委書記王純因受賄、巨額財產來源不明罪，被一審判處有期徒刑18年。
:“1996年，陈希同秘书陈健受贿万元，判刑15年;
王宝森秘书闫振利贪污1万元，判刑7年;
铁英秘书段爱华受贿万元，判刑5年;
黄超秘书何世平受贿万元，判刑16年。”
李真在担任河北省委办公厅秘书、副主任、省国税局副局长、局长期间，利用职务之便，接受他人的请托，为他人谋取利益，索取和非法收受财物折合人民币共计６７６万余元、美元１６万余元。李真还伙同他人共同侵吞东方租赁有限公司河北省办事处人民币１８７２万元及秦皇岛中兴电子有限公司股份和尼瓦利斯有限公司股份共计人民币２９６７万余元。
5、提高秘书人员素质的途径
组织途径
——优化组织氛围——提供成长机会
——加强工作领导
个人途径
——勤于学习，完善知识结构
——巧于思考，强化认识能力
——善于修养，优化心理素质
——勇于实践，不断总结提高
