Q/COFMC-6007-2004
XX有限公司
应收帐款管理程序
起草 .
审核 .
批准_____ ______
2005/02/01实施
XX有限公司XX分公司发布
1. 目的
提高销售质量，控制债权风险。
范围
应收帐款产生、收回之全过程管理。
3. 管理总则
合法资格原则。与公司往来之客户须具备如下条件：
具有合法之独立法人资格。
企业及企业法人无不良记录。
经营业绩及发展前景看好。
诚实守信，配合公司主动提供营业执照、法人身份证明、税务登记证明、一般纳税人证明、银行资信等级证明等文件。
规模控制原则。公司据年度经营总目标确定应收帐款控制规模。
公司应收帐款控制在预算范围内，各部门或各产品间可视具体情况在总额范围内作必要调整。年初制订当年的应收帐款年平均占用额目标、年底的应收帐款控制目标及各月份应收帐款周转计划，每季末根据以前月份实际占用进行年度滚动预算调整。
销售部签定年度合同时，对确需放款之客户，应考虑到合同条款与公司的应收帐款总规模及相关的销售管理制度协调，从源头上压缩应收帐款总规模和不合理占用。
原则上，客户使用公司提供之信用额度不应超过其实际购货量的30%且分期享用。
客户使用公司提供之信用额度应在合同中约定周转期限且限制总额。
对以往用足信用额度，足额甚至超额后被动收款之操作办法应逐步减少。
有效控制原则。合理有效控制公司应收帐款应遵循以下原则：
平均收帐期：个月
内部坏帐标准：12个月
应收帐款票据化。对确需使用信用额度之客户，按双方之合同约定，公司认可其出据之合法商业承兑汇票。
专职管理原则。
会计部:财务监管员对日常销售业务全权负责监督管理。具体包括：
信用评审。
销售及出货指令控制。
信用额度检讨。
编报日常销售及应收帐款催收、分析、预警及相关报表。
定期直接或间接向销售员了解应收帐款动态。
向销售部下达内部催收指令。
要求销售员对逾期帐款按相关规定作出合理解释并采取相应之对策。
例外销售业务请示及处理。
会计部经理监督管理财务监管员，同时具体负责协调处理日常及例外情况。
销售部：销售管理员负责销售业务运作之日常管理。具体包括：
销售合同管理。
组织客户信用评审
接收催收指令。
催收任务分配、落实、督促、检查。
配合财务监管员检查业务及应收帐款催收进展情况。
协助业务员下达销售及出货指令,向客户催收货款。
协调有关法律手续及诉讼事宜。
责任追溯原则。
谁销售谁负责。具体经办负直接责任，业务主管负管理责任。
鼓励提前回款。公司将视提前或延期回款之时间、金额对经办责任人给予适当奖励或处罚。
对本办法实施前发生之应收帐款原则上仍执行本办法之追溯原则。
4. 管理措施。
事前管理
搜集信息资料,建立客户档案。
主要资料（复印件）如下：
营业执照
税务登记证
金融机构资信等级证
财务报表
法人身份证明
一般纳税人资格证明
其他资料
信息收集途径：
外部途径
—直接调查。派专人接触客户,面访、询问、观看和记录。获取客户重要信用证明资料及生产经营情况背景资料,必要时可派公司财务人员参加。
—间接调查。通过中介机构对重要客户进行全面调查。
B. 内部途径
—会计部及销售部，共同整理客户与本公司业务之历史记录,包括销售额、货款回笼、违约及投诉等情况。
销售部填写《客户档案表》及《客户财务信息调查表》，建立客户档案，资料及时整理归档。
信用评审原则。评审工作由财务监管员主持，并遵循以下原则：
合作不足一年者不得享受公司信用放款，合作满一年，记录良好，业务稳中有增可以考虑对其进行信用评审。
年购货值不足100万元者不得享受信用放款。
与本公司或其他公司合作曾有不良记录者，行业内声誉不佳者均不得享受公司信用放款。
连续经营萎缩，财务状况不佳，且前景看淡者不得享受信用放款。
主要管理者素质低下，无商业道德，内部管理混乱者不得享受信用放款。
各类产品之最长信用期限由各分公司制订。
享受最长信用期之客户在我司之年购货值标准由各分公司制订。
银行承兑汇票视同现款。
客户享受信用额度原则上应据其实际购货值之百分比控制。
A. 普通客户信用C级，年购货值不足100万元，或合作不足一年的新客户（特别情况），须按实际购货值之比例控制其可享受的信用额度。
B. 信用B级,年购货值在100万元以上,可按上年实际购货总值之比例，参照合同条款，由公司提供相应之信用额度。
C. 信用A级,原则上公司应保证其订货量,但须遵循信用限期与信用额度孰低之原则。
公司为客户提供信用放款应尽可能取得客户出据之商业承兑汇票。
信用评审内容。
信用等级。按《信用等级评价表》之项目作相应评价。C级以下信用不得放款。
信用期限。按以下原则控制（单位：万元）：
信用期限
1-2个月
1-3个月
1-6个月
信用等级
c
B
A
信用额度。原则上按客户实际与公司实际成交金额之30%控制。
客户享受信用放款，应遵循信用期限与信用额度限制，对超过信用期限正常周转之客户、且无合理解释者，原则上公司将取消其信用额度。
客户享受信用放款，如果超过合同约定的回款期限，均应对客户收取利息。若因特殊情况不收取，须经分公司负责人批准。
对失信客户，会计部将在该客户档案上登记黑名单。黑名单的客户不再享受公司信用额度。
付款方式。公司主要接受电汇、银行汇票及银行承兑汇票三种结算方式，1万元以下小额货款或余款可用现金结算。
信用评审程序 客户信用额度由分公司销售部提出,报分公司财务部审核,分公司负责人批准后,报本部营销中心、财务中心批准。
事中管理
信用政策遵守。信用额度及期限一经评定，不得随意调整。
过程控制。
会计部职责
A. 按公司安全销售规定审核销售指令、按信用控制规定下达出货指令。
B. 每周向销售总监、财务总监、总经理提供销售、回笼、应收帐款综合分析报表。
C. 每月向销售部门提供应收帐款动态报表。
D. 每月向销售部门提供本月逾期应收款和下月预计到期应收款汇总报表，要求销售部门回复催款进展。
销售部职责
A. 按公司安全销售及信用控制等要求接收客户订单。
B. 据财务监管员之要求说明应收帐款进展情况，并对到期、超期及问题应收帐款和问题客户采取必要之催收对策、补救办法、降低损失之有效措施。
C. 销售人员应对即将到期之应收帐款至少提前15日向客户发出催收信函《付款通知书》（见附录G），或电话确认货款能否支付之准确情况。若逾期未到帐，除及 时向部门主管汇报外，应在逾期应收帐款汇总表中报告逾期原因及对策。
D. 销售员对公司的回款承诺，若属销售员自身原因发生一次未兑现，即视为不良信用记录在案；凡出现三次不良信用记录，即降低销售员信用等级，其客户亦相应降低信用等级。
E. 应收帐款日常管理。销售员要做到：善于思考，勤于催讨，日有记录，周有汇报，月有总结，年有提高。
凡列为逾期的应收帐款，应严格监控，对其处置力度要加强。
每月召开一次由会计经理和销售总监联合参加的会议，除对正常的应收款进行检查外，重点加强对逾期款的催收总结和纠正预防，邀请总经理参加。
实行领导挂号跟踪管理方式，即总监以上领导高度关注，并纳入考核中。
现有制度协调。公司关于安全销售之相关规定及本监管办法，相关问题之协调归口为：
A： 价格
B： 合同
C： 信用额度及期限
所有问题由归口部门指定人员汇总，以便不断完善相关制度。
业务员在过程控制中应密切注意客户以下情况，对少数大户尚须定期书面报告部门主管及会计部门。
主要管理层及业务经办人员更换
主要产品生产情况
主要产品销售情况
资金回笼情况
重大投资活动
金融及财税公共关系
客户投诉及赔偿情况
对主要供应商付款情况
财务状况
员工工资及福利水平升降情况
影响重大之法律诉讼
关联企业、关联人之经营情况及重大往来动向
事后管理
问题应收帐款及问题客户界定。
问题应收帐款界定。凡符合以下条件者为问题应收帐款：
达到或超过合同约定期限不能如期全额支付之货款为问题应收帐款。
问题客户界定。凡符合如下条件者为问题客户：
到期不能如约支付货款或借款拖欠货款（属我司质量问题者除外）
存在严重经营困难，财务状况恶化，且短期内难以扭转。
市场销售或产品质量出现重大滑坡。
存在对其不利之重大法律纠纷。
主要管理层更换导致其经营管理难以衔接。
发生重大质量投诉。
生产设备出现严重问题。
出现不可抗逆及其他不利因素。
基本收帐程序
正常应收帐款。财务信用评审员每周向财务总监及销售总监提供销售、回笼、欠款情况，按前述事中管理之过程控制原则由销售部门业务经办人及时跟进客户回款情况。
问题应收帐款。对产生问题应收帐款之客户或问题客户公司应立即停止对其提供信用放款，并对问题客户或问题应收帐款制订相应风险控制或降低损失之保证措施。因质量投诉导致客户不能按期付款,由公司相关部门先解决质量投诉或纠纷，之后再判定是否属问题应收帐款。对问题应收帐款应视具体情况参照《XX问题收帐款催收任务表》作催收或相应协调处理。
按前述信用放款之责任追溯原则，所有问题客户拖欠之问题应收帐款均由销售主管、销售部门、销售员负责安排一切催讨事宜至收回所有欠款或公司对该问题应收帐款作出结案处理止。
对虽不符合诉讼超期界限之问题应收帐款，如发现问题严重，为降低风险，减少损失，可随时提前进入法律诉讼程序。
定期对帐制度。
为明确债权债务，防止公司与客户之间往来帐目不清，由会计部门定期向销售部门提供往来对帐单，由业务经办人员对客户寄发，并要求客户盖章确认回传，必要时可由会计部与对方财务直接对帐。
管理评估分析
信用政策制订及修订
根据公司年度经营总体目标及公司财务实况，每年12月中旬，重新审核所有客户之资信等级,并制订公司年度信用政策。每季末检讨信用执行情况,根据实际情况按《信用政策制订工作表》，对已订信用政策进行适当调整并实施。大户的信用风险控制策略，实行一户一议，一户一策，由分公司申报，本部营销中心、财务中心核准。
应收帐款分析。
应收帐款帐龄分析报表
主要客户信用额度执行情况报表/周报
应收账款管理程序流程图
流程图
责任部门
相关部门
相关文件/表格
事前控制
事中管理
事后控制
销售部
销售部/会计部
销售部
销售部/会计部
销售部
销售部/会计部
销售部/会计部
销售部/会计部
销售部
销售部
会计部
高层领导
高层领导
会计部
会计部
客户档案表
信用额度评审表/信用额度检讨表
销售指令单
出货指令单
销售、应收账款回笼、欠款情况表/应收帐款分析、催收、预警报表/内部催收指令
逾期应收账款催收表
逾期应收账款催收表
PAGE 7
